Uzorak zapisnika proizvodnog sastanka u poduzeću. Zapisnik sa glavne skupštine (uzorak). Kako se sastavlja zapisnik glavne skupštine

Uzorak zapisnika sastanka. Kako napisati transkript rasprave. Kako napisati protokol - upute i primjeri. Savjeti za sastavljanje, struktura, predlošci (10+)

Protokol sastanka. Primjer, uzorak, uzorak

Struktura, predložak zapisnika sastanka

• Datum, vrijeme i mjesto događaja
• Pokretač
• Osoba koja organizira događaj (s kontakt podacima)
• Popis sudionika (sa pozicijama i kontakt podacima)
• Sastav tajništva / puno ime tajnika (sa kontakt podacima)

Popis materijala koji su poslani na sastanak

Transkript govora prvog govornika

• Prvo pitanje (komentar) prvom govorniku (Tko je pitao, transkript)
• Odgovor na prvo pitanje (Transkript)
• Drugo pitanje (komentar) prvom govorniku (Tko je pitao, transkript)
• Odgovor na drugo pitanje (Transkript)
• Zadnje pitanje (komentar) prvom govorniku (Tko je pitao, transkript)
• Odgovor na zadnje pitanje (Transkript)

Transkript govora drugog govornika

Donesene odluke

• Prvi podneseni prijedlog (od strane koga)
• Rezultati glasovanja (generalizirani - u slučaju tajnosti, detaljni - u slučaju prozivke)

• Drugi prijedlog dostavljen
• Konačna formulacija, uzimajući u obzir unesene i usvojene ispravke i dopune
• Rezultati glasovanja
• Prihvaćeno / odbijeno / proslijeđeno na reviziju

Potpis tajnika (predsjedavajućeg tajništva)

Materijali za sastanak

Prije sastanka sudionicima se šalju materijali potrebni za pripremu sastanka i donošenje odluka, npr. informativne bilješke, preliminarne verzije dokumenata (planova, ugovora, proračuna i sl.) koje je potrebno odobriti na sastanku. Svim sudionicima skupa šalje se informacija o datumu, vremenu i mjestu sastanka, o tome tko je inicirao sastanak, o kontakt osobi koja organizira događaj. Kontakt osobi možete postaviti pitanja organizacijske prirode (kako doći, kako naručiti propusnicu, gdje parkirati automobil). Suštinska pitanja postavljaju se osobama za kontakt, koje moraju biti navedene u materijalima. Za različite materijale mogu se navesti različite kontakt osobe.

Primjer, uzorak protokola

Datum, vrijeme i mjesto sastanka: 01.10.2010. 12:30 - 13:30 Središnji ured. Pregovor N34.

Inicijator: generalna direktorica Svistunova Olga Vasilievna

Osoba koja organizira sastanak: pomoćnik generalnog direktora Erofeev Grigory Anatolyevich ( [e-mail zaštićen], int. t. 07703)

Popis sudionika

• Svistunova Olga Vasilievna (generalni direktor)
• Ivanov Sergej Semenovič (šef sigurnosne službe) ( [e-mail zaštićen], int. t. 02345)
• Erokhin Andrej Anatoljevič (šef Službe za informacijske tehnologije) ( [e-mail zaštićen], int. t. 02455)
• Trifonov Gennady Petrovich (šef financijskog odjela) ( [e-mail zaštićen], int. t. 01003)

Tajnik sastanka: pomoćnik generalnog direktora Erofejev Grigorij Anatoljevič

Sastanku su prisustvovali:

• Dopis voditelja sigurnosne službe o pravilima generiranja email adresa za zaposlenike
• Prijedlozi CIO-a za mjere protiv neželjene pošte

Izvješće načelnika sigurnosti

Tvrtka je usvojila pravila za kodiranje e-mail adresa zaposlenika (inicijal i prva dva slova prezimena) koji trećim stranama omogućuju da lako saznaju e-mail bilo kojeg zaposlenika. To dovodi do poplava neovlaštenih mailova s ​​raznim komercijalnim ponudama i drugim beskorisnim informacijama.

O prezentaciji nije bilo pitanja.

Izvješće voditelja službe informacijske tehnologije

Ne postoji mogućnost odbijanja postojećih adresa jer su one poznate ključnim suradnicima i regulatornim tijelima. Predlažem da svi zaposlenici imaju još jedan e-mail pretinac - za aktivno dopisivanje. Razvijte kodiranje tako da nije moguće identificirati adresu po punom imenu zaposlenika. Konfigurirajte filtre pošte tako da pošta na stare adrese bude podvrgnuta strogom filtriranju. Ublažite filtriranje pošte na nove adrese. Ako je moguće, obavijestite druge strane o promjenama adrese. Radove će izvoditi odjel informacijske tehnologije.

Pitanje Govornika je pročelnik financijskog odjela pitao: Je li trošak organizacije predloženog sustava razradio odjel informacijske tehnologije? Možda je učinkovitije taj posao prepustiti vanjskim izvršiteljima?

Odgovor. Ne, problem nije riješen.

Komentar Voditelj Odjela za financije: Predlažem da se odobri odluka u sljedećem tekstu: Odjel za informacijsku tehnologiju da samostalno izradi mjere za ispravljanje stanja s e-mail adresama i razradi pitanje troškova njihove provedbe. vanjskih izvršitelja. Prihvatite opciju najniže cijene.

Odgovor. Bez prigovora.

Donesene odluke

Promijenite redoslijed kodiranja adresa e-pošte. Zadržite e-mail adrese u starom kodiranju, ali poruke na njih šaljite pod strogim filtriranjem.

U svrhu ispunjenja zadatka, Odjel informacijske tehnologije treba izraditi zadatak za obavljanje poslova u roku od pet radnih dana. Unutar još pet radnih dana odredite trošak samostalnog izvođenja radova i trošak vanjskih poslova. Odlučite kako će se posao izvoditi na temelju obračuna troškova. Izvedite radove samostalno ili od strane vanjskih izvođača u roku od 15 radnih dana. Kontrola izvršenja rješenja povjerena je voditelju službe osiguranja.

Nažalost, povremeno se pojavljuju greške u člancima, ispravljaju se, nadopunjuju, razvijaju, pripremaju novi.

Koja je razlika između poslovnog formata teksta i govora? Formalni rječnik...
Poslovni stil teksta. Karakteristične značajke formalnog rječnika. Stil službenog...

Upravljačke kompetencije. Dobar, uspješan vođa, šef, ...
Vještine vođe. Što bi vođa trebao biti u stanju učiniti da bi bio uspješan?

