Programa geral para trabalhar com registros de pessoal. Manual do gerente de RH - ajuda para funcionários de RH

01.01.2022

Programa útil Pessoal baixe gratuitamente para o seu computador

O preenchimento responsável e de qualidade da informação sobre os colaboradores da empresa permite ter sempre à mão estatísticas precisas e atualizadas sobre a movimentação de pessoal. Você deve saber que se baixar o programa gratuitamente, poderá contar com mais de 50 modelos e relatórios padrão que facilitam muito o seu trabalho. Além disso, especialistas relevantes podem criar novos relatórios que atendam aos critérios e características de uma determinada empresa.

Nem todos poderão abrir o aplicativo gratuito HR Plus, pois o administrador pode limitar o acesso de uma determinada pessoa. Isto permite-nos contar com o facto de todas as informações inacessíveis ao respetivo círculo de pessoas serem protegidas de forma fiável.

Portanto, você definitivamente precisa baixar o programa gratuito Personnel Plus. Esta é uma ótima solução para qualquer departamento de RH, pois todas as funções necessárias estão incluídas. Interface conveniente e intuitiva, inúmeras opções, capacidade de restringir o acesso - o software realmente se revelou ideal.

Esta pequena aplicação de registo de pessoal tem como objetivo sistematizar dados sobre os colaboradores da organização, realizando diversas filtragens e impressões tanto da lista de colaboradores como dos seus cartões.

Janela principal do programa

É composto por um menu, uma lista de funcionários, uma área de filtro para seleção de registros e uma lista de campos imprimíveis.

No menu “Serviço” você precisa preencher os diretórios

A partir daí você pode imprimir uma lista de funcionários, tendo previamente configurado a lista de campos a serem exibidos no formulário principal, você também pode imprimir o cartão do funcionário selecionado.

É aconselhável fazer uma cópia da base de dados e, em caso de força maior, restaurar os dados da cópia de segurança

EM gestão de RH você pode contratar, demitir um funcionário ou editar seu cartão.

Cartão pessoal do funcionário

Cartão de funcionário - informações gerais

O cartão pessoal de um funcionário consiste em várias seções:

informações gerais
Informações sobre passaporte, família e residência
Férias
Informações sobre educação
Registro militar

informações gerais

Informações sobre passaporte, família e residência

Aqui está uma lista de parentes indicando nome completo, grau de parentesco e ano de nascimento

Contém uma lista de registros sobre a admissão de um funcionário em uma determinada organização e sua transferência para diferentes cargos em diferentes departamentos. Nesta aba você pode demitir um funcionário. São exibidos o tempo total de serviço e o tempo de serviço no serviço municipal/estadual (especificamente para esta organização, e não em geral). São indicados a data, unidade estrutural, cargo, salário e base de contratação do cargo (ordem com número e data).

Esta guia contém informações sobre a atribuição de classificação de classe e resultados de certificação. Caso o funcionário não seja funcionário municipal, essa informação não é preenchida.

Isto inclui, por exemplo, cartas de agradecimento do chefe de um município ou do governador.

Férias

Informações sobre férias nesta organização. O número de dias corridos é calculado automaticamente.

Formação avançada e reciclagem profissional

Se um funcionário frequentar algum curso de formação avançada, isso fica refletido no seu cartão.

Informações sobre educação

O grau acadêmico, se houver, é registrado aqui.

Experiência

Esta experiência é somada à experiência nesta organização e registrada como total (para toda a vida)

Registro militar

A preencher se tal informação estiver disponível.

O programa calcula automaticamente o tempo de serviço, com base no relógio do sistema, toda vez que o responsável pelo RH abre o cartão do funcionário. Ao abrir o programa, a faixa etária é recalculada (até 30 anos, 30-40 anos, 40-50, etc.)

Recrutamento

O recrutamento é realizado através do menu “Gestão de RH” - “Recepção de novo colaborador”

Somente sobrenome, nome e patronímico são solicitados. Em seguida, o oficial de pessoal toma uma decisão - escreva como um rascunho ou preencha um cartão. Na primeira opção será criado um cartão, mas ele não aparecerá preenchido. O funcionário não estará na lista geral. Para preencher as informações sobre o mesmo, é necessário habilitar a flag “Mostrar rascunhos” no formulário principal. Você também pode abrir um registro para edição clicando duas vezes nele.

