Etapas de adaptação de pessoal em uma organização. Como acelerar a adaptação de um novo colaborador e reduzir custos de formação Período de adaptação de pessoal

30.03.2022

O que é adaptação laboral de pessoal - conceitos básicos

Por adaptação profissional entende-se um conjunto de processos através dos quais um colaborador é envolvido nas atividades da organização no âmbito da sua profissão e responsabilidades profissionais. A adaptação inclui muitos aspectos, uma vez que o colaborador se adapta não só às características profissionais do trabalho, mas também à equipe, à cultura corporativa, aos princípios específicos de funcionamento e demais características do trabalho de uma entidade empresarial individual.

O procedimento de adaptação dos colaboradores de uma organização praticamente não é contemplado pela legislação trabalhista. O único reforço legislativo do período especial é a menção nos artigos 70.º e 71.º do Código do Trabalho da Federação Russa a um período probatório na contratação, o que simplifica a relação entre trabalhadores recém-contratados e empregadores.

Em geral, os objetivos de adaptação do pessoal da organização são alcançar os seguintes resultados:

Reduzindo os custos associados à contratação de um novo funcionário. Independentemente do grau de profissionalismo, num novo local de trabalho o colaborador necessita de se adaptar às condições de trabalho de uma determinada organização. Portanto, um trabalhador que não se adaptou não revela plenamente o seu potencial laboral, o que acarreta custos indiretos para a empresa.
Melhorar o conforto psicológico dos colaboradores. Os novos funcionários muitas vezes enfrentam maior estresse durante o período pós-emprego. E conduzir um processo eficaz de adaptação de pessoal em uma empresa pode ajudar um funcionário a se sentir rapidamente como um especialista procurado e reduzir o estresse.
Taxas de rotatividade de pessoal reduzidas. Um processo de adaptação eficazmente organizado permite incutir inicialmente a ética e as regras corporativas nos colaboradores e aumentar significativamente a sua fidelização à empresa, uma vez que é na fase inicial do relacionamento que melhor se consegue a formação da imagem desejada da empresa na mente do funcionário. Consequentemente, esses trabalhadores estarão subsequentemente menos inclinados a mudar de emprego.
Maximizando a eficiência do processo de trabalho. Em geral, a adaptação laboral de um funcionário em uma organização permite reduzir o tempo gasto pela equipe e gestores na formação de um novo especialista e permite criar um processo estabelecido para introdução de novos funcionários sem reduzir a qualidade geral do trabalho. .

Nas grandes empresas, os funcionários individuais podem cuidar da adaptação de novos funcionários, enquanto nas pequenas empresas essas atividades podem ser delegadas aos supervisores imediatos dos funcionários, aos especialistas de RH ou ao próprio empregador ou aos seus representantes diretos.

Formas e métodos de realizar a adaptação do pessoal da organização

Existem agora muitos métodos para realizar a adaptação laboral de novos funcionários. A sua implementação prática direta deve levar em consideração todas as especificidades da atividade de um determinado colaborador e da empresa como um todo. Dessa forma, cada programa de adaptação deve ser desenvolvido individualmente. No entanto, os princípios gerais da sua construção podem incluir a utilização dos seguintes métodos:

Realização de seminários e palestras introdutórias com novos funcionários ou candidatos na fase de seleção de candidatos. Isto permitirá inicialmente familiarizar os futuros colaboradores e determinar as suas principais tarefas, bem como familiarizá-los com os princípios básicos do trabalho da organização, o que permitirá, em primeiro lugar, livrar-se de colaboradores que não o sejam inicialmente adequado para esse tipo de trabalho e, em segundo lugar, reduzir a carga psicológica dos novos empregados.
Organizar o contato direto entre o superior imediato e o colaborador com a participação de um especialista em adaptação. As conversas tripartidas conduzidas separadamente garantirão o máximo conforto no processo de adaptação, a ausência de divergências entre a gestão e os executores e proporcionarão uma oportunidade para realizar um monitoramento contínuo e eficaz das atividades de departamentos individuais ou funcionários da empresa.
Realização de cursos de capacitação. Os cursos especializados para colaboradores que iniciam um novo cargo ou para jovens profissionais que encontram emprego pela primeira vez são uma excelente forma de realizar a mais eficaz adaptação laboral do pessoal no local de trabalho.
Aumento flexível e gradual da carga. O método mais eficaz de envolvimento na atividade laboral é atribuir aos novos colaboradores tarefas simples e de fácil execução, para que o colaborador se sinta mais confiante e confortável com a sua complicação gradual. No entanto, neste momento, alguns especialistas em adaptação também podem praticar exactamente a abordagem oposta sob a forma de testes de esforço - proporcionar aos novos funcionários a carga de trabalho máxima possível, mesmo tarefas que eram inicialmente impossíveis, a fim de avaliar o seu potencial e encontrar as tarefas mais eficazes. soluções. Esta abordagem pode ser relevante principalmente para cargos criativos e trabalhadores para os quais a resistência ao stress é a principal qualidade empresarial.
Realização de eventos extra-laborais, festas corporativas, eventos externos. Muitas vezes, uma das questões mais difíceis no processo de adaptação dos colaboradores a uma organização é o seu relacionamento com a equipe. A oportunidade de conhecer melhor os colegas de forma lúdica e fora das responsabilidades diretas do trabalho é um bom método que simplifica a adaptação dos colaboradores na empresa e geralmente aumenta a eficiência global da equipa.

O empregador pode prever a utilização de diversas técnicas de adaptação. Porém, nem todos podem ser obrigatórios e nem todos são adequados para colaboradores de determinados cargos ou equipes específicas.

