Jaki powinien być menadżer biura? Opis stanowiska kierownika biura, zakres obowiązków kierownika biura, przykładowy opis stanowiska kierownika biura. Sekretarka czy kierownik biura – kogo tak naprawdę potrzebuje menadżer?

Jaki powinien być menadżer biura? Opis stanowiska kierownika biura, zakres obowiązków kierownika biura, przykładowy opis stanowiska kierownika biura. Sekretarka czy kierownik biura – kogo tak naprawdę potrzebuje menadżer?
23.10.2019

1. Postanowienia ogólne

1.1. Kierownik biura należy do kategorii specjalistów Spółki, których głównymi zadaniami jest obsługa organizacyjna i dokumentacyjna działalności zarządczej.

1.2. Kierownika biura powołuje się na stanowisko i odwołuje z niego w drodze postanowienia Dyrektor generalny Firmy.

1.3. Kierownik Biura podlega bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu.

1.4. Kierownik biura podlega kierownikowi sprzątania, kierowcy, kurierowi i sprzątaczce.

1,5. Kierownik biura prowadzi dokumentację kadrową w okresie tymczasowej nieobecności (choroba, urlop) kierownika działu personalnego.

1.6. W okresie tymczasowej nieobecności (choroba, urlop) kierownik działu kadr zastępuje kierownika biura.

1.7. Kierownik biura kieruje się w swoich działaniach:

Akty legislacyjne RF;

Statut Spółki;

Regulamin wewnętrznego czasu pracy;

Regulaminy działów Spółki;

Na polecenie kierownictwa;

Materiały regulacyjne i metodyczne dotyczące organizacji pracy biurowej;

Ten opis stanowiska.

1.8. Na stanowisko kierownika biura powoływane są osoby z wykształceniem wyższym, niepełnym wyższym lub średnim Specjalna edukacja oraz co najmniej 1 rok doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku, ze znajomością zagadnień związanych z pracą biurową, sprzętem biurowym (faks, kopiarka, skaner, drukarka), programami Microsoft Office, kulturę pracy i etykę biznesu.

1.9. Menedżer biura powinien wiedzieć:

Struktura organizacyjna i pracownicy Spółki;

Regulaminy, zarządzenia i procedury wewnętrzne Spółki;

Funkcje i zadania oddziałów Spółki;

Obowiązki funkcjonalne pracowników działu administracyjnego Spółki;

Twoje obowiązki i prawa funkcjonalne;

Twoje działania w przypadku sytuacji nietypowych i awaryjnych.

2. Obowiązki zawodowe

Celem pracy kierownika biura jest jak najskuteczniejsze wsparcie organizacyjne i dokumentacyjne działań zarządczych.

Na tej podstawie kierownik biura:

1. Pełni funkcje Sekretarza Spółki:

1.1. Wsparcie dokumentacji sterownica:

Przyjmowanie dokumentów i oświadczeń osobistych do podpisu przez Dyrektora Generalnego Spółki;

Umieszczanie pieczęci urzędowej na umowach i zamówieniach;

Praca ze zleceniami, instrukcjami: przygotowanie projektu, wykonanie, podpisanie, zatwierdzenie, zapoznanie się z pracownikami Spółki, rejestracja, księgowość, przechowywanie, archiwizacja akt;

Praca z korespondencją przychodzącą (listy, faksy): recepcja, rejestracja, przekazanie do odbiorcy, księgowość, przechowywanie;

Organizacja odbioru korespondencji na adresy prawne, pocztowe i faktyczne;

Praca z korespondencją wychodzącą (listy, faksy): rejestracja, przesyłanie, księgowanie, przechowywanie; przygotowywanie pism od Dyrektora Generalnego i jego zastępców; wysyłanie pilnych listów;

Prowadzenie i przygotowywanie protokołów posiedzeń i spotkań;

Rejestracja pełnomocnictw do odbioru korespondencji, przesyłek itp. aktywa materialne;

W imieniu Dyrektora Generalnego i dyrektorów działów wykonywanie prac kopiująco-powielających;

W imieniu Dyrektora Generalnego i dyrektorów departamentów sporządzanie projektów pism, wniosków i innych dokumentów związanych z działalnością Spółki jako całości;

W imieniu Dyrektora Generalnego druk materiałów urzędowych, wprowadzanie informacji do banku danych;

Tworzenie akt zgodnie z przyjętą nomenklaturą, zapewnienie ich bezpieczeństwa i archiwizacja.

