Przykładowe protokoły ze spotkania produkcyjnego w przedsiębiorstwie. Protokół z walnego zgromadzenia (wzór). Jak sporządzany jest protokół z walnego zgromadzenia

Przykładowe protokoły ze spotkania. Jak napisać transkrypcję dyskusji. Jak napisać protokół - instrukcje i przykłady. Wskazówki dotyczące kompilacji, struktura, szablony (10+)

Protokół ze spotkania. Przykład, wzór, próbka

Struktura, szablon protokołu spotkania

• Data, godzina i miejsce wydarzenia
• Inicjator
• Osoba organizująca wydarzenie (z danymi kontaktowymi)
• Lista uczestników (z pozycjami i danymi kontaktowymi)
• Skład sekretariatu / imię i nazwisko sekretarza (wraz z danymi kontaktowymi)

Lista materiałów, które zostały przesłane na spotkanie

Transkrypcja przemówienia pierwszego mówcy

• Pierwsze pytanie (komentarz) do pierwszego mówcy (Kto zadał, transkrypcja)
• Odpowiedź na pierwsze pytanie (transkrypcja)
• Drugie pytanie (komentarz) do pierwszego mówcy (Kto pytał, transkrypcja)
• Odpowiedź na drugie pytanie (transkrypcja)
• Ostatnie pytanie (komentarz) do pierwszego mówcy (Kto zadał, transkrypcja)
• Odpowiedź na ostatnie pytanie (transkrypcja)

Transkrypcja przemówienia drugiego mówcy

Podjęte decyzje

• Pierwsza złożona propozycja (sformułowanie przez kogo)
• Wyniki głosowania (uogólnione – w przypadku tajnego, szczegółowe – w przypadku apelu)

• Złożono drugi wniosek
• Ostateczne brzmienie, uwzględniające wprowadzone i przyjęte poprawki i poprawki
• Wyniki głosowania
• Zaakceptowane / odrzucone / przekazane do rewizji

Podpis sekretarza (przewodniczącego sekretariatu)

Materiały na spotkanie

Przed spotkaniem uczestnikom przesyłane są materiały niezbędne do przygotowania spotkania i podjęcia decyzji, np. notatki informacyjne, wstępne wersje dokumentów (plany, umowy, budżety itp.), które wymagają zatwierdzenia na spotkaniu. Do wszystkich uczestników spotkania wysyłana jest informacja o dacie, godzinie i miejscu spotkania, o inicjatorze spotkania, osobie kontaktowej organizującej wydarzenie. Osobie kontaktowej można zadawać pytania natury organizacyjnej (jak dojechać, jak zamówić karnet, gdzie zaparkować samochód). Pytania merytoryczne prosimy kierować do osób kontaktowych, które należy wskazać w materiałach. W przypadku różnych materiałów można wskazać różne osoby kontaktowe.

Przykład, przykładowy protokół

Data, godzina i miejsce spotkania: 01.10.2010 12:30 - 13:30 Centrala. Negocjacja N34.

Inicjator: Dyrektor Generalny Svistunova Olga Vasilievna

Osoba organizująca spotkanie: Zastępca Dyrektora Generalnego Erofiejew Grigorij Anatolijewicz ( [e-mail chroniony], wewn. t. 07703)

Lista uczestników

• Svistunova Olga Wasiliewna (dyrektor generalny)
• Iwanow Siergiej Semenowicz (szef służby bezpieczeństwa) ( [e-mail chroniony], wewn. t. 02345)
• Erokhin Andrey Anatolyevich (kierownik działu technologii informatycznych) ( [e-mail chroniony], wewn. t. 02455)
• Trifonov Giennadij Pietrowicz (szef działu finansowego) ( [e-mail chroniony], wewn. t. 01003)

Sekretarz spotkania: zastępca dyrektora generalnego Erofeev Grigory Anatolyevich

W spotkaniu wzięli udział:

• Notatka od szefa służby bezpieczeństwa w sprawie zasad generowania adresów e-mail dla pracowników
• Sugestie dyrektora ds. informatyki dotyczące środków antyspamowych

Raport Szefa Bezpieczeństwa

Firma przyjęła zasady kodowania adresów e-mail pracowników (inicjały i dwie pierwsze litery nazwiska), które pozwalają osobom trzecim na łatwe odnalezienie adresu e-mail dowolnego pracownika. Prowadzi to do zalewu nieautoryzowanych wiadomości e-mail z różnymi ofertami handlowymi i innymi bezużytecznymi informacjami.

Nie było pytań o prezentację.

Sprawozdanie szefa służby informatycznej

Nie ma możliwości odrzucenia istniejących adresów, ponieważ są one znane kluczowym kontrahentom i organom regulacyjnym. Proponuję, aby wszyscy pracownicy mieli jeszcze jedną skrzynkę e-mail - do aktywnej korespondencji. Opracuj kodowanie tak, aby nie było możliwe zidentyfikowanie adresu przez pełne imię i nazwisko pracownika. Skonfiguruj filtry poczty tak, aby poczta na stare adresy podlegała ścisłemu filtrowaniu. Łagodniejsze filtrowanie poczty na nowe adresy. Jeśli to możliwe, powiadom kontrahentów o zmianie adresu. Prace będą prowadzone przez dział informatyki.

Pytanie Prelegent został zapytany przez kierownika działu finansowego: Czy koszty organizacji proponowanego systemu zostały opracowane przez dział informatyki? Może wydajniej zlecić tę pracę na zewnątrz?

Odpowiedź. Nie, sprawa nie została rozwiązana.

Komentarz Kierownik Działu Finansowego: Proponuję zatwierdzić decyzję w następującym brzmieniu: Dział Informatyki opracuje działania naprawcze za pomocą adresów e-mail oraz opracuje sprawę z kosztami ich realizacji we własnym zakresie i poprzez outsourcingu. Zaakceptuj najtańszą opcję.

Odpowiedź. Brak zastrzeżeń.

Podjęte decyzje

Zmień kolejność kodowania adresów e-mail. Zachowaj adresy e-mail w starym kodowaniu, ale wysyłaj do nich wiadomości podlegające ścisłemu filtrowaniu.

W celu realizacji zadania, dział informatyki w ciągu pięciu dni roboczych opracowuje zadanie do wykonania pracy. W ciągu kolejnych pięciu dni roboczych określ koszt wykonania pracy we własnym zakresie oraz koszt outsourcingu. Zdecyduj, jak praca będzie wykonywana na podstawie kalkulacji kosztów. Wykonywanie prac na własną rękę lub przez firmy zewnętrzne w ciągu 15 dni roboczych. Kontrolę nad wykonaniem decyzji powierza szefowi służby bezpieczeństwa.

Niestety błędy pojawiają się okresowo w artykułach, są one poprawiane, artykuły są uzupełniane, rozwijane, przygotowywane są nowe.

Jaka jest różnica między biznesowym formatem tekstu i mowy? Słownictwo formalne...
Biznesowy styl tekstu. Cechy charakterystyczne słownictwa formalnego. Styl oficjalnej...

Kompetencje menedżerskie. Dobry, odnoszący sukcesy lider, szef, ...
Umiejętności lidera. Co powinien umieć lider, aby odnieść sukces?

Rozkaz, decyzja, rozkaz, rozkaz. Próbka, wzór, tekst, str...
Przykładowe zamówienie, decyzja, zamówienie lub zamówienie. Szczegółowe komentarze...

Plan-harmonogram wykonania robót, świadczenia usług, dostaw. Komponować. Wydanie...
Harmonogram. Próbka, wskazówki dotyczące kompilacji ....

W praktyce zarządczej tego typu protokoły stosuje się jako protokół intencyjny, protokoły ugody, protokoły zajęcia dowodów fizycznych (dokumentów). Wśród głównych dokumentów walnego zgromadzenia wspólników ustawa wymienia protokoły zgromadzenia oraz protokoły komisji rachunkowej.

Ponadto protokół może sporządzić jeden urzędnik w trakcie pełnienia funkcji administracyjnych - protokół wypadku drogowego, protokół zatrzymania itp. Każdy z tych rodzajów protokołu ma odpowiedni standardowy formularz.

W tym artykule porozmawiamy protokół sporządzony na podstawie wyników kolegialnego działania zarządu,- Spotkania, spotkania lub spotkania. Dokument ten ma na celu udokumentowanie kolegialnego omawiania zagadnień i podejmowania decyzji.

