Uslovi za izradu kadrovske dokumentacije. Pravna snaga dokumenta: suština, procedure za davanje sistema za evidentiranje dokumenata interne korespondencije

28.05.2022

Pročitajte također

Pravna snaga dokumenta: suština, procedure za davanje sistema za evidentiranje dokumenata interne korespondencije

Pojam, struktura i funkcije političkog sistema društva Pojam i struktura političkog sistema društva

Jevrejska porodica cijeni Jevreje u svakodnevnom životu

U organizacijama, kao dio proizvodnog procesa, zaposleni vode međusobnu internu korespondenciju. Pišu izjave, obavještavaju jedni druge obavještenjima o napretku obavljenog posla ili o tome kako to treba uraditi. Često su takvi dokumenti od velike važnosti i stoga moraju imati pravnu snagu.

Da bi dokument dobio pravnu snagu, moraju se poštovati sljedeća pravila:

poslodavac, prilikom kreiranja internog dopisnog dokumenta, mora se pridržavati važećih zakonskih normi;

zaposleni može izdati dokument samo u okviru svoje nadležnosti;

Poslodavac je dužan da se pridržava pravila za pripremu i izvođenje dokumentacije, kao i upoznavanje zaposlenih sa istim (ako je potrebno).

Rekviziti koji dokumentu daju pravnu snagu

Obavezni sastav detalja koji kreiranim dokumentima daje pravnu snagu:

1. Autor dokumenta (naziv organizacije, institucije, preduzeća, sa naznakom pripadnosti odjelu ili pravnog oblika). Alternativa bi bila štampanje dokumenta na memorandumu. Neki dokumenti dodatno ukazuju na grad u kojem je ovaj dokument objavljen.

2. Naslov dokumenta (naredba, uredba itd.).

3. Datum izrade dokumenta, njegovo odobrenje, stupanje na snagu.

4. Registracijski indeks (broj) ovog dokumenta u skladu sa sistemom registracije koji je usvojila kompanija.

6. Potpis rukovodioca organizacije ili odgovornog lica koje on ovlasti. Potpis glave može se staviti u nekoliko oblika, a posebno:

6.1. Direktan potpis (kao kod naredbi u objedinjenim oblicima - navođenje pozicije, dekodiranje potpisa i samog potpisa).

6.2. Direktan pečat odobrenja potpisan od strane rukovodioca (ili ovlašćenog službenika) ove organizacije. Pečat odobrenja stavlja se na gornje zaglavlje dokumenta sa desne strane.

6.3. Indirektni pečat odobrenja, posredovan, na primjer, putem odobrenja po nalogu. Takav pečat se u pravilu stavlja i na gornji naslov dokumenta na desnoj strani (kao u objedinjenom obrascu T-3 - Kadrovi).

6.4. U obliku odluke menadžera, na primjer, o izjavi zaposlenog. Rezolucija mora da sadrži četiri komponente: primaoca rešenja, samu administrativnu radnju ili uputstvo, potpis rukovodioca i datum donošenja rešenja. Rezolucija se, po pravilu, stavlja rukom na bilo koji slobodan prostor dokumenta, ali najčešće u njegovom gornjem delu.

7. Odobrenje vize za one vrste dokumenata koji bez takvih viza neće imati punu pravnu snagu. Na primjer, odobrenje vize sa primarnim sindikalnim tijelom, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela, dogovor sa advokatom, sa šefom računovodstva itd. Dokumenti koji zahtijevaju odobrenje određeni su zahtjevima važećeg zakonodavstva, jedinstvenih obrazaca i internih lokalnih propisa same organizacije, posebno uputstava za kancelarijski rad ili pravilnika za odjele i sl. (ako ih ima). Viza za odobrenje može biti u sljedećim oblicima:

7.1. Naznaka dokumenta kojim se potvrđuje odobrenje (jedinstveni obrazac T-7). Pečat o odobrenju stavlja se po pravilu u donjem dijelu dizajna s lijeve strane.

7.2. Navođenje teksta kojim se potvrđuje sporazum, položaj osobe ili osoba sa kojima je sporazum sklopljen, potpis/potpisi, njihovi transkripti i datumi sporazuma. Viza za odobrenje se, po pravilu, stavlja na dno formalizacionog dela dokumenta ili na bilo koji slobodan prostor.

8. Vize za upoznavanje moraju biti pod svim kadrovskim nalozima i drugim dokumentima, koji se u suštini moraju dostaviti određenom krugu zaposlenih. Ovaj rekvizit uključuje i rukom ispisan datum upoznavanja zaposlenih ispod potpisanog dokumenta. Viza za upoznavanje se stavlja na dno dokumenta u sredini ili na lijevoj strani.

