Sample na minuto ng production meeting sa isang enterprise. Mga minuto ng pangkalahatang pulong (sample). Paano iginuhit ang mga minuto ng pangkalahatang pulong

Halimbawang minuto ng pagpupulong. Paano magsulat ng isang transcript ng isang talakayan. Paano magsulat ng isang protocol - mga tagubilin at mga halimbawa. Mga tip sa compilation, istraktura, mga template (10+)

Protocol ng pulong. Halimbawa, pattern, sample

Istruktura, template ng mga minuto ng pagpupulong

• Petsa, oras at lugar ng kaganapan
• Tagapagsimula
• Taong nag-aayos ng kaganapan (na may impormasyon sa pakikipag-ugnayan)
• Listahan ng mga kalahok (na may mga posisyon at impormasyon sa pakikipag-ugnayan)
• Komposisyon ng secretariat / buong pangalan ng secretary (may contact information)

Listahan ng mga materyales na ipinadala sa pulong

Transcript ng talumpati ng unang tagapagsalita

• Ang unang tanong (komento) sa unang tagapagsalita (Sino ang nagtanong, transcript)
• Sagot sa unang tanong (Transcript)
• Ang pangalawang tanong (komento) sa unang tagapagsalita (Sino ang nagtanong, transcript)
• Sagot sa pangalawang tanong (Transcript)
• Ang huling tanong (komento) sa unang tagapagsalita (Sino ang nagtanong, transcript)
• Sagot sa huling tanong (Transcript)

Transcript ng talumpati ng pangalawang tagapagsalita

Mga desisyong ginawa

• Unang panukala na isinumite (salita kung kanino)
• Mga resulta ng pagboto (generalized - sa kaso ng lihim, detalyado - sa kaso ng roll call)

• Ikalawang panukala na isinumite
• Pangwakas na mga salita, na isinasaalang-alang ang mga pagwawasto at mga pagbabagong ginawa at pinagtibay
• Mga resulta ng pagboto
• Tinanggap / tinanggihan / ipinasa para sa rebisyon

Lagda ng sekretarya (tagapangulo ng sekretarya)

Mga materyales para sa pulong

Bago ang pulong, ang mga kalahok ay pinadalhan ng mga materyales na kinakailangan para sa paghahanda ng pulong at paggawa ng desisyon, halimbawa, mga tala ng impormasyon, mga paunang bersyon ng mga dokumento (mga plano, kontrata, badyet, atbp.) na kailangang aprubahan sa pulong. Ang lahat ng mga kalahok ng pulong ay pinadalhan ng impormasyon tungkol sa petsa, oras at lugar ng pulong, tungkol sa kung sino ang nagpasimula ng pulong, tungkol sa contact person na nag-aayos ng kaganapan. Ang contact person ay maaaring tanungin ng isang organisasyonal na kalikasan (paano makarating doon, kung paano mag-order ng pass, kung saan iparada ang kotse). Ang mga mahahalagang katanungan ay hinihiling na makipag-ugnayan sa mga tao, na dapat ipahiwatig sa mga materyales. Para sa iba't ibang materyales, maaaring magpahiwatig ng iba't ibang contact person.

Halimbawa, sample na protocol

Petsa, oras at lugar ng pagpupulong: 01.10.2010 12:30 - 13:30 Central office. Negosasyon N34.

Nagsimula: Pangkalahatang Direktor Svistunova Olga Vasilievna

Taong nag-aayos ng pulong: Assistant General Director Erofeev Grigory Anatolyevich ( [email protected], int. t. 07703)

Listahan ng mga kalahok

• Svistunova Olga Vasilievna (pangkalahatang direktor)
• Ivanov Sergey Semenovich (pinuno ng serbisyo sa seguridad) ( [email protected], int. t. 02345)
• Erokhin Andrey Anatolyevich (Head of Information Technology Service) ( [email protected], int. t. 02455)
• Trifonov Gennady Petrovich (pinuno ng departamento ng pananalapi) ( [email protected], int. t. 01003)

Kalihim ng pulong: Assistant General Director Erofeev Grigory Anatolyevich

Ang pagpupulong ay dinaluhan ni:

• Memo mula sa pinuno ng serbisyo sa seguridad sa mga patakaran para sa pagbuo ng mga email address para sa mga empleyado
• Mga Suhestiyon ng CIO para sa Mga Pagsusuri sa Anti-Spam

Ulat ng Chief of Security

Ang kumpanya ay nagpatibay ng mga patakaran para sa pag-encode ng mga email address ng mga empleyado (mga inisyal at ang unang dalawang titik ng apelyido), na nagpapahintulot sa mga third party na madaling malaman ang e-mail ng sinumang empleyado. Ito ay humahantong sa pagbaha ng mga hindi awtorisadong email na may iba't ibang mga komersyal na alok at iba pang walang silbi na impormasyon.

Walang mga tanong tungkol sa pagtatanghal.

Ulat ng pinuno ng serbisyo ng teknolohiya ng impormasyon

Walang posibilidad na tanggihan ang mga kasalukuyang address, dahil kilala ang mga ito sa mga pangunahing katapat at awtoridad sa regulasyon. Iminumungkahi ko na ang lahat ng empleyado ay magkaroon ng isa pang e-mail box - para sa aktibong sulat. Bumuo ng isang pag-encode upang hindi matukoy ang address sa pamamagitan ng buong pangalan ng empleyado. I-configure ang mga filter ng mail upang ang mail sa mga lumang address ay sumailalim sa mahigpit na pag-filter. Gawing mas malambot ang pag-filter ng mail sa mga bagong address. Kung maaari, abisuhan ang mga katapat ng mga pagbabago sa address. Ang gawain ay isasagawa ng departamento ng teknolohiya ng impormasyon.

Tanong Ang tagapagsalita ay tinanong ng pinuno ng departamento ng pananalapi: Nagawa na ba ng departamento ng teknolohiya ng impormasyon ang mga gastos sa pag-aayos ng iminungkahing sistema? Siguro mas mahusay na i-outsource ang gawaing ito?

Sagot. Hindi, ang isyu ay hindi nalutas.

Magkomento Pinuno ng Departamento ng Pinansyal: Iminumungkahi kong aprubahan ang desisyon sa sumusunod na mga salita: Ang Kagawaran ng Teknolohiya ng Impormasyon ay bumuo ng mga hakbang upang itama ang sitwasyon gamit ang mga e-mail address at ayusin ang isyu sa mga gastos ng kanilang pagpapatupad sa kanilang sarili at sa pamamagitan ng mga outsourcer. Tanggapin ang opsyon na may pinakamababang gastos.

Sagot. Walang pagtutol.

Mga desisyong ginawa

Baguhin ang pagkakasunud-sunod ng pag-encode ng mga email address. Panatilihin ang mga e-mail address sa lumang encoding, ngunit magpadala ng mga mensahe sa kanila na napapailalim sa mahigpit na pag-filter.

Upang matupad ang gawain, ang Information Technology Department ay dapat bumuo ng isang gawain para sa pagganap ng trabaho sa loob ng limang araw ng trabaho. Sa loob ng isa pang limang araw ng trabaho, tukuyin ang halaga ng paggawa ng trabaho nang mag-isa at ang halaga ng outsourcing. Magpasya kung paano isasagawa ang trabaho batay sa pagkalkula ng mga gastos. Magsagawa ng trabaho nang mag-isa o ng mga outsourcer sa loob ng 15 araw ng trabaho. Ang kontrol sa pagpapatupad ng desisyon ay itinalaga sa pinuno ng serbisyo sa seguridad.

Sa kasamaang palad, ang mga error ay nangyayari sa pana-panahon sa mga artikulo, ang mga ito ay naitama, ang mga artikulo ay pupunan, binuo, ang mga bago ay inihahanda.

Ano ang pagkakaiba sa pagitan ng business format ng text at speech? Pormal na bokabularyo...
Estilo ng teksto ng negosyo. Mga katangiang katangian ng pormal na bokabularyo. Ang istilo ng opisyal...

Mga kakayahan sa pamamahala. Isang magaling, matagumpay na pinuno, boss, ...
Mga kasanayan sa pinuno. Ano ang dapat gawin ng isang pinuno upang maging matagumpay?

Isang utos, isang desisyon, isang utos, isang utos. Sample, pattern, text, str...
Halimbawang order, desisyon, order o order. Mga detalyadong komento...

Plano-iskedyul ng pagganap ng mga gawa, pag-render ng mga serbisyo, paghahatid. Mag-compose. Isyu...
Iskedyul. Sample, mga tip para sa pag-compile ....

Sa kasanayan sa pamamahala, ang mga ganitong uri ng protocol ay ginagamit bilang isang protocol ng layunin, mga protocol ng kasunduan, mga protocol para sa pag-agaw ng pisikal na ebidensya (mga dokumento). Kabilang sa mga pangunahing dokumento ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder, pinangalanan ng batas ang mga minuto ng pulong at ang mga minuto ng komisyon sa pagbibilang.

Bilang karagdagan, ang protocol ay maaaring iguguhit ng isang opisyal sa kurso ng kanyang mga administratibong pag-andar - isang protocol ng isang aksidente sa trapiko, isang protocol ng pagpigil, atbp. Ang bawat isa sa mga uri ng protocol ay may kaukulang standard form.

Sa artikulong ito, pag-uusapan natin protocol na iginuhit batay sa mga resulta ng isang pagkilos sa pamamahala sa kolehiyo- Mga pagpupulong, pagpupulong o pagpupulong. Ang dokumentong ito ay inilaan upang idokumento ang collegial na talakayan ng mga isyu at paggawa ng desisyon.

Sa trabaho sa opisina ng Russia, ang protocol ay ginamit mula pa noong simula ng ika-18 siglo, mula sa panahon kung kailan nagsimula itong isagawa sa kasanayan sa pamamahala upang talakayin ang isang isyu bago gumawa ng desisyon. Sa kasaysayan, ang protocol ay:

• at isang papel na pang-impormasyon (pagdodokumento sa pag-unlad ng talakayan),
• at isang administratibong dokumento (ang desisyon na ginawa bilang resulta ng talakayan ay naayos).

Sa modernong kasanayan sa pamamahala, ang mga minuto ay pinagsama-sama upang idokumento ang mga aktibidad ng mga pagpupulong na ginanap ng mga pinuno ng iba't ibang ranggo. Ginagamit din ang mga minuto upang ipakita ang gawain ng mga kumperensya, pagpupulong, seminar, atbp.

