Realização de licitações. Participação em licitações: instruções passo a passo, documentos necessários, condições

19.02.2013 01:54

O objetivo do concurso é selecionar um fornecedor de bens (serviços) que possa satisfazer todas as suas necessidades (em termos de custo, prazo de entrega, quantidade de bens, etc.). Ao fazer isso, tenha em mente o seguinte:

• A realização de uma licitação séria leva pelo menos um mês e talvez o atraso desempenhe um papel importante no seu negócio. Assim, sem comprar equipamentos ou não solicitar um serviço no prazo, você pode perder um cliente em um mês e, com ele, uma renda.
• É necessário organizar uma licitação apenas para compras significativas. Na minha experiência, o valor deve ser de pelo menos US $ 10.000. Se um nós estamos falando sobre quantias menores, seus subordinados devem encontrar opções mais baratas de forma independente, comunicando-se com parceiros futuros ou atuais.

Avalie a situação e, se tiver tempo para realizar uma licitação, use este formulário de seleção de parceiros. Para organizar um concurso de forma eficaz e atingir o objetivo definido, várias etapas devem ser tomadas (ver também: Que tipo de licitação pode ser realizada).

Que tipo de licitação pode ser realizada

Concurso abertoé uma ação pública, durante a qual sua empresa cobre amplamente suas intenções imediatas de mercado. Você formula uma tarefa, descreve a situação do mercado e as condições que devem ser atendidas para resolver o problema. Depois disso, as informações sobre a licitação são distribuídas em fontes abertas.

Eu recomendo a realização de um concurso público se o valor do pedido for muito grande (por exemplo, estamos falando da construção de um prédio). Uma licitação aberta proporcionará a máxima transparência para os acionistas na hora de escolher um parceiro e tomar uma decisão, reduzindo significativamente a probabilidade de que os resultados sejam afetados pelo interesse material de seus subordinados (ou seja, uma reversão será recebida).

Concurso fechado pressupõe que você ou a comissão de licitação realize uma seleção preliminar de participantes (como regra, não mais que cinco ou seis empresas), conheça seus representantes e conte sobre seus planos.

Os anúncios de concursos fechados não são publicados, os convites são enviados individualmente. Normalmente as maiores empresas ou seus consórcios participam de leilões fechados.

Essa licitação é melhor realizada se você tiver tempo limitado e conhecer o mercado de empresas profissionais na área em consideração. Caso contrário (com uma licitação aberta), você terá que gastar tempo estudando a experiência e o nível das empresas, avaliar os riscos de interação com potenciais parceiros que desejam participar da licitação. Tudo isso leva a um aumento em termos.

Uma licitação deve ser realizada se o preço de compra (uma vez ou por ano) exceder um determinado valor fixo. Cada empresa o define com base em seus interesses e riscos durante a compra. Na nossa empresa, por concurso, são adquiridas matérias-primas para produção, equipamentos informáticos, equipamentos e mobiliário de escritório, viaturas para a frota e seleccionadas empresas prestadoras de serviços (na área do recrutamento, relações públicas, etc.).

Não determinamos o período ideal de licitação. Dependendo da complexidade e do valor da compra, a licitação dura de duas semanas a dois meses. Quanto mais difícil o concurso, do que grande quantidade fornecedores estão envolvidos, mais tempo leva para analisar as propostas e tomar uma decisão final. Mas se o concurso estiver atrasado, isso é um sinal de que algo foi feito de errado no processo de organizá-lo.

Etapa 1. Organização da comissão de licitação

Você pode criar uma comissão de licitação de forma temporária ou permanente (se você realizar licitações regularmente). Deve ser composto por especialistas e um representante do departamento que necessita deste produto. É desejável assumir a função de presidente da comissão ao Diretor Geral da empresa cliente. Os especialistas podem ser especialistas da sua empresa ou seus conhecidos ou consultores. O principal é que eles sejam bem versados ​​no campo de atividade em que você está realizando uma proposta.

1. Tente se comunicar mais com seus diretores. Antes do início da licitação, formule com eles requisitos claros, de acordo com os quais a seleção será realizada.
2. Nem sempre é eficaz criar uma comissão permanente, pois os especialistas convidados não conseguem entender todas as áreas. É melhor ajustar a composição da comissão em função dos objetivos e da área onde o concurso é realizado.
3. Sua tarefa é garantir que as condições de trabalho da comissão sejam tais que você possa ter certeza de que a compra atende às necessidades do seu negócio. Tente criar um conflito de interesses saudável entre a comissão e os licitantes.

O praticante diz

Elena Denisova | Diretor Financeiro do projeto Chateau le Grand Vostock, Território de Krasnodar

Referência

Projeto Chateau le Grand Vostock(Château le Grand Vostok) é um projeto russo-francês único para a produção de vinhos europeus de qualidade na Rússia. Inclui um ciclo de produção completo: vindima, postura, envelhecimento do vinho em barricas francesas, engarrafamento e distribuição.

Para CEOs de pequenas empresas, recomendo supervisionar pessoalmente todo o processo (desde a criação de uma comissão de licitação até a adoção de uma decisão). Por exemplo, nossa empresa realizou uma licitação para selecionar um empreiteiro geral para a construção de uma fábrica em Território de Krasnodar. Participei na preparação do concurso, na seleção dos parceiros e na decisão final.

