اطلاعات در مورد کار انجام شده. گزارش کار انجام شده: نمونه و دستورالعمل گام به گام تدوین. موارد اجباری گزارش پیشرفت

مقاله مرتبط چگونه گزارش عمومی بنویسیم هیچ فرمت دقیقی برای نوشتن گزارش وجود ندارد. هر سازمانی با کسب تجربه، قوانین و الزامات داخلی خود را تدوین می کند. اگر اولین بار است که گزارش می نویسید، سعی کنید آن را معنادار و منطقی کنید. دستورالعمل 1 شکل گزارش را تعیین کنید. گزارش می تواند متنی و آماری باشد. در اول، اطلاعات در قالب یک روایت منسجم ارائه می شود که در صورت لزوم با جداول، نمودارها و سایر تصاویر تکمیل می شود. در یک گزارش آماری، برعکس است: شکل ها و نمودارها با توضیحات متنی مختصر همراه هستند. 2 یک بازه زمانی تعیین کنید. گزارش را می توان در مورد کار برای هفته، ماه، سه ماهه، سال نوشت. اما گاهی لازم است از یک رویداد خاص که سازماندهی و انجام آن چندین روز به طول انجامید، گزارش داد.

گزارش پیشرفت: نمونه

شما به سادگی در معرض خطر دست کم گرفته شدن قرار می گیرید، زیرا رئیس قدرت کافی برای پایان خواندن در مورد تمام سوء استفاده های کاری شما را که به سختی توانسته اید در یک هفته یا یک ماه کاری انجام دهید را ندارد. 4 ساختار ارائه اطلاعات باید در سراسر سند یکنواخت باشد. در مورد آن فکر کنید، ممکن است تهیه چنین گزارش هایی به صورت جدولی راحت تر باشد.

این شوخی که گاهی گزارش دادن از کار انجام شده سخت تر از انجام آن است، دلیل خوبی دارد. با نحوه نگارش چنین گزارشی، شخصی که آن را می‌خواند، می‌تواند نه تنها در مورد نتایج کار شما، بلکه در مورد ویژگی‌های تجاری شما نیز ایده روشن‌تری به دست آورد.

برای اینکه او از آنها ناامید نشود، لازم است با آگاهی از الزامات اساسی که به او ارائه می شود، گزارش کار انجام شده را به طور شایسته و صحیح بنویسد.

نمونه هایی از گزارش های پیشرفت نحوه نوشتن گزارش

اسمیرنوا P.P.

• تهیه پشتیبانی اطلاعاتی برای جلسه با HR-consulting LLC، ارسال دعوت نامه برای شرکت کنندگان، تهیه پیش نویس برنامه برای جلسه.
• شرکت در کنفرانس مشکلات بهینه سازی استفاده از زمان کاری، تهیه سوالات و پیشنهادات.

تمام وظایف انجام شد، یعنی:

• نامه هایی به بازرسی مالیاتی و کار تهیه و ارسال می شود.
• مواد اطلاعاتی برای جلسه با HR-consulting LLC آماده شده است، دعوت نامه ها ارسال شده است، پیش نویس برنامه جلسه تهیه شده است.
• شرکت کننده در کنفرانس، یادداشتی با پیشنهادات پیوست به گزارش می باشد.

علاوه بر این، کار با اسناد دریافتی انجام شد، یعنی:

• دو پاسخ به درخواست های بازرسی کار را تهیه و ارسال کرد.
• پاسخ به درخواست های کتبی داده شد.

نحوه نوشتن گزارش پیشرفت برای اولین بار

• مدیریت سوابق منابع انسانی
• اسناد داخلی

گزارش کار انجام شده به مدیر اجازه می دهد تا کیفیت و سرعت کارها را ارزیابی کند. در این مقاله نمونه هایی از گزارش های پیشرفت ارائه شده و دستورالعمل های گام به گام برای تهیه گزارش پیشرفت ارائه شده است.

اطلاعات

از مقاله یاد خواهید گرفت:

• چرا به گزارشی از کار انجام شده نیاز دارید.
• در گزارش پیشرفت چه چیزی بنویسیم.
• نحوه نوشتن گزارش: دستورالعمل های گام به گام

چرا به گزارشی از کار انجام شده نیاز داریم مدیر وظیفه را تعیین می کند ، کارمند آن را انجام می دهد - این جوهر فرآیند کار است. این واقعیت که کار انجام شده است در قالب گزارشی از کار انجام شده ثبت می شود.

هر کارمند به طور دوره ای چنین سندی را تهیه می کند. تعداد گزارشات و شکل آنها به قوانین داخلی شرکت بستگی دارد.
چه کسی و چرا به گزارش پیشرفت نیاز دارد؟ او به یک رهبر نیاز دارد.

گزارش پیشرفت: نمونه و دستورالعمل گام به گام برای تدوین

توجه

دستورالعمل 1 گزارش کاری فرکانس متفاوتی دارد و بر این اساس باید محتوای متفاوتی داشته باشد. اگر یک گزارش هفتگی یا ماهانه بنویسید، فعالیت های شما باید با جزئیات زیادی در آنها منعکس شود، زیرا آنها برای کنترل عملیاتی در نظر گرفته شده اند.

گزارش فصلی شاخص‌های اصلی را منعکس می‌کند و فعالیت‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کند و در صورت وجود دلایلی را که در کار تداخل می‌کند، نشان می‌دهد. گزارش سالانه شامل نتایج اصلی، ارزیابی پویایی آنها نسبت به دوره سالانه قبلی و پیش‌بینی برای سال آینده است.
2 شکل گزارش می تواند دلخواه باشد، اما ساختار اطلاعاتی آن همگن است. برای وضوح، از یک فرم ارائه جدولی استفاده کنید که در صورت لزوم با نمودارها و نمودارها تزئین شده است.
زبان گزارش باید تجاری باشد و ارائه باید کوتاه و واضح باشد.

