Mga tagubilin para sa isang espesyalista sa suporta sa dokumentasyon ng pamamahala. Paglalarawan ng Trabaho: Personnel Documentation Specialist. Sa araw ng trabaho, dapat ang espesyalista

ako. Pangkalahatang probisyon

1. Ang isang espesyalista sa dokumento ay kabilang sa kategorya ng mga espesyalista.

2. Para sa posisyon:

Ang isang tagapamahala ng dokumento ay hinirang ng isang taong may mas mataas bokasyonal na edukasyon walang mga kinakailangan para sa karanasan sa trabaho;

3. Ang paghirang sa posisyon ng tagapamahala ng dokumento at pagpapaalis mula dito ay ginawa

4. Dapat malaman ng espesyalista sa dokumento:

4.1. Mga resolusyon, kautusan, kautusan, iba pang namamahala at mga dokumento ng regulasyon nakatataas tungkol sa dokumentasyon pagtiyak ng pamamahala.

4.2. Ang pamamaraan para sa pagpaplano, disenyo at teknolohiya ng trabaho batay sa organisasyon at teknolohiya ng kompyuter mga serbisyo ng dokumentasyon ng pamamahala.

4.3. Mga pamamaraan ng pananaliksik, pagsusuri, disenyo at pagbuo ng mga sistema ng dokumentasyon.

4.4. Ang pamamaraan para sa pagpaparehistro, pag-uuri, imbakan, pagsusuri ng halaga ng mga dokumento.

4.5. Organisasyon ng mga gawain sa archival.

4.6. Regulatoryo at mga dokumentong metodolohikal sa disenyo at pagpapatakbo ng automated mga sistema ng impormasyon pamamahala.

4.7. Mga pangunahing kaalaman sa programming.

4.8. Mga pamamaraan para sa pagdidisenyo at pag-update ng mga database at data bank.

4.9. Mga pangunahing kaalaman sa kontrol, ergonomya, sikolohiyang panlipunan, sosyolohiya.

4.10. Dokumentasyon.

4.12. Domestic at dayuhang karanasan sa larangan ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala.

4.13. Mga batayan ng ekonomiya, organisasyon ng paggawa at pamamahala.

4.14. Batas sa paggawa.

4.15. Mga panloob na regulasyon sa paggawa.

4.16. Mga tuntunin at regulasyon sa proteksyon sa paggawa.

6. Sa panahon ng kawalan ng isang tagapamahala ng dokumento (bakasyon, sakit, atbp.), Ang kanyang mga tungkulin ay ginagampanan ng isang taong hinirang sa pamamagitan ng utos ng direktor ng negosyo, na nakakuha ng kaukulang mga karapatan at responsable para sa wastong pagganap ng mga tungkulin nakatalaga sa kanya.

II. Mga responsibilidad sa trabaho

Espesyalista sa dokumento:

1. Binubuo at ipinapatupad teknolohikal na proseso nagtatrabaho sa mga dokumento at dokumentaryo na impormasyon batay sa paggamit ng teknolohiyang pang-organisasyon at computer (accounting, kontrol sa pagpapatupad, operational storage, reference work).

2. Nakikilahok sa pagpaplano, pag-oorganisa at pagpapabuti ng mga aktibidad ng departamento ng suporta sa dokumentasyon ng pamamahala.

3. Sinusubaybayan ang estado ng trabaho sa opisina.

4. Naghahanda ng mga panukala para sa pagtiyak ng ergonomic na kondisyon sa pagtatrabaho, pangangatwiran sa lugar ng trabaho ng mga empleyado ng departamento ng suporta sa dokumentasyon.

5. Bumubuo ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon at time sheet ng mga dokumento para sa iba't ibang layunin at antas ng pamamahala, mga classifier ng impormasyon ng dokumento.

6. Inaayos ang pagpapatupad ng mga sistema ng dokumentasyon.

7. Gumagawa ng mga hakbang upang i-streamline ang komposisyon ng mga dokumento at mga tagapagpahiwatig ng impormasyon, bawasan ang kanilang bilang at i-optimize ang mga daloy ng dokumento.

8. Nakikilahok sa pagpili ng mga dokumentong inilipat para sa imbakan ng estado, organisasyon ng imbakan at pagsusuri ng halaga ng mga dokumento.

9. Nakikilahok sa pagtatakda ng mga layunin, disenyo, pagpapatakbo at pagpapabuti (sa mga tuntunin ng suporta sa impormasyon) mga awtomatikong sistema ng impormasyon at mga sistema ng kontrol, pati na rin sa pagbuo ng pinakabagong teknolohiya ng impormasyon(kabilang ang walang papel), batay sa paggamit ng teknolohiya ng computer at microprocessor, disenyo at pag-update ng mga database at data bank.

10. Pag-aaral at pagbubuod ng advanced na karanasan sa loob at labas ng bansa sa larangan ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala, bubuo ng mga normatibo at metodolohikal na dokumento sa mga isyu sa suporta sa dokumentasyon.

11. Nakikilahok sa pagpili, paglalagay at advanced na pagsasanay ng mga tauhan sa departamento ng suporta sa dokumentasyon.

12. Gumagawa ng mga indibidwal na opisyal na tungkulin ng kanyang agarang superyor.

III. Mga karapatan

Ang espesyalista sa dokumento ay may karapatan:

1. Kilalanin ang mga draft na desisyon ng pamamahala ng enterprise tungkol sa mga aktibidad nito.

2. Gumawa ng mga panukala para sa pagpapabuti ng gawaing may kaugnayan sa ibinigay tagubiling ito mga responsibilidad.

3. Sa loob ng iyong kakayahan, ipaalam sa iyong agarang superbisor tungkol sa lahat ng mga pagkukulang sa mga aktibidad ng negosyo ( yunit ng istruktura, mga indibidwal na empleyado) na tinukoy sa proseso ng pagtupad sa kanilang mga opisyal na karapatan at tungkulin at gumawa ng mga panukala para sa kanilang pag-aalis.

4. Humiling ng personal o sa ngalan ng agarang superbisor mula sa mga pinuno ng mga departamento at iba pang mga espesyalista ng impormasyon at mga dokumento na kinakailangan upang matupad ang kanyang mga opisyal na tungkulin.

