Descriptions de poste pour un administrateur de location d'espaces de bureaux. Responsabilités du poste de chef de bureau. Description du poste de chef de bureau

Descriptions de poste pour un administrateur de location d'espaces de bureaux. Responsabilités du poste de chef de bureau. Description du poste de chef de bureau
23.10.2019

Office Administrator est un poste de direction inclus dans tableau des effectifs de nombreuses grandes entreprises. Découvrez comment il influence le travail du bureau, en quoi il diffère d'un secrétaire ordinaire et quelles sont ses responsabilités.

De l'article, vous apprendrez :

L’une des principales tendances du travail de bureau moderne est le rythme croissant de l’automatisation. Technologies modernes vous permettent de simplifier considérablement le travail du secrétaire. De nombreuses fonctions routinières, voire intellectuelles, peuvent désormais être exécutées à l'aide de la technologie informatique. La seule chose que les machines n’ont pas encore appris à faire, c’est de participer activement à la gestion de l’entreprise. Pour l'instant, les grandes entreprises ne peuvent se passer d'un administrateur de bureau qui coordonne leur travail et crée pour celui-ci des conditions optimales.

En quoi un administrateur de bureau est-il différent d'une secrétaire et d'un chef de bureau ?

Une position similaire est apparue relativement récemment dans les affaires nationales. Son introduction est devenue une mesure nécessaire au bon fonctionnement de la plupart des grandes entreprises. En règle générale, lorsqu'un poste s'ouvre pour un administrateur de bureau, les mêmes exigences sont précisées que pour les candidats au poste de chef de bureau ou :

  • expérience dans le travail administratif et économique et compétences en gestion du personnel;
  • l'éducation supplémentaire dans le domaine de la gestion;
  • connaissance du matériel de bureau;
  • Compétences en langues étrangères ;
  • comprendre les spécificités des activités de l’entreprise ;
  • compétences en communication commerciale et connaissance de l'étiquette des affaires ;
  • ponctualité, efficacité, résistance au stress ;

Il existe encore des différences entre ces deux métiers. Un administrateur de bureau agit souvent en tant que gestionnaire, c'est-à-dire il gère la division administrative de l'organisation. L'éventail de ses pouvoirs est beaucoup plus large, tout comme la liste de ses responsabilités. Il comprend un certain nombre de gestionnaires et même fonctions de contrôle. Cet employé, tout comme le chef de bureau, peut se voir confier des fonctions commerciales, mais celles-ci ne sont pas prioritaires.

Du chef de bureau à l'administrateur de projet : les tendances métiers

Actuellement en activités administratives les employés de bureau sont apparus . De fonctions auxiliaires, elle passe progressivement à la catégorie des activités de gestion.

Les travailleurs administratifs se voient de plus en plus confier des responsabilités traditionnelles d'administrateur de projet :

  1. Planification et mise en œuvre de projets spécifiques ;
  2. Participation aux activités des différents comités de commissions créés pour résoudre les enjeux stratégiques de l'entreprise ;

Un administrateur de projet est un employé chargé de maintenir la documentation, de soutenir les activités du chef de projet en termes de planification et de suivi des travaux, et de fournir aux participants les informations nécessaires à la réussite des travaux. De nombreux managers des grandes organisations sont au centre de l'intersection des flux d'informations et fournissent un support informationnel opérationnel au manager et aux salariés de l'entreprise.

Description du poste d'administrateur de bureau

Local principal document réglementaire réglementer le travail de l'administrateur de bureau est la description de poste. Elle le définit clairement responsabilités professionnelles, droits et domaine de responsabilité. D’ailleurs, dans ce document préciser les exigences du candidat en termes de niveau d'éducation et de compétences professionnelles.

Dans de nombreuses entreprises, les descriptions de poste sont élaborées sur la base de instructions existantes secrétaire et chef de bureau, y ajoutant , décrivant les fonctions administratives de cet employé. Une différence significative entre un manager est qu'il dispose d'un certain nombre de pouvoirs de gestion : il gère employés de bureau, travail de bureau et logistique.