W rosyjskiej pracy biurowej protokół był używany od początku XVIII wieku, czyli od czasów, kiedy zaczęto go praktykować w praktyce zarządczej, aby przedyskutować sprawę przed podjęciem decyzji. Historycznie protokół to:

• oraz dokument informacyjny (dokumentujący przebieg dyskusji),
• oraz dokument administracyjny (decyzja podjęta w wyniku dyskusji jest ustalona).

We współczesnej praktyce zarządzania sporządzane są protokoły w celu dokumentowania działań ze spotkań prowadzonych przez liderów różnych szczebli. Protokoły służą również do odzwierciedlenia pracy konferencji, spotkań, seminariów itp.

O potrzebie sporządzenia protokołu z zebrań operacyjnych decyduje kierownik, który je powołuje i prowadzi. Jeśli spotkanie ma na celu poinformowanie podwładnych o jakimś problemie, wyjaśnienie podjętej wcześniej decyzji itp., to protokół może nie być potrzebny. Ale możliwa jest również potrzeba sporządzenia protokołu z takiego spotkania operacyjnego. W takim przypadku w protokole zostanie odnotowany skład obecnych, wyrażone opinie lub propozycje.

Przygotowanie do spotkania

Cechy dokumentowania pracy stałych organów kolegialnych

Stałe organy kolegialne (rady, kolegia, komisje) wyróżniają się wysokim stopniem organizacji pracy.

Wyraża się w obecności:

• regulamin pracy;
• plan pracy na kolejny rok;
• własny aparat, na czele którego stoi sekretarz.

Tę listę trzech punktów (program maksymalny) w rzeczywistości można sprowadzić do jednego sekretarza organu kolegialnego (program minimalny). Skomentujmy teraz te trzy punkty bardziej szczegółowo.

W przepisy prawne organ kolegialny określa częstotliwość posiedzeń, rodzaj podejmowanych decyzji, tryb dokumentowania czynności, dzień i godzinę posiedzenia. Czasami w przedsiębiorstwach obowiązują zasady organizowania spotkań, które dotyczą pracy nie jednego organu kolegialnego, ale dowolnej działalności kolegialnej.

Protokół jest jednym z niezbędnych dokumentów, przede wszystkim dlatego, że odnotowuje fakt spotkania, podjęte na nim decyzje oraz terminy ich realizacji. Dokument ten może później służyć jako podstawa do wydania decyzji lub uchwały (tj. dokumentu administracyjnego) tego organu kolegialnego.

Stałe organy kolegialne powinny mieć plan pracy na rok, który zawiera główne zagadnienia przewidziane do dyskusji.

Stałe organy kolegialne mają zwykle aparat, który zapewnia pracę tego ciała. Na czele tego wydziału stoi sekretarz (sekretarz rady akademickiej, sekretarz kolegium itp.), który należy do kategorii specjalistów lub menedżerów. Urzędnik ten odpowiada za organizację posiedzeń, dokumentowanie działalności stałych organów kolegialnych oraz bezpieczeństwo dokumentów.

Przygotowywanie spotkań

Ale spotkania jako forma kolegialnego podejmowania decyzji mogą odbywać się w dowolnym składzie uczestników, nie tylko członków ciała kolegialnego. Mogą to być spotkania kierowników działów lub spotkania specjalistów z określonych jednostek strukturalnych w określonej sprawie. W każdym razie, jeśli chodzi o zorganizowanie spotkania dla więcej niż 3 osób, nie należy tego pozostawiać przypadkowi. Im lepsze przygotowanie spotkania, tym mniej czasu poświęcimy na dyskusję w trakcie samego spotkania i tym skuteczniejsze będą decyzje.

W trakcie przygotowywania spotkania konsekwentnie pojawiają się dokumenty, które następnie stają się załącznikami do protokołu lub do niego wpływają informacje z nich.

Pierwszym dokumentem z tej serii jest porządek obrad I. Opracowuje go sekretarz na podstawie instrukcji przewodniczącego (organu kolegialnego lub tego konkretnego zebrania) oraz postanowień regulaminu (jeśli taki istnieje). Przy ustalaniu porządku obrad należy uwzględnić złożoność poruszanych zagadnień, tak aby dyskusja mieściła się w czasie przeznaczonym na posiedzenie.

Agenda jest wysyłana do uczestników spotkania i zaproszonych. Kilka egzemplarzy porządku obrad pozostaje u sekretarza. Służą do sporządzenia przyszłego protokołu, przeprowadzenia spotkania.

Porządek obrad wskazuje liczbę i kolejność omawianych spraw, nazwiska prelegentów, datę i godzinę posiedzenia oraz miejsce jego odbycia. Agenda jest więc zarówno dokumentem powiadamiającym o zbliżającym się spotkaniu, jak i zaproszeniem dla uczestników.

Forma porządku obrad może być dowolna. Oto dwie opcje; pierwsza jest bardziej formalna (patrz przykład 1), a druga nadaje się również do spotkań operacyjnych (patrz przykład 2). Chociaż to właśnie podczas przygotowywania spotkań operacyjnych sekretarz często ignoruje pisemną dystrybucję porządku obrad, ograniczając się jedynie do ustnych informacji uczestników.

Podczas przygotowywania każdego spotkania zwyczajowo zbiera się z wyprzedzeniem od prelegentów streszczenia raportów lub przemówień , a także ilustrujące je informacje i dokumenty referencyjne (tabele, wykresy, obliczenia ekonomiczne, certyfikaty itp.). Wszystkie te materiały są powielane zgodnie z liczbą uczestników spotkania i rozdawane im.

Dokumenty te muszą zawierać: projekt decyzji dla każdego punktu porządku obrad. Prelegenci przygotowują projekty takich decyzji. Zadaniem sekretarza jest terminowe odebranie tych dokumentów i pomnożenie ich w wymaganej (w zależności od liczby uczestników) liczby egzemplarzy. Materiały do ​​spotkania należy rozesłać na 48 godzin przed jego rozpoczęciem, aby ludzie mogli znaleźć czas na ich przeczytanie i przygotowanie się do dyskusji. E-mail jest często używany do dystrybucji.

W trakcie przygotowań do spotkania można poczynić przygotowania karta rejestracyjna lub lista obecności jej członków (patrz przykład 13). Dokument taki jest sporządzany, gdy liczba uczestników przekracza 15 osób (wówczas osoby te nie są wymienione wśród obecnych w protokole, zamiast tego dokument ten stanowi załącznik do protokołu), a także przy przygotowywaniu posiedzenia stały organ kolegialny (ważne jest, aby mieć przy nim kworum). Gdy ważne jest, aby na zebraniu było kworum, sporządzenie takiej karty rejestracyjnej staje się obowiązkowe – lista ta jest niezbędna do udokumentowania obecności określonych osób na zebraniu, co potwierdzane jest co do zasady własnoręcznym podpisem na Lista.

Osobiste podpisy na początku spotkania zbiera sekretarz, z pominięciem przybywających na spotkanie. Drugim powszechnym sposobem zbierania podpisów i kontrolowania liczby uczestników jest rejestracja uczestników. Rejestracja zwykle rozpoczyna się 30 minut i kończy 5 minut przed rozpoczęciem sesji.

Zatem jeszcze przed rozpoczęciem spotkania/spotkania sekretarz musi posiadać następujące dokumenty: porządek obrad, streszczenia wystąpień i projekty decyzji w każdej sprawie, listę uczestników.

Standardowe zasady rejestracji protokołu

Procedurę wydawania protokołu określa GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne. Niniejszy GOST określa zasady projektowania nagłówka i końcowych części tego dokumentu, a także wymagania dotyczące jego tekstu.

Nagłówek protokołu

W nagłówku protokołu znajdują się następujące dane:

• pełna nazwa organizacji;
• rodzaj dokumentu (PROTOKÓŁ);
• numer i data;
• miejsce sporządzenia protokołu;
• tytuł tekstu.

Nazwa firmy jest zawsze wskazany wraz z formą prawną i musi odpowiadać oficjalnie ustalonej nazwie (w statucie lub regulaminie organizacji). Jednocześnie forma prawna nie powinna być zapisana w formie skrótu, ale w całości.

Jeśli organizacja ma oficjalnie zarejestrowaną nazwę skróconą, może być ona również umieszczona w nawiasach w wierszu poniżej pełnej nazwy (patrz przykład 3).

Jeśli organizacja ma organizację nadrzędną, jej nazwa jest wskazana nad nazwą organizacji - autora dokumentu, najlepiej w formie skróconej (patrz przykład 5).

