A személyi dokumentáció elkészítésének követelményei. Az irat jogi ereje: lényege, átadási eljárásai Belső levelezés iratbejegyzési rendszere

28.05.2022

Olvassa el is

Gauss-tétel alkalmazása elektromos terek számítására Gauss-tétel képlete

Az emberi genom, a szerveződés főbb jellemzői

Fasírt darált csirkehúsleveshez recept Burgonyaleves csirkehúsgombóccal

A szervezetekben a termelési folyamat részeként az alkalmazottak belső levelezést folytatnak egymással. Nyilatkozatokat írnak, és értesítésekkel tájékoztatják egymást az elvégzett munka előrehaladásáról vagy elvégzésének módjáról. Az ilyen dokumentumok gyakran nagy jelentőségűek, ezért jogi erővel kell rendelkezniük.

Ahhoz, hogy egy dokumentum jogerőt adjon, a következő szabályokat kell betartani:

a munkáltatónak a belső levelezési dokumentum elkészítésekor be kell tartania a hatályos jogszabályi normákat;

a munkavállaló csak a hatáskörén belül állíthat ki dokumentumot;

a munkáltató köteles betartani a dokumentumok elkészítésére és feldolgozására, valamint a munkavállalók megismertetésére vonatkozó szabályokat (szükség esetén).

Részletek, amelyek jogi erőt adnak a dokumentumnak

Kötelező adatok, amelyek jogi erőt adnak a létrehozott dokumentumoknak:

1. A dokumentum készítője (a szervezet, intézmény, vállalkozás neve, osztályzati hovatartozás vagy jogi forma megjelölésével). Alternatív megoldás a dokumentum fejléces papírra történő kinyomtatása. Egyes dokumentumok ezenkívül feltüntetik azt a várost, ahol a dokumentumot kiállították.

2. A dokumentum címe (megrendelés, rendelet stb.).

3. A dokumentum keletkezésének, jóváhagyásának, hatálybalépésének időpontja.

4. Jelen dokumentum regisztrációs indexe (száma) a társaság által elfogadott regisztrációs rendszer szerint.

6. A szervezet vezetőjének vagy az általa megbízott személynek aláírása. A vezető aláírása többféle formában is elhelyezhető, különösen:

6.1. Közvetlen aláírás (mint a megbízásoknál egységes formákban - a pozíció, az aláírás átirata és maga az aláírás feltüntetésével).

6.2. Egyenes jóváhagyási bélyegző, amelyet a szervezet vezetője (vagy meghatalmazott tisztviselője) ír alá. A jóváhagyási bélyegzőt a dokumentum felső fejlécén kell elhelyezni a jobb oldalon.

6.3. Közvetett jóváhagyási bélyegző, közvetítve, például megbízással történő jóváhagyással. Az ilyen bélyegzőt általában a dokumentum felső fejlécére is elhelyezik a jobb oldalon (mint a T-3 egységesített formában - Személyzeti táblázat).

6.4. Vezetői állásfoglalás formájában, például a munkavállaló kérelmére. A határozatnak szükségszerűen négy elemet kell tartalmaznia: a határozat címzettjét, magát a közigazgatási intézkedést vagy utasítást, a vezető aláírását és a határozat keltét. A felbontást általában kézzel írják a dokumentum bármely szabad helyére, de általában a felső részbe.

7. Vízumok jóváhagyása azokra az okmánytípusokra, amelyek e vízumok nélkül nem lennének teljes jogerővel. Például jóváhagyási vízumok az elsődleges szakszervezeti testülettel, a képviselő-testület véleményének figyelembe vételével, ügyvéddel való megállapodás, a főkönyvelővel stb. A jóváhagyást igénylő dokumentumokat a hatályos jogszabályok, az egységes formanyomtatványok és magának a szervezetnek a belső helyi szabályzatai határozzák meg, különösen az irodai munkára vonatkozó utasítások vagy az osztályokra vonatkozó előírások stb. (ha vannak). A jóváhagyó vízum a következő típusú lehet:

7.1. A jóváhagyást igazoló dokumentum megjelölése (egységes T-7 formanyomtatvány). A jóváhagyási bélyegzőt általában a bal oldali alsó tervrészben helyezik el.

7.2. A megállapodást megerősítő szöveg, a megállapodást megkötő személy vagy személyek álláspontja, aláírása/aláírásai, azok dekódolása és a megállapodás dátumának feltüntetése. A jóváhagyási vízumot általában a dokumentum aljára vagy bármely szabad helyre rögzítik.

8. Az ismerkedési vízumot minden személyi utasítás és egyéb dokumentum alatt fel kell tüntetni, amelyeket lényegében egy meghatározott körrel közölni kell. Ez az adat magában foglalja a munkavállalók általi megismerkedés dátumának személyes rögzítését is az aláírt dokumentum alá. Az ismerkedési vízum az okmány alján középen vagy bal oldalon található.

