Organización racional del lugar de trabajo de la secretaria. Requisitos para la comparecencia del secretario. Imagen de secretaria, mujer de negocios profesional
Lugar de trabajo: un área de trabajo de un empleado, equipada con los medios necesarios para el desempeño de las funciones oficiales.
La organización del lugar de trabajo de la secretaria comienza equipándolo con muebles, equipos especiales, papelería.
El conjunto de muebles obligatorio debe incluir:
§ mesa de oficina con pedestal móvil;
§ silla elevadora y giratoria;
§ mesa auxiliar o soporte para equipo de oficina;
§ gabinete para almacenamiento de documentos;
§ una caja fuerte para guardar documentos importantes, membretes, estampillas y sellos;
§ sillas para visitas.
Entre la papelería y el equipo especial, se pueden distinguir los elementos que se utilizan con frecuencia cuando se trabaja con documentos:
§ instrumento de escritura;
§ carpeta o bandeja para documentos y papel corriente;
§ cuadernos de referencia y alfabéticos, diario, semanal;
§ perforadora, grapadora (grapadora);
§ abrecartas, tijeras;
§ nota correctiva ("trazo"), pegamento;
§ dispositivo magnético para almacenar clips, botones y otras bagatelas de metal;
§ Reloj de pared;
§ una carpeta con las inscripciones "Al informe", "Para la firma", "Documentos en curso", etc.
Para que cualquier empleado pueda desempeñar con éxito las funciones que se le asignan, se requieren ciertas condiciones de trabajo. Deben proporcionar la máxima comodidad para el empleado durante el trabajo con el mínimo esfuerzo y tiempo. Las condiciones de trabajo se componen de una serie de factores: técnicos, higiénicos, sociales, psicológicos, psicofísicos y estéticos.
Condiciones de trabajo: un conjunto de factores en el entorno de trabajo que afectan la salud y el desempeño de una persona en el proceso de su actividad.
Los factores técnicos de las condiciones de trabajo incluyen equipar su lugar de trabajo con modernos equipos de oficina y el uso de las últimas tecnologías de la información en el proceso laboral. Al organizar el lugar de trabajo de la secretaria, debe cuidar los muebles y artículos de papelería especiales.
Los factores higiénicos deben garantizar la seguridad de la fuerza y la salud, la fatiga mínima y la buena salud del empleado en el proceso de trabajo. Estos factores incluyen la iluminación del lugar de trabajo, las condiciones óptimas de temperatura y humedad en la habitación, la combinación de colores bien pensada en el diseño de las instalaciones, muebles cómodos que cumplan con los requisitos ergonómicos, etc.
Los factores sociales crean una sensación de comodidad y seguridad social para el empleado. Estos incluyen comidas para los empleados, seguro médico, acceso a deportes y gimnasios, atención de la administración sobre las vacaciones de verano de los empleados, etc.
Los factores psicológicos están determinados por la relación de los empleados en el equipo, el estilo de liderazgo, es decir, el clima psicológico de la organización. Vacaciones conjuntas, "días de salud", días deportivos, aliento de los empleados que se han mostrado en el trabajo, felicitaciones por las vacaciones: todos estos son indicadores de un buen clima psicológico en el equipo. Este entorno psicológico contribuye al estado de ánimo laboral, los empleados lo aprecian y valoran su lugar de trabajo.
Los factores psicofísicos deben tener en cuenta las fluctuaciones en la condición física del empleado del empleado durante la jornada laboral. La carga debe distribuirse de acuerdo con este estado. Por ejemplo, durante la primera hora de trabajo e inmediatamente después del almuerzo, no se debe planificar un pico en la actividad productiva, ya que el cuerpo en este momento está algo relajado y no está listo para un trabajo intensivo. Al final de la jornada laboral, se produce fatiga general, por lo tanto, durante este período, se debe dejar un trabajo menos responsable que no requiera concentración y estrés mental.
El rendimiento humano máximo cae en el tiempo de 9 a 12 horas y de 14 a 17 horas. En este momento, se debe planificar la carga de producción principal.
Los factores estéticos contribuyen al buen humor del empleado, forman en él el respeto por su trabajo y el orgullo por la empresa, aumentan el prestigio del trabajo. Los muebles, las flores, las persianas, los interiores modernos, la música agradable y tranquila, los colores en el diseño y mucho más se pueden atribuir a factores estéticos que afectan las condiciones de trabajo.
Las condiciones de trabajo incluyen el cumplimiento de los requisitos ergonómicos. Estos requisitos deben ser cumplidos por un conjunto de muebles de secretariado.
Requisitos ergométricos para muebles de oficina
La colocación de mobiliario y equipo debe cumplir con los siguientes principios:
§ los objetos de uso frecuente deben estar en el área de trabajo, "a la mano";
§ la disposición de los objetos en la mesa debe cumplir con la regla de "mano derecha e izquierda" (a la derecha - lo que se toma y se hace con la mano derecha, a la izquierda - lo que se toma y se hace con la mano izquierda);
§ cada objeto en la habitación debe tener su propio lugar y una zona de movimiento permanente.
Los estándares sanitarios e higiénicos para los trabajadores de oficina equipados con computadoras y equipos de oficina están regulados por SanPiN 2.2.55.542-96 "Requisitos de higiene para terminales de visualización de video, computadoras electrónicas personales y organización del trabajo".
Requisitos sanitarios e higiénicos para trabajadores de oficina
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Opciones |
Valores |
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Iluminación natural y artificial |
300-500 lux |
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Nivel de ruido |
no más de 65dB |
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cuadrado por pc |
no menos de 6 m2 |
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Volumen por PC |
no menos de 20 m3 |
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elevable y giratorio con altura ajustable e inclinación hacia atrás |
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Intercambio de aire |
normal (ventilación, ventilación, aire acondicionado) |
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Microclima (parámetros óptimos) |
humedad 40-60% al aire en invierno de + 18 a + 21o airear en verano de +23 a +25o |
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Distancia a la pantalla del monitor (durante el funcionamiento) |
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Tiempo de trabajo continuo en PC |
no más de 2 horas, descansos obligatorios |
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Medidas especiales |
Ejercicios complejos para los músculos del cuerpo y los ojos, alivio psicológico. |
Por lo tanto, la creación de un diseño racional del lugar de trabajo de una secretaria en una empresa es de gran importancia, tanto para facilitar el trabajo como para aumentar su atractivo, lo que afecta positivamente la productividad laboral. En cuanto a la organización racional del trabajo del subsecretario, consiste en la organización del lugar de trabajo, las condiciones de trabajo y la planificación de la jornada laboral.
Universidad de Economía y Tecnología del Transporte de Kyiv
Departamento: “Economía y Finanzas”
robot de control
asignatura: “Economía Laboral”
sobre el tema: “Características del área de trabajo”.
Revisado: art. vikladach
EI Panchenko
Rozrobiv: art. en ausencia F. norte.
DO Martinenko
Código: 99-MO-203
Plan
Introducción 3
Disposición del lugar de trabajo 5
Equipar y equipar los lugares de trabajo 12
Condiciones de trabajo 16
Iluminación 19
Influencias del microclima y efectos del ruido. 23
Condiciones psicofisiológicas de trabajo 29
Conclusión 31
Introducción
La recepción de la oficina es el centro de trabajo de la empresa, su corazón. El líder más talentoso e inteligente no podrá hacer frente al trabajo si el trabajo de la recepcionista está mal organizado. La persona principal en la recepción es la secretaria. Cada vez más, el puesto de secretaria se combina incluso con el puesto de director de oficina.
La calidad del trabajo de recepción está directamente relacionada con la organización competente del espacio interior en general y del espacio de recepción en particular.
De dónde se encuentra la recepción, cómo está equipada, qué diseño de sus interiores depende de la velocidad de resolución de problemas y la impresión general de la empresa por parte de sus clientes, clientes, socios comerciales.
Una oficina moderna debe cumplir con los requisitos de rentabilidad, lo cual es especialmente importante dados los altos precios del espacio de oficina, el alto equipamiento técnico, el diseño orgánico y la seguridad en términos de protección de la información y seguridad personal de los empleados de la empresa. Es por eso que los problemas de organización del espacio de oficina ahora preocupan a todos los líderes intelectuales.
Un "vestidor" estrecho, oscuro y mal equipado frente a la oficina principal presentará de inmediato a la empresa de manera desfavorable frente a posibles clientes valiosos.
Además, en el área de recepción, debe haber un lugar para colocar el equipo adecuado para el lugar de trabajo de la secretaria, para los documentos del trabajo de oficina actual, literatura de referencia, publicaciones publicitarias, para el equipo de oficina necesario y, por supuesto, para los visitantes de la empresa.
La organización racional del lugar de trabajo de la secretaria es de gran importancia. Para ello, primero es necesario aclarar e identificar las funciones principales de la secretaria, las comunicaciones de información, el horario de trabajo, una lista de materiales que debe tener. Luego elija muebles, inventario, equipo técnico, equipo de oficina y papelería.
Disposición del lugar de trabajo
Su variante racional implica la colocación de 1STV y objetos de trabajo dentro de las zonas más convenientes para la implementación de procesos de trabajo. Se llaman áreas de trabajo.
Área de trabajo: un espacio en un lugar de trabajo estacionario en planos horizontales o verticales, en el que el empleado, sin moverse, puede realizar el trabajo. Distinguir entre normal y máximo.
El área de trabajo normal en el plano horizontal está limitada por un arco imaginario delimitado por los extremos de los dedos de las manos derecha e izquierda, doblados en la articulación del codo con el hombro bajado libremente. Tal zona ocupa unos 1000 mm de frente y 300 mm de profundidad. Aquí se ubican las herramientas y objetos de trabajo más utilizados y se realiza el trabajo principal.
El área de trabajo máxima en el plano horizontal está limitada por un arco imaginario delineado por los extremos de los dedos de una mano humana completamente extendida. En esta zona (el trabajador actúa con los brazos extendidos) son los medios de trabajo menos utilizados. El área superpuesta
(para dos manos) está determinada por unos 1500 mm de frente y 500 mm de profundidad.
Por lo general, las dimensiones de la mesa se toman un poco más grandes que el área de máximo alcance.
En el plano vertical se distinguen cinco zonas: la zona inferior incómoda (hasta
750 mm del suelo); el inferior es menos cómodo (de 751 a 925 mm); cómodo (de 925 a 1675 mm); superior en cómodo (de 1675 a 1925 mm); superior incómodo (de
1925 mm y superiores).
El requisito principal para un diseño racional del lugar de trabajo es ahorrar tiempo en la búsqueda de fondos y objetos de trabajo y reducir el esfuerzo físico del empleado. Para ello, se deben observar las siguientes reglas:
no debe haber nada superfluo en la superficie de trabajo de la mesa;
cada objeto y medio de trabajo debe tener su lugar, ya que su disposición desordenada provoca movimientos innecesarios y pérdida de tiempo. En la práctica extranjera, se utiliza la ley de la "mesa libre": solo una obra puede estar sobre la mesa con los documentos y herramientas necesarios para ello, todo lo demás debe estar dentro de la mesa;
los artículos de papelería (lápices, bolígrafos, sujetapapeles, etc.) deben guardarse en un cajón del escritorio con separadores especiales;
todos los medios de tecnología de comunicación (teléfono, etc.) deben colocarse a la izquierda o en un soporte especial para que puedan usarse con la mano izquierda, dejando la mano derecha libre para trabajar;
los documentos con los que trabaja la secretaria se colocan en un área que les brinda una visión general, es recomendable que los documentos procesados tengan bandejas o compartimentos especiales en una caja;
los documentos y las herramientas están dispuestos de tal manera que garanticen la mejor secuencia de trabajo;
los movimientos del trabajador deben ser óptimos, es decir más corto y más económico en términos de tiempo y esfuerzo.
La organización del lugar de trabajo de la secretaria, teniendo en cuenta los requisitos de la organización científica del trabajo para su planificación y mantenimiento, así como los requisitos y posibilidades para utilizar equipos de oficina modernos, su equipo y equipo, es una condición necesaria para logrando una alta eficiencia, eficiencia y calidad del trabajo, manteniendo la eficiencia durante toda la jornada laboral, brindando un servicio de secretaría realmente útil.
El puesto de trabajo de la secretaria es una célula importante en la organización del proceso laboral en una institución. Dado que el secretario es el "rostro de la institución", entonces su lugar de trabajo debe ser un modelo de organización adecuada, un indicador de una alta cultura laboral. De hecho, el trabajo de toda la institución a menudo se juzga por el aspecto del lugar de trabajo de la secretaria.