Jedinstveni obrasci koje je razvio Državni komitet za statistiku izgrađeni su uzimajući u obzir davanje pravne snage dokumentima i sadrže sve navedene detalje (iako postoje izuzeci, na primjer, lična karta zaposlenika - jedinstveni obrazac T-2 ne sadrži registarski broj , budući da se ovi dokumenti ne pohranjuju hronološki, već po abecednom redu).

Primjer svih navedenih podataka na jedinstvenom obrascu dat je u nastavku koristeći jedinstveni obrazac T-6 kao primjer - nalog za godišnji odmor.

Davanje pravne snage dokumentima interne korespondencije

Interna korespondencija u organizaciji rješava sljedeće zadatke:

1. Izražava i dokumentuje u pisanoj formi mišljenje, zahtev, predlog jedne od strana, poslodavca ili zaposlenog, ili je po prirodi obaveštavanja druge strane.

2. To je sastavna karika u postupku raskida ugovora o radu, premještaju radnika, prijavi odsustva i drugim kadrovskim postupcima.

3. Služi kao neophodan dokumentarni dokaz prilikom razmatranja radnog spora.

Da bi interna korespondencija obavljala sve gore navedene poslove, moraju biti ispunjeni sljedeći uslovi:

1. Dokument mora biti ispravno sastavljen, sa svim potrebnim detaljima za njega.

2. Dokument mora imati registarski broj prema registru ulazne i izlazne dokumentacije.

3. Na ovaj dokument mora službeno odgovoriti strana koja prima. Na primjer, u obliku rezolucije.

4. Dokument se mora čuvati uzimajući u obzir utvrđene arhivske zahtjeve.

Uposlenik najčešće vodi internu korespondenciju uz pomoć izjava, službenih i dopisnica, a poslodavac - u obliku obavijesti. Dokumenti interne korespondencije sastavljaju se ne samo ako je potrebna razmjena službenih poruka između zaposlenih, već i između šefova odjela i zaposlenika, načelnika jednog odjela i drugih itd.

Trenutno se većina ove korespondencije odvija u u elektronskom formatu, putem poruka e-mailom . Sa ovakvim porukama je izuzetno teško dokazati da je ovaj elektronski dokument kreirao upravo ovaj zaposlenik (čak i prilikom postavljanja lozinki moraćete dokazati da niko osim ovog zaposlenog nije znao lozinku za pristup određenoj e-pošti). Stoga, u slučaju sukoba ili mogućeg sukoba, preporučuje se sastavljanje dokumenata u papirnoj formi, ovjereno svojim potpisom, i registracija preko službenika u firmi odgovornom za registraciju dokumenta.

Takvoj prepisci je moguće dati pravnu snagu ako zaposleni odštampa elektronske poruke, a službeno ih registruje. Osim toga, internim dokumentima kompanije (internim lokalnim propisima) potrebno je fiksirati upravo takav način razmjene informacija, kao i učestalost provjeravanja poruka, kao radni mehanizam komunikacije.

Razmotrite opšta načela davanja pravne snage dokumentima interne korespondencije - izjavama i obavještenjima. Ovi dokumenti su često glavni dokazi u radnim sporovima, pa je kompetentan rad sa njima izuzetno važan za zaštitu interesa poslodavca.

Osobine registracije i davanja pravne snage izjavama

U interesu poslodavca je da se lični iskazi zaposlenih popunjavaju ručno. Organizacije obično koriste šablonske obrasce u kojima najmanje potpis zaposlenika i datum kada je prijava potpisana moraju biti popunjeni rukom. Često se takvo izvršenje izjava u sudskom sukobu tumači kao činjenica pritiska na zaposlenog.

U principu, aplikacija se može kreirati i automatski, ali se, ipak, nakon toga ispisuje i potpisuje osoba koja sastavlja ovu prijavu.

Poželjno je da se u prijavi, uzimajući u obzir gore navedeni postupak za davanje pravne snage dokumentima, navedu sljedeći podaci:

1. Naziv dokumenta je "Prijava".

2. Adresar - kome se šalje prijava, sa naznakom pozicije u određenoj organizaciji, punim imenom i prezimenom. službeni.

3. Kompajler - od koga se šalje, sa naznakom pozicije i punog imena. radnik.

4. Tekst izjave.

5. Potpis autora prijave.

6. Datum podnošenja zahtjeva.

7. Potpisi odobrenja (najčešće kod rukovodioca strukturne jedinice - po potrebi). Ovaj rekvizit nije obavezan. Stoga je njegovo prisustvo određeno principima rada sa takvim dokumentima u određenoj organizaciji.

