Ofisni kengaytirish uchun so'rov xatini qanday yozish kerak. Rasmiy so'rov xatini qanday yozish kerak - namuna

Ish xatlarining eng keng tarqalgan turlari so'rov va so'rov xatlaridir. So'rov xatlari adresat tomonidan xat muallifi tomonidan talab qilinadigan muayyan harakatlarni boshlash uchun tuziladi. So'rov xatlari - har qanday rasmiy ma'lumot yoki hujjatlarni olish uchun. Ular qanday holatlarda tuziladi? Qanday qilib so'rov yoki so'rovning mohiyatini to'g'ri bayon qilish kerak?

Hujjat kommunikatsiyalari tizimida ish xatlari eng ommabop hujjatlar, ish xatlari orasida esa so‘rov xatlari va so‘rov xatlari eng ko‘p uchraydi. Qanday qilib ularni to'g'ri tuzish va formatlash kerak? Buni barcha kotiblar bilishi muhim.

So'rov xatlari adresat tomonidan xat muallifi tomonidan talab qilinadigan muayyan harakatlarni boshlash uchun tuziladi. IN boshqaruv faoliyati Bunday xatlarni tayyorlashga juda ko'p holatlar sabab bo'ladi. Bu nisbiy bo'lishi mumkin oddiy holat, unda voqealar nuqtai nazaridan murakkab bo'lgan ma'lumotlarni taqdim etish, biron bir dalil keltirish yoki adresatni ishontirishga hojat yo'q. Bunday hollarda so'rov xatini to'g'ridan-to'g'ri so'rovning o'zi bayoni bilan boshlash yaxshidir, masalan:

yuborishingizni so'raymiz kalendar rejasi 2006 yilning birinchi yarim yilligi uchun seminarlar o'tkazish Sizdan meva-sabzavotchilik xo'jaliklari uyushmasiga 600 million rubl miqdorida imtiyozli kredit ajratish masalasini ko'rib chiqishingizni so'raymiz. Moskva va Rossiyaning boshqa shaharlarida sotiladigan Import-Export kompaniyasidan tsitrus mevalarni sotib olish uchun.

Biroq, boshqaruv faoliyatidagi barcha vaziyatlar juda oddiy emas. Ko'pgina holatlar so'rov xatlarini tuzishda asoslashni yoki boshqacha qilib aytganda, xat nima uchun, nima uchun va nima maqsadda tuzilganligini tushuntirishni talab qiladi. Qoidaga ko'ra, oqlanish adresatga ta'sir o'tkazish, uni xat muallifi xohlagan yoki kerakli tarzda harakat qilishga ishontirish uchun zarurdir. Agar so'rov maktubida asos bo'lsa, u ko'pincha so'rov bayonotidan oldin keladi, masalan (/belgisi xat matnining qismlari orasidagi chegarani bildiradi):

Maʼmuriyat xodimlarining xizmat vazifalari tuman hududi boʻylab sayohat qilishni oʻz ichiga olganligi sababli, // maʼmuriyat ehtiyojlari uchun ikkita yangi “Volga” avtomashinalarini xarid qilish uchun mablagʻ ajratishingizni soʻraymiz. Biz ishlab chiqarayotgan mahsulotlar assortimentining kengayishi munosabati bilan // muzlatgichlar va muzlatgichlarning yangi texnologik va konstruktiv ishlanmalari haqida ma'lumot berishingizni so'raymiz. muzlatgichlar"Stinol."

Rus tili nisbatan erkin so'z tartibiga ega tillardan biridir. Yuqoridagi matnlarning har qandayida biz jumla qismlarini ma'noga katta zarar etkazmasdan almashtirishimiz mumkin, masalan:

Maʼmuriyat xodimlarining xizmat vazifalari tuman hududi boʻylab sayohat qilish bilan bogʻliq boʻlganligi sababli, maʼmuriyat ehtiyojlari uchun ikkita yangi “Volga” rusumli avtomashinalar xarid qilish uchun mablagʻ ajratishingizni soʻraymiz. Biz ishlab chiqarayotgan mahsulotlar assortimentining kengayishi munosabati bilan "Stinol" muzlatgichlari va muzlatgichlarining yangi texnologik va konstruktiv ishlanmalari haqida ma'lumot berishingizni so'raymiz.

Maktubning asosiy g'oyasi birinchi bo'lib aytilgan, so'ngra dalil keltiriladigan iboralar o'ziga xos stilistik ma'noga ega: ular har doim "asoslash - xulosa" tamoyili asosida qurilgan iboralarga qaraganda ko'proq ifodali sifatida qabul qilinadi. Biroq, ishbilarmonlik uslubi har qanday ifoda turiga yot bo'lib, u deyarli har doim stilistik neytral til vositalariga ustunlik beradi, shuning uchun avvalo tushuntirish, asoslash, keyin esa masalaning mohiyatini ifodalovchi iboralar to'g'riroqdir. So'rov xatini tuzayotganda, mantiqiy asos va yakuniy qism (so'rov) grammatik jihatdan bir jumla bo'lishiga ishonch hosil qilishga harakat qiling. Hatto asoslar havola qilingan hollarda ham normativ hujjatlar, fakt va hodisalar bayon qilingan boʻlsa, mantiqiy asosni alohida gapda ajratib koʻrsatmang, aks holda soʻrovni bayon qilish uchun “Yuqoridagilar bilan bogʻliq holda, biz soʻraymiz...”, “Yuqoridagilarni inobatga olgan holda” kabi iboralarni ishlatishga toʻgʻri keladi. , biz so‘raymiz...”, “Un bog‘liq holda biz so‘raymiz...” va hokazo idrokning ko'rinishi. So'rov xatlari boshqaruvning yanada murakkab holatlarida yozilishi mumkin. Sxematik ravishda bu holat quyidagicha ifodalanishi mumkin:

Bunday vaziyatda yozilgan xatni mazmuni vaziyatning o'zi rivojlanish mantiqini aks ettiruvchi ketma-ketlikda taqdim etilsa, idrok etish osonroq bo'ladi. Bunday holda, xatning tuzilishini uch qismga bo'lish mumkin: kirish (hodisalarning tavsifi, boshqaruv holatiga bevosita ta'sir ko'rsatadigan yoki ta'sir qilishi mumkin bo'lgan faktlar), asoslash (adresat bilan murojaat qilish zarurati sabablarini tushuntirish). so'rov), xulosa (so'rov), masalan ( Xatning kommunikativ va semantik qismlari // belgisi bilan ajratilgan):

Bizda mavjud bo'lgan ma'lumotlarga ko'ra, Moskva va Moskva viloyatiga shakarning asosiy yetkazib beruvchilari bo'lgan Kursk va Belgorod shakarni qayta ishlash zavodlarida joriy yilning mart-aprel oylarida rejali profilaktika ishlari olib borilishi kerak. kelishib olinmagan. // Profilaktik ishlar davrida shakar ishlab chiqarish va uni iste'molchilarga yetkazib berish sezilarli darajada kamayishi munosabati bilan, // Sizdan Moskva hukumati vakillari ishtirokida profilaktika ishlarini ta'minlash masalasi bo'yicha ishchi uchrashuv o'tkazishingizni so'raymiz. ushbu zavodlarning qisman to'xtatilishi davrida Moskva viloyatiga shakar etkazib berish.

Matnning tuzilishidan qat'i nazar, xatdagi so'rov "so'rash" fe'li yordamida tuzilgan. Tashkilot blankida berilgan xatlarda fe'lning 1-shaxs ko'plik shakli ishlatiladi:

Sizdan... haqida ma'lumot berishingizni so'raymiz, Biz sizdan... haqida ma'lumot berishingizni so'raymiz, Biz sizdan... haqida so'rashingizni so'raymiz, Biz sizdan... va hokazo.

Rasmiy blankalarda chiqarilgan xatlarda fe'lning 1-shaxs birlik shakli ishlatiladi:

... masalasini ko'rib chiqishingizni,... haqida ma'lumot berishingizni so'rayman.

Bitta xat bir nechta so'rovlarni o'z ichiga olishi mumkin (afzal bir masala bo'yicha). Bunday holda, birinchi navbatda asosiy so'rov, so'ngra qolganlari quyidagi lingvistik iboralar yordamida shakllantiriladi:

Biz sizdan ham so'raymiz (ko'rib chiqish, ta'minlash, o'tkazish ...), Shu bilan birga biz sizdan so'raymiz ... va hokazo.

