Kadrovska tabela se priprema prema jedinstvenom obrascu. Izrada kadrovske tabele organizacije

Kadrovi: forma i sadržaj

Poseban lokalni akt- tabela osoblja. Ovo je veoma važan i obavezujući dokument.

Pažnja, nemojte se zbuniti!

Poslodavci ponekad sastavljaju dokumente “slične” kadrovskoj tabeli: “Struktura i osoblje” ili “Popunjavanje radnih mjesta i osoblje”. Ovi dokumenti nisu identični kadrovskom rasporedu, a njihovo prisustvo ne isključuje obavezu poslodavca da održava tabelu osoblja. Dokument "Struktura i osoblje" sadrži listu strukturnih podjela po redosljedu važnosti za preduzeće (prvo administracija, zatim računovodstvo, zatim proizvodni odjeli, itd.). Unutar strukturnih odjeljenja, lista pozicija je data hijerarhijskim redoslijedom, navodeći u odgovarajućoj koloni broj kadrovskih jedinica za svako radno mjesto.

Dokument “Popunjavanje pozicija i popunjavanje osoblja” - Ovo je radna verzija kadrovske tabele. Sastavlja se na osnovu kadrovske tablice, a u nju se unose prezimena i inicijali (ili prezimena, imena i patronimika) zaposlenih nasuprot svakom radnom mjestu predviđenom u kadrovskoj tabeli.

Forma i sadržaj kadrovske tabele

Državni komitet za statistiku Ruske Federacije je rezolucijom od 5. januara 2004. godine br. 1 odobrio jedinstveni oblik popunjavanja osoblja - obrazac br. T-3.

Prema dijelu 4 čl. 9 Federalnog zakona od 06.12.2011. N 402-FZ „O računovodstvu“ (u daljem tekstu: Zakon o računovodstvu), koji je stupio na snagu 01.01.2013.: „Obrasci primarnih računovodstvenih dokumenata menadžer odobrava privredni subjekt nakon prezentacije službeni, kojoj je povjereno upravljanje računovodstvo. Obrasci primarne računovodstvene dokumentacije za organizacije javnog sektora utvrđuju se u skladu sa budžetskim zakonodavstvom Ruska Federacija».

Rukovodeći se ovom odredbom, poslodavci sada samostalno odobravaju formu zapošljavanja.

Međutim, danas oni u pravilu za sebe uzimaju isti obrazac koji je odobrio Državni komitet za statistiku, a ponekad ga dopunjuju stupcima i stupcima koji su im potrebni.

Navedimo “primarni izvor”.

Upravo taj oblik poslodavci obično uzimaju kao osnovu kada razvijaju vlastitu verziju.

Uputstva za popunjavanje primarne kadrovske dokumentacije (Rezoluciji Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 5. januara 2004. N 1) sadrže preporuke za pripremu kadrovske tablice, koje se primjenjuju i na one slučajeve u kojima poslodavci poboljšavaju formu kadrova sto:

„Prilikom popunjavanja kolone 4 upisuje se broj kadrovskih jedinica za odgovarajuća radna mjesta (profesije), za koje je predviđeno održavanje nekompletne kadrovske jedinice, uzimajući u obzir posebnosti rada sa skraćenim radnim vremenom u skladu sa važećim zakonodavstvom Ruska Federacija, naznačena je u odgovarajućim udjelima, na primjer, 0,25; 0,5; 2,75 itd.

U koloni 5 „Tarifna stopa (plata) itd.“ mjesečna plata je izražena u rubljama po tarifnoj stopi (plata), tarifni raspored, procenat prihoda, udeo ili procenat dobiti, koeficijent učešća u radu (CLU), koeficijent raspodele itd., u zavisnosti od sistema nagrađivanja koji je usvojila organizacija u skladu sa važećim zakonodavstvom Ruske Federacije, kolektivnim ugovorima, ugovori o radu, sporazumi i lokalni propisi organizacije.

Kolone 6–8 „Dodaci“ prikazuju isplate poticaja i kompenzacija (bonusi, dodaci, dodatne isplate, poticajne isplate) utvrđene važećim zakonodavstvom Ruske Federacije (na primjer, naknade za sjever, naknade za fakultetska diploma itd.), kao i one koje se uvode po nahođenju organizacije (na primjer, u vezi sa režimom ili uslovima rada).

Ako organizacija ne može popuniti stupce 5-9 u rubljama zbog korištenja drugih sistema nagrađivanja u skladu s važećim zakonodavstvom Ruske Federacije (bescarinski, mješoviti, itd.), Ove kolone se popunjavaju in u odgovarajućim mjernim jedinicama (na primjer, u procentima, koeficijentima, itd.).

Odobrava se naredbom (uputstvom) koju potpisuje rukovodilac organizacije ili lice koje on za to ovlasti».

Prilikom izrade i odobravanja obrasca za zapošljavanje, poslodavac može dopuniti obrazac novim stupcima i stupcima koji su mu potrebni (na primjer, uključiti informacije o bonusima, sistemu plaćanja po komadu).

Prilikom popunjavanja obrasca za zapošljavanje, važno je osigurati da podaci (plate, broj kadrovskih jedinica, nazivi radnih mjesta) odgovaraju stvarnom stanju stvari i drugim dokumentima i da nisu u suprotnosti sa zakonom.

Strukturne podjele u kadrovskoj tabeli

Nazivi strukturnih jedinica ispisuju se u cijelosti, bez skraćenica.

Kojim redoslijedom su naznačene strukturne podjele? Zakon ne daje odgovor na ovo pitanje, ostavljajući ga na diskreciju poslodavaca. U praksi se koriste različiti pristupi:

Po stepenu važnosti (prvo administracija, zatim računovodstvo, zatim proizvodni odjeli, itd.),

Po opadajućem broju strukturnih jedinica,

Po abecedi.

Neka preduzeća donose uputstva za vođenje kadrovskih evidencija, u kojima se, između ostalih nijansi popunjavanja kadrovske dokumentacije, utvrđuje redoslijed navođenja strukturnih jedinica u kadrovskoj tabeli.

Ako je broj zaposlenih kod poslodavca mali i jednostavno nema strukturnih podjela, kolonu 1 nije potrebno popunjavati. Također, u praksi se u takvim slučajevima mogu dodati crtice.

Neki poslodavci ne uključuju takve strukturne jedinice kao što su filijale i predstavništva, pogrešno vjerujući da bi trebali imati svoje zasebne razine osoblja. Ovo je pogrešno.

Poslodavac mora održavati tabelu osoblja.

Smatramo da filijale i predstavništva ne bi trebalo da odobravaju svoje kadrovske tablice, jer nisu samostalna pravna lica ili nezavisni poslodavci (član 20. Zakona o radu Ruske Federacije).

Kadrovska tabela organizacije treba da odražava cjelokupnu strukturu organizacije, sve njene odjele, uključujući podružnice i predstavništva.

Radi praktičnosti rada, izrađuju se kopije kadrovske tablice ili izvod iz nje za podružnice i predstavništva.

IN kolona "šifra" naznačene su šifre strukturnih jedinica koje dodeljuje poslodavac. Kodovi olakšavaju određivanje mjesta svakog odjela ili grupe u cjelokupnoj strukturi organizacije.

