Zahtjevi za izradu kadrovske dokumentacije. Pravna snaga dokumenta: bit, postupci za davanje sustava za evidentiranje dokumenata interne korespondencije

28.05.2022

Pročitajte također

Pravna snaga dokumenta: bit, postupci za davanje sustava za evidentiranje dokumenata interne korespondencije

Pojam, struktura i funkcije političkog sustava društva Pojam i struktura političkog sustava društva

Židovska obitelj cijeni Židove u svakodnevnom životu

Znakovni jezik: obuka, lekcije, tečajevi

U organizacijama, kao dio proizvodnog procesa, zaposlenici međusobno vode internu korespondenciju. Pišu izjave, obavještavaju jedni druge obavijestima o napretku obavljenog posla ili o tome kako ga treba obaviti. Često su takvi dokumenti od velike važnosti i stoga moraju imati pravnu snagu.

Da bi dokument dobio pravnu snagu, moraju se poštivati sljedeća pravila:

poslodavac, pri izradi internog dokumenta korespondencije, mora se pridržavati važećih zakonskih normi;

zaposlenik može izdati ispravu samo u okviru svoje nadležnosti;

poslodavac je dužan poštivati pravila za pripremu i izvođenje dokumenata, kao i upoznavanje zaposlenika s njima (ako je potrebno).

Rekviziti koji dokumentu daju pravnu snagu

Obvezni sastav podataka koji stvorenim dokumentima daje pravnu snagu:

1. Autor dokumenta (naziv organizacije, ustanove, poduzeća, s naznakom pripadnosti odjelu ili pravni oblik). Alternativa bi bila ispis dokumenta na memorandumu. Neki dokumenti dodatno ukazuju na grad u kojem je ovaj dokument objavljen.

2. Naslov dokumenta (naredba, uredba itd.).

3. Datum izrade dokumenta, njegovo odobrenje, stupanje na snagu.

4. Registracijski indeks (broj) ovog dokumenta u skladu s registracijskim sustavom koji je usvojila tvrtka.

6. Potpis čelnika organizacije ili od njega ovlaštene odgovorne osobe. Potpis čelnika može se staviti u nekoliko oblika, a posebno:

6.1. Izravni potpis (kao pod nalozima u jedinstvenim oblicima - navođenje pozicije, dešifriranje potpisa i sam potpis).

6.2. Izravni pečat odobrenja potpisan od strane čelnika (ili ovlaštene službene osobe) ove organizacije. Pečat odobrenja stavlja se na gornje zaglavlje dokumenta s desne strane.

6.3. Neizravni pečat odobrenja, posredovan, na primjer, putem odobrenja naredbom. Takav pečat u pravilu se stavlja i na gornji naslov dokumenta s desne strane (kao u jedinstvenom obliku T-3 - Osoblje).

6.4. U obliku odluke menadžera, na primjer, o izjavi zaposlenika. Rješenje mora sadržavati četiri sastavnice: primatelja rješenja, samu upravnu radnju ili uputu, potpis voditelja i datum donošenja rješenja. Rezolucija se u pravilu stavlja rukom na bilo koji slobodni prostor dokumenta, ali najčešće u njegovom gornjem dijelu.

7. Odobrenje vize za one vrste dokumenata koji bez takvih viza neće imati punu pravnu snagu. Na primjer, odobrenje vize s primarnim sindikalnim tijelom, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela, dogovor s odvjetnikom, s glavnim računovođom itd. Dokumenti koji zahtijevaju odobrenje određeni su zahtjevima važećeg zakonodavstva, jedinstvenim obrascima i internim lokalnim propisima same organizacije, posebice uputama za uredski rad ili propisima za odjele i sl. (ako postoje). Viza za odobrenje može biti u sljedećim oblicima:

7.1. Oznaka dokumenta koji potvrđuje odobrenje (jedinstveni obrazac T-7). Pečat odobrenja stavlja se u pravilu u donji dio dizajna s lijeve strane.

7.2. Oznaka teksta kojim se potvrđuje sporazum, položaj osobe ili osoba s kojima je sporazum sklopljen, potpis/potpisi, njihovi prijepisi i datumi sporazuma. Viza za odobrenje se u pravilu stavlja na dno formalizirajućeg dijela dokumenta ili na bilo koji slobodni prostor.

8. Vize za upoznavanje moraju biti pod svim kadrovskim nalozima i drugim dokumentima, koji se u biti moraju prenijeti određenom krugu zaposlenika. Ovaj rekvizit također uključuje rukom ispisan datum upoznavanja zaposlenika ispod potpisanog dokumenta. Viza za upoznavanje nalazi se na dnu dokumenta u sredini ili na lijevoj strani.