8. Registracijski broj prijave. Dokumentu se dodeljuje broj prema dnevniku ulazne dokumentacije (ili drugom časopisu, u zavisnosti od konstrukcije sistema registracije u određenoj organizaciji), sa naznakom broja, datuma prijema dokumenta i potpisom odgovornog lica. (na primjer, sekretar). Osoba odgovorna za prijem ovih dokumenata upisuje broj.

9. Rješenje lica kome je zahtjev upućen ili koji je ovlašten za rješavanje konkretnog pitanja. Rješenje mora sadržavati svojeručni potpis, datum i administrativnu odluku o izdavanju prijave s naznakom konkretnog službenika (njegovo prezime ili jednostavno odjel) kome se ova naredba šalje i (ako je potrebno) datum do kojeg je nalog navedeno u odluci moraju biti ispunjeni.

10. Nakon što se na osnovu ove prijave sprovedu kadrovski postupci, na njoj se mogu staviti oznake o izvršenju naredbe rukovodioca (vidi primjer 8). Uglavnom se stavljaju na dno dizajnerskog dijela dokumenta s lijeve strane ili na bilo koji slobodan prostor.

11. Može biti označen broj predmeta na koji se ova prijava šalje.

Evo primjera aplikacije sa svim potrebnim detaljima.

Karakteristike registracije i davanje pravne snage obavještenjima

Poslodavac piše obavijesti kako bi o nečemu obavijestio zaposlenog. Na primjer, da ga upozori na predloženo smanjenje osoblja (član 180. Zakona o radu Ruske Federacije), na predstojeći redovni godišnji odmor, prema rasporedu godišnjih odmora kompanije (član 123. Zakona o radu Ruske Federacije) , o predstojećoj promjeni uslova ugovora o radu (član 74. Zakona o radu Ruske Federacije), o činjenici da se ugovor o radu na određeno vrijeme sa zaposlenikom smanjuje (član 79. Zakona o radu Ruske Federacije). Ruska Federacija) itd.

Formalne obavijesti o poštivanju procedure predviđene radnim zakonodavstvom moraju se sastavljati samo u papirnoj formi, jer će ovi dokumenti biti potvrda o poštovanju utvrđene procedure, a zaposleni potvrđuje prijem ove obavijesti, po pravilu, na dan samog dokumenta.

Ispod su izvodi iz Zakona o radu, koji potvrđuju zahtjev za pismenim oblikom obavještenja u nekim slučajevima usklađenosti sa zahtjevima radnog zakonodavstva.

Fragment dokumenta

Zakon o radu Ruske Federacije

Član 74

(...) Poslodavac je dužan obavijestiti zaposlenog o predstojećim promjenama uslova ugovora o radu koje su strane utvrdile, kao io razlozima zbog kojih su takve promjene bile neophodne. pisanje najkasnije u roku od dva mjeseca, osim ako ovim zakonikom nije drugačije određeno.

Ukoliko zaposleni ne pristane na rad u novim uslovima, poslodavac je dužan pisanje ponuditi mu drugo radno mjesto dostupno poslodavcu (i slobodno radno mjesto ili radno mjesto koje odgovara kvalifikaciji zaposlenog, i upražnjeno niže radno mjesto ili manje plaćeno), koje zaposleni može obavljati uzimajući u obzir svoje zdravstveno stanje.

Član 79. Otkaz ugovora o radu na određeno vrijeme

Ugovor o radu na određeno vrijeme prestaje istekom roka važenja. O otkazu ugovora o radu zbog njegovog isteka zaposleni mora biti pismeno obavešten najmanje tri kalendarska dana pre otkaza, osim u slučajevima kada je ugovor o radu na određeno vreme zaključen za vreme obavljanja dužnosti odsutnom radniku ističe rok.

Član 123

Redoslijed odobravanja plaćenog godišnjeg odmora utvrđuje se godišnje u skladu sa rasporedom godišnjih odmora (…).

Zaposleni mora biti obaviješten o vremenu početka godišnjeg odmora. pod farbanjem najkasnije dvije sedmice prije njegovog početka.

Član 180

(...) Zaposleni se upozoravaju od strane poslodavca lično i pod farbanjem najmanje dva mjeseca prije raskida.

U svim ovim slučajevima poslodavac će morati da potvrdi činjenicu da je zaposlenog obaveštavao na određeno vreme, što ispunjava uslove radnog zakonodavstva. Stoga se takva obavještenja zaposleniku daju pod ličnim potpisom. A najvažnija stvar prilikom dostavljanja obavještenja nije toliko potpis od strane zaposlenog, već naznaka datuma prijema takve obavijesti.

Obavijest ima sve iste detalje koji bi trebali biti na bilo kojem kadrovskom dokumentu.