Ao selecionar “Preencher cartão”, será aberto um formulário para preenchimento de informações. Para que um funcionário apareça na lista geral, é necessário preencher pelo menos as informações mínimas.

Quando um funcionário sai, ele também não aparecerá mais na lista geral. Você pode mostrar funcionários demitidos ativando a bandeira de mesmo nome no formulário principal.

Janela "Sobre"

O programa não requer instalação; a pasta com o programa pode ser colocada em “Meus Documentos” para que você tenha direitos para gravar no banco de dados e criar um atalho na área de trabalho.

Características do programa: flexibilidade de pessoal sem limitação do nível de aninhamento com possibilidade de incluir filiais com estrutura própria, importação e exportação de dados de funcionários de programas 1C (Contabilidade, Salários e Pessoal, Ordens de poupança integradas, etc.); relatórios em formatos XLS editáveis, DOC ou ODT, ODS (independentemente de você ter o Microsoft Office ou o Open Office instalado); A planilha de horas possui uma interface conveniente para editar e inserir as horas trabalhadas. Todas as alterações efetuadas na planilha de horas são imediatamente refletidas no fluxo documental na forma de pedidos correspondentes; possibilidade de armazenar documentos externos em diversos formatos (Word, Excel, imagens, etc.) dentro do programa; taxas diferentes por unidade de pessoal; a capacidade de um funcionário trabalhar em vários cargos dentro de uma organização com taxas diferentes; O programa foi desenvolvido para ajudar os oficiais de pessoal no cálculo do tempo de serviço. Com base nos lançamentos da carteira de trabalho, é calculado o tempo de serviço total e contínuo dos empregados. Todos os cálculos feitos pelo usuário são salvos automaticamente no banco de dados. Assim, o programa é um arquivo eletrônico dos registros de trabalho dos funcionários. O programa conta com uma lista completa de artigos de demissão de acordo com o novo Código do Trabalho. A interface de usuário do programa é intuitiva e trabalhar com o programa não requer conhecimento profundo de como trabalhar com um computador pessoal. O programa também tem a função de imprimir relatório de tempo de serviço dos colaboradores. O programa permite manter registros de documentos internos, correspondência recebida e enviada (faxes, e-mails, cartas postais, etc.). Você poderá atribuir uma lista dos responsáveis pela aprovação dos documentos recebidos com posterior acompanhamento do status com notificação da data de aprovação. O programa pode anexar um número ilimitado de arquivos anexados de qualquer formato (fax digitalizado, MS Word, MS Excel, etc.) a um documento, manter diretórios estruturados para funcionários (coordenadores e executores), organizações (destinatários e remetentes), gerar recursos visuais relatórios sobre documentos internos (manter um diário de documentos da organização) e correspondência, procurar o documento pretendido através de um ou mais dados (número, tipo, data de criação, etc.)

Para documentar todas as transações de pessoal em uma organização, são necessários certos conhecimentos e habilidades.

O trabalho de escritório na empresa é regulado por instruções desenvolvidas de forma independente e aprovadas pelo diretor. É um ato normativo interno e de cumprimento obrigatório por todos os colaboradores da entidade empresarial. O departamento de RH desenvolve e acompanha sua implementação.

A lei exige a preparação de muitos documentos que documentam todos os aspectos da relação laboral do trabalhador com o empregador.

Oficiais de pessoal experientes e novatos devem melhorar suas habilidades. Para auxiliá-los, foram criados sites na Internet onde são apresentados cursos teóricos de administração de pessoal.

Os registros de pessoal refletem as atividades do pessoal e confirmam o tempo de serviço dos funcionários, que desempenha um papel fundamental no cálculo das pensões. A administração é responsável pelo fundo documental do empreendimento.

Os principais detalhes do controle no papel

A organização competente dos registros de pessoal requer conhecimento do marco regulatório, acompanhamento de suas alterações e orientação nas formas de documentos utilizados.

Com que finalidade é realizado?

O procedimento para manutenção de registros de pessoal é regulamentado por lei. Nas grandes empresas com grande quadro de funcionários, via de regra, é formado um serviço de pessoal. Seus funcionários elaboram os documentos relevantes de acordo com os requisitos do quadro regulamentar da Federação Russa.

Os trabalhos podem ter formato unificado ou ser desenvolvidos na empresa e aprovados em atos locais.