Ang desisyon sa pangangailangan na gumuhit ng isang protocol sa panahon ng mga pagpupulong sa pagpapatakbo ay ginawa ng pinuno na nagtatalaga at nagsasagawa ng mga ito. Kung ang pagpupulong ay tungkol sa pagpapaalam sa mga nasasakupan sa ilang problema, tungkol sa pagpapaliwanag ng isang desisyon na ginawa nang mas maaga, atbp., kung gayon ang protocol ay maaaring hindi kailanganin. Ngunit ang pangangailangan na gumuhit ng mga minuto ng naturang operational meeting ay posible rin. Sa kasong ito, itatala ng mga minuto ang komposisyon ng mga naroroon, ang mga ipinahayag na opinyon o mungkahi.

Paghahanda para sa pulong

Mga tampok ng pagdodokumento ng gawain ng mga permanenteng collegial body

Ang mga permanenteng katawan ng kolehiyo (konseho, kolehiyo, komisyon) ay nakikilala sa pamamagitan ng mataas na antas ng organisasyon ng kanilang trabaho.

Ito ay ipinahayag sa pagkakaroon ng:

• mga regulasyon sa trabaho;
• plano sa trabaho para sa susunod na taon;
• sariling kagamitan, na pinamumunuan ng isang sekretarya.

Ang listahang ito ng tatlong item (pinakamalaking programa) sa katotohanan ay maaaring bawasan sa isang solong kalihim ng katawan ng kolehiyo (minimum na programa). Magkomento tayo ngayon sa tatlong puntong ito nang mas detalyado.

AT mga regulasyon tinutukoy ng collegial body ang dalas ng mga pagpupulong, ang uri ng mga desisyong ginawa, ang pamamaraan para sa pagdodokumento ng mga aktibidad, ang araw at oras ng pagpupulong. Minsan sa mga negosyo mayroong mga patakaran para sa pagdaraos ng mga pagpupulong na nauugnay sa gawain ng hindi isang collegial body, ngunit anumang collegial na aktibidad.

Ang protocol ay isa sa mga kinakailangang dokumento, pangunahin dahil ito ay nagtatala ng katotohanan ng pagpupulong, ang mga desisyon na ginawa dito, at ang mga deadline para sa kanilang pagpapatupad. Ang dokumentong ito ay maaaring magsilbi sa ibang pagkakataon bilang batayan para sa pagpapalabas ng desisyon o resolusyon (i.e., isang administratibong dokumento) ng collegiate body na ito.

Dapat mayroon ang mga permanenteng kolehiyong katawan plano ng trabaho para sa taon, na kinabibilangan ng mga pangunahing isyu na naka-iskedyul para sa talakayan.

Karaniwang mayroon ang mga permanenteng collegiate na katawan kagamitan, na nagbibigay ng gawain ng katawan na ito. Ang dibisyong ito ay pinamumunuan ng isang sekretarya (secretary of the academic council, secretary of the collegium, atbp.), na kabilang sa kategorya ng mga espesyalista o tagapamahala. Ang opisyal na ito ay responsable para sa pag-aayos ng mga pagpupulong, at para sa pagdodokumento ng mga aktibidad ng mga permanenteng katawan ng kolehiyo, at para sa kaligtasan ng mga dokumento.

Paghahanda ng mga pagpupulong

Ngunit ang mga pagpupulong bilang isang paraan ng paggawa ng desisyon sa kolehiyo ay maaaring idaos sa anumang komposisyon ng mga kalahok, hindi lamang mga miyembro ng katawan ng kolehiyo. Maaaring ito ay mga pagpupulong ng mga pinuno ng mga departamento o mga pagpupulong ng mga espesyalista mula sa ilang partikular na yunit ng istruktura sa isang partikular na isyu. Sa anumang kaso, pagdating sa pag-aayos ng isang pulong ng higit sa 3 tao, hindi ito dapat pabayaan sa pagkakataon. Kung mas mahusay ang paghahanda ng pulong, mas kaunting oras ang gugugol sa talakayan sa mismong pulong at mas mabisang mga desisyon ang gagawin.

Sa panahon ng paghahanda ng pulong, ang mga dokumento ay patuloy na lumilitaw, na pagkatapos ay nagiging annexes sa protocol, o ang impormasyon mula sa kanila ay dumadaloy dito.

Ang unang dokumento sa seryeng ito ay agenda ako. Ito ay pinagsama-sama ng sekretarya batay sa mga tagubilin ng chairman (collective body or this particular meeting) at ang mga probisyon ng mga regulasyon (kung mayroon man). Kapag nagtatakda ng agenda, kinakailangang isaalang-alang ang pagiging kumplikado ng mga isyung tinalakay upang ang talakayan ay akma sa oras na inilaan para sa pulong.

Ang agenda ay ipinadala sa mga kalahok sa pagpupulong at mga inimbitahan. Ilang kopya ng agenda ang nananatili sa kalihim. Sila ay ginagamit upang gumuhit ng isang hinaharap na protocol, upang magsagawa ng isang pulong.

Ang agenda ay nagpapahiwatig ng bilang at pagkakasunud-sunod ng mga isyu na tinalakay, ang mga pangalan ng mga tagapagsalita, ang petsa at oras ng pagpupulong, pati na rin ang lugar kung saan gaganapin ito. Kaya, ang agenda ay parehong isang dokumento ng abiso tungkol sa paparating na pulong at isang imbitasyon sa mga kalahok.

Ang anyo ng agenda ay maaaring anuman. Narito ang dalawang pagpipilian; ang una ay mas pormal (tingnan ang halimbawa 1), at ang pangalawa ay angkop din para sa mga operational meeting (tingnan ang halimbawa 2). Bagaman sa panahon ng paghahanda ng mga pagpupulong sa pagpapatakbo na madalas na binabalewala ng kalihim ang pamamahagi ng agenda sa pamamagitan ng pagsulat, na nililimitahan lamang ang kanyang sarili sa pasalitang impormasyon ng mga kalahok.

Sa panahon ng paghahanda ng bawat pagpupulong, kaugalian na mangolekta nang maaga mula sa mga tagapagsalita abstract ng mga ulat o talumpati , pati na rin ang impormasyon at mga sangguniang dokumento na naglalarawan sa kanila (mga talahanayan, mga graph, mga kalkulasyon sa ekonomiya, mga sertipiko, atbp.). Ang lahat ng mga materyales na ito ay ginagaya ayon sa bilang ng mga kalahok sa pagpupulong at ipinamahagi sa kanila.

Ang mga dokumentong ito ay dapat kasama draft ng desisyon para sa bawat aytem sa agenda. Ang mga tagapagsalita ay naghahanda ng mga draft ng naturang mga desisyon. Ang gawain ng kalihim ay upang matanggap ang mga dokumentong ito sa isang napapanahong paraan at paramihin ang mga ito sa kinakailangang (ayon sa bilang ng mga kalahok) na bilang ng mga kopya. Ang mga materyales para sa pulong ay dapat ipadala 48 oras bago ito magsimula, upang ang mga tao ay makahanap ng oras upang basahin ang mga ito at maghanda para sa talakayan. Ang email ay kadalasang ginagamit para sa pamamahagi.

Sa panahon ng paghahanda ng pulong, ang mga paghahanda ay maaaring gawin sheet ng pagpaparehistro o listahan ng pagdalo ng mga miyembro nito (tingnan ang Halimbawa 13). Ang nasabing dokumento ay iginuhit kapag ang bilang ng mga kalahok ay higit sa 15 katao (kung gayon ang mga taong ito ay hindi nakalista sa mga naroroon sa protocol, sa halip ang dokumentong ito ay isang annex sa protocol), gayundin kapag naghahanda ng isang pulong ng isang permanenteng collegial body (mahalaga na magkaroon ng quorum dito). Kapag mahalagang magkaroon ng korum sa isang pulong, ang paghahanda ng naturang registration sheet ay nagiging mandatoryo - ang listahang ito ay kinakailangan upang idokumento ang pagdalo ng ilang mga tao sa pulong, na kinumpirma, bilang panuntunan, sa pamamagitan ng isang personal na lagda sa ang listahan.

Ang mga personal na pirma sa simula ng pulong ay kinokolekta ng kalihim, na lumalampas sa mga dumarating sa pulong. Ang pangalawang karaniwang paraan upang mangolekta ng mga lagda at kontrolin ang bilang ng mga dadalo ay sa pamamagitan ng pagpaparehistro ng mga kalahok. Karaniwang nagsisimula ang pagpaparehistro 30 minuto at nagtatapos 5 minuto bago magsimula ang sesyon.

Kaya, bago pa man magsimula ang pagpupulong / pagpupulong, ang kalihim ay dapat magkaroon ng mga sumusunod na dokumento: agenda, abstracts ng mga talumpati at draft ng mga desisyon sa bawat isyu, listahan ng mga kalahok.

Mga karaniwang tuntunin para sa pagpaparehistro ng protocol

Ang pamamaraan para sa pag-isyu ng isang protocol ay tinutukoy ng GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang Documentation Systems. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon. Tinutukoy ng GOST na ito ang mga patakaran para sa disenyo ng heading at mga huling bahagi ng dokumentong ito, pati na rin ang mga kinakailangan para sa teksto nito.

Header ng protocol

Ang mga sumusunod na detalye ay inilalagay sa header ng protocol:

• buong pangalan ng organisasyon;
• uri ng dokumento (PROTOCOL);
• numero at petsa;
• lugar ng pagguhit ng protocol;
• pamagat sa teksto.

Pangalan ng Kumpanya ay palaging isinasaad kasama ng organisasyonal at legal na anyo at dapat na tumutugma sa opisyal na itinatag na pangalan (sa charter o regulasyon sa organisasyon). Kasabay nito, ang legal na anyo ay hindi dapat isulat sa anyo ng isang pagdadaglat, ngunit nang buo.

Kung ang organisasyon ay may opisyal na nakarehistrong pinaikling pangalan, maaari rin itong makita sa mga bracket sa linya sa ibaba ng buong pangalan (tingnan ang Halimbawa 3).

Kung ang organisasyon ay may isang namumunong organisasyon, ang pangalan nito ay ipinahiwatig sa itaas ng pangalan ng organisasyon - ang may-akda ng dokumento, mas mabuti sa isang pinaikling anyo (tingnan ang Halimbawa 5).

