Zasady sporządzania dokumentów zarządczych. Nadanie dokumentom mocy prawnej. Definicja pojęcia „moc prawna dokumentu”. Szczegóły nadające dokumentowi moc prawną Moc prawna dokumentu elektronicznego
Przeczytaj także
Wykorzystywanie informacji pisemnych w działalności zarządczej jest możliwe pod warunkiem poświadczenia ich oficjalności, rzetelności i autentyczności. Aby dokument zarządczy był bezsporny i wiążący, musi być zgodny z normami prawnymi, a urzędnik, który go wydał, musi działać w granicach swoich uprawnień. Te właściwości dokumentu określa koncepcja „mocy prawnej dokumentu”.
Moc prawna dokumentu- właściwość dokumentu urzędowego przekazanego mu na mocy obowiązującego ustawodawstwa, kompetencje organu, który go wydał oraz ustalona procedura wykonania.
Tym samym organ zarządzający lub urzędnik wydający dokument jest obowiązany:
Przygotowując dokument, przestrzegaj obowiązujących przepisów
ustawodawstwo;
- wystawiać dokumenty wyłącznie w zakresie swoich kompetencji;
- przestrzegać aktualnych krajowych przepisów dotyczących sporządzania i wykonywania dokumentów.
W konsekwencji o mocy prawnej dokumentu decyduje zarówno treść, jak i forma dokumentu.
Rozważmy szczegóły, które decydują o mocy prawnej dokumentu.
Omówione wcześniej szczegóły formularza („nazwa organizacji będącej autorem dokumentu” oraz „miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu”) to także szczegóły, które nadają dokumentowi niezbędny status prawny.
Szczegół 11 „Data dokumentu”. Datą dokumentu jest data jego podpisania lub zatwierdzenia, dla protokołu – data posiedzenia, dla aktu – data zdarzenia. W przypadku dokumentów poświadczonych notarialnie datą dokumentu może być data jego notarialnego poświadczenia. Dokumenty wydawane przez dwie lub więcej organizacji muszą mieć tę samą (jedną) datę.
Datę dokumentu zapisuje się cyframi arabskimi w następującej kolejności: dzień miesiąca, miesiąc, rok. Dzień miesiąca i miesiąc zapisuje się dwiema parami cyfr arabskich oddzielonych kropką, rok czterema cyframi arabskimi, na przykład 12.01.2007. Dopuszczalny jest ustny i cyfrowy sposób formatowania daty, np. 12 stycznia 2007 r., a także formatowanie daty (najczęściej do korespondencji z partnerami zagranicznymi) w następującej kolejności: rok, miesiąc, dzień miesiąca, np. : 2007.01.12.
Szczegół 12 „Numer ewidencyjny dokumentu” składa się z numeru seryjnego w rejestrowanym zestawie dokumentów (umowy, zamówienia, listy wychodzące itp.), które według uznania organizacji można uzupełnić indeksem spraw według nomenklatury, informacjami o wykonawcy, korespondencie itp. To szczegół jest unikalnym identyfikatorem dokumentu w tablicy przedsiębiorstwa informacyjnego.
Numer rejestracyjny dokumentu opracowanego wspólnie przez dwie lub więcej organizacji składa się z numerów rejestracyjnych dokumentów każdej z tych organizacji, oddzielonych ukośnikiem, w kolejności wskazywania autorów w dokumencie.
Rejestracja dokumentu, rejestracja faktu jego przejścia przez dany system zarządzania, nadaje dokument oficjalny charakter. Równolegle z rejestracją dokumentu obsługa urzędu sprawdza poprawność wybranego formularza, autentyczność podpisu urzędnika wskazanego na dokumencie, kompletność poświadczenia dokumentu itp.
Rekwizyty 16 „Pieczęć zatwierdzenia dokumentu” sporządzone na dokumentach, które nie mogą zostać wprowadzone w życie przez urzędników, którzy je podpisali. Dokumenty takie nabierają mocy prawnej po zatwierdzeniu przez kierownika organizacji, kolegialny organ zarządzający lub wyższą władzę lub organ zarządzający.
Na przykład opisy stanowisk pracy dla pracowników przedsiębiorstwa są sporządzane na wspólnym formularzu, podpisywane przez kierownika jednostki strukturalnej i muszą zostać zatwierdzone przez kierownika przedsiębiorstwa.
Zatwierdzenia można dokonać na dwa sposoby, które mają jednakową moc prawną: przez urzędnika lub za pomocą specjalnie wydanego dokumentu.
W pierwszym przypadku stempel zatwierdzenia dokumentu musi składać się z napisu ZATWIERDZONO (bez cudzysłowu), tytułu stanowiska osoby zatwierdzającej dokument, jej podpisu, inicjałów, nazwiska i daty zatwierdzenia.