Naredba, odluka, naredba, naredba. Uzorak, uzorak, tekst, str...
Uzorak naloga, odluke, naloga ili naloga. Detaljni komentari...

Plan-raspored izvođenja radova, pružanja usluga, isporuka. Sastaviti. Problem...
Raspored. Uzorak, savjeti za sastavljanje ....

U upravljačkoj praksi takve se vrste protokola koriste kao protokol o namjeri, protokoli sporazuma, protokoli za oduzimanje materijalnih dokaza (isprava). Među glavnim dokumentima glavne skupštine dioničara zakon navodi zapisnik sa skupštine i zapisnik komisije za brojanje.

Osim toga, protokol može sastaviti i jedna službena osoba u okviru svojih upravnih funkcija - protokol prometne nesreće, zapisnik o zadržavanju i sl. Svaka od ovih vrsta protokola ima odgovarajući standardni obrazac.

U ovom članku ćemo govoriti o protokol sastavljen na temelju rezultata kolegijalne rukovodne radnje- Sastanci, sastanci ili sastanci. Ovaj dokument je namijenjen dokumentiranju kolegijalne rasprave o pitanjima i donošenja odluka.

U ruskom uredskom radu protokol se koristi od početka 18. stoljeća, od razdoblja kada se u upravljačkoj praksi počelo prakticirati da se raspravlja o nekom pitanju prije donošenja odluke. Povijesno gledano, protokol je:

• i informativni dokument (koji dokumentira napredak rasprave),
• i upravni dokument (odluka donesena kao rezultat rasprave je fiksna).

U suvremenoj praksi upravljanja, zapisnici se sastavljaju kako bi se dokumentirale aktivnosti sastanaka koje su održali čelnici različitih rangova. Zapisnici se također koriste za prikaz rada konferencija, sastanaka, seminara itd.

Odluku o potrebi sastavljanja protokola tijekom operativnih sastanaka donosi voditelj koji ih imenuje i vodi. Ako se na sastanku radi o informiranju podređenih o nekom problemu, o objašnjenju ranije donesene odluke itd., onda protokol možda neće biti potreban. No moguća je i potreba za sastavljanjem zapisnika takvog operativnog sastanka. U tom slučaju u zapisnik će se bilježiti sastav nazočnih, izražena mišljenja ili prijedlozi.

Priprema za sastanak

Značajke dokumentiranja rada stalnih kolegijalnih tijela

Stalna kolegijska tijela (vijeća, učilišta, povjerenstva) odlikuju se visokim stupnjem organizacije rada.

Izražava se u prisutnosti:

• pravilnik o radu;
• plan rada za sljedeću godinu;
• vlastiti aparat, na čelu sa tajnikom.

Ovaj popis od tri stavke (maksimalni program) u stvarnosti se može svesti na jednog tajnika kolegijalnog tijela (minimalni program). Prokomentirajmo sada ove tri točke detaljnije.

NA propisi kolegijalno tijelo utvrđuje učestalost sjednica, vrstu donesenih odluka, postupak dokumentiranja aktivnosti, dan i vrijeme održavanja sjednice. Ponekad u poduzećima postoje pravila za održavanje sastanaka koja se odnose na rad ne jednog kolegijalnog tijela, već bilo koje kolegijalne aktivnosti.

Protokol je jedan od nužnih dokumenata, prije svega zato što bilježi činjenicu održavanja sastanka, donesene odluke i rokove za njihovu provedbu. Ovaj dokument kasnije može poslužiti kao temelj za donošenje rješenja ili rješenja (tj. upravnog dokumenta) ovog kolegijalnog tijela.

Stalna kolegijska tijela trebala bi imati plan rada za godinu, koji uključuje glavna pitanja predviđena za raspravu.

Stalna kolegijska tijela obično imaju aparat, koji osigurava rad ovog tijela. Na čelu ovog odjela je tajnik (tajnik akademskog vijeća, tajnik kolegija i dr.), koji pripada kategoriji specijalista ili rukovoditelja. Taj dužnosnik odgovoran je za organiziranje sastanaka, dokumentiranje rada stalnih kolegijalnih tijela i sigurnost dokumenata.

Priprema sastanaka

Ali sastanci kao oblik kolegijalnog odlučivanja mogu se održavati u bilo kojem sastavu sudionika, a ne samo članova kolegijalnog tijela. To mogu biti sastanci voditelja odjela ili sastanci stručnjaka iz pojedinih strukturnih jedinica o određenom pitanju. U svakom slučaju, kada je riječ o organizaciji sastanka više od 3 osobe, to ne treba prepustiti slučaju. Što je bolja priprema sastanka, manje će se vremena potrošiti na raspravu tijekom samog sastanka i donositi učinkovitije odluke.

Tijekom pripreme sastanka dosljedno se pojavljuju dokumenti koji potom postaju prilozi protokolu ili se u njega slijevaju informacije iz njih.

Prvi dokument u ovoj seriji je dnevni red ja Sastavlja ga tajnik na temelju uputa predsjednika (kolektivnog tijela ili ove skupštine) i odredbi pravilnika (ako postoji). Prilikom utvrđivanja dnevnog reda potrebno je voditi računa o složenosti pitanja o kojima se raspravlja kako bi se rasprava uklopila u vrijeme predviđeno za sastanak.

Dnevni red se šalje sudionicima sastanka i pozvanima. Nekoliko primjeraka dnevnog reda ostaje kod tajnika. Koriste se za izradu budućeg protokola, za održavanje sastanka.

Na dnevnom redu se navodi broj i redoslijed razmatranih pitanja, imena govornika, datum i vrijeme održavanja sjednice, kao i mjesto održavanja. Dakle, dnevni red je i dokument obavijesti o nadolazećem sastanku i poziv sudionicima.

Forma dnevnog reda može biti bilo koja. Ovdje su dvije opcije; prvi je formalniji (vidi primjer 1), a drugi je također prikladan za operativne sastanke (vidi primjer 2). Iako tijekom pripreme operativnih sastanaka tajnik često ignorira pismenu raspodjelu dnevnog reda, ograničavajući se samo na usmene informacije sudionika.

Tijekom pripreme svakog sastanka, uobičajeno je da se unaprijed prikupi od govornika sažeci izvještaja ili govora , kao i informacije i referentni dokumenti koji ih ilustriraju (tablice, grafikoni, ekonomski izračuni, potvrde, itd.). Svi ovi materijali se repliciraju prema broju sudionika sastanka i distribuiraju im.