Jedinstveni obrasci koje je izradio Državni odbor za statistiku izrađeni su uzimajući u obzir davanje pravne snage dokumentima i sadrže sve navedene podatke (iako postoje iznimke, na primjer, osobna iskaznica zaposlenika - jedinstveni obrazac T-2 ne sadrži registarski broj , budući da se ti dokumenti ne pohranjuju kronološki, već abecedno).

Primjer svih navedenih podataka na jedinstvenom obrascu dat je u nastavku koristeći jedinstveni obrazac T-6 kao primjer - nalog za godišnji odmor.

Davanje pravne snage dokumentima interne korespondencije

Interna korespondencija u organizaciji rješava sljedeće zadatke:

1. Izražava i pismeno dokumentira mišljenje, zahtjev, prijedlog jedne od stranaka, poslodavca ili zaposlenika, ili je u naravi obavještavanje druge strane.

2. Sastavni je spoj u postupku otkaza ugovora o radu, premještaju radnika, prijavi dopusta i drugim kadrovskim postupcima.

3. Služi kao neophodan dokumentarni dokaz prilikom razmatranja radnog spora.

Da bi interna korespondencija mogla obavljati sve gore navedene zadatke, moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:

1. Dokument mora biti ispravno sastavljen, sa svim potrebnim podacima za njega.

2. Isprava mora imati registarski broj prema registru ulazne i odlazne dokumentacije.

3. Na ovaj dokument strana koja prima službeno mora odgovoriti. Na primjer, u obliku rezolucije.

4. Dokument se mora pohraniti uzimajući u obzir utvrđene arhivske zahtjeve.

Najčešće, zaposlenik vodi internu korespondenciju uz pomoć izjava, službenih i dopisnica, a poslodavac - u obliku obavijesti. Dokumenti interne korespondencije sastavljaju se ne samo ako je potrebno razmjenjivati službene poruke između zaposlenika, već i između voditelja odjela i zaposlenika, voditelja jednog odjela i drugih itd.

Trenutno se većina ove korespondencije vodi u u elektronskom formatu, slanjem poruka putem e-pošte . S takvim porukama iznimno je teško dokazati da je ovaj elektronički dokument kreirao upravo taj zaposlenik (čak i prilikom postavljanja lozinki morat ćete dokazati da nitko osim tog konkretnog zaposlenika nije znao lozinku za pristup određenoj e-pošti). Stoga, u slučaju sukoba ili mogućeg sukoba, preporuča se sastaviti dokumente u papirnatom obliku, ovjeriti svojim potpisom, te registrirati preko službenika u tvrtki odgovornoj za registraciju dokumenta.

Takvoj korespondenciji moguće je dati pravni učinak ako zaposlenik ispiše elektroničke poruke, a službenik ih registrira. Osim toga, interni dokumenti tvrtke (interni lokalni propisi) trebaju fiksirati upravo takav način razmjene informacija, kao i učestalost provjeravanja poruka, kao radni mehanizam komunikacije.

Razmotrite opća načela davanja pravne snage dokumentima interne korespondencije - izjavama i obavijestima. Ovi dokumenti često su glavni dokazi u radnim sporovima, pa je kompetentan rad s njima iznimno važan za zaštitu interesa poslodavca.

Značajke registracije i davanja pravne snage izjavama

U interesu poslodavca je da se osobni iskazi zaposlenika popunjavaju ručno. Organizacije obično koriste šablonske obrasce u kojima se najmanje potpis zaposlenika i datum potpisivanja prijave moraju ručno ispuniti. Često se takvo izvršenje izjava u sudskom sukobu tumači kao činjenica pritiska na zaposlenika.

U principu, prijava se također može kreirati automatski, ali se, ipak, nakon toga ispisuje i potpisuje osoba koja sastavlja ovu prijavu.

Poželjno je da u prijavi, uzimajući u obzir gore navedeni postupak davanja pravne snage dokumentima, budu navedeni sljedeći podaci:

1. Naziv dokumenta je "Prijava".

2. Primatelj - kome se šalje prijava, s naznakom pozicije u određenoj organizaciji, punim imenom. službeno.

3. Sastavljač - od koga se šalje, navodeći radno mjesto i puno ime. radnik.

4. Tekst izjave.

5. Potpis podnositelja prijave.

6. Datum podnošenja zahtjeva.

7. Potpisi odobrenja (najčešće kod voditelja strukturne jedinice – po potrebi). Ovaj rekvizit nije obavezan. Stoga je njegova prisutnost određena načelima rada s takvim dokumentima u određenoj organizaciji.