1.2. Odbieranie rozmów telefonicznych i w razie potrzeby przekazywanie ich pracownikom, dla których są przeznaczone. Rejestrowanie informacji otrzymanych telefonicznie dla Dyrektora Generalnego pod jego nieobecność i zapoznawanie go z ich treścią.

1.3. Przygotowywanie posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez Dyrektora Generalnego (powiadamianie uczestników o terminie i miejscu posiedzenia, porządku obrad).

1.4. Organizacja spotkań dla gości i gości Spółki.

1,5. Zamawianie biletów lotniczych i kolejowych, rezerwacje hoteli.

2. Zapewnia funkcjonowanie urzędu:

2.1. Zamów wodę według potrzeb.

2.2. Zamów artykuły papiernicze co kwartał.

2.3. Prenumerata czasopism.

2.4. Sporządzanie wniosków o zapłatę faktur za wynajem lokalu i rachunki za media właściciele ziemscy.

2.5. Organizowanie i monitorowanie przestrzegania przez pracowników Spółki instrukcji bezpieczeństwa i godzin pracy ustalonych przez administrację firmy wynajmującej.

3. Koordynuje i kontroluje pracę:

Kierowca: (przyjmowanie wniosków o wydanie samochodu i ustalanie harmonogramu korzystania z pojazdów Spółki);

Kurierzy;

Sprzątaczki.

4. Kierownik biura jako członek kolektyw pracy, musieć:

Wykonuj swoje obowiązki sumiennie odpowiedzialność zawodowa, przestrzegać dyscypliny pracy, terminowo i dokładnie wykonywać polecenia administracji i bezpośredniego przełożonego, wykorzystywać wszystko czas pracy do produktywnej pracy;

Sprawnie i terminowo realizuj zadania produkcyjne i instrukcje;

Utrzymuj czystość i porządek w swoim miejscu pracy, biurze i innych pomieszczeniach, przestrzegaj ustalony porządek przechowywanie dokumentów i dóbr materialnych;

Efektywnie korzystaj z komputerów osobistych, sprzętu biurowego i innego sprzętu, oszczędnie i racjonalnie wykorzystuj materiały, energię i inne zasoby materialne;

Przestrzegać norm, zasad i instrukcji dotyczących ochrony pracy, higieny przemysłowej, przepisów bezpieczeństwo przeciwpożarowe;

Nie używać do przemówień ani publikacji w mediach środki masowego przekazu, zarówno w Rosji, jak i za granicą, informacje otrzymane w związku z oficjalnym stanowiskiem są pewne specjalne dokumenty przedsiębiorstwa jako tajemnicę handlową (urzędową), której rozpowszechnienie mogłoby narazić na szkodę firmę lub jej pracowników.

3. Prawa

Kierownik biura ma prawo:

3.1. Otrzymuj informacje, w tym informacje poufne, w zakresie niezbędnym do rozwiązania powierzonych zadań.

3.2. Wymagaj od wykonawców przeglądu dokumentów przygotowanych z naruszeniem ustalone zasady ich przygotowanie i wykonanie (GOST 6.30-2003).

3.3. Zatwierdza dokumenty działalności zarządczej w zakresie swoich kompetencji.

3.4. Przedkładaj propozycje kierownictwu mające na celu usprawnienie ich pracy i pracy Spółki.

3.5. Wymagaj od kierownictwa stworzenia normalnych warunków spełnienia obowiązki służbowe oraz bezpieczeństwo wszelkich dokumentów powstałych w wyniku działalności Spółki.

3.6. Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji.

3.7. Stosuj zachęty i nakładaj kary na pracowników podległych kierownikowi biura, po uzgodnieniu z Dyrektorem Generalnym.

4. Odpowiedzialność

Kierownik biura jest odpowiedzialny za:

4.1. Niedopełnienie i/lub niejasne, przedwczesne niedbałe wykonanie obowiązków służbowych.

4.2. Zaniedbania prowadzące do szkody materialnej dla Spółki i/lub szkody dla jej wizerunku.

4.3. Bezpieczeństwo dokumentacji, udostępnianie informacji o klauzuli „Poufne” lub „KT”.

4.4. Ignorowanie praw przewidzianych w niniejszej instrukcji.

4,5. Naruszenie wewnętrznych przepisów pracy, produkcji i dyscypliny pracy.

