Tabela kadrowa, jako dokument personalny, budzi dla wielu wiele pytań. Na przykład, jak często należy go sporządzać, jak poprawnie wypełnić ujednolicony formularz i czy ta regulacja jest obowiązkowa. Aby wyjaśnić sytuację, warto bardziej szczegółowo zastanowić się nad niektórymi kwestiami.

Dlaczego potrzebujesz personelu?

Tabela kadrowa jest dokumentem niezbędnym do ukształtowania struktury kadrowej i wielkości organizacji w pełnej zgodności z Kartą przedsiębiorstwa. Dokument ten zawiera wykaz działów strukturalnych organizacji, wykaz stanowisk, nazwy specjalności i zawodów z kwalifikacjami, a także dane o wymaganej liczbie określonych jednostek kadrowych. Do jego kompilacji używany jest ujednolicony formularz T-3, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji.

Z punktu widzenia pracodawcy kadra pełni szereg ważnych funkcji i pozwala maksymalnie zoptymalizować i usprawnić pracę instytucji. Korzystanie z tabeli kadrowej pozwala wyraźnie zobaczyć całą strukturę organizacji wraz z jej działami, ustalić liczbę jednostek kadrowych, kontrolować liczbę i jakość pracowników, śledzić system wynagrodzeń i dodatki. A gdy pojawiają się wakaty, znacznie upraszcza to dobór personelu.

Czy lista pracowników jest dokumentem obowiązkowym?

Co ciekawe, nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie. Z jednej strony Kodeks pracy porusza problematykę kadrową, gdyż dokument ten dotyczy funkcji pracowniczej pracownika organizacji oraz wynagradzania personelu. Tak, a w umowie o pracę wskazano, że pracownik wykonuje obowiązki zgodnie z tabelą kadrową. Istnieje ujednolicona forma zatrudnienia, a dokument ten jest również wymieniony w Instrukcji prowadzenia ksiąg pracy (wpisy w księdze pracy są dokonywane z uwzględnieniem nazwy stanowiska zgodnie z tabelą personelu). Tak więc musi być personel organizacji. Ale z drugiej strony żaden akt normatywny nie wskazuje bezpośrednio na obowiązek pracodawcy wprowadzenia tabeli kadrowej. A jednak lepiej jest wydać ten dokument personalny, ponieważ większość organów kontrolnych uważa go za obowiązkowy dla każdej organizacji.

Na przykład organy podatkowe i Fundusz Ubezpieczeń Społecznych zawsze wymagają zatrudnienia personelu podczas przeprowadzania kontroli na miejscu. Zgodnie z nią weryfikują poprawność naliczania składek ubezpieczeniowych, zbierają informacje o doświadczeniach ubezpieczeniowych pracowników, kontrolują poprawność opodatkowania. Fakt, że lista pracowników nie jest dokumentem rozliczeniowym, nie zwalnia pracodawcy z konieczności przedstawiania jej podczas kontroli na żądanie osób trzecich. A jego nieobecność można uznać za naruszenie prawa pracy, za które należy zapłacić grzywnę dla organizacji w wysokości 50 000 rubli. Oczywiście można ją zaskarżyć w sądzie (zwłaszcza, że ​​w prawie nie ma bezpośredniego wskazania na obowiązek sporządzenia listy pracowników przez pracodawcę), ale najpierw trzeba ją opłacić.

Częstotliwość zatrudnienia

Jak często trzeba tworzyć nową tabelę personelu? Na to pytanie również nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Ale w tej sytuacji należy kierować się logiką: ponieważ tabela personelu jest dokumentem planistycznym, wskazane jest sporządzenie jej na jeden rok kalendarzowy lub pół roku. Pozwoli to, w razie potrzeby, uregulować liczbę personelu organizacji i jej skład jakościowy. Ale jednocześnie możliwe jest zatwierdzenie tabeli kadrowej na kilka lat (jeśli organizacja nie musi wprowadzać nowych stanowisk).

Kto opracowuje i zatwierdza tabelę personelu?

Jeśli w firmie nie ma stołu kadrowego, ale kierownictwo zdecydowało się go rozbudować, pojawia się uzasadnione pytanie: kto powinien to robić? Ponownie, prawodawstwo nie daje na to jasnej odpowiedzi. Dlatego lider może to zrobić sam, wyznaczając krąg odpowiedzialnych osób, które mu pomogą. Logiczne jest, że są to pracownicy personalni, główny księgowy, pracownicy działu prawnego lub planowania i ekonomii. A jeśli przedsiębiorstwo ma dział zajmujący się organizacją pracy i płac, możesz im powierzyć tę pracę. Obowiązki związane z opracowaniem i opracowaniem tabeli kadrowej 2014 mogą znaleźć odzwierciedlenie w umowie o pracę pracownika lub jego obowiązkach funkcjonalnych.

Zatwierdzenie tabeli kadrowej odnosi się do uprawnień szefa organizacji lub osoby, której uprawnienia te są przekazywane zarządzeniem szefa. Aby zatwierdzić stół kadrowy, kierownik musi podpisać specjalne zamówienie lub zamówienie. Szczegóły tego dokumentu należy podać w polu ujednoliconego formularza T-3 „Zatwierdzone zamówieniem organizacji z dnia” __ „________20__ nr __”. Jednocześnie data zatwierdzenia i data wejścia w życie tabeli kadrowej mogą się nie pokrywać (data wejścia w życie jest zwykle późniejsza).

Jak długo utrzymywany jest harmonogram?

Rosarchiwum ustala pewne okresy przechowywania standardowych dokumentów zarządczych, zgodnie z którymi tabelę personelu instytucji należy przechowywać przez trzy lata, począwszy od roku następującego po roku, w którym dokument stał się nieważny. Jeśli chodzi o ustalenia kadrowe, które zostaną omówione w następnym rozdziale, są one przechowywane przez siedemdziesiąt pięć lat po sporządzeniu nowych.

Staffing – pomoc w pracy działu personalnego

W niektórych organizacjach dział personalny prowadzi tabelę kadrową - mobilną wersję tabeli kadrowej, która odzwierciedla wszystkie wolne stanowiska, a także wszystkie informacje o obsadzie stanowisk (imiona i nazwiska pracujących pracowników, status stanowisk itp.). Rekrutacja dostarcza niezbędnych informacji o zmianach kadrowych, zawiera stany osobowe pracowników, informacje o stażu pracy i kategoriach (niepełnoletni, niepełnosprawni, emeryci z dziećmi poniżej trzech lat itp.) pracowników.

Przy sporządzaniu zestawienia kadrowego jako podstawę przyjmuje się aktualną tabelę kadrową, do której dodawane są niezbędne kolumny. Ten dokument jest opcjonalny i nie musi być utrzymywany przez organizację. Ale kadra jest dość wygodnym dokumentem, szczególnie dla dużych organizacji, co pozwala zoptymalizować pracę oficerów personalnych i wyraźnie kontrolować obsadzanie wolnych stanowisk. Dlatego jest często używany jako dokument wewnętrzny.

Lista pracownicza pracowników: zasady sporządzania

Rozważ kompilację tabeli personelu w oparciu o ujednolicony formularz T-3. Aby otrzymać gotowy dokument, wystarczy wypełnić formularz, kierując się Instrukcjami wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej.

"Czapka". Podczas tworzenia „nagłówka” należy podać nazwę organizacji w polu „Nazwa” (odbywa się to zgodnie z certyfikatem rejestracji), kod OKPO, numer dokumentu i datę kompilacji. W polu „Personel na okres…” należy podać tylko datę wejścia w życie tego dokumentu.

