Prowadzenie przetargów. Uczestnictwo w przetargach: instrukcje krok po kroku, niezbędne dokumenty, warunki

19.02.2013 01:54

Celem przetargu jest wybór dostawcy towarów (usług), który spełni wszystkie Państwa wymagania (pod względem kosztów, czasu dostawy, ilości towaru itp.). Czyniąc to, pamiętaj o następujących kwestiach:

• Przeprowadzenie poważnego przetargu trwa co najmniej miesiąc, a być może opóźnienie odegra ważną rolę w Twoim biznesie. Tak więc bez kupowania sprzętu lub nie ubiegania się o usługę na czas można stracić klienta w ciągu miesiąca, a wraz z nim dochód.
• Konieczne jest zorganizowanie przetargu tylko na znaczące zakupy. Z mojego doświadczenia wynika, że ​​kwota musi wynosić co najmniej 10 000 USD. Jeśli rozmawiamy przy mniejszych kwotach Twoi podwładni muszą samodzielnie znaleźć tańsze opcje, komunikując się z przyszłymi lub obecnymi partnerami.

Oceń sytuację i jeśli masz czas na przeprowadzenie przetargu, skorzystaj z formularza wyboru partnera. Aby skutecznie zorganizować przetarg i osiągnąć założony cel, należy wykonać kilka kroków (patrz też: Jaki przetarg może się odbyć).

Jaki przetarg może się odbyć

Przetarg nieograniczony to akcja publiczna, podczas której Twoja firma szeroko zasłania swoje bezpośrednie intencje rynkowe. Formułujesz zadanie, opisujesz sytuację rynkową i warunki, które muszą być spełnione, aby rozwiązać problem. Następnie informacje o przetargu są rozpowszechniane w otwartych źródłach.

Jeśli kwota zamówienia jest bardzo duża (mówimy np. o budowie budynku), polecam przeprowadzić przetarg nieograniczony. Przetarg nieograniczony zapewni akcjonariuszom maksymalną przejrzystość przy wyborze wspólnika i podjęciu decyzji, a także znacząco zmniejszy prawdopodobieństwo, że na wyniki wpłynie interes materialny Twoich podwładnych (innymi słowy, otrzymamy prowizję).

Przetarg zamknięty zakłada, że ​​Ty lub komisja przetargowa przeprowadzicie wstępną selekcję uczestników (z reguły nie więcej niż pięć lub sześć firm), zapoznacie się z ich przedstawicielami i opowiecie o swoich planach.

Ogłoszenia o przetargach zamkniętych nie są publikowane, zaproszenia wysyłane są indywidualnie. Zazwyczaj w aukcjach zamkniętych biorą udział największe firmy lub ich konsorcja.

Taki przetarg najlepiej przeprowadzić, jeśli jesteś ograniczony czasowo i znasz rynek profesjonalnych firm w rozważanym obszarze. W przeciwnym razie (w przypadku otwartego przetargu) będziesz musiał poświęcić czas na badanie doświadczenia i poziomu firm, ocenę ryzyka interakcji z potencjalnymi partnerami, którzy chcą wziąć udział w przetargu. Wszystko to prowadzi do wzrostu terminów.

Przetarg musi się odbyć, jeśli cena zakupu (jednorazowo lub rocznie) przekroczy określoną, ustaloną kwotę. Każda firma ustala go w oparciu o swoje interesy i ryzyko podczas zakupu. W naszej firmie surowce do produkcji, sprzęt komputerowy, sprzęt biurowy i meble, pojazdy do floty kupowane są na zasadzie przetargu oraz dobierane są firmy świadczące usługi (w zakresie rekrutacji, PR itp.).

Nie ustaliliśmy optymalnego terminu przetargu. W zależności od złożoności i kwoty zakupu, przetarg trwa od dwóch tygodni do dwóch miesięcy. Im trudniejszy przetarg, niż duża ilość dostawcy są w nią zaangażowani, tym więcej czasu zajmuje analiza propozycji i podjęcie ostatecznej decyzji. Ale jeśli przetarg się opóźnia, to jest to sygnał, że coś zostało zrobione nie tak w procesie jego organizacji.

Krok 1. Organizacja komisji przetargowej

Możesz utworzyć prowizję przetargową tymczasowo lub na stałe (jeśli regularnie organizujesz przetargi). Powinien składać się z ekspertów i przedstawiciela działu, który potrzebuje tego produktu. Pożądane jest przejęcie roli przewodniczącego komisji wobec dyrektora generalnego firmy klienta. Eksperci mogą być specjalistami Twojej firmy lub Twoimi znajomymi lub konsultantami. Najważniejsze, że są dobrze zorientowani w dziedzinie działalności, w której prowadzisz przetarg.

1. Staraj się komunikować więcej ze swoimi reżyserami. Przed rozpoczęciem przetargu sformułuj z nimi jasne wymagania, zgodnie z którymi zostanie przeprowadzona selekcja.
2. Stworzenie stałej komisji nie zawsze jest skuteczne, ponieważ zaproszeni eksperci nie rozumieją wszystkich dziedzin. Lepiej dostosować skład komisji w zależności od celów i obszaru, w którym odbywa się przetarg.
3. Twoim zadaniem jest upewnienie się, że warunki pracy prowizji są takie, abyś miał pewność, że zakup odpowiada potrzebom Twojej firmy. Postaraj się stworzyć zdrowy konflikt interesów między prowizją a oferentami.

Praktyk mówi

Elena Denisowa | Dyrektor finansowy projektu Chateau le Grand Vostock, Terytorium Krasnodaru

Odniesienie

Projekt Zamek le Grand Vostock(Château le Grand Vostok) to unikalny rosyjsko-francuski projekt produkcji europejskich win gatunkowych w Rosji. Obejmuje pełny cykl produkcyjny: uprawę winogron, układanie, leżakowanie wina we francuskich beczkach, butelkowanie i dystrybucję.

Prezesom małych firm polecam osobiście nadzorowanie całego procesu (od utworzenia komisji przetargowej po podjęcie decyzji). Na przykład nasza firma przeprowadziła przetarg na wybór generalnego wykonawcy budowy zakładu w Terytorium Krasnodaru. Uczestniczyłem w przygotowaniu zadania przetargowego, wyborze partnerów i ostatecznej decyzji.

Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że jeśli dyrektor generalny jest kierownikiem projektu i przewodniczącym komisji przetargowej, to on powinien na co dzień nadzorować przetarg.

Dyrektor Generalny, który ma zastępców ds. ekonomii i finansów, marketingu, rozwój strategiczny itp., posiadanie przetargu może przenieść na podwładnych. W takim przypadku zostajesz przydzielony do roli głównego eksperta, który po otrzymaniu informacji o uczestnikach może podjąć ostateczną decyzję. W razie potrzeby możesz spotkać się z kandydatami, których lubisz.

W skład komisji przetargowej wchodzą kierownicy działów lub kierownicy, w zależności od wielkości i charakteru przetargu, stopnia zaangażowania działów w proces przetargowy. Nasz Dyrektor Generalny nie uczestniczy w pracach komisji przetargowych, ale je kontroluje. Jeśli przetarg odbędzie się na kwoty od miliona dolarów, na pewno zapozna się z ofertami i wynikiem, ale jeśli chodzi o kwoty mniejsze - według własnego uznania.

W naszej firmie w skład komisji przetargowej zawsze wchodzi co najmniej trzech pracowników: klient, jego kierownik oraz kierownik zakupów. Do przetargu zapraszane są co najmniej trzy osoby współpracujące z firmą oraz potencjalni dostawcy produktów (usług).

Ponieważ jedną z zasad zarządzania naszej firmy jest delegowanie uprawnień z najwyższego kierownictwa na wykonawcę, Dyrektor Generalny uczestniczy w pracach komisji przetargowej tylko przy zakupie powyżej określonej kwoty lub przy wyborze dostawcy najistotniejszych usług (produkty) dla firmy. Najczęściej udział Dyrektora Generalnego jest minimalny – na poziomie eksperta.

Krok 2. Opracowanie zadania przetargowego

W zadaniu przetargowym członkowie komisji muszą wymienić wszystkie wymagania dotyczące zakupionego produktu (usługi). Ten dokument pozwoli Twoim partnerom na przygotowanie się więcej pełna informacja, a ty - aby porównać wydajność dostawców.

Porady dla Dyrektora Generalnego:

1. Jeśli strategia rozwoju Twojej firmy pozwala określić wielkość rozważanej transakcji z dwu-, trzyletnim wyprzedzeniem, koniecznie zaznacz to w zadaniu przetargowym.
2. Staraj się być jak najbardziej precyzyjny wymagania techniczne do zakupionego produktu (usługi) i niezbędnych cech. Umożliwi to szybkie porównanie otrzymanych ofert, a tym samym skróci czas przetargu.
3. Nie umieszczaj w zleceniu zbędnych szczegółów. Pamiętaj: nadmiar szczegółów może opóźnić przetarg.

Praktyk mówi

Wiktor Marczenko | Kierownik ds. zakupów, 3M Rosja, Moskwa

Zadanie przetargowe składa się z następujących pozycji: pismo zapraszające do udziału w przetargu, specyfikacja produktów lub usług, kryteria oceny i waga każdego kryterium, skład komisji, termin przetargu, wymagania dotyczące dokumentacji przetargowej .

Anatolij Kulisz | Dyrektor handlowy Firma Komus, Moskwa

W naszej firmie zadanie przetargowe (brief) obejmuje następujące parametry: termin, format przyjętego wniosku od uczestników, warunki ustalenia zwycięzców, cele projektu i oczekiwany rezultat, budżet projektu, inne warunki ( mechanizmy finansowania, pomiar wyników itp.)

Krok 3. Wybór partnerów

Komisja powinna wysłać zadanie przetargowe do potencjalnych partnerów. Po pierwsze więc zaprosi ich do udziału w przetargu, a po drugie będzie mogła monitorować ceny na rynku: zrozumiesz, kto zawyża marżę, a kto nie. Na przykład staram się przyciągnąć nie więcej niż trzy do sześciu firm. Ponadto na tej liście znajdują się zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i małe. Paradoks polega na tym, że czasami te ostatnie mają większy wpływ na producenta sprzętu i mają najważniejszą jakość – elastyczność (w przeciwieństwie do dużych firm). Dlatego liderzy rynku często mają wyższe ceny.

Kiedy komisja przetargowa ma pierwsze wyniki, należy je przeanalizować i spróbować zrozumieć, kto chce zarabiać na Twojej firmie, a kto tak naprawdę chce zostać Twoim partnerem. Zapraszam do zadawania pytań. Studiując prezentacje, rób notatki – przydadzą Ci się one w zbiorowej dyskusji nad dokumentacją przetargową.

Porady dla Dyrektora Generalnego:

1. Postaraj się nawiązać osobisty kontakt z dostawcą. Spotkaj się z nim, opowiedz mu o swoich planach zakupowych. Dzięki temu dowiesz się, który z partnerów jest naprawdę gotowy do walki o Twoją firmę i oferowania najlepszych Lepsze warunki który z nich ściślej komunikuje się z producentem. W rezultacie możesz uzyskać nie tylko zniżkę od sprzedawcy, ale także dodatkowy bonus od producenta.
2. Jeśli w Rosji nie ma przedstawicielstwa firmy dostawcy, którą jesteś zainteresowany, poproś swoich podwładnych o wysyłanie listów z propozycją współpracy do europejskiego przedstawicielstwa firmy lub do centrali. Z reguły prowadzi to do pozytywnego wyniku.

Mówi CEO

Siergiej Mitrofanow

W procesie poszukiwania potencjalnych oferentów warto zwrócić uwagę małe firmy którzy są gotowi podjąć się Twojego projektu lub zaoferować niezbędną usługę (produkt). Nie mów od razu „nie”, najpierw dowiedz się, kto dokładnie tam pracuje. Często wysokiej klasy profesjonaliści opuszczają duże firmy i organizują własny biznes; współpraca z nimi przyniesie dobre efekty i co ważne będzie mniej kosztować.

