Zarządzanie czasem w nowoczesnej organizacji. Zarządzanie czasem: koncepcja, podstawowe zasady, zasady zarządzania czasem

Jak odpowiedzieć na pytania na rozmowie kwalifikacyjnej: Jak zarządzasz swoim czasem? Jak planujesz swój dzień pracy? Jakich technik i metod używasz podczas planowania? Podaj przykłady tego, jak wykorzystujesz umiejętności zarządzania czasem, aby pomyślnie wykonać zadanie.

Wszystkie odpowiedzi na te pytania poznasz czytając ten artykuł.

Czym jest zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem- jest to zestaw wiedzy, umiejętności i zdolności, dzięki którym człowiek wie, jak ustalać priorytety, dokładnie planuje swój czas, zwiększając w ten sposób swoją osobistą produktywność w organizacji swojego czasu pracy.

„Dopóki nie potrafisz zarządzać swoim czasem, nie możesz zarządzać niczym innym.” Peter Drucker

1. Perfekcjonizm
2. Kunktatorstwo
3. Brak wiedzy
4. Brak niezbędne narzędzia i zasoby

1. Perfekcjonizm bardzo utrudnia terminową realizację zadań. Wiele osób wierzy, że jest to jakość silny punkt Jednak to ciągłe dążenie do perfekcji i niezadowolenie z uzyskanych efektów jest jedną z przyczyn nieefektywnego wykorzystania czasu. Znajdując możliwości zaakceptowania „prawdziwego” wyniku zamiast „idealnego”, oszczędzasz znaczne zasoby na inne cele. Istnieje wyrażenie: „perfekcjonizm jest zły”, oczywiście wszystko to jest dość względne i można je oceniać inaczej w każdej indywidualnej sytuacji tę cechę osobowości natomiast niewątpliwie w ramach zarządzania czasem: perfekcjonizm to ZŁO!

2. Kunktatorstwo- ciągłe odkładanie spraw na później, niechęć do wykonania pewnych obowiązków. W słowniku prokrastynujących pracowników dominuje słowo „JUTRO”. Steve Jobs bardzo dobrze powiedział o takich ludziach: „Biedni, nieszczęśliwi, nieszczęśliwi i niezdrowi to ci, którzy często używają słowa „jutro”.

Nie uchronię Cię przed perfekcjonizmem i prokrastynacją, moim celem jest dostarczenie wiedzy, przedstawienie najlepszych technik i metod oraz zapoznanie Cię z zasobami i narzędziami do doskonalenia umiejętności zarządzania czasem. Niezależnie od tego, czy skorzystasz z otrzymanych informacji, czy nie - wszystko zależy wyłącznie od Twojego pragnienia. Jednak po przeczytaniu tego artykułu już nigdy nie będziesz taki sam.

Na początek sugeruję określenie swoich umiejętności zarządzania czasem. Przechodzić

Dysonans poznawczy polega na tym, że z jednej strony nie możemy kontrolować czasu jako takiego. Przecież jest to czas, którego nie możemy kontrolować i wydaje się, że to czas kontroluje nas, a nie my go. Przyzwyczailiśmy się postrzegać czas jako coś wiecznego i nieograniczonego. Wydaje się, że zawsze jest tego dużo. Z drugiej strony czas jest jednym z najcenniejszych zasobów, jakie wszyscy posiadamy. Ważne jest, aby zrozumieć, że czas ma swoje granice; każdy dzień jest naczyniem o określonej pojemności, które wypełniasz rzeczami do zrobienia. Możesz wypełnić go bezużytecznymi rzeczami lub możesz wypełnić go rzeczami, które sprawdzają się w Twoich zadaniach i prowadzą Cię do ostatecznego celu.

Możemy kontrolować siebie, sposób, w jaki planujemy swój dzień i sposób, w jaki go spędzamy czas pracy. Inteligentny, produktywny i ekonomiczne użytkowanie ten zasób jest ważną częścią oceny pracowników.

Efektywność czasową można osiągnąć na dwa sposoby:

1. Osiągaj znaczące wyniki, oszczędzając czas. Oznacza to, że wiesz, jak wykonać zadanie w jak najkrótszym czasie.
2. Efektywne planowanie czasu pracy zmniejszy liczbę i objętość wykonywanych zadań.

W tym artykule zrobiłem podsumowanie sześciu najlepsi technicy zarządzanie czasem. Z ich pomocą możesz nauczyć się planować i kontrolować swoje priorytetowe zadania na co dzień.

Jak nauczyć się zarządzać swoim czasem?

6 najlepsze metody zarządzanie czasem:

1. Zasada Pareta
2. Matryca Eisenhowera
3. Mapy myśli
4. Piramida Franklina
5. Metoda ABCD
6. Najpierw zjedz żabę

1. Zasada Pareto

Zasada Pareto głosi, że niewielka część przyczyn, wysiłków i inwestycji odpowiada za dużą część wyników. Zasada ta została sformułowana przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto w 1897 roku i od tego czasu została potwierdzona badaniami ilościowymi w większości różne polażycie:

20% wysiłku daje 80% rezultatów

Zasadę Pareto w zakresie zarządzania czasem można sformułować następująco: wystarczy około 20% wysiłku i czasu, aby uzyskać 80% wyniku.
Jak dokładnie określić, jaki wysiłek wystarczy, aby uzyskać dobry wynik? Wyobraź sobie, że szukasz odpowiedzi na interesujące Cię pytania w książce. Zgodnie z rozważaną zasadą, w 20% tekstu znajdziesz 80% potrzebnych informacji. Jeśli dokładnie wiesz, co Cię interesuje, możesz szybko przewracać książkę i uważnie czytać tylko poszczególne strony. W ten sposób zaoszczędzisz 80% swojego czasu.

