Requisitos para la elaboración de la documentación del personal. Fuerza legal del documento: esencia, procedimientos para dar el sistema para registrar documentos de correspondencia interna.

28.05.2022

Leer también

Cómo comprar una yeguada en quiebra y recuperarla

Cómo convertir el dibujo artístico en un negocio rentable

En las organizaciones, como parte del proceso de producción, los empleados mantienen correspondencia interna entre ellos. Escriben declaraciones, se informan entre sí con notificaciones sobre el progreso del trabajo realizado o sobre cómo debe hacerse. A menudo, dichos documentos son de gran importancia y, por lo tanto, deben tener fuerza legal.

Para dar fuerza legal al documento, se deben observar las siguientes reglas:

el empleador, al crear un documento de correspondencia interna, debe apegarse a las normas legislativas vigentes;

un empleado puede emitir un documento solo dentro de su competencia;

el empleador está obligado a cumplir con las reglas para la preparación y ejecución de documentos, así como la familiarización de los empleados con él (si es necesario).

Requisitos que dan fuerza legal al documento

La composición obligatoria de los detalles que da fuerza legal a los documentos creados:

1. El autor del documento (nombre de la organización, institución, empresa, indicando adscripción departamental o forma jurídica). Una alternativa sería imprimir el documento en papel con membrete. Algunos documentos indican adicionalmente la ciudad en la que se publicó este documento.

2. Título del documento (orden, reglamento, etc.).

3. Fecha de creación del documento, su aprobación, entrada en vigor.

4. Índice de registro (número) de este documento de acuerdo con el sistema de registro adoptado por la empresa.

6. Firma del titular de la organización o de un responsable autorizado por él. La firma del jefe se puede colocar de varias formas, en particular:

6.1. Firma directa (como en las órdenes en formularios unificados, que indican la posición, la decodificación de la firma y la firma misma).

6.2. Un sello directo de aprobación firmado por el jefe (o un funcionario autorizado) de esta organización. El sello de aprobación está adherido al encabezado superior del documento en el lado derecho.

6.3. Sello indirecto de aprobación, mediado, por ejemplo, mediante aprobación por orden. Dicho sello se coloca, por regla general, también en el encabezado superior del documento en el lado derecho (como en el formulario unificado T-3 - Dotación de personal).

6.4. En forma de resolución de un gerente, por ejemplo, en la declaración de un empleado. La resolución debe contener cuatro elementos: el destinatario de la resolución, el acto o instrucción administrativa propiamente dicha, la firma del titular y la fecha en que se dictó la resolución. La resolución se pega, por regla general, a mano en cualquier espacio libre del documento, pero normalmente en su parte superior.

7. Aprobación de visas para aquellos tipos de documentos que sin dichas visas no tendrán plena vigencia legal. Por ejemplo, aprobación de visas con el organismo sindical de base, teniendo en cuenta la opinión del organismo de representación, acuerdo con un abogado, con el jefe de contabilidad, etc. Los documentos que requieren aprobación vienen determinados por las exigencias de la legislación vigente, los formularios unificados y las normas locales internas de la propia organización, en particular, las instrucciones de trabajo de oficina o las normas de departamentos, etc. (si las hubiere). La visa de aprobación puede ser en las siguientes formas:

7.1. Indicación del documento que acredita la homologación (modelo unificado T-7). El sello de aprobación se coloca, por regla general, en la parte inferior del diseño en el lado izquierdo.

7.2. Indicación de la redacción que confirma el acuerdo, cargo de la persona o personas con las que se realizó el acuerdo, firma / firmas, sus transcripciones y fechas de acuerdo. El visado de homologación se fija, por regla general, al pie de la parte formalizadora del documento o en cualquier espacio libre.

8. Las visas de familiarización deben estar bajo todas las órdenes de personal y otros documentos, que en esencia deben transmitirse a un determinado círculo de empleados. Este requisito también incluye la fecha manuscrita de familiarización por parte de los empleados bajo el documento firmado. El visado de familiarización se fija en la parte inferior del documento en el centro o en el lado izquierdo.

Los formularios unificados desarrollados por el Comité Estatal de Estadística se construyen teniendo en cuenta que los documentos tienen fuerza legal y contienen todos los detalles especificados (aunque hay excepciones, por ejemplo, la tarjeta personal de un empleado; el formulario unificado T-2 no contiene un número de registro , ya que estos documentos no se almacenan cronológicamente, sino alfabéticamente).