Kaya, tingnan ang mga posibleng pagpipilian sa disenyo:

Halimbawa 3

Pampublikong korporasyon
Ahensya "Pamamahagi, pagproseso, koleksyon ng pag-print"
(Ahensiya ng OJSC "Rospechat")

Halimbawa 4

Isinara ang Joint Stock Company na "New Technologies"

Halimbawa 5

FEDERAL AGENCY PARA SA EDUKASYON

Institusyong pang-edukasyon ng estado
mas mataas na propesyonal na edukasyon
Voronezh Polytechnic University

Petsa minuto ang araw ng pagpupulong. Kung ang pulong ay tumagal ng ilang araw, kung gayon ang petsa ng mga minuto ay kasama ang mga petsa ng simula at pagtatapos nito (at hindi ang petsa ng pagpirma sa mga minuto, na maaaring iguhit ng ilang araw pagkatapos ng pagtatapos ng mismong kaganapan).

Halimbawa 6

Ang pulong ng lupon ng mga direktor ng joint-stock na kumpanya ay tumagal ng 2 araw: noong Enero 13 at 14, 2009. Ang protocol ay iginuhit sa susunod na araw at nilagdaan sa araw pagkatapos ng pagtatapos ng pulong - noong ika-16 ng Enero.

Sa sitwasyong ito, ang petsa ng protocol ay magiging "13 - 14.01.2009" o sa parehong panahon, ngunit sa isang mas kumpletong spelling na "13.01.2009 - 01.14.2009". Posible rin ang verbal-digital na paraan ng pagpahiwatig ng petsang "Enero 13-14, 2009".

Mga Protocol numero sa loob ng isang taon ng kalendaryo, samakatuwid ang numero (index) ng protocol ay ang serial number ng pulong. Ang mga serial number ay itinalaga nang hiwalay para sa bawat pangkat ng mga protocol na pinagsama-sama sa organisasyon: mga protocol ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder, mga protocol ng mga pulong ng direktor, mga minuto ng mga pulong ng teknikal na konseho, mga minuto ng mga pagpupulong ng kolektibong paggawa, atbp. ay binibilang nang hiwalay. .

Mayroong "fashion" para sa pagsulat ng numero at petsa ng dokumento, na binubuo ng isang digit, sa dalawang digit: para dito, idinagdag ang zero sa simula. Dito maaari mong marinig ang mga paliwanag para sa sumusunod na pag-aari: ang pagkakaroon ng zero ("No. 01" o "Disyembre 01, 2008") ay hindi papayagan ang pagdaragdag ng isa pang numero sa lugar nito at sa gayon ay nagiging 1 sa 11, 21 o 31. Ngunit kami bigyang-diin na ang mga indikasyon ng naturang pagsulat sa balangkas ng regulasyon ay hindi nakapaloob. Ito ay isang medyo pangkaraniwang kasanayan.

Lugar ng compilation Mahalagang ipahiwatig ang dokumento sa kaso kung mahirap matukoy ito sa pamamagitan ng pangalan ng organisasyon, gayundin sa mga kaso kung saan gaganapin ang pulong sa ibang lokalidad, at hindi kung saan matatagpuan ang organisasyon - ang may-akda ng dokumento. Alinsunod sa GOST R 6.30-2003 (talata 3.12), ang lugar ng paghahanda ng dokumento ay ipinahiwatig na isinasaalang-alang ang tinatanggap na administrative-territorial division, gamit lamang ang pangkalahatang tinatanggap na mga pagdadaglat.

Pamagat sa teksto ang protocol ay naglalaman ng indikasyon ng uri ng collegial activity (conference, meeting, session, atbp.) at ang pangalan ng collegial body sa genitive case.

Halimbawa 7

Mga Pagpupulong ng Methodological Council

Mga pagpupulong ng kolektibong paggawa

Mga pagpupulong ng mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura

Maaaring isaayos ang mga kinakailangan sa heading sa isang longitudinal (Halimbawa 8) o angular na paraan (Halimbawa 9). Ang pagpili ng opsyon ay nananatili sa organisasyon.

Halimbawa 9

Isinara ang Joint Stock Company
"Pabrika ng salamin"

PROTOCOL

13 - 14.01.2009 № 1
Kamyshin

Mga executive meeting
mga istrukturang dibisyon

Panimulang bahagi ng teksto

Ang teksto ng protocol ay may kasamang panimula at pangunahing bahagi.

Sa panimulang bahagi ng protocol, pagkatapos ng heading, ibibigay ang mga inisyal at apelyido. tagapangulo at kalihim ng pulong . Dapat tandaan na sa mga minuto ang tagapangulo ay ang opisyal na nagsasagawa ng pulong, ang kanyang posisyon ayon sa listahan ng mga tauhan ay hindi ipinahiwatig sa teksto.

Kalihim - ang taong responsable sa pag-aayos ng pulong at pagdodokumento ng mga aktibidad nito, i.e. paghahanda at pagpaparehistro ng protocol. Ang sekretarya ng pulong (session) ay hindi kinakailangang isang secretary ex officio. Ang tungkulin sa trabaho na ito ay maaaring dagdag para sa empleyado. Dapat itong ayusin sa paglalarawan ng kanyang trabaho kung patuloy na ginagawa. Ang gawaing ito ay maaaring ipagkatiwala sa empleyado ng manager kung ito ay isasagawa bilang isang beses na pagtatalaga.

Halimbawa 10

I-collapse ang Palabas

Ang mga tungkulin ng chairman ng pagpupulong ng mga pinuno ng mga departamento ay maaaring isagawa ng representante na pangkalahatang direktor na si Pankov, at ang mga tungkulin ng sekretarya ng pulong ay maaaring isagawa ng kanyang personal na katulong na si Egorova. Sa kasong ito, ang kanilang mga posisyon sa kawani (deputy general director at personal assistant sa deputy general director) ay hindi kasama sa mga minuto. Ang mga taong ito ay lalabas lamang dito bilang tagapangulo at kalihim ng pulong (tingnan ang sumusunod na halimbawa).

Halimbawa 11

Tagapangulo - Yu.P. Pankov

Kalihim - Egorova D.L.

Kasalukuyan: Bespalov A.D., Korneev N.R., Lunkov E.N., Marinina E.M., Ustinov A.K.

Mga Inimbitahan: Executive Director ng SMU No. 15 JSC Shuvalov T.B., Financial Director ng SMU No. 14 JSC Osmanova M.T.

Mula sa isang bagong linya pagkatapos ng salita "Dumalo" ilista ayon sa alpabetikong pagkakasunud-sunod ang mga inisyal at apelyido ng mga opisyal ng organisasyon na nakikilahok sa talakayan at paggawa ng desisyon sa pulong.

Kung ang ibang mga opisyal ng kanilang organisasyon ay iniimbitahan sa pulong, sila ay nakalista sa seksyon "Inimbitahan" sa alpabetikong pagkakasunud-sunod (apelyido at inisyal) nang hindi isinasaad ang posisyon. Kung ang mga kinatawan ng ibang mga organisasyon ay makilahok sa pulong, ang kanilang mga posisyon na may mga pangalan ng mga organisasyon ay ipinahiwatig din (tingnan ang Halimbawa 11).

Ang listahan ng mga kasalukuyang kalahok at mga inimbitahang tao ay naka-print na may 1 line spacing. Pagkatapos ay isang blangkong linya ang naiwan at ang agenda ay ipi-print pagkatapos ng 1 line spacing. Ngunit ang pangunahing bahagi ng teksto ng protocol ay karaniwang naka-print na may 1.5 line spacing.

Responsibilidad ng kalihim na buuin ang listahan ng mga kalahok sa pagpupulong. Ang listahan ay pinagsama-sama nang maaga sa direksyon ng pinuno (kinakailangan na ipaalam sa mga kalahok ang petsa ng pagpupulong at ang agenda, ito ay kanais-nais na paunang ipamahagi ang mga reference na materyales upang pag-aralan ang mga isyu at maghanda para sa talakayan). Sa araw ng pagpupulong, ang listahan ng mga naroroon ay inaayos batay sa aktwal na pagkakaroon ng mga opisyal.

Kapag gumuhit ng mga minuto ng isang pinalawig na pagpupulong (higit sa 15 katao) o isang permanenteng collegial body, ang mga pangalan ng mga kalahok sa mga minuto ay hindi nakalista, ngunit ang kanilang kabuuang bilang ay ipinahiwatig ng isang figure. Ito ay tinutukoy batay sa mga resulta ng pagpaparehistro; sa kasong ito, ang listahan ng pagpaparehistro ay nagiging isa sa mga apendise sa protocol (tingnan ang Halimbawa 13). Sa kasong ito, ipinapahiwatig ng protocol:

Halimbawa 12

Kasalukuyan: 19 na tao (listahan na nakalakip).

Kasama sa panimulang bahagi ng protocol agenda . Ang nilalaman nito ay tinutukoy ng pinuno na nagtatalaga ng pulong at mamumuno dito. Kung ang naturang dokumento ay ipinadala sa mga kalahok bago ang pulong, kung gayon ang impormasyon mula dito ay dapat ilipat sa mga minuto.

Ang agenda sa mga minuto ay naglalaman ng isang listahan ng mga isyu na tinalakay sa pulong, inaayos ang pagkakasunod-sunod ng kanilang talakayan at ang mga pangalan ng mga tagapagsalita (tagapagsalita).

Ang mga item sa agenda ay binibilang sa Arabic numeral at nagsisimula sa pang-ukol na "Tungkol sa" o "Tungkol sa", pagsagot sa tanong na "tungkol saan?". Para sa bawat item sa protocol, ang mga inisyal at apelyido ng tagapagsalita - ang opisyal na naghanda ng isyung ito ay dapat ipahiwatig.

Halimbawa 14

Agenda:

1. Sa pag-apruba ng mga panuntunan sa seguridad ng impormasyon.
   Ulat ng pinuno ng departamento ng impormasyon na si Doronina Yu.R.
2. Tungkol sa paggawa ng mga pagbabago sa talahanayan ng mga tauhan.
   Talumpati ni I.N. Sergeev, Deputy General Director

Pangunahing teksto

Ang pagkakaiba sa pagitan ng maikli at buong anyo ng protocol - bago ang lahat ay simple

Ayon sa anyo ng presentasyon ng teksto, ang mga protocol ay nahahati sa maikli at buo.

Ang iba't ibang anyo ng protocol ay naiiba sa bawat isa lamang sa pagiging kumpleto ng saklaw ng pulong. Walang mga pagkakaiba sa disenyo ng mga form na ito. Ang postulate na ito ay gumagana sa batayan ng praktikal na karanasan, na itinakda sa anumang aklat-aralin sa trabaho sa opisina.