ZGODA:

Radca prawny: /______________/

„__” __________200

Kierownik Działu HR: /______________/

Każde przedsiębiorstwo, organizacja czy firma potrzebuje w swojej kadrze specjalisty, który potrafi wykonywać czynności zarządcze w zakresie dostarczania dokumentacji, prac biurowych i rozwiązywania różnorodnych problemów. kwestie organizacyjne. Specjalistą spełniającym te wymagania przedsiębiorstwa jest kierownik biura z funkcjami sekretarza.

Kompetencja do powołania kierownika biura i zwolnienia go ze stanowiska co do zasady należy do Dyrektora Generalnego przedsiębiorstwa, który staje się jednocześnie jego bezpośrednim przełożonym i przełożonym.

Wymagania wobec kandydatów

Wymagania jakie firma stawia kandydatowi na stanowisko kierownika biura z funkcjami sekretarki są następujące:

Obowiązki kierownika biura

Z tytułu stanowiska jasno wynika, jakie obowiązki funkcjonalne pełni kierownik biura: musi odpowiadać za funkcjonowanie urzędu i być kierownikiem spraw administracyjno-biznesowych.

Tym samym kierownik biura podlega pracownikom jednostki biznesowej: kierownikowi sprzątania, kierowcom i osobom sprzątającym. Podlega mu także firmowa firma kurierska.

Ze względu na różne sytuacje produkcyjne, jak np. czasowa nieobecność pracowników z powodu czasowej niezdolności do pracy czy urlopu, przedsiębiorstwo przydziela funkcje nieobecnego pracownika pracownikowi z tego samego lub pokrewnego działu. Więc, kierownik biura musi zastąpić nieobecnego szefa działu HR, któremu powierzono odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji kadrowej. Natomiast czasowo nieobecnego kierownika biura przejmuje kierownik działu kadr. Oznacza to, że stanowiska kierownika biura i kierownika działu kadr są z reguły wymienne.

Kierownik biura w swojej pracy musi umieć posługiwać się i stosować różnorodne przepisy, prawa, metody, zarządzenia, regulaminy, instrukcje, także wewnętrzne przedsiębiorstwa, regulujące jego działalność. Musi także przestrzegać zasad określonych w opisie jego stanowiska pracy i znać Statut przedsiębiorstwa.

Bazując na wiedzy z powyższych źródeł, kierownik biura musi w sposób odpowiedzialny podejść do wypełniania swoich obowiązków obowiązki funkcjonalne. Muszą być przeprowadzane jasno, terminowo i prawidłowo, zgodnie z wymogami władz. Ponadto konieczna jest znajomość wewnętrznych godzin pracy, struktury przedsiębiorstwa i personelu, posiadanie informacji o zadaniach funkcjonalnych działów przedsiębiorstwa oraz obowiązkach służbowych pracowników działu administracji. W nagłych przypadkach lub sytuacje awaryjne kierownik biura, jak każdy pracownik, ma obowiązek znać algorytm swoich działań i wykonywać je zgodnie z instrukcjami.

Opis stanowiska kierownika biura z funkcjami sekretarza obejmuje przede wszystkim zapewnienie przepływu dokumentów dla kierownictwa i administracji przedsiębiorstwa. Warto jednak pamiętać, że funkcje kierownika biura nie ograniczają się do tego.

Poszukując odpowiedniego kandydata, firma wskazuje obowiązki kierownika biura w zakresie życiorysów, które kandydaci przygotowują na wolne stanowisko. Kierownik biura otrzymuje następujące zadania, które musi wykonać:

  • przyjąć od pracowników oświadczenia osobiste, pozostała dokumentacja do przedłożenia Dyrektorowi Generalnemu przedsiębiorstwa do podpisu;
  • umieszczać pieczątki na zamówieniach, umowach, dokumentach księgowych;
  • praca ze zleceniami i instrukcjami: przygotowywanie, drukowanie tekstów, podpisywanie, zatwierdzanie, zapoznawanie z nimi pracowników przedsiębiorstwa, rejestrowanie, prowadzenie ewidencji, zapewnianie bezpieczeństwa, porządkowanie akt produkcyjnych;
  • pracować z różne rodzaje korespondencja przychodząca i wychodząca (listy, faksy, e-mailem): odbierać, przekazywać (wysyłać) adresatowi, rejestrować, prowadzić ewidencję (rejestrować), zapewniać przechowywanie w formie papierowej i w formacie elektronicznym;
  • sporządzać pisma od Dyrektora Generalnego, administracji, kierowników wydziałów, wysyłać pisma pilne;
  • sporządzać pełnomocnictwa, w tym ogólne, do odbioru ważnych dokumentów, korespondencji, przesyłek;
  • wykonywać niezbędne zadania, instrukcje, polecenia Dyrektora Generalnego i kierowników działów;