A continuación se proporciona un ejemplo de todos los detalles especificados en un formulario unificado utilizando el formulario unificado T-6 como ejemplo: una orden de vacaciones.

Dar fuerza legal a los documentos de correspondencia interna

La correspondencia interna en la organización resuelve las siguientes tareas:

1. Expresar y documentar por escrito la opinión, solicitud, propuesta de una de las partes, el empleador o el trabajador, o tener el carácter de informar a la otra parte.

2. Es un eslabón integral en el procedimiento de extinción del contrato de trabajo, traslado de trabajadores, alta de licencias y demás trámites de personal.

3. Sirve como prueba documental necesaria al considerar un conflicto laboral.

Para que la correspondencia interna pueda realizar todas las tareas anteriores, se deben cumplir las siguientes condiciones:

1. El documento debe estar correctamente ejecutado, con todos los detalles necesarios para ello.

2. El documento deberá tener un número de registro según el registro de entrada y salida de documentación.

3. Este documento debe ser contestado de oficio por el receptor. Por ejemplo, en forma de resolución.

4. El documento debe almacenarse teniendo en cuenta los requisitos de archivo establecidos.

En la mayoría de los casos, el empleado realiza correspondencia interna con la ayuda de declaraciones, oficiales y memorandos, y el empleador, en forma de notificaciones. Los documentos de correspondencia interna se redactan no solo si es necesario intercambiar mensajes oficiales entre empleados, sino también entre jefes de departamentos y empleados, jefes de un departamento y otros, etc.

En la actualidad, la mayor parte de esta correspondencia se realiza en en formato electrónico, por mensajería Por correo electrónico . Con tales mensajes, es extremadamente difícil probar que este documento electrónico fue creado por este empleado en particular (incluso al establecer contraseñas, deberá probar que nadie, excepto este empleado en particular, conocía la contraseña para acceder a un correo electrónico en particular). Por lo tanto, en caso de conflicto o posible conflicto, se recomienda redactar documentos en papel, certificando con su firma, y registrarse a través de un funcionario de la empresa responsable de registrar el documento.

Es posible dar efecto legal a dicha correspondencia si el empleado imprime mensajes electrónicos y el funcionario los registra. Además, los documentos internos de la empresa (reglamentos locales internos) deben fijar tal método de intercambio de información, así como la frecuencia de verificación de mensajes, como un mecanismo de trabajo para la comunicación.

Considere los principios generales de dar fuerza legal a los documentos de correspondencia interna: declaraciones y notificaciones. Estos documentos suelen ser la prueba principal en los conflictos laborales, por lo que trabajar con ellos de manera competente es extremadamente importante para proteger los intereses del empleador.

Características del registro y otorgamiento de fuerza legal a las declaraciones.

Es de interés del empleador que las declaraciones personales de los empleados se completen a mano. Por lo general, las organizaciones utilizan formularios modelo en los que al menos la firma del empleado y la fecha en que se firmó la solicitud deben completarse a mano. A menudo, tal ejecución de declaraciones se interpreta en un conflicto judicial como un hecho de presión sobre el empleado.

En principio, la solicitud también se puede crear automáticamente, pero, sin embargo, después de eso, la persona que redacta esta solicitud la imprime y la firma.

Es conveniente que en la solicitud, teniendo en cuenta el procedimiento anterior para dar fuerza legal a los documentos, se incluyan los siguientes detalles:

1. El nombre del documento es "Aplicación".

2. Destinatario: a quien se envía la solicitud, indicando el puesto en una organización en particular, nombre completo. oficial.

3. Compilador: de quien se envía, indicando el cargo y el nombre completo. trabajador.

4. Texto de la declaración.

5. Firma del autor de la solicitud.

6. Fecha de la solicitud.

7. Firmas de aprobación (la mayoría de las veces con el jefe de la unidad estructural, si es necesario). Este accesorio es opcional. Por lo tanto, su presencia está determinada por los principios de trabajar con dichos documentos en una organización en particular.