A Goskomstat által kidolgozott egységes nyomtatványok a dokumentumok jogerőt biztosító dokumentumokat figyelembe véve épülnek fel, és tartalmazzák az összes megadott adatot (bár vannak kivételek, például a munkavállalói személyi igazolvány - az egységes T-2 nyomtatvány nem tartalmaz regisztrációs számot, mivel ezek a dokumentumokat nem időrendi, hanem ábécé sorrendben tároljuk).

Az alábbiakban egy példát mutatunk be az egyesített űrlapon megadott összes részletre, a T-6 egységes formanyomtatvány példájával - szabadságmegrendelés.

A belső levelezési dokumentumok jogi ereje

A szervezeten belüli levelezés a következő feladatokat oldja meg:

1. Írásban kifejezi és dokumentálja az egyik fél, a munkáltató vagy a munkavállaló véleményét, kérelmét, javaslatát, vagy a másik fél tájékoztatása jellegű.

2. Elválaszthatatlan részét képezi a munkaszerződés megszüntetésére, a munkavállalók áthelyezésére, a szabadság igénylésére és egyéb személyi jellegű eljárásokra.

3. Szükséges okirati bizonyítékként szolgál munkaügyi vita elbírálásakor.

Ahhoz, hogy a belső levelezés a fenti feladatok mindegyikét teljesíteni tudja, a következő feltételeknek kell teljesülniük:

1. A dokumentumot helyesen kell elkészíteni, és minden szükséges adatot meg kell adni.

2. Az iratnak rendelkeznie kell a bejövő és kimenő bizonylatok naplója szerinti iktatószámmal.

3. Erre a dokumentumra a címzett fél hivatalos választ kell adnia. Például állásfoglalás formájában.

4. Az iratot a megállapított irattári követelmények figyelembevételével kell tárolni.

Leggyakrabban a munkavállaló belső levelezést folytat nyilatkozatok, feljegyzések és feljegyzések útján, a munkáltató pedig értesítések formájában. A belső levelezési dokumentumokat nemcsak akkor készítik, ha hivatalos üzeneteket kell cserélni az alkalmazottak között, hanem az osztályvezetők és az alkalmazottak, egyes osztályok vezetői és mások között is.

Jelenleg e levelezés nagy része ben zajlik elektronikus formában, üzenetküldéssel emailben . Az ilyen üzenetekkel rendkívül nehéz bizonyítani, hogy ezt az elektronikus dokumentumot az adott alkalmazott készítette (még a jelszavak beállításakor is bizonyítania kell, hogy ezen az alkalmazotton kívül senki nem tudta a jelszót egy adott e-mail eléréséhez). Ezért konfliktus vagy esetleges konfliktus esetén ajánlatos papír alapú dokumentumokat készíteni, aláírásával igazolni, és hivatalos tisztviselőn keresztül regisztrálni az iratnyilvántartásért felelős cégnél.

Az ilyen levelezés akkor kaphat jogerőt, ha a munkavállaló az elektronikus üzeneteket kinyomtatja és a tisztviselő nyilvántartásba veszi. Ezen túlmenően a vállalat belső dokumentumaiban (belső helyi szabályozás) pontosan ezt az információcsere-módszert, mint működő kommunikációs mechanizmust kell rögzíteni, valamint az üzenetek ellenőrzésének gyakoriságát.

Tekintsük a belső levelezés dokumentumainak - nyilatkozatoknak és értesítéseknek - jogerő adásának általános elveit. Ezek a dokumentumok gyakran a fő bizonyítékok a munkaügyi vitákban, így a velük való hozzáértő munka rendkívül fontos a munkáltató érdekeinek védelme érdekében.

A regisztráció jellemzői és a nyilatkozatok jogi ereje

A munkáltató érdeke, hogy a munkavállalók személyes nyilatkozatait kézzel töltsék ki. A szervezetek jellemzően sablon űrlapokat használnak, amelyeken legalább a munkavállaló aláírását és a kérelem aláírásának dátumát kézzel kell kitölteni. Az ilyen nyilatkozatok benyújtását bírósági konfliktusban gyakran a munkavállalóra gyakorolt nyomás tényeként értelmezik.

A pályázat elvileg automatikusan is elkészíthető, de ezt követően kinyomtatják és a pályázatíró aláírásával ellátja.

Kívánatos, hogy a kérelem – figyelemmel az iratok jogerőt biztosításának fent leírt eljárására – a következő adatokat tartalmazza:

1. A dokumentum címe „Pályázat”.

2. Címzett - akinek a pályázatot elküldik, az adott szervezetnél betöltött pozíció megjelölésével, teljes név. hivatalos.

3. Fordító - akitől küldték, a beosztás és a teljes név feltüntetésével. munkavállaló.

4. A nyilatkozat szövege.

5. A pályázat szerzőjének aláírása.

6. Az alkalmazás időpontja.

7. Jóváhagyó aláírások (leggyakrabban a szerkezeti egység vezetőjével - szükség esetén). Ez a részlet nem kötelező. Ezért elérhetőségét az ilyen dokumentumokkal való munka elvei határozzák meg egy adott szervezetben.