Responsabilités d'un administrateur de bureau

Les fonctions de l'administrateur de bureau sont régies par la description de poste. En règle générale, il dispose d'un large éventail de pouvoirs et exerce les fonctions de spécialiste de l'organisation et de la supervision. Dans de nombreuses organisations, les fonctions de secrétaire, de responsable des approvisionnements et de responsable sont regroupées en un seul poste. DANS grandes entreprises ce spécialiste se transforme en gestionnaire, dont la subordination comprend : le secrétariat, les coursiers, les commis et le personnel de service.

Nous proposons une courte liste de contrôle des responsabilités d'un administrateur de bureau qui peut être incluse dans sa description de poste :

Préparer le bureau pour la journée de travail

Les tâches de routine d'un administrateur de bureau commencent par préparer le bureau pour une nouvelle journée. Lorsqu'il arrive au travail, il désactive système de sécurité, connecte le matériel de bureau, vérifie la disponibilité des éléments nécessaires Fournitures et papeterie. Il doit ensuite analyser la liste des visiteurs et préparer leur rendez-vous : vérifier l'état de l'espace d'accueil, s'assurer de la disponibilité des publicités et autres matériels, préparer les salles de réunion et de conférence.

Lire aussi :

Etablir des devis pour doter le bureau de tout le nécessaire au travail

Article utile :À propos de, , lu dans le magazine électronique.

Il peut s'agir de besoins soit périodiques, soit ponctuels, dont les informations peuvent être obtenues de trois manières :

Selon la situation (achat de papeterie sans tenir compte de leur consommation) ;

En fonction des demandes (les besoins sont déterminés par collecte des candidatures) ;

Systématique (non seulement les demandes de personnel sont prises en compte, mais aussi la situation réelle) ;

Maintenir la propreté et l'ordre

Un administrateur de bureau est un employé dont les responsabilités professionnelles incluent la conclusion et la re-signature de contrats avec des entreprises de nettoyage et la coordination du travail du personnel de service. Il doit examiner les propositions, coordonner le choix de l'entreprise avec la direction et préparer la documentation nécessaire à la conclusion d'un contrat. Le gestionnaire doit sélectionner une fréquence de nettoyage appropriée, préciser son heure et sa durée.

Contacts avec les services opérationnels

Souvent, l'une des responsabilités spécifiées dans la description de poste d'un administrateur de bureau est d'établir des contacts avec les opérationnels et services publics. L'approvisionnement en ressources des locaux, la mise en œuvre en temps opportun des travaux de réparation, . Il est chargé de s'assurer que l'état des locaux est conforme aux règles et règlements en matière d'assainissement industriel et de protection incendie.

Répartition des transports

Si l'organisation dispose d'une salle de contrôle et , Département des transports, ils sont souvent transférés sous la responsabilité de l'administrateur du bureau. Dans certaines entreprises, un employé occupant ce poste est responsable du transfert rapide des informations, de l'optimisation des itinéraires, de la surveillance des conditions et de la répartition des charges, c'est-à-dire exerce en partie les fonctions de logisticien.

Organisation du travail de bureau

Le domaine de responsabilité d'un manager expérimenté comprend souvent l'organisation du travail de bureau, c'est-à-dire Création conditions optimales pour le déplacement, la recherche et le stockage de documents. Contrairement au secrétaire, il ne se contente pas de s'occuper et gestion des appels sortants. Il systématise, enregistre et contrôle l'exécution des documents officiels.

L'administrateur de bureau collabore en permanence avec le service de gestion de bureau et en est même dans certains cas le chef.

Services aux visiteurs

Les responsabilités professionnelles d'un administrateur de bureau incluent souvent le service aux visiteurs. Il lui appartient de convenir avec les visiteurs de l'heure de la visite, , recevoir tous ceux qui viennent, organiser l'accueil conformément aux instructions de la direction.