• Kolumna 1 „Nazwa”. Wskazujemy nazwę jednostki strukturalnej, warsztatu, przedstawicielstwa, oddziału, układając jednostkę strukturalną według istniejącej hierarchii.
• Kolumna 2 „Kod”. Wskazujemy kod jednostki strukturalnej przydzielonej jej przez kierownika organizacji.
• Kolumna 3. Wskazujemy stanowisko (specjalność, zawód), rangę, klasę (kategorię) kwalifikacji pracownika zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Zawodów oraz Katalogiem Kwalifikacyjnym Menedżerów i Specjalistów. W tym miejscu należy pamiętać, że stanowisko, na które pracownik jest przyjmowany, powinno brzmieć tak samo zarówno na liście pracowników, jak iw umowie o pracę, a także w książeczce pracy.
• Kolumna 4 „Liczba jednostek pracowniczych”. Określ liczbę jednostek personelu dla odpowiednich stanowisk. Jeśli istnieją niekompletne jednostki, należy je wskazać w ułamkach, na przykład 2,75. A jeśli są wolne miejsca, są one również wskazane.
• Kolumna 5 „Stawka taryfowa”. Wskazujemy wynagrodzenie, skalę taryfową, procent przychodów, udział w zysku - wszystko zależy od tego, jaki system wynagrodzeń działa w danej organizacji. Najważniejsze jest wskazanie kwoty w ekwiwalencie rubla i pamiętanie, że wynagrodzenie (stawka taryfowa) nie może być niższa niż płaca minimalna.
• Kolumny 6, 7, 8 „Dopłaty”. Wskazujemy przewidziane płatności motywacyjne i kompensacyjne. Mogą to być premie, płatności dodatkowe, płatności motywacyjne, dodatki, które mogą być ustalane zarówno przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej, jak i przez pracodawcę. Takie płatności mogą być kwotami stałymi lub dopłatami procentowymi.
• Kolumna 9. Wskazujemy całkowitą ilość kolumn 5-8. Oznacza to, że sumujemy pensje i wszystkie dodatki oraz wyświetlamy całkowitą wartość w rublach. Jeśli dane są podane w procentach, wyświetlamy procent.
• Kolumna 10 jest przeznaczona na notatki. Jeśli nie, to pole jest puste.

Po wypełnieniu wszystkich kolumn musisz wypełnić wiersz „Ogółem”. Podsumowuje wszystkie wskaźniki w kolumnach pionowych: wskazuje, ile przewiduje grafik jednostek pracowniczych, wysokość wynagrodzeń (stawek taryfowych), dodatki i wysokość miesięcznego wynagrodzenia.

Tabela kadrowa podpisuje kierownik działu personalnego lub osoba upoważniona, a także główny księgowy organizacji. Możesz drukować na dokumencie, ale nie jest to konieczne.

Zmiana w obsadzie

Nawet ustalony stół kadrowy musi być od czasu do czasu zmieniany. Przyczyną takich zmian może być konieczność wprowadzenia nowej jednostki, podziału na państwo lub odwrotnie, zmniejszenia dotychczasowego personelu. Ponadto może zaistnieć potrzeba zmiany wynagrodzeń, stawek taryfowych, a także konieczność zmiany nazw stanowisk lub działów.

Istnieją dwie opcje wprowadzania zmian w tabeli personelu:

• opracować i zatwierdzić nową tabelę personelu;
• wprowadzić zmiany w aktualnej tabeli personelu.

W pierwszym przypadku tabela kadrowa opracowywana jest na podstawie dotychczasowej, ale z zastrzeżeniem niezbędnych zmian, i jest wprowadzana w życie od początku lub połowy roku kalendarzowego. Jeśli jest pilna potrzeba, to od początku nowego miesiąca.

Jeśli chodzi o dokonywanie zmian w aktualnym dokumencie bez jego anulowania, są one dokonywane zgodnie z poleceniem kierownika „O zmianie stołu kadrowego”. W samym zleceniu należy wskazać podstawę do wprowadzenia zmian w tabeli kadrowej (może to być reorganizacja, redukcja, usprawnienie struktury organizacji itp.), a także wskazać, jakie zmiany należy wprowadzić.

W dużej organizacji o rozgałęzionej strukturze lepiej wskazać nie tylko stanowiska, na które zmiana ma wpływ, ale także jednostki strukturalne, w których te stanowiska się znajdują. Jednocześnie wszystkie zmiany w tabeli personelu muszą być zgłaszane pracownikom przedsiębiorstwa, a także uwzględniane w książkach roboczych w odniesieniu do podstawy (zlecenia lub instrukcji).

Downsizing: kiedy wprowadzać zmiany?

Zmniejszenie kadry lub liczby pracowników jest jednym z powodów dokonywania zmian w tabeli kadrowej, gdyż zmniejszenie liczebności organizacji wiąże się z wyłączeniem poszczególnych jednostek kadrowych z grafiku, a redukcją kadr - etatów. Jednocześnie zwalniani pracownicy podlegają zwolnieniu (chyba że mają zostać przeniesieni do innej pracy).

Ponieważ po zwolnieniu w celu zmniejszenia liczby pracowników konieczne jest powiadomienie o zmianach nie później niż z dwumiesięcznym wyprzedzeniem, nowa tabela zatrudnienia może zostać wprowadzona w życie dopiero po upływie tego okresu. Chociaż można ją sporządzić z wyprzedzeniem, sama obecność nowej lub zmienionej tabeli kadrowej, która została już zatwierdzona, potwierdzi kwalifikowalność do zwolnienia pracowników. W przypadku wyeliminowania okoliczności, na podstawie których podjęto decyzję o zmniejszeniu, pracodawca ma prawo ponownie zmienić tabelę zatrudnienia w kierunku zwiększania liczby pracowników.

Zmiana w ujednoliconej formie T-3

Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego nr 20 z dnia 24 marca 1999 r. umożliwia organizacjom wprowadzanie zmian w ujednoliconych formach podstawowej dokumentacji księgowej (zezwolenie to nie dotyczy rozliczania transakcji gotówkowych). Dlatego w razie pilnej potrzeby organizacja może wprowadzić własne zmiany w gotowym formularzu, ale nie ma możliwości usunięcia istniejących szczegółów. Zmiany mogą dotyczyć poszerzenia lub zwężenia kolumn, dodania linii lub luźnych arkuszy. Niezbędne poprawki można wprowadzić podczas produkcji formularzy w oparciu o ujednolicony formularz.

Tabela kadrowa jest wygodną formą usystematyzowania danych o liczebności personelu organizacji w kontekście podziałów strukturalnych oraz z uwzględnieniem funduszu płac. Prowadzenie tabeli kadrowej jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw. Jest to jeden z głównych dokumentów firmy, przedstawia całą strukturę przedsiębiorstwa, a także fundusz płac.

Rekrutacja: funkcje zarządzania

Lista kadrowa przedstawia strukturę kadrową przedsiębiorstwa z podziałem na działy, stanowiska, zawody oraz z uwzględnieniem funduszu płac (wynagrodzenia taryfowe i dodatki za stanowiska). Dokument ten obejmuje wszystkie jednostki strukturalne, w tym wolne stanowiska.

Wypełnienie tego dokumentu jest obowiązkowe dla każdego przedsiębiorstwa; w tym celu można skorzystać z ujednoliconego formularza T-3 lub utworzyć własną przykładową tabelę personelu. Formularz T-3 opracowany przez Państwowy Komitet Statystyczny jest przejrzysty i łatwy w użyciu, więc większość przedsiębiorstw woli z niego korzystać.

Tabela kadrowa jest opracowywana dla całej firmy jako całości, z uwzględnieniem wszystkich działów i oddziałów. Dla oddziału można sporządzić osobny dokument, ale musi on być uwzględniony w harmonogramie struktury kadrowej firmy jako całości.

Tabelę kadrową sporządza się na początku przedsiębiorstwa, okres jej ważności ustala firma niezależnie. Jednocześnie na dokumencie należy wskazać datę kompilacji i datę wygaśnięcia. Większość firm zatrudnia na okres jednego roku, ale jeśli nie ma znaczących zmian w firmie, to można go sporządzić na kilka lat.

W przypadku zmiany nazw stanowisk i działów, wprowadzania nowych jednostek strukturalnych, restrukturyzacji struktury organizacyjnej firmy, redukcji personelu, konieczne jest dokonanie zmian w tabeli kadrowej.

Zmiany dokonywane są na zlecenie szefa. Zamówienie może być:

• dokonywać zmian (z pojedynczymi zmianami, np. dodaniem nowej pozycji);
• sporządzenie nowej tabeli kadrowej (zalecane nie więcej niż 6 razy w roku).

Zmiany w tabeli personelu muszą być zgłoszone na piśmie pracownikom, których dotyczą te zmiany.