چگونه گزارش پیشرفت بنویسیم؟

حجم گزارش های ماهانه در مورد کار انجام شده بیشتر است، اما همچنین عمدتاً به صورت اعداد بیان می شود. و فصلی، شش ماهه و سالانه، اغلب شامل نسخه متنی گزارشات مربوط به کار انجام شده است.

گزارش متنی در مورد کار انجام شده یک فرآیند خلاقانه است تدوین یک گزارش با اعداد یک کار مسئولیتی است، اما آسان تر از تدوین یک گزارش متنی شایسته و واجد شرایط در مورد کار انجام شده است. تهیه گزارش در نسخه متنی نوعی خلاقیت است.

این باید فعالیت های یک بخش یا کل سازمان را به طور کلی منعکس کند، باید به زبان سند نوشته شود، اما باید به راحتی قابل خواندن باشد، نباید حاوی "آب" بیش از حد باشد، متن باید توسط آن تایید شود. اعداد و ارقام، باید مقایسه ای با شاخص های دوره گزارش قبلی یا شاخص های دوره مشابه در سال گذشته داشته باشد و با نتیجه گیری به پایان برسد.

حسابدار ارشد باید روزانه از کارهای انجام شده گزارش دهد

در "قسمت اصلی" دنباله کار خود را با جزئیات بیشتری شرح دهید:

1. آماده سازی برای اجرای پروژه؛
2. مراحل اجرای آن (تمام منابع مورد استفاده را نشان می دهد: تحقیقات بازاریابی، کار تحلیلی، تجربیات، سفرهای کاری، مشارکت سایر کارکنان).
3. مشکلات و مشکلات، در صورت وجود؛
4. پیشنهادات عیب یابی؛
5. به نتیجه رسید

گزارشی به شکل جدول بصری تر، ساختارمندتر و مختصرتر به نظر می رسد. اگر اغلب مجبور به جمع آوری گزارش های مداوم در مورد کار انجام شده هستید، تهیه الگویی که در آن به طور مرتب نیاز به وارد کردن داده های لازم دارید، راحت خواهد بود. و برای اینکه هیچ چیز مهمی را برای روز کاری گذشته فراموش نکنید، با نوشتن تمام کارهایی که انجام دادید، چند دقیقه از برنامه خود خارج شوید. در غیر این صورت، مطمئناً چیزی را از دست خواهید داد.

نحوه نوشتن گزارش از کار انجام شده توسط حسابدار

یک زنجیره حتی دقیق تر از "مشکل خاص - علل وقوع آن - تنظیم وظایف - راه حل" بلافاصله نیاز به ارائه گزارش روزانه به شکل جدول را نشان می دهد. علاوه بر این، نام نمودارها قبلاً شناخته شده است. خواندن و تجزیه و تحلیل اطلاعات ارائه شده در این روش آسان است.

ارائه شاخص های کمی در مواردی که گزارش عمدتاً از داده های عددی تشکیل شده است، درک شکل جدولی می تواند بسیار دشوار باشد. جریان مداوم اعداد بعد از چند دقیقه خواننده را به معنای واقعی کلمه خسته می کند.

مورد دیگر نمودارها و نمودارهای رنگارنگ است. آنها واضح، قابل درک و آسان برای خواندن هستند. در مورد هر نمودار باید نظر داده شود. علاوه بر این، لازم است نشان داده شود که چگونه نمودارهای مختلف به هم مرتبط هستند. روشن شدن روابط علّی، تحلیل گزارش را بیشتر تسهیل می کند.

نحوه نوشتن گزارش از کار انجام شده توسط حسابدار

افرادی را استخدام نکنید که داده های آنها ممکن است در انجام وظایف تداخل ایجاد کند. به عنوان مثال، یک اپراتور رایانه شخصی نمی تواند با ناخن های بلند باشد. این کار عملکرد او را کاهش می دهد. 5 اصول ارتباط غیرکلامی را بیاموزید و در مصاحبه ها به کار ببرید. اگر متقاضی هنگام پاسخ دادن به سؤالات دائماً سر خود را لمس می کند، این نشانه مطمئنی است که او دروغ می گوید. به اطلاعاتی که در مورد خودش می گوید نباید اعتماد کرد. 6 در صورت امکان مهارت های حرفه ای را بررسی کنید. یک رزومه می تواند حاوی اطلاعات زیادی باشد، اما مشخص نیست که با مهارت های واقعی داوطلب مطابقت داشته باشد. ارزش آن را دارد که فقط به آنچه در واقعیت می بینید اعتماد کنید. 7 یک موقعیت کاری مانند برای آزمایش مهارت های داوطلب ایجاد کنید. البته متقاضی نباید از آزمون پیش رو اطلاع داشته باشد.

نحوه نوشتن گزارش از کار انجام شده توسط حسابدار

در زندگی واقعی، ارزیابی کارمندان در صورتی که نتایج کار خود را نبینند، ارزیابی اینکه کارمندان چقدر کارشان را خوب انجام می دهند، بسیار دشوار است. بنابراین ، تقریباً در همه شرکتها ، مدیریت هر کارمند را موظف می کند که به طور مرتب گزارشی از کار انجام شده تهیه کند. اغلب این سند با فرکانس 1 هفته ایجاد می شود. بنابراین، مقامات می توانند ببینند که کارمندان چه کار می کردند و همچنین چقدر برای شرکت مفید بودند. مثال اشتباه سندی با فرم آزاد در حال تنظیم است. شاید به همین دلیل است که تعداد زیادی گزارش وجود دارد که چیزی به مدیریت نمی گوید یا آنها را به این فکر می کند که کارگر با وظایف محوله کنار نمی آید. در عین حال، یک کارمند خاص می تواند یک سخت کوش واقعی باشد و برنامه خود را بیش از حد انجام دهد. دلیل این امر یک گزارش نادرست از کار انجام شده است.

