متطلبات إعداد وثائق الموظفين. القوة القانونية للوثيقة: جوهرها ، إجراءات إعطاء نظام تسجيل مستندات المراسلات الداخلية

في المنظمات ، كجزء من عملية الإنتاج ، يجري الموظفون المراسلات الداخلية مع بعضهم البعض. يكتبون البيانات ، ويبلغون بعضهم البعض بإخطارات حول تقدم العمل المنجز أو حول كيفية القيام به. غالبًا ما تكون مثل هذه الوثائق ذات أهمية عالية وبالتالي يجب أن يكون لها قوة قانونية.

لإعطاء الوثيقة القوة القانونية ، يجب مراعاة القواعد التالية:

يجب على صاحب العمل ، عند إنشاء وثيقة المراسلات الداخلية ، الالتزام بالمعايير التشريعية الحالية ؛

يمكن للموظف إصدار مستند فقط ضمن اختصاصه ؛

صاحب العمل ملزم بالامتثال لقواعد إعداد وتنفيذ المستندات ، وكذلك تعريف الموظفين بها (إذا لزم الأمر).

المتطلبات التي تعطي الوثيقة القوة القانونية

التركيبة الإلزامية للتفاصيل التي تمنح المستندات المنشأة القوة القانونية:

1. مؤلف الوثيقة (اسم المنظمة ، أو المؤسسة ، أو المؤسسة ، مع الإشارة إلى الانتماء الإداري أو الشكل القانوني). سيكون البديل هو طباعة المستند على ورق ذي رأسية. تشير بعض الوثائق بالإضافة إلى ذلك إلى المدينة التي نُشرت فيها هذه الوثيقة.

2. عنوان الوثيقة (أمر ، لائحة ، إلخ).

3. تاريخ إنشاء الوثيقة ، الموافقة عليها ، نفاذها.

4. فهرس التسجيل (رقم) لهذه الوثيقة وفقا لنظام التسجيل المعتمد من قبل الشركة.

6. توقيع رئيس المنظمة أو الشخص المسؤول المفوض من قبله. يمكن لصق توقيع الرأس بعدة أشكال ، وعلى وجه الخصوص:

6.1 التوقيع المباشر (كما هو مطلوب بموجب أوامر في نماذج موحدة - يشير إلى الموقف وفك تشفير التوقيع والتوقيع نفسه).

6.2 ختم مباشر للموافقة موقعة من رئيس (أو مسؤول مخول) لهذه المنظمة. يتم لصق ختم الموافقة على رأس المستند العلوي على الجانب الأيمن.

6.3 ختم الموافقة غير المباشر ، بوساطة ، على سبيل المثال ، من خلال الموافقة بأمر. يتم لصق مثل هذا الختم ، كقاعدة عامة ، أيضًا على العنوان العلوي للمستند على الجانب الأيمن (كما في النموذج الموحد T-3 - التوظيف).

6.4 في شكل قرار المدير ، على سبيل المثال ، في بيان الموظف. يجب أن يحتوي القرار على أربعة مكونات: متلقي القرار ، الإجراء أو الأمر الإداري نفسه ، توقيع الرئيس وتاريخ إصدار القرار. يتم تثبيت الدقة ، كقاعدة عامة ، يدويًا في أي مساحة خالية من المستند ، ولكن عادةً في الجزء العلوي منه.

7. تأشيرات الموافقة لتلك الأنواع من الوثائق التي بدون هذه التأشيرات لن يكون لها القوة القانونية الكاملة. على سبيل المثال ، تأشيرات الموافقة مع الهيئة النقابية الأولية ، مع الأخذ في الاعتبار رأي الهيئة التمثيلية ، والاتفاق مع محام ، مع كبير المحاسبين ، إلخ. يتم تحديد المستندات التي تتطلب الموافقة وفقًا لمتطلبات التشريعات الحالية ، والنماذج الموحدة واللوائح المحلية الداخلية للمنظمة نفسها ، على وجه الخصوص ، تعليمات العمل المكتبي أو اللوائح الخاصة بالإدارات ، وما إلى ذلك (إن وجدت). يمكن أن تكون تأشيرة الموافقة بالأشكال التالية:

7.1 إشارة إلى الوثيقة التي تؤكد الموافقة (نموذج موحد T-7). يتم لصق ختم الموافقة ، كقاعدة عامة ، في الجزء السفلي من التصميم على الجانب الأيسر.

7.2 الإشارة إلى الصياغة التي تؤكد الاتفاق ، وموقف الشخص أو الأشخاص الذين تم الاتفاق معهم ، والتوقيع / التوقيعات ، ونسخهم وتواريخ الاتفاق. يتم وضع تأشيرة الموافقة ، كقاعدة عامة ، في الجزء السفلي من الجزء الرسمي من المستند أو في أي مساحة خالية.

8. يجب أن تخضع تأشيرات التعريف لجميع أوامر الموظفين والوثائق الأخرى ، والتي يجب في جوهرها نقلها إلى دائرة معينة من الموظفين. يتضمن هذا الشرط أيضًا التاريخ المكتوب بخط اليد لتعريف الموظفين بموجب المستند الموقع. يتم وضع تأشيرة التعريف في الجزء السفلي من المستند في الوسط أو على الجانب الأيسر.

تم تصميم النماذج الموحدة التي طورتها لجنة الإحصاء الحكومية مع مراعاة إعطاء المستندات القوة القانونية وتحتوي على جميع التفاصيل المحددة (على الرغم من وجود استثناءات ، على سبيل المثال ، البطاقة الشخصية للموظف - لا يحتوي النموذج الموحد T-2 على رقم تسجيل ، حيث لا يتم تخزين هذه المستندات ترتيبًا زمنيًا ، ولكن يتم تخزينها أبجديًا).

يرد أدناه مثال لجميع التفاصيل المحددة في نموذج موحد باستخدام النموذج الموحد T-6 كمثال - طلب إجازة.

إعطاء القوة القانونية لوثائق المراسلات الداخلية

تحل المراسلات الداخلية في المنظمة المهام التالية:

1. يصرح ويوثق كتابةً رأي أو طلب أو اقتراح أحد الطرفين أو صاحب العمل أو الموظف أو في طبيعة إبلاغ الطرف الآخر.

2. هو رابط لا يتجزأ في إجراءات إنهاء عقد العمل ، ونقل الموظفين ، وتسجيل الإجازة وإجراءات شؤون الموظفين الأخرى.

3. يعمل كأدلة مستندية ضرورية عند النظر في نزاع عمالي.

لكي تؤدي المراسلات الداخلية جميع المهام المذكورة أعلاه ، يجب استيفاء الشروط التالية:

1. يجب أن يتم تنفيذ الوثيقة بشكل صحيح ، مع جميع التفاصيل اللازمة لذلك.

2. يجب أن يكون للمستند رقم تسجيل حسب سجل الوثائق الواردة والصادرة.

3. يجب أن يتم الرد على هذه الوثيقة رسميًا من قبل الطرف المتلقي. على سبيل المثال ، في شكل قرار.

4. يجب تخزين المستند مع مراعاة متطلبات الأرشفة المقررة.

في أغلب الأحيان ، يقوم الموظف بإجراء المراسلات الداخلية بمساعدة البيانات والمذكرات الرسمية وصاحب العمل - في شكل إخطارات. يتم إعداد وثائق المراسلات الداخلية ليس فقط إذا كان من الضروري تبادل الرسائل الرسمية بين الموظفين ، ولكن أيضًا بين رؤساء الأقسام والموظفين ورؤساء الأقسام وغيرهم ، إلخ.

في الوقت الحاضر ، يتم تنفيذ معظم هذه المراسلات في في شكل إلكتروني ، عن طريق المراسلة بالبريد الالكتروني . باستخدام مثل هذه الرسائل ، من الصعب للغاية إثبات أن هذا المستند الإلكتروني قد تم إنشاؤه بواسطة هذا الموظف المحدد (حتى عند تعيين كلمات المرور ، سيتعين عليك إثبات أنه لا أحد باستثناء هذا الموظف المحدد يعرف كلمة المرور للوصول إلى بريد إلكتروني معين). لذلك ، في حالة وجود تعارض أو تعارض محتمل ، يوصى بإعداد المستندات في شكل ورقي ، والتصديق بتوقيعك ، والتسجيل من خلال مسؤول في الشركة المسؤول عن تسجيل المستند.