2. Macierz Eisenhowera

To chyba najsłynniejsza dziś koncepcja zarządzania czasem, która pozwala na ustalanie priorytetów. Ta technika, którego powstanie przypisuje się amerykańskiemu generałowi Dwightowi Eisenhowerowi, pozwala sortować sprawy zarówno według ich pilności, jak i ważności. Każdy rozumie, że w jednym okresie można wykonać tylko ograniczoną liczbę zadań. Czasami, bez uszczerbku dla pracy, tylko jeden. I za każdym razem musimy zdecydować, CO DOKŁADNIE? Amerykański prezydent Dwight Eisenhower podczas planowania swoich spraw zwykł porządkować swoje sprawy w kilka ważnych kategorii.
Zgodnie z tzw. macierzą Eisenhowera konieczne jest zaklasyfikowanie każdego przypadku do jednego z czterech typów wskazanych na schemacie.

Matryca Eisenhowera

Ważność zadania zależy od tego, jak bardzo wynik jego realizacji wpływa na Twój biznes. A o pilności decydują jednocześnie dwa czynniki: po pierwsze, jak szybko należy wykonać to zadanie, a po drugie, czy wykonanie tego zadania jest powiązane z konkretną datą i konkretną godziną. To znaczenie i pilność rozpatrywane łącznie wpływają na ustalanie priorytetów.

Przyjrzyjmy się bliżej, jakie przypadki można zaliczyć do każdego z czterech typów.

Typ I: „ważny i pilny”.
Są to sprawy, które jeśli nie zostaną zakończone w terminie, spowodują znaczne szkody dla Twojej firmy (na przykład odnowienie licencji, złożenie zeznań podatkowych itp.). Pewna część takich przypadków nieuchronnie będzie obecna w życiu każdego człowieka. Jednak dzięki wcześniejszemu przygotowaniu (sprawy typu II – „ważne, ale nie pilne”) wielu kryzysom można zapobiec (na przykład studiując prawo, rozwijając dobre relacje z wpływowymi osobami).

Mogą to być również projekty z terminem realizacji lub sytuacją awaryjną. Na przykład wizyta u lekarza ze względu na problemy zdrowotne, złożenie artykułu do czasopisma w ściśle określonym terminie lub wypełnienie raportu z wyników badania. Nie mamy tutaj wyboru. Praca tej grupy musi zostać wykonana, kropka. W przeciwnym razie pojawią się poważne problemy.

Typ II: „ważny, ale nie pilny”.
Są to rzeczy skupione na przyszłości: szkolenia, studiowanie obiecujących obszarów rozwoju biznesu, ulepszanie sprzętu, przywracanie zdrowia i wydajności. Działania, które prowadzą do Twojego celu strategicznego. Na przykład ucz się język obcy przenieść się do pracy w innej, bardziej obiecującej organizacji. Chodzi także o zapobieganie problemom – utrzymywanie siebie w dobrym stanie sprawność fizyczna. Niestety często zaniedbujemy takie sprawy i odkładamy ich rozwiązanie na później. W rezultacie języka nigdy się nie uczy, dochody nie rosną, ale spadają, a zdrowie jest zagrożone interesująca funkcja– jeśli są zaniedbywane przez dłuższy czas, stają się Ważne – Pilne. W końcu, jeśli nie pójdziesz do dentysty przynajmniej raz w roku, prędzej czy później pilna wizyta u niego stanie się nieunikniona.

Typ III: „nieważne, ale pilne”.
Wiele z tych rzeczy tak naprawdę się nie opłaca wielka korzyść w życiu. Robimy je tylko dlatego, że nam się przytrafiają (długa rozmowa telefoniczna lub studiowanie ogłoszenia przychodzącego pocztą) lub z przyzwyczajenia (odwiedzanie wystaw, na których nie ma już nic nowego). To po prostu ta sama codzienna rutyna, która pochłania mnóstwo naszego czasu i energii.

Typ IV: „nieważne i niepilne”.
Są to różne sposoby na „zabicie czasu”: nadużywanie alkoholu, „lekkie czytanie”, oglądanie filmów itp. Często po to sięgamy, gdy nie mamy już sił na produktywną pracę (nie mylić z prawdziwym odpoczynkiem i komunikacja z bliskimi i przyjaciółmi - bardzo ważne sprawy). To jest „ćma” zjadająca nasz czas.

Dążąc do sukcesu swojej firmy, najpierw próbujesz osiągnąć rzeczy, które określiłeś jako „ważne” – najpierw „pilne” (Typ I), a następnie „niepilne” (Typ II). Pozostały czas można przeznaczyć na sprawy „pilne, ale nieważne” (typ III).
Należy podkreślić, że większość czasu pracy pracownika powinna być przeznaczona na sprawy „ważne, ale nie pilne” (typ II). Wtedy wielu zostanie powstrzymanych sytuacje kryzysowe, a pojawienie się nowych możliwości rozwoju biznesu nie będzie już dla Ciebie nieoczekiwane.

Kiedy po raz pierwszy zaczniesz używać tego systemu do ustalania priorytetów, prawdopodobnie będziesz chciał sklasyfikować wiele z tych elementów jako „ważne”. Jednak w miarę zdobywania doświadczenia zaczniesz dokładniej oceniać wagę danej sprawy. Nauczenie się korzystania z systemu ustalania priorytetów zajmie trochę czasu. Gdzie mogę to dostać? Najprawdopodobniej pracę nad opanowaniem technik zarządzania czasem zaklasyfikujesz jako „ważną, ale nie pilną”.
W przenośnym wyrażeniu Stephena Coveya (autora międzynarodowego bestsellera „Siedem nawyków skutecznego działania”) trzeba znaleźć czas na „naostrzenie piły”, wtedy przygotowanie drewna opałowego przebiegnie szybciej.

Przypowieść

Pewien człowiek widział w lesie drwala, który z wielkim trudem rąbał drzewo zupełnie tępym toporem. Mężczyzna zapytał go:
- Kochanie, dlaczego nie naostrzysz swojego topora?
- Nie mam czasu ostrzyć siekiery - muszę rąbać! - jęknął drwal...

