Realización de licitaciones. Participación en licitaciones: instrucciones paso a paso, documentos necesarios, condiciones.

19.02.2013 01:54

El objetivo de la licitación es seleccionar un proveedor de bienes (servicios) que pueda satisfacer todos sus requisitos (en términos de costo, tiempo de entrega, cantidad de bienes, etc.). Al hacerlo, debe tener en cuenta lo siguiente:

• Realizar una licitación seria lleva al menos un mes y quizás el retraso desempeñe un papel importante en su negocio. Entonces, si no compras equipo o no solicitas un servicio a tiempo, puedes perder un cliente en un mes y con él tus ingresos.
• Es necesario organizar una licitación sólo para compras importantes. Según mi experiencia, la cantidad debería ser de al menos 10 mil dólares estadounidenses. Si estamos hablando acerca de Para cantidades más pequeñas, sus subordinados deberían encontrar opciones más económicas de forma independiente comunicándose con socios actuales o futuros.

Evalúe la situación y, si tiene tiempo para realizar una licitación, utilice este formulario de selección de socios. Para organizar eficazmente una licitación y lograr su objetivo, debe seguir varios pasos (ver también: ¿Qué tipo de licitación se puede realizar?).

¿Qué tipo de licitación se puede realizar?

Licitación abierta es un evento público durante el cual su empresa da a conocer ampliamente sus intenciones inmediatas de mercado. Usted formula el problema, describe la situación del mercado y las condiciones que debe cumplir la solución al problema. Posteriormente, la información sobre la licitación se difunde en fuentes abiertas.

Recomiendo realizar una licitación abierta si el importe del pedido es muy elevado (por ejemplo, estamos hablando de la construcción de un edificio). Una licitación abierta garantizará la máxima transparencia para los accionistas a la hora de elegir un socio y tomar decisiones, y reducirá significativamente la probabilidad de que los resultados se vean afectados por los intereses financieros de sus subordinados (en otras palabras, se recibirá una comisión).

Licitación cerrada Se supone que usted o la comisión de licitación realizan una selección preliminar de los participantes (generalmente no más de cinco o seis empresas), se familiarizan con sus representantes y hablan sobre sus planes.

Los anuncios de licitaciones cerradas no se publican; las invitaciones se envían de forma individual. Normalmente, las empresas más grandes o sus consorcios participan en licitaciones cerradas.

Es mejor realizar una licitación de este tipo si tiene tiempo limitado y conoce el mercado de empresas profesionales en el área en cuestión. De lo contrario (en una licitación abierta) tendrá que dedicar tiempo a estudiar la experiencia y el nivel de las empresas, evaluar los riesgos de interacción con socios potenciales que deseen participar en la licitación. Todo esto conduce a mayores plazos.

Se debe realizar una licitación si el costo de la compra (una sola vez o por año) excede una determinada cantidad fija. Cada empresa lo fija en función de sus intereses y riesgos a la hora de comprar. Nuestra empresa compra materias primas para la producción, equipos informáticos, equipos y mobiliario de oficina, vehículos para la flota mediante licitación, y también selecciona empresas que prestan servicios (en el campo de selección de personal, relaciones públicas, etc.).

No hemos determinado el momento óptimo para la licitación. Dependiendo de la complejidad y el importe de la compra, la licitación tiene una duración de dos semanas a dos meses. Cuanto más compleja sea la licitación, más gran cantidad Cuanto más involucrados estén los proveedores, más tiempo se necesita para analizar las propuestas y tomar una decisión final. Pero si la licitación se retrasa, entonces esto es una señal de que algo se hizo incorrectamente en el proceso de organización.

Paso 1. Organización de la comisión de licitación.

Puede crear una comisión de licitación de forma temporal o permanente (si realiza licitaciones con regularidad). Debe estar formado por expertos y un representante del departamento que necesita este producto. Es aconsejable que el director general de la empresa cliente asuma el papel de presidente de la comisión. Los expertos pueden ser especialistas de su empresa o sus amigos o consultores. Lo principal es que conozcan bien el campo de actividad en el que se realiza la licitación.

1. Intente comunicarse más con sus directores. Antes de que comience la licitación, formule con ellos requisitos claros según los cuales se realizará la selección.
2. La creación de una comisión permanente no siempre es eficaz, ya que los expertos invitados no pueden comprender todas las áreas. Es mejor ajustar la composición de la comisión en función de los objetivos y el área donde se realiza la licitación.
3. Su tarea es proporcionar condiciones de trabajo para la comisión que garanticen que la compra satisfaga las necesidades de su negocio. Intente crear un sano conflicto de intereses entre la comisión y los proveedores que participan en la licitación.

El practicante le dice

Elena Denisova | Director financiero del proyecto Chateau le Grand Vostock, región de Krasnodar

Referencia

Proyecto Castillo del Grand Vostock(Chateau le Grand Vostok) es un proyecto ruso-francés único para producir vinos con estándares de calidad europeos en Rusia. Incluye el ciclo productivo completo: cultivo de la uva, crianza del vino, crianza del vino en barricas francesas, embotellado y distribución.

Recomiendo que los directores generales de las pequeñas empresas sigan personalmente todo el proceso (desde la creación de una comisión de licitación hasta la toma de una decisión). Por ejemplo, nuestra empresa realizó una licitación para seleccionar un contratista general para la construcción de una planta en región de krasnodar. Participé en la preparación de la licitación, selección de socios y toma de la decisión final.