Pela minha própria experiência posso dizer que se o Diretor Geral é o gestor do projeto e o presidente da comissão de licitação, é ele quem deve supervisionar a licitação diariamente.

Diretor Geral, que tem adjuntos de economia e finanças, marketing, desenvolvimento estratégico etc., a realização de uma proposta pode transferir para subordinados. Neste caso, é atribuído a você o papel do especialista-chefe, que, tendo recebido informações sobre os participantes, pode tomar a decisão final. Se necessário, você pode se reunir com os candidatos que desejar.

A comissão de licitação inclui chefes de divisões ou gerentes, dependendo do volume e natureza da licitação, o grau de envolvimento das divisões no processo de licitação. Nosso Diretor Geral não participa do trabalho das comissões de licitação, mas o controla. Se a licitação for realizada por valores a partir de um milhão de dólares, ele definitivamente conhecerá as propostas e o resultado, mas se estivermos falando de valores menores - a seu critério.

Em nossa empresa, a comissão de licitação sempre inclui pelo menos três funcionários: o cliente, seu gerente e o gerente de compras. Pelo menos três que trabalham com a empresa e potenciais fornecedores de produtos (serviços) são convidados a participar da licitação.

Uma vez que um dos princípios de gestão da nossa empresa é a delegação de autoridade da alta direção ao contratante, o Diretor Geral participa dos trabalhos da comissão de licitação apenas quando compra acima de um determinado valor ou na escolha de um fornecedor dos serviços mais essenciais (produtos) para a empresa. Na maioria das vezes, a participação do Diretor Geral é mínima - no nível de um especialista.

Etapa 2. Desenvolvimento da tarefa de licitação

Na tarefa de licitação, os membros da comissão devem listar todos os requisitos para o produto adquirido (serviço). Este documento permitirá que seus parceiros preparem mais informações completas, e você - para comparar o desempenho dos fornecedores.

Conselho ao Gerente Geral:

1. Se a estratégia de desenvolvimento de sua empresa permitir que você determine o volume da transação em consideração com dois ou três anos de antecedência, certifique-se de indicar isso na tarefa de licitação.
2. Tente ser o mais preciso possível requerimentos técnicos ao produto adquirido (serviço) e as características necessárias. Isso permitirá que você compare rapidamente as propostas recebidas e, portanto, reduza o tempo da licitação.
3. Não inclua detalhes desnecessários na tarefa. Lembre-se: detalhes excessivos podem atrasar a licitação.

O praticante diz

Victor Marchenko | Gerente de Compras, 3M Rússia, Moscou

Nossa tarefa de licitação consiste nos seguintes itens: carta convidando a participar da licitação, especificação de produtos ou serviços, critérios de avaliação e peso de cada critério, composição da comissão, termos da licitação, requisitos para documentação da licitação.

Anatoly Kulish | Diretor comercial Empresa Komus, Moscou

Em nossa empresa, a tarefa do concurso (breve) inclui os seguintes parâmetros: o prazo, o formato da inscrição aceita dos participantes, as condições para determinar os vencedores, os objetivos do projeto e o resultado esperado, o orçamento do projeto, outras condições ( mecanismos de financiamento, medição de resultados, etc.)

Etapa 3. Escolhendo parceiros

A comissão deve enviar a tarefa do concurso aos seus potenciais parceiros. Então ela, em primeiro lugar, vai convidá-los a participar da licitação e, em segundo lugar, ela poderá monitorar os preços no mercado: você vai entender quem superestima a margem e quem não. Por exemplo, tento atrair não mais do que três a seis empresas. Além disso, esta lista inclui grandes e pequenas empresas. O paradoxo é que às vezes estes últimos têm mais influência sobre o fabricante do equipamento e têm a qualidade mais importante - flexibilidade (ao contrário das grandes empresas). É por isso que os líderes de mercado costumam ter preços mais altos.

Quando a comissão de licitação tem os primeiros resultados, é preciso analisá-los e tentar entender quem quer ganhar dinheiro com a sua empresa, e quem realmente quer se tornar seu sócio. Sinta-se a vontade para fazer qualquer pergunta. Ao estudar as apresentações, faça anotações - elas serão muito úteis para você na discussão coletiva da documentação do concurso.

Conselho ao Gerente Geral:

1. Tente estabelecer contato pessoal com o fornecedor. Conheça-o, conte-lhe sobre seus planos de compra. Isso permitirá que você descubra qual dos parceiros está realmente pronto para lutar pela sua empresa e oferecer o melhor Melhores condições qual deles se comunica mais de perto com o fabricante. Como resultado, você pode obter não apenas um desconto do vendedor, mas também um bônus adicional do fabricante.
2. Se não houver um escritório de representação da empresa fornecedora de seu interesse na Rússia, instrua seus subordinados a enviar cartas com uma proposta de cooperação ao escritório de representação europeu da empresa ou ao escritório central. Como regra, isso leva a um resultado positivo.

CEO falando

Sergey Mitrofanov

No processo de busca de potenciais licitantes, vale a pena atentar para pequenas empresas que estão prontos para assumir seu projeto ou oferecer o serviço (produto) necessário. Não diga “não” imediatamente, primeiro descubra quem exatamente trabalha lá. Muitas vezes, profissionais de alto nível saem de grandes empresas e organizam seus próprios negócios; a cooperação com eles trará bons resultados e, principalmente, custará menos.