5. Isali ang mga espesyalista mula sa lahat (hiwalay) na mga yunit ng istruktura sa paglutas ng mga gawain na itinalaga sa kanya (kung ito ay ibinigay ng mga regulasyon sa mga yunit ng istruktura, kung hindi, pagkatapos ay may pahintulot ng pinuno ng organisasyon).

6. Humingi mula sa pamamahala ng negosyo, ang iyong agarang superbisor, na magbigay ng tulong sa pagganap ng mga tungkulin na ibinigay para sa paglalarawan ng trabaho na ito.

IV. Pananagutan

Ang espesyalista sa dokumento ay responsable para sa:

1. Para sa hindi wastong pagganap o hindi pagtupad sa mga opisyal na tungkulin ng isang tao na itinakda ng paglalarawan ng trabaho na ito - sa loob ng mga limitasyon na tinutukoy ng kasalukuyang batas sa paggawa Russian Federation.

2. Para sa mga pagkakasala na ginawa sa kurso ng pagsasagawa ng kanilang mga aktibidad - sa loob ng mga limitasyon na tinutukoy ng kasalukuyang administratibo, kriminal at sibil na batas ng Russian Federation.

3. Para sa sanhi ng materyal na pinsala - sa loob ng mga limitasyon na tinutukoy ng kasalukuyang batas sa paggawa at sibil ng Russian Federation.

Noong Mayo 6, 2015, sa pamamagitan ng utos ng Ministry of Labor No. 276n, isang bagong propesyonal na pamantayan ang naaprubahan para sa mga empleyado ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool, na nangangailangan ng mga klerk na "makapagtrabaho kasama ang buong hanay ng impormasyon at dokumentaryo na mapagkukunan ng organisasyon.” Kabilang dito ang makabuluhang pag-update ng nilalaman ng mga paglalarawan ng trabaho. Tandaan natin ang lahat ng nalalaman natin tungkol sa mga paglalarawan ng trabaho at isapinal ang mga ito alinsunod sa mga pinakabagong pamantayan.

Ang pagsusuri ng kasalukuyang mga regulasyon na naglalaman ng magkakaibang mga kinakailangan para sa mga dokumento ng tauhan ay nagpapahintulot sa amin na hatiin ang mga ito sa tatlong uri:

1. mga mandatoryong dokumento na dapat taglayin ng lahat ng organisasyon;
2. mga mandatoryong dokumento na dapat makumpleto sa ilalim ng ilang mga pangyayari (halimbawa, hindi pagsisiwalat ng mga lihim kapag nagtatrabaho sa isang lihim na negosyo);
3. mga dokumentong inirerekomenda para sa pagpapatupad, ngunit hindi kinakailangan.

Ganito talaga ang hitsura mga dokumento ng tauhan at ang paglalarawan ng trabaho ay nalalapat: hindi kinakailangan na gawing pormal, ngunit ito ay lubhang kanais-nais

Kaya, sulit na magsimula sa pamamagitan ng pagtukoy sa paglalarawan ng trabaho. Mukhang alam ng lahat kung tungkol saan ang dokumentong ito, ngunit malamang iilan lang ang nakakaalam ng malinaw na kahulugan ng termino.

Paglalarawan ng Trabaho ay isang organisasyonal at legal na dokumento na tumutukoy sa mga pangunahing tungkulin, tungkulin, karapatan at responsibilidad ng isang empleyado ng isang organisasyon kapag nagsasagawa ng mga aktibidad sa isang tiyak na posisyon.

Sa madaling salita, ito ay ang paglalarawan ng trabaho na ginagawang posible upang ilarawan ang mga karapatan at responsibilidad ng mga empleyado, pati na rin ang magtatag ng malinaw at naiintindihan na pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga kinatawan ng iba't ibang mga posisyon.

Ngayon, ang paghahanda ng mga paglalarawan ng trabaho ay ipinag-uutos lamang para sa mga tagapaglingkod ng sibil (Artikulo 27 ng Batas ng Hulyo 27, 2004 No. 79-FZ "Sa Serbisyong Sibil ng Estado ng Russian Federation"). Sa ibang mga kaso, ang dokumento ay iginuhit lamang kung kinakailangan (Liham ng Rostrud na may petsang 08/09/2007 No. 3042-6-0).

Bakit kailangan mo ng job description?

Ito ay malamang na isang katanungan ng maraming mga eksperto sa kanilang sarili. Lahat tayo ay nag-aral sa mga unibersidad, alam natin kung ano ang dapat nating gawin sa ating propesyon, kung ano ang mga responsibilidad na maaaring italaga sa isang empleyado. Kaya sulit ba na pirmahan ang naturang dokumento? Ang sagot ay isang malinaw na oo.

Legal na Departamento Serbisyong pederal on Labor and Employment ipinaliwanag ang pangangailangan para sa isang paglalarawan ng trabaho:

« Kodigo sa Paggawa ay hindi naglalaman ng anumang pagbanggit ng paglalarawan ng trabaho, bagama't ang paglalarawan ng trabaho ay isang mahalagang tool sa regulasyon relasyon sa paggawa. Ito ay hindi lamang isang pormal na dokumento, ngunit isang dokumento na tumutukoy sa mga gawain, mga kinakailangan sa kwalipikasyon, mga tungkulin, mga karapatan, mga tungkulin, mga responsibilidad ng empleyado... Ang isang paglalarawan ng trabaho ay kinakailangan kapwa sa interes ng employer at ng empleyado. Ang kawalan ng isang paglalarawan ng trabaho sa ilang mga kaso ay pumipigil sa employer na magsagawa ng isang makatwirang pagtanggi sa pag-upa (dahil maaari itong naglalaman ng karagdagang mga kinakailangan may kaugnayan sa mga katangian ng negosyo empleyado), layuning masuri ang mga aktibidad ng empleyado sa panahon panahon ng pagsubok, ipamahagi ang mga tungkulin sa paggawa sa pagitan ng mga empleyado, pansamantalang ilipat ang empleyado sa ibang trabaho, tasahin ang integridad at pagkakumpleto ng pagganap ng empleyado sa tungkulin ng paggawa...”

Sa madaling salita, ang isang paglalarawan ng trabaho ay isang dokumento na makakatulong na maiwasan ang mga kontrobersyal na sitwasyon, pati na rin ang makabuluhang pasimplehin ang proseso ng pagsasaalang-alang sa mga ito kung ang mga ganitong sitwasyon ay lumitaw sa panahon ng trabaho.