Masalan:

4-son qozonxonada gaz iste’moli arzimaganligi (yiliga 3,5 mln.m3 dan kam) tufayli ushbu korxonani majburiy gaz iste’molchilari guruhidan chiqarishingizni so‘raymiz. zaxira yoqilg'i(yoqilg'i moyi) 2005–2006 yilgi isitish mavsumi uchun Shu bilan birga, biz "Mosgorkhleboprodukt" PAdan "Mosenergo" OAJ bilan birgalikda 4-sonli zavodni ulash imkoniyatini ko'rib chiqishni so'raymiz. isitish mavsumi 2006–2007 yillarda markaziy isitish tizimiga.

So'rov xati aslida so'rov xatining bir turidir. Qoidaga ko'ra, so'rovlar har qanday rasmiy ma'lumot yoki hujjatlarni olish uchun amalga oshiriladi. IN tijorat faoliyati so'rov - xaridorning sotuvchiga (import qiluvchining eksportyorga) berish haqidagi iltimosi bilan murojaati batafsil ma'lumot tovarlar (xizmatlar) to'g'risida yoki tovarlarni etkazib berish (muayyan xizmatlarni ko'rsatish) bo'yicha taklif yuborish. Umuman olganda, so'rov xatlari so'rov xatlari bilan bir xil qoidalarga amal qiladi, masalan:

Hukumat qarorining 10-bandiga muvofiq Rossiya Federatsiyasi 20.05.94 yildagi 498-son "Korxonalarning to'lovga layoqatsizligi (bankrotligi) to'g'risidagi qonun hujjatlarini amalga oshirish bo'yicha ba'zi chora-tadbirlar to'g'risida" Sizdan "Moskva novvoyxonasi № 18" OAJ ustav kapitalidagi davlat ulushining miqdori to'g'risidagi ma'lumotlarni taqdim etishingizni so'raymiz. ”, manzilida joylashgan: st. Nikitinskaya, 45 Agar ushbu kompaniyaning ulushi sotilgan bo'lsa, iltimos, bizga sotish sanasi va usuli haqida xabar bering.

Tijorat faoliyatida so'rov matnida odatda quyidagilar ko'rsatiladi: tovarlar (xizmatlar) nomi; maktub muallifi ularni qanday sharoitlarda olishni istashi; miqdor va/yoki sifat; tovarlarni etkazib berish yoki xizmatlar ko'rsatish muddati; narx va boshqa ma'lumotlar. Tijorat so'rovida quyidagi iboralar qo'llaniladi:

Yetkazib berish imkoniyati haqida ma'lumot berishingizni so'raymiz... Yetkazib berish bo'yicha taklif bildirishingizni so'raymiz... ... haqida batafsil ma'lumot berishingizni so'raymiz.

Masalan:

AS-200 rusumli konditsionerlarni 150 dona hajmda yetkazib berish imkoniyati haqida bizga xabar berishingizni so'raymiz. 2005 yil fevral-mart oylarida, shuningdek, to'lov shartlari va yetkazib berish shartlari haqida xabar bering.

Muxbir tashkilotning so‘rov yoki so‘rovga javobi javob xati bo‘lib, rozilik yoki rad etish bo‘lishi mumkin. Tijorat faoliyatida so'rovga javob tijorat xati sifatida beriladi, bu so'rovning olinganligini tasdiqlaydi va xaridorni qiziqtirgan mahsulot haqida ma'lumot beradi. So'rovga javob tijorat taklifi (taklifi) ham bo'lishi mumkin. So'rov xatlari va so'rov xatlari GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar." So'rovlar va so'rovlarni rasmiylashtirish va qayta ishlashda quyidagi rekvizitlardan foydalaniladi: adresat, matn sarlavhasi (agar xat matni 4-5 qatordan ortiq bo'lsa), matn, imzo, ijrochi haqidagi eslatma. Barcha ish xatlari maxsus blankalarda - blankalarda tuziladi.

Yuqori lavozimni egallagan shaxsga muammoni hal qilishda yordam so'rash uchun xat yozish uchun siz bunday xatni tuzish qoidalarini bilishingiz kerak. Murojaat mohiyatini qisqa va aniq bayon etish maqsadga muvofiqdir. Ushbu maqoladan siz gubernatorga muammoni hal qilishda yordam so'rash xatini qanday yozishni bilib olishingiz mumkin. Siz, masalan, shahar va viloyat bilan bog'liq muammolarni hal qilish haqida yozishingiz mumkin, xoh u uy-joy kommunal xo'jaligidagi kamchiliklar yoki shaxsiy so'rov bo'lsin. Shuni ta'kidlash kerakki, so'rov vakolatli shaxsning imkoniyatlaridan oshmasligi kerak.

Umumiy ma'lumot

Muammoni hal qilishda bunday yordam xati ma'lumot, hujjatlarni olish yoki bitim tuzish kerak bo'lganda foydalidir. Har qanday ish sifatini yaxshilash uchun so'rov yozishingiz mumkin davlat tashkiloti. Odatda bunday xatlar boshqa birovning nomiga yuboriladi. Ba'zi hollarda ular bevosita tashkilotga murojaat qilishadi.

Hokimga yordam so'rab yuborilgan xat ish yozishmalari qoidalariga to'liq mos kelishi kerak. Siz hamma narsa uchun javobgarlikni o'z zimmangizga olishingiz kerak: matnning shriftidan xatning mazmunigacha. Muammo nafaqat bir fuqaroga, balki bir nechta fuqarolarga tegishli bo'lsa, siz imzo va tegishli hujjatlarni to'plashingiz mumkin. Taqdim etilgan hujjatlar qanchalik ishonchli bo'lsa, ma'muriyat so'rovga javob berishi mumkin. Muammoni hal qilishda bunday yordam xati qabul qilinishi yoki rad etilishi mumkin. Qanday bo'lmasin, davlat organi xodimlari batafsil ma'lumot va rad etish sabablarini tushuntirish bilan javob yuborishlari kerak.

Xat yozish va yuborish uchun sizga quyidagi narsalar kerak bo'ladi:

1. Internetga ulangan kompyuter.
2. Qog'oz.
3. Qalam.
4. Konvert.
5. Printer.

Shakl

Hokimga yordam so'rab xat yozish uchun maxsus shakl mavjud bo'lib, unda arizachining ismi-sharifi, shuningdek, hokimning ismi va lavozimi ko'rsatilgan. xulosa harflar va boshqa muhim narsalar. Ilovani alohida varaqda chop etish tavsiya etiladi. Shaklni ma'muriyat veb-saytida yoki gubernatorning qabulxonasida topishingiz mumkin. Ba'zi joylarda u etishmayotgan bo'lishi mumkin, keyin uni shaxsiy kompyuter yordamida yoki qo'lda o'zingiz yozishingiz kerak. Agar siz ushbu shaklsiz muammoni hal qilishda yordam so'rab xat yuborsangiz, javob olmaysiz.

Bayonot

Shakl bilan ishlashni tugatgandan so'ng, siz xatning o'zini yozishni boshlashingiz kerak.

1. Birinchidan, shlyapa ishlab chiqilgan. O'ng tomonda mansabdor shaxsning lavozimi, familiyasi, ismi va otasining ismi yoziladi. Murojaat muallifining to‘liq ismi-sharifi va barcha aloqa ma’lumotlari (yashash manzili, telefon raqami, elektron pochtasi) quyida keltirilgan. Davlat xizmatchisining barcha ma'lumotlari ko'rsatilgan dafiyatli holat. Shaxsiy ma'lumotlar - in genitiv holat.
2. Keyin, bir oz orqaga chekinib, o'rtada manzilingizni "azizim" so'zi bilan boshlashingiz kerak.
3. Keyin muammoning mohiyatini aytib berishingiz mumkin.

Xat uzoq bo'lishi shart emas. Asosiy qismni bir necha sahifaga yozmaslik kerak. Buning uchun bitta A4 varag'i etarli. Asosiysi, muammoning mohiyatini bayon qilishdir, shunda o'qiyotganda odam nima muhokama qilinayotganini tushunadi. Barcha kerakli ma'lumotlar arizada ko'rsatilishi mumkin. U o'n sahifadan oshmasligi kerak, siz muammoni to'liq ochib beradigan bir nechta varaqlarni yozishingiz mumkin. Ilovada keraksiz narsalarni yozmasligingiz kerak.

Asosiy qismning yozilish usuli maktubning hokim tomonidan o'qilishi yoki o'qilmasligini belgilaydi. Xat oxirida siz "Ilova" deb yozishingiz va varaqlarni ko'rsatishingiz kerak Qo'shimcha ma'lumot. Xat oxirida siz yana so'rovingizni ikki yoki uchta jumlada tasvirlab, imzo qo'yishingiz kerak. Masalan, siz shahardagi muammoni hal qilishda yordam so'rab xat yozishingiz mumkin.