Ovi dokumenti moraju uključivati nacrt odluke za svaku točku dnevnog reda. Govornici pripremaju nacrte takvih odluka. Zadatak tajnika je pravodobno primiti te dokumente i umnožiti ih u potrebnom (prema broju sudionika) broju primjeraka. Materijale za sastanak treba poslati 48 sati prije njegovog početka, kako bi ljudi mogli pronaći vremena da ih pročitaju i pripreme za raspravu. E-pošta se često koristi za distribuciju.

Tijekom pripreme sastanka mogu se obaviti pripreme upisni list ili popis nazočnosti svojih članova (vidi primjer 13). Takav dokument se sastavlja kada je broj sudionika veći od 15 osoba (tada te osobe nisu navedene među prisutnima u protokolu, već je ovaj dokument prilog protokolu), kao i kada se priprema sastanak stalno kolegijalno tijelo (važno je imati kvorum u njemu). Kada je važno imati kvorum na sjednici, izrada takvog upisnog lista postaje obvezna – ovaj popis je neophodan za dokumentiranje nazočnosti određenih osoba na sjednici, što se u pravilu potvrđuje osobnim potpisom na popis.

Osobne potpise na početku sastanka prikuplja tajnik, zaobilazeći one koji dolaze na sastanak. Drugi uobičajeni način prikupljanja potpisa i kontrole broja sudionika je registracija sudionika. Registracija obično počinje 30 minuta i završava 5 minuta prije početka sesije.

Tako i prije početka sjednice/sjednice tajnik mora imati sljedeću dokumentaciju: dnevni red, sažetke govora i nacrte odluka o svakom pitanju, popis sudionika.

Standardna pravila za registraciju protokola

Postupak izdavanja protokola određen je GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju. Ovaj GOST definira pravila za dizajn naslova i završnih dijelova ovog dokumenta, kao i zahtjeve za njegov tekst.

Zaglavlje protokola

Sljedeći detalji se nalaze u zaglavlju protokola:

• puni naziv organizacije;
• vrsta dokumenta (PROTOKOL);
• broj i datum;
• mjesto sastavljanja protokola;
• naslov teksta.

Ime kompanije uvijek se navodi zajedno s pravnim oblikom i mora odgovarati službeno utvrđenom nazivu (u statutu ili propisu o organizaciji). Pritom, pravni oblik ne treba pisati u obliku kratice, već u cijelosti.

Ako organizacija ima službeno registriran skraćeni naziv, tada se može nalaziti iu zagradama na retku ispod punog naziva (vidi primjer 3).

Ako organizacija ima matičnu organizaciju, tada se njezin naziv navodi iznad naziva organizacije - autora dokumenta, po mogućnosti u skraćenom obliku (vidi primjer 5).

Dakle, pogledajte moguće opcije dizajna:

Primjer 3

Javna korporacija
Agencija "Distribucija, obrada, prikupljanje tiska"
(OJSC Agencija "Rospechat")

Primjer 4

Zatvoreno dioničko društvo "Nove tehnologije"

Primjer 5

FEDERALNA AGENCIJA ZA OBRAZOVANJE

Državna obrazovna ustanova
visokom stručnom obrazovanju
Politehničko sveučilište Voronjež

Datum zapisnik je dan sastanka. Ako je sastanak trajao nekoliko dana, tada se u datum zapisnika upisuju datumi njegovog početka i završetka (a ne datum potpisivanja zapisnika koji se može sastaviti nekoliko dana nakon završetka samog događaja).

Primjer 6

Sjednica upravnog odbora dioničkog društva trajala je 2 dana: 13. i 14. siječnja 2009. godine. Protokol je sastavljen sljedeći dan, a potpisan dan nakon završetka sastanka - 16. siječnja.

U ovoj situaciji, datum protokola bit će "13. - 14.01.2009." ili isto razdoblje, ali potpunije "13.01.2009. - 14.01.2009.". Moguć je i verbalno-digitalni način označavanja datuma "13.-14. siječnja 2009.".

Protokoli broj unutar kalendarske godine, stoga je broj (indeks) protokola redni broj sastanka. Za svaku grupu protokola koji se sastavljaju u organizaciji posebno se dodjeljuju serijski brojevi: protokoli skupština dioničara, protokoli sjednica direkcije, zapisnici sjednica tehničkog vijeća, zapisnici sjednica radnog kolektiva i dr. posebno se numeriraju. .

Postoji "moda" za pisanje broja dokumenta i datuma, koji se sastoji od jedne znamenke, u dvije znamenke: za to se na početku dodaje nula. Ovdje možete čuti objašnjenja za sljedeće svojstvo: prisutnost nule (“br. 01” ili “01. prosinca 2008.”) neće dopustiti dodavanje drugog broja umjesto njega i time pretvaranje 1 u 11, 21 ili 31. Ali mi naglasiti da naznake takvog pisanja u regulatornom okviru nisu sadržane. To je samo prilično uobičajena praksa.

Mjesto sastavljanja Važno je naznačiti dokument u slučaju kada ga je teško odrediti po nazivu organizacije, kao i u slučajevima kada se sastanak održava na drugom mjestu, a ne gdje se organizacija nalazi - autor dokument. U skladu s GOST R 6.30-2003 (stav 3.12), mjesto pripreme dokumenta naznačeno je uzimajući u obzir prihvaćenu administrativno-teritorijalnu podjelu, koristeći samo općeprihvaćene kratice.

Naslov teksta Protokol sadrži naznaku vrste kolegijalne djelatnosti (konferencija, sastanak, sjednica i sl.) i naziv kolegijalnog tijela u genitivu.

Primjer 7

Sjednice Metodološkog vijeća

Sastanci radnog kolektiva

Sastanci voditelja strukturnih odjela

Rekviziti smjera mogu biti raspoređeni uzdužno (Primjer 8) ili kutno (Primjer 9). Izbor opcije ostaje na organizaciji.

Primjer 9

Zatvoreno dioničko društvo
"Tvornica stakla"

PROTOKOL

13 - 14.01.2009 № 1
Kamyshin

Izvršni sastanci
strukturne podjele

Uvodni dio teksta

Tekst protokola sadrži uvodni i glavni dio.

U uvodnom dijelu protokola, iza naslova, navode se inicijali i prezimena. predsjedavajući i tajnik sjednice . Treba imati na umu da je u zapisniku predsjedavajući službena osoba koja vodi sjednicu, njegov položaj prema popisu osoblja nije naveden u tekstu.