8. Pályázat nyilvántartási száma. A számot a dokumentumhoz a beérkező dokumentáció naplója szerint rendelik (vagy egy másik napló, az adott szervezet regisztrációs rendszerének kialakításától függően), feltüntetve a számot, a dokumentum elfogadásának dátumát és a felelős személy aláírását. (például titkárnő). Az ilyen dokumentumok átvételéért felelős személy írja le a számot.

9. Annak a személynek az állásfoglalása, akinek a kérelmet címezték, vagy aki jogosult egy adott kérdés megoldására. A határozatnak tartalmaznia kell egy kézzel írott aláírást, dátumot és a kérelemre vonatkozó közigazgatási határozatot, megjelölve azt a konkrét tisztviselőt (a nevét vagy egyszerűen az osztályt), akinek a végzést megküldik, és (szükség esetén) azt a dátumot, ameddig a határozatban meghatározott végzést meg kell adni. kivégezzék.

10. Miután a jelen kérelem alapján végrehajtották a személyzeti eljárásokat, feljegyzések készíthetők rá a vezetői utasítás végrehajtására vonatkozóan (lásd a 8. példát). Általában a dokumentum aljára, balra vagy bármely szabad helyre kerülnek.

11. Az ügyszámon, amelyre ezt a kérelmet küldték, megjelölések lehetnek.

Adjunk példát egy alkalmazásra, amely minden szükséges részletet tartalmaz.

A regisztráció jellemzői és az értesítések jogi ereje

A munkáltató értesítéseket ír, hogy tájékoztassa a munkavállalót valamiről. Például figyelmeztetni őt a javasolt létszámcsökkentésre (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 180. cikke), a közelgő következő éves vakációra a vállalat szabadságának ütemezése szerint (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke) , a munkaszerződés feltételeinek közelgő változásáról (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 74. cikke), arról, hogy a munkavállalóval kötött határozott idejű munkaszerződést csökkentik (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 79. cikke). Orosz Föderáció) stb.

A munkaügyi jogszabályokban előírt eljárásnak való megfelelésre vonatkozó hivatalos értesítéseket csak papír formában kell kiadni, mivel ezek a dokumentumok megerősítik a megállapított eljárás betartását, és a munkavállaló ezen értesítés kézhezvételét általában magán a dokumentumon igazolja.

Az alábbiakban a Munka Törvénykönyvének kivonatait közöljük, amelyek megerősítik, hogy a munkajogi előírások betartása esetén bizonyos esetekben az írásbeli bejelentés szükséges.

Irattöredék

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve

74. cikk A munkaszerződés feltételeinek a felek által meghatározott változása a szervezeti vagy technológiai munkakörülmények megváltozásával összefüggő okokból

(...) A munkáltató köteles értesíteni a munkavállalót a munkaszerződés feltételeinek a felek által meghatározott várható változásairól, valamint azokról az okokról, amelyek a változtatást szükségessé tették. írás legkésőbb két hónapon belül, ha e kódex másként nem rendelkezik.

Ha a munkavállaló az új feltételek mellett nem vállalja a munkát, a munkáltató köteles írás más, a munkáltató rendelkezésére álló munkakört (mind a megüresedett, akár a munkavállaló képzettségének megfelelő munkakört, mind pedig a megüresedett alacsonyabb beosztást vagy alacsonyabb fizetésű munkakört) ajánljon fel neki, amelyet a munkavállaló egészségi állapotára tekintettel elláthat.

79. cikk Határozott idejű munkaszerződés felmondása

A határozott idejű munkaszerződés az érvényességi idejének lejártával szűnik meg. A munkaszerződés lejárta miatti felmondásáról a munkavállalót legalább három naptári nappal a felmondás előtt írásban értesíteni kell, kivéve, ha a távollévő munkavállaló feladatainak idejére kötött határozott idejű munkaszerződés lejár. .

123. cikk. Az éves fizetett szabadság kiadásának sorrendje

A fizetett szabadságok biztosításának rendje évente kerül meghatározásra a szabadság ütemezése szerint (...).

A munkavállalót értesíteni kell a szabadság kezdetének időpontjáról aláírásra legkésőbb két héttel a kezdés előtt.

180. cikk. A munkavállalók garanciái és kártalanítása szervezet felszámolása, a szervezet létszámának vagy létszámának csökkentése esetén

(...) A munkavállalókat a munkáltató személyesen figyelmezteti és aláírásra legalább két hónappal az elbocsátás előtt.

Mindezekben az esetekben a munkáltatónak meg kell erősítenie a munkavállaló értesítésének tényét egy bizonyos ideig, amely megfelel a munkaügyi jogszabályok követelményeinek. Ezért az ilyen értesítéseket a munkavállaló személyes aláírásával kapja meg. És a legfontosabb dolog az értesítés kézbesítésekor nem annyira a munkavállaló aláírása, hanem inkább az ilyen értesítés kézhezvételének dátuma.

Az értesítés ugyanazokat az adatokat tartalmazza, amelyeknek minden személyi dokumentumban szerepelniük kell.

