U čemu se mjeri kpi? Kako implementirati KPI sustav u svoju tvrtku. Optimalno vrijeme implementacije KPI-ja

Pokazatelji uspješnosti poduzeća ili ključni pokazatelji uspješnosti (KPI) glavna su mjerila uspješnosti poduzeća. KPI-ji se mogu koristiti za procjenu uspjeha organizacije u cjelini ili u njoj betonska forma aktivnosti u koje je uključena. Uspjeh se može smatrati periodičnim postizanjem određenih ciljnih razina (bez grešaka, zadovoljstvo kupaca itd.), kao i postizanjem napretka prema strateškim ciljevima. Dakle, odabirom pokazatelja uspješnosti poduzeća, potrebno je odrediti što ima najveći prioritet za organizaciju. Također, ovi čimbenici ovise o odjelima koje mjere – jedan se KPI odnosi na financije, a drugi na prodaju.

Budući da postoji potreba za objektivnom procjenom stvarnog stanja poslovanja, postavlja se pitanje kako odabrati prave ključne pokazatelje uspješnosti poduzeća. KPI-ji mogu otkriti potencijalne načine poboljšanja izvedbe. Najčešće se za odabir ključnih pokazatelja uspješnosti koristi uravnotežena tablica rezultata.

Postoje četiri vrste pokazatelja uspješnosti, koji su podijeljeni u dvije skupine, kao što je prikazano u donjoj tablici.

KPI su skup mjera usmjerenih na one aspekte aktivnosti organizacije koji su najvažniji za sadašnji i budući uspjeh.

Kako je KPI pomogao izići iz krize British Airways

Utjecaj poslovne uspješnosti može se vidjeti na primjeru Lorda Kinga, predsjednika uprave British Airwaysa. U 1980-ima tvrtka je bila u velikoj krizi, a on je okupio skupinu stručnjaka kako bi identificirali glavne čimbenike koji su trebali pomoći tvrtki da izađe iz ćorsokaka.

Stručnjaci su identificirali jedan od najvažnijih pokazatelja uspjeha – pravovremeni dolazak i odlazak zrakoplova. Dok su se mnogi u industriji usredotočili na dolaske letova na vrijeme, stručnjaci su se odlučili usredotočiti na odlaske. U slučaju kašnjenja leta, King je obaviješten i pozvan odgovorni menadžer u dotičnoj zračnoj luci. Prije uvođenja prakse "osobnog poziva", upravitelj zračne luke ili drugi zaposlenici tvrtke često su sve probleme gurali na suprotnu stranu, propovijedajući politiku "ovo je njihov problem, a ne naš". Nakon što su dobili osobni poziv od predsjednika uprave, upravitelji zračne luke počeli su poduzeti radnje kako bi nadoknadili izgubljeno vrijeme, bez obzira na to tko je bio uzrok kašnjenja. Radnje su uključivale:

• Udvostručenje osoblja za čišćenje, unatoč činjenici da je to podrazumijevalo dodatne troškove.
• Postavljanje prioriteta za benzince.
• Skup mjera za sprječavanje kašnjenja putnika, počevši od šaltera za prijavu.
• Zabrana kasne prijave za putnike u poslovnoj klasi, što je ranije bilo dopušteno.

Ovaj faktor je bio povezan s drugim pokazateljima uspješnosti poduzeća, kao što je isporuka ljudi u cijelosti i na vrijeme. Fokusiranje na jedan KPI dalo je svoje rezultate i lančanom reakcijom proširilo se na druge aspekte poslovanja:

• Smanjeni troškovi zbog smanjenja doplate zračnoj luci zbog manje leže plovila.
• Smanjeno nezadovoljstvo kupaca.
• Manji utjecaj na Zemljin ozonski omotač kroz manju potrošnju goriva.
• Poboljšani odnosi s dobavljačima zbog poštivanja rasporeda letova, omogućujući potonjima da se pridržavaju dogovorenog rasporeda usluga.
• Smanjeno nezadovoljstvo zaposlenika zbog smanjene komunikacije s razočaranim kupcima.

Sedam karakteristika učinkovitog KPI-ja

Na temelju istraživanja koje pokriva i privatna i javna poduzeća, identificirano je sedam karakteristika učinkovitog KPI-ja.

Kako odrediti pokazatelje uspješnosti ekonomske aktivnosti poduzeća

Mjere učinka razlikuju se od poslovnih ciljeva ili ciljeva. Na primjer, sveučilište može smatrati kao KPI odbijanje studenata koji mogu pomoći obrazovna ustanova razumjeti njegov položaj u obrazovnoj zajednici. U isto vrijeme, tvrtka može uzeti u obzir postotak prihoda od stalni kupci.

Glavni koraci u određivanju ključnih pokazatelja uspješnosti su:

• Postojeći unaprijed definirani poslovni proces.
• Postojeći zahtjevi poslovnog procesa.
• Kvaliteta i kvantitativna mjerenja rezultate u odnosu na postavljene ciljeve.
• Ispitivanje odstupanja i fino podešavanje procesa ili resursa za postizanje kratkoročnih ciljeva.

Ključni pokazatelji uspješnosti su sredstvo za povremeno ocjenjivanje uspješnosti organizacija, poslovnih jedinica i njihovih odjela, odjela i zaposlenika. Sukladno tome, KPI bi trebali biti jasni i mjerljivi. Kao ključni čimbenici procesi koje ne kontroliraju organizacije ili izvođači ne uzimaju se u obzir.

Primjeri korištenja KPI-ja u marketingu i prodaji

Glavni primjeri u kojima možete koristiti pokazatelje ekonomske učinkovitosti poduzeća:

• Stjecanje novih klijenata.
• Demografska analiza potencijalnim klijentima, razine odobravanja, odbijanja, očekivanja.
• Status postojećih klijenata.
• Odljev kupaca.
• Prihodi iz različitih segmenata tržišta.
• Naplata loših potraživanja u okviru odnosa s kupcima.
• Profitabilnost potrošača po demografskim segmentima i segmentacija kupaca po profitabilnosti.

Ovi pokazatelji uspješnosti financijske aktivnosti poduzeća osmišljavaju i njima upravljaju softver upravljati odnosima s kupcima. Dostupnost ovih podataka jedna je od glavnih konkurentskih prednosti organizacija.

Korištenje KPI-ja za proizvodnja

Učinkovitost opreme skup je općeprihvaćenih nefinancijskih pokazatelja koji odražavaju uspjeh proizvodnje:

• Ukupna učinkovitost opreme (OEE) = Vrijeme rada*Produktivnost*Kvaliteta.
• Vrijeme rada=Radno vrijeme/Ukupno vrijeme.
• Propusnost=Ukupan broj proizvedenih dijelova/Ciljani broj dijelova.
• Kvaliteta=Dobri dijelovi/Ukupni dijelovi.
• Raspolaganje.
• Odbijanje.

Također morate uzeti u obzir činjenicu da je profitabilnost pokazatelj učinkovitosti poduzeća, a ovaj čimbenik također treba uzeti u obzir pri razvoju poslovnih procesa bilo koje proizvodne tvrtke.

Primjena KPI-ja za upravljanje IT infrastrukturom

Primjeri kako možete koristiti pokazatelje ekonomske učinkovitosti poduzeća u području IT-a:

• Dostupnost informacija/Vrijeme rada računalnog sustava.
• MTBF.
• Prosječno vrijeme popravka.
• Neplanirani izostanak.

Realizacija IT projekata

Ključni pokazatelji uspješnosti koji se koriste u razvoju IT projekata:

• Stečeni obim posla.
• Prognoza završetka.
• Radno vrijeme/mj.
• Troškovi/mj.
• Planirani troškovi/mj.
• Planirano radno vrijeme/mjesec.
• Broj novih klijenata.

Upravljanje lancem opskrbe

Poduzeća mogu koristiti KPI-je za praćenje napretka prema različitim ciljevima, uključujući vitka proizvodnja, ekološke inicijative, programi smanjenja troškova.

U svakom poslu, bez obzira na veličinu, upravljanje lancem opskrbe može se poboljšati pomoću ključnih pokazatelja uspješnosti, koji uključuju:

• Automatski unos i odobravanje funkcija.
• Prikaz ključnih pokazatelja u stvarnom vremenu.
• Jedinstvena pohrana podataka.
• Prikaz performansi u stvarnom vremenu.
• Uklonite ovisnost o IT resursima.

Glavni pokazatelji uspješnosti financijske aktivnosti poduzeća u području logistike detaljno opisuju sljedeće procese:

• Prognoze prodaje.
• Inventar.
• Nabava i dobavljači.
• Skladištenje.
• Prijevoz.
• Obrnuta logistika.

Dobavljači mogu koristiti mjere uspješnosti poduzeća kako bi stekli prednost u odnosu na konkurente. Uz trenutni pristup korisničkim portalima koji sadrže standardizirane predloške troškova i ušteda, dobavljači i njihovi kupci mogu dijeliti kritične podatke u cijelom opskrbnom lancu, čime se ostvaruju uštede kroz smanjene troškove dokumentacije.

