كيفية كتابة خطاب طلب لتوسيع المكتب. كيفية كتابة خطاب طلب رسمي - نموذج

أكثر أنواع خطابات الأعمال شيوعًا هي خطابات الطلب وخطابات الاستفسار. يتم تجميع خطابات الطلب من أجل الشروع في إجراءات معينة من المرسل إليه والتي تكون ضرورية لمؤلف الرسالة. خطابات الاستفسار - للحصول على أي معلومات ذات طبيعة أو وثائق رسمية. في أي حالات يتم صنعهم؟ كيف تحدد بشكل صحيح جوهر الطلب أو الطلب؟

في نظام الاتصالات الوثائقية ، تعتبر خطابات العمل هي المستندات الأكثر شيوعًا ، ومن بين خطابات الأعمال ، فإن النوع الأكثر شيوعًا هو خطابات الطلب وخطابات الاستفسار. كيف تؤلف وترتيبهم بشكل صحيح؟ هذا من المهم أن يعرفه جميع الأمناء.

يتم تجميع خطابات الطلب من أجل الشروع في إجراءات معينة من المرسل إليه والتي تكون ضرورية لمؤلف الرسالة. في نشاطات الادارةيؤدي عدد كبير من المواقف إلى ظهور مثل هذه الرسائل. قد يكون نسبي حالة بسيطة، حيث لا يلزم تقديم معلومات معقدة من حيث الأحداث ، أو إعطاء أي حجة ، أو إقناع المرسل إليه. في مثل هذه الحالات ، من الأفضل أن تبدأ خطاب طلب مباشرة ببيان الطلب نفسه ، على سبيل المثال:

من فضلك أرسل لك خطة التقويمندوات للنصف الأول من عام 2006. نطلب منكم النظر في مسألة تقديم قرض تفضيلي لجمعية مزارع الفواكه والخضروات بمبلغ 600 مليون روبل. لشراء ثمار الحمضيات من شركة الاستيراد والتصدير للبيع في موسكو ومدن أخرى في روسيا.

ومع ذلك ، ليست كل المواقف في أنشطة الإدارة بهذه البساطة. تتطلب معظم الحالات إثباتًا أو ، بعبارة أخرى ، توضيحًا في إعداد خطابات الطلب ، فيما يتعلق بماذا ولماذا ولأي غرض يتم إعداد الخطاب. كقاعدة عامة ، يكون التبرير ضروريًا للتأثير على المرسل إليه ، لإقناعه بالتصرف بطريقة محددة للغاية ، كما يرغب مؤلف الرسالة أو يحتاج إليها. إذا كان خطاب الطلب يحتوي على سبب منطقي ، فغالبًا ما يسبق بيان الطلب ، على سبيل المثال (تُظهر العلامة // الحد الفاصل بين أجزاء نص الرسالة):

نظرًا لحقيقة أن الواجبات الرسمية لموظفي الإدارة تتعلق بالرحلات حول أراضي المنطقة ، // نطلب منك التفضل بتخصيص أموال لشراء سيارتين رسميتين جديدتين من فولغا لاحتياجات الإدارة. فيما يتعلق بتوسيع نطاق المنتجات المصنعة من قبلنا // نطلب منك تزويدنا بمعلومات حول التطورات التكنولوجية والتصميمية الجديدة للثلاجات و المجمدات"ستينول".

الروسية هي إحدى اللغات التي تتمتع بترتيب كلمات مجاني نسبيًا. في أي من النصوص أعلاه ، يمكننا تبديل أجزاء من الجملة دون الإضرار بالمعنى ، على سبيل المثال:

نطلب منك تخصيص أموال لشراء سيارتين جديدتين من سيارات فولغا الرسمية لاحتياجات الإدارة // نظرًا لأن المهام الرسمية لموظفي الإدارة تتعلق بالرحلات حول أراضي المنطقة. نطلب منك تقديم معلومات حول التطورات التكنولوجية والتصميمية الجديدة للثلاجات والمجمدات "Stinol" // فيما يتعلق بتوسيع نطاق منتجاتنا.

العبارات التي يتم فيها ذكر الفكرة الرئيسية للحرف أولاً ، ثم يتم تقديم المناقشة ، لها تلوين أسلوبي خاص: يُنظر إليها دائمًا على أنها أكثر تعبيرًا من العبارات المبنية على مبدأ "التبرير - الاستنتاج". ومع ذلك ، فإن أي نوع من التعبير يكون غريبًا عن أسلوب العمل ، فهو دائمًا ما يفضل وسائل لغة محايدة من الناحية الأسلوبية ، وبالتالي فإن العبارات هي الأصح في تقديم التفسير أولاً ، وتقديم التبرير ، ثم تحديد جوهر الحالة. عند كتابة خطاب طلب ، حاول التأكد من أن الأساس المنطقي والجزء الأخير (الطلب) هما جملة واحدة نحويًا. حتى في الحالات التي يشير فيها التبرير أنظمة، الحقائق ، الأحداث مذكورة ، لا تفرد التبرير في جملة منفصلة ، وإلا ، لتوضيح الطلب ، فسيتعين عليك استخدام عبارات مثل: "فيما يتعلق بما تقدم ، نسأل ..." ، "النظر في فيما سبق ، نسأل ... "،" فيما يتعلق بما نسأل ... "، إلخ. n هذه التركيبات لا تحمل معلومات وتجعل النص أكثر تعقيدًا من حيث البنية ومن حيث الإدراك. يمكن صياغة خطابات الطلب في المواقف الإدارية الأكثر تعقيدًا. من الناحية التخطيطية ، يمكن تمثيل هذا الموقف على النحو التالي:

سيكون من السهل فهم الخطاب المكتوب في مثل هذه الحالة إذا تم تقديم المحتوى في تسلسل يعكس منطق تطور الموقف نفسه. في هذه الحالة ، يمكن تمييز ثلاثة أجزاء في هيكل الرسالة: المقدمة (وصف الأحداث ، الحقائق التي تؤثر بشكل مباشر أو قد تؤثر على حالة الإدارة) ، التبرير (شرح الأسباب التي تجعل من الضروري الاتصال بالمرسل إليه مع طلب) ، الاستنتاج (الطلب) ، على سبيل المثال (الأجزاء التواصلية الدلالية من الرسالة مفصولة بعلامة //):

وفقًا للبيانات المتوفرة لدينا ، في مصفاتي السكر في كورسك وبلغورود ، وهما الموردين الرئيسيين للسكر لموسكو ومنطقة موسكو ، يجب إجراء أعمال الصيانة المجدولة خلال الفترة من مارس إلى أبريل من هذا العام ، والتي لم يتم تنفيذ الجداول الزمنية الخاصة بها. تم الاتفاق عليه. // نظرًا لحقيقة أن إنتاج السكر وتوريده للمستهلكين سينخفضان بشكل كبير خلال فترة الصيانة الوقائية ، // نطلب منك عقد اجتماع عمل بمشاركة ممثلين عن حكومة موسكو حول مسألة ضمان إمدادات السكر إلى منطقة موسكو خلال فترة الإغلاق الجزئي لهذه المصانع.

بغض النظر عن بنية النص ، تتم صياغة الطلب في الرسالة باستخدام الفعل "يسأل". في الرسائل التي يتم وضعها على ترويسة المنظمات ، يتم استخدام صيغة الجمع للشخص الأول من الفعل:

نطلب منك تقديم معلومات حول ... ، نطلب منك تقديم معلومات حول ... ، نطلب منك ... ، نطلب منك إجراء ... ، إلخ.

في الرسائل التي يتم وضعها على ترويسة المسؤولين ، يتم استخدام صيغة الفعل من صيغة الشخص الأول المفرد:

أطلب منكم النظر في موضوع ... ، أطلب منكم تقديم معلومات حول ... ، إلخ.

قد يحتوي خطاب واحد على عدة طلبات (ويفضل أن يكون في قضية واحدة). في هذه الحالة ، يتم صياغة الطلب الرئيسي أولاً ، ثم البقية ، بينما يتم استخدام المنعطفات اللغوية التالية:

كما نطلب منك (النظر ، تقديم ، إجراء ...) ، وفي نفس الوقت نطلب منك ... وآخرين.