من الممكن إعطاء مثل هذه المراسلات القوة القانونية إذا قام الموظف بطباعة الرسائل الإلكترونية وتسجيلها من قبل المسؤول. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج المستندات الداخلية للشركة (اللوائح المحلية الداخلية) إلى إصلاح طريقة تبادل المعلومات ، بالإضافة إلى وتيرة التحقق من الرسائل ، كآلية عمل للاتصال.

النظر في المبادئ العامة لإعطاء القوة القانونية لوثائق المراسلات الداخلية - البيانات والإخطارات. غالبًا ما تكون هذه المستندات هي الدليل الرئيسي في نزاعات العمل ، لذا فإن العمل الكفء معهم مهم للغاية لحماية مصالح صاحب العمل.

ميزات التسجيل وإعطاء القوة القانونية للبيانات

من مصلحة صاحب العمل استكمال البيانات الشخصية للموظفين يدويًا. عادةً ما تستخدم المؤسسات نماذج النماذج التي يجب أن يتم فيها ملء توقيع الموظف على الأقل وتاريخ توقيع الطلب يدويًا. غالبًا ما يتم تفسير هذا التنفيذ للبيانات في نزاع قضائي على أنه حقيقة ضغط على الموظف.

من حيث المبدأ ، يمكن أيضًا إنشاء التطبيق تلقائيًا ، ولكن بعد ذلك يتم طباعته وتوقيعه بواسطة الشخص الذي يقوم بإعداد هذا التطبيق.

من المستحسن أن يتم تضمين التفاصيل التالية في الطلب ، مع مراعاة الإجراء أعلاه لإعطاء القوة القانونية للوثائق:

1. اسم الوثيقة هو "التطبيق".

2. المرسل إليه - الذي يتم إرسال الطلب إليه ، مع الإشارة إلى الوظيفة في منظمة معينة ، الاسم الكامل. الرسمية.

3. المترجم - الذي تم إرساله منه ، مع الإشارة إلى الوظيفة والاسم الكامل. عامل.

4. نص البيان.

5. توقيع منشئ الطلب.

6. تاريخ التطبيق.

7. توقيعات الموافقة (غالبًا مع رئيس الوحدة الإنشائية - إذا لزم الأمر). هذه الدعامة اختيارية. لذلك ، يتم تحديد وجودها من خلال مبادئ العمل مع مثل هذه الوثائق في منظمة معينة.

8. رقم تسجيل الطلب. يتم تخصيص الرقم للمستند وفقًا لمجلة الوثائق الواردة (أو مجلة أخرى ، اعتمادًا على بناء نظام التسجيل في منظمة معينة) ، مع الإشارة إلى الرقم وتاريخ قبول المستند وتوقيع الشخص المسؤول (على سبيل المثال ، سكرتير). الشخص المسؤول عن استلام هذه المستندات يضع الرقم.

9. حل الشخص الذي تم توجيه الطلب إليه أو المخول بحل مشكلة معينة. يجب أن يحتوي القرار على توقيع بخط اليد والتاريخ والقرار الإداري بشأن إصدار الطلب الذي يشير إلى المسؤول المحدد (اسمه الأخير أو ببساطة القسم) الذي تم إرسال هذا الأمر إليه و (إذا لزم الأمر) تاريخ الطلب المحدد في القرار يجب الوفاء به.

10. بعد تنفيذ إجراءات الموظفين على أساس هذا الطلب ، يمكن وضع علامات عليها عند تنفيذ أمر الرئيس (انظر المثال 8). يتم تثبيتها ، كقاعدة عامة ، في الجزء السفلي من جزء التصميم من المستند على اليسار أو في أي مساحة خالية.

11. قد تكون هناك علامات على رقم الحالة التي تم إرسال هذا الطلب إليها.

فيما يلي مثال لتطبيق يحتوي على جميع التفاصيل اللازمة.

ميزات التسجيل وإعطاء الإخطارات القوة القانونية

يكتب صاحب العمل إخطارات لإبلاغ الموظف بشيء ما. على سبيل المثال ، لتحذيره بشأن التخفيض المقترح في عدد الموظفين (المادة 180 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ، بشأن الإجازة السنوية العادية القادمة ، وفقًا لجدول إجازات الشركة (المادة 123 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ، حول التغيير القادم في شروط عقد العمل (المادة 74 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ، حول حقيقة أنه يتم تخفيض عقد العمل المحدد المدة مع الموظف (المادة 79 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) الاتحاد الروسي) ، إلخ.

يجب وضع الإخطارات الرسمية للامتثال للإجراء المنصوص عليه في قانون العمل في شكل ورقي فقط ، حيث ستكون هذه المستندات تأكيدًا للامتثال للإجراء المتبع ، ويؤكد الموظف استلام هذا الإشعار ، كقاعدة عامة ، في وثيقة نفسها.

فيما يلي مقتطفات من قانون العمل ، تؤكد متطلبات نموذج الإخطار الكتابي في بعض حالات الامتثال لمتطلبات تشريعات العمل.

جزء من المستند

قانون العمل في الاتحاد الروسي مادة 74 (...) يلتزم صاحب العمل بإخطار الموظف بالتغييرات القادمة في شروط عقد العمل التي يحددها الطرفان ، وكذلك الأسباب التي استدعت مثل هذه التغييرات. جاري الكتابة في موعد لا يتجاوز شهرين ، ما لم تنص هذه القواعد على خلاف ذلك. إذا كان الموظف لا يوافق على العمل في الظروف الجديدة ، فإن صاحب العمل ملزم بذلك جاري الكتابة لعرضه على وظيفة أخرى متاحة لصاحب العمل (وظيفة شاغرة أو وظيفة تتوافق مع مؤهلات الموظف ، ووظيفة شاغرة منخفضة أو وظيفة منخفضة الأجر) ، والتي يمكن للموظف القيام بها مع مراعاة حالته الصحية. المادة 79 - إنهاء عقد العمل المحدد المدة ينتهي عقد العمل محدد المدة بانتهاء فترة صلاحيته. يجب إخطار الموظف كتابيًا بإنهاء عقد العمل بسبب انتهاء صلاحيته قبل ثلاثة أيام تقويمية على الأقل من الفصل ، باستثناء الحالات التي يتم فيها إبرام عقد العمل محدد المدة لفترة أداء واجبات تنتهي صلاحية الموظف الغائب. المادة 123 يتم تحديد ترتيب منح الإجازات المدفوعة سنويًا وفقًا لجدول الإجازات (...). يجب إخطار الموظف بوقت بدء الإجازة. تحت الرسم في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل بدئه. المادة 180 (...) يتم تحذير الموظفين من قبل صاحب العمل شخصيًا و تحت الرسم شهرين على الأقل قبل الإنهاء.

في جميع هذه الحالات ، سيحتاج صاحب العمل إلى تأكيد حقيقة إخطار الموظف لفترة زمنية معينة ، والتي تفي بمتطلبات تشريعات العمل. لذلك ، يتم تقديم هذه الإشعارات إلى الموظف بموجب توقيع شخصي. والأهم عند تسليم الإخطار ليس التوقيع من قبل الموظف ، بل الإشارة إلى تاريخ استلام مثل هذا الإخطار.

يحتوي الإخطار على نفس التفاصيل التي يجب أن تكون موجودة في أي وثيقة موظفين.

نظام تسجيل المستندات للمراسلات الداخلية

سيكون من الأسهل على صاحب العمل الدفاع عن نفسه في حالة حدوث نزاع عمالي (بما في ذلك النزاع القضائي) إذا كان لدى المنظمة نظام تسجيل مستندات مبني بكفاءة. نظام التسجيل في الشركة ضروري من أجل:

تسجيل توافر الوثائق وتتبع حركتها.

