عينة من محضر اجتماع الإنتاج في مؤسسة. محضر الاجتماع العام (عينة). كيف يتم تحرير محضر الاجتماع العام

عينة من محضر الاجتماع. كيفية كتابة نص المناقشة. كيفية كتابة بروتوكول - تعليمات وأمثلة. نصائح التجميع ، الهيكل ، القوالب (10+)

بروتوكول الاجتماع. مثال ، نمط ، عينة

الهيكل ، قالب محضر الاجتماع

• تاريخ ووقت ومكان الحدث
• البادئ
• الشخص الذي ينظم الحدث (مع معلومات الاتصال)
• قائمة المشاركين (مع المواقف ومعلومات الاتصال)
• تكوين الأمانة / الاسم الكامل للسكرتير (مع معلومات الاتصال)

قائمة المواد التي تم إرسالها إلى الاجتماع

نسخة من خطاب المتحدث الأول

• السؤال الأول (تعليق) للمتحدث الأول (من طرح نسخة مكتوبة)
• إجابة السؤال الأول (نسخة طبق الأصل)
• السؤال الثاني (تعليق) للمتكلم الأول (من طرح نسخة)
• إجابة السؤال الثاني (نسخة طبق الأصل)
• السؤال الأخير (تعليق) للمتحدث الأول (من طرح نسخة مكتوبة)
• الإجابة على السؤال الأخير (نسخة طبق الأصل)

نص خطاب المتحدث الثاني

اتخاذ القرارات

• تم تقديم الاقتراح الأول (الصياغة بواسطة من)
• نتائج التصويت (معممة - في حالة السرية ، مفصلة - في حالة نداء الأسماء)

• تم تقديم الاقتراح الثاني
• الصيغة النهائية ، مع مراعاة التصويبات والتعديلات التي أدخلت واعتمدت
• نتائج التصويت
• تم قبولها / رفضها / إعادة توجيهها للمراجعة

توقيع السكرتير (رئيس الامانة).

مواد الاجتماع

قبل الاجتماع ، يتم إرسال المواد اللازمة للمشاركين للتحضير للاجتماع واتخاذ القرار ، على سبيل المثال ، مذكرات المعلومات ، والنسخ الأولية من الوثائق (الخطط ، والعقود ، والميزانيات ، وما إلى ذلك) التي تحتاج إلى الموافقة عليها في الاجتماع. يتم إرسال معلومات إلى جميع المشاركين في الاجتماع حول تاريخ الاجتماع ووقته ومكانه ، وحول من بدأ الاجتماع ، وعن جهة الاتصال التي تنظم الحدث. يمكن طرح أسئلة ذات طبيعة تنظيمية على جهة الاتصال (كيفية الوصول إلى هناك ، وكيفية طلب تصريح ، ومكان إيقاف السيارة). يتم طرح أسئلة موضوعية للاتصال بالأشخاص الذين يجب الإشارة إليهم في المواد. بالنسبة للمواد المختلفة ، يمكن الإشارة إلى جهات اتصال مختلفة.

مثال ، نموذج بروتوكول

تاريخ ووقت ومكان الاجتماع: 01.10.2010 12:30 - 13:30 المكتب المركزي. التفاوض N34.

البادئ: المدير العام سفيستونوفا أولغا فاسيليفنا

الشخص الذي ينظم الاجتماع: مساعد المدير العام إروفيف غريغوري أناتوليفيتش ( [بريد إلكتروني محمي]، int. ر. 07703)

قائمة المشاركين

• Svistunova Olga Vasilievna (المدير العام)
• إيفانوف سيرجي سيمينوفيتش (رئيس جهاز الأمن) ( [بريد إلكتروني محمي]، int. ر. 02345)
• إروخين أندري أناتوليفيتش (رئيس خدمة تكنولوجيا المعلومات) ( [بريد إلكتروني محمي]، int. ر. 02455)
• Trifonov Gennady Petrovich (رئيس القسم المالي) ( [بريد إلكتروني محمي]، int. ر. 01003)

سكرتير الاجتماع: مساعد المدير العام إروفيف غريغوري أناتوليفيتش

حضر اللقاء:

• مذكرة من رئيس خدمة الأمن حول قواعد إنشاء عناوين البريد الإلكتروني للموظفين
• اقتراحات CIO لإجراءات مكافحة البريد العشوائي

تقرير رئيس الأمن

اعتمدت الشركة قواعد لتشفير عناوين البريد الإلكتروني للموظفين (الأحرف الأولى والحرفين الأولين من اسم العائلة) ، والتي تسمح للأطراف الثالثة بمعرفة البريد الإلكتروني لأي موظف بسهولة. هذا يؤدي إلى فيض من رسائل البريد الإلكتروني غير المصرح بها بالعروض التجارية المختلفة وغيرها من المعلومات غير المفيدة.

لم تكن هناك أسئلة حول العرض.

تقرير رئيس خدمة تقنية المعلومات

لا توجد إمكانية لرفض العناوين الحالية ، لأنها معروفة للأطراف المقابلة الرئيسية والسلطات التنظيمية. أقترح أن يكون لدى جميع الموظفين صندوق بريد إلكتروني آخر - للمراسلات النشطة. قم بتطوير ترميز بحيث لا يمكن تحديد العنوان بالاسم الكامل للموظف. هيئ فلاتر البريد بحيث يخضع البريد المرسل إلى العناوين القديمة لفلترة صارمة. اجعل تصفية البريد إلى العناوين الجديدة أسهل. إذا أمكن ، قم بإخطار الأطراف المقابلة بتغييرات العنوان. سيتم تنفيذ العمل من قبل قسم تكنولوجيا المعلومات.

سؤالوسئل المتحدث من قبل رئيس الدائرة المالية هل تم وضع تكاليف تنظيم النظام المقترح من قبل قسم تقنية المعلومات؟ ربما يكون من الأكثر كفاءة الاستعانة بمصادر خارجية لهذا العمل؟

إجابه. لا ، لم يتم حل المشكلة.

تعليقرئيس الدائرة المالية: أقترح الموافقة على القرار بالصيغة التالية: - يقوم قسم تقنية المعلومات بوضع إجراءات لتصحيح الوضع بعناوين البريد الإلكتروني والعمل على معالجة موضوع تكاليف تنفيذها بمفردها وبواسطة المتعهدين. اقبل الخيار الأقل تكلفة.

إجابه. لا اعتراض.

اتخاذ القرارات

قم بتغيير ترتيب ترميز عناوين البريد الإلكتروني. احتفظ بعناوين البريد الإلكتروني في الترميز القديم ، لكن أرسل الرسائل إليهم خاضعة لتصفية صارمة.

لإنجاز المهمة ، يجب على إدارة تقنية المعلومات وضع مهمة لأداء العمل في غضون خمسة أيام عمل. في غضون خمسة أيام عمل أخرى ، حدد تكلفة القيام بالعمل بنفسك وتكلفة الاستعانة بمصادر خارجية. قرر كيف سيتم تنفيذ العمل بناءً على حساب التكاليف. قم بتنفيذ العمل بمفردك أو بواسطة متعهد خارجي في 15 يوم عمل. يتم تعيين التحكم في تنفيذ القرار إلى رئيس جهاز الأمن.

لسوء الحظ ، تحدث الأخطاء بشكل دوري في المقالات ، ويتم تصحيحها ، ويتم استكمال المقالات وتطويرها ، ويتم إعداد مقالات جديدة.

ما هو الفرق بين تنسيق الأعمال للنص والكلام؟ المفردات الرسمية ...
نمط نص العمل. السمات المميزة للمفردات الرسمية. اسلوب المسؤول ...

الكفاءات الإدارية. قائد جيد وناجح ورئيس ...
مهارات القائد. ما الذي يجب أن يكون القائد قادرًا على فعله ليكون ناجحًا؟

أمر ، قرار ، أمر ، أمر. عينة ، نمط ، نص ، شارع ...
طلب عينة أو قرار أو طلب أو طلب. تعليقات مفصلة ...

خطة - الجدول الزمني لأداء الأعمال وتقديم الخدمات والتسليم. مؤلف موسيقى. مشكلة...
جدول. عينة ، نصائح للترجمة ....

في ممارسة الإدارة ، تُستخدم مثل هذه الأنواع من البروتوكول كبروتوكول للنوايا ، وبروتوكولات اتفاق ، وبروتوكولات لحجز الأدلة المادية (المستندات). من بين الوثائق الرئيسية لاجتماع الجمعية العمومية للمساهمين ، يسمي القانون محضر الاجتماع ومحضر لجنة الفرز.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لمسؤول واحد أن يضع البروتوكول في سياق مهامه الإدارية - بروتوكول حادث مروري ، بروتوكول احتجاز ، إلخ. لكل نوع من هذه الأنواع من البروتوكول نموذج معياري مطابق.

في هذا المقال سنتحدث عنه بروتوكول تم وضعه على أساس نتائج إجراء إداري جماعي- اجتماعات أو اجتماعات أو اجتماعات. تهدف هذه الوثيقة إلى توثيق المناقشة الجماعية للقضايا واتخاذ القرار.

في العمل المكتبي الروسي ، تم استخدام البروتوكول منذ بداية القرن الثامن عشر ، من الفترة التي بدأ فيها ممارسته في الممارسة الإدارية لمناقشة قضية ما قبل اتخاذ قرار. تاريخيا ، البروتوكول هو:

• وورقة معلومات (توثيق تقدم المناقشة) ،
• ووثيقة إدارية (القرار الذي تم اتخاذه نتيجة المناقشة ثابت).