Sistem registracije dokumenata za internu korespondenciju

Poslodavcu će biti lakše da se brani u slučaju radnog sukoba (uključujući i sudski) ako organizacija ima kompetentno izgrađen sistem registracije dokumenata. Sistem registracije u kompaniji je neophodan za:

evidentiranje dostupnosti dokumenata i praćenje njihovog kretanja;

davanje pravnog dejstva dokumentima kompanije;

optimalna organizacija internog toka dokumenata u preduzeću;

zaštita interesa poslodavca u slučaju sudskog sukoba. U ovom slučaju, sistem registracije časopisa će potvrditi činjenicu da je dokument kreiran na određeni datum.

Broj dnevnika (knjigovodstvenih knjiga) koji se mora voditi direktno zavisi od karakteristika delatnosti organizacije. Kako bi knjigovodstveni časopisi (knjige) obavljali ne samo funkciju evidentiranja isprava, već i služili kao dokaz u slučaju sukoba da je dokument zaista nastao u određenom vremenskom periodu i da se kasnije ne može upisati, preporučuje se pridržavanje sljedećih pravila za registraciju ovih časopisa.

Časopisi moraju:

imaju tvrdu koricu (da se pridržava roka trajanja);

imaju povez ljepila (da dokaže nemogućnost ili poteškoću uklanjanja lista ili dodavanja lista u postojeći časopis);

imaju numerisane stranice od početka do kraja;

biti zašiven;

biti ovjeren pečatom pravnog lica i potpisom rukovodioca organizacije (izuzev prve dvije knjige knjigovodstva radnih knjižica koje moraju biti ovjerene voštanim pečatom ili pečatom (čl. 41. Uredbe od Vlada Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 "O radnim knjižicama").

Interni pogled na časopise u koje je moguće registrovati dokumente interne korespondencije razvijaju same organizacije, budući da ne postoje jedinstveni oblici časopisa. Ispod je primjer njihovog oblika.

Kopije i duplikati

Često se dokumenti interne korespondencije prenose službenim licima u obliku kopija ili duplikata, posebno ako se originalni dokument pošalje višem službeniku ili unese u spis predmeta, ali se na dokumentu moraju preduzeti neke dalje radnje.

Kopiraj Dokument može biti faksimil ili besplatan. Fax copy u potpunosti reproducira sadržaj dokumenta i sve njegove vanjske karakteristike - detalje sadržane u originalu (uključujući potpis i pečat) ili njihov dio, karakteristike njihove lokacije. besplatni primjerak kreiran na pisaćim mašinama, sadrži sve detalje dokumenta, ali ne ponavlja nužno njegov oblik.

Zaposleni odgovoran za dokumentaciju ovjerava kopije. Ovjera kopija se vrši stavljanjem riječi "Istina" ili "Kopija je ispravna" i navođenjem potpisa, njegovog prepisa i datuma odgovornog lica. U pravilu, ovjera se stavlja na dno službenog dijela dokumenta na bilo kojem slobodnom mjestu.

Ako se dokument dostavlja drugim organizacijama, na kopijama dokumenata (izvoda iz njih) obavezno pečati .

Duplikat - duplikat službenog dokumenta koji ima pravnu snagu originala.

* * *

Dakle, dokumenti interne korespondencije ne mogu se potcijeniti - često priznanje zakonitosti postupka zavisi od njihovog pravilnog izvršenja i obrade. Ali upravo s tim dokumentima poslodavci najčešće ne znaju kako postupati. Takvi papiri se ne registruju, ne uzimaju u obzir, ne dogovaraju, što negativno utiče ne samo na pravnu snagu dokumenta, već i na procedure upravljanja koje se sprovode u kompaniji. Često zbog toga poslodavac ne može dokazati krivicu određenog zaposlenog i ne može primijeniti zakonske metode za primjenu disciplinske sankcije ili otkaz ugovora o radu sa zaposlenom. Mnoge kompanije već na svojim greškama počinju graditi sistem za rad sa dokumentima, ali je ipak bolje spriječiti negativne posljedice nego se baviti njihovim rezultatima.

1 Rukopisni datum

2 Lični datum

Za formiranje toka dokumenata kadrovske službe
* spisak potrebnih kadrovskih dokumenata, vrste i vrste kadrovske dokumentacije
* nomenklatura predmeta
* grupisanje dokumenata u predmete
uslovi za izvođenje kadrovske dokumentacije, davanje dokumentima pravne snage
- Nastavljena 1 opcija dizajna
* uputstvo o vođenju kadrovske evidencije
* priprema dosijea kadrovske službe za prenos u arhivu organizacije, rokovi skladištenja
* odgovornost poslodavca za kršenje uslova za vođenje kadrovske evidencije

Koji su uslovi za vođenje kadrovskih evidencija

Upravljanje evidencijom kvalifikovanog osoblja podrazumeva dokumentovanje svih kadrovskih pitanja u skladu sa utvrđenim pravilima za obradu dokumenata.
Zahtjev da se informacije dokumentuju u skladu sa određenim pravilima utvrđen je Saveznim zakonom od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“.