8. Número de registro de la solicitud. El número se asigna al documento de acuerdo con el diario de documentación entrante (u otro diario, según la construcción del sistema de registro en una organización en particular), indicando el número, la fecha de aceptación del documento y la firma de la persona responsable (por ejemplo, secretaria). La persona responsable de recibir estos documentos anota el número.

9. Resolución de la persona a quien se dirige la solicitud o que está facultada para resolver un asunto determinado. La resolución debe contener una firma manuscrita, la fecha y una decisión administrativa sobre la emisión de la solicitud indicando el funcionario específico (su apellido o simplemente el departamento) a quien se envía esta orden y (si es necesario) la fecha en que la orden deberá cumplirse lo especificado en la resolución.

10. Después de que se lleven a cabo los procedimientos de personal sobre la base de esta solicitud, se pueden hacer marcas en la ejecución de la orden del jefe (ver Ejemplo 8). Se colocan, por regla general, en la parte inferior de la parte de diseño del documento a la izquierda o en cualquier espacio libre.

11. Puede haber marcas del número del caso al que se envía esta solicitud.

Aquí hay un ejemplo de una aplicación con todos los detalles necesarios.

Características del registro y otorgamiento de fuerza legal a las notificaciones

El empleador escribe avisos para informar al empleado sobre algo. Por ejemplo, para advertirle sobre la propuesta de reducción de personal (Artículo 180 del Código Laboral de la Federación Rusa), sobre las próximas vacaciones anuales regulares, de acuerdo con el calendario de vacaciones de la empresa (Artículo 123 del Código Laboral de la Federación Rusa) , sobre el próximo cambio en los términos del contrato de trabajo (Artículo 74 del Código Laboral de la Federación Rusa), sobre el hecho de que se está reduciendo un contrato de trabajo de duración determinada con un empleado (Artículo 79 del Código Laboral de la Federación Rusa) Federación de Rusia), etc.

Los avisos para cumplir con el procedimiento previsto por la legislación laboral deben redactarse únicamente en papel, ya que estos documentos serán la confirmación del cumplimiento del procedimiento establecido, y el trabajador confirma la recepción de este aviso, por regla general, en el documento mismo.

A continuación se encuentran extractos del Código Laboral, que confirman el requisito de una forma escrita de notificación en algunos casos de cumplimiento de los requisitos de la legislación laboral.

Fragmento de documento

Código Laboral de la Federación Rusa

Artículo 74

(...) El empleador está obligado a notificar al trabajador los cambios que se produzcan en los términos del contrato de trabajo que determinen las partes, así como las razones que los hicieron necesarios. escritura a más tardar dos meses, a menos que este Código disponga lo contrario.

Si el trabajador no está de acuerdo en trabajar en las nuevas condiciones, el empleador está obligado a escritura ofrecerle otro trabajo disponible para el empleador (tanto un puesto vacante o un trabajo correspondiente a las calificaciones del empleado, como un puesto vacante inferior o un trabajo peor pagado), que el empleado puede desempeñar teniendo en cuenta su estado de salud.

Artículo 79. Extinción del contrato de trabajo de duración determinada

Un contrato de trabajo a plazo fijo se rescinde al vencimiento de su período de validez. El trabajador debe ser notificado por escrito sobre la terminación del contrato de trabajo por vencimiento de este al menos tres días naturales antes del despido, excepto en los casos en que el plazo del contrato de trabajo a término fijo celebrado por el período de desempeño de las funciones de el empleado ausente expira.

Artículo 123

El orden de concesión de vacaciones pagadas se determina anualmente de acuerdo con el cronograma de vacaciones (...).

El empleado debe ser notificado de la hora de inicio de las vacaciones. bajo pintura a más tardar dos semanas antes de su inicio.

Artículo 180

(...) Los empleados son advertidos por el empleador personalmente y bajo pintura al menos dos meses antes de la terminación.

En todos estos casos, el empleador deberá acreditar el hecho de notificar al trabajador por un período de tiempo determinado, que cumpla con los requisitos de la legislación laboral. Por lo tanto, tales avisos se dan al empleado bajo una firma personal. Y lo más importante a la hora de entregar una notificación no es tanto la firma por parte del empleado, sino la indicación de la fecha de recepción de dicha notificación.

La notificación tiene todos los mismos detalles que deberían estar en cualquier documento personal.