A gestão de registros de pessoal é uma atividade que visa desenvolver e manter documentos relacionados à contabilidade de pessoal, jornada de trabalho e cálculo de folha de pagamento.

Questões de pessoal incluem os seguintes cargos:

registro de emprego;
movimentação interna de trabalhadores;
demissão;
regulação das relações entre o gestor e os colaboradores;
organização do processo de trabalho;
outros.

A organização adequada dos registros pessoais ajuda a resolver vários problemas.

Seus principais objetivos são apresentados na tabela:

Direção do trabalho do pessoal	Tarefas realizadas
Contabilidade e controle	recepção, contabilidade, demissão de pessoal.
Planejamento e regulamentação	seleção, remanejamento, adaptação de trabalhadores.
Relatórios e analíticos	estudar os funcionários, avaliando seu trabalho; trabalho analítico; fazendo relatório.
Coordenação e informação	preparação, treinamento, reciclagem de pessoal; recepção de funcionários sobre assuntos oficiais e pessoais; processar solicitações escritas de trabalhadores; atividades de arquivo e referência.
Organizacional e metodológico	documentar o trabalho dos funcionários; trabalhar com o pessoal do departamento; planejamento e gestão de pessoal.
Documentário	manutenção de arquivos pessoais e registros de trabalho; elaboração de ordens e papéis para contabilidade personalizada; registro de licenças médicas, certificados de pensão, etc.

Em Moscou e em outras grandes regiões da Federação Russa, organizações com divisões separadas podem manter registros de pessoal online. Para o efeito, foram desenvolvidos programas adequados que permitem a troca de documentos em formato eletrónico.

O quadro legislativo

A base legislativa para a gestão de registros de pessoal está contida no Código do Trabalho da Federação Russa.

Esta atividade é regulada por uma série de regulamentos:

Instruções para preenchimento e aplicação de documentos primários de contabilidade e remuneração (Decreto da Comissão Estadual de Estatística nº 1 de 01/05/04);
documentos unificados e requisitos para sua preparação (Decreto Gosstandart nº 65-st de 03.03.03);
Instruções padrão para trabalho de escritório para autoridades executivas federais (despacho do Ministério da Cultura da Federação Russa nº 536 de 11.08.05);
Regras de funcionamento dos arquivos (decisão da Diretoria do Rosarkhiv de 06/02/02);
Regras de trabalho de escritório para autoridades executivas federais (Resolução do Governo da Federação Russa nº 477 de 15 de junho de 2009);
Lei da informação, sua proteção e tecnologias da informação nº 149-FZ, de 27 de julho de 2006;
Lei sobre apreciação de recursos de cidadãos russos nº 59-FZ de 02.05.06;
Lei sobre a língua oficial da Federação Russa nº 53-FZ de 01.06.05;
Lei de Arquivos nº 125-FZ de 22 de outubro de 2004;
Lei de Segredos Comerciais nº 98-FZ de 29 de julho de 2004;
Despacho da carteira de trabalho nº 117n de 22/12/03;
Resolução sobre a adoção de instruções para preenchimento de documentos trabalhistas nº 69 de 10.10.03;
Resolução sobre carteiras de trabalho nº 225, de 16 de abril de 2003;
instruções do Estado-Maior General das Forças Armadas da Federação Russa.

Documentos obrigatórios

O Código do Trabalho da Federação Russa obriga as organizações a terem o seu próprio quadro legislativo, que inclui uma série de regulamentos locais obrigatórios.

Esses incluem:

Carta	Documento constituinte principal. Define a forma jurídica da empresa, os fundadores, o ramo de atividade, o procedimento de contratação e demissão do dirigente e as suas atribuições. Muitos regulamentos internos da empresa são elaborados com base nas disposições da Carta.
Regulamentos de trabalho (doravante denominados Regras)	A presença de documento está prevista no art. 189, 190 Código do Trabalho da Federação Russa. Estabelece o procedimento de contratação e demissão de empregados, os direitos e obrigações das partes no contrato, os regimes de trabalho e descanso, o sistema de incentivos e penalidades e outras questões relativas às relações de trabalho na empresa. As regras são aprovadas pelo diretor. Caso exista sindicato na organização, serão levadas em consideração suas opiniões quanto à adoção do documento. Nas organizações onde o pessoal trabalha em horários irregulares, deve haver uma Lista de cargos e profissões relevantes. É elaborado como um apêndice ao Regulamento.
Instruções sobre a proteção de dados pessoais	De acordo com art. 87 do Código do Trabalho da Federação Russa, estabelece os requisitos que devem ser atendidos no processamento de informações pessoais sobre funcionários, garantindo sua proteção, uso e armazenamento. Considera-se informação pessoal a informação sobre um trabalhador individual necessária ao empregador para as relações laborais. Os colaboradores devem estar familiarizados com os documentos que definem o procedimento de tratamento dos seus dados.
Regulamentos sobre proteção trabalhista	Está localizado no departamento de RH. Cada funcionário está familiarizado com o documento. Empresas com mais de 50 funcionários deverão ter cargo de especialista em segurança do trabalho.
Horário de turnos	Utilizado em empresas com horário de trabalho por turnos. O documento é urgente e válido por determinado período a critério do empregador.
Artigos sobre normas trabalhistas	Eles refletem os custos de tempo necessários para a fabricação de produtos (execução de trabalho) por um funcionário ou grupo e para o estabelecimento de padrões trabalhistas com base neles.

Atos regulatórios

Após a contratação de um gestor, é estabelecido o número de cargos necessários ao normal funcionamento da organização. Tendo em conta os números obtidos, o ciclo de produção e outras características da atividade da empresa, está a ser elaborado.

Para a elaboração de um documento, costuma-se utilizar um formulário unificado. Você pode baixar a amostra gratuitamente na Internet. O empregador tem o direito de ajustar o horário a seu critério.

O documento lista os cargos em ordem hierárquica, começando pelo diretor e terminando no pessoal de apoio. Para cada um deles são indicados o número de unidades por estado, salário e abonos.

Na próxima etapa, é formado um cronograma de trabalho. Representa horários de trabalho para todos os funcionários. Se houver turnos, serão criados cronogramas de turnos detalhados. O documento descreve resumidamente os requisitos de aparência, comportamento, rotina diária dos funcionários, etc.

A seguir, é desenvolvida a forma do contrato de trabalho. Neste caso, as normas básicas do Código do Trabalho da Federação Russa e os documentos regulamentares internos da empresa devem ser levados em consideração. Um contrato de trabalho geralmente é elaborado pelo advogado da organização ou por alguém de fora.

O documento deve incluir os seguintes itens:

informações sobre a pessoa jurídica: nome, endereço, telefone, nome completo e cargo do administrador;
detalhes do passaporte do funcionário;
cargo do funcionário, tipos de contrato (permanente ou a termo) e local de trabalho (principal ou adicional);
uma lista das principais responsabilidades com referência às instruções para este cargo;
informações sobre salários, pagamentos adicionais, benefícios, férias;
horário de trabalho, pagamento de horas extras;
motivos de rescisão do contrato e demais condições;
assinaturas e dados das partes, carimbo do empreendimento.

Para verificar e otimizar o trabalho dos responsáveis de RH, a administração pode realizar uma auditoria interna ou independente. Isto ajuda a reduzir o risco de sanções administrativas, disputas e reclamações do pessoal.

Etapas de organização de registros de RH do zero

Para criar registros pessoais, é conveniente usar as seguintes instruções passo a passo:

Preparação do necessário	Para organizar um serviço de pessoal, primeiro você precisa comprar móveis, equipamentos de escritório, papelaria, etc. Definitivamente, você precisará de um programa de pessoal, por exemplo, “1C: ZUP” e de um sistema de referência legal. Graças a isso, os colaboradores do departamento acompanharão as últimas mudanças na legislação e terão acesso aos documentos necessários. É necessário um cofre para guardar trabalhos e papéis importantes.
Cadastro do gerente	Um diretor é o diretor executivo de qualquer empresa. Ele assina a documentação. Para lhe conferir plenos poderes, ele é contratado mediante contrato de trabalho. É emitida uma ordem correspondente, pela qual ele se nomeia.
Nomeação de uma pessoa responsável pelo trabalho de pessoal	Numa pequena empresa, essas funções podem ser desempenhadas por um gestor. Se um trabalhador individual exercer trabalho de escritório, é celebrado com ele um contrato de trabalho. Com base nisso, um pedido está sendo preparado. Caso as funções sejam atribuídas a um dos colaboradores anteriormente contratados, é elaborado acordo e despacho adicionais.
Elaboração de atos internos	Eles são assinados pelo diretor e armazenados em uma pasta especial junto com os pedidos. Os documentos locais incluem os documentos listados acima (seção “Atos Regulamentares”).
Documentação de recepção de pessoal	Para cada funcionário, deverá ser criada uma pasta para arquivamento de todos os papéis relativos aos seus dados e atividades laborais (contrato de trabalho, ordem de trabalho, cartão pessoal).
Preenchendo cadernos de trabalho	Nesses documentos dos funcionários são feitos registros de admissões, transferências, incentivos, etc. O empregador é obrigado a abrir um novo livro de registro para um funcionário que nunca trabalhou antes. Os registros trabalhistas e seu diário de registro estão disponíveis nos departamentos de material de escritório. Esses papéis devem ser guardados em cofre.

