Stół kadrowy jest przygotowany w ujednoliconej formie. Planowanie personelu organizacji

Rekrutacja: forma i treść

Szczególnym aktem lokalnym jest stół kadrowy. To bardzo ważny i obowiązkowy dokument.

Uwaga, nie myl!

Pracodawcy czasami sporządzają dokumenty „podobne” do tabeli kadrowej: „Struktura i obsada” lub „Stanowiska i obsada”. Dokumenty te nie są tożsame z tabelą kadrową, a ich obecność nie wyłącza obowiązku prowadzenia przez pracodawcę tabeli kadrowej. Dokument „Struktura i personel” zawiera listę jednostek strukturalnych według stopnia ważności dla przedsiębiorstwa (pierwsza administracja, następnie księgowość, po jednostkach produkcyjnych itp.). W ramach działów strukturalnych wykaz stanowisk podany jest w porządku hierarchicznym, ze wskazaniem w odpowiedniej kolumnie liczby jednostek kadrowych dla każdego stanowiska.

Dokument „Zastępowanie stanowisk i personelu” - To jest robocza wersja tabeli kadrowej. Jest on opracowywany na podstawie tabeli kadrowej, a nazwiska i inicjały (lub nazwiska, imiona i patronimiki) pracowników są w nim umieszczane naprzeciwko każdego stanowiska przewidzianego w tabeli kadrowej.

Forma i zawartość tabeli kadrowej

Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej uchwałą z dnia 01.05.2004 N 1 zatwierdził ujednoliconą formę zatrudnienia - formularz nr T-3.

Zgodnie z częścią 4 art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. N 402-FZ „O rachunkowości” (zwanej dalej ustawą o rachunkowości), która weszła w życie 1 stycznia 2013 r.: „Formularze pierwotnych dokumentów księgowych zatwierdza kierownika podmiotu gospodarczego na wniosek urzędnika odpowiedzialnego za księgowość. Formy podstawowych dokumentów księgowych dla organizacji sektora publicznego są ustalane zgodnie z ustawodawstwem budżetowym Federacji Rosyjskiej.

Kierując się tym przepisem, teraz pracodawcy samodzielnie zatwierdzają formę tabeli kadrowej.

Jednak dzisiaj z reguły przyjmują dla siebie taką samą formę, jaka została zatwierdzona przez Państwowy Komitet Statystyczny, a czasem uzupełniają go o potrzebne im kolumny i kolumny.

Rzućmy okiem na „oryginalne źródło”.

Jest to forma, którą pracodawcy zwykle biorą za podstawę przy opracowywaniu swojej wersji.

Instrukcje dotyczące wypełniania podstawowej dokumentacji personelu (do dekretu Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 01.05.2004 N 1) zawierają zalecenia dotyczące projektu tabeli personelu, które mają zastosowanie w przypadkach, gdy pracodawcy poprawiają forma tabeli kadrowej:

„Wypełniając kolumnę 4, liczbę jednostek kadrowych dla odpowiednich stanowisk (zawodów), dla których przewidziana jest treść niekompletnej jednostki kadrowej, biorąc pod uwagę specyfikę pracy w niepełnym wymiarze godzin zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacja Rosyjska jest wskazana w odpowiednich akcjach, na przykład 0,25; 0,5; 2,75 itd.

W kolumnie 5 „Stawka taryfowa (wynagrodzenie) itp.” wynagrodzenie miesięczne określane jest w rublach według stawki taryfowej (wynagrodzenia), skali taryfowej, procentu przychodów, udziału lub procentu zysku, wskaźnika aktywności zawodowej (KTU), współczynnika podziału itp., w zależności od systemu wynagrodzeń przyjętego w organizacja zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, układami zbiorowymi, umowami o pracę, umowami i lokalnymi przepisami organizacji.

Kolumny 6-8 „Dodatki dodatkowe” pokazują płatności motywacyjne i wyrównawcze (premie, dodatki, płatności dodatkowe, płatności motywacyjne) ustanowione przez obowiązujące ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej (na przykład dodatki północne, dodatki za stopień naukowy itp.), a także te wprowadzone według uznania organizacji (na przykład związane z reżimem lub warunkami pracy).

Jeżeli organizacja nie może wypełnić kolumn 5–9 w rublach z powodu stosowania innych systemów wynagrodzeń (beztaryfowych, mieszanych itp.) Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, kolumny te są wypełniane w odpowiednich jednostkach miary (na przykład w procentach, współczynnikach itp.).

Zatwierdzony rozkazem (instrukcją) podpisanym przez kierownika organizacji lub osobę przez niego upoważnioną».

Pracodawca, opracowując i zatwierdzając jego formę obsady, może uzupełnić formularz o nowe rubryki i rubryki, których potrzebuje (np. aby zawrzeć informacje o premiach, systemie akordowym).

Podczas wypełniania formularza kadrowego ważne jest, aby sprawdzić, czy informacje (wynagrodzenia, liczba etatów, tytuły stanowisk) odpowiadają rzeczywistemu stanowi rzeczy i innym dokumentom i nie są sprzeczne z prawem.

Podziały strukturalne w tabeli kadrowej

Nazwy jednostek strukturalnych pisane są w całości, bez skrótów.

W jakiej kolejności wymienione są działy? Prawo nie odpowiada na to pytanie, pozostawiając to w gestii pracodawców. W praktyce stosuje się różne podejścia:

W kolejności ważności (najpierw administracja, następnie księgowość, potem jednostki produkcyjne itp.),

W celu zmniejszenia liczby jednostek strukturalnych,

W porządku alfabetycznym.

Niektóre firmy przyjmują instrukcje dotyczące zarządzania aktami kadrowymi, w których oprócz innych niuansów wypełniania dokumentacji kadrowej określa się również kolejność wskazywania jednostek strukturalnych w tabeli kadrowej.

Jeśli pracodawca ma niewielką liczbę pracowników i po prostu nie ma podziałów strukturalnych, to kolumnę 1 można pominąć. Również w praktyce w takich przypadkach można umieścić myślniki.

Niektórzy pracodawcy nie umieszczają na liście pracowników takich jednostek strukturalnych jak: oddziały i przedstawicielstwa, błędnie uważając, że powinni mieć własne, oddzielne stoły kadrowe. To nie jest prawda.

Listę pracowników musi prowadzić pracodawca.

Uważamy, że oddziały i przedstawicielstwa nie powinny zatwierdzać swoich tabel kadrowych, ponieważ nie są niezależnymi podmiotami prawnymi, niezależnymi pracodawcami (art. 20 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Tabela kadrowa organizacji powinna odzwierciedlać całą strukturę organizacji, wszystkie jej działy, w tym oddziały i przedstawicielstwa.

Dla wygody pracy dla oddziałów i przedstawicielstw sporządzane są kopie listy pracowników lub wyciągi z niej.

W kolumna "kod" wskazać kody działów strukturalnych nadawanych przez pracodawcę. Kody pozwalają w łatwy sposób określić miejsce każdego działu lub grupy w ogólnej strukturze organizacji.

Nazwy stanowisk, zawodów, specjalności na liście pracowników

Nazwa każdego stanowiska (specjalność, zawód) jest podana w całości, bez skrótów.

Zgodnie z częścią 2 art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, jeżeli zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej i innymi ustawami federalnymi zapewnianie odszkodowań i świadczeń lub występowanie ograniczeń wiąże się z wykonywaniem pracy na określonych stanowiskach, zawodach, specjalności, wówczas nazwy tych stanowisk, zawodów lub specjalności oraz wymagania kwalifikacyjne dla nich muszą odpowiadać nazwom i wymaganiom określonym w książeczkach kwalifikacji zatwierdzonych w sposób ustalony przez Rząd Federacji Rosyjskiej lub odpowiednim przepisom zawodowym standardy.