Iz člana 11. Federalnog zakona br. 149-FZ:

- Zakonodavstvo Ruske Federacije ili sporazum strana mogu utvrditi zahtjeve za dokumentovanje informacija.
- U saveznim organima izvršne vlasti, informacije se dokumentuju na način koji utvrđuje Vlada Ruske Federacije. Pravila za kancelarijski rad i tok dokumenata koje utvrđuju drugi državni organi, organi lokalne samouprave iz svoje nadležnosti moraju biti u skladu sa zahtjevima koje je utvrdila Vlada Ruske Federacije u pogledu kancelarijskog rada i toka dokumenata za savezne organe izvršne vlasti.

Menadžeri i kadrovi trebaju zapamtiti da ispravno sastaviti dokument znači dati mu pravnu snagu. Potrebno je obratiti dovoljno pažnje ne samo na sadržaj, već i na formu dokumenta. Pravna snaga dokumenta je svojstvo službenog dokumenta, saopšteno mu važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ga je izdao i utvrđenim postupkom za registraciju (tačka 2.1 GOST R 51141-98).
Za poslove upravljanja, pravna snaga dokumenata je vrlo važna, ona potvrđuje da dokumenti mogu poslužiti kao istinit dokaz informacija sadržanih u njima. Sudska praksa poznaje mnogo primjera kada je organizacija izgubila slučaj zbog nepropisno izvršenih kadrovskih dokumenata koji su sastavljeni u suprotnosti sa zahtjevima relevantnog GOST-a, budući da se na sudu ne prihvaćaju kao pisani dokaz i nemaju pravnu snagu. Ovo je još jedna potvrda da je u radnim odnosima (posebno u situaciji otkaza) potrebno poštovati sve formalne suptilnosti vođenja kadrovske evidencije.

Pravila dokumentacije

Da biste pravilno formatirali dokument, prije svega morate odrediti kojoj grupi dokumenata ili dokumentacijskom sistemu pripada.
Prema tački 2.1 GOST R 51141-98, dokumentacioni sistem je prepoznat kao skup dokumenata međusobno povezanih prema znakovima porijekla, namjeni, vrsti, obimu aktivnosti, jedinstvenim zahtjevima za njihovo izvršenje.
U skladu sa Sveruskim klasifikatorom upravljačke dokumentacije OK 011-93, odobrenim Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 30. decembra 1993. br. 299, upravljanje kadrovskom dokumentacijom treba da uključuje dva sistema dokumenata:
- jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije;
- jedinstveni sistem primarne računovodstvene dokumentacije (grupa dokumentacije o obračunu rada i njegovog plaćanja).
Pravila dokumentacije uključeni u sistem organizacione i administrativne dokumentacije, definisano GOST R 6.30-2003, odobren Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 3. marta 2003. br. 65-st.
Ovaj standard utvrđuje uslove za pripremu detalja dokumenata i obrazaca dokumenata.
Uputstvo za prijavu i popunjavanje jedinstvenih obrazaca (19 obrazaca za evidentiranje osoblja i 11 obrazaca za evidentiranje korišćenja radnog vremena i obračuna sa osobljem za plate) primarne knjigovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovu isplatu sadržano je u rešenju Državni komitet za statistiku Ruske Federacije od 5. januara 2004. br. 1.
Međutim, GOST R 6.30-2003 sadrži listu detalja, koja sadrži 30 natpisa, nažalost, nije naznačeno koji pojedini natpisi daju dokumentu pravnu snagu. Međutim, ne utiču svi natpisi na pravnu snagu dokumenta.
Dakle, standard „Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Davanje pravne snage dokumentima na mašinskom mediju i mašinogramu kreiranom računarskom tehnologijom GOST 6.10.4.-84 ", odobrenom Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 9. oktobra 1984. br. 3549, utvrđuje zahteve za sastav detalja koji daju pravnu snagu dokumentima na mašinskom nosaču i mašinogramu nastalim pomoću računarske tehnologije. To uključuje: naziv organizacije - kreatora dokumenta; lokacija organizacije - kreator dokumenta ili poštanska adresa; Naslov dokumenta; datum izrade dokumenta; šifra lica odgovornog za ispravnost izrade dokumenta na mašinskom mediju ili mašinogramu, ili, po pravilu, šifra lica koje je odobrilo dokument. Ali osim ovih detalja, dokument može sadržavati i dodatne detalje koji mogu biti obavezni za određene vrste dokumenata zbog zahtjeva zakona ili drugih propisa.