في ممارسة الإدارة الحديثة ، يتم تجميع المحاضر لتوثيق أنشطة الاجتماعات التي يعقدها القادة من مختلف الرتب. تستخدم الدقائق أيضًا لتعكس أعمال المؤتمرات والاجتماعات والندوات وما إلى ذلك.

يتم اتخاذ القرار بشأن الحاجة إلى وضع بروتوكول أثناء الاجتماعات التنفيذية من قبل الرئيس الذي يعينهم ويديرهم. إذا كان الاجتماع يدور حول إبلاغ المرؤوسين ببعض المشاكل ، حول شرح قرار تم اتخاذه في وقت سابق ، وما إلى ذلك ، فقد لا تكون هناك حاجة إلى البروتوكول. لكن الحاجة إلى إعداد محاضر مثل هذا الاجتماع التشغيلي ممكنة أيضًا. في هذه الحالة ، يسجل المحضر تكوين الحاضرين والآراء أو المقترحات المعبر عنها.

التحضير للاجتماع

ملامح توثيق عمل هيئات الزمالة الدائمة

تتميز الهيئات الجامعية الدائمة (المجالس والكليات واللجان) بدرجة عالية من التنظيم لعملها.

يتم التعبير عنها في حضور:

• لوائح العمل؛
• خطة العمل للعام المقبل.
• جهاز خاص يرأسه سكرتير.

يمكن اختزال هذه القائمة المكونة من ثلاثة عناصر (الحد الأقصى للبرنامج) في الواقع إلى سكرتير واحد من هيئة الكلية (الحد الأدنى من البرنامج). دعونا الآن نعلق على هذه النقاط الثلاث بمزيد من التفصيل.

في أنظمةتحدد الهيئة الجماعية وتيرة الاجتماعات ونوع القرارات المتخذة وإجراءات توثيق الأنشطة ويوم الاجتماع ووقته. في بعض الأحيان ، توجد في المؤسسات قواعد لعقد الاجتماعات التي لا تتعلق بعمل هيئة جماعية واحدة ، ولكن أي نشاط جماعي.

يعتبر البروتوكول من الوثائق الضرورية ، لأنه يسجل حقيقة الاجتماع والقرارات المتخذة فيه والمواعيد النهائية لتنفيذها. قد تُستخدم هذه الوثيقة لاحقًا كأساس لإصدار قرار أو قرار (أي مستند إداري) لهذه الهيئة الجماعية.

يجب أن يكون لدى الهيئات الجماعية الدائمة خطة العمل لهذا العام، والذي يتضمن القضايا الرئيسية المقرر مناقشتها.

عادة ما يكون لدى الهيئات الجماعية الدائمة جهازالذي يوفر عمل هذه الهيئة. يرأس هذا القسم سكرتير (سكرتير المجلس الأكاديمي ، سكرتير الكلية ، إلخ) ، الذي ينتمي إلى فئة المتخصصين أو المديرين. هذا المسؤول مسؤول عن تنظيم الاجتماعات وتوثيق أنشطة الهيئات الجماعية الدائمة وسلامة الوثائق.

التحضير للاجتماعات

لكن يمكن عقد الاجتماعات كشكل من أشكال صنع القرار الجماعي في أي تكوين من المشاركين ، وليس فقط أعضاء الهيئة الجماعية. قد تكون هذه اجتماعات لرؤساء الأقسام أو اجتماعات للمتخصصين من وحدات هيكلية معينة حول موضوع معين. على أي حال ، عندما يتعلق الأمر بتنظيم اجتماع لأكثر من 3 أشخاص ، فلا ينبغي ترك ذلك للصدفة. كلما كان التحضير للاجتماع أفضل ، قل الوقت الذي سيخصص للمناقشة أثناء الاجتماع نفسه وستتخذ قرارات أكثر فاعلية.

أثناء التحضير للاجتماع ، تظهر الوثائق باستمرار ، والتي تصبح فيما بعد ملاحق للبروتوكول ، أو تتدفق المعلومات الواردة منها إليه.

الوثيقة الأولى في هذه السلسلة هي جدول أعمال أنا. يتم تجميعها من قبل السكرتير على أساس تعليمات الرئيس (الهيئة الجماعية أو هذا الاجتماع المعين) وأحكام اللوائح (إن وجدت). عند وضع جدول الأعمال ، من الضروري مراعاة مدى تعقيد القضايا التي تمت مناقشتها حتى تتناسب المناقشة مع الوقت المخصص للاجتماع.

يتم إرسال جدول الأعمال إلى المشاركين في الاجتماع والمدعوين. تبقى عدة نسخ من جدول الأعمال مع السكرتيرة. يتم استخدامها لوضع بروتوكول في المستقبل ، لعقد اجتماع.

يوضح جدول الأعمال عدد الموضوعات التي تمت مناقشتها وتسلسلها ، وأسماء المتحدثين ، وتاريخ الاجتماع ووقته ، بالإضافة إلى مكان انعقاده. وبالتالي ، فإن جدول الأعمال عبارة عن وثيقة إخطار حول الاجتماع القادم ودعوة للمشاركين.

شكل جدول الأعمال يمكن أن يكون أي. هنا خياران. الأول أكثر رسمية (انظر المثال 1) ، والثاني مناسب أيضًا للاجتماعات التشغيلية (انظر المثال 2). على الرغم من أنه أثناء التحضير للاجتماعات التشغيلية ، غالبًا ما يتجاهل السكرتير توزيع جدول الأعمال كتابةً ، ويقتصر فقط على المعلومات الشفوية للمشاركين.

أثناء التحضير لكل اجتماع ، من المعتاد الجمع مسبقًا من المتحدثين ملخصات التقارير أو الخطب وكذلك معلومات ووثائق مرجعية توضحها (جداول ، رسوم بيانية ، حسابات اقتصادية ، شهادات ، إلخ). يتم تكرار كل هذه المواد وفقًا لعدد المشاركين في الاجتماع وتوزيعها عليهم.

يجب أن تتضمن هذه الوثائق مشروع قرار لكل بند من بنود جدول الأعمال. يقوم المتحدثون بإعداد مسودات مثل هذه القرارات. مهمة السكرتير هي استلام هذه الوثائق في الوقت المناسب وضربها في العدد المطلوب (حسب عدد المشاركين) من النسخ. يجب إرسال المواد الخاصة بالاجتماع قبل 48 ساعة من بدئه ، حتى يتمكن الأشخاص من إيجاد الوقت لقراءتها والاستعداد للمناقشة. غالبًا ما يستخدم البريد الإلكتروني للتوزيع.

أثناء التحضير للاجتماع ، يمكن إجراء الاستعدادات ورقة التسجيل أو قائمة حضور أعضائها (انظر المثال 13). يتم وضع مثل هذه الوثيقة عندما يكون عدد المشاركين أكثر من 15 شخصًا (ثم لا يتم إدراج هؤلاء الأشخاص ضمن الموجودين في البروتوكول ، بدلاً من ذلك ، هذه الوثيقة هي ملحق للبروتوكول) ، وكذلك عند التحضير لاجتماع هيئة جماعية دائمة (من المهم أن يكون النصاب القانوني فيها). عندما يكون من المهم أن يكون هناك نصاب قانوني في الاجتماع ، فإن إعداد ورقة التسجيل هذه يصبح إلزاميًا - هذه القائمة ضرورية لتوثيق حضور بعض الأشخاص في الاجتماع ، والذي يتم تأكيده ، كقاعدة عامة ، من خلال التوقيع الشخصي على القائمة.

يتم جمع التوقيعات الشخصية في بداية الاجتماع من قبل السكرتير ، متجاوزًا أولئك الذين يصلون إلى الاجتماع. الطريقة الثانية الشائعة لجمع التوقيعات والتحكم في عدد الحاضرين هي من خلال تسجيل المشاركين. يبدأ التسجيل عادة بـ 30 دقيقة وينتهي قبل 5 دقائق من بدء الجلسة.

وبالتالي ، حتى قبل بدء الاجتماع / الاجتماع ، يجب أن يكون لدى السكرتير الوثائق التالية: جدول الأعمال ، وملخصات الكلمات ومشاريع القرارات حول كل قضية ، وقائمة المشاركين.

القواعد القياسية لتسجيل البروتوكول

يتم تحديد إجراءات إصدار البروتوكول بواسطة GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. يحدد GOST قواعد تصميم العنوان والأجزاء النهائية من هذا المستند ، بالإضافة إلى متطلبات نصه.

رأس البروتوكول

يتم وضع التفاصيل التالية في رأس البروتوكول:

• الاسم الكامل للمنظمة ؛
• نوع الوثيقة (البروتوكول) ؛
• الرقم والتاريخ
• مكان وضع البروتوكول ؛
• عنوان النص.

اسم الشركة يشار إليه دائمًا جنبًا إلى جنب مع الشكل التنظيمي والقانوني ويجب أن يتوافق مع الاسم المحدد رسميًا (في الميثاق أو اللائحة الخاصة بالمنظمة). في الوقت نفسه ، لا ينبغي كتابة الشكل القانوني في شكل اختصار ، ولكن بالكامل.

إذا كان لدى المنظمة اسم مختصر مسجل رسميًا ، فيمكن أن يكون موجودًا أيضًا بين قوسين على السطر الموجود أسفل الاسم الكامل (انظر المثال 3).

