Instrukcja dla specjalisty ds. obsługi dokumentacji zarządczej. Opis stanowiska: Specjalista ds. dokumentacji kadrowej. W ciągu dnia pracy specjalista musi

I. Postanowienia ogólne

1. Specjalista ds. dokumentów należy do kategorii specjalistów.

2. Na stanowisko:

Menedżera dokumentów wyznacza osoba posiadająca wyższe stanowisko profesjonalna edukacja brak wymagań dotyczących doświadczenia zawodowego;

3. Dokonuje się powołania na stanowisko kierownika dokumentów i zwolnienia z niego

4. Specjalista ds. dokumentów musi wiedzieć:

4.1. Uchwały, instrukcje, zarządzenia, inne regulujące i przepisy prawne przełożonych w zakresie dokumentacji zapewnienie zarządzania.

4.2. Procedura planowania, projektowania i technologii pracy oparta na zasadach organizacyjnych i technologia komputerowa usługi związane z dokumentacją zarządczą.

4.3. Metody badań, analiz, projektowania i rozwoju systemów dokumentacji.

4.4. Procedura rejestracji, klasyfikacji, przechowywania, badania wartości dokumentów.

4,5. Organizacja spraw archiwalnych.

4.6. Regulacyjne i dokumenty metodyczne na temat projektowania i działania automatyki systemy informacyjne kierownictwo.

4.7. Podstawy programowania.

4.8. Metody projektowania i aktualizacji baz danych i banków danych.

4.9. Podstawy sterowania, ergonomia, Psychologia społeczna, socjologia.

4.10. Dokumentacja.

4.12. Doświadczenia krajowe i zagraniczne w zakresie wsparcia dokumentacyjnego kadry zarządzającej.

4.13. Podstawy ekonomii, organizacji i zarządzania pracą.

4.14. Prawo pracy.

4.15. Wewnętrzne przepisy pracy.

4.16. Zasady i przepisy ochrony pracy.

6. W czasie nieobecności kierownika dokumentów (urlop, choroba itp.) jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona zarządzeniem dyrektora przedsiębiorstwa, która nabywa odpowiednie uprawnienia i jest odpowiedzialna za prawidłowe wykonanie swoich obowiązków mu przypisane.

II. Odpowiedzialność zawodowa

Specjalista ds. dokumentów:

1. Opracowuje i wdraża procesy technologiczne praca z dokumentami i informacją dokumentacyjną w oparciu o wykorzystanie technologii organizacyjnej i komputerowej (księgowość, kontrola wykonania, przechowywanie operacyjne, prace referencyjne).

2. Uczestniczy w planowaniu, organizowaniu i doskonaleniu działań działu wsparcia dokumentacji kierownictwa.

3. Monitoruje stan pracy biura.

4. Przygotowuje propozycje zapewniające ergonomiczne warunki pracy, racjonalizujące pracę pracowników działu obsługi dokumentacji.

5. Opracowuje ujednolicone systemy dokumentacji i karty ewidencji czasu pracy dokumentów dla różnych celów i poziomów zarządzania, klasyfikatory informacji dokumentowych.

6. Organizuje wdrażanie systemów dokumentacyjnych.

7. Podejmuje działania mające na celu usprawnienie składu dokumentów i wskaźników informacyjnych, zmniejszenie ich liczby oraz optymalizację przepływu dokumentów.

8. Uczestniczy w wyborze dokumentów przekazanych do przechowywania państwowego, organizacji przechowywania i badaniu wartości dokumentów.

9. Uczestniczy w ustalaniu celów, projektowaniu, działaniu i doskonaleniu (w zakresie wsparcie informacyjne) zautomatyzowanych systemów informatycznych i systemów kontroli, a także przy opracowywaniu najnowocześniejszych Technologie informacyjne(w tym bez papieru), w oparciu o wykorzystanie technologii komputerowej i mikroprocesorowej, projektowanie i aktualizację baz danych i banków danych.

10. Studiuje i podsumowuje zaawansowane doświadczenia krajowe i zagraniczne w zakresie wspomagania dokumentacji zarządzania, opracowuje dokumenty normatywne i metodologiczne dotyczące problematyki wspierania dokumentacji.

11. Uczestniczy w selekcji, rozmieszczeniu i szkoleniu zaawansowanym personelu działu obsługi dokumentacji.

12. Wykonuje indywidualne zadania służbowe swojego bezpośredniego przełożonego.

III. Prawa

Specjalista ds. dokumentów ma prawo:

1. Zapoznać się z projektami decyzji kierownictwa przedsiębiorstwa dotyczących jego działalności.

2. Zgłaszać propozycje udoskonalenia pracy związanej z wykonywaną pracą tę instrukcję obowiązki.

3. W ramach swoich kompetencji informuj bezpośredniego przełożonego o wszelkich uchybieniach w działalności przedsiębiorstwa ( jednostka strukturalna, indywidualni pracownicy) zidentyfikowani w procesie realizacji swoich praw i obowiązków służbowych i zgłaszają propozycje ich eliminacji.

4. Zwracać się osobiście lub w imieniu bezpośredniego przełożonego do kierowników działów i innych specjalistów o informacje i dokumenty niezbędne do wykonywania jego obowiązków służbowych.

