Wymagania dotyczące przygotowania dokumentacji kadrowej. Moc prawna dokumentu: istota, procedury udostępniania systemu rejestracji dokumentów korespondencji wewnętrznej

28.05.2022

Przeczytaj także

Kobieca zazdrość, czyli jak zabić miłość Zazdrość to obrona w ataku

Najlepszy sposób na diagnozowanie chorób skóry – lampa Wooda

Skład pomadki - z czego wykonana jest pomadka Co zawiera pomadki

Częściowy nieprawidłowy drenaż żył płucnych Nieprawidłowy drenaż żył płucnych Rozpoznanie

W organizacjach, w ramach procesu produkcyjnego, pracownicy prowadzą ze sobą korespondencję wewnętrzną. Piszą oświadczenia, informują się nawzajem powiadomieniami o postępach wykonanej pracy lub o tym, jak należy ją wykonać. Często takie dokumenty mają duże znaczenie i dlatego muszą mieć moc prawną.

Aby nadać dokumentowi moc prawną, należy przestrzegać następujących zasad:

pracodawca, tworząc wewnętrzny dokument korespondencyjny, musi przestrzegać obowiązujących norm prawnych;

pracownik może wydać dokument tylko w ramach swoich kompetencji;

pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania zasad sporządzania i wykonywania dokumentów, a także zapoznawania się z nimi pracowników (w razie potrzeby).

Rekwizyty, które nadają dokumentowi moc prawną

Obowiązkowy skład danych, który nadaje tworzonym dokumentom moc prawną:

1. Autor dokumentu (nazwa organizacji, instytucji, przedsiębiorstwa, ze wskazaniem przynależności wydziałowej lub formy prawnej). Alternatywą byłoby wydrukowanie dokumentu na papierze firmowym. Niektóre dokumenty dodatkowo wskazują miasto, w którym ten dokument został opublikowany.

2. Tytuł dokumentu (zarządzenie, rozporządzenie itp.).

3. Data powstania dokumentu, jego zatwierdzenie, wejście w życie.

4. Indeks rejestracyjny (numer) tego dokumentu zgodnie z systemem rejestracyjnym przyjętym przez firmę.

6. Podpis kierownika organizacji lub upoważnionej przez niego osoby odpowiedzialnej. Podpis głowy może być złożony w kilku formach, w szczególności:

6.1. Podpis bezpośredni (jak pod zamówieniami w formach ujednoliconych – wskazanie stanowiska, odszyfrowanie podpisu i samego podpisu).

6.2. Bezpośrednia pieczęć zatwierdzenia podpisana przez szefa (lub upoważnionego urzędnika) tej organizacji. Pieczęć zatwierdzenia jest umieszczona w górnym nagłówku dokumentu po prawej stronie.

6.3. Pośrednia pieczęć zatwierdzenia, pośredniczona np. poprzez zatwierdzenie na zlecenie. Taką pieczęć umieszcza się z reguły również w górnym nagłówku dokumentu po prawej stronie (jak w ujednoliconym formularzu T-3 - Staffing).

6.4. W formie uchwały menedżera, na przykład na oświadczeniu pracownika. Uchwała musi zawierać cztery elementy: adresata uchwały, samą czynność administracyjną lub zarządzenie, podpis kierownika oraz datę wydania uchwały. Rezolucję umieszcza się co do zasady odręcznie w dowolnym wolnym miejscu dokumentu, zwykle jednak w jego górnej części.

7. Zatwierdzanie wiz dla tych rodzajów dokumentów, które bez takich wiz nie będą miały pełnej mocy prawnej. Na przykład zatwierdzenie wiz z głównym organem związkowym, z uwzględnieniem opinii organu przedstawicielskiego, umowy z prawnikiem, głównym księgowym itp. Dokumenty wymagające zatwierdzenia są określane przez wymagania obowiązującego ustawodawstwa, ujednoliconych formularzy i wewnętrznych przepisów lokalnych samej organizacji, w szczególności instrukcji pracy biurowej lub regulaminów dla działów itp. (jeśli istnieją). Wiza zatwierdzająca może mieć następujące formy:

7.1. Wskazanie dokumentu potwierdzającego aprobatę (ujednolicony formularz T-7). Pieczęć zatwierdzenia umieszczana jest z reguły w dolnej części wzoru po lewej stronie.

7.2. Wskazanie treści potwierdzającej umowę, stanowisko osoby lub osób, z którymi umowa została zawarta, podpis/podpisy, ich odpisy i daty zawarcia umowy. Wizę zatwierdzającą umieszcza się z reguły na dole formalnej części dokumentu lub w dowolnym wolnym miejscu.

8. Wizy zapoznawcze muszą znajdować się pod wszystkimi nakazami personalnymi i innymi dokumentami, które w istocie muszą być przekazane określonemu kręgowi pracowników. Warunek ten obejmuje również odręcznie napisaną datę zapoznania się przez pracowników pod podpisanym dokumentem. Wiza zapoznawcza jest umieszczona na dole dokumentu pośrodku lub po lewej stronie.