Passo 4. Negociações com o fornecedor, obtendo descontos

Após analisar as propostas e selecionar potenciais licitantes, a comissão de licitação deve iniciar um trabalho ativo com eles para reduzir o custo. É útil que o Diretor-Geral conheça os seguintes pontos do trabalho da comissão:

• A vantagem sobre os candidatos para receber descontos são ofertas de outros fornecedores.
• A comissão precisa de uma abordagem construtiva para a comunicação com o vendedor e o fabricante. Procure falhas no fornecedor e em suas decisões, bem como riscos que possam afetar a comunicação posterior com o vendedor e o fabricante.
• A comissão deve estudar os termos padrão do contrato antes mesmo do final da licitação. Então, abstraindo do contrato, os membros da comissão devem suavemente levar o fornecedor às condições que satisfarão ambas as partes.

Assessoria ao Gerente Geral. Você pessoalmente tem que controlar o curso das negociações. Se você perceber que sem sua ajuda uma rodada adicional de relacionamentos não funcionará, envolva-se nas negociações. Assim, você enfatizará seu interesse em um parceiro que será forçado a dar um passo recíproco. Mas observo que desta forma geralmente é possível empurrar as negociações apenas uma vez.

CEO falando

Sergey Mitrofanov| Diretor Geral para a Rússia e países da CEI do escritório de consultoria internacional Brandflight, Estocolmo-Londres-Moscou

Acontece que a solução para seus problemas está no cruzamento das propostas de dois participantes do concurso. Isso complica a tarefa. Mas a licitação é realizada para encontrar a solução ótima. Às vezes, usar dois parceiros em um projeto é muito mais eficaz. Por exemplo, no negócio de publicidade e comunicação, isso acontece com bastante frequência.

Etapa 5. Verificando parceiros

Antes da escolha final de um parceiro, você precisa ter certeza de que as promessas serão cumpridas por ele. Existem várias maneiras de verificar as contrapartes: pública, fechada e boca a boca.

via pública. A verificação consiste em buscar informações na internet e na imprensa. Infelizmente, dessa forma, você nem sempre obterá informações valiosas, mas algo, é claro, pode ser entendido. Sim, qualquer auto-respeito empresa moderna cuida da sua "cara" na Internet. Preste atenção ao site corporativo, a qualidade de seu design. O nível do site vai falar sobre como exatamente a empresa se posiciona no mercado. No entanto, muitas vezes me deparei com empresas profissionais que não estão envolvidas em autopromoção. Segundo eles, um bom produto não precisa de publicidade.

Caminho fechado. Peça ao parceiro em potencial informações sobre seus projetos concluídos, bem como uma lista de clientes (é possível sem detalhes de contato). Por exemplo, eu mesmo procuro pessoas de contato em empresas representadas por um parceiro e recebo feedback. Na minha opinião, esta é a maneira mais objetiva de verificar.

Rádio boca a boca. Ligue para seus amigos e parceiros, saiba a opinião deles sobre seus futuros fornecedores. Como regra, estes não são nada mais do que rumores. No entanto, às vezes há informações úteis verdadeiras entre os rumores.

Anatoly Kulish | Diretor Comercial da Komus, Moscou

Resumindo os resultados da licitação, verificamos novos parceiros, consideramos seu histórico de crédito, posição e reputação no mercado e coletamos recomendações. A apresentação dos resultados do seu trabalho a outros clientes, as suas coordenadas e recomendações estão normalmente incluídas nas condições de participação no concurso.

Etapa 6. Tomar uma decisão

Assim, os principais passos foram dados. Agora, com base nas informações recebidas, a comissão de licitação deve tomar uma decisão final.

Conselho ao Gerente Geral:

1. Certifique-se de participar da reunião final da comissão de licitação.
2. Dê a cada membro do comitê a chance de falar.
3. Tente trazer a comissão para decisão independente e consenso. Caso contrário, você deve estar preparado para o fato de que a decisão final terá que ser feita por você.

CEO falando

Sergey Mitrofanov| Diretor Geral para a Rússia e países da CEI do escritório de consultoria internacional Brandflight, Estocolmo-Londres-Moscou

Sendo não apenas um organizador, mas também um participante do concurso, aconselho a não adiar a decisão final sobre a escolha de um parceiro. A preparação do concurso, a elaboração da tarefa do concurso e o convite aos participantes podem levar o tempo que achar melhor. No entanto, depois de eliminar os inadequados e deixar dois ou três melhores, tente informá-los de sua decisão em O mais breve possível. Se seus pensamentos continuarem por um mês ou até dois, os licitantes podem simplesmente se recusar a cooperar com você.

Acontece que no processo de esclarecimento, novas condições inaceitáveis ​​para nós aparecem por parte do contratante. Em seguida, recorremos a outros candidatos que nos agradem ou realizem um novo concurso.

Acontece que a empresa fornecedora fica impossibilitada de continuar as entregas. Como resultado, a empresa tem que procurar urgentemente novos fornecedores e estabelecer relações com outras empresas. O volume de compras públicas está aumentando, o que permite que os participantes sejam competitivos e ganhem licitações. Como a licitação é realizada, você precisa conhecer qualquer empresa dependente de suprimentos externos.