Nazivi pozicija, zanimanja, specijalnosti u kadrovskoj tabeli

Naziv svakog radnog mjesta (specijalnost, profesija) se navodi u cijelosti, bez skraćenica.

Prema dijelu 2 čl. 57. Zakona o radu Ruske Federacije, ako je u skladu sa Zakonom o radu Ruske Federacije, drugo savezni zakoni Budući da je obavljanje poslova na određenim pozicijama, profesijama, specijalnostima povezano sa davanjem naknada i beneficija ili postojanjem ograničenja, onda se naziv tih pozicija, zanimanja ili specijalnosti i kvalifikacioni zahtevi moraju biti u skladu sa nazivima i zahtjevima navedenim u referentne knjige kvalifikacija, odobren na način koji je utvrdila Vlada Ruske Federacije, ili u skladu sa odredbama profesionalnih standarda.

Pozicije (specijalnosti, profesije) se obično označavaju po stažu, odnosno po hijerarhijskom redu: rukovodilac, zamjenici, specijalisti, tehnički izvođači itd.

Ako postoje radna mjesta (specijalnosti, profesije) koja nisu dio nijedne strukturne jedinice, onda se mogu registrovati kao „ostalo osoblje“.

Plate zaposlenih u kadrovskoj tabeli

Plate ne mogu biti ispod zakonom utvrđenog minimuma.

Prema dijelu 3 čl. 133 Zakona o radu Ruske Federacije je mjesečna plata zaposlenog koji je u ovom periodu u potpunosti radio standardno radno vrijeme i ispunio standarde rada ( poslovne obaveze), ne može biti niže minimalna veličina plate.

Prema dijelu 11 čl. 133.1 Zakona o radu Ruske Federacije, mjesečna plata zaposlenog koji radi na teritoriji odgovarajućeg konstitutivnog entiteta Ruske Federacije i koji je u radnom odnosu kod poslodavca u odnosu na koji je regionalni sporazum o minimalnoj plaći na snazi ​​ne može biti niža od minimalne zarade plate u ovom subjektu Ruske Federacije, pod uslovom da je navedeni zaposlenik u ovom periodu u potpunosti odradio standardno radno vrijeme i ispunio standarde rada (radne obaveze).

U kadrovskoj tabeli Ne možete postaviti različite plate za iste pozicije i raspone plata.

Prema čl. 22 Zakona o radu Ruske Federacije, poslodavac je dužan da zaposlenima obezbijedi jednaku platu za rad jednake vrijednosti, pa ako dva računovođa rade po istom opisu posla (tj. sa istim poslovima) različite plate, onda, po našem mišljenju, to neće odgovarati zakonu.

Neki poslodavci utvrđuju raspon plata u kadrovskoj tabeli, tj. u koloni u kojoj treba navesti platu pišu, na primjer, "od 20.000 do 30.000".

Radno zakonodavstvo ne predviđa mogućnost utvrđivanja platnih razreda.

Prema čl. 129 Zakona o radu Ruske Federacije, plata (službena plata) je fiksni iznos naknade za zaposlenog za obavljanje radnih (službenih) dužnosti određene složenosti za kalendarski mjesec bez uzimanja u obzir naknade, stimulacija i socijalnih plaćanja.

Prema čl. 57 Zakona o radu Ruske Federacije, obavezni uslovi za uključivanje u ugovor o radu su uslovi naknade (uključujući veličinu tarifne stope ili plate (službene plate) zaposlenog, dodatne isplate, naknade i stimulativne isplate).

Ako odredite platni razred u kadrovskoj tabeli, a zatim i u ugovoru o radu zaposlenika, onda, po našem mišljenju, to neće biti u skladu sa zakonom. Iz ove situacije se možete izvući legalno utvrđivanjem fiksne plate i odgovarajućih naknada i bonusa.

Knjiga je uglavnom namijenjena početnicima u vođenju kadrovske dokumentacije, ali će biti vrlo korisna iskusni specijalisti sa iskustvom, vodeći kadrovski rad u organizacijama i preduzetnicima. Prvi tom detaljno opisuje dizajn raznih kadrovska dokumenta, o prijemu radnika u radni odnos, premeštaju na drugo radno mesto i drugim promenama uslova ugovora o radu (po dogovoru stranaka i na inicijativu poslodavca), premeštaj radnika na drugo radno mesto radno mjesto, o udaljenju sa posla, raspoređivanju zaposlenom dodatni posao radi spajanja pozicija (profesija), proširenja područja usluga, povećanja obima posla, obavljanja poslova privremeno odsutnog radnika, tiče se zaštite poslovne tajne poslodavca i ličnih podataka zaposlenih.

Preduzeće je živi organizam i stoga mu je potrebno prilagođavanje rasporeda i rasporeda rada. Dokument kao što je tabela osoblja nije izuzetak. Potreba za njenom izmjenom (preimenovanjem radnog mjesta, dodavanjem ili smanjenjem) je zbog više razloga: reorganizacija strukture, promjena platnog fonda, modernizacija ili pad proizvodnje. Za to postoji procedura i standardni uzorci naređenja.

Osoblje je osnova aktivnosti preduzeća

Upravo je uvođenje izmena u kadrovsku tačku polazna tačka za sprovođenje konkretnih promena u preduzeću. Ne govorimo samo o promjenama u rasporedu rada, jer je kod bilo kakvih promjena u sistemu veoma važno voditi računa o produktivnosti i učinku zaposlenih – ovi pokazatelji ne bi trebali biti niži od prethodnih za isti period.

Menadžment kompanije može izbjeći neprijatne situacije, posebno radne sporove, tužbe od regulatornih organa, ako se proces registracije kadrovskih promjena shvati ozbiljno.

Kada se promijeni kadrovski raspored, izdaje se odgovarajući nalog.

Po kom osnovu se mijenjaju kadrovske promjene?

Promjene u kadrovskoj tabeli se vrše u sljedećim slučajevima:

1. Transformacija (modifikacija) preduzeća, koja zahtijeva eliminaciju određenih pozicija ili uvođenje novih.
2. Smanjenje obima aktivnosti kada postoji potreba za smanjenjem broja stalno zaposlenih.
3. Razvoj poslovanja, koji podrazumeva zapošljavanje novih radnika.
4. Povećanje ili smanjenje plata.
5. Procesi reorganizacije u preduzeću.
6. Ispravka naziva radnih mjesta.

Ova lista nije ograničena na prikazane slučajeve, već su to oni koji se najčešće javljaju u praksi.

Standardni oblik popunjavanja osoblja koristi se iu privatnim iu javnim preduzećima

Postoje li izuzeci i ograničenja po zakonu?

Regulatorni zahtjevi propisani Zakonom o radu odnose se na razloge zbog kojih se može promijeniti kvalitet i broj osoblja.

Što se tiče ograničenja, ako nisu u suprotnosti sa osnovnim zahtjevima statutarnih dokumenata preduzeća (vrsta djelatnosti, obim proizvodnje robe ili pružanja usluga, tehnologija proizvodnje itd.), svako preduzeće ima pravo na bilo kakva prilagođavanja i izmjene. u smislu trenutne situacije.