El diseño del lugar de trabajo del secretario debe proporcionar la máxima comodidad en el desempeño de las funciones que se le asignan y, al mismo tiempo, cumplir con los requisitos para ahorrar espacio:
el lugar de trabajo de la secretaria en la sala de recepción suele estar ubicado al lado de la oficina del gerente, en el centro de la sala, no lejos de las puertas de la oficina y para que pueda ver fácilmente a todos los que ingresan;
en la sala de recepción debe haber solo artículos requeridos por la secretaria y otros empleados directamente en el proceso de trabajo;
Los muebles para visitas deben ubicarse en un área bien vista por la secretaria, conveniente para su ubicación.
La mayor parte del tiempo de trabajo, la secretaria trabaja sentada, y esto es agotador, por lo que debe poder estirar las piernas cómodamente, pararse libremente, cambiar su postura para escribir, trabajar en una máquina de escribir, leer.
El lugar de trabajo de la secretaria es, ante todo, un escritorio conveniente y bastante espacioso. Los expertos recomiendan usar una mesa universal en la que pueda trabajar con documentos, así como conversar con los visitantes. Para estos fines, es más adecuada una mesa que sea más estrecha directamente en frente de la persona sentada que en los lados. Este diseño le permite tener suficiente espacio en la mesa para acomodar documentos en curso y al mismo tiempo mantener una conversación con los visitantes.
Su plano está mentalmente dividido en dos campos. A la izquierda, además del trabajo actual y los documentos relacionados, hay un equipo telefónico, una lámpara de mesa, una papelería, una bandeja con documentos entrantes. En el margen derecho de la mesa se coloca una bandeja con documentos ejecutados e instrumentos de escritura. Aquí también ponen una bandeja con documentos que deben archivarse en el caso.
Todas las herramientas se colocan en el plano de la mesa dentro de 160 x 160 cm, lo que le permite tomarlas con la mano sin levantarse. A cada elemento se le asigna un lugar específico, ciertos elementos se organizan en un complejo
(por ejemplo, junto a los teléfonos se colocan bolígrafos y blocs de notas para registrar conversaciones telefónicas). Es necesario separar los suministros de oficina que tienen diferentes propósitos.
Además del escritorio, es mejor usar una mesa separada para una computadora personal. Estos escritorios brindan una ubicación conveniente para la pantalla, el teclado y el procesador, así como un escáner, una impresora, un módem, etc.
Al mismo tiempo, es mejor colocar la mesa de la PC de tal manera que la pantalla de visualización esté girada en la dirección opuesta a los visitantes. Esto protegerá la información confidencial que pueda estar en la pantalla de visualización en el momento de la llegada de un visitante inesperado.
Y ahora algunos requisitos generales para la organización y equipamiento de lugares de trabajo con PC.
el diseño del escritorio debe proporcionar una ubicación óptima en la superficie de trabajo del equipo utilizado, teniendo en cuenta su cantidad y características de diseño (el tamaño de una PC, teclado, etc.), la naturaleza del trabajo realizado.
la altura de la superficie de trabajo debe ajustarse entre 680 y 800 mm; si esto no es posible, la altura de la superficie de trabajo de la mesa debe ser de 725 mm.
el escritorio debe tener espacio para el reposapiés, que es: altura - al menos 500 mm, profundidad al nivel de las rodillas - al menos
450 mm y al nivel de las piernas extendidas, al menos 650 mm.
el diseño de la silla de trabajo (silla) debe mantener una postura de trabajo racional cuando se trabaja con una PC, le permite cambiar la postura para reducir la tensión estadística de los músculos de la región del cuello y los hombros y la espalda para evitar la fatiga.
la silla de trabajo (silla) debe ser giratoria y regulable en altura y ángulo de inclinación del asiento y respaldo, así como la distancia del respaldo al borde delantero del asiento.
la superficie del asiento, el respaldo y otros elementos de la silla (silla) deben ser semiblandos con un revestimiento antideslizante, no electrizante y transpirable que proporcione una fácil limpieza de la suciedad.
el teclado de la computadora se coloca mejor a una distancia de 10 a 15 mm del borde de la mesa, luego la muñeca descansará sobre la mesa. Es recomendable comprar un forro especial debajo de la muñeca que, según los médicos, ayudará a evitar enfermedades óseas.
para el uso efectivo del tipo de manipulador "ratón", necesita una "alfombra" especial: una tableta. El pad-tablet debe cumplir con los criterios principales: en primer lugar, debe adherirse bien a la superficie de la mesa y, en segundo lugar, el material de la superficie superior de la tableta debe proporcionar un buen agarre con la pelota, pero no impedir el movimiento del mouse.
el centro de la pantalla del monitor debe estar aproximadamente al nivel de los ojos, y la distancia entre los ojos y el plano de la pantalla debe ser de al menos 40 - 50 cm. Es deseable que la luz solar directa no caiga sobre la pantalla.
en relación con la persona sentada a la mesa, la ventana debe estar a la izquierda o al frente.
de la luz brillante debe protegerse con cortinas gruesas en las ventanas. Sin embargo, no se recomienda mirar la pantalla del monitor en completa oscuridad, se requiere una fuente adicional de luz difusa (puede encender una lámpara de araña, una lámpara de mesa).
Es mejor colocar el escritorio de la secretaria y el escritorio de la PC más cerca de fuentes de luz natural, porque. el secretario tiene que trabajar mucho con documentos por la naturaleza de sus funciones.
La silla para el trabajo de la secretaria debe corresponder en tamaño al escritorio. Lo mejor es utilizar una silla giratoria con ruedas regulables en altura. Esto permitirá que la secretaria cambie rápidamente de trabajar con tecnología a trabajar con documentos o con visitantes, es decir, cumplirá con las tareas prácticas propias del trabajo del secretario.
Los armarios para mesas, incluidos los desplegables, tienen un conjunto de cajones intercambiables. El secretario debe utilizar hábilmente los cajones de su escritorio, dándole a cada uno de ellos ciertas funciones. Por ejemplo, se asignan cajones para papel y papelería; documentos de trabajo - directorios, catálogos, etc.; carpetas con documentos actuales y trabajos terminados; carpetas con materiales controlados; cosas personales.
Todos los documentos de servicio en el proceso de trabajo deben estar de la siguiente manera: recibidos y necesarios constantemente - en el plano de trabajo de la mesa; se usa periódicamente: en los cajones de la mesa, en los planos de trabajo de los accesorios y en los gabinetes. Cada movimiento del documento desde o hacia la mesa debe ser controlado; todos los documentos procesados deben ubicarse en un lugar estrictamente definido; se debe poder determinar indexando en qué casilla o carpeta se encuentra el documento deseado; todos los documentos colocados en carpetas deben indexarse inmediatamente de acuerdo con su plan de almacenamiento temporal.
Equipos y equipamientos de los lugares de trabajo
El equipamiento de los puestos de trabajo con medios técnicos para la realización de diversas funciones, medios de comunicación y mobiliario de oficina, los denominados equipamientos de oficina, influye decisivamente en la eficiencia laboral.
Existen los siguientes tipos (clases) de medios de trabajo:
medios para redactar documentos: máquinas de escribir (manuales y eléctricas), grabadoras de voz, medios para copiar y duplicar documentos, bolígrafos automáticos, lápices;
medios de procesamiento y procesamiento de documentos: equipos y materiales de corte, sujeción y encolado, dispositivos de direccionamiento y estampado, máquinas para aplicar revestimientos protectores;
medios para almacenar y agrupar documentos: medios para sujetar documentos
(grapadoras, carpetas especiales con clips), diversos tipos de archivadores, armarios y estantes especiales para almacenar documentos, dibujos, cintas magnéticas, máquinas para destruir documentos innecesarios;
medios para realizar operaciones computacionales: reglas de conteo y referencia, varios tipos de microcalculadoras, computadoras mecánicas, PC;
medios para garantizar la comunicación operativa: comunicación telefónica, comunicación por radio, conmutadores de director que le permiten hablar (mantener reuniones) con varios suscriptores al mismo tiempo, concentradores, contestadores automáticos, buscapersonas radiotelefónicos bidireccionales, etc.;
Mobiliario de servicios especiales: Mobiliario y equipo para puestos de trabajo en locales de oficinas.
Al elegir el equipo de oficina necesario, se debe tener en cuenta que la adquisición y el uso del equipo de oficina no es un fin en sí mismo, sino un medio para aumentar la eficiencia de ejecución y reducir la intensidad laboral del trabajo gerencial, así como para resolver una serie de problemas sociales del trabajo directivo
(reducir la parte de los costos para realizar operaciones rutinarias, un medio para motivar el trabajo, prestigio del trabajo, etc.). Por lo tanto, antes de elegir y comprar equipos técnicos, es necesario analizar las necesidades reales de una herramienta en particular y evaluar los beneficios de su uso.
Al elegir un tipo específico de equipo, es necesario tener en cuenta la naturaleza de las operaciones realizadas, el volumen y la complejidad del trabajo, las relaciones de servicio entre trabajadores individuales y varios servicios. Debe elegir la opción que le permita realizar el trabajo de manera más económica.
Resolviendo el problema de elegir ciertos medios de equipos de oficina, la conveniencia de su implementación en los procesos laborales, tenga en cuenta no solo los beneficios, sino también los costos *.
La composición del lugar de trabajo de la secretaria debe incluir necesariamente gabinetes para documentos y literatura de referencia. Para ahorrar espacio de trabajo, estos gabinetes se pueden colocar en una pared o tabique cerca del escritorio. El armario para documentos para garantizar la seguridad de estos últimos debe cerrarse con llave. En el caso de que la secretaria también guarde documentos que constituyan un secreto comercial, es mejor equipar su lugar de trabajo con una caja fuerte especial para documentos.
Estantes para papelería, teléfono, y también es mejor fijarlos en la pared o tabique, dejando más espacio en la mesa para trabajar.
Es recomendable equipar el lugar de trabajo de la secretaria con un intercomunicador especial que le permita a la secretaria, sin volver a ingresar a la oficina del gerente, informar rápidamente a este último de la información necesaria.
El lugar de trabajo de la secretaria debe incluir tres zonas: la principal: una mesa con archivos adjuntos; auxiliares - armarios combinados; servicio de visitas
El área total del lugar de trabajo debe estar entre 12 y 16 metros cuadrados. Según los expertos, el área de atención al visitante es la tarjeta de visita de la institución, según la cual las personas evalúan la cultura del trabajo y la calidad del trabajo. Esta área debe ser pensada y cómoda. Si el visitante por una u otra razón no puede ser recibido inmediatamente por la cabeza, entonces el visitante debe sentarse cómodamente, debe estar rodeado de un hermoso conjunto artístico de colores y luces, que incluye el color de la habitación, las fuentes de luz y el paisaje.
Junto a las partes principal y auxiliar del lugar de trabajo de la secretaria debe haber una mesa de café y una o dos sillas cómodas. Se deben colocar sobre la mesa periódicos y revistas nuevos, papel limpio, lápices o bolígrafos.
No es apropiado que los muebles para visitantes ocupen demasiado espacio y difieran del estilo general de los muebles utilizados en la empresa.
Por eso, la especialista no recomienda poner muebles tapizados en la sala de recepción. Ocupa mucho espacio, se ensucia y se deforma rápidamente. Al mismo tiempo, el uso de sillas y mesas ordinarias con ruedas le permitirá cambiar rápidamente el propósito de la sala de recepción, usándola como sala de reuniones, etc.
En caso de que la empresa no cuente con un guardarropa especial, la sala de recepción debe tener una percha o un guardarropa donde los visitantes puedan colgar su ropa de abrigo.
Para el confort visual y la impresión general de la sala de recepción, su diseño estético es de gran importancia. En primer lugar, debes usar flores frescas en los interiores. Reponen las reservas de oxígeno, neutralizan en parte los efectos nocivos de los equipos informáticos y organizativos y, además, brindan comodidad a la sala de trabajo.
El arreglo floral debe estar en armonía con el estilo general en el que está diseñado el interior.
Además de flores, se utilizan pinturas, gráficos, pequeñas artes plásticas y otros elementos de diseño decorativo para decorar la oficina y su zona de recepción.
Las condiciones de trabajo
Las condiciones de trabajo son un conjunto de elementos (factores) del ambiente de trabajo y del proceso de trabajo que afectan el estado funcional del cuerpo humano: salud, desempeño, satisfacción laboral y su eficiencia.