إذا كانت المنظمة لديها منظمة أم ، فسيتم الإشارة إلى اسمها أعلى اسم المنظمة - مؤلف المستند ، ويفضل أن يكون في شكل مختصر (انظر المثال 5).

لذا ، انظر إلى خيارات التصميم الممكنة:

مثال 3

شركة عامة
وكالة "التوزيع والتجهيز وجمع المطبوعات"
(وكالة OJSC "Rospechat")

مثال 4

شركة مساهمة مقفلة "نيو تكنولوجيز"

مثال 5

الوكالة الاتحادية للتعليم

مؤسسة تعليمية حكومية
التعليم المهني العالي
جامعة فورونيج للفنون التطبيقية

تاريخ الدقائق هو يوم الاجتماع. إذا استمر الاجتماع عدة أيام ، فإن تاريخ المحضر يتضمن تواريخ بدايته ونهايته (وليس تاريخ توقيع المحضر ، والذي يمكن وضعه بعد عدة أيام من نهاية الحدث نفسه).

مثال 6

استمر اجتماع مجلس إدارة الشركة المساهمة يومين: 13 و 14 يناير 2009. تم وضع البروتوكول في اليوم التالي وتم التوقيع عليه في اليوم التالي لانتهاء الاجتماع - في 16 يناير.

في هذه الحالة ، سيكون تاريخ البروتوكول "13 - 14.01.2009" أو نفس الفترة ، ولكن في تهجئة أكثر اكتمالاً "13.01.2009 - 01.14.2009". من الممكن أيضًا استخدام طريقة لفظية رقمية للإشارة إلى تاريخ "13-14 يناير 2009".

البروتوكولات رقم في غضون سنة تقويمية ، وبالتالي فإن رقم (فهرس) البروتوكول هو الرقم التسلسلي للاجتماع. يتم تخصيص الأرقام التسلسلية بشكل منفصل لكل مجموعة من البروتوكولات التي يتم تجميعها في المنظمة: بروتوكولات الاجتماعات العامة للمساهمين ، وبروتوكولات اجتماعات المديرية ، ومحاضر اجتماعات المجلس الفني ، ومحاضر اجتماعات العمل الجماعي ، وما إلى ذلك مرقمة بشكل منفصل .

هناك "موضة" لكتابة رقم المستند وتاريخه ، ويتكون من رقم واحد ، في رقمين: لهذا ، يضاف الصفر في البداية. هنا يمكنك سماع تفسيرات للخاصية التالية: إن وجود الصفر ("رقم 01" أو "01 ديسمبر 2008") لن يسمح بإضافة رقم آخر في مكانه وبالتالي تحويل 1 إلى 11 أو 21 أو 31. لكننا التأكيد على أن المؤشرات على مثل هذه الكتابة في الإطار التنظيمي غير واردة. إنها مجرد ممارسة شائعة إلى حد ما.

مكان التجميع من المهم الإشارة إلى المستند في الحالة التي يصعب تحديدها من خلال اسم المنظمة ، وكذلك في الحالات التي يُعقد فيها الاجتماع في مكان آخر ، وليس في مكان وجود المنظمة - مؤلف وثيقة. وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 (الفقرة 3.12) ، يشار إلى مكان إعداد المستند مع مراعاة التقسيم الإداري الإقليمي المقبول ، باستخدام الاختصارات المقبولة عمومًا فقط.

عنوان للنص يحتوي البروتوكول على إشارة إلى نوع النشاط الجماعي (مؤتمر ، اجتماع ، جلسة ، إلخ) واسم الهيئة الجماعية في الحالة المضافة.

مثال 7

اجتماعات المجلس المنهجي

اجتماعات العمل الجماعي

اجتماعات رؤساء الأقسام الهيكلية

يمكن ترتيب متطلبات العنوان بشكل طولي (مثال 8) أو بطريقة زاوية (مثال 9). يبقى اختيار الخيار مع المنظمة.

المثال 9

شركة مساهمة مقفلة
"مصنع الزجاج"

بروتوكول

13 - 14.01.2009 № 1
كاميشين

الاجتماعات التنفيذية
الانقسامات الهيكلية

جزء تمهيدي من النص

يتضمن نص البروتوكول جزءًا تمهيديًا وجزءًا رئيسيًا.

في الجزء التمهيدي من البروتوكول ، بعد العنوان ، ترد الأحرف الأولى من اسم العائلة وألقابها. رئيس وسكرتير الاجتماع . يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه في المحضر ، يكون الرئيس هو المسؤول الذي يدير الاجتماع ، ولا يتم تحديد موقعه وفقًا لقائمة الموظفين في النص.

السكرتير - الشخص المسؤول عن تنظيم الاجتماع وتوثيق أنشطته ، أي. إعداد وتسجيل البروتوكول. سكرتير الاجتماع (الجلسة) ليس بالضرورة سكرتيرًا بحكم منصبه. قد يكون هذا الواجب الوظيفي إضافيًا للموظف. يجب أن يثبت في الوصف الوظيفي الخاص به إذا تم إجراؤه باستمرار. يمكن أن يعهد المدير بهذا العمل إلى الموظف إذا تم تنفيذه كمهمة لمرة واحدة.

المثال 10

عرض الانهيار

يمكن أن يؤدي وظائف رئيس اجتماع رؤساء الأقسام نائب المدير العام بانكوف ، ويمكن أن يؤدي وظائف سكرتير الاجتماع مساعده الشخصي إيغوروفا. في هذه الحالة ، لا يتم تضمين مناصبهم الوظيفية (نائب المدير العام والمساعد الشخصي لنائب المدير العام) في المحضر. سيظهر هؤلاء الأشخاص فيه فقط كرئيس وسكرتير الاجتماع (انظر المثال التالي).

المثال 11

الرئيس - يو.بي. بانكوف

سكرتير - Egorova D.L.

الحاضر: Bespalov A.D. ، Korneev N.R. ، Lunkov E.N. ، Marinina E.M. ، Ustinov A.K.

المدعوون: المدير التنفيذي لـ SMU رقم 15 JSC Shuvalov T.B. ، المدير المالي لـ SMU رقم 14 JSC Osmanova M.T.

من سطر جديد بعد الكلمة "حضرها" قائمة بالترتيب الأبجدي بالأحرف الأولى وألقاب مسؤولي المنظمة الذين يشاركون في المناقشة واتخاذ القرار في الاجتماع.

إذا تمت دعوة مسؤولين آخرين من منظمتهم إلى الاجتماع ، فسيتم إدراجهم في القسم "مدعو" بالترتيب الأبجدي (اسم العائلة والأحرف الأولى) دون الإشارة إلى الموضع. إذا شارك ممثلو المنظمات الأخرى في الاجتماع ، فسيتم أيضًا توضيح مواقفهم مع أسماء المنظمات (انظر المثال 11).

تتم طباعة قائمة المشاركين الحاليين والأشخاص المدعوين بمسافة سطر واحد. ثم يتم ترك سطر فارغ واحد ويتم طباعة جدول الأعمال بعد تباعد سطر واحد. لكن الجزء الرئيسي من نص البروتوكول يُطبع عادةً بمسافة 1.5 سطر.

تقع على عاتق السكرتيرة مسؤولية إعداد قائمة المشاركين في الاجتماع. يتم تجميع القائمة مسبقًا بناءً على توجيه من القائد (يلزم إخطار المشاركين بتاريخ الاجتماع وجدول الأعمال ، ومن المستحسن توزيع المواد المرجعية مسبقًا لدراسة القضايا والاستعداد للمناقشة). في يوم الاجتماع ، يتم تعديل قائمة الحاضرين بناءً على التوفر الفعلي للمسؤولين.

عند إعداد محضر اجتماع موسع (أكثر من 15 شخصًا) أو هيئة جماعية دائمة ، لا يتم سرد أسماء المشاركين في المحضر ، ولكن يُشار إلى عددهم الإجمالي برقم. يتم تحديده بناءً على نتائج التسجيل ؛ في هذه الحالة ، تصبح قائمة التسجيل أحد ملاحق البروتوكول (انظر المثال 13). في هذه الحالة ، يشير البروتوكول إلى:

المثال 12

الحاضر: 19 شخصا (القائمة مرفقة).

يتضمن الجزء التمهيدي من البروتوكول جدول أعمال . يتم تحديد محتواها من قبل القائد الذي يعين الاجتماع وسيقوده. إذا تم إرسال مثل هذا المستند إلى المشاركين قبل الاجتماع ، فيجب نقل المعلومات منه إلى المحضر.

يحتوي جدول الأعمال في المحضر على قائمة بالقضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع ، ويحدد تسلسل مناقشتهم وأسماء المتحدثين (المتحدثين).

بنود جدول الأعمال مرقمة بالأرقام العربية وتبدأ بحرف الجر "حول" أو "حول" ، والإجابة على السؤال "حول ماذا؟". لكل عنصر في البروتوكول ، يجب الإشارة إلى الأحرف الأولى ولقب المتحدث - المسؤول الذي أعد هذه المسألة.

المثال 14

جدول أعمال:

1. عند الموافقة على قواعد أمن المعلومات.
   تقرير رئيس قسم المعلومات دورونينا يو.ر.
2. حول إجراء تغييرات على جدول التوظيف.
   كلمة نائب المدير العام آي إن سيرجيف

النص الرئيسي

كان الفرق بين الأشكال القصيرة والكاملة للبروتوكول - قبل كل شيء بسيطًا

وفقًا لشكل عرض النص ، تنقسم البروتوكولات إلى قصيرة وكاملة.