  • praca z kopiarką (MFP): kopiowanie, skanowanie, drukowanie dokumentów;
  • przygotowujemy i drukujemy teksty pism, wniosków i innych dokumentów regulujących działalność przedsiębiorstwa;
  • wprowadzać informacje, zapewniać ich systematyczne przechowywanie, wyszukiwać dane;
  • tworzyć pliki produkcyjne, monitorować ich przechowywanie i terminowo przekazywać do archiwum;
  • odbierać faksy i rozmowy telefoniczne i odpowiedz na nie;
  • w razie potrzeby przekierowywać rozmowy telefoniczne do pracowników, do których są przeznaczone lub kompetentni w tej sprawie;
  • w przypadku nieobecności Dyrektora Generalnego przedsiębiorstwa otrzymywać informacje telefonicznie, faksem lub drogą elektroniczną, a następnie przekazywać mu je do wiadomości;
  • uczestniczyć w przygotowaniu i prowadzeniu spotkań przedsiębiorstwa;
  • powiadamiać uczestników o celu spotkania, kiedy i gdzie się odbędzie oraz rejestrować dane podczas wystąpień uczestników;
  • zorganizować spotkanie gości i gości przedsiębiorstwa: zaoferować, podać herbatę, kawę, wodę itp.;
  • zapewnienie pracownikom podróży służbowych, zamówienie lotnictwa, Bilety kolejowe, zarezerwuj pokoje hotelowe;
  • zapewnić terminowo normalne funkcjonowanie gabinetu: w razie potrzeby zamówić picie oczyszczonej wody; zamawiaj artykuły papiernicze co kwartał; Prenumeruj czasopisma co sześć miesięcy i składaj właścicielom prośby o otrzymywanie faktur;
  • organizować i kontrolować pracowników przedsiębiorstwa pod kątem przestrzegania przez nich instrukcji i harmonogramu pracy;
  • koordynuje i kontroluje pracę jednostki biznesowej: kierownika domu, kierowcy, sprzątaczki i kuriera;
  • przyjmować wnioski o korzystanie z samochodów służbowych i opracowywać odpowiedni harmonogram podróży dla pracowników.

    Kierownik biura, jak wszyscy pracownicy, jest członkiem personelu przedsiębiorstwa.

    Przedsiębiorstwo zawsze stawia odpowiednie wymagania w celu utrzymania porządku, czystości zarówno w miejscu pracy, jak i pomieszczeniach biurowych, bezpieczeństwa dokumentów i majątku materialnego oraz przestrzegania dyscypliny pracy. Ponadto firma wymaga od pracowników:

  • aby zwiększyć produktywność pracy, racjonalnie spędzaj czas pracy;
  • efektywnie wykorzystywać możliwości komputerów, sprzętu biurowego i sprzętu produkcyjnego;
  • oszczędnie wykorzystywać materiały wykorzystywane w pracy i zasoby energii;
  • przestrzegać instrukcji ochrony pracy, przepisów przeciwpożarowych i norm higieny przemysłowej;
  • nierozpowszechniania tajemnic handlowych zawartych w specjalnych dokumentach przedsiębiorstwa, co może narazić na szkodę wizerunek przedsiębiorstwa i jego pracowników.

W działalności zarządczej, w zakresie swoich kompetencji, kierownikowi urzędu przysługują uprawnienia, z których może korzystać w trakcie wykonywania swojej pracy:

  • uzyskać pełny dostęp do informacji zastrzeżonych (w tym poufnych);
  • wymagać od podwładnych i wykonawców rewizji lub ponownej rejestracji dokumentów, jeśli zostały sporządzone z naruszeniem;
  • podejmuje decyzje i podpisuje dokumenty związane z działalnością zarządczą;
  • proponuj swoim przełożonym plany usprawnienia swojej pracy, a także pracy przedsiębiorstwa;
  • żądanie od kierownictwa stworzenia warunków produkcji określonych przez normy sanitarne;
  • ustalać zachęty lub kary dla pracowników podlegających kierownikowi biura, po uprzednim uzgodnieniu takiej decyzji z Dyrektorem Generalnym.