Ilova tuzilishi

Xat yozgan standart namuna. Unda quyidagilar bo'lishi kerak:

1. Aloqa uchun sabab. Sababi qisqacha tasvirlangan: fuqaro nima uchun bu mansabdor shaxsga murojaat qiladi, shuningdek, nima uchun aynan shu mansabdor shaxsga murojaat qiladi.
2. Maqsad. Nima uchun xat yoziladi? Bu erda muammoning mohiyatini bayon qilish, shuningdek, adresat nima uchun so'rovga javob berish kerakligini ko'rsatish kerak.
3. Havola. Qarorni qabul qilish natijasining tavsifi. Agar hokim muammoga javob bersa, kompaniyada, jamiyat hayotida qanday o‘zgarishlar bo‘ladi va hokazo... Bu eng muhim qismi. U adresatni yordam ko'rsatish zarurligiga ishontiradi va bu ularning so'rovga javob berishiga bog'liq.

Agar bir nechta so'rov bo'lsa, har bir muammo uchun bir nechta paragraflar tuzish yaxshidir. Barcha tafsilotlar, yuqorida aytib o'tilganidek, arizada yozilishi mumkin. Ilovaning tuzilishi uning asosiy qismi uchun tavsiflanadi.

Jo'natish

Muammoni hal qilishda yordam so'rab xat bilan ishlash tugagandan so'ng, siz barcha dalillar va rasmiy murojaatlarni, shuningdek xatning o'zini konvertga qo'yishingiz kerak. Barcha qo'shimcha qo'shimchalar faqat qabul qiluvchining xatni o'qish ehtimolini oshiradi.

Hamma narsani konvertga solib, siz viloyat yoki tuman hokimligining yuridik manzilini bilib olishingiz va xatni yuborishingiz kerak. Uni yuborishdan oldin siz barcha hujjatlarning nusxalarini olishingiz kerak. Ularni yuborish yaxshidir, chunki xatning o'zi muhim hujjatlar pochta yoki ma'muriyatda yo'qolishi mumkin.

Yetkazib berish imkoniyatlari

Muammoingizni hal qilishda yordam so'rash xatini nafaqat oddiy pochta orqali yuborishingiz mumkin. Agar qog'ozlarning xavfsizligi yoki xat kelmasligi haqida xavotirda bo'lsangiz, quyidagilarni qilishingiz mumkin:

1. Buyurtmani hokimlikdan vakilga yetkazib berish. Rossiya pochtasi va tijorat xatlarini etkazib berish kompaniyalari bu funktsiyaga ega. Shunday qilib, xat ancha tez yetkaziladi va to‘g‘ridan-to‘g‘ri gubernatorga yetib boradi.
2. E-mail. 21-asr. Har qanday so'rov yuborilishi mumkin elektron pochta. Siz shunchaki ma'muriyat veb-saytiga tashrif buyurishingiz, jamoatchilik bilan aloqalar bo'yicha elektron pochta manzilini topishingiz va barcha shakl va shakllarni to'ldirib, barcha hujjatlarni skanerdan o'tkazgandan so'ng, ularni pochta orqali fayllar shaklida yuborishingiz kerak. Ba'zi saytlarda fayllarni biriktirishning hojati yo'q elektron qabulxonalar mavjud, siz shaxsiy ma'lumotlarni to'ldirishingiz va u erda so'rov qoldirishingiz mumkin;

Javob berish muddati, rasmiy ma'lumotlarga ko'ra, 30 kunni tashkil qiladi, lekin odatda javob ikki-uch kun ichida keladi.

Yozishning eng yaxshi usuli nima

Siz har qanday muammoni hal qilishda yordam so'rab xat yozishingiz mumkin, ammo yordam ko'rsatilishi yoki xatning arxivga qo'yilishi faqat qabul qiluvchiga bog'liq. Ishni muvaffaqiyatli yakunlash imkoniyatini oshirish uchun qabul qiluvchining ijobiy shaxsiy fazilatlariga murojaat qilish yaxshiroqdir. Inson nima uchun unga murojaat qilayotganini tushunishi kerak.

Iltifotlar bilan bir nechta qo'shimchalar o'rinli bo'ladi. Maktubda odamga qog'ozda ko'rsatilgan muammoni hal qilishda faqat u yordam berishi mumkinligini tushuntirishga arziydi. Masalan, agar adresat uy-joy-kommunal xizmat ko'rsatish masalasini hal qilishda yordam so'rab xat yozsa, bunday muammo muhimligini ko'rsatish mumkin va hokim, hech kim kabi, nafaqat aniq fuqaroga yordam bera oladi. Murojaatni kim yozgan, balki bu muammoni hal qilishda barcha fuqarolar.

Siz, albatta, o'z nuqtai nazaringizni oqlashingiz kerak. Nima uchun so'rovga javob berish kerakligi uchun bir nechta asoslarni tanlash tavsiya etiladi. Ushbu asoslarni quyidagi sxema bo'yicha qurish yaxshiroqdir: o'rtacha ishontirish, zaif, eng ishonchli - bu standart psixologik texnika ishbilarmonlik aloqalari sohasidagi e'tiqodlar.

So'rovni bajarishda adresatni qiziqtirish kerak. Bu jihatni diqqat bilan ko'rib chiqish kerak. Ehtimol, taklif qandaydir tarzda qabul qiluvchining foydasi bilan bog'liq bo'ladi? Agar mavjud bo'lsa muhim masala, siz ko'rsatilgan so'rov qanday hal qilishda yordam berishini ko'rsatishingiz mumkin bu savol to'liq yoki uning bir qismi.

Agar sizda taklif qiladigan hech narsa bo'lmasa, umidsizlikka tushmang, bu ham sodir bo'ladi. Siz so'rovning muhimligini ko'rsatishingiz kerak. Bu his-tuyg'ularga bosim o'tkazadi. Mohiyat iloji boricha aniq va tushunarli tarzda taqdim etilishi kerak, shunda xatni o'qiyotganda, odam ushbu masalani hal qilishda yordam berishni xohlaydi.

So'rovni bildirishning eng yaxshi usuli qanday?

Adresatni so'rovni qabul qilishga tayyorlagandan so'ng, mohiyatni juda lo'nda bayon qilish kerak. Matn qisqa bo'lishi kerak. Bunday xat uchun uzun jumlalar umuman mos kelmaydi. Barcha raqamlar va aniq ma'lumotlar ko'rsatilishi kerak.

Agar so'rov, masalan, kompaniya uchun uskunaga buyurtma berish bo'lsa, unda narx, miqdor va tovar xatda aks ettirilishi kerak. Har qanday tushunarsiz so'zlar yoki ma'lumotlar eng yaxshi tushuntiriladi. Fikrlarni ifodalashda siz ikki ma'noli jumlalarni yozmasligingiz kerak. Mohiyat darhol aniq bo'lishi kerak. Bu hikoyaning biznes uslubiga ega xat.

Xulosa qanday yoziladi

Oxirida yuqorida aytilganlarning barchasini umumlashtirish kerak. Agar so'rov bajarilsa, kompaniya yoki aniq fuqaro qanday foyda olishini yozishga arziydi. Va buni shaklda qilish yaxshiroqdir mantiqiy zanjir. Masalan, 5 ta yangi mashinaga buyurtma berilganda 5 ta ish o'rni paydo bo'ladi, har biridan shuncha soliq chegirmalari byudjetga tushadi yoki ma'lum bir korxona falon foyda oladi.

Xulosa qilib aytganda, so'rovni takrorlash va uning bajarilishi nimaga olib kelishi muhimdir. Xat davomida siz ishbilarmonlik rivoyat uslubini saqlashingiz kerak. Bu adresatning muammoga va umuman masalaga munosabatini ko'rsatadi.

Tadbirni o'tkazishda yordam so'rab xat namunasi

Hurmatli Ivan Ivanovich!

Kompaniya *kompaniya nomi* tashkillashtirmoqda sanoat amaliyoti oliy ta'lim talabalari uchun ta'lim muassasalari. Bu nafaqat olingan bilimlarni mustahkamlashga, balki amalda qo'llashga ham yordam beradi.

Siz kadrlar bo'limi boshlig'i sifatida yangi nomzodlar: yosh, baquvvat va istiqbolli mutaxassislarni izlashga qiziqqan odamsiz. Bu kasbga talab katta. Men, ko'pchilik talabalar singari, bunday ishning barcha nuanslari haqida bilishni xohlayman.