8. Registracijski broj prijave. Broj se dokumentu dodjeljuje prema dnevniku ulazne dokumentacije (ili drugom časopisu, ovisno o konstrukciji sustava registracije u određenoj organizaciji), s naznakom broja, datuma prihvaćanja dokumenta i potpisa odgovorne osobe. (na primjer, tajnica). Osoba odgovorna za primanje ovih dokumenata zapisuje broj.

9. Rješenje osobe kojoj je molba upućena ili koja je ovlaštena za rješavanje određenog pitanja. Rješenje mora sadržavati svojeručni potpis, datum i administrativnu odluku o izdavanju zahtjeva s naznakom konkretnog službenika (njegovo prezime ili jednostavno odjel) kojemu se ova naredba šalje i (ako je potrebno) datum do kojeg se nalog navedeni u odluci moraju biti ispunjeni.

10. Nakon što se na temelju ove prijave provedu kadrovski postupci, na njoj se mogu staviti oznake o izvršenju zapovijedi voditelja (vidi primjer 8). Pričvršćuju se, u pravilu, na dnu dizajnerskog dijela dokumenta s lijeve strane ili na bilo kojem slobodnom prostoru.

11. Mogu postojati oznake broja predmeta na koji se ova prijava šalje.

Evo primjera aplikacije sa svim potrebnim detaljima.

Značajke registracije i davanje pravne snage obavijestima

Poslodavac piše obavijesti kako bi o nečemu obavijestio radnika. Na primjer, upozoriti ga na predloženo smanjenje osoblja (članak 180. Zakona o radu Ruske Federacije), na nadolazeći redoviti godišnji odmor, prema rasporedu godišnjih odmora tvrtke (članak 123. Zakona o radu Ruske Federacije) , o nadolazećoj promjeni uvjeta ugovora o radu (članak 74. Zakona o radu Ruske Federacije), o činjenici da se ugovor o radu sa zaposlenikom na određeno vrijeme smanjuje (članak 79. Zakona o radu Ruske Federacije). Ruska Federacija) itd.

Formalne obavijesti o poštivanju postupka predviđenog radnim zakonodavstvom moraju se sastaviti samo u papirnatom obliku, jer će ti dokumenti biti potvrda o poštivanju utvrđene procedure, a zaposlenik potvrđuje primitak ove obavijesti, u pravilu, na dan sam dokument.

U nastavku su izvatci iz Zakona o radu, koji potvrđuju zahtjev za pisani oblik obavijesti u nekim slučajevima u skladu sa zahtjevima radnog zakonodavstva.

Ulomak dokumenta

Zakon o radu Ruske Federacije

Članak 74

(...) Poslodavac je dužan obavijestiti radnika o nadolazećim promjenama uvjeta ugovora o radu koje su stranke odredile, kao io razlozima zbog kojih su takve promjene bile potrebne. pisanje najkasnije u roku od dva mjeseca, osim ako ovim zakonikom nije drugačije određeno.

Ako radnik ne pristane na rad u novim uvjetima, poslodavac je dužan pisanje ponuditi mu drugo radno mjesto dostupno poslodavcu (slobodno radno mjesto ili radno mjesto koje odgovara kvalifikacijama radnika, te slobodno niže radno mjesto ili slabije plaćeno) koje radnik može obavljati uzimajući u obzir svoje zdravstveno stanje.

Članak 79. Otkaz ugovora o radu na određeno vrijeme

Ugovor o radu na određeno vrijeme prestaje istekom roka njegova važenja. O otkazu ugovora o radu zbog njegovog isteka radnik mora biti pisanim putem obaviješten najmanje tri kalendarska dana prije otkaza, osim u slučajevima kada je ugovor o radu na određeno vrijeme sklopljen za vrijeme obavljanja dužnosti. odsutnom radniku ističe rok.

Članak 123

Redoslijed odobravanja plaćenog godišnjeg odmora utvrđuje se godišnje u skladu s rasporedom godišnjih odmora (...).

Zaposlenik mora biti obaviješten o vremenu početka godišnjeg odmora. pod slikanjem najkasnije dva tjedna prije njegovog početka.

Članak 180

(...) Zaposlenike upozorava poslodavac osobno i pod slikanjem najmanje dva mjeseca prije raskida.

U svim tim slučajevima poslodavac će morati potvrditi činjenicu da je zaposlenika obavijestio na određeno vrijeme, što udovoljava zahtjevima radnog zakonodavstva. Stoga se takve obavijesti zaposleniku daju pod osobnim potpisom. A najvažnije kod dostave obavijesti nije toliko potpis od strane zaposlenika, već naznaka datuma primitka takve obavijesti.

Obavijest ima sve iste podatke koji bi trebali biti na bilo kojem kadrovskom dokumentu.

