الزامات برای تهیه اسناد پرسنلی. نیروی قانونی سند: ماهیت، روش های ارائه سیستم برای ثبت اسناد مکاتبات داخلی

28.05.2022

همچنین بخوانید

توصیه هایی برای برگزاری کلاس های آموزش عمومی با کودکان کم بینایی

فن آوری های آموزشی مدرن در اجرای استاندارد آموزشی ایالتی فدرال در سطح آموزش پیش دبستانی استفاده از فناوری های آموزشی در آموزش پیش دبستانی

خلاصه OOD با موضوع "خلاقیت هنری" با موضوع "فضا" در گروه مقدماتی

کلاس کارشناسی ارشد "الگوریتم ایجاد "مسیرهای آخر هفته" (مقدار، توصیه ها)

در سازمان ها، به عنوان بخشی از فرآیند تولید، کارکنان مکاتبات داخلی با یکدیگر انجام می دهند. آنها بیانیه می نویسند، با اعلان هایی در مورد پیشرفت کار انجام شده یا نحوه انجام آن به یکدیگر اطلاع می دهند. اغلب چنین اسنادی از اهمیت بالایی برخوردار هستند و بنابراین باید دارای قدرت قانونی باشند.

برای اینکه سند قدرت قانونی داشته باشد، قوانین زیر باید رعایت شود:

کارفرما هنگام ایجاد یک سند مکاتبات داخلی باید از هنجارهای قانونی فعلی پیروی کند.

یک کارمند فقط در صلاحیت خود می تواند سند صادر کند.

کارفرما موظف است قوانین تنظیم و اجرای اسناد و همچنین آشنایی کارکنان با آن (در صورت لزوم) را رعایت کند.

الزاماتی که به سند قدرت قانونی می بخشد

ترکیب اجباری جزئیاتی که به اسناد ایجاد شده نیروی قانونی می دهد:

1. نویسنده سند (نام سازمان، موسسه، مؤسسه، نشان دهنده وابستگی دپارتمان یا شکل قانونی). یک جایگزین می تواند چاپ سند روی سربرگ باشد. برخی اسناد علاوه بر این نشان می دهد که این سند در چه شهری منتشر شده است.

2. عنوان سند (دستور، آیین نامه و ...).

3. تاریخ ایجاد سند، تصویب آن، لازم الاجرا شدن.

4. فهرست (شماره) ثبت این سند مطابق با سیستم ثبتی اتخاذ شده توسط شرکت.

6. امضای رئیس سازمان یا شخص مسئول مجاز از طرف وی. امضای سر را می توان به چندین شکل اضافه کرد، به ویژه:

6.1. امضای مستقیم (مانند دستورات در فرم های یکپارچه - نشان دهنده موقعیت، رمزگشایی امضا و خود امضا).

6.2. مهر تأیید مستقیم با امضای رئیس (یا مقام مجاز) این سازمان. مهر تأیید در سربرگ بالای سند در سمت راست الصاق می شود.

6.3. مهر تأیید غیرمستقیم، با واسطه، مثلاً از طریق تأیید به دستور. چنین مهری معمولاً روی عنوان بالای سند در سمت راست نیز نصب می شود (مانند فرم یکپارچه T-3 - Staffing).

6.4. در قالب مصوبه یک مدیر، به عنوان مثال، در مورد اظهارات یک کارمند. مصوبه باید شامل چهار جزء باشد: گیرنده مصوبه، خود اقدام یا دستورالعمل اداری، امضای رئیس و تاریخ صدور مصوبه. رزولوشن معمولاً با دست در هر فضای آزاد سند، اما معمولاً در قسمت بالای آن الصاق می‌شود.

7. تایید روادید برای آن دسته از اسنادی که بدون چنین ویزاهایی قدرت قانونی کامل نخواهد داشت. مثلاً ویزای تأیید با نهاد صنفی اولیه با در نظر گرفتن نظر هیئت نمایندگی، توافق با وکیل، با حسابدار ارشد و .... اسنادی که نیاز به تأیید دارند با الزامات قانون فعلی، فرم های یکپارچه و مقررات داخلی داخلی سازمان، به ویژه دستورالعمل های مربوط به کارهای اداری یا مقررات بخش ها و غیره (در صورت وجود) تعیین می شوند. ویزای تاییدیه می تواند به اشکال زیر باشد:

7.1. نشانی از سندی که تأیید را تأیید می کند (فرم یکپارچه T-7). مهر تأیید معمولاً در قسمت پایین طرح در سمت چپ چسبانده می شود.

7.2. ذکر عبارت تأیید کننده توافق، موقعیت شخص یا افرادی که با آنها توافق نامه انجام شده است، امضا / امضا، رونوشت آنها و تاریخ توافق. ویزای تأیید معمولاً در پایین قسمت رسمی سند یا در هر فضای آزاد نصب می شود.

8. ویزای آشنایی باید تحت تمام دستورات پرسنل و سایر مدارک باشد که در اصل باید به دایره خاصی از کارمندان منتقل شود. این شرط همچنین شامل تاریخ دست نویس آشنایی توسط کارکنان در زیر سند امضا شده است. ویزای آشنایی در پایین سند در مرکز یا سمت چپ چسبانده شده است.