Por mi propia experiencia puedo decir: si el Director General es el director del proyecto y el presidente de la comisión de licitación, es él quien debe controlar diariamente el desarrollo de la licitación.

Director General, que está subordinado a los adjuntos de economía y finanzas, marketing, desarrollo estratégico etc., la dirección de la licitación puede transferirse a los subordinados. En este caso, se le asigna el papel de experto principal, quien, habiendo recibido información sobre los participantes, puede tomar la decisión final. Si es necesario, puedes reunirte con los candidatos que te gusten.

La comisión de licitación incluye jefes de departamento o gerentes, según el volumen y la naturaleza de la licitación, el grado de participación de los departamentos en el proceso de licitación. Nuestro Director General no participa en el trabajo de las comisiones de licitación, pero lo controla. Si la licitación se realiza por montos a partir de un millón de dólares, deberá familiarizarse con las solicitudes y el resultado, pero si hablamos de montos menores, a su discreción.

En nuestra empresa, el comité de licitación siempre incluye al menos tres empleados: el cliente, su director y el director de compras. Se invita a participar en la licitación al menos tres personas que trabajan con la empresa y posibles proveedores de productos (servicios).

Dado que uno de los principios de gestión de nuestra empresa es la delegación de autoridad de la alta dirección al contratista, el Director General participa en el trabajo de la comisión de licitación solo para compras que excedan ciertos montos o al elegir un proveedor de los servicios más esenciales (productos ) para la compañía. En la mayoría de los casos, la participación del Director General es mínima: a nivel de expertos.

Paso 2. Desarrollo del pliego de condiciones

En el encargo de licitación, los miembros de la comisión deben enumerar todos los requisitos para el producto (servicio) adquirido. Este documento permitirá a sus socios prepararse más información completa y podrá comparar el desempeño de los proveedores.

Consejos al Director General:

1. Si la estrategia de desarrollo de su empresa le permite determinar el volumen de la transacción en cuestión con dos o tres años de antelación, asegúrese de indicarlo en el pliego de condiciones.
2. Intente formular con la mayor precisión posible. requerimientos técnicos al producto (servicio) adquirido y a las características necesarias. Esto le permitirá comparar rápidamente las propuestas recibidas y, por tanto, reducir el tiempo de realización de la licitación.
3. No incluya detalles innecesarios en la tarea. Recuerde: el exceso de detalles puede retrasar la licitación.

El practicante le dice

Víctor Marchenko | Jefe de Compras, 3M Rusia, Moscú

Nuestra tarea de licitación consta de los siguientes puntos: una carta de invitación a participar en la licitación, la especificación del producto o servicio, los criterios de evaluación y el peso de cada criterio, la composición de la comisión, el momento de la licitación, los requisitos para la documentación de la licitación.

Anatoly Kulish | Director comercial Empresa Komus, Moscú

En nuestra empresa, la tarea de licitación (breve) incluye los siguientes parámetros: plazos, formato de las solicitudes aceptadas de los participantes, condiciones para determinar los ganadores, objetivos del proyecto y resultados esperados, presupuesto del proyecto, otras condiciones (mecanismos de financiamiento, medición de resultados, etc.)

Paso 3. Seleccionar socios

La comisión debe enviar el encargo de licitación a sus socios potenciales. De esta manera, en primer lugar, los invitará a participar en la licitación y, en segundo lugar, podrá controlar los precios en el mercado: comprenderá quién está inflando el margen y quién no. Por ejemplo, trato de atraer no más de tres a seis empresas. Además, esta lista incluye tanto empresas grandes como pequeñas. La paradoja es que a veces estos últimos tienen una mayor influencia sobre el fabricante del equipo y tienen la cualidad más importante: la flexibilidad (a diferencia de las grandes empresas). Por eso los líderes del mercado suelen tener precios más altos.

Cuando la comisión de licitación tenga los primeros resultados, es necesario analizarlos e intentar comprender quién quiere ganar dinero con su empresa y quién realmente quiere convertirse en su socio. No dude en hacer cualquier pregunta. Al estudiar las presentaciones, tome notas; le serán de gran utilidad durante una discusión colectiva sobre los documentos de licitación.

Consejos al Director General:

1. Intente establecer contacto personal con el proveedor. Reúnase con él y cuéntele sobre sus planes de compra. Esto le permitirá saber cuál de los socios está realmente dispuesto a luchar por su empresa y ofrecer lo mejor. Mejores condiciones, cuál de ellos se comunica más estrechamente con el fabricante. Como resultado, puede recibir no solo un descuento del vendedor, sino también una bonificación adicional del fabricante.
2. Si no existe una oficina de representación de la empresa proveedora que le interesa en Rusia, indique a sus subordinados que envíen cartas con una propuesta de cooperación a la oficina de representación europea de la empresa o a la oficina central. Como regla general, esto conduce a un resultado positivo.

Habla el director general

Serguéi Mitrofánov

En el proceso de búsqueda de posibles participantes en la licitación, vale la pena prestar atención a pequeñas empresas que estén listos para asumir su proyecto u ofrecer el servicio (producto) necesario. No diga "no" de inmediato, primero averigüe quién trabaja exactamente allí. A menudo, los profesionales de alta calidad abandonan las grandes empresas y organizan sus propios negocios; La cooperación con ellos traerá buenos resultados y, lo que es más importante, será más económica.

Paso 4. Negociaciones con el proveedor, obtención de descuentos.