A belső levelezési dokumentumok nyilvántartására szolgáló rendszer

A munkáltató könnyebben védekezhet munkaügyi konfliktus esetén (beleértve a pert is), ha a szervezet rendelkezik illetékes iratnyilvántartási rendszerrel. Cégnyilvántartási rendszerre van szükség:

dokumentumok elérhetőségének rögzítése és mozgásuk nyomon követése;

jogi erőt ad a céges dokumentumoknak;

a belső dokumentumáramlás optimális megszervezése a vállalatnál;

jogi ütközés esetén a munkáltató érdekeinek védelme. Ebben az esetben a napló-nyilvántartási rendszer megerősíti, hogy a bizonylat egy adott napon készült.

A vezetendő folyóiratok (számlakönyvek) száma közvetlenül függ a szervezet tevékenységének jellemzőitől. Annak érdekében, hogy a számviteli naplók (könyvek) ne csak a bizonylatok nyilvántartásának funkcióját töltsék be, hanem ütközés esetén bizonyítékul szolgáljanak arra vonatkozóan, hogy a bizonylat egy bizonyos időszakban valóban létrejött, és nem lehetett bevinni. a későbbiekben e folyóiratok kialakításánál az alábbi szabályok betartása javasolt.

A folyóiratoknak:

kemény burkolattal rendelkezik (az eltarthatósági idő betartása érdekében);

ragasztókötéssel rendelkezzen (a lap eltávolításának vagy egy meglévő naplóhoz való hozzáadásának lehetetlenségének vagy nehézségének bizonyítására);

az oldalakat az elejétől a végéig számozzák;

varrni kell;

jogi személy pecsétjével és a szervezet vezetőjének aláírásával igazolni kell (kivéve a munkakönyvek első két számviteli könyvét, amelyet viaszpecséttel vagy pecséttel kell igazolni (Kb. rendelet 41. pontja). az Orosz Föderáció kormánya, 2003. április 16., 225. sz. „A munkafüzetekről”).

A folyóiratok belső megjelenését, amelyben a belső levelezési dokumentumok rögzíthetők, maguk a szervezetek alakítják ki, mivel a folyóiratoknak nincsenek egységes formái. Hozzávetőleges formájukat az alábbiakban adjuk meg.

Másolatok és másolatok

A belső levelezési dokumentumokat gyakran másolatok vagy másodpéldányok formájában adják át a tisztviselőknek, különösen akkor, ha az eredeti dokumentumot magasabb tisztviselőnek küldték el, vagy az ügy aktájába helyezték, de az irattal kapcsolatban további lépéseket kell tenni.

Másolat A dokumentum lehet fax vagy ingyenes. Fax másolat teljes mértékben reprodukálja a dokumentum tartalmát és annak minden külső jellemzőjét - az eredetiben szereplő részleteket (beleértve az aláírást és a pecsétet) vagy azok egy részét, a hely jellemzőit. Ingyenes példányírógépeken készült, tartalmazza a dokumentum összes részletét, de nem feltétlenül ismétli meg annak formáját.

Az okmányokért felelős munkatárs a másolatokat hitelesíti. A másolatok hitelesítése a „Helyes” vagy „A másolat helyes” szó feltüntetésével, valamint az aláírás, annak átirata és a felelős személy dátumának feltüntetésével történik. A tanúsító jegyzet általában a dokumentum alján, tetszőleges szabad helyre kerül.

Ha a dokumentumot más szervezetnek nyújtják be, akkor a dokumentumok másolatán (azok kivonatán) le kell bélyegezni .

Másolat - az eredeti jogerővel rendelkező hivatalos okirat másodpéldánya.

* * *

A belső levelezési dokumentumokat tehát nem lehet alábecsülni – az eljárás jogszerűségének elismerése gyakran azok helyes lebonyolításán és feldolgozásán múlik. De a munkáltatók jelenleg leggyakrabban nem tudják, hogyan kezeljék ezeket a dokumentumokat. Az ilyen papírokat nem veszik nyilvántartásba, nem veszik figyelembe, nem egyeztetik velük, ami nemcsak a dokumentum jogi erejét, hanem a cégnél lefolytatott ügyviteli eljárásokat is negatívan érinti. Emiatt a munkáltató gyakran nem tudja bizonyítani egy adott munkavállaló bűnösségét, és nem alkalmazhat jogi eljárásokat a fegyelmi eljárás alkalmazására vagy a munkavállalóval kötött munkaszerződés felmondására. Sok vállalat saját hibái alapján kezdi el felépíteni a dokumentumkezelő rendszert, de még mindig jobb megelőzni a negatív következményeket, mint foglalkozni az eredményekkel.

1 Személyre szabott dátum

2 Személyre szabott dátum

A HR osztály dokumentumáramlásának kialakítása
* a szükséges személyi dokumentumok listája, a személyi dokumentáció típusai és fajtái
* esetek listája
* dokumentumok csoportosítása esetekbe
a személyi dokumentáció elkészítésének követelményei, a dokumentumok jogerőt adva
- Folytatás 1 tervezési lehetőség
* utasítások a személyzeti iratok kezelésére
* a személyzeti szolgáltatási fájlok előkészítése a szervezet archívumába történő átvitelhez, tárolási időszakok
* munkáltatói felelősség a személyi nyilvántartások vezetésére vonatkozó követelmények megsértéséért

Milyen követelmények vonatkoznak a személyzeti nyilvántartás vezetésére?