Stanowiska (specjalizacje, zawody) są zwykle wskazywane stażem pracy, czyli w porządku hierarchicznym: menedżer, zastępcy, specjaliści, wykonawcy techniczni itp.

Jeżeli istnieją stanowiska (specjalizacje, zawody), które nie należą do żadnej jednostki strukturalnej, to można je zarejestrować jako „inny personel”.

Wynagrodzenie pracowników w tabeli kadrowej

Nie możesz ustawić wynagrodzenia poniżej ustawowego minimum.

Zgodnie z częścią 3 art. 133 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej miesięczne wynagrodzenie pracownika, który w pełni wypracował normę czasu pracy na ten okres i spełnił normy pracy (obowiązki pracy), nie może być niższa niż płaca minimalna.

Zgodnie z częścią 11 art. 133 ust. 1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej miesięczne wynagrodzenie pracownika pracującego na terytorium odpowiedniego podmiotu Federacji Rosyjskiej i pozostającego w stosunku pracy z pracodawcą, w odniesieniu do którego obowiązuje regionalna umowa o płacy minimalnej życie nie może być niższe niż płaca minimalna w tym podmiocie Federacji Rosyjskiej, pod warunkiem, że określony pracownik w pełni wypracował normę czasu pracy na ten okres i wypełnił normy pracy (obowiązki pracy).

Na stole kadrowym niemożliwe jest ustalenie różnych wynagrodzeń na tych samych stanowiskach i „widłach” wynagrodzeń.

Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom równe wynagrodzenie za pracę o tej samej wartości, a więc w przypadku ustalenia różnych wynagrodzeń dla dwóch księgowych pracujących na tym samym stanowisku (tj. z tymi samymi obowiązkami zawodowymi), to naszym zdaniem nie będzie to zgodne z prawem.

Niektórzy pracodawcy ustawiają „widelce” płacowe w tabeli kadrowej, tj. w kolumnie, w której należy wskazać wynagrodzenie, piszą np. „od 20 000 do 30 000”.

Prawo pracy nie przewiduje możliwości ustalania „widełek” wynagrodzeń.

Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wynagrodzenie (wynagrodzenie urzędowe) - stała kwota wynagrodzenia pracownika za wykonywanie obowiązków pracowniczych (urzędowych) o określonej złożoności przez miesiąc kalendarzowy, z wyłączeniem rekompensat, zachęt i świadczeń socjalnych.

Zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej warunki wynagrodzenia pracy (w tym wysokość stawki taryfowej lub wynagrodzenia (urzędowego wynagrodzenia) pracownika, dodatkowe płatności, dodatki i motywacyjne płatności) są obowiązkowe do włączenia do umowy o pracę .

Jeśli ustawisz pensję „widełkową” na liście pracowników, a następnie również w umowie o pracę pracownika, to naszym zdaniem nie będzie to zgodne z prawem. Możesz wyjść z tej sytuacji legalnie, ustalając stałą pensję oraz odpowiednie dodatki i premie.

Książka przeznaczona jest w większości dla osób początkujących w pracy w biurze personalnym, ale przyda się również doświadczonym profesjonalistom z doświadczeniem, prowadzącym prace kadrowe w organizacjach i przedsiębiorcach. Pierwszy tom szczegółowo opisuje wykonywanie różnych dokumentów kadrowych, zatrudnianie pracowników, przenoszenie na inną pracę i inne zmiany warunków umowy o pracę (za porozumieniem stron i z inicjatywy pracodawcy), przemieszczanie się pracowników na inne miejsce pracy, zawieszenie w pracy, polecenie dodatkowej pracy dla pracownika w kolejności łączenia stanowisk (zawodów), poszerzanie obszarów usługowych, zwiększanie objętości pracy, wypełnianie obowiązków pracownika czasowo nieobecnego, dotyczy ochrony pracodawcy tajemnice handlowe i dane osobowe pracowników.

Firma jest żywym organizmem, dlatego musi dostosowywać harmonogram i harmonogram pracy. Dokument taki jak tabela personelu nie jest wyjątkiem. Konieczność jego zmiany (zmiany nazwy stanowiska, dodania lub zmniejszenia) wynika z wielu przyczyn: reorganizacja struktury, zmiany w funduszu płac, modernizacja lub spadek produkcji. Ma to własną procedurę i standardowe wzorce zamówień.

Rekrutacja - podstawa przedsiębiorstwa

To właśnie wprowadzenie zmian w tabeli kadr jest punktem wyjścia do realizacji określonych przekształceń w przedsiębiorstwie. Mówimy nie tylko o zmianach w harmonogramie pracy, ponieważ przy wszelkich zmianach w systemie bardzo ważne jest uwzględnienie produktywności i efektywności pracowników – wskaźniki te nie powinny być niższe od poprzednich za ten sam okres.

Kierownictwo firmy może uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, w szczególności sporów pracowniczych, roszczeń organów regulacyjnych, jeśli przejmie odpowiedzialność za proces rejestracji zmian w państwie.

W przypadku zmiany tabeli kadrowej wydawane jest odpowiednie zamówienie.

Na jakiej podstawie są zmiany kadrowe

Zmiany w tabeli personelu są dokonywane w następujących przypadkach:

1. Przekształcenie (modyfikacja) firmy, która wymaga wyłączenia niektórych stanowisk lub wprowadzenia nowych.
2. Downsizing, gdy istnieje potrzeba zmniejszenia liczby pracowników etatowych.
3. Rozwój biznesu polegający na rekrutacji nowych pracowników.
4. Podwyższenie lub obniżenie listy płac.
5. Procesy reorganizacyjne w przedsiębiorstwie.
6. Korekta tytułów stanowisk.

Ta lista nie ogranicza się do przedstawionych przypadków, ale są to najczęstsze w praktyce.

Standardowa forma zatrudnienia stosowana jest zarówno w przedsiębiorstwach prywatnych, jak i publicznych

Czy istnieją wyjątki i ograniczenia na mocy prawa?

Wymogi regulacyjne Kodeksu pracy dotyczą przyczyn, dla których jakość i wielkość personelu może ulec zmianie.

Co do ograniczeń, jeśli nie są one sprzeczne z podstawowymi wymaganiami dokumentów statutowych przedsiębiorstwa (rodzaj działalności, sfera produkcji towarów lub świadczenia usług, technologia wytwarzania itp.), każde przedsiębiorstwo ma prawo do dokonywania wszelkich dostosowania i zmiany w zakresie sytuacji.

Kto powinien sporządzić tabelę kadrową i wprowadzić zmiany?

Ustawodawstwo nie wskazuje wyraźnie, kto powinien odpowiadać za personel. Tak czy inaczej, każdy może uczestniczyć w rekrutacji personelu. Nawet zwykli pracownicy mają prawo do składania wniosków o konieczność zniesienia i wprowadzenia stawek, przeniesienia na inne stanowisko. Technicznie rzecz biorąc, to właśnie stół kadrowy jest tym, któremu kierownictwo powierzyło taki obowiązek. Zwykle jest to oficer personalny, ekonomista lub księgowy. W małych przedsiębiorstwach sam założyciel odpowiada za personel.