Después de analizar las propuestas y seleccionar a los posibles postores, la comisión de licitación debería comenzar a trabajar activamente con ellos para reducir costos. Es útil que el Director General conozca los siguientes puntos en el trabajo de la comisión:

• La palanca para influir en los solicitantes para que reciban descuentos son las ofertas públicas de otros proveedores.
• La comisión debe adoptar un enfoque constructivo en la comunicación con el vendedor y el fabricante. Busque deficiencias en el proveedor y sus decisiones, así como riesgos que puedan afectar la comunicación posterior con el vendedor y el fabricante.
• La comisión debería estudiar las condiciones estándar del contrato antes de que finalice la licitación. Luego, desvinculándose del contrato, los miembros de la comisión deben llevar sin problemas al proveedor a aquellas condiciones que satisfagan a ambas partes.

Asesoramiento al Director General. Debes controlar personalmente el progreso de las negociaciones. Si ve que sin su ayuda una ronda adicional de relaciones no funcionará, involúcrese en las negociaciones. Así, enfatizarás tu interés por tu pareja, quien se verá obligada a dar un paso recíproco. Pero observo que normalmente es posible impulsar las negociaciones de esta manera sólo una vez.

Habla el director general

Serguéi Mitrofánov| Director General para Rusia y los países de la CEI de la oficina de consultoría internacional Brandflight, Estocolmo - Londres - Moscú

Sucede que la solución a sus problemas está en la intersección de las propuestas de dos participantes de la licitación. Esto hace que la tarea sea más difícil. Pero el objetivo de la licitación es encontrar la solución óptima. A veces, utilizar dos socios en un proyecto es mucho más eficaz. Por ejemplo, en el negocio de la publicidad y las comunicaciones esto sucede con bastante frecuencia.

Paso 5. Verificar socios

Antes de la elección final de un socio, debe asegurarse de que se cumplan las promesas. Hay varias formas de comprobar las contrapartes: pública, cerrada y de boca en boca.

Método público. La verificación consiste en buscar información en Internet y en la prensa. Desafortunadamente, de esta manera no siempre obtendrá información útil, pero ciertamente podrá comprender algo. Si, cualquier persona que se precie. empresa moderna cuida su “cara” en Internet. Presta atención a la web corporativa y a la calidad de su diseño. El nivel del sitio indicará exactamente cómo se posiciona la empresa en el mercado. Sin embargo, más de una vez me he encontrado con empresas profesionales que no se dedican en absoluto a las relaciones públicas propias. Según ellos, un buen producto no necesita publicidad.

Método cerrado. Pídale a su posible socio información sobre sus proyectos completados, así como una lista de clientes (puede hacerlo sin información de contacto). Por ejemplo, busco de forma independiente personas de contacto en empresas representadas por un socio y recibo comentarios. En mi opinión, esta es la forma más objetiva de verificación.

Boca a boca. Llama a tus amigos y socios, conoce su opinión sobre tus futuros proveedores. Por regla general, no son más que rumores. Sin embargo, a veces incluso entre los rumores hay información verdadera y útil.

Anatoly Kulish | Director Comercial de la empresa Komus, Moscú

Al resumir los resultados de la licitación, verificamos nuevos socios, consideramos su historial crediticio, su posición y reputación en el mercado y recopilamos recomendaciones. La presentación de los resultados de su trabajo a otros clientes, sus coordenadas y recomendaciones suele estar incluida en las condiciones de participación en la licitación.

Paso 6: Tomar una decisión

Así pues, se han dado los pasos principales. Ahora, basándose en la información recibida, la comisión de licitación deberá tomar una decisión final.

Consejos al Director General:

1. Asegúrese de asistir a la reunión final de la comisión de licitación.
2. Dé a cada miembro del comité la oportunidad de hablar.
3. Intenta llevar la comisión a decisión independiente Y opinión unánime. De lo contrario, debe estar preparado para el hecho de que tendrá que tomar la decisión final.

Habla el director general

Serguéi Mitrofánov| Director General para Rusia y los países de la CEI de la oficina de consultoría internacional Brandflight, Estocolmo - Londres - Moscú

Como no sólo es el organizador, sino también un participante en la licitación, le aconsejo que no se demore en tomar la decisión final sobre la elección de un socio. Preparar una oferta, redactar un pliego de condiciones e invitar a los participantes puede llevar todo el tiempo que considere necesario. Sin embargo, después de eliminar los que no son adecuados y dejar dos o tres de los mejores, intenta informarles sobre tu decisión en lo antes posible. Si sus pensamientos continúan durante un mes, o incluso dos, es posible que los participantes en la licitación simplemente se nieguen a cooperar con usted.

Sucede que durante el proceso de aclaración aparecen nuevas condiciones que nos resultan inaceptables por parte del contratista. Luego acudimos a otros solicitantes que nos convengan o realizamos una nueva licitación.

Sucede que la empresa proveedora no puede seguir suministrando. Como resultado, la empresa tiene que buscar urgentemente nuevos proveedores y establecer relaciones con otras empresas. El volumen de contratación pública está aumentando, lo que permite a los participantes ser competitivos y ganar licitaciones. Cualquier empresa que dependa de suministros externos necesita saber cómo se lleva a cabo la licitación.

¿Quién realiza licitaciones a nivel estatal?

Para comprender el sistema de mercado, es necesario responder las preguntas principales:

1. ¿Cómo se llevan a cabo las licitaciones?
2. ¿Quién está haciendo esto?