Dlatego trzeba „dobrowolnie” przeznaczyć pewną ilość czasu na planowanie swoich działań, rezygnując z robienia mniej ważnych rzeczy. Jeśli ci się to uda, możesz wykorzystać swoje nowe umiejętności, aby następnym razem zyskać jeszcze więcej czasu i wykorzystać go do nauki więcej. Dzięki determinacji w dążeniu do poprawy efektywności pracy będziesz stopniowo uwalniał czas na rozwój osobistej produktywności.

Kryteria ustalania priorytetów
Zwykle oceniając ważność konkretnego zadania, za ważne uznajemy przede wszystkim te rzeczy, które należy wykonać pilnie (lub „na wczoraj”). Nagromadzenie niezrealizowanych zadań i obietnic stwarza problemy dla Twojej firmy, a także powoduje nieprzyjemne uczucia dla Ciebie osobiście. To właśnie tymi „pilnymi” sprawami staramy się zająć w pierwszej kolejności. Jednak pilność nie powinna być jedynym czynnikiem przy pisaniu listy rzeczy do zrobienia i ustalaniu kolejności jej realizacji.
Doświadczenie pokazuje, że choć wykonanie (lub niewykonanie) wielu pilnych rzeczy nie będzie miało większego wpływu na Twój biznes, istnieje wiele rzeczy mniej pilnych, które mogą położyć podwaliny pod przyszły sukces. Dlatego oprócz pilności należy rozważyć, w jakim stopniu ta lub inna sprawa wpływa na sukces firmy, to znaczy określić i wziąć pod uwagę jej znaczenie.

3. Mapy myśli

Oto rozwój Tony’ego Buzana – sławny pisarz, wykładowca i konsultant ds. inteligencji, psychologii uczenia się i problemów myślenia. Istnieją również takie tłumaczenia wyrażenia „mapy myśli”, jak „ Mapy myśli„, „Mapy mentalne”, „Mapy myśli”.

Mapy myśli to metoda, która pozwala na:

Skutecznie strukturyzuj i przetwarzaj informacje;
pomyśl wykorzystując swój potencjał twórczy i intelektualny.

To bardzo piękne narzędzie do rozwiązywania problemów takich jak prowadzenie prezentacji, podejmowanie decyzji, planowanie czasu, zapamiętywanie dużych ilości informacji, burza mózgów, samoanaliza, opracowywanie złożonych projektów, treningi personalne, rozwój itp.

Obszary zastosowania:
1. Prezentacje:
w krótszym czasie, jaki dajesz więcej informacji, jednocześnie jesteś lepiej zrozumiany i zapamiętany;
prowadzenie spotkań biznesowych i negocjacji.

2. Planowanie:
zarządzanie czasem: plan dnia, tygodnia, miesiąca, roku...;
rozwój złożonych projektów, nowych biznesów...

3. Burza mózgów:
generowanie nowych pomysłów, kreatywność;
zbiorowe rozwiązywanie złożonych problemów.

4. Podejmowanie decyzji:
jasna wizja wszystkich zalet i wad;
bardziej wyważoną i przemyślaną decyzję.

4. Piramida Franklina

To gotowy system planowania, który pomoże Ci właściwie zarządzać czasem i osiągać swoje cele. Benjamin Franklin (1706-1790) – Amerykanin. podlewać aktywista B. Franklina wyróżniała fantastyczna zdolność do pracy i wyjątkowe poczucie celu. W wieku dwudziestu lat ułożył plan osiągnięcia swoich celów na resztę życia. Przez całe życie kierował się tym planem, jasno planując każdy dzień. Jego plan osiągnięcia swoich celów nazywa się „Piramidą Franklina” i wygląda mniej więcej tak:

1. Podstawa piramidy jest najważniejsza wartości życiowe. Można powiedzieć, że jest to odpowiedź na pytanie: „Z jaką misją przyszedłeś na ten świat?” Co chcesz wyciągnąć z życia? Jaki ślad na Ziemi chcesz pozostawić po sobie? Istnieje opinia, że ​​​​nie ma nawet 1% ludzi żyjących na planecie, którzy zastanawialiby się nad tym poważnie. Innymi słowy, jest to wektor kierunku Twojego marzenia.

2. Opierając się na wartościach życiowych, każdy wyznacza sobie globalny cel. Kim chce zostać w tym życiu, co planuje osiągnąć?

3. Ogólny plan osiągnięcia celów polega na ustaleniu konkretnych celów pośrednich na drodze do osiągnięcia celu globalnego.

4. Plan na trzy, pięć lat nazywany jest długoterminowym. Ważne jest tutaj określenie dokładnych terminów.

5. Plan na miesiąc, a potem na tydzień to plan krótkoterminowy. Im bardziej przemyślany, im częściej będziesz go analizować i dostosowywać, tym skuteczniejsza będzie praca.

6. Ostatnim punktem w zakresie osiągania celów jest plan na każdy dzień.

5. Metoda ABCD

Metoda ABCD jest skuteczna metoda ustalanie priorytetów zadań, z których możesz korzystać codziennie. Ta metoda jest prosta i tak skuteczna, że ​​jeśli będzie stosowana regularnie i kompetentnie, może wynieść Cię do rangi najbardziej produktywnych i produktywnych ludzi w Twojej dziedzinie działalności.
Siłą metody jest jej prostota. Oto jak to działa. Zaczynasz od sporządzenia listy wszystkiego, co musisz zrobić w nadchodzącym dniu. Myśl na papierze.
Następnie umieszczasz literę A, B, C, D lub D przed każdą pozycją na swojej liście.

Typ problemu „A” zdefiniowane jako coś, co ma na tym etapie najbardziej ważny, coś, co musisz zrobić, w przeciwnym razie ryzykujesz poważnymi konsekwencjami. Zadaniem typu A może być wizyta u ważnego klienta lub napisanie raportu dla szefa. Zadania te reprezentują prawdziwe, dojrzałe „żaby” Twojego życia.
Jeśli masz przed sobą więcej niż jedno zadanie „A”, uszereguj je według priorytetu, oznaczając je A-1, A-2, A-3 itd. Zadanie A-1 to największa i najbrzydsza „żaba” ze wszystkich wszystko, z czym musisz sobie poradzić.