Gestion du personnel de bureau

Un administrateur de bureau a un certain nombre de responsabilités liées à la gestion du personnel sous sa supervision. Il participe à la sélection et au placement des spécialistes du secrétariat, planifie la stratégie et les tactiques de travail, construit structure organisationnelle. Le manager doit maîtriser les méthodes de motivation du personnel, connaître les méthodes d'augmentation de la productivité et être un exemple d'éthique professionnelle

Contrôle interne

L'administrateur de bureau accepte non seulement un certain nombre de décisions de gestion, mais surveille également leur mise en œuvre. Ses responsabilités comprennent l'introduction et l'application des procédures de travail, ainsi que le respect des normes de communication d'entreprise. Il contrôle la culture de la parole de ses subordonnés lorsqu'il communique avec les visiteurs, , en respectant les règles de l'étiquette des affaires.

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administrateur de bureau(.doc, 82 Ko)

I. Dispositions générales

  1. L'administrateur de bureau appartient à la catégorie des spécialistes.
  2. L'administrateur du bureau doit savoir :
    1. 2.1. Emplacement locaux de bureau.
    2. 2.2. Principes de planification et de conception des locaux de bureaux.
    3. 2.3. Règles et méthodes d'organisation du travail de bureau.
    4. 2.4. Champ d'activité des employés de bureau.
    5. 2.5. Ethique des relations dans un groupe de travail.
    6. 2.6. Normes de bureau.
    7. 2.7. Principes d'organisation des fournitures de bureau.
    8. 2.8. Exigences légales pour contrats commerciaux et la procédure pour leur conclusion.
    9. 2.9. Équipement technique du bureau.
    10. 2.10. Règles d'utilisation du matériel de bureau.
    11. 2.11. Principes des relations avec l’administration (commanderie) de l’immeuble dans lequel se trouvent les locaux de bureaux.
    12. 2.12. Fondements de l'esthétique, de l'éthique et de la psychologie sociale.
    13. 2.13. Règlement intérieur du travail.
    14. 2.14. Fondements de la législation du travail.
    15. 2.15. Règles et règlements en matière de santé, de sécurité au travail, d'assainissement industriel et de protection contre les incendies.
  3. La nomination au poste d'administrateur de bureau et la révocation sont prononcées par arrêté du chef de l'organisation.
  4. L'administrateur du bureau relève directement de _________.
  5. Durant l'absence de l'administrateur du bureau (déplacement professionnel, vacances, maladie, etc.), ses fonctions sont exercées par une personne désignée pour de la manière prescrite. Cette personne acquiert les droits correspondants et est responsable de la bonne exécution des tâches qui lui sont assignées.

II. Responsabilités professionnelles

Administrateur de bureau:

  1. Assure la préparation du bureau pour la journée de travail (désactivation du système alarme, connecter le matériel de bureau et le préparer au fonctionnement, fournir au bureau de la papeterie et des consommables).
  2. Prépare des estimations pour la logistique du bureau.
  3. Dessins Documents requis pour conclure des contrats pour : la fourniture de papeterie, de consommables et d'autres produits biens matériels, nécessaire au travail de bureau ; Entretien et réparation de matériel de bureau ; autres services.
  4. Exerce un contrôle sur la conception des locaux, surveille la préparation et la diffusion de la publicité et d'autres supports d'information dans le bureau destinés à être distribués aux visiteurs.
  5. Assure la propreté et l'ordre dans les locaux du bureau.
  6. Exerce un contrôle sur utilisation correcte matériel de bureau et utilisation rationnelle papeterie et consommables au bureau.
  7. Établit des contacts avec les services opérationnels, organisations de services publics pour la mise à disposition de ressources de locaux de bureaux, la réalisation de réparations et autres travaux.
  8. Assure le bon entretien et le bon fonctionnement des locaux de bureaux conformément aux règles et réglementations en matière d'assainissement industriel et de protection incendie.
  9. Organise l'air et billets de train pour les employés de bureau, répartition des véhicules.
  10. Organise les documents de bureau, reçoit les appels entrants et gère les appels sortants.
  11. Organise un service efficace et culturel pour les visiteurs, assure pour eux la création conditions confortables, les conseille sur problèmes administratifs, fournit des informations et d'autres supports (cartes de visite, listes de prix, brochures, etc.).
  12. Prépare la base matérielle et technique pour mener des négociations complexes avec les partenaires, les clients et d'autres catégories de visiteurs.
  13. Tient des registres des visiteurs.
  14. Prend des mesures pour prévenir et éliminer les situations de conflit.
  15. Exécute les missions officielles individuelles de son supérieur immédiat.
  16. Prépare le bureau à la fermeture (éteint l'éclairage et les équipements de bureau, active les systèmes d'alarme de sécurité, etc.).