5. Zaangażuj specjalistów ze wszystkich (oddzielnych) jednostek strukturalnych w rozwiązywanie powierzonych mu zadań (jeśli przewidują to przepisy dotyczące jednostek strukturalnych, jeśli nie, to za zgodą kierownika organizacji).

6. Żądania od kierownictwa przedsiębiorstwa, bezpośredniego przełożonego, udzielenia pomocy w wykonywaniu obowiązków przewidzianych niniejszym opisem stanowiska.

IV. Odpowiedzialność

Specjalista ds. dokumentów jest odpowiedzialny za:

1. Za nienależyte wykonanie lub niedopełnienie obowiązków służbowych przewidzianych niniejszym zakresem obowiązków – w granicach określonych obowiązującymi przepisami prawo pracy Federacja Rosyjska.

2. Za przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swojej działalności - w granicach określonych przez obowiązujące ustawodawstwo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.

3. Za wyrządzenie szkody materialnej - w granicach określonych obowiązującymi przepisami prawa pracy i prawa cywilnego Federacji Rosyjskiej.

W dniu 6 maja 2015 r. Zarządzeniem Ministra Pracy nr 276n zatwierdzono nowy standard zawodowy dla pracowników przedszkolnych placówek oświatowych, który nakłada na urzędników obowiązek „pracy z całym zestawem zasobów informacyjnych i dokumentacyjnych organizacji .” Wiąże się to ze znaczącą aktualizacją treści opisów stanowisk pracy. Pamiętajmy o wszystkim, co wiemy o opisach stanowisk pracy i sfinalizujmy je zgodnie z najnowszymi standardami.

Analiza obowiązujących przepisów zawierających odmienne wymagania dotyczące dokumentów osobowych pozwala podzielić je na trzy typy:

1. obowiązkowe dokumenty, które muszą posiadać wszystkie organizacje;
2. dokumenty obowiązkowe, które należy wypełnić w określonych okolicznościach (na przykład nieujawnianie tajemnic podczas pracy w tajnym przedsiębiorstwie);
3. dokumenty zalecane do wykonania, ale nie wymagane.

To jest dokładnie ten wygląd dokumenty personalne i opis stanowiska ma zastosowanie: nie jest konieczne sformalizowanie, ale jest to bardzo pożądane

Warto więc zacząć od zdefiniowania opisu stanowiska. Wydaje się, że wszyscy wiedzą, o czym jest ten dokument, ale najprawdopodobniej tylko nieliczni znają jasną definicję tego terminu.

Opis pracy to dokument organizacyjno-prawny określający główne funkcje, obowiązki, prawa i obowiązki pracownika organizacji podczas wykonywania czynności na określonym stanowisku.

Innymi słowy, to właśnie opis stanowiska pracy pozwala na określenie praw i obowiązków pracowników, a także nawiązanie jasnej i zrozumiałej interakcji pomiędzy przedstawicielami różnych stanowisk.

Obecnie przygotowanie opisów stanowisk jest obowiązkowe tylko dla urzędników służby cywilnej (art. 27 ustawy z dnia 27 lipca 2004 r. nr 79-FZ „O państwowej służbie cywilnej Federacji Rosyjskiej”). W pozostałych przypadkach dokument sporządza się wyłącznie w miarę potrzeb (Pismo Rostrud z dnia 09.08.2007 nr 3042-6-0).

Dlaczego potrzebujesz opisu stanowiska?

To pytanie zadaje sobie zapewne wielu ekspertów. Wszyscy studiowaliśmy na uczelniach, wiemy, czym się zajmujemy w swoim zawodzie, jakie obowiązki można przypisać pracownikowi. Czy zatem warto podpisać taki dokument? Odpowiedź jest jasna: tak.

Dział prawny Służba federalna ds. Pracy i Zatrudnienia wyjaśnił potrzebę opisu stanowiska pracy:

« Kodeks Pracy nie zawiera żadnej wzmianki o opisie stanowiska, chociaż opis stanowiska jest integralnym narzędziem regulacyjnym stosunki pracy. To nie jest tylko dokument formalny, ale dokument określający zadania, wymagania kwalifikacyjne, funkcje, prawa, obowiązki, odpowiedzialność pracownika... Opis stanowiska pracy jest niezbędny zarówno w interesie pracodawcy, jak i pracownika. Brak opisu stanowiska pracy w niektórych przypadkach uniemożliwia pracodawcy dokonanie uzasadnionej odmowy zatrudnienia (ponieważ może on zawierać Dodatkowe wymagania, Powiązany cechy biznesowe pracownika), obiektywnie ocenić działania pracownika w danym okresie okres próbny, rozdzielić funkcje pracownicze pomiędzy pracowników, tymczasowo przenieść pracownika na inne stanowisko, ocenić integralność i kompletność wykonywania przez pracownika funkcji pracowniczej...”

Krótko mówiąc, opis stanowiska pracy to dokument, który pomoże uniknąć kontrowersyjnych sytuacji, a także znacznie uprości proces ich rozpatrywania, jeśli takie sytuacje pojawią się w pracy.