إعطاء الأثر القانوني لوثائق الشركة ؛

التنظيم الأمثل لتدفق المستندات الداخلية في المؤسسة ؛

حماية مصالح صاحب العمل في حالة النزاع القضائي. في هذه الحالة ، سيؤكد نظام تسجيل دفتر اليومية حقيقة أن المستند قد تم إنشاؤه في تاريخ معين.

يعتمد عدد المجلات (دفاتر المحاسبة) التي يجب الاحتفاظ بها بشكل مباشر على خصائص أنشطة المنظمة. من أجل أن تؤدي دفاتر المحاسبة (الكتب) ليس فقط وظيفة تسجيل المستندات ، ولكن أيضًا لتكون بمثابة دليل في حالة حدوث تعارض على أن المستند قد تم إنشاؤه بالفعل في فترة زمنية معينة ولا يمكن إدخاله لاحقًا ، يوصى باتباع القواعد التالية لتسجيل هذه المجلات.

المجلات يجب أن:

لها غطاء صلب (يتوافق مع مدة الصلاحية) ؛

لديك رابط غراء (لإثبات استحالة أو صعوبة إزالة ورقة أو إضافة ورقة إلى مجلة موجودة) ؛

لها صفحات مرقمة من البداية إلى النهاية ؛

أن تكون مخيط

أن تكون مصدق عليها بختم الكيان القانوني وتوقيع رئيس المنظمة (باستثناء أول دفاتر محاسبة لدفاتر العمل ، والتي يجب أن تكون مصدق عليها بختم الشمع أو الختم (البند 41 من مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225 "في كتب العمل").

يتم تطوير العرض الداخلي للمجلات حيث يمكن تسجيل وثائق المراسلات الداخلية من قبل المنظمات نفسها ، حيث لا توجد أشكال موحدة من المجلات. يوجد أدناه مثال على شكلها.

نسخ وتكرارات

غالبًا ما يتم نقل مستندات المراسلات الداخلية إلى المسؤولين في شكل نسخ أو نسخ مكررة ، لا سيما إذا تم إرسال المستند الأصلي إلى مسؤول أعلى أو حفظه في ملف القضية ، ولكن يجب اتخاذ بعض الإجراءات الإضافية بشأن المستند.

ينسخ يمكن أن يكون المستند بالفاكس أو مجانيًا. نسخة الفاكسيعيد إنتاج محتوى المستند وجميع ميزاته الخارجية بالكامل - التفاصيل الواردة في الأصل (بما في ذلك التوقيع والختم) أو جزء منها ، وميزات موقعها. نسخة مجانيةتم إنشاؤه باستخدام الآلات الكاتبة ، ويحتوي على جميع تفاصيل المستند ، ولكنه لا يكرر بالضرورة شكله.

الموظف المسؤول عن الوثائق يصادق على النسخ. يتم التصديق على النسخ عن طريق لصق كلمة "صحيح" أو "النسخة صحيحة" مع الإشارة إلى التوقيع ونسخته وتاريخ الشخص المسؤول. كقاعدة عامة ، يتم لصق ملاحظة الشهادة في الجزء السفلي من الجزء الرسمي من المستند في أي مساحة خالية.

إذا تم تقديم المستند إلى منظمات أخرى ، على نسخ من المستندات (مقتطفات منها) تأكد من الختم .

ينسخ - نسخة طبق الأصل من مستند رسمي له القوة القانونية للأصل.

* * *

لذلك ، لا يمكن الاستهانة بمستندات المراسلات الداخلية - غالبًا ما يعتمد الاعتراف بشرعية الإجراء على تنفيذها ومعالجتها بشكل صحيح. لكن مع هذه المستندات لا يعرف أصحاب العمل في أغلب الأحيان كيفية التعامل معها. لا يتم تسجيل مثل هذه الأوراق ، ولا يتم أخذها في الاعتبار ، ولا يتم الاتفاق عليها ، مما يؤثر سلبًا ليس فقط على القوة القانونية للوثيقة ، ولكن أيضًا على إجراءات الإدارة التي تتم في الشركة. في كثير من الأحيان ، لهذا السبب ، لا يستطيع صاحب العمل إثبات ذنب موظف معين ولا يمكنه تطبيق الأساليب القانونية لتطبيق عقوبة تأديبية أو إنهاء عقد عمل مع موظف. تبدأ العديد من الشركات في بناء نظام للعمل مع المستندات الموجودة بالفعل في أخطائها ، ولكن لا يزال من الأفضل منع النتائج السلبية بدلاً من التعامل مع نتائجها.

1 التاريخ المكتوب بخط اليد

2 التاريخ الشخصي

لتشكيل تدفق الوثائق لقسم شؤون الموظفين
* قائمة وثائق الموظفين المطلوبة وأنواع وأنواع وثائق الموظفين
* تسميات القضايا
* تجميع المستندات في حالات
متطلبات تنفيذ وثائق الموظفين ، وإعطاء الوثائق القوة القانونية
- استمرار 1 خيارات التصميم
* تعليمات حول إدارة سجلات الموظفين
* إعداد ملفات خدمة الأفراد لنقلها إلى أرشيف المنظمة ومدد التخزين
* مسؤولية صاحب العمل عن مخالفة متطلبات مسك سجلات الموظفين

ما هي متطلبات إدارة سجلات الموظفين

تتضمن إدارة سجلات الموظفين المؤهلة توثيق جميع مشكلات الموظفين وفقًا للقواعد المعمول بها لمعالجة المستندات.
تم تحديد شرط توثيق المعلومات وفقًا لقواعد معينة بموجب القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ "بشأن المعلومات وتقنيات المعلومات وحماية المعلومات".

من المادة 11 من القانون الاتحادي رقم 149-FZ:

1. - يجوز أن تحدد تشريعات الاتحاد الروسي أو اتفاق الطرفين متطلبات توثيق المعلومات.
2. - في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، يتم توثيق المعلومات بالطريقة التي وضعتها حكومة الاتحاد الروسي. يجب أن تمتثل قواعد العمل المكتبي وتدفق المستندات التي وضعتها الهيئات الحكومية الأخرى والهيئات الحكومية المحلية ضمن اختصاصها للمتطلبات التي وضعتها حكومة الاتحاد الروسي فيما يتعلق بالعمل المكتبي وتدفق المستندات للهيئات التنفيذية الفيدرالية.

يجب أن يتذكر مديرو وموظفو خدمة شؤون الموظفين أن إعداد وثيقة بشكل صحيح يعني منحها القوة القانونية. من الضروري إيلاء اهتمام كاف ليس فقط للمحتوى ، ولكن أيضًا لشكل المستند. القوة القانونية للوثيقة هي ملكية لوثيقة رسمية ، يتم إبلاغها إليها بموجب التشريع الحالي ، واختصاص الهيئة التي أصدرتها ، والإجراءات المعمول بها للتسجيل (البند 2.1 من GOST R 51141-98).
بالنسبة لأنشطة الإدارة ، فإن القوة القانونية للوثائق مهمة للغاية ، فهي تؤكد أن المستندات يمكن أن تكون بمثابة دليل حقيقي على المعلومات الواردة فيها. تعرف الممارسة القضائية العديد من الأمثلة عندما خسرت إحدى المنظمات قضية بسبب تنفيذ مستندات موظفين بشكل غير صحيح تم إعدادها في انتهاك لمتطلبات GOST ذات الصلة ، حيث لا يتم قبولها في المحكمة كدليل مكتوب وليس لها قوة قانونية. هذا تأكيد آخر على أنه في علاقات العمل (خاصة في حالة الفصل) من الضروري مراعاة جميع التفاصيل الدقيقة لإدارة سجلات الموظفين.