Os participantes obrigatórios no processo de adaptação de um novo funcionário devem ser:

O empregador ou seu representante direto. Na maioria das vezes, trata-se de um funcionário do departamento de RH ou de um especialista em adaptação de funcionários. A sua presença permite nivelar conflitos que possam surgir na equipa e eliminar manifestações de “trotes” num ambiente de trabalho difícil, bem como apoiar eficazmente o colaborador e desenvolver um plano individual para a sua adaptação ao empreendimento.
O supervisor do funcionário.É o supervisor imediato do funcionário quem melhor consegue entender as especificidades de seu departamento e o trabalho que o novo funcionário irá realizar. Portanto, em qualquer caso, ele deve estar diretamente envolvido no processo de adaptação dos novos colaboradores.

Por que é necessária a adaptação dos colaboradores de uma organização e é possível prescindir dela?

Cada parte da relação de trabalho persegue seus próprios objetivos estritamente definidos e tem certos requisitos para a outra parte. Assim, o empregado espera a oportunidade de trabalhar na direção de sua escolha, desenvolver e receber uma renda adequada ao seu esforço, enquanto o empregador está interessado na maior eficiência na utilização dos recursos trabalhistas e na redução de seus próprios custos com política de pessoal. Assim, o procedimento de adaptação de pessoal visa ajudar ambas as partes a alcançar a implementação eficaz dos seus próprios objetivos, já discutidos anteriormente.

No entanto, o próprio conceito de adaptação do pessoal da empresa apareceu no segmento de trabalho russo como um elemento das relações de trabalho há relativamente pouco tempo.

Apesar de, de facto, a adaptação de pessoal ocorrer em qualquer relação entre um trabalhador e um empregador, os empregadores nem sempre prestam atenção especial à sua implementação e preparação, colocando muitas vezes tanto os novos trabalhadores como os seus superiores imediatos e colegas numa posição incómoda. Tudo isso acarreta certos riscos - se você não integrar funcionários, isso pode implicar:

Tipos de adaptação do pessoal da organização

De referir que a adaptação do pessoal da organização pode ser dividida em vários tipos, dependendo dos aspectos a que o colaborador se irá adaptar, das suas qualidades pessoais e de outros critérios. Assim, do ponto de vista das formas e áreas às quais os novos colaboradores devem se adaptar, os tipos de adaptação de pessoal podem ser divididos em:

Social. A adaptação social de um trabalhador é a sua adaptação a uma nova sociedade, que é coletiva. Ao mesmo tempo, a adaptação social deve incluir a aceitação por parte do colaborador das normas internas, a atividade vigorosa e a procura do seu lugar na sociedade que se desenvolveu na organização.
Profissional. Inclui o desenvolvimento do colaborador como especialista na área de atividade escolhida, a formação nos mais recentes métodos de trabalho na mesma e o crescimento pessoal do colaborador como um dos representantes de uma determinada profissão com adaptação aos seus traços característicos sem referência às características de uma determinada empresa.
Produção. Adaptação industrial significa o processo de formação efetiva do empregado nas peculiaridades do trabalho em uma determinada produção, estabelecendo uma conexão entre o sujeito do trabalho e seus objetos e compreendendo as peculiaridades do processo de trabalho na empresa.
Psicológico. A adaptação psicológica significa a aceitação por parte do colaborador de atitudes especiais arraigadas e do formato das atividades da organização a nível mental, bem como a adaptação à rotina de trabalho, às normas regulamentares internas e demais exigências do empregador e da equipa.
Organizacional. Esta adaptação passa pela familiarização, aceitação e integração nos mecanismos de gestão e organização da empresa. O funcionário deve familiarizar-se com a estrutura hierárquica da empresa e compreender o seu próprio papel, direitos, responsabilidades e oportunidades dentro da empresa.
Econômico. Muitas condições de trabalho num novo local de trabalho podem diferir das expectativas do trabalhador em termos de remuneração direta. Garantir uma adaptação económica eficaz à realidade do trabalho numa empresa dará ao trabalhador a oportunidade de lidar rapidamente com o stress, e o empregador será capaz de utilizar corretamente as ferramentas motivacionais para influenciar os trabalhadores.

A natureza da adaptação pode ser dividida dependendo da experiência do funcionário. Está dividido de acordo com este critério em:

Adaptação primária. A adaptação primária de pessoal significa o processo de adaptação às condições de trabalho dos trabalhadores em início de carreira e sem experiência profissional. Assim, tal adaptação prevê uma abordagem especial aos trabalhadores e exige decisões específicas por parte do empregador.
Adaptação secundária. Este tipo de adaptação de pessoal envolve o processo de integração no processo de trabalho de especialistas que já possuem experiência profissional, mas não possuem uma compreensão completa de todas as nuances de trabalhar em uma determinada organização. Assim, o processo de adaptação deve incluir, em primeiro lugar, a familiarização com as especificidades do trabalho de uma empresa individual, e não da profissão como um todo.

Etapas e períodos de adaptação dos funcionários

Independentemente do tipo específico de adaptação dos trabalhadores às condições de trabalho na empresa, esta passa por vários períodos e etapas principais. A compreensão destes períodos e fases de adaptação dos colaboradores permite ao empregador implementar os métodos de gestão de RH mais eficazes. Em geral, os diferentes períodos de adaptação são assim:

No momento, muitas empresas russas não prestam a devida atenção à adaptação de novos funcionários. Via de regra, esse processo é negligenciado pelo desejo de economizar dinheiro da empresa ou pela falta de tempo e outros recursos. Não é surpreendente, uma vez que os custos de adaptação somam somas significativas.