Jak wprowadzać zmiany w tabeli kadrowej

Procedura i realizacja zamówienia będą się nieznacznie różnić w zależności od przyczyny, dla której dokonywane są zmiany.

Wzrost i spadek wynagrodzenia

Podstawową podstawą do sprowadzenia podwyżek wynagrodzeń pracowników firmy do sfery prawnej jest wydanie stosownego zarządzenia, które powinno wskazywać:

1. Lista stanowisk, na które będzie dokonywana podwyżka wynagrodzenia.
2. Wysokość nowych wynagrodzeń (konkretnie dla każdego stanowiska).
3. Dokładna data wprowadzenia zmian.

Obie strony stosunku pracy podpisują umowę o pracę w sprawie podwyższenia wynagrodzenia, na podstawie której wydawane jest polecenie. Wielu menedżerów stosuje ujednoliconą formę, ale prawo pracy pozwala na sporządzenie tego dokumentu w dowolnej formie akceptowalnej dla danego przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę jego specyfikę.

Wszelkie kwestie związane z wynagrodzeniem są jednym z fundamentów stosunku pracy. Pracodawca musi przywiązywać do tego dużą wagę, zwłaszcza w zakresie spełnienia wymogów prawnych. Na tej podstawie, po udokumentowaniu podwyżki dla pracowników, należy dokonać odpowiednich korekt w umowie o pracę. Osoby, których dotyczą zmiany, muszą zapoznać się z zamówieniem, potwierdzając to swoim podpisem.

Zmiany płac są wprowadzane do tabeli kadrowej na zamówienie

W przypadku obniżki wynagrodzenia, oczywiście, relacje podmiotów stają się znacznie bardziej skomplikowane. Obniżenie wynagrodzenia bez zgody pracownika może być legalne w przypadkach spowodowanych określonymi przyczynami technologicznymi lub ekonomicznymi. Chociaż nie jest to czynnik pocieszający dla pracownika, który ma zostać zwolniony.

Nierzadko zdarza się, że menedżer zachowuje się niewłaściwie, proponując w wymuszonym tonie zawarcie dodatkowej umowy o pracę w celu obniżenia wynagrodzenia. Co więcej, czyni to, przekraczając swoje uprawnienia i wykorzystując swoją oficjalną pozycję. Jeśli pracownik się nie zgadza, kierownik pozwala sobie grozić pogorszeniem warunków pracy, a nawet zwolnieniem. Takie przypadki są jednoznacznie traktowane jako naruszenie prawa pracy i są oczywiście powodem wniesienia pozwu do sądu. Takie momenty zaostrzają spory pracownicze i doprowadzają je do poziomu, w którym nie sposób sobie z nimi poradzić w inny sposób.

Reorganizacja firmy i optymalizacja kadr: wejście, wyjście i wymiana stanowisk

W okresie reorganizacji na listę pracowników wprowadzane są nowe stanowiska, a te, które nie są interesujące dla przedsiębiorstwa, są wykluczane. Przy nowych stanowiskach sprawa jest zrozumiała, ponieważ obecnie jest wystarczająco dużo osób, które chcą je objąć. Ale w przypadku pracowników o ograniczonej liczbie pracowników lub pozbawionych personelu wszystko jest znacznie bardziej skomplikowane.

Redukcja i likwidacja oddziałów

Administracja przedsiębiorstwa jest zobowiązana do sporządzenia notatki o zbliżającej się redukcji na dwa miesiące przed wydarzeniem. Zwolnionemu pracownikowi wypłacana jest odprawa – przeciętne miesięczne wynagrodzenie w ciągu dwóch miesięcy od momentu ustania stosunku pracy.

W celu zmniejszenia liczby kolektywów pracowniczych należy podać następujące dane:

1. Lista pozycji cięcia.
2. Dokładna data cięcia.

Zwolnić można zarówno pojedyncze stanowiska, jak i całe działy.

Bardzo ważnym punktem, który pracodawcy powinni wziąć pod uwagę, są kategorie pracowników, które nie podlegają redukcji.

W przypadku zmiany nazw stanowisk kierownik musi również powiadomić pracownika na piśmie 2 miesiące przed wprowadzeniem zmian (art. 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Obecność wakatów jest najbardziej bezbolesnym wyjściem w przypadku redukcji, ponieważ pracodawca nie będzie musiał doświadczać niepotrzebnych negatywnych emocji, gdy zostanie zmuszony do pozbawienia osoby pracy. Jeżeli obniżką objęte są niezajęte stanowiska, sporządzany jest akt, na podstawie którego dokonywane są zmiany.

Wideo: porady prawne dotyczące zwolnień z pracy; kategorie osób, których nie można zredukować

Wprowadzenie nowych jednostek i działów kadrowych

Rozkaz wprowadzenia nowych stanowisk zawiera następujące informacje:

1. Stanowisko. W przypadku wprowadzenia całego działu wskazywana jest jego nazwa i lista stanowisk.
2. Dokładna data wejścia w życie zmiany.

W tym przypadku moment wydania zamówienia zbiega się z momentem regularnych innowacji. Jest to możliwe, ponieważ zmiany te nie wpływają na los pracowników przedsiębiorstwa. Przede wszystkim oficerowie personalni, którzy będą zaangażowani w opracowywanie opisów stanowisk pracy, zapoznawani są z innowacjami.

Jeżeli kontrola nad realizacją zlecenia jest przypisana konkretnym pracownikom, podpisują, że się z tym znają

Procedura zmiany nazwy stanowiska

Często pojawia się nowy tytuł zawodowy w dziedzinie stosunków pracy, w procesach produkcyjnych i administracyjnych. Na przykład możemy przypomnieć, że w niedawnej przeszłości pozycja merchandisera była bardzo powszechna w handlu. Teraz taka interpretacja raczej się nie utrzyma, została zastąpiona pojęciem „menedżera”.

Tak więc podczas zmiany nazwy pozycji zmiana następuje, jak mówią, bez zbędnych ruchów. Zarządzenie wydawane jest na tej samej zasadzie, co przy wprowadzeniu nowej komórki kadrowej, z tą różnicą, że dokument musi wskazywać poprzedni tytuł stanowiska, a potem nowy.

W sytuacji, gdy pracownik pracuje na stanowisku, zmiana nazwiska dokonywana jest za jego wiedzą i zgodą. Doświadczony lider zawsze znajdzie wspólny język z podwładnymi i będzie w stanie jasno wyjaśnić przyczynę zmian i gruntownie się spierać. Jeżeli przekształcenia są spowodowane poważnymi czynnikami technologicznymi i organizacyjnymi, pracodawca ma prawo do wprowadzania zmian nawet bez zgody pracownika (art. 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Ponadto obie strony podpisują porozumienie w sprawie zmiany tytułu stanowiska. Następnie wydawane jest odpowiednie zamówienie. Oficer personalny wprowadza informacje do karty osobistej i książki pracy pracownika.

Czasami zmiana nazwy stanowiska obejmuje całą grupę zmian kadrowych, wszystkie można wprowadzić w jednym zleceniu

Metodologia wprowadzania zmian w tabeli kadrowej

Przed dokonaniem zmian kierownik działu lub innej komórki strukturalnej sporządza memorandum skierowane do kierownika firmy ze szczegółowym uzasadnieniem i kalkulacjami ekonomicznymi.

Zasady sporządzania zamówienia

Zamówienie wydawane jest na podstawie art. 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej z reguły nazywa się „O zmianach na liście pracowniczej” lub „O częściowym ...”. Część ustalająca jest wypełniona argumentami na poziomie danego przedsiębiorstwa, wyszczególnione są niuanse zmian.