تختلف الأشكال المختلفة للبروتوكول عن بعضها البعض فقط في اكتمال تغطية الاجتماع. لا توجد فروق في تصميم هذه النماذج. تعمل هذه الفرضية على أساس الخبرة العملية ، المنصوص عليها في أي كتاب مدرسي عن العمل المكتبي.

بروتوكول موجزهو مستند يسجل:

• القضايا التي نوقشت في الاجتماع
• أسماء المتحدثين و
• اتخاذ القرارات.

يتم تنفيذ هذا البروتوكول ، كقاعدة عامة ، في الحالات التالية:

• عندما يتم نسخ الاجتماع (سيكون نص الخطب ملحقًا للمحضر) أو يتم تسجيله على جهاز إملاء ؛
• عندما يكون الاجتماع ذا طبيعة تشغيلية ومن المهم تحديد القرار الذي تم اتخاذه دون تفصيل مسار المناقشة.

وفقًا للبروتوكول القصير ، من المستحيل تقديم مسار مناقشة القضية ، والآراء المعبر عنها ، والتعليقات ، وعملية تطوير الجزء الإداري ، أي قرار الإدارة. يتم عرض عينتها في المثال 22.

بروتوكول كامل(انظر المثال 21) يسمح لك بتوثيق صورة مفصلة لما يحدث ، وينقل محتوى التقارير وخطابات المشاركين في الاجتماع ، وجميع الآراء المعبر عنها ، والأسئلة والملاحظات ، والتعليقات ، والمواقف.

وهكذا ، في البروتوكول الكامل لكل قضية قيد النظر هناك ثلاثة أجزاء: "سمع" ، "تحدث" ، "تم الحل" ("تم الحل"). وباختصار ، اثنان فقط: "استمعنا" و "قررنا" ("قررنا").

يحتوي الجزء الرئيسي من نص البروتوكول على العديد من الأقسام حيث توجد عناصر على جدول الأعمال. يتم ترقيم الأقسام وفقًا لذلك. يتكون كل قسم من ثلاثة أجزاء للدقائق الكاملة - "سمع" ، "تحدث" ، "تقرر" ("تقرر") - أو جزئين للجزء القصير. تمت طباعة هذه الكلمات بأحرف كبيرة من الهامش الأيسر.

بعد كلمة "LISTENED" في اختبار البروتوكول ، يتم تسجيل اسم العائلة والأحرف الأولى للمتحدث الرئيسي في الحالة المضافة (استمع إلى من؟) ، ويتم ذكر سجل حديثه من خلال شرطة. عادة ما يتم التقديم من صيغة الشخص الثالث المفرد في الزمن الماضي (انظر المثال 15). إذا تم إعداد نص التقرير كتابيًا وتم تسليمه إلى السكرتير ، فيمكن الإشارة إلى موضوع التقرير فقط في البروتوكول ثم "إرفاق نص التقرير" (مثال 16).

المثال 15

1. الاستماع:

بيتروفا في يو. - حول نتائج تنفيذ خطة عمل قسم المبيعات للربع الرابع من عام 2008. وأشار إلى أن الخطة تم إنجازها بنسبة 100٪.

المثال 16

1. الاستماع:

بيتروفا في يو. - مرفق نص التقرير.

في البروتوكول الكامل ، بعد كلمة "تحدث" ، يشار إلى الأسماء والأحرف الأولى من المشاركين في مناقشة المسألة. في نص البروتوكول ، تتم طباعة اسم العائلة والأحرف الأولى لكل متحدث على سطر جديد في الحالة الاسمية (من تكلم؟). يتم فصل عرض تسجيل الخطاب عن اللقب بشرطة ، ويقال عن الشخص الثالث المفرد. في نفس الجزء من النص ، يتم تسجيل الأسئلة التي أثيرت أثناء التقرير أو بعده ، وكذلك الإجابات عليها.

في حالة عدم وجود مناقشة أو أسئلة في الاجتماع ، يتم حذف الجزء "تحدث" في المحضر ، ويتكون هذا الجزء من النص من جزأين فقط: "الاستماع" و "تم الحل" ("تقرر"). هذا ممكن أيضا في البروتوكول الكامل بشأن بعض القضايا المدرجة على جدول الأعمال.

بعد كلمة "تقرر" (أو "تقرر") ، اطبع نص الجزء التشغيلي من بند جدول الأعمال ذي الصلة. إذا تم اتخاذ عدة قرارات بشأن قضية واحدة ، يتم ترقيمها بالأرقام العربية ، يوضح الرقم الأول رقم بند جدول الأعمال ، والثاني - رقم القرار المتخذ.

المثال 17

إذا تم اتخاذ ثلاثة قرارات بشأن البند الأول من جدول الأعمال ، فسيتم ترقيمها 1.1 و 1.2 و 1.3.

إذا تم اتخاذ قرار واحد فقط بشأن البند الثاني من جدول الأعمال ، فسيكون رقمه 2.1 وليس 2 ، كما يكتب البعض عن طريق الخطأ.

تمت صياغة نص الجزء التنفيذي وفقًا للنموذج القياسي المعتمد في المستندات الإدارية ، ويجيب على الأسئلة: لمن يفعل ماذا وبأي تاريخ (في هذه الحالة ، يمكن الإشارة إلى المنفذ المسؤول في بداية النص أو في نهايةالمطاف).

المثال 18

1.1 لإعداد برنامج تدريبي لمندوبي المبيعات من قبل متخصصي الشركة المتفرغين للربع الثاني من عام 2009 بحلول 03.03.2009. المسؤول - رئيس قسم شؤون الموظفين Ushakov L.B.

1.1 إلى رئيس خدمة الأفراد Ushakov L.B. لإعداد برنامج تدريبي لمندوبي المبيعات من قبل متخصصي الشركة المتفرغين للربع الثاني من عام 2009. الموعد النهائي - 03.03.2009.

الممارسة المعتادة المتمثلة في تدوين المحضر لا تنص على تحديد نتائج التصويت. ولكن إذا حدث ذلك ، فينبغي أن ينعكس ذلك في فقرة المنطوق. في نسخة أبسط ، يظهر هذا في مثال 19. هناك العديد من التفاصيل في محاضر الاجتماعات العامة للمساهمين ، بما في ذلك. كما أنه من أجل عكس نتائج التصويت على القرارات المتخذة ، يتم تسجيل هذه النتائج في محضر لجنة الفرز وفي محاضر الاجتماع العام للمساهمين (انظر المثال 20).

المثال 19

1.1 الموافقة على ترشيح Fedorov A.E. إلى منصب المدير المالي للشركة.

المثال 20

عرض الانهيار

1.1 الموافقة على التقرير السنوي والميزانية العمومية وبيان الدخل لعام 2007 ؛ خطة التطوير وقائمة أهم المهام لعام 2008.

نتائج التصويت: "FOR" - 78 صوتًا (97.5٪ من إجمالي عدد الأصوات المشاركة في الاجتماع) ؛ "ضد" - لا ؛ "امتنع" - صوتان (2.5٪ من إجمالي عدد الأصوات المشاركة في الاجتماع). اتخذ القرار بأغلبية 78 صوتا. مرفق بروتوكول رقم 2 الخاص بلجنة الفرز.

تشكل جزءا من البروتوكول

يتم إعداد المحاضر على أساس التسجيلات المكتوبة بخط اليد أو المختصرة أو الصوتية التي يتم الاحتفاظ بها أثناء الاجتماع. بعد الاجتماع ، يعيد السكرتير كتابة المذكرات وترتيبها وفقًا للمتطلبات المذكورة ورفعها لتحريرها إلى رئيس الاجتماع. مع مراعاة تعديلاته ، يتم التوقيع على المحضر ويصبح وثيقة رسمية.

القوة القانونية للبروتوكول ، أي الرسمية والموثوقية وعدم الجدل ، لا تعتمد فقط على قواعد التسجيل. ووفقًا للتعريف القياسي ، فإن "القوة القانونية هي ملك لوثيقة رسمية تُبلَغ لها بموجب التشريع الحالي ، واختصاص الهيئة التي أصدرتها ، والإجراء المتبع". في حالة مراعاة قواعد التسجيل المذكورة أعلاه ، يصبح البروتوكول ساري المفعول قانونًا بعد ذلك التوقيع شخصان: الرئيس والأمين.

صنع هذا الدعامة ليس بالأمر الصعب ، لأن. هو نفسه بالنسبة لجميع أشكال البروتوكول التي تناولناها في المقالة (انظر الأمثلة 21 ، 22). يتم فصل التواقيع عن النص بمسافة سطرين أو ثلاثة. تتم طباعة الكلمتين "رئيس" و "سكرتير" من حد الحقل الأيسر ، ويقتصر الحرف الأخير في اسم العائلة على الحقل الأيمن.

البروتوكول هو وثيقة داخلية ، لذلك عجل البحر عادة لا توضع عليه.

إذا امتد البروتوكول على عدة صفحات ، فيجب ترقيم الصفحات الثانية واللاحقة. تظهر أرقام الصفحات بأرقام عربية بدون كلمة "صفحة" (صفحة) ، بدون استخدام واصلات وعلامات اقتباس وأحرف أخرى.

وقت إعداد البروتوكول كقاعدة عامة ، يجب ألا تتجاوز 5 أيام. يمكن تحديد موعد محدد لاستعداد البروتوكول من قبل الرئيس الذي ترأس الاجتماع ، أو رئيس هيئة جماعية دائمة. يمكن أيضًا تحديد الموعد النهائي لصياغة البروتوكول في القواعد الإجرائية لعمل الهيئة الجماعية.