Ujednolicone formularze opracowane przez Państwowy Komitet Statystyczny są budowane z uwzględnieniem nadawania dokumentom mocy prawnej i zawierają wszystkie określone szczegóły (chociaż istnieją wyjątki, na przykład karta osobista pracownika - ujednolicony formularz T-2 nie zawiera numeru rejestracyjnego , ponieważ dokumenty te nie są przechowywane chronologicznie, ale alfabetycznie).

Przykład wszystkich określonych szczegółów w ujednoliconym formularzu podano poniżej na przykładzie ujednoliconego formularza T-6 - zamówienia na wakacje.

Nadanie mocy prawnej dokumentom korespondencji wewnętrznej

Korespondencja wewnętrzna w organizacji rozwiązuje następujące zadania:

1. Wyraża i dokumentuje na piśmie opinię, wniosek, propozycję jednej ze stron, pracodawcy lub pracownika albo ma charakter informujący drugą stronę.

2. Jest integralnym ogniwem w procedurze rozwiązywania umowy o pracę, przenoszenia pracowników, rejestracji urlopu i innych procedur personalnych.

3. Służy jako niezbędny dowód z dokumentów przy rozpatrywaniu sporu pracowniczego.

Aby korespondencja wewnętrzna mogła wykonać wszystkie powyższe zadania, muszą być spełnione następujące warunki:

1. Dokument musi być poprawnie sporządzony, ze wszystkimi niezbędnymi do tego szczegółami.

2. Dokument musi posiadać numer ewidencyjny zgodnie z ewidencją dokumentacji przychodzącej i wychodzącej.

3. Strona otrzymująca musi oficjalnie odpowiedzieć na ten dokument. Na przykład w formie uchwały.

4. Dokument należy przechowywać z uwzględnieniem ustalonych wymagań archiwalnych.

Najczęściej pracownik prowadzi korespondencję wewnętrzną za pomocą oświadczeń, urzędowych i notatek, a pracodawca – w formie zawiadomień. Dokumenty korespondencji wewnętrznej są sporządzane nie tylko w przypadku konieczności wymiany oficjalnych wiadomości między pracownikami, ale także między kierownikami działów a pracownikami, kierownikami jednego działu i innymi itp.

Obecnie większość tej korespondencji prowadzona jest w w formie elektronicznej, przez wiadomości e-mailem . Przy takich wiadomościach niezwykle trudno jest udowodnić, że ten dokument elektroniczny został stworzony przez tego konkretnego pracownika (nawet ustawiając hasła, będziesz musiał udowodnić, że nikt poza tym pracownikiem nie znał hasła dostępu do konkretnego e-maila). Dlatego w przypadku konfliktu lub ewentualnego konfliktu zaleca się sporządzenie dokumentów w formie papierowej, poświadczonej Twoim podpisem, oraz zarejestrowanie się za pośrednictwem urzędnika w firmie odpowiedzialnej za rejestrację dokumentu.

Możliwe jest nadanie takiej korespondencji mocy prawnej, jeśli pracownik wydrukuje wiadomości elektroniczne, a urzędnik je zarejestruje. Ponadto w dokumentach wewnętrznych firmy (wewnętrzne przepisy lokalne) trzeba ustalić właśnie taki sposób wymiany informacji, a także częstotliwość sprawdzania wiadomości, jako działający mechanizm komunikacji.

Rozważ ogólne zasady nadawania mocy prawnej dokumentom korespondencji wewnętrznej – oświadczeniom i zawiadomieniom. Dokumenty te są często głównym dowodem w sporach pracowniczych, dlatego kompetentna praca z nimi jest niezwykle ważna dla ochrony interesów pracodawcy.

Cechy rejestracji i nadawania mocy prawnej oświadczeniom

W interesie pracodawcy jest, aby osobiste oświadczenia pracowników były wypełniane ręcznie. Zazwyczaj organizacje używają szablonów formularzy, w których przynajmniej podpis pracownika i data podpisania wniosku muszą być wypełnione ręcznie. Często takie wykonanie oświadczeń jest interpretowane w konflikcie sądowym jako fakt wywierania nacisku na pracownika.

W zasadzie wniosek można również utworzyć automatycznie, jednak po tym czasie zostaje wydrukowany i podpisany przez osobę sporządzającą ten wniosek.

Pożądane jest, aby we wniosku, biorąc pod uwagę powyższą procedurę nadawania mocy prawnej dokumentom, zawrzeć następujące dane:

1. Nazwa dokumentu to „Aplikacja”.

2. Adresat – do którego przesyłane jest zgłoszenie, ze wskazaniem stanowiska w danej organizacji, imię i nazwisko. urzędnik.

3. Kompilator – od kogo jest wysyłany, ze wskazaniem stanowiska i imienia i nazwiska. pracownik.

4. Tekst oświadczenia.

5. Podpis autora wniosku.

6. Data złożenia wniosku.

7. Podpisy aprobaty (najczęściej z kierownikiem jednostki strukturalnej - w razie potrzeby). Ten rekwizyt jest opcjonalny. Dlatego o jego obecności decydują zasady pracy z takimi dokumentami w danej organizacji.