Sistema de registro de documentos para correspondencia interna

Será más fácil para el empleador defenderse en caso de un conflicto laboral (incluido uno judicial) si la organización tiene un sistema de registro de documentos construido de manera competente. El sistema de registro en la empresa es necesario para:

registrar la disponibilidad de documentos y rastrear su movimiento;

dar efecto legal a los documentos de la empresa;

organización óptima del flujo de documentos internos en la empresa;

proteger los intereses del empleador en caso de conflicto judicial. En este caso, el sistema de registro diario confirmará el hecho de que el documento se creó en una fecha determinada.

El número de diarios (libros de contabilidad) que se deben llevar directamente depende de las características de las actividades de la organización. Para que los diarios contables (libros) realicen no solo la función de registrar documentos, sino también servir como evidencia en caso de conflicto de que el documento realmente se creó en un período de tiempo determinado y no se pudo ingresar más tarde, se recomienda seguir las siguientes reglas para el registro de estas revistas.

Las revistas deben:

tener una tapa dura (para cumplir con la vida útil);

tener una encuadernación con pegamento (para probar la imposibilidad o dificultad de quitar una hoja o agregar una hoja a un diario existente);

tener páginas numeradas de principio a fin;

ser cosido;

estar certificada por el sello de la persona jurídica y la firma del jefe de la organización (con excepción de los dos primeros libros de contabilidad de los libros de trabajo, que deben estar certificados por un sello de cera o sello (cláusula 41 del Decreto de el Gobierno de la Federación Rusa del 16 de abril de 2003 No. 225 "Sobre los libros de trabajo").

La vista interna de revistas en la que es posible registrar documentos de correspondencia interna es desarrollada por las propias organizaciones, ya que no existen formas unificadas de revistas. A continuación se muestra un ejemplo de su forma.

Copias y duplicados

A menudo, los documentos de correspondencia interna se transfieren a los funcionarios en forma de copias o duplicados, en particular si el documento original se envía a un funcionario superior o se archiva en el expediente del caso, pero se deben tomar algunas medidas adicionales sobre el documento.

Copiar El documento puede ser facsímil o gratuito. Copia de fax reproduce completamente el contenido del documento y todas sus características externas: los detalles contenidos en el original (incluida la firma y el sello) o parte de ellos, las características de su ubicación. copia gratis creado en máquinas de escribir, contiene todos los detalles del documento, pero no necesariamente repite su forma.

El empleado responsable de los documentos certifica las copias. La certificación de copias se hace colocando la palabra "Verdadero" o "Copia correcta" e indicando la firma, su transcripción y la fecha del responsable. Por regla general, la nota de certificación se coloca al pie de la parte formal del documento en cualquier espacio libre.

Si el documento se envía a otras organizaciones, en copias de documentos (extractos de ellos) asegúrese de sellar .

Duplicar - una copia duplicada de un documento oficial que tenga la fuerza legal del original.

* * *

Por lo tanto, los documentos de correspondencia interna no pueden subestimarse; a menudo, el reconocimiento de la legalidad del procedimiento depende de su correcta ejecución y procesamiento. Pero es con estos documentos que los empleadores a menudo no saben cómo manejar. Dichos papeles no se registran, no se tienen en cuenta, no se acuerdan, lo que afecta negativamente no solo la fuerza legal del documento, sino también los procedimientos de gestión que se llevan a cabo en la empresa. A menudo, debido a esto, el empleador no puede probar la culpabilidad de un empleado en particular y no puede aplicar métodos legales para aplicar una sanción disciplinaria o rescindir un contrato de trabajo con un empleado. Muchas empresas comienzan a construir un sistema para trabajar con documentos que ya tienen sus errores, pero aún es mejor prevenir las consecuencias negativas que lidiar con sus resultados.

1 fecha manuscrita

2 cita personal

Para la formación del flujo de documentos del departamento de personal.
* lista de documentos de personal requeridos, tipos y variedades de documentación de personal
* nomenclatura de casos
* agrupar documentos en casos
requisitos para la ejecución de la documentación del personal, dando fuerza legal a los documentos
- Continuación de 1 opciones de diseño
* instrucción sobre gestión de registros de personal
* preparación de archivos del servicio de personal para transferencia al archivo de la organización, períodos de almacenamiento
* la responsabilidad del empleador por la violación de los requisitos para mantener registros de personal

¿Cuáles son los requisitos para llevar a cabo la gestión de registros de personal?