Maikling Protocol ay isang dokumento na nagtatala ng:

• mga isyung tinalakay sa pulong
• pangalan ng mga nagsasalita at
• mga desisyong ginawa.

Ang nasabing protocol, bilang panuntunan, ay isinasagawa sa mga sumusunod na kaso:

• kapag ang pulong ay na-transcribe (ang transcript ng mga talumpati ay magiging isang apendiks sa mga minuto) o naitala sa isang dictaphone;
• kapag ang pulong ay isang operational na katangian at ito ay mahalaga upang ayusin ang desisyon na ginawa nang hindi nagdedetalye ng kurso ng talakayan.

Ayon sa maikling protocol, imposibleng ipakita ang kurso ng talakayan ng isyu, ang mga opinyon na ipinahayag, mga komento, ang proseso ng pagbuo ng administratibong bahagi, i.e. desisyon ng pamamahala. Ang sample nito ay ipinapakita sa Halimbawa 22.

Kumpletuhin ang Protocol(tingnan ang Halimbawa 21) ay nagbibigay-daan sa iyo upang idokumento ang isang detalyadong larawan ng kung ano ang nangyayari, ihatid ang nilalaman ng mga ulat at talumpati ng mga kalahok sa pulong, lahat ng mga opinyon na ipinahayag, mga tanong at komento, komento, posisyon.

Kaya, sa buong protocol para sa bawat isyu na isinasaalang-alang ay mayroong 3 bahagi: "NARINIG", "NAGSASALITA", "NARESOLVE" ("NAGRESOLBA"). At sa madaling salita, dalawa lang: “NAKINIG NAMIN” at “NAGRESOLVE” (“NAGDESISYON”).

Ang pangunahing bahagi ng teksto ng protocol ay naglalaman ng maraming mga seksyon na may mga item sa agenda. Ang mga seksyon ay binibilang nang naaayon. Ang bawat seksyon ay binubuo ng tatlong bahagi para sa buong minuto - "NARINIG", "NAGSASALITA", "NAGDESISYON" ("NAGDESISYON") - o dalawa para sa maikli. Ang mga salitang ito ay nakalimbag sa malalaking titik mula sa kaliwang margin.

Matapos ang salitang "NAKINIG" sa pagsubok ng protocol, ang apelyido at inisyal ng pangunahing tagapagsalita sa genitive case (kanino nakinig?), At ang isang talaan ng kanyang pagsasalita ay nakasaad sa pamamagitan ng isang gitling. Ang pagtatanghal ay karaniwang isinasagawa mula sa ikatlong panauhan na isahan sa nakalipas na panahunan (tingnan ang Halimbawa 15). Kung ang teksto ng ulat ay inihanda nang nakasulat at ipinasa sa kalihim, kung gayon ang paksa ng ulat lamang ang maaaring ipahiwatig sa protocol at pagkatapos ay "ang teksto ng ulat ay nakalakip" (Halimbawa 16).

Halimbawa 15

1. NAKINIG:

Petrova V.Yu. - sa mga resulta ng pagpapatupad ng plano sa trabaho ng departamento ng pagbebenta para sa ika-4 na quarter ng 2008. Nabanggit niya na ang plano ay natupad ng 100%.

Halimbawa 16

1. NAKINIG:

Petrova V.Yu. - Ang teksto ng ulat ay nakalakip.

Sa buong protocol, pagkatapos ng salitang "SPEAKED", ang mga pangalan at inisyal ng mga kalahok sa talakayan ng isyu ay ipinahiwatig. Sa teksto ng protocol, ang apelyido at inisyal ng bawat tagapagsalita ay naka-print sa isang bagong linya sa nominative case (sino ang nagsalita?). Ang pagtatanghal ng pagtatala ng talumpati ay pinaghihiwalay mula sa apelyido sa pamamagitan ng isang gitling, ito ay nakasaad mula sa ikatlong panauhan na isahan. Sa parehong bahagi ng teksto, ang mga tanong na ibinangon sa panahon ng ulat o pagkatapos nito, pati na rin ang mga sagot sa kanila, ay naitala.

Kung walang talakayan o tanong sa pulong, ang bahaging "NAGSALITA" ay tinanggal sa mga minuto, at ang fragment na ito ng teksto ay binubuo lamang ng dalawang bahagi: "NARINIG" at "NAGRESOLBA" ("NAGPASIYAHAN"). Posible rin ito sa buong protocol sa ilang isyu sa agenda.

Pagkatapos ng salitang "DECIDED" (o "DECIDED"), i-print ang text ng operative na bahagi ng nauugnay na agenda item. Kung ang ilang mga desisyon ay kinuha sa isang isyu, ang mga ito ay binibilang sa Arabic numerals, ang unang digit ay nagpapakita ng numero ng agenda item, ang pangalawa - ang bilang ng desisyon na kinuha.

Halimbawa 17

Kung tatlong desisyon ang kinuha sa unang item sa agenda, sila ay mabibilang na 1.1, 1.2 at 1.3.

Kung isang desisyon lang ang ginawa sa pangalawang item sa agenda, ang numero nito ay magiging 2.1, at hindi 2, gaya ng maling isinulat ng ilan.

Ang teksto ng operative na bahagi ay nabuo ayon sa karaniwang modelo na pinagtibay sa mga dokumentong pang-administratibo, at sinasagot ang mga tanong: kanino gagawin kung ano at sa anong petsa (sa kasong ito, ang responsableng tagapagpatupad ay maaaring ipahiwatig sa simula ng teksto o sa dulo).

Halimbawa 18

1.1. Upang maghanda ng isang programa sa pagsasanay para sa mga salespeople ng mga full-time na espesyalista ng Kumpanya para sa ika-2 quarter ng 2009 sa 03.03.2009. Responsable - ang pinuno ng departamento ng tauhan na si Ushakov L.B.

1.1. Sa pinuno ng serbisyo ng tauhan na si Ushakov L.B. upang maghanda ng isang programa sa pagsasanay para sa mga salespeople ng mga full-time na espesyalista ng Kumpanya para sa 2nd quarter ng 2009. Deadline - 03.03.2009.

Ang karaniwang kasanayan sa pagguhit ng mga minuto ay hindi nagbibigay para sa pag-aayos ng mga resulta ng pagboto. Ngunit kung naganap ito, dapat itong maipakita sa talata ng pagpapatakbo. Sa isang mas simpleng bersyon, ito ay ipinapakita sa Halimbawa 19. Maraming mga detalye sa mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder, kasama. ito rin ay nasa pagkakasunud-sunod ng pagpapakita ng mga resulta ng pagboto sa mga desisyong ginawa, ang mga resultang ito ay naitala sa mga minuto ng komisyon sa pagbibilang at sa mga minuto ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder (tingnan ang Halimbawa 20).

Halimbawa 19

1.1. Aprubahan ang kandidatura ni Fedorov A.E. sa posisyon ng Financial Director ng Kumpanya.

Halimbawa 20

I-collapse ang Palabas

1.1. Aprubahan ang taunang ulat, balanse, pahayag ng kita para sa 2007; Plano ng pagpapaunlad at listahan ng pinakamahalagang gawain para sa 2008.

Mga resulta ng pagboto: "PARA" - 78 boto (97.5% ng kabuuang bilang ng mga boto na kalahok sa pulong); "LABAN" - hindi; "ABSTAINED" - 2 boto (2.5% ng kabuuang bilang ng mga boto na kalahok sa pulong). Ang desisyon ay ginawa ng 78 boto. Ang Protocol No. 2 ng komisyon sa pagbibilang ay nakalakip.

Bumuo ng bahagi ng protocol

Binubuo ang mga minuto batay sa sulat-kamay, shorthand o audio recording na itinatago sa panahon ng pulong. Pagkatapos ng pagpupulong, muling i-type ng kalihim ang mga tala, inaayos ang mga ito alinsunod sa nakasaad na mga kinakailangan at isusumite ang mga ito para sa pag-edit sa chairman ng pulong. Alinsunod sa kanyang mga pagbabago, ang protocol ay nilagdaan at nagiging isang opisyal na dokumento.

Ang legal na puwersa ng protocol, i.e. opisyalidad, pagiging maaasahan, hindi mapag-aalinlanganan, ay nakasalalay hindi lamang sa mga patakaran ng pagpaparehistro. Ayon sa karaniwang kahulugan, "ang legal na puwersa ay isang pag-aari ng isang opisyal na dokumento na ipinaalam dito ng kasalukuyang batas, ang kakayahan ng katawan na naglabas nito, at ang itinatag na pamamaraan". Kung ang mga tuntunin sa itaas ng pagpaparehistro ay sinusunod, ang protocol ay magiging legal na wasto pagkatapos pagpirma dalawang tao: ang tagapangulo at ang kalihim.

Ang paggawa ng prop na ito ay hindi mahirap, dahil. ito ay pareho para sa lahat ng anyo ng protocol na isinasaalang-alang namin sa artikulo (tingnan ang Mga Halimbawa 21, 22). Ang mga lagda ay pinaghihiwalay mula sa teksto ng 2 o 3 line spacing. Ang mga salitang "Chairman" at "Secretary" ay nakalimbag mula sa hangganan ng kaliwang field, ang huling titik sa apelyido ay limitado sa kanang field.

Ang Protocol ay isang panloob na dokumento, samakatuwid selyo kadalasan ay hindi nakalagay dito.

Kung ang protocol ay sumasaklaw sa ilang mga pahina, ang pangalawa at kasunod na mga pahina ay dapat na may bilang. Ang mga numero ng pahina ay ibinibigay sa mga numerong Arabic na walang salitang "pahina" (pahina), nang hindi gumagamit ng mga gitling, panipi, at iba pang mga character.

Oras ng paghahanda ng protocol bilang pangkalahatang tuntunin, hindi dapat lumampas sa 5 araw. Ang isang tiyak na petsa para sa kahandaan ng protocol ay maaaring itakda ng pinuno na nanguna sa pulong, o ng chairman ng isang permanenteng collegial body. Ang deadline para sa pagguhit ng protocol ay maaari ding itakda sa mga patakaran ng pamamaraan para sa gawain ng katawan ng kolehiyo.