علي سبيل المثال:

نظرًا لاستهلاك الغاز الضئيل لمصنع الغلايات رقم 4 (أقل من 3.5 مليون متر مكعب سنويًا) ، نطلب منك استبعاد هذه المؤسسة من مجموعة مستهلكي الغاز بإلزامي وقود احتياطي(زيت الوقود) لموسم التدفئة 2005-2006. موسم التدفئة 2006-2007 نحو نظام تدفئة المنطقة.

خطاب الطلب هو في الواقع نوع من خطاب الطلب. كقاعدة عامة ، يتم تقديم الطلبات من أجل الحصول على أي معلومات ذات طبيعة أو وثائق رسمية. في نشاطات تجاريةالطلب هو طلب من المشتري للبائع (من المستورد إلى المصدر) مع طلب العطاء معلومات مفصلةحول السلع (الخدمات) أو إرسال عرض لتوريد السلع (تقديم خدمات معينة). بشكل عام ، تتبع خطابات الطلب نفس القواعد مثل خطابات الطلب ، على سبيل المثال:

وفق الفقرة 10 من المرسوم الحكومي الاتحاد الروسيبتاريخ 20.05.94 رقم 498 "في بعض التدابير لتنفيذ التشريع الخاص بإعسار (إفلاس) الشركات" ، يرجى تزويدنا ببيانات عن حجم حصة الدولة في رأس المال المصرح به لـ OAO Moscow Bakery رقم 18 ، الموجود في : شارع. Nikitinskaya ، 45 إذا تم بيع كتلة أسهم هذه المؤسسة ، فيرجى الإبلاغ عن تاريخ وطريقة البيع.

في الأنشطة التجارية ، يشير نص الطلب ، كقاعدة عامة ، إلى: اسم البضاعة (الخدمات) ؛ الشروط التي يرغب كاتب الرسالة في تلقيها بموجبها ؛ الكمية و / أو الجودة ؛ شروط تسليم البضائع أو الخدمات ؛ السعر ومعلومات أخرى. يستخدم الطلب التجاري العبارات التالية:

نطلب منك إبلاغنا بإمكانية التوريد ... يرجى تقديم عرض للتوريد ... يرجى تقديم معلومات مفصلة حول ... إلخ.

علي سبيل المثال:

برجاء الإبلاغ عن إمكانية توريد مكيفات AS-200 بحجم 150 قطعة. خلال فبراير - مارس 2005 ، وكذلك إبلاغ شروط الدفع وشروط التسليم.

رد المنظمة المراسلة على خطاب طلب أو طلب هو خطاب رد ، والذي قد يكون اتفاقًا أو رفضًا. في الأنشطة التجارية ، يتم إصدار الرد على الطلب كخطاب تجاري يؤكد استلام الطلب ، ويوفر معلومات حول المنتج الذي يهم المشتري. قد يكون الرد على الطلب أيضًا عرضًا تجاريًا (عرض). يتم إعداد خطابات الطلب وخطابات الاستفسار وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. عند تجميع الطلبات والطلبات ومعالجتها ، يتم استخدام التفاصيل التالية: المرسل إليه ، وعنوان النص (إذا كان نص الرسالة أكثر من 4-5 أسطر) ، والنص ، والتوقيع ، والملاحظة حول المؤدي. يتم إصدار جميع خطابات العمل على نماذج خاصة - أوراق ذات رأسية.

لكتابة خطاب طلب للمساعدة في حل المشكلة إلى شخص يشغل منصبًا رفيعًا ، تحتاج إلى معرفة قواعد كتابة مثل هذا الخطاب. يُنصح بإيجاز ووضوح جوهر الاستئناف. من خلال هذه المقالة يمكنك التعرف على كيفية كتابة خطاب طلب للمساعدة في حل المشكلة إلى المحافظ. يمكنك الكتابة مثلا عن حل المشاكل المتعلقة بالمدينة والمنطقة ، سواء كانت قصور في السكن والخدمات المجتمعية أو طلب شخصي. من المهم ملاحظة أن الطلب يجب ألا يتجاوز قدرات الشخص المخول.

معلومات عامة

يعتبر خطاب المساعدة هذا في حل المشكلة مفيدًا عندما تحتاج إلى الحصول على معلومات أو مستندات أو عقد صفقة. يمكنك كتابة استئناف مع طلب لتحسين جودة عمل أي منظمة الدولة. عادة ما يتم إرسال هذه الرسائل إلى اسم شخص آخر. في بعض الحالات ، يتصلون بالمنظمة مباشرة.

يجب أن يتوافق الخطاب الموجه إلى المحافظ لطلب المساعدة تمامًا مع قواعد المراسلات التجارية. يجب أن يؤخذ كل شيء بمسؤولية: من خط النص إلى محتوى الرسالة. إذا كانت المشكلة لا تؤثر على مواطن واحد فقط ، بل تؤثر على العديد من التوقيعات والوثائق ذات الصلة. كلما كانت المستندات المقدمة أكثر إقناعًا ، زادت احتمالية استجابة الإدارة للطلب. قد يتم قبول أو رفض خطاب المساعدة في حل المشكلة. على أي حال ، يجب على موظفي الجهات الحكومية إرسال رد بمعلومات مفصلة وشرح أسباب الرفض.

ستكون العناصر التالية مطلوبة لكتابة رسالة وإرسالها:

1. جهاز كمبيوتر مع الوصول إلى الإنترنت.
2. ورق.
3. قلم.
4. مغلف.
5. طابعة.

الاستمارة

يوجد نموذج خاص لكتابة خطاب إلى المحافظ مع طلب المساعدة ، والذي يوضح اسم مقدم الطلب ، وكذلك اسم الحاكم ومنصبه ، ملخصرسائل وعناصر مهمة أخرى. يُنصح بطباعة الاستئناف على ورقة منفصلة. يمكنك العثور على النموذج على موقع الإدارة أو في مكتب المحافظ. في بعض المناطق ، قد يكون مفقودًا ، فأنت بحاجة إلى كتابته بنفسك باستخدام جهاز كمبيوتر أو يدويًا. عند إرسال خطاب طلب للمساعدة في حل مشكلة بدون هذا النموذج ، قد لا تتلقى ردًا.

إفادة

بعد إكمال النموذج ، يجب أن تبدأ في كتابة الرسالة نفسها.

1. أولا ، قبعة مصنوعة. منصب المسؤول ولقبه واسمه واسم عائلته مكتوب على اليمين. في الجزء السفلي ، تتم كتابة الاسم الكامل وجميع معلومات الاتصال (العنوان والهاتف والبريد الإلكتروني) لمؤلف الاستئناف. يشار إلى جميع بيانات موظف الخدمة المدنية في مفعولية غير مباشرة. البيانات الشخصية - في حالة اضافية.
2. علاوة على ذلك ، بالتراجع قليلاً ، في المنتصف يجب أن تبدأ في معالجة كلمة "محترم".
3. بعد ذلك ، يمكنك تحديد جوهر المشكلة.

لا يجب أن تكون الرسالة كبيرة. ليس من الضروري كتابة الجزء الرئيسي لعدة صفحات. ورقة واحدة من A4 كافية لذلك. الشيء الرئيسي هو تحديد جوهر المشكلة ، بحيث يفهم الشخص عند القراءة ما هو على المحك. يمكن تحديد جميع المعلومات اللازمة في التطبيق. لا ينبغي أن تمتد لأكثر من عشر صفحات ، يمكنك كتابة عدة أوراق ، وكشف المشكلة بالكامل. لا تكتب أي شيء إضافي في التطبيق.

تحدد كيفية كتابة النص ما إذا كان سيتم قراءة الرسالة من قبل الحاكم أم لا. في نهاية الرسالة ، يجب عمل "ملحق" النقش والإشارة إلى الأوراق باستخدام معلومة اضافية. في نهاية الرسالة ، تحتاج مرة أخرى إلى وصف الطلب في جملتين أو ثلاث جمل والتوقيع عليه. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة رسالة تطلب المساعدة في حل مشكلة في المدينة.