8. Numer rejestracyjny wniosku. Numer jest przypisywany do dokumentu zgodnie z dziennikiem dokumentacji przychodzącej (lub innym dziennikiem, w zależności od budowy systemu rejestracji w konkretnej organizacji), wskazując numer, datę przyjęcia dokumentu i podpis osoby odpowiedzialnej (na przykład sekretarz). Osoba odpowiedzialna za odbiór tych dokumentów zapisuje numer.

9. Uchwała osoby, do której skierowano wniosek lub która jest uprawniona do rozwiązania określonej sprawy. Uchwała musi zawierać własnoręczny podpis, datę i decyzję administracyjną w sprawie wydania wniosku wskazującą konkretnego urzędnika (jego nazwisko lub po prostu wydział), do którego wysyłane jest to zarządzenie oraz (jeśli to konieczne) datę, do której to zarządzenie określone w uchwale muszą być spełnione.

10. Po przeprowadzeniu procedur personalnych na podstawie tego wniosku, można na nim wykonać znaki na wykonaniu zlecenia szefa (patrz Przykład 8). Są one z reguły umieszczane na dole części projektowej dokumentu po lewej stronie lub w dowolnym wolnym miejscu.

11. Mogą znajdować się oznaczenia numeru sprawy, do której niniejsze zgłoszenie jest wysyłane.

Oto przykład aplikacji ze wszystkimi niezbędnymi szczegółami.

Cechy rejestracji i nadawania mocy prawnej zgłoszeniom

Pracodawca pisze zawiadomienia w celu poinformowania o czymś pracownika. Na przykład, aby ostrzec go o proponowanej redukcji personelu (art. 180 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), o zbliżającym się regularnym corocznym urlopie, zgodnie z harmonogramem urlopowym firmy (art. 123 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) , o zbliżającej się zmianie warunków umowy o pracę (art. 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), o zmniejszeniu umowy o pracę na czas określony z pracownikiem (art. 79 Kodeksu pracy Federacja Rosyjska) itp.

Formalne zawiadomienia o przestrzeganiu procedury przewidzianej w prawie pracy muszą być sporządzane wyłącznie w formie papierowej, ponieważ dokumenty te będą potwierdzeniem zgodności z ustaloną procedurą, a pracownik z reguły potwierdza otrzymanie tego zawiadomienia na sam dokument.

Poniżej znajdują się wyciągi z Kodeksu pracy, potwierdzające wymóg pisemnej formy powiadomienia w niektórych przypadkach zgodności z wymogami prawa pracy.

Fragment dokumentu

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej

Artykuł 74

(…) Pracodawca ma obowiązek powiadomić pracownika o nadchodzących zmianach warunków umowy o pracę ustalonych przez strony, a także o przyczynach, które te zmiany spowodowały. pismo nie później niż dwa miesiące, chyba że niniejszy Kodeks stanowi inaczej.

Jeżeli pracownik nie wyraża zgody na pracę w nowych warunkach, pracodawca jest zobowiązany: pismo zaproponować mu inną pracę dostępną dla pracodawcy (zarówno wakujące stanowisko lub pracę odpowiadającą kwalifikacjom pracownika, jak i wakujące niższe stanowisko lub niżej płatną pracę), którą pracownik może wykonywać biorąc pod uwagę swój stan zdrowia.

Art. 79. Rozwiązanie umowy o pracę na czas określony”

Umowa o pracę na czas określony zostaje rozwiązana z upływem okresu jej obowiązywania. Pracownik musi zostać powiadomiony na piśmie o rozwiązaniu umowy o pracę z powodu upływu okresu jej obowiązywania co najmniej na trzy dni kalendarzowe przed zwolnieniem, z wyjątkiem przypadków, gdy okres obowiązywania umowy o pracę na czas określony zawartej na okres świadczenia obowiązków nieobecnego pracownika wygasa.

Artykuł 123

Kolejność przyznawania płatnych urlopów ustalana jest corocznie zgodnie z harmonogramem urlopów (...).

Pracownik musi zostać powiadomiony o godzinie rozpoczęcia urlopu. pod malowaniem nie później niż dwa tygodnie przed jego rozpoczęciem.

Artykuł 180

(...) Pracownicy są ostrzegani przez pracodawcę osobiście i pod malowaniem co najmniej dwa miesiące przed wypowiedzeniem.

We wszystkich tych przypadkach pracodawca będzie musiał potwierdzić fakt powiadomienia pracownika przez określony czas, który spełnia wymogi prawa pracy. Dlatego takie zawiadomienia są przekazywane pracownikowi pod własnoręcznym podpisem. A najważniejsze przy doręczaniu zawiadomienia jest nie tyle podpisanie przez pracownika, ile wskazanie daty otrzymania takiego zawiadomienia.

Powiadomienie zawiera te same szczegóły, które powinny znajdować się w każdym dokumencie personalnym.