Sustav registracije dokumenata za internu korespondenciju

Poslodavac će se lakše braniti u slučaju radnog sukoba (uključujući i sudski) ako organizacija ima kompetentno izgrađen sustav registracije dokumenata. Sustav registracije u tvrtki neophodan je za:

bilježenje dostupnosti dokumenata i praćenje njihovog kretanja;

davanje pravnog učinka dokumentima društva;

optimalna organizacija internog toka dokumenata u poduzeću;

zaštita interesa poslodavca u slučaju sudskog sukoba. U tom slučaju sustav registracije časopisa potvrdit će činjenicu da je dokument nastao na određeni datum.

Broj dnevnika (knjigovodstvenih knjiga) koji se mora voditi izravno ovisi o karakteristikama djelatnosti organizacije. Kako bi knjigovodstveni dnevnici (knjige) obavljali ne samo funkciju evidentiranja isprava, već i služili kao dokaz u slučaju sukoba da je dokument stvarno nastao u određenom vremenskom razdoblju i da se kasnije ne može upisati, preporuča se pridržavati se sljedećih pravila za registraciju ovih časopisa.

Časopisi moraju:

imati tvrdi omot (da se pridržava roka trajanja);

imati uvez ljepila (da dokaže nemogućnost ili poteškoću uklanjanja lista ili dodavanja lista u postojeći časopis);

imaju numerirane stranice od početka do kraja;

biti zašiven;

biti ovjeren pečatom pravne osobe i potpisom čelnika organizacije (osim prve dvije knjige knjigovodstva radnih knjižica koje moraju biti ovjerene voštanim pečatom ili pečatom (čl. 41. Uredbe od Vlada Ruske Federacije od 16. travnja 2003. broj 225 "O radnim knjižicama").

Interni pogled na časopise u koje je moguće registrirati dokumente interne korespondencije razvijaju same organizacije, budući da ne postoje jedinstveni oblici časopisa. Ispod je primjer njihovog oblika.

Kopije i duplikati

Često se dokumenti interne korespondencije prenose službenicima u obliku kopija ili duplikata, posebice ako se originalni dokument šalje višoj službenoj osobi ili upisuje u spis, ali se na dokumentu moraju poduzeti neke daljnje radnje.

Kopirati Dokument može biti faksimil ili besplatan. Kopija faksa u potpunosti reproducira sadržaj dokumenta i sve njegove vanjske značajke - pojedinosti sadržane u izvorniku (uključujući potpis i pečat) ili njihov dio, značajke njihovog položaja. besplatni primjerak stvorena na pisaćim mašinama, sadrži sve pojedinosti dokumenta, ali ne ponavlja nužno njegov oblik.

Zaposlenik odgovoran za dokumente ovjerava kopije. Ovjera preslika se vrši stavljanjem riječi "Istina" ili "Kopija je točna" i navođenjem potpisa, njegovog prijepisa i datuma odgovorne osobe. U pravilu, ovjera se stavlja na dno službenog dijela dokumenta na bilo kojem slobodnom mjestu.

Ako se dokument dostavlja drugim organizacijama, na kopijama dokumenata (izvoda iz njih) obavezno otisnuti .

Duplikat - duplikat službene isprave koja ima pravnu snagu izvornika.

* * *

Dakle, dokumenti interne korespondencije ne mogu se podcijeniti - često priznanje zakonitosti postupka ovisi o njihovu ispravnom izvršenju i obradi. No, upravo s tim dokumentima poslodavci najčešće ne znaju kako postupati. Takvi se papiri ne evidentiraju, ne uzimaju u obzir, ne dogovaraju, što negativno utječe ne samo na pravnu snagu dokumenta, već i na postupke upravljanja koji se provode u društvu. Često zbog toga poslodavac ne može dokazati krivnju pojedinog zaposlenika i ne može primijeniti zakonske metode za primjenu stegovne sankcije ili otkaz ugovora o radu s radnikom. Mnoge tvrtke već na svojim pogreškama počinju graditi sustav za rad s dokumentima, no ipak je bolje spriječiti negativne posljedice nego se baviti njihovim rezultatima.

1 Rukom ispisani datum

2 Osobni datum

Za formiranje tijeka dokumenata kadrovskog odjela
* popis potrebnih kadrovskih dokumenata, vrste i vrste kadrovske dokumentacije
* nomenklatura slučajeva
* grupiranje dokumenata u predmete
zahtjevi za izradu kadrovske dokumentacije, davanje dokumentima pravne snage
- Nastavak 1 mogućnosti dizajna
* uputa o vođenju kadrovske dokumentacije
* priprema dosjea kadrovske službe za prijenos u arhiv organizacije, rokovi skladištenja
* odgovornost poslodavca za kršenje zahtjeva za vođenje kadrovske evidencije

Koji su zahtjevi za vođenje kadrovskih evidencija

Kvalificirano vođenje kadrovske evidencije uključuje dokumentiranje svih kadrovskih pitanja u skladu s utvrđenim pravilima za obradu dokumenata.
Zahtjev za dokumentiranjem informacija prema određenim pravilima utvrđen je Saveznim zakonom od 27. srpnja 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija“.