نحوه نوشتن گزارش از کار انجام شده توسط یک نمونه حسابدار

تهیه گزارش از فعالیت های کل سازمان به طور کلی، کار تمام بخش ها و بخش های آن معمولاً به رئیس سازمان محول می شود. رویه کلی ارائه گزارش نشان می دهد که بدن مادر به سازمانی می فرستد که باید گزارشی از کار انجام شده ارائه دهد، ساختار گزارش آتی، که نشان می دهد دقیقاً چه چیزی باید در گزارش کار انجام شده پوشش داده شود، چه اعدادی. , شاخص ها و حوزه های فعالیت باید در گزارش آتی منعکس شود .

رئیس سازمان ساختار گزارش هر بخش را به بخش ها معرفی می کند و هر بخش گزارش خود را از کارهای انجام شده تهیه می کند. مدیر کلیه گزارش ها را بررسی می کند، در صورت لزوم آنها را تصحیح می کند و گزارش کلی از فعالیت های سازمان را تشکیل می دهد.

رئیس شرکت در ارتباط با نیاز تجاری کارمند را به یک سفر کاری می فرستد.

خوانندگان عزیز! این مقاله در مورد روش های معمولی برای حل مسائل حقوقی صحبت می کند، اما هر مورد فردی است. اگر می خواهید بدانید چگونه دقیقا مشکلت رو حل کن- تماس با مشاور:

درخواست ها و تماس ها 24/7 و 7 روز هفته پذیرفته می شود.

سریع است و رایگان!

برای این کار باید یک مورد مناسب ترسیم شود. نشان دهنده موقعیت و نام خانوادگی کارمند، مقصد و هدف سفر است.

پس از ورود، کارمند گزارش سفر را تهیه می کند. او در این سند به تفصیل توضیح می دهد که در طول سفر چه کارهایی انجام شده و آیا هدف آن محقق شده است یا خیر.

اجازه دهید جزئیات بیشتری را در نظر بگیریم که گزارش سفر کاری نشان دهنده چیست، مثالی از نوشتن ارائه دهیم، مشخص کنیم چه الزاماتی برای آن اعمال می شود، چگونه به درستی گزارش دهیم و در چه چارچوب زمانی باید انجام شود.

این سند چیست؟

هر سند در سازمان متعلق به یک گروه گردش کار خاص است.

گزارش سفر در فهرست اسناد سفر گنجانده شده است. همچنین شامل سفارش سفر کاری، گواهی سفر و.

بررسی اسناد سفر در صلاحیت مقامات مالیاتی است - به ویژه هنگام بررسی مالیات بر درآمد شخصی و مالیات بر درآمد. بنابراین هنگام تنظیم گزارش سفر کاری واحد حسابداری باید به صحت پرکردن آنها توجه ویژه ای شود.

گزارش سفر باید توسط کارمندی که به یک سفر کاری اعزام شده است تهیه شود.

برای کارمند یک تکلیف شغلی به همراه گواهی سفر صادر می شود. دارای ستونی است که هدف سفر و گزارشی از کار انجام شده را نشان می دهد. در ستون دوم است که اطلاعات مربوط به کار انجام شده باید وارد شود.

گزارش کوتاهی از یک سفر کاری برای توضیح تحقق هدف سفر تهیه شده است.

آیا لازم است؟

تا سال 2019، هنگام اعزام کارمند به سفر کاری، تهیه گواهی سفر و تعیین تکلیف شغلی الزامی بود و در اسناد نظارتی گنجانده شده بود.

در تاریخ 01/08/15، این مورد لغو شد.

صدور گواهی سفر و تعیین تکلیف شغلی از جمله گزارش سفر - بنا به صلاحدید رئیس و بخش حسابداری - اختیاری شده است.

با جریان زیادی از کارمندان اعزامی به سفر کاری، به منظور جلوگیری از سردرگمی در محاسبه حقوق و مالیات، توصیه می شود مانند قبل اسناد گزارش تهیه کنید.

این باید در قانون محلی ذکر شود.

مزایای تهیه گزارش سفر:

• هنگام محاسبه حقوق، حسابدار تأیید می کند که کارمند در سفر کاری است.
• با تعداد زیادی از واحدهای ساختاری و کارمندان، رئیس بخش در تکلیف شغلی تعیین می کند: هدف از سفر، تعداد روز، مقصد، کارکنان (نام خانوادگی، موقعیت).

چگونه گزارش سفر بنویسیم؟

طبق قانون، یک فرم یکپارچه از گزارش سفر کاری ایجاد شده است.

هنگام تنظیم سند، کارمند باید توسط آنها هدایت شود.

در نظر بگیرید که چه الزاماتی برای سند اعمال می شود، از چه ستون هایی تشکیل شده است و چگونه آن را به درستی پر کنید.

مدارک مورد نیاز

گزارشی از کار انجام شده بر اساس نیاز به دانستن باید حداکثر تا 3 روز پس از بازگشت تهیه شود.

فرم و بخش ها

از سال 2013، قانون اجازه استفاده از فرمی را که توسط سازمان به طور مستقل توسعه یافته است، داده است.

