Korxonada ishlab chiqarish yig'ilishining namunaviy bayonnomasi. Umumiy yig'ilish bayonnomasi (namuna). Umumiy yig'ilish bayonnomasi qanday tuziladi?

Uchrashuv protokoli namunasi. Muhokama stenogrammasini qanday yozish kerak. Protokolni qanday yozish kerak - ko'rsatmalar va misollar. Yozish bo'yicha maslahatlar, tuzilma, andozalar (10+)

Uchrashuv protokoli. Misol, shablon, namuna

Tuzilishi, majlis bayonnomasi shablonlari

• Tadbirning sanasi, vaqti va joyi
• Tashabbuschi
• Tadbirni tashkil etuvchi shaxs (aloqa ma'lumotlari bilan)
• Ishtirokchilar ro'yxati (shu jumladan lavozimlar va aloqa ma'lumotlari)
• Kotibiyat tarkibi / kotibning to'liq ismi (aloqa ma'lumotlari bilan)

Uchrashuvga yuborilgan materiallar ro'yxati

Birinchi so'zlovchi nutqining stenogrammasi

• Birinchi ma'ruzachiga birinchi savol (sharh) (Kim so'ragan, transkript)
• Birinchi savolga javob (Transkript)
• Birinchi ma'ruzachiga ikkinchi savol (sharh) (Kim so'ragan, transkript)
• Ikkinchi savolga javob (Transkript)
• Birinchi ma'ruzachiga oxirgi savol (sharh) (Kim so'ragan, transkript)
• Oxirgi savolga javob (Transkript)

Ikkinchi ma'ruzachi nutqining stenogrammasi

Qabul qilingan qarorlar

• Birinchi kiritilgan taklif (tarkibi, uni kim kiritgan)
• Ovoz berish natijalari (umumiylashtirilgan - yashirin ovoz berishda, batafsil - ovoz berishda)

• Ikkinchi taklif kiritildi
• Kiritilgan va qabul qilingan tuzatishlar va qo'shimchalarni hisobga olgan holda yakuniy tahrir
• Ovoz berish natijalari
• Qabul qilingan / rad etilgan / qayta ko'rib chiqish uchun yuborilgan

Kotibning imzosi (kotibiyat raisi)

Uchrashuv uchun materiallar

Yig'ilishdan oldin ishtirokchilarga yig'ilishni tayyorlash va qarorlar qabul qilish uchun zarur bo'lgan materiallar yuboriladi, masalan, axborot eslatmalari, yig'ilishda tasdiqlanishi kerak bo'lgan hujjatlarning dastlabki versiyalari (rejalar, shartnomalar, byudjetlar va boshqalar). Uchrashuvning barcha ishtirokchilariga uchrashuvning sanasi, vaqti va joyi, uchrashuv tashabbuskori va tadbirni tashkil etuvchi aloqa shaxsi haqida ma'lumotlar yuboriladi. Siz aloqada bo'lgan shaxsga tashkiliy xarakterdagi savollarni berishingiz mumkin (u erga qanday borish kerak, chiptaga qanday buyurtma berish, mashinani qaerga qo'yish kerak). Materiallarda ko'rsatilishi kerak bo'lgan shaxslarga murojaat qilish uchun asosiy savollar so'raladi. tomonidan turli materiallar Turli xil aloqa shaxslari ko'rsatilishi mumkin.

Misol, protokol namunasi

Uchrashuv sanasi, vaqti va joyi: 10.01.2010 12:30 - 13:30 Markaziy ofis. Uchrashuv xonasi N34.

Tashabbuschi: Bosh direktor Svistunova Olga Vasilevna

Uchrashuvni tashkil qiluvchi shaxs: Bosh direktorning yordamchisi Erofeev Grigoriy Anatolevich ( [elektron pochta himoyalangan], ext. t. 07703)

Ishtirokchilar ro'yxati

• Svistunova Olga Vasilevna ( Bosh direktor)
• Ivanov Sergey Semenovich (xavfsizlik xizmati boshlig'i) ( [elektron pochta himoyalangan], ext. t. 02345)
• Eroxin Andrey Anatolevich (xizmat boshlig'i axborot texnologiyalari) ([elektron pochta himoyalangan], ext. t. 02455)
• Trifonov Gennadiy Petrovich (moliya bo'limi boshlig'i) ( [elektron pochta himoyalangan], ext. t. 01003)

Yig'ilish kotibi: Bosh direktorning yordamchisi Grigoriy Anatolyevich Erofeev

Uchrashuvga quyidagilar yuborildi:

• Xodimlarning elektron pochta manzillarini yaratish qoidalari bo'yicha xavfsizlik xizmati rahbarining ichki eslatmasi
• Axborot texnologiyalari xizmati rahbarining spamga qarshi kurashish chora-tadbirlari bo'yicha takliflari

Xavfsizlik bo'limi boshlig'ining hisoboti

Kompaniya xodimlarning elektron pochta manzillarini (familiyaning bosh harflari va birinchi ikki harfi) kodlash qoidalarini qabul qildi, bu esa uchinchi shaxslarga istalgan xodimning elektron pochta manzilini osongina topish imkonini beradi. Bu turli xil tijorat takliflari va boshqa keraksiz ma'lumotlarga ega bo'lgan ruxsatsiz elektron pochta xabarlari oqimiga olib keladi.

Taqdimot yuzasidan savollar berilmadi.

Axborot texnologiyalari xizmati rahbarining hisoboti

Mavjud manzillarni rad etishning iloji yo'q, chunki ular asosiy kontragentlar va nazorat qiluvchi organlarga ma'lum. Men barcha xodimlar uchun boshqa qutiga ega bo'lishni taklif qilaman Elektron pochta- faol yozishmalar uchun. Xodimning manzilini uning to'liq ismi bilan aniqlash mumkin bo'lmasligi uchun kodlashni ishlab chiqing. Pochta filtrlarini shunday sozlangki, eski manzillarga xatlar qat'iy filtrlanadi. Yangi manzillarga xatlarni filtrlash yanada yumshoqroq bo'lishi kerak. Iloji bo'lsa, manzillardagi o'zgarishlar haqida kontragentlarga xabar bering. Ishlar Axborot texnologiyalari boshqarmasi tomonidan amalga oshiriladi.

Savol Ma'ruzachiga moliya bo'limi boshlig'i tomonidan savol berildi: Taklif etilayotgan tizimni tashkil etish xarajatlari axborot texnologiyalari bo'limi tomonidan ishlab chiqilganmi? Ehtimol, bu ishni autsorsing qilish samaraliroq bo'larmidi?

Javob. Yo'q, bu masala o'rganilmagan.

Izoh moliya bo‘limi boshlig‘i: Qarorni quyidagi tahrirda tasdiqlashni taklif etaman: Axborot texnologiyalari bo‘limi elektron manzillar bilan bog‘liq vaziyatni to‘g‘rilash bo‘yicha chora-tadbirlar ishlab chiqsin va ularni mustaqil ravishda va autsorserlar tomonidan amalga oshirish xarajatlari masalasini ishlab chiqsin. Eng arzon variantni oling.

Javob. E'tirozlar yo'q.

Qabul qilingan qarorlar

Elektron pochta manzillarini kodlash tartibini o'zgartiring. Elektron pochta manzillarini eski kodlashda saqlang, lekin ularga yuborilgan xatlarni qat'iy ravishda filtrlang.

Vazifani bajarish uchun axborot texnologiyalari bo'limi besh ish kuni ichida ish topshirig'ini ishlab chiqadi. Yana besh ish kuni ichida ishni o'zingiz bajarish xarajatlarini va autsorsing xarajatlarini aniqlang. Xarajatlarni hisoblash asosida ish qanday bajarilishini hal qiling. Ishni o'zingiz yoki autsorserlar tomonidan 15 ish kuni ichida bajaring. Qarorning bajarilishini nazorat qilish xavfsizlik xizmati rahbariga topshirilsin.

Afsuski, maqolalarda xatolar vaqti-vaqti bilan topiladi, ular tuzatiladi, maqolalar to'ldiriladi, ishlab chiqiladi va yangilari tayyorlanadi.

Ish matni va nutq formatlari o'rtasidagi farq nima? Rasmiy lug'at ...
Biznes matn uslubi. Xarakter xususiyatlari rasmiy lug'at. Rasmiyning uslubi...

Boshqaruv qobiliyatlari. Yaxshi, muvaffaqiyatli rahbar, xo'jayin,...
Etakchilik qobiliyatlari. Rahbar muvaffaqiyatga erishish uchun nima qila olishi kerak, hurmat...

Buyruq, qaror, ko'rsatma, buyruq. Namuna, shablon, matn, chiziq...
Namuna buyurtma, qaror, ko'rsatma yoki ko'rsatma. Batafsil sharhlar, tushuntirishlar ...

Ishlar jadvali, xizmatlar ko'rsatish, etkazib berish. Yozish. Nashr...
Jadval. Namuna, chizish bo'yicha maslahatlar....

Boshqaruv amaliyotida niyat bayonnomasi, tasdiqlash bayonnomasi, ashyoviy dalillarni (hujjatlarni) olib qo'yish bayonnomalari kabi protokol turlari qo'llaniladi. Asosiy hujjatlar orasida umumiy yig'ilish Qonun aksiyadorlarni yig'ilish bayonnomasi va sanoq komissiyasining bayonnomasi deb ataydi.

Bundan tashqari, bir mansabdor shaxs tomonidan ma'muriy funktsiyalarni amalga oshirish jarayonida bayonnoma tuzilishi mumkin - yo'l-transport hodisasi to'g'risidagi bayonnoma, hibsga olish bayonnomasi va boshqalar. Ushbu turdagi protokollarning har biri tegishli standart shaklga ega.

Ushbu maqolada biz bu haqda gaplashamiz kollegial boshqaruv harakati natijalari bo'yicha tuzilgan bayonnoma- uchrashuvlar, konferentsiyalar yoki sessiyalar. Ushbu hujjat uchun mo'ljallangan hujjatlar masalalarni kollegial muhokama qilish va qarorlar qabul qilish.