Iz članka 11. Federalnog zakona br. 149-FZ:

- Zakonodavstvo Ruske Federacije ili sporazum stranaka mogu utvrditi zahtjeve za dokumentiranje informacija.
- U saveznim tijelima izvršne vlasti dokumentiranje informacija provodi se na način koji je utvrdila Vlada Ruske Federacije. Pravila uredskog rada i tijeka dokumenata koja su utvrdila druga državna tijela, tijela lokalne samouprave iz svoje nadležnosti moraju biti u skladu sa zahtjevima koje je utvrdila Vlada Ruske Federacije u pogledu uredskog rada i tijeka dokumenata za savezna tijela izvršne vlasti.

Menadžeri i kadrovi trebaju zapamtiti da ispravno sastaviti dokument znači dati mu pravnu snagu. Potrebno je posvetiti dovoljno pažnje ne samo sadržaju, već i obliku dokumenta. Pravna snaga dokumenta je svojstvo službenog dokumenta, priopćeno mu važećim zakonodavstvom, nadležnošću tijela koje ju je izdalo i utvrđenim postupkom za registraciju (članak 2.1 GOST R 51141-98).
Za aktivnosti upravljanja vrlo je važna pravna snaga dokumenata, ona potvrđuje da dokumenti mogu poslužiti kao istinit dokaz informacija sadržanih u njima. Sudska praksa poznaje mnogo primjera kada je organizacija izgubila slučaj zbog nepropisno izvršenih kadrovskih dokumenata sastavljenih u suprotnosti sa zahtjevima relevantnog GOST-a, budući da se na sudu ne prihvaćaju kao pisani dokaz i nemaju pravnu snagu. To je još jedna potvrda da je u radnim odnosima (osobito u situaciji otkaza) potrebno poštivati sve formalne suptilnosti vođenja kadrovske evidencije.

Pravila dokumentacije

Da biste ispravno formatirali dokument, prije svega morate odrediti kojoj skupini dokumenata ili dokumentacijskom sustavu pripada.
Prema točki 2.1 GOST R 51141-98, dokumentacijski sustav prepoznaje se kao skup dokumenata međusobno povezanih prema znakovima podrijetla, namjeni, vrsti, opsegu djelatnosti, jedinstvenim zahtjevima za njihovo izvršavanje.
U skladu sa Sveruskim klasifikatorom upravljačke dokumentacije OK 011-93, odobrenom Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 30. prosinca 1993. br. 299, upravljanje kadrovskom dokumentacijom treba uključivati dva sustava dokumenata:
- jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije;
- jedinstveni sustav primarne knjigovodstvene dokumentacije (skupina dokumentacije o računovodstvu rada i njegovom plaćanju).
Pravila dokumentacije uključeni u sustav organizacijske i administrativne dokumentacije, definirano GOST R 6.30-2003, odobren Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 3. ožujka 2003. br. 65-st.
Ovaj standard utvrđuje zahtjeve za izradu detalja dokumenata i obrazaca dokumenata.
Upute za prijavu i popunjavanje jedinstvenih obrazaca (19 obrazaca za evidentiranje osoblja i 11 obrazaca za evidentiranje korištenja radnog vremena i obračuna s osobljem za plaće) primarne knjigovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegove isplate sadržane su u rješenju Državni odbor za statistiku Ruske Federacije od 5. siječnja 2004. br.
Međutim, GOST R 6.30-2003 sadrži popis pojedinosti, koji sadrži 30 natpisa, nažalost, nije naznačeno koji pojedini natpisi daju dokumentu pravnu snagu. Međutim, ne utječu svi natpisi na pravnu snagu dokumenta.
Dakle, standard „Ujedinjeni dokumentacijski sustavi. Davanje pravne snage dokumentima na strojnom mediju i mašinogramu stvorenom računalnom tehnologijom GOST 6.10.4.-84 ", odobrenom Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 9. listopada 1984. br. 3549, utvrđuje zahtjeve za sastav detalja koji daju pravnu snagu dokumentima na strojnom nosaču i strojogramu nastalim pomoću računalne tehnologije. To uključuje: naziv organizacije - tvorca dokumenta; mjesto organizacije - tvorac dokumenta ili poštanska adresa; Naslov dokumenta; datum izrade dokumenta; šifra osobe odgovorne za ispravnu izradu dokumenta na strojnom mediju ili strojogramu, odnosno, u pravilu, šifra osobe koja je dokument odobrila. No, osim ovih podataka, dokument može sadržavati i dodatne pojedinosti koje mogu biti obvezne za određene vrste dokumenata zbog zahtjeva zakona ili drugih propisa.