Nedostaci KPI metode

U praksi, praćenje KPI-ja može biti skupo za neke organizacije. Na primjer, mjerenje morala osoblja nemoguće je samo po sebi i stoga se može koristiti kao grubi vodič, a ne kao precizan standard.

Krajnji, a često i jedini cilj komercijalne djelatnosti individualni poduzetnik ili organizacije – ostvarivanje dobiti. Što je više i što manje truda morate uložiti da biste dobili rezultat, to bolje; ali kako postići prihvatljivu izvedbu? Emocionalna motivacija osoblja i gledanje nisu loši, ali nisu univerzalni i ne uvijek radne metode: i poduzetnik početnik i već iskusan poduzetnik ne bi trebali samo planirati buduća postignuća, već i ocjenjivati ​​trenutna.

Jedan od načina za procjenu profitabilnosti poduzeća i "korisnosti" zaposlenika je uvođenje KPI-a, odnosno ključnih pokazatelja uspješnosti. Kako implementirati i izračunati C&I i kako o tome ovisi naknada podređenih - u sljedećim paragrafima.

Što je KPI?

Poput većine modernih marketinških teorija i sustava, KPI nisu čudni. engleska riječ, ali skraćenica izvedena iz izraza ključni pokazatelji uspješnosti. Riječ ključ u ovom slučaju može se nedvosmisleno prevesti pomoću pridjeva "ključ"; izvedba je, ovisno o želji prevoditelja, "izvedba", "učinkovitost" ili "djelotvornost"; pokazatelji - zapravo, "indikatori" ili "indikatori". Svaka od opcija prijevoda ima pravo postojati, međutim, u okruženju ruskog govornog područja, " Ključni pokazatelji uspješnosti“, ili jednostavno KPI.

Zašto su potrebni KPI?

Kao što slijedi iz dekodiranja kratice, KPI-i će biti korisni poduzetniku, direktoru ili voditelju odjela za procjenu učinkovitosti rada: vlastitog, zaposlenika određenog odjela ili cijele organizacije u cjelini. Pokazatelji najčešće imaju kvantitativni izraz (o tome kako izračunati KPI bit će riječi u nastavku), ali mogu biti i kvalitativni: sve ovisi o uvjetima rada i postavljenim ciljevima.

Rezultati izračuna ili evaluacije postignutih KPI-a mogu (prema nahođenju gospodarstvenika) utjecati na nagrađivanje osoblja, isplatu poticajnih naknada i provedbu motivacijskih događaja. Istodobno, naravno, ne treba zaboraviti na postojeće zakonodavstvo: bez obzira koliko strašni bili KPI-jevi određenog stručnjaka, to ne može uzrokovati neplaćanje ili kašnjenje u plaćanju onoga što mu pripada u skladu s uvjetima ugovora o radu. plaće.

Shvatite zašto KPI može biti koristan u konkretnu situaciju može se učiniti gledanjem jednostavnog primjera. Neka to bude malo maloprodajno mjesto koje prodaje elitni topljeni sir i kremu za cipele. Osoblje uključuje vlasnika trgovine i sedam voditelja računa.

Ključni pokazatelji uspješnosti (a, kao što možete pretpostaviti, može ih biti nekoliko) za svakog od menadžera mogu se odabrati:

• postotak uspješnih transakcija (omjer stvarnih i potencijalnih kupaca, izražen u udjelima ili postocima);
• prosječna kupovna cijena (prosječni ček) naručitelja;
• ispunjenje pojedinačnog ili jedinstvenog plana prodaje (u postotku ili fiksnom iznosu, gore ili manje od cilja);
• udio posjetitelja zadovoljnih uslugom (prema nekoliko pokazatelja, na temelju ispunjenog upitnika ili ocjene u bodovima).

Redovitim (obično jednom u kalendarskom mjesecu) primanjem i obradom relevantnih informacija, vlasnik prodajnog mjesta moći će procijeniti učinkovitost tima u cjelini i regulirati je, povećavajući iznos naknade i dodjeljivanje bonusa najuspješnijim zaposlenika i otpuštanje ili motiviranje nemarnih menadžera pravim riječima.

Klasifikacija pokazatelja

Ne postoji jedinstvena klasifikacija ključni pokazatelji uspješnosti: sve, kao i obično, ovisi o standardnim i nepredviđenim okolnostima i interesu poduzetnika. KPI-evi, kao i većina drugih marketinških alata, fleksibilni su i mogu se prilagoditi vašim specifičnim potrebama bez većih neugodnosti.

S vremenom

Jedna od najčešćih klasifikacija KPI-ja je privremena. Kao što znate, ključni pokazatelji nemaju prediktivnu upotrebu i stoga mogu biti samo:

1. Operativni ili vodeći. Izračunavaju se u stvarnom vremenu i pomažu razumjeti je li proizvodnja ili kreativnih procesa postoji li potražnja za proizvedenim proizvodima (osobito ako su novi) i jesu li kupci (posjetitelji, kupci) zadovoljni uslugom i kvalitetom robe. Nemoguće je donijeti konačne zaključke samo na temelju operativnih KPI-ja, ali je moguće, pa čak i potrebno, malo ispraviti situaciju u pravom smjeru.
2. Konačna ili odgođena. Mogu se izračunati tek naknadno, na temelju dobivenih podataka. Na temelju rezultata izračuna, voditelj poduzeća ili odjela može odabrati načine za daljnje povećanje produktivnosti i profitabilnosti: povećanje plaće za istaknute zaposlenike ili cijeli odjel, ako se uzme u obzir zajednički pokazatelj, premještanje pojedinih zaposlenika u druga područja , povećanje ili smanjenje planiranog opterećenja i tako dalje.

Po masi

Druga je klasifikacija prema masovnosti. Ključni pokazatelji uspješnosti mogu biti:

• Pojedinac, odnosno odnosi se samo na jednog zaposlenika;
• Kolektivno- na primjer, za jedan odjel, radionicu ili odjel;
• Općenito- za cijelo poduzeće.

Svaki od ovih tipova može biti, ovisno o okolnostima i načinu primjene, koristan, ne od posebne važnosti, a ponekad čak i usporavajući rad poduzeća, pa se menadžer, kada radi s KPI, ne smije ograničiti samo na jedan alat, a također biti potpuno pod utjecajem moderni sustavi definicije učinkovitosti.

Prema odabranoj osobini

Treća, najopsežnija klasifikacija je prema odabranom obilježju, oko kojeg se grade ključni pokazatelji. Takvi se znakovi mogu zvati koliko god želite; najčešći su:

1. Izvođenje. Općenito, ovaj omjer (in kvantitativnim terminima) uloženi trud i postignuti rezultati. Na primjer, ako je za dobivanje proizvoda koji tvornica prodaje za 1.000 rubalja potrebno uložiti ukupno 1.500 rubalja, uključujući radne sate, amortizaciju opreme i troškove električne energije, poduzeće, čak i bez proračuna, može nazvati neučinkovitim. Ako se ukupni troškovi zadrže na razini od 500 rubalja i mogu se dodatno smanjiti, učinkovitost postrojenja je očita.
2. Troškovi. Uži pokazatelj koji vam omogućuje procjenu povećanja ili smanjenja troškova organizacije za izvještajno razdoblje (obično kalendarski mjesec). Nakon zaprimanja izvještajnih informacija, treba ih obraditi i izračunati KPI – tek tada ima smisla govoriti o rastućoj nerentabilnosti ili profitabilnosti tvrtke.
3. Proizlaziti. To nije uvijek dobit koju tvrtka prima ili druge materijalne koristi. Rezultat se može smatrati oslobađanjem određenog broja jedinica proizvodnje, povećanjem broja stalnih kupaca, pa čak i smanjenjem razine krađe nalivpera u uredu. KPI rezultata izračunavaju se u osnovi na isti način kao i drugi ključni pokazatelji uspješnosti, a u istoj mjeri mogu utjecati na procjenu proizvodnje.
4. Okoliš. Profitabilnost poduzeća, ma koliko to želio menadžer, ne ovisi samo o trudu zaposlenika. Neizbježno će se umiješati vanjski faktori: rastuće cijene sirovina, pad interesa za ciljnu publiku, redovita iznenađenja zakonodavca i tako dalje. Teško ih je predvidjeti s dovoljnom točnošću, pa ostaje samo analizirati i, na temelju dobivenih vrijednosti, donijeti upravljačke odluke - na primjer, početi tražiti.
5. Postupak. KPI-evi procesa mogu (iz gore opisanih razloga) biti samo operativni, inače se pretvaraju u ključne pokazatelje uspješnosti rezultata. Istraživanje se provodi izravno tijekom rada, KPI se također izračunavaju odmah; na temelju njih voditelj odlučuje hoće li se držati prvotno odabrane linije ili je potrebno izvršiti korekciju kursa.

Važno: KPI se također može klasificirati na temelju komponenti uključenih u izračune. U ovom slučaju ne govorimo toliko o konačnim čimbenicima, koliko o metodologiji istraživanja i proračuna.