Elektronska dokumentacija

Pored tradicionalnih dokumenata koji se sastavljaju na papiru, u savremenom sistemu kadrovske službe koriste se i elektronski dokumenti. U čl. 11 Federalnog zakona br. 149-FZ utvrđuje posebne zahtjeve za takve dokumente:
„Elektronska poruka potpisana elektronskim digitalnim potpisom ili drugim analogom vlastitog potpisa priznaje se kao elektronski dokument koji je ekvivalentan dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom, u slučajevima kada savezni zakoni ili drugi regulatorni pravni akti ne utvrđuju ili impliciraju zahtjev. sastaviti takav dokument na papiru” .
Istovremeno, pravna snaga elektronskog dokumenta, na osnovu ovog zakona, potvrđuje se elektronskim digitalnim potpisom. Pravna snaga elektronskog digitalnog potpisa priznaje se ako u automatizovanom informacionom sistemu postoje softverski i hardverski alati koji obezbeđuju identifikaciju potpisa i ako se poštuje utvrđeni način njihovog korišćenja. Osim toga, odredbe navedenog Federalnog zakona ne zabranjuju upotrebu drugih analoga vlastitog potpisa kao rekvizita za identifikaciju informacija u elektronskim dokumentima.
Općenito, sastav detalja elektronskog dokumenta mora biti u skladu sa zahtjevima GOST R 6.30-2003.
Osim toga, GOST R 6.30-2003, koji navodi sastav detalja koji se koriste u pripremi dokumenata, ne definira ovaj koncept. Definicija sadrži GOST R 51141-98, prema kojem je rekvizit dokumenta obavezan element formalizacije službenog dokumenta (klauzula 2.1 GOST R 51141-98).