Ko treba da sastavi raspored osoblja i izvrši izmjene?

Zakonodavstvo ne navodi jasno ko treba da bude odgovoran za zapošljavanje. Na ovaj ili onaj način, svako može učestvovati u kadrovanju. Čak i obični zaposleni imaju pravo da podnose peticije u vezi sa potrebom ukidanja i uvođenja tarifa ili prelaska na drugo radno mjesto. Tehnički, tabelu osoblja sastavlja osoba kojoj je uprava dodijelila ovu odgovornost. Obično je to kadrovski službenik, ekonomista ili računovođa. U malim preduzećima osnivač je sam odgovoran za zapošljavanje.

Kako ispravno izvršiti izmjene u rasporedu osoblja

Procedura i izvršenje naloga će se neznatno razlikovati u zavisnosti od razloga za izmenu.

Povećanje i smanjenje plata

Primarni osnov za dovođenje povećanja plata zaposlenih u preduzeću u pravni okvir je izdavanje odgovarajuće naredbe u kojoj se mora naznačiti:

1. Spisak pozicija za koje će se vršiti povećanje plata.
2. Novi iznosi plata (konkretno za svaku poziciju).
3. Tačan datum promjena.

Obje strane radnih odnosa potpiše ugovor o radu o povećanju plate, na osnovu čega se izdaje nalog. Mnogi menadžeri koriste jedinstvenu formu, ali radno zakonodavstvo dozvoljava da se ovaj dokument sačini u slobodnom obliku prihvatljivom za dato preduzeće, uzimajući u obzir njegove specifičnosti.

Sva pitanja vezana za plaćanje su jedan od temelja radnog odnosa. Poslodavac ovo mora priložiti bitan, posebno u pogledu ispunjavanja zakonskih uslova. Na osnovu ovoga, posle dokumentaciju povećanje plata zaposlenima, potrebno je izvršiti odgovarajuća prilagođavanja ugovora o radu. Oni na koje se izmjene odnose moraju biti upoznati sa naredbom, potvrđujući to svojim potpisom.

Promjene plata se vrše u kadrovskoj tabeli po nalogu

U slučaju smanjenja plata, naravno, odnos između subjekata postaje mnogo komplikovaniji. Može biti zakonito smanjenje plaće bez pristanka zaposlenika u slučajevima uzrokovanim određenim tehnološkim ili ekonomski razlozi. Iako to nije utješni faktor za uposlenika koji je otpušten.

Česti su slučajevi da se rukovodilac ponaša nekorektno, prinudnim tonom predlaže sklapanje dodatnog ugovora o radu radi smanjenja plate. Štaviše, on to čini prekoračujući svoja ovlaštenja i koristeći svoj službeni položaj. Ako se zaposleni ne slaže, menadžer sebi dozvoljava da prijeti pogoršanjem uslova rada ili čak otkazom. Ovakvi slučajevi se jasno smatraju kršenjem zakona o radu i, naravno, predstavljaju osnov za podnošenje tužbe. Takvi trenuci pogoršavaju radne sporove i dostižu nivo na kojem je nemoguće izaći na kraj s njima na drugi način.

Reorganizacija kompanije i optimizacija kadrova: ulazak, izlazak i zamjena pozicija

Tokom perioda reorganizacije, nova radna mjesta se uvode u kadrovsku tabelu, a one koje nisu od interesa za preduzeće se isključuju. Sa novim pozicijama, pitanje je jasno, jer trenutno ima dovoljno voljnih da ih zauzmu. Ali sa radnicima koji su otpušteni ili otpušteni, sve je mnogo komplikovanije.

Smanjenje osoblja i likvidacija odjeljenja

Uprava preduzeća je dužna da dva mjeseca prije događaja pripremi dopis o predstojećem sniženju. Otpušteni radnik je plaćen otpremnina- prosječne mjesečne zarade za dva mjeseca od dana prestanka radnog odnosa.

U cilju smanjenja broja radni kolektiv Morate dati sljedeće informacije:

1. Spisak pozicija koje se eliminišu.
2. Tačan datum smanjenja.

Mogu se otpustiti i pojedinačne pozicije i cijeli odjeli.

Veoma važna tačka, o kojima poslodavci moraju voditi računa, su kategorije zaposlenih koje ne podliježu smanjenju.

Prilikom preimenovanja radnih mjesta, menadžer također mora pismeno obavijestiti zaposlenog 2 mjeseca prije izmjena (član 74. Zakona o radu Ruske Federacije).

Prisutnost slobodnih radnih mjesta je najbezbolniji izlaz prilikom otpuštanja, jer poslodavac neće morati iskusiti nepotrebne negativne emocije kada je primoran da liši osobu posla. Ako su nepopunjena radna mjesta podložna smanjenju, sastavlja se akt na osnovu kojeg se vrše izmjene.

Video: pravni savjet o otkazu zbog viška zaposlenih; kategorije lica koja ne mogu biti otpuštena

Uvođenje novih kadrovskih jedinica i odjeljenja

Naredba o uvođenju novih radnih mjesta sadrži sljedeće podatke:

1. Naziv posla. Ako se unese cijeli odjel, navodi se njegov naziv i lista radnih mjesta.
2. Tačan datum stupanja na snagu izmjena.

IN u ovom slučaju trenutak izdavanja naloga poklapa se sa trenutkom redovnih inovacija. To je moguće jer ove promjene ne utiču na sudbinu zaposlenih u kompaniji. Prije svega, sa inovacijama se upoznaju HR službenici koji će biti uključeni u izradu opisa poslova.

Ako je kontrola izvršenja naloga dodijeljena određenim zaposlenima, oni potpisuju da su upoznati sa tim

Procedura za preimenovanje pozicije

Novi naziv radnog mjesta se često javlja u oblasti radnih odnosa, proizvodnje i administrativnih procesa. Na primjer, možemo se prisjetiti da je u nedavnoj prošlosti pozicija merchandisera bila vrlo česta pozicija u trgovini. Sada je malo vjerovatno da će ovo tumačenje ostati zamijenjeno konceptom „menadžera“.

Dakle, prilikom preimenovanja pozicije, promjena se događa, kako kažu, bez nepotrebnih pokreta. Naredba se izdaje po istom principu kao i prilikom uvođenja novog kadrovskog radnog mjesta, s tom razlikom što se u dokumentu mora navesti prethodno radno mjesto, a zatim novo radno mjesto.

U situaciji kada zaposleni radi na radnom mjestu, promjena imena se vrši uz njegovo znanje i saglasnost. Iskusan lider će uvek pronaći zajednički jezik sa podređenima i moći će jasno objasniti razlog za promjene i dati temeljnu argumentaciju. Ako su transformacije uzrokovane ozbiljnim tehnološkim i organizacionim faktorima, poslodavac ima pravo mijenjati čak i bez pristanka zaposlenog (član 74. Zakona o radu Ruske Federacije). Zatim, obje strane potpisuju sporazum o izmjeni naziva radnog mjesta. Nakon toga se izdaje odgovarajuća naredba. Kadrovski službenik unosi podatke u ličnu kartu i radnu knjižicu zaposlenog.