Propesyonal na pamantayan bilang batayan ng isang paglalarawan ng trabaho

Sa pamamagitan ng utos ng Ministry of Labor ng Russia na may petsang Mayo 6, 2015 No. 276n, naaprubahan ito propesyonal na pamantayan"Espesyalista sa suporta sa organisasyon at dokumentasyon para sa pamamahala ng organisasyon." Gumawa siya ng mga makabuluhang pagsasaayos sa mga kinakailangan para sa mga tungkulin sa paggawa ng mga klerk ( kinakailangang kaalaman, kasanayan, aksyon). Ito ay dahil sa patuloy na pag-unlad ng mga modernong teknolohiya ng impormasyon at komunikasyon, na lalong ipinakilala at ginagamit kapag nagtatrabaho sa mga dokumento.

Ang propesyonal na pamantayan ay naging isang uri ng balangkas para sa pagguhit ng mga paglalarawan ng trabaho para sa isang klerk, administratibong kalihim, at sekretarya ng tagapamahala. Binabaybay nito ang lahat ng mga karapatan at responsibilidad ng isang espesyalista at nagpapahiwatig ng mga kinakailangang antas ng kaalaman at responsibilidad.

Mga Seksyon ng Paglalarawan ng Trabaho

Ang paglalarawan ng trabaho ay karaniwang binubuo ng limang seksyon:

1. Pangkalahatang probisyon
2. Mga responsibilidad sa trabaho
3. Mga karapatan
4. Pananagutan
5. Mga relasyon

Ang propesyonal na pamantayan ng "Espesyalista sa suporta sa organisasyon at dokumentasyon para sa pamamahala ng organisasyon" ay magbibigay-daan, batay sa mga katangian ng kwalipikasyon, na bumuo ng isang mas detalyado at kapaki-pakinabang na paglalarawan ng trabaho.

Pangkalahatang probisyon

Ang seksyong ito ng paglalarawan ng trabaho sa unang bahagi nito ay may medyo karaniwang listahan ng kinakailangang data:

• buong pangalan ng posisyon at yunit ng istruktura;
• pangkalahatang layunin mga posisyon;
• kung kanino direktang nag-uulat ang empleyado;
• pamamaraan para sa appointment at pagpapaalis;
• isang listahan ng lahat ng mga dokumento na kinakailangan upang matupad ang iyong mga tungkulin;
• mga kinakailangan sa kwalipikasyon (antas ng edukasyon, karanasan sa trabaho), pati na rin ang mga kinakailangan para sa espesyal na kaalaman at kasanayan.

Ang ikalawang bahagi, na nauugnay sa mga kinakailangan para sa mga tungkulin ng paggawa ng mga klerk, ay nararapat na espesyal na pansin. Kaya, kabilang kinakailangang kasanayan, magtrabaho kasama ang buong hanay ng impormasyon at mga mapagkukunan ng dokumentasyon ng organisasyon ay ipinahiwatig; tiwala sa paggamit ng mga database, kabilang ang mga malalayong; kaalaman sa sanggunian at legal na sistema at mga awtomatikong sistema accounting, pagpaparehistro at kontrol; kakayahang gumamit ng mga makabagong teknolohiya ng impormasyon at komunikasyon upang gumana sa mga dokumento. Malaki ang hinihingi kinakailangang karagdagang kaalaman: ngayon ang isang espesyalista na may hawak ng posisyon ng klerk ay dapat na maunawaan ang mga sistema pamamahala ng elektronikong dokumento, alamin ang mga modernong teknolohiya ng impormasyon para sa pagtatrabaho sa mga dokumento, mga panuntunan para sa paglikha at pagpapanatili ng mga database ng mga opisyal na dokumento sa isang organisasyon, mga patakaran para sa pag-iimbak ng mga file, kabilang ang mga dokumento na may limitadong pag-access, mga kinakailangan sa proteksyon sa paggawa at marami pa.

Mga responsibilidad sa trabaho

Gaya ng ipinahihiwatig ng pangalan, ang pangalawang seksyon ay dapat na malinaw at malinaw na naglalarawan sa mga uri ng trabaho na dapat gawin ng isang empleyado na may hawak na posisyon ng isang klerk. Ito ay nagkakahalaga ng pagsulat nang detalyado mga aksyon sa paggawa empleyado sa pag-aayos ng trabaho gamit ang mga dokumento, ang kanilang pagproseso at pag-iimbak.

Paggawa gamit ang mga dokumento:

• pagtanggap at pangunahing pagproseso ng mga papasok na dokumento;
• paunang pagsusuri at pag-uuri ng mga dokumento sa rehistrado at hindi rehistrado;
• paghahanda ng mga papasok na dokumento para sa pagsusuri ng manager;
• pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento;
• pag-aayos ng paghahatid ng mga dokumento sa mga gumaganap;
• pagpapanatili ng isang database ng mga dokumento ng organisasyon;
• pagsasagawa ng impormasyon at sangguniang gawain;
• pagproseso at pagpapadala ng mga papalabas na dokumento;
• organisasyon ng trabaho sa pagpaparehistro, accounting, imbakan at paglipat ng kasalukuyang mga dokumento sa trabaho sa opisina sa mga nauugnay na yunit ng istruktura;
• kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento sa organisasyon.

Kasalukuyang imbakan ng dokumento:

• pagbuo ng isang nomenclature ng mga gawain ng organisasyon;
• pagsuri sa kawastuhan ng mga dokumento at mga marka sa kanilang pagpapatupad bago sila isama sa isang file para sa kasunod na imbakan;
• pagbabalangkas ng mga pamagat ng kaso at pagtukoy ng kanilang mga panahon ng imbakan;
• pagbuo ng mga kaso;
• kontrol sa tama at napapanahong pamamahagi at paghahain ng mga dokumento sa mga file.