Tajnik - osoba odgovorna za organizaciju sastanka i dokumentiranje njegovih aktivnosti, t.j. priprema i registracija protokola. Tajnik sjednice (sjednice) nije nužno tajnik po službenoj dužnosti. Ova radna obveza može biti dodatna za zaposlenika. Trebalo bi ga fiksirati u opisu posla ako se stalno obavlja. Ovaj posao rukovoditelj može povjeriti zaposleniku ako se obavlja kao jednokratni zadatak.

Primjer 10

Sažmi emisiju

Funkcije predsjedatelja sjednice voditelja odjela može obavljati zamjenik glavnog ravnatelja Pankov, a funkcije tajnika sjednice njegova osobna pomoćnica Egorova. U tom slučaju njihova kadrovska mjesta (zamjenik generalnog direktora i osobni pomoćnik zamjenika glavnog direktora) nisu uvrštena u zapisnik. Ti će se ljudi u njemu pojaviti samo kao predsjedavajući i tajnik sastanka (vidi sljedeći primjer).

Primjer 11

Predsjednik - Yu.P. Pankov

Tajnik - Egorova D.L.

Prisutni: Bespalov A.D., Korneev N.R., Lunkov E.N., Marinina E.M., Ustinov A.K.

Pozvani: izvršni direktor SMU br. 15 JSC Shuvalov T.B., financijski direktor SMU br. 14 JSC Osmanova M.T.

Iz novog retka iza riječi "Prisustvovao" navesti abecednim redom inicijale i prezimena službenika organizacije koji sudjeluju u raspravi i odlučivanju na sjednici.

Ako su drugi dužnosnici njihove organizacije pozvani na sastanak, oni su navedeni u odjeljku "pozvan" abecednim redom (prezime i inicijali) bez navođenja pozicije. Ako na sastanku sudjeluju predstavnici drugih organizacija, tada se navode i njihovi stavovi s nazivima organizacija (vidi primjer 11).

Popis prisutnih sudionika i pozvanih osoba ispisuje se s 1 proredom. Zatim se ostavlja jedan prazan redak i dnevni red se ispisuje nakon 1 proreda. Ali glavni dio teksta protokola obično se ispisuje s proredom od 1,5.

Tajnik je dužan sastaviti popis sudionika sastanka. Popis se sastavlja unaprijed prema uputama voditelja (potrebno je obavijestiti sudionike o datumu sastanka i dnevnom redu, poželjno je unaprijed podijeliti referentne materijale za proučavanje pitanja i pripremu za raspravu). Na dan sastanka popis nazočnih se usklađuje na temelju stvarne raspoloživosti dužnosnika.

Prilikom sastavljanja zapisnika proširene sjednice (više od 15 osoba) ili stalnog kolegijalnog tijela, imena sudionika u zapisniku se ne navode, već je njihov ukupan broj označen brojkom. Utvrđuje se na temelju rezultata registracije, u tom slučaju upisna lista postaje jedan od dodataka protokolu (vidi primjer 13). U ovom slučaju, protokol pokazuje:

Primjer 12

Prisutno: 19 osoba (popis u prilogu).

Uvodni dio protokola uključuje dnevni red . Njegov sadržaj određuje voditelj koji imenuje sastanak i koji će ga voditi. Ako je takav dokument poslan sudionicima prije sastanka, tada se informacije iz njega trebaju prenijeti u protokol.

Dnevni red u zapisniku sadrži popis pitanja o kojima se raspravlja na sjednici, utvrđuje redoslijed njihove rasprave i imena govornika (govornika).

Točke dnevnog reda numerirane su arapskim brojevima i počinju s prijedlogom "O" ili "O", odgovarajući na pitanje "o čemu?". Za svaku točku u protokolu treba navesti inicijale i prezime govornika - službene osobe koja je pripremila ovo izdanje.

Primjer 14

Dnevni red:

1. O odobrenju pravila o informacijskoj sigurnosti.
   Izvješće voditelja odjela za informiranje Doronine Yu.R.
2. O uvođenju izmjena u kadrovsku tablicu.
   Govor zamjenika generalnog direktora I. N. Sergejeva

Glavni tekst

Razlika između kratkog i punog oblika protokola - prije je sve bilo jednostavno

Prema obliku izlaganja teksta, protokoli se dijele na kratke i potpune.

Različiti oblici protokola međusobno se razlikuju samo po potpunosti pokrivenosti sastanka. Nema razlika u dizajnu ovih oblika. Ovaj postulat djeluje na temelju praktičnog iskustva, koje je izloženo u bilo kojem udžbeniku uredskog rada.

Kratki protokol je dokument koji bilježi:

• pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku
• imena govornika i
• donesene odluke.

Takav se protokol, u pravilu, provodi u sljedećim slučajevima:

• kada se sastanak transkribira (prijepis govora bit će prilog zapisniku) ili snimati na diktafon;
• kada je sastanak operativne prirode i važno je fiksirati donesenu odluku bez detaljiranja tijeka rasprave.

Prema kratkom protokolu nemoguće je prikazati tijek rasprave o pitanju, izražena mišljenja, komentare, proces izrade upravnog dijela, tj. odluka upravljanja. Njegov uzorak prikazan je u primjeru 22.

Potpuni protokol(vidi primjer 21) omogućuje dokumentiranje detaljne slike onoga što se događa, prenosi sadržaj izvještaja i govora sudionika sastanka, sva iznesena mišljenja, pitanja i primjedbe, komentare, stavove.

Dakle, u cijelom protokolu za svako pitanje koje se razmatra postoje 3 dijela: “ČUO”, “GOVORIO”, “RJEŠENO” (”RJEŠENO”). I ukratko, samo dva: “SLUŠALI SMO” i “RJEŠILI” (“ODLUČILI”).

Glavni dio teksta protokola sadrži onoliko dijelova koliko je točaka dnevnog reda. Odjeljci su prema tome numerirani. Svaki dio se sastoji od tri dijela za pune minute - "ČUO", "GOVORIO", "ODLUČIO" ("ODLUČIO") - ili dva dijela za kratku. Te su riječi ispisane velikim slovima s lijeve margine.

Nakon riječi "SLUŠAO" u protokolarnom testu navodi se prezime i inicijali glavnog govornika u genitivu (koga slušao?), a kroz crticu se navodi zapis o njegovom govoru. Prezentacija se obično vodi iz trećeg lica jednine u prošlom vremenu (vidi primjer 15). Ako se tekst izvješća sastavlja u pisanom obliku i predaje tajniku, tada se u protokolu može navesti samo tema izvješća i tada se „prilaže tekst izvješća“ (Primjer 16).