Ponadto kierownik biura jest odpowiedzialny przed przedsiębiorstwem, którego tryb jest określony w jego opisie stanowiska. Poniesie odpowiedzialność za swoje czyny, jeśli...

Gwarancją jest wykonywanie obowiązków zgodnie z opisem stanowiska udana praca kierownik biura

W tym opisie stanowiska kierownika biura znajdziesz pełna lista zakres obowiązków, program szkoleń i gotowy szablon wolne stanowiska kierownika biura.

Kierownik biura to specjalista, który pełni ważne funkcje zarządcze i organizacyjne w przedsiębiorstwie. Od jakości jego pracy zależy spójność całego biura. Aby jednak dobrze wykonywać swoje obowiązki, kierownik biura musi ściśle przestrzegać opisu stanowiska. Jej treść powinien być znany każdemu pracownikowi organizacji, gdyż jest to najważniejsza dźwignia skutecznego zarządzania personelem

Obowiązki na stanowisku kierownika biura

Pragniesz spokoju i porządku w organizacji pracy? Poinformuj kierownika biura o znaczeniu jego obowiązków służbowych, które obejmują:
1. Prowadzić działalność organizacyjną:

  • zakupy, księgowość, magazynowanie Materiały piśmienne, ich inwentaryzacja i organizacja dystrybucji wśród pracowników;
  • przygotowanie dokumentów płatniczych;
  • sprawdzanie przydatności sprzętu biurowego i organizowanie normalnych warunków pracy personelu (przestrzeganie warunków sanitarnych: oświetlenie, temperatura itp.);
  • obieg dokumentów: egzekucja, rejestracja i przechowywanie dokumentów;
  • prowadzenie negocjacji handlowych i prowadzenie korespondencji handlowej;
  • spotkania, przyjęcia, rejestracje i obsługa gości i klientów biura;
  • zapewnienie negocjacjom i konferencjom niezbędnych wartości materiałowych i technicznych;
  • monitorowanie odłączenia zasilania urządzeń i urządzeń biurowych na koniec dnia pracy.

2. Pełnić funkcje przywódcze:

  • zarządzanie kurierami, kierowcami i podział obowiązków pomiędzy nimi. Ocena jakości ich pracy i monitorowanie realizacji powierzonych zadań;
  • opracowywanie zasad zachowania w biurze, wydawanie identyfikatorów pracownikom;
  • monitorować zgodność wygląd pracownicy zgodnie z ustalonymi standardami;
  • nadzoruje pracę operatorów telefonicznych (odbieranie połączeń przychodzących i wychodzących, przekazywanie i wysyłanie wiadomości telefonicznych) oraz monitoruje umiejętność czytania przez nich mowy.

3. Zarządzaj dyscypliną pracy:

  • sporządzanie harmonogramu pracy;
  • utrzymywanie, rejestrowanie i analizowanie naruszeń dyscypliny oraz opracowywanie środków zapobiegawczych;
  • zadanie finansowe Odpowiedzialne osoby podczas przenoszenia majątku materialnego z jednego pracownika na drugiego;
    Udzielenie, w razie potrzeby, pomocy pracownikom w sytuacji awaryjnej sytuacje konfliktowe drużyna;
  • opracowywanie i wdrażanie metod motywacyjnych oraz systemów odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny.

4. Odpowiedzialnie wykonuj instrukcje kierownictwa:

  • drukuj oficjalne materiały potrzebne kierownictwu, a także postępuj zgodnie z innymi instrukcjami bezpośredniego przełożonego organizacji.

Oczywiście, dla wysoka jakość wykonania Przy tak ogromnej liście obowiązków zawodowych osoba musi spełniać określone wymagania. Obowiązkowe warunki zatrudnienia kierownika biura obejmują:

  1. dostępność szkolnictwa wyższego kształcenie zawodowe brak wymagań dotyczących stażu pracy lub wykształcenia średniego zawodowego z obowiązkowym stażem pracy na stanowisku kierownika biura do dwóch lat;
  2. reprezentacyjny wygląd;
  3. komunikatywność, punktualność, umiejętność czytania i pisania, wyczucie taktu, zdolności organizacyjne.

