Informacje o wykonanej pracy. Raport z postępu prac: przykładowe i szczegółowe instrukcje dotyczące przygotowania. Obowiązkowe pozycje sprawozdania z postępu prac

Powiązany artykuł Jak napisać raport publiczny Nie ma jednego ścisłego formatu pisania raportu. Każda organizacja w miarę gromadzenia doświadczeń opracowuje dla niej wewnętrzne zasady i wymagania. Jeśli piszesz raport po raz pierwszy, postaraj się, aby był on znaczący i logiczny. Instrukcje 1 Ustal formę raportowania. Raport może mieć formę tekstową lub statystyczną. W pierwszym informacje prezentowane są w formie spójnej narracji, która w razie potrzeby jest uzupełniana tabelami, wykresami i innymi ilustracjami. W przypadku raportu statystycznego jest odwrotnie: cyfrowym wskaźnikom i diagramom towarzyszą krótkie wyjaśnienia tekstowe. 2 Ustaw ramy czasowe. Można napisać raport z pracy za tydzień, miesiąc, kwartał, rok. Czasami jednak konieczna jest relacja z konkretnego wydarzenia, którego organizacja i realizacja trwała kilka dni.

Sprawozdanie z postępu prac: próbka

Ryzykujesz po prostu, że pozostaniesz niedoceniany, ponieważ szef nie ma siły, aby dokończyć czytanie o wszystkich Twoich osiągnięciach w pracy, których ledwo udało Ci się dokonać w ciągu tygodnia lub miesiąca pracy. 4 Struktura prezentacji informacji musi być jednolita w całym dokumencie. Pomyśl o tym, może wygodniej będzie przygotować takie raporty w formie tabelarycznej.

Żart, że czasami trudniej jest zgłosić wykonaną pracę, niż ją wykonać, ma dobry powód. Przy okazji pisania takiego raportu osoba, która go czyta, może uzyskać jaśniejszy obraz nie tylko wyników Twojej pracy, ale także cech biznesowych.

Aby się nimi nie zawiódł, musi kompetentnie i poprawnie napisać raport z wykonanej pracy, znając podstawowe wymagania, które mu przedstawiono.

Przykłady raportów z postępów. jak napisać raport

Smirnova P.P.;

• przygotować wsparcie informacyjne spotkania z HR Consulting LLC, rozesłać zaproszenia do uczestników, przygotować projekt programu spotkania;
• wziąć udział w konferencji poświęconej problematyce optymalizacji wykorzystania czasu pracy, przygotować pytania i sugestie.

Wszystkie przydzielone zadania zostały wykonane, a mianowicie:

• przygotowano i wysłano pisma do inspektoratów podatkowych i inspekcji pracy;
• Przygotowano materiały informacyjne na spotkanie z HR Consulting LLC, rozesłano zaproszenia oraz sporządzono projekt programu spotkania.
• wzięli udział w konferencji, do raportu załączono notatkę z propozycjami.

Dodatkowo prowadzono prace z dokumentacją przychodzącą, a mianowicie:

• przygotował i przesłał dwie odpowiedzi na wnioski inspekcji pracy;
• udzielono odpowiedzi na pisemne wnioski gr.

Jak po raz pierwszy napisać raport z postępów

• Zarządzanie dokumentacją kadrową
• Dokumenty wewnętrzne

Raport postępu pozwala menadżerowi ocenić jakość i szybkość realizacji zadania. W artykule przedstawiono przykładowe raporty z postępu prac oraz instrukcje krok po kroku dotyczące przygotowania raportu z postępu.

Informacje

Z artykułu dowiesz się:

• dlaczego potrzebujemy raportu z wykonanej pracy;
• co napisać w raporcie z postępów;
• jak napisać raport: instrukcje krok po kroku.

Po co raport z wykonanej pracy? Menedżer wyznacza zadanie, pracownik je wykonuje – na tym polega istota procesu pracy. Fakt wykonania zadania odnotowuje się w formie protokołu wykonanej pracy.

Każdy pracownik okresowo sporządza taki dokument. Częstotliwość raportów i ich forma zależą od wewnętrznych zasad firmy.
Kto potrzebuje raportu z postępu prac i dlaczego? Lider go potrzebuje.

Raport z postępu prac: przykładowe i szczegółowe instrukcje dotyczące przygotowania

Uwaga

Instrukcja 1 Raportowanie z pracy ma różną częstotliwość i dlatego powinno mieć inną treść. Jeśli piszesz raport tygodniowy lub miesięczny, Twoje działania powinny być odzwierciedlone bardzo szczegółowo, ponieważ mają one na celu kontrolę operacyjną.

Raport kwartalny odzwierciedla główne wskaźniki i analizuje działania, wskazując ewentualne przyczyny zakłócające pracę. Raport roczny zawiera główne wyniki, ocenę ich dynamiki w stosunku do poprzedniego okresu rocznego oraz prognozę na rok następny.
2 Forma raportu może być dowolna, jednak jego struktura informacyjna jest jednolita. Dla przejrzystości zastosuj tabelaryczną formę prezentacji, ozdobioną, jeśli to konieczne, diagramami i wykresami.
Język raportu powinien być rzeczowy, prezentacja powinna być zwięzła i jasna.