Pagproseso ng mga kaso para sa kasunod na imbakan:

• pagsuri sa mga panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento, pagguhit ng isang protocol ng gawain ng komisyon ng dalubhasa sa paghahanda ng mga dokumento para sa imbakan, isang aksyon sa paglalaan para sa pagkasira ng mga dokumento na hindi napapailalim sa imbakan;
• pagguhit ng isang panloob na imbentaryo ng mga kaso para sa mga partikular na mahahalagang dokumento;
• pagpaparehistro ng mga file para sa permanenteng, pangmatagalang imbakan;
• disenyo ng takip ng mga file para sa permanenteng, pangmatagalang imbakan;
• pag-iipon ng isang imbentaryo ng permanenteng, pangmatagalang mga kaso ng imbakan;
• paglilipat ng mga kaso sa archive ng organisasyon.

Mga karapatan. Pananagutan. Mga relasyon

Ang huling tatlong bahagi ng paglalarawan ng trabaho ay walang mga regulated na tagubilin. Bilang isang patakaran, ipinapahiwatig nila ang mga kapangyarihan ng empleyado; pamantayan para sa pagsusuri ng trabaho, mga anyo ng responsibilidad para sa mga resulta at mga kahihinatnan ng mga aktibidad ng isang tao ay itinatag; ang lahat ng impormasyong panloob at panlabas na mga relasyon na kinakailangan para sa empleyado upang maisagawa ang kanyang trabaho ay inireseta.

Mangyaring tandaan! Ang paglalarawan ng trabaho ay dapat ibigay sa empleyado bago siya magsimulang gampanan ang kanyang mga tungkulin. Matapos basahin ang dokumento, dapat itong lagdaan ng empleyado, kaya ipinapahiwatig ang kanyang kasunduan mga kinakailangan sa kwalipikasyon, mga karapatan at responsibilidad, gayundin ang antas ng responsibilidad at mga parusa sa kaso ng pagkabigo na tuparin o lumabag sa paglalarawan ng trabaho.

T.V. Voitskhovich

Ang opisyal na komposisyon ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool at ang kanilang mga responsibilidad

Superbisor:

Gumawa ng plano ng kaganapan

Gamitin sa iyong trabaho GOST R 6.30-2003, mga tagubilin para sa DP, pamantayan ng enterprise

Ayusin ang lugar ng trabaho alinsunod sa mga kinakailangan.

Forwarder:

Maghatid ng mga dokumento

Gamitin sa prof. mga aktibidad at mga gawaing pambatasan at regulasyon

Pag-uuri ng mga dokumento sa pamamagitan ng joint venture.

Clerk:

Tumanggap, suriin at irehistro ang mga papasok na dokumento

Maghanda ng mga papalabas na dokumento para sa pagpapadala

Gumawa at magbigay ng mga sertipiko

Gamitin sa prof. mga aktibidad at mga gawaing pambatasan at regulasyon

Magpadala ng mga mensahe sa telepono at fax

Kopyahin ang mga dokumento

Pag-uuri ng mga dokumento ayon sa SP

Kalihim:

Piliin at piliin ang impormasyong kinakailangan para sa pagguhit ng mga dokumento

Gamitin ang pamantayan ng opisina sa iyong trabaho

I-edit ang mga opisyal na dokumento

Gamitin sa prof. mga aktibidad at mga gawaing pambatasan at regulasyon

Gumawa ng iskedyul ng mga kaganapan

Maghanda ng mga pagtatantya ng gastos para sa mga kaganapan

Maghanda ng mga silid para sa mga kaganapan

Gumawa at magpadala ng mga liham ng paanyaya

Magsagawa ng sanggunian at gawaing impormasyon (+tel pag-uusap)

Gumuhit ng mga draft na dokumento at makipag-ugnayan sa mga tagapamahala sa iba't ibang antas.

Sangguniang Kalihim:

Piliin at piliin ang impormasyong kinakailangan para sa trabaho ng manager

Gamitin ang office standard + Outlook sa iyong trabaho

Panatilihin ang kalendaryo ng manager (Outlook)

Gamitin sa prof. mga aktibidad at mga gawaing pambatasan at regulasyon

Alinsunod sa teknolohiya, kontrolin ang pagpapatupad ng mga dokumento

Makipagtulungan sa mga kumpidensyal na dokumento

Magtago ng talaarawan ng mga contact ng iyong manager

Gumuhit at magsagawa ng mga minuto ng mga pagpupulong

Gumawa ng appointment

Panatilihin ang isang protocol para sa pagtanggap ng mga bisita

Ayusin ang isang reception area para sa mga bisita

I-regulate ang daloy ng mga bisita

Archivist:

Gumawa ng listahan ng mga kaso

Gamitin sa prof. mga aktibidad at mga gawaing pambatasan at regulasyon

pangkalahatang tuntunin pag-print ng produksyon at mga tagubilin mula sa teknikal na editor. Naglalagda ng mga manuskrito para sa pag-type, mga publikasyon para sa paglilimbag at paglalathala.

Paglalarawan ng trabaho -

mga tagubilin na nagsasaad ng hanay ng mga takdang-aralin, responsibilidad, at trabaho na dapat gampanan ng isang taong may hawak na posisyon sa isang negosyo o kompanya.

Ang paglalarawan ng trabaho ay isang nakasulat na dokumento ng organisasyon at regulasyon na kumokontrol sa mga pang-araw-araw na aktibidad ng mga opisyal (mga empleyado ng mga nauugnay na kategorya) ng isang negosyo, ngunit sa parehong oras ay hindi limitado dito.

Ang mga pangunahing kinakailangan para sa nilalaman at pamamaraan para sa pagbuo ng isang paglalarawan ng trabaho ay itinatag sa ang mga sumusunod na dokumento: 1) Mga karaniwang tagubilin para sa trabaho sa opisina

mga pederal na katawan

4) Pamantayan ng estado na GOST R 6.30-2003 “USD. USORD. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng mga dokumento" (naaprubahan ng Decree of the State Standard of Russia na may petsang Marso 3, 2003 No. 65-st) (GOST).

Ang isang paglalarawan ng trabaho ay karaniwang isang naka-link na teksto.

Tatlong pangunahing kinakailangan sa nilalaman:

1) kalinawan - tumpak na mga salita;

2) kapasidad - laconic na pagtatanghal ng teksto;

3) pagkakapare-pareho - makatwiran, pare-parehong pag-aayos sa teksto ng lahat ng mga elemento ng semantiko (mga bahagi ng mga tagubilin).

Mas madaling maghanda ng paglalarawan ng trabaho batay sa Direktoryo, na iangkop ito sa mga partikular na kondisyon ng pagpapatakbo ng isang enterprise o structural unit.