Standard zawodowy jako podstawa opisu stanowiska pracy

Postanowieniem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 6 maja 2015 r. Nr 276n zatwierdzono standard profesjonalny„Specjalista w zakresie organizacyjnego i dokumentacyjnego wsparcia zarządzania organizacją.” Dokonał znaczących dostosowań do wymagań dotyczących funkcji pracy urzędników ( niezbędną wiedzę, umiejętności, działania). Wynika to z ciągłego rozwoju nowoczesnych technologii informacyjno-komunikacyjnych, które są coraz częściej wprowadzane i wykorzystywane podczas pracy z dokumentami.

Standard zawodowy stał się swego rodzaju ramą do sporządzania opisów stanowisk pracy urzędnika, sekretarza administracyjnego i sekretarza kierownika. Określa wszystkie prawa i obowiązki specjalisty oraz wskazuje wymagany poziom wiedzy i odpowiedzialności.

Sekcje opisu stanowiska

Opis stanowiska zazwyczaj składa się z pięciu sekcji:

1. Postanowienia ogólne
2. Odpowiedzialność zawodowa
3. Prawa
4. Odpowiedzialność
5. Relacje

Standard zawodowy „Specjalista ds. wsparcia organizacyjnego i dokumentacyjnego zarządzania organizacją” pozwoli, w oparciu o charakterystykę kwalifikacji, opracować bardziej szczegółowy i użyteczny opis stanowiska pracy.

Postanowienia ogólne

Ta część opisu stanowiska w pierwszej części zawiera dość standardową listę niezbędnych danych:

• pełna nazwa stanowiska i jednostki strukturalnej;
• ogólny cel pozycje;
• któremu pracownik bezpośrednio podlega;
• procedura powoływania i zwalniania;
• wykaz wszystkich dokumentów niezbędnych do wykonywania Twoich obowiązków;
• wymagania kwalifikacyjne (poziom wykształcenia, doświadczenie zawodowe), a także wymagania dotyczące specjalnej wiedzy i umiejętności.

Na szczególną uwagę zasługuje część druga, dotycząca wymagań stawianych funkcjom pracy urzędników. Zatem wśród potrzebne umiejętności wskazana jest praca z całym zestawem zasobów informacyjnych i dokumentacyjnych organizacji; pewne korzystanie z baz danych, w tym zdalnych; znajomość systemów referencyjnych i prawnych oraz systemy automatyczne księgowość, rejestracja i kontrola; umiejętność wykorzystania nowoczesnych technologii informacyjno-komunikacyjnych do pracy z dokumentami. Stawiane są duże wymagania niezbędną dodatkową wiedzę: teraz specjalista na stanowisku urzędnika musi rozumieć systemy elektroniczne zarządzanie dokumentacją, znać nowoczesne technologie informatyczne do pracy z dokumentami, zasady tworzenia i prowadzenia baz danych dokumentów urzędowych w organizacji, zasady przechowywania akt, w tym dokumentów o ograniczonym dostępie, wymogi ochrony pracy i wiele innych.

Odpowiedzialność zawodowa

Jak sama nazwa wskazuje, druga część powinna jasno i wyraźnie opisywać rodzaje pracy, jakie musi wykonywać pracownik na stanowisku urzędnika. Warto spisać szczegółowo akcje robotnicze pracownik przy organizacji pracy z dokumentami, ich przetwarzaniu i przechowywaniu.

Pracuj z dokumentami:

• przyjmowanie i wstępne przetwarzanie przychodzących dokumentów;
• wstępna weryfikacja i sortowanie dokumentów na zarejestrowane i niezarejestrowane;
• przygotowanie dokumentów przychodzących do rozpatrzenia przez menadżera;
• rejestracja dokumentów przychodzących;
• organizowanie dostarczania dokumentów wykonawcom;
• prowadzenie bazy danych dokumentów organizacji;
• prowadzenie prac informacyjnych i referencyjnych;
• przetwarzanie i wysyłanie dokumentów wychodzących;
• organizacja prac związanych z rejestracją, rozliczaniem, przechowywaniem i przekazywaniem bieżących dokumentów pracy biurowej do odpowiednich jednostek strukturalnych;
• kontrola nad realizacją dokumentów w organizacji.

Bieżące przechowywanie dokumentów:

• opracowanie spisu spraw organizacji;
• sprawdzanie poprawności dokumentów i oznaczeń przy ich wykonaniu przed ich skompilowaniem w pliku do późniejszego przechowywania;
• formułowanie tytułów spraw i ustalanie okresów ich przechowywania;
• tworzenie spraw;
• kontrola prawidłowego i terminowego rozpowszechniania i archiwizowania dokumentów w aktach.

Przetwarzanie skrzynek do późniejszego przechowywania:

• sprawdzenie terminów przechowywania dokumentów, sporządzenie protokołu prac komisji eksperckiej w sprawie przygotowania dokumentów do przechowywania, ustawy o przydzieleniu do zniszczenia dokumentów niepodlegających przechowywaniu;
• sporządzanie wewnętrznego inwentarza spraw dotyczących dokumentów szczególnie cennych;
• rejestracja plików do stałego, długoterminowego przechowywania;
• projekt okładki akt przeznaczonych do stałego, długotrwałego przechowywania;
• sporządzanie inwentarza skrzyń do stałego, długoterminowego przechowywania;
• przekazywanie spraw do archiwów organizacji.