Jak napisać raport z wykonanej pracy?

Ilość miesięcznych sprawozdań z postępu prac jest większa, ale także wyrażona głównie w liczbach. Natomiast kwartalne, półroczne i roczne to najczęściej wersje tekstowe raportów z wykonanej pracy.

Raport tekstowy z wykonanej pracy to proces twórczy. Sporządzenie raportu w liczbach jest zadaniem odpowiedzialnym, ale łatwiejszym niż stworzenie kompetentnego, wykwalifikowanego raportu tekstowego z wykonanej pracy. Sporządzenie raportu w formie tekstowej to rodzaj kreatywności.

Powinien odzwierciedlać działalność działu lub całej organizacji jako całości, powinien być napisany językiem dokumentu, ale łatwym do odczytania, nie powinien zawierać niepotrzebnej „wody”, tekst powinien być poparty liczbami, powinien odzwierciedlać porównanie z poprzednimi wskaźnikami okresu sprawozdawczego lub wskaźnikami z tego samego okresu ubiegłego roku i powinno zakończyć się pewnymi wnioskami.

Główny księgowy ma obowiązek codziennie składać sprawozdania z wykonanej pracy

W „Części głównej” opisz bardziej szczegółowo kolejność swojej pracy:

1. przygotowanie do realizacji projektu;
2. etapy jego realizacji (wskazać wszystkie wykorzystane zasoby: badania marketingowe, prace analityczne, eksperymenty, podróże służbowe, zaangażowanie innych pracowników);
3. problemy i trudności, jeśli się pojawią;
4. sugestie dotyczące rozwiązania trudności;
5. osiągnięty wynik.

Raport w formie tabeli będzie wyglądał bardziej wizualnie, uporządkowanie i zwięźle. Jeżeli często musisz przygotowywać na bieżąco raporty z wykonanej pracy, wygodnie będzie przygotować szablon, do którego regularnie będziesz musiał wprowadzać niezbędne dane. Aby nie zapomnieć o niczym ważnym w ciągu ostatniego dnia pracy, wydziel kilka minut ze swojego harmonogramu i zapisz wszystko, co zrobiłeś. W przeciwnym razie na pewno przegapisz coś później.

Jak napisać raport z pracy wykonanej przez księgowego

Jeszcze bardziej szczegółowy łańcuch „konkretny problem – przyczyny jego wystąpienia – ustalenie zadań – rozwiązanie” od razu sugeruje potrzebę przedstawienia raportu dziennego w formie tabelarycznej. Znane są już także nazwy wykresów. Informacje przedstawione w ten sposób są łatwe do odczytania i analizy.

Prezentacja wskaźników ilościowych W przypadku, gdy raport składa się głównie z danych liczbowych, forma tabelaryczna może być bardzo trudna do zrozumienia. Ciągły potok liczb dosłownie nudzi czytelnika już po kilku minutach.

Kolejną rzeczą są wielokolorowe wykresy i wykresy. Są jasne, zrozumiałe i łatwe do odczytania. Każdy diagram wymaga komentarza. Ponadto konieczne jest wskazanie, w jaki sposób różne wykresy są ze sobą powiązane; Wyjaśnienie związków przyczynowo-skutkowych dodatkowo ułatwi analizę raportu.

Jak napisać raport postępu dla księgowego

Nie należy zatrudniać osób, których dane mogą kolidować z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych. Na przykład operator komputera nie może mieć długich paznokci. To pogorszy jego wyniki. 5 Naucz się podstaw komunikacji niewerbalnej i zastosuj je w rozmowach kwalifikacyjnych. Jeśli wnioskodawca stale dotyka głowy podczas odpowiadania na pytania, jest to pewny znak, że kłamie. Nie należy ufać informacjom, które o sobie opowiada. 6 Jeśli to możliwe, sprawdź umiejętności zawodowe. W CV możesz zawrzeć wiele informacji, ale nie jest faktem, że będą one odpowiadać rzeczywistym umiejętnościom kandydata. Powinieneś ufać tylko temu, co widzisz w rzeczywistości. 7 Stwórz sytuację przypominającą pracę, aby sprawdzić umiejętności kandydata. Oczywiście wnioskodawca nie powinien wiedzieć o zbliżającej się kontroli.

Jak prawidłowo przygotować raport z pracy księgowego

W prawdziwym życiu szefom dość trudno jest ocenić, jak dobrze pracownicy wykonują swoją pracę, jeśli nie widzą wyników swojej pracy. Dlatego prawie we wszystkich przedsiębiorstwach kierownictwo zobowiązuje każdego pracownika do regularnego sporządzania raportów z wykonanej pracy. Często dokument ten tworzony jest w odstępach 1 tygodnia. W ten sposób kierownictwo może zobaczyć, co robili pracownicy, a także jak przydatni byli dla przedsiębiorstwa. Niepoprawny przykład Dokument jest kompilowany w dowolnej formie. Być może dlatego pojawia się duża liczba raportów, które nic nie mówią kierownictwu lub dają do myślenia, że ​​pracownik nie radzi sobie z przypisanymi mu funkcjami. Jednocześnie konkretny pracownik może być naprawdę pracowity i przekroczyć swój plan. Winowajcą jest nieprawidłowo sporządzony raport z wykonanej pracy.