La gestión de expedientes de personal cualificado implica documentar todos los asuntos de personal de acuerdo con las normas establecidas para el tratamiento de documentos.
El requisito de documentar la información de acuerdo con ciertas reglas está establecido por la Ley Federal del 27 de julio de 2006 No. 149-FZ "Sobre información, tecnologías de la información y protección de la información".

Del artículo 11 de la Ley Federal No. 149-FZ:

- La legislación de la Federación Rusa o el acuerdo de las partes puede establecer requisitos para documentar la información.
- En los órganos ejecutivos federales, la documentación de la información se lleva a cabo de la manera establecida por el Gobierno de la Federación Rusa. Las reglas para el trabajo de oficina y el flujo de documentos establecidas por otros órganos estatales, los órganos de gobierno local dentro de su competencia deben cumplir con los requisitos establecidos por el Gobierno de la Federación Rusa en términos de trabajo de oficina y flujo de documentos para los órganos ejecutivos federales.

Los gerentes y empleados del servicio de personal deben recordar que redactar un documento correctamente significa darle fuerza legal. Es necesario prestar suficiente atención no solo al contenido, sino también a la forma del documento. La fuerza legal de un documento es una propiedad de un documento oficial, comunicada por la legislación vigente, la competencia del organismo que lo emitió y el procedimiento establecido para el registro (cláusula 2.1 de GOST R 51141-98).
Para las actividades de gestión, la fuerza legal de los documentos es muy importante, confirma que los documentos pueden servir como una prueba fiel de la información contenida en ellos. La práctica judicial conoce muchos ejemplos cuando una organización perdió un caso debido a documentos de personal ejecutados incorrectamente y redactados en violación de los requisitos del GOST relevante, ya que no se aceptan en el tribunal como prueba escrita y no tienen fuerza legal. Esta es otra confirmación de que en las relaciones laborales (especialmente en una situación de despido) es necesario observar todas las sutilezas formales de la gestión de registros de personal.

Reglas de documentación

Para redactar correctamente un documento, en primer lugar, debe determinar a qué grupo de documentos o sistema de documentación pertenece.
De acuerdo con la cláusula 2.1 de GOST R 51141-98, el sistema de documentación se reconoce como un conjunto de documentos interconectados según los signos de origen, propósito, tipo, ámbito de actividad, requisitos uniformes para su ejecución.
De acuerdo con el clasificador de documentación de gestión de toda Rusia OK 011-93, aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 30 de diciembre de 1993 No. 299, la gestión de registros de personal debe incluir dos sistemas de documentos:
- un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
- un sistema unificado de documentación contable primaria (un grupo de documentación sobre la contabilidad del trabajo y su pago).
Reglas de documentación incluidos en el sistema de documentación organizativa y administrativa, definido por GOST R 6.30-2003, aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 3 de marzo de 2003 No. 65-st.
este estándar establece requisitos para la preparación de detalles de documentos y formas de documentos.
En la resolución de la Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 5 de enero de 2004 No. No. 1.
Sin embargo, GOST R 6.30-2003 contiene una lista de detalles, que contiene 30 inscripciones; desafortunadamente, no se indica qué inscripciones en particular le dan fuerza legal al documento. Sin embargo, no todas las inscripciones afectan la fuerza legal del documento.
Así, el estándar “Sistemas Unificados de Documentación. Dando fuerza legal a los documentos en un medio de máquina y un masinograma creado por tecnología informática GOST 6.10.4.-84 ”, aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 9 de octubre de 1984 No. 3549, establece requisitos para el composición de detalles que dan fuerza legal a documentos en un soporte de máquina y maquinograma creado por medio de tecnología informática. Estos incluyen: el nombre de la organización - el creador del documento; ubicación de la organización - el creador del documento o dirección postal; Título del documento; fecha de fabricación del documento; el código de la persona responsable de la correcta producción del documento en un medio de máquina o maquinograma, o, por regla general, el código de la persona que aprobó el documento. Pero además de estos detalles, el documento puede contener detalles adicionales que pueden ser obligatorios para ciertos tipos de documentos debido a los requisitos de la ley u otras reglamentaciones.