Typ problemu „B” jest zdefiniowany jako ten, który powinieneś zrobić. Niemniej jednak konsekwencje w przypadku jego wdrożenia lub nieprzestrzegania są dość łagodne. Takie zadania to nic innego jak „kijanki” w Twoim życiu. Oznacza to, że jeśli nie wykonasz odpowiedniej pracy, ktoś będzie niezadowolony lub postawiony w niekorzystnej sytuacji, ale w każdym razie poziom ważności tych zadań nie jest zbliżony do poziomu zadań typu „A”. Zadzwoń w niezbyt pilnej sprawie lub obejrzyj zgromadzone E-mail mogłoby stanowić istotę problemu typu „B”.
Zasada, której powinieneś przestrzegać, brzmi: nigdy nie zaczynaj zadania typu B, jeśli masz jeszcze zadanie A niedokończone. Nigdy nie pozwól, aby „kijanki” rozpraszały Cię, podczas gdy wielka „żaba” czeka na swój los i zostanie zjedzona!

Typ problemu „B” definiuje się jako coś, co byłoby wspaniale zrobić, ale po czym nie należy spodziewać się żadnych konsekwencji, niezależnie od tego, czy to zrobisz, czy nie. Zadaniem typu B może być telefon do przyjaciela, wypicie filiżanki kawy, zjedzenie lunchu z kolegą lub załatwienie osobistych spraw w godzinach pracy. Tego typu „wydarzenia” nie mają absolutnie żadnego wpływu na Twoją pracę.

Typ problemu „G” jest ceniona jako praca, którą możesz zlecić komuś innemu. Zasadą w tym przypadku jest to, że powinieneś delegować innym wszystko, co mogą, uwalniając w ten sposób czas dla siebie na wykonanie zadań typu A, które możesz wykonać Ty i tylko Ty.

Typ problemu „D” reprezentuje zadanie, które można całkowicie usunąć z listy rzeczy do zrobienia. Może to być zadanie, które wcześniej było ważne, ale teraz nie jest już istotne, zarówno dla Ciebie, jak i innych. Często jest to praca, którą wykonujesz codziennie, albo z przyzwyczajenia, albo dlatego, że sprawia ci to przyjemność.

Po złożeniu wniosku Metoda ABCD do swojej codziennej listy zadań, całkowicie zorganizowałeś swoją pracę i przygotowałeś grunt pod szybsze wykonanie ważniejszych zadań.

Najważniejszym warunkiem, aby metoda ABCD rzeczywiście zadziałała w Twoim przypadku, jest spełnienie następującego warunku: bezzwłocznie rozpocznij zadanie A-1, a następnie pracuj nad nim aż do jego całkowitego ukończenia. Wykorzystaj swoją siłę woli, aby rozpocząć i kontynuować pracę nad najważniejszym dla Ciebie zadaniem w tej chwili. Złap swoją największą „żabę” i „zjedz” ją bez przerwy aż do ostatniego kęsa.
Umiejętność analizy listy rzeczy do zrobienia na dany dzień i wyróżnienia zadania A-1 będzie punktem wyjścia do osiągnięcia naprawdę dużego sukcesu w swoich działaniach, zwiększy Twoją samoocenę, napełni Cię szacunkiem do samego siebie i poczuciem dumna ze swoich osiągnięć.
Kiedy wyrobisz w sobie nawyk pełnego skupienia się na swoim najważniejszym zadaniu, czyli zadaniu A-1 – czyli na zjedzeniu swojej głównej „żaby” – nauczysz się robić dwa, a nawet trzykrotnie więcej niż ludzie wokół Ty.

6. Najpierw zjedz żabę

Przejście z trudnego na łatwe

Prawdopodobnie słyszałeś to pytanie: „Jak zjadłbyś słonia?” Odpowiedź brzmi oczywiście „kawałek po kawałku”. Jak zjadłbyś swoją największą i najpaskudniejszą „żabę”? W ten sam sposób: podzieliłbyś to na konkretne działania krok po kroku i zacząłbyś od pierwszego.

Rozpocznij dzień pracy od najtrudniejszego zadania i wykonaj je tak szybko, jak to możliwe. Pomoże Ci to uświadomić sobie, że masz jeszcze dużo do zrobienia, a czas w Twoim dniu pracy jest ograniczony. Wykonanie najpierw najtrudniejszej rzeczy da Ci ogromne poczucie satysfakcji. Stosuj tę zasadę każdego dnia, a zobaczysz, ile energii zyskasz i jak efektywnie przebiegnie Twój dzień pracy. Ciągłe odkładanie problematycznego zadania na koniec dnia sprawia, że ​​cały dzień będziesz o nim myślał, a to uniemożliwi Ci skupienie się na innych zadaniach! Najpierw zjedz żabę, a potem zjadaj słonia kawałek po kawałku!

Narzędzia do planowania czasu

Zaplanuj swój każdy dzień z wyprzedzeniem.
Planując poruszamy się
przyszłość w teraźniejszość i dzięki temu mamy
okazja, żeby coś zrobić
o nim już teraz

Alana Lakina

Główne generacje „planistów”
Znane dziś technologie i sposoby organizacji czasu pracy można podzielić na kilka pokoleń – różnice polegają tutaj na zasadach rejestrowania informacji i technologii wykorzystania.

Do XX wieku planowanie czasu pracy odbywało się przy użyciu prymitywnych metod: notatek, list zadań do wykonania itp. Na początku ubiegłego wieku wraz z rozwojem biznesu upowszechniły się nowe narzędzia ułatwiające menedżerowi pracę planować czas.
Pomysł przystosowania kalendarza domowego do pracy biurowej zrodził się w XIX wieku i zmaterializował się w postaci kalendarza biurkowego w roku 1870. Na każdy dzień przydzielono jedną stronę kalendarza, na której wskazano datę, dzień, miesiąc i rok. Dostępność wolna przestrzeń do akt, pozwalał na robienie niezbędnych notatek: negocjacji, spotkań, wydatków, spotkań. Od niemal stulecia kalendarz biurkowy jest głównym narzędziem planowania czasu menedżerów.