Rossiya ish yuritishda protokol 18-asrning boshidan, qaror qabul qilishdan oldin masalani muhokama qilish uchun boshqaruv amaliyotida qo'llanila boshlangan davrdan boshlab qo'llaniladi. Tarixiy jihatdan protokol:

• va axborot hujjati (muhokama jarayonini hujjatlashtiradigan),
• va ma'muriy hujjat (muhokama natijasida qabul qilingan qaror qayd etiladi).

Zamonaviy boshqaruv amaliyotida turli darajadagi menejerlar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar faoliyatini hujjatlashtirish uchun bayonnomalar tuziladi. Bayonnomalar konferentsiyalar, yig'ilishlar, seminarlar va hokazolar ishini aks ettirish uchun ham qo'llaniladi.

Operatsion yig'ilishlarda bayonnoma tuzish zarurligi to'g'risidagi qaror ularni tayinlaydigan va o'tkazuvchi rahbar tomonidan qabul qilinadi. Agar yig'ilish qo'l ostidagilarni biron bir muammo haqida xabardor qilish, ilgari qabul qilingan qarorni tushuntirish va hokazolar haqida bo'lsa, unda protokol kerak bo'lmasligi mumkin. Ammo bunday tezkor yig'ilish bayonnomasini tuzish zarurati ham mumkin. Bunday holda, bayonnomada hozir bo'lganlarning tarkibi, bildirilgan fikr yoki takliflar qayd etiladi.

Uchrashuvga tayyorgarlik

Doimiy kollegial organlar ishini hujjatlashtirish xususiyatlari

Doimiy kollegial organlar (kengashlar, kengashlar, komissiyalar) farqlanadi yuqori daraja ishingizni tashkil qilish.

Bu mavjudlik bilan ifodalanadi:

• mehnat qoidalari;
• kelgusi yil uchun ish rejasi;
• kotib boshchiligidagi o'z apparati.

Haqiqatda uchta nuqtadan iborat ushbu ro'yxat (maksimal dastur) kollegial organning bitta kotibiga (minimal dastur) qisqartirilishi mumkin. Endi mana shu uch jihatni batafsilroq sharhlaylik.

IN qoidalar Kollegial organ majlislarni o‘tkazish davriyligini, qabul qilingan qarorlar turini, faoliyatni hujjatlashtirish tartibini, majlis o‘tkaziladigan kun va vaqtni belgilaydi. Ba'zan korxonalarda yig'ilishlarni o'tkazish qoidalari mavjud bo'lib, ular nafaqat bitta kollegial organning ishi, balki har qanday kollegial faoliyat bilan bog'liq.

Protokol orasida zarur hujjatlar, birinchi navbatda, chunki u yig'ilish faktini, unda qabul qilingan qarorlarni va ularni amalga oshirish muddatlarini qayd etadi. Ushbu hujjat keyinchalik ushbu kollegial organning qarori yoki qarorini (ya'ni, ma'muriy hujjat) chiqarish uchun asos bo'lib xizmat qilishi mumkin.

Doimiy kollegial organlar bo'lishi kerak yil uchun ish rejasi, unda muhokama qilish rejalashtirilgan asosiy masalalar kiradi.

Doimiy kollegial organlar odatda mavjud apparat, bu organning ishlashini ta'minlaydi. Ushbu bo'limga mutaxassislar yoki rahbarlar toifasiga kiruvchi kotib (ilmiy kengash kotibi, hay'at kotibi va boshqalar) rahbarlik qiladi. Bu ijrochi majlislarni tashkil etish, doimiy faoliyat yurituvchi kollegial organlar faoliyatini hujjatlashtirish hamda hujjatlarning saqlanishi uchun javobgardir.

Uchrashuvlarga tayyorgarlik

Ammo kollegial qarorlar qabul qilish shakli sifatida yig'ilishlar nafaqat kollegial organ a'zolari, balki ishtirokchilarning har qanday tarkibi bilan o'tkazilishi mumkin. Bu bo'lim boshliqlarining yig'ilishlari yoki muayyan masala bo'yicha muayyan tarkibiy bo'linmalar mutaxassislarining yig'ilishlari bo'lishi mumkin. Har holda, 3 kishidan ortiq yig'ilishni tashkil qilish haqida gap ketganda, uni tasodifga qoldirib bo'lmaydi. Uchrashuvga qanchalik yaxshi tayyorgarlik ko'rilgan bo'lsa, yig'ilishning o'zida muhokama qilish uchun kamroq vaqt sarflanadi va undan ham ko'proq samarali yechimlar qabul qilinadi.

Yig'ilishni tayyorlash jarayonida hujjatlar ketma-ket paydo bo'ladi, keyinchalik ular bayonnomaga qo'shimchalar bo'ladi yoki ulardan ma'lumotlar unga kiradi.

Ushbu seriyadagi birinchi hujjat kun tartibi I. U kotib tomonidan raisning (kollegial organning yoki ushbu yig'ilishning) ko'rsatmalari va reglament qoidalari (agar mavjud bo'lsa) asosida tuziladi. Kun tartibini shakllantirishda muhokama qilinadigan masalalarning murakkabligini hisobga olish kerak, shunda muhokama yig'ilish uchun ajratilgan vaqtga to'g'ri keladi.

Kun tartibi yig'ilish ishtirokchilari va taklif qilinganlarga yuboriladi. Chaqiruv varaqasining bir nechta nusxasi kotibda qoladi. Ular kelgusi bayonnomalarni tuzish va yig'ilishni o'tkazish uchun ishlatiladi.

Kun tartibida muhokama qilingan masalalarning soni va ketma-ketligi, so'zga chiqqanlarning familiyasi, sanasi va vaqti, shuningdek, o'tkaziladigan joy ko'rsatilgan. Shunday qilib, kun tartibi bir vaqtning o'zida bo'lajak yig'ilishni e'lon qiluvchi va ishtirokchilarni taklif qiluvchi hujjatdir.

Kun tartibi har qanday shaklda bo'lishi mumkin. Mana ikkita variant; birinchisi ko'proq rasmiy (1-misolga qarang), ikkinchisi esa tezkor uchrashuvlarni o'tkazish uchun ham mos keladi (2-misolga qarang). Aynan tezkor yig'ilishlarni tayyorlashda kotib kun tartibini yuborishni e'tiborsiz qoldiradi. yozma ravishda, faqat ishtirokchilarga og'zaki ma'lumot bilan cheklangan.

Har bir uchrashuvga tayyorgarlik jarayonida ma'ruzachilardan oldindan ma'lumot yig'ish odat tusiga kiradi. ma'ruza yoki nutqlarning tezislari , shuningdek, ularni aks ettiruvchi ma'lumot va ma'lumotnoma hujjatlari (jadvallar, grafiklar, iqtisodiy hisoblar, sertifikatlar va boshqalar). Ushbu materiallarning barchasi yig'ilish ishtirokchilari soniga qarab ko'paytiriladi va ularga tarqatiladi.

Ushbu hujjatlar o'z ichiga olishi kerak qaror loyihasi kun tartibiga kiritilgan har bir masala bo'yicha. Ma'ruzachilar bunday qarorlar loyihalarini tayyorlaydilar. Kotibning vazifasi ushbu hujjatlarni o'z vaqtida olish va ularni kerakli miqdordagi nusxada (ishtirokchilar soni bo'yicha) ko'paytirishdir. Yig'ilish uchun materiallar u boshlanishidan 48 soat oldin yuborilishi kerak, shunda odamlar ularni o'qish va muhokamaga tayyorgarlik ko'rishlari mumkin. Elektron pochta ko'pincha tarqatish uchun ishlatiladi.

Uchrashuvni tayyorlash jarayonida tayyorgarlik ko'rish mumkin ro'yxatga olish varaqasi yoki uning ishtirokchilarining tashqi ko'rinishi ro'yxati (13-misolga qarang). Bunday hujjat ishtirokchilar soni 15 kishidan ortiq bo'lganda tuziladi (keyin bu shaxslar protokolda hozir bo'lganlar qatoriga kiritilmaydi, aksincha. ushbu hujjat bayonnomaga ilova hisoblanadi), shuningdek doimiy faoliyat ko‘rsatuvchi kollegial organning majlisiga tayyorgarlik ko‘rishda (unda kvorum mavjudligi muhim ahamiyatga ega). Yig'ilishda kvorum mavjudligi muhim ahamiyatga ega bo'lsa, bunday ro'yxatga olish varaqasini tayyorlash majburiy bo'ladi - bu ro'yxat muayyan shaxslarning yig'ilishda ishtirok etishini hujjatlashtirish uchun zarur bo'lib, bu, qoida tariqasida, shaxsiy imzo bilan tasdiqlanadi. ro'yxat.

Yig'ilish boshida shaxsiy imzolar yig'ilishga kelganlarni aylanib o'tib, kotib tomonidan yig'iladi. Imzolarni to'plash va hozir bo'lganlar sonini nazorat qilishning ikkinchi keng tarqalgan usuli - ishtirokchilarni ro'yxatga olish. Ro'yxatdan o'tish odatda 30 daqiqa boshlanadi va uchrashuv boshlanishidan 5 daqiqa oldin tugaydi.

Shunday qilib, yig'ilish/yig'ilish boshlanishidan oldin ham kotibda quyidagi hujjatlar bo'lishi kerak: kun tartibi, nutqlarning tezislari va har bir masala bo'yicha qarorlar loyihalari, ishtirokchilar ro'yxati.

Protokolni tuzishning standart qoidalari

Protokolni tuzish tartibi GOST R 6.30-2003 “Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar." Ushbu GOST ushbu hujjatning sarlavhasi va yakuniy qismlarini loyihalash qoidalarini, shuningdek uning matniga qo'yiladigan talablarni belgilaydi.

Protokol sarlavhasi

Protokolning sarlavha qismida quyidagi ma'lumotlar joylashtirilgan:

• tashkilotning to'liq nomi;
• hujjat turi (PROTOKOL);
• raqam va sana;
• bayonnoma tuzilgan joy;
• matnga sarlavha.

Kompaniya nomi har doim tashkiliy-huquqiy shakl bilan birga ko'rsatiladi va rasmiy ravishda belgilangan nomga (tashkilot ustavida yoki nizomida) mos kelishi kerak. Bunday holda, tashkiliy-huquqiy shakl qisqartma sifatida emas, balki to'liq yozilishi kerak.