لكن بعض المستندات لأنواع معينة من البروتوكولات تحدد مواعيد نهائية واضحة خاصة بها. على سبيل المثال ، يُلزم قانون "الشركات المساهمة" الشركات المساهمة بإعداد محضر اجتماع مجلس الإدارة لمدة 3 أيام ، ويستغرق الأمر ما يصل إلى 15 يومًا لإعداد مثل هذا المستند المعقد مثل المحاضر الاجتماع العام للمساهمين.

القرارات المتخذة في الاجتماع أبلغت للموظفين إما في شكل توزيع نسخ من البروتوكول بأكمله أو مقتطفات من المنطوق. في المؤسسات الصغيرة ، يتم أحيانًا تنظيم تعريف الموظفين بالقرارات المتخذة مقابل التوقيع ، حيث يتم تجميع ورقة التعارف الخاصة بالبروتوكول.

كما يُمارس لإعداد المستندات الإدارية الأخرى بناءً على القرارات المتخذة ، على سبيل المثال ، قرارات هيئة جماعية أو أمر من رئيس المنظمة.

"عندما لا يكون هناك اتفاق بين الرفاق"

على كل ما سبق ، يمكن للمرء أن يهدأ ، ولكن مع بدء نفاذ التعليمات النموذجية الجديدة للأعمال الورقية في الهيئات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 8 نوفمبر 2005 رقم 536) ، تغير. على الأقل قدمت هذه الوثيقة تنفيذ البروتوكولات الموجزة للسلطات التنفيذية الاتحاديةالتي تعتبر أحكام هذه الوثيقة التنظيمية إلزامية.

وهي تختلف عن ممارسة تجميع نموذج قصير من البروتوكول الذي تم تطويره حتى هذه النقطة. نقدم نتائج المقارنة في شكل جدول (انظر الجدول 1).

بالنسبة إلى الأوراق الخاصة بهيئة اتحادية معينة ، لكل فرد تعليماته الخاصة ، والتي قد لا تتوافق مع النموذج (انتبه إلى الفقرتين 1.2 و 1.3 من هذه الوثيقة التنظيمية المذكورة أدناه). وفقًا لتعليماتهم المحلية ، يتم عمل الإنتاج من قبل الجميع. وبالنسبة لأولئك الذين لا يعملون في الوكالات الفيدرالية ، فإنني أنصحك دائمًا بمعاملة التعليمات النموذجية على أنها نموذجية (أي ليست إلزامية). بالإضافة إلى ذلك ، GOST R ISO 15489-1-2007 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. إدارة الوثائق. المتطلبات العامة". وفكرتها الرئيسية هي أن المنظمة بحاجة إلى "وصف" ، والموافقة على قواعد إدارة الوثائق ومتابعتها. وهذا المثال ببروتوكول قصير هو مجرد إرشادي للغاية - في جميع الحالات التي لا توجد فيها تعليمات محددة في الإطار التشريعي والتنظيمي أو هناك تناقضات ، تكون أي منظمة مجبرة على وضع قواعدها الخاصة. في هذه الحالة ، من الممكن ضمان وضوح ووضوح التنفيذ ، والأهم من ذلك ، القوة القانونية للوثيقة.

جزء من المستند

عرض الانهيار

تعليمات موحدة للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 08.11.2005 رقم 536)

1.2 تحدد التعليمات المعيارية بشأن الأعمال الورقية في الهيئات التنفيذية الاتحادية (المشار إليها فيما يلي باسم التعليمات المعيارية) المتطلبات العامة لعمل خدمات إدارة المستندات وتوثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل مع المستندات في السلطات التنفيذية الاتحادية - الوزارات والخدمات ، وكالات.

1.3 تنظم السلطات التنفيذية الاتحادية وتدير العمل المكتبي على أساس اللوائح النموذجية للتنظيم الداخلي للسلطات التنفيذية الاتحادية ... التعليمات الفردية لعمل المكتب ، ولوائح السلطات التنفيذية الاتحادية ، والوثائق التنظيمية والمنهجية الأخرى وهذه التعليمات المعيارية. تتم الموافقة على التعليمات الفردية للأعمال المكتبية من قبل رؤساء الهيئات التنفيذية الاتحادية بعد الاتفاق مع وكالة المحفوظات الاتحادية.

عمل مقتطف من البروتوكول

من الممارسات الشائعة جدًا في التوثيق إعداد مقتطفات من المحضر.

مقتطف من البروتوكول هو نسخة طبق الأصل من جزء نص البروتوكول الأصلي المتعلق ببند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المقتطف بشأنه. في الوقت نفسه ، يتم نسخ جميع تفاصيل النموذج ، والجزء التمهيدي من النص ، وبند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المقتطف بشأنه ، بالإضافة إلى النص الذي يعكس مناقشته والقرار المتخذ بشأنه.

يتم التوقيع على مقتطف من البروتوكول فقط من قبل السكرتير ، كما يقوم بإعداد شهادة. وهو يتألف من كلمة "صحيح" ، وهي إشارة إلى موقف الشخص الذي يصادق على المقتطف ، وتوقيعه الشخصي ، ولقبه ، والأحرف الأولى من اسمه ، والتاريخ (انظر المثال 24).

إذا تم إصدار مقتطف من البروتوكول لتقديمه إلى منظمة أخرى ، فيتم المصادقة عليه بختم.

كيف تخزن البروتوكولات بشكل صحيح؟

يتم تخزين البروتوكولات اعتمادًا على شكل العمل المكتبي الموجود في المنظمة. إذا تم تنفيذ العمل المكتبي مركزيًا ، فيمكن عندئذٍ الاحتفاظ بالبروتوكولات بواسطة سكرتير المنظمة ، في خدمة العمل المكتبي. في إدارة السجلات اللامركزية ، يتم تحديد موقع التخزين من خلال هيكل المنظمة ، وعادة ما يكون ذلك في أمانات المسؤولين الذين يعقدون الاجتماعات.

في الحالات ، يتم تشكيل المحاضر وفقًا لتسمية الحالات ، ولكن في أي حال يجب تشكيلها في حالات منفصلة ، اعتمادًا على نوع الاجتماع أو اسم الهيئة الجماعية.

المثال 23

اجتماعات الإدارة يرأسها الرئيس التنفيذي. تم إنشاء مجلس خبراء في هيكل المنظمة ، والذي يرأسه أيضًا المدير العام. يحضر محضر الجلسات ومجلس الخبراء في حالتين منفصلتين.

العديد من أنواع البروتوكولات لها فترة استبقاء دائمة. وتشمل هذه محاضر الهيئة التنفيذية الجماعية (الكلية ، المديرية ، مجلس الإدارة ، إلخ) ، والرقابة ، وهيئات التدقيق ، والمجالس العلمية ، والخبراء ، والمجالس المنهجية ، والاجتماعات مع رؤساء المنظمة ، والاجتماعات العامة للمساهمين ، والمساهمين (الفقرة 5 من قائمة مستندات الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في مؤسسات النشاط ، مع الإشارة إلى فترات الاستبقاء).

الحواشي

عرض الانهيار

ف ractice 8

المعلومات والوثائق المرجعية

البروتوكول ، القانون

معظم الوثائق التي أنشأتها المؤسسات إعلامية ومرجعية. تحتوي هذه الوثائق على معلومات حول الوضع الفعلي للأمور. تتضمن المعلومات والوثائق المرجعية: الشهادات والمذكرات والأفعال والرسائل وما إلى ذلك. فهي ذات طبيعة مساعدة وليست ملزمة. يمكن أن تؤخذ المعلومات الواردة فيها في الاعتبار.

بروتوكول

يحتل البروتوكول مكانة خاصة في نظام التوثيق التنظيمي والإداري. يمكن أن تُعزى إلى وثائق المعلومات (بما أنها تحتوي على معلومات ، فهي تحتوي على معلومات حول مناقشة بعض قضايا الإدارة) ، وبما أنها تحتوي على جزء عملي. يمكن اعتبارها وثيقة نظامية.

بروتوكول -، وثيقة تحدد مسار مناقشة القضايا واتخاذ القرار في الاجتماعات والاجتماعات والاجتماعات والمؤتمرات وغيرها من أشكال عمل الهيئات الجماعية (مجالس اللجان والوزارات ، والحكومات البلدية ، وكذلك المجالس العلمية والتقنية والمنهجية ).

تخضع اجتماعات المساهمين واجتماعات مجالس الإدارة للتسجيل الإلزامي.

يتم تقديم البروتوكولات إلى سلطات الدولة للتسجيل (على سبيل المثال ، عند تسجيل البنوك التجارية وغرف التجارة والصناعة ، وما إلى ذلك). كما يتم إعداد محاضر لتوثيق أنشطة الهيئات الجماعية المؤقتة (مؤتمرات ، اجتماعات ، اجتماعات ، ندوات ، إلخ).

يتم وضع البروتوكول على أساس السجلات التي احتفظ بها السكرتير في الاجتماع يدويًا أو باستخدام مسجل صوت.

اعتمادًا على نوع الاجتماع وحالة الهيئة الجماعية ، يتم اختيار شكل البروتوكول: قصير أو كامل أو حرفي.

بروتوكول موجز- تحديد الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع وأسماء المتحدثين والقرارات المتخذة. يوصى بالاحتفاظ بمثل هذا البروتوكول فقط في الحالات التي يتم فيها نسخ الاجتماع ، وسيتم تقديم التقارير ونصوص الكلمات إلى السكرتير ، أو عندما يكون الاجتماع ذا طبيعة تشغيلية.