Efektem udoskonalenia kalendarza biurkowego był kalendarz i planer tygodniowy. Dziennik to kalendarz kartkowy w formie wygodnego notatnika różne formaty. Dziennik możesz zabrać ze sobą na spotkania i podróże służbowe.
Jeszcze wygodniejszy dla menadżera okazał się tygodnik, w którym istniała możliwość planowania tydzień pracy i dobową, kontrolę nad realizacją zapisanych zadań, analizę poświęconego czasu (od kiedy pojawił się podział godzinowy dnia pracy), szybsze wyszukiwanie informacji (w końcu było to teraz pogrupowane według 52 tygodni, a nie 365 dni). W latach 80-tych kalendarze tygodniowe praktycznie zastąpiły kalendarze biurkowe i stały się tak powszechne, że stały się ich elementem styl biznesowy przedsiębiorstwa.

Pomysł na projekt, który można połączyć w jedno wygodne narzędzie kalendarz, notatnik i książka telefoniczna pomyślnie zmaterializowały się już w 1921 roku w formie „organizatora” (od angielskiego organizatora). Późniejsze udoskonalanie narzędzia odbywało się poprzez zmianę formatu, projektu, jakości papieru i wykończenie zewnętrzne. Tutaj urządzenia do przechowywania informacji i środki techniczne (kalendarz, notatnik, książka adresowa i telefoniczna, wizytownik, długopis, mikrokalkulator) zostały połączone w jednym narzędziu. Jednocześnie nie istniała jasna klasyfikacja i systematyzacja zapisów.

Słynny „menedżer czasu” powstał w Danii w 1975 roku. Wdrożył ideę ukierunkowanego planowania wyników osobistych w oparciu o standardowy klasyfikator funkcji („zadania kluczowe”) i technologię realizacji wydarzeń globalnych („zadania słonia”). Jednocześnie stosowanie „menedżera czasu” okazało się akceptowalne tylko dla osób z natury zorganizowanych i zdyscyplinowanych, a ponadto znaczących; wydatki finansowe na szkolenia i przejęcia.
Niemniej jednak nazwa tego typu „organizatora” – „zarządca czasu” – stała się słowem powszechnie używanym i dziś oznacza ogólne podejście do aktywnego wykorzystania czasu jako zasobu zarządczego.

Rozwój postępu naukowo-technicznego w ostatnie dziesięciolecia doprowadziło do powstania zasadniczo nowych, z technologicznego punktu widzenia, elektronicznych narzędzi planowania czasu: elektronicznego notatnika, różnych programów serwisowych dla komputerów PC, telefony komórkowe, smartfony itp.

Najlepsze nowoczesne technologie zarządzania czasem:

1.Trello to darmowa aplikacja internetowa służąca do zarządzania projektami w małych grupach. Trello pozwala na produktywność i lepszą współpracę. Trello to zbiór tablic, list i kart, które pomagają organizować projekty i ustalać priorytety projektów w zabawny, elastyczny i łatwy do zmiany sposób.

2. Evernote - serwis internetowy i zestaw oprogramowanie do tworzenia i przechowywania notatek. Notatką może być fragment sformatowanego tekstu, cała strona internetowa, zdjęcie, plik audio lub notatka napisana odręcznie. Notatki mogą również zawierać załączniki innych typów plików. Notatki można sortować w notesach, opisywać, edytować i eksportować.

Dostępnych jest wiele systemów zarządzania czasem. Wydajny system– jeden z najważniejszych elementów sukcesu w zarządzaniu czasem osobistym. Większość ludzi potrzebuje systemu, który pomoże im oszczędzać i efektywnie wykorzystywać czas, i jest to naturalne. W końcu nie da się mieć wszystkiego w głowie!

Aby zaoszczędzić Twój czas, w tym artykule przedstawimy podsumowanie głównych zapisów każdego systemu (rozważamy te najpopularniejsze na ten moment). Mamy nadzieję, że pomoże Ci to wybrać to, co jest dla Ciebie najbardziej odpowiednie, co będzie podstawą Twojej przyszłości systemu osobistego planowanie.
Zatem systemy, które wybraliśmy do analizy:

• system Davida Allena GTD;
• Zarządzanie czasem Franklina, Stephen Covey;
• Potęga czasu autorstwa Briana Tracy;
• Zarządzanie czasem od podszewki – Julia Morgenstern.

Najpierw zastanówmy się, dlaczego warto wybrać jakiś rodzaj system. Jak pisałem wcześniej, człowiek fizycznie nie może wydajnie pracować, jeśli ma w głowie wszystko, co ma do zrobienia, wszystkie plany, raporty itp.

Główna funkcja systemy– pomagają przechowywać ważne informacje. Dobre umiejętności zarządzania czasem dotyczą sposobu przechowywania i przetwarzania ważnych informacji, takich jak spotkania, praca, notatki, kontakty, przypomnienia, plany i cele.

Dlatego dobrze system zarządzania czasem powinno zawierać:

1. Miejsce na wszystkie informacje o stanowisku;

2. Kalendarz spotkań;

3. Miejsce na notatki;

4. Miejsce na kontakty;

5. Łączenie zadań, celów i marzeń w jedną całość;

6. Przejrzysty opis systemu, aby było jasne jak to wszystko działa.

Jest wiele książek, które próbują pretendować do tego tytułu systemy zarządzania czasem, ale w rzeczywistości są to tylko pomysły lub porady na dany temat. W tym artykule mówimy konkretnie o systemie, a nie o nim pamiętnik i planer .

System zarządzania czasem nie oznacza, że ​​będziesz z niego korzystał w takiej formie, w jakiej się z nim zapoznałeś. Ważne jest, aby zrozumieć, że jest to tylko platforma, która pomoże Ci w dalszym rozwijaniu własnego systemu zarządzania czasem, który dokładnie odpowiada Twoim potrzebom.

Przejdźmy do analizy naszych systemów.