Przy zatwierdzaniu dokumentu innym dokumentem: uchwałą, decyzją, postanowieniem, protokołem - pieczęć zatwierdzająca składa się ze słowa ZATWIERDZONY (ZATWIERDZONY, ZATWIERDZONY lub ZATWIERDZONY), nazwy dokumentu zatwierdzającego w walizce instrumentalnej, jego daty, numeru. Słowo ZATWIERDZONE zgadza się co do rodzaju i liczby z nazwą rodzaju zatwierdzanego dokumentu.
Przykłady projektów rekwizytów
Pieczęć zatwierdzenia dokumentu znajduje się w prawym górnym rogu dokumentu (załącznik nr 7).
Gdy dokument jest zatwierdzany przez kilku urzędników, ich podpisy są umieszczane na tym samym poziomie.
Po zatwierdzeniu dokumentu nie wolno wprowadzać w nim zmian ani uzupełnień bez zgody osoby zatwierdzającej dokument. Odpowiedzialność za jakość sporządzenia dokumentów i rzetelność danych w nich zawartych ponoszą osoby, które dokumenty przygotowały, zatwierdziły i podpisały.
Rekwizyty 22 „Podpis dokumentu”- najważniejszy i najstarszy wymóg dokumentu zarządczego. Uważa się, że powstało ono jednocześnie z pojawieniem się pisma.
Na przykład wzmianki o używaniu podpisów znajdują się wśród Babilończyków w czasach króla Hammurabiego (ok. 2300 p.n.e.), w Biblii – w księgach proroków Daniela i Nehemiasza (ok. 500-400 p.n.e.). W Egipcie za panowania Kleopatry (69-30 p.n.e.) oraz w Cesarstwie Rzymskim za czasów Juliusza Cezara (102 lub 100-44 p.n.e.) podpis stanowił już integralną część dokumentów.
Szczegół „Podpis” obejmuje: tytuł stanowiska osoby, która podpisała dokument (pełny, jeśli dokument nie jest sporządzony na papierze firmowym organizacji i skrócony w przypadku dokumentu sporządzonego na papierze firmowym); podpis osobisty; odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko), np.:
Wiceprezes Stowarzyszenia
przedsiębiorstw regionalnych GLIN. Borysów AA Borysów
lub na formularzu
Wiceprezydent GLIN. Borysów AA Borysów
Szczegóły umieszcza się 2-3 wiersze po tekście dokumentu. Podczas transkrypcji podpisu urzędnika inicjały i nazwisko są drukowane ze spacją i na poziomie ostatniej linijki tytułu stanowiska.
Podpisując dokument przez kilku urzędników, ich podpisy składane są jeden pod drugim w kolejności odpowiadającej zajmowanemu stanowisku, np.:
Dyrektor generalny M.V. Larin M.V. Larin
Główny księgowy Z.V. Maryasz Z.V. Maryasz
W przypadku podpisania dokumentu przez kilka osób o jednakowych stanowiskach ich podpisy składane są na tym samym poziomie.
Dokumenty sporządzone przez komisję nie wskazują stanowisk osób podpisujących dokument, ale ich obowiązki w ramach komisji, np.:
Przewodniczący Komisji V.D. Banasiukewicz V.D. Banasiukewicz
Członkowie Komisji JAKIŚ. Sokowa JAKIŚ. Sokowa
O.I. Rysków O.I. Rysków
Dokument może podpisać pełniący obowiązki urzędnika. W takim przypadku należy wskazać jego faktyczne stanowisko (np. pełniącego obowiązki dyrektora) oraz transkrypcję jego podpisu (inicjały i nazwisko). Niedopuszczalne jest umieszczanie przyimka „For”, odręcznego napisu „Zastępca”. lub ukośnik przed nazwą stanowiska.
Podpis racja dokumenty zarządcze z reguły należą do kompetencji kierownika organizacji lub jego zastępców zgodnie z podziałem ich obowiązków. Ustalają go dokumenty organizacyjne (statut, regulamin organizacji) i administracyjne (rozporządzenia) organizacji.
W statucie organizacji uregulowane jest, jakie uprawnienia przysługują organom zarządzającym reprezentacyjnym i wykonawczym (jedynym i kolegialnym), a także podpisywanie (zatwierdzanie) dokumentów należy do kompetencji odpowiedniego organu. Procedurę działań i podejmowania decyzji przez kierownika organizacji można ustalić w umowie między nim a uczestnikami (założycielami) organizacji, a także w lokalnych dokumentach regulacyjnych osoby prawnej.
Menedżer zarządza bieżącymi działaniami, ma bezwarunkowe prawo do podpisywania dokumentów(w zakresie swoich kompetencji zgodnie z dokumentami założycielskimi).