III. Droits

L'administrateur du bureau a le droit :

  1. Gérer de manière indépendante et sous votre propre responsabilité en liquide alloué pour fournir au bureau les articles d'inventaire nécessaires.
  2. Soumettre des propositions d'amélioration du travail du bureau et de l'entreprise dans son ensemble pour examen par le chef d'entreprise.
  3. Prendre connaissance des documents définissant ses droits et responsabilités pour son poste, les critères d'évaluation de la qualité de l'exercice des fonctions officielles.
  4. Signez et approuvez les documents relevant de votre compétence.
  5. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle fournisse les conditions organisationnelles et techniques et prépare les documents établis nécessaires à l'exercice des fonctions officielles.

IV. Responsabilité

L'administrateur du bureau est chargé de :

  1. En cas de mauvaise exécution ou de manquement à l'exercice de ses fonctions officielles telles que prévues dans la présente description de poste - dans les limites établies par le présent règlement. législation du travail Fédération Russe.
  2. Pour les infractions commises dans le cadre de leurs activités - dans les limites fixées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie.
  3. Pour avoir causé des dommages matériels à l'entreprise - dans les limites fixées par la législation du travail en vigueur de la Fédération de Russie.

Description de l'emploi administrateur- une instruction indiquant l'éventail des missions, responsabilités et travaux qui doivent être accomplis par une personne occupant un poste donné dans une entreprise ou une société.

DESCRIPTION DE POSTE DE L'ÉCHANTILLON D'ADMINISTRATEUR

────────────────────────────── (Titre d'emploi)

00.00.0000 N 000

───────── ───────────────────

(signature) (initiales, nom)

Dispositions générales

1.1. L'administrateur appartient à la catégorie des spécialistes.

1.2. Une personne ayant fait des études secondaires est acceptée pour le poste d'administrateur formation professionnelle sans présenter d'exigences d'expérience professionnelle ou de formation professionnelle initiale et d'expérience professionnelle dans la spécialité d'au moins 2 ans. (Description de poste pour exemple d'administrateur)

1.3. L'administrateur doit savoir :

1.4. L'administrateur dans ses activités est guidé par :

  • Charte (Règlement) ________________________________________________ ;
  • cette description de poste ;
  • _____________________________________________________________________

1.5. L'administrateur rapporte directement ________________________ (nom du poste du gestionnaire).

1.6. En l'absence de l'administrateur(vacances, maladie, etc.) ses fonctions sont exercées par un salarié nommé selon les modalités prescrites, qui acquiert les droits correspondants et est responsable de l'inexécution ou de la mauvaise exécution des fonctions qui lui sont confiées dans le cadre du remplacement.

1.7. ___________________________________________________________________.

Les fonctions

2.1. Offrir un service efficace et culturel aux visiteurs.

2.2. Contrôle de la sécurité des biens matériels.

Responsabilités professionnelles

UN L'administrateur exerce les fonctions suivantes :

3.1. Réalise des travaux sur un service efficace et culturel aux visiteurs, en créant des conditions confortables pour eux.

3.2. Fournit un contrôle sur la sécurité des biens matériels.

3.3. Consulte les visiteurs sur des questions concernant les services fournis.

3.4. Prend des mesures pour prévenir et éliminer les situations de conflit.

3.5. Prend en compte les plaintes liés au service insatisfaisant rendu aux visiteurs, prend les mesures organisationnelles et techniques nécessaires.