Spójrz więc na możliwe opcje projektowania:

Przykład 3

Korporacja publiczna
Agencja „Dystrybucja, obróbka, odbiór druku”
(Agencja OJSC „Rospechat”)

Przykład 4

Zamknięta Spółka Akcyjna „Nowe Technologie”

Przykład 5

FEDERALNA AGENCJA EDUKACJI

Państwowa instytucja edukacyjna
wyższe wykształcenie zawodowe
Politechnika w Woroneżu

Data minut to dzień spotkania. Jeżeli spotkanie trwało kilka dni, to data protokołu zawiera daty jego rozpoczęcia i zakończenia (a nie datę podpisania protokołu, którą można sporządzić kilka dni po zakończeniu samego wydarzenia).

Przykład 6

Posiedzenie rady dyrektorów spółki akcyjnej trwało 2 dni: 13 i 14 stycznia 2009 roku. Protokół został sporządzony następnego dnia i podpisany nazajutrz po zakończeniu spotkania - 16 stycznia.

W tej sytuacji datą protokołu będzie „13 – 14.01.2009” lub ten sam okres, ale w pełniejszej pisowni „13.01.2009 – 01.14.2009”. Możliwy jest również werbalno-cyfrowy sposób oznaczania daty „13-14 stycznia 2009”.

Protokoły numer w ciągu roku kalendarzowego, zatem numer (indeks) protokołu jest numerem porządkowym posiedzenia. Numery seryjne są przypisywane osobno dla każdej grupy protokołów opracowywanych w organizacji: protokoły walnych zgromadzeń wspólników, protokoły posiedzeń dyrekcji, protokoły posiedzeń rady technicznej, protokoły posiedzeń kolektywu pracowniczego itp. są numerowane osobno .

Istnieje „moda” na zapisywanie numeru dokumentu i daty, składającej się z jednej cyfry, w dwóch cyfrach: w tym celu na początku dodaje się zero. Tutaj możesz usłyszeć wyjaśnienia dla następującej właściwości: obecność zera („Nr 01” lub „01 grudnia 2008”) nie pozwoli na dodanie kolejnej liczby w jej miejsce i tym samym zamienienie 1 na 11, 21 lub 31. Ale my podkreślają, że wskazania takiego zapisu w ramach regulacyjnych nie są zawarte. To po prostu dość powszechna praktyka.

Miejsce kompilacji Ważne jest, aby wskazać dokument w przypadku, gdy trudno jest określić go nazwą organizacji, a także w przypadkach, gdy spotkanie odbywa się w innej miejscowości, a nie w miejscu, w którym znajduje się organizacja - autor dokument. Zgodnie z GOST R 6.30-2003 (klauzula 3.12) miejsce przygotowania dokumentu wskazuje się z uwzględnieniem przyjętego podziału administracyjno-terytorialnego, stosując wyłącznie ogólnie przyjęte skróty.

Tytuł tekstu protokół zawiera wskazanie rodzaju działalności kolegialnej (konferencja, zebranie, sesja itp.) oraz nazwę organu kolegialnego w sprawie dopełniacza.

Przykład 7

Posiedzenia Rady Metodycznej

Spotkania kolektywu pracowniczego

Spotkania kierowników działów strukturalnych

Rekwizyty do nagłówka mogą być ułożone wzdłużnie (przykład 8) lub kątowo (przykład 9). Wybór opcji należy do organizacji.

Przykład 9

Zamknięta Spółka Akcyjna
„Fabryka szkła”

PROTOKÓŁ

13 - 14.01.2009 № 1
Kamyszyn

Spotkania wykonawcze
podziały strukturalne

Wstępna część tekstu

Tekst protokołu zawiera część wstępną i główną.

W części wstępnej protokołu po nagłówku podaje się inicjały i nazwiska. przewodniczący i sekretarz spotkania . Należy pamiętać, że w protokole przewodniczącym jest urzędnik prowadzący posiedzenie, jego stanowisko według listy pracowników nie jest wskazane w tekście.

Sekretarz – osoba odpowiedzialna za zorganizowanie spotkania i udokumentowanie jego działań, tj. sporządzenie i rejestracja protokołu. Sekretarz spotkania (sesji) niekoniecznie jest sekretarzem z urzędu. Ten obowiązek zawodowy może mieć dla pracownika charakter dodatkowy. Powinno to być utrwalone w jego opisie stanowiska, jeśli jest wykonywane stale. Praca ta może być powierzona pracownikowi przez kierownika, jeśli jest wykonywana jako jednorazowe zadanie.

Przykład 10

Zwiń Pokaż

Funkcje przewodniczącego zebrania kierowników wydziałów może pełnić zastępca dyrektora generalnego Pankow, a funkcję sekretarza zebrania może pełnić jego osobista asystentka Jegorowa. W takim przypadku ich stanowiska (zastępca dyrektora generalnego i osobisty asystent zastępcy dyrektora generalnego) nie są ujęte w protokole. Osoby te pojawią się w nim tylko jako przewodniczący i sekretarz spotkania (patrz poniższy przykład).

Przykład 11

Przewodniczący - Yu.P. Pankov

Sekretarz - Egorova D.L.

Obecni: Bespalov A.D., Korneev N.R., Lunkov E.N., Marinina E.M., Ustinov A.K.

Zaproszeni: dyrektor wykonawczy SMU nr 15 JSC Shuvalov T.B., dyrektor finansowy SMU nr 14 JSC Osmanova M.T.

Od nowej linii po słowie "Uczęszczany" wymienić w porządku alfabetycznym inicjały i nazwiska urzędników organizacji biorących udział w dyskusji i podejmowaniu decyzji na posiedzeniu.

Jeśli na spotkanie zostaną zaproszeni inni urzędnicy ich organizacji, są oni wymienieni w sekcji "Zaproszony" w porządku alfabetycznym (nazwisko i inicjały) bez wskazania stanowiska. Jeżeli w spotkaniu biorą udział przedstawiciele innych organizacji, to wskazuje się również ich stanowiska wraz z nazwami organizacji (patrz przykład 11).

Lista obecnych uczestników i zaproszonych osób drukowana jest z odstępem 1 wiersza. Następnie pozostaje jedna pusta linia i porządek obrad drukowany jest po 1 linii. Ale główna część tekstu protokołu jest zwykle drukowana z odstępem między wierszami 1,5.

Za sporządzenie listy uczestników spotkania odpowiada sekretarz. Lista jest z góry sporządzana na polecenie prowadzącego (należy powiadomić uczestników o terminie spotkania i porządku obrad, pożądane jest wstępne rozdanie materiałów referencyjnych do studiowania zagadnień i przygotowania do dyskusji). W dniu spotkania lista obecnych jest korygowana w oparciu o faktyczną dostępność urzędników.

Przy sporządzaniu protokołu posiedzenia rozszerzonego (powyżej 15 osób) lub stałego organu kolegialnego nie wymienia się nazwisk uczestników protokołu, ale ich łączną liczbę wskazuje cyfra. Określa się ją na podstawie wyników rejestracji, w tym przypadku lista rejestracyjna staje się jednym z załączników do protokołu (patrz przykład 13). W takim przypadku protokół wskazuje:

Przykład 12

Obecni: 19 osób (lista w załączeniu).

Wstępna część protokołu obejmuje: porządek obrad . O jego treści decyduje lider, który wyznacza spotkanie i je poprowadzi. Jeżeli taki dokument został przesłany uczestnikom przed spotkaniem, to informacje z niego należy przekazać do protokołu.

Porządek obrad w protokole zawiera spis spraw, które są omawiane na posiedzeniu, ustala kolejność ich dyskusji oraz nazwiska prelegentów (mówców).

Pozycje porządku obrad są ponumerowane cyframi arabskimi i zaczynają się od przyimka „O” lub „O”, odpowiadając na pytanie „o czym?”. Przy każdej pozycji protokołu należy wskazać inicjały i nazwisko mówcy – urzędnika, który przygotował to wydanie.

Przykład 14

Porządek obrad:

1. O zatwierdzeniu zasad bezpieczeństwa informacji.
   Raport kierownika działu informacyjnego Doroniny Yu.R.
2. O wprowadzaniu zmian w tabeli kadrowej.
   Przemówienie I.N. Sergeeva, zastępcy dyrektora generalnego

Tekst główny

Różnica między skróconą a pełną formą protokołu – zanim wszystko było proste

Zgodnie z formą prezentacji tekstu protokoły podzielone są na krótkie i pełne.

Poszczególne formy protokołu różnią się od siebie jedynie kompletnością relacji ze spotkania. Nie ma różnic w konstrukcji tych form. Postulat ten opiera się na praktycznych doświadczeniach, które zawarte są w każdym podręczniku pracy biurowej.