Uregulowanie prawa do podpisu jest szczególnie istotne w sytuacji, gdy w ciągu dnia podpisywanych jest duża liczba dokumentów. W takim wypadku menadżer może (i ze stanowiska efektywnego kierownictwa jest zobowiązany) przekazać swoje uprawnienia, te. przenieść część swoich praw i obowiązków w zakresie podejmowania decyzji (podpisywania dokumentów) i wykonywania swoich czynności na swoich podwładnych, którzy również przyjmują za nie odpowiedzialność.
Taki podział uprawnień formalizowany jest poleceniem przełożonego, w którym określa on granice podejmowania decyzji oraz stopień odpowiedzialności podwładnych. Przeniesienie niektórych uprawnień możliwe jest także na podstawie pełnomocnictwa.
Dokumenty elektroniczne można podpisywać przy użyciu technologii elektronicznego podpisu cyfrowego, niektóre aspekty jej zastosowania zostaną omówione w kolejnych rozdziałach podręcznika.
Rekwizyty 23 „Pieczęć zatwierdzenia dokumentu”. Projekty dokumentów przygotowane przez jedną organizację i mające wpływ na interesy innej można z nią uzgodnić, umieszczając na dokumencie pieczęć zatwierdzającą.
Sporządza się go na ostatniej kartce dokumentu poniżej i po lewej stronie wszystkich podpisów.
Uzgadniając dokument z organizacją wyższego szczebla, może zaistnieć sytuacja, że dokument zostanie zatwierdzony przez urzędnika znajdującego się wyżej w hierarchii kierowniczej niż menadżer podpisujący dokument. W tym przypadku doradczy charakter normy pozwala na zmianę położenia detali, a pieczątkę aprobaty można umieścić w górnej części dokumentu.
Pieczęć zatwierdzająca zawiera słowo ZGODNIE, wydrukowane wielkimi literami i bez cudzysłowów.
Zatwierdzając dokument, urzędnik wskazuje stanowisko kierownika, podając nazwę organizacji, w której dokument jest zatwierdzany, jego osobisty podpis, nazwisko, inicjały i datę.
Istnieje możliwość uzgodnienia innego dokumentu: pisma, protokołu itp. W takim przypadku należy wskazać nazwę dokumentu, jego datę i numer.
Przykłady projektów rekwizytów
„Pieczęć homologacyjna”
Rekwizyty 25 „Odcisk pieczęci”. Historia pojawienia się pieczęci jako elementu dokumentu, a także podpisu, sięga tysięcy lat. W starożytności druk był szeroko rozpowszechniony zarówno w stosunkach biznesowych, jak i w komunikacji osobistej. Bardzo często pieczęć zastępowała odręczny podpis właściciela.
We współczesnej pracy biurowej wyraźnie rozróżnia się stosowanie podpisu i pieczęci. Podpis może być używany zarówno w kontaktach interpersonalnych, jak i biznesowych, tj. jest uniwersalnym sposobem uwierzytelnienia dokumentu i nadania mu statusu prawnego. Pieczęć, jako środek poświadczający autentyczność podpisu i potwierdzający jego moc prawną, jest używana wyłącznie w oficjalnych dokumentach organizacji.
Pieczęć umieszczana jest na oryginałach dokumentów organizacyjnych (statutów, regulaminów, regulaminów, instrukcji), a także dokumentów potwierdzających uprawnienia urzędników, fakty dotyczące wydatkowania środków i majątku materialnego itp. Pieczęć służy również do poświadczania kopii oficjalnych dokumentów organizacji.
Pieczęć powinna być umieszczona w taki sposób, aby odcisk oddawał część słów imienia i nazwiska urzędnika podpisującego dokument oraz początek podpisu osobistego. Na dokumentach o charakterze finansowym pieczęć umieszcza się w specjalnie wyznaczonym miejscu - symbolu „M.P.”
Pieczęcie dzielą się na pieczęcie urzędowe i pieczęcie osób prawnych. Organizacja może także stosować proste pieczęcie poszczególnych jednostek strukturalnych (dział HR, archiwum) lub do poszczególnych operacji („dla paczek”) itp.
Procedurę produkcji i przechowywania fok reguluje ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej. Miejsce przechowywania pieczęci i osobę odpowiedzialną za jej przechowywanie określa polecenie kierownika organizacji.
Zatem oficjalność i autentyczność dokumentu potwierdza obecność i prawidłowe wykonanie szczegółów: „nazwa organizacji - autor dokumentu”, „data rejestracji”, „numer rejestracyjny”, „miejsce publikacji”, „podpis”, „odcisk pieczęci”.
Zgodnie z normami prawnymi, w tym lokalnymi aktami prawnymi określającymi uprawnienia urzędników organizacji, w celu nadania dokumentom mocy prawnej, oprócz wymaganego „podpisu”, można umieścić pieczęcie zatwierdzenia i zatwierdzenia.