هيكل التطبيق

الرسالة مكتوبة من قبل عينة قياسية. يجب أن تحتوي على:

1. سبب الالتماس. والسبب مذكور بإيجاز: فيما يتعلق بما يشير إليه المواطن هذا المسؤول ، وأيضاً لماذا يشير إلى هذا المسؤول بالذات.
2. هدف. ما هي الرسالة ل؟ من الضروري هنا توضيح جوهر المشكلة ، وكذلك توضيح سبب حاجة المرسل إليه للرد على الطلب.
3. وصلة. وصف نتيجة القرار. إذا استجاب الحاكم للمشكلة ، فما هي التغييرات التي ستحدث في الشركة ، والمجتمع ، وما إلى ذلك. هذا هو الجزء الأكثر أهمية. تقنع المرسل إليه بالحاجة إلى تقديم المساعدة ، ويعتمد ذلك على ما إذا كان سيتم الرد على الطلب.

إذا كان هناك أكثر من طلب ، فمن الأفضل عمل عدة فقرات لكل مشكلة. يمكن كتابة جميع التفاصيل ، كما هو مذكور أعلاه ، في التطبيق. تمت كتابة هيكل التطبيق في الجزء الرئيسي منه.

إرسال

بعد اكتمال العمل مع خطاب طلب المساعدة في حل المشكلة ، تحتاج إلى وضع جميع الأدلة والنداءات الرسمية في الظرف ، بالإضافة إلى الرسالة نفسها. كل المرفقات الإضافية تزيد فقط من احتمالية قراءة المستلم للخطاب.

بعد أن قمت بتعبئة كل شيء في مظروف ، فأنت بحاجة إلى معرفة العنوان القانوني لإدارة المنطقة أو المنطقة وإرسال بريد إلكتروني. قبل إرسالها ، يجب عمل نسخ من جميع الأوراق. من الأفضل إرسالها ، لأن الرسالة نفسها بها وثائق مهمةقد تضيع في مكتب البريد أو في الإدارة.

خيارات الشحن

يمكنك إرسال خطاب طلب للمساعدة في حل مشكلتك ليس فقط عن طريق البريد العادي. إذا كان هناك قلق على سلامة الأوراق أو أن الرسالة لن تصل ، يمكنك القيام بما يلي:

1. تسليم الأمر لممثل مكتب المحافظ. هذه الوظيفة لديها "البريد الروسي" والشركات التجارية لتسليم الرسائل. وبالتالي ، سيتم تسليم الرسالة بشكل أسرع وستتوجه مباشرة إلى الحاكم.
2. بريد الالكتروني. خارج القرن الحادي والعشرين. يمكن إرسال أي طلب إلى البريد الإلكتروني. تحتاج فقط إلى زيارة موقع الإدارة ، ومعرفة البريد للعلاقات العامة ، وبعد ملء جميع النماذج والاستمارات ، وإجراء عمليات مسح ضوئي لجميع المستندات ، وإرسالها في شكل ملفات عن طريق البريد. في بعض المواقع ، توجد عمليات استقبال إلكترونية حيث لا توجد حاجة لإرفاق ملفات ، يمكنك ملء البيانات الشخصية وترك استئناف هناك.

مدة الاستجابة ، وفقًا للبيانات الرسمية ، هي 30 يومًا ، ولكن عادةً ما تأتي الإجابة في غضون يومين إلى ثلاثة أيام.

ما هي افضل طريقة للكتابة

يمكنك كتابة رسالة تطلب المساعدة في حل أي مشكلة ، ولكن ما إذا كان سيتم تقديم المساعدة أو سيتم أرشفة الرسالة يعتمد فقط على المرسل إليه. لزيادة فرصة تحقيق نتيجة ناجحة للقضية ، من الأفضل التطرق إلى الصفات الشخصية الإيجابية للمرسل إليه. من الضروري أن يفهم الشخص سبب توجهه إليه.

سيكون من المناسب إدراج عدد قليل من الإضافات مع المجاملات. في الرسالة ، من الجدير أن نوضح للشخص أنه هو الوحيد الذي يمكنه المساعدة في حل المشكلة الموضحة في الورقة. على سبيل المثال ، إذا كتب المرسل إليه خطابًا للمساعدة في حل مشكلة الإسكان والخدمات المجتمعية ، فيمكن إثبات أن هذه المشكلة مهمة وأن الحاكم ، مثله مثل أي شخص آخر ، سيكون قادرًا على مساعدة ليس فقط المواطن المحدد الذي كتب النداء ولكن أيضا كل المواطنين في حل هذه المشكلة.

تأكد من تبرير وجهة نظرك. يُنصح باختيار عدة مبررات لضرورة الاستجابة للطلب. من الأفضل بناء هذه المبررات وفقًا للمخطط: متوسط ​​الإقناع ، ضعيف ، الأكثر إقناعًا - هذا هو المعيار استقبال نفسيالمعتقدات التجارية.

من الضروري مصلحة المرسل إليه في تلبية الطلب. يجب النظر بعناية في هذا الجانب. ربما يكون العرض مرتبطًا بطريقة ما بفائدة المرسل إليه؟ إن وجد مشكلة مهمة، يمكنك إظهار كيف سيساعد الطلب المذكور في اتخاذ القرار أيضًا هذا السؤالكليا أو جزئيا.

إذا لم يكن هناك ما تقدمه على الإطلاق ، فلا تيأس ، فهذا يحدث أيضًا. أظهر أهمية الطلب. سيؤدي ذلك إلى الضغط على المشاعر. يجب تحديد الجوهر بأكبر قدر ممكن من الوضوح والمفهومة ، بحيث يرغب الشخص عند قراءة رسالة في المساعدة في حل هذه المشكلة بالذات.

أفضل السبل لتقديم طلب

بعد تحضير المرسل إليه لقبول الطلب ، من الضروري ذكر الجوهر بإيجاز شديد. يجب أن يكون النص قصيرًا. الجمل الطويلة ليست مناسبة لمثل هذا الحرف. يجب إدخال جميع الأرقام والبيانات الدقيقة.

إذا كان الطلب هو طلب معدات لشركة ، على سبيل المثال ، فيجب أن ينعكس السعر والكمية والعلامة التجارية في الرسالة. من الأفضل شرح أي كلمات أو بيانات غير واضحة. عند التعبير عن الأفكار ، لا ينبغي للمرء أن يكتب جمل ذات معنى مزدوج. يجب أن يكون الجوهر واضحًا دفعة واحدة. هذه رسالة عمل.

كيف تكتب الخاتمة

في النهاية ، من الضروري تلخيص كل ما سبق. يجدر كتابة الفائدة التي ستحصل عليها الشركة أو مواطن معين إذا تم الوفاء بالطلب. ونفعل ذلك بشكل أفضل في الشكل سلسلة منطقية. على سبيل المثال ، عند طلب 5 آلات جديدة ، ستظهر 5 وظائف ، لذلك ستذهب العديد من الخصومات الضريبية إلى الميزانية من كل واحدة ، أو ستحصل مؤسسة معينة على ربح كذا وكذا.

في الختام ، من المهم تكرار الطلب وما سيؤدي تنفيذه. في جميع أنحاء الرسالة ، يجب مراعاة أسلوب عمل السرد. هذا يدل على موقف المخاطب من المشكلة والقضية ككل.

نموذج رسالة يطلب المساعدة في عقد حدث

عزيزي إيفان إيفانوفيتش!

تم تنظيم الشركة * اسم الشركة * الممارسة الصناعيةلطلاب التعليم العالي المؤسسات التعليمية. هذا لا يساعد فقط في تعزيز المعرفة المكتسبة ، ولكن أيضًا لتطبيقها في الممارسة العملية.

أنت ، بصفتك رئيسًا لقسم شؤون الموظفين ، شخص مهتم بالعثور على مرشحين جدد: متخصصون شباب وحيويون وواعدون. هذه المهنة مطلوبة بشدة. أنا ، مثل معظم الطلاب ، أرغب في التعرف على جميع الفروق الدقيقة في هذا العمل.