System rejestracji dokumentów do korespondencji wewnętrznej

Pracodawcy łatwiej będzie się bronić w przypadku konfliktu pracowniczego (w tym sądowego), jeśli organizacja ma kompetentnie zbudowany system rejestracji dokumentów. System rejestracji w firmie jest niezbędny do:

rejestrowanie dostępności dokumentów i śledzenie ich ruchu;

nadanie mocy prawnej dokumentom spółki;

optymalna organizacja wewnętrznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie;

ochrona interesów pracodawcy w przypadku konfliktu sądowego. W takim przypadku system rejestracji czasopisma potwierdzi fakt, że dokument został utworzony w określonym terminie.

Liczba dzienników (książek rachunkowych), które należy prowadzić, zależy bezpośrednio od specyfiki działalności organizacji. Aby dzienniki księgowe (księgi) spełniały nie tylko funkcję ewidencjonowania dokumentów, ale także służyły jako dowód w przypadku konfliktu, że dokument faktycznie powstał w określonym czasie i nie można go później wprowadzić, Zaleca się przestrzeganie następujących zasad rejestracji tych czasopism.

Dzienniki muszą:

mieć twardą okładkę (aby zachować zgodność z terminem przydatności do spożycia);

mieć oprawę klejoną (w celu udowodnienia niemożności lub trudności usunięcia arkusza lub dodania arkusza do istniejącego czasopisma);

mają ponumerowane strony od początku do końca;

być zszyte;

być poświadczone pieczęcią osoby prawnej i podpisem kierownika organizacji (z wyjątkiem dwóch pierwszych ksiąg rachunkowych ksiąg pracy, które muszą być poświadczone pieczęcią lakową lub pieczęcią (klauzula 41 dekretu z Rząd Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. Nr 225 „O księgach pracy”).

Wewnętrzny widok czasopism, w których można rejestrować dokumenty korespondencji wewnętrznej, jest opracowywany przez same organizacje, ponieważ nie ma ujednoliconych form czasopism. Poniżej przykład ich formy.

Kopie i duplikaty

Często dokumenty korespondencji wewnętrznej przekazywane są urzędnikom w formie odpisów lub duplikatów, w szczególności, gdy oryginał dokumentu jest przesyłany do urzędnika wyższego szczebla lub do akt sprawy, ale na dokumencie należy podjąć dalsze czynności.

Kopiuj Dokument może być faksymilowy lub bezpłatny. Kopia faksu w pełni odwzorowuje treść dokumentu i wszystkie jego cechy zewnętrzne – szczegóły zawarte w oryginale (w tym podpis i pieczęć) lub ich części, cechy ich lokalizacji. darmowa kopia stworzony na maszynach do pisania, zawiera wszystkie szczegóły dokumentu, ale niekoniecznie powtarza jego formę.

Pracownik odpowiedzialny za dokumenty poświadcza kopie. Poświadczenia kopii dokonuje się poprzez umieszczenie słowa „Prawda” lub „Kopia jest poprawna” oraz wskazanie podpisu, jego odpisu i daty osoby odpowiedzialnej. Z reguły notę certyfikacyjną umieszcza się na dole formalnej części dokumentu w dowolnym wolnym miejscu.

Jeśli dokument jest składany do innych organizacji, na kopiach dokumentów (wyciągach z nich) pamiętaj, aby stemplować .

Duplikować - duplikat dokumentu urzędowego, który ma moc prawną oryginału.

* * *

Nie można więc lekceważyć dokumentów korespondencji wewnętrznej – często uznanie legalności procedury zależy od ich prawidłowego wykonania i przetwarzania. Ale właśnie z tymi dokumentami pracodawcy najczęściej nie wiedzą, jak sobie radzić. Takie dokumenty nie są rejestrowane, nie są brane pod uwagę, nie są uzgadniane, co negatywnie wpływa nie tylko na moc prawną dokumentu, ale również na procedury zarządcze prowadzone w firmie. Często z tego powodu pracodawca nie może udowodnić winy konkretnego pracownika i nie może zastosować prawnych metod zastosowania sankcji dyscyplinarnej lub rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem. Wiele firm zaczyna budować system do pracy z dokumentami już na swoich błędach, ale i tak lepiej zapobiegać negatywnym konsekwencjom niż radzić sobie z ich skutkami.

1 Odręcznie napisana data

2 Data osobista

Do tworzenia obiegu dokumentów działu personalnego
* wykaz wymaganych dokumentów kadrowych, rodzaje i odmiany dokumentacji kadrowej
* nomenklatura spraw
* grupowanie dokumentów w sprawy
wymagania dotyczące wykonania dokumentacji kadrowej, nadania dokumentom mocy prawnej,
- Kontynuacja 1 opcji projektowych
* instrukcja zarządzania dokumentacją kadrową
* przygotowanie akt obsługi kadrowej do przekazania do archiwum organizacji, okresy przechowywania
* odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie wymagań dotyczących prowadzenia dokumentacji kadrowej

Jakie są wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji kadrowej?