فرم های یکپارچه ایجاد شده توسط کمیته آمار ایالتی با در نظر گرفتن قدرت قانونی اسناد ساخته شده و حاوی تمام جزئیات مشخص شده است (اگرچه استثنائاتی وجود دارد، به عنوان مثال، کارت شخصی یک کارمند - فرم یکپارچه T-2 شامل شماره ثبت نیست. ، زیرا این اسناد به ترتیب زمانی ذخیره نمی شوند، بلکه بر اساس حروف الفبا ذخیره می شوند).

نمونه ای از تمام جزئیات مشخص شده در یک فرم یکپارچه در زیر با استفاده از فرم یکپارچه T-6 به عنوان مثال - سفارش برای تعطیلات ارائه شده است.

اعطای قدرت قانونی به اسناد مکاتبات داخلی

مکاتبات داخلی در سازمان وظایف زیر را حل می کند:

1. نظر، درخواست، پیشنهاد یکی از طرفین، کارفرما یا کارمند را کتباً بیان و مستند کند و یا در ماهیت اطلاع طرف مقابل باشد.

2. این یک پیوند جدایی ناپذیر در روند فسخ قرارداد کار، انتقال کارکنان، ثبت مرخصی و سایر مراحل پرسنلی است.

3. در هنگام رسیدگی به یک اختلاف کار به عنوان مدرک مستند لازم عمل می کند.

برای انجام مکاتبات داخلی برای انجام کلیه وظایف فوق، باید شرایط زیر رعایت شود:

1. سند باید به درستی اجرا شود و تمام جزئیات لازم برای آن وجود داشته باشد.

2. سند باید با توجه به ثبت اسناد ورودی و خروجی دارای شماره ثبت باشد.

3. این سند باید به طور رسمی توسط طرف گیرنده پاسخ داده شود. مثلا در قالب قطعنامه.

4. سند باید با در نظر گرفتن الزامات آرشیوی تعیین شده ذخیره شود.

بیشتر اوقات ، کارمند مکاتبات داخلی را با کمک بیانیه ها ، رسمی و یادداشت ها و کارفرما - در قالب اعلان ها انجام می دهد. اسناد مکاتبات داخلی نه تنها در صورت لزوم مبادله پیام های رسمی بین کارمندان، بلکه بین روسای ادارات و کارمندان، روسای یک بخش و دیگران و غیره تنظیم می شود.

در حال حاضر بیشتر این مکاتبات در کشور انجام می شود در قالب الکترونیکی، با ارسال پیام با ایمیل . با چنین پیام هایی، اثبات اینکه این سند الکترونیکی توسط این کارمند خاص ایجاد شده است بسیار دشوار است (حتی هنگام تنظیم رمز عبور، باید ثابت کنید که هیچ کس به جز این کارمند خاص رمز ورود به یک ایمیل خاص را نمی دانسته است). بنابراین در صورت بروز تعارض یا تعارض احتمالی، توصیه می شود مدارک را به صورت کاغذی و با تایید امضای خود تنظیم و از طریق یکی از مقامات شرکت مسئول ثبت سند ثبت نام کنید.

در صورتی که کارمند پیام های الکترونیکی را چاپ کند و مقام رسمی آنها را ثبت کند، می توان به چنین مکاتباتی قدرت قانونی داد. علاوه بر این، اسناد داخلی شرکت (مقررات داخلی داخلی) باید دقیقاً چنین روشی برای تبادل اطلاعات و همچنین دفعات بررسی پیام ها را به عنوان یک مکانیسم کار برای برقراری ارتباط ثابت کند.

اصول کلی اعطای قدرت قانونی به اسناد مکاتبات داخلی - بیانیه ها و اطلاعیه ها را در نظر بگیرید. این اسناد اغلب شواهد اصلی در اختلافات کارگری هستند، بنابراین کار شایسته با آنها برای محافظت از منافع کارفرما بسیار مهم است.

ویژگی های ثبت و قدرت قانونی دادن به اظهارات

این به نفع کارفرما است که اظهارات شخصی کارکنان با دست تکمیل شود. به طور معمول، سازمان ها از فرم هایی استفاده می کنند که حداقل امضای کارمند و تاریخ امضای درخواست باید به صورت دستی پر شود. غالباً چنین اجرای اظهارات در درگیری قضایی به عنوان واقعیت فشار بر کارمند تفسیر می شود.

در اصل، برنامه همچنین می تواند به طور خودکار ایجاد شود، اما، با این وجود، پس از آن توسط شخصی که این برنامه را تهیه می کند، چاپ و امضا می شود.

مطلوب است که در درخواست با در نظر گرفتن رویه فوق برای اعطای قدرت قانونی به اسناد، جزئیات زیر درج شود:

1. نام سند "Application" است.

2. مخاطب - که درخواست برای او ارسال می شود، با نشان دادن موقعیت در یک سازمان خاص، نام کامل. رسمی

3. کامپایلر - از چه کسی ارسال می شود، با ذکر موقعیت و نام کامل. کارگر.

4. متن بیانیه.

5. امضای سازنده درخواست.

6. تاریخ درخواست.

7. امضای تاییدیه (اغلب با رئیس واحد سازه - در صورت لزوم). این پایه اختیاری است. بنابراین، حضور آن با اصول کار با چنین اسنادی در یک سازمان خاص تعیین می شود.