Ngunit ang ilang mga dokumento para sa ilang uri ng mga protocol ay nagtatakda ng sarili nilang malinaw na mga deadline. Halimbawa, ang batas na "On Joint Stock Companies" ay nag-aatas sa magkasanib na mga kumpanya ng stock na gumuhit ng mga minuto ng pulong ng Lupon ng mga Direktor sa loob ng 3 araw, at tumatagal ng hanggang 15 araw upang gumuhit ng isang kumplikadong dokumento tulad ng mga minuto. ng pangkalahatang pagpupulong ng mga shareholder.

Mga desisyong ginawa sa pulong ipinaalam sa mga empleyado alinman sa anyo ng pamamahagi ng mga kopya ng buong protocol o mga extract ng operative na bahagi. Sa mga maliliit na organisasyon, ang pamilyar sa mga empleyado sa mga desisyon na ginawa ay minsan ay nakaayos laban sa lagda, kung saan ang isang sheet ng kakilala ay iginuhit para sa protocol.

Sinasanay din ang paghahanda ng iba pang mga dokumentong pang-administratibo batay sa mga desisyong ginawa, halimbawa, mga desisyon ng isang collegial body o isang utos ng pinuno ng organisasyon.

"Kapag walang kasunduan sa mga kasama"

Sa lahat ng nasa itaas, maaaring huminahon ang isa, ngunit sa pagpasok sa puwersa ng bagong Model Instructions for Paperwork in Federal Executive Bodies (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministry of Culture ng Russia na may petsang Nobyembre 8, 2005 No. 536), marami Nagbago. Hindi bababa sa ipinakilala ang dokumentong ito pagpapatupad ng mga maikling protocol para sa mga pederal na ehekutibong awtoridad kung saan ang mga probisyon ng dokumentong ito ng regulasyon ay sapilitan.

At naiiba sila sa pagsasanay ng pag-compile ng isang maikling anyo ng protocol na binuo hanggang sa puntong ito. Ipinakita namin ang mga resulta ng aming paghahambing sa anyong tabular (tingnan ang Talahanayan 1).

Tulad ng para sa mga papeles ng isang partikular na pederal na katawan, ang bawat isa ay may sariling mga tagubilin, na maaaring hindi tumutugma sa Modelo (bigyang-pansin ang mga talata 1.2 at 1.3 ng dokumentong ito ng regulasyon na binanggit sa ibaba). Ito ay ayon sa kanilang lokal na tagubilin na ang gawaing produksyon ay ginagawa ng lahat. At para sa mga hindi nagtatrabaho sa mga ahensyang pederal, lagi kong pinapayuhan ka na ituring ang Mga Modelong Tagubilin bilang huwaran (ibig sabihin, hindi sapilitan). Bilang karagdagan, GOST R ISO 15489-1-2007 "System ng mga pamantayan para sa impormasyon, librarianship at pag-publish. Pamamahala ng dokumento. Pangkalahatang mga kinakailangan". At ang pangunahing ideya nito ay ang organisasyon ay kailangang "magreseta", aprubahan ang mga patakaran para sa pamamahala ng mga dokumento at sundin ang mga ito. At ang halimbawang ito na may maikling protocol ay napaka-indicative lang - sa lahat ng kaso kung saan walang tiyak na mga tagubilin sa legislative at regulatory framework o may mga pagkakaiba, ang anumang organisasyon ay napipilitang magtatag ng sarili nitong mga panuntunan. Sa kasong ito, posible upang matiyak ang parehong kalinawan at kalinawan ng pagpapatupad, at higit sa lahat, ang legal na puwersa ng dokumento.

Fragment ng Dokumento

I-collapse ang Palabas

Karaniwang pagtuturo sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministry of Culture ng Russia na may petsang 08.11.2005 No. 536)

1.2. Ang Standard Instruction on Paperwork in the Federal Executive Bodies (mula dito ay tinutukoy bilang Standard Instruction) ay nagtatatag ng mga pangkalahatang kinakailangan para sa paggana ng mga serbisyo sa pamamahala ng dokumento, dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala at organisasyon ng trabaho kasama ang mga dokumento sa mga pederal na ehekutibong awtoridad - mga ministeryo, mga serbisyo, mga ahensya.

1.3. Ang mga awtoridad ng pederal na ehekutibo ay nag-aayos at nagsasagawa ng mga gawain sa opisina batay sa Model Regulations para sa panloob na organisasyon ng mga pederal na ehekutibong awtoridad ... mga indibidwal na tagubilin para sa trabaho sa opisina, mga regulasyon ng mga pederal na ehekutibong awtoridad, iba pang mga regulasyon at pamamaraang dokumento at ang Pamantayan na Pagtuturo na ito. Ang mga indibidwal na tagubilin para sa trabaho sa opisina ay inaprubahan ng mga pinuno ng mga pederal na ehekutibong katawan pagkatapos ng kasunduan sa Federal Archival Agency.

Paggawa ng extract mula sa protocol

Ang isang napaka-karaniwang kasanayan ng dokumentasyon ay ang paghahanda ng mga extract mula sa mga minuto.

Ang isang extract mula sa mga minuto ay isang eksaktong kopya ng bahagi ng teksto ng orihinal na protocol na nauugnay sa item ng agenda kung saan inihahanda ang extract. Kasabay nito, ang lahat ng mga detalye ng form, ang panimulang bahagi ng teksto, ang agenda item kung saan inihahanda ang katas, pati na rin ang teksto na sumasalamin sa talakayan nito at ang desisyon na kinuha dito, ay muling ginawa.

Ang isang katas mula sa protocol ay nilagdaan lamang ng kalihim, siya rin ay gumuhit ng isang pagpapatunay. Binubuo ito ng salitang "Tama", isang indikasyon ng posisyon ng taong nagpapatunay ng katas, ang kanyang personal na lagda, apelyido, inisyal at petsa (tingnan ang Halimbawa 24).

Kung ang isang katas mula sa protocol ay inisyu para sa pagsusumite sa ibang organisasyon, kung gayon ito ay sertipikado ng isang selyo.

Paano mag-imbak ng mga protocol nang tama?

Ang mga protocol ay iniimbak depende sa anyo ng gawaing pang-opisina na umiiral sa organisasyon. Kung ang gawain sa opisina ay isinasagawa sa gitna, kung gayon ang mga protocol ay maaaring panatilihin ng kalihim ng organisasyon, sa serbisyo sa trabaho sa opisina. Sa desentralisadong pamamahala ng mga talaan, ang lokasyon ng imbakan ay tinutukoy ng istruktura ng organisasyon, kadalasan sa mga sekretarya ng mga opisyal na nagdaraos ng mga pagpupulong.

Sa mga kaso, ang mga minuto ay nabuo alinsunod sa mga nomenclature ng mga kaso, ngunit sa anumang kaso dapat silang mabuo sa magkahiwalay na mga kaso, depende sa uri ng pagpupulong o ang pangalan ng collegiate body.

Halimbawa 23

Ang mga pulong ng pamamahala ay pinamumunuan ng CEO. Isang ekspertong konseho ang nilikha sa istruktura ng organisasyon, na pinamumunuan din ng pangkalahatang direktor. Ang mga minuto ng mga pulong at ang ekspertong konseho ay dapat mabuo sa dalawang magkahiwalay na kaso.

Maraming uri ng protocol ang may permanenteng panahon ng pagpapanatili. Kabilang dito ang mga minuto ng collegiate executive body (collegium, directorate, board, atbp.), control, audit bodies, scientific, expert, methodological councils, meetings with the heads of the organization, general meetings of shareholders, shareholders (talata 5 ng ang Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga organisasyon ng aktibidad, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng pagpapanatili).

Mga talababa

I-collapse ang Palabas

Pagsasanay 8

IMPORMASYON AT MGA DOKUMENTONG SANGGUNIAN

PROTOCOL, ACT

Karamihan sa mga dokumentong ginawa ng mga institusyon ay impormasyon at sanggunian. Ang mga dokumentong ito ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa aktwal na estado ng mga gawain. Kabilang sa mga dokumento ng impormasyon at sanggunian ang: mga sertipiko, memorandum, akto, liham, atbp. Ang mga ito ay pantulong na kalikasan at hindi nagbubuklod. Maaaring isaalang-alang ang impormasyong nakapaloob sa mga ito.

Protocol

Ang protocol ay sumasakop sa isang espesyal na lugar sa sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Maaari itong maiugnay sa mga dokumento ng impormasyon (dahil naglalaman ito ng impormasyon, naglalaman ito ng impormasyon tungkol sa talakayan ng ilang mga isyu sa pamamahala), at dahil naglalaman ito ng bahaging gumagana. maaaring ituring na isang dokumentong namamahala.

Protocol -, isang dokumentong nag-aayos ng kurso ng talakayan ng mga isyu at paggawa ng desisyon sa mga pagpupulong, pagpupulong, pagpupulong, kumperensya, at iba pang anyo ng gawain ng mga collegiate body (mga lupon ng mga komite at ministri, pamahalaang munisipyo, gayundin ang mga konsehong siyentipiko, teknikal at pamamaraan. ).

Ang mga pagpupulong ng mga shareholder, mga pagpupulong ng mga lupon ng mga direktor ay napapailalim sa ipinag-uutos na pag-log.

Ang mga protocol ay isinumite sa mga awtoridad ng estado para sa pagpaparehistro (halimbawa, kapag nagrerehistro ng mga komersyal na bangko, kamara ng komersyo at industriya, atbp.). Binubuo din ang mga minuto upang idokumento ang mga aktibidad ng pansamantalang mga katawan ng kolehiyo (mga kumperensya, pagpupulong, pagpupulong, seminar, atbp.).

Ang protocol ay iginuhit batay sa mga talaan na itinago ng sekretarya sa pulong nang manu-mano o gamit ang isang voice recorder.

Depende sa uri ng pagpupulong at katayuan ng katawan ng kolehiyo, pipiliin ang anyo ng protocol: maikli, buo o verbatim.

Maikling Protocol- inaayos ang mga isyung tinalakay sa pulong, ang mga pangalan ng mga tagapagsalita at ang mga desisyong ginawa. Ang naturang protocol ay inirerekumenda na panatilihin lamang sa mga kaso kung saan ang pagpupulong ay na-transcribe, ang mga ulat at mga teksto ng mga talumpati ay ipapakita sa kalihim, o kapag ang pulong ay isang operational na katangian.