Agar tashkilot rasmiy ravishda ro'yxatdan o'tgan qisqartirilgan nomiga ega bo'lsa, u to'liq nom ostidagi qatorda qavs ichida ham bo'lishi mumkin (3-misolga qarang).

Agar tashkilotning bosh tashkiloti bo'lsa, uning nomi hujjat muallifi bo'lgan tashkilot nomidan yuqorida, afzalroq qisqartirilgan shaklda ko'rsatilgan (5-misolga qarang).

Shunday qilib, qarang mumkin bo'lgan variantlar dizayn:

3-misol

davlat korporatsiyasi
"Matbuotni tarqatish, qayta ishlash, yig'ish" agentligi
("Rospechat" agentligi OAJ)

4-misol

“Yangi texnologiyalar” yopiq aksiyadorlik jamiyati

5-misol

FEDERAL TA'LIM AGENTLIGI

Davlat ta'lim muassasasi
yuqoriroq kasb-hunar ta'limi
Voronej politexnika universiteti

Sana protokol - bu yig'ilish kuni. Agar yig'ilish bir necha kun davom etgan bo'lsa, unda bayonnomaning sanasi uning boshlanish va tugash sanalarini o'z ichiga oladi (voqea tugaganidan keyin bir necha kun o'tgach tuzilishi mumkin bo'lgan bayonnoma imzolangan sana emas).

6-misol

Aksiyadorlik jamiyati direktorlar kengashining majlisi 2 kun davom etdi: 2009 yil 13 va 14 yanvar. Bayonnoma ertasi kuni tuzilib, yig‘ilish tugagan kundan ertasi – 16 yanvar kuni imzolandi.

Bunday holda, protokol sanasi "01/13 - 14/2009" yoki xuddi shu davr, ammo to'liqroq imloda "01/13/2009 - 01/14/2009" bo'ladi. "2009 yil 13-14 yanvar" sanasini ko'rsatishning og'zaki-raqamli usuli ham mumkin.

Protokollar raqam kalendar yil ichida, shuning uchun protokol raqami (indeks) yig'ilishning tartib raqamidir. Tashkilotda tuzilgan har bir bayonnoma guruhi uchun ketma-ket raqamlar alohida beriladi: aksiyadorlar umumiy yig‘ilishlari bayonnomalari, direksiya yig‘ilishlari bayonnomalari, yig‘ilishlar bayonnomalari alohida raqamlanadi. texnik kengash, majlislar bayonnomalari mehnat jamoasi va hokazo.

Bitta raqamdan iborat hujjat raqami va sanasini ikki raqamda yozish uchun "moda" mavjud: buning uchun boshida nol qo'shing. Bu erda tushuntirishni eshitishingiz mumkin quyidagi mulk: nolning mavjudligi (“01-son” yoki “2008-yil 01-dekabr”) uning oʻrniga boshqa raqam qoʻshishga va shu tariqa 1ni 11, 21 yoki 31 ga aylantirishga imkon bermaydi. Lekin biz hech qanday koʻrsatkich yoʻqligini taʼkidlaymiz. bunday yozuv uchun normativ-huquqiy baza o'z ichiga olmaydi. Bu juda oddiy amaliyot.

Kompilyatsiya joyi Hujjatni tashkilot nomi bilan aniqlash qiyin bo'lgan hollarda, shuningdek, yig'ilish hujjat muallifi bo'lgan tashkilot joylashgan joyda emas, balki boshqa hududda o'tkazilgan hollarda hujjatni ko'rsatish muhimdir. GOST R 6.30-2003 (3.12-band) ga muvofiq, hujjatni tayyorlash joyi qabul qilingan ma'muriy-hududiy bo'linishni hisobga olgan holda, faqat umumiy qabul qilingan qisqartmalardan foydalangan holda ko'rsatiladi.

Matnga sarlavha bayonnomada kollegial faoliyat turi (yig'ilish, yig'ilish, majlis va boshqalar) va kollegial organning nomi ko'rsatilgan. genitiv holat.

7-misol

Uslubiy kengash majlislari

Ishchilar uchrashuvlari

Tarkibiy bo'linmalar rahbarlarining yig'ilishlari

Sarlavha qismining tafsilotlari uzunlamasına (8-misol) yoki burchakli (9-misol) joylashtirilishi mumkin. Variantni tanlash tashkilotda qoladi.

9-misol

Yopiq aktsiyadorlik jamiyati
"Shisha idishlar zavodi"

PROTOKOL

13 - 14.01.2009 № 1
Kamishin

Ijroiya yig'ilishlari
tarkibiy bo'linmalar

Matnning kirish qismi

Protokol matni kirish va asosiy qismlardan iborat.

Bayonnomaning kirish qismida sarlavhadan keyin bosh harflar va familiyalar ko'rsatiladi majlis raisi va kotibi . Shuni yodda tutish kerakki, bayonnomada raislik qiluvchi majlisni o'tkazuvchi mansabdor shaxs, uning pozitsiyasiga muvofiq xodimlar jadvali matnda ko'rsatilmagan.

Kotib - yig'ilishni tashkil etish va uning faoliyatini hujjatlashtirish uchun mas'ul shaxs, ya'ni. protokolni tayyorlash va rasmiylashtirish. Yig'ilish (sessiya) kotibi o'z lavozimiga ko'ra kotib bo'lishi shart emas. Bu rasmiy burch xodim uchun qo'shimcha bo'lishi mumkin. Agar u doimiy ravishda bajarilsa, uning ish tavsifida qayd etilishi kerak. Bu ish, agar u bir martalik topshiriq sifatida bajarilsa, rahbar tomonidan xodimga berilishi mumkin.

10-misol

Shouni yig‘ish

Bo'limlar boshliqlari yig'ilishi raisining funktsiyalarini bosh direktorning o'rinbosari Pankov, yig'ilish kotibi funktsiyalarini esa uning shaxsiy yordamchisi Egorova amalga oshirishi mumkin. Bunda ularning shtat jadvali (bosh direktor o'rinbosari va bosh direktor o'rinbosarining shaxsiy yordamchisi) bo'yicha lavozimlari bayonnomaga kiritilmaydi. Bu odamlar unda faqat yig'ilish raisi va kotibi sifatida paydo bo'ladi (quyidagi misolga qarang).

11-misol

Rais - Pankov Yu.P.

Kotib - Egorova D.L.

Hozirda: Bespalov A.D., Korneev N.R., Lunkov E.N., Marinina E.M., Ustinov A.K.

Taklif qilingan: ijrochi direktori“15-son SMU” OAJ Shuvalov T.B., “14-son SMU” OAJ moliyaviy direktori Osmanova M.T.

BILAN yangi qator so'zdan keyin "Hozirgi" V alifbo tartibida yig‘ilishda muhokama qilish va qaror qabul qilishda ishtirok etuvchi tashkilot mansabdor shaxslarining ism-shariflari va familiyalarini sanab o‘tish.

Yig'ilishga o'z tashkilotining boshqa mansabdor shaxslari taklif qilinsa, ular bo'limda ko'rsatiladi "Taklif qilingan" alifbo tartibida (familiyasi va bosh harflari) lavozimni ko'rsatmasdan. Agar yig'ilishda boshqa tashkilotlarning vakillari qatnashsa, ularning lavozimlari va tashkilotlarning nomlari ko'rsatiladi (11-misolga qarang).

Ishtirokchilar va taklif etilgan shaxslar ro'yxati 1 qator oralig'i bilan chop etiladi. Keyin bitta bo'sh qator qoldiriladi va kun tartibi 1 qator oralig'idan keyin chop etiladi. Ammo protokol matnining asosiy qismi odatda 1,5 qator oralig'ida chop etiladi.

Yig'ilish ishtirokchilari ro'yxatini tuzish kotibning zimmasidadir. Ro'yxat menejerning buyrug'iga binoan oldindan tuziladi (ishtirokchilarni yig'ilish sanasi va kun tartibi to'g'risida xabardor qilish kerak; muammolarni o'rganish va muhokamaga tayyorlash uchun ma'lumotnomalarni oldindan tarqatish maqsadga muvofiqdir). Yig'ilish kuni hozir bo'lganlar ro'yxati mansabdor shaxslarning hozir bo'lishidan kelib chiqqan holda tuzatiladi.

Kengaytirilgan yig'ilish (15 kishidan ortiq) yoki doimiy ish yurituvchi kollegial organning bayonnomasini tuzishda ishtirokchilarning familiyalari bayonnomada ko'rsatilmaydi, lekin ularning soni bilan ko'rsatiladi. jami. Ro'yxatdan o'tish natijalari bo'yicha aniqlanadi, bu holda ro'yxatga olish ro'yxati protokolga qo'shimchalardan biriga aylanadi (13-misolga qarang). Bunday holda, protokol quyidagilarni ko'rsatadi:

12-misol

Hozir: 19 kishi (roʻyxat ilova qilingan).

Protokolning kirish qismi o'z ichiga oladi kun tartibi . Uning mazmuni yig'ilishni rejalashtirgan va uni boshqaradigan rahbar tomonidan belgilanadi. Agar bunday hujjat yig'ilishdan oldin ishtirokchilarga yuborilgan bo'lsa, unda undan olingan ma'lumotlar bayonnomaga o'tkazilishi kerak.

Bayonnomada kun tartibi yig'ilishda muhokama qilinadigan masalalar ro'yxatini o'z ichiga oladi, ularni muhokama qilish ketma-ketligini va ma'ruzachilarning (ma'ruzachilar) familiyasini belgilaydi.

Kun tartibidagi masalalar raqamlangan Arab raqamlari va "nima haqida?" Degan savolga javob berib, "O" yoki "haqida" predlogi bilan boshlang. Har bir band bo'yicha bayonnomada ma'ruzachi - ushbu masalani tayyorlagan mansabdor shaxsning bosh harflari va familiyasi ko'rsatilishi kerak.

14-misol

Kun tartibi:

1. Axborot xavfsizligi qoidalarini tasdiqlash to'g'risida.
   Boshliqning hisoboti axborot bo'limi Doronina Yu.R.
2. Xodimlar jadvaliga kiritilgan o'zgartirishlar to'g'risida.
   Bosh direktor o'rinbosari I.N.Sergeevning nutqi

Matnning asosiy qismi

Protokolning qisqa va to'liq shakllari o'rtasidagi farq - oldin hamma narsa oddiy edi

Matnni taqdim etish shakliga ko'ra, bayonnomalar qisqa va to'liq bo'linadi.