Krok 4. Negocjacje z dostawcą, uzyskanie rabatów

Po przeanalizowaniu ofert i wyłonieniu potencjalnych oferentów komisja przetargowa musi rozpocząć z nimi aktywną pracę w celu obniżenia kosztów. Dyrektor generalny powinien znać następujące punkty pracy komisji:

• Dźwignią dla wnioskodawców w celu uzyskania rabatów są oferty przetargowe od innych dostawców.
• Komisja potrzebuje konstruktywnego podejścia do komunikacji ze sprzedawcą i producentem. Szukaj niedociągnięć u dostawcy i jego decyzji, a także zagrożeń, które mogą wpłynąć na dalszą komunikację ze sprzedawcą i producentem.
• Komisja powinna zapoznać się ze standardowymi warunkami umowy jeszcze przed zakończeniem przetargu. Następnie, abstrahując od umowy, członkowie komisji muszą sprawnie doprowadzić dostawcę do warunków, które zadowolą obie strony.

Porady dla dyrektora generalnego. Ty osobiście musisz kontrolować przebieg negocjacji. Jeśli widzisz, że bez Twojej pomocy dodatkowa runda relacji nie zadziała, zaangażuj się w negocjacje. W ten sposób podkreślisz swoje zainteresowanie partnerem, który będzie zmuszony do podjęcia wzajemnego kroku. Zaznaczam jednak, że w ten sposób zazwyczaj można tylko raz przeforsować negocjacje.

Mówi CEO

Siergiej Mitrofanow| Dyrektor Generalny na Rosję i kraje WNP międzynarodowego biura konsultingowego Brandflight, Sztokholm-Londyn-Moskwa

Zdarza się, że rozwiązanie Twoich problemów leży na przecięciu propozycji dwóch uczestników przetargu. To komplikuje zadanie. Ale przetarg odbywa się w celu znalezienia optymalnego rozwiązania. Czasami wykorzystanie dwóch partnerów w projekcie jest znacznie bardziej efektywne. Na przykład w branży reklamowej i komunikacyjnej zdarza się to dość często.

Krok 5. Sprawdzanie partnerów

Przed ostatecznym wyborem partnera musisz upewnić się, że obietnice zostaną przez niego dotrzymane. Istnieje kilka sposobów sprawdzania kontrahentów: publicznych, zamkniętych i ustnych.

droga publiczna. Weryfikacja polega na wyszukiwaniu informacji w Internecie i prasie. Niestety w ten sposób nie zawsze uzyskasz wartościowe informacje, ale oczywiście coś można zrozumieć. Tak, każdy szanujący siebie nowoczesna firma dba o swoją „twarz” w Internecie. Zwróć uwagę na stronę korporacyjną, jakość jej projektu. Poziom strony opowie o tym, jak dokładnie firma pozycjonuje się na rynku. Jednak często spotykam się z profesjonalnymi firmami, które w ogóle nie zajmują się autopromocją. Według nich dobry produkt nie potrzebuje reklamy.

Zamknięty sposób. Zapytaj potencjalnego partnera o informacje o zrealizowanych przez niego projektach, a także listę klientów (możliwe bez danych kontaktowych). Na przykład sam szukam osób kontaktowych w firmach reprezentowanych przez partnera i otrzymuję informację zwrotną. Moim zdaniem to najbardziej obiektywny sposób sprawdzenia.

Radio szeptane. Zadzwoń do znajomych i partnerów, poznaj ich opinię na temat przyszłych dostawców. Z reguły to nic innego jak plotki. Czasami jednak wśród plotek znajdują się prawdziwe przydatne informacje.

Anatolij Kulisz | Dyrektor Handlowy Komus, Moskwa

Podsumowując wyniki przetargu, sprawdzamy nowych partnerów, bierzemy pod uwagę ich historię kredytową, miejsce i reputację na rynku oraz zbieramy rekomendacje. Prezentacja wyników ich pracy dla innych klientów, ich współrzędne oraz rekomendacje są zazwyczaj zawarte w warunkach udziału w przetargu.

Krok 6. Podjęcie decyzji

Tak więc podjęto główne kroki. Teraz na podstawie otrzymanych informacji komisja przetargowa musi podjąć ostateczną decyzję.

Porady dla Dyrektora Generalnego:

1. Koniecznie weź udział w ostatnim posiedzeniu komisji przetargowej.
2. Daj każdemu członkowi komisji możliwość zabrania głosu.
3. Spróbuj sprowadzić prowizję do niezależna decyzja oraz zgoda. W przeciwnym razie musisz być przygotowany na to, że ostateczną decyzję będziesz musiał podjąć sam.

Mówi CEO

Siergiej Mitrofanow| Dyrektor Generalny na Rosję i kraje WNP międzynarodowego biura konsultingowego Brandflight, Sztokholm-Londyn-Moskwa

Będąc nie tylko organizatorem, ale także uczestnikiem przetargu radzę nie zwlekać z ostateczną decyzją o wyborze partnera. Przygotowanie przetargu, sporządzenie zadania przetargowego i zaproszenie uczestników może zająć tyle czasu, ile uznasz za stosowne. Jednak po wyeliminowaniu nieodpowiednich i pozostawieniu dwóch lub trzech najlepszych, postaraj się poinformować ich o swojej decyzji w tak szybko, jak to możliwe. Jeśli twoje myśli będą trwać przez miesiąc lub nawet dwa, licytujący mogą po prostu odmówić współpracy z tobą.

Zdarza się, że w procesie wyjaśniania pojawiają się po stronie kontrahenta nowe, niedopuszczalne dla nas warunki. Następnie zwracamy się do innych kandydatów, którzy nam odpowiadają lub przeprowadzamy nowy przetarg.

Zdarza się, że firma dostawcy przestaje być w stanie kontynuować dostawy. W efekcie przedsiębiorstwo musi pilnie szukać nowych dostawców i nawiązywać relacje z innymi przedsiębiorstwami. Wzrasta wolumen zamówień publicznych, co pozwala uczestnikom być konkurencyjnymi i wygrywać oferty. Jak przebiega przetarg, trzeba znać każdą firmę uzależnioną od dostaw zewnętrznych.

Kto prowadzi przetargi na szczeblu państwowym?