Buong protocol - Itinatala hindi lamang ang mga isyu na tinalakay, ang mga desisyong ginawa at ang mga pangalan ng mga tagapagsalita, kundi pati na rin ang mga sapat na detalyadong talaan na naghahatid ng nilalaman ng mga ulat at talumpati ng mga kalahok sa pagpupulong, lahat ng mga opinyon na ipinahayag, mga tanong at komento, mga komento, mga posisyon. Binibigyang-daan ka ng buong minuto na idokumento ang isang detalyadong larawan ng pulong.

Verbatim protocol - ay pinagsama-sama sa batayan ng isang verbatim na ulat ng pulong (transcript) at ang verbatim ay naghahatid ng proseso ng pagtalakay sa bawat isyu at pagbuo ng desisyon tungkol dito.

Ang mga full at verbatim na protocol ay pinagsama-sama batay sa sulat-kamay na verbatim o tape recording.

Ang lahat ng mga uri ng mga protocol ay iginuhit sa isang karaniwang form, na kinabibilangan ng mga sumusunod na detalye: pangalan ng institusyon, uri ng dokumento, lugar para sa paglalagay ng petsa, index ng dokumento, lugar para sa pagguhit ng protocol, lugar para sa pamagat sa ang teksto. Ang petsa ng mga minuto ay ang petsa ng pagpupulong. Kung tumagal ito ng ilang araw, kasama sa petsa ng protocol ang mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos. Ang numero (index) ng protocol ay ang serial number ng pulong. Ang pamagat ng teksto ay sumasalamin sa uri ng pulong o aktibidad sa kolehiyo (Minutes - mga pulong ng lupon).

Ang teksto ng protocol ay may kasamang panimula at pangunahing bahagi.

Sa bahaging tubig ng protocol, pagkatapos ng heading, ibinibigay ang mga pangalan at inisyal ng chairman at secretary ng pulong. Mula sa isang bagong linya pagkatapos ng salitang kasalukuyan, ilista ang mga apelyido, inisyal ng mga permanenteng miyembro ng katawan ng kolehiyo sa alpabetikong pagkakasunud-sunod (sa maikling anyo ng protocol, ang mga data na ito ay tinanggal), pati na rin ang mga apelyido, inisyal at posisyon ng mga imbitado. Ang mga salitang "Chairman", "Secretary", "Attended" ay nakasulat na may malaking titik mula sa simula ng kaliwang gilid. Kapag gumuhit ng mga minuto ng isang pinalawig na pagpupulong, ang mga pangalan ng mga kalahok ay hindi nakalista, ngunit ang kanilang kabuuang bilang ay ipinahiwatig. Ang mga kalahok ay binibilang ayon sa mga listahan ng pagpaparehistro, na inililipat sa sekretarya ng pulong at naging isa sa mga annexes sa mga minuto.

Ang agenda ay kasama sa bahagi ng tubig ng protocol. Inililista nito ang mga isyung tinalakay sa pulong kasama ang mga pangalan ng mga tagapagsalita (tagapagsalita) at inaayos ang pagkakasunod-sunod ng kanilang talakayan. Inililista nito ang mga isyung tinalakay sa pulong kasama ang mga pangalan ng mga tagapagsalita at inaayos ang pagkakasunod-sunod ng kanilang talakayan. Ang agenda ng pulong ay inihanda nang maaga at dapat isama ang pinakamainam na bilang ng mga isyu.

Ang pangunahing bahagi ng teksto ng protocol ay naglalaman ng maraming mga seksyon na may mga item sa agenda. Ang mga seksyon ay binibilang nang naaayon.

Ang bawat seksyon ay binubuo ng tatlong bahagi: "NARINIG", "NAGSALITA", "NAGDESISYON", na nakalimbag sa malalaking titik upang i-highlight sa teksto ng protocol ang pag-record ng talumpati ng pangunahing tagapagsalita, ang mga kalahok sa talakayan ng isyu at bahaging nagpapatakbo, na bumubuo ng solusyon sa isyu. Para sa parehong layunin, sa teksto ng protocol, ang apelyido at inisyal ng bawat tagapagsalita ay naka-print mula sa isang bagong linya sa nominative case. Ang pagtatanghal ng pagtatala ng talumpati ay pinaghihiwalay mula sa apelyido sa pamamagitan ng isang gitling, ito ay nakasaad mula sa ikatlong panauhan na isahan, ang nilalaman ng ulat ay nakasulat sa anyo ng direktang pananalita. Kung ang teksto ng ulat ay shorthand o ipinakita ng tagapagsalita nang nakasulat, pagkatapos pagkatapos ng gitling ay sumulat din sila ng isang malaking titik - "Ang ulat ay nakalakip".

Ang salitang "HEARD" ay pinangungunahan ng bilang ng item sa agenda, na sinusundan ng isang tutuldok.

Ang pag-unlad ng talakayan ng ulat ay makikita sa seksyong "TALUMPATI" Ang mga tanong at sagot ay nakatala sa seksyong "TALUMPATI". Mga salita - tanong at sagot ay hindi nakasulat.

Halimbawa:

AV Smirnov - Nagsagawa ba ng mga hakbang para ma-liquidate...?

Ang mga pinagtibay na desisyon ay nakapaloob sa seksyong "RESOLVE". Kung mayroong ilang mga solusyon, ang mga ito ay binibilangan ng mga Arabic numeral na may tuldok. Ang bawat desisyon ay sinamahan ng isang indikasyon ng posisyon, apelyido at inisyal ng taong responsable para sa pagpapatupad nito at naglalaman ng isang deadline, halimbawa:

NARESOLBA:

1. Maghanda ng draft ng bagong Staff Regulations. Responsable - HR manager Rodionova N.P. Deadline - 11/18/2001.

Ang bahagi ng operasyon ay itinayo ayon sa pamamaraan: aksyon - tagapalabas - termino. Ang tagapagpatupad ay maaaring isang organisasyon, isang istrukturang yunit o isang partikular na opisyal.

Maaaring ayusin ng protocol ang desisyon sa pag-apruba ng anumang dokumento. Sa kasong ito, ang protocol ay dapat magkaroon ng isang reference sa petsa at numero ng dokumento, at ang dokumento mismo ay dapat na naka-attach sa protocol.

Sa panahon ng halalan, ang mga resulta ng pagboto para sa bawat kandidato ay dapat ipahiwatig sa protocol.

Ang protocol ay nilagdaan ng chairman at ng kalihim. Inaayos ng kalihim ang teksto, ipinakikilala sa bawat tagapagsalita ang pagtatala ng kanyang talumpati at tinatanggap ang pirma ng tagapagsalita na sumasang-ayon sa pagtatala ng kanyang talumpati. Ang protocol ng pulong para sa pagsasagawa, na pinili ng presidium, ay nilagdaan ng chairman, kalihim at lahat ng miyembro ng presidium.

Ang isang extract mula sa protocol ay isang eksaktong kopya ng isang bahagi ng teksto ng orihinal na protocol. Kasabay nito, ang lahat ng mga detalye ng form, ang panimulang bahagi ng teksto, ang agenda item kung saan ang katas ay inihahanda ay muling ginawa. Ang isang katas mula sa protocol ay nilagdaan lamang ng kalihim, siya rin ay gumuhit ng isang pagpapatunay. Binubuo ito ng salitang "Tama", isang indikasyon ng posisyon ng taong nagpapatunay ng extract, isang personal na lagda, apelyido, inisyal at petsa. Kung ang isang katas ay ibinigay para isumite sa ibang organisasyon, kung gayon ito ay sertipikado ng isang selyo.

Template ng protocol

(na may longitudinal na pag-aayos ng mga detalye)

Eskudo de armas ng Russian Federation

Pangalan ng Kumpanya

PROTOCOL

____________________ № _________________

Ang petsa

_______________________________

Lugar ng publikasyon

Pamagat:

Mga pulong ng komite para sa...

Tagapangulo - Smirnov S.S.

Kalihim - Antonova M.I.

Kasalukuyan: 30 tao (listahan ang nakalakip)

(kung hanggang 15 tao, pagkatapos ay sa protocol

mga apelyido na may inisyal

sa alpabetikong ayos na pinaghihiwalay ng mga kuwit)

AGENDA:

1. Sa pamamaraan para sa paghahanda para sa kumperensya.

Ulat ng manager...

1. NAKINIG:

Sokolov A.I. - Ang teksto ng ulat ay nakalakip.

GINAWA:

Ivanov M.I. - isang maikling pag-record ng talumpati (sa ikatlong panauhan).

NARESOLBA:

1.1. Aprubahan...

2. NAKINIG:

GINAWA:

NARESOLBA:

Tagapangulo Lagda S.S. Smirnov

Kumilos- isang dokumento na iginuhit ng ilang tao at nagpapatunay ng mga tiyak na katotohanan o aksyon.

Ang mga gawa ay iginuhit sa iba't ibang mga sitwasyon at samakatuwid ay may maraming mga uri:

pagkilos ng pagtanggap ng trabaho sa ilalim ng kontrata;

pagkilos ng pagtanggap at paglipat ng mga dokumento;

Ang pagkilos ng pagsusulat ng mga materyales;

isang komersyal na gawa

pagkilos ng pagpapatunay, atbp.

Ang mga gawa ay iginuhit ng isang komisyon, permanenteng kumikilos o hinirang sa direksyon ng mga pinuno.

Ang isang espesyal na grupo ay nabuo sa pamamagitan ng mga komersyal na kilos na nagtatatag ng mga katotohanan ng pinsala, pinsala o kakulangan ng kargamento, iba pang mga paglabag sa mga patakaran ng transportasyon. Ang ganitong aksyon ay iginuhit sa isang karaniwang naka-print na form, na pinunan nang walang mga blots, bura o strikethrough. Ang lahat ng mga karagdagan at pagwawasto sa akto ay dapat na tukuyin at sertipikado ng mga pirma ng parehong partido.

Kung ang kilos ay isang panloob na dokumento ng negosyo, ito ay iginuhit sa isang karaniwang anyo. Kung ang aksyon ay isang panlabas na dokumento, dapat itong maglaman ng reference na data tungkol sa organisasyon.

Ang kilos ay dapat magkaroon ng:

ang pangalan ng organisasyon (structural subdivision);

ang pangalan ng uri ng dokumento;

pamagat sa teksto

mga lagda;

· selyo;

mga aplikasyon; (may mga kopya ng mga sumusuportang dokumento).

Ang teksto ng kilos ay binubuo ng mga bahagi ng panimula at pagtiyak.

Ang bahagi ng tubig ng kilos ay nagpapahiwatig ng batayan para sa paghahanda nito. Ito ay maaaring isang link sa isang dokumento, sa isang oral order mula sa pamamahala, sa anumang mga katotohanan, mga kaganapan, mga aksyon.

