À quoi devrait ressembler un chef de bureau ? Description de poste d'un chef de bureau, responsabilités professionnelles d'un chef de bureau, exemple de description de poste d'un chef de bureau. Secrétaire ou chef de bureau - de qui un manager a-t-il vraiment besoin ?

À quoi devrait ressembler un chef de bureau ? Description de poste d'un chef de bureau, responsabilités professionnelles d'un chef de bureau, exemple de description de poste d'un chef de bureau. Secrétaire ou chef de bureau - de qui un manager a-t-il vraiment besoin ?
23.10.2019

1. Dispositions générales

1.1. Le chef de bureau appartient à la catégorie des spécialistes de la Société, dont les tâches principales sont le soutien organisationnel et documentaire activités de gestion.

1.2. Le chef de bureau est nommé au poste et révoqué par arrêté Directeur général Entreprises.

1.3. L'Office Manager rapporte directement au Directeur Général.

1.4. Le chef de bureau est subordonné au responsable de l'entretien ménager, au chauffeur, au coursier et au nettoyeur.

1.5. Le chef de bureau tient le dossier du personnel pendant la période d'absence temporaire (maladie, vacances) du chef du service du personnel.

1.6. Lors d'une période d'absence temporaire (maladie, vacances), le chef du service RH remplace le chef de bureau.

1.7. Le chef de bureau est guidé dans ses activités par :

Actes législatifs RF ;

Charte de la Société ;

Règlement sur les horaires de travail internes ;

Règlement des services de la Société ;

Par ordres de gestion ;

Documents réglementaires et méthodologiques sur l'organisation du travail de bureau ;

Cette description de poste.

1.8. Les personnes ayant fait des études supérieures, supérieures ou secondaires incomplètes sont nommées au poste de chef de bureau éducation spéciale et au moins 1 an d'expérience professionnelle dans un poste similaire, avec une connaissance du travail de bureau, du matériel de bureau (fax, copieur, scanner, imprimante), des programmes Microsoft Office, culture de travail et éthique des affaires.

1.9. Un chef de bureau doit savoir :

Structure organisationnelle et employés de la Société ;

Règlements, arrêtés et procédures internes de la Société ;

Fonctions et tâches des divisions de la Société ;

Responsabilités fonctionnelles des employés du service administratif de la Société ;

Vos responsabilités et droits fonctionnels ;

Vos actions en cas d'urgence et de situations d'urgence.

2. Responsabilités professionnelles

L’objectif du travail du chef de bureau est de fournir le support organisationnel et documentaire le plus efficace pour les activités de gestion.

Sur cette base, le chef de bureau :

1. Exerce les fonctions de Secrétaire Général :

1.1. Support documentaire contrôles:

Acceptation des documents et déclarations personnelles pour signature par le Directeur Général de la Société ;

Apposition du cachet du sceau officiel sur les contrats et commandes ;

Travailler avec les commandes, les instructions : préparation du projet, exécution, signature, approbation, familiarisation avec les salariés de l'entreprise, enregistrement, comptabilité, stockage, classement des dossiers ;

Travailler avec la correspondance entrante (lettres, fax) : réception, enregistrement, transfert au destinataire, comptabilité, stockage ;

Organisation de la réception de la correspondance aux adresses légales, postales et réelles ;

Travailler avec la correspondance sortante (lettres, fax) : enregistrement, transmission, comptabilité, stockage ; préparation des lettres du Directeur Général et de ses adjoints ; envoyer des lettres urgentes;

Tenir et préparer les procès-verbaux des réunions et des réunions ;

Enregistrement des procurations pour la réception de correspondance, colis, etc. biens matériels;

Au nom du directeur général et des directeurs de département, effectuer les travaux de copie et de duplication ;

Au nom du Directeur Général et des directeurs de département, préparer les projets de lettres, demandes et autres documents relatifs aux activités de la Société dans son ensemble ;

Au nom du directeur général, impression des documents officiels, saisie des informations dans la banque de données ;

Constitution des dossiers selon la nomenclature agréée, assurant leur sécurité et leur classement aux archives.