باید در خط مشی حسابداری (پیوست آن) تایید شود. یک فرم گزارش استاندارد در فرم شماره T10-A تهیه شده است (نمونه ای در زیر آمده است):

وظیفه سرویس عملکردهای زیر را انجام می دهد:

• هدف از سفر و وظایف مربوطه به وضوح بیان شده است.
• کارگر گزارشی از کار انجام شده تهیه می کند.

بخش های واگذاری خدمات

توسط رئیس بخش تکمیل می شود:

• نام سازمان (کامل یا مخفف)؛
• شماره سند و تاریخ تدوین (باید با گواهی سفر مطابقت داشته باشد).
• نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی کارمند اعزامی به سفر کاری و شماره پرسنل وی از پرونده شخصی.
• بخشی که کارمند به آن متصل است (در یک سازمان کوچک، در صورت عدم وجود تقسیم به بخش، نام آن مشخص می شود).
• موقعیت؛
• مقصد: شهر و سازمان؛
• دوره سفر کاری: تاریخ شروع، تاریخ پایان کل دوره.
• چه کسی هزینه های سفر را تامین می کند: طرف اعزام یا دریافت.
• دلیل سفر کاری: برنامه سفر کاری، نیاز کاری و غیره؛
• هدف از سفر و وظایف مرتبط؛
• امضای رئیس اداره و مدیر.

باید توسط کارمندی که به یک سفر کاری فرستاده شده است پر شود:

• گزارش پیشرفت؛
• امضای کارمند.

هنگام انجام یک سفر کاری، تکلیف با گواهی سفر به کارمند منتقل می شود یا تا زمان بازگشت کارمند در بخش حسابداری ذخیره می شود.

قوانین پر کردن

قوانین پر کردن گزارش سفر ساده است.

قبل از اعزام به سفر کاری، رئیس دپارتمان هدف از سفر را تعیین می کند. بر این اساس، برای این اهداف، کارمند باید گزارشی از کار انجام شده تهیه کند.

خود را به کلمه "تکمیل" محدود نکنید. وظیفه او نوشتن شرح مفصلی از آنچه انجام شده است.

لازم است گزارشی به گونه ای تهیه شود که در طی ممیزی مالیاتی بعدی ، متخصصان در مورد نیاز به سفر کاری و به ویژه جهت این کارمند سؤالی نداشته باشند.

اگر یک کار با شکست مواجه شد، باید دلیلی را مشخص کنید. اگر محترمانه باشد، سازمان ممکن است تصمیم بگیرد که هزینه های سفر انجام شده را از کارمند بازپس نگیرد.

اگر فضای کافی برای پر کردن گزارش وجود ندارد، می‌توانید آن را در برگه A4 ادامه دهید. با این حال، این به عنوان تخلف از قانون محسوب نمی شود.

چگونه درست بنویسیم؟

گزارش سفر (نمونه) در زیر نشان داده شده است:

علاوه بر این، سازمان ممکن است از فرم گزارش سفر خود استفاده کند.

نمونه ای از چنین فرمی:

چه کسی امضا می کند و موافقت می کند؟

حداقل 3 امضا باید الصاق شود:

• کارمندی که سفر کاری را صادر کرده است؛
• رئیس بخش - صحت پر کردن را بررسی می کند.
• رئیس شرکت - تصویب و قطعنامه می دهد.

شرایط ارسال

پس از بازگشت از سفر کاری، طبق مصوبه شماره 749، کارمند موظف است ظرف 3 روز کاری گزارش کار انجام شده را تکمیل کند.

او گزارشی از آنچه انجام شده را پر می کند ، اسنادی را ارائه می دهد که هزینه های انجام شده را تأیید می کند.

اسناد همراه

هنگام اعزام کارمند به سفر کاری، مجموعه اسناد همراه زیر باید صادر شود:

• (برای گروه خاصی از شهروندان)؛
• جهت ارسال به یک سفر کاری: نام خانوادگی، حروف اول کارمند، موقعیت، مقصد سفر، هدف و زمان مشخص شده است.
• وظیفه خدمات: اطلاعاتی مشابه یک سفارش نشان داده شده است، یک ستون اضافی با گزارش تکمیل کار برای کارمند ظاهر می شود.

پیش گزارش همزمان با نگارش گزارش سفر تهیه می شود.

برای تایید پیش پرداخت صادر شده یا دریافت پولی که برای هزینه های سفر خرج شده است صادر می شود. همراه با مدارک مستند: رسید، چک، بلیط.

امروزه، شرایطی که کارفرمایان از زیردستان خود بخواهند گزارشی از کار یک کارمند ارائه دهند، کاملاً نادر نیست. در عین حال، در بیشتر موارد، مهم نیست که چه نوع کاری انجام شده است، کارمند چه موقعیتی دارد و چه مدت در این محل کار کار کرده است. کارفرمایان حتی در گردش کار داخلی خود نیز این حق را برای خود محفوظ نمی دانند، اما در عین حال، کارمندان موظفند بدون داشتن کمترین حقی، با تنظیم فرم های گزارش ماهانه، فصلی و سالانه، بسته به میل مافوق خود، بدون قید و شرط این قانون را رعایت کنند. اعتراض کردن در این مقاله، ما پیشنهاد می کنیم در مورد اینکه چرا در واقع به چنین گزارش هایی نیاز است، چه کسی و بر اساس چه دلایلی حق دارد آنها را از زیردستان خود مطالبه کند و این شکل از سند باید بدون نقص شامل چه مواردی باشد صحبت کنیم.