Krótki protokół to dokument, który rejestruje:

• zagadnienia omawiane na spotkaniu
• nazwiska mówców i
• podjęte decyzje.

Taki protokół z reguły przeprowadza się w następujących przypadkach:

• gdy spotkanie jest transkrybowane (transkrypcja wystąpień będzie załącznikiem do protokołu) lub nagrywane na dyktafon;
• gdy spotkanie ma charakter operacyjny i ważne jest ustalenie podjętej decyzji bez uszczegółowienia przebiegu dyskusji.

Zgodnie ze skróconym protokołem nie można przedstawić przebiegu dyskusji w tej sprawie, wyrażanych opinii, uwag, procesu opracowywania części administracyjnej tj. decyzja zarządu. Jego próbkę pokazano w przykładzie 22.

Pełny protokół(patrz Przykład 21) pozwala udokumentować szczegółowy obraz tego, co się dzieje, przekazuje treść raportów i przemówień uczestników spotkania, wszystkie wyrażone opinie, pytania i uwagi, komentarze, stanowiska.

Tak więc w pełnym protokole dla każdego rozpatrywanego zagadnienia znajdują się 3 części: „USŁYSZONE”, „MÓWIONE”, „ROZWIĄZANE” („ROZWIĄZANE”). A w skrócie tylko dwa: „SŁUCHALIŚMY” i „POSTANOWILIEM” („POSTANOWIŁEM”).

Główna część tekstu protokołu zawiera tyle sekcji, ile jest punktów porządku obrad. Sekcje są odpowiednio ponumerowane. Każda sekcja składa się z trzech części na pełne minuty – „SŁUCHAŁA”, „MÓWIONE”, „ZDECYDOWANE” („ZDECYDOWANE”) – lub dwóch dla krótkiej. Te słowa są drukowane wielkimi literami od lewego marginesu.

Po słowie „SŁUCHAŁ” w teście protokolarnym wskazuje się nazwisko i inicjały głównego mówcy w przypadku dopełniacza (kogo słuchano?), a zapis jego przemówienia następuje przez myślnik. Prezentacja jest zwykle prowadzona od trzeciej osoby liczby pojedynczej w czasie przeszłym (patrz przykład 15). Jeżeli tekst protokołu jest sporządzony w formie pisemnej i przekazany sekretarzowi, wówczas w protokole można wskazać tylko temat protokołu, a następnie „w załączeniu tekst protokołu” (przykład 16).

Przykład 15

1. SŁUCHANO:

Petrova V.Yu. - o wynikach realizacji planu pracy działu handlowego na IV kwartał 2008 r. Zaznaczył, że plan został wykonany w 100%.

Przykład 16

1. SŁUCHANO:

Petrova V.Yu. - Treść raportu w załączeniu.

W pełnym protokole po słowie „MÓWIONE” wskazane są imiona i inicjały uczestników dyskusji nad zagadnieniem. W tekście protokołu nazwisko i inicjały każdego mówcy są wydrukowane w nowej linii w mianowniku (kto mówił?). Prezentacja nagrania przemówienia oddzielona jest od nazwiska myślnikiem, od trzeciej osoby liczby pojedynczej. W tej samej części tekstu zapisywane są pytania postawione w trakcie lub po nim, a także odpowiedzi na nie.

Jeśli na spotkaniu nie ma dyskusji ani pytań, w protokole pomija się część „WYMOWA”, a ten fragment tekstu składa się tylko z dwóch części: „USŁYSZONY” i „POSTANOWIONY” („POSTANOWIŁ”). Jest to również możliwe w pełnym protokole w niektórych kwestiach porządku obrad.

Po słowie „ZDECYDOWANY” (lub „ZDECYDOWANY”), należy wydrukować tekst sentencji odpowiedniego punktu porządku obrad. Jeżeli w jednej sprawie podejmowanych jest kilka decyzji, numeruje się je cyframi arabskimi, pierwsza cyfra oznacza numer punktu porządku obrad, druga – numer podjętej decyzji.

Przykład 17

W przypadku podjęcia trzech decyzji dotyczących pierwszego punktu porządku obrad, zostaną one oznaczone numerami 1.1, 1.2 i 1.3.

Jeśli podjęta zostanie tylko jedna decyzja w sprawie drugiego punktu porządku obrad, to jego liczba będzie wynosić 2,1, a nie 2, jak niektórzy błędnie piszą.

Tekst sentencji jest sformułowany zgodnie ze standardowym wzorem przyjętym w dokumentach administracyjnych i odpowiada na pytania: komu co robić i w jakim terminie (w tym przypadku odpowiedzialny wykonawca może być wskazany na początku tekstu lub na końcu).

Przykład 18

1.1. Przygotowanie programu szkoleniowego dla handlowców przez etatowych specjalistów Spółki na II kwartał 2009 do 03.03.2009. Odpowiedzialny - szef działu personalnego Ushakov L.B.

1.1. Do szefa służby personalnej Ushakov L.B. przygotowanie programu szkoleniowego dla sprzedawców przez etatowych specjalistów Spółki na II kwartał 2009r. Termin realizacji - 03.03.2009r.

Zwyczajowa praktyka sporządzania protokołów nie przewiduje ustalenia wyników głosowania. Ale jeśli to miało miejsce, powinno to znaleźć odzwierciedlenie w akapicie operacyjnym. W prostszej wersji pokazano to w przykładzie 19. W protokołach walnych zgromadzeń wspólników jest wiele szczegółów, m.in. jest to również w kolejności odzwierciedlenia wyników głosowania nad podjętymi decyzjami, wyniki te są odnotowywane w protokole komisji skrutacyjnej oraz w protokole walnego zgromadzenia akcjonariuszy (patrz przykład 20).

Przykład 19

1.1. Zatwierdź kandydaturę Fedorova A.E. na stanowisko Dyrektora Finansowego Spółki.

Przykład 20

Zwiń Pokaż

1.1. Zatwierdź raport roczny, bilans, rachunek zysków i strat za 2007 rok; Plan rozwoju i lista najważniejszych zadań na 2008 rok.

Wyniki głosowania: „ZA” - 78 głosów (97,5% ogólnej liczby głosów uczestniczących w zgromadzeniu); „PRZECIW” – nie; "WSTRZYMANI SIĘ" - 2 głosy (2,5% ogólnej liczby głosów uczestniczących w zgromadzeniu). Decyzja została podjęta 78 głosami. W załączeniu protokół nr 2 prowizji liczącej.

Stanowią część protokołu

Protokoły sporządzane są na podstawie odręcznych, stenograficznych lub nagrań dźwiękowych, które są przechowywane w trakcie spotkania. Po posiedzeniu sekretarz przepisuje notatki, układa je zgodnie z podanymi wymaganiami i przekazuje do redakcji przewodniczącemu posiedzenia. Z zastrzeżeniem jego zmian protokół jest podpisany i staje się dokumentem urzędowym.

Moc prawna protokołu, tj. oficjalność, rzetelność, niepodważalność zależy nie tylko od zasad rejestracji. Zgodnie ze standardową definicją „moc prawna jest własnością dokumentu urzędowego przekazanego jej na mocy obowiązującego ustawodawstwa, kompetencji organu, który go wydał, oraz ustalonej procedury”. W przypadku przestrzegania powyższych zasad rejestracji, protokół nabiera mocy prawnej po: podpisywanie dwie osoby: przewodniczący i sekretarz.

Wykonanie tego rekwizytu nie jest trudne, ponieważ. to samo dotyczy wszystkich form protokołu rozważanych przez nas w artykule (patrz Przykłady 21, 22). Podpisy są oddzielone od tekstu odstępami 2 lub 3 liniami. Słowa „prezes” i „sekretarz” są drukowane od krawędzi lewego pola, ostatnia litera nazwiska ograniczona jest do prawego pola.

Protokół jest zatem dokumentem wewnętrznym, dlatego foka zwykle nie umieszcza się na nim.

Jeśli protokół obejmuje kilka stron, należy ponumerować drugą i kolejne strony. Numery stron są podawane cyframi arabskimi bez słowa „strona” (strona), bez użycia myślników, cudzysłowów i innych znaków.

Czas przygotowania protokołu co do zasady nie powinna przekraczać 5 dni. Konkretny termin sporządzenia protokołu może wyznaczyć przewodniczący, który przewodniczył posiedzeniu lub przewodniczący stałego organu kolegialnego. Termin sporządzenia protokołu może być również określony w regulaminie pracy organu kolegialnego.