1.2. Recevoir les appels téléphoniques et, le cas échéant, les transférer aux collaborateurs auxquels ils sont destinés. Enregistrer les informations reçues par téléphone pour le Directeur Général en son absence et porter leur contenu à sa connaissance.

1.3. Préparation des réunions et séances tenues par le Directeur Général (notifier aux participants l'heure et le lieu de la réunion, l'ordre du jour).

1.4. Organiser des réunions pour les visiteurs et invités de la Société.

1.5. Commande de billets d'avion et de train, réservations d'hôtels.

2. Assure le fonctionnement du bureau :

2.1. Commandez de l’eau au besoin.

2.2. Commandez de la papeterie tous les trimestres.

2.3. Abonnement à des périodiques.

2.4. Préparation des demandes de paiement des factures de location de locaux et factures de services publics les propriétaires.

2.5. Organiser et contrôler le respect par les salariés de l'entreprise des consignes de sécurité et des horaires d'ouverture établis par l'administration de l'entreprise bailleur.

3. Coordonne et contrôle les travaux :

Chauffeur : (accepter les demandes de voiture et élaborer un planning d'utilisation des véhicules de la Société) ;

Courriers ;

Nettoyeurs.

4. Chef de bureau en tant que membre collectif de travail, doit:

Effectuer vos tâches consciencieusement responsabilités professionnelles, observer la discipline du travail, exécuter en temps opportun et avec précision les ordres de l'administration et du superviseur immédiat, utiliser tous temps de travail pour un travail productif ;

Accomplir les tâches et les instructions de production de manière efficace et à temps ;

Maintenez la propreté et l'ordre sur votre lieu de travail, bureau et autres locaux, observez ordre établi stockage de documents et de biens matériels ;

Utiliser efficacement les ordinateurs personnels, le matériel de bureau et autres équipements, utiliser de manière économique et rationnelle les matériaux, l'énergie et autres ressources matérielles ;

Se conformer aux normes, règles et instructions sur la protection du travail, l'assainissement industriel, la réglementation la sécurité incendie;

Ne pas utiliser pour des discours ou des publications dans les médias médias de masse, tant en Russie qu'à l'étranger, les informations reçues en raison de la position officielle, certaines documents spéciaux l'entreprise comme un secret commercial (officiel) dont la diffusion pourrait nuire à l'entreprise ou à ses employés.

3. Droits

Le chef de bureau a le droit :

3.1. Recevoir des informations, y compris des informations confidentielles, dans la mesure nécessaire à la résolution des tâches assignées.

3.2. Exiger des exécuteurs testamentaires qu'ils révisent les documents préparés en violation règles établies leur préparation et leur exécution (GOST 6.30-2003).

3.3. Approuver les documents des activités de gestion dans le cadre de leur compétence.

3.4. Soumettre des propositions à la direction pour améliorer son travail et celui de l'entreprise.

3.5. Exiger de la direction qu'elle crée des conditions normales d'exécution fonctions officielles et la sécurité de tous les documents générés dans le cadre des activités de la Société.

3.6. Prenez des décisions relevant de votre compétence.

3.7. Appliquer des incitations et imposer des pénalités aux employés subordonnés au chef de bureau, après accord avec le directeur général.