Mas, como mostra a prática, poupar na adaptação de novos funcionários resulta em perdas financeiras significativamente maiores, e a maioria das demissões ocorre durante este período de tempo.

Isto levanta a questão: como podem os gestores atingir os objectivos se lhes faltam constantemente recursos humanos?

Hoje gostaria de reduzir a adaptação a conceitos muito simples, sob os auspícios: qualquer um pode fazer. Neste artigo veremos como reduzir o período de adaptação e os custos sem descurar a qualidade.

Etapas de adaptação de um novo funcionário

A adaptação de pessoal pode ser dividida em 3 etapas principais:

1. Etapa de familiarização.
Nesse momento, o funcionário compara seus objetivos com os objetivos da empresa, avalia até que ponto as expectativas correspondem à realidade e, via de regra, ao final da etapa de familiarização, o funcionário entende se o local de trabalho proposto é adequado para ele.

A gestão, por sua vez, tira uma conclusão sobre as capacidades e potencial do funcionário, determina o nível e o volume dos custos de desenvolvimento adicional (tempo, dinheiro). Via de regra, os i’s são pontilhados justamente na fase de estágio ou estágio probatório, cujo período, na maioria das vezes, coincide com a fase de familiarização.

2. Estágio de adaptação.
O período de adaptação de um recém-chegado pode durar até um ano, o período depende da influência na equipe. O funcionário aprende padrões, regras e se adapta aos colegas. Quanto mais rápido você conseguir se encaixar na equipe, mais rápido o processo será concluído.

3. Estágio de assimilação.
Nesta fase, podemos assumir que o especialista se adaptou à equipa e à funcionalidade, está orientado nas tarefas e consegue realizá-las, e aceita os valores estabelecidos. Via de regra, esses colaboradores já são considerados membros plenos da equipe.

O principal objetivo do processo de adaptação é reduzir os custos da organização devido aos seguintes fatores:

1. Acelerando o processo de entrada de um novo funcionário no cargo:
alcançar a eficiência de trabalho necessária no menor tempo possível;
reduzindo o número de possíveis tempos de inatividade e erros associados ao domínio de responsabilidades funcionais.

2. Redução do nível de rotatividade de pessoal:
redução do número de colaboradores que não completaram o período probatório;
redução do número de desligamentos de funcionários da empresa no primeiro ano de operação.

3. Economizar tempo e recursos do pessoal envolvido na adaptação.

4. Criar uma atitude positiva em relação ao trabalho, à empresa e à satisfação no trabalho.

Podemos destacar os TOP 5 motivos para um recém-chegado sair durante o período de adaptação:
1. Não entende exatamente o que querem dele (sem tarefas claras).
2. Não recebe explicações imediatas sobre o trabalho, não conhece processos de negócio e canais de comunicação.
3. Não acredita na realidade do alcance dos objetivos: não existem ferramentas suficientes para alcançá-los ou simplesmente não sabe como alcançá-los.
4. Treinamento muito longo e complexo ou funcionalidade complexa.
5. Acredita que o nível financeiro desejado não é alcançável.

Conhecendo os principais motivos, o gestor pode influenciá-los de forma a eliminar ou reduzir o risco de desligamento do funcionário. Via de regra, o primeiro e o quinto motivos são identificados nas reuniões de adaptação e aí encerrados, resta realizá-los em tempo hábil. Discutiremos como outros motivos podem ser influenciados no artigo abaixo.

Ao atrair novos funcionários, em decorrência da rotatividade ou ampliação do quadro de funcionários, cada novo funcionário traz prejuízos ao invés do lucro esperado até obter resultados positivos. Muito tempo e energia dos gestores e mentores são dedicados à formação do pessoal, que poderia ser utilizado para atingir os indicadores-alvo. Neste caso, acelerar o programa de adaptação e minimizar a participação de uma pessoa viva no processo de adaptação e formação é uma das formas de otimizar os custos do processo de adaptação.

Maneiras de acelerar e reduzir o custo de adaptação

Como treinar pessoal, colocar novos recrutas na batalha com mais rapidez, mas sem desperdiçar muitos recursos?

Existem 2 maneiras de reduzir esses custos:

1. Redução do tempo de assimilação e memorização de informações.
2. Reduzir o tempo que a empresa gasta em treinamento.

Vejamos cada um deles e comecemos pelo primeiro caminho.

7 maneiras de acelerar o processo de memorização

Existem coisas simples e básicas, ao implementá-las você pode obter uma melhoria dupla na memorização de novas informações.

1. Infográficos e fluxogramas.

Ao perceber uma informação, a pessoa a fragmenta, criando uma estrutura ou mapa semântico. Isso exige muitos recursos, por isso é aconselhável que o professor prepare com antecedência fluxogramas coloridos em forma de infográficos.

Essa preparação permitirá que você coloque imediatamente todo o material percebido nas prateleiras certas. Texto estruturado em fluxogramas economiza recursos cerebrais de um iniciante em sua própria construção. Essa abordagem acelera muito a memorização de novas informações e facilita. Isso acontece porque cada unidade semântica possui uma imagem anexada, o que ativa a memória associativa.

2. Materiais de vídeo.

Não é à toa que o YouTube se tornou o segundo mecanismo de busca do mundo depois do Google. As pessoas percebem melhor as informações através do vídeo, porque... afeta um número maior de canais de percepção: há imagem e som ao mesmo tempo e, se houver legendas embutidas, a pessoa também poderá ler. Assim, toda a atenção fica completamente imersa no processo de percepção e é difícil que pensamentos estranhos interfiram na memorização. Por exemplo, se o treinamento de um gestor para novos funcionários dura 2 horas, o treinamento em vídeo pode reduzir esse investimento para 20 minutos.