قواعد التوثيق

لإعداد مستند بشكل صحيح ، تحتاج أولاً وقبل كل شيء إلى تحديد مجموعة المستندات أو نظام التوثيق الذي تنتمي إليه.
وفقًا للفقرة 2.1 من GOST R 51141-98 ، يتم التعرف على نظام التوثيق كمجموعة من المستندات المترابطة وفقًا لعلامات المنشأ والغرض والنوع ونطاق النشاط والمتطلبات الموحدة لتنفيذها.
وفقًا لمصنف وثائق الإدارة لعموم روسيا OK 011-93 ، المعتمد بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي المؤرخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299 ، يجب أن تتضمن إدارة سجلات الموظفين نظامين للوثائق:
- نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛
- نظام موحد للوثائق المحاسبية الأولية (مجموعة من التوثيق للمحاسبة عن العمالة ودفعها).
قواعد التوثيقالمدرجة في نظام التوثيق التنظيمي والإداري ، المحددة بواسطة GOST R 6.30-2003، التي تمت الموافقة عليها بقرار من معيار الدولة للاتحاد الروسي في 3 مارس 2003 رقم 65-st.
هذا المعيار يحدد متطلبات إعداد تفاصيل المستندات ونماذج المستندات.
تعليمات لتطبيق وملء الاستمارات الموحدة (19 استمارة لتسجيل الموظفين و 11 استمارة لتسجيل استخدام وقت العمل والتسويات مع الموظفين للأجور) لوثائق المحاسبة الأولية لتسجيل العمالة ودفعها واردة في قرار لجنة الإحصاء الحكومية للاتحاد الروسي بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1.
ومع ذلك ، يحتوي GOST R 6.30-2003 على قائمة من التفاصيل ، والتي تحتوي على 30 نقشًا ، لسوء الحظ ، لم يتم تحديد النقوش المعينة التي تعطي الوثيقة القوة القانونية. ومع ذلك ، لا تؤثر جميع النقوش على القوة القانونية للوثيقة.
لذا ، فإن معيار "أنظمة التوثيق الموحدة. منح القوة القانونية للوثائق الموجودة على وسيط الآلة والمخطط الميكانيكي الذي تم إنشاؤه بواسطة تقنية الكمبيوتر GOST 6.10.4.-84 "، الذي تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي المؤرخ 9 أكتوبر 1984 رقم 3549 ، يحدد متطلبات تكوين التفاصيل التي تعطي القوة القانونية للوثائق الموجودة على حامل الآلة والمخطط الذي تم إنشاؤه عن طريق تكنولوجيا الكمبيوتر. وتشمل هذه: اسم المنظمة - منشئ الوثيقة ؛ موقع المنظمة - منشئ المستند أو العنوان البريدي ؛ عنوان الوثيقة ؛ تاريخ صنع الوثيقة رمز الشخص المسؤول عن الإنتاج الصحيح للمستند على وسيط آلي أو مخطط آلي ، أو ، كقاعدة عامة ، رمز الشخص الذي وافق على المستند. ولكن بالإضافة إلى هذه التفاصيل ، قد يحتوي المستند على تفاصيل إضافية قد تكون إلزامية لأنواع معينة من المستندات بسبب متطلبات القانون أو اللوائح الأخرى.

التوثيق الإلكتروني

بالإضافة إلى المستندات التقليدية التي يتم وضعها على الورق ، تُستخدم المستندات الإلكترونية أيضًا في نظام خدمة الموظفين الحديث. في الفن. يحدد رقم 11 من القانون الاتحادي رقم 149-FZ متطلبات خاصة لمثل هذه المستندات:
"يتم التعرف على الرسالة الإلكترونية الموقعة بتوقيع رقمي إلكتروني أو نظير آخر للتوقيع بخط اليد كمستند إلكتروني مكافئ لمستند موقع بتوقيع بخط اليد ، في الحالات التي لا تنص فيها القوانين الفيدرالية أو الإجراءات القانونية التنظيمية الأخرى على شرط لصياغة مثل هذه الوثيقة على الورق " .
في الوقت نفسه ، يتم تأكيد القوة القانونية للوثيقة الإلكترونية ، بموجب هذا القانون ، من خلال التوقيع الرقمي الإلكتروني. يتم التعرف على القوة القانونية للتوقيع الرقمي الإلكتروني إذا كانت هناك أدوات برمجية وأجهزة في نظام المعلومات الآلي التي تضمن تحديد التوقيع ، وإذا تم مراعاة الوضع المحدد لاستخدامها. علاوة على ذلك ، لا تحظر أحكام القانون الاتحادي المذكور استخدام نظائر أخرى للتوقيع بخط اليد كمتطلبات لتحديد المعلومات في المستندات الإلكترونية.
بشكل عام ، يجب أن يتوافق تكوين تفاصيل المستند الإلكتروني مع متطلبات GOST R 6.30-2003.
بالإضافة إلى ذلك ، GOST R 6.30-2003 ، سرد تكوين التفاصيل المستخدمة في إعداد الوثائق ، لا يحدد هذا المفهوم. يحتوي التعريف على GOST R 51141-98 ، والذي بموجبه يكون شرط المستند عنصرًا إلزاميًا لإضفاء الطابع الرسمي على مستند رسمي (الفقرة 2.1 من GOST R 51141-98).