Primjer 15

1. SLUŠAO:

Petrova V.Yu. - o rezultatima provedbe plana rada odjela prodaje za 4. tromjesečje 2008. Napomenuo je da je plan ispunjen 100%.

Primjer 16

1. SLUŠAO:

Petrova V.Yu. - Tekst izvješća nalazi se u prilogu.

U cijelom protokolu, iza riječi “GOVORIO” navode se imena i inicijali sudionika u raspravi o pitanju. U tekstu protokola prezime i inicijali svakog govornika ispisuju se u novom redu u nominativu (tko je govorio?). Prikaz snimka govora od prezimena je odvojen crticom, navodi se od trećeg lica jednine. U istom dijelu teksta bilježe se pitanja postavljena tijekom izvješća ili nakon njega, kao i odgovori na njih.

Ako na sastanku nema rasprave ili pitanja, u zapisniku se izostavlja dio “GOVOR”, a ovaj dio teksta sastoji se od samo dva dijela: “ČULO” i “RJEŠENO” (”ODLUČENO”). To je moguće i u punom protokolu o nekim pitanjima dnevnog reda.

Iza riječi "ODLUČIO" (ili "ODLUČIO") ispisati tekst izreke predmetne točke dnevnog reda. Ako se o jednom pitanju donosi više odluka, one se numeriraju arapskim brojevima, prva znamenka označava broj točke dnevnog reda, druga - broj donesene odluke.

Primjer 17

Ako se o prvoj točki dnevnog reda donesu tri odluke, one će biti označene brojem 1.1, 1.2 i 1.3.

Ako se donese samo jedna odluka o drugoj točki dnevnog reda, onda će njezin broj biti 2.1, a ne 2, kako neki pogrešno pišu.

Tekst izreke formuliran je prema standardnom modelu usvojenom u upravnim dokumentima, a odgovara na pitanja: kome što učiniti i do kojeg datuma (u ovom slučaju se na početku teksta može naznačiti odgovorni izvršitelj ili na kraju).

Primjer 18

1.1. Do 03.03.2009. pripremiti program obuke prodavača od strane stalnih stručnjaka Društva za 2. tromjesečje 2009. godine. Odgovorni - voditelj kadrovskog odjela Ushakov L.B.

1.1. Šefu kadrovske službe Ushakov L.B. pripremiti program obuke prodavača od strane stalnih stručnjaka Društva za 2. kvartal 2009. Rok za prijavu - 03.03.2009.

Uobičajena praksa sastavljanja zapisnika ne predviđa fiksiranje rezultata glasovanja. Ali ako se to dogodilo, onda bi to trebalo biti odraženo u operativnom stavku. U jednostavnijoj verziji, to je prikazano u primjeru 19. Mnogo je specifičnosti u zapisnicima glavne skupštine dioničara, uklj. također je po redoslijedu odražavanja rezultata glasovanja o donesenim odlukama, ti rezultati se bilježe u zapisnik komisije za brojanje i u zapisnik glavne skupštine dioničara (vidi primjer 20).

Primjer 19

1.1. Odobreti kandidaturu Fedorova A.E. na mjesto financijskog direktora Društva.

Primjer 20

Sažmi emisiju

1.1. Usvaja godišnji izvještaj, bilancu, račun dobiti i gubitka za 2007. godinu; Plan razvoja i popis najvažnijih zadataka za 2008. godinu.

Rezultati glasovanja: "ZA" - 78 glasova (97,5% od ukupnog broja glasova sudionika skupa); "PROTIV" - ne; "SUZDRŽAN" - 2 glasa (2,5% od ukupnog broja glasova sudionika sastanka). Odluka je donesena sa 78 glasova. Protokol broj 2 komisije za brojanje nalazi se u prilogu.

Čini dio protokola

Zapisnik se sastavlja na temelju rukopisnih, stenografskih ili audio zapisa koji se čuvaju tijekom sjednice. Nakon sjednice tajnik pretipka bilješke, složio ih u skladu s navedenim zahtjevima i predao ih na uređivanje predsjedavajućem sjednice. Uz njegove izmjene, protokol se potpisuje i postaje službeni dokument.

Pravna snaga protokola, t.j. službenost, pouzdanost, neospornost, ne ovisi samo o pravilima registracije. Prema standardnoj definiciji, "pravna snaga je svojstvo službene isprave koja joj je priopćena važećim zakonodavstvom, nadležnošću tijela koje ju je izdalo i utvrđenim postupkom". Ako se poštuju navedena pravila registracije, protokol postaje pravno valjan nakon potpisivanje dvije osobe: predsjednik i tajnik.

Izrada ovog rekvizita nije teška, jer. isti je za sve oblike protokola koje smo razmatrali u članku (vidi primjere 21, 22). Potpisi su odvojeni od teksta 2 ili 3 proreda. Riječi "predsjednik" i "tajnik" ispisane su od ruba lijevog polja, zadnje slovo u prezimenu ograničeno je na desno polje.

Protokol je, dakle, interni dokument pečat obično se ne stavlja na njega.

Ako se protokol proteže na nekoliko stranica, druga i sljedeće stranice moraju biti numerirane. Brojevi stranica daju se arapskim brojevima bez riječi "stranica" (stranica), bez upotrebe crtica, navodnika i drugih znakova.

Vrijeme pripreme protokola u pravilu ne smije biti dulje od 5 dana. Konkretan datum pripravnosti protokola može odrediti pročelnik koji je vodio sjednicu ili predsjednik stalnog kolegijalnog tijela. Rok za sastavljanje protokola može se odrediti i poslovnikom o radu kolegijalnog tijela.

No, neki dokumenti za određene vrste protokola postavljaju svoje jasne rokove. Primjerice, zakon "O dioničkim društvima" zahtijeva da dionička društva sastavljaju zapisnik sjednice Upravnog odbora u trajanju od 3 dana, a za izradu tako složenog dokumenta kao što je zapisnik potrebno je čak 15 dana. glavne skupštine dioničara.

Odluke donesene na sastanku priopćeno zaposlenicima bilo u obliku distribucije primjeraka cijelog protokola ili izvoda izreke. U malim organizacijama ponekad se uz potpis organizira upoznavanje zaposlenika s donesenim odlukama, za što se za protokol sastavlja list upoznavanja.

Također se prakticira priprema drugih upravnih dokumenata na temelju donesenih odluka, na primjer, odluka kolegijalnog tijela ili naloga čelnika organizacije.