A szakképzett személyzeti iratkezelés magában foglalja az összes személyi kérdés dokumentálását a dokumentum-előkészítési szabályoknak megfelelően.
Az információk bizonyos szabályok szerinti dokumentálására vonatkozó követelményt a 2006. július 27-i 149-FZ „Az információról, az információs technológiákról és az információvédelemről” szóló szövetségi törvény írja elő.

A 149-FZ szövetségi törvény 11. cikkéből:

-Az Orosz Föderáció jogszabályai vagy a felek megállapodása követelményeket írhat elő az információk dokumentálására.
- A szövetségi végrehajtó hatóságoknál az információk dokumentálása az Orosz Föderáció kormánya által meghatározott módon történik. A hatáskörükbe tartozó egyéb állami szervek és önkormányzati szervek által megállapított irodai munka és dokumentumforgalom szabályainak meg kell felelniük az Orosz Föderáció kormánya által a szövetségi végrehajtó hatóságok irodai munkája és dokumentumforgalma tekintetében megállapított követelményeknek.

A vezetőknek és a HR-eseknek emlékezniük kell arra, hogy egy dokumentum helyes elkészítése azt jelenti, hogy jogi erőt adnak neki. Nemcsak a tartalomra, hanem a formájára is kellő figyelmet kell fordítani. Az okirat jogi ereje egy hivatalos okirat olyan tulajdonsága, amelyet a hatályos jogszabályok, az azt kibocsátó szerv hatásköre és a megállapított végrehajtási eljárás (GOST R 51141-98 2.1. szakasz) ruháznak rá.
Az irányítási tevékenységek szempontjából nagyon fontos a dokumentumok jogi ereje, amely megerősíti, hogy a dokumentumok valódi bizonyítékul szolgálhatnak a bennük foglalt információkra. A bírói gyakorlat számos példát ismer arra vonatkozóan, hogy a szervezet elveszítette az ügyet a nem megfelelően elkészített, a vonatkozó GOST követelményeinek megsértésével összeállított személyi dokumentumok miatt, mivel azokat a bíróság nem fogadja el írásos bizonyítékként, és nincs jogi erejük. Ez újabb megerősítése annak, hogy a munkaügyi kapcsolatokban (különösen az elbocsátás esetén) be kell tartani a személyi iratkezelés minden formai finomságát.

A dokumentumok elkészítésének szabályai

Egy dokumentum helyes elkészítéséhez először meg kell határoznia, hogy melyik dokumentumcsoporthoz vagy dokumentációs rendszerhez tartozik.
A GOST R 51141-98 2.1. pontja szerinti dokumentációs rendszert eredetük, céljuk, típusuk, tevékenységi körük és a végrehajtásukra vonatkozó egységes követelmények alapján egymással összekapcsolt dokumentumok összességeként ismerik el.
Az Orosz Föderáció Állami Szabványáról szóló 1993. december 30-i 299. számú rendelettel jóváhagyott, OK 011-93 irányítási dokumentáció összoroszországi osztályozójával összhangban a személyi nyilvántartások kezelésének két dokumentumrendszert kell tartalmaznia:
- a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;
- az elsődleges számviteli bizonylatok egységes rendszere (a munka és annak kifizetésének nyilvántartására szolgáló bizonylatcsoport).
A dokumentumok elkészítésének szabályai bekerült a szervezeti és adminisztratív dokumentáció rendszerébe, a GOST R 6.30-2003 által meghatározott, jóváhagyva az Orosz Föderáció állami szabványának 2003. március 3-án kelt 65-st.
Ez a szabvány követelményeket állapít meg az iratrészletek és az okmánynyomtatványok elkészítésére vonatkozóan.
A munkaügyi elszámoláshoz és kifizetéshez szükséges elsődleges számviteli bizonylatok egységes nyomtatványainak (19 nyomtatvány a személyi állomány nyilvántartására és 11 nyomtatvány a munkaidő-felhasználás és a személyzettel való elszámolás nyilvántartására) használatára és kitöltésére vonatkozó utasításokat az Állami Statisztikai Állami Statisztikai Határozata tartalmazza. Az Orosz Föderáció Bizottsága 2004. január 5-i 1. sz.
A GOST R 6.30-2003 azonban egy részletlistát tartalmaz, amely 30 feliratot tartalmaz, de nem jelzi, hogy mely feliratok adnak jogi erőt a dokumentumnak. Azonban nem minden felirat befolyásolja a dokumentum jogi erejét.
Így a szabványos „Egységes dokumentációs rendszerek. Az Orosz Föderáció Állami Szabványának 1984. október 9-i, 3549. számú rendelete által jóváhagyott, számítógépes adathordozón lévő dokumentumok és számítógépes technológiával létrehozott machinogramok jogi ereje, a GOST 6.10.4.-84. azokat a részleteket, amelyek a számítógépes adathordozón lévő dokumentumoknak és a számítógépes technológiával létrehozott gépogramnak jogerőt adnak. Ezek a következők: a dokumentumot létrehozó szervezet neve; a dokumentumot létrehozó szervezet helye vagy postai címe; A dokumentum címe;