3. Cartões em vez de textos longos.

Quando uma empresa se desenvolve rapidamente, surgem constantemente novas tecnologias e regulamentações que precisam ser treinadas e implementadas no trabalho o mais rápido possível. Na maioria das vezes, especialmente se a empresa for grande, são usadas instruções de várias páginas. As informações neles contidas são importantes, mas como é percebida uma grande quantidade de texto? Via de regra, essas instruções não funcionam. Se for impossível evitar instruções e regulamentos longos, é necessário fazer deles cartões simples, curtos e informativos, contendo apenas a essência do assunto.

As cartas podem estar à mão, você pode encontrá-las rapidamente, olhar para elas e lembrar de uma nuance esquecida. Isso permite evitar erros, economizando dinheiro para a empresa na sua eliminação. Os formandos não se sentem intimidados por cartões curtos e concisos, ao contrário dos regulamentos de vários volumes, e isto reduz a rotatividade durante a indução.

4. Perguntas fora do padrão para as quais você precisa procurar uma resposta.

Qual manual será mais lembrado: no qual você precisa encontrar a resposta para a pergunta feita, ou no qual você só precisa ler e lembrar? O conhecimento adquirido de forma independente é melhor lembrado. É muito eficaz dar ao especialista uma lista de perguntas e o material em que ele deve encontrar a resposta, pedir-lhe que escreva brevemente as respostas, por exemplo, como no Twitter, no máximo 144 caracteres. Como mostra a prática, se um iniciante lê uma grande quantidade de informações, na maioria das vezes ele retorna com a cabeça vazia. E se você der uma lista de perguntas, a informação será percebida de forma mais consciente, pois ele vive a resposta. Dessa forma você elimina a necessidade de treinamento: forneça material, lista de perguntas e reserve um tempo para preparar uma resposta por escrito. As perguntas podem ser melhoradas, por exemplo, dada a tarefa de encontrar uma resposta às objeções do cliente.

5. Base de conhecimento.

O gerente pode preparar com antecedência respostas simples e concisas para perguntas frequentes. Isso economizará o tempo dos mentores e eliminará o efeito do telefone morto. Freqüentemente, os mentores transmitem respostas às perguntas de um recém-chegado ou transmitem informações a ele através do prisma de sua consciência, e o resultado é um telefone mudo.

A base de conhecimento permite eliminar tal erro e oferece a possibilidade de acessá-lo sempre que houver necessidade de estudar um tema, bastando que um especialista vá até a pasta apropriada;

6. Histórias.

As histórias da prática da empresa contêm regras de eficiência: o que pode ser feito e o que não pode ser feito. É fácil incluir nuances da cultura corporativa, da moral e de dados valiosos nas histórias. Afinal, é por meio das histórias que as pessoas lembram com facilidade e sem esforço tudo o que precisam. Você pode contar a história de um cliente com quem surgiu um problema por desconhecimento de uma regra; fale sobre quanto tempo e dinheiro o gerente perdeu devido a um erro.

É muito eficaz adicionar vídeos aos materiais de treinamento em que os colegas contam suas histórias pessoais de vida ou de desenvolvimento profissional e depois explicam como agir com base nos erros cometidos. Graças às histórias, os iniciantes não precisam explicar por que deveriam fazer isso e não de outra forma. Usando este método, o formando parece viver ele próprio as histórias; elas parecem tornar-se a sua experiência pessoal.

7. Aprendizagem passo a passo quando você precisa lembrar de um grande volume.

Quando for necessário ensinar uma grande quantidade de informações, elas devem ser divididas em 3 a 4 etapas e cada uma deve ser dada em seu momento, e não todas de uma vez. Muitas vezes, para trabalhar plenamente em algumas posições, você precisa conhecer muitos detalhes e especificidades. Aprender tal volume de uma só vez é uma tarefa muito difícil.

Como mostra a prática, para começar a trabalhar (nos primeiros 2 a 5 dias), o funcionário não precisa de todas as informações, mas de cerca de 10 a 20%. Aqueles. a coisa mais importante e importante. Além disso, quando ele já estiver acostumado, poderá receber a parte principal, ou seja, outros 50% das informações que recairão sobre as ações já realizadas pelo iniciante, erros e habilidades desenvolvidas na prática.

Os 20% restantes de informações são detalhes sutis que muitas vezes não são úteis e podem ser fornecidos na terceira etapa do treinamento, por exemplo, após 2 a 3 semanas de trabalho; Assim, o funcionário começa a trabalhar já nos primeiros dias de treinamento e se lembra muito melhor. Freqüentemente, 8 a 12% dos candidatos chegam ao final do treinamento; usando esse método, você pode aumentar esse número para 46 a 50% ou mais.

3 melhores práticas para acelerar o aprendizado

1. Chatbots no Telegram.

Este é um robô que preparou comandos e reações a eles. Existem designers online para organizar e configurar um bot; tudo o que você precisa fazer é colocar as informações necessárias na ordem exigida. Não é mais difícil do que fazer uma apresentação em PowerPoint. No bot do Telegram, você pode traçar um passo a passo de todo o período de estágio de cada recém-chegado. Assim, o papel de mentor pode ser desempenhado pelo próprio bot de telegramas, que orientará o iniciante em todas as etapas necessárias, aceitará relatórios de cada dia e dará respostas de um banco de perguntas frequentes. Na verdade, ao ingressar na empresa, o recém-chegado recebe tarefas do chatbot, anda pela empresa e aprende coisas novas, o que também está incluso na adaptação.