Esta instrução também é adequada para bules que não têm experiência no assunto.

Como os registros são mantidos?

Para manter registros, você precisa organizar adequadamente o fluxo de documentos.

Para fazer isso, você precisa fazer o seguinte:

desenvolver um quadro regulamentar interno;
preparar um quadro de pessoal para cada unidade de pessoal;
fazer arranjos de pessoal;
preparar acordos trabalhistas;
desenvolver formulários para pessoal;
emitir cartões T-2;
aprovar formulários de inscrição para funcionários;
preparar ordens internas.

Todas as ações de pessoal devem ser confirmadas. Sua lista está fixada em regulamentos.

Pontos adicionais

A contabilidade de pessoal do zero começa com a contratação de pessoal. É importante cadastrar corretamente os candidatos ao trabalho e preparar a documentação necessária.

Pessoal e férias

Um dos documentos padrão obrigatórios que devem existir em uma empresa é o quadro de pessoal (formulário T-3).

lista de unidades estruturais e cargos;
número de unidades de pessoal para cada cargo;
salários, subsídios por cargo;
fundo salarial da organização.

As divisões são indicadas no documento de acordo com o grau de sua importância para o funcionamento da organização. Dentro deles, os cargos dos funcionários também devem ser listados em ordem de importância. Os cargos nos contratos de trabalho e horários de pessoal devem corresponder.

O quadro de pessoal é uma forma de cronograma com os nomes completos dos funcionários inseridos de acordo com seus cargos.

O cronograma de férias (formulário T-7) reflete informações sobre o momento da concessão de férias anuais a todos os funcionários. Compilado por um ano. É aprovado pelo diretor em acordo com o órgão sindical. O documento deve ser preenchido pelo menos 2 semanas antes do ano novo. Os dados nele inseridos são obrigatórios tanto para empregados quanto para empregadores. A exceção é para beneficiários.

A programação inclui os seguintes detalhes:

Nome do departamento;
Cargo;
Nome completo e número pessoal do trabalhador;
número de dias de férias;
datas de saída de férias conforme planejado e real;
motivo do reagendamento de férias, data estimada.

O funcionário é informado sobre isso 2 semanas antes das férias. É emitida uma ordem, com a qual o funcionário se familiariza mediante assinatura. Em novembro, você pode preparar um pedido para todos os chefes de departamento obrigando-os a enviar os cronogramas de férias ao departamento de contabilidade até 1º de dezembro. Isso tornará mais fácil preparar o cronograma geral.

Cadastro de funcionários

O trabalho completo de uma organização começa com o recrutamento de funcionários. O preenchimento das vagas é acompanhado de documentação.

As responsabilidades do diretor de RH na contratação de funcionários são as seguintes:

registro do pedido do requerente em periódico especial;
familiarizar o recém-chegado com as instruções atuais e regulamentos locais;
celebração do contrato de trabalho e acompanhamento da sua assinatura pelas partes;
emitir cópia do contrato ao funcionário e afixar nota no papel timbrado da organização;
execução e registro da ordem no livro contábil;
preenchimento de cartão pessoal, arquivamento de documentos em arquivo (requerimentos, cópias de documentos pessoais, pedidos, contratos);
transferência de documentos ao contador para cálculo do salário do funcionário.

Ao construir um sistema de gerenciamento de registros de pessoal, você deve decidir inicialmente quais documentos devem ser preparados e quais são necessários para um determinado ramo de atividade.