في هذا الصدد ، أطلب منكم تنظيم اجتماع كبير المهندسين ، Petr Petrovich Petrov ، مع المتقدمين في 10 مايو الساعة 16.00 في مبنى تعليميمعهدنا.

من خلال إظهار الشباب آفاق المهنة اليوم ، فإنك تساعدهم على معرفة المزيد عنها ، وكذلك إرساء الأساس لها الاختيار الصحيحفي المستقبل. ربما تختار هذه احترافية، سيعمل بعضهم في مؤسستك ويساعدها في الوصول إليها مستوى جديد.

مع الاحترام والامتنان ،

عميد معهد VV Astapov.

ما هي تركيبات اللغة الأفضل إدراجها

عند كتابة خطاب ، يجب عليك استخدام تراكيب اللغة الموضحة أدناه:

1. جزء تمهيدي. في هذا الجزء من خطاب المساعدة في أي مسألة ، من الضروري ذكر جوهر القضية ، وبيان سبب الاستئناف والطلب نفسه. للقيام بذلك ، من الأفضل استخدام العبارات أدناه. لوصف السبب: بسبب عدم الاستلام ، مع الأخذ بعين الاعتبار ، إلخ. لتوضيح الهدف: بناءً على النتائج ، للأغراض ، للاتفاق ، إلخ.
2. طلب. ويمكن أن يروى بضمير المتكلم والثالث. العبارة المستخدمة لوصفها قياسية تمامًا ، وتبدأ بكلمة "من فضلك".

يجب مراعاة النقاط التالية:

1. عند التقديم ، يجب الانتباه إلى الاهتمام بتلبية الطلب من قبل الطرفين.
2. يجب ألا تبدأ حرفًا بكلمة "من فضلك" ، فمن الأفضل أولاً شرح الدافع وراء الاستئناف ، ثم تحديد جوهر الطلب.
3. من غير المرغوب فيه أن أشكر المرسل إليه على الفور. هذا يمكن أن يضعه في موقف حرج. من الأفضل شكر الشخص بعد استجابته للطلب.
4. صف أهمية المشكلة المطروحة. من الضروري توضيح أن حل المشكلة يلبي احتياجات ليس فقط المرسل إليه ، ولكن أيضًا الأشخاص الآخرين بشكل عام. ومع ذلك ، لا ينبغي أبدا ملاحظتها الجانب السلبيالطلبات.
5. من المستحيل تضمين الجمل مع التهديدات في نص الاستئناف (اللجوء إلى سلطة أخرى إذا تم رفض المساعدة ، على سبيل المثال). سيؤدي هذا بالتأكيد إلى دفع المرسل إليه بعيدًا ، وستنتقل الرسالة إلى الأرشيف.

خاتمة

بعد دراسة أسلوب سرد القصص التجارية بمزيد من التفصيل ، بالإضافة إلى رسم أفكارك الخاصة ، يمكنك بسهولة كتابة خطاب ، بعد قراءته ، سوف يستجيب المرسل إليه للطلب المنصوص عليه فيه.

يجب أن نتذكر دائمًا أنه يتم كتابة خطاب إلى المدير للمساعدة في حل المشكلة. علاوة على ذلك ، فإن هذا السؤال يهم المرسل إليه في المقام الأول. وفقط في قوته أن يفعل كل شيء للرد على الرسالة.

وبالتالي ، وفقًا للمثال الموضح أعلاه ، يمكنك كتابة الاستئناف الخاص بك ، مع مراعاة جميع المقتطفات وقواعد التنسيق.

1. لا تنس أن النموذج يجب أن يختم من قبل الإدارة. من الأفضل شراء نموذج في الإدارة الإقليمية.
2. يمكنك أيضًا استخدام خيار التطبيق عبر الإنترنت.
3. من الضروري جمع كل المستندات والشهادات الممكنة ، وكذلك التواقيع ، إذا كانت المشكلة لا تؤثر على مواطن معين فقط.
4. للكتابة عن طلب للمساعدة في حل مشكلة ما ، يجب أن تستخدم أسلوبًا عمليًا في السرد ، وتذكر أيضًا احترام نبرة الخطاب.
5. يجب أن تكون الرسالة ممتعة من البداية تنفيذي.
6. بعد كتابة الأصل ، تحتاج إلى عمل نسخ من جميع المستندات والشهادات والتوقيعات ، بالإضافة إلى الرسالة نفسها ، وإرسال نسخ من المستندات إلى الإدارة ، بعد أن تعلمت عنوانها القانوني مسبقًا. في هذه الحالة ، أرسل الرسالة في الأصل. أفضل طريقة للقيام بذلك هي عن طريق البريد. ثم ستستغرق مراجعة الوثيقة وقتًا أقل بكثير.
7. بعد التقديم ، يرجى الانتظار بصبر للرد.

توجد على مساحات الشبكة نماذج من الالتماسات لقضايا الحياة المختلفة ، ولكن جميعها متشابهة ، عند تجميعها هذا المستندالمواطنون في ورطة. أدناه سنتحدث عنه موضوعات هامةبخصوص هذه الوثيقة.

بعيدا عن معلومات مهمة، في هذه المقالة سوف تتعلم كيف تكتب عريضة مناسبة للمحكمةوالتعرف على تعليمات خطوه بخطوهللتحقق من ملاءمة نماذج التطبيقات الموجودة على الإنترنت.

التطبيق والغرض

من وجهة نظر قانونية ، فإن مفهوم "الالتماس" يعني الطلب الموجه إلى السلطات سلطة الدولةأو غيرها من الهياكل المخولة لمراجعتها وحلها.

ليس فقط المحامين ، بحكم النشاط المهنييجب عليك إرسال المستند إلى هيئات مختلفة: إلى المحكمة ، إلى هيئات التحقيق الأولية ، إلخ. في بعض الحالات ، لا يمكن للمواطنين الاستغناء عن المهارات اللازمة لتقديم عريضة ، والتي قد تكون مطلوبة في أي وقت.

على سبيل المثال ، يجب استكمال عريضة برسالة إلى وزارة التعليم حتى يتم تخصيص مكان لطفلك في مؤسسة ما قبل المدرسة - روضة أطفال. من أجل تشجيع الموظف المتميز ، ستحتاج أيضًا إلى القدرة على كتابة عريضة بشكل صحيح إلى المحكمة. أو ، على العكس من ذلك ، عندما تم فرض عقوبة على الموظف المخالف ، والتي استردها بمرور الوقت والآن يجب إزالتها - في هذه الحالة ، يتم أيضًا كتابة عريضة.

إذا تم توجيه الالتماس إلى المحكمة ، فلن يكون لشكل المستند علاقة بالنوع دعوى. أي أنه لا يهم ما إذا كان يتم النظر في قضية جنائية أم أنها نزاع مدني - يجب إعداد الالتماس وفقًا لمعايير الفرع القانوني ذي الصلة.

يمكن أن تكون خيارات تجميع المستند مختلفة تمامًا - من الصعب حساب عددها. يمكن أن يكون:

• طلب شاهد.
• طلب تقسيط سداد واجب الدولة.
• التماس لتغيير الشرط أو توضيحه.
• - تأجيل الجلسة.
• طلب مترجم.

هناك العديد من الخيارات ، ولكن كيف تكتب التماسًا صحيحًا للمحكمة نيابة عنك حالة محددةيجب أن تؤخذ العينة التي تم إعدادها بشكل كفء قانونيًا كأساس. إذا كنت تواجه سؤالًا حادًا حول كيفية كتابة التماس إلى المحكمة ، فمن الأفضل استخدام المساعدة من الموارد الموثوقة على الشبكة ذات الصلة ، حيث يمكنك تنزيل العينة الأكثر ملاءمة لقضية معينة.