System ten opiera się na książce
Metoda zarządzania czasem Franklina, w przeciwieństwie do metody Davida Allena, opiera się na podejściu odgórnym.

Oznacza to, że koncentrujemy się na dużych celach, a nie na małych zadaniach. Za jego pomocą jasno określisz swoje cele i role w swoim życiu. I to jest to, czego używasz do planowania swojego życia, roku, tygodnia lub dnia.

System wykorzystuje koncepcję kompasu, dzięki czemu zawsze będziesz mieć pewność, że zmierzasz we właściwym kierunku. Wszystko, co robisz, ma na celu osiągnięcie głównego celu, pomaga to prawidłowo ustawić priorytety i zdecydować, jaki kolejny krok podjąć.

Inny aspekt tego systemy zarządzania czasem- macierz z czterema sektorami: 1. Ważne i pilne, 2. Ważne, ale nie pilne, 3. Nieważne, ale pilne, 4. Nieważne i niepilne.

Covey twierdzi, że większość ludzi koncentruje się na ćwiartkach 1, 3 i 4. I ten system kładzie główny nacisk na drugi sektor.
Dla kogo jest odpowiedni? ten system?

Jeśli wolisz skoncentrować się na głównym życiowe cele, to ten system będzie Ci odpowiadał. Metoda ta ma także tę zaletę, że w jej ramach można zastosować wiele innych metod. dodatkowe narzędzia planowanie, które ułatwi Ci życie.

System ten można nazwać taktycznym zarządzaniem czasem. Tutaj skupiamy się na celach, więc trzeba je sobie mniej lub bardziej jasno sformułować i to też daje praktyczne zalecenia abyśmy zrozumieli, jak efektywnie wykorzystujemy swój czas.

Ten system jest nastawiony na rezultaty. Tracy wierzy, że zrozumienie efektu końcowego tego, co robimy, motywuje nas do pracy. Również bardzo ważne jest oddany dyscyplinie.

Dla kogo jest odpowiedni ten system?

Ten system jest dobry dla tych, którzy szukają praktyczne porady jak pokonać prokrastynację, jak uniknąć działań kradnących Twój cenny czas pracy itp.

Zarządzanie czasem od podszewki – Julia Morgenstern

Ten system jest dobry dla praktyczne zastosowanie. Morgenstern pomaga nam zrozumieć, jak spędzamy czas, jakie są nasze motywacje do działania lub zaniechania działania i jak zarządzamy swoim czasem. System ten pomaga także uporządkować otoczenie.

Metoda ta może zapewnić przydatne umiejętności, takie jak planowanie i szacowanie czasu potrzebnego na wykonanie określonego zadania. Dostępne są także formuły ułatwiające pracę z systemem.

Do kogo Ta metoda może się przydać?

Jest to odpowiednie dla tych, którzy potrzebują prostego, ale skuteczne podejście do planowania czasu. Jeśli szukasz systemu, który jest łatwy do wdrożenia w praktyce, ale jednocześnie nie ma wielu zasad do wykorzystania, to jest to najlepszy wybór.

Najważniejsze, aby pamiętać, że system musi przede wszystkim odpowiadać Twoim potrzebom, a w przyszłości stać się platformą do tworzenia własnego systemu zarządzania czasem.

Czas jest głównym zasobem każdego człowieka, a nasz los w dużej mierze zależy od tego, jak traktujemy każdą godzinę i minutę naszego życia. Zarządzanie czasem, czyli nauka o zarządzaniu czasem, oferuje wszelkiego rodzaju techniki i techniki, które pozwalają zaoszczędzić cenny czas, rozdzielić go bardziej racjonalnie, a tym samym szybciej osiągnąć swoje cele. Książka opisuje sposoby efektywnego zarządzania czasem osobistym, zespołowym i poziomach korporacyjnych oraz metody i zasady osiągania efektywności osobistej poprzez motywację i ustalanie priorytetów. Będziesz mógł poznać koncepcje, istotę i zadania technik zarządzania czasem, a następnie zastosować je w praktyce.

Książka:

Pojęcie i definicja wyznaczania celów

Łatwo zauważyć, że czas istnieje niezależnie od nas, zatem określenie „zarządzanie czasem” (zarządzanie czasem) czy „organizacja czasu” jest dość arbitralne.

Zarządzanie czasem– kierowanie własną działalnością, organizacja zadań i dystrybucja wszystkich zasobów.

Pojęcie „zarządzania personalnego” czas" pojawił się dlatego, że jest najcenniejszym ze wszystkich zasobów ludzkich. Czas jest zasobem absolutnie nieodnawialnym i bardzo ograniczonym, dlatego wszystkie procesy zarządzania powinny być ustalane z jego uwzględnieniem.

Współczesne zarządzanie czasem to nie tylko zestaw technik z zakresu „jak dotrzymywać terminów” czy „jak prawidłowo prowadzić spotkania”. To system do zarządzania sobą i swoimi działaniami.

Zarządzanie czasem jako system składa się z czterech elementów. Rozważmy każdy z nich (ryc. 1.1).

Pierwszy element(dolny stopień schodów) – efektywność(obejmuje to również sukces). Jeśli życie potraktujemy jako rodzaj podróży, to na tym etapie ustala się, jak najlepiej iść, aby dotrzeć do celu na czas i przy jak najmniejszym zmęczeniu, czyli pierwszym etapem jest odpowiedź na pytanie „jak” iść?"

Jak dobrze się przygotować praca testowa w możliwie najkrótszym czasie? Jak zorganizować swój czas, aby móc pogodzić pracę i naukę? Jak najskuteczniej się zrelaksować?

Jest to zarządzanie czasem w zwykłym tego słowa znaczeniu.