بروتوكول كامل -لا يسجل فقط القضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة وأسماء المتحدثين ، بل يسجل أيضًا سجلات مفصلة بشكل كافٍ تنقل محتوى تقارير وخطابات المشاركين في الاجتماع وجميع الآراء التي تم التعبير عنها والأسئلة والملاحظات والملاحظات والمواقف. تسمح لك الدقائق الكاملة بتوثيق صورة مفصلة للاجتماع.

بروتوكول حرفي -يتم تجميعها على أساس تقرير حرفي للاجتماع (نسخة) وتنقل المحاضر الحرفية عملية مناقشة كل قضية واتخاذ قرار بشأنها.

يتم تجميع البروتوكولات الكاملة والحرفية على أساس التسجيلات الحرفية المكتوبة بخط اليد أو الشريط.

يتم وضع جميع أنواع البروتوكولات في نموذج مشترك ، والذي يتضمن التفاصيل التالية: اسم المؤسسة ، نوع المستند ، مكان وضع التاريخ ، فهرس المستند ، مكان وضع البروتوكول ، مكان العنوان النص. تاريخ المحضر هو تاريخ الاجتماع. إذا استمر عدة أيام ، فإن تاريخ البروتوكول يتضمن تاريخي البدء والانتهاء. رقم (فهرس) البروتوكول هو الرقم التسلسلي للاجتماع. يعكس عنوان النص نوع الاجتماع أو النشاط الجماعي (محاضر - اجتماعات مجلس الإدارة).

يتضمن نص البروتوكول جزءًا تمهيديًا وجزءًا رئيسيًا.

في الجزء المائي من البروتوكول ، بعد العنوان ، يتم إعطاء الأسماء والأحرف الأولى من اسم رئيس الاجتماع وسكرتير الاجتماع. من سطر جديد بعد الكلمة الحالية ، قم بسرد الألقاب والأحرف الأولى من الأعضاء الدائمين في الهيئة الجماعية بالترتيب الأبجدي (في الشكل المختصر للبروتوكول ، يتم حذف هذه البيانات) ، بالإضافة إلى الألقاب والأحرف الأولى ومواقف المدعوون. الكلمات "رئيس" ، "أمين" ، "حضر" مكتوبة بحرف كبير من بداية الحافة اليسرى. عند إعداد محضر اجتماع موسع ، لا يتم سرد أسماء المشاركين ، ولكن يشار إلى إجمالي عددهم. يتم عد المشاركين حسب قوائم التسجيل التي يتم تحويلها إلى سكرتير الاجتماع وتصبح من ملاحق المحضر.

تم تضمين جدول الأعمال في الجزء المائي من البروتوكول ، حيث يسرد الموضوعات التي تمت مناقشتها في الاجتماع مع أسماء المتحدثين (المتحدثين) ويحدد تسلسل مناقشتهم. يسرد القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع مع أسماء المتحدثين وتحديد تسلسل مناقشتهم. يتم وضع جدول أعمال الاجتماع مقدمًا ويجب أن يتضمن العدد الأمثل من القضايا.

يحتوي الجزء الرئيسي من نص البروتوكول على العديد من الأقسام حيث توجد عناصر على جدول الأعمال. يتم ترقيم الأقسام وفقًا لذلك.

يتكون كل قسم من ثلاثة أجزاء: "الاستماع" ، "المتحدث" ، "المقرر" ، والتي تُطبع بأحرف كبيرة من أجل تسليط الضوء في نص البروتوكول على تسجيل خطاب المتحدث الرئيسي ، والمشاركين في المناقشة من الموضوع والمنطوق ، وصياغة حل القضية. للغرض نفسه ، في نص البروتوكول ، تتم طباعة اسم العائلة والأحرف الأولى لكل متحدث من سطر جديد في الحالة الاسمية. يتم فصل عرض تسجيل الخطاب عن اللقب بشرطة ، يتم ذكرها من الشخص الثالث المفرد ، ومحتوى التقرير مكتوب في شكل خطاب مباشر. إذا كان نص التقرير مختصرًا أو قدمه المتحدث كتابةً ، فبعد الشرطة يكتبون أيضًا بحرف كبير - "التقرير مرفق".

كلمة "سماع" مسبوقة برقم بند جدول الأعمال ، متبوعًا بنقطتين.

التقدم المحرز في مناقشة التقرير ينعكس في قسم "الخطابات" يتم تسجيل الأسئلة والأجوبة في قسم "الخطابات". كلمات - سؤال وجواب لا يكتبون.

علي سبيل المثال:

AV Smirnov - هل اتخذت الإجراءات لتصفية ...؟

القرارات المعتمدة واردة في قسم "القرار". إذا كانت هناك عدة حلول ، فسيتم ترقيمها بالأرقام العربية بنقطة. كل قرار مصحوب بإشارة إلى المنصب واللقب والأحرف الأولى من اسم الشخص المسؤول عن تنفيذه ويحتوي على موعد نهائي ، على سبيل المثال:

تم الحل:

1. إعداد مشروع لائحة الموظفين الجديدة. المسؤول - مدير الموارد البشرية روديونوفا ن. الموعد النهائي - 11/18/2001.

تم بناء الجزء العملي وفقًا للمخطط: الإجراء - المؤدي - المدى. يمكن أن يكون المنفذ منظمة أو وحدة هيكلية أو مسؤول معين.

يمكن للبروتوكول تحديد قرار الموافقة على أي وثيقة. في هذه الحالة ، يجب أن يحتوي البروتوكول على إشارة إلى تاريخ ورقم الوثيقة ، ويجب إرفاق الوثيقة نفسها بالبروتوكول.

خلال الانتخابات ، يجب الإشارة إلى نتائج التصويت لكل مرشح في المحضر.

يوقع البروتوكول من قبل رئيس مجلس الإدارة وأمين السر. يقوم السكرتير بتحرير النص وإطلاع كل متحدث على تسجيل حديثه ويتلقى توقيع المتحدث الذي يوافق على تسجيل خطابه. يوقع بروتوكول الاجتماع ، الذي تختاره هيئة الرئاسة ، من قبل الرئيس والأمين وجميع أعضاء هيئة الرئاسة.

مقتطف من البروتوكول هو نسخة طبق الأصل من جزء من نص البروتوكول الأصلي. في الوقت نفسه ، يتم نسخ جميع تفاصيل النموذج ، والجزء التمهيدي من النص ، وبند جدول الأعمال الذي يتم إعداد المقتطف من أجله. يتم التوقيع على مقتطف من البروتوكول فقط من قبل السكرتير ، كما يقوم بإعداد شهادة. وهو يتألف من كلمة "صحيح" ، وهي إشارة إلى موقف الشخص الذي يصادق على المقتطف ، والتوقيع الشخصي ، واللقب ، والأحرف الأولى والتاريخ. إذا تم تقديم مستخرج لتقديمه إلى منظمة أخرى ، فيتم المصادقة عليه بختم.

قالب البروتوكول

(مع الترتيب الطولي للتفاصيل)

شعار النبالة للاتحاد الروسي

اسم الشركة

بروتوكول

____________________ № _________________

التاريخ

_______________________________

مكان النشر

عنوان:

اجتماعات اللجان من أجل ...

رئيس مجلس الإدارة - سميرنوف إس.

سكرتيرة - أنتونوفا م.

الحاضر: 30 شخصا (القائمة مرفقة)

(إذا كان يصل إلى 15 شخصا ، ثم في البروتوكول

الألقاب مع الأحرف الأولى

بالترتيب الأبجدي مفصولة بفواصل)

جدول أعمال:

1. حول إجراءات التحضير للمؤتمر.

تقرير المدير ...

1. الاستماع:

سوكولوف أ. - مرفق نص التقرير.

إجراء:

إيفانوف م. - تسجيل قصير للكلمة (بصيغة الغائب).

تم الحل:

1.1 يوافق...

2. الاستماع:

إجراء:

تم الحل:

رئيس التوقيعإس. سميرنوف

يمثل- وثيقة صاغها عدة أشخاص تؤكد وقائع أو أفعال محددة.

يتم وضع الأعمال في مواقف مختلفة وبالتالي لها العديد من الأنواع:

فعل قبول العمل بموجب العقد ؛

فعل قبول وتحويل المستندات ؛

عملية شطب المواد ؛

عمل تجاري

فعل التحقق ، إلخ.

يتم وضع الأعمال من قبل لجنة ، تعمل بشكل دائم أو يتم تعيينها بتوجيه من القادة.

تتكون مجموعة خاصة من خلال الأعمال التجارية التي تثبت وقائع الضرر أو التلف أو النقص في البضائع ، وغيرها من الانتهاكات لقواعد النقل. يتم وضع مثل هذا العمل على نموذج مطبوع للعينة المحددة ، مملوءًا بدون بقع أو محو أو خطافات. يجب تحديد جميع الإضافات والتصحيحات في القانون والتصديق عليها بتوقيعات الطرفين.

إذا كان الفعل مستندًا داخليًا للمؤسسة ، فيتم وضعه في نموذج مشترك. إذا كان الفعل مستندًا خارجيًا ، فيجب أن يحتوي على بيانات مرجعية حول المنظمة.

يجب أن يكون الفعل:

اسم المنظمة (التقسيم الهيكلي) ؛

اسم نوع الوثيقة ؛

عنوان النص

التوقيعات.