Se pueden distinguir los siguientes grupos de factores de las condiciones de trabajo:
1. Sanitarias e higiénicas, caracterizando el microclima (temperatura, humedad y velocidad del aire), la iluminación, el ruido, la vibración y el color de los locales de oficina y los equipos asociados a la iluminación;
2. Estética, incluida la decoración de interiores con colores, el paisajismo de los locales de servicio, el uso de pinturas y obras de artes aplicadas en los interiores de los locales;
3. Psicofisiológico, relacionado con la implementación de medidas de naturaleza psicofisiológica, proporcionando condiciones para una actividad altamente eficiente y manteniendo la salud de los empleados (entrada gradual en el trabajo, ritmización del trabajo, alternancia normal de trabajo y descanso, cambio de formas de actividad, formas activas de trabajo y descanso, y una serie de otros factores);
4. Sociopsicológico, asociado con la implementación de medidas destinadas a moldear la preparación psicológica de una persona para trabajar con nueva tecnología, a diversos tipos de innovaciones (eliminación de barreras psicológicas), con la creación de un clima psicológico normal en el equipo. , el establecimiento de relaciones normales entre el líder y los subordinados y, en particular, utilizando los principios de comunicación entre gerentes y subordinados desarrollados por la ciencia y la práctica.
Las condiciones de trabajo se rigen por actos legislativos, normas y reglas unificados.
El trabajo para crear condiciones de trabajo favorables debe ser de carácter sistémico integral. El comienzo de su formación se encuentra en el diseño de empresas e instituciones. Esto se aplica principalmente a las condiciones de trabajo sanitarias, higiénicas y estéticas, que se forman bajo la influencia del equipo y la tecnología diseñados, el diseño arquitectónico y de construcción de los edificios, la ubicación interna de las unidades y equipos de servicio, muebles de trabajo, etc. En esta etapa, la ventilación, el aire acondicionado y la iluminación de los locales de oficinas están diseñados de acuerdo con los códigos sanitarios y de construcción.
No menos importante es el desarrollo de medidas para formar y mejorar las condiciones de trabajo en las instalaciones existentes. Aquí, el trabajo debe introducirse para todo el complejo de elementos de las condiciones de trabajo, pero debe prestarse especial atención a los factores psicofisiológicos y sociopsicológicos que se forman bajo la influencia del trabajo realizado, las relaciones interpersonales, es decir. factores que no se pueden tener en cuenta en la etapa de diseño de las empresas.
Dado que en las condiciones económicas modernas se concede cada vez más importancia a la activación del factor humano, también aumentará el papel de las condiciones sociopsicológicas de trabajo, porque contribuyen a fortalecer la motivación social del trabajo, el deseo de una mayor producción creativa de los especialistas. .
Un enfoque integrado para garantizar condiciones de trabajo favorables se refleja en requisitos intersectoriales especiales y materiales normativos que deben tenerse en cuenta al diseñar nuevas empresas, procesos tecnológicos y equipos y reconstruirlos.
Encendiendo
El factor más importante en el entorno de trabajo es la iluminación. El valor de la iluminación racional durante el trabajo difícilmente puede sobreestimarse.
Los requisitos para una iluminación racional son los siguientes: la elección correcta de una fuente de luz y un sistema de iluminación, la creación del nivel requerido de iluminación de la superficie de trabajo, la neutralización del efecto de deslumbramiento, la eliminación del deslumbramiento y la provisión de uniforme iluminación.
Lo más adecuado es la iluminación natural. Se ha encontrado que causa la menor fatiga. Desafortunadamente, no es posible usarlo durante toda la jornada laboral, especialmente en el período otoño-invierno, cuando las horas de luz son escasas. Por lo tanto, se recomienda utilizar iluminación artificial, tanto general como local.
La luz artificial y la natural deben tener la misma dirección.
Si se recomienda el uso de lámparas fluorescentes y de halogenuros metálicos como fuente de luz artificial de uso general, entonces el sistema de iluminación local debe organizarse a partir de lámparas incandescentes o lámparas de luz blanca. Las bombillas de luz blanca emiten una luz blanca suave que es cálida y relajante, lo que mejora la percepción visual. Todo tipo de luminarias debe estar necesariamente equipada con difusores y rejillas de blindaje; para la iluminación conjunta, se permite un reflector no translúcido con un ángulo de al menos 40 grados.
La mejor opción es trabajar con luz natural, cuando la luz cae del lado izquierdo o en combinación, cuando la luz natural insuficiente se complementa con luz local, o cuando las lámparas generales y locales están funcionando.
La iluminación del lugar de trabajo debe adaptarse a las cualidades individuales de la secretaria y estar dentro de los 500 lux.
El color de la iluminación tiene un significado psicológico, por lo tanto, en condiciones de poca luz, se da preferencia a los tonos cálidos, que dan las lámparas incandescentes, enfatizando los colores amarillo y rojo. La luz en la oficina debe tener la dirección adecuada, la instalación y el formato del “punto de luz” son factores importantes para la salud, el confort y el aumento de la productividad.
Así como no se recomienda ver la televisión en una habitación oscura, tampoco es posible trabajar detrás de la pantalla solo con iluminación local. Esto se debe a un fenómeno como la adaptación de la visión. La adaptación periódica del ojo de un brillo a otro conduce a una fatiga rápida, pérdida de visión y afecta negativamente a la psique. Para evitar la fatiga visual, es necesario cumplir con el requisito: la diferencia entre el brillo del monitor y el brillo de los objetos circundantes en el campo de visión del operador debe ser igual a la relación 1:3.
El brillo del propio monitor, o más bien de su tubo de rayos catódicos, debe ser tal que sea posible obtener el contraste óptimo de la imagen. Para lograr este contraste, puede usar una pantalla protectora, que reduce el brillo general de la imagen, elimina el deslumbramiento, aumenta el contraste general, sin suprimir las áreas oscuras del texto.
Para reducir la fatiga visual, es necesario tener en cuenta que los signos oscuros sobre un fondo claro son percibidos más fácilmente por el ojo. El ojo está menos cansado, se mantiene una buena velocidad y precisión de lectura cuando se leen caracteres de color amarillo verdoso sobre un fondo blanco. Se establecieron combinaciones óptimas del color de las señales con el color de fondo: azul sobre blanco, verde sobre blanco, negro sobre amarillo, negro sobre blanco.
Evite la exposición prolongada al texto en un monitor que es rojo sobre verde, naranja sobre blanco, negro sobre magenta, naranja sobre negro.
Afectará positivamente el trabajo del ojo si sigue la regla de oro: coloque el monitor a una distancia igual a dos diagonales de su pantalla. El ángulo del monitor debe ser tal que el borde superior de la pantalla esté a la altura de los ojos.
Con una computadora en funcionamiento en el escritorio, recibimos radiación electrónica, electrostática, de rayos X y ultravioleta en nuestra oficina. La principal fuente de efectos nocivos en el cuerpo humano son las oscilaciones electromagnéticas de baja frecuencia asociadas con el funcionamiento de los circuitos de exploración de haces de electrones, afectan el metabolismo del cuerpo y pueden provocar cambios patológicos en las células de los tejidos blandos.
La carga electrostática que se acumula en la pantalla del monitor provoca la desionización de la atmósfera, lo que provoca un efecto nocivo en el sistema nervioso central. El resultado de tal exposición puede ser no solo depresión o depresión, sino también un desequilibrio hormonal.
El monitor de pantalla azul tiene una emisión parcial en la región ultravioleta del espectro. Este efecto es significativo durante el trabajo prolongado con una computadora o enfermedades de la retina.
Es posible protegerse de este tipo de radiaciones si se dispone de una pantalla protectora que cuente con un certificado de calidad del Research Institute of Ergonomics o el Swedish Institute for Radiation Protection y cumpla con la norma TCO 95.
Desafortunadamente, las propiedades protectoras de la pantalla lo ayudarán si se encuentra frente al monitor. Un ligero desplazamiento hacia la derecha o hacia la izquierda, hacia un lado, y se encuentra en los "anillos de la muerte" del monitor.
Influencias del microclima y efectos del ruido.
El lugar de trabajo de la secretaria debe estar equipado con un conjunto suficiente de equipo técnico, suministros de oficina, equipo de organización y cumplir con los requisitos de ergonomía.
El microclima afecta tan ampliamente el estado funcional de una persona durante el trabajo que puede llamarse uno de los factores determinantes de la capacidad de trabajo. Se sabe que un aumento o disminución de la temperatura de 10 grados reduce la productividad laboral en casi un 15%. También se notó otra cosa, bajar la temperatura de 3 a 4 grados con respecto a la cómoda mejora la calidad de realizar tareas relacionadas con la atención y el seguimiento.
El microclima se caracteriza por magnitudes como la temperatura, la humedad relativa y la velocidad del aire. La temperatura y la humedad son magnitudes que dependen tanto de la época del año, del día como de las condiciones climáticas. Además, varios equipos que consumen energía, parte de la cual se libera al medio ambiente en forma de calor, y la persona misma, que emite hasta 1200 kJ por hora, pueden ser fuentes de calor en las oficinas. La temperatura más cómoda para una persona es de 19 a 20 grados. Teniendo en cuenta las fluctuaciones estacionales y diarias, la temperatura en las oficinas no debe exceder los 22 grados en los días calurosos y no debe ser inferior a los 18 grados en los días fríos, independientemente de la cantidad de personas en la habitación.
Las normas sanitarias para el microclima en locales de oficinas definen los requisitos de humedad y velocidad del aire. Estas cantidades físicas, según las leyes de la física, tienen un impacto directo en la transferencia de calor del cuerpo humano. Entonces, la humedad del aire frío contribuye a la intensa liberación de calor del cuerpo, porque. El aire saturado de humedad tiene una conductividad térmica más alta que el aire seco. A temperatura y humedad del aire altas, el sudor es limitado y esta función del cuerpo humano realiza el 25% del trabajo durante el intercambio de calor.
De la mesa. 3 datos muestran que el nivel de temperatura está relacionado con la humedad del aire. A temperaturas más bajas, se permite una mayor humedad; a temperaturas más altas, la humedad del aire debe ser menor. En términos fisiológicos, la alta humedad a altas temperaturas tiene un efecto deprimente. Psicológicamente, a la misma temperatura, el aire húmedo parece caliente, el aire seco, frío. La humedad mínima no debe ser inferior a 25 - 30%, normal - dentro de 40 - 60%.
Hay otra característica que debe tenerse en cuenta.
Esta es la pureza del aire.
Cuando se trabaja con medios de papel, así como en salas donde se encuentran instalaciones de impresión operativas y dispositivos de alta frecuencia, el aire se llena de diversas sustancias tóxicas y agentes biológicos (bacterias), que penetran en el cuerpo humano e irritan las membranas mucosas del vías respiratorias, ojos, piel.
Es especialmente peligroso cuando las sustancias tóxicas a través del tracto respiratorio o la piel dañada ingresan directamente al torrente sanguíneo, lo que provoca una interrupción en la actividad de todo el organismo o sus sistemas.
El factor dañino más común en el ambiente del aire en una oficina moderna es el ozono. El ozono se libera por medio de los equipos de oficina, que, según el proceso tecnológico, forman cargas eléctricas y ultravioleta.
El otro tipo más común de contaminación del aire es el polvo, incluido el polvo de papel.
La exposición al polvo depende de su toxicidad y concentración en el aire. En las partículas de polvo son esporas, bacterias, hongos con el flujo de aire, se transportan al interior.
Más recientemente, los científicos han descubierto la existencia de un ácaro del polvo microscópico. Tal garrapata vive en muebles tapizados, caminos de alfombras. Al entrar en la membrana mucosa del tracto respiratorio, provoca estornudos, rasgaduras en las membranas de los ojos, puede causar, por ejemplo, secreción nasal y otras reacciones alérgicas. Con la exposición constante a los pulmones, ocurren enfermedades específicas.
Puede luchar contra las sustancias microscópicas dañinas a través de medidas generales de higiene: limpieza en húmedo, ventilación, aspiración regular.
Es necesario decir algunas palabras sobre fumar. Fumar afecta no solo a los pulmones, sino también a los ojos. A menudo sucede que algunos no fumadores incluso prefieren cambiar de trabajo que soportar humos permanentes. La ventilación más perfecta es impotente contra el humo constante de fumar. Por lo tanto, fumar en locales de oficinas y en general en un edificio de trabajo debe decirse resueltamente “no”.