Ponekad je preimenovanje pozicije dio cijele grupe kadrovskih promjena;

Metodologija za unošenje izmjena u kadrovsku tabelu

Prije izmjena, rukovodilac odjeljenja ili druge strukturne jedinice priprema memorandum sa detaljnim obrazloženjem i ekonomskim proračunima upućen rukovodiocu preduzeća.

Pravila za sastavljanje naloga

Naredba se izdaje na osnovu čl. 74 Zakona o radu Ruske Federacije, u pravilu se zove „O izmjenama i dopunama kadrovskog rasporeda” ili „O djelomičnom ...”. Uverljivi deo je ispunjen argumentacijom na nivou datog preduzeća i razjašnjene su nijanse promena.

Direktor izdaje nalog na memorandumu. Tekst ovog dokumenta sastoji se iz dva dijela: izjave i naredbe. Prvi dio je pravni osnov i razlog, drugi su konkretne promjene u kojima se navode rokovi i odgovorni za izvršenje.

Ako je kompanija složena struktura sa velikim brojem zaposlenih, nazivi poslova se mogu ponoviti. Dakle, naredba mora navesti ne samo poziciju, već i konkretnu strukturnu jedinicu.

Obavještenje zaposlenika

Sadržaj naloga o dokumentu mora biti saopšten svim članovima osoblja na koje se inovacije odnose. Moraju ga pažljivo pročitati, zabilježiti i potpisati na poleđini.

Ako je zaposlenom potreban izvod iz rasporeda, on se izdaje na osnovu čl. 62 Zakona o radu Ruske Federacije. Izjava sadrži informacije o uplatama za određenu poziciju. Rukovodeći se čl. 88 Zakona o radu Ruske Federacije, podaci o platama drugih zaposlenih nisu navedeni u izvodu.

U kojim slučajevima je potrebno odobriti novi raspored?

U slučaju djelimičnih, manjih ispravki, izmjene se vrše u pojedinim kolonama tekućeg dokumenta. Uz značajne izmjene, postaje neophodno razviti novi raspored osoblja.

Uobičajeno je da se tabela osoblja sastavlja za period od jedne godine. Ako sredinom godine treba da promijenite naziv ili uvedete novo radno mjesto, po naredbi se vrše izmjene u kadrovskom rasporedu. Broj ponovljenih izmjena nije ograničen zakonom. I biće moguće sastaviti novi kadrovski raspored za narednu godinu.

Ako su promjene u kadrovskoj tabeli globalne, lakše je ukinuti stari i izraditi novi dokument

Obrazloženje za izmjene: dopis

Uprava preduzeća priprema službeno pismo upućeno zaposlenima. Sadrži poštovanjem I detaljno objašnjenje potreba za promjenama, posebno kada je u pitanju smanjenje broja zaposlenih. Bilješka nudi opcije za rješavanje situacije. Ovo bi mogla biti ponuda za preuzimanje druge pozicije.

Obrazac za sastavljanje i popunjavanje dopisa je proizvoljan

Ako je nadolazeće smanjenje uzrokovano ozbiljnim tehnološkim okolnostima, poslodavac ima pravo smanjiti radno mjesto bez pristanka radnika. Međutim, ova činjenica ne isključuje zahtjev da menadžer napiše dopis. U tom slučaju mora pokazati poštovanje i takt, posebno prema zaposlenima koji su savjesno obavljali svoje dužnosti. Ovdje postoji ljudski faktor kada zaposleni pretrpi moralnu povredu zbog gubitka posla. To je manifestacija delikatnosti koja neće dozvoliti pogoršanje ionako teške situacije osobe, što znači da neće izazvati protest u njemu i neće ga prisiliti na ekstremni korak podnošenja tužbe.

Promjene u kadrovskom rasporedu prije svega moraju biti opravdane. Informacija mora biti dostavljena zaposlenima, a lice kome je povjereno vršenje kontrole mora izvještavati o rezultatima obavljenog posla. Poslodavac mora imati osnove pravne pismenosti i izbjegavati nepotrebne radne sporove, jer postoje ugroženije kategorije radnika koji su osigurani od uvrštavanja na listu viškova.

Zaposleni kadrovska služba sastavljaju mnogo dokumenata – svakakve naredbe, ugovore sa zaposlenima, rasporede, lokalne propise itd. Jedan od dokumenata koji u velikoj meri utiče na rad ustanove je i kadrovski raspored. U skladu sa njim je planiran fond zarada (raspored se odnosi na dokumente kojima se uspostavlja sistem zarada), može biti i dokaz o smanjenju broja zaposlenih u ustanovi i svakako će se tražiti tokom kontrolne i nadzorne poslove iu slučaju radnog spora. Danas ćemo razgovarati o osoblju.

Obavezno popunjavanje osoblja

U skladu sa Uputstvom za primjenu i popunjavanje obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegove isplate (u daljem tekstu Uputstvo), usvojenim Rezolucijom br. 1, za formalizaciju strukture koristi se kadrovska tabela, kadrovski i kadrovski nivoi organizacije u skladu sa njenim statutom (pravilnicima o njoj). Sadrži spisak strukturnih jedinica, nazive radnih mjesta, specijalnosti, zanimanja s naznakom kvalifikacija, podatke o broju kadrovskih jedinica.
Odmah da kažemo da u Zakonu o radu ne postoji pravilo koje obavezuje poslodavca da izradi i odobri kadrovsku tabelu, ali se ipak spominje. Konkretno, prema čl. 57. Zakona o radu Ruske Federacije, obavezan uslov za uključivanje u ugovor o radu je, između ostalog, radna funkcija - rad na radnom mjestu u skladu sa kadrovskom tablicom, profesijom, specijalnošću, s naznakom kvalifikacija; specifičan tip rad dodijeljen zaposleniku... Ako je, u skladu sa Zakonom o radu Ruske Federacije, drugim saveznim zakonima, obavljanje poslova na određenim pozicijama, profesijama, specijalnostima povezano s pružanjem naknade i beneficija ili postojanjem ograničenja , tada nazivi ovih pozicija, profesija ili specijalnosti i kvalifikacijski zahtjevi za njih moraju odgovarati nazivima i zahtjevima navedenim u referentnim knjigama kvalifikacija odobrenim na način koji je utvrdila Vlada Ruske Federacije.
Osim Zakon o radu, broj zaposlenih se pominje u drugim propisima. Konkretno, stav 91 Smjernice o postupku za imenovanje, vođenje dokumentarnog rada inspekcije na licu mesta osiguravatelja za obavezno socijalno osiguranje i preduzimanje mjera na osnovu njihovih rezultata, odobrenih Rezolucijom Federalne službe osiguranja Ruske Federacije od 07.04.2008. N 81, propisano je da Fond socijalnog osiguranja, kako bi potvrdio ispravnost obračun premija osiguranja za obavezno socijalno osiguranjeće od poslodavca zatražiti sastavne i organizacione i administrativne dokumente, uključujući i kadrovsku tabelu. FSS će to zahtevati i prilikom provere ispravnosti obračuna premija osiguranja za obavezno socijalno osiguranje od nezgoda na radu i profesionalnih bolesti.
Posjedovanje osoblja je također neophodno za Penzioni fond, koji prilikom prikupljanja informacija o radno iskustvo kontakti osiguranih radnika ovaj dokument utvrditi nazive strukturnih podjela ustanove i podudarnost naziva radnih mjesta.
U Uputstvu za popunjavanje pominje se i broj zaposlenih radne evidencije, odobreno Rezolucijom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. oktobra 2003. N 69. Konkretno, stav 3.1 uputstva navodi da se unose u naziv pozicije (posla), specijalnosti, profesije koji ukazuju na kvalifikacije, po pravilu, u skladu sa kadrovskom tabelom organizacije.
Na osnovu gore navedenih propisa, kadrovski raspored u ustanovi je jednostavno neophodan. Imajte na umu da je za neke institucije obavezni broj zaposlenih direktno utvrđen propisima:
— Naredbom Ministarstva za vanredne situacije Ruske Federacije od 24. septembra 2008. N 563 odobrena su pravila i rokovi za pripremu, koordinaciju, odobravanje i registraciju rasporeda osoblja za zaposlene u budžetskim i državnim institucijama Ministarstva za vanredne situacije Situacije i civilno osoblje spasilačkih vojnih formacija Ministarstva za vanredne situacije;
— Naredba Spetsstroja Ruske Federacije od 3. decembra 2010. N 540 definiše proceduru i uslove za sastavljanje, pregled, odobravanje i registraciju kadrovskih rasporeda za civilno osoblje vojnih formacija i organizacija u okviru Spetsstroja, koji se održavaju na teret budžetskih izdvajanja.