Quem realiza licitações em nível estadual

Para entender o sistema de mercado, você deve responder às principais perguntas:

1. Como são realizadas as licitações?
2. Quem está fazendo isso?

No nível de toda a Rússia, as licitações são conduzidas pelo município, que é fornecido pelo órgão competente atos legislativos. Eles também podem ser realizados por autoridades especiais poder do estado. O principal objetivo de um evento de abrangência nacional é encontrar uma empresa executora adequada para os pedidos. Ao mesmo tempo, a licitação é ganha pela empresa que pode oferecer os métodos de execução mais eficazes, incluindo prazos de entrega, etc.

No nível estadual, o principal método de contratação pública é a licitação. Um licitante estadual é uma opção especial para emitir uma ordem estadual para o fornecimento de bens necessários. Além disso, a base do contrato pode ser a prestação de serviços especiais ou a execução de uma série de obras com base em condições específicas apresentadas pela empresa cliente, dentro do prazo adequado. Este procedimento implica a retirada do bem-estar económico da empresa numa base competitiva, o que permite ganhar a empresa executora, cujas condições serão mais vantajosas para o cliente.

Como está indo a licitação estadual?

Os princípios do concurso público são a igualdade dos participantes, a sua competitividade nas condições da concorrência e a competitividade. Se as empresas não estiverem dispostas a lutar pela necessidade de obter um contrato, a sua passividade não poderá dar-lhes vantagem. Se a firma executora não quiser participar da licitação, achando que esse nível é "muito difícil" para ela, ela pode desistir da disputa pelo contrato a qualquer momento.

Cada empresa-participante durante a preparação realiza certas despesas para a realização de vários trabalhos sobre cálculos, estatísticas e desenvolvimento de ideias para a competição. Infelizmente, a entidade adjudicante não poderá recuperar estes pontos financeiros, uma vez que cada proponente trabalha de forma voluntária, e não apenas os ganhos são importantes. O fato é que representar sua competitividade em nível nacional já é um sucesso no caminho para se tornar líder em fornecimento. Isso atrairá investidores dispostos a cooperar. Assim, cada empresa sabe como acontece o leilão e quais os benefícios que ele traz para o cliente e para as contratadas.

Os concursos nacionais são de vários tipos.

Eventos públicos

Este tipo de concurso é normalmente realizado quando é necessário organizar o fornecimento de equipamentos, bens ou determinados serviços. Ao mesmo tempo, todos os fornecedores que se considerem elegíveis podem participar de tais licitações.

Como são realizados os leilões abertos? Esta versão do evento deve ser realizada em condições normais, tendo em conta as ordens e regras previstas na lei. Ao mesmo tempo, a abertura em nível nacional permite que todos participem. É claro que, com essas taxas e em um nível tão alto, nem todas as empresas poderão se candidatar, pois isso requer certas capacidades, habilidades e recursos. Além disso, a empresa cliente reserva-se sempre o direito de introduzir condições de concurso adicionais para eliminar candidatos inadequados.

Fechadas

Os mais rentáveis ​​são apenas esses concursos. O fato é que nem todos os contratantes estão cientes da existência de tal licitação, o que permite que ela seja realizada em um círculo estreito.

Como realizar uma licitação fechada? Se estamos falando sobre o nível nacional, então, muito provavelmente, a necessidade de não divulgação é importante. O segredo de estado obriga a empresa cliente a selecionar cuidadosamente os candidatos a quem será enviado o convite para participar da competição. Depois disso, apenas os fornecedores que enviaram as inscrições dentro do prazo participarão. Cada firma executora é obrigada a manter estrita confidencialidade tanto durante a competição quanto após a assinatura do contrato. O vazamento de informações será considerado descumprimento do contrato, que custará uma soma redonda em forma de indenização.

A vantagem de participar de um leilão fechado é a oportunidade de receber um grande pedido e trabalho permanente com a empresa cliente, o que permitirá que a empresa contratante alcance alto nível economia e mercado mundial.

Como eles passam em uma base secreta? Para uma competição estatal fechada, são convidadas empresas que possam fornecer fornecimentos compactos de produtos ou serviços de natureza especial. No entanto, apenas fornecedores convidados podem participar, pois a licitação em si não será divulgada na mídia. Isso garante o sigilo da competição, que manterá as informações em sigilo.

A contratação pública nesses leilões deve ser coordenada com os órgãos governamentais, uma vez que são os principais interessados, confirmando a necessidade. Os candidatos devem fornecer um conjunto completo de documentos a tempo de acordo com as solicitações do concurso. As candidaturas são registadas, após o que os produtos ou serviços propostos por cada empresa são sujeitos a verificação do cumprimento de todas as condições. Qual fornecedor ofereceu as condições mais adequadas assinará o contrato estadual.

Concursos de uma etapa

Diferem na simplicidade e eficiência de realizar:

1. É possível realizar uma licitação prontamente em uma etapa se a compra puder ser feita de um fornecedor.
2. Essa licitação é preferível quando se trata de pequenos volumes de compras.
3. Conduzir em um estágio é benéfico em nível local se for necessário selecionar entre dois ou três fornecedores possíveis.
4. As licitações de uma etapa podem ser realizadas se a participação em si for puramente simbólica, mas na verdade há apenas um representante real para a posição de aquisição e celebração do contrato.