Dla produktywnych i stabilna praca W przedsiębiorstwie kierownik biura musi posiadać określone umiejętności i zdolności. Oto ich główna lista:

  1. znajomość konstytucji i obowiązujących przepisów prawa dotyczących pracy biurowej, prawa pracy i prawa administracyjnego;
  2. kompetencje etyczne komunikacja biznesowa i korespondencja;
  3. Pewne korzystanie z komputerów, zwłaszcza tych programy elektroniczne, które są potrzebne przy utrzymaniu przepływu dokumentów;
  4. Posiadanie umiejętności obsługi sprzętu biurowego;
  5. opanowanie technik szybkiego wybierania numerów.

Pomimo tego, że stanowisko kierownika biura jest na rynku pracy dość młode, zapotrzebowanie na niego jest trudne do przecenienia. Zapotrzebowanie na wykwalifikowanych specjalistów w tej dziedzinie wzrasta z każdym dniem, a osoby ubiegające się o wolne stanowiska nie zawsze posiadają odpowiednie wykształcenie i doświadczenie. Dostępne są różne programy szkoleniowe, które rozwiązują te problemy.

Jak uczyć stanowiska kierownika biura „od podstaw”

Dla początkujących specjalistów w zakresie zarządzania biurem dostępne są różne kursy. Ich program trwa średnio 60-120 godzin akademickich i jest prowadzony zarówno w formie grupowej, jak i indywidualnej.
W centra szkoleniowe słuchaczom oferowane są wykłady, prezentacje, seminaria, a także zajęcia praktyczne utrwalić zdobytą wiedzę. Przygotowanie teoretyczne obejmuje tematykę związaną z pojęciami kultury pisemnej i etykiety komunikacji biznesowej, samoorganizacji. Opanowane są podstawowe pojęcia pracy biurowej, poprawny projekt dokumenty urzędowe, archiwa i nomenklatura.
Ponieważ kierownikowi biura często przydzielane są zadania związane z zarządzaniem dokumentacją kadrową, podczas szkolenia należy zapoznać się z tymi pojęciami dokumentacja kadrowe (zamówienia, opisy stanowisk, regulamin pracy).
Podczas szkoleń istotne miejsce zajmuje umiejętność obsługi komputera. W tej sekcji analizowane są dane, pracuje się z szablonami i poruszane są kwestie związane z ochroną dokumentów i rozwojem środków bezpieczeństwa. Na przygotowanych formularzach realizowane są zajęcia praktyczne polegające na sporządzaniu dokumentów, sporządzaniu aktów i pism.

Pisząc o wakacie lub szukając pracy w tym obszarze warto wiedzieć, że alternatywnymi tytułami dla stanowiska kierownika biura mogą być: administrator, sekretarz kierownika, zastępca kierownika, urzędnik.

Jak może wyglądać ogłoszenie o naborze na stanowisko kierownika biura? Poniżej znajduje się przybliżony formularz.

Przykład ogłoszenia o naborze na stanowisko kierownika biura:


Poszukujemy kompetentnego i inteligentnego kierownika biura do pracy w przyjaznym zespole.
Jeśli jesteś osobą ambitną i nastawioną na cel, chcącą się rozwijać drabina kariery, będzie nam miło widzieć Cię w naszym zespole. Przyjdź do nas na rozmowę kwalifikacyjną, ale wiedz, że:
1. Wymagamy od pracy naszych pracowników, bo chcemy być najlepsi.
2. Ciągle uczymy się nowych rzeczy i dążymy do samorozwoju.
3. Godne wynagrodzenie oferujemy tylko pracownikom odnoszącym sukcesy, odpowiedzialnym i punktualnym.
Możliwości, które u nas zyskasz:
1. Nabycie praktycznych umiejętności w firmie o wiodącej pozycji na rynku.
2. Szkolenie z przewodnikiem najlepsi specjaliści firmy.
3. Konkurencyjne płace.
4. Udział w ciekawe projekty, konferencje, szkolenia.
Twoimi głównymi zadaniami będą:
· rozwiązywać problemy organizacyjne biura (zamawianie i rozliczanie artykułów biurowych, żywności itp.);
· rejestrować korespondencję przychodzącą/wychodzącą;
· prowadzenia korespondencji handlowej;
· Przygotowywanie zamówień dla personelu;
· Prowadzenie rozmów telefonicznych z klientami.
Nasze wymagania wobec wnioskodawcy:
· wyższa edukacja;
· punktualność;
· umiejętności komunikacyjne i organizacyjne;
· alfabetyzacja.
Nagroda:
Wynagrodzenie składa się ze stałej stawki oraz premii zależnej od wyników pracy. Im więcej inwestujesz w swoją pracę, tym wyższa jest płatność.
Jeśli jesteś osobą celową i aktywną, dołącz do naszego zespołu i rozwijaj się razem z nami!