Specjaliści z działu personalnego lub działu księgowości są wyznaczeni do kompilacji tabeli kadrowej, jeśli firma jest mała, może to zrobić kierownik.

Tabela kadrowa zawiera elementy tajemnicy handlowej (na przykład wysokość wynagrodzenia), dlatego jest sporządzona w jednym egzemplarzu i przechowywana w dziale księgowości, w razie potrzeby można sporządzić kopię dla kierownika. Tylko ta część dokumentu, która dotyczy ich obszaru odpowiedzialności, jest przekazywana kierownikom działów strukturalnych. Informacje o wolnych stanowiskach przekazywane są do działu personalnego.

Lista pracowników nie zawiera informacji z nazwiskami osób zajmujących poszczególne stanowiska. Dane te są wprowadzane w osobnym niewiążącym dokumencie dla firm - Obsada lub zastępstwa, dokument ten może powielić przykładową tabelę obsadzania tylko z dodatkową kolumną z pełnym imieniem i nazwiskiem pracownika.

Przykład struktury kadrowej

Personel przedsiębiorstwa powinien obejmować następujące sekcje:

1. Nazwa firmy i kod OKPO.
2. Data, numer i data ważności dokumentu.
3. Wyliczenie pododdziałów strukturalnych firmy. Jeśli przedsiębiorstwo kojarzy się z usługą publiczną lub z niebezpiecznymi warunkami produkcji, wówczas nazwy działów muszą dokładnie odpowiadać klasyfikatorom państwowym i branżowym, katalogom i przepisom, aby nie powodować problemów przy rejestracji preferencyjnych emerytur dla pracowników.
4. Kody działów. Dla każdego oddziału w przedsiębiorstwie ustalany jest osobny kod, który wyświetla miejsce oddziału w ogólnej strukturze firmy, co znacznie upraszcza pracę firmy.
5. Tytuły stanowisk. Wszystkie stanowiska firmy muszą być wyświetlane według działu. Nazwa musi odpowiadać ogólnorosyjskiemu klasyfikatorowi zawodów.
6. Liczba pracowników przewidziana na każde stanowisko. Jeśli ma pracować w niepełnym wymiarze godzin lub w niepełnym wymiarze godzin, odpowiednie wskaźniki są wprowadzane do tabeli personelu - 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 itd.
7. Stawki taryfowe według pozycji, wskazane w rublach, procent sprzedaży lub inne wskaźniki (w zależności od wybranego systemu płac w przedsiębiorstwie).
8. Dodatki, premie za każdą pozycję. Mogą być również wyświetlane zarówno w rublach, jak i w procentach.
9. Dopłaty za szkodliwe warunki pracy, które są zatwierdzane według specjalnego schematu.
10. Wynagrodzenie całkowite, z uwzględnieniem dodatków itp. Z tej kolumny menedżer w łatwy i prosty sposób może zobaczyć listę płac za dany miesiąc.
11. Notatka. Jeśli kalkulacja listy płac jest bardzo złożona, możesz w tej kolumnie wstawić numer dokumentu, który opisuje szczegółową kalkulację.
12. Podpis kierownika, a także głównego księgowego i kierownika służby personalnej.
13. Rozkaz lidera.

Jeżeli pracownik nie zajmuje określonego stanowiska, ale jest zaangażowany w wykonywanie pracy tymczasowej, należy to również uwzględnić w tabeli personelu.

Podczas wypełniania wynagrodzeń taryfowych i dodatków często występują błędy, które można poprawić, przekreślając i poprawiając podpisem wykonawcy.

Rola personelu w przedsiębiorstwie

Podczas sporządzania tabeli kadrowej należy uważnie przestrzegać zasad, ponieważ jest ona często wykorzystywana jako dowód w sporach sądowych i przy ubieganiu się o emeryturę. Ten dokument ma stały okres trwałości.

Z dokumentu menedżer może analizować strukturę przedsiębiorstwa, liczbę stanowisk, fundusz wynagrodzeń oraz zgłaszać uwagi.

W niektórych przypadkach pracownik po zatrudnieniu musi zapoznać się z zapisami swojego stanowiska w tabeli kadrowej, jeśli z umowy o pracę wynika, że ​​wynagrodzenie kształtuje się zgodnie z tabelą kadrową.

Pracownik może również zażądać wypisu z listy pracowników z danymi dotyczącymi jego stanowiska i wynagrodzenia, ważne jest, aby dokument ten zawierał dane dotyczące tylko tego pracownika.

Organy państwowe (Inspekcja Podatkowa, Fundusz Emerytalny, Fundusz Ubezpieczeń Społecznych itp.) często wymagają personelu w procesie kontroli.

Obsługa kadrowa przedsiębiorstwa: praca biurowa, obieg dokumentów i ramy regulacyjne Gusyatnikova Daria Efimovna

2.1.2. Personel i personel

personel- jest to główny dokument, który służy do sformalizowania struktury, personelu i personelu organizacji zgodnie z kartą (przepisami). Lista pracowników zawiera wykaz jednostek strukturalnych, stanowisk, informacje o liczbie jednostek pracowniczych, wynagrodzenia służbowe, dodatki i miesięczne wynagrodzenia. Dokument ten daje kierownictwu prawo do obsadzenia pracownikami organizacji i jej działów strukturalnych. Również na podstawie tabeli kadrowej dział personalny przeprowadza selekcję pracowników na wolne stanowiska, tworzy rezerwę do awansu, organizuje zaawansowane szkolenia dla personelu.

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej nie wymaga obowiązkowej obecności tabeli kadrowej w każdej organizacji, jednak uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji nr 1 stanowi, że ujednolicone formy pierwotnej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i jej płatności , w tym formularz T-3 (Personel), mają zastosowanie do organizacji wszystkich form własności.

Dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji nr 1 wprowadzono niewielkie zmiany w formularzu T-3. W rzeczywistości zmieniły się podpisy na wizach zatwierdzających na końcu formularza. Listę pracowników podpisują teraz szef służby personalnej i główny księgowy. Tabela personelu jest zatwierdzana zamówieniem (zamówieniem) kierownik organizacji lub osoba przez niego upoważniona, upoważnienie do zatwierdzenia tego dokumentu musi być ustalone na piśmie. W takim zamówieniu, w przeciwieństwie do standardowego formularza zamówienia na główną działalność, nie ma części sprawdzającej, a zamówienie może rozpocząć się natychmiast od słów „ZAMÓWAM”, ponieważ nie są wymagane żadne dodatkowe wyjaśnienia, aby wprowadzić w życie tabelę personelu . Chociaż możesz określić powody (jeśli istnieją), dla których następuje zatwierdzenie nowego personelu.

Lista pracowników jest źródłem ustalania nazw stanowisk, specjalności, zawodów, które znajdują odzwierciedlenie w umowach o pracę i innej dokumentacji kadrowej (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Według Katalogu Kwalifikacji na stanowiska kierowników, specjalistów i innych pracowników, zatwierdzonego Dekretem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 21 sierpnia 1998 r. Nr 37, za zatrudnienie odpowiada ekonomista pracy, który jako ogólny reguły, jest częścią działu organizacji i wynagrodzeń. Ponieważ taka jednostka nie jest tworzona w każdej organizacji, opracowanie tabeli kadrowej najczęściej powierza się działowi personalnemu lub działowi planowania i ekonomii lub grupie specjalistów, a nawet działowi księgowości. Oznacza to, że kierownictwo firmy samodzielnie decyduje, komu powierza się tę pracę.

Jeżeli szef organizacji nakłada ten obowiązek na pracownika, dla którego nie jest to przewidziane w umowie o pracę i (lub) opisie stanowiska, wówczas taka osoba jest wyznaczana za pomocą zamówienia na główną działalność. Prace nad przygotowaniem tego dokumentu koordynuje zastępca szefa organizacji ds. zarządzania personelem lub inny urzędnik powołany na polecenie szefa organizacji.

W organizacjach o dużej sile oficjalnej i liczebnej wskazane jest opracowanie i zatwierdzenie obsady kadrowej odrębnej jednostki strukturalnej.