Bayonnomaning turli shakllari bir-biridan faqat yig'ilish jarayonini to'liq yoritishda farqlanadi. Ushbu shakllar o'rtasida dizayndagi farqlar yo'q. Ushbu postulat asosida ishlaydi amaliy tajriba, bu ofis boshqaruvi bo'yicha har qanday darslikda belgilangan.

Qisqa protokol qayd qiluvchi hujjatdir:

• yig'ilishda muhokama qilingan masalalar,
• ma'ruzachilarning nomlari va
• qabul qilingan qarorlar.

Bunday protokol odatda quyidagi hollarda amalga oshiriladi:

• majlis stenografiya qilinganda (ma’ruza stenogrammasi bayonnomaga ilova qilinadi) yoki diktofonga yozib olinganda;
• yig'ilish tezkor xarakterga ega bo'lsa va muhokamaning borishini batafsil ko'rsatmasdan qabul qilingan qarorni yozib olish muhim bo'lsa.

Qisqa bayonnomadan foydalanib, masalani muhokama qilish jarayonini, bildirilgan fikrlarni, sharhlarni, ma'muriy qismni ishlab chiqish jarayonini tasavvur qilish mumkin emas, ya'ni. boshqaruv qarori. Bunga misol 22-misolda keltirilgan.

To'liq protokol(21-misolga qarang) sodir bo'layotgan voqealarning batafsil tasvirini hujjatlashtirishga imkon beradi, yig'ilish ishtirokchilarining ma'ruzalari va nutqlari mazmunini, bildirilgan barcha fikrlarni, berilgan savollar va mulohazalarni, sharhlar, pozitsiyalarni etkazadi.

Shunday qilib, har bir ko'rib chiqilayotgan masala bo'yicha to'liq bayonnomada 3 qism mavjud: "TINGLANGAN", "GAPIRILGAN", "QAROR ETILGAN" ("QAROR ETILGAN"). Qisqasi, faqat ikkitasi bor: "TINGLANGAN" va "QAROR ETILGAN" ("QAROR ETILGAN").

Protokolning asosiy qismi kun tartibiga kiritilgan masalalar bo'yicha qancha bo'limlarni o'z ichiga oladi. Unga muvofiq bo'limlar raqamlangan. Har bir bo'lim to'liq protokol uchun uchta qismdan iborat - "TINGLANGAN", "GAPIRILGAN", "QAROR ETILGAN" ("QAROR ETILGAN") - yoki qisqasi uchun ikkita. Ushbu so'zlar chap chetidan bosh harflar bilan yozilgan.

Protokol testida “TINGILGAN” so‘zidan keyin asosiy so‘zlovchining familiyasi va bosh harflari genitiv holatda (kimga tinglandi?) ko‘rsatiladi va uning nutqi chiziqcha orqali yoziladi. Taqdimot odatda o‘tgan zamonda uchinchi shaxs birlikda bo‘ladi (15-misolga qarang). Agar ma'ruza matni yozma shaklda tayyorlangan va kotibga taqdim etilgan bo'lsa, unda bayonnomada siz faqat ma'ruza mavzusini ko'rsatishingiz va keyin "ma'ruza matni ilova qilingan" deb yozishingiz mumkin (16-misol).

15-misol

1. TINGLANGAN:

Petrova V.Yu. - savdo bo‘limining 2008-yil 4-chorak ish rejasini bajarish yakunlari to‘g‘risida. Reja 100 foizga bajarilganligini ta’kidladi.

16-misol

1. TINGLANGAN:

Petrova V.Yu. - Hisobot matni ilova qilinadi.

To‘liq bayonnomada “gapirildi” so‘zidan keyin masalani muhokama qilishda qatnashganlarning familiyalari va bosh harflari ko‘rsatiladi. Protokol matnida ma'ruzachining har bir familiyasi va bosh harflari yangi qatorga bosiladi nominativ holat(kim gapirdi?). Nutq yozuvining taqdimoti familiyadan tire bilan ajratiladi, u uchinchi shaxsda beriladi; Matnning xuddi shu qismida ma'ruza davomida yoki uni tugatgandan so'ng berilgan savollar, shuningdek ularga javoblar qayd etiladi.

Agar bayonnomada majlisda muhokama yoki savollar boʻlmasa, “GAPILDI” qismi olib tashlanadi va matnning bu qismi faqat ikki qismdan iborat: “ESHILGAN” va “QAROR ETILGAN” (“QAROR ETILGAN”). Bu kun tartibidagi ayrim masalalar bo‘yicha to‘liq bayonnomada ham mumkin.

“QAROR ETILGAN” (yoki “QAROR ETILGAN”) so‘zidan keyin kun tartibidagi tegishli masala qaror qismining matni chop etiladi. Agar bitta masala bo'yicha bir nechta qarorlar qabul qilingan bo'lsa, ular arab raqamlari bilan raqamlanadi, birinchi raqam kun tartibidagi masala raqamini, ikkinchisi - qabul qilingan qarorning raqamini ko'rsatadi.

17-misol

Kun tartibidagi birinchi masala bo‘yicha uchta qaror qabul qilingan taqdirda, ular 1.1, 1.2 va 1.3 raqamlari bilan raqamlanadi.

Kun tartibidagi ikkinchi masala bo‘yicha faqat bitta qaror qabul qilingan bo‘lsa, uning soni ba’zilar adashib yozganidek 2 emas, 2,1 bo‘ladi.

Operatsion qismning matni ma'muriy hujjatlarda qabul qilingan standart namunaga muvofiq shakllantiriladi va savollarga javob beradi: kim nima qilishi kerak va qaysi vaqtda (bu holda, mas'ul ijrochi matn boshida yoki matnning boshida ko'rsatilishi mumkin). oxiri).

18-misol

1.1. 03.03.2009 yilga qadar 2009 yilning 2-choragi uchun Kompaniyaning doimiy mutaxassislaridan foydalangan holda sotuvchilarning malakasini oshirish dasturini tayyorlang. Mas'uliyatli - boshliq kadrlar xizmati Ushakov L.B.

1.1. Kadrlar xizmati rahbari L.B.Ushakov 2009 yilning 2-choragi uchun kompaniyaning doimiy mutaxassislaridan foydalangan holda sotuvchilarning malakasini oshirish dasturini tayyorlash.

Protokollarni tuzishning odatiy amaliyoti ovoz berish natijalarini qayd qilishni nazarda tutmaydi. Ammo agar bu sodir bo'lgan bo'lsa, unda bu operativ paragrafda aks ettirilishi kerak. Ko'proq oddiy dizayn Bu 19-misolda ko'rsatilgan. Aksiyadorlarning umumiy yig'ilishlari bayonnomalarida ko'plab xususiyatlar mavjud, shu jumladan. qabul qilingan qarorlar bo'yicha ovoz berish natijalarini aks ettirish uchun ham mavjud bo'lib, ushbu natijalar sanoq komissiyasining bayonnomasida va aksiyadorlarning umumiy yig'ilishi bayonnomasida qayd etiladi (20-misolga qarang);

19-misol

1.1. A.E. Fedorovning nomzodi ma'qullansin. Kompaniyaning moliyaviy direktori lavozimiga.

20-misol

Shouni yig‘ish

1.1. 2007 yil uchun yillik hisobot, buxgalteriya balansi, foyda va zararlar hisobotini tasdiqlaydi; Rivojlanish rejasi va eng ko'p ro'yxati muhim vazifalar 2008 yil uchun.

Ovoz berish natijalari: “YOLDA” – 78 ovoz (97,5 foiz). umumiy soni yig'ilishda qatnashgan ovozlar); "QARShI" - yo'q; “BAYTARISH” – 2 ovoz (yigilishda qatnashgan umumiy ovozlarning 2,5 foizi). Qaror 78 ovoz bilan qabul qilindi. Sanoq komissiyasining 2-sonli bayonnomasi ilova qilingan.

Protokolning rasmiy qismi

Bayonnomalar yig'ilish paytida olingan qo'lda yozilgan, stenografik yoki audio yozuvlardan tuziladi. Yig‘ilishdan so‘ng kotib yozuvlarni qayta teradi, belgilangan talablarga muvofiq shakllantiradi va yig‘ilish raisiga tahrir qilish uchun taqdim etadi. Unga kiritilgan tuzatishlarni hisobga olgan holda bayonnoma imzolanadi va rasmiy hujjatga aylanadi.

Protokolning yuridik kuchi, ya'ni. rasmiyatchilik, ishonchlilik, shubhasiz, faqat ro'yxatga olish qoidalariga bog'liq emas. Standart ta'rifga ko'ra, "yuridik kuch - bu amaldagi qonun hujjatlarida unga berilgan rasmiy hujjatning mulki, uni chiqargan organning vakolati va belgilangan tartibda amalga oshiriladi" Belgilangan ijro qoidalariga rioya qilgan holda, bayonnoma qonuniy kuchga ega bo'ladi imzolash ikki kishi: rais va kotib.

Ushbu rekvizitni ro'yxatdan o'tkazish hech qanday qiyinchilik tug'dirmaydi, chunki... biz maqolada ko'rib chiqqan barcha protokol shakllari uchun bir xil (21, 22-misollarga qarang). Imzolar matndan 2 yoki 3 qator oraligʻi bilan ajratiladi. Chap chetining chegarasidan “Rais” va “Kotib” so‘zlari bosiladi, familiyaning oxirgi harfi o‘ng chetiga cheklanadi.

Shunday qilib, protokol ichki hujjatdir muhr odatda uning ustiga qo'yilmaydi.

Agar protokol bir necha sahifani egallasa, ikkinchi va keyingi sahifalar raqamlangan bo'lishi kerak. Sahifa raqamlari arab raqamlari bilan “sahifa” (sahifa) so‘zisiz, defis, tirnoq yoki boshqa belgilardan foydalanmasdan yoziladi.

Protokolni tayyorlash vaqti tomonidan umumiy qoida 5 kundan oshmasligi kerak. Bayonnomani tayyorlashning aniq sanasi majlisga raislik qilgan rahbar yoki doimiy faoliyat yurituvchi kollegial organning raisi tomonidan belgilanishi mumkin. Bayonnomani tuzish muddati kollegial organning reglamentida ham belgilanishi mumkin.

