Opisy stanowisk pracy dla administratora wynajmu powierzchni biurowej. Zakres obowiązków kierownika biura. Opis stanowiska kierownika biura

Opisy stanowisk pracy dla administratora wynajmu powierzchni biurowej. Zakres obowiązków kierownika biura. Opis stanowiska kierownika biura
23.10.2019

Administrator biura to stanowisko kierownicze zawarte w tabela personelu wiele dużych firm. Dowiedz się, jak wpływa na pracę urzędu, czym różni się od zwykłego sekretarza i co należy do jego obowiązków.

Z artykułu dowiesz się:

Jednym z głównych trendów we współczesnej pracy biurowej jest rosnące tempo automatyzacji. Nowoczesne technologie pozwalają znacząco uprościć pracę sekretarki. Wiele rutynowych, a nawet intelektualnych funkcji można teraz wykonywać za pomocą technologia komputerowa. Jedyną rzeczą, której maszyny się jeszcze nie nauczyły, jest aktywne uczestnictwo w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Na razie duże firmy nie mogą obejść się bez administratora biura, który koordynuje ich pracę i stwarza do niej optymalne warunki.

Czym różni się administrator biura od sekretarki i kierownika biura?

Podobna pozycja pojawiła się w krajowym biznesie stosunkowo niedawno. Jego wprowadzenie stało się środkiem niezbędnym do pomyślnego funkcjonowania większości dużych firm. Co do zasady, gdy otwiera się wakat dla administratora biura, stawiane są takie same wymagania, jak w przypadku kandydatów na stanowisko kierownika biura lub :

  • doświadczenie w pracy administracyjno-gospodarczej oraz umiejętność zarządzania personelem;
  • dodatkowa edukacja w dziedzinie zarządzania;
  • znajomość sprzętu biurowego;
  • Znajomość języków obcych;
  • zrozumienie specyfiki działalności firmy;
  • umiejętności komunikacji biznesowej i znajomość etykiety biznesowej;
  • punktualność, skuteczność, odporność na stres;

Nadal istnieją różnice między tymi dwoma zawodami. Administrator biura często pełni funkcję menadżera, tj. kieruje działem administracyjnym organizacji. Zakres jego uprawnień jest znacznie szerszy, podobnie jak lista obowiązków. Obejmuje szereg menedżerskich, a nawet funkcje kontrolne. Pracownikowi temu, podobnie jak kierownikowi biura, można przydzielać funkcje biznesowe, ale nie są one priorytetowe.

Od kierownika biura do administratora projektu: trendy zawodowe

Obecnie w działalność administracyjną pojawili się pracownicy biurowi . Z funkcji pomocniczych stopniowo przechodzi do kategorii działalności zarządczej.

Pracownikom administracyjnym coraz częściej przypisuje się tradycyjne obowiązki administratora projektu:

  1. Planowanie i realizacja konkretnych projektów;
  2. Udział w pracach różnych komisji komisji powołanych w celu rozwiązywania strategicznych kwestii spółki;

Administrator projektu to pracownik odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji, wspieranie działań kierownika projektu w zakresie planowania i monitorowania prac oraz zapewnianie uczestnikom informacji niezbędnych do pomyślnego zakończenia pracy. Wielu menedżerów w dużych organizacjach znajduje się w centrum przecięcia przepływów informacji i zapewnia operacyjne wsparcie informacyjne menedżerowi i pracownikom firmy.

Opis stanowiska administratora biura

Główny lokalny dokument normatywny regulującym pracę administratora urzędu jest opis stanowiska. Ona to jasno definiuje odpowiedzialność zawodowa, prawa i zakres odpowiedzialności. Poza tym w ten dokument określić wymagania wobec kandydata w zakresie poziomu wykształcenia i umiejętności zawodowych.

W wielu firmach opisy stanowisk pracy opracowywane są na podstawie istniejące instrukcje sekretarz i kierownik biura, dodając do tego , opisujący funkcje administracyjne tego pracownika. Istotna różnica między menedżerem polega na tym, że ma on szereg uprawnień zarządczych: zarządza pracownicy biurowi, praca biurowa i logistyka.

Zakres obowiązków administratora biura

Obowiązki administratora biura reguluje opis stanowiska. Z reguły posiada szeroki zakres uprawnień i pełni funkcje specjalisty organizacyjno-nadzorczego. W wielu organizacjach funkcje sekretarza, kierownika zaopatrzenia i menedżera są połączone na jednym stanowisku. W duże firmy specjalista ten zamienia się w menadżera, któremu podlega: sekretariat, kurierzy, urzędnicy, personel obsługi.