Tabela obsady posiada kod wg OKUD 0301017, jest zwykle wykonywana w ilości 3 egzemplarzy (plus egzemplarze według ilości zainteresowanych osób, działów), format formularza A4, okres jego przechowywania w miejscu opracowania oraz zatwierdzenie jest stałe, w innych organizacjach - 3 lata.

Formularz można wypełnić zarówno ręcznie, jak i przy pomocy technologii maszynowej (drukowanie, informatyka itp.), jednak z obowiązkową kopią zapasową informacji na papierze. Przy ręcznej metodzie wypełniania wszystkie wpisy muszą być wykonane tuszem lub długopisem wyraźnie i wyraźnie, bez plam i wymazań. Główną częścią stołu do obsługi personelu jest stół:

Nazwy podziałów strukturalnych z reguły są podane w kolejności alfabetycznej. Możesz również przejść od obsady jednostki (w kolejności malejącej). Jako zasadę lokalizacyjną dopuszcza się również wykorzystanie stopnia ważności funkcjonalnej wydziałów (np. najpierw dyrekcji, potem wydziałów produkcyjnych, w dalszej kolejności administracyjnych i technicznych). Nazwiska są podane bez skrótów, w liczbie pojedynczej w mianowniku.

Kodowanie działów strukturalnych jest niezbędne do tworzenia skonsolidowanej sprawozdawczości. Obecnie system kodowania podziałów jest obowiązkowy tylko w organach państwowych. W przypadku organizacji pozarządowych jest ona wprowadzana, jeśli obejmują dużą liczbę jednostek strukturalnych, a do zarządzania personelem wykorzystywane są zautomatyzowane systemy.

Kolumna 3 tabeli zawiera nazwy zawodów (stanowisk), które można zróżnicować według specjalizacji i kwalifikacji. W prawie pracy terminy „zawód” i „stanowisko” są używane do określenia rodzaju pracy pracownika, tylko pierwszy termin dotyczy takiej kategorii personelu, jak pracownicy, a drugi dotyczy pracowników.

Pracownicy- jest to grupa społeczna pracowników zajmujących się głównie pracą umysłową (niefizyczną), z reguły realizującą zarządzanie, podejmowanie i opracowywanie decyzji kierowniczych oraz przygotowywanie informacji. Z kolei pracownicy nazywana jest grupą społeczną pracowników zajmujących się głównie pracą fizyczną. Praca tej kategorii pracowników z reguły polega na tworzeniu bogactwa materialnego, a także na technicznym i produkcyjnym wsparciu organizacji.

Nazwa zawodu pochodzi z Ujednoliconego Katalogu Taryf i Kwalifikacji Prac i Zawodów Pracowników (ETKS) odpowiedniego wydania (sekcja). Procedurę tę określa art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, który stanowi, że „Jeżeli zgodnie z ustawami federalnymi udzielanie świadczeń lub ograniczeń wiąże się z wykonywaniem pracy na określonych stanowiskach, specjalnościach lub zawodach, wówczas nazwy tych stanowisk, specjalności lub zawody i wymagania kwalifikacyjne dla nich muszą odpowiadać nazwom i wymaganiom wskazanym w podręcznikach kwalifikacyjnych ... ”. Wymagania kwalifikacyjne dla zawodów są właśnie ustalane przez ETCS. Obecnie sprawy ETKS są aktywnie rewidowane, a problemy z definiowaniem nazw zawodów pracowników powinny zostać rozwiązane w najbliższej przyszłości.

Inaczej jest z tytułami zawodowymi. Do tej pory w pracy służb personalnych wykorzystywany jest wspomniany już branżowy Katalog Kwalifikacji na stanowiska menedżerów, specjalistów i innych pracowników. Ponadto wymagania kwalifikacyjne dla stanowisk w poszczególnych branżach zawarte są w różnych zbiorach.

Zdecydowana większość kolekcji skupia się na sektorze publicznym. W sferze komercyjnej, w celu ustalenia prawidłowej nazwy stanowiska, możesz skorzystać z ogólnorosyjskiego klasyfikatora zawodów pracowników, stanowisk pracowników i kategorii płacowych (OKPDTR). Przypomnijmy, że z OKPDTR należy się kontaktować tylko w celu ustalenia nazwy stanowiska, a nie zawodu, ponieważ nie odzwierciedla on jeszcze nazw zawodów pracowników zgodnie z nowym ETKS.

W ostatnim czasie organizacje, zwłaszcza z kapitałem zagranicznym, a także firmy, które pasjonują się nowymi stylami zarządzania, posługują się zagranicznymi tytułami zawodowymi. Większość z nich można znaleźć w odpowiednikach rosyjskiego prawa pracy; ale są tacy, których lista obowiązków wykracza poza granice dotychczasowych stanowisk. Na przykład handlowcy, logistycy, nadzorcy itp.

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej częściowo rozwiązał ten problem. Artykuł 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej definitywnie i jednoznacznie stanowi, że nazwa stanowiska, specjalność, zawód jest ustalana zgodnie z listą pracowników. W związku z tym nowe tytuły stanowisk mogą również zostać uwzględnione w tabeli personelu, na przykład, jeśli organizacja wprowadzi nowe metody strukturyzacji i zarządzania personelem. Pożądane jest jednak spełnienie dwóch warunków:

Sprawdź, czy karta kwalifikacyjna (charakterystyka) wprowadzanego stanowiska nie zawiera obowiązków podobnych do obowiązków na stanowiskach, dla których ustawodawstwo przewiduje emerytury i inne świadczenia;

Nie daj się ponieść nowomodnym imionom, ponieważ większość z nich należy do profesjonalnego slangu (żargonu), a nawet w krajach, w których używa się zapożyczeń, używa się ich tylko w mowie potocznej (na przykład „łowca głów” - „specjalista w znajdowaniu liderów ").

Lepiej dowiedzieć się od inicjatorów wprowadzenia nowych stanowisk, czy istnieją ich pełne i oficjalnie zaakceptowane nazwy. Rzeczywiście, opuszczając organizację, pracownik często odchodzi z takim wpisem w księdze pracy, co może być niezrozumiałe nie tylko dla nowego pracodawcy, ale także dla organów przetwarzających emerytury.

Na liście pracowników nazwy zawodów (stanowisk) są wskazane jako część jednostek strukturalnych. Są one wymienione w kolejności starszeństwa, zaczynając od najwyższego poziomu, a kończąc na poziomie młodszym: kierownik, zastępca kierownika, specjalista, wykonawca techniczny itp. W tabeli kadrowej dozwolone jest wskazanie podwójnych tytułów stanowisk oddzielonych „- ”, a oficjalna pensja jest ustalana według pierwszych pozycji w podwójnym tytule.

W przypadku, gdy organizacja ma pracowników, którzy nie są częścią żadnej jednostki strukturalnej, są oni rejestrowani jako „inny personel”.

Nazwa jest podana w całości, w liczbie pojedynczej w mianowniku. Skróty „głowa”, „zastępca”, „początek” nie dozwolony.

Liczba jednostek kadrowych (kolumna 4) jest podana w jednostkach dla każdego stanowiska lub zawodu. Stanowiska, dla których przewidziano utrzymanie niekompletnej jednostki kadrowej, są wskazane w odpowiednich udziałach (0,2; 0,4 itd.).

Kolumna 5 wskazuje wynagrodzenia (stawki taryfowe) ustalone za wykonywanie pracy zgodnie z zawodami (stanowiskami) wymienionymi w kolumnie 3. Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wynagrodzenie (stawka taryfowa) jest stałą kwotą wynagrodzenia dla pracownika za spełnienie normy pracy (obowiązki pracy) o określonej złożoności (kwalifikacjach) na jednostkę czasu.

Wynagrodzenia (stawki taryfowe) zgodnie z art. 135 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ustala się:

Pracownicy organizacji finansowanych z budżetu – na podstawie odpowiednich ustaw i innych regulacyjnych aktów prawnych;

Pracownicy organizacji z finansowaniem mieszanym (finansowanie budżetowe i dochody biznesowe) - ustawy, inne akty prawne regulacyjne, układy zbiorowe, porozumienia, przepisy lokalne organizacji;

Pracownicy innych organizacji - układy zbiorowe, porozumienia, regulaminy lokalne organizacji, umowy o pracę.