Komponente koje se koriste za određivanje vrijednosti ključnih pokazatelja uspješnosti uključuju:

• prihod;
• neto dobit;
• trošak proizvedene robe ili pruženih usluga;
• omjer proizvoda dobre kvalitete i ukupnog broja proizvoda;
• obujam obrtne imovine;
• stopa amortizacije;
• trošak sredstava;
• prosječna potrošnja materijala po danu, tjednu ili mjesecu;
• obujam radova u tijeku;
• količina neiskorištenih materijala;
• produktivnost zaposlenika;
• trošak popravka proizvodna oprema;
• iznos Gotovi proizvodi na lageru;
• prodaja proizvoda.

Sve ove komponente mogu se kombinirati, koristiti odvojeno ili potpuno napustiti prelaskom na druge metode za izračun i evaluaciju KPI-a.

Prednosti i nedostaci KPI-ja

Kao i svaki instrument Marketing istraživanje, sustav ključnih pokazatelja uspješnosti ima svoje prednosti i nedostatke. Oni se manifestiraju u različitim situacijama na svoj način: ponekad uvođenje KPI-a u proizvodnju ne donosi ništa osim koristi; ponekad - dovodi do povećanja gubitaka. Najčešće postoje "prosječne" opcije; tada poduzetnik mora samostalno ili uz uključivanje stručnjaka, vagajući sve prednosti i nedostatke, odlučiti hoće li nastaviti koristiti ključne pokazatelje uspješnosti ili će se prebaciti na druge tehnologije za procjenu produktivnosti i profitabilnosti.

Nesumnjive prednosti KPI-a su:

1. Sposobnost motiviranja zaposlenika. Obično, pri implementaciji ključnih pokazatelja uspješnosti, naknada stručnjaka izravno ovisi o postignutom uspjehu, što potiče osoblje na učinkovitiji rad nego prije. Istaknut ne samo da prima b oko veće iznose, ali i služi pozitivan primjer za ostale zaposlenike koje, također želeći povećati razinu materijalnog blagostanja, vodi uspješan kolega.
2. Pravedno, nepristrano i transparentno ocjenjivanje rada. Na vrijednosti ključnih pokazatelja uspješnosti pojedinog zaposlenika, odjela ili cijelog poduzeća u cjelini ne utječu nikakvi subjektivni čimbenici. Jedan se koristi za izračune. opća formula, a svaki zaposlenik može po želji provjeriti svoj rezultat izvođenjem jednostavnih matematičkih operacija, kao i usporediti svoje KPI-jeve s onima kolega i shvatiti što točno rade krivo.
3. Sposobnost prilagođavanja ponašanja predmeta proučavanja. Naime, potrebni su ključni pokazatelji uspješnosti kako bi se na temelju provedenog istraživanja izvukli zaključci i poduzele mjere za ispravljanje nepovoljne situacije u poduzeću, održavanje postojeće razine ili povećanje produktivnosti i profitabilnosti.
4. Nepristrana kontrola pojedinih aspekata rada organizacije i uključenost djelatnika u cjelokupni proizvodni ili kreativni proces. Ovdje je sve očito: ako naknada svakog od zaposlenika, cijele radionice ili odjela izravno ovisi o izračunatim KPI-ovima, prema zadanim postavkama oni će biti zainteresirani za zajedničko postizanje rezultata i bit će puno lakše kontrolirati njihove napore nego ako su bili podijeljeni interesima bez mogućnosti (i želja) za učinkovitu interakciju.

Nedostaci KPI-ja:

1. Nedostatak univerzalnog pristupa. KPI sustav je prilično fleksibilan i raznolik, ali nije prikladan za sve slučajeve. A ako je odbacivanje kvantitativnih procjena u korist kvalitativnih predviđeno i sasvim prihvatljivo, iako neizbježno dovodi do povećanja subjektivne komponente, onda za neke odjele poduzeća, za koje je brzina odgovora na trenutnu situaciju veća. Bitno od postizanja konkretnih rezultata (npr. u IT-u), uvođenje ključnih pokazatelja učinkovitosti može imati izrazito negativan utjecaj – a time i usporiti rast profitabilnosti cijele organizacije.
2. Potreba za skaliranjem. Ne možete samo implementirati KPI na temelju savjeta s interneta. Iznimno je važno razmisliti o svim aspektima - od "masovnog karaktera" KPI-a (oni će se izračunati za svakog zaposlenika ili za odjel u cjelini) do regija primjene: kao što je gore spomenuto, prijelaz na ključne pokazatelje uspješnosti ne pridonosi uvijek rastu produktivnosti rada.
3. Nedostatak pozitivne motivacije. To je više nedostatak u politici upravljanja nego u KPI sustavu, ali veza je očigledna: ako zaposlenik zna da će za sva postignuća jednostavno dobiti plaću koja mu pripada, a za najmanje zaostajanje za utvrđenim normama izgubit će svoj mjesečni bonus i zaraditi opomenu, on će (ako je moguće) radije raditi za adekvatnijeg poslodavca, au njegovom nedostatku počet će sabotirati aktivnosti tvrtke. Dakle, bez pravilnog osmišljavanja sustava nagrada i kazni, menadžer riskira gubitak kompetentnih stručnjaka ili se suoči s gubicima koji prethodno nisu uočeni i isprva neobjašnjivi.
4. Potpuna demotivacija osoblja. Ako vlasnik pogona ili tvrtke postavlja očito nerealne ciljeve zaposlenicima (na primjer, povećati broj proizvedenih proizvoda sa 100 na 10.000 jedinica mjesečno), trebao bi biti spreman na odgovor. Dio radnika će jednostavno dati otkaz, shvaćajući da je zadatak nemoguće riješiti; drugi će, kao u prethodnom primjeru, odbiti udovoljiti neadekvatnim zahtjevima upravljanja, u najboljem slučaju održavajući profitabilnost proizvodnje na istoj razini.
5. Poteškoće u provedbi. Neće svi zaposlenici, posebno oni koji su dugo u tvrtki, s entuzijazmom prihvatiti inovacije; neki od njih, ne shvaćajući i ne videći prednosti KPI-a, odustaju; netko će i dalje raditi "na nazubljenom", ne mareći osobito za postizanje svojih ciljeva; bit će ljudi s razumijevanjem koji će postati srž promjene, ali budući da je njihov broj obično minimalan, ne treba polagati sve nade u takve vođe.
6. Moguća izobličenja u ocjeni kvalitete rada zaposlenika. KPI je složeni sustav koji obično uključuje najmanje tri komponente. Slijedom toga, ako se naprave pogreške u razvoju tehnologije procjene rada, stručnjak koji se nije nosio s najnevažnijim zadatkom riskira da ili ostane bez bonusa ili da ga dobije u minimalna veličina, što će, kao i obično, utjecati i na produktivnost poduzeća i na njegovu profitabilnost.

Savjet: nepripremljenoj osobi teško je razumjeti principe rada ključnih pokazatelja uspješnosti, a još više pripremiti poduzeće za njihovu implementaciju. Stoga, ako je rezultat hitno potreban, ali svijest još nije došla, preporuča se kontaktirati stručnjaka (marketinga ili ekonomista) koji će razviti sustav ocjenjivanja i izraditi akcijski plan ili reći poduzetniku u kojem smjeru da se kreće, a ako treba i pomoć.

Kako izračunati KPI?

Kao što je već spomenuto, svaki od ključnih pokazatelja uspješnosti obično se dijeli na nekoliko komponenti, koje se izražavaju u udjelima i mogu se konvencionalno nazvati indeksima. Zbroj udjela mora biti jednak jedan ili, ako se koriste postoci, 100%. Možete izračunati svaki od trenutnih indeksa pomoću jednostavne formule:

KPIt \u003d KPIi × (Rf / Rz), gdje

• KPIt- trenutni ili stvarni indeks ključnog pokazatelja uspješnosti;
• KPI-ji- početni indeks;
• RF- rezultati u kvantitativnom smislu postignuti tijekom izvještajnog razdoblja;
• Rz- planirani rezultati u kvantitativnom smislu.

Razmotrimo primjer. Neka se za jedan od KPI dodijele tri komponente, od kojih je prva 0,30, druga 0,55, a treća 0,15. Tijekom proteklog mjeseca za svaki od indeksa (u proizvoljnim jedinicama) postignuti su sljedeći rezultati:

• za prvi: stvarno - 185, očekivano - 180;
• za drugi: stvarno - 65, očekivano - 70;
• za treći: stvarno - 500, očekivano - 350.

Kao rezultat, dobivamo sljedeće:

• Prvi KPI indeks bit će jednak: KPItp \u003d 0,30 × (185 / 180), odnosno 0,31 ili 31%.
• Drugi KPI indeks bit će jednak: KPItv \u003d 0,55 × (65 / 70), odnosno 0,51 ili 51%.
• Treći KPI indeks bit će jednak: KPItt \u003d 0,15 × (500 / 350), odnosno 0,21 ili 21%.

Dakle, na temelju izračuna trenutnih indeksa ključnog pokazatelja uspješnosti možemo zaključiti da je tijekom izvještajnog razdoblja zaposlenik (odjel ili poduzeće) počeo bolje raditi na prvoj i trećoj točki (0,31 prema 0,30 i 0,21 vs. . 0,15), ali u drugom su njegovi uspjesi jasno opali (0,51 prema 0,55)

Istovremeno, ukupna vrijednost pokazatelja učinkovitosti za prošli mjesec iznosila je: 0,31 + 0,51 + 0,21, odnosno 1,03 ili 103% posto, što ukazuje na barem malo, ali ipak povećanje produktivnosti i profitabilnosti.