چرا گزارشات لازم است؟

هیچ یک از انواع گزارش ها نمی تواند از نظر اقتصادی غیر منطقی باشد، زیرا برای تهیه آنها نیاز به جذب پرسنل است و این یک مورد هزینه نسبتاً قابل توجه برای هر شرکت است. موظف است هر یک از مدیران واحد سازه نکات مهم زیر را به مدیریت ثابت کند:

• تعداد کارمندان بر اساس ایالت؛
• صندوق دستمزد؛
• ساختار سازمانی؛
• مسئولیت های عملکردی کارکنان؛
• الزامات متقاضیان برای یک موقعیت خاص

برای استخدام کارمند جدید در یک واحد ساختاری باید دلایل موجه و پیشنهاد انگیزه ای از سوی رئیس اداره وجود داشته باشد که باید مورد موافقت مدیریت قرار گیرد. فقط پس از موافقت دومی می توان یک جای خالی باز کرد و جستجو برای یک متخصص مناسب آغاز شد. اما حتی پس از ثبت نام رسمی کارمند برای کار، منطق نیاز او باید به طور مداوم نظارت شود. چنین کارمندی باید به طور مداوم مقدار مشخصی از کار را انجام دهد که توسط یک موقعیت خاص ارائه شده است.

مهم. برای تعیین حجم کار کارکنان و توزیع کار در بنگاه ها باید نرخ تولید محاسبه شود. این وظیفه باید بر عهده سرمایه داران یا اقتصاددانان بنگاه اقتصادی باشد. اما در عمل معلوم می شود که این متخصصان همیشه مشغول امور مهم تری هستند و بنابراین از نظر فیزیکی صرفاً زمانی برای کنترل توزیع وظایف ندارند.

در واقع حجم کار متخصصان توسط روسای ادارات نظارت می شود و آنها اغلب تنها با مشاهدات بصری خود هدایت می شوند، یعنی مطمئن می شوند که همه متخصصان در تجارت هستند. علاوه بر این، معلوم می‌شود که همین مدیران باید برای نحوه توزیع کار در دوره گزارش بعدی بین زیردستان برنامه‌ریزی کنند و کارمند نه تنها باید مولد کار کند، بلکه باید زمان کار خود را نیز برنامه‌ریزی کند.

تمامی این طرح ها ابتدا توسط رئیس اداره مورد بررسی قرار می گیرد و سپس به ترتیبی که شرکت تعیین می کند برای تصویب به مدیریت بالاتر ارائه می شود. در صورت تصویب این طرح، در آینده همه کارکنان موظف خواهند بود نکات آن را رعایت کنند و سپس در واقع گزارش کار انجام شده را ارائه دهند. و در این مرحله نیاز به تهیه گزارش بر اساس برنامه اقدام مصوب قبلی احساس می شود.

بنابراین، دریافتیم که گزارش کارمند مورد نیاز است:

• برای توجیه هزینه پرداخت دستمزد به کارکنان؛
• به عنوان تأیید انجام کار یا ارائه خدمات توسط کارکنان شرکت برای سازمان های طرف ثالث، به عنوان مثال، تحت قراردادهای برون سپاری.
• به منظور ایجاد نظم و رعایت انضباط کار در شرکت؛
• تعیین اینکه چه کاری توسط یک یا کارمند دیگری انجام شده است (این امر به ویژه در مواردی که اختلافاتی در مورد انجام نادرست یا ناقص برخی وظایف شغلی وجود دارد صادق است).

چه زمانی گزارش مورد نیاز است؟

قانون اجباری تنها یک نوع گزارش در مورد کار انجام شده را تنظیم می کند. و این مربوط به موارد اعزام کارمندان شرکت به سفرهای کاری است.

در موارد دیگر، کارمندان موظفند فقط در صورتی که این مورد مستقیماً در شرح شغل متخصص ظاهر شود یا در قرارداد کار مشخص شده باشد، گزارشی از کار انجام شده ارائه دهند.

چه کسی می تواند به عنوان آغازگر گزارش عمل کند؟

سوال بعدی این است: کارمند دقیقا باید به چه کسی گزارش دهد؟ برای پاسخ به این سوال، باید بدانید که کارمند دقیقاً تابع چه کسی است. چنین اطلاعاتی باید در شرح شغل و در قرارداد کار نیز وجود داشته باشد. بر این اساس، سرپرست فوری ممکن است از کارمند بخواهد که گزارشی را تهیه کند. در عین حال، او حق دارد از زیردست خود هر نوع گزارش تجویز شده دیگری را مطالبه کند و نه فقط در مورد کار انجام شده.

بر اساس گزارش کار انجام شده می توان پاداش کارکنان یعنی مشوق های مالی کارفرما را برای کار انجام شده محاسبه کرد. اگر گزارش به این دلیل تنظیم شده باشد، باید دارای شاخص های زیر باشد:

• تحقق شاخص های برنامه ریزی شده؛
• انجام کار اضافی در چارچوب وظایف رسمی کارمند؛
• انجام کارها و وظایف خاص یا فوق فوری، وظایف فردی توسط رئیس مطابق با وظایف رسمی کارکنان.

مهم. در عین حال، گزارش کار انجام شده باید حاوی اطلاعاتی در مورد عدم انجام برخی وظایف توسط مدیریت کارمند با ذکر اجباری دلایل عدم تکمیل کار باشد.

امتناع کارمند از تهیه گزارش

گاهی اوقات مدیران یک سوال دارند: در شرایطی که یک کارمند از تهیه گزارش خودداری می کند چه باید کرد؟ آیا می توان او را به دلیل امتناع مجازات کرد؟ در این خصوص قانون کار ماده ای دارد که مسئولیت کارمندان در قبال عدم انجام وظایف رسمی و کشاندن آنها به اقدامات انضباطی را پیش بینی کرده است. اعمال این ماده همانطور که از توضیحات مشخص می شود تنها در صورتی امکان پذیر است که ارائه گزارش جزء وظایف شغلی کارمند باشد یعنی در شرح وظایف وی یا در قرارداد کار آمده باشد.