Es necesario lograr aire acondicionado en locales de oficinas, es decir. regulación simultánea de su temperatura, humedad, pureza e intercambio de aire. El aire acondicionado está especialmente justificado en los meses de verano, y más precisamente en todos los casos cuando la temperatura en la habitación alcanza los 27 grados o más. El aire acondicionado completo mejora la productividad al
15%, mientras que los resfriados se reducen significativamente.
Otra regla debe ser la atención cuidadosa a los artículos recién adquiridos (por ejemplo, muebles) y herramientas para que no se conviertan en una fuente de sustancias tóxicas en la oficina. Cuando compre nuevos equipos de oficina, asegúrese de consultar el pasaporte, pregunte al vendedor de qué materiales está hecho el equipo, si existen certificados de calidad para estos materiales, para el artículo en sí, qué sustancias se liberan durante el proceso tecnológico.
Una conversación especial son los elementos interiores. No es ningún secreto que los muebles, el papel tapiz y los pisos pueden ser una fuente de sustancias tóxicas. Según el artículo 4.14 de las "Requisitos de Higiene...", los materiales utilizados para la decoración interior del interior del local,
debe ser aprobado para su uso por la Inspección Sanitaria del Estado.
Se deben tomar medidas más drásticas si las ventanas de la habitación dan a la carretera o están ubicadas cerca de instalaciones industriales. Se sabe que el automóvil emite más de 280 tipos de sustancias tóxicas a la atmósfera.
El ruido también es un factor ergonómico. Sería un gran error pensar que este es un factor insignificante que caracteriza el lugar de trabajo. Los efectos nocivos del ruido sobre el estado funcional de una persona y, en primer lugar, sobre su sistema nervioso, se han establecido con certeza.
El término "ruido" en ergonomía se refiere a la mezcla aleatoria de sonidos de diferentes frecuencias e intensidades. Los límites de ruido son bien conocidos. Convencionalmente, se divide en cinco niveles según la naturaleza de la reacción del cuerpo humano. La unidad de medida de ruido aceptada es el decibelio (dB). Hasta 10 dB es típico para los sonidos de un mar y un bosque tranquilamente ruidosos. Para una persona urbana que vive en condiciones de ruido constante, tales sonidos pueden causar un estado de monotonía, imposibilidad de trabajo concentrado, ansia de sueño. Necesita un tiempo para acostumbrarse al silencio.
Es sabido que la ausencia del diseño sonoro habitual puede convertirse en fuente de depresión.
El ruido de fondo, hasta 60 dB, tiene un efecto activador en el cuerpo humano. El trabajo en tales condiciones se lleva a cabo de manera más eficiente. Pero ya un fondo igual a 60 dB (que es aproximadamente el ruido cuando 5 personas hablan al mismo tiempo) provoca cambios en las reacciones fisiológicas (cambios en el pulso, presión arterial). Con una exposición prolongada al ruido de 80 a 100 dB, la eficiencia del comportamiento disminuye y la realización de operaciones intelectuales se vuelve más difícil. Pueden ocurrir cambios patológicos en el sistema cardiovascular. El ruido a 140 dB provoca un umbral de dolor y a 160 dB: shock, convulsiones, parálisis.
El nivel de ruido para el espacio de oficinas, establecido por la Unión Europea, es de 55 dB. De acuerdo con la cláusula 6.2 de los Requisitos de Higiene, el nivel de ruido no debe exceder los 75 dB.
Sin embargo, el ruido emitido por una computadora, una impresora y una máquina de fax en una habitación sin materiales absorbentes de sonido supera los 70 dB. Por lo tanto, no se recomienda colocar todo el equipo de oficina en un solo lugar de trabajo; también se deben usar materiales aislantes del ruido.
Los equipos cuyos niveles de ruido excedan los máximos permitidos deberán ser trasladados fuera de los locales donde se ubican los lugares de trabajo.
Los niveles de ruido se pueden reducir utilizando materiales que absorban el ruido, alfombras, cortinas de tela gruesa (su ancho debe ser al menos 2 veces el ancho de la ventana) y las alfombras para equipos ruidosos pueden ser una condición adicional en la lucha contra el ruido.
Condiciones psicofisiológicas de trabajo
La psicofisiología ha desarrollado una serie de reglas y requisitos que deben observarse para garantizar actividades altamente eficientes y mantener la eficiencia de los empleados durante un período prolongado.
1. El trabajo debe ingresarse gradualmente. El tiempo requerido para entrar en el proceso de trabajo se denomina período de trabajabilidad. Este es el momento de la formación de un dominante que proporciona un tipo específico de actividad laboral. La duración del período de trabajabilidad varía según el estado del cuerpo humano, el exceso de trabajo, el estado de las condiciones sanitarias e higiénicas de trabajo y la complejidad del trabajo realizado. Por lo general, dura de 15 a 20 minutos, pero puede llegar hasta los 45 a 60 minutos. La reducción de la duración de la capacidad de trabajo se logra mediante medidas organizativas: la introducción de una rutina de jornada laboral que agilice los contactos con el gerente y otros empleados a tiempo, pensando en el orden de trabajo para el día siguiente.
2. El trabajo debe comenzar con la implementación de sus elementos más simples con una transición gradual a los más complejos.
3. Es necesario observar regularidad y ritmo en el trabajo. El trabajo rítmico es más productivo y menos agotador que el trabajo no rítmico.
En consecuencia, las medidas organizativas que aseguran el ritmo de trabajo de los empleados durante el día, la semana y el mes de trabajo (mejorando la planificación operativa, agilizando los servicios de información a tiempo, desarrollando e introduciendo rutinas de la jornada laboral) ayudan a eliminar interferencias, distracciones y agilizar la distribución de varios trabajos por horas de la jornada laboral (días de la semana), asignando, en particular, tiempo para realizar el trabajo más creativo.
4. Es necesario asegurar la normal alternancia del trabajo y el descanso, así como las formas de actividad. Este requisito se basa en tener en cuenta las leyes del cerebro: el proceso mental debe desarrollarse durante mucho tiempo. Debido a la dominante predominante, el proceso de pensamiento puede continuar durante los descansos y después del final de la jornada laboral. En este sentido, el desarrollo de un modo racional de trabajo y descanso es de gran importancia para la prevención de la fatiga.
El régimen de trabajo y descanso implica el establecimiento de la cantidad total de pausas intra-turno para el descanso, su distribución durante la jornada laboral, así como el establecimiento de la forma de descanso - activo o pasivo.
Hasta cierto punto, su estetización contribuye a la creación de un ambiente favorable en los locales de oficinas. El desarrollo de medidas prácticas para la estetización no solo debe tener como objetivo crear un hermoso interior, sino también proporcionar el impacto psicológico del clima de luz y color, las formas de la vida silvestre (paisajismo), así como los medios de información visual.
(diversas ayudas visuales, exhibiciones, tablones de anuncios) para estimular la eficiencia. En este sentido, el diseño estético del espacio de oficinas debe confiarse a especialistas del perfil adecuado.
La asistencia en la implementación de este trabajo puede ser proporcionada por materiales metodológicos de organizaciones especiales.
Bibliografía
1. Zhukov L.I., Gorshkov V.V. Manual de referencia sobre trabajo
2. Guryanov S. Kh., Polyakov I. A., Remizov K. S. Manual de un economista sobre trabajo
3. Gestión de servicios NGS SWZD
* Los costos son los costos de adquirir y operar equipos técnicos, atraer y capacitar personal adicional.
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Introducción …………………………………………………………………………..3
1. Disposición del lugar de trabajo del secretario…………………………………………..4
2. Equipos y equipos del lugar de trabajo………………………………..10
3. Condiciones de trabajo del secretario……………………………………………………..13
4. Iluminación del lugar de trabajo………………………………………………...15
5. Influencia del microclima y los efectos del ruido en el lugar de trabajo………18
6. Contactos comerciales del secretario…………………………………………...21
6.1. Uso de teléfonos………………………………………………..22
6.2. Organización de la recepción de visitantes…………………………………….22
6.3. El trabajo del secretario con información para el jefe……………….23
Conclusión ……………………………………………………………………...24
Bibliografía
Introducción
La recepción de la oficina es el centro de trabajo de la empresa, su corazón. El líder más talentoso e inteligente no podrá hacer frente al trabajo si el trabajo de la recepcionista está mal organizado. La persona principal en la recepción es la secretaria. Cada vez más, el puesto de secretaria se combina incluso con el puesto de director de oficina.
La calidad del trabajo de recepción está directamente relacionada con la organización competente del espacio interior en general y del espacio de recepción en particular. De dónde se encuentra la recepción, cómo está equipada, qué diseño de sus interiores depende de la velocidad de resolución de problemas y la impresión general de la empresa por parte de sus clientes, clientes, socios comerciales.
Una oficina moderna debe cumplir con los requisitos de rentabilidad, lo cual es especialmente importante dados los altos precios del espacio de oficina, el alto equipamiento técnico, el diseño orgánico y la seguridad en términos de protección de la información y seguridad personal de los empleados de la empresa. Es por eso que los problemas de organización del espacio de oficina ahora preocupan a todos los líderes intelectuales.
Un "vestidor" estrecho, oscuro y mal equipado frente a la oficina principal presentará de inmediato a la empresa de manera desfavorable frente a posibles clientes valiosos.
La organización racional del lugar de trabajo de la secretaria es de gran importancia. Para ello, primero es necesario aclarar e identificar las funciones principales de la secretaria, las comunicaciones de información, el horario de trabajo, una lista de materiales que debe tener. Luego elija muebles, inventario, equipo técnico, equipo de oficina y papelería.
1. Disposición del lugar de trabajo
Su variante racional implica la colocación de 1STV y objetos de trabajo dentro de las zonas más convenientes para la implementación de procesos de trabajo. Se llaman áreas de trabajo.
Zona de trabajo - espacio en un lugar de trabajo estacionario en planos horizontales o verticales, en el que el empleado, sin moverse, puede realizar el trabajo. Distinguir entre normal y máximo.
Normal el área de trabajo en el plano horizontal está limitada por un arco imaginario trazado por los extremos de los dedos de las manos derecha e izquierda, doblados en la articulación del codo con el hombro bajado libremente. Tal zona ocupa unos 1000 mm de frente y 300 mm de profundidad. Aquí se ubican las herramientas y objetos de trabajo más utilizados y se realiza el trabajo principal.
Máximo el área de trabajo en el plano horizontal está limitada por un arco imaginario delimitado por los extremos de los dedos de una mano humana completamente extendida. En esta zona (el trabajador actúa con los brazos extendidos) son los medios de trabajo menos utilizados. En este caso, el área de superposición mutua (para dos manos) está determinada por unos 1500 mm a lo largo del frente y 500 mm de profundidad. Por lo general, las dimensiones de la mesa se toman un poco más grandes que el área de máximo alcance.
En el plano vertical se distinguen cinco zonas: la zona inferior incómoda (hasta 750 mm del suelo); el inferior es menos cómodo (de 751 a 925 mm); cómodo (de 925 a 1675 mm); superior en cómodo (de 1675 a 1925 mm); superior incómodo (desde 1925 mm y más).
El requisito principal para un diseño racional del lugar de trabajo es ahorrar tiempo en la búsqueda de fondos y objetos de trabajo y reducir el esfuerzo físico del empleado. Para ello, se deben observar las siguientes reglas:
No debe haber nada superfluo en la superficie de trabajo de la mesa;
Cada objeto y medio de trabajo debe tener su lugar, ya que su disposición desordenada provoca movimientos innecesarios y pérdida de tiempo. En la práctica extranjera, se utiliza la ley de la "mesa libre": solo una obra puede estar sobre la mesa con los documentos y herramientas necesarios para ello, todo lo demás debe estar dentro de la mesa;
· los artículos de papelería (lápices, bolígrafos, sujetapapeles, etc.) deben guardarse en un cajón del escritorio con separadores especiales;
Todos los medios de tecnología de comunicación (teléfono, etc.) deben colocarse a la izquierda o en un soporte especial para que puedan usarse con la mano izquierda, dejando la mano derecha libre para trabajar;
Los documentos con los que trabaja la secretaria se colocan en un área que les brinda una visión general, es recomendable que los documentos procesados tengan bandejas o compartimentos especiales en una caja;
Los documentos y medios de trabajo están dispuestos de tal manera que aseguren la mejor secuencia de trabajo;
Los movimientos del trabajador deben ser óptimos, es decir más corto y más económico en términos de tiempo y esfuerzo.