Zarządzanie dokumentacją kadry wykwalifikowanej polega na dokumentowaniu wszystkich spraw kadrowych zgodnie z ustalonymi zasadami przetwarzania dokumentów.
Wymóg dokumentowania informacji zgodnie z określonymi zasadami określa ustawa federalna z dnia 27 lipca 2006 r. Nr 149-FZ „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”.

Z art. 11 ustawy federalnej nr 149-FZ:

- Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej lub umowa stron mogą określać wymagania dotyczące dokumentowania informacji.
- W federalnych organach wykonawczych informacje są dokumentowane w sposób ustalony przez Rząd Federacji Rosyjskiej. Zasady pracy urzędów i obiegu dokumentów ustalone przez inne organy państwowe, jednostki samorządu terytorialnego w zakresie ich właściwości muszą spełniać wymagania ustalone przez Rząd Federacji Rosyjskiej w zakresie pracy urzędów i obiegu dokumentów dla federalnych organów władzy wykonawczej.

Kierownicy i oficerowie personalni powinni pamiętać, że prawidłowe sporządzenie dokumentu oznacza nadanie mu mocy prawnej. Należy zwrócić odpowiednią uwagę nie tylko na treść, ale także na formę dokumentu. Moc prawna dokumentu jest własnością dokumentu urzędowego, przekazaną mu przez obowiązujące przepisy, kompetencję organu, który go wydał, oraz ustaloną procedurę rejestracji (klauzula 2.1 GOST R 51141-98).
Dla działalności zarządczej bardzo ważna jest moc prawna dokumentów, która potwierdza, że dokumenty mogą służyć jako prawdziwy dowód zawartych w nich informacji. Praktyka sądowa zna wiele przykładów, gdy organizacja przegrała sprawę z powodu niewłaściwie wykonanych dokumentów personalnych sporządzonych z naruszeniem wymagań odpowiedniego GOST, ponieważ nie są one akceptowane w sądzie jako dowód pisemny i nie mają mocy prawnej. To kolejne potwierdzenie, że w stosunkach pracy (zwłaszcza w sytuacji zwolnienia) należy przestrzegać wszelkich formalnych subtelności zarządzania aktami kadrowymi.

Zasady dokumentacji

Aby prawidłowo sformatować dokument, należy przede wszystkim określić, do jakiej grupy dokumentów lub systemu dokumentacji należy.
Zgodnie z klauzulą 2.1 GOST R 51141-98 system dokumentacji jest rozpoznawany jako zestaw dokumentów powiązanych ze sobą zgodnie ze znakami pochodzenia, celem, rodzajem, zakresem działalności, jednolitymi wymaganiami dotyczącymi ich wykonania.
Zgodnie z ogólnorosyjskim klasyfikatorem dokumentacji zarządzania OK 011-93, zatwierdzonym dekretem Państwowej Normy Federacji Rosyjskiej z dnia 30 grudnia 1993 r. Nr 299, zarządzanie dokumentacją personelu powinno obejmować dwa systemy dokumentów:
- jednolity system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej;
- ujednolicony system podstawowej dokumentacji księgowej (grupa dokumentacji dotyczącej rozliczania pracy i jej zapłaty).
Zasady dokumentacji objęte systemem dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej, zdefiniowany przez GOST R 6.30-2003, zatwierdzony dekretem Państwowej Normy Federacji Rosyjskiej z 3 marca 2003 r. Nr 65-st.
Ten standard ustala wymagania dotyczące przygotowania szczegółów dokumentów i formularzy dokumentów.
Instrukcje dotyczące używania i wypełniania ujednoliconych formularzy (19 formularzy do rejestrowania personelu i 11 formularzy do rejestrowania czasu pracy i rozliczeń z personelem za wynagrodzenia) podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności są zawarte w uchwale Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1.
Jednak GOST R 6.30-2003 zawiera listę szczegółów, która zawiera 30 napisów, niestety nie wskazano, które konkretnie napisy nadają dokumentowi moc prawną. Jednak nie wszystkie napisy wpływają na moc prawną dokumentu.
Tak więc standard „Systemy ujednoliconej dokumentacji. Nadanie mocy prawnej dokumentom na nośniku maszynowym i mashinogramowi stworzonemu za pomocą technologii komputerowej GOST 6.10.4.-84 ”, zatwierdzonej Uchwałą Państwowej Normy Federacji Rosyjskiej z dnia 9 października 1984 r. Nr 3549, ustanawia wymagania za kompozycję szczegółów nadających moc prawną dokumentom na nośniku maszyny i machinogramie tworzonym za pomocą technologii komputerowej. Należą do nich: nazwa organizacji – twórcy dokumentu; lokalizacja organizacji – twórca dokumentu lub adres pocztowy; Tytuł dokumentu; data produkcji dokumentu; kod osoby odpowiedzialnej za poprawność wykonania dokumentu na nośniku maszynowym lub machinogramie lub z reguły kod osoby zatwierdzającej dokument. Ale oprócz tych szczegółów dokument może zawierać dodatkowe szczegóły, które w przypadku niektórych rodzajów dokumentów mogą być obowiązkowe ze względu na wymagania prawa lub innych przepisów.