هناك عدد من العناصر التي ستبقى كما هي بغض النظر عن موضوع الالتماس:

• المتطلبات.
• اسم السلطة القضائية.
• تفاصيل مقدم الطلب.
• وصف موضوع الطلب. أسباب الموافقة على الطلب.
• إثبات التطبيق وفقًا للمعايير القانونية. وتشمل هذه أنظمة، روابط للقوانين ذات الصلة ، مصادر قانونية أخرى.
• تاريخ تقديم الطلب.

مثال على كيفية كتابة عريضة لمكافأة أو تشجيع الموظف

أثناء سير العمل ، قد تنشأ مواقف مختلفة عندما يكون من الضروري تشجيع أو مكافأة أو إزالة عقوبة تم فرضها مسبقًا على أحد الموظفين. يمكنك البدء في هذه الإجراءات الممتعة من خلال تقديم التماس مناسب إلى السلطات العليا. كل مؤسسة لديها ممارساتها التجارية الخاصة - سوف تعتمد على من يجب أن يضع وثيقة الطلب بالضبط.

في معظم الحالات، وظيفة معينةيقع على عاتق قسم شؤون الموظفين ، ولكن يحدث أن يتم نقل المهمة إلى أكتاف الموظفين أنفسهم ، الذين ينتظرون المكافآت أو أنواع أخرى من الحوافز.

في هذه الحالة ، لن يضمن أحد أن مدير الموارد البشرية سيقدم نموذج طلب مكتوبًا جيدًا ومناسبًا لموقفك.

لهذا السبب ، يوصى بالعثور على نموذج للتطبيق ودراسته مسبقًا ، مما سيسمح لك بتجنب التأخير والتصحيحات اللانهائية للمستند في المستقبل. للقيام بذلك ، ما عليك سوى طرح الاستعلام المناسب في محركات البحث.

إذا كان الالتماس يتعلق بترقية موظف ، فيجب توجيهه إلى أول رئيس للشركة. يمكنك استخدام نموذج عرض تقديمي مجاني عند تجميع الورق ، ولكن هناك عددًا من النقاط التي يجب مراعاتها:

• عامل عمالة.
• وصف إنجازاته.
• الخصائص الشخصية للموظف.

في حل الالتماس ، من الضروري أن نذكر بإيجاز الاستنتاجات المكتوبة أعلاه. بمعنى آخر ، فإن الجوهر الأخير للوثيقة هو المكافأة والتوصية بمنصب أعلى والمكافأة وما إلى ذلك.

ما هو خطاب الالتماس وكيفية كتابته

في جوهرها ، لا تختلف رسالة الالتماس اختلافًا كبيرًا عن الالتماس العادي ، حيث تظل التفاصيل وأسلوب الصياغة والشكل متطابقة تمامًا.

هناك اختلاف واحد فقط - في الاسم. يُعتقد أن خطاب العريضة حصل على اسمه لأنه في معظم الحالات يتم إرساله إلى المرسل إليه من خلال الخدمات البريدية. على الرغم من أنه يمكن تسليم هذه الطريقة والعريضة المعتادة.

هذا المصطلح تحديدًا - "خطاب عريضة" ، ومع ذلك ، في معظم الحالات ، يتم استدعاء الطلبات التي تتعلق بالقضايا اليومية ، بما في ذلك:

• تشجيع الموظف في حالة رغبة المواطن في ذلك. على سبيل المثال ، يمكن كتابة مثل هذا الالتماس من قبل المريض مؤسسة طبيةفيما يتعلق بالموظف الذي عند تقديمه رعاية طبيةأظهر مستوى عال من الاحتراف.
• تسجيل طفل في المدرسة أو روضةيقع خارج مكان الإقامة.
• تسليم مجرم مالمؤسسة ائتمانية. يستخدم عدد من البنوك في الممارسة العملية الخيار التالي: تطلب من المقترض إحضار طلب مناسب من صاحب العمل.

في هذه القضيةلا تحتاج حقًا إلى عينة من الالتماس - يُسمح بذكر الحجج بشكل حر. لكن لا تنس أسلوب العمل الرسمي وأنه من الأفضل عدم استخدام المنعطفات العامية والأدبية - فهذه عريضة.

يجب أيضًا عدم تجاهل معايير حفظ السجلات:

• على اليمين الزاوية العلويةيجب أن تشير الورقة إلى المرسل إليه من الرسالة.
• يجب أن تبدأ الالتماس بالاستئناف التالي ، الذي تقبله الجمارك التجارية: "عزيزي بيوتر فينيديكتوفيتش ، أسألك ..".
• توافر بيانات الاتصال الكاملة والبيانات الشخصية لمؤلف خطاب العريضة.
• قائمة قصيرة وموجزة من الحجج.
• إذا لزم الأمر ، يرجى تقديم ارتباط إلى أنظمة، والتي تدعم حجج خطاب الالتماس.

هناك حالات يجب أن يكون فيها خطاب العريضة بصيغة معينة (على سبيل المثال ، التماس إلى وزارة التعليم). في هذه الحالة ، يوصى بطلب عينة من المرسل إليه. على المستوى التشريعي ، لا توجد قوالب مقبولة ، ولهذا السبب ، لكل مؤسسة الحق في وضع معاييرها الخاصة والمطالبة بمراعاة هذه المعايير.

وتجدر الإشارة إلى أنه إذا قام المواطن ببعض الانحرافات عن النموذج المعتمد في المؤسسة ، فلا يمكن أن تكون هذه الحقيقة أساسًا لإبطال خطاب العريضة.

ولكن لا يزال من الأفضل استخدام عينة "نصبت نفسها بنفسها" من أجل توفير الأعصاب والوقت للنزاعات التي لا يحتاجها أحد.

كيفية اختيار تنسيق التطبيق الصحيح

إذا كنت في حيرة من أمرك حول كيفية كتابة عريضة وتبحث عن عينة مناسبة ، فليس من الحقيقة أنك ستصادف على الفور عينة على الشبكة يمكنك الوثوق بها. لتحديد ذلك ، اتبع سلسلة من الخطوات التي لن تتطلب الكثير من العمل:

• فحص نموذج العريضة ومعرفة ما إذا كانت تحتوي على مراجع لمصادر معيارية (لوائح ، مراسيم ، قوانين).
• إذا كانت هناك روابط من هذا القبيل ، فأنت بحاجة إلى معرفة درجة ملاءمتها. للقيام بذلك ، تحتاج إلى إدخال اسم الفعل المعياري في محرك البحث.
• لدراسة المعيار التشريعي المحدد ، والذي تم توضيحه في العينة. قد يكون ذلك في وقت البحث قد تغير.

في أي حال ، تحتاج أولاً إلى معرفة ما إذا كان نموذج معين أو نموذج معينًا محدثًا في وقت البحث. من المهم معرفة أنه من الحكمة استخدام مصادر متعددة عند البحث عن نموذج التماس. تنطبق هذه القاعدة على أي موضوع من الالتماس والمرسل إليه.

تعتبر خطابات الطلب جزءًا لا يتجزأ ومهمًا وضروريًا من المراسلات التجارية. من ناحية ، هذه طلبات لبقة ودبلوماسية بشأن القضايا الحالية ، ومن ناحية أخرى ، فهي أداة لتحقيق أهداف معينة من المرسل إليه. الغرض من أي خطاب طلب هو تشجيع المرسل إليه على اتخاذ إجراءات معينة ضرورية لمؤلف الرسالة. كيف تكتب خطاب طلب من أجل الاقتراب قدر الإمكان من إجابة إيجابية؟

يجب أن يتضمن أي خطاب طلب سببًا منطقيًا مدروسًا وبيانًا واضحًا للطلب. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام تقنيات تزيد من فعالية الكتابة.

الخطوة 1. من تسأل؟

مخاطبة المرسل إليه شخصيًا ، فمن الأفضل - بالاسم والعائلة:

"عزيزي إيفان إيفانوفيتش!" ، "عزيزي السيد إيفانوف!"

أولاً ، أنت تعبر عن احترامك للمرسل إليه ، وثانيًا ، فإن الطلب الموجه إلى شخص معين يفرض عليه مسؤولية تنفيذه. هناك حالات يتم فيها توجيه طلب إلى فريق أو مجموعة من الأشخاص. في هذه الحالة ، من المستحسن أيضًا تخصيص الاستئناف قدر الإمكان:

"الزملاء الأعزاء!" ، "أعزائي المديرين!" ، "عزيزي صغار الموظفين! "،" أيها العمال خدمة الأفراد!»