Como realizar uma licitação entre fornecedores em uma etapa? Neste caso, o concurso em si é inadequado, mas é realizado apenas para demonstrar claramente a honestidade da empresa cliente e a sua vontade de cooperar com todos os que possam assegurar o cumprimento de todas as condições do contrato, incluindo os volumes necessários de suprimentos.

dois estágios

Tais eventos são realizados quando é necessário entrar no mercado internacional e garantir a contratação pública de produtos bastante complexos e atípicos. Nesse caso, os trabalhos científicos podem atuar como mercadoria, trabalho de pesquisa, desenvolvimento tecnológico ou trabalho de projeto arquitetônico.

Como conduzir licitações em duas etapas?

Como são feitas as licitações

A realização de tal evento depende do tipo de compras e dos bens necessários. Como resultado, eles podem ser fechados, abertos, realizados na forma de leilão, etc. Se estamos a falar de um concurso público aberto, apenas participam os artistas que conseguiram responder ao convite para participar a tempo. Neste caso, as especificidades da implementação dependem apenas do cliente.

Os documentos

A documentação do concurso indica o calendário do concurso, os requisitos e as qualificações necessárias das empresas executoras. Além da comissão, especialistas independentes podem ser trazidos da empresa cliente, que poderão fornecer uma avaliação mais precisa dos bens e serviços. O vencedor da competição será determinado por votação. No futuro, a empresa assinará um contrato aprovado pelo Estado com ele.

Como posso participar do concurso estadual

Muitos potenciais participantes estão interessados ​​em saber como as licitações públicas são conduzidas e como participar delas. Para participar de tal competição, você deve primeiro enviar uma inscrição. O fato é que tais licitações são realizadas de forma aberta, o que possibilita a participação de qualquer contratante (com exceção de segredos de Estado). Para garantir que as empresas que não possam cumprir o contrato no futuro não participem no concurso, cada participante é obrigado a apresentar uma candidatura, à qual haverá a devida garantia sob a forma de fiança bancária ou

Cada empresa compradora de bens e serviços no mercado tenta minimizar os riscos de escolher um produto/serviço de baixa qualidade, para obter um produto/serviço com o máximo benefício, ou seja, melhor relação preço/qualidade. Hoje, muitas empresas, principalmente as de grande porte, regulamentam os procedimentos de compras com a maior rigidez possível, tendo formalizado diversos tipos de procedimentos licitatórios.

Aqui estão três deles:

Gostaria de chamar a atenção para o facto de o último tipo de concursos, em que o factor determinante é unicamente o preço, a nosso ver, é aplicável a bens normalizados, ou seja, para mercadorias cujas propriedades são pré-determinadas pelo DSTU (GOST). E aplicar o procedimento de tal licitação, por exemplo, ao desenvolvimento de sites não é muito correto.

Primeiro, mesmo com o mesmo brief inicial, todos os futuros artistas veem o projeto à sua maneira, e você escolhe aqueles cuja experiência ou visão mais lhe agradam.

Em segundo lugar, embora você acabe comprando um produto acabado na forma de um site, você também compra um projeto/serviço para seu desenvolvimento e implementação, que é semelhante a um projeto de consultoria. Neste caso, você, em primeiro lugar, escolhe a empresa fornecedora, e não a especificação e o custo.

Olhando para as muitas abordagens e procedimentos que as empresas inventam ao escolher um provedor de serviços de desenvolvimento web, fizemos algumas recomendações sobre como organizar um procedimento de licitação.

Todos os softwares e soluções de design, que a empresa cria para publicação na Internet, fazem parte de sua comunicação geral com consumidores, parceiros, investidores e outros públicos.

Portanto, na fase de escolha de uma empreiteira, é desejável entender claramente qual especialização da empresa empreiteira você precisa para este estágio desenvolvimento da comunicação na Internet.

estágio preliminar

Escolha da tipologia da empresa contratante. Hoje no mercado estão:

É aconselhável definir tarefas para as agências de acordo com sua especialização. É permitido, é claro, definir a tarefa no complexo para um executor. Exemplos:

A) Realização de sorteio de prêmios para compradores marca comercial, com ativação de códigos promocionais de pacotes. Nesse caso, a tarefa de criar um mini site promocional para esse sorteio pode ser confiada a uma agência digital.

B) Realização de uma campanha de mídia na Internet. Nesse caso, o desenvolvimento de banners pode ser confiado a uma agência de mídia na Internet.

De qualquer forma, ao escolher um empreiteiro e atrair um subempreiteiro, é aconselhável que você conheça toda a cadeia, por um lado, e por outro tarefas difíceis dividir o projeto em duas etapas e envolver uma agência especializada.

Se, no âmbito de um concurso, envolver agências/empresas para a resolução de várias tarefas tipo diferente, deve certificar-se cuidadosamente de que os critérios pelos quais avalia o trabalho correspondem à especialização da agência. Por exemplo, a escolha de um contratante para a produção de um site promocional não estava atrelada aos indicadores de desempenho da campanha como um todo.

Caso você tenha determinado que precisa de uma empresa de produção digital (desenvolvimento web) para concluir suas tarefas, recomendamos o seguinte procedimento de licitação.