Elektronska dokumentacija

Osim tradicionalnih dokumenata sastavljenih na papiru, u suvremenom sustavu kadrovske službe koriste se i elektronički dokumenti. U čl. 11 Federalnog zakona br. 149-FZ utvrđuje posebne zahtjeve za takve dokumente:
“Elektronska poruka potpisana elektroničkim digitalnim potpisom ili drugim analogom vlastitog potpisa priznaje se kao elektronički dokument koji je ekvivalentan dokumentu potpisanom vlastitom potpisom, u slučajevima kada savezni zakoni ili drugi regulatorni pravni akti ne utvrđuju ili impliciraju zahtjev izraditi takav dokument na papiru” .
Istodobno, pravna snaga elektroničkog dokumenta na temelju ovog zakona potvrđuje se elektroničkim digitalnim potpisom. Pravna snaga elektroničkog digitalnog potpisa priznaje se ako u automatiziranom informacijskom sustavu postoje softverski i hardverski alati koji osiguravaju identifikaciju potpisa i ako se poštuje utvrđeni način njihove uporabe. Nadalje, odredbe navedenog Saveznog zakona ne zabranjuju korištenje drugih analoga vlastitog potpisa kao rekvizita za identifikaciju podataka u elektroničkim dokumentima.
Općenito, sastav pojedinosti elektroničkog dokumenta mora biti u skladu sa zahtjevima GOST R 6.30-2003.
Osim toga, GOST R 6.30-2003, koji navodi sastav pojedinosti korištenih u pripremi dokumenata, ne definira ovaj koncept. Definicija sadrži GOST R 51141-98, prema kojem je rekvizit dokumenta obvezni element formalizacije službenog dokumenta (klauzula 2.1 GOST R 51141-98).