Na papierze firmowym głowa wydaje rozkaz. Tekst tego dokumentu składa się z dwóch części: oświadczenia i porządku. Pierwsza część to podstawa prawna i powód, druga to konkretne zmiany wskazujące terminy i osoby odpowiedzialne za wykonanie.

Jeśli firma jest złożoną strukturą z dużą liczbą pracowników, nazwy stanowisk mogą się powtarzać. Dlatego w zamówieniu należy wskazać nie tylko stanowisko, ale także konkretną jednostkę strukturalną.

Powiadomienie pracownika

Treść zamówienia dokumentu musi zostać przekazana wszystkim pracownikom, których dotyczy innowacja. Powinni go uważnie przeczytać, zanotować i podpisać na odwrocie.

Jeżeli pracownik potrzebuje wypisu z harmonogramu, jest on wystawiany na podstawie art. 62 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Wyciąg zawiera informacje o płatnościach za określone stanowisko. Kierując się art. 88 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej informacje o wynagrodzeniach innych pracowników nie są wskazane w wyciągu.

Kiedy zatwierdzany jest nowy harmonogram?

Z częściowymi, drobnymi poprawkami, wprowadzane są zmiany w osobnych kolumnach bieżącego dokumentu. Przy znaczących modyfikacjach konieczne staje się opracowanie nowego grafiku personelu.

Zazwyczaj kadry są opracowywane na okres jednego roku. Jeśli musisz zmienić nazwę stanowiska lub wprowadzić nową w połowie roku, zmiany w tabeli kadrowej są wprowadzane na zamówienie. Liczba powtarzających się zmian nie jest ograniczona prawem. I będzie można sporządzić nową tabelę kadrową na przyszły rok.

Jeśli zmiany kadrowe mają charakter globalny, łatwiej jest zlikwidować starą i sporządzić nowy dokument

Uzasadnienie zmian: notatka

Kierownictwo przedsiębiorstwa przygotowuje pismo serwisowe skierowane do pracowników. Zawiera pełen szacunku adres i szczegółowe wyjaśnienie potrzeby zmian, zwłaszcza jeśli chodzi o downsizing. Notatka sugeruje wyjścia z sytuacji. Może to być propozycja zajęcia innego stanowiska.

Forma kompilacji i wypełniania notatki jest dowolna

Jeżeli nadchodząca redukcja jest spowodowana poważnymi okolicznościami technologicznymi, pracodawca ma prawo do redukcji stanowiska bez zgody pracownika. Fakt ten nie wyklucza jednak konieczności napisania notatki przez kierownika. W takim przypadku musi okazywać szacunek i takt, zwłaszcza w stosunku do pracowników, którzy sumiennie wykonywali swoje obowiązki. Jest tu czynnik ludzki, kiedy pracownik dozna uszczerbku moralnego w wyniku utraty pracy. Jest to przejaw delikatności, który nie pozwoli pogorszyć i tak już trudnej sytuacji człowieka, co oznacza, że ​​nie wywoła u niego protestu i nie zmusi go do podjęcia skrajnego kroku - wniesienia pozwu.

Zmiany w tabeli kadrowej muszą być przede wszystkim uzasadnione. Informacja musi być przekazana do wiadomości pracowników, a osoba, której powierzono odpowiedzialność za przeprowadzenie kontroli, musi zdać sprawozdanie z wyników wykonanej pracy. Pracodawca musi znać podstawy prawa i unikać niepotrzebnych sporów pracowniczych, ponieważ istnieją bardziej wrażliwe kategorie pracowników, które są ubezpieczone od wpadnięcia na listę zwolnionych.

Pracownicy obsługi personalnej sporządzają wiele dokumentów - wszelkiego rodzaju zlecenia, umowy z pracownikami, harmonogramy, przepisy lokalne itp. Jednym z dokumentów, które silnie wpływają na działalność instytucji, jest tabela kadrowa. Zgodnie z nią planowany jest fundusz płac (harmonogram odnosi się do dokumentów ustalających system płac), może również stanowić dowód zmniejszenia liczby lub personelu pracowników instytucji i będzie wymagany przy realizacji czynności kontrolnych i nadzorczych oraz w przypadku sporu pracowniczego. Porozmawiajmy dzisiaj o personelu.

Obowiązkowe planowanie

Zgodnie z Instrukcjami składania wniosków i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i jej płatności (zwanych dalej Instrukcjami), zatwierdzonymi uchwałą N 1, tabela personelu służy do sformalizowania struktury, personelu oraz obsadę kadrową organizacji zgodnie z jej statutem (rozporządzenie o niej). Zawiera wykaz jednostek strukturalnych, tytuły stanowisk, specjalności, zawody posiadające kwalifikacje, informacje o liczbie jednostek kadrowych.
Powiedzmy od razu, że w Kodeksie pracy nie ma normy zobowiązującej pracodawcę do opracowania i zatwierdzenia tabeli kadrowej, ale jest jeszcze wzmianka. W szczególności, zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej warunkiem włączenia do umowy o pracę jest m.in. funkcja pracy - praca według stanowiska zgodnie z listą pracowników, zawodem, specjalnością, ze wskazaniem kwalifikacji; określony rodzaj pracy przydzielonej pracownikowi ... Jeżeli, zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, innymi ustawami federalnymi, zapewnienie odszkodowań i świadczeń lub obecność ograniczeń wiąże się z wykonywaniem pracy na niektórych stanowiskach , zawodów, specjalności, to nazwy tych stanowisk, zawodów lub specjalności oraz wymagania kwalifikacyjne dla nich muszą być zgodne z nazwami i wymaganiami określonymi w książeczkach kwalifikacyjnych zatwierdzonych w sposób ustalony przez Rząd Federacji Rosyjskiej.
Poza Kodeksem pracy o obsadzie kadrowej wymieniają inne przepisy. W szczególności klauzula 91 Wytycznych w sprawie procedury powoływania, przeprowadzania kontroli dokumentacji ubezpieczających w zakresie obowiązkowego ubezpieczenia społecznego oraz podejmowania działań na podstawie ich wyników, zatwierdzonych dekretem FSS Federacji Rosyjskiej z dnia 04.07.2008 r. N 81 stanowi, że FSS w celu potwierdzenia prawidłowości naliczania składek na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne będzie wymagał od pracodawcy przedstawienia dokumentów założycielskich i organizacyjno-administracyjnych, w tym wykazu pracowników. FSS będzie również wymagać tego przy sprawdzaniu poprawności naliczania składek na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne od wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Obecność tabeli kadrowej jest również konieczna dla Funduszu Emerytalnego, który przy zbieraniu informacji o stażu pracy ubezpieczonych pracowników odwołuje się do tego dokumentu w celu ustalenia nazw działów strukturalnych instytucji i korespondencji tytułów zawodowych .
Tabela personelu jest również wymieniona w Instrukcji wypełniania ksiąg pracy, zatwierdzonej dekretem Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. N 69. W szczególności w pkt 3.1 instrukcji zauważono, że wpisy dotyczące nazwa stanowiska (praca), specjalność, zawód, ze wskazaniem kwalifikacji, są z reguły zgodne z obsadą kadrową organizacji.
W oparciu o powyższe przepisy obecność stołu kadrowego w instytucji jest po prostu konieczna. Należy zauważyć, że w przypadku niektórych instytucji obowiązkowy personel jest bezpośrednio określany przez przepisy:
- Rozporządzenie Ministerstwa Sytuacji Nadzwyczajnych Federacji Rosyjskiej z dnia 24 września 2008 r. N 563 zatwierdziło zasady i terminy opracowywania, koordynowania, zatwierdzania i rejestrowania tabel kadrowych pracowników instytucji budżetowych i państwowych Ministerstwa Sytuacji Nadzwyczajnych i cywilnych personel ratowniczych jednostek wojskowych Ministerstwa Sytuacji Nadzwyczajnych;
- Rozporządzenie Spetsstroy Federacji Rosyjskiej z dnia 03.12.2010 N 540 określa tryb i warunki sporządzania, przeglądu, zatwierdzania i rejestrowania tabel obsadowych personelu cywilnego formacji i organizacji wojskowych w ramach Spetsstroy, który jest finansowany ze środków budżetowych.