La organización del lugar de trabajo de la secretaria, teniendo en cuenta los requisitos de la organización científica del trabajo para su planificación y mantenimiento, así como los requisitos y posibilidades para utilizar equipos de oficina modernos, su equipo y equipo, es una condición necesaria para logrando una alta eficiencia, eficiencia y calidad del trabajo, manteniendo la eficiencia durante toda la jornada laboral, brindando un servicio de secretaría realmente útil.
El puesto de trabajo de la secretaria es una célula importante en la organización del proceso laboral en una institución. Dado que el secretario es el "rostro de la institución", entonces su lugar de trabajo debe ser un modelo de organización adecuada, un indicador de una alta cultura laboral. De hecho, el trabajo de toda la institución a menudo se juzga por el aspecto del lugar de trabajo de la secretaria.
El diseño del lugar de trabajo del secretario debe proporcionar la máxima comodidad en el desempeño de las funciones que se le asignan y, al mismo tiempo, cumplir con los requisitos para ahorrar espacio:
· el lugar de trabajo de la secretaria en la sala de recepción suele estar ubicado al lado de la oficina del gerente, en el centro de la sala, no lejos de las puertas de la oficina y para que sea fácil ver a todas las personas que ingresan;
· en la sala de recepción debe haber solo artículos requeridos por la secretaria y otros empleados directamente en el proceso de trabajo;
· Los muebles para visitas deben estar ubicados en un área bien visible para la secretaria, conveniente para su colocación.
La mayor parte del tiempo de trabajo, la secretaria trabaja sentada, y esto es agotador, por lo que debe poder estirar las piernas cómodamente, pararse libremente, cambiar su postura para escribir, trabajar en una máquina de escribir, leer.
El lugar de trabajo de la secretaria es, ante todo, un escritorio conveniente y bastante espacioso. Los expertos recomiendan usar una mesa universal en la que pueda trabajar con documentos, así como conversar con los visitantes. Para estos fines, es más adecuada una mesa que sea más estrecha directamente en frente de la persona sentada que en los lados. Este diseño le permite tener suficiente espacio en la mesa para acomodar documentos en curso y al mismo tiempo mantener una conversación con los visitantes.
Su plano está mentalmente dividido en dos campos. A la izquierda, además del trabajo actual y los documentos relacionados, hay un equipo telefónico, una lámpara de mesa, una papelería, una bandeja con documentos entrantes. En el margen derecho de la mesa se coloca una bandeja con documentos ejecutados e instrumentos de escritura. Aquí también ponen una bandeja con documentos que deben archivarse en el caso.
Todas las herramientas se colocan en el plano de la mesa dentro de 160 x 160 cm, lo que le permite tomarlas con la mano sin levantarse. A cada artículo se le asigna un lugar específico, ciertos artículos se organizan en un complejo (por ejemplo, bolígrafos y blocs de notas para grabar conversaciones telefónicas se colocan junto a los teléfonos). Es necesario separar los suministros de oficina que tienen diferentes propósitos.
Además del escritorio, es mejor usar una mesa separada para una computadora personal. Estos escritorios brindan una ubicación conveniente para la pantalla, el teclado y el procesador, así como un escáner, una impresora, un módem, etc.
Al mismo tiempo, es mejor colocar la mesa de la PC de tal manera que la pantalla de visualización esté girada en la dirección opuesta a los visitantes. Esto protegerá la información confidencial que pueda estar en la pantalla de visualización en el momento de la llegada de un visitante inesperado.
Y ahora algunos requisitos generales para la organización y equipamiento de lugares de trabajo con PC.
· El diseño del escritorio debe proporcionar una ubicación óptima en la superficie de trabajo del equipo utilizado, teniendo en cuenta su cantidad y características de diseño (el tamaño de la PC, teclado, etc.), la naturaleza del trabajo realizado.
· la altura de la superficie de trabajo debe ajustarse entre 680 y 800 mm; si esto no es posible, la altura de la superficie de trabajo de la mesa debe ser de 725 mm.
· La mesa de trabajo debe tener espacio para el reposapiés, que es: altura - no menos de 500 mm, profundidad al nivel de las rodillas - no menos de 450 mm y al nivel de las piernas extendidas - no menos de 650 mm.
· El diseño de la silla de trabajo (silla) debe mantener una postura de trabajo racional cuando se trabaja con una PC, le permite cambiar la postura para reducir la tensión estadística de los músculos de la región del cuello y los hombros y la espalda para evitar la fatiga.
· la silla de trabajo (silla) debe ser giratoria y regulable en altura y ángulo de inclinación del asiento y respaldo, así como la distancia del respaldo al borde delantero del asiento.
· la superficie del asiento, respaldo y demás elementos de la silla (silla) debe ser semiblanda con un revestimiento antideslizante, no electrizante y transpirable que facilite la limpieza de la suciedad.
· El teclado de la computadora se coloca mejor a una distancia de 10 - 15 mm del borde de la mesa, luego la muñeca descansará sobre la mesa. Es recomendable comprar un forro especial debajo de la muñeca que, según los médicos, ayudará a evitar enfermedades óseas.
· para el uso efectivo del tipo de manipulador "ratón" necesita una "alfombra" especial - una tableta. El pad-tablet debe cumplir con los criterios principales: en primer lugar, debe adherirse bien a la superficie de la mesa y, en segundo lugar, el material de la superficie superior de la tableta debe proporcionar un buen agarre con la pelota, pero no impedir el movimiento del mouse.
· El centro de la pantalla del monitor debe estar aproximadamente al nivel de los ojos, y la distancia entre los ojos y el plano de la pantalla debe ser de al menos 40 - 50 cm. Es deseable que la luz solar directa no caiga sobre la pantalla.
· en relación con la persona que se sienta a la mesa, la ventana debe estar a la izquierda o al frente.
Protégete de la luz brillante con cortinas gruesas en las ventanas. Sin embargo, no se recomienda mirar la pantalla del monitor en completa oscuridad, se requiere una fuente adicional de luz difusa (puede encender una lámpara de araña, una lámpara de mesa).
Es mejor colocar el escritorio de la secretaria y el escritorio de la PC más cerca de fuentes de luz natural, porque. el secretario tiene que trabajar mucho con documentos por la naturaleza de sus funciones.
La silla para el trabajo de la secretaria debe corresponder en tamaño al escritorio. Lo mejor es utilizar una silla giratoria con ruedas regulables en altura. Esto permitirá que la secretaria cambie rápidamente de trabajar con tecnología a trabajar con documentos o con visitantes, es decir, cumplirá con las tareas prácticas propias del trabajo del secretario.
Los armarios para mesas, incluidos los desplegables, tienen un conjunto de cajones intercambiables. El secretario debe utilizar hábilmente los cajones de su escritorio, dándole a cada uno de ellos ciertas funciones. Por ejemplo, se asignan cajones para papel y papelería; documentos de trabajo, libros de referencia, catálogos, etc.; carpetas con documentos actuales y trabajos terminados; carpetas con materiales controlados; cosas personales.
Todos los documentos de servicio en el proceso de trabajo deben estar de la siguiente manera: recibidos y necesarios constantemente - en el plano de trabajo de la mesa; se usa periódicamente: en los cajones de la mesa, en los planos de trabajo de los accesorios y en los gabinetes. Cada movimiento del documento desde o hacia la mesa debe ser controlado; todos los documentos procesados deben ubicarse en un lugar estrictamente definido; se debe poder determinar indexando en qué casilla o carpeta se encuentra el documento deseado; todos los documentos colocados en carpetas deben indexarse inmediatamente de acuerdo con su plan de almacenamiento temporal.
2. Equipamiento y equipamiento de los lugares de trabajo
El equipamiento de los puestos de trabajo con medios técnicos para la realización de diversas funciones, medios de comunicación y mobiliario de oficina, los denominados equipamientos de oficina, influye decisivamente en la eficiencia laboral.
Existen los siguientes tipos (clases) de medios de trabajo:
Herramientas de documentación: máquinas de escribir (manuales y eléctricas), grabadoras de voz, herramientas de copia y reproducción, bolígrafos automáticos, lápices;
· medios de procesamiento y procesamiento de documentos: equipos y materiales de corte, sujeción y encolado, dispositivos de direccionamiento y estampado, máquinas para aplicar revestimientos protectores;
medios para almacenar y agrupar documentos: medios para sujetar documentos (grapadoras, carpetas especiales con clips), varios tipos de archivadores, gabinetes y bastidores especiales para almacenar documentos, dibujos, cintas magnéticas, máquinas para destruir documentos innecesarios;
· medios para realizar operaciones computacionales: reglas de conteo y de referencia, varios tipos de microcalculadoras, computadoras mecánicas, PC;
· medios para garantizar la comunicación operativa: comunicación telefónica, comunicación por radio, conmutadores de director que le permiten hablar (mantener reuniones) con varios suscriptores al mismo tiempo, concentradores, contestadores automáticos, buscapersonas radiotelefónicos bidireccionales, etc.;
· Mobiliario de servicios especiales: Mobiliario y equipamiento para puestos de trabajo en locales de oficinas.
Al elegir el equipo de oficina necesario, se debe tener en cuenta que la compra y el uso del equipo de oficina no es un fin en sí mismo, sino un medio para aumentar la eficiencia de ejecución y reducir la intensidad laboral del trabajo gerencial, así como para resolver una serie de problemas sociales del trabajo gerencial (reducir la parte de los costos para realizar operaciones de rutina, un medio para motivar el trabajo, prestigio del trabajo, etc.). Por lo tanto, antes de elegir y comprar equipos técnicos, es necesario analizar las necesidades reales de una herramienta en particular y evaluar los beneficios de su uso.
La composición del lugar de trabajo de la secretaria debe incluir necesariamente gabinetes para documentos y literatura de referencia. Para ahorrar espacio de trabajo, estos gabinetes se pueden colocar en una pared o tabique cerca del escritorio. El armario para documentos para garantizar la seguridad de estos últimos debe cerrarse con llave. En el caso de que la secretaria también guarde documentos que constituyan un secreto comercial, es mejor equipar su lugar de trabajo con una caja fuerte especial para documentos.
Estantes para papelería, teléfono, y también es mejor fijarlos en la pared o tabique, dejando más espacio en la mesa para trabajar.
Es recomendable equipar el lugar de trabajo de la secretaria con un intercomunicador especial que le permita a la secretaria, sin volver a ingresar a la oficina del gerente, informar rápidamente a este último de la información necesaria.
El lugar de trabajo de la secretaria debe incluir tres zonas: la principal: una mesa con archivos adjuntos; auxiliares - armarios combinados; servicio de visitas
El área total del lugar de trabajo debe estar entre 12 y 16 metros cuadrados. Según los expertos, el área de atención al visitante es la tarjeta de visita de la institución, según la cual las personas evalúan la cultura del trabajo y la calidad del trabajo. Esta área debe ser pensada y cómoda. Si el visitante por una u otra razón no puede ser recibido inmediatamente por la cabeza, entonces el visitante debe sentarse cómodamente, debe estar rodeado de un hermoso conjunto artístico de colores y luces, que incluye el color de la habitación, las fuentes de luz y el paisaje. Junto a las partes principal y auxiliar del lugar de trabajo de la secretaria debe haber una mesa de café y una o dos sillas cómodas. Se deben colocar sobre la mesa periódicos y revistas nuevos, papel limpio, lápices o bolígrafos. No es apropiado que los muebles para visitantes ocupen demasiado espacio y difieran del estilo general de los muebles utilizados en la empresa.
Por eso, la especialista no recomienda poner muebles tapizados en la sala de recepción. Ocupa mucho espacio, se ensucia y se deforma rápidamente. Al mismo tiempo, el uso de sillas y mesas ordinarias con ruedas le permitirá cambiar rápidamente el propósito de la sala de recepción, usándola como sala de reuniones, etc.
En caso de que la empresa no cuente con un guardarropa especial, la sala de recepción debe tener una percha o un guardarropa donde los visitantes puedan colgar su ropa de abrigo.
Para el confort visual y la impresión general de la sala de recepción, su diseño estético es de gran importancia. En primer lugar, debes usar flores frescas en los interiores. Reponen las reservas de oxígeno, neutralizan en parte los efectos nocivos de los equipos informáticos y organizativos y, además, brindan comodidad a la sala de trabajo. El arreglo floral debe estar en armonía con el estilo general en el que está diseñado el interior.