3.6. Contrôle des exercices pour l'aménagement approprié des locaux, surveille l'emplacement, l'actualisation et l'état de la publicité à l'intérieur des locaux et sur le bâtiment. (Description de poste pour exemple d'administrateur)

3.7. Fournit la propreté et l'ordre dans les locaux et dans la zone adjacente à celui-ci ou au bâtiment.

3.8. Surveille le respect par les employés subordonnés de la discipline du travail et de la production, des règles et réglementations en matière de protection du travail, des exigences en matière d'assainissement et d'hygiène industrielles.

3.9. Informe la direction organisations sur les lacunes existantes dans le service aux visiteurs et les mesures prises pour les éliminer.

3.10. S'assure que les employés respectent les instructions de la direction de l'entreprise.

3.11. ________________________________________________________________ (autres tâches).

Droits

UN L'administrateur a le droit :

4.1. Participer à la discussion des projets de décisions de la direction de l'organisation. (Description de poste pour exemple d'administrateur)

4.2. En accord avec le supérieur immédiat, impliquer les autres employés dans la résolution des tâches qui lui sont assignées.

4.3. Demander et recevoir des autres employés divisions structurelles informations et documents nécessaires.

4.4. Participer aux discussions sur les questions liées aux fonctions exercées.

4.5. Exiger de la direction de l'organisation qu'elle fournisse une assistance dans l'exercice des fonctions officielles.

4.6. _________________________________________________________________ (autres droits).

Responsabilité

5.1. L'administrateur est tenu responsable :

  • - pour mauvaise exécution ou non-accomplissement de leurs tâches telles que prévues dans la présente description de poste - de la manière établie par la législation du travail en vigueur de la Fédération de Russie ; (Description de poste pour exemple d'administrateur)
  • - pour les délits et crimes commis dans le cadre de leurs activités - de la manière établie par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie ;
  • - pour avoir causé des dommages matériels - de la manière établie par la législation du travail en vigueur de la Fédération de Russie.

5.2. ___________________________________________________________________.

Provisions finales

6.1. Cette description de poste a été élaborée sur la base deCaractéristiques de qualification du poste « Administrateur » (Unifiérépertoire de qualification des postes de managers, spécialistes etemployés. Rubrique « Industrie générale caractéristiques de qualification postesles travailleurs employés dans des entreprises, des institutions et des organisations, »approuvé par décret du ministère du Travail et du Développement socialFédération de Russie du 21 août 1998 N 37), _________________________________(détails d'autres acteset documents). (Description de poste pour exemple d'administrateur)

6.2. Familiarisation de l'employé avec cette description de posteeffectué dès l'embauche (avant la signature d'un contrat de travail).Le fait que l'employé ait lu cette description de posteconfirmé par ____________________________________________________________ (signé sur la fiche de familiarisation, qui fait partie intégrante dupartie de cette instruction (dans le journal de familiarisation avec le fonctionnaireinstructions); dans une copie de la description de poste conservéechez l'employeur; d'une autre manière). (Description de poste pour exemple d'administrateur)

6.3. ___________________________________________________________________.

Exemples de documents

© Description de poste pour exemple d'administrateur

PDG

entreprises_________________

I.O.F.

"___" _________ 200__

Description de l'emploi
Administrateur de bureau

JE. Dispositions générales

1. L'administrateur du bureau forme et résout tous les problèmes liés au fonctionnement ininterrompu du bureau.

2. L'administrateur du bureau est choisi parmi des spécialistes qualifiés ayant l'enseignement supérieur avec un bon sens de l'organisation et au moins 3 ans d'expérience dans un poste similaire.

3. L'administrateur du bureau est nommé par le directeur général.

4. Dans son travail, l'administrateur du bureau est guidé par :

Législation actuelle

Description de l'emploi

Dispositions régissant les relations intra-entreprise

Instructions du directeur général

Et le chef du service RH.