Maaaring may heading ang batas, halimbawa: "Act on the shortage of consumer goods" o "Act of acceptance and transfer of documents marked "Confidential".

Ang pangunahing bahagi ng batas ay nagsasaad:

· mga layunin at layunin;

ang oras ng trabaho ng komisyon;

resulta (konklusyon, konklusyon, mungkahi).

Pagkatapos ng teksto at isang tala tungkol sa aplikasyon, kung kinakailangan, ang impormasyon tungkol sa bilang ng mga kopya ng kilos, ang kanilang lokasyon o ang mga addresse kung kanino sila ipinadala ay ipinahiwatig.

Ang batas ay nilagdaan ng lahat ng taong nakibahagi sa paghahanda nito.

Para sa isang bilang ng mga aksyon (sa materyal, pananalapi at iba pang mahahalagang isyu), ang pag-apruba ng pinuno at sertipikasyon na may selyo ng negosyo ay kinakailangan.

Ang mga gawain ng pag-audit at inspeksyon ay ipinakilala sa lahat ng mga tao na ang mga aktibidad ay naaapektuhan nito. Kasabay nito, sa akto, pagkatapos ng mga pirma ng mga compiler, mayroong isang tala "Ang mga sumusunod ay pamilyar sa kilos: mga posisyon, lagda, transcript ng mga lagda at petsa."

Halimbawa:

Compiled by:

Tagapangulo ________________________________________________

Mga miyembro ng komisyon:

Mga miyembro ng komisyon: 1. _____________________________________

Posisyon, apelyido, inisyal

Dumalo: 1. _____________________________________

Posisyon, apelyido, inisyal

Ang mga pangalan ng mga miyembro ng komisyon at ang mga naroroon ay nakaayos ayon sa alpabeto. Kasama sa titulo ng posisyon ang pangalan ng institusyon.

Ang nagsasaad na bahagi ay nagsisimula sa isang talata. Itinatakda nito ang mga layunin, layunin at esensya ng gawaing ginawa ng mga drafter ng batas, ang mga resulta nito. Ang mga resulta ng trabaho ay maaaring iharap sa anyo ng isang talahanayan.

Sa huling bahagi ng kilos, ang mga konklusyon ay iginuhit o ang mga rekomendasyon ay ginawa. Ang bahaging ito ng teksto ay opsyonal - ang kilos ay maaaring magtapos sa isang pahayag ng mga katotohanan.

Pagkatapos ng teksto, bago ang mga lagda, kung kinakailangan, ipahiwatig ang bilang ng mga kopya ng kilos na iginuhit at ang kanilang lokasyon (ang bahaging ito ng kilos ay opsyonal din). Halimbawa:

Naipon sa 3 kopya:

1st copy. ipinadala sa Ministri ng Ekonomiya ng Russia

2nd copy. ipinadala sa Ministry of Railways ng Russia

3rd copy. - sa kaso 05-24.

Kumpletuhin ang teksto ng kilos ng lagda. Ang batas ay nilagdaan ng chairman ng komisyon at lahat ng mga drafter. Kapag pumirma sa posisyon, ang mga apelyido ay hindi ipinahiwatig bago ang mga pangalan. Halimbawa:

Tagapangulo ng Komisyon Lagda K.Ya. Lakin

Mga miyembro ng komisyon: ______________ V.N. Kirillov

Lagda

______________ SA. Potapov

Lagda

N.N. Lamshina

Lagda

Tulad ng sa anumang dokumento, sa kilos bago ang teksto ay may isang pamagat na nagsisimula sa pang-ukol na "O" ("Naka-on") at nabalangkas sa tulong ng pandiwang pangngalang "Sa pag-verify", "Sa pagtanggap at paghahatid", "Sa write-off", "Sa pagkasira " atbp.

Ang ilang uri ng mga gawa ay nangangailangan ng pag-apruba. Halimbawa, ang isang aksyon sa pagpuksa ng isang institusyon ay inaprubahan ng pinuno ng isang mas mataas na departamento (ministro), isang aksyon sa paglalaan ng mga dokumento at mga file para sa pagkawasak - ng pinuno ng institusyon. Ang pag-apruba ay ibinibigay na may selyo alinsunod sa mga kinakailangan ng GOST R 6.30-97.

Narito ang isang halimbawa ng isang kilos:

Ang Ministri ng Kultura ng Russia ay APPROVED

Tagapangulo ng Komite para sa Kultura ng Komite

Mga administrasyon Lagda N.I. Petrov

___________________________ ___________________

Pangalan ng lugar Petsa

18.05.2000 № 12

lungsod ng Novosibirsk

Sa pagsuri sa kaligtasan ng mga dokumento sa komite

Dahilan: utos ng chairman ng komite na may petsang Abril 20, 2000 No. 102 "Sa pagsuri sa kaligtasan ng mga dokumento ng pamamahala".

Binubuo ng isang komite na binubuo ng:

Tagapangulo: Deputy Tagapangulo ng Komite Sidorov G.V.

Mga miyembro ng komisyon: 1. Pinuno. Pangkalahatang Departamento Grigoryeva N.I.

2. Inspektor ng departamento ng tauhan na si Mikhailova G.G.

3. Deputy punong accountant na si Myshkin S.I.

4. Referent Prokudina M.V.

Sa panahon mula 16 hanggang 18 Mayo 2000, sinuri ng komisyon ang organisasyon at mga kondisyon ng imbakan ng mga dokumento ng pamamahala sa komite ng kultura. Ang mga dokumento ay iniimbak sa mga istrukturang subdibisyon at sa pangkalahatang departamento.

Ang nomenclature ng mga kaso ay taunang pinag-ugnay sa Novosibirsk Regional Archives. Walang mga katotohanan ng pagkamatay, pagkawala, pinsala o iligal na pagkasira ng mga dokumento ang naitatag.

Naipon sa 2 kopya:

1st - sa kaso No. 1-23

Ika-2 - sa archive ng rehiyon.

Tagapangulo ng Komisyon Lagda G.V. Sidorov

Mga miyembro ng komisyon: Lagda N.I. Grigorieva

Lagda GG. Mikhailova

Lagda S.I. Myshkin

Lagda M.V. Prokudin

Opsyon 2

Idokumento ang resulta ng pag-audit ng gawain ng Sibtekhmash OJSC enterprise, na isinagawa mula 02/01/2000 hanggang 03/01/2000, bilang resulta ng pag-audit, ang mga sumusunod na pagkukulang ay nakilala: ang mga talaan ng tauhan ay hindi naka-streamline , ang ilang mga personal na file ng mga tauhan ng engineering at teknikal ay nasa estado ng pagkasira; pinapayagan ang hindi makatwirang pagtanggal ng packaging paper, mga kuko at mga ekstrang bahagi para sa pagkumpuni ng kagamitan; sa machine shop, ang panghinang ay labis na nagamit sa halagang 60 kg; warehouse manager P.I. Hindi napapanahon na ipinadala ni Yakovlev ang maibabalik na packaging sa mga supplier, kung saan nagbayad ang halaman ng multa sa halagang 1.5 libong rubles. Ang natitirang impormasyon ay nasa iyo.

Kalihim Lagda M.A. Antonova

16. Gumuhit ng mga minuto ng pulong ng komisyon ng imbentaryo ng planta ng kagamitan sa gas, na isinasaalang-alang ang isyu ng mga resulta ng imbentaryo para sa warehouse No. 2 ng mga pantulong na materyales. Sa pulong, isang resolusyon ang pinagtibay upang aprubahan ang mga resulta ng imbentaryo at ipatungkol sa gastos ng tagapamahala ng bodega ang kakulangan ng mga pantulong na materyales sa halagang 365 milyong rubles, at basahin din ang collation sheet para sa warehouse No. at ang paliwanag na tala ng tagapamahala ng warehouse. Ang natitirang impormasyon ay nasa iyo.

17. Gumuhit ng isang kumpletong protocol ng pangkalahatang pulong ng mga manggagawa ng kooperatiba ng produksyon na "Start", kung saan ang isyu ng paglikha ng produksyon ng mga materyales sa gusali para sa pagtatayo ng mga gusali ng tirahan ay tinalakay. Sa pulong, narinig ang impormasyon ng chairman tungkol sa posibilidad na lumikha ng naturang workshop at ang mga prospect para sa trabaho nito. Matapos ang talakayan, napagpasyahan na turuan ang chairman at ang kanyang kinatawan para sa konstruksiyon na bumuo ng trabaho sa loob ng 6 na buwan at maglaan ng 315 milyong rubles para sa mga layuning ito.

18. Gumuhit ng isang buod ng pulong ng produksiyon ng mga empleyado ng departamento ng pagpaplano at pang-ekonomiya ng planta ng paghahanda ng medikal, na isinasaalang-alang ang isyu ng maagang pag-unlad ng teknikal na plano sa pananalapi ng industriya para sa 1998. Pagkatapos ng talakayan, nagpasya ang pulong ng produksyon na bumuo ng teknikal na pang-industriyang plano sa pananalapi tatlong araw bago ang iskedyul. Ipasok ang natitirang impormasyon sa iyong sarili.

Katulad na impormasyon.

Ang mga pagpupulong ay ginaganap sa maraming organisasyon, anuman ang anyo ng pagmamay-ari nila. Sa kanila, ang mga empleyado at tagapamahala ay nagpapalitan ng mahalagang impormasyon, gumawa ng mga desisyon. Para maging epektibo ang kaganapan, gagawin ang mga minuto ng pulong. Ang sample ng dokumentong ito sa mga organisasyon ay halos pareho. Ang mga patakaran ay tinalakay sa ibaba.

Mga uri ng pagpupulong

Maaaring mabigo ang mga aktibidad na ito kung hindi ka maghahanda para sa mga ito. Ang function na ito ay nahuhulog sa pinuno. Dapat itong matukoy ang likas na katangian ng kaganapan. Nakikilala ng mga espesyalista ang ilang uri ng mga pagpupulong:

1. Pagsasanay (kumperensya), ang layunin nito ay magbigay ng kaalaman sa mga empleyado, pagbutihin ang kanilang mga kasanayan.
2. Pang-impormasyon. Ang kaganapan ay kinakailangan upang ibuod ang impormasyon at galugarin ang iba't ibang mga pananaw sa mga umuusbong na isyu.
3. Paliwanag. Sa ganitong mga pagpupulong, kinukumbinsi ng mga tagapamahala ang mga manggagawa sa kawastuhan ng patakarang pang-ekonomiya na hinahabol.
4. Problematiko. Ang kaganapan ay gaganapin upang bumuo ng isang paraan para sa paglutas ng mga aktwal na problema.