Ammo ba'zi hujjatlar protokollarning ayrim turlari uchun o'zlarining aniq muddatlarini belgilaydilar. Masalan, "Aksiyadorlik jamiyatlari to'g'risida" gi qonunda aktsiyadorlik jamiyatlari Direktorlar kengashi yig'ilishi bayonnomasini tuzish uchun 3 kun kerak bo'ladi, ammo aksiyadorlar umumiy yig'ilishi bayonnomasi kabi murakkab hujjatni rasmiylashtirish uchun 15 kungacha vaqt ketadi.

Yig'ilishda qabul qilingan qarorlar xodimlarga yetkaziladi yoki butun bayonnomaning nusxalarini yoki operativ qismdan ko'chirmalarni yuborish shaklida. Kichik tashkilotlarda xodimlarni qabul qilingan qarorlar bilan tanishtirish ba'zan imzoga qarshi tashkil etiladi, buning uchun protokol uchun tanishish varaqasi tayyorlanadi.

Qabul qilingan qarorlar, masalan, kollegial organning qarori yoki tashkilot rahbarining buyrug'i asosida boshqa ma'muriy hujjatlarni tayyorlash ham amaliyotda qo'llaniladi.

"O'rtoqlar o'rtasida kelishuv bo'lmaganda"

Yuqoridagilarning barchasi bilan tinchlanish mumkin, ammo yangi kuchga kirishi bilan Standart ko'rsatmalar federal organlarda ish yuritish bo'yicha ijro etuvchi hokimiyat(Rossiya Madaniyat vazirligining 2005 yil 8 noyabrdagi 536-son buyrug'i bilan tasdiqlangan) ko'p narsa o'zgardi. Hech bo'lmaganda ushbu hujjat kiritilgan uchun qisqa protokollar tayyorlash federal organlar ijro etuvchi hokimiyat, buning qoidalari buning uchun normativ hujjat majburiydir.

Va ular shu paytgacha ishlab chiqilgan protokolning qisqacha shaklini tuzish amaliyotidan farq qiladi. Taqqoslash natijalarini jadval shaklida taqdim etamiz (1-jadvalga qarang).

Muayyan federal organning ofis ishlariga kelsak, har kimning o'ziga xos xususiyatlari bor o'z ko'rsatmalari, bu standartga to'g'ri kelmasligi mumkin (quyida keltirilgan ushbu me'yoriy hujjatning 1.2 va 1.3-bandlariga e'tibor bering). Aynan o'ziga xos tarzda mahalliy ko'rsatmalar Bu ishlab chiqarish masalasi va hamma narsa ishlaydi. Va federal organlarda ishlamaydiganlar uchun men sizga har doim namunaviy ko'rsatmalarga (ya'ni, bajarish uchun majburiy emas) munosabatda bo'lishni maslahat beraman. Bundan tashqari, GOST R ISO 15489-1-2007 "Axborot, kutubxona va ma'lumotlar standartlari tizimi" nashr qilish. Hujjatlarni boshqarish. Umumiy talablar". Va uning asosiy g'oyasi shundaki, tashkilot hujjatlarni boshqarish qoidalarini "ta'riflashi", tasdiqlashi va ularga rioya qilishi kerak. Va qisqa bayonnomaga ega bu misol juda dalolatlidir - qonunchilik va me'yoriy-huquqiy bazada aniq ko'rsatmalar mavjud bo'lmagan yoki nomuvofiqliklar mavjud bo'lgan barcha holatlarda, har qanday tashkilot o'z qoidalarini belgilashga majbur bo'ladi. o'z qoidalari. Bunday holda, dizaynning aniqligi va ravshanligini, eng muhimi, hujjatning qonuniy kuchini ta'minlash mumkin.

Hujjat parchasi

Shouni yig‘ish

Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha namunaviy ko'rsatmalar (Rossiya Madaniyat vazirligining 2005 yil 8 noyabrdagi 536-son buyrug'i bilan tasdiqlangan)

1.2. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha standart ko'rsatmalar (keyingi o'rinlarda Namunaviy ko'rsatmalar deb yuritiladi) Umumiy talablar xizmatlarning ishlashiga hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv, hujjatlar boshqaruv faoliyati va federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida - vazirliklarda, xizmatlarda, idoralarda hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish.

1.3. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlari ish yuritishni namunaviy nizom asosida tashkil qiladi va olib boradi ichki tashkilot federal ijro etuvchi hokimiyat organlari ... ish yuritish bo'yicha individual ko'rsatmalar, federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining normativ hujjatlari, boshqa normativ-uslubiy hujjatlar va ushbu Namunaviy yo'riqnoma. Shaxsiy ko'rsatmalar ish yuritish federal arxiv agentligi bilan kelishilganidan keyin federal ijro etuvchi hokimiyat rahbarlari tomonidan tasdiqlanadi.

Protokoldan ko'chirma tuzish

Hujjatlashtirishning juda keng tarqalgan amaliyoti protokoldan ko'chirmalarni tuzishdir.

Protokoldan ko'chirma aniq nusxasi ko‘chirma tayyorlanayotgan kun tartibidagi masalaga tegishli bayonnomaning asl matnining qismlari. Shu bilan birga, shaklning barcha tafsilotlari, matnning kirish qismi, ko'chirma tayyorlanayotgan kun tartibidagi masala, shuningdek, uning muhokamasi va u bo'yicha qabul qilingan qarorni aks ettiruvchi matn takrorlanadi.

Bayonnomadan ko'chirma faqat kotib tomonidan imzolanadi, u ham attestatsiyani tuzadi. U “To'g'ri” so'zidan iborat bo'lib, ko'chirmani tasdiqlovchi shaxsning lavozimi, uning shaxsiy imzosi, familiyasi, bosh harflari va sanasi ko'rsatilgan (24-misolga qarang).

Agar bayonnomadan ko'chirma boshqa tashkilotga topshirish uchun berilgan bo'lsa, u muhr bilan tasdiqlanadi.

Protokollarni qanday qilib to'g'ri saqlash kerak?

Protokollar tashkilotda mavjud ish yuritish shakliga qarab saqlanadi. Agar ish yuritish markazlashtirilgan holda amalga oshirilsa, u holda protokollar tashkilot kotibida, ish yuritish xizmatida saqlanishi mumkin. Markazlashtirilmagan hujjatlarni boshqarishda saqlash joyi tashkilotning tuzilishi bilan belgilanadi, odatda yig'ilishlarni o'tkazadigan mansabdor shaxslarning kotibiyatlarida.

Ishlarda bayonnomalar ishlarning nomenklaturasiga muvofiq tuziladi, lekin har holda ular majlis turiga yoki kollegial organning nomiga qarab alohida ishlarga tuzilishi kerak.

23-misol

Boshqaruv majlislarini Bosh direktor olib boradi. Tashkilot tarkibida ekspertlar kengashi tuzildi, unga bosh direktor ham rahbarlik qiladi. Uchrashuvlar bayonnomalari va ekspertlar kengashi ikki xil holatda tuzilishi kerak.

Ko'p turdagi protokollar doimiy saqlash muddatiga ega. Bularga kollegial ijroiya organi (kollegiya, direksiya, hay’at va boshqalar), nazorat-taftish organlari, ilmiy, ekspert, uslubiy kengashlar, tashkilot rahbarlari bilan o‘tkazilgan yig‘ilishlar, aksiyadorlar, aksiyadorlar umumiy yig‘ilishlari bayonnomalari (5-bandi) kiradi. Tashkilotlar faoliyatida shakllantiriladigan, saqlash muddatlari ko'rsatilgan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati).

Izohlar

Shouni yig‘ish

AMALIY ISH 8

MA'LUMOT VA MA'LUMOT HUJJATLARI

PROTOKOL, ACT

Muassasalar tomonidan yaratilgan hujjatlarning aksariyati axborot va ma'lumotnoma hujjatlaridir. Ushbu hujjatlarda ishlarning haqiqiy holati to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Axborot-ma'lumotnoma hujjatlariga quyidagilar kiradi: guvohnomalar, eslatmalar, aktlar, xatlar va boshqalar. Ular yordamchi xususiyatga ega va majburiy emas. Undagi ma'lumotlar hisobga olinishi mumkin.

Protokol

Protokol tashkiliy va ma'muriy hujjatlar tizimida alohida o'rin tutadi. U axborot hujjatlari sifatida tasniflanishi mumkin (u ma'lumotni o'z ichiga olganligi sababli, u ba'zi boshqaruv masalalarini muhokama qilish jarayoni to'g'risida ma'lumotni o'z ichiga oladi) va operativ qismni o'z ichiga oladi. ma'muriy hujjat sifatida qaralishi mumkin.

Protokol -, majlislar, konferentsiyalar, yig'ilishlar, konferentsiyalar va kollegial organlarning (qo'mitalar va vazirliklar hay'atlari, shahar hokimiyatlari, shuningdek, ilmiy-texnikaviy va uslubiy kengashlar) ishining boshqa shakllarida masalalarni muhokama qilish va qarorlar qabul qilishning borishini qayd etuvchi hujjat. ).

Aksiyadorlar yig‘ilishlari va direktorlar kengashi yig‘ilishlari majburiy bayonnoma bilan rasmiylashtiriladi.

Protokollar hokimiyatga topshiriladi davlat hokimiyati ro'yxatdan o'tkazish uchun (masalan, tijorat banklarini, savdo-sanoat palatalarini va boshqalarni ro'yxatdan o'tkazishda). Vaqtinchalik kollegial organlar faoliyatini (konferentsiyalar, yig'ilishlar, yig'ilishlar, seminarlar va boshqalar) hujjatlashtirish uchun ham bayonnomalar tuziladi.

Bayonnomalar yig'ilishda kotib tomonidan qo'lda yoki ovoz yozish moslamasi yordamida yuritilgan yozuvlar asosida tuziladi.

Yig'ilish turiga va kollegial organning maqomiga qarab, bayonnomaning shakli tanlanadi: qisqa, to'liq yoki stenografik.