2. Bancadas de testes com casos de usuários reais e suas soluções.

Muitas vezes, os iniciantes aprendem apenas na teoria e não têm permissão para realizar tarefas reais, porque... eles podem fazer uma bagunça. Isso torna o aprendizado não apenas ineficaz, mas também desinteressante, o que afeta o resultado geral. Através do stand, os formandos poderão resolver problemas que os actuais colaboradores efectivamente enfrentam. Podem ser perguntas de usuários, casos, problemas compilados a partir dos mais encontrados. O estagiário precisa resolvê-los dentro de um determinado tempo. Usando este método, a adaptação ao trabalho pode ser reduzida em 40%. Afinal, cada bloco de teoria pode ser reforçado com a prática, passando em um teste com perguntas reais típicas dos clientes sobre o assunto.

3. Missões em treinamento – treinamento em formato de jogo.

Uma missão é um conjunto de enigmas; quando você resolve um, você obtém o próximo. Desta forma você pode integrar todo o sistema de treinamento em uma grande missão. Para passar, o funcionário precisará encontrar respostas para perguntas fora do padrão, passar em testes e realizar uma série de tarefas baseadas em casos. Depois de pensar detalhadamente na mecânica da missão, você pode adaptá-la a cada posição.

Como excluir a participação humana do processo de treinamento de funcionários

1. Ensino à distância

Os sistemas LMS de ensino a distância permitem controlar a visualização do material necessário e orientarão o iniciante pelo cenário desejado de todo o processo de aprendizagem. Os LMS são facilmente implementados em empresas de qualquer tamanho e podem reduzir significativamente o custo do treinamento em massa. Eles ajudam a resistir, especialmente em estruturas distribuídas.

2. Plano passo a passo.

É necessário anotar todos os passos com antecedência, como se estivesse criando um mapa de uma ilha do tesouro que o estagiário seguirá de forma independente. Muitas vezes você tem que tomar conta de novatos porque eles não têm um mapa claro de ações, agendadas por horas e minutos. É importante escrever onde ele encontrará uma base de conhecimento, respostas às perguntas mais frequentes e um especialista a quem possa recorrer em caso de emergência, etc. É importante reservar um tempo para criar um plano passo a passo para o estagiário receber pela manhã e apresentar um relatório à noite. Esse mapa eliminará a necessidade de investir tempo em explicações que você mesmo possa obter. Aqueles. reduzirá o tempo para dominar as responsabilidades do trabalho.

3. Não contrate quem não é capaz de aprender rapidamente.

Para inicialmente escolher mais ao selecionar, você deve prestar atenção a:
- habilidades analíticas;
- desejo de autodesenvolvimento;
- responsabilidade.

O mais importante neste caso são as capacidades analíticas, pois têm o maior impacto no resultado da aprendizagem e são as mais fáceis de avaliar. Com habilidades numéricas e verbais desenvolvidas, via de regra, o funcionário apreende rapidamente o material e entra em detalhes. Isto pode ser avaliado antes da entrevista, por exemplo, através de testes (como CAT) ou tarefas experimentais. Isso permite que você selecione os caras mais legais e inteligentes e não perca tempo na entrevista com aqueles que não conseguem trabalhar no ritmo desejado. Se falamos do desejo de autodesenvolvimento, o outro lado da moeda pode se tornar o efeito. de uma xícara transbordando quando ouvimos: “Já sei tudo”. Com tal atitude fica difícil construir um trabalho eficaz. Pois bem, a responsabilidade é importante porque as tarefas atribuídas devem realmente ser realizadas e no tempo previsto.

O triste é que as consequências da falta de um sistema de treinamento competente não são óbvias, elas se manifestam a longa distância e são difíceis de rastrear se você não se concentrou nisso com antecedência.

Se você não resolver este problema agora, surgirão perdas:
-para a empresa, na forma de diminuição da rentabilidade, o lucro cessante aumenta;
-para os gestores de topo na forma de deterioração das relações com os proprietários, que começam a ter dúvidas sobre a eficiência do trabalho - começam a cortar cargos, convidam consultores anti-crise que criam as suas próprias regras na empresa;
- para o serviço de RH na forma de redução de orçamentos, aumento de exigências para candidatos e redução de salários.

Ao trabalhar para melhorar a eficiência do processo de onboarding, você economizará significativamente os custos da empresa e aumentará a rentabilidade dos departamentos responsáveis.
É claro que, idealmente, é necessário aplicar todos os métodos descritos em um complexo, mas mesmo uma ferramenta implementada separadamente aumenta significativamente a eficiência.

“Departamento de Recursos Humanos de uma Organização Comercial”, 2013, N 9

ADAPTAÇÃO DE UM NOVO FUNCIONÁRIO NA ORGANIZAÇÃO

Todo mundo começa a trabalhar mais cedo ou mais tarde. Alguns - negócios privados, atividade empreendedora, trabalho de gestão. Outros são trabalhadores contratados mediante contrato de trabalho, o que significa posição subordinada. Mas não importa quem você seja - um líder, um gerente de vendas, um advogado ou um fundador - você, em qualquer caso, enfrentará o problema de adaptação dos funcionários à organização. É verdade que num caso - como novo trabalhador em adaptação às condições de trabalho, e no outro - como gestor ou proprietário de uma organização, obrigado a proporcionar condições favoráveis à adaptação dos contratados. Este artigo revela o problema da adaptação de pessoal em dois aspectos - na posição de iniciante e na posição de empregador.