Davanje pravne snage dokumentima

Pravnu snagu dokumenta obezbeđuje skup detalja utvrđenih za svaku vrstu dokumenta i izvršenje na obrascu koji zadovoljava standard.
Mora se imati na umu da se različiti dokumenti sastoje od različitog skupa detalja i pri sastavljanju jednog dokumenta ne morate koristiti sve detalje opisane u GOST-u. Neki rekviziti se međusobno isključuju, na primjer, rekvizit “Referentni podaci o organizaciji” je naznačen samo slovima, dok se “Naziv vrste dokumenta” ne piše na memorandumu. U postupku pripreme i obrade dokumenata sastav traženih podataka može se dopuniti drugim detaljima, ako to zahtijeva svrha dokumenta, njegova obrada. Objedinjenim oblicima dokumenata možete dodati dodatne detalje. Na primjer, u obliku naloga za zapošljavanje i otpuštanje zaposlenih, dodajte detalje "potpis šefa kadrovske službe", "potpis neposrednog rukovodioca". Međutim, uklanjanje pojedinačnih detalja iz objedinjenih obrazaca nije dozvoljeno.
Sastav detalja, koji karakteriše određeni dokument, određuje se svrhom izrade dokumenta, njegovom namenom, zahtevima za sadržaj i oblik ovog dokumenta, načinom dokumentacije.
Glavni dokument koji utvrđuje sastav detalja i zahtjeve za njihovo izvršenje je GOST R 6.30-2003.
Ovim dokumentom utvrđuju se sljedeći detalji koji se koriste u pripremi i izvršavanju organizacionih i administrativnih dokumenata – rješenja, naredbi, naredbi, dopisa, protokola, akata i drugih dokumenata obuhvaćenih OK 011-93 (OKUD):
Šifra obrasca dokumenta i stavljen prema Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD). OKUD je sastavni dio Jedinstvenog sistema za klasifikaciju i kodiranje tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija i obuhvata jedinstvene sisteme dokumentacije i oblike dokumenata dozvoljenih za upotrebu u nacionalnoj privredi.
Amblem ili zaštitni znak organizacije(uslužni znak) stavlja se na memorandumu organizacije u skladu sa Statutom (pravilnicima o organizaciji).
Šifra organizacije (OKPO) je navedena prema Sveruskom klasifikatoru preduzeća i organizacija.
OGRN- glavni državni registarski broj pravnog lica se stavlja u skladu sa dokumentima koje izdaju poreski organi.
PIB/KPP- identifikacioni broj poreskog obveznika/šifra razloga registracije upisuje se u skladu sa dokumentima izdatim od strane poreskih organa.
Naziv kompanije, koji je autor dokumenta, mora odgovarati imenu utvrđenom u njegovim sastavnim dokumentima. Iznad naziva organizacije navedite skraćeni naziv, a u nedostatku - puni naziv matične organizacije (ako postoji). Skraćeni naziv organizacije daje se u slučajevima kada je sadržan u osnivačkim dokumentima organizacije. Skraćeni naziv (u zagradama) stavlja se ispod ili iza punog naziva. Nazivi organizacija subjekata Ruske Federacije, koje uz državni jezik Ruske Federacije (ruski), imaju državni jezik subjekata Ruske Federacije, štampani su na dva jezika.
Naziv filijale, teritorijalnog ureda, predstavništva se navodi ako je autor dokumenta, a stavlja se ispod naziva organizacije.
Referentne informacije o organizaciji uključuju uključujući: poštansku adresu; broj telefona i druge informacije prema nahođenju organizacije (brojevi faksa, brojevi teleksa, bankovni računi, e-mail adresa).
Naziv vrste dokumenta koji sastavlja ili objavljuje organizacija mora biti određen statutom (pravilnicima o organizaciji) i mora odgovarati vrstama dokumenata predviđenim OKUD-om (klasa 0200000). Na primjer, "Interni pravilnik o radu", "opis posla".
Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili odobrenja, za protokol - datum sastanka (donošenja odluke), za akt - datum događaja.
Dokumenti koje izdaju dvije ili više organizacija moraju imati jedan (jedan) datum.
Dozvoljeno dva načina za formatiranje datuma dokumenta: numerički ili riječno-numerički.
Digitalnom metodom, datum dokumenta se ispisuje arapskim brojevima u slijedu:
dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec iscrtani su sa dva para arapskih brojeva razdvojenih tačkom; godina - četiri arapska broja.
Na primjer, datum 5. februar 2011. treba napisati kao sljedeći unos: 02.05.2011.
Dozvoljeno je formatiranje datuma u nizu: godina, mjesec, dan u mjesecu, na primjer 2011.02.05.
Ova metoda registracije datuma se široko koristi u arhivima - datumi na policama, fasciklama i drugim dokumentima se pišu „obrnutim“ redoslijedom.
Verbalno-numeričkom metodom potrebno je sastaviti datum: 05.02.2011.
Registarski broj dokumenta je iz njegovog serijskog broja, koji se prema nahođenju organizacije može dopuniti indeksom predmeta prema nomenklaturi predmeta, podacima o dopisniku, izvođačima.
Registarski broj dokumenta koji zajednički objavljuju dvije ili više organizacija sastoji se od registarskih brojeva dokumenta svake od ovih organizacija, odvojenih kosom crtom po redoslijedu autora u dokumentu.
Registarski broj dokumenta dodjeljuje se na osnovu upisa u odgovarajućem obrascu za registraciju. Razlikuju se sljedeće vrste registracionih obrazaca: registracijske i kontrolne kartice (RKK); Registracijski dnevnici (knjige); ekranske forme (kada se koristi kompjuterska tehnologija). Obrasce nekih časopisa i knjiga odobravaju zvanični organi. Na primjer, obrazac računovodstvene knjige kretanja radnih knjižica i priloga u njih odobren je Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. oktobra 2003. br. 69 „O odobravanju uputstava za popunjavanje radne knjižice”.
Ali većina oblika razvijen po vašem nahođenju poslodavac. Obrasci dokumenata se mogu pogledati na stranici Obrasci dokumenata
Neregistrovani dokument nema pravnu snagu!!!
Link za registracioni broj i datum dokument sadrži registarski broj i datum dokumenta na koji se mora dati odgovor. Ovaj atribut je obavezan za slova.
Mjesto kompilacije ili izdanja dokumenta se označavaju ako ih je teško odrediti detaljima “Naziv organizacije” i “Referentni podaci o organizaciji”. Mjesto sastavljanja ili objavljivanja je naznačeno uzimajući u obzir prihvaćenu administrativno-teritorijalnu podjelu, mogu se koristiti samo opšte prihvaćene skraćenice.
adresat mogu biti organizacije, njihove strukturne jedinice, službenici ili pojedinci. Prilikom upućivanja dokumenta službenoj osobi, inicijali se navode ispred prezimena.
Naziv organizacije i njene strukturne jedinice naznačen je u nominativu. Položaj osobe kojoj je dokument upućen je naznačen u dativu,
Na primjer:
generalnom direktoru
JSC Parus
V.A. Laptev
ili

DOO "Mayak"
Računovodstvo
Glavni ekonomista
V.M. Kochetova

NASTAVAK 1 na STR

Sistem GAS "Vybory" je prilično složen sistem, a da bi se osigurala njegova efikasna upotreba, stabilnost i pouzdanost, uveden je niz formalnosti organizacione i tehnološke prirode. Izborni proces i proces održavanja referenduma je zbog upotrebe velikog broja dokumenata na papirnim i elektronskim medijima. Takvi dokumenti moraju imati istu pravnu snagu. Dok dokumenti na papiru podliježu tradicionalnim zahtjevima, elektronski dokumenti podliježu posebnim zahtjevima. Nije slučajno da su Zakonom „O GAS „Vybory““ propisani uslovi za davanje pravne snage dokumentima pripremljenim korišćenjem GAS „Vybory“, budući da su rezultati izbornog procesa i procesa održavanja referenduma od velikog političkog značaja.

