Requisitos para a preparação de documentação de pessoal. Força jurídica do documento: essência, procedimentos para dar o sistema de registro de documentos de correspondência interna

28.05.2022

Requisitos que conferem força legal ao documento

A composição obrigatória dos detalhes que conferem força legal aos documentos criados:

1. O autor do documento (nome da organização, instituição, empresa, indicando filiação departamental ou forma jurídica). Uma alternativa seria imprimir o documento em papel timbrado. Alguns documentos indicam adicionalmente a cidade em que este documento foi publicado.

2. Título do documento (despacho, regulamento, etc.).

3. Data de criação do documento, sua aprovação, entrada em vigor.

4. Índice de registro (número) deste documento de acordo com o sistema de registro adotado pela empresa.

6. Assinatura do chefe da organização ou de um responsável por ele autorizado. A assinatura do chefe pode ser aposta de várias formas, nomeadamente:

6.1. Assinatura direta (como sob ordens em formulários unificados - indicando a posição, decodificação da assinatura e a própria assinatura).

6.2. Um selo de aprovação direto assinado pelo chefe (ou funcionário autorizado) desta organização. O carimbo de aprovação é afixado no cabeçalho superior do documento no lado direito.

6.3. Carimbo de aprovação indireto, mediado, por exemplo, por aprovação por encomenda. Esse carimbo é aposto, como regra, também no cabeçalho superior do documento do lado direito (como no formulário unificado T-3 - Staffing).

6.4. Na forma de resolução de um gerente, por exemplo, na declaração de um funcionário. A deliberação deve conter quatro componentes: o destinatário da deliberação, a própria ação ou instrução administrativa, a assinatura do titular e a data em que a deliberação foi emitida. A resolução é afixada, via de regra, à mão em qualquer espaço livre do documento, mas geralmente em sua parte superior.

7. Aprovação de vistos para aqueles tipos de documentos que sem tais vistos não terão plena força legal. Por exemplo, aprovação de vistos junto ao órgão sindical primário, levando em consideração o parecer do órgão representativo, acordo com advogado, com o contador-chefe, etc. Os documentos que requerem aprovação são determinados pelos requisitos da legislação vigente, formulários unificados e regulamentos locais internos da própria organização, em particular, instruções para trabalho de escritório ou regulamentos para departamentos, etc. (se houver). O visto de aprovação pode ser nas seguintes formas:

7.1. Uma indicação do documento que confirma a aprovação (formulário unificado T-7). O selo de aprovação é aposto, via de regra, na parte inferior do desenho do lado esquerdo.

7.2. Indicação do texto que confirma o acordo, cargo da pessoa ou pessoas com quem o acordo foi feito, assinatura/assinaturas, suas transcrições e datas do acordo. O visto de aprovação é aposto, via de regra, na parte inferior da parte formalizadora do documento ou em qualquer espaço livre.

8. Os vistos de familiarização devem constar de todas as ordens de pessoal e outros documentos, os quais, no essencial, devem ser transmitidos a um determinado círculo de trabalhadores. Este requisito também inclui a data manuscrita de familiarização pelos funcionários sob o documento assinado. O visto de familiarização é aposto na parte inferior do documento no centro ou no lado esquerdo.

Os formulários unificados desenvolvidos pelo Comitê Estadual de Estatísticas são construídos levando em consideração a força legal dos documentos e contêm todos os detalhes especificados (embora haja exceções, por exemplo, cartão pessoal de um funcionário - o formulário unificado T-2 não contém um número de registro , uma vez que esses documentos não são armazenados em ordem cronológica, mas em ordem alfabética).

Um exemplo de todos os detalhes especificados em um formulário unificado é fornecido abaixo usando o formulário unificado T-6 como exemplo - um pedido de férias.

Dando força legal a documentos de correspondência interna

A correspondência interna na organização resolve as seguintes tarefas:

1. Expressa e documenta por escrito o parecer, pedido, proposta de uma das partes, empregador ou trabalhador, ou tenha a natureza de informar a outra parte.

2. É um elo integrante no processo de rescisão do contrato de trabalho, transferência de trabalhadores, registo de licenças e outros procedimentos de pessoal.