O que é adaptação de pessoal?

Num sentido amplo, a palavra “adaptação” significa o processo de adaptação de um organismo a novas condições de existência. Na vida uma pessoa enfrenta uma variedade de situações, ela tem que se adaptar às pessoas, ao ambiente, às circunstâncias... A adaptação às condições externas ocorre constantemente. A esfera do trabalho não foge à regra, mas a adaptação tem características próprias.

A adaptação dos colaboradores pode ser definida como o processo de “incorporação” na organização, adaptação ao ambiente de trabalho, condições e modos de trabalho, bem como ao ambiente social da organização. A adaptação implica mudar o próprio comportamento de acordo com as exigências do ambiente, o que aumenta a eficiência no desempenho das funções laborais e contribui para a obtenção de melhores resultados. O sucesso e a rapidez de adaptação de um novo colaborador são indicadores de um elevado nível de desenvolvimento da equipa, da sua coesão e integração interna.

Metas de adaptação de pessoal

O principal objetivo do procedimento de adaptação é facilitar a entrada de um novo colaborador na vida da organização, no menor espaço de tempo, com o mínimo de perdas psicofisiológicas e os mais elevados indicadores de eficiência no trabalho. Este objetivo pode ser considerado alcançado nas seguintes condições:

1. O recém-chegado comete um número mínimo de erros relacionados ao domínio das responsabilidades funcionais.

2. Interação competente e amigável entre o novo funcionário e colegas.

3. O funcionário desempenha suas funções de forma eficiente e o mais rápido possível.

4. Satisfação dos funcionários com o novo emprego.

5. Redução da rotatividade de pessoal.

Tipos de adaptação de pessoal

Na literatura, a adaptação de pessoal é classificada de forma diferente dependendo dos critérios selecionados: a adaptação de funcionários e a adaptação organizacional são diferenciadas por assunto; de acordo com a presença de experiência profissional - adaptação primária (pessoas sem experiência profissional) e secundária (pessoas com experiência profissional); por natureza - ativo (o novo colaborador se esforça para se adaptar às condições de trabalho) adaptativo e passivo (o colaborador não realiza ações especiais para ingressar na equipe); de acordo com os resultados - progressivo (como resultado, aumenta a produtividade do trabalho, o nível de disciplina e a comunicação social eficaz do funcionário) adaptativo e regressivo (diminuem os indicadores; típico para o caso em que as metas de adaptação não são alcançadas).

Consideremos mais detalhadamente a classificação de acordo com o assunto do dispositivo, ou o conteúdo da informação. De acordo com este critério, distinguem-se seis tipos de adaptação.

1. A adaptação corporativa é uma etapa introdutória da atividade laboral. Envolve familiarizar o novo colaborador com os objetivos e prioridades estratégicas da empresa, obtendo informações sobre a sua posição no mercado, estrutura, órgãos sociais, procedimentos de fluxo documental, contrapartes e procedimento de interação com elas, entre outros aspectos da atividade. A direção geral do trabalho futuro fica clara para um recém-chegado: trabalhar em uma grande empresa manufatureira com capital estrangeiro e com uma equipe de 1.000 pessoas é uma coisa, mas em uma pequena empresa que desenvolve atividades de comércio e compras no território de um município, com uma equipe de cerca de 20 pessoas, é outra bem diferente.

2. Adaptação social - adaptação do colaborador ao ambiente social da organização, aceitação das normas de comportamento e comunicação existentes na equipa, construção de um sistema de relacionamento com os colegas. Nessa fase, o colaborador aprende a se comunicar com o gestor, subordinados e pares; com quem almoçar, fumar, que assuntos e com quem não se deve comunicar, a quem recorrer para obter ajuda, conselhos, etc.

3. Adaptação organizacional é o domínio das questões organizacionais e cotidianas relacionadas a onde deixar suas coisas, quando e onde os salários são pagos, quem ajudará a montar um computador, onde tomar chá, como emitir um passe, quem encomenda artigos de papelaria, como é costume comemorar aniversários e etc.

4. Adaptação técnica (tecnológica) - domínio do novo colaborador sobre os equipamentos e softwares utilizados na organização (telefone, fax, scanner, impressora, computador, etc.).

5. A adaptação profissional é a adaptação às condições de trabalho, o domínio das funções laborais, o desenvolvimento de qualidades pessoais profissionais e uma atitude positiva perante o trabalho. A adaptação profissional é mais rápida se o colaborador tiver oportunidade de aprender, por exemplo, por meio de cursos, treinamentos ou com a ajuda de um mentor.

6. Adaptação psicofisiológica é a adaptação do trabalhador ao regime de trabalho e descanso da organização. Os regimes podem variar significativamente entre organizações. Condições incomuns para um iniciante exigirão tempo para adaptação fisiológica e desenvolvimento de uma atitude positiva em relação a tais condições. Por exemplo, é muito difícil para uma pessoa que nunca trabalhou em turnos habituar-se a trabalhar à noite ou passar de uma jornada de trabalho de 8 horas para uma jornada de 12 horas. Horas extras e longas viagens de negócios também acabam sendo um grande estresse para aqueles que nunca enfrentaram isso.

A adaptação psicofisiológica bem-sucedida é uma das condições sérias para um trabalho mais eficaz de um funcionário.

Estágios de adaptação

As etapas de adaptação de um novo colaborador são etapas sucessivas de adaptação às condições de trabalho na organização. Se considerarmos a “vida profissional” de um trabalhador médio, podemos distinguir as seguintes etapas da sua adaptação desde o momento do emprego até ao momento do trabalho estável.