8. شماره ثبت درخواست. شماره با توجه به مجله اسناد دریافتی (یا مجله دیگری، بسته به ساخت سیستم ثبت در یک سازمان خاص)، با ذکر شماره، تاریخ پذیرش سند و امضای شخص مسئول، به سند اختصاص می یابد. (مثلا منشی). مسئول دریافت این مدارک شماره را درج می کند.

9. تصمیم شخصی که درخواست به او خطاب شده است یا مجاز به حل یک موضوع خاص است. این قطعنامه باید حاوی یک امضای دست‌نویس، تاریخ و تصمیم اداری در مورد موضوع درخواست باشد که نشان دهنده مقام خاص (نام خانوادگی وی یا صرفاً بخشی) باشد که این دستور برای او ارسال شده است و (در صورت لزوم) تاریخ صدور دستور. مشخص شده در قطعنامه باید محقق شود.

10. پس از انجام مراحل پرسنلی بر اساس این درخواست، می توان در اجرای دستور رئیس، روی آن علامت گذاری کرد (به مثال 8 مراجعه کنید). آنها معمولاً در پایین قسمت طراحی سند در سمت چپ یا در هر فضای آزاد چسبانده می شوند.

11. ممکن است علائمی از شماره پرونده ای که این درخواست به آن ارسال شده است وجود داشته باشد.

در اینجا یک نمونه از یک برنامه کاربردی با تمام جزئیات لازم در آن آورده شده است.

ویژگی های ثبت و قوه قانونی دادن به اطلاعیه ها

کارفرما اخطاریه می نویسد تا کارمند را از چیزی مطلع کند. به عنوان مثال، برای هشدار به او در مورد کاهش پیشنهادی کارکنان (ماده 180 قانون کار فدراسیون روسیه)، در مورد مرخصی منظم سالانه آینده، طبق برنامه تعطیلات شرکت (ماده 123 قانون کار فدراسیون روسیه) ، در مورد تغییر آتی در شرایط قرارداد کار (ماده 74 قانون کار فدراسیون روسیه) ، در مورد این واقعیت که قرارداد کار با مدت معین با یک کارمند کاهش می یابد (ماده 79 قانون کار فدراسیون روسیه) و غیره

اخطارهای رسمی برای پیروی از رویه مقرر در قانون کار باید فقط به صورت کاغذی تهیه شود ، زیرا این اسناد تأییدیه انطباق با رویه تعیین شده است و کارمند دریافت این اخطار را به طور معمول تأیید می کند. خود سند

در زیر عصاره هایی از قانون کار آمده است که در برخی موارد مطابقت با الزامات قانون کار، نیاز به فرم کتبی اطلاعیه را تأیید می کند.

قطعه سند

قانون کار فدراسیون روسیه

ماده 74

(...) کارفرما موظف است تغییرات آتی در شرایط قرارداد کار تعیین شده توسط طرفین و همچنین دلایلی که این تغییرات را ایجاب می کند به کارمند اطلاع دهد. نوشتن حداکثر تا دو ماه، مگر اینکه در این آیین نامه طور دیگری مقرر شده باشد.

در صورت عدم موافقت کارمند با کار در شرایط جدید، کارفرما موظف است نوشتن کار دیگری را که در اختیار کارفرما است به او پیشنهاد دهد (هم موقعیت خالی یا شغلی متناسب با صلاحیت کارمند و هم یک موقعیت خالی پایین تر یا شغل کم دستمزد) که کارمند می تواند با در نظر گرفتن وضعیت سلامتی خود انجام دهد.

ماده 79. فسخ قرارداد کار مدت معین

قرارداد کار با مدت معین پس از انقضای مدت اعتبار آن فسخ می شود. خاتمه قرارداد کار به دلیل انقضای آن حداقل سه روز تقویمی قبل از اخراج باید کتباً به کارمند اطلاع داده شود، مگر در مواردی که مدت قرارداد کار با مدت معین منعقد شده برای دوره انجام وظایف کارمند غایب منقضی می شود.

ماده 123

ترتیب اعطای مرخصی استحقاقی هر ساله بر اساس برنامه مرخصی (…) تعیین می شود.

کارمند باید از زمان شروع مرخصی مطلع شود. زیر نقاشی حداکثر دو هفته قبل از شروع آن.

ماده 180

(...) كاركنان توسط كارفرما شخصاً تذكر داده مي شوند و زیر نقاشی حداقل دو ماه قبل از فسخ

در تمام این موارد، کارفرما باید واقعیت اطلاع دادن به کارمند را برای مدت معینی تأیید کند که مطابق با الزامات قانون کار است. بنابراین، چنین اخطاریه هایی با امضای شخصی به کارمند داده می شود. و مهمترین چیز هنگام تحویل اخطار نه چندان امضای کارمند، بلکه ذکر تاریخ دریافت چنین اخطاری است.

اعلان دارای تمام جزئیاتی است که باید در هر سند پرسنلی باشد.

سامانه ثبت اسناد برای مکاتبات داخلی

اگر سازمان دارای یک سیستم ثبت اسناد و مدارک با صلاحیت باشد، دفاع از خود در صورت درگیری کاری (از جمله قضایی) برای کارفرما آسان تر خواهد بود. سیستم ثبت شرکت در موارد زیر ضروری است:

ثبت در دسترس بودن اسناد و ردیابی حرکت آنها؛

اعمال قانون به اسناد شرکت؛

سازماندهی بهینه جریان اسناد داخلی در شرکت؛

حفاظت از منافع کارفرما در صورت تعارض قضایی. در این صورت، سیستم ثبت مجله این واقعیت را تأیید می کند که سند در تاریخ خاصی ایجاد شده است.