A nivel de toda Rusia, las licitaciones las lleva a cabo el municipio, según lo previsto por las autoridades correspondientes. actos legislativos. También pueden ser realizados por organismos especiales. el poder del Estado. El objetivo principal de este evento nacional es encontrar una empresa ejecutora adecuada para los pedidos. En este caso, gana la empresa que pueda ofrecer los métodos de ejecución más eficaces, incluidos los plazos de entrega, etc.

A nivel estatal, el principal método de contratación pública es la licitación. Una licitación estatal es una opción especial para emitir una orden gubernamental para el suministro de los bienes necesarios. Asimismo, la base del contrato puede ser la prestación de servicios especiales o una serie de obras en base a condiciones específicas propuestas por la empresa cliente, dentro del plazo adecuado. Este procedimiento implica determinar el bienestar económico de la empresa sobre una base competitiva, lo que permite ganar a la empresa ejecutora cuyas condiciones serán más beneficiosas para el cliente.

¿Cómo funciona la licitación a nivel estatal?

Los principios de la licitación estatal son la igualdad de los participantes, su competitividad en las condiciones de la competencia y la competitividad. Si las empresas no están dispuestas a luchar por la necesidad de conseguir un contrato, entonces su pasividad no les dará ninguna ventaja. Si la empresa ejecutora no quiere participar en la licitación por considerar que este nivel es “demasiado difícil” para ella, puede retirarse de la carrera por el contrato en cualquier momento.

Cada empresa participante, en el proceso de preparación, incurre en determinados costes para realizar una serie de trabajos de cálculo, estadística y desarrollo de ideas para el concurso. Lamentablemente, la empresa cliente no podrá compensar estos problemas económicos, ya que cada participante en la licitación trabaja de forma voluntaria y no sólo importan las ganancias. Y es que presentar su competitividad a nivel nacional ya es un éxito en el camino hacia convertirse en líder en insumos. Esto atraerá a inversores dispuestos a cooperar. Por lo tanto, cada empresa sabe cómo funciona la licitación y qué beneficios aporta para el cliente y los participantes.

Hay varios tipos de licitaciones nacionales.

Eventos abiertos

Este tipo de concurso se suele realizar cuando es necesario organizar suministros de equipos, bienes o determinados servicios. Al mismo tiempo, todos los proveedores que se consideren elegibles pueden participar en dichos concursos.

¿Cómo se llevan a cabo las licitaciones abiertas? Esta versión del evento deberá realizarse en condiciones estándar, teniendo en cuenta las órdenes y normas previstas por la ley. Al mismo tiempo, la apertura a nivel nacional permite que todos participen. Por supuesto, con tales tarifas y a un nivel tan alto, no todas las empresas podrán presentar una solicitud, ya que para ello se requieren ciertas capacidades, habilidades y recursos. Además, la empresa cliente siempre se reserva el derecho de introducir condiciones de competencia adicionales para eliminar a los candidatos no aptos.

Cerrado

Estas competiciones son las más rentables. El hecho es que no todas las empresas ejecutoras conocen la existencia de dicha licitación, lo que permite realizarla en un círculo reducido.

¿Cómo realizar una licitación cerrada? Si hablamos del nivel nacional, lo más probable es que la necesidad de no divulgación sea importante. Los secretos de estado obligan a la empresa cliente a seleccionar cuidadosamente de forma independiente a los solicitantes a quienes se les enviará una oferta para participar en el concurso. Después de esto, solo participarán aquellos proveedores que presentaron sus solicitudes a tiempo. Cada empresa participante está obligada a mantener una estricta confidencialidad tanto durante la competición como después de la firma del contrato. La filtración de información se considerará una violación del contrato, lo que costará una suma considerable en forma de compensación.

La ventaja de participar en licitaciones cerradas es la oportunidad de recibir un pedido importante y un trabajo constante con la empresa cliente, lo que permitirá a la empresa ejecutora llegar nivel alto economía y mercado mundial.

¿Cómo van de forma oculta? Se invita a participar en un concurso estatal cerrado a las empresas que puedan realizar suministros compactos de productos o servicios de carácter especial. Sin embargo, sólo pueden participar los proveedores invitados, ya que la licitación en sí no se anunciará en los medios. Esto garantiza la confidencialidad del concurso, que mantendrá la información en secreto.

La contratación pública en dichas subastas debe coordinarse con las agencias gubernamentales, ya que son las principales partes interesadas que confirman la necesidad. Los solicitantes deben proporcionar un juego completo de documentos a tiempo de acuerdo con las solicitudes de competencia. Las solicitudes se registran, después de lo cual el producto o servicio propuesto por cada empresa está sujeto a verificación para verificar el cumplimiento de todas las condiciones. El proveedor que ofrezca las condiciones más adecuadas determinará el contrato gubernamental.

Competiciones de una etapa

Se distinguen por su sencillez y eficacia:

1. Es posible realizar una licitación rápidamente en una sola etapa si la compra se puede realizar a un solo proveedor.
2. Esta competencia es preferible cuando se trata de pequeños volúmenes de compra.
3. Realizarlo en una sola etapa es beneficioso a nivel local si es necesario elegir uno entre dos o tres posibles proveedores.
4. Se pueden realizar concursos de una etapa si la participación en sí es puramente simbólica, pero en realidad solo hay un representante real para el puesto de contratista y ejecutor del contrato.

¿Cómo realizar una licitación entre proveedores en una sola etapa? La competencia real en este caso es inapropiada, pero se lleva a cabo únicamente para demostrar claramente la honestidad de la empresa cliente y su voluntad de cooperar con todos aquellos que sean capaces de garantizar el cumplimiento de todos los términos del contrato, incluidos los volúmenes requeridos de suministro. .