Główny atrybut dokumentu zarządczego - „tekst dokumentu” - musi również być zgodny z normami obowiązującego prawodawstwa.
- Przykłady rejestracji poszczególnych szczegółów podano przy użyciu GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne."
Wyślij swoją dobrą pracę do bazy wiedzy jest prosta. Skorzystaj z poniższego formularza
Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy, którzy wykorzystują bazę wiedzy w swoich studiach i pracy, będą Państwu bardzo wdzięczni.
Podobne dokumenty
Pojęcie dokumentu elektronicznego i ocena jego mocy prawnej. Reżim prawny obiegu dokumentów, zasady i etapy jego automatyzacji, stosowane urządzenia i techniki. Elektroniczny podpis cyfrowy dokumentu elektronicznego. Procedury rozwiązywania konfliktów.
test, dodano 14.03.2014
Definicja pojęć elektronicznego zarządzania dokumentami, dokumentu i podpisu cyfrowego, problemy bezpiecznego ich stosowania. Zasady działania, zalety i wady, rozpoznawanie mocy prawnej dokumentów elektronicznych w porównaniu z dokumentami papierowymi.
streszczenie, dodano 05.02.2012
W pracy poddano analizie system sądownictwa, jaki funkcjonował na terytorium Ukrainy – w szczególności sądy ziemskie. Sąd Zemski rozpatrywał sprawy cywilne; jego biuro miało tzw. prawo nadawania mocy prawnej różnym dokumentom.
streszczenie, dodano 13.12.2005
Psychologia prawna. Istota ujęć teoretycznych w psychologii prawa. Zasada obiektywności. Podejście personalne i aktywistyczne w psychologii. Podejście systemowe w psychologii prawa. Inne podejścia teoretyczne w psychologii prawa.
praca na kursie, dodano 10.02.2008
Pojęcia i istota odpowiedzialności prawnej. Ochronne stosunki prawne w systemie public relations. Podejścia do rozumienia odpowiedzialności prawnej. Znaki, zasady, funkcje odpowiedzialności prawnej. Problem odpowiedzialności pozytywnej.
praca na kursie, dodano 11.12.2010
Tryb udzielania płatnego urlopu w trakcie sesji studenckiej. Zaspokojenie wniosku o uiszczenie opłat. Pojęcie formy (źródła) prawa jako sposobu nadawania oficjalnej mocy prawnej normie zachowania, jej zewnętrznego oficjalnego wyrazu.
streszczenie, dodano 12.12.2016
Pojęcie, znaki i istota odpowiedzialności prawnej. Okoliczności wyłączające odpowiedzialność prawną. Podstawy zwolnienia z odpowiedzialności prawnej. Domniemanie niewinności. Realizacja odpowiedzialności prawnej Departamentu Spraw Wewnętrznych.
praca na kursie, dodano 09.02.2007
1?. Pojęcie „mocy prawnej dokumentu”, jej utrwalenie w standardzie państwowym.
GOST 51141-98 „Zarządzanie biurem i archiwizacja. Warunki i definicje". Moc prawna dokumentu to właściwość dokumentu urzędowego nadana mu przez obowiązujące ustawodawstwo, kompetencje organu, który go wydał oraz ustaloną procedurę wykonania.
2?. Informacje o formularzu dokumentu. Treść dokumentu, jego obowiązkowy charakter. Skład identyfikacji dokumentu: akceptacja, podpis, odcisk pieczęci.
Aby dokument miał moc prawną, musi być:
Prawidłowo sformatowany;
Nie zaprzeczaj treści obowiązującego prawodawstwa;
Być opublikowane przez uprawnioną do tego organizację.
Brak niezbędnych szczegółów lub ich nieprawidłowe wykonanie może prowadzić do tego, że dokument nie będzie miał mocy prawnej (na przykład nie będzie podpisu ani daty). Jeżeli nie będzie zawierał tytułu tekstu ani notatki o wykonawcy, spowoduje to jedynie pewne trudności w pracy z dokumentem, ale nie wpłynie na jego znaczenie prawne.
Moc prawną dokumentu zapewnia zestaw szczegółów ustalony dla każdego rodzaju dokumentu - elementy obowiązkowe do sporządzenia dokumentu urzędowego. Głównym dokumentem ustalającym skład detali i wymagania dotyczące ich wykonania jest GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”. Obowiązkowe dane zapewniające ważność prawną dokumentów to:
Nazwa organizacji (oficjalna) - autor dokumentu;
Nazwa typu dokumentu;
Data dokumentu;
Numer rejestracyjny;
Pieczęć zatwierdzenia dokumentu;
Podpis;
Według niektórych źródeł także: wiza zatwierdzająca, kopia znaku certyfikacji, informacje referencyjne o organizacji.