Prawa. Odpowiedzialność. Relacje

Ostatnie trzy części opisu stanowiska nie zawierają uregulowanych instrukcji. Z reguły wskazują uprawnienia pracownika; ustala się kryteria wartościowania pracy, formy odpowiedzialności za wyniki i konsekwencje swoich działań; określone są wszystkie informacje dotyczące relacji wewnętrznych i zewnętrznych niezbędnych pracownikowi do wykonywania pracy.

Zwróć uwagę na! Opis stanowiska pracy należy przekazać pracownikowi przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków. Po zapoznaniu się z dokumentem pracownik musi go podpisać, wyrażając w ten sposób swoją zgodę wymagane kompetencje, prawa i obowiązki, a także poziom odpowiedzialności i kary w przypadku nieprzestrzegania lub naruszenia opisów stanowisk pracy.

TELEWIZJA. Wojcechowicz

Oficjalny skład usług przedszkolnej placówki oświatowej i ich obowiązki

Kierownik:

Zrób plan wydarzenia

Użyj w swojej pracy GOST R 6.30-2003, instrukcje dla DP, standard korporacyjny

Organizuj miejsce pracy zgodnie z wymaganiami.

Spedytor:

Dostarcz dokumenty

Zastosowanie u prof. działalności oraz aktów legislacyjnych i wykonawczych

Sortowanie dokumentów według wspólnych przedsięwzięć.

Urzędnik:

Otrzymuj, przeglądaj i rejestruj przychodzące dokumenty

Przygotowywanie dokumentów wychodzących do wysyłki

Twórz i wystawiaj certyfikaty

Zastosowanie u prof. działalności oraz aktów legislacyjnych i wykonawczych

Wysyłaj wiadomości telefoniczne i faksy

Kopiuj dokumenty

Sortowanie dokumentów według SP

Sekretarz:

Wybierz i wybierz informacje niezbędne do sporządzenia dokumentów

Wykorzystaj standard biurowy w swojej pracy

Edytuj oficjalne dokumenty

Zastosowanie u prof. działalności oraz aktów legislacyjnych i wykonawczych

Stwórz harmonogram wydarzeń

Przygotowywanie kosztorysów wydarzeń

Przygotuj sale na imprezy

Twórz i wysyłaj zaproszenia

Prowadzenie prac referencyjnych i informacyjnych (+rozmowy tel)

Sporządzaj projekty dokumentów i koordynuj działania z menedżerami na różnych poziomach.

Sekretarz polecający:

Selekcjonuj i selekcjonuj informacje niezbędne w pracy menedżera

Wykorzystaj w swojej pracy standard biurowy + Outlook

Prowadzenie kalendarza menedżera (Outlook)

Zastosowanie u prof. działalności oraz aktów legislacyjnych i wykonawczych

Zgodnie z technologią kontroluj wykonanie dokumentów

Pracuj z poufnymi dokumentami

Prowadź dziennik kontaktów swojego menedżera

Sporządzanie i wykonywanie protokołów ze spotkań

Umówić się

Zachowaj protokół przyjmowania gości

Zorganizuj recepcję dla gości

Reguluj przepływ gości

Archiwista:

Utwórz listę przypadków

Zastosowanie u prof. działalności oraz aktów legislacyjnych i wykonawczych

Opis pracy - instrukcje wskazujące zakres zadań, odpowiedzialności i pracy, jakie musi wykonać osoba zajmująca dane stanowisko w przedsiębiorstwie lub firmie.

Opis stanowiska to pisemny dokument organizacyjno-regulacyjny, który reguluje codzienne czynności urzędników (pracowników odpowiednich kategorii) przedsiębiorstwa, ale jednocześnie nie ogranicza się do niego.

Podstawowe wymagania dotyczące treści i trybu sporządzania opisu stanowiska pracy są określone w

następujące dokumenty:

1) Standardowe instrukcje dotyczące pracy biurowej w organy federalne władza wykonawcza (zatwierdzona Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 8 listopada 2005 r. nr 536) (Wzór instrukcji);

3) Katalog kwalifikacji stanowisk pracowniczych (zatwierdzony uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 21 sierpnia 1998 r. Nr 37) (Katalog).

4) Standard państwowy GOST R 6,30-2003 „USD. USORD. Wymagania dotyczące przygotowywania dokumentów” (zatwierdzone dekretem Państwowego Standardu Rosji z dnia 3 marca 2003 r. Nr 65-st) (GOST).

Opis stanowiska to zwykle tekst połączony.

Trzy główne wymagania dotyczące treści:

1) przejrzystość – precyzyjne sformułowanie;

2) pojemność – lakoniczna prezentacja tekstu;

3) spójność – racjonalne, spójne ułożenie w tekście wszystkich elementów semantycznych (części instrukcji).

Łatwiej jest przygotować opis stanowiska w oparciu o Katalog, dostosowując go do specyficznych warunków funkcjonowania przedsiębiorstwa lub jednostki strukturalnej.