Etapa 1. Seleção de proponentes

A tarefa desta etapa: - selecione as empresas que mais lhe agradam de acordo com dois critérios:

Khomenko Alexandre Nikolaevich,

Diretor comercial

Neste artigo, queremos nos debruçar sobre as principais características dos procedimentos licitatórios na escolha de empreiteiros para obras de construção e instalação, que encontramos ao organizar mais de 30 licitações para nossos clientes, atuando como cliente técnico.

Deve-se lembrar que a escolha de um empreiteiro para um projeto é talvez o mais tarefa principal, após a aprovação do modelo financeiro do projeto.

Quanto mais rigorosos e rigorosos forem os procedimentos e condições na seleção dos candidatos, maiores serão as chances de sucesso do projeto.

Ao definir critérios de avaliação elevados desde o início, você reduz bastante o risco de falha do projeto devido à negligência da contraparte durante sua implementação.

As grandes empresas, em regra, têm seus próprios departamentos de licitação que organizam os procedimentos de licitação com base em padrões corporativos aceitos. Pequenas empresas ou empresas de investimento em projetos podem concorrer dependendo da necessidade do projeto, mas tanto a primeira quanto a última têm que lidar com a mesma sequência de etapas.

O primeiro passo é "Formação da documentação do concurso e termos de referência".

A primeira etapa é a mais importante, pois determina essencialmente o sucesso da licitação. Ao compilar a documentação do concurso e os termos de referência, é melhor guiar-se pelos princípios do máximo detalhe, interpretação inequívoca do texto e integridade dos requisitos para potenciais licitantes.

Os Termos de Referência não devem ser "mutuamente exclusivos" ou "conjuntamente exaustivos".

Deve conter tudo o que os potenciais licitantes precisam saber para formar suas propostas de preços, garantindo que os requisitos da documentação do concurso não sejam ambíguos.

É necessário um advogado e um economista para elaborar a documentação do concurso e, para desenvolver um trabalho técnico, não se pode prescindir de um gestor de projeto e de técnicos especializados, consoante as características dos tipos e tipos de trabalho. Altamente erro comumé que a parte técnica fique a cargo dos mesmos advogados e economistas que elaboram a documentação do concurso. O resultado é uma boa documentação do concurso e um termo de referência muito superficial, construção de acordo com a qual é impossível sem mudanças constantes que afetem custo final objeto, e este é o risco mais importante na implementação de qualquer projeto.

A primeira seção da documentação do concurso é geralmente uma lista de características gerais do objeto. O seu nome, finalidade, localização, dimensão, condições de execução, informação sobre o cliente e investidor da obra, uma breve nota explicativa no conjunto de licenças iniciais disponíveis, de acordo com as quais a construção terá de ser realizada.

Em seguida, você deve especificar os termos do concurso, as datas de início e término para a apresentação das propostas, o endereço exato e o horário de apresentação das propostas, o procedimento para obter explicações adicionais na hipótese de tal ocorrência entre os proponentes, bem como o procedimento de cancelamento do concurso.

Um aspecto importante é o posicionamento legal da licitação, se será uma oferta pública de acordo com as normas do código civil, ou seja, será obrigatória para a conclusão nas condições especificadas pelo cliente, ou não.

A oferta é feita como regra em relação à compra de um produto homogêneo, onde as características de qualidade são estritamente definidas e o único critério é o preço dos produtos adquiridos. Na aquisição de serviços, o concurso é de natureza informativa, cujos termos podem ser alterados a critério do cliente, não sendo obrigatória a celebração de acordo com pelo menos um proponente nas condições anunciadas.

Uma das principais seções da documentação do concurso contém os requisitos de qualificação para potenciais participantes. Aqui você precisa descrever em detalhes os requisitos para o candidato em termos disso:

Experiência: quantos objetos de tipo e finalidade semelhantes devem ser concluídos ou em construção; em que regiões e em que termos devem ser implementadas; tamanho e custo das instalações construídas;

Pessoal: quantos funcionários e que qualificações devem ter, o perfil da sua formação, a disponibilidade de diplomas, experiência de trabalho, a disponibilidade das licenças necessárias, certificados, licenças para determinados tipos de trabalho, formação avançada, etc.;

Equipamento e material e base técnica: tipo e quantidade equipamento necessário, disponibilidade de produção e instalações de armazenamento, contratos de fornecimento materiais necessários disponibilização de contratos de serviço para manutenção de equipamentos existentes;

Licenças e alvarás: Alvarás SRO para projetos e obras de construção e instalação, se necessário, uma licença para trabalhos em sítios culturais ou sítios especialmente protegidos onde é necessária uma licença FSB.

Também na documentação do concurso é necessário prescrever critérios quantitativos e qualitativos de avaliação da candidatura.

Na maioria dos casos, tais critérios são preço, qualidade, termos de prestação de serviço, bem como o tamanho e duração das obrigações de garantia.

Dependendo das preferências do Cliente, o fator custo pode representar 30 a 70 por cento da avaliação total de cada oferta. O restante interesse pode ser dividido entre critérios de qualidade, prazos e garantia. Por exemplo, 100% da avaliação total das propostas pode ser distribuída na seguinte proporção - 50%/20%/20%/10%.

Além disso, cada uma das candidaturas é avaliada de acordo com os critérios especificados. Suponha que o lance com o melhor, ou seja, o menor preço na fórmula acima, receberá o número máximo de pontos para este critério, ou seja, 100 pontos, o que, consequentemente, lhe permitirá obter o máximo de 50% da pontuação total.