1. Fase preliminar. A sua duração depende da urgência do preenchimento da vaga e pode variar de alguns dias a várias semanas. Neste momento, é preparado um local de trabalho e um conjunto de roupas de trabalho para o recém-chegado, um computador ou outro equipamento é alocado e um mentor é identificado. Um funcionário que chega a uma organização onde foi dada a devida atenção a esta etapa terá uma sensação de estabilidade e confiabilidade, o que é importante na escolha do local de trabalho. Se um candidato já foi selecionado para uma determinada posição, é uma boa ideia apresentá-lo à equipe antes de ser contratado - isso aliviará um pouco a tensão psicológica.

2. A fase introdutória é, em regra, a primeira semana de trabalho, quando o colaborador se inscreve no departamento de RH, assina contrato de trabalho, descrição do cargo, familiariza-se com o regulamento interno do trabalho e demais regulamentos locais, realiza formação sobre segurança e proteção do trabalho, conhece a direção da empresa, colegas, subordinados.

3. A tomada de posse é uma das etapas-chave em que fica claro se o novo colaborador consegue cumprir as metas e objetivos traçados e se continuará a sua carreira profissional nesta organização. A posse do cargo dura cerca de três meses, ou seja, durante o período probatório. Nesse período, o colaborador desenvolve determinados padrões de relacionamento interpessoal na equipe, aplica suas competências e habilidades profissionais no desempenho das tarefas que lhe são atribuídas e passa por treinamentos, que podem ser expressos na forma de mentoria ou participação em cursos e treinamentos. Nesta fase é muito importante prestar apoio psicológico ao novo colaborador, avaliar a eficácia das suas atividades, se necessário, ajudar na resolução de tarefas intermédias, fornecer exemplos práticos de resolução de situações semelhantes na organização, e também prestar assistência em estabelecer relacionamentos com colegas.

4. Estágio final (funcional). Nesta fase, são somados os resultados do período probatório, avaliado o nível profissional e a preparação do colaborador para o desempenho das tarefas laborais. Um funcionário que completou um período probatório é geralmente caracterizado como tendo concluído com sucesso a adaptação ao trabalho. Nesta fase, ele não experimenta sentimentos de tensão, medo ou incerteza; dominou a quantidade necessária de conhecimentos e habilidades, função profissional; seus indicadores de desempenho são satisfatórios para o chefe do departamento; O colaborador comunica-se livre e facilmente com os colegas e sabe como chegar a um compromisso e defender a sua opinião.

Métodos de adaptação de pessoal

O método de adaptação é entendido como um conjunto de métodos, meios e técnicas que permitem que um novo funcionário se torne parte integrante da equipe e do processo produtivo. Ou seja, trata-se, no essencial, de medidas que visam criar condições favoráveis à efetiva entrada de um novo trabalhador no cargo. Os métodos de adaptação podem ser muito diferentes, entre eles podem ser distinguidos:

Treinamento no local de trabalho;

Treinamento, jogo de negócios;

Visita introdutória;

Demonstração de filmes educativos;

Mentoria;

Supervisão pelo departamento de RH;

Testando.

Os métodos de adaptação são selecionados individualmente, em relação a um determinado colaborador, tendo em conta as suas competências profissionais e estado psicofisiológico.

A instrução no local de trabalho é realizada por especialistas do departamento de proteção do trabalho ou chefes de divisões estruturais da organização de acordo com programas e regulamentos adotados pela organização e aprovados na forma prescrita de acordo com os requisitos dos atos legislativos e outros atos legais regulamentares sobre proteção trabalhista, regulamentos locais da organização, instruções de segurança trabalhista, documentação técnica e operacional.

Treinamentos e jogos de negócios permitem ao colaborador desenvolver o pensamento analítico, resolvendo diversos problemas simulados em determinadas áreas de trabalho, e estabelecer comunicação empresarial e amigável com os colegas caso a solução seja escolhida em conjunto. Os treinamentos visam treinamentos intensivos de curta duração (de um a cinco dias), durante os quais geralmente são realizados pequenos seminários teóricos, palestras e, em seguida, treinamento prático das informações ou habilidades adquiridas. Os participantes são apresentados a uma determinada situação de vida atual e solicitados a encontrar uma solução. Um jogo de negócios é um tipo diferente de treinamento; envolve a simulação de uma situação de negócios. Os participantes do jogo recebem funções e devem agir como fariam na vida real. Isso permite considerar diferentes padrões de comportamento e, ao analisá-los, identificar erros e encontrar a solução ótima para cada caso. Como resultado, se uma situação semelhante surgir num ambiente de negócios real, os funcionários tomarão rapidamente a decisão certa. Os treinamentos e jogos de negócios podem ser realizados no escritório da empresa, praticamente sem interrupção do trabalho regular dos funcionários. A eficácia de tais eventos é que seus resultados, via de regra, são imediatamente utilizados pelos colaboradores em seu trabalho.

Existem também sistemas de formação de longa duração, como cursos de formação avançada.

A maioria das organizações atribui um mentor a um novo funcionário durante o período de estágio, que apresenta ao recém-chegado questões profissionais, organizacionais e corporativas, ajudando-o a dominar as funções do trabalho e a se aproximar da equipe no menor tempo possível.

Durante conversas pessoais com seu supervisor imediato ou especialista de RH, os funcionários recebem informações úteis e respostas às suas dúvidas.