3. Serve como prova documental necessária ao considerar uma disputa trabalhista.

Para que a correspondência interna desempenhe todas as tarefas acima, as seguintes condições devem ser atendidas:

1. O documento deve ser executado corretamente, com todos os detalhes necessários para isso.

2. O documento deve ter um número de registo de acordo com o registo de entrada e saída de documentação.

3. Este documento deve ser respondido oficialmente pela parte receptora. Por exemplo, na forma de uma resolução.

4. O documento deve ser armazenado tendo em conta os requisitos de arquivo estabelecidos.

Na maioria das vezes, o funcionário realiza correspondência interna com a ajuda de declarações, oficiais e memorandos, e o empregador - na forma de notificações. Os documentos de correspondência interna são elaborados não apenas se for necessário trocar mensagens oficiais entre funcionários, mas também entre chefes de departamentos e funcionários, chefes de um departamento e outros, etc.

Actualmente, a maior parte desta correspondência é efectuada em em formato eletrônico, por mensagens por email . Com essas mensagens, é extremamente difícil provar que esse documento eletrônico foi criado por esse funcionário em particular (mesmo ao definir senhas, você terá que provar que ninguém, exceto esse funcionário em particular, sabia a senha para acessar um determinado e-mail). Portanto, em caso de conflito ou possível conflito, recomenda-se lavrar documentos em papel, certificando com sua assinatura, e registrar por meio de funcionário da empresa responsável pelo registro do documento.

É possível dar força legal a essa correspondência se o funcionário imprimir as mensagens eletrônicas e o funcionário as registrar. Além disso, os documentos internos da empresa (regulamentos internos locais) precisam fixar exatamente essa forma de troca de informações, bem como a frequência de verificação de mensagens, como mecanismo de trabalho para comunicação.

Considere os princípios gerais de dar força legal aos documentos de correspondência interna - declarações e notificações. Esses documentos costumam ser a principal prova em disputas trabalhistas, portanto, um trabalho competente com eles é extremamente importante para proteger os interesses do empregador.

Características do registro e dando força legal às declarações

É do interesse do empregador que as declarações pessoais dos trabalhadores sejam preenchidas à mão. Normalmente, as organizações usam formulários modelo nos quais pelo menos a assinatura do funcionário e a data em que a solicitação foi assinada devem ser preenchidas à mão. Muitas vezes tal execução de declarações é interpretada em um conflito judicial como um fato de pressão sobre o empregado.

Em princípio, o aplicativo também pode ser criado automaticamente, mas, no entanto, depois disso, é impresso e assinado pela pessoa que o elabora.

É desejável que no pedido, tendo em conta o procedimento acima para conferir força legal aos documentos, sejam incluídos os seguintes detalhes:

1. O nome do documento é "Aplicativo".

2. Destinatário - a quem é enviada a candidatura, com indicação do cargo na organização em causa, nome completo. oficial.

3. Compilador - de quem é enviado, indicando o cargo e nome completo. trabalhador.

4. Texto da declaração.

5. Assinatura do autor do pedido.

6. Data do pedido.

7. Assinaturas de aprovação (na maioria das vezes com o chefe da unidade estrutural - se necessário). Este suporte é opcional. Portanto, sua presença é determinada pelos princípios de trabalhar com esses documentos em uma organização específica.

8. Número de registro do aplicativo. O número é atribuído ao documento de acordo com o diário de documentação recebida (ou outro diário, dependendo da construção do sistema de registro em uma organização específica), indicando o número, a data de aceitação do documento e a assinatura do responsável (por exemplo, secretário). A pessoa responsável por receber esses documentos anota o número.

9. Resolução da pessoa a quem o pedido foi dirigido ou que está autorizado a resolver uma questão específica. A resolução deve conter uma assinatura manuscrita, a data e uma decisão administrativa sobre a emissão do pedido, indicando o funcionário específico (seu sobrenome ou simplesmente o departamento) para quem este despacho é enviado e (se necessário) a data em que o despacho especificados na resolução devem ser cumpridos.

10. Após os procedimentos de pessoal serem realizados com base neste pedido, as marcas podem ser feitas na execução da ordem do chefe (ver Exemplo 8). Eles são afixados, como regra, na parte inferior da parte de design do documento à esquerda ou em qualquer espaço livre.