Važno: ukupna vrijednost KPI indeksa za izvještajno razdoblje, za razliku od početnog, može biti više od jedan ili 100% - to je znak povećanja učinkovitosti rada. Ako je zbroj manji ili jednak 100%, treba govoriti o kratkoročnoj stagnaciji, odnosno postupnom padu. I jedno i drugo nije kritično, ali zahtijeva korektivne mjere - i što se prije poduzmu, to bolje i za poduzetnika i za zaposlenike.

Ovisno o vrsti aktivnosti zaposlenika ili odjela, ima smisla izračunati KPI na temelju sljedećih pokazatelja:

1. Za stručnjake odjela prodaje (marketing, menadžeri) - obujam uspješno sklopljenih i dovršenih transakcija.
2. Za zaposlenike računovodstvenog odjela - broj platnih transakcija, stvarnih i planiranih.
3. Za stručnjake pravnog odjela - broj sklopljenih ugovora, stvarni i indikativni.

Savjet: Ne pokušavajte izgraditi svoj KPI sustav samo na temelju iskustva drugih tvrtki. Ono što je prikladno u jednom slučaju (i pravovremeno) može biti neprihvatljivo u drugom. Stoga, umjesto prilagođavanja mehanizama standardima preuzetim niotkuda, bolje je uložiti malo truda na njihovo fino podešavanje: na taj će način biti moguće ne samo uštedjeti živce i dobro raspoloženje zaposlenika, ali i za povećanje njihove produktivnosti, što je krajnji cilj provedba ključnih pokazatelja uspješnosti.

Značajke implementacije KPI-a

Svako poduzeće, čak i koje posluje u niši kojom se već dugo ovladava, jedinstveno je po kvantitativnom i kvalitativnom sastavu osoblja, korištenim metodama upravljanja, glavnoj misiji i dodatnim ciljevima i drugim parametrima, te je stoga nemoguće bez citiranja konkretnim primjerima, opisuju značajke ugradnje sustava ključnih pokazatelja uspješnosti u posao.

Kao primjer, razmotrit ćemo tvrtku srednje veličine koja se bavi prodajom na daljinu koristeći vlastitu internetsku trgovinu.

Prva faza implementacije KPI-ja je definiranje kriterija evaluacije i odabir "eksperimentalnog". To mogu biti pojedini zaposlenici (ali tada i ubuduće ključne pokazatelje uspješnosti treba primjenjivati ​​pojedinačno) i cijeli odjeli. Budući da je tvrtka koja se razmatra usko usmjerena, logičnije bi bilo izabrati za eksperiment (naravno, uz njihov pristanak) nekoliko menadžera.

Druga faza je izrada nove dokumentacije. Ovisno o veličini organizacije i upravljačkim značajkama, to mogu biti bilješke, opisi poslova, ugovori o radu ili naredbe vodstva. Zaposlenici koji sudjeluju u eksperimentu moraju biti upoznati sa svim ovim papirima: pod potpisom, ako se radi o dokumentima, ili u stvari, ako su to jednostavne upute i priručnik.

Treća faza je priprema i edukacija. Unatoč činjenici da su dokumenti već pročitani i potpisani, radnici neće moći odmah početi raditi na novi način. Moraju proći odgovarajuću obuku, dobiti dodatna pojašnjenja i jasno razumjeti da će sada njihova naknada izravno ovisiti o ključnim pokazateljima uspješnosti, a ne o drugim čimbenicima ili uvjetima prethodno sklopljenog ugovora. Nemojte prenagliti s prijelazom na sljedeću fazu: što više vremena poslodavac pristane potrošiti na brifinge i konzultacije, više vremena, kao što pokazuje praksa, najbolji rezultat koju su dalje progonili njegovi podređeni.

Četvrta faza je primanje i obrada prvih rezultata. Obično se kao izvještajno razdoblje bira mjesec; rjeđe - četvrtina. Neka pokazatelji jednog od menadžera za prošli mjesec budu jednaki:

• prvi indeks (broj prodaje) - 0,36 prema 0,30 originala;
• drugi indeks (ponovljeni posjeti) - 0,41 prema 0,45 izvornog;
• treći indeks (privlačenje novih kupaca) - 0,29 prema početnim 0,15;
• četvrti indeks ( pozitivne kritike o internetskoj trgovini) - 0,12 prema 0,10 originala.

Zatim, ukupno za izvještajno razdoblje, zaposlenik je pokazao učinkovitost (0,36 + 0,41 + 0,29 + 0,12), odnosno 1,18 (118%), što jasno ukazuje na visoku produktivnost njegovog rada. Na temelju dobivenih podataka moguće je ispisati novčanu nagradu istaknutom djelatniku. Postoji mnogo modela za izračun motivacijskih plaćanja na kraju mjeseca; u nastavku su dva najjednostavnija i najpopularnija.

1. Prvi model uključuje raspodjelu plaća fiksnih (nepromjenjivih) i varijabilnih dijelova. Prvi, kao što možete pretpostaviti, ne ovisi o KPI-u; drugo ovisi o postotak. Dakle, ako je fiksni dio plaće menadžera 20 000 rubalja, a varijabilni dio 15 000 rubalja, tada bi, nakon što je ispunio plan za 100%, dobio 35 000 rubalja. Budući da je njegov pokazatelj učinkovitosti bio 118%, za mjesec dana zaposlenik ima pravo na: 20.000 + 15.000 × 1,18, odnosno 37.700 rubalja, što je 2.700 rubalja više od planiranog. S druge strane, da je menadžer ispunio plan za samo 96%, dobio bi po istoj shemi: 20.000 + 15.000 × 0,96, odnosno 34.400, što je 600 rubalja manje od planiranog.
2. Drugi model uključuje ponovni izračun bonusa na temelju tablice koeficijenata, na primjer, sljedećeg:
   • ako je KPI manji od 70%, množitelj je 0;
   • ako je KPI od 70% do 80% - 0,65;
   • od 80% do 90% - 0,75;
   • od 90% do 94% - 0,85;
   • od 95% do 97% - 0,95;
   • od 98% do 100% - 1,00;
   • od 101% do 104% - 1,25;
   • od 105% do 108% - 1,35;
   • od 109% do 110% - 1,45;
   • iznad 110% - 1,50.

Konačno, Završna faza implementacija KPI - obrada rezultata, identificiranje pogrešaka (na primjer, zanemarivanje vanjskih i pristranih čimbenika) i skaliranje sustava na cijelo poduzeće u cjelini ili na odabrane odjele. U budućnosti će biti potrebno s vremena na vrijeme prikupljati statističke podatke i prilagođavati program, ali ako se ključni pokazatelji uspješnosti “ukorijene”, najvjerojatnije se neće morati poništavati.

Sumirati

KPI-ji ili ključni pokazatelji uspješnosti koriste se za ocjenu produktivnosti i profitabilnosti poduzeća ili kvalitete rada pojedinih zaposlenika. Pokazatelji mogu biti vodeći i konačni, masovni i pojedinačni, kao i vezani uz troškove, rezultate i druge parametre.

KPI se može izračunati pomoću jednostavne formule, koristeći stvarne i planirane vrijednosti za izvještajno razdoblje. Na temelju rezultata izračuna, zaposleniku ili cijelom odjelu dodjeljuje se povećan bonus ili se predviđeni smanjuje. KPI treba implementirati postupno, ne integrirajući sustav u sve proizvodne procese odjednom, već birajući nekoliko objekata istraživanja i promatrajući promjene koje se događaju.

Zdravo! U ovom članku ćemo govoriti o KPI sustavu.

Danas ćete naučiti:

1. Što je KPI.
2. Kako izračunati ovaj pokazatelj.
3. Kako implementirati KPI sustav u poduzeću.
4. O prednostima i nedostacima ovog sustava.

Što je KPI jednostavnim riječima

KPI - ovo je koeficijent koji određuje učinkovitost određenog poduzeća: koliko dobro funkcionira, postiže li svoje ciljeve.

Dekodiranje ove kratice je kako slijedi - Key Performance Indicators, što se obično prevodi na ruski kao "ključni pokazatelji uspješnosti".

Ako se doslovno prevede, riječ "ključ" znači "ključ", "bitno", "indikatori" - "pokazatelji", "indikatori", ali s riječju "izvedba" postoje poteškoće u prevođenju, jer ju je teško protumačiti nedvosmisleno ovdje. Postoji standard koji daje najtočniji prijevod ove riječi, dijeleći je na dva pojma: učinkovitost i djelotvornost. Učinkovitost pokazuje kako su utrošena sredstva i postignuti rezultati povezani, a učinak - u kojoj je mjeri poduzeće uspjelo ostvariti planirani rezultat.

Stoga je ispravnije prevesti KPI kao “ključni pokazatelj uspješnosti”. Govoreći jednostavnim riječima, da tako kažem, za lutke, možete vidjeti da ovaj sustav pomaže shvatiti koje mjere treba poduzeti za poboljšanje učinkovitosti. Učinkovitost obuhvaća sve radnje izvršene u određenom vremenskom razdoblju, kao i beneficije koje poduzeće prima od svakog pojedinog zaposlenika.