Documentación Electrónica

Además de los documentos tradicionales redactados en papel, los documentos electrónicos también se utilizan en el moderno sistema de servicios de personal. En arte. 11 de la Ley Federal No. 149-FZ establece requisitos especiales para tales documentos:
“Se reconoce como documento electrónico equivalente a un documento firmado con firma manuscrita, un mensaje electrónico firmado con firma digital electrónica u otro análogo de una firma manuscrita, en los casos en que las leyes federales u otros actos jurídicos reglamentarios no establezcan o impliquen un requisito redactar tal documento en papel” .
A su vez, la fuerza legal de un documento electrónico, en virtud de esta ley, se confirma mediante una firma digital electrónica. Se reconoce la fuerza legal de una firma digital electrónica si existen herramientas de software y hardware en el sistema de información automatizado que aseguren la identificación de la firma, y si se observa el modo establecido de su uso. Además, las disposiciones de dicha Ley Federal no prohíben el uso de otros análogos de una firma manuscrita como requisitos de identificación de información en documentos electrónicos.
En general, la composición de los detalles de un documento electrónico debe cumplir con los requisitos de GOST R 6.30-2003.
Además, GOST R 6.30-2003, que enumera la composición de los detalles utilizados en la preparación de documentos, no define este concepto. La definición contiene GOST R 51141-98, según la cual el requisito del documento es un elemento obligatorio para formalizar un documento oficial (cláusula 2.1 de GOST R 51141-98).