11. Pode haver marcas do número do processo para o qual este pedido é enviado.

Aqui está um exemplo de um aplicativo com todos os detalhes necessários.

Características do registro e da força legal das notificações

O empregador escreve avisos para informar o empregado sobre algo. Por exemplo, para avisá-lo sobre a proposta de redução de pessoal (artigo 180 do Código do Trabalho da Federação Russa), sobre as próximas férias anuais regulares, de acordo com o cronograma de férias da empresa (artigo 123 do Código do Trabalho da Federação Russa) , sobre a próxima mudança nos termos do contrato de trabalho (artigo 74 do Código do Trabalho da Federação Russa), sobre o fato de que um contrato de trabalho a termo com um funcionário está sendo reduzido (artigo 79 do Código do Trabalho da Federação Russa), etc.

As notificações formais para cumprimento do procedimento previsto na legislação laboral devem ser lavradas apenas em suporte papel, uma vez que estes documentos serão a confirmação do cumprimento do procedimento estabelecido, devendo o trabalhador confirmar a receção da referida notificação, em regra, no próprio documento.

Seguem trechos do Código do Trabalho, confirmando a exigência de notificação por escrito em alguns casos de cumprimento das exigências da legislação trabalhista.

Fragmento de Documento

Código do Trabalho da Federação Russa

Artigo 74

(...) O empregador é obrigado a comunicar ao empregado as próximas alterações nos termos do contrato de trabalho determinadas pelas partes, bem como os motivos que as obrigaram. escrita no prazo máximo de dois meses, salvo disposição em contrário deste Código.

Se o empregado não concordar em trabalhar nas novas condições, o empregador é obrigado a escrita oferecer-lhe outro posto de trabalho à disposição do empregador (tanto um posto vago ou um posto de trabalho correspondente às qualificações do trabalhador, como um posto vago inferior ou um posto de trabalho menos remunerado), que o trabalhador pode desempenhar tendo em conta o seu estado de saúde.

Artigo 79. Rescisão do contrato de trabalho a termo certo

O contrato de trabalho a termo certo é rescindido após o término de seu período de validade. O trabalhador deve ser notificado por escrito da cessação do contrato de trabalho por caducidade com uma antecedência mínima de três dias de calendário, salvo nos casos em que o termo do contrato de trabalho a termo celebrado para o período de exercício das funções de o empregado ausente expira.

Artigo 123

A ordem de concessão de férias remuneradas é determinada anualmente de acordo com o calendário de férias (...).

O empregado deve ser notificado do horário de início das férias. sob pintura o mais tardar duas semanas antes do seu início.

Artigo 180

(...) Os empregados são advertidos pelo empregador pessoalmente e sob pintura pelo menos dois meses antes da rescisão.

Em todos esses casos, o empregador precisará confirmar o fato de notificar o empregado por um determinado período de tempo, o que atende aos requisitos da legislação trabalhista. Portanto, esses avisos são entregues ao funcionário com uma assinatura pessoal. E o mais importante ao entregar uma notificação não é tanto a assinatura pelo funcionário, mas sim a indicação da data de recebimento de tal notificação.

A notificação tem todos os mesmos detalhes que deveriam estar em qualquer documento pessoal.

Sistema de registro de documentos para correspondência interna

Será mais fácil para o empregador se defender em caso de conflito trabalhista (inclusive judicial) se a organização tiver um sistema de registro de documentos construído com competência. O sistema de registro na empresa é necessário para:

registrar a disponibilidade de documentos e acompanhar sua movimentação;

dar efeito legal aos documentos da empresa;

organização ideal do fluxo interno de documentos na empresa;

proteger os interesses do empregador em caso de conflito judicial. Nesse caso, o sistema de registro do periódico confirmará o fato de que o documento foi criado em uma determinada data.

O número de diários (livros de contabilidade) que devem ser mantidos depende diretamente das características das atividades da organização. Para que os diários contábeis (livros) desempenhem não apenas a função de registrar documentos, mas também sirvam de prova em caso de conflito de que o documento foi realmente criado em determinado período de tempo e não pôde ser inserido posteriormente, recomenda-se seguir as seguintes regras para o registro desses periódicos.