Oferujemy krótką listę kontrolną obowiązków administratora biura, którą można uwzględnić w opisie jego stanowiska pracy:

Przygotowanie biura do dnia pracy

Rutynowe zadania administratora biura zaczynają się od przygotowania biura na nowy dzień. Kiedy przychodzi do pracy, dezaktywuje się system bezpieczeństwa, łączy sprzęt biurowy, sprawdza dostępność niezbędnych Zaopatrzenie i artykuły papiernicze. Następnie musi przeanalizować listę gości i przygotować się na ich spotkanie: sprawdzić stan recepcji, upewnić się, że są dostępne reklamy i inne materiały, przygotować sale konferencyjne i sale konferencyjne.

Przeczytaj także:

Sporządzanie kosztorysów na wyposażenie biura we wszystko co niezbędne do pracy

Przydatny artykuł:O, , przeczytaj w czasopiśmie elektronicznym.

Mogą to być potrzeby okresowe lub jednorazowe, o których informację można pozyskać na trzy sposoby:

W zależności od sytuacji (zakup artykułów piśmiennych bez uwzględnienia ich zużycia);

Na podstawie zapytań (potrzeby ustalane są poprzez zbieranie wniosków);

Systematyczne (brane są pod uwagę nie tylko prośby personelu, ale także stan faktyczny);

Utrzymanie czystości i porządku

Administrator biura to pracownik, którego obowiązki służbowe obejmują zawieranie i podpisywanie umów z firmami sprzątającymi oraz koordynowanie pracy personelu serwisowego. Musi rozważyć propozycje, skoordynować wybór firmy z zarządem i przygotować niezbędną dokumentację do zawarcia umowy. Kierownik musi wybrać odpowiednią częstotliwość sprzątania, określić jego czas i czas trwania.

Kontakty ze służbami operacyjnymi

Często jednym z obowiązków określonych w opisie stanowiska administratora biura jest nawiązywanie kontaktów z działami operacyjnymi i użyteczności publicznej. Zaopatrzenie lokalu, terminowość realizacji prace naprawcze, . Odpowiada za zapewnienie, że stan lokalu jest zgodny z przepisami i przepisami higieny przemysłowej oraz ochrony przeciwpożarowej.

Wysyłka transportu

Jeśli organizacja posiada sterownię i , Dział transportu często są one przenoszone na odpowiedzialność administratora biura. W niektórych firmach pracownik na tym stanowisku odpowiedzialny jest za terminowe przekazywanie informacji, optymalizację tras, monitorowanie stanu oraz dystrybucję ładunku, czyli tzw. częściowo pełni obowiązki specjalisty ds. logistyki.

Organizacja pracy biura

Obszar odpowiedzialności doświadczonego menadżera często obejmuje organizację pracy biurowej, tj. kreacja optymalne warunki do przemieszczania, wyszukiwania i przechowywania dokumentów. W przeciwieństwie do sekretarza on nie tylko zajmuje się transakcjami i zarządzanie połączeniami wychodzącymi. Systematyzuje, rejestruje i monitoruje wykonanie dokumentacji urzędowej.

Administrator biura stale współpracuje z usługą zarządzania biurem, a w niektórych przypadkach jest nawet jej liderem.

Usługi dla gości

Do obowiązków administratora biura często należy obsługa gości. Jest odpowiedzialny za uzgodnienie z odwiedzającymi terminu wizyty, , przyjąć wszystkich przybyłych, zorganizować przyjęcie zgodnie z instrukcjami kierownictwa.

Zarządzanie personelem biura

Administrator biura ma szereg obowiązków związanych z zarządzaniem podległym mu personelem. Zajmuje się selekcją i rozmieszczeniem specjalistów sekretariatu, planuje strategię i taktykę pracy, buduje struktura organizacyjna. Menedżer musi opanować metody motywowania pracowników, znać metody zwiększania produktywności i być przykładem etyki zawodowej

Kontrola wewnętrzna

Administrator biura nie tylko przyjmuje szereg ważnych spraw decyzje zarządcze, ale także monitoruje ich realizację. Do jego obowiązków należy wprowadzanie i egzekwowanie procedur pracy oraz przestrzeganie standardów komunikacji korporacyjnej. Kontroluje kulturę mowy swoich podwładnych podczas komunikacji z gośćmi, przestrzegając zasad etykiety biznesowej.