Ang direktoryo ay naglalaman ng mga bagong katangian ng kwalipikasyon ng mga posisyon ng empleyado na may kaugnayan sa pag-unlad ng mga relasyon sa merkado. Sa mga katangian ng kwalipikasyon, ang mga pamantayan para sa pag-regulate ng paggawa ng mga manggagawa ay pinag-isa upang matiyak ang isang pinag-isang diskarte sa pagpili ng mga tauhan na may naaangkop na mga kwalipikasyon at pagsunod sa pare-parehong mga prinsipyo para sa pagsingil ng trabaho batay sa pagiging kumplikado nito. Ang lahat ng mga katangian ng kwalipikasyon ay binago na isinasaalang-alang ang pinakabagong pambatasan at regulasyong ligal na aksyon ng Russian Federation.

Pangunahing impormasyon na makikita sa paglalarawan ng trabaho:

Listahan ng mga gawain na itinalaga sa empleyado.

Pamamaraan para sa appointment at pagpapaalis.

Mga pangunahing kinakailangan sa kwalipikasyon para sa empleyado.

Mga pangunahing kinakailangan para sa empleyado na may kaugnayan sa espesyal na kaalaman, mga probisyon ng pambatasan at regulasyon na mga aksyon.

Organisasyon at legal na batayan para sa mga aktibidad ng empleyado.

Pag-andar at kundisyon ng paggawa na nagpapakilala sa pagpapatupad nito.

Mga uri ng trabaho sa loob ng balangkas ng function na itinalaga sa kanya.

Mga kapangyarihan (karapatan at obligasyon) ng empleyado.

Ang lugar ng empleyado sa hierarchy (mga relasyon ayon sa posisyon).

Mga hakbang sa pananagutan, ang aplikasyon kung saan ibinibigay para sa isang empleyado na may kaugnayan sa hindi tamang pagganap ng tungkulin sa paggawa na itinalaga sa kanya.

Mga kinakailangan sa proteksyon sa paggawa.

Upang ipakita ang teksto, isang pormal na istilo ng negosyo ang ginagamit, na kung saan ay nailalarawan sa pamamagitan ng:

Pormalidad;

Pag-target;

Mga limitasyon sa bokabularyo at pampakay (monothematic);

Conciseness, kalinawan at katumpakan ng presentasyon.

Istraktura ng dokumento

Ang istraktura ng paglalarawan ng trabaho ay dapat isama ang mga sumusunod na pangunahing seksyon:

Pangkalahatang mga probisyon;

Mga kapangyarihan (mga responsibilidad at karapatan) ng empleyado;

Mga relasyon (koneksyon ayon sa posisyon) ng empleyado;

Responsibilidad ng empleyado;

Panghuling probisyon.

Ang seksyong "Mga Pangkalahatang Probisyon" ay maaaring may sumusunod na panloob na istraktura:

Mga dahilan para sa pagbuo ng dokumento;

Functional na layunin ng dokumento;

Saklaw ng dokumento;

Pamamaraan para sa pagpuno ng isang posisyon;

Kakayahan ng empleyado (kung ano ang pananagutan ng empleyado);

Mga kinakailangan sa kwalipikasyon para sa empleyado (edukasyon, karanasan sa trabaho, karagdagang mga kinakailangan);

Ano ang dapat gabayan ng isang empleyado sa kurso ng kanyang mga aktibidad, kasama ang mga dokumento na ang kaalaman kung saan ay ipinag-uutos para sa empleyado.

Ang seksyon na "Mga kapangyarihan (mga responsibilidad at karapatan) ng empleyado" ay nakaayos ayon sa sumusunod na prinsipyo: una, ang pinaka makabuluhang mga karapatan at responsibilidad ng empleyado ay nakalista.

Ang seksyong "Mga Relasyon (mga koneksyon ayon sa posisyon) ng empleyado" ay maaaring may sumusunod na panloob na istraktura:

Mga uri at paraan ng pakikipag-ugnayan;

Mga bagay ng pakikipag-ugnayan (mga yunit ng istruktura at opisyal ng negosyo, mga organisasyon ng third-party, atbp.);

Ang pagkakasunud-sunod ng pakikipag-ugnayan (dalas at timing ng mga aksyon, pagpapatakbo, mga form at uri ng impormasyong ibinigay at natanggap, kasama ang dokumentado).

Ang seksyong "Responsibilidad ng Empleyado" ay naglalaman ng impormasyon:

Sa pamamaraan para sa pananagutan ng isang empleyado;

Mga uri at sukat ng pananagutan;

Ang awtoridad ng pamamahala ng negosyo na panagutin ang empleyado at suriin ang mga resulta ng kanyang trabaho.

Ang seksyong "Mga Pangwakas na Probisyon" ay maaaring maglaman ng impormasyon tungkol sa pamamaraan at dalas ng paggawa ng mga pagbabago sa paglalarawan ng trabaho, at tungkol sa pamamaraan para sa dokumento na magkakabisa.

Bilang karagdagan sa lahat ng nasa itaas, ang mga paglalarawan ng trabaho ay maaaring maglaman ng mga apendise.

Paghahanda ng dokumento

Ang komposisyon ng mga detalye ng paglalarawan ng trabaho ay tinutukoy alinsunod sa seksyon 2 ng GOST at kasama ang:

Pangalan ng organisasyon (enterprise, institusyon) - may-akda (developer) ng dokumento;

Pangalan ng uri ng dokumento;

Petsa ng dokumento;

Numero ng pagpaparehistro ng dokumento;

Lugar ng compilation o publikasyon ng dokumento;

Selyo ng pag-apruba ng dokumento;

Pamagat sa teksto;

Teksto ng dokumento;

Isang tala tungkol sa pagkakaroon ng aplikasyon;

Lagda;

Selyo ng pag-apruba ng dokumento;

Pag-apruba ng dokumento ng visa;

Isang tala na nagpapatunay sa sertipikasyon ng isang kopya ng dokumento;

Isang tala tungkol sa tagapalabas;

Identifier ng elektronikong kopya ng dokumento.

Ang numero ng pagpaparehistro ng isang dokumento ay binubuo ng serial number nito, na maaaring dagdagan sa pagpapasya ng organisasyon na may isang index ng kaso ayon sa nomenclature ng mga kaso, impormasyon tungkol sa correspondent, executors, atbp.