Dos etapas

Estas actividades se llevan a cabo cuando es necesario ingresar al mercado internacional y garantizar la contratación pública de productos bastante complejos y atípicos. En este caso, los trabajos científicos pueden actuar como producto, trabajos de investigación, desarrollos tecnológicos o trabajos de diseño arquitectónico.

¿Cómo realizar licitaciones en dos etapas?

Cómo se llevan a cabo las licitaciones de adquisiciones

La realización de tal evento depende del tipo de adquisición y de los bienes requeridos. Como resultado, pueden cerrarse, abrirse, realizarse en forma de subasta, etc. Si hablamos de una licitación estatal abierta, entonces participan sólo aquellos artistas que lograron responder a tiempo a la invitación a participar. En este caso, los detalles de la implementación dependen únicamente del cliente.

Documentación

Los documentos de licitación indican el cronograma del concurso, los requisitos y las calificaciones necesarias de las empresas ejecutoras. Además de la comisión, la empresa cliente puede proporcionar expertos independientes que puedan ofrecer una evaluación más precisa de los bienes y servicios. El ganador del concurso se determinará mediante votación. En el futuro, la empresa firmará con él un acuerdo de tipo estatal.

¿Cómo se puede participar en la licitación estatal?

Muchos participantes potenciales están interesados ​​en saber cómo se llevan a cabo las licitaciones gubernamentales y cómo participar en ellas. Para participar en dicho concurso, primero debe enviar una solicitud. El hecho es que estas licitaciones se realizan de forma abierta, lo que permite la participación de cualquier empresa ejecutora (a excepción de los secretos de estado). Para garantizar que las empresas que no puedan cumplir el contrato en el futuro no participen en el concurso, cada participante deberá presentar una solicitud, que irá acompañada de una garantía adecuada en forma de aval bancario o

Toda empresa que compra bienes y servicios en el mercado intenta minimizar los riesgos de elegir un producto/servicio de baja calidad y obtener el producto/servicio con el máximo beneficio, es decir. la mejor relación precio/calidad. Hoy en día, muchas empresas, especialmente las grandes, han regulado los procedimientos de contratación de la forma más estricta posible, formalizando varios tipos de procedimientos de licitación.

Aquí están tres de ellos:

Me gustaría llamar la atención sobre el hecho de que el último tipo de licitación, en el que el factor determinante es únicamente el precio, en nuestra opinión, se aplica a productos estandarizados, es decir, a bienes cuyas propiedades están predeterminadas por DSTU (GOST). Y no es muy correcto aplicar el procedimiento de una licitación de este tipo, por ejemplo, al desarrollo de sitios web.

En primer lugar, incluso con el mismo encargo inicial, todos los futuros artistas ven el proyecto de forma diferente y, de hecho, eliges a aquellos cuya experiencia o visión te atrae más.

En segundo lugar, aunque finalmente compras un producto terminado en forma de sitio web, también compras un proyecto/servicio para su desarrollo e implementación, lo cual es similar a un proyecto de consultoría. En este caso, usted elige primero la empresa proveedora y no las especificaciones ni el coste.

Teniendo en cuenta los numerosos enfoques y procedimientos que se les ocurren a las empresas a la hora de elegir un proveedor de servicios de desarrollo web, hemos recopilado algunas recomendaciones sobre cómo organizar el procedimiento de licitación.

Todo el software y soluciones de diseño, que una empresa crea para publicar en Internet, son parte de su comunicación general con consumidores, socios, inversores y otras audiencias.

Por lo tanto, en la etapa de elección de un contratista, es recomendable tener claro qué especialización de la empresa contratista necesita para En este punto Desarrollo de la comunicación en Internet.

Etapa preliminar

Elección de una tipología de empresa contratista. Hoy en el mercado están:

Es recomendable asignar tareas a las agencias de acuerdo con su especialización. Por supuesto, está permitido asignar una tarea compleja a un ejecutante. Ejemplos:

A) Realización de un sorteo de premios para los clientes marca comercial, con activación de códigos promocionales de paquetes. En este caso, la tarea de crear un mini sitio promocional para dicho sorteo se puede confiar a una agencia digital.

B) Realización de una campaña mediática en Internet. En este caso, el desarrollo de los banners se puede confiar a una agencia de medios online.

En cualquier caso, a la hora de elegir un contratista y contratar un subcontratista, es recomendable conocer toda la cadena, por un lado, y por otro, tareas complejas dividir el proyecto en dos etapas e involucrar a una agencia especializada.

Si, como parte de una licitación, involucra a agencias/empresas para resolver varios problemas diferentes tipos, debe asegurarse cuidadosamente de que los criterios mediante los cuales evalúa el trabajo correspondan a la especialización de la agencia. Por ejemplo, la elección del contratista para la producción de un sitio web promocional no estuvo vinculada a los indicadores de desempeño de la campaña en su conjunto.

En el caso de que hayas determinado que necesitas una empresa de producción digital (desarrollo web) para realizar tus tareas, te recomendamos el siguiente procedimiento de licitación.

Etapa 1. Selección de participantes en la licitación.

La tarea de esta etapa: -seleccionar las empresas que más le convengan según dos criterios:

Jomenko Alejandro Nikoláievich,

Director comercial

En este artículo nos gustaría detenernos en las características principales de los procedimientos de licitación en la selección de contratistas para trabajos de construcción e instalación, que encontramos al organizar más de 30 licitaciones para nuestros clientes, actuando como cliente técnico.