Aby zrozumieć system rynkowy, należy odpowiedzieć na główne pytania:

1. Jak przebiegają przetargi?
2. Kto to robi?

Na poziomie ogólnorosyjskim przetargi przeprowadza gmina, co zapewnia odpowiednia akty prawne. Mogą być również przeprowadzane przez specjalne organy władza państwowa. Głównym celem takiej ogólnopolskiej imprezy jest znalezienie odpowiedniej firmy realizującej zlecenia. Jednocześnie przetarg wygrywa firma, która może zaproponować najefektywniejsze sposoby realizacji, w tym terminy dostaw itp.

Na szczeblu państwowym główną metodą udzielania zamówień publicznych jest przetarg. Oferent państwowy to specjalna opcja wystawienia zamówienia państwowego na dostawę niezbędnych towarów. Podstawą umowy może być również świadczenie usług specjalnych lub wykonanie szeregu prac na określonych warunkach przedstawionych przez firmę klienta, w odpowiednim terminie. Procedura ta zakłada usunięcie dobrobytu ekonomicznego przedsiębiorstwa na zasadach konkurencyjnych, co pozwala wygrywać spółce realizującej, której warunki będą najkorzystniejsze dla klienta.

Jak przebiega przetarg na szczeblu stanowym?

Zasady przetargu państwowego to równość uczestników, ich konkurencyjność w warunkach konkurencji oraz konkurencyjność. Jeśli firmy nie są gotowe do walki o konieczność pozyskania kontraktu, to ich bierność nie będzie w stanie dać im przewagi. Jeśli firma-wykonawca nie chce brać udziału w przetargu, czując, że ten poziom jest dla niej „za trudny”, może w każdej chwili wycofać się z wyścigu o kontrakt.

Każda firma-uczestnik w trakcie przygotowań ponosi określone wydatki na wykonanie szeregu prac związanych z obliczeniami, statystykami i opracowaniem pomysłów na konkurs. Niestety zamawiający nie będzie w stanie odzyskać tych punktów finansowych, gdyż każdy oferent działa na zasadzie dobrowolności i nie tylko wygrana ma znaczenie. Faktem jest, że reprezentowanie Twojej konkurencyjności na poziomie krajowym jest już sukcesem na drodze do zostania liderem dostaw. To przyciągnie chętnych do współpracy inwestorów. Dlatego każda firma wie, jak przebiega aukcja i jakie korzyści przynosi ona klientowi i kontrahentom.

Przetargi krajowe są kilku rodzajów.

Wydarzenia publiczne

Tego typu zawody odbywają się zwykle, gdy konieczne jest zorganizowanie dostaw sprzętu, towarów lub niektórych usług. Jednocześnie w takich przetargach mogą brać udział wszyscy dostawcy, którzy uznają się za kwalifikujących się.

Jak prowadzone są aukcje otwarte? Ta wersja imprezy musi zostać przeprowadzona na standardowych warunkach, z uwzględnieniem nakazów i zasad przewidzianych prawem. Jednocześnie otwartość na poziomie krajowym pozwala wszystkim wziąć udział. Oczywiście przy takich stawkach i na tak wysokim poziomie nie każda firma będzie w stanie aplikować, ponieważ wymaga to pewnych zdolności, umiejętności i zasobów. Ponadto firma klienta zawsze zastrzega sobie prawo do wprowadzenia dodatkowych warunków przetargowych w celu wyeliminowania nieodpowiednich kandydatów.

Zamknięte

Najbardziej opłacalne są właśnie takie konkursy. Faktem jest, że nie każdy wykonawca zdaje sobie sprawę z istnienia takiego przetargu, co pozwala na odbycie go w wąskim kręgu.

Jak przeprowadzić przetarg zamknięty? Jeśli mówimy o poziomie krajowym, to najprawdopodobniej ważna jest potrzeba nieujawniania informacji. Tajemnica państwowa wymusza na firmie klienta staranną selekcję kandydatów, do których zostanie wysłane zaproszenie do udziału w konkursie. Następnie wezmą udział tylko ci dostawcy, którzy złożyli wnioski na czas. Każda firma wykonawcza jest zobowiązana do zachowania ścisłej poufności zarówno w trakcie trwania konkursu, jak i po podpisaniu umowy. Wyciek informacji będzie uważany za niezgodność z umową, co będzie kosztować okrągłą sumę w formie odszkodowania.

Zaletą udziału w aukcji zamkniętej jest możliwość otrzymania dużego zamówienia i stałej współpracy z firmą klienta, co pozwoli firmie wykonawcy na dotarcie wysoki poziom gospodarki i rynku światowego.

Jak przechodzą potajemnie? Na zamknięty konkurs państwowy zapraszane są firmy, które mogą zapewnić zwarte dostawy produktów lub usług o szczególnym charakterze. W konkursie mogą jednak wziąć udział tylko zaproszeni dostawcy, ponieważ sam przetarg nie zostanie ogłoszony w mediach. Gwarantuje to poufność konkursu, co pozwoli zachować informacje w tajemnicy.

Zamówienia publiczne na takich aukcjach muszą być skoordynowane z agencjami rządowymi, ponieważ to one są głównymi interesariuszami, potwierdzającymi potrzebę. Wnioskodawcy muszą dostarczyć komplet dokumentów na czas zgodnie z wymaganiami konkursu. Zgłoszenia są rejestrowane, po czym proponowane produkty lub usługi każdej firmy podlegają weryfikacji pod kątem spełnienia wszystkich warunków. Który dostawca zaoferuje najbardziej odpowiednie warunki, podpisze umowę państwową.

Konkursy jednoetapowe

Różnią się prostotą i efektywnością wykonania:

1. Przetarg można przeprowadzić szybko w jednym etapie, jeśli zakupu można dokonać u jednego dostawcy.
2. Taki przetarg jest preferowany przy małych ilościach zakupów.
3. Prowadzenie w jednym etapie jest korzystne na poziomie lokalnym, jeśli trzeba wybrać spośród dwóch lub trzech możliwych dostawców.
4. Przetargi jednoetapowe mogą się odbyć, jeśli samo holding ma charakter czysto symboliczny, ale w rzeczywistości jest tylko jeden realny reprezentant na stanowisko wykonawcy zamówienia i realizacji kontraktu.