Davanje pravne snage dokumentima

Pravnu snagu isprave osigurava skup detalja utvrđenih za svaku vrstu isprave i izvršenje na obrascu koji zadovoljava standard.
Mora se imati na umu da se različiti dokumenti sastoje od različitog skupa detalja i pri sastavljanju jednog dokumenta ne morate koristiti sve pojedinosti opisane u GOST-u. Neki se rekviziti međusobno isključuju, na primjer, rekvizit "Referentni podaci o organizaciji" označen je samo slovima, dok "Naziv vrste dokumenta" nije napisan na zaglavlju. U postupku pripreme i obrade dokumenata sastav traženih podataka može se nadopuniti drugim detaljima, ako to zahtijeva svrha dokumenta, njegova obrada. Objedinjenim oblicima dokumenata možete dodati dodatne pojedinosti. Na primjer, u obliku naloga za zapošljavanje i otpuštanje zaposlenika, dodajte podatke "potpis voditelja kadrovske službe", "potpis neposrednog nadzornika". Međutim, uklanjanje pojedinačnih podataka iz jedinstvenih obrazaca nije dopušteno.
Sastav detalja, koji karakterizira pojedini dokument, određen je svrhama izrade dokumenta, njegovom svrhom, zahtjevima za sadržaj i oblik ovog dokumenta, načinom dokumentacije.
Glavni dokument koji utvrđuje sastav detalja i zahtjeve za njihovo izvršenje je GOST R 6.30-2003.
Ovim se dokumentom utvrđuju sljedeće pojedinosti koje se koriste u pripremi i izvršavanju organizacijskih i administrativnih dokumenata – rješenja, naredbi, naredbi, dopisa, protokola, akata i drugih dokumenata obuhvaćenih OK 011-93 (OKUD):
Šifra obrasca dokumenta i stavljen prema Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD). OKUD je sastavni dio Jedinstvenog sustava za klasifikaciju i kodiranje tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija i obuhvaća jedinstvene sustave dokumentacije i oblike dokumenata dopuštenih za korištenje u nacionalnom gospodarstvu.
Amblem ili zaštitni znak organizacije(uslužna oznaka) stavlja se na zaglavlje organizacije u skladu s Statutom (pravilnicima o organizaciji).
Oznaka organizacije (OKPO) navedena je prema Sveruskom klasifikatoru poduzeća i organizacija.
OGRN- glavni državni registarski broj pravne osobe stavlja se u skladu s dokumentima koje izdaje porezno tijelo.
TIN/KPP- identifikacijski broj poreznog obveznika / šifra razloga registracije upisuje se u skladu s dokumentima koje izdaje porezno tijelo.
Ime kompanije, koji je autor dokumenta, mora odgovarati imenu utvrđenom u njegovim sastavnim dokumentima. Iznad naziva organizacije navedite skraćeni naziv, a u nedostatku - puni naziv matične organizacije (ako postoji). Skraćeni naziv organizacije navodi se u slučajevima kada je sadržan u sastavnim dokumentima organizacije. Skraćeni naziv (u zagradama) stavlja se ispod ili iza punog naziva. Nazivi organizacija subjekata Ruske Federacije, koje uz državni jezik Ruske Federacije (ruski), imaju državni jezik subjekata Ruske Federacije, tiskani su na dva jezika.
Naziv podružnice, teritorijalnog ureda, predstavništva navodi se ako je autor dokumenta, a stavlja se ispod naziva organizacije.
Referentne informacije o organizaciji uključuju uključujući: poštansku adresu; broj telefona i druge podatke prema nahođenju organizacije (brojevi faksa, brojevi teleksa, bankovni računi, e-mail adresa).
Naziv vrste dokumenta koji sastavlja ili objavljuje organizacija mora biti određen statutom (pravilnicima o organizaciji) i mora odgovarati vrstama dokumenata predviđenim OKUD-om (klasa 0200000). Na primjer, "Interni radni propisi", "opis posla".
Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili odobrenja, za protokol - datum sastanka (donošenja odluke), za akt - datum događaja.
Dokumenti koje su izdale dvije ili više organizacija moraju imati jedan (jedan) datum.
Dopušteno dva načina formatiranja datuma dokumenta: numerički ili riječno-numerički.
Digitalnom metodom datum dokumenta ispisuje se arapskim brojevima u slijedu:
dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec iscrtani su s dva para arapskih brojeva odvojenih točkom; godina - četiri arapska broja.
Na primjer, datum 5. veljače 2011. treba napisati kao sljedeći unos: 05.02.2011.
Dopušteno je formatirati datum u slijedu: godina, mjesec, dan u mjesecu, na primjer 2011.02.05.
Ova metoda registracije datuma naširoko se koristi u arhivima - datumi na policama, mapama i drugim dokumentima ispisuju se "obrnutim" slijedom.
Verbalno-numeričkom metodom potrebno je sastaviti datum: 05.02.2011.
Registarski broj dokumenta je iz svog serijskog broja, koji se prema nahođenju organizacije može dopuniti indeksom predmeta prema nomenklaturi predmeta, podacima o dopisniku, izvođačima.
Registarski broj dokumenta koji su zajednički objavile dvije ili više organizacija sastoji se od registarskih brojeva dokumenta svake od tih organizacija, odvojenih kosom crtom po redoslijedu autora u dokumentu.
Registarski broj dokumenta dodjeljuje se na temelju upisa u odgovarajućem obrascu za registraciju. Razlikuju se sljedeće vrste upisnih obrazaca: registracijske i kontrolne kartice (RKK); Registracijski dnevnici (knjige); ekranske forme (kada se koristi računalna tehnologija). Obrasce nekih časopisa i knjiga odobravaju službena tijela. Na primjer, obrazac računovodstvene knjige kretanja radnih knjižica i umetaka u njih odobren je Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. listopada 2003. br. 69 „O odobravanju uputa za popunjavanje radne knjižice”.
Ali većina oblika razvijene prema vlastitom nahođenju poslodavac. Obrasci dokumenata mogu se pogledati na stranici Obrasci dokumenata
Neregistrirani dokument nema pravnu snagu!!!
Link na registracijski broj i datum dokument sadrži registarski broj i datum dokumenta na koji se mora dati odgovor. Ovaj atribut je obavezan za slova.
Mjesto sastavljanja ili izdanja dokumenta se označavaju ako ih je teško odrediti detaljima “Naziv organizacije” i “Referentni podaci o organizaciji”. Mjesto sastavljanja ili objavljivanja naznačeno je uzimajući u obzir prihvaćenu administrativno-teritorijalnu podjelu, mogu se koristiti samo općeprihvaćene kratice.
adresat mogu biti organizacije, njihove strukturne jedinice, službenici ili pojedinci. Prilikom upućivanja dokumenta službenoj osobi, inicijali se navode ispred prezimena.
Naziv organizacije i njezine strukturne jedinice naznačen je u nominativu. Položaj osobe kojoj je isprava upućen naznačuje se u dativu,
Na primjer:
izvršnom direktoru
dd Parus
V.A. Laptev
ili

DOO "Mayak"
Računovodstvo
glavni ekonomist
V.M. Kochetova

NASTAVAK 1 na STR

Sustav GAS "Vybory" prilično je složen sustav, a kako bi se osigurala njegova učinkovita uporaba, stabilnost i pouzdanost, uveden je niz formalnosti organizacijske i tehnološke prirode. Izborni proces i proces održavanja referenduma je zbog korištenja velikog broja dokumenata na papirnatim i elektroničkim medijima. Takvi dokumenti moraju imati istu pravnu snagu. Dok dokumenti na papiru podliježu tradicionalnim zahtjevima, elektronički dokumenti podliježu posebnim zahtjevima. Nije slučajno da Zakon "O PLINU "Vybory"" propisuje uvjete za davanje pravne snage dokumentima pripremljenim pomoću GAS-a "Vybory", budući da su rezultati izbornog procesa i procesa održavanja referenduma od velike političke važnosti.