Dla organizacji lub urzędu niezwykle ważne jest zapewnienie nieprzerwanej pracy, podczas której kumulują się sprawy organizacyjne aktualna dokumentacja. Doświadczony kierownik biura musi skonfigurować te i inne procesy. Do ich kompetencji należy tworzenie powiązań komunikacyjnych.

Pracownicy mylą stanowisko sekretarza organizacji ze stanowiskiem kierownika biura, błędnie wierząc, że jest to ten sam zawód. W rzeczywistości zakres obowiązków menedżera jest znacznie szerszy niż zwykłego sekretarza; łączy on w sobie niektóre funkcje kierownika ds. zaopatrzenia, sekretarza, kierownika ds. Rekrutacji i wiele więcej. Czy każdy pracownik zostanie odnoszącym sukcesy menadżerem biura? Co cechy osobiste powinien był?

Wszystkie wytyczne kierownictwa kierowane do pracownika są wykonywane zgodnie z tak szybko, jak to możliwe. Z tego względu od kandydata wymaga się odpowiedzialności, skuteczności i punktualności. Jednocześnie nie mniej ważne zdolności umysłowe kandydat: doskonała pamięć i umiejętność koncentracji na problemie.

Osoba chcąca objąć to atrakcyjne stanowisko zdaje sobie sprawę, że będzie twarzą firmy, dlatego tutaj będzie musiała wykazać się wszystkimi swoimi umiejętnościami komunikacyjnymi. Musi okazywać dobrą wolę gościom i klientom firmy.

  • Udzielenie pełnych informacji do realizacji zamówień, w tym danych poufnych
  • Aby praca była bardziej efektywna, zgłaszaj różne innowacyjne propozycje
  • Żądaj warunków pracy, w których wygodnie będzie wykonywać określone czynności
  • Działaj w ramach swoich kompetencji. Pracownik ma prawo podejmować decyzje w ramach własnego profesjonalizmu

W zależności od celu organizacji, lista praw jest uzupełniana lub ograniczana. Praca kierownika biura przebiega w atmosferze lekkiego napięcia, bo musi się odnaleźć prawidłowe rozwiązanie różnorodne zadania. Z tego powodu tak ważne jest, aby zajmowane stanowisko przynosiło satysfakcję.

Na stanowisku „kierownika biura” większość pracodawców widzi pracownika wykonującego dość szeroki zakres obowiązków. Celem wprowadzenia do tabela personelu Za zapewnienie niezakłóconego funkcjonowania biura odpowiada spółka Phoenix LLC tej jednostki.

Wymagania do szkolenie zawodowe kierownik biura:

  • 1. Staż pracy w tym zawodzie (jako kierownik biura lub na podobnym stanowisku – zastępca kierownika, sekretarka itp.) od pół roku do trzy lata(w zależności od statusu stanowiska na które w tym przypadku wnioskodawca składa wniosek).
  • 2. Wyższa edukacja(najlepiej zgodnie z profilem organizacji, która ogłosiła konkurs na wolne stanowisko, na kierunku menadżerskim lub technicznym).
  • 3. Pewne umiejętności pracy komputer osobisty(PC), które wymagają nie tylko umiejętności kompetentnego korzystania z zainstalowanego oprogramowanie(oprogramowanie), ale także samodzielnie instaluj oprogramowanie, przeprowadzaj prostą konfigurację i konserwację komputera, podłączaj urządzenia peryferyjne itp.
  • 4. Znajomość podstaw programy komputerowe(minimalny - operacyjny System Windows, MS Office, Internet Explorer).

Podane wymagania są minimalne.

W prezentowanym zestawieniu uszeregowano je według ważności, w kolejności malejącej. W praktyce oznacza to, że podejmując decyzję o powołaniu kandydata na stanowisko kierownika urzędu, pracodawca przede wszystkim zwraca uwagę na to, czy posiada on praktyczne doświadczenie pracy, jego poziom wykształcenia i stopień znajomości języka obcego.