Jak przeprowadzić przetarg wśród dostawców w jednym etapie? W tym przypadku sam konkurs jest niewłaściwy, ale odbywa się tylko w celu wyraźnego wykazania uczciwości firmy klienta i chęci współpracy z każdym, kto będzie w stanie zapewnić spełnienie wszystkich warunków umowy, w tym niezbędne ilości dostaw.

dwustopniowy

Takie wydarzenia są realizowane, gdy konieczne jest wejście na rynek międzynarodowy i zapewnienie zamówień publicznych na dość złożone, nietypowe produkty. W takim przypadku prace naukowe mogą pełnić rolę towaru, Praca badawcza, rozwój technologiczny lub prace projektowe architektoniczne.

Jak przeprowadzić przetargi dwuetapowe?

Jak przebiegają przetargi

Organizacja takiej imprezy zależy od rodzaju zakupów i niezbędnych towarów. Dzięki temu można je zamykać, otwierać, organizować w formie licytacji itp. Jeśli mówimy o nieograniczonym przetargu państwowym, to biorą w nim udział tylko ci wykonawcy, którzy zdążyli odpowiedzieć na zaproszenie do udziału w konkursie. W tym przypadku specyfika realizacji zależy tylko od klienta.

Dokumenty

Dokumentacja przetargowa wskazuje harmonogram konkursu, wymagania oraz niezbędne kwalifikacje firm wykonawczych. Oprócz prowizji, z firmy klienta mogą być sprowadzeni niezależni eksperci, którzy będą w stanie podać dokładniejszą ocenę towarów i usług. Zwycięzca konkursu zostanie wyłoniony w drodze głosowania. W przyszłości firma podpisze z nim zatwierdzoną przez państwo umowę.

Jak mogę wziąć udział w przetargu państwowym

Wielu potencjalnych uczestników jest zainteresowanych tym, jak przebiegają przetargi publiczne i jak w nich uczestniczyć. Aby wziąć udział w takim konkursie, należy najpierw złożyć wniosek. Faktem jest, że takie przetargi odbywają się jawnie, co pozwala na udział każdego wykonawcy (z wyjątkiem tajemnicy państwowej). W celu uniemożliwienia udziału w konkursie firm, które nie będą w stanie w przyszłości wywiązać się z umowy, każdy uczestnik zobowiązany jest do złożenia wniosku, do którego będzie odpowiednie zabezpieczenie w postaci gwarancji bankowej lub

Każda firma nabywająca towary i usługi na rynku stara się minimalizować ryzyko wyboru produktu/usługi niskiej jakości, aby uzyskać produkt/usługę z maksymalną korzyścią, tj. najlepszy stosunek ceny do jakości. Dziś wiele firm, zwłaszcza dużych, jak najściślej uregulowało procedury przetargowe, sformalizując kilka rodzajów procedur przetargowych.

Oto trzy z nich:

Pragnę zwrócić uwagę na fakt, że ostatni rodzaj przetargów, w których czynnikiem decydującym jest wyłącznie cena, naszym zdaniem, dotyczy towarów znormalizowanych, tj. do towarów, których właściwości są z góry określone przez DSTU (GOST). A stosowanie procedury takiego przetargu na przykład do tworzenia stron internetowych nie jest zbyt poprawne.

Po pierwsze, nawet mając ten sam wstępny brief, wszyscy przyszli wykonawcy widzą projekt na swój sposób, a Ty wybierasz tych, których doświadczenie lub wizja najbardziej Ci odpowiada.

Po drugie, chociaż kupujesz gotowy produkt w postaci strony internetowej, kupujesz jednocześnie projekt/usługę do jego opracowania i wdrożenia, co jest zbliżone do projektu konsultingowego. W takim przypadku wybierasz przede wszystkim firmę dostawcy, a nie specyfikację i koszt.

Patrząc na wiele podejść i procedur, które firmy wymyślają przy wyborze dostawcy usług tworzenia stron internetowych, przedstawiliśmy kilka zaleceń, jak zorganizować procedurę przetargową.

Całe oprogramowanie i rozwiązania projektowe, które firma tworzy w celu publikowania w Internecie, są częścią jej ogólnej komunikacji z konsumentami, partnerami, inwestorami i innymi odbiorcami.

Dlatego na etapie wyboru wykonawcy warto jasno zrozumieć, do jakiej specjalizacji firmy wykonawczej jest Ci potrzebna ten etap rozwój komunikacji w Internecie.

Wstępny etap

Wybór typologii firmy wykonawczej. Dziś na rynku są:

Wskazane jest ustalenie zadań dla agencji zgodnie z ich specjalizacją. Dopuszcza się oczywiście zadanie zadania w kompleksie jednemu wykonawcy. Przykłady:

A) Przeprowadzenie losowania nagród dla kupujących znak towarowy, z aktywacją kodów promocyjnych z pakietów. W takim przypadku zadanie stworzenia strony mini-promo dla takiego losowania można powierzyć agencji cyfrowej.

B) Prowadzenie kampanii medialnej w Internecie. W takim przypadku opracowanie banerów można powierzyć internetowej agencji mediowej.

W każdym razie przy wyborze wykonawcy i pozyskiwaniu podwykonawcy warto z jednej strony znać cały łańcuch, a z drugiej trudne zadania podziel projekt na dwa etapy i zaangażuj wyspecjalizowaną agencję.

Jeśli w ramach przetargu zaangażujesz agencje/firmy do rozwiązania kilku zadań inny rodzaj, powinieneś dokładnie upewnić się, że kryteria, według których oceniasz pracę, odpowiadają specjalizacji agencji. Na przykład wybór wykonawcy do produkcji strony promocyjnej nie był powiązany ze wskaźnikami efektywności kampanii jako całości.

W przypadku, gdy uznasz, że potrzebujesz firmy zajmującej się produkcją cyfrową (web development) do realizacji swoich zadań, zalecamy następującą procedurę przetargową.

Etap 1. Wybór oferentów

Zadanie tego etapu: - wybierz odpowiednie dla siebie firmy według dwóch kryteriów:

Chomenko Aleksander Nikołajewicz,

Dyrektor handlowy

W tym artykule chcemy przyjrzeć się głównym cechom procedur przetargowych przy wyborze wykonawców robót budowlano-montażowych, z którymi zetknęliśmy się organizując ponad 30 przetargów dla naszych klientów, pełniąc rolę klienta technicznego.