إعطاء القوة القانونية للوثائق

يتم ضمان القوة القانونية للوثيقة من خلال مجموعة التفاصيل المحددة لكل نوع من المستندات والتنفيذ على نموذج يلبي المعيار.
يجب أن نتذكر أن المستندات المختلفة تتكون من مجموعة مختلفة من التفاصيل وعند تجميع مستند واحد ، لا تحتاج إلى استخدام جميع التفاصيل الموضحة في GOST. بعض المتطلبات متنافية ، على سبيل المثال ، يشار إلى "البيانات المرجعية حول المنظمة" المطلوبة في أحرف فقط ، في حين أن "اسم نوع المستند" غير مكتوب على الورق ذي الرأسية. في عملية إعداد المستندات ومعالجتها ، يمكن استكمال تكوين التفاصيل الإلزامية بتفاصيل أخرى ، إذا كان الغرض من المستند ، يتطلب معالجته ذلك. يمكنك إضافة تفاصيل إضافية إلى النماذج الموحدة للوثائق. على سبيل المثال ، في شكل أوامر لتعيين الموظفين وفصلهم ، أضف التفاصيل "توقيع رئيس قسم شؤون الموظفين" ، "توقيع المشرف المباشر". ومع ذلك ، لا يُسمح بإزالة التفاصيل الفردية من النماذج الموحدة.
تكوين التفاصيل، الذي يميز مستندًا معينًا ، يتم تحديده من خلال أغراض إنشاء المستند والغرض منه ومتطلبات محتوى وشكل هذه الوثيقة وطريقة التوثيق.
المستند الرئيسي الذي يحدد تكوين التفاصيل ومتطلبات تنفيذها هو GOST R 6.30-2003.
يحدد هذا المستند التفاصيل التالية التي يتم استخدامها في إعداد وتنفيذ المستندات التنظيمية والإدارية - القرارات والأوامر والأوامر والخطابات والبروتوكولات والأفعال والمستندات الأخرى المدرجة في موافق 011-93 (OKUD):
كود نموذج الوثيقةووضعها وفقًا لمصنف وثائق الإدارة لعموم روسيا (OKUD). OKUD هو جزء لا يتجزأ من النظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية والاجتماعية ويغطي أنظمة موحدة للتوثيق وأشكال الوثائق المسموح باستخدامها في الاقتصاد الوطني.
شعار المنظمة أو العلامة التجارية(علامة الخدمة) موضوعة على ترويسة المنظمة وفقًا للميثاق (اللوائح الخاصة بالمنظمة).
يتم وضع رمز المنظمة (OKPO) وفقًا لمصنف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات.
OGRN- يتم لصق رقم تسجيل الدولة الرئيسي للكيان القانوني وفقًا للمستندات الصادرة عن السلطات الضريبية.
TIN / KPP- يتم تدوين الرقم التعريفي للمكلف / رمز سبب التسجيل وفقًا للمستندات الصادرة عن السلطات الضريبية.
اسم الشركة، وهو مؤلف المستند ، يجب أن يتوافق مع الاسم المحدد في المستندات التأسيسية له. فوق اسم المنظمة ، أشر إلى الاسم المختصر ، وفي حالة عدم وجوده - الاسم الكامل للمؤسسة الأم (إن وجدت). يتم تقديم الاسم المختصر للمنظمة في الحالات التي يتم فيها تضمينه في الوثائق التأسيسية للمنظمة. يتم وضع الاسم المختصر (بين قوسين) أسفل الاسم الكامل أو بعده. تُطبع أسماء المنظمات التابعة لموضوعات الاتحاد الروسي ، والتي ، إلى جانب لغة الدولة في الاتحاد الروسي (الروسية) ، لغة الدولة لموضوعات الاتحاد الروسي ، تُطبع بلغتين.
يشار إلى اسم الفرع والمكتب الإقليمي والمكتب التمثيلي إذا كان مؤلف المستند ، ويتم وضعه أسفل اسم المنظمة.
تتضمن المعلومات المرجعية حول المنظمةبما في ذلك: العنوان البريدي. رقم الهاتف والمعلومات الأخرى حسب تقدير المنظمة (أرقام الفاكس وأرقام التلكس والحسابات المصرفية وعنوان البريد الإلكتروني).
يجب تحديد اسم نوع المستند الذي تم إعداده أو نشره بواسطة المنظمة من خلال الميثاق (اللوائح الخاصة بالمنظمة) ويجب أن يتوافق مع أنواع المستندات التي توفرها OKUD (فئة 0200000). على سبيل المثال ، "لوائح العمل الداخلية" ، "الوصف الوظيفي".
تاريخ الوثيقة هوتاريخ التوقيع أو الموافقة على البروتوكول - تاريخ الاجتماع (اتخاذ القرار) ، بالنسبة للقانون - تاريخ الحدث.
يجب أن يكون للوثائق الصادرة عن منظمتين أو أكثر تاريخ واحد (فردي).
مسموح طريقتان لتنسيق تاريخ المستند: رقمية أو كلمة رقمية.
باستخدام الطريقة الرقمية ، يتم كتابة تاريخ المستند بالأرقام العربية بالتسلسل:
يوم من الشهر والشهر والسنة. يتم كتابة يوم الشهر والشهر بزوجين من الأرقام العربية مفصولة بنقطة ؛ سنة - أربعة أرقام عربية.
على سبيل المثال ، يجب كتابة التاريخ 5 فبراير 2011 على أنه الإدخال التالي: 02/05/2011.
يُسمح بتنسيق التاريخ بالتسلسل: السنة ، الشهر ، اليوم من الشهر ، على سبيل المثال ، 2011.02.05.
تُستخدم طريقة تسجيل التاريخ هذه على نطاق واسع في المحفوظات - تتم كتابة التواريخ على الرفوف والمجلدات والوثائق الأخرى بالتسلسل "العكسي".
باستخدام الطريقة اللفظية الرقمية ، يجب كتابة التاريخ: 05 فبراير 2011.
رقم تسجيل المستند هومن رقمه التسلسلي ، والذي يمكن استكماله وفقًا لتقدير المنظمة مع فهرس الحالة وفقًا لتسميات الحالات ، ومعلومات حول المراسل ، وفناني الأداء.
يتكون رقم تسجيل المستند المنشور بشكل مشترك من قبل منظمتين أو أكثر من أرقام تسجيل وثيقة كل من هذه المنظمات ، مفصولة بشرطة مائلة بترتيب المؤلفين في المستند.
يتم تعيين رقم تسجيل المستند على أساس الإدخال الذي تم إجراؤه في نموذج التسجيل ذي الصلة. يتم تمييز الأنواع التالية من نماذج التسجيل: بطاقات التسجيل والتحكم (RKK) ؛ مجلات التسجيل (الكتب) ؛ نماذج الشاشة (عند استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر). يتم اعتماد نماذج بعض المجلات والكتب من قبل الجهات الرسمية. على سبيل المثال ، تمت الموافقة على شكل كتاب المحاسبة لحركة دفاتر العمل وإدراجها بموجب مرسوم وزارة العمل في الاتحاد الروسي بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69 "بشأن الموافقة على تعليمات ملء كتب العمل ".
لكن معظم الأشكال تم تطويره وفقًا لتقديركصاحب العمل. يمكن الاطلاع على نماذج الوثائق على صفحة أشكال الوثائق
الوثيقة غير المسجلة ليس لها قوة قانونية !!!
رابط إلى رقم التسجيل والتاريخيتضمن المستند رقم التسجيل وتاريخ المستند الذي يجب الرد عليه. هذه السمة مطلوبة للأحرف.
مكان التجميعأو طبعات من الوثيقة يشار إليها إذا كان من الصعب تحديد ذلك من خلال التفاصيل "اسم المنظمة" و "البيانات المرجعية حول المنظمة". يشار إلى مكان التجميع أو النشر مع الأخذ في الاعتبار التقسيم الإداري الإقليمي المقبول ، ويمكن استخدام الاختصارات المقبولة عمومًا فقط.
المرسل إليهقد تكون منظمات أو أقسامها الهيكلية أو مسئولين أو أفراد. عند توجيه مستند إلى مسؤول ، يشار إلى الأحرف الأولى قبل اللقب.
يشار إلى اسم المنظمة ووحدتها الهيكلية في الحالة الاسمية. يشار إلى موقف الشخص الذي يتم توجيه المستند إليه في الحالة الأصلية ،
فمثلا:
إلى الرئيس التنفيذي
JSC باروس
V.A. لابتيف
أو

LLC "Mayak"
محاسبة
كبير الاقتصاديين
في. كوتشيتوفا

تابع 1 في الصفحة

نظام GAS "Vybory" هو نظام معقد إلى حد ما ، ولضمان استخدامه بكفاءة واستقراره وموثوقيته ، تم إدخال عدد من الإجراءات ذات الطبيعة التنظيمية والتكنولوجية. وتعود العملية الانتخابية وعملية إجراء الاستفتاءات إلى استخدام العديد من الوثائق على وسائل الإعلام الورقية والإلكترونية. يجب أن يكون لهذه الوثائق نفس القوة القانونية. بينما تخضع المستندات الورقية للمتطلبات التقليدية ، تخضع المستندات الإلكترونية لمتطلبات خاصة. وليس من قبيل المصادفة أن ينص قانون "فيبوري" على شروط إعطاء القوة القانونية للوثائق المعدة باستخدام غاز "فيبوري" ، حيث أن نتائج العملية الانتخابية وعملية إجراء الاستفتاءات لها أهمية سياسية كبيرة.

نسرد شروط التأكد من صحة الوثائق المعدة باستخدام GAS "Vybory":