Katalog zawiera nowe charakterystyki kwalifikacyjne stanowisk pracowniczych związane z rozwojem relacji rynkowych. W charakterystyce kwalifikacji ujednolicono standardy regulacji pracy pracowników, aby zapewnić jednolite podejście do doboru personelu o odpowiednich kwalifikacjach i zgodność z jednolitymi zasadami taryfowania pracy w oparciu o jej złożoność. Wszystkie cechy kwalifikacji zostały zweryfikowane z uwzględnieniem najnowszych aktów prawnych i regulacyjnych Federacji Rosyjskiej.

Podstawowe informacje zawarte w opisie stanowiska:

Lista zadań przypisanych pracownikowi.

Tryb powoływania i zwalniania.

Podstawowe wymagania kwalifikacyjne stawiane pracownikowi.

Podstawowe wymagania wobec pracownika w zakresie wiedzy specjalistycznej, przepisów aktów prawnych i wykonawczych.

Podstawy organizacyjne i prawne działalności pracowniczej.

Funkcja pracy i warunki charakteryzujące jej realizację.

Rodzaje pracy w ramach przypisanej mu funkcji.

Uprawnienia (prawa i obowiązki) pracownika.

Miejsce pracownika w hierarchii (relacje według stanowiska).

Środki odpowiedzialności, których stosowanie jest przewidziane dla pracownika w związku z niewłaściwym wykonywaniem przypisanej mu funkcji pracowniczej.

Wymagania ochrony pracy.

Do prezentacji tekstu zastosowano formalny styl biznesowy, który charakteryzuje się:

Formalność;

Kierowanie;

Ograniczenia słownictwa i tematyki (jednotematyczne);

Zwięzłość, przejrzystość i dokładność prezentacji.

Struktura dokumentu

Struktura opisu stanowiska powinna obejmować następujące główne sekcje:

Postanowienia ogólne;

Uprawnienia (obowiązki i prawa) pracownika;

Relacje (powiązania według stanowiska) pracownika;

Odpowiedzialność pracownika;

Postanowienia końcowe.

Sekcja „Postanowienia ogólne” może mieć następującą strukturę wewnętrzną:

Powody opracowania dokumentu;

Cel funkcjonalny dokumentu;

Zakres dokumentu;

Procedura obsadzenia stanowiska;

Kompetencje pracownika (za co pracownik jest odpowiedzialny);

Wymagania kwalifikacyjne wobec pracownika (wykształcenie, doświadczenie zawodowe, wymagania dodatkowe);

Czym powinien kierować się pracownik w swojej działalności oraz dokumenty, których znajomość jest dla pracownika obowiązkowa.

Sekcja „Uprawnienia (obowiązki i prawa) pracownika” jest skonstruowana zgodnie z następującą zasadą: w pierwszej kolejności wymienione są najważniejsze prawa i obowiązki pracownika.

Sekcja „Relacje (powiązania według stanowiska) pracownika” może mieć następującą strukturę wewnętrzną:

Rodzaje i metody interakcji;

Obiekty interakcji (jednostki strukturalne i urzędnicy przedsiębiorstwa, organizacje zewnętrzne itp.);

Kolejność interakcji (częstotliwość i harmonogram działań, operacji, formy i rodzaje przekazywanych i otrzymywanych informacji, w tym udokumentowanych).

W części „Odpowiedzialność pracownika” znajdują się informacje:

W sprawie procedury pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności;

Rodzaje i miary odpowiedzialności;

Uprawnienia kierownictwa przedsiębiorstwa do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności i oceny wyników jego pracy.

W rubryce „Postanowienia końcowe” mogą znajdować się informacje o trybie i częstotliwości dokonywania zmian w opisie stanowiska pracy oraz o trybie wejścia dokumentu w życie.

Oprócz wszystkich powyższych, opisy stanowisk mogą zawierać załączniki.

Przygotowanie dokumentu

Skład szczegółów opisu stanowiska jest ustalany zgodnie z sekcją 2 GOST i obejmuje:

Nazwa organizacji (przedsiębiorstwo, instytucja) - autor (programista) dokumentu;

Nazwa typu dokumentu;

Data dokumentu;

Numer rejestracyjny dokumentu;

Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu;

Pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

Tytuł tekstu;

Tekst dokumentu;

Notatka o obecności aplikacji;

Podpis;

Pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

Zatwierdzenie dokumentu wizowego;

Notatka potwierdzająca poświadczenie kopii dokumentu;

Notatka o wykonawcy;

Identyfikator elektronicznej kopii dokumentu.

Numer rejestracyjny dokumentu składa się z jego numeru seryjnego, który według uznania organizacji można uzupełnić indeksem sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw, informacjami o korespondencie, wykonawcach itp.

Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu wskazuje się, jeżeli trudno je ustalić na podstawie szczegółów „Nazwa organizacji”; szczegóły podano z uwzględnieniem przyjętego podziału administracyjno-terytorialnego, uwzględnia się jedynie ogólnie przyjęte skróty.