Pobierz opis stanowiska
Administrator biura(.doc, 82 KB)

I. Postanowienia ogólne

  1. Administrator biura należy do kategorii specjalistów.
  2. Administrator biura musi wiedzieć:
    1. 2.1. Lokalizacja Powierzchnie biurowe.
    2. 2.2. Zasady planowania i projektowania pomieszczeń biurowych.
    3. 2.3. Zasady i metody organizacji pracy biurowej.
    4. 2.4. Zakres działalności pracowników biurowych.
    5. 2.5. Etyka relacji w grupie roboczej.
    6. 2.6. Standardy biurowe.
    7. 2.7. Zasady organizacji artykułów biurowych.
    8. 2.8. Wymagania prawne dot umowy biznesowe oraz tryb ich zawierania.
    9. 2.9. Wyposażenie techniczne biura.
    10. 2.10. Zasady korzystania ze sprzętu biurowego.
    11. 2.11. Zasady współpracy z administracją (komendą) budynku, w którym znajduje się lokal biurowy.
    12. 2.12. Podstawy estetyki, etyki i psychologii społecznej.
    13. 2.13. Wewnętrzne przepisy pracy.
    14. 2.14. Podstawy prawa pracy.
    15. 2.15. Zasady i przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej.
  3. Powołanie na stanowisko administratora urzędu i zwolnienie ze stanowiska następuje na podstawie zarządzenia kierownika organizacji.
  4. Administrator biura podlega bezpośrednio _________.
  5. W czasie nieobecności kierownika biura (podróż służbowa, urlop, choroba itp.) jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona do w przepisany sposób. Ta osoba nabywa odpowiednie uprawnienia i jest odpowiedzialny za należyte wykonywanie powierzonych mu obowiązków.

II. Odpowiedzialność zawodowa

Administrator biura:

  1. Zapewnia przygotowanie biura do dnia pracy (dezaktywacja systemu alarm przeciwwłamaniowy, podłączenie sprzętu biurowego i przygotowanie go do pracy, wyposażenie biura w artykuły papiernicze i materiały eksploatacyjne).
  2. Przygotowuje kosztorysy dla logistyki biurowej.
  3. Projekty Wymagane dokumenty do zawierania umów na: dostawę artykułów piśmiennych, materiałów eksploatacyjnych i innych towarów aktywa materialne, niezbędne do pracy biurowej; Konserwacja i naprawa sprzętu biurowego; inne usługi.
  4. Sprawuje kontrolę nad projektem lokalu, monitoruje przygotowanie i publikację w biurze materiałów reklamowych i innych materiałów informacyjnych przeznaczonych do dystrybucji wśród zwiedzających.
  5. Zapewnia czystość i porządek w pomieszczeniach biurowych.
  6. Ćwiczy kontrolę prawidłowe użycie sprzęt biurowy i racjonalne wykorzystanie artykuły biurowe i materiały w biurze.
  7. Nawiązuje kontakty ze służbami operacyjnymi, organizacje użyteczności publicznej w celu zapewnienia zasobów pomieszczeń biurowych, przeprowadzania napraw i innych prac.
  8. Zapewnia prawidłowe utrzymanie i funkcjonowanie pomieszczeń biurowych zgodnie z przepisami i przepisami higieny przemysłowej oraz ochrony przeciwpożarowej.
  9. Organizuje powietrze i bilety pociągowe dla pracowników biurowych, dyspozytornia pojazdów.
  10. Organizuje dokumenty biurowe, odbiera połączenia przychodzące i zarządza połączeniami wychodzącymi.
  11. Organizuje sprawną i kulturalną obsługę zwiedzających, zapewnia im kreację komfortowe warunki, doradza im kwestie administracyjne, udostępnia informacje i inne materiały (wizytówki, cenniki, broszury itp.).
  12. Przygotowuje bazę materialną i techniczną do prowadzenia kompleksowych negocjacji z partnerami, klientami i innymi kategoriami zwiedzających.
  13. Prowadzi ewidencję gości.
  14. Podejmuje działania mające na celu zapobieganie i eliminowanie sytuacji konfliktowych.
  15. Wykonuje indywidualne zadania służbowe od swojego bezpośredniego przełożonego.
  16. Przygotowuje biuro do zamknięcia (wyłącza oświetlenie i urządzenia biurowe, uruchamia systemy alarmowe itp.).