Trzeba pamiętać, że chyba najważniejszy jest wybór wykonawcy projektu główne zadanie, po zatwierdzeniu modelu finansowego projektu.

Im bardziej rygorystyczne i ostrzejsze są twoje procedury i warunki przy selekcji kandydatów, tym większe szanse na powodzenie projektu.

Ustalając od samego początku wysokie kryteria oceny, znacznie zmniejszasz ryzyko niepowodzenia projektu z powodu zaniedbań kontrahenta podczas jego realizacji.

Duże firmy z reguły posiadają własne działy przetargowe, które organizują procedury przetargowe w oparciu o przyjęte standardy korporacyjne. Małe lub projektowe firmy inwestycyjne mogą przeprowadzać przetargi w zależności od potrzeb projektu, ale zarówno te pierwsze, jak i drugie muszą radzić sobie z tą samą sekwencją kroków.

Pierwszym krokiem jest „Utworzenie dokumentacji przetargowej i SIWZ”.

Najważniejszy jest pierwszy etap, od którego zasadniczo zależy sukces przetargu. Przy opracowywaniu dokumentacji przetargowej i SIWZ lepiej kierować się zasadami maksymalnej szczegółowości, jednoznacznej interpretacji sformułowań oraz kompletności wymagań dla potencjalnych oferentów.

SIWZ nie powinien być „wzajemnie wykluczający się” ani „łącznie wyczerpujący”.

Powinna zawierać wszystko, co potencjalni oferenci muszą wiedzieć, aby formułować swoje oferty cenowe, przy jednoczesnym zapewnieniu, aby wymagania dokumentacji przetargowej nie były jednoznaczne.

Do sporządzenia dokumentacji przetargowej potrzebny jest prawnik i ekonomista, a do opracowania zadania technicznego nie można obejść się bez kierownika projektu i wyspecjalizowanych specjalistów technicznych, w zależności od specyfiki rodzajów i rodzajów prac. Wysoko powszechny błąd polega na tym, że część techniczną powierzają ci sami prawnicy i ekonomiści, którzy przygotowują dokumentację przetargową. Efektem jest dobra dokumentacja przetargowa i bardzo powierzchowna specyfikacja istotnych warunków zamówienia, zgodnie z którą budowa jest niemożliwa bez ciągłych zmian mających wpływ ostateczny koszt obiekt i to jest główne ryzyko realizacji każdego projektu.

Pierwsza część dokumentacji przetargowej to zazwyczaj wykaz ogólnej charakterystyki obiektu. Jego nazwa, przeznaczenie, lokalizacja, wielkość, warunki realizacji, informacje o kliencie i inwestorze budowy, brief notatka wyjaśniająca na dostępnym zestawie wstępnych pozwoleń, zgodnie z którymi trzeba będzie prowadzić budowę.

Następnie należy określić warunki przetargu, terminy rozpoczęcia i zakończenia składania ofert, dokładny adres i czas składania ofert, tryb uzyskania dodatkowe wyjaśnienia w przypadku zaistnienia takiego zdarzenia wśród wnioskodawców, a także tryb unieważnienia przetargu.

Ważnym aspektem jest prawne pozycjonowanie przetargu, czy będzie to oferta publiczna zgodnie z normami kodeksu cywilnego, czyli będzie obowiązkowa do zawarcia przez zamawiającego na określonych warunkach, czy też nie.

Oferta składana jest z reguły w związku z zakupem produktu jednorodnego, gdzie cechy jakościowe są ściśle określone, a jedynym kryterium jest cena kupowanych produktów. Przy zakupie usług przetarg ma charakter informacyjny, którego warunki mogą ulec zmianie według uznania klienta, a zawarcie umowy z co najmniej jednym wnioskodawcą na ogłoszonych warunkach nie jest obowiązkowe.

Jeden z głównych rozdziałów dokumentacji przetargowej zawiera wymagania kwalifikacyjne dla potencjalnych uczestników. Tutaj musisz bardzo szczegółowo opisać wymagania stawiane wnioskodawcy w tym zakresie:

Doświadczenie: ile obiektów podobnego typu i przeznaczenia powinno być ukończonych lub w budowie; w jakich regionach iw jakich warunkach powinny być realizowane; wielkość i koszt budowanych obiektów;

Personel: ilu pracowników i jakie powinni mieć kwalifikacje, profil ich wykształcenia, dostępność dyplomów, doświadczenie zawodowe, dostępność niezbędnych zezwoleń, certyfikatów, zezwoleń na określone rodzaje pracy, zaawansowane szkolenia itp .;

Wyposażenie i baza materiałowo-techniczna: rodzaj i ilość niezbędny sprzęt, dostępność produkcji i magazyny, kontrakty na dostawy niezbędne materiały dostępność umów serwisowych na konserwację istniejącego sprzętu;

Licencje i zezwolenia: Zezwolenia SRO na prace projektowe i budowlano-montażowe, w razie potrzeby licencja na pracę w obiektach kultury lub miejscach szczególnie chronionych, gdzie wymagana jest licencja FSB.

Również w dokumentacji przetargowej konieczne jest określenie ilościowych i jakościowych kryteriów oceny wniosku.

W większości przypadków takimi kryteriami są cena, jakość, warunki świadczenia usług, a także wielkość i czas trwania zobowiązań gwarancyjnych.

W zależności od preferencji Klienta czynnik kosztowy może stanowić od 30 do 70 procent łącznej oceny każdej oferty. Pozostałe odsetki można podzielić na kryteria jakościowe, warunki i gwarancję. Np. 100% całkowitej oceny wniosków można rozłożyć w proporcji 50%/20%/20%/10%.

Ponadto każdy z wniosków jest oceniany zgodnie z określonymi kryteriami. Załóżmy, że oferta z najlepszą, czyli najniższą ceną w powyższym wzorze otrzyma maksymalną liczbę punktów za to kryterium, tj. 100 punktów, co odpowiednio pozwoli jej zdobyć maksymalnie 50% całkowitego wyniku.