Hay que recordar que elegir un contratista para un proyecto es quizás la forma más tarea principal, una vez aprobado el modelo financiero del proyecto.

Cuanto más estrictos sean sus procedimientos y condiciones para seleccionar a los solicitantes, mayores serán las posibilidades de éxito del proyecto.

Al establecer criterios de evaluación altos desde el principio, se reduce en gran medida el riesgo de fracaso del proyecto debido a la deshonestidad de la contraparte durante su implementación.

Las grandes empresas suelen tener sus propios departamentos de licitación, que organizan los procedimientos de licitación basándose en estándares corporativos aceptados. Las empresas pequeñas o de inversión en proyectos pueden realizar licitaciones según las necesidades del proyecto, pero tanto las primeras como las segundas deben seguir la misma secuencia de pasos.

El primer paso es la "Formación de la documentación de licitación y las especificaciones técnicas".

La primera etapa es la más importante; esencialmente determina el éxito de la licitación. Al redactar la documentación de licitación y las especificaciones técnicas, es mejor guiarse por los principios de máximo detalle, interpretación inequívoca de la redacción e integridad de los requisitos para los posibles participantes en la licitación.

Las disposiciones del mandato no deben ser “mutuamente excluyentes” ni “conjuntamente exhaustivas”.

Debe contener todo lo que los posibles postores necesitan saber para formular sus propuestas de precios, garantizando al mismo tiempo que los requisitos de la documentación de licitación no sean ambiguos.

Para redactar el pliego de condiciones se necesita un abogado y un economista, y para desarrollar especificaciones técnicas no se puede prescindir de un director de proyecto y especialistas técnicos especializados, dependiendo de las características de los tipos y tipos de trabajo. Muy Error común es que la parte técnica está a cargo de los mismos abogados y economistas que preparan el pliego de condiciones. El resultado es una buena documentación de competición y unas especificaciones técnicas muy superficiales, cuya construcción es imposible sin cambios constantes que afecten costo final objeto, y este es el riesgo más importante en la implementación de cualquier proyecto.

La primera sección del pliego de condiciones suele ser una lista de las características generales del objeto. Su nombre, finalidad, ubicación, tamaño, plazos de ejecución, información sobre el cliente y el inversor en la construcción, breve nota explicativa sobre el conjunto existente de documentación de permisos inicial, de acuerdo con el cual se deberá llevar a cabo la construcción.

A continuación, debe indicar el momento de la licitación, las fechas de inicio y finalización para la presentación de propuestas de licitación, la dirección y hora exactas para la presentación de propuestas, el procedimiento para recibir explicaciones adicionales en caso de tales problemas entre los solicitantes, así como el procedimiento para cancelar la licitación.

Un aspecto importante es el posicionamiento legal de la licitación, si será una oferta pública de acuerdo con las normas del código civil, es decir, será obligatoria para la celebración en las condiciones especificadas por parte del cliente, o no. .

La oferta suele realizarse en relación con la compra de un producto homogéneo, donde las características de calidad están estrictamente definidas y el único criterio es el precio del producto adquirido. Al adquirir servicios, la licitación es de carácter informativo, cuyos términos pueden cambiar a discreción del cliente, y no es obligatorio celebrar un acuerdo con al menos un solicitante sobre los términos anunciados.

Una de las secciones principales de la documentación del concurso contiene requisitos para las calificaciones de los posibles participantes. Aquí es necesario describir con gran detalle los requisitos para el solicitante en términos de:

Experiencia: cuántos objetos terminados o en construcción de tipo y propósito similar deberían estar allí; en qué regiones y en qué plazo deberían implementarse; tamaño y costo de las instalaciones construidas;

Personal: cuántos empleados y qué cualificaciones deben tener, perfil de su formación, diplomas, experiencia laboral, disponibilidad de los permisos necesarios, certificados, permisos para realizar determinados tipos de trabajo, formación avanzada, etc.;

Equipo y material y base técnica: tipo y cantidad. equipo necesario, disponibilidad de producción y instalaciones de almacenamiento, contratos de suministro materiales necesarios, disponibilidad de contratos de servicios para el mantenimiento de equipos existentes;

Licencias y aprobaciones: aprobaciones SRO para trabajos de diseño, construcción e instalación, si es necesario, licencias para realizar trabajos en sitios culturales o sitios especialmente protegidos donde se requiere una licencia FSB.

También es necesario especificar criterios cuantitativos y cualitativos para evaluar la solicitud en el pliego de condiciones.

En la mayoría de los casos, dichos criterios son el precio, la calidad, las condiciones de servicio, así como el tamaño y la duración de la garantía.

Dependiendo de las preferencias del Cliente, el factor coste puede representar del 30 al 70 por ciento de la valoración global de cada propuesta. El interés restante podrá distribuirse entre criterios de calidad, plazos y garantía. Por ejemplo, el 100% de la evaluación total de las propuestas se puede distribuir en la siguiente proporción: 50%/20%/20%/10%.

A continuación, cada solicitud se evalúa de acuerdo con los criterios especificados. Digamos que la aplicación con el mejor precio, es decir, el más bajo, en la fórmula anterior recibirá el número máximo de puntos según este criterio, es decir 100 puntos, lo que, en consecuencia, le permitirá obtener como máximo el 50% de la nota total.