Kadrovski obrazac i pravila za sastavljanje

Obrazac kadrovske tabele T-3 odobren je Rezolucijom br. 1. Ovaj obrazac sadrži 10 kolona, ​​a na osnovu Rezolucije Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 24. marta 1999. br. 20 „O odobravanju Procedure za korištenjem jedinstvenih obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije”, mogu se dodati novi, ali se postojeći ne mogu brisati.
Napomena: iako se obrasci odobreni ovom rezolucijom odnose na organizacije bez obzira na njihov oblik vlasništva, neke budžetske i državne institucije sastavljaju ih u obliku odobrenom resornim propisima. Na primjer, budžetske i državne institucije Ministarstva za vanredne situacije moraju sastaviti tabelu osoblja u skladu s obrascem Dodatka 2 Naredbi Ministarstva za vanredne situacije Ruske Federacije od 24. septembra 2008. N 563.
U svakom slučaju, malo je vjerovatno da će se pojaviti poteškoće pri popunjavanju zaglavlja dokumenta, pa prijeđimo direktno na tabelarni dio obrasca.
Kolone 1 “Naziv” i 2 “Šifra” određuju strukturnu podjelu organizacije. Većina organizacija koje se finansiraju iz različitih nivoa budžeta, po pravilu, biraju nazive strukturnih jedinica samostalno, vodeći se opšteprihvaćenim konceptima. U pravilu se prvo navode strukturni odjeli uprave (direkcija, računovodstvo, kadrovsko odjeljenje, organizaciono-pravno odjeljenje itd.), zatim proizvodni odjeli i na kraju uslužni i pomoćni odjeli (administrativno-ekonomsko odjeljenje, usluge popravke i sl.). Svakom odjeljenju dodjeljuje se šifra koja će pomoći u određivanju mjesta ovog odjela ili grupe u ukupnoj strukturi organizacije (upisuje se u kolonu 2).
U kolonu 3 „Zvanje (specijalnost, profesija), čin, klasa (kategorija) kvalifikacija“ upisuje se naziv radnog mjesta (specijalnost, struka). Napominjemo da je na osnovu čl. 57. Zakona o radu Ruske Federacije, ako je obavljanje poslova na određenim pozicijama, profesijama, specijalnostima povezano s pružanjem naknade i beneficija ili postojanjem ograničenja, tada se navode nazivi tih pozicija, profesija ili specijalnosti i kvalifikacija zahtjevi za njih moraju odgovarati nazivima i zahtjevima navedenim u knjigama kvalifikacija. Konkretno, trenutno se još uvijek koriste Sveruski klasifikator radnika, kancelarijskih pozicija i tarifne kategorije OK 016-94 i Spisak industrija, radionica, profesija i pozicija, odobren Rezolucijom Državnog komiteta za rad SSSR-a i Prezidijuma Svesaveznog centralnog saveta sindikata od 25. oktobra 1974. N 298/P -22, radni odnos u kojem se ostvaruje pravo na starosnu penziju po povlašćenim uslovima.

Za tvoju informaciju. Ako, na primjer, kadrovska tabela predviđa poziciju „vozača“, a zaposlenik obavlja funkciju kontrolora saobraćaja, tada gubi pravo na starosnu penziju po povlaštenim uslovima.

Osim toga, treba uzeti u obzir i druge propise koji sadrže pravila za utvrđivanje naziva radnih mjesta, specijalnosti i zanimanja. Na primjer, na osnovu Naredbe Ministarstva zdravlja i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 28. marta 2012. N 278n, naziv radnog mjesta šefa (menadžera) plazma centra može se dopuniti titulom medicinsko zvanje „transfuziolog“, uzimajući u obzir profil strukturne jedinice i specijalnost predviđenu nomenklaturom specijalnosti specijalista sa višom i postdiplomskom medicinskom i farmaceutskom školom u zdravstvu.
Prilikom sastavljanja i davanja saglasnosti na kadrovski raspored organa lokalne samouprave, aparat izborne komisije općina trebate koristiti nazive radnih mjesta općinskih službi predviđenih registrom općinskih službi u konstitutivnom entitetu Ruske Federacije (klauzula 3, član 6 Federalnog zakona od 2. marta 2007. N 25-FZ „O opštinska služba U Ruskoj Federaciji").

Bilješka! Ako postoji potreba da institucija zaposli radnika određeno vrijeme, njegova pozicija je također fiksirana u kadrovskoj tabeli. Da biste to učinili, potrebno je izvršiti izmjene u trenutnoj kadrovskoj tabeli, navodeći podatke o periodu za koji se radno mjesto uvodi u kolonu 10 „Napomena“ obrasca T-3.