Jak poprawnie napisać raport z pracy księgowego, próbka

Sporządzając raport z działalności całej organizacji jako całości, praca wszystkich jej działów i działów jest zwykle przydzielana kierownikowi organizacji. Ogólna praktyka dostarczania raportów zakłada, że ​​wyższa władza przesyła organizacji, która musi złożyć raport z wykonanej pracy, strukturę przyszłego raportu, która wskazuje, co konkretnie należy uwzględnić w raporcie z wykonanej pracy, jakie liczby , wskaźniki i obszary działania powinny znaleźć odzwierciedlenie w nadchodzącym raporcie .

Kierownik organizacji zapoznaje działy ze strukturą raportu każdego działu, a każdy dział sporządza własny raport z wykonanej pracy. Menedżer sprawdza wszystkie raporty, jeśli to konieczne, koryguje je i generuje ogólny raport z działalności organizacji.

Szef przedsiębiorstwa wysyła pracownika w podróż służbową ze względu na potrzeby służbowe.

Drodzy Czytelnicy! W artykule omówiono typowe sposoby rozwiązywania problemów prawnych, jednak każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem- skontaktuj się z konsultantem:

WNIOSKI I ZGŁOSZENIA PRZYJMUJEMY 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 7 dni w tygodniu.

Jest szybki i ZA DARMO!

W tym celu należy sporządzić odpowiedni formularz. Wskazuje stanowisko i nazwisko pracownika, cel i cel podróży.

Po przyjeździe pracownik sporządza protokół z podróży służbowej. W dokumencie szczegółowo opisuje, co zostało zrobione podczas podróży i czy cel został osiągnięty.

Przyjrzyjmy się bliżej, czym jest raport z podróży służbowej, podamy przykład jego sporządzenia, nakreślmy, jakie wymagania go dotyczą, jak prawidłowo sporządzić raport i w jakim terminie należy go sporządzić.

Co to za dokument?

Każdy dokument w przedsiębiorstwie należy do określonej grupy obiegu dokumentów.

Protokół podróży umieszcza się na wykazie dokumentów podróży. Zawiera również polecenie podróży służbowej, zaświadczenie o podróży itp.

Sprawdzanie dokumentów podróży należy do kompetencji organów podatkowych – w szczególności przy kontroli podatku dochodowego od osób fizycznych i podatku dochodowego. Dlatego przygotowując sprawozdanie z podróży służbowej, dział księgowości powinien zwrócić szczególną uwagę na prawidłowość ich wypełnienia.

Protokół podróży służbowej musi sporządzić pracownik wysłany w podróż służbową.

Wraz z zaświadczeniem o podróży pracownik otrzymuje zlecenie serwisowe. Zawiera kolumnę wskazującą cel podróży służbowej oraz raport z wykonanej pracy. To w drugiej kolumnie należy wpisać informację o wykonanej pracy.

W celu wyjaśnienia realizacji celu podróży sporządzany jest krótki raport z podróży służbowej.

Czy jest to wymagane?

Do 2019 roku włącznie, gdy pracownik był wysyłany w podróż służbową, przygotowanie zaświadczenia o podróży i przydziału pracy było obowiązkowe i zapisane w dokumentach regulacyjnych.

Z dniem 01.08.15 klauzula została zniesiona.

Opcjonalne stało się wystawienie zaświadczenia o podróży i zlecenia służbowego, w tym raportu z podróży służbowej – według uznania kierownika i działu księgowości.

W przypadku dużego przepływu pracowników wysyłanych w podróż służbową, aby uniknąć zamieszania przy obliczaniu wynagrodzeń i podatków, zaleca się przygotowanie dokumentów sprawozdawczych jak dotychczas.

Należy to odnotować w ustawie miejscowej.

Korzyści z napisania raportu z podróży:

• przy obliczaniu wynagrodzenia księgowy udokumentował potwierdzenie wyjazdu pracownika w podróż służbową;
• przy dużej liczbie jednostek strukturalnych i pracowników kierownik wydziału podaje w oficjalnym zadaniu: cel podróży, liczbę dni, cel podróży, pracowników (nazwisko, stanowisko).

Jak napisać raport z podróży służbowej?

Zgodnie z prawem stworzono ujednolicony formularz zgłoszenia podróży służbowej.

Przy sporządzaniu dokumentu pracownik musi się nimi kierować.

Zastanówmy się, jakie wymagania są nałożone na dokument, z jakich kolumn się składa i jak poprawnie go wypełnić.

Wymagania dotyczące dokumentów

Protokół z wykonanej pracy na potrzebę służbową należy sporządzić nie później niż 3 dni po powrocie.

Formularz i sekcje

Od 2013 roku przepisy dopuszczają możliwość korzystania z formularza opracowanego samodzielnie przez organizację.

Musi być to zatwierdzone w polityce rachunkowości (w załączniku do niej). Standardowy formularz raportu sporządzany jest według formularza nr T10-A (przykład znajduje się poniżej):

Zadanie serwisowe spełnia następujące funkcje:

• cel podróży i towarzyszące jej zadania są jasno określone;
• Pracownik sporządza raport z wykonanej pracy.