Shu munosabat bilan 10-may kuni soat 16.00 da bosh muhandis Petr Petrovich Petrovning abituriyentlar bilan uchrashuvini tashkil qilishingizni soʻrayman. o'quv binosi bizning institutimiz.

Bugungi kunda yoshlarga kasbning istiqbollarini ko‘rsatib, ularga bu haqda ko‘proq ma’lumot olishga yordam berasiz, shuningdek, kasb-hunar egallashiga zamin yaratasiz. to'g'ri tanlov kelajakda. Ehtimol, tanlash orqali bu kasb, ulardan ba'zilari korxonangizda ishlaydi va unga erishishga yordam beradi yangi daraja.

Hurmat va minnatdorchilik bilan,

Institut rektori V.V.Astapov.

Qaysi til konstruksiyalarini kiritish yaxshiroq?

Xat yozishda siz quyida tavsiflangan til tuzilmalaridan foydalanishingiz kerak:

1. Kirish qismi. Har qanday masala bo'yicha yordam berish uchun xatning ushbu qismida masalaning mohiyatini bayon qilish, murojaat sababini va so'rovning o'zini ko'rsatish kerak. Buning uchun quyidagi iboralardan foydalanish yaxshidir. Sababini tavsiflash uchun: olmaganligi sababli, hisobga olgan holda va hokazo. Maqsadni ifodalash uchun: natijalar asosida, maqsadlar uchun, muvofiqlashtirish uchun va hokazo.
2. So'rov. U birinchi yoki uchinchi shaxsda taqdim etilishi mumkin. Uni tasvirlash uchun ishlatiladigan ibora juda standart va "iltimos" so'zi bilan boshlanadi.

Quyidagi fikrlarni hisobga olish kerak:

1. Taqdim etishda e'tibor har ikki tomonning so'rovini bajarishga bo'lgan qiziqishiga qaratilishi kerak.
2. Hech qachon "Men so'rayman" so'zi bilan xatni boshlamasligingiz kerak, avval so'rovning sababini tushuntirib, keyin so'rovning mohiyatini bayon qiling.
3. Qabul qiluvchiga darhol minnatdorchilik bildirish tavsiya etilmaydi. Bu uni noqulay ahvolga solib qo'yishi mumkin. Biror kishi so'rovga javob berganidan keyin minnatdorchilik bildirish yaxshidir.
4. Ko'rib chiqilayotgan muammoning ahamiyati tasvirlangan bo'lishi kerak. Muammoni hal qilish nafaqat adresatning, balki umuman boshqa odamlarning ehtiyojlarini qondirishini aniq ko'rsatish kerak. Biroq, hech qachon e'tiborga olinmasligi kerak salbiy tomoni so'rovlar.
5. Murojaat matniga tahdidli jumlalarni kirita olmaysiz (masalan, yordamdan bosh tortsangiz, boshqa organga murojaat qiling). Bu, albatta, adresatni begonalashtiradi va xat arxivga tushadi.

Xulosa

Ishbilarmonlik hikoyalari uslubini batafsilroq o'rganib, shuningdek, o'z fikrlaringizni chizib, siz osongina xat yozishingiz mumkin, uni o'qib chiqqandan so'ng, adresat unda ko'rsatilgan so'rovga javob beradi.

Muammoni hal qilishda yordam berish uchun menejerga xat yozilishini doimo yodda tutishingiz kerak. Bundan tashqari, bu savol birinchi navbatda qabul qiluvchini qiziqtiradi. Va faqat uning kuchida xatga javob berilishini ta'minlash uchun hamma narsani qilish.

Shunday qilib, yuqorida tavsiflangan misoldan so'ng, siz barcha parchalar va formatlash qoidalariga rioya qilgan holda o'z murojaatingizni yozishingiz mumkin.

1. Anketaga ma'muriyat muhri qo'yilishi kerakligini unutmang. Viloyat ma'muriyatidan anketani sotib olish yaxshidir.
2. Onlayn dastur variantidan ham foydalanishingiz mumkin.
3. Muammo nafaqat ma'lum bir fuqaroga ta'sir qilsa, barcha mumkin bo'lgan hujjatlar va sertifikatlarni, shuningdek, imzolarni to'plash kerak.
4. Muammoni hal qilishda yordam so'rovi haqida yozish uchun siz hikoya qilishning biznes uslubidan foydalanishingiz kerak, shuningdek, xatning hurmatli ohangini unutmang.
5. Maktub boshidanoq qiziqish uyg'otishi kerak rasmiy.
6. Asl nusxani yozganingizdan so'ng, siz barcha hujjatlar, guvohnomalar va imzolarning nusxalarini, shuningdek xatning o'zini qilishingiz va hujjatlarning nusxalarini uning yuridik manzilini oldindan bilib olgan holda ma'muriyatga yuborishingiz kerak. Bunday holda, xatni asl nusxada yuboring. Buni kurer yordamida qilish yaxshidir. Keyin hujjatni ko'rib chiqish ancha kam vaqt talab etadi.
7. Yuborishdan so'ng, javobni sabr bilan kutishingiz kerak.

Turli xil hayotiy vaziyatlarga oid petitsiyalarning namunalari Internetda joylashtirilgan, ammo baribir tuzilayotganda ushbu hujjatdan fuqarolar qiyinchiliklarga duch kelishmoqda. Quyida biz bu haqda gaplashamiz muhim masalalar ushbu hujjat haqida.

Bundan tashqari muhim ma'lumotlar, ushbu maqolada siz o'rganasiz sudga arizani qanday qilib to'g'ri yozish kerak va tanishing bosqichma-bosqich ko'rsatmalar Internetda topilgan namunaviy ilovalarning dolzarbligini tekshirish.

Murojaat va uning maqsadi

Huquqiy nuqtai nazardan, "murojaat" tushunchasi hokimiyatga yuborilgan so'rovni anglatadi davlat hokimiyati yoki uni ko'rib chiqish va hal qilish vakolatiga ega bo'lgan boshqa tuzilmalar.

Nafaqat advokatlar, kim tufayli, ularning professional faoliyat hujjatni turli organlarga yuborishingiz kerak: sudga, dastlabki tergov organlariga va hokazo. Ba'zi hollarda, fuqarolar istalgan vaqtda talab qilinishi mumkin bo'lgan ariza yozish ko'nikmalarisiz ham qila olmaydi.

Masalan, bolangizga maktabgacha ta'lim muassasasiga joy ajratish uchun ta'lim bo'limiga ariza topshirish kerak - bolalar bog'chasi. Taniqli xodimni mukofotlash uchun sizga sudga arizani to'g'ri yozish qobiliyati ham kerak bo'ladi. Yoki, aksincha, qonunbuzarlik sodir etgan xodimga jazo tayinlangan bo'lsa, u oxir-oqibat uni to'lagan va endi olib tashlanishi kerak bo'lgan - bu holda, ariza ham yoziladi.

Agar sizning arizangiz sudga yuborilgan bo'lsa, unda hujjatning shakli uning turiga bog'liq emas sud. Ya'ni, jinoyat ishi ko'rib chiqilmoqdami yoki fuqarolik nizosi muhim emas - ariza tegishli huquq sohasi normalariga rioya qilgan holda tuzilishi kerak.

Hujjatni tuzish variantlari juda boshqacha bo'lishi mumkin - ularning sonini hisoblash qiyin. Bular bo'lishi mumkin:

• Guvohni chaqirishni talab qilish.
• Davlat bojini bo'lib-bo'lib to'lash talabi.
• Talabni o'zgartirish yoki unga aniqlik kiritish uchun ariza.
• Sud majlisini kechiktirish to'g'risida.
• Tarjimonni taklif qilishni so'rang.

Ko'p variantlar mavjud, ammo sudga qanday qilib to'g'ri ariza yozish kerak aniq holat asos sifatida qonuniy vakolatli namuna olinishi kerak. Agar siz sudga qanday qilib ariza yozish kerakligi haqidagi o'tkir savolga duch kelsangiz, tegishli mavzu bo'yicha Internetda tasdiqlangan manbalardan foydalanganingiz ma'qul, u erda ma'lum bir mavzu uchun eng mos bo'lgan namunani yuklab olishingiz mumkin. hol.

Murojaat mavzusidan qat'i nazar, bir xil bo'lib qoladigan bir qator elementlar mavjud:

• Tafsilotlar.
• Sud organining nomi.
• Ariza beruvchi tafsilotlari.
• Murojaat mavzusining tavsifi. So'rovni qondirish sabablari.
• Qonun hujjatlariga muvofiq ariza berish uchun asoslar. Bunga kiradi qonun hujjatlari, tegishli qonunlarga, boshqa huquqiy manbalarga havolalar.
• Da'vo arizasi berilgan sana.