Formularz obsady i zasady kompilacji

Formularz kadrowy T-3 został zatwierdzony dekretem N 1. Formularz ten zawiera 10 kolumn i na mocy dekretu Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 24.03.1999 r. N 20 „W sprawie zatwierdzenia procedury zastosowania ujednoliconych form rejestrów pierwotnych”, można dodawać nowe, ale istniejących nie można usunąć.
Uwaga: choć formy zatwierdzone niniejszą uchwałą dotyczą organizacji niezależnie od formy własności, niektóre instytucje budżetowe i państwowe opracowują je w formie zatwierdzonej resortowym aktem normatywnym. Na przykład instytucje budżetowe i państwowe Ministerstwa Sytuacji Nadzwyczajnych muszą sporządzić tabelę kadrową w postaci załącznika 2 do rozporządzenia Ministerstwa Sytuacji Nadzwyczajnych Federacji Rosyjskiej z dnia 24 września 2008 r. N 563.
W każdym razie jest mało prawdopodobne, aby podczas wypełniania nagłówka dokumentu wystąpiły jakiekolwiek trudności, więc przejdźmy od razu do części tabelarycznej formularza.
Kolumny 1 „Nazwa” i 2 „Kod” określają jednostkę strukturalną organizacji. Większość organizacji finansowanych z różnych poziomów budżetów z reguły samodzielnie wybiera nazwy jednostek strukturalnych, kierując się ogólnie przyjętymi koncepcjami. Z reguły w pierwszej kolejności wskazane są działy strukturalne administracji (zarządzanie, księgowość, kadr, dział organizacyjno-prawny itp.), następnie działy produkcji, a na końcu działy serwisu i wsparcia (dział administracyjno-ekonomiczny, usługi naprawcze itp.). Każdemu oddziałowi przypisany jest kod, który pomoże określić miejsce tego działu lub grupy w ogólnej strukturze organizacji (wpisać w kolumnie 2).
W kolumnie 3 „Stanowisko (specjalność, zawód), kategoria, klasa (kategoria) kwalifikacji” należy wpisać nazwę stanowiska (specjalność, zawód). Zwracamy uwagę, że na podstawie art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, jeżeli przyznawanie odszkodowań i świadczeń lub występowanie ograniczeń jest związane z wykonywaniem pracy na określonych stanowiskach, zawodach, specjalnościach, to nazwy tych stanowisk, zawodów lub specjalności oraz wymagania kwalifikacyjne dla nich muszą odpowiadać imionom i wymogom określonym w księgach kwalifikacyjnych. W szczególności obecnie nadal używają ogólnorosyjskiego klasyfikatora pracowników, stanowisk pracowników i kategorii płac OK 016-94 oraz Listy branż, warsztatów, zawodów i stanowisk, zatwierdzonej dekretem Państwowego Komitetu Pracy ZSRR i Prezydium Ogólnozwiązkowej Centralnej Rady Związków Zawodowych z dnia 25 października 1974 r. N 298/P-22, w którym zatrudnienie daje prawo do emerytury na preferencyjnych warunkach.

Notatka. Jeżeli np. w spisie pracowników przewidziano stanowisko „kierowcy”, a pracownik pełni funkcje kontrolera ruchu, to traci prawo do emerytury na preferencyjnych warunkach.

Ponadto należy uwzględnić inne akty normatywne zawierające zasady ustalania nazw stanowisk, specjalności i zawodów. Na przykład na podstawie Rozporządzenia Ministerstwa Zdrowia i Rozwoju Społecznego Federacji Rosyjskiej z dnia 28 marca 2012 r. N 278n tytuł kierownika (kierownika) centrum plazmowego można uzupełnić tytułem lekarza stanowisko „lekarz-transfuzjolog”, biorąc pod uwagę profil jednostki strukturalnej oraz specjalność przewidzianą w nomenklaturze specjalności specjalistów z wyższym i podyplomowym wykształceniem medycznym i farmaceutycznym.
Przy sporządzaniu i zatwierdzaniu tabeli obsadowej organu samorządu terytorialnego, aparatu komisji wyborczej formacji miejskiej, należy posługiwać się nazwami stanowisk w służbie miejskiej przewidzianymi w ewidencji stanowisk służby miejskiej w podmiot Federacji Rosyjskiej (klauzula 3, art. 6 ustawy federalnej z dnia 02.03.2007 N 25-ФЗ „O służbie komunalnej w Federacji Rosyjskiej).

Notatka! Jeśli instytucja ma potrzebę przyjęcia pracownika na określony czas, jego pozycja jest również ustalana w tabeli kadrowej. W tym celu należy dokonać zmian w aktualnej tabeli kadrowej, wskazując w kolumnie 10 „Uwaga” formularza T-3 informacje o okresie, na który stanowisko jest wprowadzane.