a dokumentum kiállításának dátuma; a számítógépes adathordozón vagy gépelt dokumentum helyes előállításáért felelős személy kódja, vagy főszabály szerint a dokumentumot jóváhagyó személy kódja. De ezeken az adatokon kívül a dokumentum további részleteket is tartalmazhat, amelyek bizonyos típusú iratoknál kötelezőek lehetnek a jogszabályi vagy egyéb előírások miatt.

Elektronikus dokumentáció
A modern személyügyi szolgálati rendszer a hagyományos papíralapú dokumentumok mellett elektronikus dokumentumokat is alkalmaz. Az Art. A 149-FZ szövetségi törvény 11. cikke különleges követelményeket ír elő a következő dokumentumokra vonatkozóan: .
„Az elektronikus digitális aláírással vagy a kézírásos aláírás más analógjával aláírt elektronikus üzenetet a kézírásos aláírással aláírt dokumentummal egyenértékű elektronikus dokumentumnak kell tekinteni abban az esetben, ha szövetségi törvények vagy egyéb szabályozási jogi aktusok nem írnak elő vagy nem tartalmaznak követelményt egy ilyen dokumentum papíralapú elkészítése.”
Általában az elektronikus dokumentum részleteinek összetételének meg kell felelnie a GOST R 6.30-2003 követelményeinek.
Ezenkívül a GOST R 6.30-2003, amely felsorolja a dokumentumok elkészítésekor használt részletek összetételét, nem határozza meg ezt a fogalmat. A meghatározás tartalmazza a GOST R 51141-98 szabványt, amely szerint a dokumentum részletei a hivatalos dokumentum tervezésének kötelező elemei (a GOST R 51141-98 2.1. pontja).

