Маршрутный лист для водителя автомобиля. Правило оформления маршрутного листа. Оформление маршрутного листа

Работа торгового представителя заключается в распространении определенных видов продукции по розничным торговым точкам, изучении спроса на товары, анализе и прогнозировании объемов продаж путем практической оценки сбыта. Использование маршрутного листа значительно облегчает труд работника, поскольку документ является своеобразным путеводителем, разработанным на основе потребностей торговых точек в тех или иных товарах и с использованием элементов логистики.

Основные цели разработки маршрутного листа заключаются в:

• планировании развития сети сбыта. Для выполнения этой задачи документ содержит информацию обо всех точках розничной торговли, которые следует посетить для реализации планов по наработке клиентской базы, заключению/продлению договоров. Важным условием является уточнение местонахождения торговой точки, контакты руководства, планируемые объемы поставки товаров и продукции;
• выполнении запланированных операций по продажам и отгрузкам. Важной составляющей при этом является маршрутизация, произведенная на базе всех данных, собранных на первом этапе работы;
• формировании отчетности по срокам доставки, объемам продукции, количеству торговых точек. Составление маршрутного листа позволит рассчитать оптимальный вариант последовательного посещения всех мест сбыта, с учетом их удаленности друг от друга и склада, затрат времени на путь следования, разгрузку, а также расходования ГСМ.

Бланк маршрутного листа содержит следующие графы:
Т/т означает «торговая точка». В строку необходимо вписывать наименования всех мест торговли, которые планируется посетить в течение рабочего дня, с указанием подробного адреса и контактов.

ЛПР означает «лицо, принимающее решение». В эту графу следует вписать фамилию, имя и отчество человека, который отвечает за проведение закупок в торговой точке.

Телефон – в этой строке вносятся контактные номера телефонов. Такая информация крайне необходима и важна, особенно в случае возникновения непредвиденных ситуаций с изменением сроков, ассортимента или объемов поставки.

Оплата – такая строка отражает способ проведения платежей и расчетов, применяемых в данной торговой точке:

• н/ф – наличными по факту;
• н/о10 – наличными с использованием отсрочки на 10 дней (прописывается в договоре);
• б/н12 – безналичным расчетом с отсрочкой 12 дней.

Частота – в данной графе указывается частота посещений торговой точки. Для удобства подразделяется на три категории:

• А – еженедельное посещение;
• В – один раз в 14 дней;
• С – один раз в 30 дней.

Продажа – здесь проставляются отметки по факту каждого посещения. При варианте А цифры от 1 до 8 будут означать недели. Лучше всего в графах отражать календарные даты посещения. Проставляя плюсы торговым точкам, которые сработали, и минусы тем, которые не посещались, торговый представитель наглядно видит картину по всему маршруту. Это поможет не только воспроизвести хронологию истории продаж, но и сверить с оператором склада количество отгрузок.

Примечание – полезная графа. Туда вносятся все особые заметки по каждой торговой точке. Например, ограничение по времени посещения, или иные особые условия доставки.

Свободное поле внизу маршрутного листа предназначено для записей о посещении новых торговых точек, с указанием адресов и контактной информации. Для самоконтроля весьма полезным будет отражение общей суммы вывезенных товаров за рабочий день. Это позволит не только вести оперативный учет, но и контролировать выполнение плана на любом этапе.

Образец бланка маршрутного листа скачать (Размер: 30,5 KiB | Скачиваний: 4 874)

Многие сотрудники — водители, курьеры, экспедиторы — имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (а именно ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей . Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами. Одним из таких документов выступает маршрутный лист.

С его помощью сотрудники могут подтвердить, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.

В дальнейшем маршрутный лист вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег будет считаться основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он служит документом бухгалтерского и налогового учета.

В некоторых случаях маршрутные листы помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальный путь. Эти действия могут существенно снизить затраты организации на передвижение сотрудников по городу. Посмотреть и скачать бесплатно образец маршрутного листа (бланк) вы можете ниже

Образец: маршрутный лист

Скачать бесплатно образец маршрутного листа (бланк)

Утвержденной формы бланка не существует. Поэтому каждая организация самостоятельно разрабатывает собственную форму. Вы можете скачать бланк маршрутного листа, предложенный нами, или разработать свой шаблон самостоятельно на свое усмотрение. Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа.

За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В ней же прописываются периодичность подачи документа и порядок его оформления.

Скачать бланк маршрутного листа служебных поездок (заполненный)

Порядок оформления

Лист оформляется в таком порядке:

1. Листок составляется лично работником перед поездкой либо логистом.
2. По ходу движения в листе делаются отметки.
3. По возвращении лист сдается в бухгалтерию или отдел логистики.