Xodimni mukofotlash yoki rag'batlantirish uchun ariza yozishga misol

Ish jarayonida xodimni ilgari qo'llanilgan jazoni rag'batlantirish, mukofotlash yoki olib tashlash zarurati tug'ilganda turli vaziyatlar yuzaga kelishi mumkin. Yuqori organlarga tegishli arizani rasmiylashtirish orqali siz ushbu yoqimli protseduralarni boshlashingiz mumkin. Har bir korxonaning o'z biznes odatlari bor - bu so'rov hujjatini kim tuzishi kerakligiga bog'liq bo'ladi.

Aksariyat hollarda, bu funksiya Kadrlar bo'limi xodimlarining yelkasiga tushadi, lekin shunday bo'ladiki, vazifa bonuslar yoki boshqa turdagi rag'batlantirishlarni oladigan xodimlarning o'zlariga yuklanadi.

Bunday holda, HR menejeri sizning vaziyatingizga mos keladigan yaxshi yozilgan namunaviy ariza taqdim etishiga hech kim kafolat bera olmaydi.

Shu sababli, kelajakda hujjatni kechiktirish va cheksiz tuzatishlardan qochish imkonini beradigan namunaviy arizani oldindan topish va o'rganish tavsiya etiladi. Buning uchun faqat qidiruv tizimlarida tegishli so'rovni so'rashingiz kerak.

Agar ariza xodimni rag'batlantirishga taalluqli bo'lsa, u kompaniyaning birinchi rahbariga yuborilishi kerak. Qog'ozni tuzishda siz taqdimotning bepul shaklidan foydalanishingiz mumkin, ammo e'tiborga olinishi kerak bo'lgan bir qator fikrlar mavjud:

• Xodimning mehnati.
• Uning xizmatlarining tavsifi.
• Xodimning shaxsiy xususiyatlari.

Murojaat qarorida yuqoridagilardan xulosalar qisqacha bayon etilishi kerak. Boshqacha qilib aytganda, hujjatning yakuniy mohiyati bonuslar berish, yuqori lavozimga tavsiya etish, mukofotlash va hokazo.

Ariza xati nima va uni qanday yozish kerak

Asosan, petitsiya maktubi oddiy petitsiyadan unchalik farq qilmaydi, chunki tafsilotlar, loyiha uslubi va shakli mutlaqo bir xil bo'lib qoladi.

Faqat bitta farq bor - ismda. Murojaat xati o'z nomini ko'p hollarda pochta xizmatlari orqali adresatga yuborilganligi sababli oldi, deb ishoniladi. Garchi muntazam petitsiya ham shu tarzda topshirilishi mumkin.

Bu aynan "ariza xati" atamasi, ammo ko'p hollarda kundalik masalalar bilan bog'liq so'rovlar chaqiriladi, jumladan:

• Fuqaro hohlagan taqdirda xodimni rag'batlantirish. Misol uchun, bunday ariza bemor tomonidan yozilishi mumkin tibbiyot muassasasi ta'minlashda xodimga nisbatan tibbiy yordam yuksak professionallik ko‘rsatdi.
• Bolani maktabga qabul qilish yoki maktabgacha ta'lim muassasasi, yashash joyida emas.
• Muammo naqd pul kredit tashkiloti. Bir qator banklar amalda quyidagi variantdan foydalanadilar: ular qarz oluvchidan ish beruvchidan tegishli ariza topshirishni talab qiladi.

IN Ushbu holatda Argumentni rasmiylashtirish uchun sizga namuna kerak emas - dalillarni erkin shaklda taqdim etishga ruxsat beriladi. Ammo rasmiy ish uslubi haqida unutmang va so'zlashuv va adabiy iboralarni ishlatmaslik yaxshiroq - bu iltimos.

Ofis standartlarini ham e'tiborsiz qoldirmaslik kerak:

• O'ngda yuqori burchak varaqda siz xatning manzilini ro'yxatdan o'tkazishingiz kerak.
• Siz o'z arizangizni biznes odatlari tomonidan qabul qilingan quyidagi manzildan boshlashingiz kerak: "Hurmatli Pyotr Venediktovich, sizdan so'rayman ...".
• Murojaat maktubi muallifining to'liq aloqasi va shaxsiy ma'lumotlarining mavjudligi.
• Argumentlarning qisqa va aniq ro'yxati.
• Agar kerak bo'lsa, havolani taqdim etishingiz kerak qoidalar, bu ariza xatining dalillarini tasdiqlaydi.

Ariza xati ma'lum bir shaklda bo'lishi kerak bo'lgan holatlar mavjud (masalan, ta'lim bo'limiga ariza). Bunday holda, qabul qiluvchidan namunani so'rash tavsiya etiladi. Qonunchilik darajasida qabul qilingan shablonlar mavjud emas va shuning uchun har bir muassasa o'z standartlarini belgilash va ularga rioya qilishni talab qilish huquqiga ega.

Shuni ta'kidlash kerakki, agar fuqaro muassasa tomonidan qabul qilingan shakldan ba'zi og'ishlarga yo'l qo'ygan bo'lsa, unda bu holat ariza xatini haqiqiy emas deb topish uchun asos bo'la olmaydi.

Ammo hech kimga kerak bo'lmagan nizolarda nervlarni va vaqtni tejash uchun "o'zini o'zi e'lon qilgan" namunadan foydalanish hali ham yaxshiroqdir.

Qanday qilib to'g'ri dastur formatini tanlash mumkin

Agar siz petitsiyani qanday yozishni bilmasangiz va mos namunani qidirayotgan bo'lsangiz, unda siz darhol Internetda ishonishingiz mumkin bo'lgan namunaga duch kelishingiz haqiqat emas. Buni aniqlash uchun ko'p harakat talab qilmaydigan bir qator amallarni bajaring:

• Namunaviy petitsiyani o'rganing va unda tartibga soluvchi manbalarga havolalar mavjudmi yoki yo'qligini tekshiring (qoidalar, qoidalar, qonunlar).
• Agar bunday havolalar mavjud bo'lsa, unda siz ularning ahamiyatlilik darajasini bilib olishingiz kerak. Buning uchun qidiruv tizimiga me'yoriy hujjat nomini kiritishingiz kerak.
• Namunada yozilgan aniq qonunchilik normasini o'rganing. Qidiruv vaqtida u o'zgargan bo'lishi mumkin.

Qanday bo'lmasin, avval siz ma'lum bir namuna yoki shablon qidiruv vaqtida tegishli ekanligini aniqlashingiz kerak. Namunaviy petitsiyani qidirishda bir nechta manbalardan foydalanish oqilona ekanligini bilish muhimdir. Ushbu qoida arizaning har qanday mavzusiga va qabul qiluvchiga nisbatan qo'llaniladi.

So'rov xatlari biznes yozishmalarining ajralmas, muhim va zarur qismidir. Bir tomondan, bu dolzarb masalalar bo'yicha xushmuomalalik va diplomatik so'rovlar bo'lsa, ikkinchi tomondan, ular qabul qiluvchining muayyan maqsadlariga erishish uchun vositadir. Har qanday so'rov xatining maqsadi adresatni xat muallifi tomonidan talab qilinadigan muayyan harakatlarni qilishga undashdir. Ijobiy javobga iloji boricha yaqinlashish uchun so'rov xatini qanday yozish kerak?

Har qanday so'rov xati puxta o'ylangan mantiqiy asos va so'rovning aniq bayonidan iborat bo'lishi kerak. Bundan tashqari, siz yozish samaradorligini oshiradigan usullardan foydalanishingiz mumkin.

1-qadam. Sizning so'rovingiz bilan kimga murojaat qilasiz?

Qabul qiluvchiga shaxsan, ism va otasining ismi bilan murojaat qiling:

"Hurmatli Ivan Ivanovich!", "Hurmatli janob Ivanov!"

Birinchidan, siz qabul qiluvchiga hurmatingizni bildirasiz, ikkinchidan, ma'lum bir shaxsga yuborilgan so'rov uni amalga oshirish uchun javobgarlikni yuklaydi. So'rov jamoa yoki odamlar guruhiga yuborilgan holatlar mavjud. Bunday holda, murojaatni iloji boricha shaxsiylashtirish tavsiya etiladi:

“Hurmatli hamkasblar!”, “Hurmatli menejerlar!”, “Azizlar kichik xodimlar!", "Hurmatli xodimlar kadrlar xizmati!»