Ang lugar ng compilation o publication ng isang dokumento ay ipinahiwatig kung mahirap matukoy gamit ang mga detalyeng "Pangalan ng organisasyon"; ang mga detalye ay ipinahiwatig na isinasaalang-alang ang tinatanggap na administratibo-teritoryal na dibisyon;

Ang dokumento ay inaprubahan ng isang opisyal (opisyal) o isang espesyal na inilabas na dokumento. Kapag ang isang dokumento ay naaprubahan ng isang opisyal, ang selyo ng pag-apruba ng dokumento ay dapat na binubuo ng salitang APPROVED (walang mga panipi), ang pamagat ng posisyon ng taong nag-aapruba sa dokumento, ang kanyang pirma, inisyal, apelyido at petsa ng pag-apruba . Kapag ang isang dokumento ay naaprubahan ng ilang mga opisyal, ang kanilang mga lagda ay inilalagay sa parehong antas. Kapag naaprubahan ang isang dokumento sa pamamagitan ng isang resolusyon, desisyon, utos, o protocol, ang selyo ng pag-apruba ay binubuo ng salitang APPROVED, ang pangalan ng dokumentong nag-aapruba sa instrumental na kaso, petsa nito, at numero.

Ang selyo ng pag-apruba ng dokumento ay binubuo ng salitang AGREED, ang posisyon ng taong naaprubahan ang dokumento (kabilang ang pangalan ng organisasyon), personal na lagda, transcript ng lagda (mga inisyal, apelyido) at ang petsa ng pag-apruba

Ang pag-apruba ng dokumento ay ibinibigay gamit ang isang visa sa pag-apruba ng dokumento (mula dito ay tinutukoy bilang visa), na kinabibilangan ng pirma at posisyon ng taong nag-aapruba sa dokumento, isang transcript ng lagda (mga inisyal, apelyido) at ang petsa ng pagpirma. Posibleng mag-isyu ng mga dokumento ng visa sa isang hiwalay na sheet ng pag-apruba. Pinapayagan, sa pagpapasya ng organisasyon, na i-endorso ang dokumento at ang mga attachment nito sa bawat pahina.

Kapag nagpapatunay sa pagsunod ng isang kopya ng isang dokumento na may orihinal, sa ibaba ng kinakailangang "Lagda", ang sumusunod ay ipinahiwatig:

Sertipikasyon: "Totoo";

Posisyon ng taong nagpatunay ng kopya;

Personal na lagda;

Pag-decryption ng lagda (mga inisyal, apelyido);

Petsa ng sertipikasyon.

Kasama sa marka tungkol sa tagapagpatupad ang mga inisyal at apelyido ng tagapagpatupad ng dokumento at ang kanyang numero ng telepono. Ang isang marka tungkol sa tagapalabas ay inilalagay sa harap o likod na bahagi ng huling sheet ng dokumento sa ibabang kaliwang sulok.

MGA TAGUBILIN

MANAGER NG DOKUMENTO

I. Pangkalahatang mga probisyon

1. Ang isang espesyalista sa dokumento ay kabilang sa kategorya ng mga espesyalista.

2. Para sa posisyon:

Ang isang espesyalista sa dokumento ay hinirang ng isang tao na may mas mataas na propesyonal na edukasyon nang hindi nagpapakita ng mga kinakailangan para sa karanasan sa trabaho;

Espesyalista sa dokumento ng kategorya II - ang isang tao ay hinirang na may mas mataas na propesyonal na edukasyon at nagtrabaho bilang isang espesyalista sa dokumento nang hindi bababa sa 3 taon;

Espesyalista sa dokumento ng kategorya I - isang tao na may mas mataas na propesyonal na edukasyon at karanasan sa trabaho sa posisyon ng espesyalista sa dokumento ng kategorya II nang hindi bababa sa 3 taon.

3. Ang paghirang sa posisyon ng tagapamahala ng dokumento at pagpapaalis mula dito ay ginawa

4. Dapat malaman ng espesyalista sa dokumento:

4.1. Mga resolusyon, tagubilin, kautusan, iba pang namamahala at mga dokumentong pangregulasyon ng mas mataas na awtoridad na may kaugnayan sa dokumentasyong suporta ng pamamahala.

4.2. Ang pamamaraan para sa pagpaplano, disenyo at teknolohiya ng trabaho batay sa teknolohiya ng organisasyon at computer para sa mga serbisyo ng suporta sa dokumentasyon ng pamamahala.

4.3. Mga pamamaraan ng pananaliksik, pagsusuri, disenyo at pagbuo ng mga sistema ng dokumentasyon.

4.4. Ang pamamaraan para sa pagpaparehistro, pag-uuri, imbakan, pagsusuri ng halaga ng mga dokumento.

4.5. Organisasyon ng mga gawain sa archival.

4.6. Mga dokumento sa regulasyon at pamamaraan sa disenyo at pagpapatakbo ng mga awtomatikong sistema ng pamamahala ng impormasyon.

4.7. Mga pangunahing kaalaman sa programming.

4.8. Mga pamamaraan para sa pagdidisenyo at pag-update ng mga database at data bank.

4.9. Mga batayan ng pamamahala, ergonomya, sikolohiyang panlipunan, sosyolohiya.

4.10. Dokumentasyon.

4.12. Domestic at dayuhang karanasan sa larangan ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala.

4.13. Mga batayan ng ekonomiya, organisasyon ng paggawa at pamamahala.

4.14. Batas sa paggawa.

4.15. Mga panloob na regulasyon sa paggawa.

4.16. Mga tuntunin at regulasyon sa proteksyon sa paggawa.

pinuno ng opisina; ibang opisyal)

II. Mga responsibilidad sa trabaho

6. Sa panahon ng kawalan ng isang tagapamahala ng dokumento (bakasyon, sakit, atbp.), Ang kanyang mga tungkulin ay ginagampanan ng isang taong hinirang sa pamamagitan ng utos ng direktor ng negosyo, na nakakuha ng kaukulang mga karapatan at responsable para sa wastong pagganap ng mga tungkulin nakatalaga sa kanya.