Ale niektóre dokumenty dla niektórych typów protokołów wyznaczają własne jasne terminy. Np. ustawa „O spółkach akcyjnych” nakłada na spółki akcyjne obowiązek sporządzania protokołu z posiedzenia Zarządu przez 3 dni, a sporządzenie tak złożonego dokumentu, jakim jest protokół zajmuje aż 15 dni walnego zgromadzenia akcjonariuszy.

Decyzje podjęte na spotkaniu przekazywane pracownikom w formie rozpowszechniania kopii całego protokołu lub wyciągów z sentencji. W małych organizacjach zapoznawanie pracowników z podjętymi decyzjami jest czasem organizowane wbrew podpisowi, dla którego sporządzana jest do protokołu karta znajomości.

Praktykuje się również przygotowywanie innych dokumentów administracyjnych na podstawie podjętych decyzji, np. decyzji organu kolegialnego lub zarządzenia szefa organizacji.

„Kiedy nie ma zgody między towarzyszami”

Na to wszystko można by się uspokoić, ale wraz z wejściem w życie nowych Wzorcowych Instrukcji Dokumentacji w Federalnych Organach Wykonawczych (zatwierdzonych rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 8 listopada 2005 r. nr 536) znacznie zmienił się. Przynajmniej ten dokument wprowadzony wykonanie skróconych protokołów dla federalnych władz wykonawczych, dla których postanowienia niniejszego dokumentu regulacyjnego są obowiązkowe.

I różnią się one od praktyki kompilowania krótkiej formy protokołu, która została opracowana do tego momentu. Wyniki naszego porównania przedstawiamy w formie tabelarycznej (patrz Tabela 1).

Jeśli chodzi o dokumentację konkretnego organu federalnego, każdy ma własne instrukcje, które mogą nie pokrywać się z Modelem (zwróć uwagę na paragrafy 1.2 i 1.3 tego dokumentu regulacyjnego cytowanego poniżej). Zgodnie z ich lokalnymi instrukcjami, pracę produkcyjną wykonują wszyscy. A tym, którzy nie pracują w agencjach federalnych, zawsze radzę traktować Instrukcje modelowe jako przykładowe (tj. nieobowiązkowe). Ponadto GOST R ISO 15489-1-2007 „System standardów informacji, bibliotekarstwa i publikacji. Zarządzanie dokumentami. Ogólne wymagania". A jego główną ideą jest to, że organizacja musi „przepisać”, zatwierdzić zasady zarządzania dokumentami i ich przestrzegać. A ten przykład z krótkim protokołem jest bardzo orientacyjny - we wszystkich przypadkach, w których nie ma konkretnych instrukcji w ramach prawnych i regulacyjnych lub występują rozbieżności, każda organizacja jest zmuszona do ustanowienia własnych zasad. W takim przypadku możliwe jest zapewnienie zarówno jasności, jak i jasności wykonania, a co najważniejsze, mocy prawnej dokumentu.

Fragment dokumentu

Zwiń Pokaż

Standardowe instrukcje pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych (zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 08.11.2005 nr 536)

1.2. Standardowa instrukcja dotycząca papierkowej roboty w federalnych organach wykonawczych (zwana dalej standardową instrukcją) określa ogólne wymagania dotyczące funkcjonowania usług zarządzania dokumentami, dokumentowania czynności zarządczych i organizacji pracy z dokumentami w federalnych organach wykonawczych - ministerstwach, służbach, agencje.

1.3. Federalne organy wykonawcze organizują i prowadzą pracę biurową na podstawie Przepisów modelowych dotyczących wewnętrznej organizacji federalnych organów wykonawczych ... indywidualnych instrukcji dotyczących pracy biurowej, przepisów federalnych organów wykonawczych, innych dokumentów regulacyjnych i metodologicznych oraz niniejszej Standardowej Instrukcji. Indywidualne instrukcje dotyczące pracy biurowej zatwierdzają szefowie federalnych organów wykonawczych po uzgodnieniu z Federalną Agencją Archiwów.

Sporządzanie wyciągu z protokołu

Bardzo powszechną praktyką dokumentacji jest sporządzanie wypisów z protokołów.

Wypis z protokołu jest dokładną kopią fragmentu tekstu oryginalnego protokołu odnoszącego się do punktu porządku obrad, na którym sporządzany jest wyciąg. Jednocześnie odwzorowywane są wszystkie szczegóły formularza, wstępna część tekstu, punkt porządku obrad, nad którym przygotowywany jest wyciąg, a także tekst odzwierciedlający jego dyskusję i podjętą w jego sprawie decyzję.

Wypis z protokołu podpisuje tylko sekretarz, on również sporządza zaświadczenie. Składa się ze słowa „Poprawnie”, wskazującego stanowisko osoby poświadczającej wypis, jej podpisu osobistego, nazwiska, inicjałów i daty (zob. przykład 24).

Jeżeli wyciąg z protokołu jest wydawany do przedłożenia innej organizacji, jest poświadczany pieczęcią.

Jak poprawnie przechowywać protokoły?

Protokoły są przechowywane w zależności od formy pracy biurowej istniejącej w organizacji. Jeżeli praca biurowa jest wykonywana centralnie, to protokoły mogą być przechowywane przez sekretarza organizacji w służbie pracy biurowej. W zdecentralizowanym zarządzaniu rejestrami lokalizacja przechowywania jest określona przez strukturę organizacji, zwykle w sekretariatach tych urzędników, którzy prowadzą spotkania.

W sprawach protokoły sporządzane są zgodnie z nomenklaturą spraw, ale w każdym przypadku muszą być ułożone w odrębne sprawy, w zależności od rodzaju posiedzenia lub nazwy organu kolegialnego.

Przykład 23

Posiedzeniom kierownictwa przewodniczy Prezes Zarządu. W strukturze organizacji utworzono radę ekspertów, na czele której stoi również dyrektor generalny. Protokoły z posiedzeń i rady ekspertów powinny być sporządzane w dwóch oddzielnych przypadkach.

Wiele typów protokołów ma stały okres przechowywania. Należą do nich protokoły kolegialnego organu wykonawczego (kolegium, dyrekcji, zarządu itp.), organów kontrolnych, organów kontrolnych, rad naukowych, eksperckich, metodycznych, spotkań z szefami organizacji, walnych zgromadzeń akcjonariuszy, akcjonariuszy (paragraf 5 Wykaz standardowych dokumentów zarządczych generowanych w organizacjach prowadzących działalność, ze wskazaniem okresów przechowywania).

Przypisy

Zwiń Pokaż

Praktyka 8

INFORMACJE I DOKUMENTY REFERENCYJNE

PROTOKÓŁ, AKT

Większość dokumentów tworzonych przez instytucje ma charakter informacyjny i referencyjny. Dokumenty te zawierają informacje o stanie faktycznym. Informacje i dokumenty referencyjne to: zaświadczenia, memoranda, ustawy, pisma itp. Mają one charakter pomocniczy i nie są wiążące. Informacje w nich zawarte mogą być brane pod uwagę.

Protokół

Protokół zajmuje szczególne miejsce w systemie dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Można go przypisać do dokumentów informacyjnych (ponieważ zawiera informacje, zawiera informacje o omówieniu niektórych zagadnień zarządczych), a ponieważ zawiera część operacyjną. można uznać za dokument regulujący.

Protokół -, dokument ustalający przebieg dyskusji nad problemami i podejmowania decyzji na zebraniach, zebraniach, zebraniach, konferencjach i innych formach pracy organów kolegialnych (zarządów komisji i ministerstw, samorządów gminnych oraz rad naukowo-techniczno-metodycznych ).

Zgromadzenia wspólników, posiedzenia rad dyrektorów podlegają obowiązkowemu rejestrowaniu.

Protokoły są przekazywane organom państwowym do rejestracji (na przykład przy rejestracji banków komercyjnych, izb przemysłowo-handlowych itp.). Z działalności tymczasowych organów kolegialnych (konferencje, spotkania, narady, seminaria itp.) sporządzane są również protokoły.

Protokół sporządzany jest na podstawie protokołów, które na posiedzeniu prowadził sekretarz ręcznie lub za pomocą dyktafonu.

W zależności od rodzaju spotkania i statusu organu kolegialnego wybierana jest forma protokołu: krótka, pełna lub dosłowna.

Krótki protokół- ustala kwestie poruszane na spotkaniu, nazwiska prelegentów i podjęte decyzje. Zaleca się zachowanie takiego protokołu tylko w przypadku transkrypcji posiedzenia, przedłożenie sekretarzowi sprawozdania i tekstu wystąpień lub gdy posiedzenie ma charakter operacyjny.