Sekcje przydziału zadań

Wypełnia kierownik działu:

• nazwa organizacji (pełna lub skrócona);
• numer dokumentu i data jego sporządzenia (musi być zgodna z dowodem podróży);
• nazwisko, imię, patronim pracownika wysłanego w podróż służbową i jego numer personalny z akt osobowych;
• dział, do którego przypisany jest pracownik (w małej organizacji jego nazwa jest wskazana, jeśli nie ma podziału na działy);
• stanowisko;
• miejsce docelowe: miasto i organizacja;
• czas trwania podróży: data rozpoczęcia, data zakończenia, całkowity czas trwania;
• kto finansuje koszty podróży: strona wysyłająca lub przyjmująca;
• powód podróży służbowej: plan podróży służbowej, konieczność biznesowa itp.;
• cel podróży i związane z nią zadania;
• podpisy kierownika działu i dyrektora.

Wypełnia pracownik wysyłany w podróż służbową:

• status postępu;
• podpis pracownika.

W przypadku wydania podróży służbowej oficjalne zadanie zostaje przekazane pracownikowi wraz z zaświadczeniem o podróży lub jest przechowywane w dziale księgowości do czasu powrotu pracownika.

Zasady wypełniania

Zasady wypełniania raportu z podróży służbowej są proste.

Przed wyjazdem w podróż służbową kierownik działu wyznacza cele podróży. W związku z tym w tym celu pracownik musi sporządzić raport z wykonanej pracy.

Nie powinieneś ograniczać się do słowa „ukończone”. Jego zadaniem jest napisanie szczegółowego wyjaśnienia tego, co zostało zrobione.

Należy sporządzić raport w taki sposób, aby podczas kolejnej kontroli podatkowej specjaliści nie mieli pytań o konieczność odbywania podróży służbowej, a w szczególności o wysłanie tego pracownika.

Jeśli zadanie nie zostało wykonane, należy podać powód. Jeżeli jest ono ważne, organizacja może podjąć decyzję o nieodzyskiwaniu od pracownika kosztów podróży.

Jeżeli nie ma wystarczającej ilości miejsca na wypełnienie raportu, można go kontynuować na kartce formatu A4. Nie będzie to jednak traktowane jako naruszenie prawa.

Jak pisać poprawnie?

Poniżej przedstawiono raport z podróży (przykład):

Ponadto organizacja może skorzystać z własnego formularza raportu z podróży.

Przykład tego formularza:

Kto podpisuje i wyraża zgodę?

Muszą być co najmniej 3 podpisy:

• pracownik, który zorganizował podróż służbową;
• kierownik działu - sprawdza poprawność wypełnienia;
• kierownik przedsiębiorstwa – zatwierdza i przedstawia uchwałę.

Terminy dostaw

Po powrocie z podróży służbowej, zgodnie z Uchwałą nr 749, pracownik ma obowiązek w terminie 3 dni roboczych wypełnić protokół z wykonanej pracy.

Sporządza protokół z wykonanych czynności i przedstawia dokumenty potwierdzające poniesione wydatki.

Załączone dokumenty

Wysyłając pracownika w podróż służbową należy skompletować następujący komplet dokumentów towarzyszących:

• (dla niektórych grup obywateli);
• kolejność wysłania w podróż służbową: wskazane jest nazwisko, inicjały pracownika, stanowisko, cel podróży, cel i termin;
• zadanie oficjalne: wskazana jest informacja podobna do zamówienia; dodatkowo pojawia się kolumna z raportem o wykonaniu zadania dla pracownika.

Protokół zaliczkowy sporządzany jest jednocześnie z protokołem podróży służbowej.

Wydawane w celu potwierdzenia wypłacenia zaliczki lub otrzymania pieniędzy wydanych na pokrycie kosztów podróży. Dołączona dokumentacja dowodowa: rachunki, czeki, bilety.

Obecnie nierzadko zdarza się, że pracodawcy wymagają od swoich podwładnych składania sprawozdań z pracy pracownika. W tym przypadku w większości nie ma znaczenia, jaki rodzaj pracy był wykonywany, jakie stanowisko zajmuje pracownik i jak długo pracuje w tym miejscu pracy. Pracodawcy nawet w wewnętrznym obiegu dokumentów nie zastrzegają sobie tego prawa, ale jednocześnie pracownicy mają obowiązek bezwarunkowego przestrzegania tej zasady, sporządzając miesięczne, kwartalne i roczne formularze sprawozdawcze w zależności od życzeń przełożonych, bez konieczności najmniejszego prawa do sprzeciwu. W tym artykule proponujemy porozmawiać o tym, po co właściwie takie raporty są potrzebne, kto i na jakiej podstawie ma prawo żądać ich od swoich podwładnych oraz co koniecznie musi zawierać ta forma dokumentu.

Dlaczego potrzebne są raporty?

Żaden z rodzajów raportów nie może być nieuzasadniony ekonomicznie, ponieważ do ich sporządzenia konieczne jest przyciągnięcie personelu, a jest to dość znacząca pozycja wydatków dla każdego przedsiębiorstwa. Do obowiązków każdego kierownika jednostki strukturalnej należy uzasadnianie kierownictwu następujących ważnych punktów:

• liczba pracowników według stanu;
• fundusz płac;
• struktura organizacyjna;
• obowiązki funkcjonalne pracowników;
• wymagania stawiane kandydatom na dane stanowisko.