KPI pokazatelji su sljedeći:

• KPI izvedbe- prikazuje omjer utrošenog novca i vremenskih resursa s postignutim rezultatom;
• KPI-jevi troškova- pokazuje koliko je resursa uključeno;
• KPI rezultat- ilustrira rezultat dobiven tijekom izvršavanja zadataka.

Jer ovaj sustav nije lako implementirati, trebali biste se pridržavati određenih pravila i principa koji se mogu postati nezamjenjivi pomoćnici pri prelasku na KPI:

1. Pravilo 10/80/10. Navodi da tvrtka mora definirati 10 ključnih pokazatelja uspješnosti, 80 pokazatelja uspješnosti i 10 pokazatelja uspješnosti. Ne preporučuje se korištenje puno više KPI-ja, jer je to preopterećeno menadžerima nepotrebnim nepotrebnim radom, a menadžeri će se zasigurno posvetiti pronalaženju razloga zašto ne ispunjavaju pokazatelje koji uopće malo utječu na učinak.
2. Koordinacija proizvodnih pokazatelja i strateškog plana. Pokazatelji uspješnosti nemaju nikakvu vrijednost ako nisu u korelaciji s trenutnim kritičnim faktorima uspjeha (CSF) kombiniranim u uravnoteženoj tablici rezultata (BSC) i .
3. Upravljivost i upravljivost. Svaki odjel tvrtke odgovoran za svoj pokazatelj mora imati resurse za upravljanje njime. Rezultat se mora kontrolirati.
4. Integrirajte mjerenje učinka, izvješćivanje i procese poboljšanja izvedbe. Potrebno je uvesti postupak ocjenjivanja pokazatelja i izvješćivanja koji će zaposlenike gurnuti na tražene konkretne radnje. U tu svrhu, trebalo bi postojati izvještajni sastanci razmotriti predmetno pitanje.
5. Partnerstvo. Za uspješno povećanje produktivnosti vrijedi graditi partnerske odnose između svih uključenih zaposlenika. Dakle, metoda provedbe novi sustav treba razvijati zajedno. To će omogućiti svima da shvate koje su prednosti inovacije, kao i da se uvjere u potrebu promjene.
6. Prebacivanje napora na glavne smjerove. Kako bi se povećala produktivnost, potrebno je proširiti ovlasti stručnjaka: pomoći, ponuditi razvoj vlastitih KPI-a, osigurati obuku.

Kako izračunati KPI

Stavak 1. Da biste izračunali KPI, trebate odabrati između tri do pet pokazatelja uspješnosti, koji će biti kriteriji za ocjenjivanje stručnjaka. Na primjer, za internetskog trgovca, oni mogu biti sljedeći:

1. Broj posjetitelja stranice koje je privukao stručnjak.
2. Brojka koja pokazuje koliko su kupovina izvršili kupci koji su prethodno kontaktirali tvrtku.
3. Broj hvalevrijednih preporuka, odgovora kupaca na društvenim mrežama ili na web stranici organizacije nakon kupnje proizvoda ili usluge.

1. novi kupci - 0,5;
2. kupci koji su napravili drugu narudžbu - 0,25;
3. pozitivne preporuke - 0,25.

Točka 3. Sada morate analizirati podatke za sve odabrane pokazatelje za posljednjih šest mjeseci i izraditi plan:

Stavka 4. Sljedeći korak je izračunavanje KPI indikatora u Excelu. Potrebno je koristiti formulu za izračun KPI-a: KPI indeks = KPI težina * činjenica / cilj.

Ovdje je cilj pokazatelj koji zaposlenik mora ostvariti prema planu, a činjenica je ono što je u stvarnosti razradio. Konačni pokazatelj je 113,70%, ovo je dobar rezultat, međutim, ako detaljnije pogledamo tablicu, možemo vidjeti da marketer nije u potpunosti ispunio planirane standarde.

Stavka 5. Mi obračunavamo plaće. Temeljit ćemo se na činjenici da je ukupna zarada marketera 800$, od čega je fiksni dio (plaća) 560$, a varijabilni (bonus) 240$. Za 100% indeks, zaposlenik ima pravo na plaću i puna premija, ali zbog činjenice da je plan preispunjen, marketer će dobiti dodatne bonuse u iznosu od 13,7% premium dijela, odnosno 32,88 USD. Kao rezultat toga, plaća zaposlenika će biti 560 USD + 240 USD + 32,88 USD = 832,88 USD.

Ali kada zaposlenik ne ispuni plan, a njegov pokazatelj uspješnosti je ispod 99%, tada se veličina bonusa proporcionalno smanjuje.

Uz pomoć takvih izračuna i sastavljanja tablice, možete vidjeti probleme i poteškoće s kojima se susreće internet marketer.

Loš učinak može biti posljedica činjenice da je plan netočno sastavljen ili je sama strategija vjernosti netočna. Problemsko područje treba kontrolirati, a ako se stvari s vremenom ne poprave, onda je pravi izlaz iz situacije promjena pokazatelja uspješnosti.

Zahvaljujući ovom pristupu formira se razumijevanje principa rada KPI-a. Usredotočujući se na ciljeve, izračun se može nadopuniti novim vrijednostima. To može biti sustav kazni, broj riješenih i neriješenih problema i još mnogo toga. Primjerice, ako je posao prema planu manje od 70% obavljen, zaposlenik uopće neće dobiti bonus.

Postoji i alternativni način izračunavanja plaća u odnosu na postotak ostvarenog plana:

KPI u praksi

KPI-indikator uspješnosti koriste gotovo sve tvrtke koje se bave izravnom prodajom. Razmotrite nekoliko primjera za voditelja prodaje. Nakon usvajanja odobrenih ključnih pokazatelja, vidjet će jasnu sliku svojih aktivnosti: postat će mu jasno koliko robe treba prodati da bi postigao određeni prihod, koji.

Za savjetnika za osiguranje koji je novi u svojoj profesiji, optimalan pokazatelj uspješnosti bio bi 1/10: da biste prodali jednu policu osiguranja, morate se sastati s 10 potencijalnih kupaca.

Tu je i rezultatski KPI, na primjer, "broj novih kupaca nije manji od n", "obim prodaje nije manji od n" itd. Ovi pokazatelji su osobni i bolje je kada je njihov broj manji od 5, i što je najvažnije, trebaju biti lako mjerljive i jasno artikulirane.

Osim što motiviraju zaposlenike, čelnici tvrtki koriste KPI kao alat za analizu rada svojih podređenih.

Ovaj sustav vam omogućuje da jasno vidite praznine u aktivnostima i u kojoj su fazi nastali. Na primjer, šef prati bazu klijenata menadžera, koliko poziva i sastanaka zaposlenik obavlja. Ako su ovi pokazatelji ispunjeni u dovoljnom obimu, ali je malo prodaje, može se zaključiti da zaposleniku nedostaju određena znanja, vještine ili osobne kvalitete za uspješan rad.

KPI i planiranje poduzeća

KPI indikatori mogu se koristiti u planiranju i praćenju aktivnosti. Nakon obavljenog posla mjere se stvarni pokazatelji, a ako ozbiljno odstupaju od planiranih, bolja strana, zatim se provodi analiza i prilagodba daljnjih aktivnosti. Budući da su svi pokazatelji "diktirani" pravi proces umjesto samostalno izmišljeno, takvo planiranje će doprinijeti postizanju nužnih ciljeva organizacije.

Kako motivirati osoblje da postigne KPI

Zahvaljujući korištenju KPI sustava, tijekom nagrađivanja se fiksiraju planirani i stvarni pokazatelji, što menadžeru daje jasan uvid u to kako i za što motivirati zaposlenika. Istovremeno, zaposlenik također jasno vidi prednosti i nedostatke svog rada i svjestan je koje radnje mu mogu donijeti nagradu, a za što kazna.

Na primjer, savjetnik za osiguranje prodao je više polica osiguranja od planiranog i proširio bazu klijenata s mnogo novih klijenata. Time je premašio plan te će uz plaću dobiti i bonus u vidu bonusa. S druge strane, ako je isti menadžer prodao mnogo manje polica od planiranog, može u potpunosti izgubiti bonus i dobiti „golu“ plaću, jer će njegov osobni učinak biti nizak.

Međutim, zaposlenike možete motivirati ne samo novcem.

Za postizanje pokazatelja možete biti nagrađeni zanimljivim treninzima koje plaća tvrtka, neplaniranim slobodnim danima, darovima i drugim "mrkovima" koji će nadahnuti zaposlenika ništa gore od novca. No u ovom slučaju plaća zaposlenika je uvijek fiksna, a prema KPI sustavu se obračunavaju bodovi koje zaposlenik može zamijeniti za željene bonuse.

Da biste stvorili KPI za zaposlenike, morate se usredotočiti na zajednički cilj za sve zaposlenike i snažnu motivaciju. Rad u timu zainteresiranih stručnjaka, poput sata, može dovesti tvrtku do ostvarenja svih svojih ciljeva u kratkom vremenu.

Kada KPI nije potreban?