Pełny protokół - rejestruje nie tylko omawiane zagadnienia, podjęte decyzje i nazwiska prelegentów, ale również wystarczająco szczegółowe zapisy, które oddają treść sprawozdań i wystąpień uczestników spotkania, wszystkie wyrażone opinie, pytania i uwagi, uwagi, stanowiska. Pełne minuty pozwalają na udokumentowanie szczegółowego obrazu spotkania.

Dosłowny protokół - jest opracowywany na podstawie dosłownego sprawozdania ze spotkania (transkrypcji) i dosłowny przedstawia proces omawiania każdego zagadnienia i podejmowania decyzji w jego sprawie.

Pełne i dosłowne protokoły są opracowywane na podstawie odręcznych zapisów dosłownych lub nagrań taśmowych.

Wszystkie rodzaje protokołów sporządza się na wspólnym formularzu, który zawiera następujące dane: nazwa instytucji, rodzaj dokumentu, miejsce umieszczenia daty, indeks dokumentu, miejsce sporządzenia protokołu, miejsce na tytuł tekst. Datą protokołu jest data spotkania. Jeżeli trwało to kilka dni, to data protokołu obejmuje datę początkową i końcową. Numer (indeks) protokołu to numer seryjny spotkania. Tytuł tekstu odzwierciedla rodzaj spotkania lub działalności kolegialnej (Protokoły - posiedzenia zarządu).

Tekst protokołu zawiera część wstępną i główną.

W części wodnej protokołu, po nagłówku, podaje się imiona i inicjały przewodniczącego i sekretarza posiedzenia. Od nowego wiersza po wyrazie obecny wymienić nazwiska, inicjały stałych członków organu kolegialnego w porządku alfabetycznym (w skróconej formie protokołu dane te pominięto), a także nazwiska, inicjały i stanowiska zaproszonych. Słowa „Przewodniczący”, „Sekretarz”, „Uczestniczy” pisane są wielką literą od początku lewego brzegu. Przy sporządzaniu protokołu przedłużonego spotkania nie podaje się nazwisk uczestników, ale podaje się ich całkowitą liczbę. Uczestnicy liczeni są zgodnie z listami rejestracyjnymi, które przekazywane są sekretarzowi spotkania i stanowią jeden z załączników do protokołu.

Porządek obrad zawarty jest w części wodnej protokołu, wymienia kwestie poruszane na spotkaniu z nazwiskami mówców (mówców) oraz ustala kolejność ich dyskusji. Wymienia kwestie poruszane na spotkaniu z nazwiskami prelegentów i ustala kolejność ich dyskusji. Porządek obrad ustalany jest z wyprzedzeniem i powinien zawierać optymalną liczbę spraw.

Główna część tekstu protokołu zawiera tyle sekcji, ile jest punktów porządku obrad. Sekcje są odpowiednio ponumerowane.

Każda sekcja składa się z trzech części: „USŁYSZONY”, „MÓWIONY”, „ZDECYDOWANY”, które drukowane są dużymi literami w celu podkreślenia w tekście protokołu nagrania przemówienia głównego mówcy, uczestników dyskusji tematu i sentencji, formułując rozwiązanie zagadnienia. W tym samym celu w tekście protokołu umieszcza się nazwisko i inicjały każdego mówcy od nowego wiersza w mianowniku. Prezentacja nagrania przemówienia oddzielona jest od nazwiska myślnikiem, od trzeciej osoby liczby pojedynczej, treść wypowiedzi napisana jest w formie mowy bezpośredniej. Jeśli tekst raportu jest skrócony lub przedstawiony przez mówcę na piśmie, to po myślniku piszą również wielką literą - „Raport w załączeniu”.

Słowo „SŁUCHAŁ” jest poprzedzone numerem punktu porządku obrad, po którym następuje dwukropek.

Przebieg dyskusji nad raportem znajduje odzwierciedlenie w dziale "MOWY" Pytania i odpowiedzi są zapisywane w dziale "MOWY". Słowa - pytanie i odpowiedź nie są napisane.

Na przykład:

AV Smirnov - Czy podjęto działania zmierzające do likwidacji...?

Przyjęte decyzje znajdują się w sekcji „ROZWIĄZANE”. Jeśli jest kilka rozwiązań, numeruje się je cyframi arabskimi z kropką. Każdej decyzji towarzyszy wskazanie stanowiska, nazwiska oraz inicjały osoby odpowiedzialnej za jej wykonanie oraz zawiera termin, na przykład:

ROZWIĄZANY:

1. Przygotuj projekt nowego regulaminu pracowniczego. Odpowiedzialny - kierownik HR Rodionova N.P. Termin - 18.11.2001.

Część operatywna zbudowana jest według schematu: akcja – wykonawca – termin. Wykonawcą może być organizacja, jednostka strukturalna lub określony urzędnik.

Protokół może ustalić decyzję o zatwierdzeniu dowolnego dokumentu. W takim przypadku protokół powinien zawierać wzmiankę o dacie i numerze dokumentu, a sam dokument powinien być dołączony do protokołu.

W trakcie wyborów wyniki głosowania na każdego kandydata należy odnotować w protokole.

Protokół podpisują przewodniczący i sekretarz. Sekretarz redaguje tekst, zapoznaje każdego mówcę z nagraniem jego przemówienia i otrzymuje podpis mówcy, który zgadza się z nagraniem jego przemówienia. Protokół zebrania do przeprowadzenia, który wybiera prezydium, podpisują przewodniczący, sekretarz i wszyscy członkowie prezydium.

Wyciąg z protokołu jest dokładną kopią fragmentu tekstu oryginalnego protokołu. Jednocześnie odtwarzane są wszystkie szczegóły formularza, wstępna część tekstu, punkt porządku obrad, dla którego przygotowywany jest wyciąg. Wypis z protokołu podpisuje tylko sekretarz, on również sporządza zaświadczenie. Składa się on ze słowa „Poprawnie”, wskazania stanowiska osoby poświadczającej wypis, podpisu osobistego, nazwiska, inicjałów i daty. Jeżeli wyciąg zostanie przekazany do przedłożenia innej organizacji, jest on poświadczony pieczęcią.

Szablon protokołu

(z wzdłużnym układem detali)

Herb Federacji Rosyjskiej

Nazwa firmy

PROTOKÓŁ

____________________ № _________________

data

_______________________________

Miejsce publikacji

Tytuł:

Posiedzenia komisji dla...

Przewodniczący - Smirnov S.S.

Sekretarz - Antonova M.I.

Obecni: 30 osób (lista w załączeniu)

(jeśli do 15 osób, to w protokole

nazwiska z inicjałami

w kolejności alfabetycznej oddzielone przecinkami)

PORZĄDEK OBRAD:

1. O trybie przygotowania do konferencji.

Raport menedżera...

1. SŁUCHANO:

Sokołow A.I. - Treść raportu w załączeniu.

WYKONANE:

Iwanow MI - krótkie nagranie przemówienia (w trzeciej osobie).

ROZWIĄZANY:

1.1. Zatwierdzić...

2. SŁUCHAŁ:

WYKONANE:

ROZWIĄZANY:

Przewodniczący Podpis SS. Smirnow

Działać- dokument sporządzony przez kilka osób i potwierdzający określone fakty lub działania.

Akty są sporządzane w różnych sytuacjach i dlatego mają wiele odmian:

akt przyjęcia pracy na podstawie umowy;

akt przyjęcia i przekazania dokumentów;

Akt spisywania materiałów;

akt handlowy

akt weryfikacji itp.

Akty sporządza komisja, działająca na stałe lub powoływana pod kierunkiem przywódców.

Szczególną grupę tworzą akty handlowe ustalające fakty uszkodzenia, uszkodzenia lub ubytku ładunku, innych naruszeń zasad przewozu. Akt taki sporządza się na wydrukowanym formularzu ustalonej próbki, wypełnionym bez plam, wymazań i przekreśleń. Wszelkie uzupełnienia i poprawki w akcie muszą być sprecyzowane i poświadczone podpisami obu stron.

Jeżeli akt jest dokumentem wewnętrznym przedsiębiorstwa, jest sporządzony na wspólnym formularzu. Jeżeli akt jest dokumentem zewnętrznym, to musi zawierać dane referencyjne o organizacji.

Akt musi mieć:

nazwa organizacji (podział strukturalny);

nazwa typu dokumentu;

tytuł tekstu

podpisy;

· foka;

Aplikacje; (z kopiami dokumentów potwierdzających).

Tekst aktu składa się z części wprowadzającej i potwierdzającej.