Aby zatrudnić nowego pracownika do jednostki strukturalnej, potrzebne są dobre powody i umotywowana propozycja kierownika działu, która musi zostać uzgodniona z kierownictwem. Dopiero po zgodzie tego ostatniego można otworzyć wakat i rozpocząć poszukiwania odpowiedniego specjalisty. Ale nawet po oficjalnym zatrudnieniu pracownika należy stale monitorować uzasadnienie jego potrzeby. Taki pracownik będzie musiał stale wykonywać określoną ilość pracy, którą zapewnia określone stanowisko.

Ważny. Aby określić obciążenie pracowników i rozkład pracy w przedsiębiorstwach, należy obliczyć standardy produkcyjne. Odpowiedzialność tę należy przypisać finansistom lub ekonomistom przedsiębiorstwa. Ale w praktyce okazuje się, że ci specjaliści są zawsze zajęci ważniejszymi sprawami i dlatego fizycznie nie mają czasu na kontrolowanie podziału obowiązków.

Tak naprawdę szefowie działów monitorują obciążenie pracą specjalistów i często kierują się wyłącznie ich obserwacjami wizualnymi, czyli pilnują, aby wszyscy specjaliści byli w pracy. Poza tym okazuje się, że ci sami menedżerowie muszą opracować plany podziału pracy w kolejnym okresie rozliczeniowym pomiędzy podwładnych, a pracownik musi nie tylko produktywnie pracować, ale także sam planować swój czas pracy.

Wszystkie te plany są najpierw przeglądane przez kierownika działu, a następnie przekazywane do zatwierdzenia wyższemu kierownictwu w sposób ustalony przez przedsiębiorstwo. Jeśli plan zostanie zatwierdzony, w przyszłości wszyscy pracownicy będą zobowiązani do przestrzegania jego punktów, a następnie zgłaszania wykonanej pracy. I właśnie na tym etapie pojawia się potrzeba sporządzenia raportu zgodnie z zatwierdzonym wcześniej planem działań.

Dlatego uważamy, że raport pracownika jest wymagany:

• uzasadnić koszty wypłaty wynagrodzeń pracowników;
• jako potwierdzenie wykonania pracy lub świadczenia usług przez pracowników przedsiębiorstwa na rzecz zewnętrznych organizacji wykonawczych, na przykład w ramach umów outsourcingowych;
• w celu stworzenia porządku i utrzymania dyscypliny pracy w przedsiębiorstwie;
• w celu ustalenia, jaką pracę wykonywał dany pracownik (dotyczy to zwłaszcza przypadków, gdy pojawiają się kontrowersyjne sytuacje dotyczące niewłaściwego lub nienależytego wykonywania określonych obowiązków służbowych).

W jakich przypadkach wymagany jest raport?

Obowiązujące przepisy regulują tylko jeden rodzaj sprawozdań z wykonanej pracy. I dotyczy to przypadków wysyłania pracowników firmy w podróże służbowe.

W pozostałych przypadkach pracownicy mają obowiązek składania raportów z wykonanej pracy tylko wtedy, gdy pozycja ta jest bezpośrednio uwzględniona w opisie stanowiska specjalisty lub jest określona w umowie o pracę.

Kto może być inicjatorem raportu?

Kolejne pytanie brzmi: do kogo dokładnie pracownik powinien się zgłosić? Aby odpowiedzieć na to pytanie, musisz zrozumieć, komu dokładnie podlega pracownik. Informacje takie powinny znaleźć się także w opisie stanowiska i umowie o pracę. W związku z tym bezpośredni przełożony może zażądać od pracownika sporządzenia protokołu. Jednocześnie ma prawo żądać od podwładnego innego rodzaju sprawozdań, a nie tylko dotyczących wykonanej pracy.

Na podstawie sprawozdania z wykonanej pracy można naliczać premie pracownicze, czyli zachęty finansowe dla pracodawcy za wykonywaną pracę. Jeśli raport zostanie sporządzony właśnie z tego powodu, musi zawierać następujące wskaźniki:

• realizacja zaplanowanych wskaźników;
• wykonywanie dodatkowej pracy w zakresie obowiązków służbowych pracownika;
• wykonywanie szczególnie ważnych lub niezwykle pilnych prac i zadań, indywidualne zadania od przełożonego zgodnie z obowiązkami służbowymi pracowników.

Ważny. Jednocześnie w protokole wykonanej pracy należy także wskazać informację o niewykonaniu przez kierownictwo pracownika określonych zadań, z obowiązkowym wskazaniem przyczyn niewykonania pracy.

Odmowa pracownika sporządzenia raportu

Czasami menedżerowie mają pytanie: co zrobić w sytuacji, gdy pracownik odmawia sporządzenia raportu? Czy można go ukarać za odmowę? W związku z tym w Kodeksie pracy znajduje się artykuł mówiący o odpowiedzialności pracowników za niedopełnienie obowiązków służbowych i pociągnięcie ich do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Artykuł ten, jak wynika z opisu, może mieć zastosowanie tylko wtedy, gdy dostarczenie raportu należy do obowiązków służbowych pracownika, to znaczy jest to określone w jego opisie stanowiska lub w umowie o pracę.