Os documentos necessários incluem:

pedidos de pessoal (recepção, transferência, etc.);
encomendas de pessoal (para férias, bônus, viagens de negócios, etc.);
Cartões T-2;
trabalho;
acordos;

Outros documentos necessários incluem o seguinte:

pessoal;
Posição do AT;
diário de viagem;
regras de ordem interna;
outros.

Não é necessário manter descrições de cargos e acordo coletivo, mas quase todos os empregadores possuem esses documentos.

Após estabelecer a lista de documentação obrigatória, deverá estudar os documentos legais. Com base neles, outros documentos precisam ser desenvolvidos. A sua lista depende da natureza da atividade da pessoa jurídica e das características das condições de trabalho. Por exemplo, caso seja necessário fornecer uniformes e EPIs aos funcionários, é necessário elaborar despacho sobre o procedimento e prazo para sua emissão e quais funcionários necessitam deles.

As compensações e benefícios por trabalho em condições especiais devem ser documentados: em indústrias perigosas, horários irregulares, trabalho noturno, etc. Em seguida, é elaborado o Regulamento sobre gestão de registros de pessoal. Reflete a lista de papéis necessários ao trabalho da organização, o procedimento para sua execução e armazenamento.

A legislação não obriga o desenvolvimento de tal Regulamento, mas facilitará significativamente o trabalho dos oficiais de pessoal. Primeiro, um diretor é contratado para trabalhar em uma nova organização e depois recruta o restante da equipe.

A composição e o número de cargos exigidos estão refletidos no quadro de pessoal. As regras operacionais refletem todos os horários de trabalho, requisitos para funcionários, etc. Um acordo de trabalho padrão é desenvolvido com base nas normas do Código do Trabalho da Federação Russa.

Antes de utilizar os diários contábeis, eles devem ser preparados: as folhas devem ser numeradas, costuradas e lacradas. Um pedaço de papel está colado na última folha de firmware. Nele está indicado o número de páginas, o diretor ou executivo responsável assina e carimba. Na primeira página do diário escrevem o nome da organização e a data de início de sua manutenção.

Um dos documentos de registro de pessoal mais importantes é a carteira de trabalho. Para mantê-los, o despacho nomeia um responsável que os preenche e é responsável pela sua segurança.

Perguntas frequentes

A organização dos registros de pessoal possui certas sutilezas e nuances:

Procedimento de recuperação	O procedimento não está refletido na legislação. Geralmente consiste nas seguintes etapas: Estudo dos padrões atuais. Determinar a lista de documentos necessários. Elaboração de um plano para o trabalho futuro da organização. Determinação dos responsáveis pelos documentos. Formação de pessoal. Verificar a regularidade das contratações de funcionários, movimentações, mudanças de pessoal, demissões. Determinar a legalidade do regime de trabalho na empresa.
Características de empreendedores individuais com funcionários contratados	Um empresário contrata funcionários de acordo com um cenário padrão. O contrato é celebrado em várias etapas: Obtenção dos documentos necessários. Preenchendo um requerimento. Elaboração e assinatura de um acordo. Formação de pedido de admissão. Apresentando um cartão T-2. Fazendo um lançamento na carteira de trabalho. A contratação de cidadãos que falam inglês tem características próprias.
Gerenciando uma pequena empresa	Nessas organizações, as questões de pessoal podem ser tratadas pelo próprio gestor ou por um departamento especial. Um empregador pode terceirizar registros de RH. Todos os problemas serão resolvidos por uma organização especializada terceirizada. Dificuldades com o fluxo de documentos surgem se a organização for grande, possuir unidades estruturais e grande volume de documentação. Neste caso, o estafeta poderá ser responsável pela entrega dos papéis. Ao mesmo tempo, os representantes da organização executora muitas vezes não visitam o escritório do cliente, ou seja, o trabalho é realizado de forma totalmente remota.
Simplificação da contabilidade para microempresas	Todas as condições de trabalho são fixadas em acordo com o empregado. Em 2019, os gestores destas empresas e empresários individuais têm o direito de recusar a elaboração de regulamentos locais. No prazo de 4 meses a partir da data da perda do estatuto de microempresa, a administração é obrigada a preparar documentação pessoal “tradicional”.