Os periódicos devem:

ter capa dura (para respeitar o prazo de validade);

ter uma encadernação com cola (para provar a impossibilidade ou dificuldade de remover uma folha ou adicionar uma folha a um periódico existente);

ter páginas numeradas do início ao fim;

ser costurado;

ser certificada pelo selo da pessoa jurídica e pela assinatura do chefe da organização (com exceção dos dois primeiros livros de contabilidade de livros de trabalho, que devem ser certificados por um selo de cera ou selo (cláusula 41 do Decreto de o Governo da Federação Russa de 16 de abril de 2003 nº 225 "Em livros de trabalho").

A visão interna dos periódicos em que é possível registrar documentos de correspondência interna é desenvolvida pelas próprias organizações, uma vez que não há formas unificadas de periódicos. Abaixo está um exemplo de seu formulário.

Cópias e duplicatas

Muitas vezes, os documentos de correspondência interna são transferidos para os funcionários na forma de cópias ou duplicatas, especialmente se o documento original for enviado a um funcionário superior ou arquivado no processo, mas algumas ações adicionais devem ser tomadas sobre o documento.

cópia de O documento pode ser fac-símile ou gratuito. Cópia de fax reproduz integralmente o conteúdo do documento e todas as suas características externas - os detalhes contidos no original (incluindo a assinatura e o selo) ou parte deles, as características de sua localização. cópia grátis criado em máquinas de escrever, contém todos os detalhes do documento, mas não necessariamente repete sua forma.

O funcionário responsável pelos documentos certifica as cópias. A certificação das cópias é feita com a aposição da palavra "Verdadeira" ou "Cópia está correta" e com a indicação da assinatura, sua transcrição e a data do responsável. Como regra, a nota de certificação é afixada na parte inferior da parte formal do documento em qualquer espaço livre.

Se o documento for submetido a outras organizações, em cópias de documentos (extratos deles) certifique-se de carimbar .

Duplicado - uma segunda via de um documento oficial que tenha a força legal do original.

* * *

Assim, os documentos de correspondência interna não podem ser subestimados - muitas vezes o reconhecimento da legalidade do procedimento depende de sua correta execução e processamento. Mas é com esses documentos que os empregadores na maioria das vezes não sabem como lidar. Tais papéis não são registrados, não considerados, não acordados, o que afeta negativamente não apenas a força legal do documento, mas também os procedimentos de gestão realizados na empresa. Muitas vezes, por causa disso, o empregador não pode provar a culpa de um determinado empregado e não pode aplicar os métodos legais para aplicar uma sanção disciplinar ou rescindir um contrato de trabalho com um empregado. Muitas empresas começam a construir um sistema para trabalhar com documentos já sobre seus erros, mas ainda é melhor prevenir consequências negativas do que lidar com seus resultados.

1 data manuscrita

2 Data pessoal

Para a formação do fluxo de documentos do departamento de pessoal
* lista de documentos de pessoal necessários, tipos e variedades de documentação de pessoal
*nomenclatura de casos
* agrupamento de documentos em casos
requisitos para a execução de documentação de pessoal, dando aos documentos força legal
- Continuação de 1 opções de design
* instrução sobre gerenciamento de registros de pessoal
* preparação de arquivos do serviço de pessoal para transferência para o arquivo da organização, períodos de armazenamento
* a responsabilidade do empregador por violação dos requisitos para manter registros de pessoal

Quais são os requisitos para conduzir o gerenciamento de registros de pessoal

A gestão de registros de pessoal qualificado envolve documentar todas as questões de pessoal em conformidade com as regras estabelecidas para o processamento de documentos.
A exigência de documentar as informações de acordo com certas regras é estabelecida pela Lei Federal de 27 de julho de 2006 nº 149-FZ “Sobre Informação, Tecnologias da Informação e Proteção da Informação”.

Do artigo 11 da Lei Federal nº 149-FZ:

- A legislação da Federação Russa ou o acordo das partes podem estabelecer requisitos para documentar informações.
- Nos órgãos executivos federais, a documentação das informações é realizada da maneira estabelecida pelo governo da Federação Russa. As regras de trabalho de escritório e fluxo de documentos estabelecidas por outros órgãos estaduais, órgãos governamentais locais dentro de sua competência devem cumprir os requisitos estabelecidos pelo Governo da Federação Russa em termos de trabalho de escritório e fluxo de documentos para órgãos executivos federais.