Navodimo uslove za osiguranje autentičnosti dokumenata pripremljenih pomoću GAS-a "Vybory":

1. papirni dokument, pripremljen koristeći GAS "Vybory" u skladu sa saveznim zakonima, stječe pravnu snagu nakon što ga potpišu nadležni službenici.
2. Elektronski dokument pripremljen korištenjem GAS-a "Vybory" stječe pravnu snagu nakon potpisivanja elektronskim potpisom
3. Zapisnik, zbirna tabela rezultata glasanja, ostali zbirni dokumenti pripremljeni u elektronskoj formi korišćenjem GAS „Vybory“ stiču pravnu snagu na način nakon obavezne provjere na propisan način korištenjem javnih ključeva elektronskih potpisa vjerodostojnosti svih izvornih elektronskih dokumenata, na osnovu kojih se izrađuje konsolidovani elektronski dokument.
4. U procesu ulaska u sistem GAS "Vybory". podaci formira se elektronski dokument koji je potpisan elektronskim potpisom relevantnih zvaničnika.
5. Usklađenost podaci elektronski dokument podaci dokument na papiru potvrđeno kompjuterskim ispisom, koji je potpisan od strane nadležnih službenika i priložen izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica unosa podataka u GAS "Vybory" i formiranje elektronskog dokumenta potpisanog elektronskim potpisima bilježi se u posebnom časopisu.
6. Prenos elektronskih dokumenata višoj izbornoj komisiji, referendumskoj komisiji koristeći GAS "Vybory" vrši se isključivo nakon provjere valjanosti i autentičnosti elektronskih potpisa, nalepljena na svaki poslani dokument, koristeći javne ključeve elektronskih potpisa.
7. Rezultati testa potvrđuju se kompjuterskim ispisom protokola verifikacije. Ovaj ispis potpisuju službena lica na propisan način i prilaže se izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica ustupanja podataka višoj izbornoj komisiji, referendumskoj komisiji evidentira se u posebnom dnevniku niže izborne komisije, referendumske komisije.
8. Autentičnost elektronskih potpisa stavljenih na svaki elektronski dokument koji prima viša izborna komisija, referendumska komisija niže izborne komisije, referendumska komisija, provjereno pomoću ključeva za elektronski potpis. Potvrđena je činjenica provjere pouzdanosti primljenih elektronskih dokumenata kompjuterski ispis protokola verifikacije. Ovaj ispis potpisuju nadležni službenici na propisan način i prilaže se izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica takve provjere također se bilježi u posebnom časopisu.

Neslaganja između preliminarnih i konačnih izbornih rezultata mogu se izračunati u hiljaditim procentima i ne objašnjavaju se nekim nedostacima elektronskih ili "papirnih" metoda, već kašnjenjem u prijenosu podataka sa nekih posebno udaljenih tačaka zemlje. . Ove razlike ne utiču na stvarni ishod izbora.

Prilikom održavanja izbora i referenduma, kao krajnja periferna oprema sistema na biračkim mjestima, mogu se koristiti kompleksi za obradu glasačkih listića integrirani u mrežu SFS Vybory. Oni su već eksperimentalno korišteni na izborima u nizu regija u zemlji. Tokom ovih događaja testirana su razna inženjerska i tehnička rješenja za problem automatskog prebrojavanja glasova i prijenosa informacija, a omogućavaju i automatsko sumiranje rezultata različitih vrsta glasanja u samo 20-25 minuta nakon završetka glasanja. glasanje.

Uz uštedu vremena, sistem omogućava provjeru autentičnosti glasačkih listića istovremeno sa glasanjem, tehnički garantuje zaštitu rezultata glasanja od falsifikovanja, te pruža vizuelnu demonstraciju izbornog procesa u svim regijama zemlje u dinamici u realnom vremenu. Na dan izbora, privremene rezultate glasanja prema rasporedu prima CIK Rusije u obliku statističkih, šematskih, tekstualnih, audio i vizuelnih informacija i nakon obrade se odmah prosljeđuju medijima.