Stawka taryfowa jest elementem systemu taryfowego (tj. zbiorem norm, według których różnicowane są zarobki pracowników różnych kategorii). Gdy wynagrodzenie oparte jest na systemie taryfowym, wysokość stawki taryfowej (wynagrodzenia) I kategorii ujednoliconej skali taryfowej nie może być niższa niż płaca minimalna.

Taryfowy system płac zawiera : stawki taryfowe (wynagrodzenia), skala taryfowa, współczynniki taryfowe . Złożoność wykonanych prac ustalana jest na podstawie ich rozliczenia.

Rozliczenie pracy i przypisanie kategorii płacowych pracownikom odbywa się z uwzględnieniem Jednolitego Taryfowego i Kwalifikacyjnego Katalogu Prac i Zawodów Pracowników, Przewodnika Kwalifikacyjnego dla Stanowisk Kierowników, Specjalistów i Pracowników.

System taryfowy wynagrodzeń pracowników organizacji finansowanych z budżetów wszystkich szczebli ustalany jest na podstawie jednolitej taryfy wynagrodzeń pracowników sektora publicznego, zatwierdzonej w sposób określony przez prawo federalne, stanowiącej gwarancję dla wynagrodzenia pracowników sektora publicznego. Taryfowy system wynagradzania pracowników innych organizacji mogą być ustalane w układach zbiorowych, porozumieniach, z uwzględnieniem ujednoliconych ksiąg taryfowych i kwalifikacyjnych oraz państwowych gwarancji wynagrodzeń.

Jeśli chodzi o dodatki (kolumny 6–8), powinny one być również przewidziane przez system płac. Rodzaje i kwoty zasiłków są wskazane zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, ustawami federalnymi, układami zbiorowymi i przepisami lokalnymi. Zgodnie z art. 144 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca ma prawo do ustanowienia różnych systemów premiowych, wynagrodzeń motywacyjnych i dodatków, biorąc pod uwagę opinię organu przedstawicielskiego pracowników. Systemy te mogą być również ustanawiane na mocy układu zbiorowego.

Tryb i warunki stosowania dopłat motywacyjnych i odszkodowawczych(dopłaty, dodatki, premie itp.)

W organizacjach finansowanych z budżetu federalnego ustanawia je Rząd Federacji Rosyjskiej;

W organizacjach finansowanych z budżetu podmiotu Federacji Rosyjskiej - przez władze państwowe odpowiedniego podmiotu Federacji Rosyjskiej;

W organizacjach finansowanych z budżetu lokalnego - przez samorządy.

Premie mogą być związane z dodatkowym wynagrodzeniem lub zachętami, z osiągnięciem dowolnych wskaźników w określonych okresach czasu lub z innymi czynnikami.

Kolumna 9 określa miesięczny fundusz płac dla każdego pracownika. Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej za wynagrodzenie uważa się wynagrodzenie za pracę uzależnione od kwalifikacji pracownika, złożoności, ilości, jakości i warunków wykonywanej pracy, a także odszkodowań i premii motywacyjnych.

Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi stosowania zasad przetwarzania dokumentów pierwotnych, zatwierdzonymi uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego, w tabeli personelu wynagrodzenia można teraz wskazywać nie tylko w rublach, ale także za pomocą wartości pomocniczych (procenty, współczynniki itp.).

Kolumna „Uwaga” ma na celu wprowadzenie zmian operacyjnych lub odzwierciedlenie funkcji dla określonego stanowiska. Często w tej kolumnie podaje się nazwiska i inicjały poszczególnych pracowników zajmujących stanowiska kierownicze.

Po wypełnieniu wszystkich kolumn głównej części tabeli wiersz „Ogółem” wskazuje łączne kwoty dla kolumn 4–9. Zgodnie z ostatecznymi wskaźnikami trzeciej i dziewiątej kolumny sporządza się rozkaz (rozkaz) zatwierdzający stan z określoną liczbą jednostek pracowniczych i określonym miesięcznym funduszem płac. Zlecenie (instrukcja) jest zatwierdzane przez kierownika organizacji lub osobę przez niego upoważnioną. Numer i data zamówienia są odzwierciedlone w nagłówku tabeli personelu.

Jeśli podczas wypełniania formularza popełniono błędy, można je poprawić tylko zgodnie z ustalonymi zasadami, czyli przekreślając nieprawidłowe wpisy i zakładając nad nimi prawidłowe. Jednocześnie korekty muszą być uzgodnione ze wszystkimi osobami, które podpisały dokument i potwierdzone własnoręcznym podpisem wskazującym datę dokonania korekty.

Podczas sporządzania tabeli personelu należy zwrócić uwagę na to, aby wszystkie szczegóły przewidziane w ujednoliconym formularzu zostały wypełnione w dokumencie. Tylko w takim przypadku zostanie on uznany za sfinalizowany i może zostać przyjęty do zatwierdzenia. W szczególności nie zapomnij wypełnić takich danych, jak nazwa organizacji i kod OKPO. Wymagane są również transkrypcje podpisów. Jeśli w formularzu są puste wiersze, należy je przekreślić.

Do opracowania tabelarycznej części tabeli personelu można wykorzystać inne formularze. Na przykład:

W takim przypadku nazwa i kod podziału strukturalnego są wskazane nie w kolumnie, ale w wierszu - nagłówek.

Ekonomiści pracy również proponują użycie tego formularza:

Jeśli warunki wynagrodzenia w organizacji są ustalone w pewnym zakresie, wówczas tabela personelu przewiduje „widelec” wynagrodzeń. Dla grupy pracowników, którzy mają akord, tabela personelu może przewidywać wprowadzenie specjalnej sekcji lub specjalnej kolumny. W takim przypadku wskazana jest całkowita liczba pracowników takiej grupy. Mając to na uwadze, forma obsady może być następująca:

W wielu organizacjach, zwłaszcza w instytucjach państwowych, stosuje się „okrojoną” formę tabeli kadrowej, czyli formę, która nie odzwierciedla oficjalnych wynagrodzeń i funduszu płac. W takim przypadku całkowita liczba stanowisk w tabeli kadrowej musi odpowiadać szacowanej liczbie środków na wynagrodzenia przewidzianych w oszacowaniu.

Przy opracowywaniu tabel kadrowych praktykuje się również wskazywanie całkowitej liczby pracowników. Może być zarówno ogólna – dla wszystkich stanowisk (zawodów), jak i dla każdej jednostki strukturalnej. Na przykład:

Projekt tabeli kadrowej podlega uzgodnieniu z kierownikami pionów strukturalnych, a także innymi osobami związanymi z najwyższym szczeblem zarządzania organizacją. Jest on wykonywany zgodnie z liczbą zainteresowanych stron i przechowywany przez 3 lata po zatwierdzeniu tabeli personelu.

Kopie projektu wysyłane są do działów, a także do zainteresowanych stron. Przygotowując projekt tabeli kadrowej, nie jest konieczne korzystanie z ujednoliconego formularza nr T-3. Co więcej, jeśli naprawdę mówimy o porozumieniu, a nie o formalnym formułowaniu postanowień „nie mam nic przeciwko”, „zgadzam się”, to najlepiej przygotować formę dokumentu, który pozwoli na sporządzenie notatek z sugestiami, komentarze itp.

Wizy zatwierdzające są umieszczone na ostatniej stronie. Jeśli osoby zatwierdzające nie mają uwag, lista pracowników jest przesyłana do zatwierdzenia. Jeśli są zmiany w niektórych przepisach, to po głównych szczegółach wizy (stanowisko zatwierdzającego, jego podpis, odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko) i data) jest to wskazane.

Załączone komentarze

(Podpis) S.I. Iwanow

20.01.2005

W takim przypadku uwagi do projektu (w tym zdania odrębne i uzupełnienia) sporządzane są na osobnym arkuszu. Mogą również pojawić się na odwrocie ostatniej strony projektu.

Uwagi naczelników wydziałów strukturalnych, za zgodą urzędnika odpowiedzialnego za opracowanie tabeli kadrowej, są uwzględniane poprzez uwzględnienie ich w projekcie. Uwagi, z którymi ten urzędnik nie zgadza się lub nie zgadza się z innymi osobami zatwierdzającymi dokument, są brane pod uwagę przez kierownika organizacji lub osobę przez niego upoważnioną przy zatwierdzaniu tabeli personelu.