4. L'administrateur du bureau relève directement du directeur des affaires administratives.

II. Responsabilités professionnelles

L'administrateur du bureau doit :

1.1. Maintenir la propreté et l'ordre dans le bureau, surveiller l'état de fonctionnement moyens techniques et équipements, interagissant à cet effet avec les services du bailleur ;

1.2. Faire un achat mobilier de bureau, matériel de papeterie et d'articles ménagers ;

1.3. Tenir des registres des biens acquis, des équipements et autres biens matériels, de la consommation de matériaux, contrôler leur utilisation rationnelle ;

2.10. Contrôler le respect par les salariés du règlement intérieur, des listes de contrevenants, règles établies la routine hebdomadaire, les listes des contrevenants et les règles établies doivent être affichées chaque semaine sur le « Panneau d'information » ;

2.11. Surveiller la mise à jour des informations sur le « Tableau d'information », y placer rapidement les ordres, instructions et autres informations réglementant la routine interne du bureau ; Participer à l'élaboration des plans réparations en cours immobilisations et locaux.

III. Droits

L'administrateur du bureau a le droit :

1. Participer aux réunions convoquées par la direction pour discuter des questions liées à sa compétence ;

2. Représenter au nom de la Société auprès d'autres organisations et institutions sur des questions relevant de leur compétence.

IV. Responsabilité

L'administrateur du bureau assume la responsabilité administrative de l'exercice des fonctions officielles conformément aux dispositions de cette instruction. Assume la responsabilité, conformément au « Règlement sur le système de motivation », de l'exercice des fonctions dans les délais et dans leur intégralité.

Directeur des Affaires administratives :

____________________/ET. O.F./ «__»__________200__

Un chef de bureau est un employé qui gère un bureau. En règle générale, cet employé fait partie du personnel du siège central de l'entreprise ou du bureau dans lequel se trouve directement la direction de l'entreprise.

La tâche principale d'un office manager est de gérer efficacement le bureau : sa logistique, son travail de bureau et, surtout, le personnel du bureau (secrétaires, assistants, traducteurs, répartiteurs téléphoniques, etc.). Souvent pour les chefs de bureau petites entreprises Des responsabilités sont assignées à la tenue des dossiers du personnel (enregistrement et comptabilité des employés de bureau), à la préparation des documents comptables primaires et à la conduite des négociations avec les visiteurs du bureau. Sur un numéro entreprises commerciales Pratiques de travail avec les clients (service) et coordination des ventes. Parmi les responsabilités d'un chef de bureau, on peut citer le travail avec les services publics et les représentants des organisations qui entretiennent le matériel de bureau.

La différence principale et significative entre un chef de bureau et un administrateur de bureau est l'autorité de direction - l'administrateur, en règle générale, ne gère pas les employés de bureau, mais est simplement l'un d'entre eux et effectue son travail en collaboration avec le personnel de bureau.

Le chef de bureau et l'administrateur de bureau doivent disposer d'un tel qualités personnelles tels que les compétences en communication, l'énergie, la capacité d'exprimer clairement et clairement ses pensées, la confiance, la capacité de persuader, la capacité de s'auto-organiser (pour un administrateur) et la capacité de gérer une équipe (pour un manager), les connaissances une langue étrangère, etc.

I. Dispositions générales

1. L'administrateur de bureau appartient à la catégorie des spécialistes.

2. Une personne ayant une formation professionnelle (supérieure, secondaire) est nommée au poste d'administrateur de bureau. Expérience dans le travail économique et administratif au moins (1 an ; 2 ans ; 3 ans ; etc.)

3. L'administrateur du bureau doit savoir :

3.1. Localisation des locaux de bureaux.

3.2. Principes de planification et de conception des locaux de bureaux.

3.3. Règles et méthodes d'organisation du travail de bureau.

3.4. Champ d'activité des employés de bureau.

3.5. Ethique des relations dans un groupe de travail.

3.6. Normes de bureau.

3.7. Principes d'organisation des fournitures de bureau.

3.8. Exigences législatives pour les contrats commerciaux et la procédure de leur conclusion.

3.9. Équipement technique du bureau.

3.10. Règles d'utilisation du matériel de bureau.

3.11. Principes des relations avec l’administration (commanderie) de l’immeuble dans lequel se trouvent les locaux de bureaux.