Podpis jest obowiązkowym wymogiem każdego dokumentu; Urzędnik, podpisując dokument, przejmuje odpowiedzialność za autentyczność dokumentu i wszelkie możliwe skutki jego wykonania.
Data dokumentu– jeden z najważniejszych szczegółów dokumentu. Brak daty na dokumencie powoduje jego nieważność.
Foka– wymóg prawnie istotny, służący do poświadczenia podpisu urzędnika na najważniejszych (lub finansowych) dokumentach.
Pieczęć zatwierdzenia– niektóre dokumenty nabierają mocy prawnej dopiero z chwilą ich zatwierdzenia przez przełożonego lub organ wyższy.
Numer rejestracyjny stanowi dodatkową gwarancję autentyczności dokumentu. Wskazuje, że dokument przeszedł wszystkie etapy przetwarzania, został zarejestrowany i tym samym jest oficjalnym dokumentem przedsiębiorstwa.
Ramy prawne i regulacyjne dotyczące zarządzania dokumentacją kadrową
Struktura ram prawnych i regulacyjnych dotyczących zarządzania dokumentacją kadrową:
1. Prawa Federacji Rosyjskiej.
2. Dekrety Prezydenta Federacji Rosyjskiej, uchwały Rządu Federacji Rosyjskiej; Dokumenty metodyczne organizacji, lokalnych władz wykonawczych dotyczące zarządzania dokumentacją kadrową.
3. Akty regulacyjne Standardu Państwowego Federacji Rosyjskiej, ministerstwa, departamenty, federalne władze wykonawcze.
Przepisy prawa pracy i emerytur dotyczące obowiązkowej dokumentacji pracy z personelem.
· Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Jest to podstawowe prawo, którego specjalista ds. Personalnych każdej organizacji musi przestrzegać w swojej pracy. Normy Kodeksu pracy regulują tryb zatrudniania i zwalniania pracowników, organizację ich czasu pracy i odpoczynku, warunki wypłacania wynagrodzeń oraz zapewniania pracownikom różnorodnych świadczeń i odszkodowań.
· Katalog kwalifikacji na stanowiska menadżerskie, specjalistyczne i pozostałych pracowników (Zatwierdzone uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 21 sierpnia 1998 r. nr 37 (zmienioną 20 kwietnia 2001 r.): jednym z obowiązków kierownika działu personalnego jest zapewnienie przygotowania dokumentów dotyczących emerytury ubezpieczenia, a także ich złożenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zasady ubiegania się o emeryturę, przyznawania emerytury i ponownego obliczania kwoty emerytury, przenoszenia z jednej emerytury na drugą zgodnie z ustawą federalną „O emeryturach pracowniczych w Federacji Rosyjskiej” (z dnia 17 grudnia 2001 r. Nr 173-FZ ) oraz „O emeryturach państwowych w Federacji Rosyjskiej”.( z dnia 15 grudnia 2001 r. nr 166-FZ) (zatwierdzony uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji i Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej z dnia 27 lutego 2002 r. nr 17/19pb; zarejestrowany w Ministerstwie Sprawiedliwości Rosji w dniu 31 maja 2002 r. (nr rejestracyjny 3491 opublikowany w „Rossijskaja Gazieta” w dniu 5 czerwca 2002 r.).
Prezentowanie dokumentacji kadrowej podczas wykonywania czynności nadzorczych i kontrolnych przez organy Federalnej Inspekcji Pracy, inne federalne i publiczne organy nadzoru i kontroli; władze prokuratury.
· Zgodnie z przepisami Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej państwowa inspekcja pracy jest uprawniona do nadzorowania i kontrolowania przestrzegania przez pracodawców przepisów prawa pracy. Państwowi inspektorzy pracy mają szerokie uprawnienia w sprawowaniu nadzoru i kontroli, mają prawo swobodnie wizytować organizacje wszelkich form organizacyjno-prawnych i form własności, a także pracodawców – osoby fizyczne, o każdej porze dnia, w obecności wzorcowych zaświadczeń, w celu przeprowadzenia kontroli, do żądania od pracodawców i ich przedstawicieli dokumentów, wyjaśnień, informacji niezbędnych do wykonywania funkcji nadzorczych i kontrolnych.
· Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej z dnia 27 lipca 2006 r. Nr 149-FZ „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”. Na tej ustawie opiera się cała praca służby personalnej na danych osobowych pracowników. Na przykład kwestia tego, w jaki sposób informacje otrzymane od pracownika w momencie rozpoczęcia przez niego pracy będą przetwarzane i gdzie będą przechowywane.