Jeżeli w trakcie procesu zatwierdzania w projekcie zostaną wprowadzone istotne zmiany, podlega on ponownemu zatwierdzeniu. Jeżeli projekt zawiera wyjaśnienia, które nie zmieniają jego istoty, ponowne zatwierdzenie podczas rewizji nie jest wymagane.

W procesie przygotowania projektu i zatwierdzenia tabeli kadrowej generowana jest ogromna liczba dokumentów:

Pomoc;

Wnioski;

Notatki biurowe.

Wszystko są przechowywane razem z projektami przez 3 lata po zatwierdzeniu tabeli kadrowej. Ponadto, jeżeli statut (przepis) organizacji przewiduje przedłożenie projektu tabeli kadrowej do zatwierdzenia założycielom organizacji, wówczas korespondencja z nimi (z wyjątkiem protokołów z posiedzeń założycieli) podlega do specjalnego magazynu.

Zatwierdzona tabela kadrowa jest wysyłana w jednym egzemplarzu:

do działu HR;

do głównego działu księgowości;

Jeden egzemplarz jest przechowywany w ramach dokumentacji zarządczej organizacji.

W niektórych firmach tabela kadrowa jest wpisywana w skład informacji handlowej i dlatego wydawana jest tylko w dwóch egzemplarzach – jeden dla dyrektora generalnego, drugi dla głównego działu księgowości. Tylko części (wypisy) związane z tymi jednostkami są przesyłane do jednostek strukturalnych, a część dotycząca wolnych stanowisk wysyłana jest do działu personalnego.

personel- dokument o długoletniej ważności, jednak w razie potrzeby można w nim dokonać zmian i uzupełnień. Zmiany i uzupełnienia dokonywane są na polecenie kierownika organizacji lub osoby przez niego upoważnionej.

Istnieją dwa sposoby wprowadzania zmian w tabeli personelu.

1. Możesz zmienić samą obsadę. Nowa tabela personelu dla następnego numeru rejestracyjnego jest zatwierdzana zamówieniem dla głównej działalności.

2. Co do zasady, gdy zmiany w tabeli personelu nie są znaczące, można je wydać poprzez zlecenie na działalność główną.

W przypadku wprowadzenia zmian w tabeli personelu za pomocą polecenia, nagłówek zamówienia może wyglądać następująco:

„O wprowadzaniu zmian w tabeli kadrowej”;

„O zmianie stołu kadrowego”;

„O częściowej zmianie kadry”.

Jako podstawę zamówienia można podać następujące powody:

Doskonalenie struktury organizacyjnej firmy;

Prowadzenie działań mających na celu usprawnienie działalności poszczególnych jednostek strukturalnych;

reorganizacja firmy;

Rozbudowa lub zmniejszenie bazy produkcyjnej firmy;

Zmiana ustawodawstwa;

Optymalizacja pracy kierowniczej;

Planowanie i kalkulacje ekonomiczne działu HR, eliminacja dublowania funkcji itp.

Gdy nowe stanowiska są wprowadzane do aktualnej tabeli obsad, stare są wyłączane, zmieniana jest nazwa stanowiska, tworzone są nowe działy, wówczas często procesy te dotyczą już pracujących pracowników, wtedy konieczne jest dokonanie zmian i korekt kadrowych dokumenty pracowników, w zależności od wprowadzanych zmian. To może być:

Zmiana nazwy stanowiska

Zmiana pozycji;

Zmiana nazwy jednostki strukturalnej;

Przypisanie dodatkowych obowiązków;

Zmiany wynagrodzeń zasadniczych (urzędowych);

Wprowadzenie nowych działów;

Wprowadzenie nowych (dodatkowych) stanowisk;

Likwidacja jednostki strukturalnej;

Redukcja pracy.

We wszystkich tych przypadkach funkcjonariusz ds. personelu musi inaczej procedury przetwarzania dokumentów personalnych. Rozważmy wszystkie te opcje osobno.

1. Zmiana nazwy stanowiska ma miejsce, gdy pracownik aktualnie pracujący i wykonujący określone obowiązki nie zmienia niczego, co wiązałoby się ze zmianą jego funkcji pracy lub zwykłego harmonogramu pracy. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nazwa stanowiska, specjalność, zawód jest podstawowym warunkiem umowy o pracę. Art. 73 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stanowi, że z przyczyn związanych ze zmianą organizacyjnych lub technologicznych warunków pracy, z inicjatywy pracodawcy, dozwolona jest zmiana ustalonych przez strony istotnych warunków umowy o pracę. Warunkiem jest, aby w wyniku takich zmian funkcja pracy pracownika pozostała niezmieniona. Ponadto część 2 art. 73 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ustanawia również specjalną procedurę takich zmian - pracownika należy ostrzec na piśmie nie później niż 2 miesiące przed ich wprowadzeniem.

Tak więc w przypadku zmiany nazwy stanowiska, oprócz dokonania zmian w tabeli obsadowej (poprzez wydanie zlecenia na główną działalność), konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody pracownika. Jeżeli pracownik się nie zgadza, należy postępować w sposób przewidziany w art. 73 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Następnie dokonuje się odpowiednich korekt w karcie osobistej i zeszycie ćwiczeń T-2.

2. Zmiana stanowiska pracownika w tabeli kadrowej jednostki strukturalnej następuje w przypadku zmiany zadań, funkcji, zakresu prac wykonywanych przez jednostkę organizacyjną. W takim przypadku zmieniają się istotne warunki umowy o pracę (w szczególności funkcja pracy, prawa i obowiązki pracownika, charakterystyka warunków pracy, świadczenia i odszkodowania, tryb pracy i odpoczynku, warunki wynagradzania) . Dlatego pracownik jest również ostrzegany o nadchodzących zmianach pisemnie nie później niż 2 miesiące.

3. W przypadku, gdy nazwa jednostki strukturalnej jest wskazana w umowie o pracę pracownika, wówczas zmiana jej nazwy (zmiana nazwy np. zamiast „dział marketingu” – „dział badań marketingowych”), w przypadku braku zmiana funkcji pracownika lub innych istotnych warunków pracy jest przeprowadzana w taki sam sposób, jak zmiana nazwiska stanowiska pracownika (tj. przy spełnieniu wymagań art. 73 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

4. Nałożenie na pracownika dodatkowych obowiązków przewiduje rozszerzenie funkcji pracowniczej pracownika, przewidzianych umową o pracę. W swojej treści przypomina to łączenie stanowisk (zawodów).

5. Zmianę wynagrodzeń zasadniczych (urzędowych) w tabeli kadrowej przeprowadza się w przypadku zmiany zadań, funkcji, zakresu prac wykonywanych przez działy i poszczególnych pracowników organizacji. Kiedy zmieniają się pensje w kadrach? , musisz dokonać zmian w następujących dokumentach pracowników:

Umowa o pracę. Ponieważ zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, podstawowymi warunkami umowy o pracę są warunki wynagradzania (m.in. wysokość stawki taryfowej lub wynagrodzenia służbowego pracownika, dodatki, dodatki i motywacyjne), a następnie przy zmianie stawkę wynagrodzenia, konieczne jest sporządzenie zmian w umowie o pracę;

Karta imienna T-2 (sekcja 3).

6. Podstawą organizacji (reorganizacji) jednostki strukturalnej są:

Decyzja szefa organizacji;

Projekt struktury i obsady jednostki wraz z wykazem kategorii pracowników;

Projekt rozporządzenia w sprawie podziału strukturalnego;

Projekt rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników jednostki.

Przy określaniu kategorii tworzonej jednostki bierze się pod uwagę szereg zasad:

Usługa powstaje, gdy zakres zadań do rozwiązania nie może być w pełni zrealizowany w ramach departamentu oraz gdy w strukturze są co najmniej dwa niezależne piony, z których jeden nie jest niższy niż departament;

Dział z reguły tworzony jest w strukturze serwisu i charakteryzuje się obecnością dwóch jasno określonych, nienakładających się na siebie obszarów działalności;

Stanowiska kierowników wydziałów wprowadzane są zgodnie ze strukturą, która odpowiada zasadom przedstawionym powyżej;

Stanowiska specjalistów i personelu roboczego są wprowadzane, gdy pojawiają się nowe cele, zadania i funkcje, których nie może wykonać dotychczasowy personel lub przy znacznym wzroście nakładu pracy na tym stanowisku.