К сданному листу прикрепляются оригиналы документов (чеки), подтверждающие траты: например, отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т. д.

Расходы проверит бухгалтер организации, директор — подпишет, а затем на его основании работнику будут возмещены расходы (если он потратил свои деньги) либо бухгалтерия спишет деньги, которые были выданы подотчет.

Данные о выдаче документа заносятся в .

Правила заполнения

Листок оформляется водителем по итогам разъездов по городу за один день. Заполняется он следующим образом:

• вверху документа по центру строки пишется наименование организации. Ниже указываются населенный пункт и дата оформления;
• указывается Ф.И.О. и должность работника, на которого он составляется. Далее вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
• в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты документа, подтверждающего затраты на поездку, а также сумма затраченных средств;
• листок должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После того как листок оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок на него может быть обращено внимание контролирующих структур.

На что обратить внимание

Если вы решили скачать бланк маршрутного лист служебных поездок из нашего материала, то, пожалуйста, обратите внимание на следующие важные моменты

1. Порядок работы с данным документом должен быть утвержден ЛНА, а также люди, ответственные за регистрацию, выдачу и хранение.
2. Печать на данном документе ставить не обязательно, но если печать есть, то это не будет нарушением и добавит солидности документу.
3. Расходы, заносимые в маршрутный лист, должны быть обоснованными и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возмещать расходы.
4. Маршрутный лист не является путевым листом, хотя и является его составной частью. Поэтому отметок медицинских работников там ставить не нужно, но если вы оформляете путевой лист, то отметка медика и техника там обязательны.

Порядок хранения

Оформленные маршрутные листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда — хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Работники предприятий и организаций в процессе исполнения поручений работодателя, связанных с выполнением трудовых функций, могут нести транспортные расходы (затраты на оплату бензина для транспортного средства, приобретение проездных билетов на общественный транспорт). Для фиксации данных расходов оформляется маршрутный лист, образец которого составляется организацией.

Цели составления маршрутных листов

Оформление данного документа необходимо курьерам, водителям, менеджерам продаж, юристам, бухгалтерам, торговым представителям и другим работникам, которые выполняют трудовые функции за пределами офисов.

Маршрутные листы могут понадобиться руководителям организаций для анализа передвижений работников в целях поиска оптимальных путей, экономии денежных средств, для подтверждения расходов в налоговых органах.

Сотруднику организации, понесшему расходы в связи с передвижениями, выплачивается компенсация в размере соответствующих расходов, основанием для чего является маршрутный лист.

Вид транспортного средства, расстояние, перевозимый груз не влияют на форму маршрутного листа. Его задачей является фиксация факта отправления сотрудника по служебным делам, в результате чего им были понесены расходы.

Утвержденной на законодательном уровне формы маршрутных листов не существует. Бланк маршрутного листа скачать можно по ссылке, которая будет приведена ниже.

Организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом своих интересов и потребностей. Форма утверждается руководством организации в учетной политике. Для оформления документа можно использовать лист формата А4 или фирменный бланк организации.

Маршрутный лист (бланк)

Оформление маршрутного листа

Составляется маршрутный лист в двух экземплярах, один из которых остается у работника, второй экземпляр передается в бухгалтерию организации. Печати не ставятся, поскольку он относится в внутреннему документообороту. Для подтверждения расходов к маршрутному листу в качестве приложений представляются проездные документы, отчет работника о расходах.

Документы проверяются бухгалтером и передаются на подпись руководителю юридического лица.

Маршрутный лист отражает поездки работника в течение дня (недели, месяца). В нем указываются:

• организация, выдавшая лист,
• населенный пункт, в котором он оформляется,
• дата поездок,
• фамилия, имя, отчество сотрудника организации, в отношении которого составляется маршрутный лист,
• должность сотрудника.

• место назначения,
• цель поездки,
• отметки о прибытии и убытии (часы, минуты),
• транспорт,
• затраты,

Может быть указана иная информация в соответствии с потребностями работодателя.

После таблицы ставятся подписи работника, в отношении которого выдан маршрутный лист, и должностного лица организации, имеющего соответствующие полномочия (бухгалтер, сотрудник отдела кадров, руководитель). Указываются дата и время получения листа.

Оформленный надлежащим образом маршрутный лист становится документами бухгалтерской и налоговой отчетности.

Срок хранения маршрутных листов

Заполненные маршрутные листы подлежат хранению у юридического лица не менее пяти лет. В случае, если листы подтверждают работу специалистов в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, документы должны храниться 75 лет (соответствующее положение закреплено в п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов , утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Заполненный бланк маршрутного листа