تعداد مجلات (دفترهای حسابداری) که باید نگهداری شوند به طور مستقیم به ویژگی های فعالیت سازمان بستگی دارد. برای اینکه مجلات (کتاب) حسابداری نه تنها کار ثبت اسناد را انجام دهند، بلکه در صورت بروز تعارض به عنوان مدرکی مبنی بر اینکه سند واقعاً در یک دوره زمانی خاص ایجاد شده است و بعداً نمی تواند وارد شود، خدمت کند. توصیه می شود برای ثبت این مجلات قوانین زیر را رعایت کنید.

مجلات باید:

دارای یک پوشش سخت (برای رعایت ماندگاری)؛

دارای چسب چسب (برای اثبات عدم امکان یا دشواری حذف یک برگه یا اضافه کردن یک برگه به یک مجله موجود)؛

دارای صفحات شماره گذاری شده از ابتدا تا انتها

دوخته شود؛

با مهر شخص حقوقی و امضای رئیس سازمان تأیید شده باشد (به استثنای دو دفتر اول حسابداری دفتر کار که باید با مهر یا مهر مومی تأیید شود (بند 41 مصوبه دولت فدراسیون روسیه 16 آوریل 2003 شماره 225 "در مورد کتابهای کار").

دیدگاه داخلی مجلاتی که در آنها امکان ثبت اسناد مکاتبات داخلی وجود دارد، توسط خود سازمان ها ایجاد می شود، زیرا هیچ گونه مجلات واحدی وجود ندارد. در زیر نمونه ای از فرم آنها آورده شده است.

کپی و تکراری

اغلب اسناد مکاتبات داخلی به صورت کپی یا تکراری به مقامات منتقل می شود، به ویژه اگر اصل سند برای مقام بالاتر ارسال شود یا در پرونده بایگانی شود، اما باید اقدامات بعدی در مورد سند انجام شود.

کپی 🀄 سند می تواند فکس یا رایگان باشد. کپی فکسمحتوای سند و تمام ویژگی های خارجی آن - جزئیات موجود در اصل (از جمله امضا و مهر) یا بخشی از آنها، ویژگی های مکان آنها را به طور کامل بازتولید می کند. کپی رایگانایجاد شده بر روی ماشین تحریر، حاوی تمام جزئیات سند است، اما لزوماً شکل آن را تکرار نمی کند.

کارمند مسئول اسناد، کپی ها را تأیید می کند. تصدیق رونوشت ها با الصاق عبارت «درست» یا «کپی صحیح است» و با ذکر امضا، رونوشت آن و تاریخ مسئول انجام می شود. به عنوان یک قاعده، یادداشت گواهی در پایین قسمت رسمی سند در هر فضای آزاد الصاق می شود.

در صورتی که سند به سازمان های دیگر ارائه شود، بر اساس کپی اسناد (گزیده ای از آنها) حتما مهر بزنید .

تکراری - یک کپی از سند رسمی که دارای اعتبار قانونی اصل باشد.

* * *

بنابراین، اسناد مکاتبات داخلی را نمی توان دست کم گرفت - اغلب تشخیص قانونی بودن رویه به اجرای صحیح و پردازش آنها بستگی دارد. اما با این اسناد است که کارفرمایان اغلب نمی دانند چگونه با آن رفتار کنند. چنین اسنادی ثبت نمی شوند، مورد توجه قرار نمی گیرند، مورد توافق قرار نمی گیرند، که نه تنها بر نیروی قانونی سند بلکه بر رویه های مدیریتی انجام شده در شرکت تأثیر منفی می گذارد. اغلب، به همین دلیل، کارفرما نمی تواند گناه کارمند خاصی را اثبات کند و نمی تواند روش های قانونی را برای اعمال مجازات انضباطی یا فسخ قرارداد کار با یک کارمند اعمال کند. بسیاری از شرکت ها شروع به ساختن سیستمی برای کار با اسناد از قبل روی اشتباهات خود می کنند، اما هنوز هم بهتر است از عواقب منفی جلوگیری شود تا با نتایج آنها مقابله شود.

1 تاریخ دست نویس

2 تاریخ شخصی

برای تشکیل جریان اسناد بخش پرسنل
* فهرست مدارک مورد نیاز پرسنل، انواع و انواع اسناد پرسنلی
* نامگذاری موارد
* گروه بندی اسناد به موارد
الزامات برای اجرای اسناد پرسنلی، دادن اسناد و مدارک به نیروی قانونی
- ادامه 1 گزینه طراحی
* دستورالعمل مدیریت سوابق پرسنل
* تهیه پرونده های خدمات پرسنلی جهت انتقال به آرشیو سازمان، دوره های نگهداری
* مسئولیت کارفرما در قبال تخلف از الزامات نگهداری سوابق پرسنل

الزامات انجام مدیریت سوابق پرسنل چیست؟

مدیریت سوابق پرسنل واجد شرایط شامل مستندسازی تمام مسائل پرسنل مطابق با قوانین تعیین شده برای پردازش اسناد است.
الزام مستندسازی اطلاعات طبق قوانین خاص توسط قانون فدرال 27 ژوئیه 2006 شماره 149-FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" تعیین شده است.

