Реестр получения расчетных листков. Расчетные листки по зарплате и журнал регистрации. Образец документа. Почему расчетный листок важен для организации

14.12.2018

Трудовым законодательством РФ предусмотрено обязательное ведение расчетных листков в отношении выплачиваемой персоналу .

Данный лист представляет собой письменное разъяснение суммы, из которой состоит зарплата работника, предоставляется подобная информация каждому трудящемуся независимо от способа выплаты средств.

Нужно ли вести учет листков, регистрировать их в журнале или ином сводном документе?

Учет и регистрация

Расчетный листок представляет собой бланк, в котором отображается следующая информация:

• части, составляющие зарплату . В зависимости от организации в заработную плату может включаться оклад, надбавки за стаж трудовой деятельности, за особые условия труда, за классный чин и иные;
• суммы удержаний с указанием оснований их произведения;
• итоговая сумма , подлежащей выплате работнику на банковскую карту либо выдаче на руки.

Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает каждого работодателя выдавать данный расчетный бланк , чтобы работник смог отследить правильность начислений и соблюдение работодателем норм трудового права.

ТК РФ не обязывает работодателей осуществлять учет их выдачи , проводить регистрацию в сводном журнале.

Вместе с тем, бывают случаи, когда работники утверждают, что не получали этот документ от работодателя. В основном такие моменты связаны со спорами, часто возникающими в трудовых правоотношениях.

По этой причине многие работодатели заводят специальные журналы учета, отражающие сведения о выдаче расчетных бланков работникам на руки.

Удостоверением получения такого документа является подпись работника.

Работодатель имеет право утвердить любую форму для контроля учета. При этом никакого значения не имеет тот факт, каким образом работник получает зарплату: на руки или на банковский счет.

Порядок их выдачи и регистрации закрепляется работодателем в локальном нормативном акте.

Выплата денежных средств осуществляется на основании после проведения расчетов в .

Обязателен ли для применения?

Ведение журнала учета и выдачи листков под роспись, регистрация всех выданных расчетных бланков является гарантией того, что работодателем выполняются необходимые нормы трудового права.

При нарушении выдачи подобный документов работодатель может быть привлечен к ответственности инспекцией по труду.

Поэтому заполнение журнала, в котором отражен факт получения трудящимся расчетного листка, проводится в интересах работодателя и является необходимым гарантом законопослушности компании.

Законом Российской Федерации такой документ не предусмотрен .

Определенных требований к его оформлению и ведению не предъявляется, кроме стандартных правил, принятых для ведения документации данного вида.

Журнал регистрации должен иметь :

1. титульный лист , с указанием даты его ведения;
2. нумерацию, с указанием количества страниц , журнал учета должен быть прошитым и пронумерованным. Последняя страница должна быть скреплена печатью организации.

Ведением всей документации, связанной с начислением заработной платы и оформлением прочей документации, занимается финансовый отдел .

Бухгалтерия должна хранить расчетные листки не менее 5 лет, уничтожение их возможно только после проведения ревизионной проверки.

Как заполнять?

Законодательством РФ не предусмотрено наличие типовой формы журнала учета выдачи листков по зарплате. Однако, существует примерная форма, которой следует придерживаться работодателям. Ее образец можно скачать ниже.

Титульный лист журнала должен содержать сведения :

• наименование организации или предприятия;
• дата начала ведения журнала;
• дата окончания ведения журнала;
• место хранения;
• количество страниц.

Основное содержание документа представлено таблицей , в которой присутствуют графы для регистрации:

Поскольку в листке содержатся персональные данные, разглашение которых запрещено трудовым законодательством Российской Федерации, то его сведения не должны быть известны широкому кругу лиц.

В частности, персональными считаются указание фамилии, имени, отчества работника и размер его заработной платы.

Поэтому при выдаче такого бланка работодатель должен позаботиться о том, чтобы данная информация, подлежащая регистрации в журнале, осталась недоступна всем, кроме работника.