4. Responsabilité

Le chef de bureau est chargé de :

4.1. Manquement à l’accomplissement et/ou exécution négligente et incertaine de ses fonctions officielles.

4.2. Omissions entraînant un préjudice matériel pour la Société et/ou une atteinte à son image.

4.3. Sécurité de la documentation, divulgation d'informations classées comme « Confidentielles » ou « KT ».

4.4. Ignorer les droits prévus dans ces instructions.

4.5. Violation des réglementations internes du travail, de la production et de la discipline du travail.

CONVENU:

Conseiller juridique: /______________/

"__" _________200

Responsable du service RH : /______________/

Chaque entreprise, organisation ou société a besoin dans son personnel d'un spécialiste capable d'exercer des activités de gestion dans le domaine de la fourniture de documentation, du travail de bureau et de la résolution de divers problèmes d'organisation. Le spécialiste qui répond à ces exigences de l'entreprise est un chef de bureau exerçant les fonctions de secrétaire.

Le pouvoir de nommer un chef de bureau et de le révoquer de ses fonctions appartient, en règle générale, au directeur général de l'entreprise, qui devient en même temps son supérieur immédiat et son supérieur hiérarchique.

Exigences pour les candidats

Les exigences que l'entreprise impose à un candidat au poste de chef de bureau avec fonctions de secrétaire sont les suivantes :

Responsabilités d'un chef de bureau

Sur la base du titre du poste, les responsabilités fonctionnelles exercées par le chef de bureau deviennent claires : il doit être responsable du fonctionnement du bureau et être le gestionnaire des questions administratives et commerciales.

Ainsi, le chef de bureau est subordonné aux employés de la business unit : le responsable de l'entretien ménager, les chauffeurs et les femmes de ménage. Le service de messagerie de l'entreprise relève également de lui.

En raison de diverses situations de production, telles que l'absence temporaire des salariés pour cause d'incapacité temporaire ou pendant les vacances, l'entreprise attribue les fonctions du salarié absent à un salarié du même service ou d'un service connexe. Donc, le chef de bureau doit remplacer le chef du service RH absent, à qui est confiée la responsabilité de la tenue des dossiers du personnel. A l’inverse, les fonctions d’un office manager temporairement absent sont reprises par le chef du service des ressources humaines. C'est-à-dire que les postes de chef de bureau et de chef du service des ressources humaines sont, en règle générale, interchangeables.

Dans le cadre de son travail, un chef de bureau doit être capable d'utiliser et d'appliquer les divers règlements, lois, méthodes, arrêtés, règlements, instructions, y compris internes à l'entreprise, qui régissent ses activités. Il doit également respecter les règles de sa description de poste et connaître la Charte de l'entreprise.

Sur la base des connaissances provenant des sources ci-dessus, le chef de bureau doit adopter une approche responsable dans l'exécution de ses responsabilités fonctionnelles. Ils doivent être effectués de manière claire, opportune et correcte, conformément aux exigences des autorités. En outre, il est nécessaire de connaître les horaires de travail internes, la structure de l'entreprise et le personnel, de disposer d'informations sur les tâches fonctionnelles des départements de l'entreprise et les responsabilités professionnelles des employés du service administratif. En cas d'urgence ou situations d'urgence, le chef de bureau, comme tout salarié, est tenu de connaître l'algorithme de ses actions et de les exécuter selon les instructions.

La description de poste d'un chef de bureau ayant les fonctions de secrétaire consiste principalement à assurer le flux des documents pour la gestion et l'administration de l'entreprise. Mais il convient de rappeler que les fonctions d'un chef de bureau ne se limitent pas à cela.

Lors de la recherche d'un candidat approprié, l'entreprise indique les responsabilités d'un chef de bureau pour les curriculum vitae que les candidats préparent pour un poste vacant. Le chef de bureau se voit confier les tâches suivantes qu'il doit effectuer:

  • accepter des employés déclarations personnelles, d'autres documents à soumettre au directeur général de l'entreprise pour signature ;
  • apposer des cachets sur les commandes, les contrats, les documents comptables ;
  • travailler avec des commandes et des instructions : préparer, imprimer des textes, signer, approuver, familiariser les employés de l'entreprise avec eux, s'inscrire, tenir des registres, assurer la sécurité, organiser les dossiers de production ;
  • travailler avec divers types correspondance, entrante et sortante (lettres, fax, par email) : recevoir, transmettre (envoyer) au destinataire, enregistrer, tenir des registres (enregistrer), assurer le stockage sur papier et en format électronique;
  • rédiger les lettres du directeur général, de l'administration, des chefs de service, envoyer les lettres de haute urgence ;
  • établir des procurations, y compris générales, pour recevoir des documents importants, de la correspondance, des colis ;
  • exécuter les tâches, instructions, ordres nécessaires du Directeur Général et des chefs de service ;

  • travailler avec un copieur (MFP) : copier, numériser, imprimer des documents ;
  • préparer et imprimer les textes des lettres, demandes et autres documents réglementant les activités de l'entreprise ;
  • saisir des informations, assurer leur stockage systématique, rechercher des données ;
  • créer des fichiers de production, suivre leur stockage et les soumettre aux archives à temps ;
  • recevoir des fax et Appels téléphoniques et réponds-y ;
  • le cas échéant, transférer les appels téléphoniques aux salariés auxquels ils sont destinés ou compétents en la matière ;
  • en l'absence du directeur général de l'entreprise, recevoir des informations par téléphone, fax ou par voie électronique et les porter ultérieurement à sa connaissance ;
  • participer à la préparation et au déroulement des réunions de l'entreprise ;
  • informer les participants de l'objet de la réunion, du moment et du lieu où elle aura lieu, et enregistrer les données lors des discours des participants ;
  • organiser une réunion des visiteurs et invités de l'entreprise : offrir, servir du thé, du café, de l'eau, etc. ;
  • pour assurer les déplacements professionnels des collaborateurs, commander des avions, Billets de chemin de fer, réserver des chambres d'hôtel ;
  • assurer le fonctionnement normal du bureau en temps opportun : ordonner de boire de l'eau purifiée, si nécessaire ; commander de la papeterie tous les trimestres ; Abonnez-vous à des périodiques tous les six mois et soumettez des demandes aux propriétaires pour recevoir des factures ;
  • organiser et contrôler les salariés de l'entreprise quant à leur respect des instructions et de l'horaire de travail ;
  • coordonner et contrôler le travail de l'unité commerciale : gérant de maison, chauffeur, nettoyeur et coursier ;
  • accepter les demandes d'utilisation des voitures de société et élaborer un horaire de déplacement approprié pour les employés.

    Le chef de bureau, comme tous les salariés, fait partie du personnel de l’entreprise.

    Les exigences correspondantes sont toujours mises en avant par l'entreprise afin de maintenir l'ordre, la propreté tant sur son lieu de travail que dans les locaux de bureaux, la sécurité des documents et des biens matériels et le respect de la discipline du travail. De plus, l’entreprise exige des salariés qu’ils :

  • afin d'améliorer la productivité du travail, dépensez rationnellement votre temps de travail ;
  • utiliser efficacement les capacités des ordinateurs, du matériel de bureau et des équipements de production ;
  • utiliser de manière économique les matériaux utilisés dans le travail et les ressources énergétiques ;
  • respecter les consignes de protection du travail, les règles de sécurité incendie et les normes d'hygiène industrielle ;
  • ne pas divulguer les secrets commerciaux contenus dans les documents spéciaux de l'entreprise, ce qui pourrait nuire à l'image de l'entreprise et de ses salariés.

Dans les activités de gestion, dans le cadre de leur compétence, le chef de bureau est investi de droits qu'il peut utiliser dans le cadre de l'exercice de son travail:

  • obtenir un accès complet aux informations exclusives (y compris confidentielles) ;
  • exiger des subordonnés et des exécuteurs testamentaires qu'ils révisent ou réenregistrent les documents s'ils sont rédigés en violation ;
  • prendre des décisions et signer des documents liés aux activités de gestion ;
  • proposer à vos supérieurs des plans pour améliorer votre travail, ainsi que celui de l'entreprise ;
  • la demande de la direction de créer des conditions de production établies par des normes sanitaires ;
  • établir des incitations ou des pénalités pour les employés relevant du chef de bureau, après avoir préalablement convenu d'une telle décision avec le directeur général.