Os gestores e funcionários do serviço de pessoal devem lembrar que redigir um documento corretamente significa dar-lhe força legal. É necessário prestar atenção suficiente não apenas ao conteúdo, mas também à forma do documento. A força jurídica de um documento é propriedade de um documento oficial, a ele comunicada pela legislação vigente, pela competência do órgão que o emitiu e pelo procedimento estabelecido para registro (cláusula 2.1 do GOST R 51141-98).
Para as atividades de gestão, a força legal dos documentos é muito importante, pois confirma que os documentos podem servir como prova verdadeira das informações neles contidas. A prática judicial conhece muitos exemplos em que uma organização perdeu um caso devido a documentos de pessoal executados de forma inadequada, elaborados em violação aos requisitos do GOST relevante, uma vez que não são aceitos em tribunal como prova escrita e não têm força legal. Esta é mais uma confirmação de que nas relações de trabalho (especialmente em situação de demissão) é necessário observar todas as sutilezas formais da gestão de registros de pessoal.

Regras de documentação

Para redigir corretamente um documento, em primeiro lugar, você precisa determinar a qual grupo de documentos ou sistema de documentação ele pertence.
De acordo com a cláusula 2.1 do GOST R 51141-98, o sistema de documentação é reconhecido como um conjunto de documentos interligados de acordo com os sinais de origem, finalidade, tipo, escopo de atividade, requisitos uniformes para sua execução.
De acordo com o classificador russo de documentação de gerenciamento OK 011-93, aprovado pelo Decreto do Padrão Estadual da Federação Russa de 30 de dezembro de 1993 No. 299, o gerenciamento de registros de pessoal deve incluir dois sistemas de documentos:
- um sistema unificado de documentação organizacional e administrativa;
- um sistema unificado de documentação contábil primária (um grupo de documentação sobre a contabilidade do trabalho e seu pagamento).
Regras de documentação incluído no sistema de documentação organizacional e administrativa, definido pelo GOST R 6.30-2003, aprovado pela resolução do Padrão Estadual da Federação Russa de 3 de março de 2003 No. 65-st.
Este padrão estabelece requisitos para a preparação de detalhes de documentos e formulários de documentos.
As instruções para a aplicação e preenchimento de formulários unificados (19 formulários para registro de pessoal e 11 formulários para registro do uso do tempo de trabalho e acordos com o pessoal para salários) da documentação contábil primária para registro do trabalho e seu pagamento estão contidas na resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa datado de 5 de janeiro de 2004 No. No. 1.
No entanto, GOST R 6.30-2003 contém uma lista de detalhes, que contém 30 inscrições, infelizmente, não é indicado quais inscrições específicas dão força legal ao documento. No entanto, nem todas as inscrições afetam a força jurídica do documento.
Assim, o padrão “Sistemas de Documentação Unificada. Dando força legal a documentos em um meio de máquina e um mashinograma criado pela tecnologia de computador GOST 6.10.4.-84 ”, aprovado pelo Decreto do Padrão Estadual da Federação Russa de 9 de outubro de 1984 No. 3549, estabelece requisitos para o composição de detalhes que conferem força legal a documentos em porta-máquinas e machinogramas criados por meio de informática. Estes incluem: o nome da organização - o criador do documento; localização da organização - o criador do documento ou endereço postal; Título do documento; data de fabricação do documento; o código da pessoa responsável pela correta produção do documento em meio de máquina ou machinograma, ou, em regra, o código da pessoa que aprovou o documento. Mas além desses detalhes, o documento pode conter detalhes adicionais que podem ser obrigatórios para certos tipos de documentos devido às exigências da lei ou outros regulamentos.