III. Prawa

Administrator biura ma prawo:

  1. Zarządzaj samodzielnie i na własną odpowiedzialność w gotówce przeznaczone na wyposażenie biura w niezbędne pozycje inwentarza.
  2. Przedkładaj propozycje usprawnienia pracy urzędu i przedsiębiorstwa jako całości do rozpatrzenia przez kierownika przedsiębiorstwa.
  3. Zapoznaj się z dokumentami określającymi jego prawa i obowiązki na zajmowanym stanowisku, kryteriami oceny jakości wykonywania obowiązków służbowych.
  4. Podpisuj i zatwierdzaj dokumenty w zakresie swoich kompetencji.
  5. Wymagaj od kierownictwa przedsiębiorstwa zapewnienia warunków organizacyjnych i technicznych oraz przygotowania ustalonych dokumentów niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych.

IV. Odpowiedzialność

Administrator biura jest odpowiedzialny za:

  1. Za nienależyte wykonanie lub niedopełnienie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska – w granicach określonych przepisami prawa prawo pracy Federacja Rosyjska.
  2. Za przestępstwa popełnione w trakcie swojej działalności - w granicach określonych przez obowiązujące ustawodawstwo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.
  3. Za wyrządzenie szkody materialnej przedsiębiorstwu - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy Federacji Rosyjskiej.

Opis pracy administrator- instrukcję wskazującą zakres zadań, obowiązków i prac, jakie musi wykonać osoba zajmująca dane stanowisko w przedsiębiorstwie lub firmie.

OPIS STANOWISKA PRZYKŁADOWEGO ADMINISTRATORA

────────────────────────────── (Stanowisko)

00.00.0000 N 000

───────── ───────────────────

(podpis) (inicjały, nazwisko)

Postanowienia ogólne

1.1. Administrator należy do kategorii specjalistów.

1.2. Na stanowisko administratora przyjmuje się osobę z wykształceniem średnim profesjonalna edukacja bez przedstawienia wymagań dotyczących stażu pracy lub wstępnego wykształcenia zawodowego i stażu pracy w specjalności co najmniej 2 lata. (Opis stanowiska dla przykładu administratora)

1.3. Administrator musi wiedzieć:

1.4. Administrator w swoich działaniach kieruje się:

  • Karta (Regulamin) ________________________________________________;
  • ten opis stanowiska;
  • _____________________________________________________________________

1.5. Administrator raportuje bezpośrednio ________________________ (nazwa stanowiska kierownika).

1.6. Podczas nieobecności administratora(urlop, choroba itp.) jego obowiązki wykonuje powołany w przepisany sposób pracownik, który nabywa odpowiednie uprawnienia i odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków powierzonych mu w związku z zastępstwem.

1.7. ___________________________________________________________________.

Funkcje

2.1. Zapewnienie sprawnej i kulturalnej obsługi zwiedzających.

2.2. Kontrola nad bezpieczeństwem majątku materialnego.

Odpowiedzialność zawodowa

A Administrator wykonuje następujące obowiązki:

3.1. Prowadzi prace nad efektywną i kulturalną obsługą zwiedzających, tworząc dla nich komfortowe warunki.

3.2. Zapewnia kontrolę nad bezpieczeństwem majątku materialnego.

3.3. Konsultuje gości w przypadku pytań dotyczących świadczonych usług.

3.4. Podejmuje działania mające na celu zapobieganie i eliminowanie sytuacji konfliktowych.

3.5. Rozważa reklamacje w związku z nienależytą obsługą gości, podejmuje niezbędne działania organizacyjne i techniczne.

3.6. Kontrola ćwiczeń monitoruje odpowiedni projekt lokalu, monitoruje rozmieszczenie, aktualizację i stan reklam wewnątrz lokalu i na budynku. (Opis stanowiska dla przykładu administratora)

3.7. Zapewnia czystość i porządek w lokalu oraz na terenie do niego przylegającym lub budynku.

3.8. Monitoruje przestrzeganie przez podległych pracowników dyscypliny pracy i produkcji, zasad i przepisów ochrony pracy, wymagań sanitarnych i higienicznych w przemyśle.