Kolejność wypełniania kolumny 3 dla każdej jednostki strukturalnej jest indywidualna, biorąc pod uwagę specyfikę konkretnej organizacji. Uważamy jednak, że wygodniej jest wypełnić go w kolejności hierarchicznej: kierownik jednostki strukturalnej, zastępcy, główni specjaliści, wiodący specjaliści itp.
Liczbę jednostek kadrowych według stanowiska, zawodu lub specjalności podano w kolumnie 4. Kolumna ta może zawierać zarówno liczby całkowite - 1 (dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu), jak i niepełne - 0,25, 0,5 itd. (dla partnerów). Zalecamy, aby ta kolumna odzwierciedlała nie tylko istniejące, ale także wolne stanowiska, ponieważ nowi pracownicy mogą być zatrudniani tylko na wolne stanowiska wskazane w tabeli personelu.
Należy zauważyć, że liczba jednostek kadrowych organizacji finansowanych z różnych poziomów budżetów jest określana przez wyższe organizacje. Tak więc standardy kadrowe:
- personel instytucji wykonujących kary karne w postaci pozbawienia wolności (z wyjątkiem zakładów karnych) oraz instytucji wykonujących kary karne w postaci pozbawienia wolności, ze szczególnymi warunkami prowadzenia działalności gospodarczej jako procent średniej rocznej liczby skazanych zawartych w je - zatwierdzone Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z 12.08.1994 nr 922;
- pracownicy państwowych i miejskich instytucji kulturalnych i rekreacyjnych oraz bibliotek - zatwierdzone Rozporządzeniem Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 01.09.2011 N 906;
- personel medyczny i inny zespołu anestezjologiczno-resuscytacyjnego, oddziału anestezjologii i resuscytacji placówki medycznej - stanowią załączniki nr 2 i 5 do Procedury świadczenia opieki anestezjologicznej i resuscytacyjnej nad populacją dorosłą, zatwierdzonej Zarządzeniem Ministra Zdrowia i Rozwoju Społecznego Federacji Rosyjskiej z dnia 13 kwietnia 2011 r. N 315n;
- poradnia psycho-neurologiczna (oddział ambulatoryjny szpitala psychiatrycznego), gabinet lokalnego psychiatry, gabinet czynnej obserwacji ambulatoryjnej i przymusowego leczenia ambulatoryjnego - zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Zdrowia i Rozwoju Społecznego Federacji Rosyjskiej z maja 17, 2012 N 566n.
Niektóre departamenty zatwierdzają metody obliczania poziomów zatrudnienia. Tak na przykład zrobiła Federalna Służba Archiwalna, która zarządzeniem nr 9 z dnia 14 stycznia 2004 r. zatwierdziła odpowiednią metodologię dla państwowych instytucji archiwalnych.
Niektóre instytucje, ustalając zarówno nazwy stanowisk, jak i ich liczbę, powinny kierować się standardowymi tabelami kadrowymi zatwierdzonymi przez resortowe regulaminy. W szczególności Załącznik 2 do Zarządzenia Federalnej Służby Więziennej Federacji Rosyjskiej z dnia 23 stycznia 2012 r. N 24 zatwierdził standardową tabelę obsadową inspekcji penitencjarnej (zawartą na koszt oszacowania systemu penitencjarnego), zgodnie z które organy terytorialne Federalnej Służby Więziennej muszą wnieść tabele kadrowe podległych inspekcji penitencjarnych.
W kolumnie 5 „Stawka taryfowa (wynagrodzenie) itp.” wynagrodzenie miesięczne określane jest w rublach według stawki taryfowej (wynagrodzenia), skali taryfowej, procentu przychodów, udziału lub procentu zysku, wskaźnika aktywności zawodowej (KTU), współczynnika podziału itp., w zależności od systemu wynagrodzeń przyjętego w organizacja zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, układami zbiorowymi, umowami o pracę, umowami i lokalnymi przepisami organizacji (sekcja 1 Instrukcji).
Najczęstszym błędem przy wypełnianiu tej kolumny jest ustalenie przedziału wynagrodzeń, czyli różnych wynagrodzeń dla pracowników o tych samych kwalifikacjach. To nieprawda: każde stanowisko powinno odpowiadać tylko jednej pensji. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy słupki znajdują się w różnych jednostkach konstrukcyjnych. Ustalenie wynagrodzenia w większej wysokości dla jednego z pracowników może być realizowane poprzez ustalenie dla niego dodatków lub innych dopłat (pismo Rostrud z dnia 27.04.2011 r. N 1111-6-1).
Należy pamiętać, że ustalając wysokość wynagrodzenia należy wziąć pod uwagę akty regulacyjne i resortowe. Na przykład pensje za zawody pracowników i pensje służbowe na stanowiskach pracowników organów terytorialnych i podległych organizacji państwowej służby kurierskiej są ustalane rozporządzeniem Państwowej Służby Podatkowej Federacji Rosyjskiej z dnia 29 sierpnia 2008 r. N 262.
Kolumny 6-8 odzwierciedlają dodatki, zachęty i rekompensaty: dopłaty i dodatki o charakterze kompensacyjnym, premie i inne płatności motywacyjne. Oznacza to, że jeśli pracownicy wykonują pracę w niebezpiecznych warunkach pracy, jedna z tych kolumn musi nosić nazwę „Dopłata za pracę w niebezpiecznych warunkach pracy”, a poniżej wskazać konkretną wysokość tego dodatku.

Notatka. Na podstawie dekretu rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 20 listopada 2008 r. N 870 „W sprawie ustanowienia skróconego czasu pracy, corocznego dodatkowego płatnego urlopu, podwyższenia płac dla pracowników wykonujących ciężką pracę, pracę ze szkodliwą i (lub) niebezpieczną i inne szczególne warunki pracy” osobom wykonującym pracę w takich warunkach, na podstawie wyników atestacji miejsc pracy, gwarantuje się podwyżkę wynagrodzenia o co najmniej 4% stawki taryfy (wynagrodzenia) ustalonej dla różnych rodzajów pracy z normalne warunki pracy.

Dodatki w tabeli personelu można określić w rublach, procentach lub współczynnikach. W przypadku zmiany rozmiaru tego ostatniego, możesz umieścić myślniki w odpowiednich kolumnach, aw kolumnie 10 „Uwaga” zrobić link do dokumentu, który reguluje tę zmianę. Na przykład premia procentowa dla pracowników na Dalekiej Północy różni się w zależności od długości doświadczenia „północnego”. Dlatego wypełniając tabelę personelu, w kolumnie „Dopłaty” można umieścić myślnik (w przypadku braku innych dodatków), a w kolumnie 10 odnieść się do odpowiedniego aktu prawnego regulującego ustalanie premii procentowych do wynagrodzeń pracowników Dalekiej Północy. Dzięki temu nie będziesz zmieniać personelu za każdym razem, gdy się zmienia.
Kolumna 9 wskazuje wysokość oficjalnego wynagrodzenia i dodatków dla każdego stanowiska. A kolumna 10 „Uwaga” w większości przypadków pozostanie pusta, ale zdarzają się przypadki, gdy trzeba będzie ją wypełnić. Dotyczy to pracowników, którzy nie mają stałej płacy jako takiej - akordowych, czasowych itp.
Jak poprawnie wskazać wysokość stawki godzinowej pracownika w tabeli kadrowej? Warunek jego wielkości jest wskazany w kolumnie 5 „Z taryfą (wynagrodzenie) itp.”, która odzwierciedla stawkę godzinową (___ rubli / godzinę). Jednocześnie kolumna z dopiskiem wskazuje: „Czasowy system płac”, a w kolumnie „Ogółem miesięcznie, pocierać”. należy podać liczbę uzyskaną przez pomnożenie stawki ustalonej przez pracodawcę (___ rubli / h) przez średnią miesięczną liczbę godzin pracy.
Jeśli pracownik ma akord, uważamy, że w kolumnie 5 „Stawka taryfowa (wynagrodzenie) itp. Pocieraj”. musisz wstawić myślnik, aw kolumnie 10 „Uwagi” wskazać „Wynagrodzenie akordowe / Płace akordowo-premiowe” (w zależności od tego, na jakim schemacie płac pracuje pracownik) i podać link do wewnętrznego dokumentu regulującego wysokość wynagrodzenia (na przykład , rozporządzenia o wynagrodzeniach lub rozporządzenia o wynagrodzeniach i zachętach materialnych).
Na dole tabeli znajduje się linia „Total”. Wypełnia się go w kolumnie 4 „Liczba jednostek pracowniczych” i kolumnie 9 „Ogółem miesięcznie, ruble”. Całkowita liczba jednostek personelu musi być wskazana na górze tabeli personelu w wierszu „Stan w ilości”. Wynik w kolumnie 9 to fundusz płac w organizacji i może się zmienić w górę (w przypadku pracy w weekendy lub w nadgodzinach) lub w dół (gdy pracownicy są na zwolnieniu chorobowym, na wakacjach na własny koszt itp.).
Stół do obsługi personelu może składać się z kilku arkuszy. Osoby podpisujące podpisują się tylko na ostatniej kartce w odpowiednim wierszu. W przypadku konieczności podpisania każdego arkusza formularz uzupełniany jest wierszami do złożenia podpisu. Procedurę tę można również zastosować w przypadku podpisania tabeli kadrowej oddziału przed jej zatwierdzeniem odrębnie od organizacji macierzystej.