A candidatura também será julgada em cada um dos outros critérios, entre os quais está a experiência máxima ( projetos completos, pessoal, equipamento), prazos mínimos de entrega, obrigações máximas de garantia. As candidaturas podem ser avaliadas em relação umas às outras ou em relação aos requisitos máximos/mínimos definidos pelo Cliente. Ao somar as pontuações de cada um dos critérios, é determinada a pontuação geral da candidatura.

Uma das principais seções da documentação do concurso é uma minuta de contrato para a prestação de obras de construção e instalação, mas falaremos sobre isso com mais detalhes no próximo artigo "Etapa 3. Contrato ou escudo legal do cliente".

Na seção relacionada aos termos de referência deve ser:

Diretamente a própria tarefa técnica, o mais detalhada e detalhada possível. Estudo de viabilidade, Documentação do projeto, que recebeu uma conclusão positiva do exame, uma licença de construção, documentação de trabalho. Quanto mais o cliente avançar na preparação dos documentos necessários para a construção, mais preciso será possível definir os critérios de seleção dos candidatos às obras de construção e instalação;

Cronograma de trabalho detalhado, dividido em tipos e etapas distintas de trabalho;

Demonstrativo consolidado de volumes de obra, que determina os tipos e volumes de construção.

A segunda etapa é a “Notificação dos potenciais licitantes sobre a licitação e avaliação inicial das propostas”.

O cliente pode realizar uma licitação aberta para o círculo mais aberto de participantes ou uma licitação fechada para aquelas empresas que foram previamente credenciadas ou simplesmente selecionadas pelo cliente com base em uma avaliação preliminar dos candidatos.

Em todo o caso, é importante notificar o mais amplamente possível a todos sobre o processo de concurso, enviando convites ou afixando informações sobre o concurso num dos plataformas eletrônicas("B2B-center", "Fabrikant", "GPB").

Quanto mais participantes vierem, mais competitiva será a licitação e, consequentemente, mais condições favoráveis ​​o cliente poderá receber dos fornecedores.

Após a coleta de todas as inscrições dos candidatos, elas devem ser inicialmente avaliadas a fim de estreitar o círculo de potenciais candidatos. É necessário “eliminar” aquelas aplicações que claramente não cumprem os critérios quantitativos e qualitativos e deixar 3-4 aplicações mais adequadas em termos de preço/qualidade/prazos.

Essas aplicações precisam ser tratadas com mais seriedade.

Qualquer coisa pode ser desenhada no papel. Mesmo os documentos autenticados não garantem que as informações fornecidas pelas contrapartes sejam verdadeiras.

O terceiro passo é "Avaliação real das propostas de concurso". Uma avaliação formal de cada um dos critérios é necessária, mas muito mais importante é trabalho analítico que precisa ser realizado para selecionar o melhor empreiteiro para a obra.

Ao avaliar a experiência, é importante prestar atenção aos seguintes aspectos:

O licitante tem um histórico bem-sucedido de conclusão e entrega de objetos que tenham características semelhantes ao que o cliente está planejando construir? Não há necessidade de dar a ninguém a oportunidade de aprender com você, isso vai te custar muito. Diversos projetos concluídos anteriormente aumentam significativamente as chances da empreiteira cumprir o orçamento da obra, mantendo a qualidade e finalizando a obra no prazo;

É importante ter objetos construídos na região onde você vai construir. Setor de construçãoé altamente regulamentado, para resolver prontamente os problemas emergentes, o contratante precisa se comunicar constantemente com as autoridades supervisoras locais, e é melhor que todas essas conexões já tenham sido construídas por ele anteriormente - os vikings não são apreciados em nenhum lugar;

Definitivamente precisa ser feito verificação de campo a objetos previamente implementados pelo contratante, vê-los com seus próprios olhos, conversar com seus ex-clientes, ouvir seus comentários sobre o contratante;

Separadamente, vale a pena perguntar como está a operação das instalações anteriormente comissionadas, quantos casos de garantia foram identificados durante os primeiros 1-2 anos de operação e com que consciência e rapidez o contratado cumpriu suas obrigações de garantia;

Não será supérfluo obter recomendações para gerentes de projeto específicos, engenheiros e encarregados de empreiteiros. Em qualquer empresa existem funcionários responsáveis ​​e irresponsáveis; é importante que sejam os profissionais do empreiteiro que trabalham consigo do lado do empreiteiro.

O mesmo se aplica à verificação do material e da base técnica. Qualquer empresa pode "desenhar" a disponibilidade das pessoas, equipamentos, equipamentos, licenças necessárias. Você precisa ter certeza de que tudo isso realmente existe.

Você precisa ir ao escritório do empreiteiro, ver sua base de produção, visitar o armazém.

Para máquinas e equipamentos, é necessário verificar os documentos que confirmam sua compra, passaportes originais meios técnicos e certificados de registro. Se as máquinas e equipamentos foram comprados a crédito, é necessário conversar com um banco ou uma empresa de leasing para descobrir em que prazo as obrigações de crédito do contratante são cumpridas.

Para os funcionários, é melhor ver com seus próprios olhos cópias de diplomas, autorizações necessárias, certificados, documentos sobre treinamento avançado.

Sobre licenças e alvarás: é necessário consultar as autoridades e instituições que emitiram tais documentos para obter a confirmação de sua autenticidade e validade.