2-qadam. Nega men bilan bog'lanyapsiz?

Qabul qiluvchiga iltifot bildiring. Qabul qiluvchiga iltifot aytib, siz uning savoliga javob berasiz: "Nega menga bu savolni beryapsiz?" Uning o'tmishdagi yutuqlari yoki shaxsiy fazilatlariga e'tibor bering.

"Siz har doim siz bilan bog'langan deyarli har bir kishining muammosini tinglashga va eng maqbul yo'lni topishga tayyorsiz. Va, albatta, siz ko'p odamlarga yordam berdingiz."

“Siz sohaning yetakchi mutaxassisisiz...”

“Siz ko'p odamlarga muammoni hal qilishga yordam berdingiz eng qiyin savollar sohasida..."

Ushbu uslub qabul qiluvchiga so'rovni diqqat bilan ko'rib chiqishga va uni qondirish imkoniyatini topishga imkon beradi uni sik.

Iltifot qachon o'rinli bo'ladi haqida gapiramiz nostandart so'rovlar haqida, qabul qiluvchi g'alaba qozonishi kerak bo'lganda, so'rovingizni bajarish uchun zarur va muhim bo'lgan ba'zi fazilatlar va fazilatlarga e'tibor berish kerak bo'lganda.

Maqtov va qo'pol xushomad o'rtasidagi chegarani kesib o'tmaslik juda muhimdir. Samimiy bo'ling.

Qadam 3. So'rovni asoslash

Har qanday so'rov nima uchun aynan shu so'rovni kiritayotganligingiz asosli bo'lishi kerak. Qabul qiluvchini muammoingiz kontekstiga kiriting.

Ushbu bosqichda siz qabul qiluvchi uchun uchta eng muhim argumentni tanlashingiz kerak. Argumentlarni quyidagi sxema bo'yicha qurish yaxshidir: kuchli - o'rta - eng kuchli.

So'rovlar turli darajadagi murakkabliklarga ega, shuning uchun qabul qiluvchi har doim ham kimningdir so'rovlarini bajarishdan manfaatdor emas. U so'rovni bajarish potentsial foyda keltirishiga ishonch hosil qilishi kerak:

Qabul qiluvchini qiziqtiring

Sizning so'rovingizni bajarish bilan bog'liq unga jozibador imkoniyatni amalga oshirishni taklif qiling:

“Hamma zamonda ishbilarmon va tashabbuskor odamlar nafaqat moddiy muvaffaqiyatlarga erishish, balki Vatan tarixida o‘z izlarini qoldirish, esda qolish uchun ham intilib kelgan. xayrli ishlar, hurmat qozonish uchun."

« Har qanday professional hamjamiyatning muvaffaqiyatli faoliyati, avvalambor, do'stona ittifoqlarni tushunish va qo'llab-quvvatlash, qo'shma tadbirlar va loyihalarda ishtirok etishdir.».

« Albatta, sizning katta maqsadingiz - odamlar uchun toza va qulay shahar».

Yoki qabul qiluvchingiz uchun juda dolzarb bo'lgan muammoni ayting:

“Siz, shaharning dono egasi sifatida, bolalarning tartibsiz yurishidan xavotirdadirsiz turli yoshdagi yaroqsiz joylarda, bu esa yo‘l-transport hodisalarining ko‘payishiga va bolalar jinoyatlarining ko‘payishiga olib keladi”.

"Sizning bo'limingiz bebaho ish vaqtini talab qiladigan asosiy bo'lmagan masalalar bo'yicha tez-tez qo'ng'iroqlarni qabul qildi."

Sizning so'rovingiz imkoniyatni amalga oshirishga qanday yordam berishi mumkinligini ko'rsating:

« Yurtimiz yoshlarga tayanayotgan bugun esa nochor oilalardan bo‘lgan yigit-qizlarga yordam berishdan ko‘ra zarurroq, muqaddasroq ishni topish qiyin. Shahrimizda ham shunday yordam ko‘rsatayotganlar bor – hokimlik homiyligida “Meros” xayriya markazimiz fuqarolardan ehson asosida faoliyat yuritib, qiyin o‘smirlarga xalq hunarmandchiligini o‘rgatmoqda. ».

Yoki muammoni hal qilish uchun:

“Turli yoshdagi bolalarning vaqt o‘tkazishi uchun ixtisoslashtirilgan joylarni jihozlash bolalar jinoyati darajasini pasaytirish va bolalar ishtirokidagi yo‘l-transport hodisalarini kamaytirishga yordam beradi”.

Murojaatning ahamiyatini tasvirlab bering

Qachonki adresatga taklif qiladigan hech narsa bo'lmasa yoki bu so'rov kontekstida bu noo'rin bo'lsa, u holda qabul qiluvchini yangilagan ma'qul. Bu erda siz so'rovning dolzarbligini va uni amalga oshirish muhimligini tushunish uchun vaziyatni kerakli darajada to'liq tasvirlashingiz kerak. So'rovning ahamiyati "qalbga tegadigan" tarzda tasvirlanishi kerak. Agar so'rov "tegishli" toifaga kirmasa, siz adresatga sabab-ta'sir munosabatlarini ko'rsatishingiz kerak, bu esa adresat so'rovni bajarishini ta'minlaydi.

“(sanadan boshlab) X-sonli ijara shartnomasiga ko‘ra, 1 m2 uchun ijara to‘lovi 20 AQSh dollarini tashkil etadi. kuniga. Oxirgi uch oy ichida iqtisodiy beqarorlik va ijtimoiy norozilik tufayli savdo faolligining pasayishi kuzatildi. Savdodan o'rtacha foyda 10 AQSh dollarini tashkil qiladi. kuniga, bu hatto ijara to'lash uchun ham etarli emas. Agar chora-tadbirlar ko‘rilmasa, xususiy tadbirkorlar o‘z savdo nuqtalarini yopishga majbur bo‘ladi, bu esa daromadingizga salbiy ta’sir ko‘rsatishi mumkin”.

Shunday qilib, siz oluvchiga so'rovni bajarish moddiy yoki nomoddiy manfaatlar olish istiqboliga ega ekanligini tushuntirishingiz kerak.

Qadam 4. So'rov bayoni

Qachon qabul qiluvchi tayyor bo'lsa, siz haqiqiy so'rovni bildirishingiz mumkin. Murojaat matni juda ixcham va nihoyatda aniq bo'lishi kerak. Hech qanday holatda noaniqlik yoki past baho bo'lmasligi kerak. Masalan, agar biz ijara haqini kamaytirish haqida gapiradigan bo'lsak, unda qaysi darajani ko'rsatish muhim:

“Vaziyat barqarorlashguncha ijara toʻlovini 5 dollargacha kamaytirishingizni soʻraymiz. kuniga m2 uchun."

Agar biz xizmatlarni taqdim etish haqida gapiradigan bo'lsak, kerakli sanalarni, narx masalasini va hokazolarni ko'rsatgan holda so'rovni iloji boricha aniqroq qiling:

« Kulolchilik ustaxonasini jihozlash uchun bizga keramika pishiradigan pech kerak - uni sotib olishda yordam berishingizni so'raymiz. O'rnatish bilan pechning narxi 998 ming rublni tashkil qiladi».

Ushbu misolda qabul qiluvchidan qanday yordam talab qilinishi to'liq aniq emas. So'rovni aniqroq shakllantirish yaxshi bo'lardi: “Korxonaning bank hisob raqamiga pechlar ishlab chiqarish va o‘rnatish uchun 333 ming AQSh dollarini o‘tkazib, kulolchilik buyumlarini pishirish uchun pech sotib olishda yordam berishingizni so‘raymiz”.

Siz nima so'rasangiz ham, oluvchi qachon, nima, qancha va qanday narxda olishni xohlayotganingizni aniq bilishi kerak. Umumlashtirilgan so'rov rad qilish xavfi ko'proq, chunki oluvchi har doim ham tafsilotlar bilan shug'ullanish uchun vaqt va xohishga ega emas. Bundan tashqari, siz tashabbusni qabul qiluvchiga o'tkazish orqali siz xohlagan narsani olmaslik xavfini tug'dirasiz.

Masalan, xususiy tadbirkorlar ijara haqini pasaytirishni so‘rab xat yozdilar, lekin ijara haqini qaysi darajaga tushirmoqchi ekanliklarini ko‘rsatmadilar:

"Vaziyat barqarorlashguncha ijara haqini kamaytirishingizni so'raymiz."

Natijada, ular ijara haqini pasaytirdilar, ammo ozgina (mavjuddan 1% ga). Shunday qilib, ularning iltimosi qondirildi, ammo maktub tashabbuskorlarining pozitsiyasini o'zgartirish uchun unchalik katta bo'lmagan.