Luego, la solicitud también se evaluará según cada uno de los demás criterios, incluida la experiencia máxima ( Proyectos completados, personal, equipos), plazos mínimos de entrega, obligaciones máximas de garantía. Las solicitudes podrán evaluarse entre sí o según los requisitos máximos/mínimos especificados por el Cliente. Al sumar las puntuaciones de cada criterio, se determina la puntuación global de la solicitud.

Uno de los apartados principales del pliego de condiciones es el borrador del contrato para la prestación de las obras de construcción e instalación, pero de esto hablaremos con más detalle en el próximo artículo “Etapa 3. Contrato o escudo legal del cliente”.

El apartado relacionado con las especificaciones técnicas deberá contener:

Directamente la propia tarea técnica, lo más detallada y detallada posible. Estudio de factibilidad, documentación del proyecto, que recibió un dictamen pericial positivo, un permiso de construcción, documentacion de trabajo. Cuanto más haya avanzado el cliente en la preparación de los documentos necesarios para la construcción, con mayor precisión podrán establecerse los criterios para seleccionar a los solicitantes para los trabajos de construcción e instalación;

Un cronograma de trabajo detallado, dividido en tipos y etapas de trabajo individuales;

Declaración resumida de cantidades, definiendo los tipos y volúmenes de construcción.

El segundo paso es "Notificar a los posibles participantes sobre la licitación y la evaluación inicial de las propuestas".

El cliente puede realizar una licitación abierta para el círculo más abierto de participantes o una licitación cerrada para aquellas empresas que hayan sido previamente acreditadas o simplemente hayan sido seleccionadas por el cliente basándose en una evaluación preliminar de los solicitantes.

En cualquier caso, es importante informar a todos lo más ampliamente posible sobre el procedimiento de licitación enviando invitaciones o publicando información sobre la licitación en uno de los sitios abiertos. plataformas electrónicas(“Centro B2B”, “Fabrikant”, “GPB”).

Cuantos más participantes acudan, más competitiva será la licitación y, en consecuencia, más condiciones favorables podrá recibir el cliente de los proveedores.

Una vez recopiladas todas las solicitudes de los solicitantes, es necesario evaluarlas inicialmente para reducir el círculo de posibles solicitantes. Es necesario “eliminar” aquellas aplicaciones que claramente no cumplen con los criterios cuantitativos y cualitativos y dejar 3 o 4 aplicaciones más adecuadas en términos de relación precio/calidad/tiempo.

Es necesario abordar estas solicitudes con más seriedad.

Puedes dibujar cualquier cosa en papel. Incluso los documentos notariados no ofrecen ninguna garantía de que la información proporcionada por las contrapartes sea verdadera.

El tercer paso es la “Evaluación real de las propuestas de licitación”. Es necesaria una evaluación formal de cada uno de los criterios, pero mucho más importante es trabajo analítico lo cual debe hacerse para seleccionar al mejor contratista para realizar el trabajo.

Al evaluar la experiencia, es importante prestar atención a los siguientes aspectos:

¿Tiene el solicitante experiencia exitosa en la realización y entrega de proyectos que tengan características similares a las que el cliente planea construir? No necesitas darle a nadie la oportunidad de aprender de ti, te costará mucho. Varios proyectos previamente completados aumentan significativamente las posibilidades del contratista de cumplir con el presupuesto de construcción, mantener la calidad y completar el trabajo a tiempo;

Es importante tener las instalaciones construidas exactamente en la región donde se va a construir. sector de la construcción está altamente regulado; para resolver rápidamente los problemas que surgen, el contratista necesita comunicarse constantemente con las autoridades supervisoras locales y es mejor si ya ha construido todas estas conexiones antes; en ninguna parte les gustan los varangianos;

Debe ser hecho inspección en el lugar a objetos previamente implementados por el contratista, verlos con sus propios ojos, hablar con sus antiguos clientes, escuchar sus opiniones sobre el contratista;

También vale la pena preguntarse cómo se están operando las instalaciones previamente puestas en servicio, cuántos casos de garantía se identificaron durante los primeros 1 o 2 años de operación y con qué conciencia y prontitud el contratista cumplió con sus obligaciones de garantía;

Sería una buena idea obtener recomendaciones para gerentes de proyectos, ingenieros y superintendentes de contratistas específicos. En cualquier empresa hay empleados responsables e irresponsables; Es importante que los profesionales del contratista trabajen con usted por parte del contratista.

Lo mismo se aplica a la comprobación de la base material y técnica. Cualquier empresa puede "sacar" la disponibilidad de las personas, equipos, equipos y licencias necesarios. Debes asegurarte de que todo esto realmente exista.

Es necesario ir a la oficina del contratista, ver su base de producción y visitar sus almacenes.

Para maquinaria y equipo, es necesario verificar los documentos que confirmen su compra, pasaportes originales. medios tecnicos y certificados de registro. Si la maquinaria y el equipo se compraron a crédito, entonces es necesario hablar con el banco o la empresa de arrendamiento para averiguar con qué puntualidad se cumplen las obligaciones crediticias del contratista.

Para los empleados, es mejor ver con sus propios ojos copias de diplomas, permisos necesarios, certificados y documentos de formación avanzada.

Respecto de licencias y permisos: es necesario realizar consultas a las autoridades e instituciones que expidieron dichos documentos para obtener confirmación de su autenticidad y vigencia.