Qisqa protokol– majlisda muhokama qilingan masalalar, ma’ruzachilarning familiyalari va qabul qilingan qarorlarni qayd etadi. Bunday bayonnomani majlis stenogramma qilingan, ma’ruzalar va ma’ruza matnlari kotibga taqdim etiladigan yoki majlis tezkor xarakterga ega bo‘lgan hollardagina yuritish tavsiya etiladi.

To'liq protokol - nafaqat muhokama qilingan masalalar, qabul qilingan qarorlar va ma’ruzachilarning familiyalari, balki yig‘ilish ishtirokchilarining ma’ruzalari va nutqlari mazmunini, bildirilgan barcha fikr-mulohazalar, bildirilgan savol va mulohazalar, mulohazalar, pozitsiyalarni yetkazuvchi yetarlicha batafsil yozuvlarni ham qayd etadi. To'liq daqiqalar sizga uchrashuvning batafsil rasmini hujjatlashtirish imkonini beradi.

So'zma-so'z protokol - asosida tuzilgan so'zma-so'z hisobot yig'ilish haqida (stenogramma) va har bir masalani muhokama qilish va u bo'yicha qaror ishlab chiqish jarayonini so'zma-so'z etkazadi.

To'liq va stenografik protokollar qo'lda yozilgan stenografik yoki lenta yozuvlari asosida tuziladi.

Barcha turdagi bayonnomalar umumiy shaklda tuziladi, unda quyidagi rekvizitlar mavjud: muassasaning nomi, hujjat turi, sanasi, hujjatning indeksi, bayonnoma tuzilgan joy, sarlavha uchun joy. matnga. Bayonnomaning sanasi yig'ilish sanasi hisoblanadi. Agar u bir necha kun davom etgan bo'lsa, u holda protokol sanasi boshlanish va tugash sanalarini o'z ichiga oladi. Bayonnomaning raqami (indeks) yig'ilishning tartib raqamidir. Matn sarlavhasi yig'ilish yoki kollegial faoliyat turini aks ettiradi (bayonnoma - kollegiya yig'ilishlari).

Protokol matni kirish va asosiy qismlardan iborat.

Bayonnomaning suv qismida sarlavhadan keyin yig‘ilish raisi va kotibining familiyasi va ismi-shariflari ko‘rsatiladi. Ishtirok etgan so'zdan keyin yangi qatordan boshlab kollegial organning doimiy a'zolarining familiyalari va bosh harflari alifbo tartibida (bayonnomaning qisqacha shaklida bu ma'lumotlar olib tashlangan), shuningdek familiyalari, bosh harflari va lavozimlari ko'rsatiladi. taklif qilinganlar. “Rais”, “Kotib”, “Hozir” so‘zlari chap chetining boshidan bosh harf bilan yoziladi. Kengaytirilgan yig'ilish bayonnomasini tuzishda ishtirokchilarning ism-shariflari ko'rsatilmaydi, lekin ularning umumiy soni ko'rsatiladi. Ishtirokchilarni sanab chiqish ro'yxatga olish varaqalari bo'yicha amalga oshiriladi, ular yig'ilish kotibiga topshiriladi va bayonnomaga ilova qilinadi.

Bayonnomaning suv qismi kun tartibini o'z ichiga oladi, unda ma'ruzachilarning (ma'ruzachilarning) familiyalari ko'rsatilgan holda muhokama qilingan masalalar ko'rsatiladi va ularni muhokama qilish ketma-ketligi belgilanadi. Unda ma’ruzachilarning familiyasi ko‘rsatilgan holda majlisda muhokama qilingan masalalar sanab o‘tilgan va ularni muhokama qilish ketma-ketligi belgilangan. Yig'ilish kun tartibi oldindan tuziladi va uni o'z ichiga olishi kerak optimal miqdor savollar.

Protokolning asosiy qismi kun tartibiga kiritilgan masalalar bo'yicha qancha bo'limlarni o'z ichiga oladi. Unga muvofiq bo'limlar raqamlangan.

Har bir bo'lim uchta qismdan iborat: "TINGLANGAN", "GAPIRILGAN", "QAROR ETILGAN" bo'lib, ular bayonnoma matnida asosiy ma'ruzachi, masalani muhokama qilishda qatnashuvchilar nutqini ajratib ko'rsatish uchun bosh harflar bilan bosiladi. va masalaning yechimini shakllantiruvchi operativ qism. Xuddi shu maqsadda, bayonnoma matnida ma'ruzachining har bir familiyasi va bosh harflari nominativ holatda yangi qatorga bosiladi. Nutq yozuvining taqdimoti familiyadan tire bilan ajratiladi, u uchinchi shaxs birlik shaklida beriladi, ma'ruza mazmuni to'g'ridan-to'g'ri nutq shaklida yoziladi. Agar ma'ruza matni stenogramma bo'lsa yoki ma'ruzachi tomonidan yozma ravishda taqdim etilgan bo'lsa, unda chiziqchadan keyin ular bosh harflar bilan ham yozadilar - "Hisobot ilova qilinadi".

Kun tartibidagi masala raqami “TINGLANGAN” so‘zidan oldin, so‘ng ikki nuqta qo‘yiladi.

Ma’ruza muhokamasining borishi “gapirish” bo‘limida savol-javoblar bo‘limida aks ettirilgan. Savol va javob so'zlari yozilmagan.

Masalan:

A.V.Smirnov - bartaraf etish choralari ko'rilganmi?

Qabul qilingan qarorlar“YOL ETILGAN” bo‘limida mavjud. Agar bir nechta echimlar mavjud bo'lsa, ular arab raqamlari bilan nuqta bilan raqamlanadi. Har bir qarorga uning bajarilishi uchun mas'ul bo'lgan shaxsning lavozimi, familiyasi va ismi-sharifi ko'rsatiladi va muddatni o'z ichiga oladi, masalan:

QAROR QILDI:

1. Xodimlar to'g'risidagi yangi nizom loyihasini tayyorlang. Mas'ul - HR menejeri Rodionova N.P. Tugash muddati - 2001 yil 18 noyabr.

Operativ qism quyidagi sxema bo'yicha tuzilgan: harakat - bajaruvchi - muddat. Ijrochi tashkilot, tarkibiy bo'linma yoki aniq mansabdor shaxs bo'lishi mumkin.

Protokolda hujjatni tasdiqlash to'g'risidagi qaror qayd etilishi mumkin. Bunda bayonnomada sana va hujjat raqamiga havola bo‘lishi, hujjatning o‘zi esa bayonnomaga ilova qilinishi kerak.

Saylov paytida har bir nomzod bo'yicha ovoz berish natijalari bayonnomada ko'rsatiladi.

Bayonnoma rais va kotib tomonidan imzolanadi. Kotib matnni tahrir qiladi, har bir ma'ruzachini o'z nutqining yozuvi bilan tanishtiradi va nutqining yozib olinishiga rozi bo'lgan ma'ruzachining imzosini oladi. Yig‘ilishning rayosat tomonidan saylanadigan bayonnomalari rais, kotib va ​​rayosatning barcha a’zolari tomonidan imzolanadi.

Bayonnomadan ko'chirma dastlabki protokol matnining bir qismining aniq nusxasi hisoblanadi. Shu bilan birga, shaklning barcha tafsilotlari, matnning kirish qismi va ko'chirma tayyorlanayotgan kun tartibidagi masala takrorlanadi. Bayonnomadan ko'chirma faqat kotib tomonidan imzolanadi, u ham attestatsiyani tuzadi. U "To'g'ri" so'zidan, ko'chirmani tasdiqlovchi shaxsning lavozimi, shaxsiy imzosi, familiyasi, bosh harflari va sanasidan iborat. Agar ko'chirma boshqa tashkilotga topshirish uchun berilgan bo'lsa, u muhr bilan tasdiqlanadi.

Protokol formati namunasi

(tafsilotlarni uzunlamasına joylashtirish bilan)

Rossiya Federatsiyasining gerbi

Kompaniya nomi

PROTOKOL

____________________ № _________________

sana

_______________________________

Nashr qilingan joy

Sarlavha:

Komissiya majlislari...

Rais - Smirnov S.S.

Kotib - Antonova M.I.

Hozir: 30 kishi (roʻyxat ilova qilingan)

(agar 15 kishigacha bo'lsa, u holda protokolda

familiyalar bosh harflari bilan ko'rsatilgan

alfavit tartibida vergul bilan ajratilgan)

KUN TARTIBI:

1. Konferensiyaga tayyorgarlik ko‘rish tartibi haqida.

Rahbarning hisoboti ...

1. TINGLANGAN:

Sokolov A.I. - Hisobot matni ilova qilinadi.

SPIKOLAR:

Ivanov M.I. - nutqning qisqacha yozuvi (uchinchi shaxsdan).

QAROR QILDI:

1.1. Tasdiqlash...

2. TINGLANGAN:

SPIKOLAR:

QAROR QILDI:

Rais Imzo S.S. Smirnov

Qonun- bir necha shaxslar tomonidan tuzilgan va aniq faktlar yoki harakatlarni tasdiqlovchi hujjat.

da aktlar tuziladi turli vaziyatlar va shuning uchun ko'p navlari bor:

· shartnoma bo'yicha ishlarni qabul qilish dalolatnomasi;

· hujjatlarni qabul qilish va topshirish dalolatnomasi;

· materiallarni hisobdan chiqarish dalolatnomasi;

· tijorat akti;

· tekshirish hisoboti va boshqalar.

Dalolatnomalar doimiy yoki rahbarlar buyrug'i bilan tayinlanadigan komissiya tomonidan tuziladi.

Maxsus guruh yukning shikastlanishi, buzilganligi yoki kamligi hamda tashish qoidalarining boshqa buzilishi faktlarini aniqlaydigan tijorat hujjatlarini tuzadi. Bunday dalolatnoma standart bosma shaklda tuziladi va dog'lar, o'chirishlar va chizmalarsiz to'ldiriladi. Aktga kiritilgan barcha qo'shimchalar va tuzatishlar kelishilgan bo'lishi va ikkala tomonning imzolari bilan tasdiqlangan bo'lishi kerak.

Agar dalolatnoma korxonaning ichki hujjati bo'lsa, u umumiy shaklda tuziladi. Agar akt tashqi hujjat bo'lsa, unda tashkilot haqida ma'lumot bo'lishi kerak.