الخطوة 2. لماذا تتصل بي؟

امدح المتلقي. مديحًا للمرسل إليه ، فأنت تجيب على سؤاله: "لماذا توجه هذا السؤال إلي؟" لاحظ إنجازاته السابقة أو صفاته الشخصية.

"أنت دائمًا على استعداد للاستماع وإيجاد أفضل طريقة لحل مشكلة كل من توجه إليك تقريبًا. ويجب أن أعطي الفضل لك ، لقد ساعدت كثيرًا ".

"أنت الخبير الرائد في المجال ...".

"لقد ساعدت الكثيرين أصعب الأسئلةفي مجال ال…".

ستسمح هذه التقنية للمرسل إليه بإلقاء نظرة فاحصة على الطلب ومحاولة إيجاد فرصة لإرضائه. يمارس الجنس معها.

المجاملة مناسبة عندما نحن نتكلمحول الطلبات غير القياسية ، عندما تحتاج إلى كسب المرسل إليه ، عندما تحتاج إلى الانتباه إلى مزايا وصفات معينة ضرورية ومهمة لتلبية طلبك.

من المهم جدًا عدم تجاوز الخط الفاصل بين الإطراء المجاملة والوقاحة. كن صادق.

الخطوة 3. تبرير الطلب

يجب أن يكون أي طلب مبررًا لسبب تقديمك لهذا الطلب بالذات. أدخل المرسل إليه في سياق مشكلتك.

في هذه المرحلة ، تحتاج إلى تحديد أهم ثلاث حجج للمرسل إليه. من الأفضل بناء الحجج وفقًا للمخطط: قوي - متوسط ​​- أقوى.

تأتي الطلبات بمستويات مختلفة من التعقيد ، لذلك لا يهتم المرسل إليه دائمًا بتلبية طلبات شخص ما. يحتاج إلى الاقتناع بأن تلبية الطلب يحمل فائدة محتملة:

مصلحة المرسل إليه

اعرض عليه تنفيذ بعض الفرص الجذابة المتعلقة بتلبية طلبك:

"في جميع الأوقات ، سعى رجال الأعمال والمغامرين ليس فقط لتحقيق النجاح المادي ، ولكن أيضًا لترك بصماتهم على تاريخ الوطن الأم ، ليُذكر الاعمال الصالحةكسب الاحترام ".

« إن النشاط الناجح لأي مجتمع مهني هو أولاً وقبل كل شيء التفاهم والدعم من النقابات الصديقة والمشاركة في الأحداث والمشاريع المشتركة».

« بالطبع هدفك الكبير هو مدينة نظيفة ومريحة للناس».

أو تحدث عن مشكلة وثيقة الصلة بالمرسل إليه:

"أنت ، بصفتك سيدًا حكيمًا للمدينة ، ربما تكون قلقًا بشأن مسارات الأطفال غير المنتظمة أعمار مختلفةفي الأماكن غير المناسبة لذلك مما يؤدي إلى تكرار الحوادث وزيادة جنوح الأحداث.

"كانت هناك زيادة في المكالمات الموجهة إلى إدارتك بشأن القضايا غير الأساسية ، والتي تستغرق الكثير من وقت العمل الذي لا يقدر بثمن."

أظهر كيف يمكن أن يساعد طلبك في إدراك الفرصة:

« واليوم ، عندما تعتمد بلادنا على الشباب ، من الصعب العثور على قضية أكثر أهمية ومقدسة من مساعدة الشباب والشابات من أسر مختلة. هناك أشخاص في مدينتنا يقدمون بالفعل مثل هذه المساعدة - تحت رعاية مكتب رئيس البلدية ، يعمل مركزنا الخيري "التراث" على تبرعات من سكان المدينة ، والذي يعلم المراهقين الأشقياء الحرف الشعبية ».

أو حل المشكلة:

"ستساعد معدات الأماكن المتخصصة لتسلية الأطفال من مختلف الأعمار في تقليل مستوى جنوح الأحداث وتقليل حوادث الطرق التي يتعرض لها الأطفال."

صِف أهمية الطلب

عندما لا يكون هناك ما تقدمه إلى المرسل إليه أو إذا كان غير مناسب في سياق هذا الطلب ، فمن الأفضل تحديث المرسل إليه. هنا تحتاج إلى وصف الموقف بالكامل حسب الضرورة لفهم ملاءمة الطلب وأهمية تنفيذه. يجب وصف أهمية الطلب بطريقة "تأخذ الروح". إذا كان الطلب لا ينتمي إلى فئة "روحي" ، فأنت بحاجة إلى إظهار علاقات السبب والنتيجة إلى المرسل إليه ، مما يضمن أن المرسل إليه يفي بالطلب.

"اعتبارًا من (التاريخ) ، وفقًا لاتفاقية الإيجار رقم X ، فإن إيجار 1 م 2 هو 20 c.u. في يوم. على مدى الأشهر الثلاثة الماضية ، كان هناك انخفاض في النشاط التجاري بسبب عدم الاستقرار الاقتصادي والاضطرابات الاجتماعية. متوسط ​​ربح التداول 10 دولارات. في اليوم ، وهو ما لا يكفي حتى لدفع الإيجار. إذا لم يتم اتخاذ أي إجراء ، فسيضطر رواد الأعمال من القطاع الخاص إلى إغلاق منافذهم ، مما قد يؤثر سلبًا على دخلك ".

وبالتالي ، يجب أن توضح للمرسل إليه أن تنفيذ الطلب يحمل احتمالية الحصول على مزايا ملموسة أو غير ملموسة.

الخطوة 4 بيان الطلب

عندما يتم تجهيز المرسل إليه ، يمكنك ذكر الطلب الفعلي. يجب أن يكون نص الطلب موجزًا ​​بدرجة كافية وواضحًا للغاية. لا ينبغي بأي حال من الأحوال أن تحتوي على غموض أو تبسيط. على سبيل المثال ، إذا كنا نتحدث عن تخفيض الإيجار ، فمن المهم الإشارة إلى أي مستوى:

"نطلب منك خفض مستوى الإيجار حتى يستقر الوضع إلى 5 دولارات أمريكية. لكل متر مربع في اليوم.

إذا كنا نتحدث عن تقديم الخدمات ، فحدد الطلب قدر الإمكان ، مع الإشارة إلى التواريخ المطلوبة ، وموضوع السعر ، وما إلى ذلك:

« لتجهيز ورشة الفخار ، تحتاج إلى فرن لإشعال السيراميك - نطلب منك مساعدتنا في الحصول عليه. تكلفة الفرن مع التركيب 998 ألف روبل».

في هذا المثال ، ليس من الواضح تمامًا نوع المساعدة المطلوبة من المرسل إليه. من الأفضل أن تكون أكثر تحديدًا: "نطلب منكم المساعدة في شراء فرن لحرق السيراميك بتحويل 333 ألف دولار إلى حساب التسوية للشركة لإنتاج وتركيب الأفران".

أيا كان ما تطلبه ، يجب أن يعرف المستلم بالضبط متى وماذا وكم وبأي سعر تريد أن تحصل عليه. الطلب المعمم أكثر عرضة لخطر الرفض بسبب ليس لدى المرسل إليه دائمًا الوقت والرغبة في التعامل مع التفاصيل. بالإضافة إلى ذلك ، فإنك تخاطر بعدم الحصول على ما تريد عن طريق تحويل المبادرة إلى المرسل إليه.

على سبيل المثال ، كتب رواد أعمال من القطاع الخاص رسالة يطلبون فيها تخفيض الإيجار ، لكنهم لم يشرحوا إلى المستوى الذي يريدون خفض الإيجار:

"نطلب منك خفض مستوى الإيجار حتى يستقر الوضع."