Dokument zatwierdza urzędnik (urzędnicy) lub specjalnie wydany dokument. W przypadku zatwierdzenia dokumentu przez urzędnika pieczęć zatwierdzenia dokumentu musi składać się ze słowa ZATWIERDZONO (bez cudzysłowu), tytułu stanowiska osoby zatwierdzającej dokument, jego podpisu, inicjałów, nazwiska i daty zatwierdzenia . Gdy dokument jest zatwierdzany przez kilku urzędników, ich podpisy są umieszczane na tym samym poziomie. Jeżeli dokument zostaje zatwierdzony uchwałą, decyzją, zarządzeniem lub protokołem, pieczęć zatwierdzająca składa się z słowa ZATWIERDZONO, nazwy dokumentu zatwierdzającego w walizce instrumentalnej, jego daty i numeru.

Pieczęć zatwierdzenia dokumentu składa się ze słowa ZGODNIE, stanowiska osoby, z którą dokument został zatwierdzony (w tym nazwy organizacji), podpisu osobistego, transkrypcji podpisu (inicjały, nazwisko) i daty zatwierdzenia

Zatwierdzenie dokumentu następuje wraz z wizą zatwierdzającą dokument (zwaną dalej wizą), która zawiera podpis i stanowisko osoby zatwierdzającej dokument, transkrypcję podpisu (inicjały, nazwisko) oraz datę podpisania. Istnieje możliwość wystawienia dokumentów wizowych na odrębnym arkuszu zgody. Dozwolone jest, według uznania organizacji, zatwierdzanie dokumentu i jego załączników strona po stronie.

Przy poświadczaniu zgodności kopii dokumentu z oryginałem, poniżej wymaganego „Podpisu” wskazano:

Certyfikacja: „Prawda”;

Stanowisko osoby, która poświadczyła kopię;

Podpis osobisty;

Odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko);

Data certyfikacji.

Oznaczenie wykonawcy zawiera inicjały i nazwisko wykonawcy dokumentu oraz jego numer telefonu. Znak dotyczący wykonawcy umieszcza się na przedniej lub tylnej stronie ostatniej kartki dokumentu, w lewym dolnym rogu.

INSTRUKCJE

ZARZĄDZAJĄCY DOKUMENTAMI

I. Postanowienia ogólne

1. Specjalista ds. dokumentów należy do kategorii specjalistów.

2. Na stanowisko:

Specjalistę ds. dokumentów powołuje osoba posiadająca wyższe wykształcenie zawodowe, nie posiadająca wymagań dotyczących stażu pracy;

Specjalista ds. dokumentów kategorii II – na stanowisko specjalisty ds. dokumentów wyznacza się osobę, która posiada wyższe wykształcenie zawodowe i przepracowała co najmniej 3 lata na stanowisku specjalisty ds. dokumentów;

Specjalista ds. dokumentów kategorii I – osoba posiadająca wyższe wykształcenie zawodowe i staż pracy na stanowisku specjalisty ds. dokumentów kategorii II od co najmniej 3 lat.

3. Dokonuje się powołania na stanowisko kierownika dokumentów i zwolnienia z niego

4. Specjalista ds. dokumentów musi wiedzieć:

4.1. Uchwały, instrukcje, zarządzenia i inne dokumenty zarządcze i regulacyjne organów wyższych dotyczące dokumentacji wsparcia zarządzania.

4.2. Procedura planowania, projektowania i technologii pracy w oparciu o technologię organizacyjną i komputerową dla usług wspomagania dokumentacji zarządczej.

4.3. Metody badań, analiz, projektowania i rozwoju systemów dokumentacji.

4.4. Procedura rejestracji, klasyfikacji, przechowywania, badania wartości dokumentów.

4,5. Organizacja spraw archiwalnych.

4.6. Dokumenty regulacyjne i metodologiczne dotyczące projektowania i działania zautomatyzowanych systemów zarządzania informacją.

4.7. Podstawy programowania.

4.8. Metody projektowania i aktualizacji baz danych i banków danych.

4.9. Podstawy zarządzania, ergonomia, psychologia społeczna, socjologia.

4.10. Dokumentacja.

4.12. Doświadczenia krajowe i zagraniczne w zakresie wsparcia dokumentacyjnego kadry zarządzającej.

4.13. Podstawy ekonomii, organizacji i zarządzania pracą.

4.14. Prawo pracy.

4.15. Wewnętrzne przepisy pracy.

4.16. Zasady i przepisy ochrony pracy.

kierownik biura; inny urzędnik)

II. Odpowiedzialność zawodowa

6. W czasie nieobecności kierownika dokumentów (urlop, choroba itp.) jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona zarządzeniem dyrektora przedsiębiorstwa, która nabywa odpowiednie uprawnienia i jest odpowiedzialna za prawidłowe wykonanie swoich obowiązków mu przypisane.

Specjalista ds. dokumentów:

1. Opracowuje i wdraża procesy technologiczne pracy z dokumentami i informacjami dokumentacyjnymi w oparciu o wykorzystanie technologii organizacyjnej i komputerowej (księgowość, kontrola wykonania, przechowywanie operacyjne, prace referencyjne).