Скачать образец

Так выглядит образец:

Журнал выдачи расчетных листков - это сводный регистр, в котором работодатели могут вести учет выданных расчетных листков и собирать подписи работников, подтверждающие факт получения «расчеток». Расскажем, какую информацию должен содержать этот документ и сколько времени его надо хранить.

Согласно статье 136 ТК РФ , работодатели должны передавать сведения о заработной плате работникам в письменной форме — выдавать работникам расчетные листки. Статья ТК регламентирует и их содержание.

Расчетные листки

Документ является уведомлением о заработной плате, в котором, согласно Трудовому кодексу, должны содержаться следующие сведения:

• сумма составных частей заработной платы за конкретный период;
• сумма других начислений, полагающихся работнику, например, вследствие задержки зарплаты, оплаты отпуска или выплат при увольнении;
• размер и основания, произведенных удержаний;
• итоговая денежная сумма, подлежащая выплате.

Несмотря на то что законодательство четко регулирует содержание уведомления о зарплате, согласно статье 136 ТК РФ, форма этого документа разрабатывается и утверждается каждым работодателем самостоятельно. Существует форма «расчетки», выработанная специалистами на практике.

Уклонение от выдачи «расчеток» может повлечь наложение штрафа на работодателя и бухгалтера. Такие меры предусмотрены в статье 5.27 КоАП РФ . Например, если «расчетку» не вручили работнику или в ней не указали все необходимые сведения, организации грозит штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Руководителю и бухгалтеру грозит предупреждение или штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Такой же штраф предусмотрен для предпринимателей. Если подобное нарушение повторится, то сумма взыскания будет варьироваться в пределах от 10 000 до 70 000 рублей, вплоть до дисквалификации руководителя на срок от одного года до трех лет.

Журнал регистрации выдачи расчетных листков: образец

В связи с тем, что невыдача «расчеток» жестко карается законом, руководители и бухгалтеры стараются обезопасить себя от возможных правовых последствий: они ведут журналы учета выдачи расчетных листов, предназначенные для фиксации факта передачи этого документа работнику.

Законодательство не обязывает выдавать уведомления о зарплате под роспись сотрудника, соответственно, унифицированной формы журнала не существует. Но есть рекомендации практиков: журнал вести и включить в него сведения, упорядоченные в виде таблицы:

• порядковый номер сотрудника;
• ФИО;
• дата выдачи «расчетки»;
• должность сотрудника;
• подпись.

В шапке журнала должно быть указано наименование организации или предпринимателя и период, за который выдаются документы. Внизу учетный регистр заверяется подписью сотрудника, ответственного за их выдачу.

Некоторые работодатели принимают за основу журнала форму расчетно-платежной ведомости Т-49 (ОКУД 0301009), в которую вносят недостающие столбцы — дату выдачи «расчетки» и подпись. Иногда для подтверждения факта получения листка работодатели используют бланки с отрывным корешком. На нем сотрудники указывают дату получения и ставят подпись. Затем эти корешки подшивают и хранят на предприятии.

Выдача и хранение «расчеток»

Для оптимизации выдачи этого документа на многих предприятиях практикуется подготовка специального приказа. Там может быть пункт о том, что сотрудник должен самостоятельно явиться в указанное место (например, в бухгалтерию), и срок для получения. С этим приказом необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников. Такая мера поможет работодателю обезопасить себя от возможных претензий со стороны трудовой инспекции.

Расчетные листки, согласно пункту 412 статьи 4.1 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558 , должны храниться пять лет при условии проведения ревизии или 75 лет при отсутствии лицевых счетов. Следовательно, журнал учета также следует хранить в соответствии с этими требованиями.

02.05.2018

По ст. 136 ТК РФ организации несут обязательство ежемесячно уведомлять своих работников о начисленных зарплатах и произведенных удержаниях. За невыполнение этого правила предусмотрены штрафы.

Чтобы доказать, что документ выдавался, многие работодатели ведут «журнал выдачи расчетных листов».

Нужно ли вести для регистрации листов по заработной плате?