Procedura zatwierdzania i zmiany tabeli kadrowej

Co do zasady stół kadrowy jest zatwierdzany zarządzeniem (instrukcją) podpisanym przez kierownika organizacji lub osobę przez niego upoważnioną. Jest to określone w instrukcjach. Szczegóły zamówienia – datę i numer – wpisuje się w nagłówku dokumentu w specjalnie przewidzianych do tego wierszach. Należy zauważyć, że regulacyjne akty prawne mogą ustanawiać specjalną procedurę zatwierdzania tabeli personelu. Tak więc na podstawie punktu 10 Procedury zatwierdzania tabel kadrowych dla pracowników instytucji budżetowych i państwowych oraz personelu cywilnego wojskowych jednostek ratowniczych Ministerstwa Sytuacji Nadzwyczajnych Federacji Rosyjskiej opracowane tabele kadrowe są przekazywane do zatwierdzenia i rejestracji :
- przez instytucje państwowe (z wyjątkiem państwowych instytucji podporządkowania centralnego, oddziałów terytorialnych Państwowej Straży Pożarnej Ministerstwa ds. Sytuacji Nadzwyczajnych i Państwowej Inspekcji Statków Miejscowych Ministerstwa ds. Sytuacji Nadzwyczajnych) - do kierowników regionalnych ośrodków obrony cywilnej , sytuacje kryzysowe i pomoc w przypadku klęsk żywiołowych;
- instytucje rządowe o podporządkowaniu centralnym – właściwemu Wiceministrowi Federacji Rosyjskiej ds. Obrony Cywilnej, Sytuacji Nadzwyczajnych i Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych poprzez podporządkowanie za pośrednictwem Departamentu Organizacji i Mobilizacji Ministerstwa Sytuacji Nadzwyczajnych;
- wydziały terytorialne Państwowej Straży Pożarnej Ministerstwa Sytuacji Nadzwyczajnych i Państwowego Inspektoratu ds. Małych Statków Ministerstwa ds. Sytuacji Nadzwyczajnych - naczelnicy głównych departamentów Ministerstwa ds. Sytuacji Nadzwyczajnych w podmiotach Federacji Rosyjskiej.
Jednocześnie, jeśli zostanie stwierdzone, że w przedłożonych do zatwierdzenia i rejestracji tabelach kadrowych wprowadzane są stanowiska i zawody nieprzewidziane w wykazie kadrowym lub normach kadrowych, błędnie ustalane są oficjalne wynagrodzenia (stawki taryfowe) lub inne braki zidentyfikowanych, rejestracja tabel obsadowych dokonywana jest dopiero po wyeliminowaniu tych naruszeń (s. 22 Procedury zatwierdzania tabel obsadowych dla pracowników instytucji budżetowych i państwowych oraz personelu cywilnego Wojskowych Jednostek Ratowniczych Ministerstwa Sytuacji Nadzwyczajnych Federacja Rosyjska).
Należy pamiętać, że rejestracja tabel obsadowych odbywa się poprzez zastosowanie do nich w prawym górnym rogu informacji o numerze, pod którym ten harmonogram jest zarejestrowany w rejestrze rejestracji tabel obsadowych, o obsadzie zarejestrowanych stanowisk i funduszu wynagrodzeń służbowych . Po dokonaniu rejestracji i wpisie do rejestru ewidencji grafików zatrudnienia, zarejestrowane grafików (pierwsze egzemplarze) zwraca się zgodnie z ich własnością.
Jeśli chodzi o zmiany w tabeli kadrowej, są one również dokonywane na polecenie (instrukcję) szefa organizacji lub osoby przez niego upoważnionej. Przy dokonywaniu zmian może pojawić się pytanie: czy konieczna jest ich koordynacja z organem związkowym? Rozwiążmy to. Na podstawie art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawcy mogą przyjmować przepisy lokalne zawierające normy prawa pracy, w zakresie swoich kompetencji zgodnie z przepisami prawa pracy. Jednak w niektórych przypadkach ustanowionych przez Kodeks pracy, inne ustawy federalne i inne regulacyjne akty prawne Federacji Rosyjskiej, układ zbiorowy, umowy, pracodawca, przyjmując przepisy lokalne, musi brać pod uwagę opinię organu przedstawicielskiego pracowników (Jeśli w ogóle).
Tabela kadrowa jest lokalnym aktem normatywnym, który odzwierciedla nie tylko jednostki strukturalne, tytuły stanowisk, specjalizacje, zawody posiadające kwalifikacje, informacje o liczbie jednostek kadrowych, ale także wynagrodzenia (stawki taryfowe), dopłaty i dodatki. A na mocy art. 135 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej systemy wynagrodzeń, w tym wysokość stawek celnych, wynagrodzenia (urzędowe), dodatki i dodatki, określają m.in. przepisy lokalne. Ponieważ lista pracowników odzwierciedla główne postanowienia należycie zawartego układu zbiorowego pracy lub regulaminu płacowego przyjętego z uwzględnieniem opinii reprezentatywnego organu pracowników, nie ma potrzeby uwzględniania opinii związku zawodowego przy zatwierdzaniu listy pracowników .
Jeżeli jednak układ zbiorowy lub umowy przewidują przyjęcie przepisów lokalnych w porozumieniu z reprezentatywnym organem pracowników, wówczas koordynacja tabeli kadrowej ze związkiem zawodowym jest obowiązkowa (część 3 art. 8 kodeksu pracy rosyjskiego Federacja).
Po zatwierdzeniu tabel kadrowych dla niektórych instytucji powstała potrzeba ich rejestracji. Rejestracja jest sformalizowana poprzez naniesienie w prawym górnym rogu strony tytułowej napisu o numerze, pod którym ta tabela kadrowa jest zarejestrowana w ewidencji zatrudnienia, liczbie zarejestrowanych stanowisk oraz funduszu wynagrodzeń służbowych (stawek taryfowych).
Czy muszę umieścić pieczątkę instytucji na formularzu T-3? Nie, jednolity formularz nie przewiduje umieszczania pieczęci na zatwierdzonym stole personelu.

Zatrudnienie w oddziałach

Zacznijmy od tego, że oddział nie jest osobą prawną, co oznacza, że ​​nie będzie pracodawcą dla pracowników. Ponieważ oddziały, podobnie jak departamenty, sektory czy inne oddziały, są strukturalnymi częściami instytucji, zestawienie tabeli obsadowej na części (oddzielnie dla stanowisk organizacji macierzystej i oddziałów) jest niepoprawne, ponieważ tabela obsadowa określa strukturę cała organizacja.
Niemniej jednak, kierownicy oddziałów mogą otrzymać prawo do zatwierdzania obsady kadrowej oddziału, a wtedy będą mieli swój własny harmonogram. W przypadku przyznania takiego prawa w kolumnie „Nazwa organizacji” należy wskazać nazwę organizacji macierzystej, a nie oddziału, zgodnie z dokumentami statutowymi. Nazwa oddziału zostanie wskazana w kolumnie „Jednostka konstrukcyjna”, którą w rzeczywistości jest. A w lokalnych przepisach zaleca się przepisanie procedury przekazywania informacji (na przykład poprzez przeniesienie uwierzytelnionej kopii tabeli personelu oddziału lub wyciągu z niej do organizacji macierzystej).