از ماده 11 قانون فدرال شماره 149-FZ:

- قانون فدراسیون روسیه یا توافق طرفین ممکن است الزاماتی را برای مستندسازی اطلاعات تعیین کند.
- در دستگاه های اجرایی فدرال، مستندسازی اطلاعات به روشی که توسط دولت فدراسیون روسیه تعیین شده است انجام می شود. قوانین مربوط به کار اداری و جریان اسناد ایجاد شده توسط سایر ارگان های ایالتی، ارگان های دولتی محلی در صلاحیت آنها باید با الزامات تعیین شده توسط دولت فدراسیون روسیه از نظر کار اداری و جریان اسناد برای دستگاه های اجرایی فدرال مطابقت داشته باشد.

مدیران و افسران پرسنل باید به خاطر داشته باشند که تنظیم صحیح یک سند به معنای قوه قانونی دادن به آن است. توجه کافی نه تنها به محتوا، بلکه به شکل سند نیز ضروری است. نیروی قانونی یک سند، دارایی یک سند رسمی است که توسط قانون فعلی، صلاحیت نهادی که آن را صادر کرده است و روش تعیین شده برای ثبت به آن ابلاغ شده است (بند 2.1 GOST R 51141-98).
برای فعالیت های مدیریتی، نیروی قانونی اسناد بسیار مهم است، این تأیید می کند که اسناد می توانند به عنوان یک مدرک واقعی از اطلاعات موجود در آنها عمل کنند. رویه قضایی نمونه های زیادی را می شناسد که یک سازمان به دلیل اسناد پرسنلی که به طور نادرست اجرا شده اند و بر خلاف الزامات GOST مربوطه تنظیم شده اند پرونده را از دست داده است ، زیرا آنها در دادگاه به عنوان مدرک کتبی پذیرفته نمی شوند و هیچ نیروی قانونی ندارند. این تأیید دیگری است که در روابط کار (به ویژه در شرایط اخراج) رعایت تمام ظرافت های رسمی مدیریت سوابق پرسنل ضروری است.

قوانین مستندسازی

برای قالب بندی صحیح یک سند، اول از همه، باید مشخص کنید که به کدام گروه از اسناد یا سیستم اسناد تعلق دارد.
طبق بند 2.1 GOST R 51141-98، سیستم اسناد به عنوان مجموعه ای از اسناد به هم پیوسته با توجه به علائم مبدا، هدف، نوع، دامنه فعالیت، الزامات یکسان برای اجرای آنها شناخته می شود.
مطابق با طبقه بندی کننده همه روسی اسناد مدیریت OK 011-93، مصوب 30 دسامبر 1993 استاندارد دولتی فدراسیون روسیه شماره 299، مدیریت سوابق پرسنل باید شامل دو سیستم سند باشد:
- سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری؛
- سیستم یکپارچه اسناد حسابداری اولیه (گروهی از اسناد حسابداری کار و پرداخت آن).
قوانین مستندسازیشامل سیستم اسناد سازمانی و اداری، تعریف شده توسط GOST R 6.30-2003، تصویب شده توسط فرمان استاندارد دولتی فدراسیون روسیه در 3 مارس 2003 شماره 65-st.
این استاندارد الزاماتی را برای تهیه جزئیات اسناد و فرم اسناد تعیین می کند.
دستورالعمل درخواست و پر کردن فرم های یکپارچه (19 فرم برای ثبت پرسنل و 11 فرم برای ثبت استفاده از زمان کار و تسویه حساب با پرسنل برای دستمزد) اسناد حسابداری اولیه برای ثبت کار و پرداخت آن در قطعنامه آمده است. کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه مورخ 5 ژانویه 2004 شماره 1.
با این حال، GOST R 6.30-2003 حاوی لیستی از جزئیات است که شامل 30 کتیبه است، متأسفانه مشخص نشده است که کدام کتیبه های خاص به سند قدرت قانونی می دهد. با این حال، همه کتیبه ها بر قدرت قانونی سند تأثیر نمی گذارد.
بنابراین، استاندارد "سیستم های اسناد یکپارچه. اعطای نیروی قانونی به اسناد بر روی یک رسانه ماشینی و ماشینوگرام ایجاد شده توسط فناوری رایانه GOST 6.10.4.-84 "، مصوب 9 اکتبر 1984 استاندارد دولتی فدراسیون روسیه به شماره 3549، الزاماتی را برای ترکیب جزئیاتی که به اسناد روی حامل ماشین و ماشین نگاری که با استفاده از فناوری رایانه ایجاد شده است، نیروی قانونی می بخشد. این موارد عبارتند از: نام سازمان - سازنده سند؛ محل سازمان - سازنده سند یا آدرس پستی؛ عنوان سند؛ تاریخ تولید سند؛ کد شخصی که مسئول تولید صحیح سند بر روی یک رسانه ماشینی یا ماکینوگرام است یا معمولاً کد شخصی که سند را تأیید کرده است. اما علاوه بر این جزئیات، سند ممکن است حاوی جزئیات اضافی باشد که ممکن است به دلیل الزامات قانون یا سایر مقررات برای انواع خاصی از اسناد اجباری باشد.