Dar fuerza legal a los documentos

La fuerza legal del documento está asegurada por el conjunto de detalles establecidos para cada tipo de documento y la ejecución en un formulario que cumpla con el estándar.
Debe recordarse que los diferentes documentos consisten en un conjunto diferente de detalles y al compilar un documento, no necesita usar todos los detalles descritos en GOST. Algunos requisitos son mutuamente excluyentes, por ejemplo, el requisito “Datos de referencia de la organización” se indica solo en letras, mientras que “Nombre del tipo de documento” no se escribe en el membrete. En el proceso de preparación y procesamiento de documentos, la composición de los detalles requeridos puede complementarse con otros detalles, si el propósito del documento, su procesamiento lo requiere. Puede agregar detalles adicionales a las formas unificadas de documentos. Por ejemplo, en forma de órdenes de contratación y despido de empleados, agregue los detalles "firma del jefe del departamento de personal", "firma del supervisor inmediato". Sin embargo, no se permite la eliminación de datos individuales de los formularios unificados.
La composición de los detalles., que caracteriza un documento en particular, está determinado por los propósitos de crear el documento, su propósito, los requisitos para el contenido y la forma de este documento, el método de documentación.
El documento principal que establece la composición de los detalles y los requisitos para su ejecución es GOST R 6.30-2003.
Este documento establece los siguientes detalles que se utilizan en la preparación y ejecución de documentos organizativos y administrativos - resoluciones, órdenes, órdenes, cartas, protocolos, actas y otros documentos incluidos en la OK 011-93 (OKUD):
Código de formulario de documento y anote de acuerdo con el clasificador de documentación de gestión de toda Rusia (OKUD). OKUD es parte integral del Sistema Unificado para la Clasificación y Codificación de la Información Técnica, Económica y Social y cubre sistemas unificados de documentación y formas de documentos permitidos para su uso en la economía nacional.
Emblema o marca de la organización(marca de servicio) se coloca en el membrete de la organización de conformidad con la Carta (reglamentos de la organización).
El código de organización (OKPO) se establece de acuerdo con el clasificador de empresas y organizaciones de toda Rusia.
OGRN- el número de registro estatal principal de una persona jurídica se fija de acuerdo con los documentos emitidos por las autoridades fiscales.
TIN/KPP- el número de identificación del contribuyente / código del motivo del registro se anota de acuerdo con los documentos emitidos por las autoridades fiscales.
Nombre de la compañía, que es el autor del documento, debe corresponder al nombre fijado en sus documentos constitutivos. Encima del nombre de la organización, indique el nombre abreviado y, en su defecto, el nombre completo de la organización matriz (si corresponde). El nombre abreviado de la organización se da en los casos en que está consagrado en los documentos constitutivos de la organización. El nombre abreviado (entre paréntesis) se coloca debajo o después del nombre completo. Los nombres de las organizaciones de los súbditos de la Federación Rusa que, junto con el idioma estatal de la Federación Rusa (ruso), tienen el idioma estatal de los súbditos de la Federación Rusa, están impresos en dos idiomas.
El nombre de la sucursal, oficina territorial, oficina de representación se indica si es el autor del documento, y se coloca debajo del nombre de la organización.
La información de referencia sobre la organización incluye incluyendo: dirección postal; número de teléfono y otra información a criterio de la organización (números de fax, números de télex, cuentas bancarias, dirección de correo electrónico).
El nombre del tipo de documento redactado o publicado por la organización debe estar determinado por el estatuto (reglamento de la organización) y debe corresponder a los tipos de documentos previstos por OKUD (clase 0200000). Por ejemplo, "Reglamento interno de trabajo", "descripción del puesto".
La fecha del documento es la fecha de su firma o aprobación, para el protocolo - la fecha de la reunión (toma de decisiones), para el acto - la fecha del evento.
Los documentos emitidos por dos o más organizaciones deben tener una (única) fecha.
Permitió dos formas de dar formato a la fecha del documento: numérico o palabra-numérico.
Con el método digital, la fecha del documento se redacta en números arábigos en la secuencia:
día del mes, mes, año. El día del mes y el mes se trazan con dos pares de números arábigos separados por un punto; año - cuatro números arábigos.
Por ejemplo, la fecha 5 de febrero de 2011 debe escribirse como la siguiente entrada: 05/02/2011.
Se permite formatear la fecha en la secuencia: año, mes, día del mes, por ejemplo, 2011.02.05.
Este método de registro de fechas se usa ampliamente en archivos: las fechas en estantes, carpetas y otros documentos se escriben en la secuencia "inversa".
Con el método verbal-numérico se debe trazar la fecha: 05 de febrero de 2011.
El número de registro del documento es a partir de su número de serie, que puede ser complementado a criterio de la organización con el índice de casos según la nomenclatura de casos, información sobre el corresponsal, intérpretes.
El número de registro de un documento publicado conjuntamente por dos o más organizaciones consiste en los números de registro del documento de cada una de estas organizaciones, separados por una barra en el orden de los autores en el documento.
El número de registro del documento se asigna sobre la base de la entrada realizada en el formulario de registro correspondiente. Se distinguen los siguientes tipos de formularios de registro: tarjetas de registro y control (RKK); diarios de registro (libros); formularios de pantalla (cuando se utiliza tecnología informática). Los formularios de algunas revistas y libros están aprobados por organismos oficiales. Por ejemplo, la forma del libro de contabilidad para el movimiento de libros de trabajo y sus inserciones fue aprobada por el Decreto del Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa del 10 de octubre de 2003 No. 69 "Sobre la aprobación de las instrucciones para completar libros de trabajo”.
Pero la mayoría de las formas desarrollado a su discreción empleador. Los formularios de documentos se pueden ver en la página Formularios de documentos
¡¡¡Un documento no registrado no tiene fuerza legal!!!
Enlace al número de registro y fecha documento incluye el número de registro y la fecha del documento al que se debe dar respuesta. Este atributo es obligatorio para las letras.
Lugar de compilación o las ediciones del documento se indican si es difícil determinarlo por los detalles "Nombre de la organización" y "Datos de referencia sobre la organización". El lugar de compilación o publicación se indica teniendo en cuenta la división administrativo-territorial aceptada, solo se pueden utilizar abreviaturas generalmente aceptadas.
destinatario pueden ser organizaciones, sus subdivisiones estructurales, funcionarios o individuos. Cuando se dirija un documento a un funcionario, se indicarán las iniciales antes del apellido.
El nombre de la organización y su unidad estructural se indica en caso nominativo. El cargo de la persona a quien se dirige el documento se indica en caso dativo,
Por ejemplo:
al director ejecutivo
Parus JSC
VIRGINIA. Láptev
o

LLC "Mayak"
Contabilidad
Jefe economista
V. M. Kochetova

CONTINUA 1 en PÁGINA

El sistema GAS "Vybory" es un sistema bastante complejo, y para garantizar su uso eficiente, estabilidad y confiabilidad, se han introducido una serie de trámites de naturaleza organizativa y tecnológica. El proceso electoral y el proceso de celebración de referendos se debe al uso de muchos documentos en papel y medios electrónicos. Tales documentos deben tener la misma fuerza legal. Mientras que los documentos en papel están sujetos a requisitos tradicionales, los documentos electrónicos están sujetos a requisitos especiales. No es casualidad que la Ley "Sobre GAS "Vybory"" estipule las condiciones para dar fuerza legal a los documentos preparados utilizando GAS "Vybory", ya que los resultados del proceso electoral y el proceso de celebración de referendos son de gran importancia política.