A dokumentumok jogi ereje

Az okirat jogerejét az egyes iratfajtákra és kivitelezésre megállapított adatsor biztosítja a szabványnak megfelelő nyomtatványon.
Emlékeztetni kell arra, hogy a különböző dokumentumok különböző részletekből állnak, és egy dokumentum elkészítésekor nem kell használnia a GOST-ban leírt összes részletet. Egyes adatok kölcsönösen kizárják egymást, például a „Szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok” részlet csak betűkkel van feltüntetve, míg az „Ikmánytípus neve” nem szerepel a fejléces papíron. A dokumentumok készítése és feldolgozása során a szükséges adatok összetétele egyéb adatokkal is kiegészíthető, ha azt a dokumentum célja és feldolgozása megköveteli. Az egységes dokumentum űrlapokon további részleteket is megadhat. Például adja hozzá a „személyzeti osztály vezetőjének aláírása”, „a közvetlen felettes aláírása” részleteket az alkalmazottak felvételére és elbocsátására vonatkozó utasításokhoz. Az egyesített adatok törlése azonban nem megengedett az egyesített űrlapokról.
Részletek összetétele Egy adott dokumentum jellemzését a dokumentum létrehozásának céljai, célja, a jelen dokumentum tartalmi és formai követelményei, valamint a dokumentáció módja határozza meg.
A részletek összetételét és végrehajtásukra vonatkozó követelményeket megállapító fő dokumentum a GOST R 6.30-2003.
Ez a dokumentum a szervezeti és adminisztratív dokumentumok - rendeletek, utasítások, utasítások, levelek, jegyzőkönyvek, aktusok és egyéb, az OK 011-93-ban (OKUD) szereplő dokumentumok - elkészítéséhez és végrehajtásához használt alábbi adatokat tartalmazza:
Dokumentum űrlap kódjaés a Vezetési Dokumentáció Összoroszországi Osztályozója (OKUD) szerint vannak megjelölve. Az OKUD a Műszaki, Gazdasági és Társadalmi Információk Egységes Osztályozási és Kódolási Rendszerének szerves részét képezi, és egységes dokumentációs rendszereket, valamint nemzetgazdasági használatra engedélyezett dokumentumformákat takar.
Szervezet emblémája vagy védjegye(szolgálati jel) a szervezet fejlécére helyezik az Alapszabálynak (a szervezet szabályzatának) megfelelően.
A szervezeti kódot (OKPO) a Vállalatok és Szervezetek Összoroszországi Osztályozója szerint kell megadni.
OGRN- a jogi személy fő állami nyilvántartási számát az adóhatóság által kiállított dokumentumoknak megfelelően kell feltüntetni.
INN/KPP- az adózói azonosító szám/a regisztráció okának kódja az adóhatóság által kiállított okmányoknak megfelelően kerül megadásra.
Cégnév, amely a dokumentum szerzője, meg kell egyeznie az alkotó dokumentumokban szereplő névvel. A szervezet neve felett tüntesse fel a rövidített nevet, ennek hiányában az anyaszervezet teljes nevét (ha van). A szervezet rövidített nevét azokban az esetekben adjuk meg, ha azt a szervezet alapító okiratai rögzítik. A rövidített név (zárójelben) a teljes név alá vagy mögé kerül. Az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok azon szervezeteinek neveit, amelyek az Orosz Föderáció államnyelve (orosz) mellett az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok államnyelve is, két nyelven nyomtatják ki.
A kirendeltség, területi iroda, képviselet neve, ha a dokumentum szerzője, és a szervezet neve alatt található.
A szervezettel kapcsolatos háttérinformációk tartalmazzák tartalmazza: postacím; telefonszám és egyéb információk a szervezet belátása szerint (faxszámok, telexszámok, bankszámlák, e-mail cím).
A szervezet által készített vagy közzétett dokumentum típusának megnevezését az alapszabálynak (a szervezet szabályzatának) kell meghatároznia, és meg kell egyeznie az OKUD által előírt dokumentumtípusokkal (0200000 osztály). Például: „Belső munkaügyi szabályzat”, „munkaköri leírás”.
A dokumentum kelte a aláírásának, jóváhagyásának dátuma, jegyzőkönyvnél - az ülés (döntéshozatal) időpontja, aktusnál - az esemény időpontja.
A két vagy több szervezet által kiállított dokumentumoknak azonos (egyetlen) dátummal kell rendelkezniük.
Engedélyezett kétféleképpen formázhatja a dokumentum dátumát: digitális vagy verbális-digitális.
A digitális módszerrel a dokumentum dátumát arab számokkal írjuk a következő sorrendben:
a hónap napja, hónap, év. A hónap és a hónap napja két arab számpárral van felírva, ponttal elválasztva; év - négy arab szám.
Például a 2011. február 5-i dátumot a következő bejegyzésként kell formázni: 2011.02.05.
Lehetőség van a dátum formázására a következő sorrendben: év, hónap, hónap napja, például 2011.02.05.
A dátumok formázásának ezt a módszerét széles körben használják az archívumokban - a polcokon, mappákban és egyéb dokumentumokban lévő dátumokat „fordított” sorrendben írják.
A verbális-digitális módszernél a dátumot a következőképpen kell formázni: 2011. február 05.
A dokumentum regisztrációs száma a következőkből áll sorszámától, amely a szervezet döntése szerint kiegészíthető az ügyek nómenklatúrája szerinti ügyindexszel, a levelezőre, végrehajtókra vonatkozó információkkal.
A két vagy több szervezet által közösen közzétett dokumentum iktatószáma az egyes szervezetek dokumentumának iktatószámaiból áll, perjellel elválasztva a szerzők megjelölésének sorrendjében.
Az okmány iktatószámának hozzárendelése a megfelelő regisztrációs lapon tett bejegyzés alapján történik. A regisztrációs űrlapok következő típusait különböztetjük meg: regisztrációs és ellenőrző kártyák (RCC); naplók (könyvek); képernyő formák (számítógépes technológiák használata esetén). Egyes folyóiratok és könyvek nyomtatványait hivatalos szervek hagyják jóvá. Például a munkafüzetek és a hozzájuk tartozó betétek mozgásának rögzítésére szolgáló könyv formáját az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i 69. számú, „A munkafüzetek kitöltésére vonatkozó utasítások jóváhagyásáról” szóló rendelete hagyta jóvá. .”
De a legtöbb forma saját belátása szerint fejlesztették ki munkáltató. Az okmánynyomtatványok a Dokumentumlapok oldalon tekinthetők meg
A nem iktatott iratnak nincs jogereje!!!
Link a regisztrációs számhoz és dátumhoz dokumentum tartalmazza annak az iratnak a regisztrációs számát és dátumát, amelyre választ kell adni. Ez az adat a levelekhez szükséges.
Összeállítás helye A „Szervezet neve” és a „Szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok” adatokkal nehéz meghatározni a dokumentum vagy kiadását. Az összeállítás vagy a megjelenés helye az elfogadott közigazgatási-területi felosztás figyelembevételével kerül feltüntetésre, csak általánosan elfogadott rövidítések használhatók.
Címzett lehetnek szervezetek, szervezeti egységeik, tisztviselők vagy magánszemélyek. Ha egy dokumentumot tisztviselőnek címeznek, a kezdőbetűket a vezetéknév előtt kell feltüntetni.
A szervezet és annak szerkezeti egysége neve névelőben kerül feltüntetésre. Az irat címzettjének pozícióját a datív esetben kell feltüntetni,
Például:
vezérigazgatónak
JSC "Parus"
V.A. Laptev
vagy

Mayak LLC
Könyvelés
vezető közgazdász
V.M. Kochetova

FOLYTATÁS 1 az OLDALON

A GAS "Elections" rendszer meglehetősen összetett rendszer, melynek hatékony felhasználása, stabilitása és megbízhatósága érdekében számos szervezeti és technológiai formai követelményt vezettek be. A választási folyamatot és a népszavazások lebonyolításának menetét számos papíron és elektronikus médiában található dokumentum felhasználása határozza meg. Az ilyen dokumentumoknak azonos jogi erővel kell rendelkezniük. Ha a papíralapú dokumentumokkal szemben hagyományos követelményeket támasztanak, akkor az elektronikus dokumentumokkal szemben speciális követelményeket támasztanak. Nem véletlen, hogy a GAS „Választásokról” szóló törvény előírja a GAS „Választások” felhasználásával készült dokumentumok jogerő adásának feltételeit, hiszen a választási folyamat és a népszavazás lebonyolításának folyamata nagy politikai jelentőséggel bír.