U mladoj tvrtki koja je tek započela svoje postojanje nije preporučljivo uvoditi KPI sustav. Ovdje još nije formiran sustav upravljanja, a za uspješan razvoj zaslužan je rad glavnog direktora. Najčešće obavlja i funkcije stručnjaka za financije i osoblje.

Također, ne biste trebali implementirati KPI-je u onim odjelima koji zbog toga mogu negativno utjecati na druge odjele tvrtke. Na primjer, informatička služba, čiji predstavnici moraju riješiti probleme koji im se nametnu (popravak uredske opreme). čim prije. Uostalom, događa se da je netko od zaposlenika otkazao računalo, a rad je stao, a cijeli odjel ovisi o radu ovog djelatnika.

Ako se plaća IT stručnjaka izračunava prema KPI sustavu, on neće odmah ići na posao. Prvo morate podnijeti zahtjev za otklanjanje štete. Ovu prijavu mora odobriti viši stručnjak IT odjela, nakon čega se zadatak stavlja na čekanje za implementaciju i čeka na razmatranje.

Kao rezultat toga, zadatak koji traje 5 minuta traje puno dulje, pri čemu se rad cijelog odjela, gdje se pokvarilo jedno računalo, uopće ne pomiče.

Zato je korisno pametno implementirati KPI sustav, inače može naštetiti.

Pogreške pri implementaciji KPI-ja

Najčešća pogreška je uvođenje KPI-ja samo za statistiku.

U konačnici ispada da pokazatelji jedne divizije nemaju veze s pokazateljima druge.

Na primjer, usluga opskrbe jednog poduzeća trebala je smanjiti troškove. Stoga, kako bi dobili sirovine s popustom, zaposlenici su ih kupovali u velikim količinama, a kupovali su i neispravnu robu. To je dovelo do prenatrpanosti skladišta, zamrzavanja financija u sirovinama, što je blokiralo sve prednosti.

U međuvremenu, proizvodni odjel imao je svoj pokazatelj prioriteta - stopu iskorištenja proizvodne opreme. Za učinkovito korištenje vremena zaposlenici su proizvedeni u velike količine neke proizvode za uštedu vrijednih minuta na pretvorbi strojeva. No, to je neminovno utjecalo na provedbu plana prodaje od strane komercijalnog odjela, jer nije bilo potrebnog asortimana, a klijent je u određenom vremenskom razdoblju mogao kupiti samo jednu vrstu proizvoda.

Kao rezultat toga, nastala je situacija da svatko navlači deku na sebe, a nitko ne stiže do cilja. Rezultat je sveden na nulu, a sav posao bio je uzaludan.

Druga česta pogreška je fokusiranje isključivo na materijalne pokazatelje koji su rezultat: prodaja, prihod i tako dalje. Međutim, samo kada ključni pokazatelji nisu financijske, već proaktivne prirode, moguće je puno učinkovitije postići ciljeve.

Na primjer, koliko poziva voditelj prodaje treba obaviti, koliko sastanaka treba održati, koliko ugovora treba sklopiti da bi se postigao isti rezultirajući KPI? Upravo na temelju takvih nefinancijskih čimbenika treba graditi sustav motivacije zaposlenika, a voditelje odjela izravno voditi financijskim čimbenicima.

A također će ozbiljna pogreška biti situacija kada osobe odgovorne za ovaj ili onaj pokazatelj nisu naznačene. Primjerice, redoslijed poticaja ne podrazumijeva isplate bonusa ili njihovo smanjenje od strane voditelja za izvršenje ili neizvršenje plana. U tom slučaju šef ne može odgovarati za postupke podređenih, jer na njih nema načina utjecati.

Prednosti i nedostaci implementacije KPI sustava

Rad na KPI sustavu ima brojne prednosti:

• Utvrđeno je da u tvrtkama s takvim sustavom zaposlenici rade 20-30% učinkovitije.
• Stručnjaci će jasno razumjeti koji su zadaci prioriteti i kako ih ostvariti.
• S dobro implementiranim sustavom pokazatelja, kontrola aktivnosti tvrtke uvelike je olakšana, zbog čega se problemi otkrivaju već u fazi njihovog nastanka i rješavaju bez vremena za nanošenje štete.
• Kod obračuna plaća vrijedi načelo pravednosti: oni koji marljivo rade dobivaju više. To omogućuje organizaciji da zadrži vrijedno osoblje.
• Fond plaća postaje sredstvo motivacije osoblja, a ne glavni izvor troškova.

Postoji KPI sustav i nedostaci. Prije svega, nedostatak je što se puno vremena i truda troši na provedbu, jer sve pokazatelje treba detaljno razraditi. Najvjerojatnije će biti potrebno prekvalifikaciju zaposlenika, objasniti im informacije o promjenjivim uvjetima rada i novim zadacima.

Međutim, glavni nedostatak je to što se učinkovitost na kraju ne procjenjuje uvijek ispravno. To se može izbjeći ako se u fazi razvoja sustava besprijekorno formuliraju kriteriji po kojima će se qipiai ocjenjivati.

Ključni pokazatelji uspješnosti omogućuju vam procjenu učinkovitosti izvršenih radnji. Mogu se koristiti i za ocjenu rada cijele tvrtke, njenih pojedinačnih odjela i pojedinih zaposlenika. Koristeći KPI sustav, ne samo da možete pratiti i ocjenjivati ​​učinkovitost izvršenih radnji, već i graditi učinkovit sustav plaće. Uvjet za rad indikatora je mogućnost njegovog mjerenja.

Često rad tvrtke sadrži puno riječi i malo brojeva. Štoviše, ponekad uopće nema brojeva - zamjenjuju ih emocije, osobna mišljenja i subjektivne procjene. Ako tvrtka nema sustav motivacije za rezultat, razgovori s menadžerima imat će karakter uvjeravanja. Ako ispunjava ciljeve tvrtke, možete nastaviti raditi u ovom formatu.

Ako je zadatak postići određeni rezultat, preporuča se razviti alate za postizanje potrebnih pokazatelja i implementirati ih u svakodnevnu praksu, te razviti i implementirati sustav motivacije osoblja „vezan“ za određene brojke i pokazatelje.

KPI(ključni pokazatelj uspješnosti) je ključni pokazatelj uspješnosti. Omogućuju vam procjenu učinkovitosti izvedenih radnji. KPI se može koristiti i za ocjenjivanje rada cijele tvrtke, njenih pojedinih odjela i pojedinih zaposlenika. Uz pomoć KPI sustava ne možete samo pratiti i ocjenjivati ​​učinkovitost izvršenih radnji, već i izgraditi učinkovit sustav nagrađivanja. Uvjet za rad indikatora je mogućnost njegovog mjerenja ( tab. jedan).

Tab. 1. Najčešći KPI-ji i njihov sustav mjerenja/računanja

Zahtjevi na KPI sustav:

• svaki pokazatelj treba biti jasno definiran;
• pokazatelji i standardi moraju biti ostvarivi: cilj mora biti realan, ali u isto vrijeme biti poticaj;
• indikator bi trebao biti u području odgovornosti onih ljudi koji se ocjenjuju;
• indikator mora biti smislen;
• pokazatelji mogu biti opći za cijelo poduzeće, tj. "vezani" za cilj poduzeća, i specifični za svaki odjel, odnosno "vezani" za ciljeve divizije.

I. Sustav plaća kao dio sustava motivacije

Sustav upravljanja osobljem riskira da bude skup i neučinkovit ako osoblje ne osjeća lojalnost tvrtki. Za izgradnju lojalnosti zaposlenika, korisno je imati ideju o tome što ih motivira da najučinkovitije obavljaju svoje dužnosti, odnosno njihovu motivaciju. Postoji mnogo definicija motivacije, ali u našem slučaju pod motivacijom podrazumijevamo proces stimuliranja zaposlenika na postizanje svojih ciljeva i zadataka.

Poželjno je da sustav motivacije osoblja uključuje materijalnu i nematerijalnu motivaciju. U nastavku se glavna pozornost posvećuje materijalnoj komponenti - to je sustav plaća (motivacijska shema), na koji su zaposlenici bilo koje organizacije najosjetljiviji.

Sustav obračuna plaća temeljen na KPI-ju dopušta:

• osigurati kontrolu nad trenutnim i dugoročnim radom organizacije;
• procijeniti osobnu učinkovitost svakog zaposlenika, jedinice i organizacije u cjelini;
• orijentirati osoblje na postizanje traženih rezultata;
• upravljati proračunom za fond plaća i smanjiti vrijeme za njegov obračun.

II. Metodologija formiranja sustava nagrađivanja

1. Odredite popis pozicija (pozicija) u strukturi poduzeća, za koje će se formirati sljedeća motivacijska shema (načelo korespondencije ključnih pokazatelja uspješnosti na razini organizacijske strukture):

• Razina "generalni direktor" (vlasnik poduzeća) - Postizanje cilja prve razine (plan/činjenica)
• Razina "menadžment" (šefovi odjela) - Ostvarivanje ciljeva druge razine + pokazatelji organizacije planiranog rada (plan/činjenica)
• Razina "obično osoblje" - Postizanje postavljenih ciljeva + provedba tekućih zadataka (plan/činjenica)

2. Odredite ključne pokazatelje uspješnosti (KPI) za poziciju i težinu svakog od njih, na temelju ciljeva postavljenih za ovu razinu organizacijske strukture.