2. Uczestniczy w planowaniu, organizowaniu i doskonaleniu działań działu wsparcia dokumentacji kierownictwa.

3. Monitoruje stan pracy biura.

4. Przygotowuje propozycje zapewniające ergonomiczne warunki pracy, racjonalizujące pracę pracowników działu obsługi dokumentacji.

5. Opracowuje ujednolicone systemy dokumentacji i karty ewidencji czasu pracy dokumentów dla różnych celów i poziomów zarządzania, klasyfikatory informacji dokumentowych.

7. Podejmuje działania mające na celu usprawnienie składu dokumentów i wskaźników informacyjnych, zmniejszenie ich liczby oraz optymalizację przepływu dokumentów.

8. Uczestniczy w wyborze dokumentów przekazanych do przechowywania państwowego, organizacji przechowywania i badaniu wartości dokumentów.

9. Uczestniczy w ustalaniu zadań, projektowaniu, obsłudze i doskonaleniu (w zakresie wspomagania informacyjnego) zautomatyzowanych systemów informatycznych i systemów zarządzania, a także w rozwoju najnowszych technologii informatycznych (w tym elektronicznych), opartych na wykorzystaniu komputera i mikroprocesora technologii, projektowania i aktualizacji baz danych i banków danych.

10. Studiuje i podsumowuje zaawansowane doświadczenia krajowe i zagraniczne w zakresie wspomagania dokumentacji zarządzania, opracowuje dokumenty normatywne i metodologiczne dotyczące problematyki wspierania dokumentacji.

11. Uczestniczy w selekcji, rozmieszczeniu i szkoleniu zaawansowanym personelu działu obsługi dokumentacji.

12. Wykonuje indywidualne zadania służbowe swojego bezpośredniego przełożonego.

III. Prawa

Specjalista ds. dokumentów ma prawo:

1. Zapoznać się z projektami decyzji kierownictwa przedsiębiorstwa dotyczących jego działalności.

2. Zgłaszać propozycje usprawnień pracy związanych z obowiązkami przewidzianymi w niniejszej instrukcji.

3. W granicach swoich kompetencji informuj bezpośredniego przełożonego o wszelkich uchybieniach w działalności przedsiębiorstwa (jednostka strukturalna, poszczególni pracownicy) zidentyfikowanych w procesie wykonywania swoich praw i obowiązków służbowych oraz zgłaszaj propozycje ich usunięcia.

4. Zwracać się osobiście lub w imieniu bezpośredniego przełożonego do kierowników działów i innych specjalistów o informacje i dokumenty niezbędne do wykonywania jego obowiązków służbowych.

5. Zaangażuj specjalistów ze wszystkich (oddzielnych) jednostek strukturalnych w rozwiązywanie powierzonych mu zadań (jeśli przewidują to przepisy dotyczące jednostek strukturalnych, jeśli nie, to za zgodą kierownika organizacji).

6. Żądania od kierownictwa przedsiębiorstwa, bezpośredniego przełożonego, udzielenia pomocy w wykonywaniu obowiązków przewidzianych niniejszym opisem stanowiska.

IV. Odpowiedzialność

Specjalista ds. dokumentów jest odpowiedzialny za:

1. Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska pracy – w granicach określonych obowiązującymi przepisami prawa pracy Federacji Rosyjskiej.

2. Za przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swojej działalności - w granicach określonych przez obowiązujące ustawodawstwo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.

3. Za wyrządzenie szkody materialnej - w granicach określonych obowiązującymi przepisami prawa pracy i prawa cywilnego Federacji Rosyjskiej.

Jeśli szukasz pracownika lub wybierasz miejsce do pracy, pomoże Ci w tym nasza strona internetowa mogilev.myjob.by. Zamieszczenie informacji o wolnych stanowiskach pracy oraz dodanie CV jest bezpłatne. W tym celu należy się zarejestrować i wypełnić odpowiedni formularz.
Wyszukaj i znajdź pracę w mieście Mohylew, będziesz mógł także śledzić trendy na rynku pracy: liczbę miejsc pracy, średni rozmiar wynagrodzenie.

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Niniejszy opis stanowiska określa obowiązki funkcjonalne, prawa i obowiązki Menedżera Dokumentów.

1.2. Specjalistę ds. dokumentów powołuje się na stanowisko i odwołuje ze stanowiska w sposób określony obowiązującymi przepisami prawa pracy na mocy zarządzenia dyrektora przedsiębiorstwa.

1.3. Menedżer dokumentów raportuje bezpośrednio do __________________.

1.4. Osoba posiadająca:

Specjalista ds. dokumentów: wyższe wykształcenie zawodowe bez wymagań dotyczących doświadczenia zawodowego.