Enumeramos las condiciones para garantizar la autenticidad de los documentos preparados con el GAS "Vybory":

1. documento en papel, preparado utilizando GAS "Vybory" de acuerdo con las leyes federales, adquiere fuerza legal después de que haya sido firmado por los funcionarios correspondientes.
2. Un documento electrónico elaborado utilizando el GAS "Vybory" adquiere fuerza legal después de firmarlo con firmas electrónicas
3. Las actas, un cuadro resumen de los resultados de la votación, otros documentos resumidos preparados en forma electrónica utilizando el GAS "Vybory" adquieren fuerza legal en la forma después de la verificación obligatoria de la manera prescrita utilizando claves públicas de firmas electrónicas de la autenticidad de todos los documentos electrónicos de origen, sobre cuya base se prepara un documento electrónico consolidado.
4. En proceso de ingreso al sistema GAS "Vybory" datos se forma un documento electrónico, que se firma con firmas electrónicas funcionarios pertinentes.
5. Cumplimiento datos documento electronico datos documento en papel confirmado por impresión de computadora, que está firmado por los funcionarios pertinentes y se adjunta a la documentación del informe. El hecho de ingresar datos en el GAS "Vybory" y la formación de un documento electrónico firmado con firmas electrónicas se registran en un diario especial.
6. La transferencia de documentos electrónicos a una comisión electoral superior, una comisión de referéndum que utiliza el GAS "Vybory" se lleva a cabo exclusivamente después de verificar la validez y autenticidad de las firmas electrónicas, adherido a cada documento transmitido, utilizando claves públicas de firma electrónica.
7. Resultados de la prueba son confirmados por una copia impresa de la computadora del protocolo de verificación. Esta copia impresa está firmada por funcionarios de la manera prescrita y se adjunta a la documentación del informe. El hecho de transferir datos a una comisión electoral superior, comisión de referéndum, se registrará en un diario especial de la comisión electoral inferior, comisión de referéndum.
8. La autenticidad de las firmas electrónicas colocadas en cada documento electrónico recibido por una comisión electoral superior, una comisión de referéndum de una comisión electoral inferior, una comisión de referéndum, verificado mediante claves de firma electrónica. Se confirma el hecho de comprobar la fiabilidad de los documentos electrónicos recibidos impresión de la computadora del protocolo de verificación. Esta copia impresa está firmada por los funcionarios pertinentes en la forma prescrita y se adjunta a la documentación del informe. El hecho de tal cheque también se registra en un diario especial.

Las discrepancias entre los resultados electorales preliminares y finales se pueden calcular en milésimas de punto porcentual y se explican no por algunas deficiencias de los métodos electrónicos o "en papel", sino por la demora en la transmisión de datos desde algunos puntos especialmente remotos del país. . Estas discrepancias no afectan el resultado real de las elecciones.

Al celebrar elecciones y referéndums, como equipo periférico final del sistema en los colegios electorales, se pueden utilizar complejos de procesamiento de boletas integrados en la red Vybory SFS. Ya se han utilizado de manera experimental en elecciones en varias regiones del país. Durante estos eventos, se probaron varias soluciones técnicas y de ingeniería para el problema del conteo automático de votos y la transmisión de información, y también permiten sumar automáticamente los resultados de varios tipos de votación en solo 20-25 minutos después del final de la votación. votación.

Además de ahorrar tiempo, el sistema permite verificar la autenticidad de las boletas simultáneamente con la votación, garantizando técnicamente la protección de los resultados de la votación contra la falsificación y brindando una demostración visual del proceso electoral en todas las regiones del país en tiempo real. dinámica. El día de las elecciones, la CCA de Rusia recibe los resultados provisionales de la votación según el cronograma en forma de información estadística, esquemática, textual, de audio y visual y, después del procesamiento, se transfieren de inmediato a los medios.