Además de flores, se utilizan pinturas, gráficos, pequeñas artes plásticas y otros elementos de diseño decorativo para decorar la oficina y su zona de recepción.
3. Condiciones de trabajo
Las condiciones de trabajo son un conjunto de elementos (factores) del ambiente de trabajo y del proceso de trabajo que afectan el estado funcional del cuerpo humano: salud, desempeño, satisfacción laboral y su eficiencia.
Se pueden distinguir los siguientes grupos de factores de las condiciones de trabajo:
1. Sanitarias e higiénicas, caracterizando el microclima (temperatura, humedad y velocidad del aire), la iluminación, el ruido, la vibración y el color de los locales de oficina y los equipos asociados a la iluminación;
2. Estética, incluida la decoración de interiores con colores, el paisajismo de los locales de servicio, el uso de pinturas y obras de artes aplicadas en los interiores de los locales;
3. Psicofisiológico, relacionado con la implementación de medidas de naturaleza psicofisiológica, proporcionando condiciones para una actividad altamente eficiente y manteniendo la salud de los empleados (entrada gradual en el trabajo, ritmización del trabajo, alternancia normal de trabajo y descanso, cambio de formas de actividad, formas activas de trabajo y descanso, y una serie de otros factores);
4. Sociopsicológico, asociado con la implementación de medidas destinadas a moldear la preparación psicológica de una persona para trabajar con nueva tecnología, a diversos tipos de innovaciones (eliminación de barreras psicológicas), con la creación de un clima psicológico normal en el equipo. , el establecimiento de relaciones normales entre el líder y los subordinados y, en particular, utilizando los principios de comunicación entre gerentes y subordinados desarrollados por la ciencia y la práctica.
Las condiciones de trabajo se rigen por actos legislativos, normas y reglas unificados.
El trabajo para crear condiciones de trabajo favorables debe ser de carácter sistémico integral. El comienzo de su formación se encuentra en el diseño de empresas e instituciones. Esto se aplica principalmente a las condiciones de trabajo sanitarias, higiénicas y estéticas, que se forman bajo la influencia del equipo y la tecnología diseñados, el diseño arquitectónico y de construcción de los edificios, la ubicación interna de las unidades y equipos de servicio, muebles de trabajo, etc. En esta etapa, la ventilación, el aire acondicionado y la iluminación de los locales de oficinas están diseñados de acuerdo con los códigos sanitarios y de construcción.
No menos importante es el desarrollo de medidas para formar y mejorar las condiciones de trabajo en las instalaciones existentes. Aquí, el trabajo debe introducirse para todo el complejo de elementos de las condiciones de trabajo, pero debe prestarse especial atención a los factores psicofisiológicos y sociopsicológicos que se forman bajo la influencia del trabajo realizado, las relaciones interpersonales, es decir. factores que no se pueden tener en cuenta en la etapa de diseño de las empresas.
Dado que en las condiciones económicas modernas se concede cada vez más importancia a la activación del factor humano, también aumentará el papel de las condiciones sociopsicológicas de trabajo, porque contribuyen a fortalecer la motivación social del trabajo, el deseo de una mayor producción creativa de los especialistas. .
Un enfoque integrado para garantizar condiciones de trabajo favorables se refleja en requisitos intersectoriales especiales y materiales normativos que deben tenerse en cuenta al diseñar nuevas empresas, procesos tecnológicos y equipos y reconstruirlos.
4. Iluminación del lugar de trabajo
El factor más importante en el entorno de trabajo es la iluminación. El valor de la iluminación racional durante el trabajo difícilmente puede sobreestimarse.
Los requisitos para una iluminación racional son los siguientes: la elección correcta de una fuente de luz y un sistema de iluminación, la creación del nivel requerido de iluminación de la superficie de trabajo, la neutralización del efecto de deslumbramiento, la eliminación del deslumbramiento y la provisión de uniforme iluminación.
Lo más adecuado es la iluminación natural. Se ha encontrado que causa la menor fatiga. Desafortunadamente, no es posible usarlo durante toda la jornada laboral, especialmente en el período otoño-invierno, cuando las horas de luz son escasas. Por lo tanto, se recomienda utilizar iluminación artificial, tanto general como local.
Si se recomienda el uso de lámparas fluorescentes y de halogenuros metálicos como fuente de luz artificial de uso general, entonces el sistema de iluminación local debe organizarse a partir de lámparas incandescentes o lámparas de luz blanca. Las bombillas de luz blanca emiten una luz blanca suave que es cálida y relajante, lo que mejora la percepción visual. Todo tipo de luminarias debe estar necesariamente equipada con difusores y rejillas de blindaje; para la iluminación conjunta, se permite un reflector no translúcido con un ángulo de al menos 40 grados.
La mejor opción es trabajar con luz natural, cuando la luz cae del lado izquierdo o en combinación, cuando la luz natural insuficiente se complementa con luz local, o cuando las lámparas generales y locales están funcionando.
La iluminación del lugar de trabajo debe adaptarse a las cualidades individuales de la secretaria y estar dentro de los 500 lux.
El color de la iluminación tiene un significado psicológico, por lo tanto, en condiciones de poca luz, se da preferencia a los tonos cálidos, que dan las lámparas incandescentes, enfatizando los colores amarillo y rojo. La luz en la oficina debe tener la dirección adecuada, la instalación y el formato del “punto de luz” son factores importantes para la salud, el confort y el aumento de la productividad.
Así como no se recomienda ver la televisión en una habitación oscura, tampoco es posible trabajar detrás de la pantalla solo con iluminación local. Esto se debe a un fenómeno como la adaptación de la visión. La adaptación periódica del ojo de un brillo a otro conduce a una fatiga rápida, pérdida de visión y afecta negativamente a la psique. Para evitar la fatiga visual, es necesario cumplir con el requisito: la diferencia entre el brillo del monitor y el brillo de los objetos circundantes en el campo de visión del operador debe ser igual a la relación 1:3.
Para reducir la fatiga visual, es necesario tener en cuenta que los signos oscuros sobre un fondo claro son percibidos más fácilmente por el ojo. El ojo está menos cansado, se mantiene una buena velocidad y precisión de lectura cuando se leen caracteres de color amarillo verdoso sobre un fondo blanco. Se establecieron combinaciones óptimas del color de las señales con el color de fondo: azul sobre blanco, verde sobre blanco, negro sobre amarillo, negro sobre blanco.
Evite la exposición prolongada al texto en un monitor que es rojo sobre verde, naranja sobre blanco, negro sobre magenta, naranja sobre negro.
Afectará positivamente el trabajo del ojo si sigue la regla de oro: coloque el monitor a una distancia igual a dos diagonales de su pantalla. El ángulo del monitor debe ser tal que el borde superior de la pantalla esté a la altura de los ojos.
Con una computadora en funcionamiento en el escritorio, recibimos radiación electrónica, electrostática, de rayos X y ultravioleta en nuestra oficina. La principal fuente de efectos nocivos en el cuerpo humano son las oscilaciones electromagnéticas de baja frecuencia asociadas con el funcionamiento de los circuitos de exploración de haces de electrones, afectan el metabolismo del cuerpo y pueden provocar cambios patológicos en las células de los tejidos blandos.
El monitor de pantalla azul tiene una emisión parcial en la región ultravioleta del espectro. Este efecto es significativo durante el trabajo prolongado con una computadora o enfermedades de la retina.
Es posible protegerse de este tipo de radiaciones si se dispone de una pantalla protectora que cuente con un certificado de calidad del Research Institute of Ergonomics o el Swedish Institute for Radiation Protection y cumpla con la norma TCO 95.
Desafortunadamente, las propiedades protectoras de la pantalla lo ayudarán si se encuentra frente al monitor. Un ligero desplazamiento hacia la derecha o hacia la izquierda, hacia un lado, y se encuentra en los "anillos de la muerte" del monitor.
5. Influencias del microclima y efectos del ruido.
El lugar de trabajo de la secretaria debe estar equipado con un conjunto suficiente de equipo técnico, suministros de oficina, equipo de organización y cumplir con los requisitos de ergonomía.
El microclima afecta tan ampliamente el estado funcional de una persona durante el trabajo que puede llamarse uno de los factores determinantes de la capacidad de trabajo. Se sabe que un aumento o disminución de la temperatura de 10 grados reduce la productividad laboral en casi un 15%. También se notó otra cosa, bajar la temperatura de 3 a 4 grados con respecto a la cómoda mejora la calidad de realizar tareas relacionadas con la atención y el seguimiento.
El microclima se caracteriza por magnitudes como la temperatura, la humedad relativa y la velocidad del aire. La temperatura y la humedad son magnitudes que dependen tanto de la época del año, del día como de las condiciones climáticas. Además, varios equipos que consumen energía, parte de la cual se libera al medio ambiente en forma de calor, y la persona misma, que emite hasta 1200 kJ por hora, pueden ser fuentes de calor en las oficinas. La temperatura más cómoda para una persona es de 19 a 20 grados. Teniendo en cuenta las fluctuaciones estacionales y diarias, la temperatura en las oficinas no debe exceder los 22 grados en los días calurosos y no debe ser inferior a los 18 grados en los días fríos, independientemente de la cantidad de personas en la habitación.
Hay otra característica que debe tenerse en cuenta. Esta es la pureza del aire.
Cuando se trabaja con medios de papel, así como en salas donde se encuentran instalaciones de impresión operativas y dispositivos de alta frecuencia, el aire se llena de diversas sustancias tóxicas y agentes biológicos (bacterias), que penetran en el cuerpo humano e irritan las membranas mucosas del vías respiratorias, ojos, piel. Es especialmente peligroso cuando las sustancias tóxicas a través del tracto respiratorio o la piel dañada ingresan directamente al torrente sanguíneo, lo que provoca una interrupción en la actividad de todo el organismo o sus sistemas.
El factor dañino más común en el ambiente del aire en una oficina moderna es el ozono. El ozono se libera por medio de los equipos de oficina, que, según el proceso tecnológico, forman cargas eléctricas y ultravioleta.
El otro tipo más común de contaminación del aire es el polvo, incluido el polvo de papel. La exposición al polvo depende de su toxicidad y concentración en el aire. En las partículas de polvo son esporas, bacterias, hongos con el flujo de aire, se transportan al interior.
Más recientemente, los científicos han descubierto la existencia de un ácaro del polvo microscópico. Tal garrapata vive en muebles tapizados, caminos de alfombras. Al entrar en la membrana mucosa del tracto respiratorio, provoca estornudos, rasgaduras en las membranas de los ojos, puede causar, por ejemplo, secreción nasal y otras reacciones alérgicas. Con la exposición constante a los pulmones, ocurren enfermedades específicas.
Puede luchar contra las sustancias microscópicas dañinas a través de medidas generales de higiene: limpieza en húmedo, ventilación, aspiración regular.
Es necesario lograr aire acondicionado en locales de oficinas, es decir. regulación simultánea de su temperatura, humedad, pureza e intercambio de aire. El aire acondicionado está especialmente justificado en los meses de verano, y más precisamente en todos los casos cuando la temperatura en la habitación alcanza los 27 grados o más. El aire acondicionado completo aumenta la productividad en un 15% al tiempo que reduce significativamente los resfriados.
Una conversación especial son los elementos interiores. No es ningún secreto que los muebles, el papel tapiz y los pisos pueden ser una fuente de sustancias tóxicas. De acuerdo con el artículo 4.14 de las "Requisitos de Higiene...", los materiales utilizados para la decoración interior del local deben estar autorizados para su uso por la Inspección Sanitaria del Estado.
El ruido también es un factor ergonómico. Sería un gran error pensar que este es un factor insignificante que caracteriza el lugar de trabajo. Se ha establecido con certeza el efecto nocivo del ruido sobre el estado funcional de una persona y, en primer lugar, sobre su sistema nervioso.Se sabe que la ausencia de un diseño sonoro convencional puede convertirse en fuente de un estado depresivo.
El nivel de ruido para el espacio de oficinas, establecido por la Unión Europea, es de 55 dB. De acuerdo con la cláusula 6.2 de los Requisitos de Higiene, el nivel de ruido no debe exceder los 75 dB.
Sin embargo, el ruido emitido por una computadora, una impresora y una máquina de fax en una habitación sin materiales absorbentes de sonido supera los 70 dB. Por lo tanto, no se recomienda colocar todo el equipo de oficina en un solo lugar de trabajo; también se deben usar materiales aislantes del ruido.