Część wodna ustawy wskazuje podstawę jej przygotowania. Może to być link do dokumentu, ustnego polecenia kierownictwa, wszelkich faktów, wydarzeń, działań.

Ustawa może mieć nagłówek, na przykład: „Ustawa o niedoborach towarów konsumpcyjnych” lub „Ustawa o przyjęciu i przekazaniu dokumentów oznaczonych jako „Poufne”.

Główna część ustawy stanowi:

· cele i zadania;

terminy prac komisji;

wyniki (wnioski, wnioski, sugestie).

Po tekście i adnotacji o wniosku, w razie potrzeby, podaje się informację o liczbie odpisów aktu, ich lokalizacji lub adresacie, do którego zostały wysłane.

Akt podpisują wszystkie osoby, które brały udział w jego przygotowaniu.

W przypadku szeregu aktów (w kwestiach materialnych, finansowych i innych ważnych) konieczna jest zgoda kierownika i certyfikacja pieczęcią przedsiębiorstwa.

Akty audytów i inspekcji są wprowadzane do wszystkich osób, których działania dotyczą. Jednocześnie w ustawie, po podpisach opracowujących, znajduje się dopisek „W ustawie znane są: stanowiska, podpisy, odpisy podpisów i daty”.

Na przykład:

Opracowany przez:

Przewodniczący _______________________________________________

Członkowie Komisji:

Członkowie komisji: 1. _____________________________________

Stanowisko, nazwisko, inicjały

W obecności: 1. _______________________

Stanowisko, nazwisko, inicjały

Nazwiska członków komisji i obecnych są ułożone alfabetycznie. W tytule stanowiska znajduje się nazwa instytucji.

Część stwierdzająca zaczyna się od akapitu. Określa cele, zadania i istotę pracy wykonawców ustawy, jej rezultaty. Wyniki pracy można przedstawić w formie tabeli.

W końcowej części ustawy wyciągane są wnioski lub rekomendacje. Ta część tekstu jest opcjonalna – czynność może zakończyć się stwierdzeniem stanu faktycznego.

Po tekście, przed podpisami, jeśli to konieczne, wskazać liczbę egzemplarzy sporządzonego aktu oraz ich lokalizację (ta część aktu również jest fakultatywna). Na przykład:

Opracowano w 3 egzemplarzach:

1. kopia. wysłane do Ministerstwa Gospodarki Rosji

Drugi egzemplarz. wysłane do Ministerstwa Kolei Rosji

Trzecia kopia. - w przypadku 05-24.

Uzupełnij tekst aktu podpisu. Akt podpisuje przewodniczący komisji i wszyscy projektanci. Przy podpisywaniu stanowiska nie umieszcza się nazwisk przed imionami. Na przykład:

Przewodniczący Komisji Podpis K.Ya. Lakin

Członkowie Komisji: ______________ V.N. Kiriłłow

Podpis

______________ W. Potapowa

Podpis

N.N. Lamshina

Podpis

Jak w każdym dokumencie, w akcie przed tekstem znajduje się nagłówek, który zaczyna się od przyimka „O” („Włącz”) i jest sformułowany za pomocą rzeczownika słownego „Po weryfikacji”, „Po przyjęciu i przekazaniu”, „Po odpisaniu”, „Po zniszczeniu” itp.

Niektóre rodzaje aktów wymagają zatwierdzenia. Na przykład ustawę o likwidacji instytucji zatwierdza kierownik wydziału wyższego (minister), ustawę o przeznaczeniu dokumentów i akt do zniszczenia - kierownik instytucji. Homologacja jest wydana z pieczęcią zgodnie z wymogami GOST R 6.30-97.

Oto przykład aktu:

Ministerstwo Kultury Rosji ZATWIERDZONE

Komitet Kultury Przewodniczący Komitetu

Administracje Podpis N.I. Pietrow

___________________________ ___________________

Nazwa obszaru Data

18.05.2000 № 12

Miasto Nowosybirsk

O sprawdzeniu bezpieczeństwa dokumentów w komisji

Powód: zarządzenie przewodniczącego komisji z dnia 20.04.2000 nr 102 „W sprawie sprawdzenia bezpieczeństwa dokumentów zarządczych”.

Opracowane przez komisję w składzie:

Przewodniczący: Zastępca Przewodniczący Komitetu Sidorov G.V.

Członkowie Komisji: 1. Kierownik. Departament Generalny Grigoryeva N.I.

2. Inspektor działu personalnego Michajłowa G.G.

3. Zastępca główny księgowy Myshkin S.I.

4. Referent Prokudina M.V.

W okresie od 16 do 18 maja 2000 r. komisja sprawdziła organizację i warunki przechowywania dokumentów zarządczych w komisji kultury. Dokumenty są przechowywane w pododdziałach strukturalnych oraz w dziale ogólnym.

Nomenklatura spraw jest corocznie koordynowana z Nowosybirskim Archiwum Regionalnym. Nie ustalono faktów śmierci, utraty, uszkodzenia lub nielegalnego zniszczenia dokumentów.

Opracowano w 2 egzemplarzach:

1. - w sprawie nr 1-23

2 - do archiwum regionalnego.

Przewodniczący Komisji Podpis G.V. Sidorowa

Członkowie Komisji: Podpis N.I. Grigoriewa

Podpis GG. Michajłowa

Podpis SI. Myszkin

PodpisŚr. Prokudin

Opcja 2

Udokumentuj wynik audytu pracy przedsiębiorstwa Sibtekhmash OJSC, który został przeprowadzony od 02.01.2000 do 03.01.2000, w wyniku audytu zidentyfikowano następujące niedociągnięcia: akta osobowe nie są usprawnione niektóre akta osobowe personelu inżynieryjno-technicznego są w złym stanie; dopuszcza się nieuzasadnione spisanie papieru opakowaniowego, gwoździ i części zamiennych do naprawy sprzętu; w warsztacie nadużyto lutowia w ilości 60 kg; kierownik magazynu P.I. Jakowlew nieterminowo wysłał opakowania zwrotne do dostawców, za co zakład zapłacił grzywnę w wysokości 1,5 tysiąca rubli. Reszta informacji zależy od Ciebie.

Sekretarz Podpis MAMA. Antonowa

16. Sporządzić protokół z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej Zakładu Urządzeń Gazowniczych, która rozpatrzyła wydanie wyników inwentaryzacji dla magazynu nr 2 materiałów pomocniczych. Na posiedzeniu podjęto uchwałę o zatwierdzeniu wyników inwentaryzacji i przypisaniu na koszt kierownika magazynu niedoboru materiałów pomocniczych w wysokości 365 mln rubli, a także odczytaniu zestawienia dla magazynu nr 2 oraz nota wyjaśniająca kierownika magazynu. Reszta informacji zależy od Ciebie.

17. Sporządzić pełny protokół z walnego zgromadzenia pracowników spółdzielni produkcyjnej „Start”, na którym omówiono kwestię tworzenia produkcji materiałów budowlanych do budowy budynków mieszkalnych. Na spotkaniu usłyszano informację przewodniczącego o możliwości stworzenia takiego warsztatu i perspektywach jego pracy. Po dyskusji postanowiono poinstruować prezesa i jego zastępcę ds. budownictwa, aby w ciągu 6 miesięcy rozwinęli prace i przeznaczyć na te cele 315 mln rubli.

18. Sporządzić podsumowanie spotkania produkcyjnego pracowników działu planowania i ekonomii Zakładu Środków Leczniczych, w którym rozpatrzono kwestię wczesnego opracowania planu techniczno-finansowego przemysłu na rok 1998. Po dyskusji zebranie produkcyjne postanowiło opracować techniczny plan finansowy dla przemysłu trzy dni przed terminem. Pozostałe informacje wprowadź samodzielnie.

Podobne informacje.

Spotkania odbywają się w wielu organizacjach, bez względu na ich formę własności. Na nich pracownicy i menedżerowie wymieniają ważne informacje, podejmują decyzje. Aby wydarzenie było skuteczne, sporządzany jest protokół ze spotkania. Próbka tego dokumentu w organizacjach jest w przybliżeniu taka sama. Zasady są omówione poniżej.

Rodzaje spotkań

Te czynności mogą się nie powieść, jeśli się do nich nie przygotujesz. Ta funkcja spada na lidera. Musi określać charakter wydarzenia. Specjaliści wyróżniają kilka rodzajów spotkań:

1. Szkolenie (konferencja), którego celem jest przekazanie pracownikom wiedzy, doskonalenie ich umiejętności.
2. Informacyjny. Wydarzenie ma na celu podsumowanie informacji i zbadanie różnych punktów widzenia na pojawiające się problemy.
3. Wyjaśniający. Na takich spotkaniach menedżerowie przekonują pracowników o słuszności prowadzonej polityki gospodarczej.
4. Problematyczny. Impreza ma na celu wypracowanie metody rozwiązywania rzeczywistych problemów.