De plus, le chef de bureau est responsable envers l'entreprise, dont la procédure est fixée dans sa description de poste. Il sera responsable de ses actes si...

Effectuer les tâches conformément à la description de poste est une garantie travail réussi responsable administratif

Dans cette description de poste de chef de bureau, vous trouverez liste complète responsabilités, programme de formation et modèle prêt à l'emploi postes vacants de chef de bureau.

Un chef de bureau est un spécialiste qui exerce des fonctions importantes de gestion et d'organisation d'une entreprise. De la qualité de son travail dépend la cohérence de l'ensemble du bureau. Cependant, afin de bien remplir ses fonctions, le chef de bureau doit respecter strictement la description de poste. Son contenu doit être connu de chaque employé de l'organisation, car il s'agit du levier le plus important pour une gestion efficace du personnel.

Responsabilités professionnelles d'un chef de bureau

Vous souhaitez la paix et l’ordre dans l’organisation du travail ? Informez le chef de bureau de l'importance de ses responsabilités professionnelles, qui comprennent les suivantes :
1. Mener des activités organisationnelles :

  • achats, comptabilité, stockage fournitures de papeterie, leur inventaire et l'organisation de leur distribution aux salariés ;
  • préparation des documents de paiement;
  • vérifier l'état de fonctionnement du matériel de bureau et organiser les conditions normales de travail du personnel (respect des conditions sanitaires : éclairage, température, etc.) ;
  • circulation documentaire : exécution, enregistrement et conservation des documents ;
  • mener des négociations commerciales et mener de la correspondance commerciale ;
  • réunions, réceptions, inscriptions et service aux invités du bureau et aux clients ;
  • fournir aux négociations et aux conférences les valeurs matérielles et techniques nécessaires ;
  • surveiller la mise hors tension des équipements et équipements de bureau en fin de journée de travail.

2. Exercer des fonctions de leadership :

  • gestion des coursiers, des chauffeurs et répartition des responsabilités entre eux. Évaluer la qualité de leur travail et surveiller l'exécution des tâches assignées ;
  • élaborer des règles de comportement au bureau, délivrer des badges aux salariés ;
  • surveiller la conformité apparence les travailleurs aux normes établies;
  • superviser le travail des opérateurs téléphoniques (réception d'appels entrants et sortants, transfert et envoi de messages téléphoniques) et contrôler l'alphabétisation de leur discours.

3. Gérer la discipline du travail :

  • établir un horaire de travail;
  • maintenir, enregistrer et analyser les violations de la discipline et élaborer des mesures préventives ;
  • mission financièrement les personnes responsables lors du transfert de biens matériels d'un salarié à un autre ;
    Fournir, si nécessaire, une assistance aux employés en cas d'urgence situations de conflit une équipe;
  • développement et mise en œuvre de méthodes de motivation et de systèmes de responsabilité en cas de violation de la discipline.

4. Exécuter de manière responsable les instructions de la direction :

  • imprimer les documents officiels dont la direction a besoin et suivre les autres instructions du superviseur immédiat de l'organisation.

Bien sûr, pour exécution de haute qualité Avec une liste aussi énorme de responsabilités professionnelles, une personne doit répondre à certaines exigences. Les conditions obligatoires pour l'embauche d'un chef de bureau comprennent :

  1. disponibilité de l'enseignement supérieur enseignement professionnel aucune exigence en matière d'expérience professionnelle ou d'enseignement professionnel secondaire avec une expérience professionnelle obligatoire en tant que chef de bureau d'une durée maximale de deux ans ;
  2. apparence présentable;
  3. compétences en communication, ponctualité, alphabétisation, sens du tact, sens de l'organisation.