Aktda quyidagilar bo'lishi kerak:

· tashkilot (tarkibiy bo'linma) nomi;

· hujjat turining nomi;

· matn sarlavhasi;

· imzolar;

· muhr;

· ilovalar; (agar tasdiqlovchi hujjatlar nusxalari mavjud bo'lsa).

Akt matni kirish va bayon qismlaridan iborat.

Aktning suv qismi uni tayyorlash uchun asosni ko'rsatadi. Bu hujjatga, rahbariyatning og'zaki buyrug'iga, har qanday faktlarga, hodisalarga yoki harakatlarga havola bo'lishi mumkin.

Aktning sarlavhasi bo'lishi mumkin, masalan: "Iste'mol tovarlari etishmasligi to'g'risidagi akt" yoki "Maxfiy" belgisi bilan hujjatlarni qabul qilish va topshirish akti.

Qonunning asosiy qismida:

· maqsad va vazifalar;

· komissiya tomonidan bajariladigan ishlarning muddatlari;

· natijalar (topilmalar, xulosalar, takliflar).

Murojaat to'g'risidagi matn va eslatmadan keyin, agar kerak bo'lsa, dalolatnoma nusxalari soni, ularning joylashgan joyi yoki ular yuborilgan manzillar to'g'risidagi ma'lumotlar ko'rsatiladi.

Akt uni tayyorlashda ishtirok etgan barcha shaxslar tomonidan imzolanadi.

Bir qator harakatlar uchun (moddiy, moliyaviy va boshqa muhim masalalar) boshqaruvchi tomonidan tasdiqlash va korxona muhri bilan sertifikatlashni talab qiladi.

Tekshiruv va tekshirish aktlari faoliyatiga ta'sir qiladigan barcha shaxslarga tanishtiriladi. Bundan tashqari, aktda loyihani tuzuvchilarning imzolaridan keyin "Akt o'qildi: lavozimlar, imzolar, imzolar stenogrammasi va sanasi" yozuvi mavjud.

Masalan:

Muallif:

Raisi ______________________________________________________

Komissiya aʼzolari:

Komissiya a’zolari: 1. ___________________________________

Lavozimi, familiyasi, bosh harflari

Hozir: 1. ________________________________________________

Lavozimi, familiyasi, bosh harflari

Komissiya a'zolari va hozir bo'lganlarning ismlari alifbo tartibida joylashtirilgan. Lavozim nomi, shuningdek, muassasa nomini o'z ichiga oladi.

Bayonot qismi paragraf bilan boshlanadi. Unda akt loyihasini tuzuvchilar tomonidan amalga oshirilgan ishlarning maqsad, vazifalari va mohiyati, uning natijalari belgilab berilgan. Ish natijalari jadval shaklida taqdim etilishi mumkin.

Aktning yakuniy qismida xulosalar chiqariladi yoki tavsiyalar beriladi. Matnning bu qismi ixtiyoriydir - akt faktlar bayoni bilan ham tugashi mumkin.

Matndan keyin, imzolar oldidan, agar kerak bo'lsa, aktning to'ldirilgan nusxalari sonini va ularning joylashgan joyini ko'rsating (aktning ushbu qismi ham ixtiyoriy). Masalan:

3 nusxada tuzilgan:

1-nusxa Rossiya Iqtisodiyot vazirligiga yuboriladi

2-nusxa Rossiya temir yo'llari vazirligiga yuboriladi

3-nusxa - biznesda 05-24.

Akt matnini imzo bilan to'ldiring. Dalolatnoma komissiya raisi va barcha loyihachilar tomonidan imzolanadi. Imzolashda familiyalardan oldin lavozimlar ko'rsatilmaydi. Masalan:

Komissiya raisi Imzo K.Ya. Lakin

Komissiya a'zolari: ______________ V.N. Kirillov

Imzo

______________ I.N. Potapov

Imzo

N.N. Lamshina

Imzo

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении " va h.k.

Ba'zi turdagi aktlar tasdiqlashni talab qiladi. Masalan, muassasani tugatish to‘g‘risidagi dalolatnoma yuqori turuvchi idora (vazir) rahbari tomonidan, hujjatlar va ishlarni yo‘q qilish uchun ajratish to‘g‘risidagi dalolatnoma esa muassasa rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Tasdiqlash GOST R 6.30-97 talablariga muvofiq muhrlanadi.

Hujjatni qanday yozishga misol:

Rossiya Madaniyat vazirligi TASDIQLANGAN

Madaniyat masalalari qo'mitasi Qo'mita raisi

Ma'muriyat Imzo N.I. Petrov

___________________________ ___________________

Hudud nomi Sana

18.05.2000 № 12

Novosibirsk shahri

Hujjatlarning saqlanishini komissiyada tekshirish to'g'risida

Sababi: Qo‘mita raisining 2000 yil 20 apreldagi 102-sonli “Boshqaruv hujjatlarining saqlanishini tekshirish to‘g‘risida”gi buyrug‘i.

Quyidagilardan iborat komissiya tomonidan tuzilgan:

Rais: o'rinbosari Qo‘mita raisi Sidorov G.V.

Komissiya a’zolari: 1. Rahbar. umumiy bo'lim Grigorieva N.I.

2. Kadrlar bo'limi inspektori Mixaylova G.G.

3. Deputat Bosh hisobchi S.I.Mishkin

4. Referent Prokudin M.V.

2000 yil 16 maydan 18 maygacha bo'lgan davrda komissiya Madaniyat qo'mitasida boshqaruv hujjatlarini tashkil etish va saqlash sharoitlarini tekshirdi. Hujjatlar saqlanadi tarkibiy bo'linmalar va umumiy bo'limda.

Fayllar nomenklaturasi har yili Novosibirsk viloyat arxivi bilan kelishiladi. Hujjatlarni yo'q qilish, yo'qotish, buzish yoki noqonuniy yo'q qilish faktlari aniqlanmagan.

2 nusxada tuzilgan:

1-chi - 1-23-sonli holatga

2 - viloyat arxiviga.

Komissiya raisi Imzo G.V. Sidorov

Komissiya aʼzolari: Imzo N.I. Grigoryeva

Imzo GG. Mixaylova

Imzo S.I. Myshkina

Imzo M.V. Prokudina

Variant 2

02.01.2000 dan 03.01.2000 gacha o'tkazilgan "Sibtexmash" OAJ korxonasining ishini tekshirish natijalarini hujjatlashtirish Tekshirish natijasida quyidagi kamchiliklar aniqlandi: kadrlar hisobi tartibga solinmagan , muhandislarning ba'zi shaxsiy fayllari e'tiborsiz holatda; uskunani ta'mirlash uchun qadoqlash qog'ozi, mixlar va ehtiyot qismlarni asossiz hisobdan chiqarishga yo'l qo'yiladi; mexanik do'konda 60 kg miqdorida lehimning ortiqcha iste'moli bo'lgan; Ombor menejeri P.I. Yakovlev etkazib beruvchilarga qaytariladigan konteynerlarni o'z vaqtida jo'natmagan, buning uchun zavod 1,5 ming rubl miqdorida jarima to'lagan. Qolgan ma'lumotlarni o'zingizning xohishingiz bilan aniqlang.

Kotib Imzo M.A. Antonova

16. Zavodni inventarizatsiya qilish komissiyasi majlisining bayonnomasini tuzing gaz uskunalari, unda 2-sonli yordamchi materiallar omborini inventarizatsiya qilish natijalari to'g'risidagi masala ko'rib chiqildi. Yig‘ilishda inventarizatsiya natijalarini tasdiqlash va yetishmovchiliklarni ombor mudiri hisobidan belgilash to‘g‘risida qaror qabul qilindi. yordamchi materiallar 365 million rubl miqdorida hamda 2-sonli ombor uchun tegishli dalolatnoma va ombor mudirining tushuntirish xati ham o‘qib eshittirildi. Qolgan ma'lumotlarni o'zingizning xohishingiz bilan aniqlang.

17. “Ishga tushirish” ishlab chiqarish kooperativi ishchilarining umumiy yig‘ilishining to‘liq bayonnomasini tuzing, unda ishlab chiqarishni tashkil etish masalasi muhokama qilindi. qurilish materiallari qurilish uchun turar-joy binolari. Yig‘ilishda rais bunday sexni tashkil etish imkoniyatlari va uning ish istiqbollari haqida ma’lumot tingladi. Muhokamalardan so‘ng rais va uning qurilish ishlari bo‘yicha o‘rinbosariga 6 oy muddatda ishlarni boshlash va bu maqsadlar uchun 315 million rubl ajratish bo‘yicha ko‘rsatma berishga qaror qilindi.

18. Qisqa protokolni yozing ishlab chiqarish yig'ilishi tibbiy preparatlar zavodining rejalashtirish-iqtisodiy bo'limi ishchilari, unda 1998 yil uchun texnik sanoat moliyaviy rejasini erta ishlab chiqish masalasi ko'rib chiqildi, ishlab chiqarish yig'ilishida texnik sanoat moliyaviy rejasini muddatidan uch kun oldin ishlab chiqish to'g'risida qaror qabul qilindi . Qolgan ma'lumotlarni o'zingiz kiriting.

Tegishli ma'lumotlar.

Mulkchilik shakli qanday bo'lishidan qat'i nazar, ko'plab tashkilotlarda yig'ilishlar o'tkaziladi. Ularda xodimlar va menejerlar muhim ma'lumotlarni almashadilar va qarorlar qabul qilishadi. Tadbir samarali bo'lishi uchun yig'ilish bayonnomasi tuziladi. Ushbu hujjatning namunasi tashkilotlarda taxminan bir xil. Qoidalar quyida tavsiflanadi.

Uchrashuv turlari

Agar ularga tayyorgarlik ko'rmasangiz, bu hodisalar noto'g'ri ketishi mumkin. Bu funksiya rahbarga tushadi. U hodisaning mohiyatini aniqlashi kerak. Mutaxassislar uchrashuvlarning bir nechta turlarini ajratib ko'rsatishadi:

1. Maqsad xodimlarga bilim berish va malakasini oshirishdan iborat trening (konferensiya).
2. Axborot. Tadbir ma'lumotlarni umumlashtirish va paydo bo'lgan muammolar bo'yicha turli nuqtai nazarlarni o'rganish uchun talab qilinadi.
3. Tushuntirish. Bunday yig'ilishlarda menejerlar xodimlarni amalga oshirilayotgan iqtisodiy siyosatning to'g'riligiga ishontiradilar.
4. Muammoli. Tadbir dolzarb muammolarni hal qilish usulini ishlab chiqish maqsadida o'tkazilmoqda.