Dokumentacja elektroniczna

Oprócz tradycyjnych dokumentów sporządzanych na papierze, w nowoczesnym systemie obsługi personelu wykorzystywane są również dokumenty elektroniczne. W sztuce. 11 ustawy federalnej nr 149-FZ ustanawia specjalne wymagania dla takich dokumentów:
„Wiadomość elektroniczna podpisana elektronicznym podpisem cyfrowym lub innym odpowiednikiem podpisu odręcznego jest uznawana za dokument elektroniczny równoważny dokumentowi podpisanemu odręcznym podpisem, w przypadkach, gdy przepisy federalne lub inne regulacyjne akty prawne nie ustanawiają ani nie implikują wymogu sporządzenie takiego dokumentu na papierze” .
Jednocześnie moc prawną dokumentu elektronicznego z mocy tej ustawy potwierdza elektroniczny podpis cyfrowy. Moc prawną elektronicznego podpisu cyfrowego uznaje się, gdy w zautomatyzowanym systemie informacyjnym znajdują się narzędzia programowe i sprzętowe, które zapewniają identyfikację podpisu, oraz przestrzegany jest ustalony sposób ich użycia. Ponadto przepisy wspomnianej ustawy federalnej nie zabraniają używania innych odpowiedników podpisu odręcznego jako niezbędnych informacji identyfikujących w dokumentach elektronicznych.
Ogólnie rzecz biorąc, skład szczegółów dokumentu elektronicznego musi być zgodny z wymaganiami GOST R 6.30-2003.
Ponadto GOST R 6.30-2003, wymieniając skład szczegółów użytych do przygotowania dokumentów, nie definiuje tego pojęcia. Definicja zawiera GOST R 51141-98, zgodnie z którym wymóg dokumentu jest obowiązkowym elementem w wykonaniu dokumentu urzędowego (klauzula 2.1 GOST R 51141-98).