A supervisão do serviço de RH é uma espécie de mentoria “remota”, durante a qual o especialista de RH solicita periodicamente aos chefes de departamento informações sobre o novo funcionário, o trabalho que realizou, estado psicológico, humor, etc. convide o funcionário para conduzir conversas e testar a eficácia da adaptação.

Os tours introdutórios ajudam você a se acostumar rapidamente com o empreendimento, entender onde determinadas divisões estão localizadas, quem faz o quê, quem você pode contatar e sobre quais questões.

A demonstração de filmes de treinamento também é uma das formas de treinamento que permite ao funcionário se adaptar a um novo local. Os filmes de treinamento podem ser dedicados a situações específicas da vida que já surgiram em uma organização ou a como se comportar profissionalmente. Após assistir ao filme, o colaborador tem a oportunidade de analisar essas situações, discuti-las com um mentor ou colegas de trabalho e expressar seu posicionamento.

Gestão de adaptação trabalhista

A gestão da adaptação laboral é a atividade do empregador no planeamento, organização, condução e acompanhamento do processo de adaptação de um novo colaborador na organização. Os chefes da organização e os chefes das divisões estruturais devem abordar seriamente a questão da adaptação dos novos colaboradores, uma vez que a sua qualidade afeta diretamente a eficiência do trabalho.

Os objetivos da gestão da adaptação são:

Garantir a obtenção acelerada de indicadores de desempenho aceitáveis;

Facilitar a entrada de um novo colaborador na equipa, reduzindo os seus sentimentos de ansiedade e insegurança;

Redução da rotatividade de pessoal;

Economizando o tempo dos colegas recém-chegados, que teria sido gasto em ajuda e aconselhamento;

Aumentar a satisfação no trabalho dos novos funcionários;

Economia geral de custos.

A gestão da adaptação laboral inclui três elementos organizacionais inter-relacionados:

1. Consolidação estrutural das funções de gestão da adaptação.

2. Aplicação de métodos de adaptação de pessoal.

3. Apoio informativo ao processo de adaptação.

A consolidação estrutural das funções de gestão da adaptação envolve a atribuição de uma unidade estrutural especial na organização que trata de questões de gestão da adaptação laboral, em particular, a distribuição de especialistas envolvidos na gestão da adaptação entre divisões (oficinas, departamentos). Em regra, o departamento de RH desempenha as funções de gestão da adaptação laboral, desenvolve diversos documentos locais para melhorar a eficiência deste processo, organiza formações e outras formas de educação, organiza mentorias e monitoriza a eficácia da aplicação de métodos de adaptação.

Com base nos resultados da aplicação dos métodos de adaptação discutidos acima, o empregador resume os resultados da adaptação do novo empregado.

O suporte informativo ao processo de adaptação está associado à recolha e avaliação de indicadores do seu nível e duração, caracterizando a eficácia da atividade laboral, a participação ativa do colaborador nas suas diversas áreas, a satisfação do colaborador com o trabalho como um todo ou com o seu aspectos individuais.

Assim, a gestão da adaptação laboral é uma das importantes áreas de actividade de qualquer organização, que permite resolver muitos problemas na fase inicial de emprego e conduz a elevados indicadores de desempenho e à criação de um ambiente amigável na equipa.

E. Yu.

especialista em revista

"Departamento de Recursos Humanos

organização comercial"

Assinado para publicação em 30 de agosto de 2013

Adaptação, integração

Palavras-chave:

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O período durante o qual uma pessoa se adapta às novas, estuda regras e padrões corporativos, é chamado de adaptação.

Cada empresa desenvolve e implementa seus próprios métodos e técnicas para ajudar na rápida adaptação de um novo funcionário. O objetivo desses métodos é criar condições sob as quais o processo de adaptação ocorra com muito mais rapidez, a partir das quais a pessoa começará a trabalhar com eficiência.

Se isso não acontecer, um novato poderá passar por isso imediatamente após ser contratado. A introdução de um programa de adaptação pode reduzir a rotatividade de pessoal, apresentar claramente as tarefas profissionais do funcionário e reduzir o tempo natural de adaptação de um novo funcionário.

O processo de adaptação é um processo bidirecional. Por um lado, o funcionário que consegue um emprego assume a responsabilidade pela decisão que toma. Por outro lado, uma empresa, ao contratar um recém-chegado, assume obrigações.

Tipos de adaptação

Os principais tipos de período de adaptação incluem:

Com base nos tipos de percepção individual de um iniciante, o processo de adaptação também pode ser dividido em vários tipos:

Negação. Isso ocorre quando um funcionário não concorda com os valores da empresa. Os padrões e regras da empresa vão contra suas crenças. Nesses casos, a pessoa pede demissão no primeiro mês de trabalho.
Conformismo. O novato aceita tudo o que a empresa oferece. Essas pessoas constituem a espinha dorsal da organização.
Mimetismo. O empregado aceita as normas secundárias e não aceita as principais. Essas pessoas constituem um grupo de risco; estão prontas para desistir a qualquer momento.
Individualismo adaptativo. O colaborador aceita as normas e regras básicas, mas se afasta de algumas menores, mantendo sua individualidade. Esses funcionários trabalham bem na empresa há muito tempo.

A adaptação, bem desenvolvida e executada, permite:

Reduzir a rotatividade de pessoal em 30-40%
Desenvolva um funcionário que entenda suas tarefas e as execute bem
Forme uma equipe coesa e amigável

Além disso, com um sistema devidamente desenvolvido, a gestão da empresa pode descobrir se há problemas no sistema, e mentores e gestores podem desenvolver qualidades gerenciais.

Técnicas de uma pessoa adaptável

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