"Kad nema dogovora među drugovima"

Na sve navedeno moglo bi se smiriti, ali stupanjem na snagu novog Modela uputa za papirologiju u saveznim izvršnim tijelima (odobrenih naredbom Ministarstva kulture Rusije od 8. studenog 2005. br. 536) mnogo promijenio. Barem je ovaj dokument uveden izvođenje kratkih protokola za savezne organe izvršne vlasti za koje su odredbe ovog regulatornog dokumenta obvezne.

I razlikuju se od prakse sastavljanja kratkog oblika protokola koji je do sada razvijen. Rezultate naše usporedbe prikazujemo u tabličnom obliku (vidi tablicu 1).

Što se tiče papirologije pojedinog saveznog tijela, svatko ima svoje upute, koje se možda ne podudaraju s Modelom (obratite pažnju na dolje citirane stavke 1.2 i 1.3 ovog regulatornog dokumenta). Prema njihovim lokalnim uputama proizvodni posao obavljaju svi. A za one koji ne rade u saveznim agencijama, uvijek savjetujem da se prema Modelu uputa ponašate kao prema uzoru (tj. ne kao obvezni). Osim toga, GOST R ISO 15489-1-2007 „Sustav standarda za informiranje, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi". A njegova je glavna ideja da organizacija treba "propisati", odobriti pravila za upravljanje dokumentima i slijediti ih. A ovaj primjer s kratkim protokolom je samo vrlo indikativan – u svim slučajevima gdje nema konkretnih uputa u zakonodavnom i regulatornom okviru ili postoje nesuglasice, svaka je organizacija prisiljena uspostaviti svoja pravila. U ovom slučaju moguće je osigurati i jasnoću i jasnoću izvršenja, i što je najvažnije, pravnu snagu dokumenta.

Ulomak dokumenta

Sažmi emisiju

Standardne upute za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima (odobrene naredbom Ministarstva kulture Rusije od 08.11.2005. br. 536)

1.2. Standardni naputak o papirologiji u tijelima savezne izvršne vlasti (u daljnjem tekstu Standardni naputak) utvrđuje opće uvjete za funkcioniranje službi za upravljanje dokumentima, dokumentaciju poslova upravljanja i organizaciju rada s dokumentima u tijelima savezne izvršne vlasti - ministarstvima, službama, agencije.

1.3. Organi savezne izvršne vlasti organiziraju i provode kancelarijski rad na temelju Modela pravilnika za unutarnje ustrojstvo saveznih tijela izvršne vlasti ... pojedinačnih uputa za uredski rad, propisa saveznih tijela izvršne vlasti, drugih regulativnih i metodoloških dokumenata i ovog Standardnog uputstva. Pojedinačne upute za uredski rad odobravaju čelnici saveznih tijela izvršne vlasti nakon suglasnosti s Federalnom arhivskom agencijom.

Izrada izvoda iz protokola

Vrlo česta praksa dokumentacije je izrada izvoda iz zapisnika.

Izvod iz zapisnika je točan prepis dijela teksta izvornog protokola koji se odnosi na točku dnevnog reda o kojoj se izvod priprema. Istodobno se reproduciraju svi detalji obrasca, uvodni dio teksta, točka dnevnog reda o kojoj se izvod priprema, kao i tekst koji odražava njegovu raspravu i donesenu odluku o tome.

Izvadak iz protokola potpisuje samo tajnik, on sastavlja i ovjeru. Sastoji se od riječi “Točno”, naznaka položaja osobe koja ovjerava izvadak, njegovog osobnog potpisa, prezimena, inicijala i datuma (vidi primjer 24).

Ako se izvadak iz protokola izdaje radi predaje drugoj organizaciji, ovjerava se pečatom.

Kako ispravno pohraniti protokole?

Protokoli se pohranjuju ovisno o obliku uredskog rada koji postoji u organizaciji. Ako se uredski posao obavlja centralno, protokole može voditi tajnik organizacije, u službi uredskog rada. U decentraliziranom upravljanju dokumentima, mjesto pohrane određeno je strukturom organizacije, obično u tajništima onih službenika koji provode sastanke.

U predmetima se zapisnici sastavljaju prema nomenklaturi predmeta, ali se u svakom slučaju moraju formirati u zasebne predmete, ovisno o vrsti sjednice ili nazivu kolegijalnog tijela.

Primjer 23

Sastancima uprave predsjedava izvršni direktor. U sastavu organizacije formirano je stručno vijeće, na čijem je čelu i generalni direktor. Zapisnici sjednica i stručnog vijeća sastavljaju se u dva odvojena slučaja.

Mnoge vrste protokola imaju trajno razdoblje čuvanja. To uključuje zapisnike kolegijalnog izvršnog tijela (kolegija, uprave, odbora i sl.), kontrolnih, revizijskih tijela, znanstvenih, stručnih, metodoloških vijeća, sastanaka s čelnicima organizacije, glavne skupštine dioničara, dioničara (stav 5. Popis standardnih upravljačkih dokumenata generiranih u djelatnostima organizacija, s naznakom razdoblja čuvanja).

Fusnote

Sažmi emisiju

P praksa 8

INFORMACIJSKI I REFERENTNI DOKUMENTI

PROTOKOL, AKT

Većina dokumenata koje kreiraju institucije su informativni i referentni. Ti dokumenti sadrže podatke o stvarnom stanju stvari. Informacijski i referentni dokumenti uključuju: potvrde, memorandume, akte, pisma i sl. Oni su pomoćne prirode i nisu obvezujući. Informacije sadržane u njima mogu se uzeti u obzir.

Protokol

Protokol zauzima posebno mjesto u sustavu organizacijske i administrativne dokumentacije. Može se pripisati informacijskim dokumentima (budući da sadrži informacije, sadrži podatke o raspravi o nekim pitanjima upravljanja), a budući da sadrži i izreku. može se smatrati upravljačkim dokumentom.

Protokol -, dokument kojim se utvrđuje tijek rasprave o pitanjima i odlučivanja na sjednicama, sjednicama, sjednicama, konferencijama i drugim oblicima rada kolegijalnih tijela (povjerenstva i ministarstva, općinskih poglavarstva, te znanstveno-tehničkih i metodoloških vijeća). ).

Sjednice dioničara, sjednice upravnih odbora podliježu obaveznoj evidenciji.

Protokoli se podnose državnim tijelima radi registracije (primjerice, prilikom registracije poslovnih banaka, gospodarskih komora i sl.). O radu privremenih kolegijalnih tijela (konferencije, sastanci, sastanci, seminari i sl.) sastavlja se i zapisnik.