Niezależnie od rodzaju spotkania, musi ono być udokumentowane. Pozwala to na przeprowadzenie go w sposób kompetentny i zorganizowany.

Szkolenie

Aby spotkanie było efektywne, liderzy muszą być świadomi następujących zasad:

1. Konieczne jest jasne zdefiniowanie tematu i pożądanych rezultatów. Pomoże to w organizacji wydarzenia.
2. Staranne opracowanie agendy. Konieczne jest ustalenie kolejności rozpatrywania pytań. Jednocześnie lepiej zacząć od prostych pytań, przechodząc do bardziej złożonych.
3. Należy poinformować uczestników o faktach do omówienia. Najlepiej zrobić to przed spotkaniem.
4. Zaproszenie należy wysłać z wyprzedzeniem do osób, które muszą uczestniczyć. Jeśli niektórzy nie mogą pomóc w rozwiązaniu problemów, ale muszą znać wyniki zdarzenia, muszą dostarczyć protokół.
5. Miejsce spotkania należy wybrać na podstawie jego celów. Warunki przyjmowania ludzi są ważne w tworzeniu środowiska biznesowego.

Te niuanse są głównymi elementami przygotowań do spotkania. Jeśli będą przestrzegane, impreza odbędzie się sprawnie i w sposób zorganizowany.

Dlaczego wymagany jest protokół ze spotkania?

Każda organizacja ma regularne spotkania. Tego typu imprezy pomagają rozwiązać wiele dotkliwych problemów, podejmować na czas decyzje dotyczące złożonych zadań i tworzyć strategię rozwoju firmy. Często spotkania nie są protokołowane, co jest uważane za normę. Kierownictwo może samodzielnie określić listę zdarzeń, podczas których prowadzona jest ewidencja. Ustalają również, gdzie nie jest to konieczne.

Głównym celem protokołu jest spisanie na piśmie wszystkich pytań, zadań i opinii zgłoszonych na spotkaniu, a także wspólne podejmowanie decyzji. Za najlepszą formę uważa się szczegółowy protokół. Zazwyczaj taki dokument jest używany podczas wydarzeń, które wpłyną na przyszły rozwój firmy. Ponadto konieczne jest ewidencjonowanie treści spotkań z przedsiębiorstwami i pracownikami instytucji państwowych. Przykładowe protokoły spotkań dla różnych form wydarzeń są podobne, są tylko drobne różnice.

Czyn

Protokół ze spotkania przechowuje kierownik przedsiębiorstwa. Ale tę funkcję może pełnić inny pracownik. Przed tym wydarzeniem sekretarz otrzymuje listę zaproszonych oraz przybliżoną listę pytań. Uczestnicy otrzymują streszczenia raportów. Dzięki temu przygotujesz szablon dokumentu, który przyśpieszy pracę nad przygotowaniem dokumentu. Przykładowe protokoły spotkań na takich imprezach są podobne we wszystkich przedsiębiorstwach.

Gdy jest wielu uczestników, lepiej mieć kartę rejestracyjną, na której będą zapisywane imiona i nazwiska tych, którzy się pojawią. Wraz z rozpoczęciem spotkania lista obecnych jest zatwierdzana przez sekretarza. Zapis informacji jest rejestrowany przez sekretarza podczas imprezy. Nagrania z dyktafonu służą do poprawy dokładności rejestrowania. Wszystkie słowa są zapisywane na nośniku cyfrowym, a następnie odtwarzane podczas końcowej rejestracji protokołu.

Jeśli na spotkaniu jest wielu uczestników, zaprasza się 2 sekretarzy do sporządzenia protokołu. Taka praca przyspiesza proces w przypadku opóźnienia zdarzenia. Odpowiedzi, uwagi, komentarze niezwiązane z tematem spotkania nie są zawarte w treści dokumentu. Protokół zawiera ogólne znaczenie raportów, pytań i propozycji. Decyzje i instrukcje są dokładnie rejestrowane, które kierownik przekazuje poszczególnym pracownikom.

Jeśli kierownik potrzebuje dokładnych informacji, może zażądać raportu podpisanego przez osobę odpowiedzialną. Spotkania omawiają ogólnie stan rzeczy, więc nie ma potrzeby robienia szczegółowych notatek. W efekcie protokół zawiera przebieg spotkania: omawiane tematy, zagadnienia, decyzje. Czasami przywódcy wymagają dosłownego utrwalenia wszystkich fraz. Dzieje się tak na spotkaniach nowoczesnych organizacji, na których rozwiązywanych jest wiele kwestii operacyjnych.

Rejestracja

Spotkania? Próbka zawiera podstawowe informacje, które powinny znaleźć się w dokumencie. W departamentach rządowych protokoły prowadzone są na podstawie specjalnych formularzy. Zwykła forma przykładowego protokołu ze spotkania składa się z:

1. Dane obowiązkowe (data, numer, nazwa przedsiębiorstwa, rodzaj dokumentu z oznaczeniem imprezy, miejsce).
2. Lista obecnych (imię i nazwisko, stanowisko uczestników). Można użyć arkusza rozjazdowego, w którym każdy, kto przyszedł się podpisać.
3. Jeżeli w wydarzeniu wzięły udział osoby z innych instytucji, należy je wpisać w sekcji „Zaproszeni”.
4. Głównym elementem. Wskazuje 3 części: wysłuchaną (imię i nazwisko oraz stanowisko prelegentów, tematy wystąpień, przedstawienie istoty), wypowiedzianą (imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, która zadała pytanie lub skomentowała), zdecydowaną (kierownik wydaje polecenia lub postanowienie jest nałożony termin wykonania zadań).
5. Na końcu podpis kładzie sekretarz i szef. Druk nie jest potrzebny.

Zgodnie z tym wzorcowym protokołem będzie można sporządzić kompetentny dokument. Musi być ponumerowany, aby kontrolować przebieg spotkania. Praca końcowa przygotowywana jest jakiś czas po spotkaniu. Może to zająć kilka godzin, a nawet dni, wszystko zależy od ilości informacji.

Przykładowe protokoły spotkania z reżyserem są dokładnie takie same, jak to, które odbywa się bez niego. Następnie dokument jest przekazywany do podpisu kierownikowi imprezy. Protokół jest wysyłany do zainteresowanych stron lub tworzone są oficjalne wyciągi z instrukcjami dla wykonawców.

Jeżeli sporządzany jest protokół ze spotkania technicznego, jego próbka może zawierać specyficzne niuanse tego wydarzenia. Ale generalnie powinien zawierać główną esencję, problemy i kwestie poruszane przez uczestników. Przykładowe protokoły z warsztatów przedstawione w artykule mogą służyć jako przykład w przygotowaniu tego dokumentu.

spotkanie operacyjne

To wydarzenie ma następujące funkcje:

1. Określona częstotliwość, na przykład co tydzień.
2. Pewna kompozycja obecnych.
3. Podobne tematy i pytania.
4. Krótki czas trwania.

Przykładowy protokół ze spotkania operacyjnego jest taki sam, jak ze zwykłego wydarzenia. Dopiero sekretarka najpierw zapoznaje się z algorytmem pracy, pytaniami do dyskusji. Przyspiesza to pracę nad dokumentem, ponieważ większość jest tworzona z góry. Protokół sporządzany jest szybko, dokument jest niezwłocznie przekazywany do podpisu kierownictwu.

Składowanie

Aby rozwiązać problem przechowywania protokołów, sekretarz musi zapoznać się z wewnętrznymi dokumentami organizacji. To zależy od specyfiki przedsiębiorstwa. Dokumenty dotyczące posiedzeń rad dyrektorów lub udziałowców JSC są przechowywane na stałe. Protokoły pozostawia się w miejscu obecnego organu organizacji. Dokumenty ze spotkań są zwykle przechowywane przez 3 lub 5 lat, a następnie archiwizowane i niszczone na podstawie instrukcji.

Wniosek

Protokoły z zebrań pozwalają uczestnikom zapamiętać porządek obrad i wykonać zadania na czas. Obecnie dostępne są zasoby elektroniczne do operacyjnego przygotowania i dystrybucji tej dokumentacji. W związku z tym sekretarzowi wygodnie będzie przedstawić wersję protokołu zainteresowanym stronom.