· عجل البحر؛

التطبيقات ؛ (مع نسخ من المستندات الداعمة).

يتكون نص القانون من أجزاء تمهيدية وتأكيدية.

يشير الجزء المائي من القانون إلى أساس تحضيره. قد يكون هذا رابطًا إلى مستند ، إلى أمر شفهي من الإدارة ، إلى أي حقائق أو أحداث أو إجراءات.

قد يكون للقانون عنوان ، على سبيل المثال: "قانون بشأن النقص في السلع الاستهلاكية" أو "قانون قبول ونقل المستندات التي تحمل علامة" سرية ".

ينص الجزء الرئيسي من القانون على ما يلي:

· أهداف و غايات؛

توقيت عمل الهيئة.

النتائج (الاستنتاجات ، الاستنتاجات ، الاقتراحات).

بعد النص وملاحظة حول التطبيق ، إذا لزم الأمر ، يتم الإشارة إلى معلومات حول عدد نسخ القانون أو موقعها أو المرسل إليهم الذين تم إرسالهم إليهم.

يتم التوقيع على القانون من قبل جميع الأشخاص الذين شاركوا في إعداده.

بالنسبة لعدد من الأعمال (على المواد ، المالية وغيرها من القضايا الهامة) ، من الضروري الحصول على موافقة الرئيس والشهادة بختم المؤسسة.

يتم تقديم أعمال التدقيق والتفتيش لجميع الأشخاص الذين تؤثر أنشطتهم. في الوقت نفسه ، في القانون ، بعد توقيعات المترجمين ، هناك ملاحظة "الفعل مألوف: المواقف والتوقيعات ونسخ التوقيعات والتواريخ."

علي سبيل المثال:

جمعتها:

رئيس _______________________________________________

أعضاء الهيئة:

أعضاء اللجنة: 1. _____________________________________

المنصب واللقب والأحرف الأولى

الحضور: 1. _____________________________________

المنصب واللقب والأحرف الأولى

أسماء أعضاء اللجنة والحاضرين مرتبة أبجديًا. يتضمن عنوان الوظيفة اسم المؤسسة.

الجزء الآتي يبدأ بفقرة. يحدد الأهداف والغايات وجوهر العمل الذي قام به واضعو القانون ونتائجه. يمكن تقديم نتائج العمل في شكل جدول.

في الجزء الأخير من القانون ، يتم استخلاص النتائج أو تقديم التوصيات. هذا الجزء من النص اختياري - يمكن أن ينتهي الفعل ببيان الحقائق.

بعد النص ، قبل التوقيعات ، إذا لزم الأمر ، أشر إلى عدد نسخ القانون الذي تم وضعه ومكانها (هذا الجزء من القانون اختياري أيضًا). علي سبيل المثال:

تم تجميعها في 3 نسخ:

النسخة الأولى. أرسلت إلى وزارة الاقتصاد في روسيا

النسخة الثانية. أرسلت إلى وزارة السكك الحديدية في روسيا

النسخة الثالثة. - في حالة 05-24.

أكمل نص عقد التوقيع. يتم التوقيع على القانون من قبل رئيس اللجنة وجميع الذين صاغوا القانون. عند التوقيع على المركز ، لا تتم الإشارة إلى الألقاب قبل الأسماء. علي سبيل المثال:

رئيس اللجنة التوقيعك. لاكين

أعضاء اللجنة: ______________ V.N. كيريلوف

التوقيع

______________ في. بوتابوف

التوقيع

ن. لامشينا

التوقيع

كما هو الحال في أي مستند ، يوجد في الفعل قبل النص عنوان يبدأ بحرف الجر "O" ("تشغيل") ويتم صياغته بمساعدة الاسم اللفظي "عند التحقق" ، "عند القبول والإرسال" ، "عند الشطب" و "عند التدمير" وما إلى ذلك.

بعض أنواع الأعمال تتطلب الموافقة. على سبيل المثال ، تتم الموافقة على قانون بشأن تصفية مؤسسة من قبل رئيس قسم أعلى (وزير) ، وهو قانون يتعلق بتخصيص الوثائق وحالات التدمير - من قبل رئيس المؤسسة. يتم إصدار الموافقة بختم وفقًا لمتطلبات GOST R 6.30-97.

هذا مثال على فعل:

تمت الموافقة على وزارة الثقافة الروسية

لجنة الثقافة رئيس اللجنة

الإدارات التوقيعن. بيتروف

___________________________ ___________________

اسم المنطقة التاريخ

18.05.2000 № 12

مدينة نوفوسيبيرسك

عند التحقق من سلامة الوثائق في اللجنة

السبب: قرار رئيس اللجنة بتاريخ 20 أبريل 2000 رقم 102 "بشأن التحقق من سلامة وثائق الإدارة".

جمعتها لجنة مؤلفة من:

الرئيس: نائب رئيس اللجنة Sidorov G.V.

أعضاء الهيئة: 1. رئيس. الإدارة العامة Grigoryeva N.I.

2. مفتش قسم شؤون الموظفين Mikhailova G.G.

3. النائب كبير المحاسبين Myshkin S.I.

4. المرجع Prokudina M.V.

في الفترة من 16 إلى 18 مايو 2000 ، قامت اللجنة بفحص تنظيم وتخزين وثائق الإدارة في لجنة الثقافة. يتم تخزين المستندات في التقسيمات الهيكلية وفي الإدارة العامة.

يتم تنسيق تسمية الحالات سنويًا مع أرشيف نوفوسيبيرسك الإقليمي. لم يتم إثبات وقائع الوفاة أو الضياع أو التلف أو الإتلاف غير القانوني للوثائق.

تم تجميعها في نسختين:

اولا- في القضية رقم 23-1

الثاني - الأرشيف الجهوي.

رئيس اللجنة التوقيعج. سيدوروف

أعضاء الهيئة: التوقيعن. غريغوريفا

التوقيع GG. ميخائيلوفا

التوقيع S.I. ميشكين

التوقيعم. بروكودين

الخيار 2

توثيق نتيجة تدقيق أعمال شركة JSC Sibtekhmash ، والتي تم تنفيذها في الفترة من 02/01/2000 إلى 03/01/2000 ، نتيجة للتدقيق ، تم تحديد أوجه القصور التالية: سجلات الموظفين غير مبسطة ، بعض الملفات الشخصية للهندسة والفنيين في حالة سيئة ؛ يُسمح بشطب ورق التغليف والمسامير وقطع الغيار بشكل غير معقول لإصلاح المعدات ؛ في ورشة الآلات ، تم استخدام اللحام بشكل مفرط بمقدار 60 كجم ؛ مدير المستودعات P. قام ياكوفليف بشحن عبوات قابلة للإرجاع في وقت مبكر إلى الموردين ، حيث دفع المصنع غرامة قدرها 1.5 ألف روبل. بقية المعلومات متروك لك.

سكرتير التوقيعماجستير أنتونوفا

16. إعداد محضر اجتماع لجنة الجرد لمصنع معدات الغاز ، والذي نظر في إصدار نتائج جرد المستودع رقم 2 للمواد المساعدة. وتم خلال الاجتماع اتخاذ قرار بالموافقة على نتائج الجرد وعزو النقص في المواد المساعدة على نفقة مدير المستودع بمبلغ 365 مليون روبل ، وكذلك ورقة تجميع للمستودع رقم 2 و. مذكرة تفسيرية من مدير المستودع. بقية المعلومات متروك لك.

17. وضع بروتوكول كامل للاجتماع العام لعمال تعاونية الإنتاج "Start" ، حيث تمت مناقشة موضوع إنشاء إنتاج مواد البناء لتشييد المباني السكنية. وفي الاجتماع ، تم الاستماع إلى معلومات الرئيس حول إمكانية إنشاء مثل هذه الورشة وآفاق عملها. بعد المناقشة ، تقرر تكليف رئيس مجلس الإدارة ونائبه للتشييد بتطوير العمل في غضون 6 أشهر وتخصيص 315 مليون روبل لهذه الأغراض.

18. وضع ملخص عن الاجتماع الإنتاجي لموظفي دائرة التخطيط والاقتصاد بمصنع المستحضرات الطبية ، والذي نظر في موضوع التطوير المبكر للخطة المالية الصناعية الفنية لعام 1998. وبعد المناقشة ، قرر الاجتماع الإنتاجي: تطوير الخطة المالية الصناعية الفنية قبل ثلاثة أيام من الموعد المحدد. أدخل بقية المعلومات بنفسك.

معلومات مماثلة.

تُعقد الاجتماعات في العديد من المنظمات ، بغض النظر عن شكل الملكية لديهم. فيما يتعلق بهم ، يتبادل الموظفون والمديرون المعلومات المهمة ، ويتخذون القرارات. لكي يكون الحدث ساريًا ، يتم إنشاء محضر الاجتماع. نموذج هذا المستند في المؤسسات هو نفسه تقريبًا. تناقش القواعد أدناه.

أنواع الاجتماعات

يمكن أن تفشل هذه الأنشطة إذا لم تستعد لها. تقع هذه الوظيفة على عاتق القائد. يجب أن تحدد طبيعة الحدث. يميز المتخصصون عدة أنواع من الاجتماعات:

1. التدريب (المؤتمر) ، والغرض منه تزويد الموظفين بالمعرفة ، وتحسين مهاراتهم.
2. معلوماتية. الحدث مطلوب لتلخيص المعلومات واستكشاف وجهات النظر المختلفة حول القضايا الناشئة.
3. توضيحي. في مثل هذه الاجتماعات ، يقنع المديرون العمال بصحة السياسة الاقتصادية المتبعة.
4. إشكالية. يقام هذا الحدث لتطوير طريقة لحل المشاكل الفعلية.