Ba'zi hollarda so'rov matni matnda ajralib turishi uchun qalin bo'lishi mumkin, lekin bu usulni ortiqcha ishlatmang.

5-qadam: so'rovingizni umumlashtiring.

So'rovingizni takrorlang va agar so'rov bajarilsa, oluvchi qanday foyda ko'rishini ta'kidlang. So'rov biroz o'zgartirilishi kerak. Sxema bo'yicha jumlani tuzish yaxshidir: "Agar siz so'rovni bajarsangiz, baxtli bo'lasiz."

“Agar siz bizni yarim yo‘lda uchratsangiz va mintaqadagi vaziyat barqarorlashguncha ijara haqini kamaytirsangiz, nafaqat 150 dan ortiq ish o‘rinlarini saqlab qolasiz, balki ijara to‘lovining to‘liq yo‘qligi sababli global yo‘qotishlarga ham duch kelmaysiz”.

Ammo boshqa variantlar ham bo'lishi mumkin:

“Sizning xayriya xayriyalaringizning har bir rubli xayrli ishga yo'naltirilishiga va yordamga kelishiga amin bo'lishingiz mumkin qiyin vaziyat o‘g‘lonlar munosib fuqaro bo‘lib yetishadi”.

“Ishonchim komilki, har bir bolaning tabassumi mashaqqatli mehnatingizdan ma’naviy mamnuniyat bag‘ishlaydi, sizning sa’y-harakatlaringiz va sa’y-harakatlaringiz esa yaqin kelajakning munosib va ​​baxtli fuqarolariga qo‘yilgan sarmoyadir”.

Asosiysi, so'rovning ma'nosini va uni bajarishning afzalliklarini takrorlash. Foyda moddiy bo'lishi shart emas. Esda tutingki, qabul qiluvchi shaxsdir va his-tuyg'ular unga begona emas.

MISAL:

Va xatning dizayni haqida unutmang - bu tashkilotning "yuzi". Agar so'rov xatining tashabbuskori tashkilot bo'lsa, unda bunday xat menejer yoki vakolatli shaxsning imzosi bilan firma blankida tuziladi. Agar siz xususiy shaxs bo'lsangiz, unda harf elementlarini joylashtirishda asosiy me'yorlarga rioya qilish kifoya. Bu tafsilotlar adresat va jo'natuvchining to'g'ri qiyofasini shakllantirish uchun yuridik va psixologik jihatdan juda muhimdir.

	-
	-	Siz har kuni yuzlab tijorat takliflari, so'rovlari va boshqa ish xatlarini yuborasiz, lekin xabaringiz bilan hech narsaga erisha olmaysiz. istalgan natija? Qabul qiluvchiga o'z majburiyatlarini qanday qilib befarq va xushmuomalalik bilan eslatishni bilmayapsizmi? Shunda onlayn trening sizga albatta yordam beradi "Ko'nikmalar ish xati» ! Siz har qanday qulay vaqtda u orqali o'tishingiz mumkin.	-	-
	-

Biznes hujjat aylanishida so'rov xati formati ikkinchi tomon yoki undan ma'lum bir xizmatning roziligini olish zarurati tug'ilganda juda tez-tez ishlatiladi. Tayyor namunalar va turli vaziyatlar uchun misollar, shuningdek, bunday harflarni tuzish qoidalarini ushbu maqolada topish mumkin.

So'rov xatini rasmiylashtirish an'anasi va qoidalari faqat amaliy hujjat aylanishida rivojlangan - ya'ni. Qonunchilik darajasida tasdiqlangan shakllar yoki ko'rsatmalar mavjud emas. Biroq, ichida umumiy ko'rinish quyidagi tuzilmaga amal qilish kerak:

1. Odatdagidek, avval "sarlavha" to'ldiriladi, unda tegishli aloqa ma'lumotlari bilan jo'natuvchi tashkilotning to'liq nomi, shuningdek, ma'lum bir xodimning ismi (odatda kompaniya direktori) va qabul qiluvchining ismi ko'rsatilgan. tashkilot.
2. Shundan so'ng vaziyatning tavsifi va so'rovni asoslashdan iborat bo'lgan matnning o'zi keladi. Matn imkon qadar qisqa bo'lishi kerak - odatda 1-2 paragraf etarli. Suhbatdosh sizning murojaatingiz mohiyatini aniq tushunishi uchun so'rovingizni aniq va aniq bayon qilish muhimdir.
3. Undan keyin imzo, imzoning stenogrammasi va tuzilgan sanasi qo'yiladi.

Shunday qilib, bunday hujjatlar uchun standart versiyaga muvofiq tuziladi - shakl quyida keltirilgan.

Tayyor namunadan misol sifatida foydalanish mumkin.

ESDA TUTING. Hujjatning nomini ko'rsatish yoki ko'rsatmaslik to'g'risidagi qaror (ya'ni o'rtada "So'rov xati" deb yozish) jo'natuvchining o'zi tomonidan qabul qilinadi. Odatda, bu hujjatning mohiyatini va bir kompaniya boshqasidan erishmoqchi bo'lgan maqsadni ta'kidlash o'rinli bo'lgan hollarda kerak bo'ladi.

Bu holatda biz bir kompaniya o'z sherigidan biron bir imtiyoz yoki hatto imtiyozga umid qilayotgani haqida gapirayotganligi sababli, albatta, xat yozish, uni bajarish va hatto uni jo'natish juda jiddiy qabul qilinishi kerak. Har qanday tafsilot taassurot qoldirishi mumkin, shuning uchun hatto ahamiyatsiz ko'rinadigan nuanslarni ham hisobga olish yaxshiroqdir:

1. Avvalo, uni jismoniy pochta orqali yuborish yaxshiroqdir - oddiy rus pochtasi yoki undan ham yaxshiroq xususiy tashkilot, bu esa yozishmalarni eshikma-eshik va ancha tezroq yetkazib beradi. ga xabar elektron shakl yoki undan ham ko'proq, faks orqali uzatilganlar ko'pincha spam kabi yuzsizroq qabul qilinadi.
2. Bundan tashqari jismoniy usul hujjatning bajarilishi (ya'ni odatdagidek pochta jo'natmasi) qimmatroq qog'oz, konvert, shtamp va boshqa dizayn vositalari tufayli qulay taassurot qoldirish imkonini beradi.
3. Matnni yozish uchun har doim kompaniya blankasi tanlanadi - bu so'rovni yanada rasmiylashtirishga imkon beradi.
4. Matnda aniq klerikalizmdan qochish yaxshiroqdir - ya'ni. biznes muhitida tez-tez ishlatiladigan barqaror so'zlar va iboralar. Ular hikoyani tom ma'noda "quritadilar" va umuman salbiy taassurot qoldiradilar. Ularni almashtirish oson original variantlar- masalan, "Sizdan ko'rib chiqishingizni so'rayman" "Ushbu muammoni hal qilishda sizning tushunishingiz va yordamingizga umid qilaman".
5. Va nihoyat, umuman olganda, biznes yozishmalarining an'analariga rioya qilish kerak, ya'ni. matn asosan yoziladi rasmiy biznes uslubi. Lirik chekinishlar, juda murakkab sintaktik konstruktsiyalar yoki noaniq (ma'noda) iboralar bo'lmasligi kerak. Suhbatdoshning xabarni juda oson qabul qilishi uchun ehtiyot bo'lish kerak - tushunish nuqtai nazaridan ham, psixologik jihatdan ham.

MASLAHAT. Agar matnni qo'lda yozish imkoni bo'lsa, bu usuldan foydalangan ma'qul. Qo'lda yozilgan xat uni boshqalardan ajratib turadi. Biroq, yozishni xattotlik texnikasini biladigan mutaxassisga ishonib topshirish yaxshidir.

Turlari

Bog'liq holda muayyan holat Har xil turdagi harflar mavjud. Murojaatlar asosan tegishli moliyaviy muammolar- masalan, chegirma berish, xizmat uchun to'lovni kamaytirish yoki uni kechiktirish. So'rov xatlarining ozchilik qismi boshqa ba'zi muammolarni hal qilishda yordam berishga bag'ishlangan. Eng keng tarqalgan holatlar va tayyor misollar harflar quyida muhokama qilinadi.

Mablag'larni taqsimlash to'g'risida

Hatto xayriya maqsadlarida ham pul ajratish haqidagi so'rov juda jiddiy talabdir. Shuning uchun, tuzayotganda, vaziyatni iloji boricha aniq tasvirlab berish va bundan tashqari, aniq nima uchun pul kerakligini va nima uchun uni boshqa manbadan olish mumkin emasligini aniq ko'rsatish muhimdir.