· Ustawa Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 2004 r. nr 98-FZ „O tajemnicach handlowych”. Określa wykaz informacji, które mogą stanowić tajemnicę handlową organizacji, wykaz pracowników mających do nich dostęp, tryb zapoznawania się z danymi tajnymi, a także odpowiedzialność za rozpowszechnianie informacji poufnych.
· Ustawa Federacji Rosyjskiej z dnia 17 lipca 1999 r. Nr 181-FZ „O podstawach ochrony pracy w Federacji Rosyjskiej”. Zapisy tego dokumentu pozwalają na kompetentne zbudowanie systemu ochrony pracy w organizacji. W przypadku wykrycia naruszenia zasad ochrony i bezpieczeństwa pracy inspektor pracy pociąga winnych urzędników do odpowiedzialności administracyjnej.
· Ustawa Federacji Rosyjskiej z dnia 8 sierpnia 2001 r. Nr 134-FZ „W sprawie ochrony praw osób prawnych i indywidualnych przedsiębiorców podczas kontroli państwowej (nadzoru)”. Prawo daje wyobrażenie o prawach i obowiązkach pracodawcy podczas przeprowadzania różnych kontroli w organizacji. Na przykład prawo mówi o dokumentach, których pracodawca ma prawo żądać od inspektora, gdy ten pojawia się w organizacji, o prawie przedstawiciela firmy do osobistej obecności podczas kontroli oraz o tym, w jaki sposób organizacja może odwołać się od niezadowalającej kontroli wyniki.
Moc prawna- jest to właściwość dokumentu urzędowego, nadana mu przez obowiązujące ustawodawstwo, kompetencje organu, który go wydał oraz ustaloną procedurę wykonania. Brak niezbędnych szczegółów lub ich nieprawidłowe wykonanie może prowadzić do tego, że dokumentnie będzie miało mocy prawnej(na przykład brak podpisu lub daty). Jeśli nie będzie zawierał tytułu tekstu ani notatki o wykonawcy, spowoduje to tylko pewne trudności V pracować z dokumentem, ale nie będzie to miało wpływu na jego znaczenie prawne.
Obowiązkowe szczegółyzapewnienie mocy prawnej dokumentów, Czy:
nazwa organizacji (oficjalna) - autor dokumentu; nazwa typu dokumentu; data dokumentu; numer rejestracyjny; pieczęć zatwierdzenia dokumentu; tekst; podpis; foka.
Podpisjest obowiązkowym wymogiem dla każdego dokumentu. Oficjalne podpisanie w dokumencie, zakłada odpowiedzialność: za autentyczność dokumentu; za wszelkie możliwe skutki wykonania (wprowadzenia w życie) dokumentu.
Podpis racja jest udostępniany określonym osobom i może być naprawił: w statucie przedsiębiorstwa; w regulaminie przedsiębiorstwa (o jednostce strukturalnej); w instrukcjach pracy biurowej; w opisie stanowiska pracownika; w postanowieniu o podziale obowiązków.
Dokumenty organizacji podpisuje dyrektor lub jego zastępcy. Dokumenty podziałów strukturalnych podpisują ich szefowie.
W wielu kwestiach inni pracownicy, na przykład czołowi specjaliści przedsiębiorstwa, mogą mieć prawo do podpisu. Podpis składa się na pierwszym egzemplarzu dokumentu, a w razie potrzeby na kolejnych egzemplarzach, np. przy zawieraniu umowy.
Data dokumentu- jeden z najważniejszych szczegółów dokumentu. Brak daty na dokumencie powoduje jego nieważność.
Foka- wymóg prawnie istotny I używany do poświadczenia podpisu urzędnika na najważniejszych (lub finansowych) dokumentach. Pieczęć wskazuje: o autentyczności dokumentu;
o przynależności dokumentu do organizacji wskazanej na pieczęci. Znaczek jest przyklejony na dokumentach, których publikacja pociąga za sobą:
wszelkie skutki prawne, np. utworzenie lub reorganizacja przedsiębiorstwa;
konsekwencje materialne, na przykład przeniesienie aktywów materialnych, poświadczenie prawa organizacji lub osoby do czegoś.
Pieczęć zatwierdzenia- niektóre dokumenty nabierają mocy prawnej dopiero z chwilą ich zatwierdzenia przez przełożonego lub organ wyższy.
Pieczęć zatwierdzająca jest wymogiem dokumentu urzędowego, który nadaje jego treści charakter normatywny lub prawny. Obowiązkowemu zatwierdzeniu podlegają: statuty, regulaminy przedsiębiorstw (oddziałów); harmonogramy zatrudnienia; protokoły inspekcji, świadectwa odbioru; opisy stanowisk pracy; kosztorysy, biznesplany, raporty I itp.
Numer rejestracyjnystanowi dodatkową gwarancję autentyczności dokumentu. Wskazuje, że dokument przeszedł wszystkie etapy przetwarzania, został zarejestrowany i tym samym jest oficjalnym dokumentem przedsiębiorstwa.