3.12. Fondements de l'esthétique, de l'éthique et de la psychologie sociale.

3.13. Règlement intérieur du travail.

3.14. Fondements de la législation du travail.

3.15. Règles et règlements en matière de santé, de sécurité au travail, d'assainissement industriel et de protection contre les incendies.

4. La nomination au poste d'administrateur de bureau et la révocation de ce poste sont prononcées par arrêté du chef de l'organisation.

5. L'administrateur du bureau relève directement de ___________________________________.

6. Pendant l'absence de l'administrateur du bureau (déplacement d'affaires, vacances, maladie, etc.), ses fonctions sont exercées par une personne désignée de la manière prescrite. Cette personne acquiert les droits correspondants et est responsable de la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées.

II. Responsabilités professionnelles

Administrateur de bureau:

1. S'assure que le bureau est préparé pour la journée de travail (désactivation du système d'alarme de sécurité, connexion des équipements de bureau et préparation à leur fonctionnement, fourniture au bureau de fournitures et consommables de bureau).

2. Prépare des estimations pour la logistique du bureau.

3. Rédige les documents nécessaires à la conclusion des contrats pour : la fourniture de la papeterie, des consommables et autres articles en stock nécessaires au fonctionnement du bureau ; entretien et réparation de matériel de bureau; autres services.

4. Surveille la conception des locaux, surveille la préparation et la diffusion de la publicité et d'autres supports d'information dans le bureau destinés à être distribués aux visiteurs.

5. Assure la propreté et l'ordre dans les locaux du bureau.

6. Surveille le bon fonctionnement du matériel de bureau et l'utilisation rationnelle des fournitures et consommables de bureau au bureau.

7. Établit des contacts avec les services opérationnels et les organismes de services publics pour fournir des ressources aux locaux de bureaux, effectuer des réparations et d'autres travaux.

8. Assure le bon entretien et le bon fonctionnement des locaux de bureaux conformément aux règles et règlements en matière d'assainissement industriel et de protection incendie.

9. Organise la commande des billets d'avion et de train pour les employés de bureau, répartissant les véhicules.

10. Organise la paperasse du bureau, reçoit les appels entrants et gère les appels sortants.

11. Organise un service efficace et culturel pour les visiteurs, veille à la création de conditions confortables pour eux, les conseille sur les questions administratives, fournit des informations et autres matériels (cartes de visite, tarifs, brochures, etc.).

12. Prépare la base matérielle et technique pour mener des négociations complexes avec les partenaires, les clients et d'autres catégories de visiteurs.

13. Tient des registres des visiteurs.

14. Prend des mesures pour prévenir et éliminer les situations de conflit.

15. Exécute les missions officielles individuelles de son supérieur immédiat.

16. Prépare le bureau à la fermeture (éteint l'éclairage et les équipements de bureau, active les systèmes d'alarme de sécurité, etc.).

III. Droits

L'administrateur du bureau a le droit :

1. Gérez de manière indépendante et sous votre propre responsabilité les fonds alloués pour doter le bureau des articles d'inventaire nécessaires.

2. Soumettre des propositions d'amélioration du travail du bureau et de l'entreprise dans son ensemble pour examen par le chef de l'entreprise.

3. Prendre connaissance des documents définissant ses droits et responsabilités pour son poste, les critères d'évaluation de la qualité de l'exercice des fonctions officielles.

4. Signez et approuvez les documents relevant de votre compétence.

5. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle fournisse les conditions organisationnelles et techniques et prépare les documents établis nécessaires à l'exercice des fonctions officielles.

IV. Responsabilité

L'administrateur du bureau est chargé de :

1. En cas de mauvaise exécution ou de non-accomplissement des tâches prévues dans cette description de poste - dans les limites établies par la législation du travail en vigueur de la Fédération de Russie.

2. Pour les infractions commises dans le cadre de leurs activités - dans les limites fixées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie.

3. Pour avoir causé des dommages matériels à l'entreprise - dans les limites fixées par la législation du travail en vigueur de la Fédération de Russie.