Nadanie dokumentom mocy prawnej

Moc prawną dokumentu zapewnia zestaw szczegółów ustalonych dla każdego rodzaju dokumentu oraz wykonanie na formularzu spełniającym normę.
Należy pamiętać, że różne dokumenty składają się z innego zestawu szczegółów i kompilując jeden dokument, nie trzeba używać wszystkich szczegółów opisanych w GOST. Niektóre wymagania wykluczają się wzajemnie, na przykład wymagane „Dane referencyjne o organizacji” są wskazane tylko literami, a „Nazwa rodzaju dokumentu” nie jest napisana na papierze firmowym. W procesie przygotowywania i przetwarzania dokumentów skład obowiązkowych danych może zostać uzupełniony o inne, jeżeli wymaga tego cel dokumentu, jego przetwarzanie. Możesz dodać dodatkowe szczegóły do ujednoliconych formularzy dokumentów. Na przykład w formie zamówień na zatrudnianie i zwalnianie pracowników dodaj szczegóły „podpis kierownika działu personalnego”, „podpis bezpośredniego przełożonego”. Nie jest jednak dozwolone usuwanie poszczególnych szczegółów z ujednoliconych formularzy.
Skład detali, charakteryzujący dany dokument, jest określany przez cele tworzenia dokumentu, jego cel, wymagania dotyczące treści i formy tego dokumentu, sposób dokumentacji.
Głównym dokumentem, który ustala skład szczegółów i wymagania dotyczące ich wykonania, jest GOST R 6.30-2003.
Dokument ten określa następujące szczegóły, które są wykorzystywane przy sporządzaniu i wykonywaniu dokumentów organizacyjnych i administracyjnych - uchwał, zarządzenia, zarządzenia, pism, protokołów, ustaw i innych dokumentów zawartych w OK 011-93 (OKUD):
Kod formularza dokumentu i odłożyć zgodnie z ogólnorosyjskim klasyfikatorem dokumentacji zarządzania (OKUD). OKUD jest integralną częścią Zunifikowanego Systemu Klasyfikacji i Kodowania Informacji Technicznej, Ekonomicznej i Społecznej i obejmuje ujednolicone systemy dokumentacji i formy dokumentów dopuszczonych do stosowania w gospodarce narodowej.
Godło organizacji lub znak towarowy(znak usługowy) umieszcza się na papierze firmowym organizacji zgodnie z Kartą (przepisy dotyczące organizacji).
Kod organizacji (OKPO) jest zapisywany zgodnie z ogólnorosyjskim klasyfikatorem przedsiębiorstw i organizacji.
OGRN- główny państwowy numer rejestracyjny osoby prawnej jest umieszczany zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.
NIP/KPP- numer identyfikacyjny podatnika / kod przyczyny rejestracji jest wpisany zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.
Nazwa firmy, który jest autorem dokumentu, musi odpowiadać nazwie ustalonej w jego dokumentach założycielskich. Nad nazwą organizacji wskaż skrót, a w przypadku jego braku - pełną nazwę organizacji macierzystej (jeśli istnieje). Skrócona nazwa organizacji jest podawana w przypadkach, gdy jest zapisana w dokumentach założycielskich organizacji. Skrócona nazwa (w nawiasach) znajduje się poniżej lub po pełnej nazwie. Nazwy organizacji podmiotów Federacji Rosyjskiej, które wraz z językiem państwowym Federacji Rosyjskiej (rosyjskim) posiadają język państwowy podmiotów Federacji Rosyjskiej, drukowane są w dwóch językach.
Nazwa oddziału, biura terenowego, przedstawicielstwa jest wskazana, jeśli jest autorem dokumentu i jest umieszczona pod nazwą organizacji.
Informacje referencyjne o organizacji obejmują w tym: adres pocztowy; numer telefonu i inne informacje według uznania organizacji (numery faksów, numery teleksów, konta bankowe, adres e-mail).
Nazwa typu dokumentu sporządzonego lub opublikowanego przez organizację musi być określona w statucie (przepisy dotyczące organizacji) i musi odpowiadać rodzajom dokumentów przewidzianych przez OKUD (klasa 0200000). Na przykład „Wewnętrzne przepisy pracy”, „Opis stanowiska”.
Data dokumentu to datę jego podpisania lub zatwierdzenia, dla protokołu datę posiedzenia (podjęcia decyzji), dla aktu datę zdarzenia.
Dokumenty wydane przez dwie lub więcej organizacji muszą mieć jedną (jedną) datę.
Dozwolony dwa sposoby formatowania daty dokumentu: numeryczne lub słowo-numeryczne.
Metodą cyfrową datę dokumentu sporządza się cyframi arabskimi w kolejności:
dzień miesiąca, miesiąc, rok. Dzień miesiąca i miesiąc są narysowane dwiema parami cyfr arabskich oddzielonych kropką; rok - cztery cyfry arabskie.
Na przykład datę 5 lutego 2011 r. należy zapisać jako wpis: 02/05/2011.
Dozwolone jest formatowanie daty w kolejności: rok, miesiąc, dzień miesiąca, np. 2011.02.05.
Ta metoda rejestracji dat jest szeroko stosowana w archiwach - daty na półkach, folderach i innych dokumentach zapisywane są w kolejności „odwrotnej”.
Metodą słowno-numeryczną należy sporządzić datę: 05.02.2011 r.
Numer rejestracyjny dokumentu to z jego numeru seryjnego, który może być uzupełniony według uznania organizacji o indeks sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw, informacje o korespondencie, wykonawcach.
Numer rejestracyjny dokumentu publikowanego wspólnie przez dwie lub więcej organizacji składa się z numerów rejestracyjnych dokumentu każdej z tych organizacji, oddzielonych ukośnikiem w kolejności autorów w dokumencie.
Numer rejestracyjny dokumentu nadawany jest na podstawie wpisu w odpowiednim formularzu rejestracyjnym. Wyróżnia się następujące rodzaje formularzy rejestracyjnych: karty meldunkowo-kontrolne (RKK); dzienniki rejestracyjne (książki); formularze ekranowe (w przypadku korzystania z technologii komputerowej). Formy niektórych czasopism i książek są zatwierdzane przez oficjalne organy. Na przykład forma księgi rachunkowej przepływu ksiąg roboczych i wkładek do nich została zatwierdzona dekretem Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. Nr 69 „O zatwierdzeniu instrukcji wypełniania książeczki pracy”.
Ale większość form opracowany według własnego uznania pracodawca. Formularze dokumentów można obejrzeć na stronie Formularze dokumentów
Niezarejestrowany dokument nie ma mocy prawnej!!!
Link do numeru rejestracyjnego i daty dokument zawiera numer rejestracyjny i datę dokumentu, na który należy udzielić odpowiedzi. Ten atrybut jest wymagany dla listów.
Miejsce kompilacji lub edycje dokumentu są wskazane, jeśli trudno je określić za pomocą danych „Nazwa organizacji” i „Dane referencyjne o organizacji”. Miejsce sporządzenia lub publikacji wskazuje się z uwzględnieniem przyjętego podziału administracyjno-terytorialnego, można stosować tylko ogólnie przyjęte skróty.
adresat mogą to być organizacje, ich pododdziały strukturalne, urzędnicy lub osoby fizyczne. Przy adresowaniu dokumentu do urzędnika inicjały umieszcza się przed nazwiskiem.
W mianowniku podana jest nazwa organizacji i jej jednostka strukturalna. Stanowisko osoby, do której adresowany jest dokument, jest wskazane w przypadku celownika,
Na przykład:
do CEO
UAB Parus
V.A. Łaptiew
lub

LLC „Majak”
Księgowość
Główny Ekonomista
W.M. Kochetova

CIĄG DALSZY 1 na STRONIE

System GAS „Wybory” jest systemem dość złożonym i dla zapewnienia jego efektywnego użytkowania, stabilności i niezawodności wprowadzono szereg formalności natury organizacyjnej i technologicznej. Proces wyborczy i proces przeprowadzania referendów wynika z wykorzystania wielu dokumentów na papierze i nośnikach elektronicznych. Takie dokumenty muszą mieć taką samą moc prawną. Podczas gdy dokumenty papierowe podlegają tradycyjnym wymaganiom, dokumenty elektroniczne podlegają specjalnym wymaganiom. Nie jest przypadkiem, że ustawa „O GAZ „Wybory” określa warunki nadania mocy prawnej dokumentom sporządzonym za pomocą GAZ „Wybory”, ponieważ wyniki procesu wyborczego i procesu przeprowadzania referendów mają duże znaczenie polityczne.