Aby nadać skutek prawny dokument elektroniczny używany elektroniczny podpis cyfrowy.
Dokument elektroniczny uznaje się za prawnie istotny tylko w przypadku pozytywnej weryfikacji autentyczności elektronicznego podpisu cyfrowego.
Elektroniczny podpis cyfrowy(EDS) – wymóg dokumentu elektronicznego, mający na celu zabezpieczenie tego dokumentu elektronicznego przed fałszerstwem, uzyskany w wyniku kryptograficznej transformacji informacji przy użyciu klucza prywatnego elektronicznego podpisu cyfrowego i pozwalający na identyfikację właściciela certyfikatu klucza podpisu, a także stwierdzenie braku zniekształceń informacji w dokumencie elektronicznym.
Podpis cyfrowy w dokumencie elektronicznymrównowartośćpodpis odręczny na dokumencie papierowym z zastrzeżeniem następujących warunków:
certyfikat klucza podpisu wydany przez centrum certyfikacji jest ważny w momencie podpisania dokumentu elektronicznego; potwierdza się autentyczność elektronicznego podpisu cyfrowego w dokumencie elektronicznym;
elektroniczny podpis cyfrowy jest używany zgodnie z jego informacjami określonymi w certyfikacie klucza podpisu. Dzięki tej technologii efektem jest dokument elektroniczny: mający moc prawną; potwierdzenie autorstwa dokumentu; potwierdzenie braku zniekształceń informacji w dokumencie.
W celu Kopiuj miał dokument papierowy moc prawną oryginału, jej musi być certyfikowany według ustalonego porządku.
W tym celu podawane są szczegółowe informacje„skopiuj znak certyfikacyjny”Który zawiera: napis certyfikacyjny „Poprawny”; stanowisko osoby, która poświadczyła kopię; jego podpis; data certyfikacji;
drukowanie (dla dokumentów najważniejszych lub zewnętrznych). Certyfikacji dokonuje sama firma lub, w razie potrzeby, notariusz.
Zgodnie z regulacyjnymi aktami prawnymi lub za zgodą stron dokument papierowy z pieczęcią po przekształceniu w dokument elektroniczny może zostać poświadczony elektronicznym podpisem cyfrowym urzędnika. Przedsiębiorstwa mogą poświadczać:
kopie dokumentów składanych przez obywateli przy ubieganiu się o pracę lub naukę;
kopie dokumentów w celu rozwiązania problemów socjalnych pracowników. Kopie są poświadczane w przedsiębiorstwie: szef organizacji; urzędnik (szef działu kadr).
Dokument na nośniku komputerowym nabiera mocy prawnej pod warunkiem spełnienia wymagań dotyczących jego wykonania wymienionych poniżej i zgodnych z GOST 6.10.4-84.
Dokument na nośniku komputerowym musi być zarejestrowany, wyprodukowany i oznaczony zgodnie z wymaganiami GOST 12065-74, GOST 20598-80, GOST 8303-76, GOST 25752-83, GOST 25764-83, GOST 6.10.1-80, GOST 6.10.2-83, GOST 6.10.3-83, GOST 2.003-77, GOST 2.301-77 - GOST 2.034-77, GOST 1977-74, GOST 1978-74, a informacje są kodowane według klasyfikatorów ogólnounijnych informacji technicznych i ekonomicznych. W przypadku braku niezbędnych informacji w klasyfikatorach ogólnounijnych dopuszcza się stosowanie kodów zarejestrowanych klasyfikatorów międzybranżowych.
Schemat maszyny należy utworzyć z uwzględnieniem wymagań norm państwowych dotyczących ujednoliconych systemów dokumentacji.
Utrwalenie dokumentu na nośniku komputerowym i utworzenie typogramu musi odbywać się na podstawie danych zapisanych w dokumentach oryginalnych (pierwotnych), otrzymanych kanałami komunikacyjnymi z automatycznych urządzeń rejestrujących lub w procesie zautomatyzowanego rozwiązywania problemów.
Dokument na nośniku komputerowym lub dokument typograficzny musi zawierać następujące obowiązkowe dane:
Nazwa organizacji – twórca dokumentu;
Lokalizacja organizacji, która utworzyła dokument lub adres pocztowy;
Tytuł dokumentu;
Data sporządzenia dokumentu;
Kod osoby odpowiedzialnej za prawidłowe sporządzenie dokumentu na nośniku komputerowym lub dokumencie maszynowym lub, co do zasady, kod osoby, która zatwierdziła dokument.
Obowiązkowe dane dokumentu na nośniku komputerowym należy umieścić w sposób umożliwiający ich jednoznaczną identyfikację.