3.9. Informuje kierownictwo organizacje o istniejących niedociągnięciach w obsłudze gości i podjętych działaniach w celu ich wyeliminowania.

3.10. Zapewnia, że ​​pracownicy stosują się do poleceń kierownictwa przedsiębiorstwa.

3.11. ________________________________________________________________ (inne obowiązki).

Prawa

A Administrator ma prawo:

4.1. Brać udział w dyskusji nad projektami decyzji kierownictwa organizacji. (Opis stanowiska dla przykładu administratora)

4.2. W porozumieniu z bezpośrednim przełożonym angażuj pozostałych pracowników w realizację powierzonych mu zadań.

4.3. Żądaj i otrzymuj od innych pracowników podziały strukturalne niezbędne informacje i dokumenty.

4.4. Uczestniczyć w dyskusjach na tematy związane z wykonywanymi obowiązkami.

4,5. Wymagaj od kierownictwa organizacji pomocy w wykonywaniu obowiązków służbowych.

4.6. _________________________________________________________________ (inne prawa).

Odpowiedzialność

5.1. Administrator ponosi odpowiedzialność:

  • - za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska - w sposób określony w obowiązującym prawie pracy Federacji Rosyjskiej; (Opis stanowiska dla przykładu administratora)
  • - za przestępstwa i przestępstwa popełnione w trakcie swojej działalności - w sposób określony w obowiązującym ustawodawstwie administracyjnym, karnym i cywilnym Federacji Rosyjskiej;
  • - za wyrządzenie szkody materialnej - w sposób określony w obowiązującym prawie pracy Federacji Rosyjskiej.

5.2. ___________________________________________________________________.

Postanowienia końcowe

6.1. Niniejszy opis stanowiska został opracowany na podstawieCharakterystyka kwalifikacyjna stanowiska „Administrator” (Unifiedkatalog kwalifikacji stanowisk menedżerskich, specjalistów ipracownicy. Sekcja „Przemysł ogólny cechy kwalifikacji pozycjepracownicy zatrudnieni w przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach”,zatwierdzone rozporządzeniem Ministra Pracy i Rozwoju SpołecznegoFederacja Rosyjska z dnia 21 sierpnia 1998 r. N 37), _________________________________(szczegóły innych aktówi dokumenty). (Opis stanowiska dla przykładu administratora)

6.2. Zapoznanie pracownika z niniejszym opisem stanowiskaprzeprowadzane przy zatrudnieniu (przed podpisaniem umowy o pracę).Fakt, że pracownik zapoznał się z niniejszym opisem stanowiskapotwierdzony przez ____________________________________________________________ (podpisany na karcie zapoznawczej, która jest jej integralną częściączęść tej instrukcji (w dzienniku zapoznania się z oficjalnyminstrukcje); w kopii przechowywanego opisu stanowiskau pracodawcy; innym sposobem). (Opis stanowiska dla przykładu administratora)

6.3. ___________________________________________________________________.

Przykładowe dokumenty

© Opis stanowiska dla próbki administratora

Dyrektor generalny

firmy_________________

IOF

„___” _________ 200__

Opis pracy
Administrator biura

I. Postanowienia ogólne

1. Administrator urzędu ustala i rozstrzyga wszelkie sprawy związane z zapewnieniem niezakłóconego funkcjonowania urzędu.

2. Administrator biura wybierany jest spośród wykwalifikowanych specjalistów ds wyższa edukacja posiadający dobrą organizację i co najmniej 3-letnie doświadczenie na podobnym stanowisku.

3. Administratora biura powołuje Dyrektor Generalny.

4. W swojej pracy Administrator Biura kieruje się:

Obowiązujące ustawodawstwo

Opis pracy

Przepisy regulujące stosunki wewnątrzspółkowe

Instrukcje Dyrektora Generalnego

I szef działu HR.