برای تخلف از وظایف کار، کارفرما حق دارد انواع مجازات انضباطی زیر را اعمال کند: تذکر یا توبیخ. این مجازات بسته به شدت عواقب تخلف اعمال می شود.

اما در عمل تصویر کمی متفاوت دارد. معمولاً کارفرمایان کارکنانی را که از دستور آنها سرپیچی کرده و گزارشی را در زمان مشخص شده تنظیم نکرده و یا حتی از تنظیم آن خودداری کرده اند، مجازات نمی کنند. به عنوان یک قاعده، حتی خود گزارش برای کارفرمایان مهم نیست، بلکه اطاعت کارمند در انجام یک نوع کار خاص است. و بنابراین، کارکنانی که گزارش را نادیده گرفتند، نه با گزارش به طور خاص، بلکه با انجام وظایف مدیریت بالاتر به طور کلی مشکل دارند. بنابراین، اعمال مجازات انضباطی برای کارفرما نه به دلیل امتناع از کار با گزارش، بلکه برای انجام نادرست وظایف کار کارمند بسیار آسان تر است.

اجزای اصلی گزارش

گزارش کارمند باید حاوی موارد اجباری زیر باشد:

• نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی؛
• موقعیت؛
• بخش یا بخش؛
• انواع کار انجام شده (می توان هم از نظر کمی و هم از نظر درصد، با علامت در زمان اتمام نشان داد)؛
• نشان دادن کار طبق برنامه یا طرح فوق؛
• مشتری کار؛
• وضعیت تکمیل کار (تکمیل، تا حدی تکمیل، تکمیل نشده)؛
• نتیجه (با یا بدون سند)؛
• واقعیت انتقال نتیجه؛
• سایر کارمندانی که در انجام کار دخیل بودند؛
• انطباق شاخص های واقعی با شاخص های برنامه ریزی شده؛
• تاریخ گزارش و دوره ای که گزارش تهیه شده است.

همه این نقاط را فقط می توان مشروط نامید، زیرا در هر مورد می توان آنها را تغییر داد (پارامترهای جدید اضافه می شوند یا موارد موجود تنظیم می شوند).

در برخی از شرکت‌ها، سیستمی برای ارائه گزارش‌های روزانه کارکنان از کارشان ممکن است توسعه و پیاده‌سازی شود. در این مورد، منطقی است که از یک فرم کوتاه گزارش استفاده کنید که تمام اساسی ترین حقایق را در مورد کار نشان می دهد و پر کردن این گزارش زمان زیادی را برای کارمند نمی گیرد.

نسخه ساده شده گزارش ممکن است حاوی موارد زیر باشد:

• نام و نام خانوادگی؛
• موقعیت؛
• محل کار؛
• کارهای انجام شده طبق برنامه و بالاتر از هنجار؛
• تاریخ گزارش و دوره ای که سند برای آن تنظیم شده است.

مهم. کلیه گزارش هایی که توسط کارمند تهیه می شود باید توسط او و همچنین توسط یک مدیر بالاتر تأیید شود.

آیا باید یک گزارش استاندارد وجود داشته باشد؟

هیچ فرم پذیرفته شده ای برای گزارش کار انجام شده توسط یک کارمند وجود ندارد. چند دلیل برای این وجود دارد:

• قانون تعهدات کارمندان را برای تهیه چنین اشکال گزارشی پیش بینی نمی کند.
• هر شرکت ویژگی ها و تفاوت های ظریف خود را دارد که باید در هنگام تهیه گزارش ها (از جمله سبک صاحبان یا مدیران شرکت) در نظر گرفته شود.

بنابراین معلوم می شود که امکان تشکیل یک فرم گزارش واحد برای همه اشخاص حقوقی وجود ندارد. اما در عین حال، اگر سازمانی دارای یک سیستم مدیریت اسناد به خوبی تثبیت شده باشد و تمام اسناد به ترتیب دقیق پر و ذخیره شوند، منطقی است که به این گزارش توجه کنید و فرم استاندارد آن را به طور خاص برای این شرکت تأیید کنید. .

شما می توانید این کار را به چند روش انجام دهید:

• در مجموعه ای از اسناد برای شرکت به عنوان یک کل، اگر همه کارکنان در مورد کار انجام شده به طور متمرکز گزارش دهند.
• به دستور یک بخش یا بخش خاص، اگر گزارش ها فقط توسط دسته های خاصی از کارمندان جمع آوری شود.

گزارش ها چگونه باید ذخیره شوند

اگر گزارشی در مورد کار یک کارمند تهیه شده باشد ، بدون توجه به اینکه از فرم یکپارچه برای تدوین آن استفاده شده است یا خودسرانه تهیه شده است ، باید در شرکت نگهداری شود. یک سوال دیگر: چه مدت باید در شرکت ذخیره شود؟ قانون در مورد این موضوع باز هم به این دلیل که تکمیل اجباری گزارش ها توسط کارمندان را پیش بینی نمی کند، ساکت است.

اغلب، مدیریت یک شرکت در اقدامات خود در مورد ذخیره گزارش ها توسط فهرستی از اسناد بایگانی هدایت می شود که طبق آن باید دوره های ذخیره سازی اسناد زیر رعایت شود:

• گزارش کارمندان در مورد کار خود، به استثنای اسناد سفر، باید به مدت 1 سال نگهداری شود.
• گزارش های تلفیقی از بخش ها یا بخش ها در مورد کار انجام شده باید به مدت 5 سال نگهداری شود.