Za naruszenie obowiązków pracowniczych pracodawca ma prawo zastosować następujące rodzaje kar dyscyplinarnych: nagana lub nagana. Kara wymierzana jest w zależności od powagi skutków przestępstwa.

Jednak w praktyce wygląda to nieco inaczej. Zazwyczaj pracodawcy nie karzą w ten sposób pracowników, którzy nie zastosowali się do ich polecenia i nie sporządzili protokołu w wyznaczonym terminie lub całkowicie odmówili jego sporządzenia. Z reguły dla pracodawców nie jest ważny nawet sam raport, ale posłuszeństwo pracownika w wykonywaniu tego czy innego rodzaju pracy. Dlatego też pracownicy, którzy zignorowali raport, mają problemy nie z samym raportem, ale w ogóle z realizacją zadań wyższej kadry kierowniczej. Dlatego pracodawcy znacznie łatwiej jest wymierzyć karę dyscyplinarną nie za odmowę pracy z protokołem, ale za nienależyte wykonanie przez pracownika obowiązków służbowych.

Główne elementy raportu

Raport pracownika musi zawierać następujące obowiązkowe pozycje:

• nazwisko, imię, patronimika;
• stanowisko;
• wydział lub oddział;
• rodzaje wykonywanych prac (można wskazać zarówno ilościowo, jak i procentowo, ze znakiem czasu wykonania);
• wskazanie pracy zgodnie z planem lub ponad planem;
• klient pracy;
• status wykonania zadania (ukończone, częściowo ukończone, nieukończone);
• wynik (ze wskazaniem dokumentu lub bez);
• fakt przekazania wyniku;
• inni pracownicy, którzy brali udział w wykonywaniu pracy;
• zgodność wskaźników rzeczywistych z planowanymi;
• datę sporządzenia raportu oraz okres, za który raport został sporządzony.

Wszystkie te punkty można nazwać jedynie warunkowymi, ponieważ w każdym konkretnym przypadku można je zmienić (dodano nowe parametry lub dostosowano istniejące).

Niektóre przedsiębiorstwa mogą opracować i wdrożyć system codziennego raportowania pracownikom z wykonanej przez nich pracy. W takim przypadku warto zastosować krótką formę raportu, która wskaże wszystkie najbardziej podstawowe fakty dotyczące pracy, a wypełnienie tego raportu nie zajmie pracownikowi dużo czasu.

Uproszczona wersja raportu może zawierać następujące elementy:

• Pełne imię i nazwisko;
• stanowisko;
• miejsce pracy;
• praca wykonana zgodnie z planem i ponad standardem;
• datę sporządzenia raportu oraz okres, za który dokument został sporządzony.

Ważny. Wszystkie raporty sporządzone przez pracownika muszą być poświadczone przez niego samego, a także przez przełożonego.

Czy raport powinien mieć określoną formę?

Nie ma ogólnie przyjętego formularza raportowania pracy wykonanej przez pracownika. Istnieje kilka powodów:

• prawo nie przewiduje obowiązków pracowników w zakresie sporządzania takich formularzy sprawozdań;
• Każde przedsiębiorstwo ma swoją własną charakterystykę i niuanse, które należy wziąć pod uwagę przy sporządzaniu raportów (w tym styl właścicieli lub menedżerów firmy).

Okazuje się zatem, że nie jest możliwe ustalenie jednego formularza sprawozdawczego dla wszystkich podmiotów prawnych. Ale jednocześnie, jeśli przedsiębiorstwo ma ugruntowany system zarządzania dokumentami, a wszystkie dokumenty są wypełniane i przechowywane w ścisłej kolejności, warto zwrócić uwagę na ten raport i zatwierdzić jego standardowy formularz specjalnie dla tego przedsiębiorstwa.

Możesz to zrobić na kilka sposobów:

• w zestawie dokumentów dla przedsiębiorstwa jako całości, jeśli wszyscy pracownicy składają sprawozdania z pracy wykonanej centralnie;
• na zamówienie dla konkretnego działu lub działu, jeżeli raporty sporządzane są tylko przez określone kategorie pracowników.

Jak należy przechowywać raporty?

Jeżeli sporządzono sprawozdanie z pracy pracownika, należy je przechowywać w przedsiębiorstwie, niezależnie od tego, czy do jego sporządzenia wykorzystano ujednolicony formularz, czy też sporządzono go losowo. Kolejne pytanie: jak długo należy go przechowywać w przedsiębiorstwie? Ustawodawstwo na ten temat milczy, także z tego powodu, że nie przewiduje obowiązkowego wypełniania sprawozdań przez pracowników.

Często kierownictwo przedsiębiorstwa w swoich działaniach związanych z przechowywaniem sprawozdań kieruje się wykazem dokumentów archiwalnych, według którego należy przestrzegać następujących okresów przechowywania dokumentów:

• sprawozdania pracowników z wykonanej pracy, z wyjątkiem dokumentów podróży, należy przechowywać przez 1 rok;
• Podsumowanie sprawozdań wydziałów lub oddziałów z wykonanej pracy należy przechowywać przez 5 lat.