4. Administrator Biura podlega bezpośrednio Dyrektorowi ds. Administracyjnych.

II. Odpowiedzialność zawodowa

Administrator biura ma obowiązek:

1.1. Utrzymuj czystość i porządek w biurze, monitoruj sprawność serwisową środki techniczne i sprzętu, współpracując w tym celu z usługami wynajmującego;

1.2. Dokonać zakupu meble biurowe, artykuły papiernicze i artykuły gospodarstwa domowego;

1.3. Prowadź ewidencję nabytego mienia, sprzętu i innych aktywów materialnych, zużycia materiałów, kontroluj ich racjonalne wykorzystanie;

2.10. Monitoruj przestrzeganie przez pracowników przepisów wewnętrznych, list osób naruszających przepisy, ustalone zasady cotygodniowa rutyna, wykazy osób naruszających zasady, ustalone zasady powinny być wywieszane co tydzień na „Tablicy informacyjnej”;

2.11. Monitoruj aktualizację informacji na „Tablicy informacyjnej”, niezwłocznie umieszczaj na niej polecenia, instrukcje i inne informacje regulujące wewnętrzny tryb pracy urzędu; Weź udział w opracowywaniu planów naprawy bieżąceśrodki trwałe i lokale.

III. Prawa

Administrator biura ma prawo:

1. Brać udział w spotkaniach zwoływanych przez kierownictwo w celu omówienia kwestii związanych z jego kompetencjami;

2. Reprezentowanie w imieniu Spółki w innych organizacjach i instytucjach w sprawach należących do ich kompetencji.

IV. Odpowiedzialność

Administrator urzędu ponosi odpowiedzialność administracyjną za wykonywanie obowiązków służbowych zgodnie z przepisami niniejszej Instrukcji. Ponosi odpowiedzialność zgodnie z „Regulaminem systemu motywacyjnego” za terminowe i pełne wykonywanie obowiązków służbowych.

Dyrektor ds. administracyjnych:

____________________/I. O.F./ „__”__________200__

Kierownik biura to pracownik, który zarządza biurem. Z reguły pracownik ten wchodzi w skład personelu centrali (siedziby) przedsiębiorstwa lub biura, w którym bezpośrednio znajduje się kierownictwo przedsiębiorstwa.

Głównym zadaniem kierownika biura jest efektywne zarządzanie biurem: jego logistyką, pracą biurową, a co najważniejsze personelem biurowym (sekretarki, asystentki, tłumacze, dyspozytorzy telefoniczni itp.). Często dla kierowników biur małe firmy Do obowiązków należy prowadzenie dokumentacji kadrowej (rejestracja i księgowość pracowników biurowych), sporządzanie podstawowych dokumentów księgowych oraz prowadzenie negocjacji z gośćmi biura. Na numer przedsiębiorstw handlowych Praktykuje współpracę z klientami (obsługa) i koordynację sprzedaży. Do obowiązków kierownika biura może należeć praca z służbami komunalnymi i przedstawicielami organizacji zajmujących się serwisem sprzętu biurowego.

Główną i istotną różnicą między kierownikiem biura a administratorem biura jest władza przywództwa - administrator z reguły nie zarządza pracownikami urzędu, ale jest po prostu jednym z nich i wykonuje swoją pracę we współpracy z pracownikami urzędu.

Kierownik biura i administrator biura muszą je posiadać cechy osobiste takie jak komunikatywność, energia, umiejętność jasnego i jasnego wyrażania swoich myśli, pewność siebie, umiejętność przekonywania, umiejętność samoorganizacji (w przypadku administratora) i umiejętność zarządzania zespołem (w przypadku menedżera), wiedza język obcy itp.

I. Postanowienia ogólne

1. Administrator biura należy do kategorii specjalistów.

2. Na stanowisko kierownika urzędu powołuje się osobę posiadającą wykształcenie zawodowe (wyższe, średnie). Co najmniej doświadczenie w pracy gospodarczej i administracyjnej (1 rok; 2 lata; 3 lata itp.)

3. Administrator biura musi wiedzieć:

3.1. Lokalizacja pomieszczeń biurowych.

3.2. Zasady planowania i projektowania pomieszczeń biurowych.

3.3. Zasady i metody organizacji pracy biurowej.

3.4. Zakres działalności pracowników biurowych.

3.5. Etyka relacji w grupie roboczej.

3.6. Standardy biurowe.

3.7. Zasady organizacji artykułów biurowych.

3.8. Wymagania prawne dotyczące umów handlowych i tryb ich zawierania.

3.9. Wyposażenie techniczne biura.

3.10. Zasady korzystania ze sprzętu biurowego.

3.11. Zasady współpracy z administracją (komendą) budynku, w którym znajduje się lokal biurowy.

3.12. Podstawy estetyki, etyki i psychologii społecznej.

3.13. Wewnętrzne przepisy pracy.

3.14. Podstawy prawa pracy.

3.15. Zasady i przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej.

4. Powołanie na stanowisko administratora urzędu i odwołanie ze stanowiska następuje na podstawie zarządzenia kierownika organizacji.