Redoslijed popunjavanja stupca 3 za svaku strukturnu jedinicu je individualan, uzimajući u obzir specifičnosti određene organizacije. Međutim, smatramo da je prikladnije ispuniti ga hijerarhijskim redoslijedom: šef strukturne jedinice, zamjenici, glavni stručnjaci, vodeći stručnjaci itd.
Broj kadrovskih jedinica po položaju, profesiji ili specijalnosti naveden je u koloni 4. Ova kolona može sadržavati i cijele brojeve - 1 (za zaposlene sa punim radnim vremenom), i brojeve sa skraćenim radnim vremenom - 0,25, 0,5 itd. (za radnike sa skraćenim radnim vremenom). Preporučujemo da ova kolona odražava ne samo postojeće pozicije, već i slobodna radna mjesta, budući da se novi zaposleni mogu zaposliti samo za otvorena radna mjesta navedena u kadrovskoj tabeli.
Napomenimo da broj radnih mjesta u organizacijama koje se finansiraju iz različitih nivoa budžeta određuju organizacije višeg nivoa. Dakle, kadrovski standardi:
- osoblje ustanova koje izvršavaju krivične kazne u vidu zatvora (osim zatvorskih) i ustanova koje izvršavaju krivične kazne u vidu zatvora, sa posebnim uslovima ekonomska aktivnost kao procenat prosječnog godišnjeg broja osuđenika koji se tamo drže - odobreno Uredbom Vlade Ruske Federacije od 12. avgusta 1994. N 922;
- državni službenici i opštinske institucije Kulturno-rekreativne i biblioteke - odobrene Naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 1. septembra 2011. N 906;
— medicinsko i drugo osoblje tima za anesteziologiju i reanimaciju, anesteziološko-reanimacijskog odjela medicinska organizacija- date su u Prilozima 2 i 5 Procedura za pružanje anesteziološke i reanimacijske nege odrasloj populaciji, odobrenog Naredbom Ministarstva zdravlja i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 13. aprila 2011. N 315n;
— psihoneurološki dispanzer (dispanzer psihijatrijske bolnice), ordinacija lokalnog psihijatra, ordinacija za aktivnu dispanzersku opservaciju i ambulantu obavezno liječenje- odobreno Naredbom Ministarstva zdravlja i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 17. maja 2012. N 566n.
Neki odjeli odobravaju metode za izračunavanje nivoa osoblja. Tako je, na primjer, uradila Federalna arhivska služba, koja je Naredbom od 14. januara 2004. broj 9 odobrila odgovarajuću metodologiju za državne arhivske ustanove.
Neke institucije, pri određivanju i naziva radnih mjesta i njihovog broja, moraju se rukovoditi standardnim kadrovskim rasporedom odobrenim resornim propisima. Konkretno, Dodatkom 2 Naredbi Federalne kazneno-popravne službe Ruske Federacije od 23. januara 2012. N 24, odobren je standardni raspored osoblja krivično-popravne inspekcije (održavan na račun procjene kaznenog sistema), u u skladu sa kojim teritorijalni organi Federalne kazneno-popravne službe moraju donijeti kadrovske rasporede podređenih krivično-popravnih inspekcija.
U koloni 5 „Tarifna stopa (plata) itd.“ mjesečna plata je izražena u rubljama prema tarifnoj stopi (plati), tarifnom rasporedu, procentu prihoda, udjelu ili procentu dobiti, koeficijentu učešća u radu (KTU), koeficijentu raspodjele itd., u zavisnosti od sistema nagrađivanja usvojenog u organizaciju u skladu sa važećim zakonodavstvom Ruske Federacije, kolektivnim ugovorima, ugovorima o radu, sporazumima i lokalnim propisima organizacije (odjeljak 1. Smjernica).
Najčešća greška prilikom popunjavanja ove kolone je utvrđivanje raspona plata, odnosno različitih plata za zaposlene iste kvalifikacije. Ovo je netačno: svaka pozicija treba da ima samo jednu platu. Jedini izuzetak je situacija kada su pozicije u različitim strukturnim podjelama. Određivanje plata veća veličina jedan od zaposlenih može se ostvariti utvrđivanjem naknada ili drugih doplata (Pismo Rostruda od 27.04.2011. N 1111-6-1).
Napominjemo da pri određivanju visine naknade treba uzeti u obzir regulatorne i resorne akte. Na primjer, plate za profesije radnika i službene plate za pozicije službenika teritorijalnih organa i podređenih organizacija državne kurirske službe utvrđene su Naredbom Državne fiskalne službe Ruske Federacije od 29. avgusta 2008. N 262.
Kolone 6-8 odražavaju naknade, stimulacije i isplate kompenzacija: dodatne isplate i naknade kompenzacijske prirode, bonuse i druge stimulativne isplate. Odnosno, ako zaposleni obavljaju poslove u opasnim uslovima rada, jedna od ovih kolona mora se zvati „Dodatak za rad u opasnim uslovima rada“, a ispod navesti konkretan iznos ovog dodatka.

Za tvoju informaciju. Na osnovu Uredbe Vlade Ruske Federacije od 20. novembra 2008. godine N 870 „O uspostavljanju skraćenog radnog vremena, godišnjeg dodatnog plaćenog odmora, povećane plate za zaposlene u težak posao, rad sa štetnim i (ili) opasnim i drugim posebnim uslovima rada" licima koja obavljaju poslove u takvim uslovima na osnovu rezultata sertifikacije radnih mesta garantuje se povećanje zarade od najmanje 4% od tarifne stope (plate) utvrđene za razne vrste rad u normalnim uslovima rada.

Dozvole u tabeli osoblja mogu se postaviti u rubljama, procentima ili koeficijentima. Ako se veličina potonjeg promijeni, možete staviti crtice u odgovarajuće stupce, a u koloni 10 “Napomena” napraviti vezu do dokumenta koji regulira ovu promjenu. Na primjer, postotak bonusa za radnike na krajnjem sjeveru varira u zavisnosti od dužine njihovog radnog iskustva na “sjeveru”. Stoga, prilikom popunjavanja kadrovske tabele, možete staviti crticu u kolonu „Dodatna plaćanja“ (ako nema drugih dodataka), au koloni 10 možete uputiti na relevantni regulatorni pravni akt koji reguliše uspostavljanje procentualno povećanje plata za zaposlene na krajnjem sjeveru. Ovo će vam omogućiti da ne mijenjate raspored osoblja svaki put kada se promijeni.
U koloni 9 navodi se iznos službene plate i naknade za svako radno mjesto. I kolona 10 „Napomena“ će u većini slučajeva ostati prazna, ali ima slučajeva kada će se morati popuniti. Ovo se odnosi na radnike koji nemaju fiksnu platu kao takvu - radnike na komade, radnike na određeno vrijeme itd.
Kako ispravno navesti iznos plaće po satu zaposlenog u tabeli osoblja? Uvjet o njegovoj veličini naveden je u koloni 5 „Sa tarifnom stopom (platom) itd.“, koja odražava satnicu (___ rub./sat). Istovremeno, u koloni sa napomenom je naznačeno: „Sistem plata zasnovan na vremenu“, au koloni „Ukupno mjesečno, rublje“. treba navesti broj koji se dobije množenjem stope koju je odredio poslodavac (___ rub./sat) sa prosječnim mjesečnim brojem radnih sati.
Ako zaposleni ima plaće po komadu, pretpostavljamo da u koloni 5 „Tarifna stopa (plata) itd., rub.“ potrebno je da stavite crticu, a u koloni 10 „Napomene“ naznačite „Plate po komadu/komad-bonus plate“ (u zavisnosti od toga po kojoj platnoj šemi zaposleni radi) i dajte link na interni dokument koji reguliše iznos plata (na primjer, propisi o naknadama ili propisi o naknadama i materijalnim podsticajima).
Na dnu tabele nalazi se red „Ukupno“. Popunjava se prema koloni 4 "Broj jedinica osoblja" i koloni 9 "Ukupno mjesečno, rub.". Ukupan broj kadrovskih jedinica mora biti naveden na vrhu kadrovske tabele u redu „Osoblje u količini“. Ukupan iznos u koloni 9 je fond zarada u organizaciji i može se mijenjati naviše (u slučaju rada vikendom ili prekovremeno) ili naniže (kada su zaposleni na bolovanju, na godišnjem odmoru o svom trošku i sl.).
Tabela osoblja može se sastojati od nekoliko listova. Lica koja ga potpisuju potpisuju se samo na zadnjem listu u odgovarajućem redu. Ukoliko je potrebno potpisati svaki list, obrazac se dopunjava redovima za potpis. Ova procedura se može primijeniti iu slučaju potpisivanja kadrovskog rasporeda filijale prije njegovog odobrenja odvojeno od matične organizacije.