Proces pracy polega na wyznaczaniu zadań przez menedżera i ich realizacji przez pracownika firmy. Co jakiś czas każdy pracownik pisze raport z wykonanej pracy. Częstotliwość zależy od wewnętrznych zasad przedsiębiorstwa, a także od formy. Nie lekceważ znaczenia tego dokumentu dla kierownictwa.

W tym artykule przyjrzymy się, jak prawidłowo przygotować raport z wykonanej pracy, przykładowi wypełnienia dokumentu i kilku wskazówkom dotyczącym jego sporządzenia.

Dlaczego musisz mieć możliwość prawidłowego raportowania swojej pracy

Proces pracy można przedstawić jako złożony mechanizm, w którym każdy pracownik firmy jest narzędziem. W tym przykładzie szef organizacji pełni rolę inżyniera odpowiedzialnego za to, aby wszystkie mechanizmy działały sprawnie i możliwie szybko.

W prawdziwym życiu szefom dość trudno jest ocenić, jak dobrze pracownicy wykonują swoją pracę, jeśli nie widzą wyników swojej pracy. Dlatego prawie we wszystkich przedsiębiorstwach kierownictwo zobowiązuje każdego pracownika do regularnego sporządzania raportów z wykonanej pracy. Często dokument ten tworzony jest w odstępach 1 tygodnia. W ten sposób kierownictwo może zobaczyć, co robili pracownicy, a także jak przydatni byli dla przedsiębiorstwa.

Zły przykład

Dokument sporządzony jest w dowolnej formie. Być może dlatego pojawia się duża liczba raportów, które nic nie mówią kierownictwu lub dają do myślenia, że ​​pracownik nie radzi sobie z przypisanymi mu funkcjami. Jednocześnie konkretny pracownik może być naprawdę pracowity i przekroczyć swój plan. Winowajcą jest nieprawidłowo sporządzony raport z wykonanej pracy. Przykład takiego dokumentu znajduje się poniżej.

Rodzaj dokumentu: sprawozdanie z pracy wykonanej za okres od 15.02.16 do 19.02.16.

Wykonano co następuje:

• godziny pracy warsztatu produkcyjnego były określone w czasie;
• wyniki dotyczące harmonogramu wprowadzono do programu prac;
• obliczono nowe standardy czasowe;
• odpowiedział na wnioski inspektoratów bezpieczeństwa pracy, a także kilku klientów;
• wziął udział w konferencji poświęconej poprawie efektywności pracy w przedsiębiorstwie.

Data kompilacji: 19.02.16

Podpis: Petrov Yu.

Jeśli pracownik sporządzi raport z wykonanej w ten sposób pracy, kierownictwo uzna, że ​​nie jest wystarczająco zajęty.

Jakie są błędy?

Powyższy przykład wyraźnie pokazuje standardowe błędy przy sporządzaniu tego typu dokumentów.

Najważniejsze z nich to:

Powyższe wymagania należy stosować zarówno przy sporządzaniu formularzy tygodniowych, jak i przy generowaniu raportu z pracy wykonanej za rok.

Odpowiednia opcja

Prawdopodobnie nie będziesz w stanie przygotować raportu wysokiej jakości za pierwszym razem. Aby Ci to ułatwić, podajemy przykład, jak konieczne było napisanie kierownikowi raportu z wykonanej pracy, wskazanego w pierwszym przykładzie:

„Do: Kierownika działu planowania Iwanowa P.M.

Od: Ekonomista pierwszej kategorii wydziału planowania Yu R. Petrov.

Raport o wynikach porodu za (15.02.16-02.19.16)

Na tydzień sprawozdawczy przydzielono mi następujące zadania:

Wszystkie przydzielone zadania zostały wykonane, a mianowicie:

• Przeprowadzono 5 testów rozrządu i opracowano tyle samo nowych standardów pracy warsztatu produkcyjnego;
• wziął udział w konferencji, w załączeniu notatka z propozycjami.

Prowadzono także prace z dokumentacją przychodzącą, a mianowicie:

• Zebrano 2 odpowiedzi na wnioski IOT.
• Odpowiedzi na listy z gr. Yuryeva A. A., Zhakova S. I., Mileeva K. B.

Na okres od 22.02.16 do 26.02.16 planowana jest podróż służbowa w celu sprawdzenia pracy jednostki strukturalnej oddziału w Peczersku.

Data kompilacji: 19.02.16

Podpis: Petrov Yu.R.”

Zgadzam się, że tę wersję raportu lepiej się czyta, a kierownictwo może zobaczyć, jak dobrze pracuje jeden z pracowników.

Jak pisać raporty za dłuższe okresy?

Oczywiście nie jest trudno pięknie napisać okres jednego tygodnia na papierze. Trudniej jest przygotować raport z pracy wykonanej za pół roku czy nawet rok. Jest to jednak łatwiejsze, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Jeśli np. masz cotygodniowe raporty za wymagany okres, możesz bezpiecznie z nich korzystać.

Maksymalna objętość - 1 arkusz formatu A4

Jednocześnie warto spróbować nieco powiększyć informacje, aby wynik zmieścił się na 1-2 stronach. W przypadku, gdy organizacja nie przechowuje cotygodniowych wyników, ale musisz sporządzić raport z pracy wykonanej za rok, nie panikuj i nie wpadaj w histerię.