Los equipos cuyos niveles de ruido excedan los máximos permitidos deberán ser trasladados fuera de los locales donde se ubican los lugares de trabajo.
Los niveles de ruido se pueden reducir utilizando materiales que absorban el ruido, alfombras, cortinas de tela gruesa (su ancho debe ser al menos 2 veces el ancho de la ventana) y las alfombras para equipos ruidosos pueden ser una condición adicional en la lucha contra el ruido.
6. Contactos comerciales del secretario.
Uno de los contactos comerciales importantes es la relación
secretario en jefe. Dado que el secretario es el primer asistente del gerente, debe hacer el trabajo a su estilo. De hecho, el secretario es el organizador personal del jefe, lo ayuda a planificar el tiempo de trabajo, así como a realizar las actividades planificadas, liberándolo de
realizando operaciones técnicas auxiliares, filtra los flujos
correspondencia, llamadas telefónicas y visitas.
Desgraciadamente, en la práctica, el secretario encuentra a menudo una dificultad como la no obligación del titular en cuanto a la información sobre su paradero, lo que crea grandes dificultades. En tales casos, el secretario tiene derecho a preguntar directamente adónde va el líder y cuándo regresará.
Cabe señalar que no todos los gerentes pueden planificar racionalmente su tiempo de trabajo. Ayudar al líder en esto es tarea del secretario. Es necesario cultivar de manera constante, pero no intrusiva, la necesidad de planificar el tiempo. Es recomendable, junto con el gerente, aclarar diariamente las tareas planificadas.
actividades al día siguiente. Esto se puede hacer durante el informe matutino sobre actualidad y correspondencia o durante el informe vespertino. El secretario debe marcar e informar al visitante en los formularios de registro de la hora de la visita. La hora del almuerzo para el secretario y el jefe no debe coincidir.
Una de las tareas principales del secretario es ser un intermediario sensible entre
líder y subordinados. Debe hacer todo lo posible para crear un entorno favorable y relaciones comerciales con otros empleados.
Conociendo el modo y la naturaleza del trabajo del jefe, el secretario puede, si es necesario, ayudar a los empleados a organizar la recepción de su jefe; ayudar a redactar un documento que satisfaga una solicitud personal, etc. Es importante que el secretario establezca contactos comerciales con empleados de varios departamentos de su empresa. En algunos casos, el secretario tiene que hablar en nombre de
nombre del líder. Es muy importante poder dar educada y claramente las instrucciones necesarias, para controlar su ejecución.
6.1. Uso del teléfono.
La tarea principal de la secretaria al trabajar con el teléfono es liberar al gerente de las llamadas. La ayuda de la secretaria en la organización de conversaciones de oficina por teléfono contribuye a la organización racional del trabajo de los gerentes. El secretario debe recordar siempre la necesidad de mantener el secreto oficial.
6.2. Organización de recepción de visitantes.
Los deberes del secretario son diferentes según el tipo de recepción que realice el jefe. La recepción de visitantes se puede dividir en tres tipos:
1) recepción de empleados de su institución sobre temas de actualidad
2) recepción de representantes de otras organizaciones
3) recepción en asuntos personales
El secretario debe recordar que un visitante de cualquier rango, sin excepción, puede ingresar a la oficina del jefe solo después del informe del secretario.
Si el visitante vino sin arreglo previo, el secretario puede decidir independientemente si reportarlo inmediatamente o hacer una cita.
El secretario debe prestar especial atención a la organización de la recepción de visitantes por asuntos personales por parte del jefe.
6.3 Trabajo del secretario con información para el jefe
La secretaria debe ayudar al gerente a navegar
flujos de información, encontrar, procesar la información necesaria y, a veces, preparar resúmenes de revisión de información.
El secretario debe revisar cuidadosamente los artículos que divulguen
cuestiones de la actividad productiva de interés para el gestor, resultados científicos y técnicos, etc. Los lugares más importantes de los artículos se pueden resaltar con marcadores o subrayados.
Al compilar un resumen, el secretario no debe agregar nada por su cuenta. Si es necesario, se pueden incluir tablas, cuadros, gráficos en el resumen.
En el trabajo diario, la secretaria debe recolectar y registrar diariamente en el diario los datos que puedan ser de interés para el gerente y aclararlos con los especialistas. El gerente debe proporcionar solo información confiable, verificada.
Conclusión
En conclusión, me gustaría hablar sobre las cualidades personales del secretario y su papel en el trabajo con el líder.
Los factores importantes en el éxito del trabajo de un secretario personal son la capacidad de comportarse con las personas y la capacidad de crear una impresión que realce la autoridad del líder. El secretario debe ser un eslabón importante en el sistema de contactos de su gerente, asegurando una comunicación efectiva y la adopción oportuna de las acciones necesarias. El secretario es el representante personal de su gerente,
y el cumplimiento de este papel clave requiere la capacidad de causar una impresión favorable en los empleados de la organización y representantes de otras empresas.
El papel del secretario ejecutivo, tal y como se define en el folleto de la Asociación Europea de Secretarios Profesionales, es conocer la esencia de las actividades de su jefe y poder asumir una parte significativa de este trabajo.
Las funciones del secretario incluyen:
1. Transcribir, escribir transcripciones, escribir cartas, etc.
2. Recepción, procesamiento de correo entrante y saliente.
3. Realización de conversaciones telefónicas, organización de recepciones.
4. Llevar un diario de gerente; organizando sus reuniones.
5.Organización de viajes de negocios del jefe.
6. Registro de correspondencia comercial, gestión comercial.
7. Organización y participación en reuniones.
8. Organización de asuntos en la oficina del gerente.
9. Liberación del gerente de las operaciones rutinarias.
10. Soporte de información.
11. Registro de cuentas bancarias.
12.Dirección de actividades de servicios de oficina y personal subordinado al secretario.
13. Cumplimiento de las normas positivas de seguridad.
14. Organización y gestión del trabajo para garantizar la no divulgación
información procesada.
15. Dotar a la secretaría y al jefe de la papelería necesaria.
16. Organización de juntas generales y eventos generales.
Cuando ves reuniones de ejecutivos de empresas en la televisión, involuntariamente prestas atención al acompañamiento, incluida la secretaria. Por lo general, esta es una persona reservada y educada. También tenemos tales, pero desafortunadamente, no hay tantos. Además, ahora se están organizando muchas sociedades anónimas, bolsas de valores, que concluyen contratos con empresas occidentales. Y las secretarias deben estar "en el nivel". El secretario representa a su líder, ya veces hasta la empresa es juzgada por él.
En primer lugar, los secretarios deben tener una calidad tal como
buena voluntad, la capacidad de comportarse con los visitantes, de conquistarlos.
Incluso puede organizar los llamados cursos para secretarias, donde se capacitan en las cualidades comerciales y personales que son inherentes a esta profesión. Ya tenemos personas así en nuestro país, pero no siempre brindan el tipo de conocimiento que es necesario en el trabajo de una secretaria.
Una secretaria es una profesión importante, especialmente en nuestro tiempo, en la era de la creación de más y más nuevas empresas. De ello dependerá también en mayor medida el éxito de la empresa o emprendimiento. Y que la profesión de secretaria nunca pierda su prestigio.
Bibliografía
1. Bondareva T. N. Secretariado. M., Escuela Superior, 2002
2. www.rambler.ru
El factor más importante para garantizar el trabajo productivo y de alta calidad del subsecretario mientras se mantiene la salud son las normas sanitarias e higiénicas pertinentes de las condiciones de trabajo.
Los componentes sanitario-higiénicos y estéticos del lugar de trabajo incluyen: iluminación normal, coloración favorable del lugar de trabajo, eliminación de ruido, ventilación y temperatura del aire, paisajismo de los locales, establecimiento del modo correcto de trabajo y descanso.
Una condición importante para un microclima favorable en el lugar de trabajo es una iluminación óptima. Dado que la mayoría de las operaciones documentales involucran el uso de la vista, la tensión visual provoca tensión en todos los músculos del cuerpo humano y conduce a la fatiga general. El área de recepción debe tener luz natural siempre que sea posible. La iluminación del lugar de trabajo puede ser general (lámparas instaladas en el techo) o local (lámpara de mesa).
El microclima se caracteriza por valores tales como temperatura, humedad relativa, etc. Una temperatura ambiente óptima es un requisito previo para un buen rendimiento. La alta temperatura en la habitación provoca somnolencia, fatiga, reduce el rendimiento. En una habitación fría, la atención se dispersa, lo que es perjudicial para las personas que se dedican al trabajo mental. La temperatura más cómoda para una persona es de 19-20 °C. Teniendo en cuenta las fluctuaciones estacionales y diarias, la temperatura en las instalaciones de la oficina no debe exceder los 22 °C en los días calurosos y no debe ser inferior a los 18 °C en los días fríos, independientemente del número de personas en la habitación.
Hay otra característica que debe tenerse en cuenta. Esta es la pureza del aire. Cuando se trabaja con medios de papel, así como en salas donde se encuentran instalaciones de impresión operativas y dispositivos de alta frecuencia, el aire se llena de diversas sustancias tóxicas y agentes biológicos (bacterias), que penetran en el cuerpo humano e irritan las membranas mucosas del vías respiratorias, ojos, piel. Es especialmente peligroso cuando las sustancias tóxicas a través del tracto respiratorio o la piel dañada ingresan directamente al torrente sanguíneo, lo que provoca una interrupción en la actividad de todo el organismo o sus sistemas.
El factor dañino más común en el ambiente del aire en una oficina moderna es el ozono. El ozono se libera por medio de los equipos de oficina, que, según el proceso tecnológico, forman cargas eléctricas y ultravioleta.
El otro tipo más común de contaminación del aire es el polvo, incluido el polvo de papel. La exposición al polvo depende de su toxicidad y concentración en el aire. Las partículas de polvo contienen esporas, bacterias, hongos, que se transportan al interior con el flujo de aire.
Más recientemente, los científicos han descubierto la existencia de un ácaro del polvo microscópico. Tal garrapata vive en muebles tapizados, caminos de alfombras. Al entrar en la membrana mucosa del tracto respiratorio, provoca estornudos, rasgaduras en las membranas de los ojos, puede causar, por ejemplo, secreción nasal y otras reacciones alérgicas. Con la exposición constante a los pulmones, ocurren enfermedades específicas.
Puede luchar contra las sustancias microscópicas dañinas a través de medidas generales de higiene: limpieza en húmedo, ventilación, aspiración regular.
El área de recepción debe ventilarse regularmente o tener aire acondicionado. El aire fresco para una habitación pequeña, donde a menudo se acumulan muchos empleados y visitantes, es un factor muy importante para el trabajo normal. La apertura de ventanas a corto plazo (5-8 minutos) es más fácil de soportar que un flujo de aire ligero constante (corriente de aire).
La lucha contra el ruido en la habitación se lleva a cabo mediante la insonorización de equipos y lugares de trabajo ruidosos.
Vale la pena trabajar en el diseño del área de recepción, ya que las flores frescas no solo colorean la habitación, sino que también mejoran significativamente el microclima en ella. Las plantas reducen el ruido, mejoran la composición del aire, lo hidratan evaporando agua con sus hojas. Las plantas para la oficina deben seleccionarse hábilmente, teniendo en cuenta el área de la habitación, a qué lado miran las ventanas y si las flores son alérgenos.
En cuanto al diseño de color de la sala de recepción, el uso del color apropiado no solo mejora la apariencia de la sala, sino que también aumenta la productividad laboral, reduce la fatiga y tiene un efecto psicológico positivo en una persona. El color cumple tres funciones: fisiológica, psicológica y estética. La elección de los colores para la decoración de oficinas está determinada por las características arquitectónicas del local, la iluminación, las condiciones climáticas y, en gran medida, por la dirección de las actividades de los empleados.
Así, la organización racional del trabajo del subsecretario consiste en la organización del lugar de trabajo, las condiciones de trabajo y la planificación de la jornada laboral.
Organización del lugar de trabajo de la secretaria.
Tareas a realizar:
2. Resolver tareas de prueba.
La organización racional del trabajo de una secretaria comienza con la organización del lugar de trabajo.
El lugar de trabajo de la secretaria está ubicado en la sala de recepción, que generalmente se encuentra junto a la oficina del gerente. Debe colocarse de tal manera que la secretaria pueda ver a todos los que ingresan al área de recepción. El área se divide en una zona de trabajo y una zona para visitantes.