Documentação Eletrônica

Além dos documentos tradicionais elaborados em papel, os documentos eletrônicos também são utilizados no moderno sistema de atendimento ao pessoal. Em arte. 11 da Lei Federal nº 149-FZ estabelece requisitos especiais para tais documentos:
“Uma mensagem eletrônica assinada com assinatura digital eletrônica ou outro análogo de assinatura manuscrita é reconhecida como documento eletrônico equivalente a documento assinado com assinatura manuscrita, nos casos em que leis federais ou outros atos normativos legais não estabeleçam ou impliquem exigência redigir tal documento em papel” .
Ao mesmo tempo, a força jurídica de um documento eletrônico, por força desta lei, é confirmada por uma assinatura digital eletrônica. A força legal de uma assinatura digital eletrónica é reconhecida se existirem ferramentas de software e hardware no sistema de informação automatizado que assegurem a identificação da assinatura, e se for observado o modo estabelecido para a sua utilização. Além disso, as disposições da referida Lei Federal não proíbem o uso de outros análogos de assinatura manuscrita como requisito de identificação de informações em documentos eletrônicos.
Em geral, a composição dos detalhes de um documento eletrônico deve atender aos requisitos do GOST R 6.30-2003.
Além disso, o GOST R 6.30-2003, listando a composição dos detalhes utilizados na preparação dos documentos, não define esse conceito. A definição contém o GOST R 51141-98, segundo o qual o requisito do documento é um elemento obrigatório de formalização de um documento oficial (cláusula 2.1 do GOST R 51141-98).