Okres trwałości

Okresy przechowywania dokumentów powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządowych i innych organizacji określa Wykaz typowych zarządczych dokumentów archiwalnych zatwierdzony Rozporządzeniem Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25.08.2010 r. N 558 Punkt „a” paragrafu 71 wymienionej listy stanowi, że organizacje i zmiany w nich są przechowywane w miejscu opracowania i zatwierdzenia na stałe.
Czasami instytucje opracowują projekty tabel kadrowych dla jednostek strukturalnych, które są następnie sprowadzane do jednej tabeli kadrowej instytucji. Takie projekty również muszą być przechowywane, ale tylko przez pięć lat (klauzula 72 Wykazu typowych dokumentów archiwalnych zarządu).
Oprócz opracowywania projektów możliwe jest prowadzenie korespondencji w sprawie włączenia określonego stanowiska w strukturę jednostki itp. Okres ważności takiej korespondencji jest jeszcze krótszy i wynosi trzy lata – pkt 73 Wykazu typowe administracyjne dokumenty archiwalne.

Chociaż obowiązek wypełnienia listy pracowników nie jest uregulowany prawem, organy kontrolne uznają przede wszystkim jego brak za naruszenie prawa. Aby uniknąć nieporozumień, menedżerowie nie powinni zaniedbywać tego ważnego podstawowego dokumentu. Choćby dlatego, że jest przydatny dla biznesu na wiele sposobów. Zastanówmy się, które, a także krótko rozważmy zasady wypełniania formularza T-3.

Tabela personelu jest dokumentem regulacyjnym, którego poprawność wypełnienia jest prawnie zapisana w uchwale „O zatwierdzeniu ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i jej płatności” z dnia 5 stycznia 2004 r.

Terminy użyte w dekrecie są przewidziane w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej. Personel - skład pracowników tej organizacji, który ma być dostępny w określonym czasie.

W związku z tym obsada odzwierciedla następujące punkty:

• struktura przedsiębiorstwa (hierarchiczne podporządkowanie poszczególnych warsztatów lub interakcja horyzontalna);
• obsada (lista stanowisk niezbędnych do normalnego funkcjonowania przedsiębiorstwa);
• Liczba pracowników;
• płace i premie.

Dlaczego potrzebujesz personelu?

Zwróćmy uwagę na kilka pozytywnych punktów:

• obsada kadrowa ułatwia analizę kadrową przedsiębiorstwa;
• pozwala zobaczyć pełny obraz wynagrodzeń pracowników;
• rekrutacja lub zwolnienie pracowników odbywa się zgodnie z tabelą kadrową;
• spory dotyczące zmniejszenia liczby pracowników lub odmowy zatrudnienia rozstrzygane są w sądzie;
• umowa o pracę jest sporządzana na podstawie danych kadrowych (Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 15 i 57).

Przykładowy stół kadrowy w formie T-3

Formularz T-3: jak wypełnić?

Jak poprawnie wypełnić formularz T-3? „Czapka” lub górna część tabeli personelu zawiera następujące elementy:

• Nazwa firmy. Musi dokładnie odpowiadać nazwie określonej w dokumentach założycielskich organizacji;
• kod OKPO;
• Numer dokumentu. Każda firma może korzystać z własnego systemu numeracji dokumentów. A personel nie jest wyjątkiem. Numer może zawierać oznaczenie alfanumeryczne lub tylko numeryczne;
• data sporządzenia (nie mylić z datą rozpoczęcia czynności – patrz następny paragraf);
• okres ważności (w przypadku personelu, zwykle rok);
• data i numer zamówienia uchwalającego tabelę kadrową.

Kolejność wypełniania kolumn (numer pozycji odpowiada numerowi kolumny w tabeli formularza T-3).

Kolumny od 6 do 8 są wypełnione rublami lub procentami. Kolumny te zawierają dane o wszelkiego rodzaju podwyżkach wynagrodzeń. Wysokość uprawnień zależy od wielu czynników, na przykład:

• pewne (szkodliwe) warunki pracy;
• niestandardowy tryb pracy;
• systemy premii i zachęt w konkretnym przedsiębiorstwie;
• normy ustanowione przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

Kolumna 9 jest obliczana. Wprowadza się do niego iloczyn danych z kolumny 4 i sumy danych z kolumn od 5 do 8 włącznie.

Procedura sporządzania i zatwierdzania formularza T-3

Katalog kwalifikacji stanowisk nakłada obowiązek sporządzenia listy pracowników dla ekonomisty pracy. Ze względu na częsty brak takiego stanowiska w przedsiębiorstwie, czasami dokument ten opracowuje pracownik działu personalnego. W tych przedsiębiorstwach, w których nie ma pracowników kadrowych, formularz T-3 zazwyczaj wypełniają pracownicy księgowi lub nawet kierownik.

Niezależnie od tego, kto wypełnił i skompilował tabelę personelu, musi być ona poświadczona i podpisana przez głównego księgowego i kierownika przedsiębiorstwa.

Sporządzony dokument zatwierdza kierownik przedsiębiorstwa. W tym celu wymagane jest zamówienie. Numer zamówienia wpisuje się w osobnej kolumnie formularza T-3. Ta kolumna jest również ostatnią dla liczby jednostek pracowniczych przedsiębiorstwa i miesięcznego wynagrodzenia. Zamówienie wskazuje datę wejścia w życie tabeli kadrowej.

Formularz T-3 jest zwykle sporządzany na okres jednego roku. Jednak w dużych przedsiębiorstwach okres ten może być krótszy niż rok. Ponadto, aby nie sporządzać nowej tabeli kadrowej w ciągu roku, przedsiębiorstwo ma prawo do wprowadzania zmian w już sporządzonym dokumencie. Takie zmiany formalizuje na polecenie kierownika. Zamówienie musi wskazywać uzasadnienie zmian, na przykład reorganizację, zmniejszenie lub rozszerzenie produkcji.

Ustawodawstwo nie ustanawia bezpośredniej potrzeby przechowywania tej dokumentacji, ale art. 15 i art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wskazują, że oficjalna praca w przedsiębiorstwie jest określona przez tabelę personelu na którym oparta jest umowa o pracę.

Przede wszystkim szczegóły są wskazane w tekście (Nazwa organizacji, OKPO, numer i data dokumentu). Ponadto wszystkie informacje zawarte są w tabeli.:

Jakie są ustalone standardy?

Jedynym wymogiem regulacyjnym jest utrzymanie dokumentu zgodnie z ujednoliconym formularzem nr T-3.

Odniesienie. Tabelę kadrową może skompilować dowolny pracownik w organizacji, jeśli ta funkcja jest mu przypisana. Ale w tym celu bezbłędnie wydaje się odpowiednią kolejność kierownictwa.

Gdzie mogę znaleźć instrukcję i co ona zawiera?

Ustawodawstwo nie określa ram na czas trwania dokumentu. Ale z reguły maluje się go na jeden rok kalendarzowy. Aby uprościć ten proces, tworzona jest instrukcja pracy biurowej. Instrukcje zawierają następujące informacje:

Przydatne wideo

Co to jest stół kadrowy i jak go poprawnie sporządzić - szczegółowy film:

Wniosek

Tabela kadrowa jest ważnym dokumentem w każdej firmie.. Jego obecność jest obowiązkowa, ale nie ma ścisłych wymagań dotyczących projektu i treści przepisów. W trakcie kontroli mogą wystąpić o to inspekcje pracy i skarbowe, aw razie nieobecności nałożyć na przedsiębiorstwo grzywnę.

Ponadto dokumenty mogą stać się dowodem słuszności zachowania pracodawcy podczas zwolnień i zwolnień, jeśli sprawa trafi do sądu. Dlatego kompetentne podejście do prowadzenia ewidencji przyniesie korzyści tylko firmie.