• 1. وثيقة ورقية أعدت باستخدام غاز "فيبوري" وفقا للقوانين الاتحادية ، ويكتسب القوة القانونية بعد أن تم التوقيع عليها من قبل المسؤولين المعنيين.
• 2. الوثيقة الإلكترونية المعدة باستخدام غاز "فيبوري" تكتسب القوة القانونية بعد التوقيع عليها بالتوقيعات الإلكترونية
• 3. المحاضر ، وجدول موجز لنتائج التصويت ، والمستندات الموجزة الأخرى المعدة في شكل إلكتروني باستخدام "Vybory" GAS تكتسب القوة القانونية بالطريقة بعد التحقق الإلزامي بالطريقة المحددة باستخدام المفاتيح العامة للتوقيعات الإلكترونية من صحة جميع المستندات الإلكترونية المصدر ،على أساسه يتم إعداد مستند إلكتروني موحد.
• 4. في عملية الدخول في نظام "Vybory" GAS بيانات يتم تشكيل مستند إلكتروني يتم توقيعه بالتوقيعات الإلكترونية المسؤولين المعنيين.
• 5. الامتثال بيانات وثيقة إلكترونية بيانات وثيقة على الورق أكد بواسطة نسخة الكمبيوتر ، التي تم التوقيع عليها من قبل المسؤولين المعنيين ومرفقة بوثائق الإبلاغ. يتم تسجيل حقيقة إدخال البيانات في GAS "Vybory" وتشكيل وثيقة إلكترونية موقعة بالتوقيعات الإلكترونية في مجلة خاصة.
• 6 - نقل الوثائق الإلكترونية إلى لجنة انتخابات عليا ، وهي لجنة للاستفتاء تستخدم GAS "Vybory" بشكل حصري بعد التحقق من صحة وصحة التوقيعات الإلكترونية ، تلصق على كل وثيقة مرسلة ، باستخدام المفاتيح العامة للتوقيعات الإلكترونية.
• 7. نتائج الاختبار تم تأكيدها من خلال نسخة مطبوعة من الكمبيوتر لبروتوكول التحقق. يتم توقيع هذه النسخة المطبوعة من قبل المسؤولين بالطريقة المحددة ومرفقة بوثائق الإبلاغ. يتم تسجيل حقيقة نقل البيانات إلى مفوضية انتخابات عليا ، مفوضية الاستفتاء في مجلة خاصة للجنة الانتخابات الأدنى ، مفوضية الاستفتاء.
• 8. صحة التوقيعات الإلكترونية الملصقة على كل وثيقة إلكترونية تلقتها لجنة انتخابات عليا ، أو لجنة استفتاء من لجنة انتخابات أدنى ، أو لجنة استفتاء ، تم التحقق باستخدام مفاتيح التوقيع الإلكتروني. تم تأكيد حقيقة التحقق من موثوقية المستندات الإلكترونية المستلمة نسخة الكمبيوتر المطبوعة من بروتوكول التحقق. يتم توقيع هذه النسخة المطبوعة من قبل المسؤولين المعنيين بالطريقة المحددة ومرفقة بوثائق الإبلاغ. يتم تسجيل حقيقة هذا الشيك أيضًا في مجلة خاصة.

يمكن حساب التناقضات بين النتائج الأولية والنهائية للانتخابات في جزء من الألف في المائة ويمكن تفسيرها ليس من خلال بعض أوجه القصور في الأساليب الإلكترونية أو "الورقية" ، ولكن من خلال التأخير في نقل البيانات من بعض النقاط البعيدة بشكل خاص من الدولة . هذه التناقضات لا تؤثر على النتيجة الحقيقية للانتخابات.

عند إجراء الانتخابات والاستفتاءات ، يمكن استخدام مجمعات معالجة بطاقات الاقتراع المدمجة في شبكة Vybory SFS باعتبارها المعدات الطرفية النهائية للنظام في محطات الاقتراع. لقد تم استخدامها بالفعل بشكل تجريبي في الانتخابات في عدد من مناطق البلاد. خلال هذه الأحداث ، تم اختبار حلول هندسية وتقنية مختلفة لمشكلة العد التلقائي للأصوات ونقل المعلومات ، كما أنها تتيح إمكانية تلخيص نتائج أنواع مختلفة من التصويت تلقائيًا في غضون 20-25 دقيقة فقط بعد نهاية التصويت.

إلى جانب توفير الوقت ، يسمح النظام بالتحقق من صحة بطاقات الاقتراع في وقت واحد مع التصويت ، ويضمن تقنيًا حماية نتائج التصويت من التزوير ، ويوفر عرضًا مرئيًا لعملية الانتخابات في جميع مناطق الدولة في ديناميكيات الوقت الفعلي. في يوم الانتخابات ، يتم استلام نتائج التصويت المؤقتة وفقًا للجدول الزمني من قبل لجنة الانتخابات المركزية الروسية في شكل معلومات إحصائية وتخطيطية ونصية وسمعية ومرئية ، وبعد المعالجة ، يتم نقلها على الفور إلى وسائل الإعلام.

في المنظمات ، كجزء من عملية الإنتاج ، يجري الموظفون المراسلات الداخلية مع بعضهم البعض. يكتبون البيانات ، ويبلغون بعضهم البعض بإخطارات حول تقدم العمل المنجز أو حول كيفية القيام به. غالبًا ما تكون مثل هذه الوثائق ذات أهمية عالية وبالتالي يجب أن يكون لها قوة قانونية.

لإعطاء الوثيقة القوة القانونية ، يجب مراعاة القواعد التالية:

يجب على صاحب العمل ، عند إنشاء وثيقة المراسلات الداخلية ، الالتزام بالمعايير التشريعية الحالية ؛

يمكن للموظف إصدار مستند فقط ضمن اختصاصه ؛

صاحب العمل ملزم بالامتثال لقواعد إعداد وتنفيذ المستندات ، وكذلك تعريف الموظفين بها (إذا لزم الأمر).

المتطلبات التي تعطي الوثيقة القوة القانونية

التركيبة الإلزامية للتفاصيل التي تمنح المستندات المنشأة القوة القانونية:

1. مؤلف الوثيقة (اسم المنظمة ، أو المؤسسة ، أو المؤسسة ، مع الإشارة إلى الانتماء الإداري أو الشكل القانوني). سيكون البديل هو طباعة المستند على ورق ذي رأسية. تشير بعض الوثائق بالإضافة إلى ذلك إلى المدينة التي نُشرت فيها هذه الوثيقة.

2. عنوان الوثيقة (أمر ، لائحة ، إلخ).

3. تاريخ إنشاء الوثيقة ، الموافقة عليها ، نفاذها.

4. فهرس التسجيل (رقم) لهذه الوثيقة وفقا لنظام التسجيل المعتمد من قبل الشركة.

6. توقيع رئيس المنظمة أو الشخص المسؤول المفوض من قبله. يمكن لصق توقيع الرأس بعدة أشكال ، وعلى وجه الخصوص:

6.1 التوقيع المباشر (كما هو مطلوب بموجب أوامر في نماذج موحدة - يشير إلى الموقف وفك تشفير التوقيع والتوقيع نفسه).

6.2 ختم مباشر للموافقة موقعة من رئيس (أو مسؤول مخول) لهذه المنظمة. يتم لصق ختم الموافقة على رأس المستند العلوي على الجانب الأيمن.

6.3 ختم الموافقة غير المباشر ، بوساطة ، على سبيل المثال ، من خلال الموافقة بأمر. يتم لصق مثل هذا الختم ، كقاعدة عامة ، أيضًا على العنوان العلوي للمستند على الجانب الأيمن (كما في النموذج الموحد T-3 - التوظيف).

6.4 في شكل قرار المدير ، على سبيل المثال ، في بيان الموظف. يجب أن يحتوي القرار على أربعة مكونات: متلقي القرار ، الإجراء أو الأمر الإداري نفسه ، توقيع الرئيس وتاريخ إصدار القرار. يتم تثبيت الدقة ، كقاعدة عامة ، يدويًا في أي مساحة خالية من المستند ، ولكن عادةً في الجزء العلوي منه.

7. تأشيرات الموافقة لتلك الأنواع من الوثائق التي بدون هذه التأشيرات لن يكون لها القوة القانونية الكاملة. على سبيل المثال ، تأشيرات الموافقة مع الهيئة النقابية الأولية ، مع الأخذ في الاعتبار رأي الهيئة التمثيلية ، والاتفاق مع محام ، مع كبير المحاسبين ، إلخ. يتم تحديد المستندات التي تتطلب الموافقة وفقًا لمتطلبات التشريعات الحالية ، والنماذج الموحدة واللوائح المحلية الداخلية للمنظمة نفسها ، على وجه الخصوص ، تعليمات العمل المكتبي أو اللوائح الخاصة بالإدارات ، وما إلى ذلك (إن وجدت). يمكن أن تكون تأشيرة الموافقة بالأشكال التالية:

7.1 إشارة إلى الوثيقة التي تؤكد الموافقة (نموذج موحد T-7). يتم لصق ختم الموافقة ، كقاعدة عامة ، في الجزء السفلي من التصميم على الجانب الأيسر.

7.2 الإشارة إلى الصياغة التي تؤكد الاتفاق ، وموقف الشخص أو الأشخاص الذين تم الاتفاق معهم ، والتوقيع / التوقيعات ، ونسخهم وتواريخ الاتفاق. يتم وضع تأشيرة الموافقة ، كقاعدة عامة ، في الجزء السفلي من الجزء الرسمي من المستند أو في أي مساحة خالية.