5. Administrator biura podlega bezpośrednio ________________________________________________.

6. W czasie nieobecności kierownika biura (podróż służbowa, urlop, choroba itp.) jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona w wyznaczonym trybie. Osoba ta nabywa odpowiednie uprawnienia i jest odpowiedzialna za należyte wykonanie powierzonych jej obowiązków.

II. Odpowiedzialność zawodowa

Administrator biura:

1. Dba o przygotowanie biura do dnia pracy (wyłączenie systemu alarmowego, podłączenie i przygotowanie sprzętu biurowego do pracy, wyposażenie biura w artykuły papiernicze i eksploatacyjne).

2. Przygotowuje kosztorysy pod kątem logistyki biura.

3. Sporządza dokumenty niezbędne do zawarcia umów na: dostawę artykułów papierniczych, materiałów eksploatacyjnych i innych pozycji magazynowych niezbędnych do funkcjonowania urzędu; konserwacja i naprawa sprzętu biurowego; inne usługi.

4. Monitoruje wystrój lokalu, monitoruje przygotowanie i publikację w biurze materiałów reklamowych i innych materiałów informacyjnych przeznaczonych do dystrybucji wśród zwiedzających.

5. Zapewnia czystość i porządek w pomieszczeniach biurowych.

6. Monitoruje prawidłową pracę urządzeń biurowych oraz racjonalne wykorzystanie materiałów biurowych i eksploatacyjnych w biurze.

7. Nawiązuje kontakty ze służbami operacyjnymi i organizacjami użyteczności publicznej w celu zapewnienia zasobów pomieszczeń biurowych, przeprowadzenia napraw i innych prac.

8. Zapewnia prawidłowe utrzymanie i funkcjonowanie pomieszczeń biurowych zgodnie z przepisami i przepisami higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej.

9. Organizuje zamawianie biletów lotniczych i kolejowych dla pracowników biura, dyspozytorów pojazdów.

10. Organizuje dokumenty biurowe, odbiera połączenia przychodzące i zarządza połączeniami wychodzącymi.

11. Organizuje sprawną i kulturalną obsługę zwiedzających, zapewnia stworzenie dla nich komfortowych warunków, doradza w sprawach administracyjnych, udostępnia informacje i inne materiały (wizytówki, cenniki, broszury itp.).

12. Przygotowuje bazę materialną i techniczną do prowadzenia kompleksowych negocjacji z partnerami, klientami i innymi kategoriami zwiedzających.

13. Prowadzi ewidencję gości.

14. Podejmuje działania mające na celu zapobieganie i eliminowanie sytuacji konfliktowych.

15. Wykonuje indywidualne zadania służbowe swojego bezpośredniego przełożonego.

16. Przygotowuje biuro do zamknięcia (wyłącza oświetlenie i urządzenia biurowe, uruchamia systemy alarmowe itp.).

III. Prawa

Administrator biura ma prawo:

1. Samodzielnie i na własną odpowiedzialność zarządzaj środkami przeznaczonymi na wyposażenie biura w niezbędne pozycje inwentarza.

2. Przedłożyć propozycje usprawnienia pracy urzędu i przedsiębiorstwa jako całości do rozpatrzenia przez kierownika przedsiębiorstwa.

3. Zapoznać się z dokumentami określającymi jego prawa i obowiązki na zajmowanym stanowisku, kryteriami oceny jakości wykonywania obowiązków służbowych.

4. Podpisuj i zatwierdzaj dokumenty w zakresie swoich kompetencji.

5. Wymagać od kierownictwa przedsiębiorstwa zapewnienia warunków organizacyjnych i technicznych oraz przygotowania ustalonych dokumentów niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych.

IV. Odpowiedzialność

Administrator biura jest odpowiedzialny za:

1. Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska - w granicach określonych w obowiązującym prawie pracy Federacji Rosyjskiej.

2. Za przestępstwa popełnione w trakcie swojej działalności - w granicach określonych w obowiązującym ustawodawstwie administracyjnym, karnym i cywilnym Federacji Rosyjskiej.

3. Za spowodowanie szkody materialnej w przedsiębiorstwie - w granicach określonych w obowiązującym prawie pracy Federacji Rosyjskiej.