Procedura za odobravanje i unošenje izmjena u kadrovski raspored

By opšte pravilo Raspored osoblja odobrava se naredbom (uputstvom) koju potpisuje rukovodilac organizacije ili lice koje on za to ovlasti. Ovo je navedeno u Uputama. Detalji naloga - datum i broj - upisuju se u zaglavlje dokumenta u za to predviđene redove. Imajte na umu da je normativno pravni akti može se uspostaviti posebna procedura za odobravanje kadrovskog rasporeda. Dakle, na osnovu klauzule 10. Procedure za odobravanje rasporeda osoblja za zaposlene u budžetskim i državnim institucijama i civilno osoblje spasilačkih vojnih jedinica Ministarstva za vanredne situacije Ruske Federacije, izrađeni rasporedi osoblja se podnose na odobrenje i registraciju. :
- državne institucije (sa izuzetkom državnih institucija centralne podređenosti, teritorijalnih odjeljenja Državne vatrogasne službe Ministarstva za vanredne situacije i Državni inspektorat za mala plovila Ministarstva za vanredne situacije) - načelnici regionalnih centara za poslove civilne zaštite, vanredne situacije i likvidacije posljedica prirodnih katastrofa;
- vladine institucije centralne podređenosti - odgovarajućem zamjeniku ministra Ruske Federacije za civilnu odbranu, vanredne situacije i pomoć u katastrofama, prema subordinaciji preko Odjeljenja za organizaciju i mobilizaciju Ministarstva za vanredne situacije;
- teritorijalni odjeli Državne vatrogasne službe Ministarstva za vanredne situacije i Državnog inspektorata za mala plovila Ministarstva za vanredne situacije - šefovi glavnih odjela Ministarstva za vanredne situacije u konstitutivnim entitetima Ruske Federacije.
Štaviše, ako se utvrdi da su u kadrovskim tabelama dostavljenim na odobrenje i registraciju uvedene pozicije i zanimanja koja nisu predviđena u kadrovskom spisku ili kadrovskim standardima, da su službene plate (tarifne stope) pogrešno utvrđene ili se utvrde drugi nedostaci, registracija kadrovskih tabela vrši se tek nakon otklanjanja ovih prekršaja (str. 22 Procedura za odobravanje kadrovskih rasporeda za zaposlene u budžetskim i državnim institucijama i civilno osoblje spasilačkih vojnih jedinica Ministarstva za vanredne situacije Ruske Federacije).
Napominjemo da se registracija kadrovskih tabela vrši tako što se na njih u gornjem desnom uglu stavljaju podaci o broju pod kojim je ovaj raspored upisan u kadrovskoj evidenciji, broju registrovanih radnih mjesta i fondu plata. Nakon registracije i upisa u kadrovski registar, evidentirani rasporedi (prvi primjerci) se vraćaju prema njihovom vlasništvu.
Što se tiče promjena u kadrovskom rasporedu, one se takođe vrše po nalogu (uputstvu) rukovodioca organizacije ili osobe koju on za to ovlasti. Prilikom unošenja izmjena može se postaviti pitanje: da li ih je potrebno usaglasiti sa sindikalnim tijelom? Hajde da to shvatimo. Na osnovu čl. 8 Zakona o radu Ruske Federacije, poslodavci mogu usvojiti lokalne propise koji sadrže standarde radno pravo, u okviru svoje nadležnosti u skladu sa radno zakonodavstvo. Međutim, u određenim slučajevima utvrđenim Zakonom o radu, drugim saveznim zakonima i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije, kolektivni ugovor, sporazuma, poslodavac, prilikom donošenja lokalnih propisa, mora uzeti u obzir mišljenje predstavničkog tijela zaposlenih (ako ga postoji).
Tabela osoblja je lokalni regulatorni akt, koji odražava ne samo strukturne jedinice, nazive pozicija, specijalnosti, profesije koji ukazuju na kvalifikacije, informacije o broju jedinica osoblja, već i iznose plata (tarifne stope), dodatna plaćanja i naknade. A na osnovu čl. 135. Zakona o radu Ruske Federacije, sistemi naknada, uključujući veličinu tarifnih stopa, plata (službenih plata), doplata i naknada, utvrđuju se, između ostalog, lokalnim propisima. Pošto tabela osoblja odražava glavne pozicije zatvorenika u na propisan način kolektivnog ugovora ili pravilnika o platama, koji se donosi uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela radnika, tada pri donošenju kadrovskog rasporeda nema potrebe uzimati u obzir mišljenje sindikata.
Međutim, ako kolektivni ugovor ili ugovori predviđaju usvajanje lokalnih propisa u dogovoru s predstavničkim tijelom radnika, tada je koordinacija kadrovskog rasporeda sa sindikatom obavezna (dio 3. članka 8. Zakona o radu Ruske Federacije). ).
Nakon usvajanja kadrovskih tabela za pojedine institucije, ustanovljena je potreba za njihovom registracijom. Registracija se završava označavanjem u gornjem desnom uglu naslovna strana natpisi o broju pod kojim je ova kadrovska tabela upisana u kadrovsku evidenciju, popunjenosti evidentiranih radnih mjesta i fondu plata (tarifni stavovi).
Da li je potrebno staviti pečat ustanove na obrazac T-3? Ne, jedinstveni obrazac ne predviđa stavljanje pečata na odobrenu tabelu osoblja.

Osoblje u filijalama

Počnimo s činjenicom da grana nije pravno lice, te stoga neće biti poslodavac za radnike. Budući da su filijale, baš kao i odjeljenja, sektori ili drugi odjeli, strukturni dijelovi institucije, sastavljanje kadrovske tablice po dijelovima (posebno za radna mjesta matične organizacije i podružnice) je netačno, jer tabela formalizira strukturu ustanove. cjelokupnu organizaciju.
Međutim, rukovodiocima filijala i dalje može biti dato pravo da odobre raspored osoblja filijala i tada će imati svoj vlastiti raspored. Ukoliko je takvo pravo dato, u koloni „Naziv organizacije“ potrebno je navesti naziv ne ogranka, već matične organizacije u skladu sa statutarni dokumenti. Naziv ogranka će biti naznačen u koloni „Strukturna podjela“, što u suštini i jeste. A u lokalnim propisima preporučuje se propisivanje procedure za prijenos informacija (na primjer, prenošenjem ovjerene kopije osoblja podružnice ili izvoda iz nje matičnoj organizaciji).