8. يجب أن تخضع تأشيرات التعريف لجميع أوامر الموظفين والوثائق الأخرى ، والتي يجب في جوهرها نقلها إلى دائرة معينة من الموظفين. يتضمن هذا الشرط أيضًا التاريخ المكتوب بخط اليد لتعريف الموظفين بموجب المستند الموقع. يتم وضع تأشيرة التعريف في الجزء السفلي من المستند في الوسط أو على الجانب الأيسر.

تم تصميم النماذج الموحدة التي طورتها لجنة الإحصاء الحكومية مع مراعاة إعطاء المستندات القوة القانونية وتحتوي على جميع التفاصيل المحددة (على الرغم من وجود استثناءات ، على سبيل المثال ، البطاقة الشخصية للموظف - لا يحتوي النموذج الموحد T-2 على رقم تسجيل ، حيث لا يتم تخزين هذه المستندات ترتيبًا زمنيًا ، ولكن يتم تخزينها أبجديًا).

يرد أدناه مثال لجميع التفاصيل المحددة في نموذج موحد باستخدام النموذج الموحد T-6 كمثال - طلب إجازة.

إعطاء القوة القانونية لوثائق المراسلات الداخلية

تحل المراسلات الداخلية في المنظمة المهام التالية:

1. يصرح ويوثق كتابةً رأي أو طلب أو اقتراح أحد الطرفين أو صاحب العمل أو الموظف أو في طبيعة إبلاغ الطرف الآخر.

2. هو رابط لا يتجزأ في إجراءات إنهاء عقد العمل ، ونقل الموظفين ، وتسجيل الإجازة وإجراءات شؤون الموظفين الأخرى.

3. يعمل كأدلة مستندية ضرورية عند النظر في نزاع عمالي.

لكي تؤدي المراسلات الداخلية جميع المهام المذكورة أعلاه ، يجب استيفاء الشروط التالية:

1. يجب أن يتم تنفيذ الوثيقة بشكل صحيح ، مع جميع التفاصيل اللازمة لذلك.

2. يجب أن يكون للمستند رقم تسجيل حسب سجل الوثائق الواردة والصادرة.

3. يجب أن يتم الرد على هذه الوثيقة رسميًا من قبل الطرف المتلقي. على سبيل المثال ، في شكل قرار.

4. يجب تخزين المستند مع مراعاة متطلبات الأرشفة المقررة.

في أغلب الأحيان ، يقوم الموظف بإجراء المراسلات الداخلية بمساعدة البيانات والمذكرات الرسمية وصاحب العمل - في شكل إخطارات. يتم إعداد وثائق المراسلات الداخلية ليس فقط إذا كان من الضروري تبادل الرسائل الرسمية بين الموظفين ، ولكن أيضًا بين رؤساء الأقسام والموظفين ورؤساء الأقسام وغيرهم ، إلخ.

في الوقت الحاضر ، يتم تنفيذ معظم هذه المراسلات في في شكل إلكتروني ، عن طريق المراسلة بالبريد الالكتروني . باستخدام مثل هذه الرسائل ، من الصعب للغاية إثبات أن هذا المستند الإلكتروني قد تم إنشاؤه بواسطة هذا الموظف المحدد (حتى عند تعيين كلمات المرور ، سيتعين عليك إثبات أنه لا أحد باستثناء هذا الموظف المحدد يعرف كلمة المرور للوصول إلى بريد إلكتروني معين). لذلك ، في حالة وجود تعارض أو تعارض محتمل ، يوصى بإعداد المستندات في شكل ورقي ، والتصديق بتوقيعك ، والتسجيل من خلال مسؤول في الشركة المسؤول عن تسجيل المستند.

من الممكن إعطاء مثل هذه المراسلات القوة القانونية إذا قام الموظف بطباعة الرسائل الإلكترونية وتسجيلها من قبل المسؤول. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج المستندات الداخلية للشركة (اللوائح المحلية الداخلية) إلى إصلاح طريقة تبادل المعلومات ، بالإضافة إلى وتيرة التحقق من الرسائل ، كآلية عمل للاتصال.

النظر في المبادئ العامة لإعطاء القوة القانونية لوثائق المراسلات الداخلية - البيانات والإخطارات. غالبًا ما تكون هذه المستندات هي الدليل الرئيسي في نزاعات العمل ، لذا فإن العمل الكفء معهم مهم للغاية لحماية مصالح صاحب العمل.

ميزات التسجيل وإعطاء القوة القانونية للبيانات

من مصلحة صاحب العمل استكمال البيانات الشخصية للموظفين يدويًا. عادةً ما تستخدم المؤسسات نماذج النماذج التي يجب أن يتم فيها ملء توقيع الموظف على الأقل وتاريخ توقيع الطلب يدويًا. غالبًا ما يتم تفسير هذا التنفيذ للبيانات في نزاع قضائي على أنه حقيقة ضغط على الموظف.

من حيث المبدأ ، يمكن أيضًا إنشاء التطبيق تلقائيًا ، ولكن بعد ذلك يتم طباعته وتوقيعه بواسطة الشخص الذي يقوم بإعداد هذا التطبيق.

من المستحسن أن يتم تضمين التفاصيل التالية في الطلب ، مع مراعاة الإجراء أعلاه لإعطاء القوة القانونية للوثائق:

1. عنوان الوثيقة هو "التطبيق".

2. المرسل إليه - الذي يتم إرسال الطلب إليه ، مع الإشارة إلى الوظيفة في منظمة معينة ، الاسم الكامل. الرسمية.

3. المترجم - الذي تم إرساله منه ، مع الإشارة إلى الوظيفة والاسم الكامل. عامل.

4. نص البيان.

5. توقيع منشئ الطلب.

6. تاريخ التطبيق.

7. توقيعات الموافقة (غالبًا مع رئيس الوحدة الإنشائية - إذا لزم الأمر). هذه الدعامة اختيارية. لذلك ، يتم تحديد وجودها من خلال مبادئ العمل مع مثل هذه الوثائق في منظمة معينة.

8. رقم تسجيل الطلب. يتم تخصيص الرقم للمستند وفقًا لمجلة الوثائق الواردة (أو مجلة أخرى ، اعتمادًا على بناء نظام التسجيل في منظمة معينة) ، مع الإشارة إلى الرقم وتاريخ قبول المستند وتوقيع الشخص المسؤول (على سبيل المثال ، سكرتير). الشخص المسؤول عن استلام هذه المستندات يضع الرقم.

9. حل الشخص الذي تم توجيه الطلب إليه أو المخول بحل مشكلة معينة. يجب أن يحتوي القرار على توقيع بخط اليد والتاريخ والقرار الإداري بشأن إصدار الطلب الذي يشير إلى المسؤول المحدد (اسمه الأخير أو ببساطة القسم) الذي تم إرسال هذا الأمر إليه و (إذا لزم الأمر) تاريخ الطلب المحدد في القرار يجب الوفاء به.

10. بعد تنفيذ إجراءات الموظفين على أساس هذا الطلب ، يمكن وضع علامات عليها عند تنفيذ أمر الرئيس (انظر المثال 8). يتم تثبيتها ، كقاعدة عامة ، في الجزء السفلي من جزء التصميم من المستند على اليسار أو في أي مساحة خالية.

11. قد تكون هناك علامات على رقم الحالة التي تم إرسال هذا الطلب إليها.

فيما يلي مثال لتطبيق يحتوي على جميع التفاصيل اللازمة.

ميزات التسجيل وإعطاء الإخطارات القوة القانونية

يكتب صاحب العمل إخطارات لإبلاغ الموظف بشيء ما. على سبيل المثال ، لتحذيره بشأن التخفيض المقترح في عدد الموظفين (المادة 180 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ، بشأن الإجازة السنوية العادية القادمة ، وفقًا لجدول إجازات الشركة (المادة 123 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ، حول التغيير القادم في شروط عقد العمل (المادة 74 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ، حول حقيقة أنه يتم تخفيض عقد العمل المحدد المدة مع الموظف (المادة 79 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) الاتحاد الروسي) ، إلخ.