Jako dodatek cechy zawodowe kierownik biura, pracodawca wymienia następujące wymagania:

  • 1. Wnioskodawca posiada doświadczenie w pracy administracyjno-gospodarczej i/lub pracy z personelem.
  • 2. Dodatkowa edukacja(drugi wyższy, a także różne kształty zaawansowane szkolenia, przede wszystkim z zakresu zarządzania itp.).
  • 3. Zaawansowany poziom znajomości języka obcego, np. umiejętność wykonywania tłumaczeń pisemnych lub ustnych, umiejętność samodzielnego czytania dokumentacja techniczna oraz literaturę specjalistyczną nt język obcy i tak dalej.
  • 4. Umiejętność obsługi urządzeń biurowych (kopiarka, fax, skaner, mini-PBX, urządzenia nieprzerwana dostawa energii, urządzenie ładujące), najlepiej umiejętność szybkiego identyfikowania i eliminowania w nich drobnych usterek.
  • 5. Posiadanie technologia informacyjna(w szczególności podstawy programowania, HTML), umiejętność pracy z oprogramowaniem aplikacyjnym, a także z systemami odniesienia prawnego (LRS): „Garant”, „Konsultant”, „Kodeks” itp.

Dotyczący specjalne wymagania wymagań pracodawcy wobec osoby ubiegającej się o stanowisko kierownika biura, wówczas ich zakres jest szeroki. Jednocześnie stawianie takich wymagań profesjonalizmowi kierownika urzędu wydaje się w pełni uzasadnione, a ich brak może co najmniej znacząco utrudnić nowo powstałemu „właścicielowi biura” efektywne wykonywanie jego obowiązków służbowych oraz to z kolei ma niezwykle negatywny wpływ na organizację pracy całego aparatu zarządzania przedsiębiorstwem.

Aby uzyskać obiektywne pojęcie o charakterze specjalnych wymagań dotyczących szkolenia zawodowego kierownika biura, podano je poniżej.

  • 1. Rozumienie specyfiki działalności organizacji, znajomość odpowiedniej terminologii i słownictwa.
  • 2. Profesjonalna znajomość metod zarządzania w warunkach zbliżonych do organizacji (zarządzanie praktyczne – od 6 miesięcy i dłużej).
  • 3. Profesjonalna znajomość komputerów i programów.

Pracodawca stawia także dość rygorystyczne wymagania cechy biznesowe kandydatów na stanowisko kierownika biura. Podobnie jak w przypadku wymagań dotyczących wiedzy i umiejętności zawodowych.

  • 1) umiejętności organizacyjne, tj. umiejętność zarządzania podległymi pracownikami;
  • 2) reprezentatywny wygląd (w innych wariantach także reprezentacyjny, atrakcyjny);
  • 3) komunikacja biznesowa, w szczególności umiejętność jasnego i jednoznacznego formułowania poleceń oraz kompetentnego i jasnego pisania i mówienia po rosyjsku;
  • 4) etykieta zawodowa, przestrzeganie zasad zachowań organizacyjnych(w inny sposób - podporządkowanie) i kultura korporacyjna;
  • 5) odporność na stres (taktowność, brak konfliktu, dobra wola).

Oprócz tej listy należy również porozmawiać o „zaletach” kierownika biura, takich jak:

  • 1) wysoka wydajność, w tym w warunkach kryzysu spowodowanego zarówno przyczynami obiektywnymi, jak i subiektywnymi;
  • 2) punktualność, a w szczególności posiadanie dobrej pamięci i zdolności samoorganizacji;
  • 3) pracowitość połączona z rozsądną inicjatywą i rozwagą w planach i działaniu;
  • 4) umiejętność pracy w zespole, pozostając „pierwszym wśród równych”;
  • 5) umiejętność wzięcia odpowiedzialności, zwłaszcza gdy szefa nie ma w pobliżu, a decyzja musi zostać podjęta i to natychmiast.
  • 1) determinacja, umiejętność ustalania priorytetów pracy;
  • 2) zdolność uczenia się, a także umiejętność szkolenia podległych pracowników;
  • 3) intuicja zawodowa, umiejętność przewidywania rozwoju sytuacji;
  • 4) upór, który jednak nie ma nic wspólnego z „baranim” uporem;
  • 5) optymizm (oparty na rzeczywistej znajomości środowiska biurowego).