Espesyalista sa dokumento:

1. Bumubuo at nagpapatupad ng mga teknolohikal na proseso para sa pagtatrabaho sa mga dokumento at impormasyon ng dokumentaryo batay sa paggamit ng teknolohiyang pang-organisasyon at computer (accounting, execution control, operational storage, reference work).

2. Nakikilahok sa pagpaplano, pag-oorganisa at pagpapabuti ng mga aktibidad ng departamento ng suporta sa dokumentasyon ng pamamahala.

3. Sinusubaybayan ang estado ng trabaho sa opisina.

4. Naghahanda ng mga panukala para sa pagtiyak ng ergonomic na kondisyon sa pagtatrabaho, pangangatwiran sa lugar ng trabaho ng mga empleyado ng departamento ng suporta sa dokumentasyon.

5. Bumubuo ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon at time sheet ng mga dokumento para sa iba't ibang layunin at antas ng pamamahala, mga classifier ng impormasyon ng dokumento.

7. Gumagawa ng mga hakbang upang i-streamline ang komposisyon ng mga dokumento at mga tagapagpahiwatig ng impormasyon, bawasan ang kanilang bilang at i-optimize ang mga daloy ng dokumento.

8. Nakikilahok sa pagpili ng mga dokumentong inilipat para sa imbakan ng estado, organisasyon ng imbakan at pagsusuri ng halaga ng mga dokumento.

9. Nakikilahok sa pagtatakda ng mga gawain, pagdidisenyo, pagpapatakbo at pagpapabuti (sa mga tuntunin ng suporta sa impormasyon) mga awtomatikong sistema ng impormasyon at mga sistema ng pamamahala, pati na rin sa pagbuo ng mga pinakabagong teknolohiya ng impormasyon (kabilang ang walang papel), batay sa paggamit ng computer at microprocessor teknolohiya, disenyo at pag-update ng mga database at data bank.

10. Pag-aaral at pagbubuod ng advanced na karanasan sa loob at labas ng bansa sa larangan ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala, bubuo ng mga normatibo at metodolohikal na dokumento sa mga isyu sa suporta sa dokumentasyon.

11. Nakikilahok sa pagpili, paglalagay at advanced na pagsasanay ng mga tauhan sa departamento ng suporta sa dokumentasyon.

12. Gumagawa ng mga indibidwal na opisyal na tungkulin ng kanyang agarang superyor.

III. Mga karapatan

Ang espesyalista sa dokumento ay may karapatan:

1. Kilalanin ang mga draft na desisyon ng pamamahala ng enterprise tungkol sa mga aktibidad nito.

2. Gumawa ng mga panukala para sa pagpapabuti ng gawaing may kaugnayan sa mga responsibilidad na ibinigay sa mga tagubiling ito.

3. Sa loob ng mga limitasyon ng iyong kakayahan, ipaalam sa iyong agarang superbisor tungkol sa lahat ng mga pagkukulang sa mga aktibidad ng enterprise (structural unit, indibidwal na mga empleyado) na tinukoy sa proseso ng pagtupad sa kanilang mga opisyal na karapatan at responsibilidad at gumawa ng mga panukala para sa kanilang pag-aalis.

4. Humiling ng personal o sa ngalan ng agarang superbisor mula sa mga pinuno ng mga departamento at iba pang mga espesyalista ng impormasyon at mga dokumento na kinakailangan upang matupad ang kanyang mga opisyal na tungkulin.

5. Isali ang mga espesyalista mula sa lahat (hiwalay) na mga yunit ng istruktura sa paglutas ng mga gawain na itinalaga sa kanya (kung ito ay ibinigay ng mga regulasyon sa mga yunit ng istruktura, kung hindi, pagkatapos ay may pahintulot ng pinuno ng organisasyon).

6. Humingi mula sa pamamahala ng negosyo, ang iyong agarang superbisor, na magbigay ng tulong sa pagganap ng mga tungkulin na ibinigay para sa paglalarawan ng trabaho na ito.

IV. Pananagutan

Ang espesyalista sa dokumento ay responsable para sa:

1. Para sa hindi wastong pagganap o hindi pagtupad sa mga tungkulin ng isang tao sa trabaho na ibinigay para sa paglalarawan ng trabaho na ito - sa loob ng mga limitasyon na tinutukoy ng kasalukuyang batas sa paggawa ng Russian Federation.

2. Para sa mga pagkakasala na ginawa sa kurso ng pagsasagawa ng kanilang mga aktibidad - sa loob ng mga limitasyon na tinutukoy ng kasalukuyang administratibo, kriminal at sibil na batas ng Russian Federation.

3. Para sa sanhi ng materyal na pinsala - sa loob ng mga limitasyon na tinutukoy ng kasalukuyang batas sa paggawa at sibil ng Russian Federation.

Kung naghahanap ka ng empleyado o pumipili ng lugar para magtrabaho, tutulungan ka ng aming website na mogilev.myjob.by. Ang pag-post ng impormasyon tungkol sa mga bakante at pagdaragdag ng resume ay libre. Upang gawin ito, kailangan mong magparehistro at punan ang naaangkop na form.
Maghanap at maghanap ng trabaho sa lungsod ng Mogilev, masusubaybayan mo rin ang mga uso sa labor market: bilang ng mga trabaho, katamtamang laki sahod.

1. PANGKALAHATANG PROBISYON

1.1. Tinutukoy ng paglalarawan ng trabaho na ito ang mga tungkulin, karapatan at responsibilidad ng Document Manager.

1.2. Ang isang espesyalista sa dokumento ay hinirang sa isang posisyon at tinanggal mula sa isang posisyon sa paraang itinatag ng kasalukuyang batas sa paggawa sa pamamagitan ng utos ng direktor ng negosyo.

1.3. Direktang nag-uulat ang tagapamahala ng dokumento sa ________________.

1.4. Isang tao na mayroong:

Espesyalista sa dokumento: mas mataas na propesyonal na edukasyon nang walang anumang mga kinakailangan sa karanasan sa trabaho.