اسناد الکترونیکی

علاوه بر اسناد سنتی که بر روی کاغذ تهیه می شوند، اسناد الکترونیکی نیز در سیستم مدرن خدمات پرسنل استفاده می شود. در هنر. 11 قانون فدرال شماره 149-FZ الزامات خاصی را برای چنین اسنادی ایجاد می کند:
پیام الکترونیکی امضا شده با امضای دیجیتال الکترونیکی یا آنالوگ دیگری از امضای دست‌نویس به عنوان یک سند الکترونیکی معادل سند امضا شده با امضای دست‌نویس شناخته می‌شود، در مواردی که قوانین فدرال یا سایر قوانین قانونی نظارتی الزامی را ایجاد نکرده یا متضمن آن باشند. برای تنظیم چنین سندی روی کاغذ .
در عین حال، قدرت قانونی سند الکترونیکی، به موجب این قانون، با امضای دیجیتال الکترونیکی تأیید می شود. در صورت وجود ابزارهای نرم افزاری و سخت افزاری در سیستم اطلاعات خودکار که شناسایی امضا را تضمین می کند و در صورت رعایت حالت تعیین شده استفاده از آنها، نیروی قانونی امضای دیجیتال الکترونیکی به رسمیت شناخته می شود. علاوه بر این، مفاد قانون فدرال مذکور استفاده از سایر آنالوگ های امضای دست نویس را به عنوان ملزومات شناسایی اطلاعات در اسناد الکترونیکی ممنوع نمی کند.
به طور کلی، ترکیب جزئیات یک سند الکترونیکی باید با الزامات GOST R 6.30-2003 مطابقت داشته باشد.
علاوه بر این، GOST R 6.30-2003، که ترکیب جزئیات مورد استفاده در تهیه اسناد را فهرست می کند، این مفهوم را تعریف نمی کند. این تعریف شامل GOST R 51141-98 است که طبق آن لازمه سند یک عنصر اجباری در اجرای یک سند رسمی است (بند 2.1 GOST R 51141-98).