Как заполнять?

Законодательство не обязует организации вести специальный журнал выдачи и регистрации расчетных листов. Поэтому и унифицированной формы этого документа не существует .

Есть только примерная, выработанная на практике структура.

Она включает ряд основных колонок :

• дата выдачи документа;
• данные сотрудника;
• подпись сотрудника.

Также у документа должно быть название с указанием месяца, за который предоставляется расчетный лист. Обязательно указать наименование организации. Внизу документа ставится должности, Ф.И.О. и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Заполняется журнал регистрации по мере выдачи расчетных листков и хранится в бухгалтерии, а затем в архиве.

Цель хранения — предоставление доказательства выдачи положенного документа сотруднику.

Если в организации большая численность людей, такие журналы рекомендуется вести по структурным подразделениям.

Стоит помнить, что информация в расчетном листке носит конфиденциальный характер и передавать документ через кого–то категорически запрещено.

Скачать образец

Журнал выдачи расчетных листков за январь 2018 года
ООО «Кипарис»

Ответственный сотрудник за выдачу расчетных листов:
Гл. бухгалтер подпись Иванова Р. И.

Обязателен ли в бюджетном учреждении?

Бюджетные учреждения несут такую же ответственность за невыполнение трудового законодательства, что и обычные организации.

Поэтому они тоже должны выдавать расчетные листы и иметь доказательство этому при проверках.

В большинстве случаев такие учреждения для регистрации факта выдачи листков используют журналы .

Форма может быть любой , разработанной с учетом потребностей бюджетного учреждения.

Выводы

Это быстро и бесплатно!

Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.

Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.

За нарушение действующего законодательства контролирующие органы могут выписать штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Поэтому разработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.

На основании чего составляется журнал

Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа. Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей. Вы можете скачать образец журнала учета выдачи расчетных листков ниже.

Утвердить документ нужно приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.

Журнал прошивается, при этом на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.

Не забудьте закрепить в должностной инструкции назначенного сотрудника обязанность вести и хранить журнал.

Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Вести журнал удобнее в виде таблицы. Наименования граф могут быть любыми, но следующие указать обязательно:

• порядковый номер записи;
• ФИО работника;
• должность;
• табельный номер;
• дата выдачи квитка;
• подпись.

Особенности ведения и порядок заполнения утвердите вместе с формой документа. Там же зафиксируйте, что вносить изменения задним числом не допускается. Разработайте и пропишите в приказе правила исправления ошибок. Под подпись ознакомьте ответственное лицо с правилами ведения документов.

Информация, которая содержится в квитках, является персональными данными, поэтому ответственное лицо необходимо ознакомить с правилами обработки и хранения персональных данных (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Предлагаем скачать образец журнала выдачи расчетных листков.

Как заполнить книгу учета расчетных листков

Рассмотрим, как заполнить образец журнала выдачи расчетных листков сотрудникам, на примере.

Шаг 1. Титульный лист.

Укажите полное наименование организации, год, на который составлена книга учета, дату, когда она заведена, и ответственного за нее.

Шаг 2. Табличная часть.

Заполнить таблицу не составляет труда. Необходимо внести информацию о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, в котором он работает), указать дату выдачи квитка. В последней графе расписывается сотрудник.

Квитки о заработной плате по электронной почте

Электронный способ передачи информации о заработной плате сотруднику — это:

• экономно: не тратим бумагу, расходные материалы печатающих устройств;
• быстро: выгрузка и отправка письма проходит за несколько минут;
• просто: не нужно искать работника, просто выбрал получателя — и готово.

Но так ли это надежно, ведь квитки содержат персональные данные? Чтобы обезопасить свою организацию от штрафов контролирующих органов, следует утвердить порядок передачи квитков по электронной почте (на основании письма Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Допустим, не все сотрудники организации имеют возможность и необходимые навыки пользования компьютером и электронной почтой. В таком случае необходимо предусмотреть два варианта передачи расчеток. Оба порядка утвердите приказом и ознакомьте сотрудников под роспись.