Aplikacja będzie następnie oceniana również na podstawie każdego z pozostałych kryteriów, wśród których jest maksymalne doświadczenie ( zrealizowane projekty, personel, sprzęt), minimalne terminy dostaw, maksymalne zobowiązania gwarancyjne. Wnioski mogą być oceniane względem siebie lub względem maksymalnych/minimalnych wymagań określonych przez Klienta. Sumując oceny dla każdego z kryteriów, ustala się ocenę ogólną wniosku.

Jednym z głównych rozdziałów dokumentacji przetargowej jest projekt umowy o wykonanie robót budowlano-montażowych, ale o tym bardziej szczegółowo w kolejnym artykule „Etap 3. Umowa lub osłona prawna zamawiającego”.

W części dotyczącej SIWZ musi być:

Bezpośrednio samo zadanie techniczne, tak szczegółowe i szczegółowe, jak to tylko możliwe. Studium wykonalności, dokumentacja projektu, która uzyskała pozytywne zakończenie badania, pozwolenie na budowę, dokumentacja robocza. Im bardziej klient zaawansuje w przygotowaniu dokumentów potrzebnych do budowy, tym dokładniej można określić kryteria wyboru kandydatów do prac budowlano-montażowych;

Szczegółowy harmonogram prac z podziałem na poszczególne rodzaje i etapy prac;

Skonsolidowane zestawienie wielkości pracy, które określa rodzaje i wielkości konstrukcji.

Drugim krokiem jest „Powiadomienie potencjalnych oferentów o przetargu i wstępna ocena ofert”.

Klient może przeprowadzić przetarg otwarty dla najbardziej otwartego kręgu uczestników lub przetarg zamknięty dla tych firm, które zostały wcześniej akredytowane lub po prostu wybrane przez klienta na podstawie wstępnej oceny kandydatów.

W każdym razie ważne jest jak najszersze powiadomienie wszystkich o postępowaniu przetargowym poprzez wysłanie zaproszeń lub umieszczenie informacji o przetargu na jednym z otwartych platformy elektroniczne(„Centrum B2B”, „Fabrikant”, „GPB”).

Im więcej uczestników przybędzie, tym bardziej konkurencyjny będzie przetarg, a co za tym idzie, korzystniejsze warunki, jakie klient będzie mógł otrzymać od dostawców.

Po zebraniu wszystkich wniosków od wnioskodawców należy je wstępnie ocenić, aby zawęzić krąg potencjalnych wnioskodawców. Konieczne jest „wyeliminowanie” tych wniosków, które wyraźnie nie spełniają kryteriów ilościowych i jakościowych oraz pozostawienie 3-4 najbardziej adekwatnych wniosków pod względem ceny/jakości/terminów.

Takie wnioski należy traktować poważniej.

Na papierze można narysować wszystko. Nawet dokumenty poświadczone notarialnie nie dają żadnej gwarancji, że informacje podane przez kontrahentów są prawdziwe.

Trzeci krok to „Prawdziwa ocena ofert przetargowych”. Konieczna jest formalna ocena każdego z kryteriów, ale znacznie ważniejsza jest: praca analityczna do wykonania w celu wyłonienia najlepszego wykonawcy prac.

Oceniając doświadczenie, należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

Czy oferent odniósł sukces w kompletowaniu i przekazywaniu obiektów, które mają podobne cechy do tego, co klient planuje zbudować. Nie musisz dawać nikomu możliwości uczenia się od Ciebie, będzie Cię to dużo kosztować. Kilka zrealizowanych wcześniej projektów znacząco zwiększa szanse wykonawcy na wywiązanie się z budżetu budowy, utrzymanie jakości i terminowe wykonanie prac;

Ważne jest, aby mieć wybudowane obiekty w regionie, w którym zamierzasz budować. Sektor budowlany jest mocno uregulowany, aby szybko rozwiązywać pojawiające się problemy, wykonawca musi stale komunikować się z lokalnymi organami nadzoru, a lepiej, żeby wszystkie te połączenia zbudował już wcześniej – Wikingowie nigdzie nie są lubiani;

Zdecydowanie trzeba to zrobić kontrola w terenie do obiektów wcześniej realizowanych przez wykonawcę, zobacz je na własne oczy, porozmawiaj z jego dawnymi klientami, posłuchaj ich opinii o wykonawcy;

Osobno warto zapytać, jak przebiega eksploatacja wcześniej oddanych do użytku obiektów, ile spraw gwarancyjnych zidentyfikowano w ciągu pierwszych 1-2 lat eksploatacji oraz jak sumiennie i terminowo wykonawca wywiązał się ze swoich zobowiązań gwarancyjnych;

Nie będzie zbyteczne uzyskanie rekomendacji dla konkretnych kierowników projektów, inżynierów i brygadzistów wykonawców. W każdej firmie są odpowiedzialni i nieodpowiedzialni pracownicy; ważne jest, aby po stronie wykonawcy pracowali z Tobą profesjonaliści wykonawcy.

To samo dotyczy sprawdzania bazy materiałowej i technicznej. Każda firma może „narysować” dostępność wymaganych osób, sprzętu, sprzętu, licencji. Musisz się upewnić, że to wszystko naprawdę istnieje.

Musisz udać się do biura kontrahenta, zobaczyć jego bazę produkcyjną, odwiedzić magazyn.

W przypadku maszyn i urządzeń należy sprawdzić dokumenty potwierdzające ich zakup, oryginały paszportów środki techniczne i świadectwa rejestracji. Jeżeli maszyny i urządzenia zostały zakupione na kredyt, to należy porozmawiać z bankiem lub firmą leasingową, aby dowiedzieć się, w jakim terminie zobowiązania kredytowe kontrahenta są realizowane.

Dla pracowników lepiej zobaczyć na własne oczy kopie dyplomów, niezbędnych zezwoleń, certyfikatów, dokumentów dotyczących zaawansowanego szkolenia.

W sprawie licencji i zezwoleń: należy kierować zapytania do organów i instytucji, które wydały takie dokumenty w celu uzyskania potwierdzenia ich autentyczności i ważności.