Rok trajanja

Periodi skladištenja dokumenata nastalih u procesu aktivnosti vladine agencije, organi lokalne uprave i druge organizacije ustanovljeni su Listom standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata odobrenih Naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. N 558. Podstavom "a" stava 71. navedenog spiska utvrđeno je da kadrovski rasporedi organizacije i njihove izmjene se stalno čuvaju na mjestu razvoja i afirmacija.
Ponekad institucije sastavljaju nacrte rasporeda osoblja za strukturne podjele, koji se zatim sastavljaju u jednu kadrovsku tabelu ustanove. Takve projekte je takođe potrebno čuvati, ali samo pet godina (član 72. Liste standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata).
Pored izrade projekata moguće je voditi korespondenciju o uključivanju određenog radnog mjesta u strukturu odjela i sl. Rok čuvanja takve korespondencije je još kraći i iznosi tri godine - klauzula 73 Liste standardnog upravljanja arhivskih dokumenata.

Iako obaveza popunjavanja kadrovske liste nije zakonski utvrđena, inspekcijski organi njen nedostatak uglavnom smatraju kršenjem zakona. Da ne bi došlo do nesporazuma, menadžeri ne bi trebali zanemariti ovaj važan primarni dokument. Makar samo zato što je koristan za preduzeća na mnogo načina. Hajde da shvatimo koje, i ukratko pogledamo pravila za popunjavanje obrasca T-3.

Tabela osoblja je normativni dokument, ispravnost popunjavanja koja je zakonski utvrđena Rešenjem „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegove isplate“ od 05.01.2004.

Uslovi korišteni u Rezoluciji su predviđeni Zakonom o radu Ruske Federacije. Osoblje je sastav zaposlenih u datoj organizaciji koji je planiran da bude na raspolaganju u određenom vremenskom periodu.

Stoga tabela osoblja odražava sljedeće tačke:

• struktura preduzeća (hijerarhijska subordinacija pojedinačnih odjela ili horizontalna interakcija);
• osoblje (spisak radnih mjesta neophodnih za normalno funkcionisanje preduzeća);
• Broj zaposlenih;
• iznos plata i bonusa za njih.

Zašto vam treba osoblje?

Napomenimo neke pozitivne tačke:

• tabela osoblja olakšava analizu osoblja preduzeća;
• omogućava vam da vidite potpunu sliku nagrađivanja zaposlenih;
• prijem ili otpuštanje radnika vrši se u skladu sa kadrovskim rasporedom;
• sporna pitanja u vezi sa smanjenjem broja zaposlenih ili odbijanjem zapošljavanja rješavaju se na sudu;
• ugovor o radu sastavlja se na osnovu podataka o osoblju (Zakon o radu Ruske Federacije, članovi 15. i 57.).

Primjer kadrovske tablice u obrascu T-3

Obrazac T-3: kako popuniti?

Kako pravilno popuniti obrazac T-3? „Kapa“ ili vrh tabele osoblja uključuje sljedeće stavke:

• naziv kompanije. Mora se tačno podudarati s imenom navedenim u konstitutivni dokumenti organizacije;
• OKPO šifra;
• Broj dokumenta. Svako preduzeće može koristiti sopstveni sistem numerisanja dokumenata. I osoblje nije izuzetak. Broj može sadržavati alfanumerička oznaka ili samo digitalno;
• datum sastavljanja (ne brkati se sa datumom početka – vidi sledeći pasus);
• rok važenja (obično godinu dana za zapošljavanje);
• datum i broj naredbe kojom se personalni raspored stavlja na snagu.

Redoslijed popunjavanja kolona (broj stavke odgovara broju kolone u tabeli obrasca T-3).

Kolone 6 do 8 popunjavaju se u rubljama ili procentima. Ove kolone sadrže podatke o svim vrstama povećanja plata. Visina naknade ovisi o mnogim faktorima, na primjer:

• određeni (štetni) uslovi rada;
• nestandardni način rada;
• sistemi bonusa i podsticaja u određenom preduzeću;
• norme utvrđene zakonodavstvom Ruske Federacije.

Kolona 9 se obračunava. Sadrži proizvod podataka u koloni 4 i zbir podataka u kolonama od 5 do 8 uključujući.

Postupak sastavljanja i odobravanja obrasca T-3

Kvalifikacioni imenik radnih mjesta dodjeljuje odgovornost za sastavljanje kadrovske tablice ekonomisti rada. Zbog čestog nepostojanja takve pozicije u preduzeću, ovaj dokument ponekad sastavlja zaposlenik odjela za ljudske resurse. U onim preduzećima u kojima nema zaposlenih u ljudskim resursima, obrazac T-3 obično popunjavaju zaposleni u računovodstvu ili čak i rukovodilac.

Bez obzira ko je popunjavao i sastavio tabelu, ona mora biti ovjerena i potpisana Glavni računovođa i rukovodilac preduzeća.

Pripremljeni dokument odobrava rukovodilac preduzeća. Da biste to učinili, potrebno je izdati nalog. Broj naloga se upisuje u posebnu kolonu obrasca T-3. Ova kolona je takođe ukupan broj kadrovskih jedinica preduzeća i mesečni platni spisak. U naredbi je naznačen datum stupanja na snagu kadrovskog rasporeda.

Obrazac T-3 obično se sastavlja na period od godinu dana. Međutim, u velikim preduzećima ovaj period može biti manje od godinu dana. Osim toga, kako ne bi ponovo sastavljala kadrovsku tabelu tokom godine, kompanija ima pravo mijenjati već izrađeni dokument. Takve promjene se formaliziraju naredbom menadžera. Nalog mora navesti razloge za promjene, na primjer, reorganizaciju, smanjenje ili proširenje proizvodnje.

Zakonodavstvo ne utvrđuje direktnu potrebu za održavanjem ove dokumentacije, ali član 15. i član 57. Zakona o radu Ruske Federacije navodi da službeni rad u preduzeću se utvrđuje kadrovskom tabelom, na kojem se zasniva ugovor o radu.

Prije svega, u tekstu se navode detalji (naziv organizacije, OKPO, broj dokumenta i datum). Nadalje, sve informacije su prikazane u tabeli.:

Koji su standardi?

Jedini regulatorni zahtjev vodi dokument u skladu sa jedinstvenim obrascem broj T-3.

Referenca. Kadrovsku tabelu može sastaviti bilo koji zaposlenik u organizaciji ako mu je dodijeljena ova funkcija. Ali za to se mora izdati odgovarajući nalog uprave.

Gdje mogu pronaći upute i šta sadrže?

Zakonodavstvo ne postavlja ograničenja u pogledu perioda važenja dokumenta. Ali, po pravilu, predviđena je za jednu kalendarsku godinu. Kako bi se ovaj proces pojednostavio, izrađuju se instrukcije za papirologiju. Upute sadrže sljedeće informacije:

Koristan video

Šta je osoblje i kako ga pravilno sastaviti - detaljan video:

Zaključak

Tabela osoblja - važan dokument u bilo kojoj kompaniji. Njegovo prisustvo je obavezno, ali zakonodavstvo ne predviđa stroge zahtjeve za dizajn i sadržaj. Prilikom pregleda, rada i poreske inspekcije Oni to mogu zatražiti i, u slučaju odsustva, kazniti kompaniju.

Osim toga, papiri mogu postati dokaz zakonitosti ponašanja poslodavca prilikom otpuštanja i smanjenja ako slučaj dođe na sud. Stoga će kompetentan pristup vođenju evidencije samo koristiti kompaniji.