Pour une production productive et fonctionnement stable Dans une entreprise, un chef de bureau doit posséder certaines compétences et aptitudes. Voici leur liste principale :

  1. connaissance de la constitution et de la législation en vigueur en matière de gestion de bureau, de droit du travail et de droit administratif ;
  2. compétence éthique communication d'entreprise et correspondance ;
  3. Utilisation sûre des ordinateurs, en particulier ceux programmes électroniques, qui sont nécessaires pour maintenir le flux de documents ;
  4. Posséder des compétences dans l'utilisation du matériel de bureau ;
  5. maîtrise des techniques de numérotation abrégée.

Malgré le fait que le poste de chef de bureau soit assez jeune sur le marché du travail, sa demande est difficile à surestimer. Le besoin de spécialistes qualifiés dans ce domaine augmente chaque jour et ceux qui postulent aux postes vacants n'ont pas toujours la formation et l'expérience appropriées. Il existe différents programmes de formation disponibles pour répondre à ces problématiques.

Comment enseigner le poste de chef de bureau « à partir de zéro »

Il existe différents cours disponibles pour les futurs professionnels de la gestion de bureau. En moyenne, leur programme est conçu pour durer de 60 à 120 heures académiques et se déroule à la fois sous forme de groupe et individuelle.
DANS centres de formation les auditeurs se voient proposer des conférences, des présentations, des séminaires, ainsi que cours pratiques consolider les connaissances acquises. Préparation théorique couvre des sujets liés aux concepts de culture écrite et d'étiquette de communication d'entreprise, d'auto-organisation. Les concepts de base du travail de bureau sont étudiés, conception correcte documents officiels, archives et nomenclature.
Étant donné que le chef de bureau se voit souvent confier des tâches liées à la gestion des dossiers du personnel, vous devez apprendre les concepts au cours de la formation. Documentation sur le personnel (arrêtés, descriptions de poste, réglementation du travail).
Une place importante lors de la formation est accordée à la culture informatique. Cette section analyse les données, travaille avec des modèles et aborde les questions liées à la protection des documents et au développement de mesures de sécurité. À l'aide de formulaires préparés à l'avance, des cours pratiques sont dispensés, qui consistent à préparer des documents, à rédiger des actes et des lettres.

Lorsque vous rédigez un poste vacant ou recherchez un emploi dans ce domaine, sachez que les titres alternatifs pour le poste de chef de bureau peuvent être : administrateur, secrétaire du directeur, directeur adjoint, commis.

À quoi pourrait ressembler une annonce pour un poste vacant de chef de bureau ? Vous trouverez ci-dessous un formulaire approximatif.

Exemple d'annonce pour un poste vacant de chef de bureau :


Nous recherchons un(e) office manager compétent et intelligent pour travailler dans une équipe conviviale.
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1. Nous sommes exigeants sur le travail de nos collaborateurs car nous souhaitons être les meilleurs.
2. Nous apprenons constamment de nouvelles choses et nous efforçons de nous développer nous-mêmes.
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Opportunités que vous obtiendrez avec nous :
1. Acquérir des compétences pratiques dans une entreprise occupant une position leader sur le marché.
2. Formation guidée les meilleurs spécialistes entreprises.
3. Salaires compétitifs.
4. Participation à projets intéressants, conférences, formations.
Vos principales tâches seront :
· résoudre les problèmes d'organisation du bureau (commande et comptabilité des fournitures de bureau, de la nourriture, etc.);
· enregistrer la correspondance entrante/sortante ;
· effectuer la correspondance commerciale ;
· préparer les commandes du personnel;
· Mener des conversations téléphoniques avec les clients.
Nos exigences pour le candidat :
· l'enseignement supérieur;
· ponctualité;
· compétences en communication et en organisation;
· l'alphabétisation.
Récompense:
Le salaire se compose d'un taux fixe et d'une prime basée sur vos performances. Plus vous investissez dans votre travail, plus le paiement est élevé.
Si vous êtes une personne déterminée et active, alors rejoignez notre équipe et développez-vous avec nous !