Wszystkie informacje są dostępne wokół Ciebie: przejrzyj historię wiadomości w dziennikach dokumentów lub w wiadomościach e-mail, otwórz folder ze swoimi raportami, zapoznaj się z arkuszami podróży. Wszystko to pomoże Ci zapamiętać osiągnięcia, których dokonałeś w ciągu roku pracy.

Podsumujmy to

Powyżej podaliśmy kilka przykładów, jak napisać raport z postępu prac. Najważniejsze jest opisanie wykonanych operacji, wskazanie cech ilościowych (tyle razy lub taka i taka liczba sztuk itp.). W ten sposób poinformujesz kierownictwo dokładnie, ile pracy wykonałeś.

Nie możemy zapomnieć o wskazaniu na początku raportu listy konkretnych zadań, które otrzymałeś do wykonania. Ważną częścią jest wypełnienie raportu. Koniecznie zapisz, co chcesz w najbliższym czasie wdrożyć w pracy. To pokaże, że patrzysz szerzej niż tylko na obszar swoich bezpośrednich obowiązków i funkcji, które muszą być wykonywane zgodnie z opisem stanowiska.

Możesz także rozważyć powyższy przykład.

Aby ułatwić przygotowanie takich raportów, możesz spisywać wykonaną codziennie pracę w zeszycie lub dokumencie elektronicznym. Na tę drobnostkę poświęcisz tylko 3-5 minut dziennie. To nie jest tak dużo. Jednak dzięki takim zapisom możesz łatwo stworzyć raport ze swojej pracy za dowolny okres w przyszłości.

Natalia

Zastanawiam się, dlaczego to Przygotuj się

Technologia „Zarządzania przez cele” – MBO (Zarządzanie przez cele) została zaproponowana przez Petera Druckera w latach 50. XX wieku. W tym czasie Zachód wyraźnie zaczął rozumieć, że zachodnie metody wymagają zmian i korekt. Zarządzanie współcześnie wykorzystuje wiele technik oceny efektywności zarówno przedsiębiorstw, jak i poszczególnych pracowników. Są to np. zrównoważona karta wyników BSC (Balanced Scorecard), zarządzanie przez cele MBO, zarządzanie efektywnością biznesową BPM (Business Performance Management), zarządzanie w oparciu o kluczowe wskaźniki efektywności – KPI (Key Performance Indicators). W Związku Radzieckim w latach 60. i 70. XX wieku koncepcja planowania programowo-celowego (PTP) stała się powszechna; idee tej koncepcji w dużej mierze pokrywają się z ideami MBO. Większość amerykańskich firm wykorzystuje idee MBO w planowaniu i zarządzaniu. Tej technologii uczą się niemal wszystkie amerykańskie szkoły biznesu. I niektórzy autorzy przypisują właśnie temu podejściu sukces gospodarczy osiągnięty przez Amerykę. Jedną z funkcji menedżera jest wyznaczanie pracownikom zadań i monitorowanie ich realizacji. Od realizacji takich zadań zależy efektywność realizacji projektów, konkurencyjność, a w efekcie zysk firmy. Posiadanie menadżera wyposażonego w wygodne narzędzie do zarządzania zadaniami jest kluczem do jego osobistej efektywności i skoordynowanej pracy wszystkich pracowników. Kluczową koncepcją są zadania SMART – są to instrukcje operacyjne i działania kształtowane w ramach istniejących celów firmy. Każde zadanie tworzone jest zgodnie z zasadą SMART. Zadanie w tym przypadku nie jest traktowane jako zadanie (operacja) w ramach procesu biznesowego, ale jako cel zadania dla pracownika na pewien okres. Zadanie można zdekomponować (wyodrębnić) z większego zadania-celu utworzonego na dłuższy okres. Przykładowo w ramach zadania polegającego na stworzeniu firmowej strony internetowej pracownik może otrzymać na miesiąc zadanie polegające na wyborze wykonawcy. Inteligentne zadania mają swoją wagę na liście ogólnej i muszą zostać zatwierdzone przez starszego menedżera. Niezatwierdzone zadania nie są uwzględniane w obliczeniach wydajności pracowników. Inicjatywa w formułowaniu zadań wychodzi zarówno od menadżera, jak i samego wykonawcy. Doświadczony pracownik potrafi samodzielnie przygotować plan pracy z wykorzystaniem zasad SMART. W tej sytuacji menadżer będzie musiał jedynie zatwierdzić zadania przed realizacją, a następnie zapewnić kontrolę. Po upływie tego okresu pracownik ma obowiązek przekazać wykonane zadania przełożonemu. Inaczej mówiąc, odpowiedzialność za proces „przekazania” zadania spoczywa na pracowniku. Podsumowując wyniki za dany okres, menedżer ocenia wykonanie zadania na podstawie ustalonych kryteriów. Zapewnia to wysoki poziom obiektywizmu w ocenach.

No cóż, pseudonaukowej zamieci jest mnóstwo... Krótko mówiąc, trzeba to przeżyć na własnej skórze.
I tak nie uwierzysz mi na słowo.
Zachodni, że tak powiem, styl pracy według zachodnich standardów „efektywnego zarządzania”…