7. Przy wprowadzaniu nowego (dodatkowego) stanowiska na nazwisko kierownika organizacji przesyłany jest komplet dokumentów, w tym:

Notatka od kierownika jednostki z uzasadnieniem wprowadzenia nowego (dodatkowego) stanowiska w obsadzie jednostki;

Zaktualizowano strukturę jednostek;

Projekt opisu stanowiska dla nowo wprowadzonego stanowiska.

Stanowisko wiodącego specjalisty i równorzędnych mu pracowników jest wprowadzane, jeśli istnieją dwa niezależne obszary pracy, z których każdy jest wykonywany przez specjalistę, jeśli istnieje zakres pracy dla co najmniej dwóch specjalistów;

Stanowisko starszego specjalisty i równorzędnych mu pracowników jest wprowadzane wraz ze znacznym wzrostem wymagań co do poziomu kwalifikacji nakładanych na każde stanowisko pracy na podstawie oceny biznesowej lub subiektywnej oceny kierownika jednostki;

Stanowiska specjalistów i personelu pracującego są wprowadzane, gdy pojawiają się nowe cele, zadania i funkcje, których nie jest w stanie wykonać dotychczasowy personel lub przy znacznym wzroście nakładu pracy na danym stanowisku pracy.

8. Decyzję o likwidacji jednostki strukturalnej sporządza się zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej zarządzeniem organizacji na dwa miesiące przed wejściem w życie decyzji z ostrzeżeniem dla pracowników tej jednostki o zwolnieniu z powodu redukcji personelu .

9. Decyzję o zmniejszeniu stanowiska podejmuje kierownictwo organizacji w przypadku rozbieżności (powielania) funkcji, obowiązków, zakresu wykonywanych prac z regulacjami wewnętrznymi przyjętymi w organizacji. Decyzja o zmniejszeniu stanowiska zajmowanego przez pracownika organizacji jest podejmowana na zlecenie organizacji zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej na dwa miesiące przed wejściem w życie tej decyzji z ostrzeżeniem dla pracownika o nadchodzącym zwolnienie z powodu redukcji personelu.

Zwolnienia pracowników z powodu likwidacji jednostki strukturalnej, redukcji stanowiska zajmowanego przez pracownika, dokonuje się zarządzeniem personalnym o odpowiednim brzmieniu. Kwestie te omówiono bardziej szczegółowo w rozdziale „O redukcji personelu i liczebności”.

Forma robocza tabeli obsadowej, która zawiera inicjały i nazwiska pracowników zajmujących stanowiska przewidziane w tabeli obsadowej, nazywana jest wymianą stanowisk lub obsadą. W praktyce można również stosować inne nazwy tego dokumentu. Rekrutacja nie ma ujednoliconej formy, do jej zestawienia można przyjąć tabelaryczną część tabeli kadrowej. Główną różnicą między tabelą kadrową a tabelą kadrową jest dynamiczny dokument, który zmienia się w zależności od zachodzących (liczbowych i jakościowych) zmian kadrowych przedsiębiorstwa, organizacji i nie wymaga wystawienia zamówienia do jego zatwierdzenia.

Priorytetyzacja procesów Pod wpływem bodźców i systemów wydajności społeczność inwestycyjna przecenia znaczenie wyników i nie docenia znaczenia procesu. Jak zauważył Robert Rubin: Nie chodzi o to, że wyniki nie mają znaczenia. Jak

autor Bojko Elwira Wiktorowna

5.2.3. Lista pracowników organizacji Lista pracowników to zbiór informacji o jednostkach pracowniczych organizacji. Stanowisko to określone stanowisko w określonym dziale organizacji. Skład tabeli kadrowej (w tym liczba

Z książki Zastaw. Wszystko o zastawach bankowych w pierwszej osobie autor Wołchin Nikołaj

2.3.3. Reglamentacja zasobów i obsada personelu Zarządzanie zasobami w procesie zabezpieczenia sprowadza się do znalezienia równowagi między rozsądną ilością czasu na wykonanie operacji a minimalną rozsądną liczbą pracowników wymaganych do ich wykonania. Rozwiązanie tego problemu

Z książki Nowoczesne wymagania dotyczące obsługi personelu (dział) autor Ponomareva Natalia G.

6.5. Tabela kadrowa (Załącznik 18) Tabela kadrowa podsumowuje informacje o liczbie pracowników i płacach (dopuszcza się nie odkładanie wynagrodzeń w tabeli kadrowej, ale wskazanie w zarządzeniu zatwierdzającym tabelę kadrową, że płace

Z książki Papierkowa robota. Przygotowanie dokumentów urzędowych autor Demin Yuri

Rozdział 7 Akty określające strukturę i skład przedsiębiorstwa: struktura organizacyjna, kwalifikacje i liczebność kadry W ramach tego rozdziału rozważymy akty określające strukturę i skład przedsiębiorstwa. Odpowiednie dokumenty są zwykle opracowywane na

Z książki 1C: Zarządzanie małą firmą 8.2 od podstaw. 100 lekcji dla początkujących autor Gładkij Aleksiej Anatolijewicz

LEKCJA 68 Każde przedsiębiorstwo opracowuje własną tabelę kadrową, sporządzoną z uwzględnieniem rodzaju działalności, specyfiki

Z książki Obsługa kadrowa przedsiębiorstwa: praca biurowa, zarządzanie dokumentami i ramy regulacyjne autor Gusiatnikowa Daria Jefimowna

2.1.1. Struktura i personel Struktura i personel organizacji, przedsiębiorstwo to dokument, w którym ustalana jest lista jednostek strukturalnych w kolejności ich znaczenia dla życia przedsiębiorstwa. Nie ma ujednoliconej formy,

Z książki Szybciej, lepiej, taniej [Dziewięć metod przebudowy procesów biznesowych] autor Hammer Michael

Priorytetyzacja Ty wybierasz, od czego zacząć transformację procesów biznesowych. Istnieją trzy rodzaje procesów: główny - w tym procesie powstaje produkt lub usługa, za którą kupujący zgadza się zapłacić; pomocniczy - ten proces

Z książki Sekretariat autor Pietrowa Julia Aleksandrowna

3.1.1. Rekrutacja Rekrutacja to akt prawny, który reguluje obsadę kadrową organizacji, skład stanowisk oraz wysokość wynagrodzenia. Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 „O zatwierdzeniu ujednoliconych form rachunkowości pierwotnej

Z książki Trening. Podręcznik trenera przez Thorne'a Kay

Zarządzanie czasem i ustalanie priorytetów Jak każdy profesjonalista, coach musi być w stanie zaplanować i ustalić priorytety swojej pracy. Często bardzo trudno jest znaleźć czas na sprawy administracyjne i marketingowe. Opracowanie zrównoważonego planu

Z książki Idealna maszyna do sprzedaży. 12 sprawdzonych strategii wydajności biznesowej autor Holmes Chet

Krok 5: Ustal priorytety Jeśli wykonałeś ćwiczenie, przejrzyj swój plan na jutro i określ, gdzie znajdują się Twoje najtrudniejsze zadania. Na seminariach często spotykam osoby, które umieszczają je na dole listy, ponieważ z reguły są najbardziej pracochłonne i

Z książki Silna podstawa: przywództwo dla kadry kierowniczej wyższego szczebla autor Colriser George

Ustalanie priorytetów rozwoju Bez względu na to, jak długo pełnisz rolę niezawodnej bazy, umiejętności zawsze można doskonalić, a efektywność można zwiększyć, tworząc własną, osobistą formę zaufania i odwagi. Nie każdy lider – solidna podstawa łączy bycie i działanie w ten sam sposób

Rozmieszczenie bojowników na polu bitwy Nie rozmawialiśmy jeszcze o dwóch tak ważnych punktach w pracy handlowców, jak harmonogramy zmianowe i dystrybucja handlowców na parkiecie.Do efektywnej pracy handlowcy muszą mieć dogodny harmonogram pracy - w celu do

Z książki Gamesstorming. Gry, w które gra biznes autorstwa Brown Sunny

Wymuszone ustalanie priorytetów CEL GRY W procesie ustalania priorytetów grupa musi dojść do wspólnej listy elementów. Wymuszony ranking zmusza uczestników do podejmowania trudnych decyzji, gdy każda pozycja jest oceniana

Tabela personelu to dokument produkcyjny, który nie jest tworzony przez długi czas. Przetasowania w państwie, spadek lub wzrost wynagrodzeń, a także inne okoliczności wymagają dostosowania.