فرآیند کار شامل تعیین وظایف توسط مدیر و اجرای آنها توسط کارمند شرکت است. هر از گاهی، هر کارمند گزارشی از کار انجام شده تهیه می کند. فرکانس به قوانین داخلی شرکت و همچنین فرم بستگی دارد. اهمیت این سند برای مدیریت را نباید دست کم گرفت.

در این مقاله نحوه فرمت صحیح گزارش کار انجام شده، نمونه پر کردن یک سند و نکاتی برای تدوین آن را بررسی خواهیم کرد.

چرا باید بتوانید به درستی از کار گزارش دهید

گردش کار را می توان به عنوان یک مکانیسم پیچیده نشان داد که در آن هر کارمند شرکت یک چرخ دنده است. در این مثال، رئیس سازمان به عنوان یک مهندس عمل می کند که موظف است اطمینان حاصل کند که همه مکانیزم ها به راحتی و در سریع ترین زمان ممکن کار می کنند.

در زندگی واقعی، ارزیابی کارمندان در صورتی که نتایج کار خود را نبینند، ارزیابی اینکه کارمندان چقدر کارشان را خوب انجام می دهند، بسیار دشوار است. بنابراین ، تقریباً در همه شرکتها ، مدیریت هر کارمند را موظف می کند که به طور مرتب گزارشی از کار انجام شده تهیه کند. اغلب این سند با فرکانس 1 هفته ایجاد می شود. بنابراین، مقامات می توانند ببینند که کارمندان چه کار می کردند و همچنین چقدر برای شرکت مفید بودند.

مثال اشتباه

سند به صورت رایگان است. شاید به همین دلیل است که تعداد زیادی گزارش وجود دارد که چیزی به مدیریت نمی گوید یا آنها را به این فکر می کند که کارگر با وظایف محوله کنار نمی آید. در عین حال، یک کارمند خاص می تواند یک سخت کوش واقعی باشد و برنامه خود را بیش از حد انجام دهد. دلیل این امر یک گزارش نادرست از کار انجام شده است. در زیر نمونه ای از چنین سندی آورده شده است.

نوع سند: گزارش کار انجام شده در بازه زمانی 15 فوریه 2016 تا 29 فوریه 2016.

موارد زیر انجام شده است:

• زمان بندی زمان کار فروشگاه تولید انجام شد.
• نتایج زمان سنجی در برنامه کاری گنجانده شد.
• هنجارهای جدید زمان محاسبه می شود.
• پاسخ به درخواست های بازرسی کار و همچنین چندین مشتری؛
• در کنفرانسی در مورد بهبود بهره وری نیروی کار در شرکت شرکت کرد.

تاریخ تالیف: 19/02/16

امضا: یو آر پتروف.

اگر یک کارمند گزارشی از کار انجام شده به این روش بنویسد، مدیریت در نظر خواهد گرفت که او کم بار شده است.

اشتباهات چیست؟

مثال بالا به وضوح خطاهای استاندارد در تهیه چنین اسنادی را نشان می دهد.

اصلی ترین آنها عبارتند از:

الزامات فوق باید هم هنگام تدوین فرم های هفتگی و هم زمانی که گزارشی از کار انجام شده برای سال تهیه می شود استفاده شود.

گزینه مناسب

این احتمال وجود دارد که اولین بار برای تهیه گزارش با کیفیت کارساز نباشد. برای سهولت در انجام این کار، در اینجا مثالی از نحوه نوشتن گزارشی به مدیر در مورد کار انجام شده آورده شده است که در مثال اول نشان داده شده است:

"به چه کسی: رئیس بخش برنامه ریزی ایوانف P.M.

از چه کسی: اقتصاددان دسته اول بخش برنامه ریزی پتروف یو.آر.

گزارش نتایج کار برای (15.02.16-19.02.16)

برای هفته گزارش، وظایف زیر برای من تعیین شد:

تمام وظایف انجام شد، یعنی:

• 5 زمان بندی انجام شد و به همان تعداد هنجارهای جدید برای کار کارگاه تولید تدوین شد.
• شرکت کننده در کنفرانس، یادداشتی با پیشنهادات پیوست شده است.

کار با اسناد دریافتی نیز انجام شد، یعنی:

• 2 پاسخ به درخواست های IOT را گردآوری کرد.
• پاسخ به نامه های آقای یوریوا A. A.، Zhakova S. I.، Mileeva K. B.

یک سفر کاری برای دوره از 22 فوریه 2016 تا 26 فوریه 2016 به منظور بررسی کار زیرمجموعه ساختاری شعبه Pechersk برنامه ریزی شده است.

تاریخ تالیف: 19/02/16

امضا: Petrov Yu.R.

موافق باشید که این نسخه از گزارش بهتر خوانده می شود و مدیریت می تواند ببیند که یکی از کارمندان چقدر خوب کار می کند.

چگونه برای مدت طولانی گزارش بنویسیم؟

البته یک دوره یک هفته ای برای نقاشی زیبا روی کاغذ کار سختی نیست. تهیه گزارش از کار انجام شده برای نیم سال یا حتی یک سال دشوارتر است. با این حال، انجام این کار آسان تر از آن چیزی است که در نگاه اول به نظر می رسد. به عنوان مثال، اگر گزارش های هفتگی برای دوره مورد نیاز دارید، می توانید با خیال راحت از آنها استفاده کنید.

حداکثر حجم - 1 ورق A4

در عین حال، ارزش آن را دارد که اطلاعات را تا حدودی بزرگ کنید تا نتیجه در 1-2 صفحه قرار گیرد. در صورتی که نتایج هفتگی در سازمان برگزار نمی شود، اما شما موظف به تهیه گزارشی از کارهای انجام شده در سال هستید، نباید وحشت زده و در هیستریک دعوا کنید.