Portanto, organizar o gerenciamento de registros de pessoal em uma empresa é um procedimento complexo. Requer um estudo detalhado do quadro regulamentar e acompanhamento de todas as alterações. A construção competente do cadastro de pessoal contribui para a construção das relações de trabalho no âmbito da lei. Para formar um oficial de pessoal, o empregador pode recorrer aos serviços de empresas especializadas.

Toda organização, mesmo a pequena, tem funcionários. Para que os funcionários possam calcular seus salários, eles devem estar inscritos em um programa especializado - pessoal. Um programa para o departamento de RH como o 1C tornou-se muito popular. Claro, este aplicativo cumpre perfeitamente suas tarefas, mas é pago.

Às vezes, as organizações recém-inauguradas não podem se dar ao luxo de instalar pessoal 1C. Portanto, é recomendável considerar outros programas que são distribuídos gratuitamente, mas que também executam bem suas tarefas.

Selecionando um programa de quadros

Na Internet você encontra mais de uma dezena de programas que facilitarão o trabalho de um oficial de pessoal. Não se apresse em instalar o primeiro aplicativo que encontrar. Você precisa fazer uma pequena análise e depois comparar todos os programas pagos e gratuitos. Na maioria das vezes, os oficiais de RH usam o seguinte software:

Cada um dos programas apresentados acima é único, mas todos são adequados para o trabalho de serviços de pessoal. Observe que alguns programas são gratuitos, enquanto outros são pagos.

O programa 1C Pessoal foi projetado para registros de pessoal e cálculos de folha de pagamento. O aplicativo funciona com financiamento orçamentário e autossustentável. O programa pode ser projetado para organizar registros de funcionários, registrar instalações e também para obter informações de referência sobre pessoal.

Os principais recursos incluem:

Preparação de folha de pagamento;
Criação de pessoal;
Contabilidade de pessoal;
Tributação;
Comunicando;
Possibilidade de registo do tempo trabalhado;
Trabalhando com fundos de folha de pagamento.

O programa ocupa uma posição de liderança em popularidade. A única desvantagem do aplicativo é que ele é pago.

Um programa projetado para registros pessoais. Graças ao aplicativo, o oficial de pessoal pode levar em consideração os funcionários da empresa, bem como gerar todos os pedidos necessários. O programa é pago e pode ser adquirido por 1.500 rublos. Caso não queira pagar, é recomendável utilizar a versão gratuita do produto – Mini Frames. Claro, a versão gratuita é um pouco simplificada, mas sua funcionalidade será suficiente para trabalhos básicos.

Principais características do programa:

Criação de um perfil de funcionário com todos os dados (nome completo, foto, escolaridade, etc.);
Manter o “calendário” do responsável de RH (visitas, absentismo, licenças médicas);
Fazendo relatório;
Imprimindo os documentos necessários.

O programa possui uma interface intuitiva, para que mesmo um usuário inexperiente possa realizar o trabalho. Ressalta-se que o aplicativo também possui uma versão para rede.

O programa Pessoal ocupa uma posição de liderança entre os aplicativos gratuitos desenvolvidos para registros de pessoal. Se desejar, você pode adquirir uma licença, cujo custo não excede 1.000 rublos por ano. Nesse caso, você obtém funcionalidades adicionais.

O programa pode monitorar dados como:

Tributação;
Férias;
Atestado médico;
Cartão de funcionário;
Viagens de negócios;
Movimentos;
Dívidas.

Você pode trabalhar com o programa Salário e Pessoal não só através do computador, mas também via Internet, ou seja, pode ser utilizado um dispositivo móvel para esses fins.

Este é um aplicativo gratuito desenvolvido para trabalho de RH. Ao contrário de muitos programas, “Enterprise Employees” permite gerenciar várias organizações ao mesmo tempo. Para facilitar o trabalho com o aplicativo, os desenvolvedores disponibilizaram a possibilidade de trabalhar com três contas: Administrador, Usuário e Convidado. No primeiro caso, você pode criar e editar entradas. Já a conta “Usuário” permite apenas o preenchimento de bases de dados e documentos já criados. O convidado só pode visualizar a documentação finalizada.

As principais características do programa incluem:

Capacidade de capturar uma câmera (para obter uma foto de um funcionário);
Trabalhando com um scanner;
Criação de contratos de trabalho;
Desenvolvimento de novos templates;
Criação de pedidos;
Capacidade de calcular férias e tempo de serviço;
Manutenção de planilhas de ponto;
Lembrete da necessidade de realização de exame médico;
Upload de documentos para Word e Excel;
Envio de documentos para impressão.