1.5. Dapat malaman ng espesyalista sa dokumento:

Legislative at regulasyon mga legal na gawain, mga resolusyon, mga tagubilin, mga kautusan, iba pang mga dokumentong namamahala at regulasyon ng mas matataas na awtoridad na may kaugnayan sa suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala;

Ang pamamaraan para sa pagpaplano, disenyo at teknolohiya ng trabaho batay sa teknolohiya ng organisasyon at computer para sa mga serbisyo ng suporta sa dokumentasyon ng pamamahala;

Mga pamamaraan ng pananaliksik, pagsusuri, disenyo at pagbuo ng mga sistema ng dokumentasyon;

Ang pamamaraan para sa pagpaparehistro, pag-uuri, imbakan, pagsusuri ng halaga ng mga dokumento;

Organisasyon ng mga gawain sa archival;

Mga dokumento sa regulasyon at pamamaraan sa disenyo at pagpapatakbo ng mga awtomatikong sistema ng pamamahala ng impormasyon;

Mga Pangunahing Kaalaman sa Programming;

Mga pamamaraan para sa pagdidisenyo at pag-update ng mga database at data bank;

Mga Batayan ng ergonomya, sikolohiyang panlipunan, sosyolohiya;

Dokumentasyon;

Domestic at dayuhang karanasan sa larangan ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala;

Mga batayan ng ekonomiya, organisasyon ng paggawa at pamamahala;

Batas sa paggawa;

Mga panloob na regulasyon sa paggawa;

Mga tuntunin at regulasyon sa proteksyon sa paggawa.

1.6. Sa panahon ng pansamantalang kawalan ng Tagapamahala ng Dokumento, ang kanyang mga tungkulin ay itinalaga sa _________________________.

2. MGA RESPONSIBILIDAD SA FUNCTIONAL

2.1. Mga pananagutan sa pagganap Ang Document Manager ay tinutukoy batay sa at sa lawak ng mga katangian ng kwalipikasyon para sa posisyon ng Document Manager at maaaring dagdagan at linawin kapag naghahanda ng isang paglalarawan ng trabaho batay sa mga partikular na pangyayari.

2.2. Espesyalista sa dokumento:

2.2.1. Bumubuo at nagpapatupad ng mga teknolohikal na proseso para sa pagtatrabaho sa mga dokumento at impormasyon ng dokumentaryo batay sa paggamit ng teknolohiyang pang-organisasyon at computer (accounting, kontrol sa pagpapatupad, imbakan ng pagpapatakbo, gawaing sanggunian).

2.2.2. Nakikibahagi sa pagpaplano, pag-oorganisa at pagpapabuti ng mga aktibidad ng serbisyo ng suporta sa dokumentasyon ng pamamahala, at sinusubaybayan ang estado ng trabaho sa opisina.

2.2.3. Naghahanda ng mga panukala para sa pagtiyak ng ergonomic na mga kondisyon sa pagtatrabaho, pangangatwiran sa mga lugar ng trabaho ng mga empleyado ng serbisyo ng suporta sa dokumentasyon ng pamamahala.

2.2.4. Bumubuo ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon at timesheets ng mga dokumento para sa iba't ibang layunin at antas ng pamamahala, mga classifier ng impormasyon ng dokumento.

2.2.5. Inaayos ang pagpapatupad ng mga sistema ng dokumentasyon.

2.2.6. Gumagawa ng mga hakbang upang i-streamline ang komposisyon ng mga dokumento at mga tagapagpahiwatig ng impormasyon, bawasan ang kanilang bilang at i-optimize ang mga daloy ng dokumento.

2.2.7. Nakikilahok sa pagpili ng mga dokumento na inilipat para sa imbakan ng estado, organisasyon ng imbakan at pagsusuri ng halaga ng mga dokumento.

2.2.8. Nakikibahagi sa pagtatakda ng mga gawain, pagdidisenyo, pagpapatakbo at pagpapabuti (sa mga tuntunin ng suporta sa impormasyon) mga awtomatikong sistema ng impormasyon at mga sistema ng pamamahala, pati na rin sa pagbuo ng mga pinakabagong teknolohiya ng impormasyon (kabilang ang walang papel), batay sa paggamit ng teknolohiya ng computer at microprocessor , disenyo at pag-update ng mga database at data bank.

2.2.9. Nag-aaral at nagbubuod ng advanced na karanasan sa loob at labas ng bansa sa larangan ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala, bubuo ng mga normatibo at metodolohikal na dokumento sa mga isyu sa suporta sa dokumentasyon.

2.2.10. Nakikilahok sa pagpili, paglalagay at advanced na pagsasanay ng mga tauhan para sa serbisyo ng suporta sa dokumentasyon ng pamamahala.

3. MGA KARAPATAN

3.1. Ang espesyalista sa dokumento ay may karapatan:

3.1.1. Gumawa ng mga panukala upang mapabuti ang organisasyon ng daloy ng dokumento ng negosyo, ang rasyonalisasyon nito sa pagsunod sa mga itinatag na pamantayan.

3.1.2. Atasan ang mga serbisyo ng negosyo at mga empleyado na naghahanda ng dokumentasyon upang sumunod sa mga itinatag na pamantayan at kinakailangan.

3.1.3. Bumuo at magpatupad ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon, mga time sheet ng mga dokumento para sa iba't ibang layunin at antas ng pamamahala, mga classifier ng impormasyon ng dokumento.

4. RESPONSIBILIDAD

4.1. Ang espesyalista sa dokumento ay responsable para sa:

4.1.1. Pagkabigong gampanan ang mga tungkulin ng isang tao.

4.1.2. Hindi tumpak na impormasyon tungkol sa katayuan ng katuparan ng mga natanggap na gawain at tagubilin, paglabag sa mga deadline para sa kanilang pagpapatupad.

4.1.3. Ang pagkabigong sumunod sa mga utos, mga tagubilin mula sa direktor ng negosyo, mga tagubilin at mga pagtatalaga ng pinuno ng departamento.

4.1.4. Paglabag sa mga panloob na regulasyon sa paggawa, mga patakaran kaligtasan ng sunog At pag-iingat sa kaligtasan naka-install sa enterprise.

5. MGA KONDISYON SA PAGTATRABAHO

5.1. Ang iskedyul ng trabaho ng tagapamahala ng dokumento ay tinutukoy alinsunod sa mga panloob na regulasyon sa paggawa na itinatag sa negosyo.

5.2. Dahil sa mga pangangailangan sa produksyon, maaaring ipadala ang Document Specialist sa mga paglalakbay sa negosyo(kabilang ang lokal na kahalagahan).

Iba pang mga tagubilin sa seksyon:
-