Protokol se sastavlja na temelju zapisnika koje je na sastanku vodio tajnik ručno ili pomoću diktafona.

Ovisno o vrsti sastanka i statusu kolegijalnog tijela bira se oblik protokola: kratak, potpun ili doslovan.

Kratki protokol- popravlja pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke. Takav protokol preporuča se voditi samo u slučajevima kada se sjednica prepisuje, izvješća i tekstovi govora dostavljaju tajniku ili kada je sastanak operativne prirode.

Potpuni protokol - bilježi ne samo razmatrana pitanja, donesene odluke i imena govornika, već i dovoljno detaljne zapise koji prenose sadržaj izvješća i govora sudionika skupa, sva iznesena mišljenja, pitanja i primjedbe, primjedbe, stavove. Puni zapisnici omogućuju vam da dokumentirate detaljnu sliku sastanka.

Doslovni protokol - sastavlja se na temelju doslovnog izvješća sa sastanka (transkripta) i doslovno prenosi proces rasprave o svakom pitanju i donošenja odluke o njemu.

Potpuni i doslovni protokoli sastavljaju se na temelju rukom pisanih doslovnih ili magnetofonskih snimaka.

Sve vrste protokola sastavljaju se na zajedničkom obrascu koji sadrži sljedeće podatke: naziv ustanove, vrstu dokumenta, mjesto upisivanja datuma, indeks dokumenta, mjesto sastavljanja protokola, mjesto za naslov tekst. Datum zapisnika je datum sastanka. Ako je trajao nekoliko dana, datum protokola uključuje datum početka i završetka. Broj (indeks) protokola je redni broj sastanka. Naslov teksta odražava vrstu sastanka ili kolegijalne aktivnosti (Zapisnici - sjednice odbora).

Tekst protokola sadrži uvodni i glavni dio.

U vodnom dijelu protokola, iza naslova, navode se imena i inicijali predsjedatelja i tajnika sjednice. Iz novog retka iza riječi prisutan navesti prezimena, inicijale stalnih članova kolegijalnog tijela abecednim redom (u skraćenom obliku protokola ti su podaci izostavljeni), kao i prezimena, inicijale i radna mjesta oni pozvani. Riječi "predsjedavajući", "tajnik", "prisutan" ispisuju se velikim slovom s početka lijevog ruba. Prilikom sastavljanja zapisnika proširene sjednice ne navode se imena sudionika, ali se navodi njihov ukupan broj. Sudionici se broje prema upisnim listama, koje se prenose tajniku sjednice i postaju jedan od priloga zapisniku.

Dnevni red je uvršten u vodni dio protokola.U njemu su navedena pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku s imenima govornika (govornika) i fiksiran slijed njihove rasprave. Navodi pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku s imenima govornika i fiksira redoslijed njihove rasprave. Dnevni red sjednice sastavlja se unaprijed i treba sadržavati optimalan broj pitanja.

Glavni dio teksta protokola sadrži onoliko dijelova koliko je točaka dnevnog reda. Odjeljci su prema tome numerirani.

Svaki dio se sastoji od tri dijela: “ČUO”, “PRIČAO”, “ODLUČIO”, koji se tiskaju velikim slovima kako bi se u tekstu protokola istaknula snimka govora glavnog govornika, sudionika rasprave. pitanja i izreke, formulirajući rješenje problema. U istu svrhu, u tekstu protokola prezime i inicijali svakog govornika ispisuju se iz novog retka u nominativu. Prezentacija snimke govora odvaja se od prezimena crticom, navodi se od trećeg lica jednine, sadržaj izvještaja ispisuje se u obliku izravnog govora. Ako je tekst izvješća stenografski ili ga govornik prezentira u pisanom obliku, onda iza crtice pišu i velikim slovom - "Izvješće je u prilogu".

Ispred riječi “ČUO” se nalazi broj točke dnevnog reda, a zatim dvotočka.

Napredak rasprave o izvješću ogleda se u rubrici "GOVORI" Pitanja i odgovori bilježe se u rubrici "GOVORI". Riječi - pitanje i odgovor nisu napisani.

Na primjer:

AV Smirnov - Jesu li poduzete mjere za likvidaciju...?

Usvojene odluke nalaze se u rubrici "RJEŠENO". Ako postoji više rješenja, numeriraju se arapskim brojevima s točkom. Svaka odluka popraćena je naznakom radnog mjesta, prezimena i inicijala osobe odgovorne za njezinu provedbu te sadrži rok, na primjer:

RJEŠENO:

1. Pripremiti nacrt novog Pravilnika o osoblju. Odgovorni - HR menadžer Rodionova N.P. Rok - 18.11.2001.

Operativni dio se gradi prema shemi: radnja - izvođač - termin. Izvršitelj može biti organizacija, strukturna jedinica ili određeni službenik.

Protokolom se može fiksirati odluka o odobrenju bilo kojeg dokumenta. U tom slučaju protokol treba sadržavati referencu na datum i broj dokumenta, a sam dokument treba biti priložen uz protokol.

Tijekom izbora rezultati glasovanja za svakog kandidata iskazuju se u protokolu.

Protokol potpisuju predsjednik i tajnik. Tajnik uređuje tekst, upoznaje svakog govornika sa snimkom njegova govora i prima potpis govornika koji je suglasan sa snimkom njegova govora. Protokol sjednice za vođenje, koji bira predsjedništvo, potpisuju predsjednik, tajnik i svi članovi predsjedništva.

Izvadak iz protokola je točna kopija dijela teksta izvornog protokola. Pritom se reproduciraju svi detalji obrasca, uvodni dio teksta, točka dnevnog reda za koju se izvod priprema. Izvadak iz protokola potpisuje samo tajnik, on sastavlja i ovjeru. Sastoji se od riječi "Točno", oznake položaja osobe koja ovjerava izvod, osobnog potpisa, prezimena, inicijala i datuma. Ako se izvod daje za predaju drugoj organizaciji, onda se ovjerava pečatom.

Predložak protokola

(s uzdužnim rasporedom detalja)

Grb Ruske Federacije

Ime kompanije

PROTOKOL

____________________ № _________________

Datum

_______________________________

Mjesto izdanja

Titula:

Sastanci odbora za...

Predsjedavajući - Smirnov S.S.

Tajnik - Antonova M.I.

Prisutno: 30 osoba (popis u prilogu)

(ako do 15 osoba, onda u protokolu

prezimena s inicijalima

abecednim redom odvojeno zarezima)

DNEVNI RED:

1. O postupku pripreme za skup.

Izvještaj menadžera...