Pour une organisation ou un bureau, il est extrêmement important d'établir un travail ininterrompu, au cours duquel des problèmes d'organisation se posent, s'accumulent documentation actuelle. Un chef de bureau expérimenté doit mettre en place ces processus et d’autres. Leur compétence inclut l'établissement de liens de communication.

Les employés confondent le poste de secrétaire d'une organisation avec le poste de chef de bureau, croyant à tort qu'il s'agit du même métier. En réalité, l'éventail des responsabilités professionnelles d'un manager est bien plus large que celui d'un secrétaire habituel ; il combine certaines des fonctions de responsable des approvisionnements, de secrétaire, de responsable du recrutement et bien plus encore. Chaque employé deviendra-t-il un chef de bureau à succès ? Quoi qualités personnelles aurait-il dû ?

Toutes les directives de la direction adressées au salarié sont exécutées conformément aux dès que possible. Pour cette raison, le candidat doit être responsable, efficace et ponctuel. En même temps, non moins important capacité mentale candidat : ​​excellente mémoire et capacité à se concentrer sur un problème.

Une personne cherchant à occuper ce poste attractif se rend compte qu'elle sera le visage de l'entreprise, elle devra donc ici montrer toutes ses capacités de communication. Il doit faire preuve de bonne volonté envers les visiteurs et clients de l'entreprise.

  • Fournir des informations complètes pour l’exécution des commandes, y compris des données confidentielles
  • Pour rendre le travail plus efficace, faire diverses propositions innovantes
  • Exiger des conditions de travail dans lesquelles il sera confortable d'effectuer les actions prescrites
  • Agissez selon vos propres compétences. Le salarié a le droit de prendre des décisions dans le cadre de son propre professionnalisme

Selon l'orientation de l'organisation, cette liste de droits est complétée ou réduite. Les activités du chef de bureau se déroulent dans une atmosphère de légère tension, puisqu'il doit trouver bonne solution tâches diverses. C’est pour cette raison qu’il est si important que le poste que vous occupez vous apporte satisfaction.

Dans le poste de « chef de bureau », la plupart des employeurs voient un employé accomplir un éventail de tâches assez large. Le but de l’introduction à tableau des effectifs Phoenix LLC de cette unité est chargée d'assurer le fonctionnement ininterrompu du bureau.

Exigences pour formation professionnelle responsable administratif:

  • 1. Expérience professionnelle dans ce métier (en tant que chef de bureau ou dans un poste similaire - directeur adjoint, secrétaire, etc.) de six mois à trois ans(selon le statut du poste pour lequel dans ce cas le demandeur postule).
  • 2. L'enseignement supérieur(de préférence selon le profil de l'organisation qui a annoncé le concours pour un poste vacant, dans le domaine du management ou du technique).
  • 3. Compétences confiantes pour travailler sur ordinateur personnel(PC), qui nécessitent non seulement la capacité d'utiliser avec compétence le système installé logiciel(logiciel), mais aussi installer indépendamment le logiciel, effectuer une configuration et une maintenance simples du PC, connecter des périphériques, etc.
  • 4. Connaissance des bases logiciels d'ordinateur(minimum - fonctionnement Système Windows, MS Office, Internet Explorer).

Les exigences spécifiées sont minimales.

Dans la liste présentée, ils sont classés par ordre décroissant d’importance. En pratique, cela signifie que lorsqu'il prend des décisions concernant la nomination d'un candidat au poste de chef de bureau, l'employeur veille tout d'abord à savoir s'il a expérience pratique travail, son niveau d'éducation et son degré de maîtrise des langues étrangères.