Al elegir el tamaño del área, se deben considerar los siguientes factores:
1) enfoques de mobiliario y equipo;
2) arreglo y operación de mobiliario y equipo;
3) en algunos casos, la necesidad de condiciones especiales;
4) la posibilidad de instalar equipos adicionales.
El conjunto de equipos de oficina para el lugar de trabajo de la secretaria incluye:
1) mesa de un solo pedestal;
2) prefijo con un gabinete para computadora, computadora;
3) silla elevadora y giratoria;
4) mesa auxiliar.
CONSEJO. El lugar de trabajo de la secretaria debe tener el espacio necesario para el equipo de oficina y una ubicación tal que la secretaria pueda ver a todos los visitantes, y los visitantes vean inmediatamente a la secretaria al entrar a la oficina.
La organización del lugar de trabajo del secretario del jefe se forma sobre la base de un análisis del contenido de sus actividades, los requisitos de ergonomía, higiene y psicofisiología y tiene como objetivo diseñar la organización óptima del lugar de trabajo.
Una lista aproximada de equipos de oficina y herramientas informáticas utilizadas en el trabajo de una secretaria:
1) pequeños equipos de oficina (utensilios de escritura: bolígrafos, papel, lápices, gomas de borrar, etc.);
2) medios para compilar y producir documentos de texto (computadora, grabadora de voz, impresora, escáner, en stock: una máquina de escribir portátil);
3) medios de procesamiento de documentos en papel (máquinas encoladoras y grapadoras, equipo para abrir y cortar sobres, equipo para direccionar y estampar, una máquina para destruir documentos);
4) medios de almacenamiento y búsqueda de documentos (archivadores de varios tipos, armarios y estantes, caja fuerte);
5) medios de comunicación (teléfono, radioteléfono, radio, teletipo, fax, tarjeta de red para una red local, medios de comunicación de despacho operativo, correo electrónico, módem);
6) copiadoras y dispositivos;
7) una trituradora para la pronta destrucción de información confidencial;
8) Mobiliario y equipo de oficina.
Los medios de equipos de oficina pequeños son necesarios para cualquier nivel de automatización del trabajo de la secretaria. Por lo tanto, el secretario debe tener bolígrafos y lápices en buen estado, papel con margen, ya que los visitantes, los miembros de las reuniones pueden no tenerlos en el momento adecuado, y el apoyo técnico de las negociaciones y reuniones es su deber oficial.
En los medios para compilar y producir documentos de texto, la computadora está cobrando cada vez más importancia, incluso con un flujo de trabajo muy pequeño. Los documentos creados con él tienen una apariencia estéticamente más aceptable debido a la presencia de varias fuentes y colores, lo que no puede sino afectar la actitud hacia el documento y ayuda a crear una impresión favorable del autor del documento.
Los dictáfonos son indispensables cuando se requiere una visualización precisa y silenciosa de la información de audio.
Un escáner es una herramienta conveniente para ingresar una gran cantidad de texto e información gráfica en una computadora, así como documentos en un sistema de administración de documentos automatizado.
Los medios de comunicación se pueden combinar en una representación de hardware, por ejemplo, teléfono - fax - módem, deben tener una apariencia compacta y un medio de notificación tranquilo y agradable al oído del comienzo de la comunicación. Las copiadoras se seleccionan según la cantidad de trabajo, la calidad requerida de las copias y otros parámetros.
Una herramienta efectiva necesaria para planificar la jornada laboral de la secretaria y el gerente es un diario semanal en el que los casos se publican por fecha.
Puede utilizar un producto de software como Lotus Organizer instalado en una computadora personal para estos fines. Lotus Organizer se llama un sistema de información personal diseñado para la organización eficiente del tiempo de trabajo. Además del calendario, incluye un directorio telefónico, una libreta de direcciones, un bloc de notas, etc. Pero incluso con Lotus Organizer, para duplicar información, debe tener un diario regular o imprimir periódicamente algunos datos de una computadora.
Los documentos recibidos por el archivo del departamento se almacenan en un gabinete en carpetas (registradores, carpetas, ayudas de referencia e información) en gabinetes especiales.
La zona de visitas se completa con sillas, una mesa de centro y una florista. En el caso de que el edificio no cuente con guardarropa, se deberá colocar un guardarropa para ropa de abrigo en la sala de recepción. Los muebles para los visitantes deben estar en un área claramente visible para la secretaria. No se recomienda colocar muebles tapizados en la sala de recepción, ya que no se espera una presencia prolongada de visitantes con una organización adecuada del trabajo.
A veces, la secretaria necesita preparar té o café para el gerente y los visitantes. Para hacer esto, es bueno proporcionar una pequeña "cocina". Por supuesto, visualmente debe estar aislado de lugares para visitantes. No se recomienda encarecidamente convertir el lugar de trabajo de la secretaria en una despensa.
El lugar de trabajo del secretario de la unidad estructural debe estar equipado con equipos de uso colectivo (impresoras, telefax, fotocopiadoras, etc.) para su uso más productivo. El reemplazo oportuno de los cartuchos de impresión reemplazables, la organización de las reparaciones debe ser responsabilidad de este empleado. La presencia de una secretaria de departamento permite utilizar una central telefónica con una línea de salida fuera de la organización.
El lugar de trabajo de la secretaria de la unidad debe estar equipado con sistemas manuales, mecánicos o electrónicos (como archivadores, una computadora personal) para fijar y controlar los documentos recibidos por los empleados de la unidad y estar en su ejecución. Puede que no sea superfluo disponer de una máquina de escribir compacta (eléctrica o mecánica) para cumplimentar formularios mecanografiados con un grabado preciso y fino en caso de avería del equipo informático, por ejemplo, debido a un ataque de virus, o por el secreto especial del documento que se está tramitando. preparado.
El diseño del lugar de trabajo de la secretaria debe proporcionar la máxima comodidad en el desempeño de sus funciones y no contradecir los requisitos para ahorrar espacio.
El lugar de trabajo de la secretaria debe cumplir con todos los requisitos que aseguren la máxima comodidad en el trabajo, el mínimo esfuerzo y tiempo dedicado a movimientos improductivos. Uno de los principales requisitos que debe cumplir estrictamente la secretaria es un orden y limpieza excepcional tanto en el lugar de trabajo como en la sala de recepción.
La tarea de la secretaria es hacer todo lo posible para que el visitante se sienta cómodo en la recepción. La secretaria no debe abarrotar los pasillos de la sala de recepción con objetos personales, colocar cosas en lugares destacados. Si es necesario decorar una pared, para este propósito es mejor usar una imagen o una impresión que complemente el interior. Se permite colocar soportes o mesas informativas en las paredes indicando la hora de recepción de visitantes, un calendario, etc.
CONSEJO. Tanto en la mesa del puesto de trabajo de la secretaria como en los cajones del escritorio siempre es necesario mantener el orden y la limpieza.
La información, los documentos almacenados en los cajones del escritorio deben estar sistematizados, fácilmente visibles y disponibles para trabajar.
El secretario debe ejercer un control constante sobre la seguridad del mobiliario, equipo técnico y su estado sanitario.
En resumen: la secretaria debe hacer todo lo necesario para que el visitante se sienta cómodo en el área de recepción, y nada debe molestar a la secretaria durante un día de trabajo ajetreado.
Cada empleado debe sentirse cómodo en el lugar de trabajo.
Tareas a realizar:
1. Haz un resumen en tu libro de trabajo.
2. Resolver tareas de prueba.
El resumen será revisado después del final de la cuarentena.
Las respuestas a las tareas de prueba se aceptan en la dirección: ****@***ru
Tareas de prueba:
1. El lugar de trabajo de un empleado significa:
el espacio dentro del cual el empleado, sin moverse, realiza el trabajo que le ha sido asignado;
la zona de actividad laboral del empleado, equipada con los medios de trabajo necesarios;
descripción de las características de una profesión particular, revelando el contenido del trabajo profesional;
parte del local en el que se lleva a cabo el trabajo.
2. La organización del trabajo significa:
un sistema de medidas para planificar un lugar de trabajo;
un sistema de medidas para equipar el lugar de trabajo con medios y objetos de trabajo y su ubicación funcional;
un sistema de medidas para la selección y colocación funcional del mobiliario en el lugar de trabajo.
3. La práctica ha demostrado que es mejor tener un lugar de trabajo de secretaria:
en una habitación separada;
en una habitación adyacente a la oficina del jefe;
en una habitación separada adyacente a la oficina del jefe.
4. El área donde se ubican los archivadores es:
zona principal;
área de atención al visitante;
zona auxiliar.
5. El conjunto de muebles para organizar el área de trabajo principal de la secretaria generalmente incluye:
mesa de oficina, mesa auxiliar o pedestal para equipo técnico, silla o silla elevadora y giratoria con ruedas, mesa para visitas, silla(s) para visitas;
una mesa de escritorio, una mesa auxiliar o un soporte para equipos técnicos, una silla o una silla elevadora y giratoria con ruedas;
mesa de papelería, mesa auxiliar o pedestal para equipo técnico, silla giratoria o sillón con ruedas, sillas tapizadas (butacas), mesa de centro.
6. En la zona auxiliar de la secretaría suele haber:
armarios y estantes para guardar documentos y estuches;
caja fuerte de metal para guardar formularios, sellos, documentos;
sofá o sillones;
equipo de oficina;
Escritorio;
archivador.
8. Para ahorrar esfuerzo físico en el proceso de trabajo, se recomienda:
seleccione varias respuestas
no guarde nada en el lugar de trabajo.
cada cosa debe tener su lugar y una zona permanente de movimiento en el proceso de trabajo.
coloque todas las cosas en los cajones interiores de la mesa para que la superficie de la mesa permanezca vacía.
todo lo que se toma con la mano derecha debe colocarse a la derecha, todo lo que se toma con la izquierda, a la izquierda.
todo lo que se usa con más frecuencia (bolígrafo, papel) se coloca más cerca, lo que se usa con menos frecuencia está más lejos.
todo el equipo de oficina debe colocarse lo más cerca posible del lugar de trabajo.
Se recomienda colocar los documentos con los que trabaja la secretaria de forma que puedan ser tomados, leídos y utilizados con comodidad.
9. El presidente de la secretaría debe ser:
elevable y giratorio sobre ruedas;
levantar y girar;
basculante sobre ruedas, basculante, con respaldo regulable.
10. El lugar de trabajo del jefe consta de zonas:
zona principal, zona auxiliar, zona de atención al visitante;
área de trabajo, área de reunión, área de recreación;
zona de trabajo, zona auxiliar, zona de recreo.
11. Determinar la secuencia de acciones al equipar el lugar de trabajo con las herramientas y objetos de trabajo necesarios: a. elegir mobiliario, inventario, equipo técnico, equipo de oficina y papelería; b. aclarar e identificar las principales funciones del secretario, comunicaciones de información, horario de trabajo, lista de materiales que debe tener.
primer paso - a; segundo paso b
primer paso - b, segundo paso - a
12. Enumere los medios técnicos que más utiliza la secretaria.
13. La mejor calidad de impresión la proporciona:
impresora laser;
impresora de chorro;
impresora matricial;
14. Un dispositivo de respaldo diseñado para almacenar información en un disco duro grabándola en casetes de cinta magnética se llama:
15. El tipo de comunicación que se utiliza para transmitir información a distancia en forma de textos, dibujos, dibujos se denomina:
comunicaciones telefónicas;
comunicaciones electrónicas;
facsímil.
16. El auricular del teléfono es:
un dispositivo para aplicar una capa de plástico al papel
con el propósito de protección contra influencias externas;
un dispositivo para transferir documentos electrónicos almacenados en la memoria de la computadora;
un dispositivo que consta de auriculares y micrófonos combinados mecánicamente que se utilizan para la comunicación.
17. Por propósito, el equipo de oficina pequeño se puede dividir en subgrupos:
seleccione varias respuestas
material para escribir;
juegos e instrumentos para escribir;
accesorios de servicio;
accesorios de encuadernación de papel;
artículos de uso doméstico;
sello de productos;
dispositivos para pinchar;
medios correctivos;
productos de papel.
18. Enumere los tipos de carpetas.
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19. ¿Qué medios de equipos de oficina pequeños se incluyen en el subgrupo "Papel, productos de papel":
__________________________________________________________
seleccione varias respuestas
accesorios para servir y para el hogar;
medicamentos (botiquín de primeros auxilios);
tocador;
conjunto de alimentos y bebidas;
artículos de higiene personal;
literatura especial;
lavavajillas.