Dando força legal aos documentos

A força jurídica do documento é assegurada pelo conjunto de detalhes estabelecido para cada tipo de documento e pela execução em formulário que atenda à norma.
Deve ser lembrado que documentos diferentes consistem em um conjunto diferente de detalhes e, ao compilar um documento, você não precisa usar todos os detalhes descritos no GOST. Alguns requisitos são mutuamente exclusivos, por exemplo, o requisito “Dados de referência sobre a organização” é indicado apenas em letras, enquanto “Nome do tipo de documento” não é escrito em papel timbrado. No processo de preparação e processamento de documentos, a composição dos detalhes obrigatórios pode ser complementada com outros detalhes, se a finalidade do documento, seu processamento o exigir. Você pode adicionar detalhes adicionais aos formulários unificados de documentos. Por exemplo, na forma de ordens de contratação e demissão de funcionários, adicione os detalhes “assinatura do chefe do departamento de pessoal”, “assinatura do supervisor imediato”. No entanto, a remoção de detalhes individuais dos formulários unificados não é permitida.
A composição dos detalhes, caracterizando um determinado documento, é determinado pelos propósitos de criação do documento, sua finalidade, os requisitos para o conteúdo e a forma deste documento, o método de documentação.
O principal documento que estabelece a composição dos detalhes e os requisitos para sua execução é o GOST R 6.30-2003.
Este documento estabelece os seguintes detalhes que são usados na preparação e execução de documentos organizacionais e administrativos - resoluções, ordens, ordens, cartas, protocolos, atos e outros documentos incluídos na OK 011-93 (OKUD):
Código do formulário do documento e colocado de acordo com o classificador de documentação gerencial de toda a Rússia (OKUD). O OKUD é parte integrante do Sistema Unificado de Classificação e Codificação de Informações Técnicas, Econômicas e Sociais e abrange sistemas unificados de documentação e formas de documentos permitidos para uso na economia nacional.
Emblema ou marca da organização(marca de serviço) é colocada no papel timbrado da organização de acordo com a Carta (regulamentos sobre a organização).
O código da organização (OKPO) é definido de acordo com o classificador de empresas e organizações em toda a Rússia.
OGRN- o número de registro estadual principal de uma pessoa jurídica é aposto de acordo com os documentos emitidos pelas autoridades fiscais.
TIN/KPP- o número de identificação do contribuinte/código do motivo da inscrição é averbado de acordo com os documentos emitidos pelas autoridades fiscais.
Nome da companhia, que é o autor do documento, deve corresponder ao nome fixado em seus documentos constituintes. Acima do nome da organização, indique a abreviatura e, na sua ausência, o nome completo da organização-mãe (se houver). O nome abreviado da organização é dado nos casos em que está consagrado nos documentos constituintes da organização. O nome abreviado (entre parênteses) é colocado abaixo ou após o nome completo. Os nomes das organizações dos súditos da Federação Russa, que, juntamente com o idioma do estado da Federação Russa (russo), têm o idioma do estado dos súditos da Federação Russa, são impressos em dois idiomas.
O nome da filial, escritório territorial, escritório de representação é indicado se for o autor do documento e é colocado abaixo do nome da organização.
As informações de referência sobre a organização incluem incluindo: endereço postal; número de telefone e outras informações a critério da organização (números de fax, números de telex, contas bancárias, endereço de e-mail).
O nome do tipo de documento elaborado ou publicado pela organização deve ser determinado pela carta (regulamentos da organização) e deve corresponder aos tipos de documentos previstos pela OKUD (classe 0200000). Por exemplo, "Regulamentos trabalhistas internos", "descrição do trabalho".
A data do documento é a data de sua assinatura ou aprovação, para o protocolo - a data da reunião (tomada de decisão), para o ato - a data do evento.
Os documentos emitidos por duas ou mais organizações devem ter uma (única) data.
Permitido duas maneiras de formatar a data do documento: numérico ou palavra-numérico.
Com o método digital, a data do documento é redigida em algarismos arábicos na sequência:
dia do mês, mês, ano. O dia do mês e o mês são traçados com dois pares de algarismos arábicos separados por um ponto; ano - quatro algarismos arábicos.
Por exemplo, a data 5 de fevereiro de 2011 deve ser escrita como a seguinte entrada: 02/05/2011.
É permitido formatar a data na sequência: ano, mês, dia do mês, por exemplo, 2011.02.05.
Este método de registro de datas é amplamente utilizado em arquivos - as datas nas prateleiras, pastas e outros documentos são escritas na sequência "inversa".
Com o método verbal-numérico, a data deverá ser traçada: 05 de fevereiro de 2011.
O número de registro do documento é a partir de seu número de série, que pode ser complementado a critério da organização com o índice de casos de acordo com a nomenclatura de casos, informações sobre o correspondente, artistas.
O número de registro de um documento publicado conjuntamente por duas ou mais organizações consiste nos números de registro do documento de cada uma dessas organizações, separados por uma barra na ordem dos autores no documento.
O número de registro do documento é atribuído com base na entrada feita no formulário de registro relevante. Distinguem-se os seguintes tipos de fichas de registo: cartões de registo e controlo (RKK); diários de registo (livros); formas de tela (ao usar tecnologia de computador). Os formulários de algumas revistas e livros são aprovados por órgãos oficiais. Por exemplo, o formulário do livro de contabilidade para o movimento de livros de trabalho e inserções para eles foi aprovado pelo Decreto do Ministério do Trabalho da Federação Russa de 10 de outubro de 2003 nº 69 “Na aprovação das instruções para o preenchimento livros de trabalho”.
Mas a maioria das formas desenvolvido a seu critério Empregador. Formulários de documentos podem ser visualizados na página Formulários de documentos
Um documento não registrado não tem força legal!!!
Link para número e data de inscrição documento inclui o número de registo e a data do documento ao qual deve ser dada resposta. Este atributo é obrigatório para letras.
Local de compilação ou edições do documento são indicadas se for difícil determiná-lo pelos detalhes “Nome da organização” e “Dados de referência sobre a organização”. O local de compilação ou publicação é indicado levando em consideração a divisão administrativo-territorial aceita, apenas abreviações geralmente aceitas podem ser usadas.
destinatário podem ser organizações, suas subdivisões estruturais, funcionários ou indivíduos. Ao endereçar um documento a um funcionário, as iniciais são indicadas antes do sobrenome.
O nome da organização e sua unidade estrutural são indicados no caso nominativo. A posição da pessoa a quem o documento é dirigido é indicada no caso dativo,
Por exemplo:
para CEO
JSC Parus
V.A. Laptev
ou

LLC "Mayak"
Contabilidade
Economista Chefe
V.M. Kochetova

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O sistema GAS "Vybory" é um sistema bastante complexo, e para garantir o seu uso eficiente, estabilidade e confiabilidade, foram introduzidas algumas formalidades de natureza organizacional e tecnológica. O processo eleitoral e o processo de realização de referendos deve-se à utilização de muitos documentos em papel e meios eletrónicos. Tais documentos devem ter a mesma força legal. Enquanto os documentos em papel estão sujeitos a requisitos tradicionais, os documentos eletrônicos estão sujeitos a requisitos especiais. Não é por acaso que a Lei "Sobre o GAS "Vybory" estipula as condições para dar força legal aos documentos elaborados com o uso do GAS "Vybory", uma vez que os resultados do processo eleitoral e o processo de realização de referendos são de grande importância política.