En complément qualités professionnelles chef de bureau, l'employeur mentionne les exigences suivantes :

  • 1. Le candidat possède une expérience dans le travail administratif et économique et/ou dans le travail avec le personnel.
  • 2. L'éducation supplémentaire(deuxième plus haut, ainsi que diverses formes formation avancée, principalement dans le domaine du management, etc.).
  • 3. Niveau avancé de maîtrise d’une langue étrangère, par exemple capacité à effectuer une traduction ou une interprétation, capacité à lire de manière indépendante documentation technique et de la littérature spéciale sur une langue étrangère et ainsi de suite.
  • 4. Capacité à utiliser du matériel de bureau (copieur, fax, scanner, mini-PBX, appareils Alimentation sans interruption, dispositif de chargement), idéalement la capacité d'identifier et d'éliminer rapidement les défauts mineurs.
  • 5. Posséder informatique(notamment les bases de la programmation, HTML), la capacité de travailler avec des logiciels d'application, ainsi qu'avec les référentiels légaux (LRS) : « Garant », « Consultant », « Code », etc.

Concernant besoins spéciaux exigences d'un employeur pour un candidat au poste de chef de bureau, leur éventail est alors large. Dans le même temps, la présentation de telles exigences au professionnalisme du chef de bureau semble tout à fait justifiée, et leur absence peut, à tout le moins, compliquer considérablement l'exercice effectif de ses fonctions officielles pour le nouveau « propriétaire de bureau », et ceci, à son tour, a un impact extrêmement négatif sur l'organisation du travail de l'appareil de gestion d'entreprise dans son ensemble.

Pour avoir une idée objective de la nature des exigences particulières à la formation professionnelle d'un chef de bureau, elles sont indiquées ci-dessous.

  • 1. Comprendre les spécificités des activités de l’organisation, connaissance de la terminologie et du vocabulaire pertinents.
  • 2. Connaissance professionnelle des méthodes de gestion dans des conditions similaires à celles d'une organisation (gestion pratique - à partir de six mois ou plus).
  • 3. Connaissance professionnelle des PC et des programmes.

L'employeur impose également des exigences assez strictes concernant qualités commerciales candidats au poste de chef de bureau. C’est également le cas des exigences en matière de connaissances et de compétences professionnelles.

  • 1) compétences organisationnelles, c'est-à-dire capacité à gérer des employés subalternes ;
  • 2) apparence représentative (dans d'autres variantes également présentable, attrayante) ;
  • 3) la communication commerciale, en particulier la capacité d'énoncer des ordres de manière claire et sans ambiguïté, ainsi que d'écrire et de parler le russe de manière compétente et claire ;
  • 4) étiquette professionnelle, respect des règles comportement organisationnel(d'une autre manière - subordination) et culture d'entreprise ;
  • 5) résistance au stress (tact, non-conflit, bonne volonté).

En plus de cette liste, il faut aussi parler des « avantages » d’un office manager, tels que :

  • 1) haute performance, y compris dans des conditions de crise causées par des raisons à la fois objectives et subjectives ;
  • 2) la ponctualité et, en particulier, la possession d'une forte mémoire, ainsi que la capacité d'auto-organisation ;
  • 3) diligence combinée à une initiative raisonnable et à une prudence dans les plans et les actions ;
  • 4) la capacité de travailler en équipe, tout en restant « premier parmi ses pairs » ;
  • 5) la capacité d'assumer ses responsabilités, surtout lorsque le patron n'est pas là et qu'une décision doit être prise, et immédiatement.
  • 1) détermination, capacité à prioriser le travail ;
  • 2) la capacité d'apprentissage, ainsi que la capacité de former des employés subordonnés ;
  • 3) l'intuition professionnelle, la capacité de prévoir l'évolution d'une situation ;
  • 4) la persévérance, qui n'a pourtant rien à voir avec un entêtement « de mouton » ;
  • 5) optimisme (basé sur une réelle connaissance de l'environnement de bureau).