1,5. Specjalista ds. dokumentów musi wiedzieć:

Legislacyjne i regulacyjne akty prawne, uchwały, instrukcje, zarządzenia, inne dokumenty zarządcze i regulacyjne organów wyższego szczebla dotyczące wsparcia dokumentacyjnego kadry zarządzającej;

Procedura planowania, projektowania i technologii pracy w oparciu o technologię organizacyjną i komputerową dla usług wspomagania dokumentacji zarządczej;

Metody badań, analiz, projektowania i rozwoju systemów dokumentacji;

Procedura rejestracji, klasyfikacji, przechowywania, badania wartości dokumentów;

Organizacja spraw archiwalnych;

Dokumenty regulacyjne i metodologiczne dotyczące projektowania i działania zautomatyzowanych systemów zarządzania informacjami;

Podstawy programowania;

Metody projektowania i aktualizacji baz danych i banków danych;

Podstawy ergonomii, psychologii społecznej, socjologii;

Dokumentacja;

Doświadczenie krajowe i zagraniczne w zakresie wsparcia dokumentacyjnego kadry zarządzającej;

Podstawy ekonomii, organizacji i zarządzania pracą;

prawo pracy;

Wewnętrzne przepisy pracy;

Zasady i przepisy ochrony pracy.

1.6. W okresie czasowej nieobecności Kierownika Dokumentów jego obowiązki przydzielane są ___________________________.

2. OBOWIĄZKI FUNKCJONALNE

2.1. Obowiązki funkcjonalne Menedżerowie Dokumentów ustalane są na podstawie i w zakresie cech kwalifikacyjnych na stanowisko Menedżera Dokumentów i mogą być uzupełniane i doprecyzowywane przy sporządzaniu opisu stanowiska pracy w oparciu o konkretne okoliczności.

2.2. Specjalista ds. dokumentów:

2.2.1. Opracowuje i wdraża procesy technologiczne pracy z dokumentami i informacją dokumentacyjną w oparciu o wykorzystanie technologii organizacyjnej i komputerowej (księgowość, kontrola wykonania, przechowywanie operacyjne, prace referencyjne).

2.2.2. Bierze udział w planowaniu, organizowaniu i doskonaleniu działań służby wsparcia dokumentacji zarządczej oraz monitoruje stan pracy biura.

2.2.3. Przygotowuje propozycje zapewnienia ergonomicznych warunków pracy, racjonalizacji stanowisk pracy pracowników służby wsparcia dokumentacji zarządczej.

2.2.4. Tworzy ujednolicone systemy dokumentacji i karty ewidencji czasu pracy dokumentów dla różnych celów i poziomów zarządzania, klasyfikatory informacji o dokumentach.

2.2.5. Organizuje wdrożenia systemów dokumentacyjnych.

2.2.6. Podejmuje działania mające na celu usprawnienie składu dokumentów i wskaźników informacyjnych, zmniejszenie ich liczby oraz optymalizację przepływu dokumentów.

2.2.7. Uczestniczy w wyborze dokumentów przekazywanych do przechowywania państwowego, organizacji przechowywania i badaniu wartości dokumentów.

2.2.8. Bierze udział w wyznaczaniu zadań, projektowaniu, obsłudze i doskonaleniu (w zakresie wspomagania informacyjnego) zautomatyzowanych systemów informatycznych i systemów zarządzania, a także w rozwoju najnowszych technologii informatycznych (w tym elektronicznych), opartych na wykorzystaniu technologii komputerowej i mikroprocesorowej , projektowanie i aktualizacja baz danych i banków danych.

2.2.9. Studiuje i podsumowuje zaawansowane doświadczenia krajowe i zagraniczne w zakresie wspomagania dokumentacji dla kadry zarządzającej, opracowuje dokumenty normatywne i metodologiczne dotyczące zagadnień wspomagania dokumentacji.

2.2.10. Uczestniczy w selekcji, rozmieszczeniu i zaawansowanym szkoleniu personelu do obsługi dokumentacji zarządzania.

3. PRAWA

3.1. Specjalista ds. dokumentów ma prawo:

3.1.1. Przedstawianie propozycji usprawnienia organizacji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, jego racjonalizacji zgodnie z ustalonymi standardami.

3.1.2. Wymagaj, aby usługi przedsiębiorstwa i pracownicy przygotowujący dokumentację spełniali ustalone standardy i wymagania.

3.1.3. Opracowywać i wdrażać ujednolicone systemy dokumentacji, karty czasu pracy dokumentów dla różnych celów i poziomów zarządzania, klasyfikatory informacji dokumentowych.

4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

4.1. Specjalista ds. dokumentów jest odpowiedzialny za:

4.1.1. Niedopełnienie obowiązków funkcjonalnych.

4.1.2. Nieprawdziwe informacje o stanie realizacji otrzymanych zadań i poleceń, naruszenie terminów ich wykonania.

4.1.3. Niestosowanie się do poleceń, instrukcji dyrektora przedsiębiorstwa, instrukcji i zadań kierownika działu.

4.1.4. Naruszenie wewnętrznych przepisów pracy, zasad bezpieczeństwo przeciwpożarowe I Środki ostrożności zainstalowany w przedsiębiorstwie.

5. WARUNKI PRACY

5.1. Harmonogram pracy osoby zarządzającej dokumentami ustalany jest zgodnie z wewnętrznymi przepisami pracy obowiązującymi w przedsiębiorstwie.

5.2. Ze względu na potrzeby produkcyjne istnieje możliwość skierowania Specjalisty ds. Dokumentów delegacje(w tym znaczenie lokalne).

Inne instrukcje w sekcji:
-