Listamos as condições para garantir a autenticidade dos documentos elaborados com o GAS "Vybory":

1. documento em papel, preparado usando GAS "Vybory" de acordo com as leis federais, adquire força legal após ter sido assinado pelos funcionários competentes.
2. Um documento eletrônico elaborado usando o GAS "Vybory" adquire força legal depois de assiná-lo com assinaturas eletrônicas
3. Atas, uma tabela de resumo dos resultados da votação, outros documentos de resumo elaborados em formato eletrônico usando o GAS "Vybory" adquirem força legal na forma após verificação obrigatória da forma prescrita usando chaves públicas de assinaturas eletrônicas da autenticidade de todos os documentos eletrônicos de origem, com base no qual um documento eletrônico consolidado é preparado.
4. No processo de entrada no sistema GAS "Vybory" dados é formado um documento eletrônico, que é assinado com assinaturas eletrônicas oficiais relevantes.
5. Conformidade dados documento eletrônico dados documento em papel confirmado por impressão de computador, que é assinado pelos funcionários relevantes e anexado à documentação de relatório. O fato de inserir dados no GAS "Vybory" e a formação de um documento eletrônico assinado com assinaturas eletrônicas são registrados em um diário especial.
6. A transferência de documentos eletrônicos para uma comissão eleitoral superior, uma comissão de referendo usando o GAS "Vybory" é realizada exclusivamente após verificar a validade e autenticidade das assinaturas eletrônicas, afixadas em cada documento transmitido, utilizando chaves públicas de assinaturas eletrônicas.
7. Resultados dos testes são confirmados por uma impressão de computador do protocolo de verificação. Esta impressão é assinada pelos funcionários da maneira prescrita e está anexada à documentação de relatório. O fato de transferir dados para uma comissão eleitoral superior, comissão de referendo, deve ser registrado em um diário especial da comissão eleitoral inferior, comissão de referendo.
8. A autenticidade das assinaturas eletrônicas afixadas em cada documento eletrônico recebido por uma comissão eleitoral superior, uma comissão de referendo de uma comissão eleitoral inferior, uma comissão de referendo, verificados usando chaves de assinatura eletrônica. O fato de verificar a confiabilidade dos documentos eletrônicos recebidos é confirmado impressão de computador do protocolo de verificação. Esta impressão é assinada pelos funcionários relevantes da maneira prescrita e é anexada à documentação de relatório. O fato de tal verificação também é registrado em um diário especial.

As discrepâncias entre os resultados preliminares e finais das eleições podem ser calculadas em milésimos de um por cento e são explicadas não por algumas deficiências dos métodos eletrônicos ou "em papel", mas pela demora na transmissão de dados de alguns pontos especialmente remotos do país . Essas discrepâncias não afetam o resultado real das eleições.

Na realização de eleições e referendos, como equipamento periférico final do sistema nas assembleias de voto, podem ser utilizados complexos de processamento de votos integrados na rede Vybory SFS. Eles já foram usados experimentalmente em eleições em várias regiões do país. Durante estes eventos, foram testadas várias soluções de engenharia e técnicas para o problema da contagem automática de votos e transmissão de informação, e permitem ainda somar automaticamente os resultados de vários tipos de votação em apenas 20-25 minutos após o final da votação.

Além de economizar tempo, o sistema permite verificar a autenticidade das cédulas simultaneamente à votação, garantindo tecnicamente a proteção dos resultados das votações contra falsificações e proporcionando uma demonstração visual do processo eleitoral em todas as regiões do país em dinâmica em tempo real. No dia da eleição, os resultados provisórios da votação de acordo com o cronograma são recebidos pelo CEC da Rússia na forma de informações estatísticas, esquemáticas, textuais, de áudio e visuais e, após o processamento, são imediatamente transferidos para a mídia.

Para conferir força jurídica ao documento, devem ser observadas as seguintes regras:

o empregador, ao criar documento de correspondência interna, deve aderir às normas legislativas vigentes;

um funcionário pode emitir um documento apenas dentro de sua competência;

o empregador é obrigado a cumprir as regras para a preparação e execução de documentos, bem como a familiarização dos funcionários com ela (se necessário).