ونتيجة لذلك ، حصلوا على تخفيض في الإيجار ، لكنه ضئيل (بنسبة 1٪ من الإيجار الحالي). وهكذا ، تمت الموافقة على طلبهم ، ولكن لم يتغير شيء يذكر في موقف المبادرين بالرسالة.

في بعض الحالات ، يمكن جعل نص الطلب غامقًا بحيث يبرز في النص ، لكن لا تسيء استخدام هذه التقنية.

الخطوة 5. لخص طلبك.

كرر طلبك وأكد على الفائدة التي سيحصل عليها المرسل إليه في حالة تلبية الطلب. يجب تعديل الطلب بشكل طفيف. من الأفضل بناء جملة وفقًا للمخطط: "إذا استوفيت الطلب ، فستكون سعيدًا".

"إذا ذهبت معنا وخفضت الإيجار لفترة من الوقت حتى يستقر الوضع في المنطقة ، فلن تكون قادرًا فقط على توفير أكثر من 150 وظيفة ، ولكن أيضًا لن تتكبد خسائر عالمية بسبب النقص الكامل في الإيجار. "

ولكن قد تكون هناك خيارات أخرى:

"يمكنك أن تتأكد من أن كل روبل من تبرعاتك الخيرية ستذهب إلى قضية جيدة وتساعد أولئك الذين وقعوا في وضع صعبأن يكبر الأطفال ليصبحوا مواطنين صالحين ".

"كن على يقين من أن ابتسامة كل طفل ستمنحك الرضا الأخلاقي عن عملك الشاق ، وجهودك وجهودك هي استثمار في مواطنين جديرين وسعداء في المستقبل القريب".

الشيء الرئيسي هو تكرار معنى الطلب وفوائد تنفيذه. لا يجب أن تكون الفائدة مادية. تذكر أن المرسل إليه شخص وأن المشاعر ليست غريبة عليه.

مثال:

ولا تنس تصميم الحرف - هذا هو "وجه" المنظمة. إذا كان منشئ خطاب الطلب منظمة ، فسيتم وضع هذا الخطاب على ورق ذي رأسية موقعة من الرئيس أو الشخص المخول. إذا كان الشخص عاديًا ، فيكفي الامتثال للمعايير الأساسية في ترتيب عناصر الرسالة. هذه التفاصيل مهمة جدا من الناحية القانونية والنفسية بالنسبة للمرسل إليه وتشكيل الصورة الصحيحة للمرسل.

	-
	-	أرسل المئات من عروض المبيعات والطلبات ورسائل البريد الإلكتروني التجارية الأخرى كل يوم ، ولكن لا تصل رسالتك نتيجة مرغوبة؟ لا أعرف كيف أذكر المرسل إليه بأدب وبشكل خفي بالتزاماته؟ ثم سيساعدك التدريب عبر الإنترنت بالتأكيد. "مهارات خطاب عمل» ! يمكنك القيام بذلك في أي وقت مناسب.	-	-
	-

في سير عمل الأعمال ، يتم استخدام تنسيق خطاب الطلب كثيرًا عندما يصبح من الضروري الحصول على موافقة الطرف الثاني أو خدمة معينة منه. العينات النهائيةوأمثلة لمواقف مختلفة وكذلك قواعد كتابة مثل هذه الرسائل ستجدها في هذا المقال.

تطورت تقاليد وقواعد كتابة خطاب طلب حصريًا في إدارة المستندات العملية - أي على المستوى التشريعي ، لم تتم الموافقة على أي نماذج أو تعليمات. ومع ذلك، في نظرة عامةيجب اتباع الهيكل التالي:

1. كالعادة ، يتم ملء "العنوان" أولاً ، مما يشير إلى الاسم الكامل للمؤسسة المرسلة مع تفاصيل الاتصال المقابلة ، بالإضافة إلى اسم موظف معين (عادةً مدير الشركة) واسم المستلم منظمة.
2. ويتبع ذلك النص نفسه ، والذي يتكون من وصف للموقف والأساس المنطقي للطلب. يجب أن يكون النص قصيرًا قدر الإمكان - عادةً ما تكون فقرتان أو فقرتان كافيتين. من المهم أن تحدد طلبك بشكل محدد وواضح حتى يفهم المحاور جوهر استئنافك جيدًا.
3. ويلي ذلك توقيع ونسخة من التوقيع وتاريخ التجميع.

وبالتالي ، تم إعداده وفقًا للإصدار القياسي لمثل هذه المستندات - النموذج معطى أدناه.

يمكن استخدام العينة النهائية كمثال على ذلك.

ملاحظة. يتخذ المرسل قرارًا بالإشارة إلى اسم المستند أو عدم الإشارة إليه (أي كتابة "خطاب الطلب" في المنتصف). كقاعدة عامة ، يعد هذا ضروريًا في الحالات التي يكون من المناسب فيها التأكيد على طبيعة المستند والغرض الذي تحاول شركة ما تحقيقه من شركة أخرى.

نظرًا لأننا في هذه الحالة نتحدث عن حقيقة أن شركة واحدة تعتمد على بعض الخدمات أو حتى على امتياز من جانب شريكها ، فبالطبع يجب أن تؤخذ كتابة خطاب وتنسيقه وحتى إرساله على محمل الجد. يمكن أن تترك أي تفاصيل انطباعًا ، لذلك من الأفضل مراعاة الفروق الدقيقة التي لا تهم للوهلة الأولى:

1. بادئ ذي بدء ، من الأفضل إرسالها باستخدام البريد الفعلي - البريد الروسي العادي أو حتى أفضل. منظمة خاصة، والتي توصل البريد من الباب إلى الباب وبسرعة أكبر. رسالة في في شكل إلكترونيأو أكثر من ذلك ، غالبًا ما يُنظر إلى الرسائل المرسلة عبر الفاكس على أنها بريد عشوائي بشكل غير شخصي.
2. بجانب بطريقة جسديةتنفيذ المستند (أي كالعادة المراسلات) يتيح لك تكوين انطباع إيجابي باستخدام ورق أغلى ثم مظروف وختم ووسائل أخرى للتسجيل.
3. لكتابة النص ، يتم دائمًا اختيار ورقة ذات رأسية - وهذا يسمح لك بإعطاء الطلب شكليًا أكثر.
4. في النص ، من الأفضل تجنب البيروقراطية الواضحة - أي تعيين الكلمات والعبارات التي يشيع استخدامها في بيئة الأعمال. إنها "تجفف" القصة حرفياً وتترك انطباعًا سلبيًا بشكل عام. من السهل استبدالها النسخ الأصلية- على سبيل المثال ، "الرجاء التفكير" إلى "أتمنى تفهمك ومساعدتك في حل هذه المشكلة."
5. أخيرًا ، يجدر الالتزام بتقاليد المراسلات التجارية بشكل عام ، أي النص مكتوب في الغالب باللغة أسلوب العمل الرسمي. استطرادات غنائية، التركيبات النحوية المعقدة للغاية ، يجب ألا تكون العبارات المزدوجة (في المعنى). يجب توخي الحذر لتسهيل فهم المحاور للرسالة - سواء من حيث الفهم أو من الناحية النفسية.

النصيحة. إذا كان من الممكن كتابة النص باليد ، فمن الأفضل استخدام هذه الطريقة. يسمح لك الحرف المكتوب بخط اليد بتمييزه عن خلفية جميع الرسائل الأخرى. ومع ذلك ، فمن الأفضل تكليف الكتابة إلى متخصص يعرف تقنيات الخط.

أصناف

يعتمد على حالة محددةهناك أنواع مختلفة من الحروف. معظم الطلبات لـ امور مالية- على سبيل المثال ، تقديم خصم أو تقليل الدفع مقابل خدمة أو التأجيل. يتم تخصيص جزء أصغر من خطابات الطلب للمساعدة في حل أي مشكلات أخرى. الحالات الأكثر شيوعا و أمثلة جاهزةالرسائل تناقش أدناه.

حول تخصيص الأموال

طلب المال ، حتى للأغراض الخيرية ، هو طلب جاد جدًا. لذلك ، عند الرسم ، من المهم وصف الموقف على وجه التحديد قدر الإمكان ، علاوة على ذلك ، الإشارة بوضوح إلى ما هو المال المطلوب بالضبط ، ولأي سبب لا يمكن الحصول عليه من مصدر آخر.