O próximo passo importante é realizar uma auditoria abrangente da integridade legal e financeira do fornecedor. Para isso é importante:

Verifique a presença de litígios no site do tribunal arbitral, bem como a disponibilidade processos de execução pela contraparte no site do oficial de justiça. A própria presença de litígio em andamento não é uma "marca negra" para o contratante, mas para obter esclarecimentos dele e avaliar as possíveis consequências de um determinado resultado litígio necessários para o seu projeto. A mesma verificação deve ser feita para CEO e fundadores do contratante. Isso o ajudará a encontrar os "esqueletos no armário" de suas futuras contrapartes, se elas estiverem lá, é claro, e evitará enormes perdas financeiras causadas pela desonestidade das contrapartes. Em nossa prática, houve um caso em que um projeto com um orçamento de 250 milhões de rublos. foi frustrado, o empreiteiro simplesmente desapareceu e, em seguida, descobriu-se que 8 processos de execução já haviam sido abertos contra o diretor-geral do empreiteiro por oficiais de justiça, por um valor total de mais de 15 milhões de rublos. por não pagamento de impostos e outros pagamentos ao orçamento. É melhor conhecer esses fatos com antecedência.

Verifique a condição financeira e o relacionamento com o fisco. Os relatórios contábeis e fiscais são enviados no prazo? A contraparte está em processo de reorganização ou liquidação? Você tem impostos e taxas pendentes? A contraparte tem empréstimos, obrigações de arrendamento, contas a receber ou a pagar em atraso? Todas essas informações já estão abertas e disponíveis nos sites da Receita Federal, da Comissão Estadual de Estatística, Tribunal Arbitral, FSSP. Se necessário, você pode realizar uma verificação adicional usando recursos pagos, como SKB-Kontur ou SPARKS.

Recurso distintivo companhias de construção na Rússia está "remendando" os buracos financeiros de projetos anteriores em detrimento dos adiantamentos recebidos em novos projetos. O empreiteiro pode viver assim por anos, deslocando recursos de uma cesta para outra, desde que, é claro, tenha renda suficiente de novos projetos para cobrir os erros de cálculo e os erros do passado. Se não houver novos pedidos suficientes e os projetos anteriores trouxeram perdas, é provável que o empreiteiro vá à falência, tendo gasto os adiantamentos recebidos de você. Tais situações estão ocorrendo agora uma após a outra, mesmo com os mais grandes companhias(Mirax, NPO Mostovik, Kosmos, SU-155, etc.) que tiveram acesso a financiamento bancário direto, e as médias e pequenas empresas? Portanto, é importante analisar cuidadosamente a situação financeira atual da contraparte, avaliar a rentabilidade de seus projetos anteriores e a suficiência capital de giro para cumprir obrigações para com você. É igualmente importante analisar mensalmente se o contratante gasta o dinheiro recebido de você apenas para a execução do seu projeto, se ele não “tapa” buracos financeiros às suas custas em outros projetos.

Por último, mas um dos mais importantes, é a disposição do contratante em trabalhar e dar a devida atenção ao seu projeto. Ganhar uma licitação e construir um objeto não são a mesma coisa. É importante avaliar a carga de trabalho do empreiteiro e a participação do seu projeto na carteira de seus pedidos. Se este for um pequeno empreiteiro e seu pedido for mais da metade de sua receita ou até mesmo tudo, então há um alto risco de que o empreiteiro simplesmente não consiga lidar ou considere você como a única chance de ganhar dinheiro, com todas as tristes consequências para voce. Se for um empreiteiro muito grande cuja participação do seu projeto será inferior a 10% em sua carteira de pedidos, esperar que ele dê a devida atenção, resposta imediata às suas perguntas e comentários, resposta às suas demandas para substituir certas pessoas no projeto será extremamente difícil. Pior ainda, se for um grande empreiteiro cuja carteira de pedidos está vazia, nesse caso só podem ser esperados problemas. Nós acreditamos desempenho ideal com um empreiteiro médio, para o qual seu projeto será uma das 3-4 prioridades para ele; então você receberá profissionalismo e a devida atenção a você e ao seu dinheiro. Por um lado, o contratante o valorizará como cliente e, por outro, terá experiência e recursos suficientes para implementar seu projeto no prazo, observando o nível de qualidade exigido.

Em conclusão, queremos observar que a escolha de um empreiteiro é sempre uma busca pela combinação mais adequada de fatores como preço, qualidade e prazo. Na construção, você pode maximizar o resultado apenas em dois fatores ao mesmo tempo. É possível construir de forma rápida e eficiente, mas apenas caro, com construção barata e rápida, você certamente perderá qualidade.

Portanto, o contratante mais barato nem sempre é o mais a melhor escolha: problemas com ele podem ter um impacto muito mais forte na implementação do projeto do que a economia inicial de custos.

Erros na escolha de um empreiteiro podem levar a que um projeto seja implementado de forma deficiente, lenta e cara. Para evitar que isso aconteça, é importante que os clientes aprendam a conduzir licitações de forma eficaz e selecionar empreiteiros. Igualmente importante é a assinatura de tal acordo com um empreiteiro que protegerá seus interesses durante o período de construção como um escudo na batalha. Isso será discutido no artigo final desta série - "Etapa 3. Contrato, ou o escudo jurídico do cliente".

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