Drugi element – technologia, co pozwala znaleźć najskuteczniejsze rozwiązania. Ten element systemu zarządzania czasem wymaga uwzględnienia szeregu innych, bardzo złożonych dziedzin. Na przykład biznes TRIZ (teoria rozwiązywania problemów wynalazczych) i walka menedżerska. Technologie te są ściśle powiązane ze strategią; zapewniają zestaw narzędzi do wdrożenia decyzje strategiczne, w tym w zakresie strategii osobistej. Technologie zwiększające efektywność osobistą obejmują inne różnorodne narzędzia – od pisania bezwzrokowego dziesięcioma palcami i szybkiego czytania po liczne techniki programowania neurolingwistycznego (NLP).

Jak szybko wprawić się w nastrój do pracy i nie kołysać się przez godzinę? Jak znaleźć potrzebne argumenty, aby szybko przekonać rozmówcę? Jak w krótkim czasie znaleźć kreatywne, niestandardowe rozwiązanie problemu?

Możesz lepiej zapoznać się z wymienionymi technologiami (a są one rzeczywiście bardzo przydatne i poszukiwane, szczególnie w środowisku zarządzania) czytając książki poświęcone tej tematyce. Nazwy niektórych z nich podano w wykazie zalecanej literatury.

Trzeci element systemy zarządzania czasem – strategia. Czy technologię można porównać do odpowiedzi na pytanie „czym jeździć?” (przeskok jakościowy w porównaniu do „jak jechać?”), to strategia jest odpowiedzią na pytanie „dokąd jechać?”

Jakie są moje cele strategiczne i taktyczne? Czy przemyślany został algorytm ich osiągnięcia? Czy moje codzienne zajęcia są zorganizowane zgodnie z moimi celami?

Oczywiście nie ma sensu bardzo skutecznie podążać w złym kierunku. Logiczne jest, że przy omawianiu zarządzania czasem pojawiają się pytania o strategię.

I w końcu, czwarty element systemy to temat, który prędzej czy później pojawia się u osoby, która traktuje swój czas poważnie. To jest temat filozofia. W kontekście zarządzania czasem słowo „filozofia” oznacza bardzo prosta rzecz– odpowiedź na pytanie „dlaczego?”

Dlaczego warto wyznaczać te konkretne cele, a nie inne? Jak realizować swoje wartości życiowe? Jak odnaleźć sens życia i czy w ogóle trzeba go szukać?

Zatem kwestie zarządzania czasem i efektywności osobistej są nie tylko ściśle powiązane z określeniem naszych celów życiowych, ale także bezpośrednio zależą od tego, jak trafnie i poprawnie udało nam się je sformułować. Dlatego rozważanie kwestii zarządzania czasem zaczynamy od ustalenia celów.

Ustalanie celów– to jest definicja, konstrukcja celu, kształtowanie obrazu pożądanej przyszłości.

Dlaczego cel jest tak ważny dla każdego człowieka?

Odpowiedzią na to pytanie i ilustracją tego, że cel jest w naszym życiu najważniejszy, jest następująca historia.

Rankiem 4 lipca 1952 roku całe wybrzeże Kalifornii pokrywała mgła. 34 kilometry na zachód, na wyspie Catalina, do wody weszła 34-letnia kobieta, która planowała popłynąć w kierunku Kalifornii. Postanowiła zostać pierwszą kobietą, która pokonała ten dystans. Nazywała się Florence Chadwick. Zasłynęła już jako pierwsza kobieta, która przepłynęła kanał La Manche w obu kierunkach. Woda była po prostu lodowata, a mgła tak gęsta, że ​​Florence ledwo widziała towarzyszącą jej łódź.

Miliony ludzi oglądało ją w telewizji. Eskorty musiały nawet strzelać z karabinów, aby chronić Florencję przed zbliżającymi się rekinami. Największym wyzwaniem, przed jakim stanęła podczas tego rekordowego pływania, nie było zmęczenie, ale lodowata woda. 15 godzin później Florence, całkowicie odrętwiała z zimna, poprosiła o wyciągnięcie z wody. Nie była w stanie dalej płynąć. Jej matka i trener, którzy byli na łódce obok, powiedzieli, że brzeg jest bardzo blisko. Próbowali przekonać Florencję, aby się nie poddała, ale kiedy pływaczka spojrzała w stronę wybrzeża Kalifornii, nie zobaczyła nic poza gęstą mgłą i ponownie poprosiła o wyciągnięcie jej z wody. Kilka godzin później, gdy Florence już się rozgrzała, była zszokowana porażką. Została wyciągnięta z wody zaledwie pół mili od wybrzeża Kalifornii!

Co powinniśmy zrobić, aby nie zginąć pod natłokiem spraw i zadań, które nieustannie na nas spadają? Jak radzić sobie ze stresem typu „nie mam czasu na nic”? Aby odpowiedzieć na te pytania, wymyślono zarządzanie czasem. Ale z tym z magiczną różdżką Muszę się jeszcze nauczyć, jak sobie z tym radzić.

Angielski termin zarządzanie czasem jest tłumaczony na język rosyjski jako „zarządzanie czasem”, co nie jest zbyt skuteczne. Bardziej prawdopodobne jest, że czas nami rządzi, niż my nim. Wariant o bliskim znaczeniu – samoorganizacja – nie mówi nic konkretnie o czasie. Dlatego zwyczajowo używamy tego terminu w jego pierwotnej formie.

Według trenera-konsultanta ds. komunikacji i efektywności organizacyjnej Igora Woznesenskiego zarządzanie czasem jest konieczne, jeśli chcemy odpowiedzieć na wyzwania naszych czasów. „Struktura celów i zadań jest indywidualna; każdy musi zbudować swój własny system samodzielnie. Zarządzanie czasem to po prostu zbiór metod i narzędzi organizowania zadań i alokacji zasobów – mówi Igor.

Zarządzanie czasem zostało pierwotnie wynalezione do zadań produkcyjnych. Konieczne było stworzenie systemu zarządzania czasem, który minimalizuje chaos w pracy i zwiększa efektywność pracowników.

Jednak bardzo szybko podejście to rozprzestrzeniło się na życie prywatne i efektywność osobistą. Obecnie istnieje wiele systemów zarządzania czasem, a poglądy specjalistów na ten temat są niezwykle zróżnicowane, a czasem wręcz przeciwne.