El siguiente paso importante es realizar una revisión exhaustiva de la integridad legal y financiera del proveedor. Para esto es importante:

Verifique la presencia de disputas legales en el sitio web del tribunal de arbitraje, así como la disponibilidad. procedimientos de ejecución por contraparte en el sitio web del servicio de alguacil. La mera existencia de un litigio en curso no es una “marca negra” para el contratista, sino obtener de él aclaraciones y evaluar las posibles consecuencias de un resultado particular. ensayo necesario para su proyecto. El mismo control deberá realizarse en relación con director general y fundadores del contratista. Esto le ayudará a encontrar los "esqueletos en el armario" de sus futuras contrapartes, si es que existen allí, por supuesto, y evitará enormes pérdidas financieras causadas por la deshonestidad de sus contrapartes. En nuestra práctica, hubo un caso en el que un proyecto con un presupuesto de 250 millones de rublos. fue interrumpido, el contratista simplemente desapareció, y luego resultó que los alguaciles ya habían abierto 8 procedimientos de ejecución contra el director general del contratista, por un total de más de 15 millones de rublos. por impago de impuestos y otros pagos al presupuesto. Es mejor conocer estos hechos de antemano.

Verifique su situación financiera y sus relaciones con las autoridades fiscales. ¿Se presentan a tiempo los informes contables y fiscales? ¿Se encuentra la contraparte en proceso de reorganización o liquidación? ¿Hay atrasos en el pago de impuestos y tasas? ¿Tiene la contraparte préstamos, obligaciones de arrendamiento, cuentas por cobrar o por pagar vencidas? Toda esta información ahora está abierta y disponible en los sitios web del Servicio de Impuestos Federales, Comité Estatal de Estadísticas, Corte de arbitraje, FSSP. Si es necesario, puede realizar una verificación adicional utilizando recursos pagos, como SKB-Kontur o SPARKS.

Rasgo distintivo empresas constructoras en Rusia es “reparar” los agujeros financieros de proyectos anteriores utilizando los anticipos recibidos para nuevos proyectos. Un contratista puede vivir así durante años, transfiriendo recursos de una canasta a otra, siempre que, por supuesto, tenga ingresos suficientes de nuevos proyectos para cubrir los errores de cálculo y los errores de los anteriores. Si no hay suficientes pedidos nuevos y los proyectos anteriores generaron pérdidas, lo más probable es que el contratista quiebre y haya gastado los anticipos recibidos de usted. Situaciones de este tipo se suceden actualmente una tras otra, incluso en los casos más grandes compañias(“Mirax”, NPO “Mostovik”, “Cosmos”, “SU-155”, etc.) que tenían acceso a financiación bancaria directa, ¿qué pasa con las medianas y pequeñas empresas? Por lo tanto, es importante analizar cuidadosamente la situación financiera actual de la contraparte, evaluar la rentabilidad de sus proyectos anteriores y la suficiencia. capital de trabajo para cumplir con nuestras obligaciones hacia usted. Es igualmente importante analizar mensualmente si el contratista gasta el dinero recibido de usted solo en la implementación de su proyecto y si "tapa" agujeros financieros en otros proyectos a su costa.

Por último, pero uno de los más importantes, es la voluntad del contratista de trabajar y prestar la debida atención a su proyecto. Ganar una licitación y construir una instalación no es lo mismo. Es importante evaluar la carga de trabajo del contratista y la proporción de su proyecto en su cartera de pedidos. Si se trata de un pequeño contratista y su pedido representará más de la mitad de sus ingresos o incluso la totalidad de ellos, entonces existe un alto riesgo de que el contratista simplemente no pueda hacer frente o lo considere la única oportunidad de ganar dinero, con todo las tristes consecuencias para ti. Si se trata de un contratista muy grande, cuya participación en su proyecto será inferior al 10% en su cartera de pedidos, entonces deberá esperar de él una atención adecuada, una respuesta rápida a sus preguntas y comentarios, y una reacción a sus Las exigencias para reemplazar a ciertas personas en el proyecto son extremadamente difíciles. Peor aún es si se trata de un gran contratista cuya cartera de pedidos está vacía, en cuyo caso sólo cabe esperar problemas. Creemos rendimiento óptimo con un contratista promedio, uno para quien su proyecto será una de sus 3 o 4 prioridades; entonces recibirá tanto profesionalismo como la atención adecuada para usted y su dinero. Por un lado, el contratista le valorará como cliente y, por otro, tendrá la experiencia y los recursos suficientes para implementar su proyecto sin demoras, manteniendo el nivel de calidad requerido.

En conclusión, nos gustaría señalar que elegir un contratista es siempre buscar la combinación más adecuada de factores como precio, calidad y plazos. En construcción, es posible maximizar el resultado de solo dos factores al mismo tiempo. Es posible construir rápidamente y con alta calidad, pero solo será costoso; con una construcción barata y rápida, seguramente perderá calidad.

Por lo tanto, el contratista más económico no siempre es el más mejor elección: los problemas con él pueden tener un impacto mucho mayor en la implementación del proyecto que los ahorros de costos iniciales.

Los errores al elegir un contratista pueden hacer que el proyecto se implemente de manera deficiente, lenta y costosa. Para evitar que esto suceda, es importante que los clientes aprendan cómo realizar licitaciones y seleccionar contratistas de manera efectiva. Igualmente importante es firmar dicho acuerdo con un contratista que protegerá sus intereses durante el período de construcción como escudo en la batalla. Esto se discutirá en el artículo final de esta serie: "Etapa 3. Acuerdo o escudo legal del cliente".

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