Soroljuk fel a GAS „Választások” felhasználásával készült dokumentumok hitelességének biztosításának feltételeit:

1. Papír dokumentum GAS „Választások” felhasználásával készült a szövetségi törvényeknek megfelelően, jogerőt szerez miután az illetékes tisztviselők aláírták.
2. A GAS „Választások” felhasználásával készült elektronikus dokumentum jogerőt nyer elektronikus aláírással történő aláírása után
3. A GÁSZ „Választások” felhasználásával elektronikus formában elkészített jegyzőkönyv, szavazási eredmény összesítő táblázat, egyéb összesítő iratok az az összes eredeti elektronikus dokumentum hitelességének az előírt módon, az elektronikus aláírások nyilvános kulcsával történő kötelező ellenőrzését követően, amely alapján összevont elektronikus dokumentum készül.
4. A GAS "Választási" rendszerbe való belépés folyamatban adat elektronikus dokumentumot állítanak elő és írnak alá elektronikus aláírással illetékes tisztviselők.
5. Megfelelés adat elektronikus dokumentum adat papír dokumentum számítógépes kinyomtatással megerősítve, amelyet az illetékes tisztviselők írnak alá és csatolnak a jelentési dokumentációhoz. A „Választások” Állami Automatizált Rendszerbe történő adatbevitel és az elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum létrehozásának tényét egy speciális naplóban rögzítik.
6. Az elektronikus dokumentumok felsőbb választási bizottsághoz, népszavazási bizottsághoz történő továbbítása a GAS „Választások” használatával kizárólagosan történik az elektronikus aláírások megbízhatóságának és hitelességének ellenőrzése után, minden továbbított dokumentumhoz az elektronikus aláírás nyilvános kulcsával kell elhelyezni.
7. Vizsgálati eredmények az ellenőrzési jegyzőkönyv számítógépes kinyomtatásával megerősítve. Ezt a nyomtatványt a tisztviselők az előírt módon aláírják, és csatolják a jelentési dokumentációhoz. A magasabb szintű választási bizottság vagy népszavazási bizottság részére történő adattovábbítás tényét az alsóbb szintű választási bizottság vagy népszavazási bizottság külön naplójában rögzíti.
8. A felsőbb választási bizottsághoz, alacsonyabb szintű választási bizottságtól népszavazási bizottsághoz, népszavazási bizottsághoz beérkezett minden elektronikus dokumentumon elhelyezett elektronikus aláírás hitelessége, elektronikus aláírási kulcsokkal ellenőrizve. A beérkezett elektronikus dokumentumok pontosságának ellenőrzésének ténye megerősítést nyer az ellenőrzési protokoll számítógépes kinyomtatása. Ezt a nyomtatványt az illetékes tisztviselők az előírt módon aláírják, és csatolják a jelentési dokumentációhoz. Az ilyen ellenőrzés tényét egy speciális naplóban is rögzítik.

Az előzetes és a végleges választási eredmények közötti eltérés ezredszázalékosra tehető, és nem az elektronikus vagy „papíros” módszer hiányosságaival magyarázható, hanem az ország néhány különösen távoli pontjáról érkező adatok késedelmével. Ezek a különbségek semmilyen módon nem befolyásolják a választások tényleges kimenetelét.

A választások és népszavazások során az Elections GLS hálózatba integrált szavazatfeldolgozó komplexumok a rendszer végső perifériájaként használhatók a szavazóhelyiségekben. Az ország számos régiójában már kísérletileg alkalmazták a választásokon. Ezeken a rendezvényeken az automatikus szavazatszámlálás és információtovábbítás problémájának különböző mérnöki és műszaki megoldásait tesztelték, és lehetővé teszik a különböző típusú szavazások eredményeinek automatikus összesítését a szavazás befejezése után mindössze 20-25 perc alatt.

A rendszer az időmegtakarítás mellett lehetővé teszi a szavazással szinkronban a szavazólapok valódiságának ellenőrzését, technikailag garantálja a szavazási eredmények hamisítás elleni védelmét, valamint a választási folyamat valós idejű vizuális bemutatását az ország minden régiójában. A választás napján az Orosz Központi Választási Bizottság az ütemterv szerint megkapja az időközi szavazási eredményeket statisztikai, sematikus, szöveges, hang- és képi információk formájában, és feldolgozás után haladéktalanul továbbítja a médiának.