O programa possui acesso à rede, o que significa que vários funcionários podem trabalhar com ele ao mesmo tempo. O número de empregos no programa não é limitado.

Este é um programa multifuncional que ajuda a melhorar o trabalho do departamento de RH. Ressalta-se desde já que o aplicativo é pago, mas pode ser utilizado em modo teste por 55 dias. Esse tempo é suficiente para estudar completamente a funcionalidade e entender se o aplicativo é adequado para funcionar na sua empresa.

Principais funções do "Kadry Plus":

Criação de cartões para cada funcionário;
Acompanhamento do tempo de trabalho;
Estruturação organizacional;
Classificação de cargos;
Formação de planilhas de ponto;
Criação de todos os pedidos necessários;
Cálculo do tempo de serviço dos funcionários;
Acompanhar a movimentação de cada funcionário;
Criação de templates para quaisquer documentos;
Exportar documentação para Excel;
Cálculo de férias.

Esta é uma lista incompleta de recursos do programa. Mais detalhes sobre a funcionalidade podem ser encontrados no site oficial dos desenvolvedores. Vale ressaltar que o aplicativo pode ser instalado mesmo em computadores fracos com Windows XP.

O departamento de RH é um programa multifuncional que pode até substituir o 1C. Você deve levar imediatamente em consideração que o aplicativo é pago. Os desenvolvedores oferecem às organizações orçamentárias e governamentais um desconto de 30%.

A interface do programa é intuitiva, portanto não deverá haver dificuldades no trabalho. É claro que podem surgir alguns mal-entendidos no início, uma vez que o “Departamento de RH” está equipado com um grande número de funções. Com o tempo, todo o trabalho será feito automaticamente.

Principais funções do aplicativo:

Criação de um cartão de funcionário detalhado;
Importação/Exportação de dados de 1C;
Criação de documentos pessoais;
Elaboração de cronogramas de pessoal;
Cálculo de todos os tipos de experiência;
Conexão de qualquer tipo de classificador;
Contabilização de férias e viagens de negócios;
Exportação de dados para envio ao Fundo de Pensões;
Trabalhando com relatórios padrão;
Estatísticas da organização (unidades livres e ocupadas).

Na verdade, esta não é toda a lista do que o programa pode fazer. Você pode trabalhar com o programa pela rede. Se necessário, você pode conectar um funcionário adicional, mas terá que pagar por cada conta.

Um aplicativo profissional necessário para o trabalho de RH. Graças ao programa “Personnel Business” a administração de RH é automatizada. O programa é direcionado a organizações que não possuem serviço de pessoal independente.

Gerenciar o programa não é difícil, portanto qualquer funcionário responsável pelo trabalho de RH pode realizar a tarefa. Mesmo um oficial de pessoal não treinado será capaz de manter registros completos de pessoal. A versão “Personnel Business” é distribuída gratuitamente. Se necessário, você pode atualizar para a versão “Pro”, mas por uma taxa adicional.

Funcionalidade do programa:

Manter registros de funcionários;
Acompanhamento de movimentos e atribuições;
Mesa de pessoal;
Planilha de horário;
Cálculo de experiência;
Planejamento de desenvolvimento de carreira dos funcionários;
Trabalhar com documentos regulatórios;
Imprimir os documentos necessários;
Criação de estatísticas textuais e gráficas;
Backup de banco de dados;
Capacidade de manter documentos de referência e regulamentares.

Graças à capacidade de criar consultas, você pode extrair qualquer informação do banco de dados. Neste caso, um procedimento semelhante pode ser realizado pelo próprio oficial de pessoal, sem o envolvimento de um administrador do sistema.

Conclusão

Não subestime os programas gratuitos. Eles não lidam com tarefas piores do que com produtos pagos. Claro, eles podem ter algumas nuances, mas isso não afeta muito o trabalho. Dos produtos pagos, recomenda-se atenção especial ao Pessoal 1C e ao Departamento de Recursos Humanos. Quanto ao software livre, o Personnel Business é uma excelente solução. Você precisa comparar produtos de software e escolher aquele que melhor se adapta à sua organização.

Revisão em vídeo do programa