Podajemy warunki zapewnienia autentyczności dokumentów sporządzonych przy użyciu GAZ „Wybory”:

1. dokument papierowy, przygotowany przy użyciu GAZ „Vybory” zgodnie z prawem federalnym, nabiera mocy prawnej po podpisaniu przez odpowiednich urzędników.
2. Dokument elektroniczny sporządzony przy użyciu GAZ „Wybory” nabiera mocy prawnej po podpisaniu podpisami elektronicznymi
3. Protokoły, zestawienie wyników głosowania, inne dokumenty zbiorcze sporządzone w formie elektronicznej za pomocą GAZ „Wybory” nabierają mocy prawnej w sposób po obowiązkowej weryfikacji w określony sposób przy użyciu kluczy publicznych podpisów elektronicznych autentyczności wszystkich źródłowych dokumentów elektronicznych, na podstawie którego przygotowywany jest skonsolidowany dokument elektroniczny.
4. W procesie wejścia do systemu GAZ „Wybory” dane powstaje dokument elektroniczny, który jest podpisany podpisami elektronicznymi odpowiednich urzędników.
5. Zgodność dane dokument elektroniczny dane dokument na papierze potwierdzone wydrukiem komputerowym, który jest podpisany przez odpowiednich urzędników i dołączony do dokumentacji sprawozdawczej. Fakt wprowadzenia danych do GAZ „Wybory” i utworzenie dokumentu elektronicznego podpisanego podpisami elektronicznymi są odnotowywane w specjalnym dzienniku.
6. Przekazywanie dokumentów elektronicznych do wyższej komisji wyborczej, komisji referendalnej za pomocą GAZ „Wybory” odbywa się wyłącznie po weryfikacji ważności i autentyczności podpisów elektronicznych, umieszczane na każdym przesyłanym dokumencie, za pomocą kluczy publicznych podpisów elektronicznych.
7. Wyniki testów potwierdzane są komputerowym wydrukiem protokołu weryfikacji. Wydruk ten jest podpisany przez urzędników w określony sposób i jest dołączony do dokumentacji sprawozdawczej. Fakt przekazania danych wyższej komisji wyborczej, komisji referendalnej odnotowuje się w specjalnym dzienniku niższej komisji wyborczej, komisji referendalnej.
8. Autentyczność podpisów elektronicznych składanych na każdym dokumencie elektronicznym otrzymywanym przez wyższą komisję wyborczą, komisję referendalną niższej komisji wyborczej, komisję referendalną, weryfikowane za pomocą kluczy podpisu elektronicznego. Potwierdza się fakt sprawdzenia wiarygodności otrzymanych dokumentów elektronicznych komputerowy wydruk protokołu weryfikacji. Wydruk ten jest podpisany przez odpowiednich urzędników w określony sposób i jest dołączony do dokumentacji sprawozdawczej. Fakt takiego sprawdzenia jest również odnotowywany w specjalnym dzienniku.

Rozbieżności między wstępnymi a ostatecznymi wynikami wyborów można liczyć w tysięcznych procentach i tłumaczone są nie pewnymi niedociągnięciami metod elektronicznych lub „papierowych”, ale opóźnieniami w przekazywaniu danych z niektórych szczególnie odległych zakątków kraju . Te rozbieżności nie wpływają na rzeczywisty wynik wyborów.

Podczas przeprowadzania wyborów i referendów, jako końcowe wyposażenie peryferyjne systemu w lokalach wyborczych, można wykorzystać kompleksy przetwarzania kart do głosowania zintegrowane z siecią SFS Vybory. Wykorzystano je już eksperymentalnie w wyborach w wielu regionach kraju. Podczas tych wydarzeń testowano różne rozwiązania inżynieryjno-techniczne problemu automatycznego liczenia głosów i przekazywania informacji, a także umożliwiają automatyczne sumowanie wyników różnych rodzajów głosowań już w 20-25 minut po ich zakończeniu. głosowania.

Wraz z oszczędnością czasu system umożliwia sprawdzanie autentyczności kart do głosowania jednocześnie z głosowaniem, technicznie gwarantując ochronę wyników głosowania przed sfałszowaniem oraz zapewniając wizualną demonstrację procesu wyborczego we wszystkich regionach kraju w dynamice czasu rzeczywistego. W dniu wyborów wstępne wyniki głosowania zgodnie z harmonogramem są odbierane przez CKW Rosji w postaci informacji statystycznych, schematycznych, tekstowych, dźwiękowych i wizualnych, a po przetworzeniu są niezwłocznie przekazywane do mediów.