يجب وضع الإخطارات الرسمية للامتثال للإجراء المنصوص عليه في قانون العمل في شكل ورقي فقط ، حيث ستكون هذه المستندات تأكيدًا للامتثال للإجراء المتبع ، ويؤكد الموظف استلام هذا الإشعار ، كقاعدة عامة ، في وثيقة نفسها.

فيما يلي مقتطفات من قانون العمل ، تؤكد متطلبات نموذج الإخطار الكتابي في بعض حالات الامتثال لمتطلبات تشريعات العمل.

جزء من المستند

قانون العمل في الاتحاد الروسي مادة 74 (...) يلتزم صاحب العمل بإخطار الموظف بالتغييرات القادمة في شروط عقد العمل التي يحددها الطرفان ، وكذلك الأسباب التي استدعت مثل هذه التغييرات. جاري الكتابة في موعد لا يتجاوز شهرين ، ما لم تنص هذه القواعد على خلاف ذلك. إذا كان الموظف لا يوافق على العمل في الظروف الجديدة ، فإن صاحب العمل ملزم بذلك جاري الكتابة لعرضه على وظيفة أخرى متاحة لصاحب العمل (وظيفة شاغرة أو وظيفة تتوافق مع مؤهلات الموظف ، ووظيفة شاغرة منخفضة أو وظيفة منخفضة الأجر) ، والتي يمكن للموظف القيام بها مع مراعاة حالته الصحية. المادة 79 - إنهاء عقد العمل المحدد المدة ينتهي عقد العمل محدد المدة بانتهاء فترة صلاحيته. يجب إخطار الموظف كتابيًا بإنهاء عقد العمل بسبب انتهاء صلاحيته قبل ثلاثة أيام تقويمية على الأقل من الفصل ، باستثناء الحالات التي يتم فيها إبرام عقد العمل محدد المدة لفترة أداء واجبات تنتهي صلاحية الموظف الغائب. المادة 123 يتم تحديد ترتيب منح الإجازات المدفوعة سنويًا وفقًا لجدول الإجازات (...). يجب إخطار الموظف بوقت بدء الإجازة. تحت الرسم في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل بدئه. المادة 180 (...) يتم تحذير الموظفين من قبل صاحب العمل شخصيًا و تحت الرسم شهرين على الأقل قبل الإنهاء.

في جميع هذه الحالات ، سيحتاج صاحب العمل إلى تأكيد حقيقة إخطار الموظف لفترة زمنية معينة ، والتي تفي بمتطلبات تشريعات العمل. لذلك ، يتم تقديم هذه الإشعارات إلى الموظف بموجب توقيع شخصي. والأهم عند تسليم الإخطار ليس التوقيع من قبل الموظف ، بل الإشارة إلى تاريخ استلام مثل هذا الإخطار.

يحتوي الإخطار على نفس التفاصيل التي يجب أن تكون موجودة في أي وثيقة موظفين.

نظام تسجيل المستندات للمراسلات الداخلية

سيكون من الأسهل على صاحب العمل الدفاع عن نفسه في حالة حدوث نزاع عمالي (بما في ذلك النزاع القضائي) إذا كان لدى المنظمة نظام تسجيل مستندات مبني بكفاءة. نظام التسجيل في الشركة ضروري من أجل:

تسجيل توافر الوثائق وتتبع حركتها.

إعطاء الأثر القانوني لوثائق الشركة ؛

التنظيم الأمثل لتدفق المستندات الداخلية في المؤسسة ؛

حماية مصالح صاحب العمل في حالة النزاع القضائي. في هذه الحالة ، سيؤكد نظام تسجيل دفتر اليومية حقيقة أن المستند قد تم إنشاؤه في تاريخ معين.

يعتمد عدد المجلات (دفاتر المحاسبة) التي يجب الاحتفاظ بها بشكل مباشر على خصائص أنشطة المنظمة. من أجل أن تؤدي دفاتر المحاسبة (الكتب) ليس فقط وظيفة تسجيل المستندات ، ولكن أيضًا لتكون بمثابة دليل في حالة حدوث تعارض على أن المستند قد تم إنشاؤه بالفعل في فترة زمنية معينة ولا يمكن إدخاله لاحقًا ، يوصى باتباع القواعد التالية لتسجيل هذه المجلات.

المجلات يجب أن:

لها غطاء صلب (يتوافق مع مدة الصلاحية) ؛

لديك رابط غراء (لإثبات استحالة أو صعوبة إزالة ورقة أو إضافة ورقة إلى مجلة موجودة) ؛

لها صفحات مرقمة من البداية إلى النهاية ؛

أن تكون مخيط

أن تكون مصدق عليها بختم الكيان القانوني وتوقيع رئيس المنظمة (باستثناء أول دفاتر محاسبة لدفاتر العمل ، والتي يجب أن تكون مصدق عليها بختم الشمع أو الختم (البند 41 من مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225 "في كتب العمل").

يتم تطوير العرض الداخلي للمجلات حيث يمكن تسجيل وثائق المراسلات الداخلية من قبل المنظمات نفسها ، حيث لا توجد أشكال موحدة من المجلات. يوجد أدناه مثال على شكلها.

نسخ وتكرارات

غالبًا ما يتم نقل مستندات المراسلات الداخلية إلى المسؤولين في شكل نسخ أو نسخ مكررة ، لا سيما إذا تم إرسال المستند الأصلي إلى مسؤول أعلى أو حفظه في ملف القضية ، ولكن يجب اتخاذ بعض الإجراءات الإضافية بشأن المستند.

ينسخ يمكن أن يكون المستند بالفاكس أو مجانيًا. نسخة الفاكسيعيد إنتاج محتوى المستند وجميع ميزاته الخارجية بالكامل - التفاصيل الواردة في الأصل (بما في ذلك التوقيع والختم) أو جزء منها ، وميزات موقعها. نسخة مجانيةتم إنشاؤه باستخدام الآلات الكاتبة ، ويحتوي على جميع تفاصيل المستند ، ولكنه لا يكرر بالضرورة شكله.

الموظف المسؤول عن الوثائق يصادق على النسخ. يتم التصديق على النسخ عن طريق لصق كلمة "صحيح" أو "النسخة صحيحة" مع الإشارة إلى التوقيع ونسخته وتاريخ الشخص المسؤول. كقاعدة عامة ، يتم لصق ملاحظة الشهادة في الجزء السفلي من الجزء الرسمي من المستند في أي مساحة خالية.

إذا تم تقديم المستند إلى منظمات أخرى ، على نسخ من المستندات (مقتطفات منها) تأكد من الختم .

ينسخ - نسخة طبق الأصل من مستند رسمي له القوة القانونية للأصل.

* * *

لذلك ، لا يمكن الاستهانة بمستندات المراسلات الداخلية - غالبًا ما يعتمد الاعتراف بشرعية الإجراء على تنفيذها ومعالجتها بشكل صحيح. لكن مع هذه المستندات لا يعرف أصحاب العمل في أغلب الأحيان كيفية التعامل معها. لا يتم تسجيل مثل هذه الأوراق ، ولا يتم أخذها في الاعتبار ، ولا يتم الاتفاق عليها ، مما يؤثر سلبًا ليس فقط على القوة القانونية للوثيقة ، ولكن أيضًا على إجراءات الإدارة التي تتم في الشركة. في كثير من الأحيان ، لهذا السبب ، لا يستطيع صاحب العمل إثبات ذنب موظف معين ولا يمكنه تطبيق الأساليب القانونية لتطبيق عقوبة تأديبية أو إنهاء عقد عمل مع موظف. تبدأ العديد من الشركات في بناء نظام للعمل مع المستندات الموجودة بالفعل في أخطائها ، ولكن لا يزال من الأفضل منع النتائج السلبية بدلاً من التعامل مع نتائجها.

1 التاريخ المكتوب بخط اليد

2 التاريخ الشخصي

الكلمات الدالة:

1 -1