قوه قانونی دادن به اسناد

قوت قانونی سند با مجموعه جزئیات ایجاد شده برای هر نوع سند و اجرای بر روی فرمی که مطابق با استاندارد باشد تضمین می شود.
لازم به یادآوری است که اسناد مختلف شامل مجموعه ای متفاوت از جزئیات است و هنگام تدوین یک سند، نیازی به استفاده از تمام جزئیات شرح داده شده در GOST نیست. برخی از ملزومات متقابلاً منحصر به فرد هستند، به عنوان مثال، "اطلاعات مرجع در مورد سازمان" فقط با حروف نشان داده شده است، در حالی که "نام نوع سند" روی سربرگ نوشته نشده است. در فرآیند تهیه و پردازش اسناد، ترکیب جزئیات مورد نیاز را می توان با جزئیات دیگری تکمیل کرد، در صورتی که هدف سند، پردازش آن ایجاب کند. می توانید جزئیات بیشتری را به فرم های یکپارچه اسناد اضافه کنید. به عنوان مثال، در قالب دستورات استخدام و اخراج کارکنان، جزئیات "امضای رئیس بخش پرسنل"، "امضای سرپرست فوری" را اضافه کنید. با این حال، حذف جزئیات فردی از فرم های یکپارچه مجاز نیست.
ترکیب جزئیات، مشخص کردن یک سند خاص، با اهداف ایجاد سند، هدف آن، الزامات محتوا و شکل این سند، روش مستندسازی تعیین می شود.
سند اصلی که ترکیب جزئیات و الزامات اجرای آنها را تعیین می کند GOST R 6.30-2003 است.
این سند جزئیات زیر را که در تهیه و اجرای اسناد سازمانی و اداری استفاده می شود - قطعنامه ها، دستورات، دستورات، نامه ها، پروتکل ها، اعمال و سایر اسناد موجود در OK 011-93 (OKUD) را مشخص می کند:
کد فرم سندو طبق طبقه بندی کننده تمام روسی اسناد مدیریت (OKUD) قرار دهید. OKUD بخشی جدایی ناپذیر از سیستم یکپارچه برای طبقه بندی و کدگذاری اطلاعات فنی، اقتصادی و اجتماعی است و سیستم های یکپارچه اسناد و اشکال اسناد مجاز برای استفاده در اقتصاد ملی را پوشش می دهد.
نشان یا علامت تجاری سازمان(علامت خدمات) مطابق اساسنامه (مقررات مربوط به سازمان) بر روی سربرگ سازمان درج می شود.
کد سازمان (OKPO) طبق طبقه بندی همه روسی شرکت ها و سازمان ها قرار داده شده است.
OGRN- شماره ثبت دولتی اصلی یک شخص حقوقی مطابق اسناد صادر شده توسط مقامات مالیاتی الصاق می شود.
TIN/KPP- شماره شناسایی مؤدی / کد دلیل ثبت نام طبق اسناد صادره از سوی سازمان امور مالیاتی درج می شود.
نام شرکتکه نویسنده سند است باید با نامی که در اسناد تشکیل دهنده آن قید شده است مطابقت داشته باشد. در بالای نام سازمان، به اختصار، و در غیاب آن - نام کامل سازمان مادر (در صورت وجود) نشان داده شود. نام اختصاری سازمان در مواردی ذکر می شود که در اسناد تشکیل دهنده سازمان درج شده باشد. نام اختصاری (در داخل پرانتز) در زیر یا بعد از نام کامل قرار می گیرد. اسامی سازمان‌های موضوعات فدراسیون روسیه که به همراه زبان دولتی فدراسیون روسیه (روسی) دارای زبان دولتی موضوعات فدراسیون روسیه هستند، به دو زبان چاپ می‌شوند.
نام شعبه، دفتر منطقه ای، دفتر نمایندگی در صورتی که نویسنده سند باشد درج می شود و در زیر نام سازمان قرار می گیرد.
اطلاعات مرجع در مورد سازمان شاملاز جمله: آدرس پستی; شماره تلفن و سایر اطلاعات به تشخیص سازمان (شماره فکس، شماره تلکس، حساب بانکی، آدرس پست الکترونیکی).
نام نوع سند تنظیم یا منتشر شده توسط سازمان باید توسط اساسنامه (مقررات سازمان) تعیین شود و باید با انواع اسناد ارائه شده توسط OKUD (کلاس 0200000) مطابقت داشته باشد. به عنوان مثال، "مقررات داخلی کار"، "شرح شغل".
تاریخ سند استتاریخ امضا یا تصویب آن، برای پروتکل - تاریخ جلسه (تصمیم گیری)، برای عمل - تاریخ رویداد.
اسناد صادر شده توسط دو یا چند سازمان باید دارای یک تاریخ (تک) باشند.
مجاز دو روش برای قالب بندی تاریخ سند: عددی یا کلمه-عددی.
با روش دیجیتال، تاریخ سند با اعداد عربی به ترتیب زیر تنظیم می شود:
روز ماه، ماه، سال. روز ماه و ماه با دو جفت اعداد عربی که با یک نقطه از هم جدا شده اند ترسیم می شوند. سال - چهار عدد عربی.
به عنوان مثال، تاریخ 5 فوریه 2011 باید به صورت زیر نوشته شود: 02/05/2011.
مجاز به قالب بندی تاریخ به ترتیب: سال، ماه، روز ماه، به عنوان مثال، 2011.02.05.
این روش ثبت تاریخ به طور گسترده در بایگانی ها استفاده می شود - تاریخ در قفسه ها، پوشه ها و سایر اسناد به ترتیب "معکوس" نوشته می شود.
با روش شفاهی-عددی تاریخ باید تنظیم شود: 05 فوریه 2011.
شماره ثبت سند می باشداز شماره سریال آن، که می تواند به صلاحدید سازمان با شاخص مورد مطابق با نام موارد، اطلاعات مربوط به خبرنگار، مجریان تکمیل شود.
شماره ثبت سندی که به طور مشترک توسط دو یا چند سازمان منتشر می شود، شامل شماره ثبت سند هر یک از این سازمان ها است که با یک اسلاید به ترتیب نویسندگان در سند از هم جدا شده اند.
شماره ثبت سند بر اساس درج در فرم ثبت مربوطه تخصیص می یابد. انواع زیر از فرم های ثبت نام متمایز می شود: کارت های ثبت نام و کنترل (RKK)؛ مجلات ثبت نام (کتاب)؛ فرم های صفحه نمایش (هنگام استفاده از فناوری رایانه). فرم برخی از مجلات و کتاب ها مورد تایید مراجع رسمی است. به عنوان مثال، فرم کتاب حسابداری برای جابجایی دفترچه های کار و درج های آنها توسط فرمان وزارت کار فدراسیون روسیه در تاریخ 10 اکتبر 2003 شماره 69 "در مورد تصویب دستورالعمل برای پر کردن" تصویب شد. کتاب های کار».
اما اکثر اشکال به صلاحدید شما توسعه یافته استکارفرما. فرم های اسناد را می توان در صفحه فرم های اسناد مشاهده کرد
سند ثبت نشده وجه قانونی ندارد!!!
لینک شماره و تاریخ ثبت نامسند شامل شماره ثبت و تاریخ سندی است که باید به آن پاسخ داده شود. این ویژگی برای حروف مورد نیاز است.
محل تالیفیا ویرایش های سند در صورتی که تعیین آن با جزئیات "نام سازمان" و "اطلاعات مرجع در مورد سازمان" دشوار باشد نشان داده می شود. محل گردآوری یا انتشار با در نظر گرفتن تقسیم بندی اداری-سرزمینی پذیرفته شده مشخص شده است، فقط می توان از اختصارات پذیرفته شده عمومی استفاده کرد.
مخاطبممکن است سازمان ها، زیرمجموعه های ساختاری آنها، مقامات یا افراد باشند. هنگام خطاب کردن یک سند به یک مقام رسمی، حروف اول قبل از نام خانوادگی نشان داده می شود.
نام سازمان و واحد ساختاری آن در حالت اسمی ذکر شده است. موقعیت شخصی که سند به او خطاب می شود در مورد دایو نشان داده شده است.
مثلا:
به مدیر عامل
JSC Parus
V.A. لپتف
یا

LLC "Mayak"
حسابداری
اقتصاددان ارشد
V.M. کوچتووا

ادامه 1 در PAGE

سیستم GAS "Vybory" یک سیستم نسبتاً پیچیده است و برای اطمینان از استفاده کارآمد، پایداری و قابلیت اطمینان آن، تعدادی تشریفات با ماهیت سازمانی و تکنولوژیکی معرفی شده است. روند انتخابات و روند برگزاری همه پرسی به دلیل استفاده از اسناد فراوان در رسانه های کاغذی و الکترونیکی است. چنین اسنادی باید دارای همان قدرت قانونی باشند. در حالی که اسناد کاغذی مشمول الزامات سنتی هستند، اسناد الکترونیکی مشمول الزامات خاصی هستند. تصادفی نیست که قانون "در مورد GAS "Vybory" شرایطی را برای اعطای قدرت قانونی به اسناد تهیه شده با استفاده از GAS "Vybory" تعیین می کند ، زیرا نتایج روند انتخابات و روند برگزاری همه پرسی از اهمیت سیاسی بالایی برخوردار است.