Obowiązkowe szczegóły schematu maszyny należy wydrukować i umieścić zgodnie z wymaganiami norm państwowych dotyczących ujednoliconych systemów dokumentacji.
Szczegół „Nazwa organizacji, która utworzyła dokument” należy zapisać w następującej formie: kod identyfikacyjny zgodnie z Ogólnounijnym Klasyfikatorem Przedsiębiorstw i Organizacji (OKPO) oraz nazwa organizacji. Dopuszczalne jest używanie ustalonych nazw skróconych.
W przypadku organizacji, które nie mają uprawnień osoby prawnej, należy podać kod OKPO organizacji, której podlegają.
Szczegół „Lokalizacja organizacji - twórca dokumentu” musi być zapisany w następującej formie: kod identyfikacyjny zgodnie z klasyfikatorem ogólnounijnym „System wyznaczania obiektów podziału administracyjno-terytorialnego ZSRR i republik związkowych, jak oraz obszary zaludnione” oraz nazwę miejscowości, w której zlokalizowana jest organizacja.
Szczegół „Nazwa dokumentu” należy zapisać w następującej formie: kod identyfikacyjny i nazwa formularza dokumentu zgodnie z Ogólnounijnym Klasyfikatorem Dokumentacji Zarządczej (OKUD) dla dokumentów ogólnounijnych lub branżowych (departamentalnych), republikańskich klasyfikator dokumentacji zarządczej - dla przemysłu (wydziałowego), formularze dokumentów republikańskich.
Należy zapisać szczegół „Data wystawienia dokumentu” zgodnie z wymogami GOST 6.38-72 i podać czas sporządzenia dokumentu, umożliwiający jego identyfikację z protokołem maszynowym.
Dane „Kod osoby odpowiedzialnej za prawidłowe sporządzenie dokumentu na nośniku komputerowym i typogram” lub „Kod osoby, która zatwierdziła dokument” należy zapisać w następującej formie: kod identyfikacyjny i stanowisko, nazwisko osoby odpowiedzialny za prawidłowe sporządzenie dokumentu na nośniku komputerowym oraz schemat maszyny, lub osoba zatwierdzająca dokument. Własność kodu przez konkretną osobę musi być zarejestrowana w organizacji, która stworzyła dokument na nośniku komputerowym lub wyprodukowała schemat maszyny, a także muszą zostać stworzone techniczne narzędzia programowe i warunki organizacyjne wykluczające możliwość korzystania z kodów innych osób.
Oryginały, duplikaty i kopie dokumentów na nośnikach komputerowych oraz typogramy uzyskane za pomocą standardowego oprogramowania danego systemu komputerowego mają tę samą moc prawną, jeżeli zostały sporządzone zgodnie z wymaganiami niniejszej Normy.
Oryginał dokumentu na nośniku komputerowym jest pierwszym zapisem dokumentu na nośniku komputerowym zawierającym informację, że dokument ten jest oryginałem.
Oryginał maszynogramu to pierwsza kopia dokumentu na papierze wydrukowana techniką komputerową i zawierająca oznaczenie, że dokument ten jest oryginałem.
Należy pamiętać, że zgodnie z GOST R 6.30-97 identyfikatorem elektronicznej kopii dokumentu jest znak (stopka) umieszczony w lewym dolnym rogu każdej strony dokumentu i zawierający nazwę pliku na komputerze nośniki, datę i inne dane wyszukiwania zainstalowane w organizacji.
Duplikaty dokumentu na nośniku komputerowym to zapisy dokumentu na nośniku komputerowym, które są nowsze w czasie, autentyczne pod względem treści i zawierają informację, że te dokumenty są duplikatami.
Duplikaty maszynogramu są coraz nowsze, autentyczne w treści wydruków na papierze ze wskazaniem, że są duplikatami.
Kopie dokumentu na nośniku komputerowym lub mashinogramie to dokumenty skopiowane z oryginału lub duplikatu na nośniku komputerowym lub mashinogramie na inny nośnik danych, autentyczne w treści i zawierające oznaczenie, że dokumenty te są kopiami.
Duplikaty i kopie muszą zawierać obowiązkowe szczegóły zawarte w oryginalnym dokumencie na nośniku komputerowym lub w dokumencie maszynowym.
Więcej w temacie 33.. NADANIE SIŁY PRAWNEJ DOKUMENTOM PRZEWOZU MASZYNY:
- Badanie przypadków nielegalnego dostępu do informacji komputerowych
- 33.. NADANIE SIŁY PRAWNEJ DOKUMENTOM PRZEWOZU MASZYNY
- Temat 17. Nadanie mocy egzekucyjnej dokumentom dłużnym i płatniczym
- Akceptacja przez notariusza dokumentów sporządzonych za granicą. Pojęcie i wymagania dotyczące formy i treści apostille