Kolejnym ważnym krokiem jest przeprowadzenie kompleksowego due diligence integralności prawnej i finansowej dostawcy. Do tego ważne jest:

Sprawdź obecność sporu na stronie sądu polubownego, a także dostępność postępowanie egzekucyjne przez kontrahenta na stronie internetowej usługi komorniczej. Sama obecność toczącego się sporu nie jest „czarnym znakiem” dla wykonawcy, ale uzyskaniem od niego wyjaśnień i oceną potencjalnych konsekwencji konkretnego rozstrzygnięcia spór wymagane dla twojego projektu. To samo sprawdzenie należy przeprowadzić dla CEO i założyciele wykonawcy. Pomoże Ci to znaleźć „szkielety w szafie” Twoich przyszłych kontrahentów, jeśli oczywiście tam są, i uniknąć ogromnych strat finansowych spowodowanych nieuczciwością kontrahentów. W naszej praktyce był przypadek, gdy projekt o budżecie 250 milionów rubli. był sfrustrowany, wykonawca po prostu zniknął, a potem okazało się, że przeciwko dyrektorowi generalnemu wykonawcy wszczęto już przez komorników 8 postępowań egzekucyjnych na łączną kwotę ponad 15 mln rubli. za niepłacenie podatków i innych wpłat do budżetu. Lepiej z góry poznać takie fakty.

Sprawdź stan finansowy i relacje z organami podatkowymi. Czy raporty księgowe i podatkowe są składane na czas? Czy kontrahent jest w trakcie reorganizacji lub likwidacji? Czy masz zaległe podatki i opłaty? Czy kontrahent ma kredyty, zobowiązania leasingowe, przeterminowane należności lub zobowiązania? Wszystkie te informacje są teraz otwarte i dostępne na stronach internetowych Federalnej Służby Podatkowej, Państwowego Komitetu Statystycznego, Sąd Arbitrażowy, FSSP. W razie potrzeby możesz przeprowadzić dodatkową kontrolę za pomocą płatnych zasobów, takich jak SKB-Kontur lub SPARKS.

Osobliwość firmy budowlane w Rosji „łata” dziury finansowe poprzednich projektów kosztem zaliczek otrzymanych na nowe projekty. Wykonawca może tak żyć latami, przerzucając środki z jednego koszyka do drugiego, oczywiście pod warunkiem, że ma wystarczające dochody z nowych projektów, aby pokryć błędy w obliczeniach i pomyłki z przeszłości. Jeśli nie ma wystarczającej liczby nowych zamówień, a wcześniejsze projekty były opłacalne, wykonawca prawdopodobnie zbankrutuje, wydając otrzymane od Ciebie zaliczki. Takie sytuacje zdarzają się teraz jedna po drugiej, nawet przy większości duże firmy(Mirax, NPO Mostovik, Kosmos, SU-155 itp.), które miały dostęp do bezpośredniego finansowania bankowego, a co ze średnimi i małymi firmami? Dlatego ważne jest, aby dokładnie przeanalizować aktualną sytuację finansową kontrahenta, ocenić rentowność jego przeszłych projektów oraz wystarczalność kapitał obrotowy aby wypełnić zobowiązania wobec Ciebie. Równie ważne jest, aby co miesiąc analizować, czy wykonawca przeznacza otrzymane od Ciebie pieniądze tylko na realizację Twojego projektu, czy nie „zatyka” Twoim kosztem dziur finansowych w innych projektach.

Ostatnią, ale jedną z najważniejszych jest chęć wykonawcy do pracy i poświęcenia należytej uwagi Twojemu projektowi. Wygranie przetargu i zbudowanie obiektu to nie to samo. Ważna jest ocena nakładu pracy wykonawcy i udziału Twojego projektu w portfelu jego zleceń. Jeśli jest to mały kontrahent i Twoje zamówienie będzie stanowić ponad połowę lub nawet całość jego przychodów, to istnieje duże ryzyko, że wykonawca po prostu sobie nie poradzi lub uzna Cię za jedyną szansę na zarobienie pieniędzy, ze wszystkimi smutnymi konsekwencjami dla Was. Jeśli będzie to bardzo duży wykonawca, którego udział w Twoim projekcie będzie mniejszy niż 10% w jego portfelu zamówień, to czekanie, aż poświęci mu należytą uwagę, szybką odpowiedź na Twoje pytania i uwagi, odpowiedź na Twoje żądania zastąpienia pewnych osób na projekcie będzie niezwykle trudne. Co gorsza, jeśli jest to duży wykonawca, którego portfel zamówień jest pusty, w tym przypadku można spodziewać się tylko kłopotów. Wierzymy optymalna wydajność z przeciętnym wykonawcą, dla którego Twój projekt będzie dla niego jednym z 3-4 priorytetów; wtedy otrzymasz zarówno profesjonalizm, jak i należytą uwagę dla Ciebie i Twoich pieniędzy. Z jednej strony wykonawca doceni Cię jako klienta, a z drugiej będzie miał wystarczające doświadczenie i zasoby, aby zrealizować Twój projekt na czas z zachowaniem wymaganego poziomu jakości.

Podsumowując, chcemy zaznaczyć, że wybór kontrahenta jest zawsze poszukiwaniem najbardziej odpowiedniej kombinacji czynników, takich jak cena, jakość, terminowość. W budownictwie możesz zmaksymalizować wynik tylko na dwóch czynnikach jednocześnie. Można budować szybko i sprawnie, ale tylko drogo, przy taniej i szybkiej budowie na pewno stracisz na jakości.

Dlatego też nie zawsze najtańszy wykonawca jest najbardziej najlepszy wybór: problemy z nim mogą mieć znacznie większy wpływ na realizację projektu niż początkowe oszczędności kosztów.

Błędy w wyborze wykonawcy mogą doprowadzić do tego, że projekt będzie realizowany słabo, powoli i drogo. Aby temu zapobiec, ważne jest, aby klienci nauczyli się skutecznie przeprowadzać przetargi i wybierać wykonawców. Równie ważne jest podpisanie takiej umowy z wykonawcą, który jak tarcza w walce ochroni Twoje interesy w okresie budowy. Zostanie to omówione w ostatnim artykule z tej serii – „Etap 3. Umowa, czyli prawna tarcza klienta”.

Dołącz do ponad 3 tysięcy naszych subskrybentów. Raz w miesiącu wyślemy podsumowanie na Twój e-mail najlepsze materiały publikowane na naszej stronie internetowej, na stronie na LinkedIn i Facebooku.