ما شرایط اطمینان از صحت اسناد تهیه شده با استفاده از GAS "Vybory" را فهرست می کنیم:

1. سند کاغذی، تهیه شده با استفاده از GAS "Vybory" مطابق با قوانین فدرال، قدرت قانونی به دست می آورد پس از امضای مسئولین مربوطه.
2. سند الکترونیکی تهیه شده با استفاده از GAS "Vybory" قدرت قانونی پیدا می کند پس از امضای آن با امضای الکترونیکی
3. صورتجلسه، جدول خلاصه نتایج رای گیری، سایر اسناد خلاصه ای که به صورت الکترونیکی با استفاده از GAS "Vybory" تنظیم شده است، به نحوی که قوت قانونی پیدا می کند. پس از تأیید اجباری به روش مقرر با استفاده از کلیدهای عمومی امضای الکترونیکی صحت کلیه اسناد الکترونیکی منبع،بر اساس آن یک سند الکترونیکی تلفیقی تهیه می شود.
4. در مرحله ورود به سیستم GAS "Vybory". داده ها یک سند الکترونیکی تشکیل می شود که با امضای الکترونیکی امضا می شود مقامات مربوطه
5. رعایت داده ها سند الکترونیکی داده ها سند روی کاغذ تایید شده توسط چاپ کامپیوتری، که به امضای مقامات ذیربط و ضمیمه مستندات گزارش می رسد. واقعیت ورود داده ها به GAS "Vybory" و تشکیل یک سند الکترونیکی با امضای الکترونیکی در یک مجله ویژه ثبت می شود.
6. انتقال اسناد الکترونیکی به یک کمیسیون عالی انتخابات، یک کمیسیون همه پرسی با استفاده از GAS "Vybory" منحصرا انجام می شود. پس از تایید اعتبار و اصالت امضای الکترونیکی، با استفاده از کلیدهای عمومی امضای الکترونیکی به هر سند ارسال شده الصاق می شود.
7. نتایج آزمایش توسط پرینت رایانه ای از پروتکل تأیید تأیید می شوند. این پرینت به ترتیب مقرر توسط مقامات امضا شده و به اسناد گزارش ضمیمه می شود. حقيقت انتقال داده ها به كميسيون بالاتر انتخابات، كميسيون رفراندوم، در مجله مخصوص كميسيون پايين انتخابات، كميسيون رفراندوم ثبت مي شود.
8. صحت امضاهای الکترونیکی الصاق شده به هر سند الکترونیکی دریافت شده توسط کمیسیون عالی انتخابات، کمیسیون رفراندوم از کمیسیون پایین تر انتخابات، کمیسیون رفراندوم، با استفاده از کلیدهای امضای الکترونیکی تأیید می شود. واقعیت بررسی قابلیت اطمینان اسناد الکترونیکی دریافت شده تأیید می شود پرینت کامپیوتری پروتکل تایید. این پرینت به ترتیب مقرر به امضای مسئولین مربوطه رسیده و ضمیمه مستندات گزارش می باشد. واقعیت چنین چکی نیز در یک مجله مخصوص ثبت می شود.

تناقضات بین نتایج اولیه و نهایی انتخابات را می‌توان هزارم درصد محاسبه کرد و نه با برخی کاستی‌های روش الکترونیکی یا کاغذی، بلکه با تأخیر در ارسال داده‌ها از برخی نقاط به‌ویژه دوردست کشور توضیح داده می‌شود. . این اختلافات تاثیری بر نتیجه واقعی انتخابات ندارد.

هنگام برگزاری انتخابات و همه پرسی، به عنوان آخرین تجهیزات جانبی سیستم در شعب اخذ رای، می توان از مجتمع های پردازش رای ادغام شده در شبکه Vybory SFS استفاده کرد. آنها قبلاً به صورت آزمایشی در انتخابات در تعدادی از مناطق کشور استفاده شده اند. در طی این رویدادها راه حل های مهندسی و فنی مختلفی برای مشکل شمارش خودکار آرا و انتقال اطلاعات مورد آزمایش قرار گرفت و همچنین امکان جمع بندی خودکار نتایج انواع مختلف رای گیری تنها در عرض 20 تا 25 دقیقه پس از پایان دوره رای دادن

این سیستم علاوه بر صرفه جویی در زمان، امکان بررسی صحت برگه های رای همزمان با رای گیری، تضمین فنی حفاظت از نتایج رای گیری در برابر جعل و ارائه نمایش تصویری از روند انتخابات در تمام مناطق کشور را در پویایی زمان واقعی فراهم می کند. در روز انتخابات، نتایج موقت رای گیری طبق برنامه به صورت اطلاعات آماری، شماتیک، متنی، شنیداری و بصری توسط CEC روسیه دریافت می شود و پس از پردازش، به سرعت به رسانه ها منتقل می شود.