همه اطلاعات در اطراف شما هستند: به تاریخچه پیام ها در گزارش سند یا ایمیل نگاه کنید، پوشه را با گزارش های خود باز کنید، برگه های سفر را مطالعه کنید. همه اینها به یادآوری شاهکارهایی که در طول سال کاری انجام داده اید کمک می کند.

جمع بندی

در بالا چند نمونه از نحوه نوشتن گزارش پیشرفت را آورده ایم. نکته اصلی این است که عملیات انجام شده را بیان کنید و ویژگی های کمی را نشان دهید (چند بار یا فلان قطعه و غیره). بنابراین، مدیریت را از میزان کاری که موفق به انجام آن کرده اید مطلع خواهید کرد.

ما نباید فراموش کنیم که در ابتدای گزارش لیستی از وظایف خاصی را که برای تکمیل آنها آورده شده اید، نشان دهیم. بخش مهم تکمیل گزارش است. آنچه را که می خواهید در کار خود در آینده نزدیک پیاده سازی کنید، حتما بنویسید. با این کار نشان می‌دهید که فراتر از حوزه وظایف و کارکردهای فوری خود هستید که باید طبق شرح شغل انجام شوند.

همچنین می توانید به مثال بالا نگاه کنید.

برای سهولت در جمع آوری این گونه گزارش ها، می توانید کارهای انجام شده را روزانه در یک دفترچه یا سند الکترونیکی یادداشت کنید. شما فقط 3-5 دقیقه در روز را صرف این چیز کوچک خواهید کرد. آنقدرها هم نیست. اما با توجه به چنین سوابقی می توانید به راحتی و بدون هیچ مشکلی برای هر دوره ای در آینده گزارشی از کار خود تهیه کنید.

ناتالیا

من تعجب می کنم که چرا قوی باش

فن آوری "مدیریت بر اساس اهداف" - MBO (مدیریت با هدف) توسط پیتر دراکر در دهه 50 قرن بیستم پیشنهاد شد. در آن زمان، غرب به وضوح شروع به درک این موضوع کرد که روش های غربی مستلزم تغییر و اصلاح است. امروزه روش های زیادی در مدیریت برای ارزیابی اثربخشی شرکت ها و کارکنان فردی استفاده می شود. به عنوان مثال، کارت امتیازی متوازن BSC (کارت امتیازی متوازن)، مدیریت بر اساس اهداف MBO، مدیریت عملکرد تجاری BPM (مدیریت عملکرد تجاری)، مدیریت بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد - KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد). در اتحاد جماهیر شوروی در دهه 60-70 قرن بیستم، مفهوم برنامه ریزی هدف برنامه (PTP) گسترده شد، ایده های این مفهوم از بسیاری جهات با ایده های MBO مشترک است. اکثر شرکت های آمریکایی از ایده های MBO در برنامه ریزی و مدیریت استفاده می کنند. این فناوری تقریباً در تمام مدارس تجاری آمریکا تدریس می شود. و برخی از نویسندگان موفقیت اقتصادی آمریکا را به این رویکرد نسبت می دهند. یکی از وظایف مدیر تعیین وظایف برای کارکنان و نظارت بر اجرای آنهاست. کارایی اجرای پروژه، رقابت پذیری و در نهایت سود شرکت در گرو انجام چنین وظایفی است. وجود یک ابزار مدیریت کار مناسب برای مدیر، تضمینی برای اثربخشی شخصی وی و هماهنگی کار همه کارکنان است. کلید مفهوم وظایف SMART است - این دستورالعمل ها و فعالیت های عملیاتی هستند که در چارچوب اهداف موجود شرکت شکل گرفته اند. هر وظیفه مطابق با اصل SMART شکل می گیرد. وظیفه در این مورد نه به عنوان یک وظیفه (عملیات) در چارچوب یک فرآیند تجاری، بلکه به عنوان یک وظیفه-هدف برای یک کارمند برای یک دوره در نظر گرفته می شود. وظیفه را می توان از یک هدف بزرگتر که برای یک دوره طولانی تشکیل شده است تجزیه (تخصیص) کرد. به عنوان مثال، به عنوان بخشی از وظیفه ایجاد وب سایت یک شرکت، یک کارمند ممکن است به مدت یک ماه وظیفه انتخاب پیمانکار را داشته باشد. کارهای هوشمند وزن خاص خود را در فهرست کلی دارند و باید توسط یک مدیر بالاتر تایید شوند. وظایف تایید نشده در محاسبه عملکرد کارمند لحاظ نمی شود. ابتکار برای شکل‌گیری وظایف هم از سوی رهبر و هم از خود مجری می‌آید. یک کارمند با تجربه می تواند به طور مستقل برنامه ای از کار خود را با استفاده از اصول SMART تهیه کند. در این شرایط مدیر فقط باید وظایف را قبل از اجرا تایید کند و در آینده از کنترل اطمینان حاصل کند. در پایان دوره، کارمند باید وظایف تکمیل شده را به مدیر منتقل کند. به عبارت دیگر مسئولیت فرآیند «تحویل – پذیرش» وظیفه بر عهده کارمند است. هنگام جمع بندی نتایج برای دوره، مدیر عملکرد کار را بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده ارزیابی می کند. این امر سطح بالایی از عینیت را در ارزیابی ها تضمین می کند.

خب، چنین کولاک های شبه علمی زیادی وجود دارد... خلاصه، باید خودتان آن را احساس کنید.
با این حال، شما حرف من را قبول نمی کنید.
به اصطلاح سبک کار غربی طبق استانداردهای غربی "مدیریت موثر" ...