3. Odredite redoslijed izračunavanja pokazatelja ( tab. 2):

Tab. 2. Povezivanje ciljeva s ključnim pokazateljima uspješnosti

4. Odredite širenje postotka uspješnosti pokazatelja, vrijednost koeficijenta pokazatelja i značenje njegove vrijednosti ( tab. 3):

Tab. 3. Postotak pokazatelja uspješnosti i koeficijenta (primjer)(*)

5. Formirajte motivacijsku formulu po kojoj će se obračunati plaće. Odredite omjer "fiksnog dijela", "promjenjivog dijela" i "bonusa" u plaćama.

6. Odredite formulu za izračun varijabilnog dijela plaće.

7. Provjera: Izračunajte sve moguće opcije plaće za sve moguće KPI vrijednosti.

8. Pripremite shemu motivacije zaposlenika.

Kao što možete vidjeti iz točke 1, ključni pokazatelji uspješnosti (KPI) razlikuju se ovisno o razini pozicije u organizacijska struktura i ispuniti ciljeve ove razine. O ovoj povezanosti, na primjeru ciljeva druge razine, raspravljalo se gore u tab. 2.

Ključni trenutak u mjerenju pokazatelja - omjer stvarnog rezultata i planiranog.

Primjer izračuna pokazatelja "Mjesečni plan prodaje"

Planirana vrijednost pokazatelja mjesečno: 350.000 rubalja.
Stvarna vrijednost pokazatelja na kraju mjeseca: 330.000 rubalja.
Obračun postotka ostvarenog plana = 330.000: 350.000 x 100% = 94,3%.

***
Nakon što je postavljen postotak dovršenosti plana, morate odrediti kakvo značenje rezultat ima za tvrtku. Drugim riječima, je li postizanje cilja od 94,3% vaše mjesečne prodaje dobra ili loša stvar? Ovo značenje se odražava kroz vrijednost koeficijenta i izravno utječe na plaću zaposlenika.

Raspon postotaka plana i vrijednosti koeficijenata (značenja) utvrđuje tvrtka samostalno (na njih utječe: visina plaća za datu poziciju, rezultat koji se želi postići, specifičnosti tržišta i proizvod tvrtke, ciljevi, matematički izračuni standarda plaća).

U motivacijskoj shemi optimalno je koristiti 3-5 KPI-ja.

III. Načela oblikovanja motivacijske formule

Standardna motivacijska formula je:

Plaća = Fiksni dio (plaća) + Varijabilni (promjenjivi) dio.

Ako su bonusi osigurani, tada:

Plaća = Fiksni dio + Varijabilni dio + Bonus.

Omjer fiksnog i varijabilnog dijela će se razlikovati ovisno o ciljevima, situaciji u poduzeću i specifičnostima tržišta na kojem tvrtka posluje. Na primjer, ako tek lansirate proizvod na tržište, potrebna vam je agresivna shema u kojoj fiksni dio može iznositi 30% planiranog prihoda, a varijabilni dio, odnosno 70%.

Primjer

Pretpostavimo da je prosječna plaća na tržištu za poziciju "menadžera prodaje" 30.000 rubalja. na mjesec. Može se savijati na različite načine. Na primjer, 30% fiksnog dijela, tj. 9.000 rubalja, i 70% varijabilnog, tj. - 21.000 rubalja. Ukupno: 30.000 = 9.000 (fiksni dio) + 21.000 (planirani varijabilni dio). Ovo je agresivna shema koja se može koristiti, na primjer, prilikom uvođenja proizvoda na tržište.

Ako poduzeće već zauzima željeni tržišni udio i zadatak ga je zadržati, stanje u poduzeću i tržištu je stabilno, tada fiksni dio može biti jednak 70%, a varijabilni 30%. U ovom slučaju, 30.000 = 21.000 (fiksni dio) + 9.000 (planirani varijabilni dio).

Ovo je rijedak slučaj kada se zbroj ne mijenja zbog promjene mjesta pojmova, budući da ukupni zbroj varijabilnog dijela može imati različite vrijednosti.

Za daljnje primjere uzmimo omjer fiksnih i varijabilnih dijelova u plaćama "50 prema 50", tj. 30.000 = 15.000 (fiksni dio) + 15.000 (planirani iznos varijabilnog dijela).

IV. Utjecaj ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI) na varijabilni dio plaća

Definirajte ključne pokazatelje uspješnosti za traženu poziciju, na primjer:

1. KPI1 - postotak provedbe plana prodaje;
2. KPI2 - postotak dovršenog plana rada.

Da bismo utvrdili u kojoj mjeri će svaki od odabranih KPI-a utjecati na varijabilni dio, određujemo doprinos (težinu) za svaki od njih ( tab. 4):

Tab. 4. Utjecaj pokazatelja na varijabilni dio plaća (primjer)

Kako se vidi iz tab. 4, oba pokazatelja jednako utječu na varijabilni dio plaće. To znači da je postizanje svakog od njih jednako važno.

Tab. 5. Koeficijenti pokazatelja ovisno o postotku plana

Da bismo pojednostavili daljnje izračune, postavit ćemo iste vrijednosti koeficijenata za KPI1 "provedba plana prodaje" i KPI2 "provedba plana rada" ( tab. 5 bit će prikladan za izračun svakog od pokazatelja).

V. Moguća shema za obračun varijabilnog dijela (PV) plaće

PV = Planirani iznos varijabilnog dijela x (KPI1 težina x KPI1 faktor + KPI2 težina x KPI2 faktor)

Tab. 6. Provjera svih opcije plaće za sve moguće vrijednosti KPI
(s detaljnim pregledom nekih vrijednosti)

opcija 1

Ispunjenje plana prodaje 90–100% (vrijednost koeficijenta KPI1 = 1). Realizacija plana rada 90–100% (vrijednost koeficijenta KPI2 = 1). Varijabilni dio (FC) je 50% i jednak je 15.000 rubalja.

AKO \u003d 15.000 rubalja. x (1 x 50% + 1 x 50%) = 15.000 rubalja.

Mjesečna plaća \u003d 15.000 (fiksni dio) + 15.000 (promjenjivi dio) \u003d 30.000 rubalja.

Zaključak : zaposlenik prima planiranu plaću utvrđenu prema platnom standardu.

Opcija 2

Ispunjenje plana prodaje više od 100% (vrijednost koeficijenta KPI1 = 1,5).

Ispunjenost plana rada više od 100% (vrijednost koeficijenta KPI2 = 1,5).

AKO \u003d 15.000 rubalja. x (1,5 x 50% + 1,5 x 50%) = 22.500 rubalja.

Mjesečna plaća \u003d 15.000 (fiksni dio) + 22.500 (promjenjivi dio) \u003d 37.500 rubalja.

Zaključak : zaposlenik prima više od 7500 rubalja. planirane plaće, ali je realizacija plana za svaki od pokazatelja veća od 100%.

Opcija 3

Ispunjenje plana prodaje 51–89% (vrijednost koeficijenta KPI1 = 0,5). Realizacija plana rada 51–89% (vrijednost koeficijenta KPI2 = 0,5).

AKO \u003d 15.000 rubalja. x (0,5 x 50% + 0,5 x 50%) = 7500 rubalja.

Mjesečna plaća \u003d 15.000 (fiksni dio) + 7.500 (promjenjivi dio) \u003d 22.500 rubalja.

Zaključak : zaposlenik prima manje za 7500 rubalja. planiranu plaću.

Opcija 4

Realizacija plana prodaje je manja od 50% (vrijednost koeficijenta KPI1 = 0). Realizacija plana rada je manja od 50% (vrijednost koeficijenta KPI2 = 0).

AKO \u003d 15.000 rubalja. x (0 x 50% + 0 x 50%) = 0 rub.

Mjesečna plaća \u003d 15.000 (fiksni dio) + 0 (promjenjivi dio) \u003d 15.000 rubalja.

Zaključak : zaposlenik prima manje od 15.000 rubalja, budući da je varijabilni dio 0 zbog provedbe plana za svaki pokazatelj manji od 50%.

Izračunajte koliko će se plaća obračunati ako je provedba plana prodaje 101%, a provedba plana rada 49% (točan odgovor je 26.250 rubalja)

Tab. 7. Ispunjeni obrazac koji ilustrira metodologiju izrade motivacijske sheme

Osoblje koje se temelji na KPI-u sve više dobiva na popularnosti u Rusiji. Glavne prednosti takvih mehanizama su u racionalnom odrazu aktivnosti poduzeća.

KPI: što je to

KPI (KPIs) je engleska kratica za “ključni pokazatelji uspješnosti”, na ruskom se naziva KPI – ključni pokazatelji uspješnosti (ponekad parametri). Ali u izvornom stranom zvuku koristi se kao norma. KPI je sustav koji vam omogućuje procjenu učinka zaposlenika tvrtke u cilju postizanja ciljeva (strateških i taktičkih).