Wprowadzanie zmian w tabeli kadrowej jest procedurą normalną i musi być przeprowadzana zgodnie z przepisami prawa i prawami pracowników. W artykule przedstawione są ważne etapy tego procesu, które pomogą uniknąć błędów w dokumentacji przedsiębiorstwa.

Drodzy Czytelnicy! Nasze artykuły mówią o typowych sposobach rozwiązywania problemów prawnych, ale każda sprawa jest wyjątkowa.

Jeśli chcesz wiedzieć jak dokładnie rozwiązać Twój problem - skontaktuj się przez konsultanta online po prawej stronie lub zadzwoń telefonicznie Darmowa konsultacja:

Podstawy i powody dokonywania zmian

Biorąc pod uwagę księgę informacyjną dotyczącą kwalifikacji na stanowiskach pracowników, przełożonych i ich podwładnych, jest to odpowiedzialność ekonomista pracy. Ale nie wszystkie zakłady mają tego ekonomistę, a szef sam decyduje, kto wykona tę pracę.

Personel jest zwykle na podstawie zadań produkcyjnych i ilość pracy. Zgodnie z tymi danymi rekrutuje się personel i oblicza środki trwałe, zgodnie z którymi ustala się wynagrodzenie w granicach normy legislacyjnej.

Ale organizacje mają tendencję do zmiany, rozwoju, a także transformacji. Zmiany mogą polegać na zwiększeniu obszarów obsługi lub dostosowaniu rodzajów działalności. Z powodu tych okoliczności zmienia się forma pracy, co oznacza, że ​​pracowników może być ich nadmiar lub niedobór.

Ponadto można dokonać korekty ważnego papieru ze względu na zmiany stawek. Zmiany płacy minimalnej są regularnie wprowadzane do ustawy federalnej, a władze organizacji, jeśli pozwalają na to fundusze, mogą podnieść pensję jako procent wynagrodzenia.

Dokumentacja księgowa może służyć jako podstawa do zmian w tabeli kadrowej.

Ponadto wyniki wskazujące na spadek rentowności lub zaprzestanie podaży mogą być powodem do zwolnienia części pracowników. A jeśli administrator sporządzi dokument, który mówi o rosnącym nakładzie pracy dzięki wprowadzanym innowacjom, to będzie powód do rekrutacji nowych osób do sztabu.

Jakie korekty można wprowadzić?

Dokonywanie korekt w harmonogramie stanów i ich kolejności zależy od tego, jak globalne będą zmiany. Zasadniczo zmiany są następujące:

Jak powiadomić pracowników?

Szef organizacji musi informować swoich podwładnych o wszystkich zmianach zachodzących na obiekcie, pod warunkiem, że są one związane z wykonywaniem zadań produkcyjnych dla pracowników. Zapoznanie powinno odbywać się zarówno w trakcie, jak i w trakcie zajęć.

Jeśli zmieni się harmonogram stanu, ale nie wpłynie to na działalność pracowników, to szef nie jest wymagane do zgłaszania o tym swoim pracownikom. Oznacza to, że jeśli kierownictwo zdecydowało się na uzupełnienie personelu o dodatkowe stanowiska, to podwładni nie muszą o tym wiedzieć.

Jeśli planowana jest redukcja, to ci pracownicy, którzy: którzy zostali zwolnieni. Zmniejszenie zgłaszane jest w formie zamówienia, które kierownik musi przekazać pracownikom za podpisem.

Oczywiście podwładni również powinni być świadomi zmian w wynagrodzeniach. Aktualizowani są ci obywatele, na których wynagrodzenia będą miały wpływ zmiany. Znajomość musi być przeprowadzona zgodnie z 74 art. Kodeksu pracy.

Jak często można zmieniać personel?

Ustawodawstwo nie określa limitów liczby możliwych zmian w tabeli kadrowej. Oznacza to, że szef organizacji ma prawo wprowadzać w dokumencie dowolne poprawki. Ale jednocześnie musi działać zgodnie z procesem dozwolonym na poziomie ustawodawstwa.

Jeżeli spodziewane są zmiany w wysokości wynagrodzenia lub w tytule stanowiska, to należy to zgłosić w ciągu dwóch miesięcy.

W połowie roku harmonogram państwowy musi zostać zmieniony w dwóch przypadkach:

• Utworzenie nowego harmonogramu państwowego.

Stary harmonogram jest traktowany jako podstawa i uformować inny dokonanie pewnych korekt. Pracę nad tym dokumentem rozpoczynają od połowy roku lub od jego początku.

• Rozkład jazdy państwowej jest zmieniany.

Korekty są dokonywane, gdy konieczne, więc zrób głowę. W dokumencie zostaną określone powody, dla których dokument musiał zostać poprawiony. Ponadto wprowadzone zmiany są naprawione.

Czy mogę zostać zwolniony z powodu zmiany personelu?

Po wprowadzeniu zmian w tabeli personelu kierownik ma prawo zwolnić kilku pracowników, a ta opcja jest przewidziana przez prawo (klauzula 2 art. 81 kp). Instrukcja określa kolejność tego procesu.

Kadry to dokument niezbędny w pracy każdej organizacji. W rzeczywistości lista pracowników zawiera wszystkie informacje o działach firmy, stanowiskach, a także wynagrodzeniach i premiach wypłacanych pracownikom. Pracownika można zatrudnić tylko w tym dziale i na to stanowisko, które jest zarejestrowane w tabeli kadrowej firmy. Tabela kadrowa jest sporządzana w terminie określonym w zamówieniu i jest zatwierdzana co roku 1 stycznia.

Jak sporządzić formularz T3?

Zwykle podczas kompilowania tabeli personelu używa się formularza T-3.

W górnej części formularza wskazana jest liczba jednostek kadrowych oraz data, od której dokument wchodzi w życie. Jeśli nie określisz okresu ważności dokumentu, będzie on ważny do czasu wprowadzenia nowych zmian lub wydania nowej tabeli kadrowej.

Formularz T-3 jest podzielony na dziesięć kolumn, z których każda ma swój własny cel:

• 1, 2 - wskazać nazwy i kody poszczególnych oddziałów firmy;
• 3 - za tytuł stanowiska;
• 4 - wskazać liczbę jednostek personelu (jeśli stawka nie jest pełna, to również jest wskazane);
• 5 - za wynagrodzenie (w rublach);
• 6,7,8 - do wskazania podwyżek płac;
• 9 - wysokość wynagrodzeń i dodatków dla nich pomnożona przez liczbę jednostek pracowniczych;
• 10 - dodatki.

Formularz musi być podpisany przez głównego księgowego, pracownika działu personalnego i kierownika organizacji. Zapoznaj się z informacją, jak powinien odbywać się staż w miejscu pracy zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej.

Tabele kadrowe nie powinny zawierać tytułów stanowisk w innych językach. Za takie działanie osoba sporządzająca tabelę personelu może zostać obciążona grzywną w wysokości do 50 000 rubli.

Przy drobnych zmianach w tabeli kadrowej kierownik musi wydać nakaz zmiany. Jeśli zmiany są wystarczająco zauważalne, lepiej zatwierdzić nową tabelę personelu.

W przypadku obniżenia wynagrodzeń kierownik musi wydać dekret o zmianach w tabeli kadrowej, jednak dokument będzie ważny nie wcześniej niż dwa miesiące po wydaniu nakazu. Następnie konieczne jest podpisanie nowych umów z pracownikami.

Kolejność zatwierdzania

Wideo

Zobacz wideo, aby zapoznać się z pojęciem obsady stanowisk.