مهما كان نوع الاجتماع ، يجب توثيقه. هذا يسمح بتنفيذها بكفاءة وبطريقة منظمة.

تمرين

لكي يكون الاجتماع فعالاً ، يجب أن يكون القادة على دراية بالقواعد التالية:

1. من الضروري تحديد الموضوع بوضوح والنتائج المرجوة. سيساعد هذا في الحفاظ على تنظيم الحدث.
2. التطوير الدقيق لجدول الأعمال. من الضروري تحديد تسلسل النظر في الأسئلة. في الوقت نفسه ، من الأفضل البدء بأسئلة سهلة والانتقال إلى أسئلة أكثر تعقيدًا.
3. يجب أن يكون المشاركون على دراية بالحقائق التي سيتم مناقشتها. من الأفضل القيام بذلك قبل الاجتماع.
4. يجب إرسال دعوة مسبقًا إلى الأشخاص الذين يجب عليهم الحضور. إذا لم يستطع البعض المساعدة في حل المشكلات ، لكنهم بحاجة إلى معرفة نتائج الحدث ، فعليهم تقديم بروتوكول.
5. يجب اختيار مكان الاجتماع بناءً على أهدافه. شروط استيعاب الناس مهمة في خلق بيئة عمل.

هذه الفروق الدقيقة هي أهم الفروق في التحضير للاجتماع. إذا تم اتباعهم ، فسيتم عقد الحدث بكفاءة وبطريقة منظمة.

لماذا مطلوب محضر الاجتماع؟

كل منظمة لديها اجتماعات منتظمة. يساعد هذا النوع من الأحداث في حل العديد من المشكلات الحادة ، واتخاذ قرارات في الوقت المناسب بشأن المهام المعقدة ، وإنشاء استراتيجية تطوير الشركة. في كثير من الأحيان لا يتم تسجيل الاجتماعات في دقائق ، وهو ما يعتبر القاعدة. يمكن للإدارة أن تحدد بشكل مستقل قائمة الأحداث التي يتم خلالها الاحتفاظ بالسجل. كما أنها تحدد الأماكن التي لا يلزم القيام بذلك فيها.

الغرض الرئيسي من البروتوكول هو التسجيل الكتابي لجميع الأسئلة والمهام والآراء التي أثيرت في الاجتماع ، وكذلك صنع القرار المشترك. يعتبر البروتوكول المفصل هو أفضل شكل. عادةً ما يتم استخدام مثل هذا المستند في الأحداث التي ستؤثر على التطور المستقبلي للشركة. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري تسجيل محتوى الاجتماعات مع الشركات والموظفين في مؤسسات الدولة. نماذج محاضر الاجتماعات لأشكال مختلفة من الأحداث متشابهة ، هناك اختلافات طفيفة فقط.

عمل

يتم الاحتفاظ بمحضر الاجتماع من قبل رئيس المؤسسة. لكن هذه الوظيفة يمكن أن يؤديها عامل آخر. قبل هذا الحدث ، يتم تزويد السكرتير بقائمة المدعوين وقائمة تقريبية بالأسئلة. يتم تزويد المشاركين بملخصات التقارير. سيسمح لك ذلك بإعداد قالب مستند لتسريع العمل على صياغة المستند. تتشابه نماذج محاضر الاجتماعات في مثل هذه الأحداث في جميع المؤسسات.

عندما يكون هناك العديد من المشاركين ، فمن الأفضل أن يكون لديك ورقة تسجيل ، حيث سيتم تسجيل الأسماء الكاملة لمن يظهرون. مع بداية الاجتماع ، يتم اعتماد قائمة الحاضرين من قبل السكرتير. يتم تسجيل سجل المعلومات من قبل السكرتير أثناء الحدث. تستخدم تسجيلات الدكتافون لتحسين دقة التسجيل. يتم تسجيل جميع الكلمات على وسيط رقمي ، ثم يتم نسخها أثناء التسجيل النهائي للبروتوكول.

إذا كان هناك العديد من المشاركين في الاجتماع ، فعندئذٍ تتم دعوة سكرتيرَين لأخذ المحاضر. مثل هذا العمل يسرع العملية إذا تأخر الحدث. لا يتم تضمين الردود والملاحظات والتعليقات التي لا تتعلق بموضوع الاجتماع في محتوى المستند. يتضمن البروتوكول المعنى العام للتقارير والأسئلة والمقترحات. يتم تسجيل القرارات والتعليمات بدقة ، والتي يتم توفيرها من قبل الرئيس للموظفين الفرديين.

إذا احتاج المدير إلى معلومات دقيقة ، فقد يطلب تقريرًا موقعًا من الشخص المسؤول. وتناقش الاجتماعات الوضع بشكل عام فلا داعي لعمل ملاحظات مفصلة. ونتيجة لذلك ، يشمل البروتوكول مسار الاجتماع: الموضوعات التي تمت مناقشتها ، والقضايا ، والقرارات. يطلب القادة أحيانًا تثبيتًا حرفيًا لجميع العبارات. يحدث هذا في اجتماعات المنظمات الحديثة ، حيث يتم حل العديد من القضايا التشغيلية.

تسجيل

اجتماعات؟ يتضمن النموذج المعلومات الأساسية التي يجب تضمينها في المستند. في الدوائر الحكومية ، يتم الاحتفاظ بالبروتوكولات على أساس أشكال خاصة. يتكون النموذج المعتاد لعينة محضر الاجتماع من:

1. التفاصيل الإلزامية (التاريخ ، الرقم ، اسم المؤسسة ، نوع المستند مع تسمية الحدث ، المكان).
2. قائمة الحاضرين (الاسم الكامل ، موقف المشاركين). يمكن استخدام ورقة الإقبال ، والتي يوقع فيها كل من جاء.
3. إذا حضر الحدث أشخاص من مؤسسات أخرى ، فيجب إدخالهم في قسم "المدعوون".
4. الجزء الرئيسي. يشير إلى 3 أجزاء: الاستماع (الاسم الكامل وموقع المتحدثين ، وموضوعات الخطب ، وتقديم الجوهر) ، وتحدث (الاسم الكامل وموقع الشخص الذي طرح الأسئلة أو قدم التعليقات) ، مقرر (رئيس يعطي تعليمات أو قرار يتم فرضه ، يتم تحديد المواعيد النهائية لإكمال المهام).
5. في نهاية التوقيع يضع السكرتير والرئيس. لا حاجة للطباعة.

وفقًا لهذا البروتوكول النموذجي ، سيكون من الممكن إعداد وثيقة مختصة. يجب ترقيمها للتحكم في تقدم الاجتماع. يتم إعداد الورقة النهائية في وقت ما بعد الاجتماع. قد يستغرق هذا عدة ساعات أو حتى أيام ، كل هذا يتوقف على كمية المعلومات.

نموذج محضر الاجتماع مع المدير هو نفسه تمامًا مثل المحضر المنعقد بدونه. ثم يتم تقديم المستند للتوقيع عليه إلى الرئيس المسؤول عن الحدث. يتم إرسال البروتوكول إلى الأطراف المعنية أو يتم إنشاء مقتطفات رسمية مع تعليمات لفناني الأداء.

إذا تم إعداد محضر اجتماع تقني ، فقد تتضمن عينة منه الفروق الدقيقة المحددة لهذا الحدث. لكن بشكل عام ، يجب أن يحتوي على الجوهر الرئيسي والمشاكل والقضايا التي ناقشها المشاركون. يمكن استخدام نموذج محضر ورشة العمل المقدم في المقالة كمثال في إعداد هذه الوثيقة.

الاجتماع التشغيلي

يحتوي هذا الحدث على الميزات التالية:

1. تردد محدد ، على سبيل المثال ، كل أسبوع.
2. تكوين معين من الحاضرين.
3. مواضيع وأسئلة مماثلة.
4. مدة قصيرة.

نموذج بروتوكول الاجتماع التشغيلي هو نفسه للحدث العادي. فقط السكرتير أولاً يتعرف على خوارزمية العمل ، أسئلة للمناقشة. يؤدي هذا إلى تسريع العمل على المستند ، لأن معظمه يتم تشكيله مسبقًا. يتم إعداد البروتوكول بسرعة ، ويتم تقديم المستند على الفور للتوقيع عليه إلى الإدارة.

تخزين

لحل مشكلة تخزين البروتوكولات ، يحتاج السكرتير إلى التعرف على الوثائق الداخلية للمنظمة. ذلك يعتمد على تفاصيل المشروع. يتم الاحتفاظ بالوثائق الخاصة باجتماعات مجالس الإدارة أو المساهمين في شركة المساهمة المشتركة بشكل دائم. يتم ترك البروتوكولات في موقع الهيئة الحالية للمنظمة. عادة ما يتم الاحتفاظ بوثائق الاجتماع لمدة 3 أو 5 سنوات ثم يتم أرشفتها وإتلافها بناءً على التعليمات.

خاتمة

تسمح محاضر الاجتماع للحاضرين بتذكر جدول الأعمال وإكمال المهام في الوقت المحدد. توجد الآن موارد إلكترونية للإعداد التشغيلي لهذه الوثائق وتوزيعها. لذلك ، سيكون من الملائم للسكرتير أن يقدم نسخة من البروتوكول إلى الأطراف المهتمة.