Kompilyatsiya qilishda siz ushbu misolni asos sifatida ishlatishingiz mumkin.

"Kamalak" NPOdan

Qonunchilik palatasi deputati

Sankt-Peterburg Miloshnikov I.N.

Hurmatli Ilya Nikolaevich! Direktor sizni tabriklaydi notijorat tashkilot Kamalak". Tashkilotimiz 2012-yilda tashkil etilgan va bu yillar davomida uzluksiz taʼminlab kelmoqda moliyaviy yordam leykemiyaning o'tkir shakllari bilan og'rigan bolalar. Faoliyatimizning asosiy yo'nalishi - tegishli mahsulotlarni sotib olish dorilar va murakkab operatsiyalarni amalga oshirish.

Shu yillar davomida faoliyatimizni moliyalashtirishning asosiy manbai “...” MChJ korxonasi edi. Biroq, joriy yilning aprel oyida 2017 yilda moliyalashtirish hajmi keskin kamaydi va yilda hozirgi paytda biz bir xil hajmda xayriya faoliyatini amalga oshira olmaymiz.

Bizning ma'lumotlarga ko'ra, jamg'armaning yillik byudjeti shaxsiy xayriyalarni hisobga olgan holda 10 million rublni tashkil qilishi kerak. Shunday qilib, moliyalashtirish to'xtatilganligi sababli, 8 million rubl miqdoridagi farqni qoplash kerak. har yili. Yordamingizga umid qilamiz, chunki hozirda homiylar topib bo'lmayapti.

Hurmat bilan, Svetozarov V.K.

Tovarlarni yetkazib berish haqida

Bu erda qiziqish va hamkorlik qilish istagini ko'rsatish muhimdir. Shuning uchun biz topishimiz kerak to'g'ri so'zlar shunday qilib, suhbatdosh ishonch bilan sug'oriladi va tegishli qaror qabul qiladi. Siz ushbu misolni asos qilib olishingiz mumkin.

MChJ bosh direktori "..."

Nekrasov N.K.

MChJ direktoridan "..."

Elizarova V.M.

Assalomu alaykum, Nikolay Konstantinovich! Mintaqaviy ko'rgazmada qishloq xo'jaligi, shu yilning may oyida bo'lib o'tgan kompaniyamiz siz taklif qilgan mashina va uskunalar namunalari bilan qiziqdi.

Biz siz bilan hamkorlikni tovarlarning sinov partiyasini yetkazib berish orqali boshlamoqchimiz ( to'liq ro'yxat ushbu xatga alohida hujjat sifatida ilova qilingan). Biz tovarlar va xizmatlar uchun o'z vaqtida to'lovlarni kafolatlaymiz. Biz uzoq muddatli va o‘zaro manfaatli hamkorlikka umid bildiramiz.

Bizning aloqa ma'lumotlarimiz:

Hurmat bilan, Elizarov V.M.

Chegirmalar taqdim etish haqida

Bu hozirgi kunda juda keng tarqalgan tur, chunki iqtisodiy sharoitlar ko'p jihatdan ular yomonlashdi. Tajriba shuni ko'rsatadiki, kontragentni chegirma berishga ishontirish quyidagi hollarda ayniqsa yaxshi ishlaydi:

• agar kompaniyalar uzoq vaqt davomida hamkorlik qilsalar, masalan, bir yildan ortiq;
• darhol sotib olingan bo'lsa katta raqam tovarlar.

Bosh direktor

"Avantage" MChJ Filippov G.V.

Veres MChJ direktoridan

Aleksandrova K.N.

Salom, Gennadiy Viktorovich. Kompaniyalarimiz 2 yildan ortiq hamkorlik qilib kelayotganini mamnuniyat bilan qayd etamiz. Sizga doimo o'z minnatdorchiligimizni bildiramiz yuqori sifatli xizmatlaringiz, shuningdek, bir qator dolzarb muammolarni hal qilishda yordam berish uchun.

Biz ishonamizki, bu sizga sir emas O'tkan yili Bizning bozordagi iqtisodiy vaziyat sezilarli darajada yomonlashdi. Afsuski, hozirgi vaqtda bizda ma'lum bir daromad etishmasligi kuzatilmoqda, bu choraklik foydaning pasayishi bilan bog'liq.

Ushbu holatlar bilan bog'liq holda, biz sizning tushunishingiz va kelgusi 2018 yil kalendar yilida taqdim etiladigan xizmatlarga 10% chegirma taqdim etishga roziligingizga umid qilamiz. Albatta, bunday chora vaqtinchalik va biz kelajakda to‘liq hamkorlikka sodiqmiz. o'zaro manfaatli shartlar iqtisodiy vaziyat barqarorlashgan taqdirda.

Hurmat bilan, Aleksandrov K.N.

Ijara haqini kamaytirish haqida

Bunday holda, maktubdagi so'rovingizning asosi oldingi misolda muhokama qilinganidek taxminan bir xil bo'ladi.

Bosh direktor

"Avantage" MChJ Filippov G.V.

Veres MChJ direktoridan

Aleksandrova K.N.

Salom, Gennadiy Viktorovich. 2016 yilda yakunlangan moliya yilida kompaniyamiz kutilganidan 10 foizga ortiq zarar ko'rdi. Bizning kompaniyamiz zarar ko'rganini tan olishga majburmiz moliyaviy inqiroz. Bu mijozlar oqimining egalarining 15-20% ga kamayishida namoyon bo'ladi.

Shu munosabat bilan, ijara haqiga 10% chegirma berish haqidagi kelishuvingizga umid qilamiz. E'tibor bering, biz juda katta ijarachilarmiz va shu bilan birga, besh yillik hamkorligimiz davomida biz to'lovning birorta ham kechikishiga yo'l qo'ymadik, shuningdek, shartnomaning boshqa barcha shartlarini to'ldirganmiz. Biz ushbu chora vaqtinchalik ekanligidan kelib chiqamiz, shuning uchun bozordagi vaziyat barqarorlashishi bilan biz to'lovni to'liq to'lashni davom ettirishga tayyormiz.

Hurmat bilan, Aleksandrov K.N.

Kechiktirilgan to'lov haqida

Bunday holda, haqiqatan ham o'z vaqtida to'lovni amalga oshirmaganligingizni tan olish va sababini batafsil tushuntirish kerak. Albatta, siz butun summani to'lash shartlarini aniq ko'rsatishingiz kerak.

"Gruzodar" MChJ direktoriga

Vakulov N.Yu.

Parabolia MChJ direktoridan

Aksakova T.G.

Salom, aziz Nikolay Yurievich. 2017 yil sentyabr oyida biz sizning xizmatlaringiz uchun 100 000 rubl miqdorida keyingi to'lovni to'lamadik. To‘lovni amalga oshirishning imkoni yo‘qligi haqida bir oy oldin sizga rasman xabar bergan edik. Ayni paytda kompaniya to'lash uchun mablag' topganiga aniqlik kiritamiz. Sizdan ikki oylik to'lov rejasini taqdim etishingizni so'raymiz: oktyabr va noyabr (har biri 50 000 rubl).

Biz o'z moliyaviy majburiyatlarimiz va qarzlarimizdan qochmaymiz va e'tiboringizni shu narsaga qaratamizki, hamkorligimiz 3 yil davomida biz hech qachon shartnomani buzmaganmiz. Biz sizning tushunishingizga umid qilamiz va o'zaro manfaatli hamkorlikni intiqlik bilan kutamiz.

Hurmat bilan, Aksakov T.G.

Iltimos, boshqa kompaniya uchun to'lang

Bunday talablar bir kompaniya boshqa kompaniyaning moliyaviy majburiyatlarini muayyan sharoitlarda bajarish majburiyatini olgan hollarda paydo bo'lishi mumkin. Ushbu shablonni misol sifatida ishlatishingiz mumkin.

IP Blagodarova A.K.

IPdan Inina A.A.

Salom, aziz Anatoliy Konstantinovich. Ma'lumki, mendan 100 000 rubl miqdorida qarzingiz bor. O'tgan moliyaviy yilda men ham 3 ta kompaniyaga 50 000 rubl miqdorida qarzdor bo'lib qoldim. Men sizga qarzimni to'liq to'lashni taklif qilaman. O'z navbatida, men sizning qarzingizning butun qoldig'ini 6 oy muddatga bo'lib-bo'lib to'lash rejalarini taqdim etishni kafolatlayman.