Uchrashuv turi qanday bo'lishidan qat'i nazar, u hujjatlashtirilgan bo'lishi kerak. Bu uni malakali va uyushqoqlik bilan amalga oshirish imkonini beradi.

Tayyorgarlik

Uchrashuv samarali bo'lishi uchun yuqori lavozimli xodimlar quyidagi qoidalarni bilishlari kerak:

1. Mavzuni va kerakli natijalarni aniq belgilashingiz kerak. Bu uyushgan tadbirga imkon beradi.
2. Kun tartibini diqqat bilan ishlab chiqing. Masalalarni ko'rib chiqish ketma-ketligini o'rnatish kerak. Shu bilan birga, oson savollardan boshlab, murakkabroq savollarga o'tish yaxshiroqdir.
3. Ishtirokchilarni muhokama qilinadigan faktlar bilan tanishtirish kerak. Bu eng yaxshi uchrashuvdan oldin amalga oshiriladi.
4. Ishtirok etmoqchi bo'lganlarga oldindan taklifnoma yuborilishi kerak. Agar ba'zilar muammolarni hal qilishda yordam bera olmasalar, lekin tadbir natijalarini bilishlari kerak bo'lsa, unda ular protokol bilan ta'minlanishi kerak.
5. Uchrashuvni o'tkazish joyi uning maqsadiga qarab tanlanishi kerak. Odamlarni joylashtirish shartlari muhim biznes muhitini yaratishda.

Ushbu nuanslar uchrashuvga tayyorgarlik ko'rishda asosiy hisoblanadi. Ularga amal qilinsa, tadbir samarali va uyushqoqlik bilan o‘tadi.

Uchrashuv protokoli nima uchun talab qilinadi?

Har bir tashkilot muntazam yig'ilishlarni o'tkazadi. Ushbu turdagi tadbir ko'plab o'tkir muammolarni hal qilishga, o'z vaqtida qaror qabul qilishga yordam beradi murakkab vazifalar, kompaniyani rivojlantirish strategiyasini yaratish. Ko'pincha yig'ilishlar protokolda qayd etilmaydi, bu norma hisoblanadi. Rahbariyat ro'yxatga olish amalga oshiriladigan tadbirlar ro'yxatini mustaqil ravishda belgilashi mumkin. Ular, shuningdek, bu kerak bo'lmagan joylarni aniqlaydilar.

Bayonnomaning asosiy maqsadi yig‘ilishda bildirilgan barcha savollar, topshiriqlar va fikr-mulohazalarni yozma ravishda qayd etish hamda birgalikda qaror qabul qilishdan iborat. Eng yaxshi shakl batafsil bayonnoma ko'rib chiqiladi. Odatda, bunday hujjat kompaniyaning kelajakdagi rivojlanishiga ta'sir qiladigan tadbirlarda qo'llaniladi. Bundan tashqari, korxonalar va davlat idoralari xodimlari bilan o‘tkazilayotgan uchrashuvlar mazmunini qayd etish zarur. Uchrashuv protokoli namunasi turli shakllar Faoliyatlar o'xshash, faqat kichik farqlar mavjud.

Xizmat ko'rsatish

Yig'ilish bayonnomasi korxona rahbari tomonidan yuritiladi. Ammo bu funktsiyani boshqa xodim ham bajarishi mumkin. Ushbu tadbirdan oldin kotibga taklif qilinganlar ro'yxati va savollarning taxminiy ro'yxati beriladi. Ishtirokchilar hisobotlarning tezislarini taqdim etadilar. Bu hujjatni tuzish ishini tezlashtirish uchun hujjat shablonini tayyorlash imkonini beradi. Bunday tadbirlar bo'yicha yig'ilish protokollari namunalari barcha korxonalarda bir xil.

Ishtirokchilar ko'p bo'lganda, ro'yxatdan o'tish varaqasini yaratish yaxshiroqdir, unda paydo bo'lganlarning to'liq ismlari qayd etiladi. Yig‘ilish boshida kotib hozir bo‘lganlar ro‘yxatini tasdiqlaydi. Ma'lumotni yozib olish tadbir davomida kotib tomonidan qayd etiladi. Yozib olishning aniqligini oshirish uchun diktant yozuvlari qo'llaniladi. Barcha so'zlar raqamli ommaviy axborot vositalariga yozib olinadi va protokol yakunlangach, qayta ishlab chiqariladi.

Agar yig'ilishda ishtirokchilar ko'p bo'lsa, unda 2 ta kotib bayonnoma tuzishga taklif qilinadi. Bunday ish, agar hodisa kechiktirilsa, jarayonni tezlashtiradi. Yig‘ilish mavzusiga aloqador bo‘lmagan javoblar, mulohazalar, mulohazalar hujjat mazmuniga kiritilmaydi. Bayonnomada ma'ruzalarning umumiy mazmuni, savollar va takliflar ko'rsatilgan. Rahbar tomonidan alohida xodimlarga beriladigan qarorlar va ko'rsatmalar aniq qayd etiladi.

Agar menejer aniq ma'lumotga muhtoj bo'lsa, u imzolangan hisobotni talab qilishi mumkin mas'ul shaxs. Yig'ilishlar umuman ishlarning holatini muhokama qiladi, shuning uchun batafsil eslatma olishning hojati yo'q. Natijada bayonnomada majlisning borishi: muhokama qilingan mavzular, masalalar, qarorlar kiritiladi. Ba'zan menejerlar barcha iboralarni so'zma-so'z yozib olishni talab qiladilar. Bu uchrashuvlarda sodir bo'ladi. zamonaviy tashkilotlar, bu erda ko'plab operatsion muammolar hal qilinadi.

Dekor

Uchrashuvlar? Namuna hujjatga kiritilishi kerak bo'lgan asosiy ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Davlat idoralarida bayonnomalar maxsus blankalar asosida yuritiladi. Yig'ilish bayonnomasining odatiy shakli quyidagilardan iborat:

1. Majburiy rekvizitlar (sanalar, raqamlar, kompaniya nomi, voqea, joyni ko'rsatadigan hujjat turi).
2. Hozir bo'lganlar ro'yxati (to'liq ismi-sharifi, ishtirokchilarning lavozimi). Davomat varaqasidan foydalanish mumkin, unda kelgan har bir kishi imzo qo'yadi.
3. Agar tadbirda boshqa muassasalardan bo'lgan shaxslar bo'lsa, ular "Taklif etilganlar" bo'limida ko'rsatilishi kerak.
4. Asosiy qism. U 3 qismdan iborat: tinglangan (ma'ruzachilarning to'liq ismi va lavozimi, nutq mavzulari, mohiyatini taqdim etish), gapirgan (savol so'ragan yoki sharh bergan shaxsning to'liq ismi va lavozimi), qaror qabul qilingan (rahbar ko'rsatma yoki qaror beradi. yuklanadi, vazifalarni bajarish muddatlari belgilanadi).
5. Oxirida kotib va ​​menejer tomonidan imzolar qo'yiladi. Shtamp kerak emas.

Ushbu namunaviy protokoldan foydalanib, siz vakolatli hujjatni tuzishingiz mumkin. Uchrashuvning borishini kuzatish uchun u raqamlangan bo'lishi kerak. Yakuniy hujjat yig'ilishdan biroz vaqt o'tgach tayyorlanadi. Bu bir necha soat yoki hatto kun davom etishi mumkin, barchasi ma'lumot miqdoriga bog'liq.

Direktor bilan uchrashuvning namunaviy bayonnomalari usiz o'tkazilganlar bilan bir xil. Keyin hujjat tadbirga mas'ul bo'lgan xo'jayinga imzolash uchun taqdim etiladi. Bayonnoma manfaatdor shaxslarga yuboriladi yoki ijrochilar uchun ko'rsatmalar bilan rasmiy bayonotlar tuziladi.

Agar texnik yig'ilish bayonnomasi tuzilayotgan bo'lsa, uning namunasi ushbu hodisaning o'ziga xos nuanslarini o'z ichiga olishi mumkin. Lekin, umuman olganda, unda ishtirokchilar tomonidan muhokama qilinadigan asosiy mazmun, muammolar va masalalar bo'lishi kerak. Maqolada keltirilgan namunaviy seminar protokollari ushbu hujjatni tayyorlashda misol bo'la oladi.

Operatsion uchrashuv

Ushbu tadbir quyidagi xususiyatlarga ega:

1. Maxsus chastota, masalan, har hafta.
2. Mavjud bo'lganlarning ma'lum bir tarkibi.
3. Shu kabi mavzular va savollar.
4. Qisqa muddat.

Operatsion yig'ilish uchun namuna protokoli odatdagi tadbir bilan bir xil. Faqat kotib birinchi navbatda ish algoritmi va muhokama qilinadigan savollar bilan tanishadi. Bu hujjat ustida ishlashni tezlashtiradi, chunki uning ko'p qismi oldindan shakllantiriladi. Protokol tezda tayyorlanadi, hujjat darhol rahbariyatga imzolash uchun taqdim etiladi.

Saqlash

Protokollarni saqlash masalasini hal qilish uchun kotib tashkilotning ichki hujjatlari bilan tanishishi kerak. Bu korxonaning o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq. Aksiyadorlik jamiyatining direktorlar kengashi yoki aksiyadorlari yig‘ilishlari bilan bog‘liq hujjatlar doimiy saqlanadi. Protokollar tashkilotning joriy organi joylashgan joyda qoldiriladi. Yig'ilish hujjatlari odatda 3 yoki 5 yil davomida saqlanadi va keyin ko'rsatmalar asosida arxivlanadi va yo'q qilinadi.

Xulosa

Uchrashuvlar bayonnomalari ishtirokchilarga kun tartibini eslab qolish va topshiriqlarni o'z vaqtida bajarish imkonini beradi. Endi bor elektron resurslar ushbu hujjatlarni tezda tayyorlash va tarqatish uchun. Shuning uchun kotib manfaatdor tomonlarga protokol versiyasini taqdim etishi uchun qulay bo'ladi.