"Ključni pokazatelji" omogućuju tvrtki da analizira kvalitetu svoje strukture, potencijal u rješavanju problema. Na temelju KPI-a formira se i sustav najvažnijeg čimbenika: ako nema znakova ciljanja, onda se nema što primijeniti na "ključne pokazatelje". i KPI, dakle, dva su međusobno povezana fenomena. Prvi uključuje, prije svega, predviđanje rezultata rada, kao i planiranje kako će se ti rezultati postići.

Tko je smislio KPI?

Povijest ne daje jednoznačan odgovor na ovo pitanje, međutim, može se pratiti kako je svjetski menadžment shvatio KPIs, što je to i zašto je korisno. Krajem 19. i početkom 20. stoljeća sociolog Max Weber utvrdio je da postoje dva načina vrednovanja rada zaposlenika: takozvani "sultanski" i meritokratski. Prema prvom, šef ("sultan") je po vlastitom nahođenju procijenio koliko se osoba nosi sa svojim dužnostima. Racionalni princip ovdje igra sporednu ulogu, glavna stvar je čisto emocionalna percepcija rada podređenog.

Meritokratska metoda je kada se rezultati rada vrednuju prema stvarnim postignućima, uz uključivanje objektivnih mjernih mehanizama. Ovaj pristup su prilagodili teoretičari upravljanja u zapadnim zemljama i postupno se kristalizirao u ono što znamo kao KPI sustav. Važnu ulogu u sistematizaciji racionalnog vrednovanja rada osoblja odigrali su radovi Petera Druckera za kojeg se smatra da je menadžment pretvorio u znanstvenu disciplinu. Koncepti znanstvenika izravno govore da ciljevi postoje, ali postoji procjena stupnja njihovog ostvarenja kroz ključne pokazatelje uspješnosti.

Prednosti KPI-ja

Glavna pozitivna strana KPI sustava je prisutnost mehanizma za ocjenjivanje rada i rada poduzeća u cjelini koji je transparentan za sve zaposlenike tvrtke. To omogućuje nadležnima da u stvarnom vremenu ocjenjuju rad svih podređenih struktura, predviđaju kako će se zadaci rješavati i ciljevi postići. Sljedeći plus KPI-ja je to što menadžment ima alat za prilagođavanje rada podređenih ako trenutni rezultati zaostaju za planiranim.

Ako, primjerice, mjerenje uspješnosti u prvoj polovici godine pokaže da učinak nije dovoljno visok, tada se održavaju radionice kako bi se identificirali razlozi i potaknuli zaposlenici na bolji učinak nakon sljedećih šest mjeseci. Još jedna pozitivna strana KPI-ja je povratna informacija između stručnjaka i menadžera. Prvi će dobiti ne samo upute i ponekad naizgled pristrane gnjave, već i dobro utemeljene komentare, drugi će poboljšati rad navodeći greške i nedostatke u radu podređenog.

Nedostaci KPI-ja

Rezultati procjena u okviru KPI-a (pokazatelja uspješnosti kao takvih) mogu se tumačiti ne sasvim ispravno, a to je glavni nedostatak ovog sustava. Vjerojatnost pojave takvog problema u pravilu je manja, što se više pažnje posvećuje u fazi formiranja kriterija kako vrednovati parametre izvedbe. Još jedan nedostatak KPI-a je taj što će tvrtke morati potrošiti mnogo resursa (obično izračunatih u vremenu, radu i financijama) za implementaciju ovog sustava. Riječ je, naravno, o radu na ključnim parametrima učinkovitosti odgovarajuće razine razrade. Postoji mogućnost da će biti potrebno provesti opsežnu prekvalifikaciju djelatnika: specijalista - s ciljem promjene zadataka, a time i uvjeta rada, dok će menadžment morati ovladati novim metodama ocjenjivanja rada podređenih. Tvrtka možda nije spremna dati timu dodatno vrijeme za učenje novih stvari.

Suptilnosti implementacije KPI-ja

Glavni zadatak pri implementaciji KPI sustava („od nule“) je spriječiti negativan stav zaposlenika prema njemu. Stoga menadžment tvrtke treba jasno prenijeti značenje i praktične prednosti inovacija svakom od podređenih, čiji rad podliježe naknadnoj evaluaciji učinkovitosti. Najbolja metoda ovdje je, prema nekim stručnjacima iz područja HR-a, individualna prezentacija, objašnjenje stručnjacima na određenim pozicijama: KPI - što su oni i zašto implementirati ovaj sustav u tvrtku.

Pogrešno bi bilo bezuvjetno nametati parametre učinkovitosti naredbom, ali nužan korak je apel čelnika tvrtke. Ako, na primjer, linijski menadžer obavijesti podređene u svom odjelu o skoroj implementaciji KPI-a, tada bi tu informaciju trebao potvrditi i izvršni direktor. Specijalist mora shvatiti da sustav ključnih parametara učinka nije izum šefa, već element strateške politike cijele tvrtke.

Optimalno vrijeme implementacije KPI-ja

Među stručnjacima postoji mišljenje da bi se KPI pokazatelji, ako govorimo o sustavu, trebali istodobno implementirati na svim razinama upravljanja poduzećem - od običnih stručnjaka do vrhunskih menadžera. Prema ovom stajalištu, vrijeme implementacije ključnih pokazatelja uspješnosti ne može se produljiti u vremenu: sustav počinje s radom odmah. Pitanje je samo kako optimalno odabrati trenutak njegovog lansiranja. Postoji stajalište da je dovoljno obavijestiti zaposlenike o početku KPI-ja otprilike tri mjeseca unaprijed. To je dovoljno da osoblje tvrtke prouči specifičnosti buduće procjene učinkovitosti njihovog rada.

Postoji i teza da neko vrijeme KPI može raditi paralelno s prethodnim sustavom plaćanja. Ovisno o stupnju liberalizma vlasti, zaposlenik će moći birati prema kojoj će shemi biti plaćen. Moguće je u potpunosti motivirati osobu da radi prema novom KPI-u kroz bonuse i bonuse, a uvjeti za dobivanje kojih će biti jasno navedeni u ključnim parametrima.

Faze izrade KPI sustava

Zapravo, kao takvom, uvođenju KPI mehanizama prethodi nekoliko faza pripremnih radova. Prvo, ovo je razdoblje povezano s formuliranjem strateških ciljeva koji se postavljaju za tvrtku. U sklopu iste faze rada, opći koncept je podijeljen na taktička područja čija se učinkovitost mjeri. Drugo, to je razvoj ključnih pokazatelja uspješnosti, definicija njihove suštine. Treće, to je rad na raspodjeli službenih ovlasti vezanih uz implementaciju sustava, tako da svaka odgovorna osoba postavlja pitanje tipa „KPI-jevi – što su oni?“

Tako će svi pokazatelji biti dodijeljeni određenim pojedincima (odjelima) u poduzeću. Četvrto, možda je potrebno prilagoditi trenutne poslovne procese (ako to zahtijeva ažurirana strategija). Peto, to je razvoj novog sustava, izrada formula za obračun plaća po svježim kriterijima. Nakon dovršetka svih gore navedenih postupaka, možete pokrenuti KPI sustav.

Zahtjevi za KPI

Kao što je gore spomenuto, KPI su ključni pokazatelji uspješnosti koji su neraskidivo povezani s ciljevima tvrtke. Kvaliteta razvoja ciljanja glavni je zahtjev za KPI sustav. Ciljevi se mogu formirati prema različitim principima, ali jedan od najpopularnijih u HR okruženju je SMART koncept. Znači "specifičan" (specifičan), "mjerljiv" (mjerljiv), "ostvarljiv" (ostvariv), "relevantan za rezultat" (relevantan), "vremenski vezan" (vremenski ograničen) i, ​​kao rezultat, davanje razrađeni i kvalitetni KPI.

Primjeri ciljeva koji zadovoljavaju ove kriterije: „otvoriti toliko (mjerljivih) prodajnih mjesta (konkretnih) u gradu (relevantnim) u prvom tromjesečju (vremensko ograničenje)“, ili „prodati toliko avio karata u tu i tu zemlju za tri tjedna". Svaki cilj treba podijeliti na zadatke, koji se zauzvrat svode na razinu osobnih KPI-ja (za zaposlenike ili odjele). Optimalan broj, prema nekim stručnjacima, je 6-8.

KPI automatizacija

Jedan od čimbenika uspješne implementacije KPI-ja je tehnološka infrastruktura. Budući da su ključni pokazatelji uspješnosti skup racionalnih pokazatelja, računalo će s njima obaviti vrlo dobar posao. Postoji mnogo softverskih rješenja za upravljanje KPI-ovima. Mogućnosti u takvim distribucijama prilično su opsežne. Prvo, to je zgodan prikaz informacija (u obliku grafikona, analitike, dokumentacije) o procesima povezanim s KPI-ovima. Što to daje? Uglavnom, jedinstvo percepcije podataka, smanjujući vjerojatnost pogrešnog tumačenja brojeva. Drugo, prikupljanje i izračun pokazatelja uspješnosti. Treće, radi se o višedimenzionalnoj (s vrlo velikim količinama brojeva) analizi koju će osoba bez programa teško izvesti. Četvrto (uz prisutnost mrežne infrastrukture), to je razmjena informacija između pojedinih zaposlenika i uspostavljanje povratnih kanala "šef-podređeni".