„Getting Things Done” (w skrócie GTD)

Co robi najlepiej: pozwala oddzielić pilne od obiecujących i uporządkować chaos przychodzących zadań.

Nadaje się do: tych, dla których ważne jest, aby nie tracić koncentracji na głównych celach strategicznych.

Amerykański konsultant ds. zarządzania czasem David Allen zaproponował system Getting Things Done (przetłumaczony z angielskiego jako „doprowadzanie rzeczy do końca”) w swojej książce pod tym samym tytułem (w tłumaczeniu rosyjskim: „Jak uporządkować sprawy. Sztuka produktywności bez stresu). ”) .

Koncepcja Allena opiera się na uwolnieniu umysłu od rutynowych zadań i daniu sobie możliwości zastanowienia się nad strategicznymi celami życiowymi. Aby tego dokonać, wszystkie zadania – zarówno rutynowe, jak i strategiczne – muszą zostać umieszczone na zewnętrznych nośnikach.

sprawy bieżące

obecne projekty

standardowe warunki odniesienia

najbliższe lata (1–2 lata)

perspektywa pięcioletnia (3–5 lat)

Allen porównał swoje podejście do widoku z lotu ptaka, gdzie widoczny jest cały obraz. Sugeruje przeprowadzanie tego rodzaju przeglądu z góry raz w tygodniu, aby przejrzeć priorytety i nie stracić z oczu ważnych rzeczy.

„Autofokus”

Co robi najlepiej: identyfikuje zadanie, na które w danej chwili masz najwięcej energii, pozwalając Ci pracować z inspiracją.

Nadaje się do: kreatywni ludzie, zawody, w których jest kreatywność i inspiracja kluczowe czynniki sukces i skuteczność.

Kolega Davida Allena, brytyjski trener biznesu Marc Forster, w swojej książce „Do It Tomorrow” wyszedł z tych samych powodów – aby oczyścić mózg z chaosu „wyskakujących okienek” z różnymi zadaniami. Jednocześnie doszedł do zupełnie innego, wręcz przeciwnego sposobu organizowania rzeczy.

Jeśli Allen sugeruje „załatwienie sprawy”, Forster sugeruje odrzucenie tego, co w tej chwili nie jest inspirujące.

Oto jak działa system autofokusa:

prowadź specjalny notatnik, w którym będziesz zapisywać swoje sprawy;

zapisz w nim wszystkie swoje zadania; dodawaj nowe zadania na koniec listy, niezależnie od ich stopnia ważności;

uważnie, strona po stronie, przestudiuj zapisane zadania; rób to, aż jedna rzecz będzie wyróżniać się w twoim umyśle od innych; właśnie to jest najważniejsze w systemie;

Po znalezieniu najważniejszej rzeczy zacznij ją wdrażać;

ważne: jeśli w trakcie wykonywania tego zadania stracisz ochotę na jego wykonanie, nie próbuj kończyć go na siłę: zatrzymaj się i ponownie umieść zadanie na końcu listy (i od poprzednie miejsce skreślać);

przestudiuj listę raz po raz, wykonując sekwencyjnie procedurę opisaną powyżej z każdą nową „główną rzeczą” - i tak dalej, aż oko dosłownie nie będzie przylegać do niczego na twojej liście;

jeśli nic na liście nie przykuwa Twojej uwagi, po prostu skreśl wszystkie rzeczy; oczywiste jest, że Cię nie inspirują; Prawdopodobnie wrócą na twoją listę jutro lub pojutrze – wtedy się nimi zajmiesz.

Porównując oba systemy, Igor Woznesenski zauważa: „Zaletą metody Davida Allena jest to, że umożliwia uszeregowanie zadań według ważności; W metodzie Marka Forstera, mimo nazwy „Autofokus”, brakuje skupienia i koncentracji. Nie jest ona odpowiednia dla osób, które muszą poczynić realne postępy w realizacji swoich zadań. Ale dla kreatywni ludzie„Być może metoda jest dobra”.

„Koło życia”

Co robi najlepiej: skupia uwagę na obszarach życia, które zaniedbujesz.

Nadaje się do: wszyscy.

Koło nie jest systemem, ale po prostu narzędziem, ale jest instrumentem, który pomaga mu „zamontować” się z niemal każdym systemem zarządzania czasem. Mówią, że został wynaleziony przez J.D. Meiera, menedżera w Microsoft. Swoją drogą to on wynalazł system Agile Results, który jest obecnie bardzo popularny w zwiększaniu efektywności zespołów roboczych.

Stopień wypełnienia każdej ze sfer w tej chwili musi zostać odzwierciedlony poprzez pomalowanie odpowiedniego sektora; następnie - obrysuj linią przerywaną położenie, jakie byłoby pożądane dla każdej z kul. Oddzielnie przy każdym sektorze piszemy, co należy zrobić, aby osiągnąć to, czego chcemy.

Nauczyciel zarządzania czasem, partner zarządzający Key Solution Anton Krasnobabtsev mówi: „Wszystkie te systemy są wygodne, ponieważ nie są ze sobą sprzeczne. GTD Davida Allena jest prawdopodobnie najszerszym z nich i jest wygodny, ponieważ w jego ramach można korzystać z innych narzędzi: koło balansowe jest wygodne do wybierania obszarów odpowiedzialności i wybierania celów. A kiedy musisz ustalić, czym się zająć w pierwszej kolejności (nie da się wszystkiego zapisać w kalendarzu!), użyj autofokusa.”

Anton uważa, że ​​ważne jest zachowanie równowagi między wydajnością a wygodą, w przeciwnym razie metody zarządzania czasem nie będą działać: „Okaże się, jak w tym dowcipie: „Umiem pisać z prędkością 250 znaków na minutę - ale powinieneś zobaczyć CO Piszę!” Próby Koncentrowanie się na wydajności bez stawiania na komfort prowadzi do nadmiernego zużycia energii. Przy tak „super wydajnym” życiu nie przetrwasz długo. Jesteśmy o wiele bardziej biologiczni, niż chcielibyśmy myśleć.”