Anuman ang uri ng pagpupulong, dapat itong idokumento. Ito ay nagpapahintulot na ito ay maisagawa nang may kakayahan at sa isang organisadong paraan.

Pagsasanay

Para maging mabisa ang isang pulong, kailangang malaman ng mga pinuno ang mga sumusunod na alituntunin:

1. Ito ay kinakailangan upang malinaw na tukuyin ang paksa at ang nais na mga resulta. Makakatulong ito na mapanatiling maayos ang kaganapan.
2. Maingat na pagbuo ng agenda. Kinakailangang itatag ang pagkakasunod-sunod ng pagsasaalang-alang ng mga tanong. Kasabay nito, mas mahusay na magsimula sa mga madaling tanong, lumipat sa mas kumplikado.
3. Dapat ipaalam sa mga kalahok ang mga katotohanang tatalakayin. Pinakamabuting gawin ito bago ang pulong.
4. Ang isang imbitasyon ay dapat ipadala nang maaga sa mga taong dapat dumalo. Kung ang ilan ay hindi makakatulong sa paglutas ng mga isyu, ngunit kailangang malaman ang mga resulta ng kaganapan, pagkatapos ay kailangan nilang magbigay ng isang protocol.
5. Ang lokasyon ng pagpupulong ay dapat piliin batay sa mga layunin nito. Ang mga kondisyon para sa pagtanggap ng mga tao ay mahalaga sa paglikha ng isang kapaligiran sa negosyo.

Ang mga nuances na ito ay ang mga pangunahing sa paghahanda para sa pulong. Kung sila ay masusunod, ang kaganapan ay gaganapin nang mahusay at sa isang organisadong paraan.

Bakit kailangan ang mga minuto ng pagpupulong?

Ang bawat organisasyon ay may regular na pagpupulong. Ang ganitong uri ng kaganapan ay nakakatulong upang malutas ang maraming matinding problema, gumawa ng mga napapanahong desisyon sa mga kumplikadong gawain, at lumikha ng diskarte sa pagbuo ng kumpanya. Kadalasan ang mga pagpupulong ay hindi naitala sa mga minuto, na itinuturing na pamantayan. Maaaring independiyenteng matukoy ng pamamahala ang listahan ng mga kaganapan kung saan itinatago ang rekord. Itinatag din nila kung saan hindi kinakailangan na gawin ito.

Ang pangunahing layunin ng protocol ay upang itala sa pagsulat ang lahat ng mga tanong, gawain at opinyon na ibinangon sa pulong, pati na rin ang magkasanib na paggawa ng desisyon. Ang isang detalyadong protocol ay itinuturing na pinakamahusay na anyo. Karaniwan, ang naturang dokumento ay ginagamit sa mga kaganapan na makakaapekto sa hinaharap na pag-unlad ng kumpanya. Bilang karagdagan, kinakailangan na i-record ang nilalaman ng mga pagpupulong sa mga negosyo at empleyado ng mga institusyon ng estado. Ang mga halimbawang minuto ng mga pagpupulong para sa iba't ibang anyo ng mga kaganapan ay magkatulad, mayroon lamang mga maliliit na pagkakaiba.

ginagawa

Ang mga minuto ng pulong ay itinatago ng pinuno ng negosyo. Ngunit ang pagpapaandar na ito ay maaaring gawin ng ibang manggagawa. Bago ang kaganapang ito, ang kalihim ay binibigyan ng listahan ng mga imbitado at tinatayang listahan ng mga tanong. Ang mga kalahok ay binibigyan ng mga abstract ng mga ulat. Papayagan ka nitong maghanda ng template ng dokumento upang mapabilis ang gawain sa pagbalangkas ng dokumento. Ang mga halimbawang minuto ng mga pagpupulong sa mga naturang kaganapan ay magkatulad sa lahat ng mga negosyo.

Kapag maraming kalahok, mas mabuting magkaroon ng registration sheet, kung saan itatala ang buong pangalan ng mga lalabas. Sa pagsisimula ng pulong, ang listahan ng mga dumalo ay inaprubahan ng kalihim. Ang talaan ng impormasyon ay itinala ng kalihim sa panahon ng kaganapan. Ang mga pag-record ng dictaphone ay ginagamit upang mapabuti ang katumpakan ng pag-log. Ang lahat ng mga salita ay naitala sa isang digital na medium, at pagkatapos ay muling ginawa sa panahon ng huling pagpaparehistro ng protocol.

Kung maraming kalahok sa pulong, 2 kalihim ang iniimbitahan na kumuha ng minuto. Ang ganitong gawain ay nagpapabilis sa proseso kung ang kaganapan ay naantala. Ang mga tugon, komento, komento na hindi nauugnay sa paksa ng pulong ay hindi kasama sa nilalaman ng dokumento. Kasama sa protocol ang pangkalahatang kahulugan ng mga ulat, tanong at panukala. Ang mga desisyon at tagubilin ay tumpak na naitala, na ibinibigay ng ulo sa mga indibidwal na empleyado.

Kung kailangan ng tagapamahala ng tumpak na impormasyon, maaaring kailanganin niya ang isang ulat na pinirmahan ng responsableng tao. Tinatalakay ng mga pulong ang estado ng mga pangyayari sa pangkalahatan, kaya hindi na kailangang gumawa ng mga detalyadong tala. Bilang resulta, kasama sa protocol ang kurso ng pulong: mga paksang tinalakay, mga isyu, mga desisyon. Minsan ang mga pinuno ay nangangailangan ng verbatim fixation ng lahat ng mga parirala. Nangyayari ito sa mga pagpupulong ng mga modernong organisasyon, kung saan nalutas ang maraming isyu sa pagpapatakbo.

Pagpaparehistro

Mga pagpupulong? Kasama sa sample ang pangunahing impormasyon na dapat isama sa dokumento. Sa mga departamento ng gobyerno, ang mga protocol ay pinananatili batay sa mga espesyal na form. Ang karaniwang anyo ng isang sample na minuto ng isang pulong ay binubuo ng:

1. Mga kinakailangang detalye (petsa, numero, pangalan ng negosyo, uri ng dokumento na may pagtatalaga ng kaganapan, lugar).
2. Listahan ng mga naroroon (buong pangalan, posisyon ng mga kalahok). Maaaring gumamit ng turnout sheet, kung saan pumirma ang lahat ng dumating.
3. Kung ang kaganapan ay dinaluhan ng mga tao mula sa ibang mga institusyon, dapat silang maipasok sa seksyong "Inimbitahan".
4. pangunahing bahagi. Ito ay nagpapahiwatig ng 3 bahagi: nakinig (buong pangalan at posisyon ng mga tagapagsalita, mga paksa ng mga talumpati, pagtatanghal ng kakanyahan), nagsalita (buong pangalan at posisyon ng taong nagtanong o nagbigay ng mga komento), nagpasya (ang ulo ay nagbibigay ng mga tagubilin o isang resolusyon ay ipinataw, ang mga takdang oras para sa pagkumpleto ng mga gawain ay itinakda).
5. Sa dulo ng lagda inilalagay ang sekretarya at ang pinuno. Hindi kailangan ang pag-print.

Ayon sa sample na protocol na ito, posible na gumuhit ng isang karampatang dokumento. Dapat itong bilangin upang makontrol ang pag-usad ng pulong. Ang huling papel ay inihanda ilang oras pagkatapos ng pulong. Maaaring tumagal ito ng ilang oras o kahit na mga araw, depende ang lahat sa dami ng impormasyon.

Ang halimbawang minuto ng pulong sa direktor ay eksaktong kapareho ng isa na gaganapin nang wala siya. Pagkatapos ang dokumento ay isinumite para sa lagda sa pinuno na namamahala sa kaganapan. Ang protocol ay ipinadala sa mga interesadong partido o ang mga opisyal na extract ay nilikha na may mga tagubilin para sa mga gumaganap.

Kung ang mga minuto ng isang teknikal na pagpupulong ay iginuhit, ang isang sample nito ay maaaring kasama ang mga partikular na nuances ng kaganapang ito. Ngunit sa pangkalahatan, dapat itong maglaman ng pangunahing kakanyahan, mga problema at mga isyu na tinalakay ng mga kalahok. Ang mga halimbawang minuto ng workshop na ipinakita sa artikulo ay maaaring magsilbing halimbawa sa paghahanda ng dokumentong ito.

pulong ng pagpapatakbo

Ang kaganapang ito ay may mga sumusunod na tampok:

1. Ang partikular na dalas, halimbawa, bawat linggo.
2. Isang tiyak na komposisyon ng mga naroroon.
3. Katulad na paksa at tanong.
4. Maiksing panahon.

Ang sample na protocol para sa isang operational meeting ay kapareho ng para sa isang regular na kaganapan. Tanging ang sekretarya lamang ang unang nakikilala ang algorithm ng trabaho, mga katanungan para sa talakayan. Pinapabilis nito ang gawain sa dokumento, dahil karamihan sa mga ito ay nabuo nang maaga. Ang protocol ay mabilis na inihanda, ang dokumento ay agad na isinumite para sa lagda sa pamamahala.

Imbakan

Upang malutas ang isyu ng pag-iimbak ng mga protocol, kailangang maging pamilyar ang kalihim sa mga panloob na dokumento ng organisasyon. Depende ito sa mga detalye ng negosyo. Ang mga dokumento sa mga pagpupulong ng mga lupon ng mga direktor o mga shareholder ng JSC ay permanenteng pinananatili. Ang mga protocol ay naiwan sa lokasyon ng kasalukuyang katawan ng organisasyon. Ang mga dokumento sa pagpupulong ay karaniwang itinatago sa loob ng 3 o 5 taon at pagkatapos ay i-archive at sinisira batay sa mga tagubilin.

Konklusyon

Ang mga minuto ng pagpupulong ay nagbibigay-daan sa mga dadalo na matandaan ang agenda at kumpletuhin ang mga takdang-aralin sa oras. Ngayon ay may mga elektronikong mapagkukunan para sa pagpapatakbo ng paghahanda at pamamahagi ng dokumentasyong ito. Samakatuwid, magiging maginhawa para sa kalihim na magpakita ng isang bersyon ng protocol sa mga interesadong partido.