Navodimo uvjete za osiguranje vjerodostojnosti dokumenata pripremljenih pomoću GAS-a "Vybory":

1. papirnati dokument, pripremljen korištenjem GAS-a "Vybory" u skladu sa saveznim zakonima, stječe pravnu snagu nakon što ga potpišu nadležni službenici.
2. Elektronički dokument pripremljen pomoću GAS-a "Vybory" stječe pravnu snagu nakon što ga potpiše elektroničkim potpisom
3. Zapisnik, zbirna tablica rezultata glasovanja, drugi zbirni dokumenti pripremljeni u elektroničkom obliku pomoću GAS-a "Vybory" stječu pravnu snagu na način nakon obvezne provjere na propisan način korištenjem javnih ključeva elektroničkih potpisa vjerodostojnosti svih izvornih elektroničkih dokumenata, na temelju koje se izrađuje konsolidirani elektronički dokument.
4. U procesu ulaska u sustav GAS "Vybory". podaci formira se elektronički dokument koji je potpisan elektroničkim potpisima relevantni službenici.
5. Usklađenost podaci elektronički dokument podaci dokument na papiru potvrđeno računalnim ispisom, koji potpisuju nadležni službenici i prilaže izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica unosa podataka u GAS "Vybory" i formiranje elektroničkog dokumenta potpisanog elektroničkim potpisom bilježi se u posebnom časopisu.
6. Prijenos elektroničkih dokumenata višem izbornom povjerenstvu, referendumskom povjerenstvu pomoću GAS-a "Vybory" vrši se isključivo nakon provjere valjanosti i vjerodostojnosti elektroničkih potpisa, prilijepljen na svaki poslani dokument, korištenjem javnih ključeva elektroničkih potpisa.
7. Rezultati ispitivanja potvrđuju se računalnim ispisom verifikacijskog protokola. Ovaj ispis potpisuju službene osobe na propisani način i prilaže se izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica prijenosa podataka višem izbornom povjerenstvu, referendumskom povjerenstvu bilježi se u posebnom dnevniku nižeg izbornog povjerenstva, referendumskog povjerenstva.
8. vjerodostojnost elektroničkih potpisa stavljenih na svaki elektronički dokument koji zaprimi više izborno povjerenstvo, referendumsko povjerenstvo nižeg izbornog povjerenstva, referendumsko povjerenstvo, provjereno pomoću ključeva za elektronički potpis. Potvrđena je činjenica provjere pouzdanosti primljenih elektroničkih dokumenata računalni ispis verifikacijskog protokola. Ovaj ispis potpisuju nadležni službenici na propisan način i prilaže se izvještajnoj dokumentaciji. Činjenica takve provjere također se bilježi u posebnom časopisu.

Odstupanja između preliminarnih i konačnih izbornih rezultata mogu se izračunati u tisućinki postotka i ne objašnjavaju se nekim nedostacima elektroničkih ili "papirnatih" metoda, već kašnjenjem u prijenosu podataka s nekih posebno udaljenih točaka zemlje. . Ove razlike ne utječu na stvarni ishod izbora.

Prilikom održavanja izbora i referenduma, kao završna periferna oprema sustava na biračkim mjestima, mogu se koristiti kompleksi za obradu glasačkih listića integrirani u mrežu Vybory SFS. Već su eksperimentalno korišteni na izborima u nizu regija u zemlji. Tijekom ovih događanja testirana su razna inženjerska i tehnička rješenja za problem automatskog prebrojavanja glasova i prijenosa informacija, koja također omogućuju automatsko zbrajanje rezultata različitih vrsta glasovanja u samo 20-25 minuta nakon završetka glasanja. glasovanje.

Uz uštedu vremena, sustav omogućuje provjeru autentičnosti glasačkih listića istovremeno s glasovanjem, tehnički jamči zaštitu rezultata glasovanja od krivotvorenja, te pruža vizualnu demonstraciju izbornog procesa u svim regijama zemlje u dinamici u stvarnom vremenu. Na dan izbora privremene rezultate glasovanja prema rasporedu prima CIK Rusije u obliku statističkih, shematskih, tekstualnih, audio i vizualnih informacija i nakon obrade se odmah prosljeđuju medijima.