عند التجميع ، يمكنك أخذ هذه العينة كأساس.

من منظمة "قوس قزح" غير الحكومية

عضو الجمعية التشريعية

سانت بطرسبرغ ميلوشنيكوف آي.

عزيزي ايليا نيكولايفيتش! مرحبا بكم في المخرج منظمة غير ربحيةقوس المطر". تأسست منظمتنا في عام 2012 وطوال كل هذه السنوات كانت تشارك باستمرار في تقديم خدماتنا مساعدة ماليةالأطفال الذين يعانون من أشكال حادة من سرطان الدم. الاتجاه الرئيسي لنشاطنا هو شراء المناسب الأدويةوالمعاملات المعقدة.

طوال هذه السنوات ، كان المصدر الرئيسي لتمويل أنشطتنا هو الشركة ذات المسؤولية المحدودة "...". ومع ذلك ، في أبريل من عام 2017 الحالي ، انخفض حجم التمويل بشكل حاد ، وفي هذه اللحظةلا يمكننا القيام بأعمال خيرية في نفس المجلد.

وفقًا لبياناتنا ، يجب أن تكون الميزانية السنوية للصندوق ، مع مراعاة التبرعات الخاصة ، 10 ملايين روبل. وبالتالي ، بسبب إنهاء التمويل ، من الضروري تغطية الفرق بمبلغ 8 ملايين روبل. سنويا. نتطلع إلى تعاونكم ، حيث لا يمكن العثور على رعاة في الوقت الحالي.

مع خالص التقدير ، سفيتوزاروف ف.

حول تسليم البضائع

من المهم هنا إظهار اهتمامك ورغبتك في التعاون. لذلك ، عليك أن تجد كلمات صحيحةبحيث يكون المحاور مشبعًا بالثقة ويتخذ القرار المناسب. كأساس ، يمكنك أخذ مثل هذه العينة.

المدير العام لشركة ذات مسؤولية محدودة "..."

نيكراسوف إن.

من مدير الشركة ذ م م "..."

إليزاروفا ف.

تحياتي نيكولاي كونستانتينوفيتش! في المعرض الإقليمي الزراعة، الذي عقد في مايو من هذا العام ، أصبحت شركتنا مهتمة بنماذج الآلات والمعدات التي قدمتها لكم.

نود أن نبدأ التعاون معك لتسليم مجموعة تجريبية من البضائع ( القائمة الكاملةمرفق كوثيقة منفصلة بهذه الرسالة). نحن نضمن السداد في الوقت المناسب للسلع والخدمات. نتطلع إلى تعاون طويل الأمد ومتبادل المنفعة.

تفاصيل الاتصال لدينا:

مع خالص التقدير ، إليزاروف ف.

حول الخصم

هذا هو نوع شائع إلى حد ما في الوقت الحاضر ، لأن ظروف اقتصاديةتدهورت في كثير من النواحي. كما تظهر التجربة ، فإن إقناع الطرف المقابل بتقديم خصم جيد بشكل خاص في مثل هذه الحالات:

• إذا كانت الشركات تتعاون لفترة طويلة ، على سبيل المثال ، أكثر من عام ؛
• إذا تم شراؤها على الفور عدد كبير منبضائع.

إلى الرئيس التنفيذي

أفانتيدج ذ م م Filippov G.V.

من مدير شركة Veres LLC

الكسندروفا ك.

مرحباً ، جينادي فيكتوروفيتش. يسعدنا أن نلاحظ حقيقة أن شركاتنا تتعاون منذ أكثر من عامين. نشكرك على استمرارك جودة عاليةلخدماتك ، وكذلك للمساعدة في حل عدد من المشكلات الحالية.

نعتقد أنه ليس سرا لك ذلك العام الماضيتدهور الوضع الاقتصادي في سوقنا بشكل كبير. لسوء الحظ ، نشهد في الوقت الحالي نقصًا معينًا في الدخل ، والذي يرتبط بانخفاض الأرباح ربع السنوية.

فيما يتعلق بهذه الظروف ، نأمل في تفهمك وموافقتك على تقديم خصم 10٪ على الخدمات التي سيتم تقديمها في السنة التقويمية 2018 القادمة. بالطبع ، مثل هذا الإجراء مؤقت ، ونحن ملتزمون بالتعاون الكامل بشأن شروط المنفعة المتبادلةإذا استقر الوضع الاقتصادي.

مع خالص التقدير ، الكسندروف ك.

حول تخفيض الإيجار

في هذه الحالة ، سيكون الأساس المنطقي لطلبك في الرسالة هو نفسه تقريبًا كما تمت مناقشته في المثال السابق.

إلى الرئيس التنفيذي

أفانتيدج ذ م م Filippov G.V.

من مدير شركة Veres LLC

الكسندروفا ك.

مرحباً ، جينادي فيكتوروفيتش. في السنة المالية المنتهية في 2016 ، تكبدت شركتنا خسائر فاقت التوقعات بنسبة 10٪. نحن مجبرون على التصريح بأن شركتنا قد تأثرت أزمة مالية. وهذا يترجم إلى انخفاض في تدفق العملاء بنسبة 15-20٪ من المالكين.

في هذا الصدد ، نأمل الحصول على موافقتك على تقديم خصم 10٪ على الإيجار. أود أن ألفت انتباهكم إلى حقيقة أننا مستأجرون كبار إلى حد ما ، وفي نفس الوقت ، خلال كامل فترة تعاوننا لمدة خمس سنوات ، لم نسمح بتأخير واحد في السداد ، وقمنا أيضًا باستيفاء جميع الشروط الأخرى العقد. ننطلق من حقيقة أن هذا الإجراء مؤقت ، لذلك نحن على استعداد لمواصلة دفع الرسوم بالكامل بمجرد استقرار الوضع في السوق.

مع خالص التقدير ، الكسندروف ك.

حول الدفع المؤجل

في هذه الحالة ، من المهم أن تقر بأنك لم تقم بالدفع في الوقت المحدد وأن تشرح بالتفصيل السبب. بالطبع ، تحتاج إلى تحديد شروط سداد المبلغ بالكامل بدقة.

مدير شركة ذات مسؤولية محدودة "جروزودار"

فاكولوف ن.

من مدير شركة Parabolia LLC

أكساكوفا ت.

مرحبا عزيزي نيكولاي يوريفيتش. في سبتمبر 2017 ، لم نسدد دفعة أخرى مقابل خدماتك بمبلغ 100000 روبل. لقد أبلغناك رسميًا باستحالة إجراء دفعة شهرًا مقدمًا. في الوقت الحالي ، نشرح أن الشركة قد وجدت أموالًا للدفع. نطلب منك تقديم خطة تقسيط لمدة شهرين: أكتوبر ونوفمبر (50000 روبل لكل منهما).

نحن لا نخجل من التزاماتنا المالية وديوننا ونلفت انتباهك إلى حقيقة أننا لم ننتهك العقد مطلقًا طوال 3 سنوات من تعاوننا. نأمل في تفهمك ونتطلع إلى مزيد من التعاون متبادل المنفعة.

مع خالص التقدير ، أكساكوف ت.

الرجاء الدفع لشركة أخرى

قد تنشأ مثل هذه الطلبات في الحالات التي تتعهد فيها شركة ما بالوفاء بالالتزامات المالية لشركة أخرى في ظل ظروف معينة. كمثال ، يمكنك استخدام هذا النموذج.

IP Blagodarov A.K.

من IP Inina A.A.

مرحبا عزيزي أناتولي كونستانتينوفيتش. كما تعلم ، لديكم دين لي بمبلغ 100000 روبل. خلال السنة المالية الماضية ، كان لدي أيضًا دين لثلاث شركات بمبلغ 50000 روبل. أقترح عليك سداد ديوني بالكامل. من جهتي ، أضمن توفير أقساط لكامل رصيد دينك لمدة 6 أشهر.