1. SLUŠAO:

Sokolov A.I. - Tekst izvješća nalazi se u prilogu.

IZVEDENA:

Ivanov M.I. - kratka snimka govora (u trećem licu).

RJEŠENO:

1.1. Odobriti...

2. SLUŠAO:

IZVEDENA:

RJEŠENO:

Predsjednik Potpis S.S. Smirnov

Djeluj- isprava koju je sastavilo više osoba i koja potvrđuje određene činjenice ili radnje.

Akti se sastavljaju u različitim situacijama i stoga imaju mnogo varijanti:

čin prihvaćanja radova prema ugovoru;

akt prihvaćanja i prijenosa dokumenata;

Čin otpisa materijala;

trgovački čin

akt verifikacije itd.

Akte sastavlja povjerenstvo, trajno ili imenovano po uputama čelnika.

Posebnu skupinu čine trgovački akti kojima se utvrđuju činjenice oštećenja, oštećenja ili nestašice tereta, druga kršenja pravila prijevoza. Takav akt sastavlja se na tiskanom obrascu utvrđenog uzorka, ispunjenom bez mrlja, brisanja ili precrtavanja. Sve dopune i ispravke u aktu moraju biti navedene i ovjerene potpisima obiju strana.

Ako je akt interni dokument poduzeća, sastavlja se na zajedničkom obrascu. Ako je akt vanjski dokument, tada mora sadržavati referentne podatke o organizaciji.

Akt mora imati:

naziv organizacije (strukturne jedinice);

naziv vrste dokumenta;

naslov teksta

potpisi;

· pečat;

aplikacije; (s kopijama popratnih dokumenata).

Tekst akta sastoji se od uvodnog i konstatativnog dijela.

Vodeni dio akta ukazuje na osnovu za njegovu pripremu. Ovo može biti poveznica na dokument, na usmeni nalog uprave, na bilo koje činjenice, događaje, radnje.

Akt može imati naslov, na primjer: “Zakon o nestašici robe široke potrošnje” ili “Akt o prihvatu i prijenosu dokumenata s oznakom “Povjerljivo”.

U glavnom dijelu akta stoji:

· ciljevi i zadaci;

vrijeme rada komisije;

rezultati (zaključci, zaključci, prijedlozi).

Nakon teksta i napomene o prijavi, ako je potrebno, navodi se podatak o broju primjeraka akta, gdje se nalaze ili adresati kojima su poslani.

Akt potpisuju sve osobe koje su sudjelovale u njegovoj izradi.

Za niz akata (o materijalnim, financijskim i drugim važnim pitanjima) potrebno je odobrenje voditelja i ovjera pečatom poduzeća.

S aktima revizije i inspekcije upoznaju se sve osobe na čije djelovanje utječu. Istovremeno, u aktu, nakon potpisa sastavljača, stoji napomena „Akt je upoznat sa: položajima, potpisima, prijepisima potpisa i datumima“.

Na primjer:

Sastavio:

predsjedavajući ________________________________________________

članovi komisije:

Članovi komisije: 1. _____________________________________

Položaj, prezime, inicijali

Prisutni: 1. ___________________________________

Položaj, prezime, inicijali

Imena članova povjerenstva i nazočnih raspoređena su abecednim redom. Naziv radnog mjesta uključuje naziv institucije.

Navodni dio počinje odlomkom. Njime se utvrđuju ciljevi, zadaci i bit rada koji su radili sastavljači zakona, njegovi rezultati. Rezultati rada mogu se prikazati u obliku tablice.

U završnom dijelu akta donose se zaključci ili daju preporuke. Ovaj dio teksta je fakultativan – čin može završiti navođenjem činjenica.

Nakon teksta, prije potpisa, ako je potrebno, navesti broj primjeraka sastavljenog akta i njihovo mjesto (ovaj dio akta je također neobavezan). Na primjer:

Sastavljeno u 3 primjerka:

1. primjerak. poslano Ministarstvu gospodarstva Rusije

2. primjerak. upućen Ministarstvu željeznica Rusije

3. primjerak. - u slučaju 05-24.

Dopunite tekst akta o potpisu. Akt potpisuju predsjednik povjerenstva i svi sastavljači. Prilikom potpisivanja radnog mjesta, prezimena se ne navode ispred imena. Na primjer:

predsjednik Komisije Potpis K.Ya. Lakin

Članovi Komisije: ______________ V.N. Kirillov

Potpis

______________ U. Potapov

Potpis

N.N. Lamshina

Potpis

Kao i u svakom dokumentu, u aktu ispred teksta nalazi se naslov koji počinje s prijedlogom "O" ("On") i formuliran je uz pomoć glagolske imenice "O provjeri", "O prihvaćanju i prijenosu", "Na otpis", "Na uništenje" itd.

Neke vrste akata zahtijevaju odobrenje. Primjerice, akt o likvidaciji ustanove odobrava načelnik višeg odjela (ministar), akt o dodjeli dokumenata i spisa na uništenje - čelnik ustanove. Odobrenje se izdaje pečatom u skladu sa zahtjevima GOST R 6.30-97.

Evo primjera čina:

ODOBRENO Ministarstvo kulture Rusije

Odbor za kulturu Predsjednik Odbora

uprave Potpis N.I. Petrov

___________________________ ___________________

Naziv područja Datum

18.05.2000 № 12

Grad Novosibirsk

O provjeravanju sigurnosti dokumenata u povjerenstvu

Razlog: naredba predsjednika povjerenstva od 20. travnja 2000. br. 102 „O provjeravanju sigurnosti upravljačkih dokumenata“.

Sastavlja povjerenstvo u sastavu:

Predsjednik: Zam Predsjednik odbora Sidorov G.V.

Članovi povjerenstva: 1. pročelnik. Opći odjel Grigoryeva N.I.

2. Inspektor kadrovskog odjela Mikhailova G.G.

3. Zamjenik glavni računovođa Myshkin S.I.

4. Referent Prokudina M.V.

Povjerenstvo je u razdoblju od 16. do 18. svibnja 2000. godine u odboru za kulturu provjeravalo ustrojstvo i uvjete čuvanja upravljačke dokumentacije. Dokumenti se pohranjuju u ustrojstvenim odjelima i u općem odjelu.

Nomenklatura predmeta se godišnje usklađuje s Regionalnim arhivom Novosibirska. Nisu utvrđene činjenice smrti, gubitka, oštećenja ili nezakonitog uništavanja dokumenata.

Sastavljeno u 2 primjerka:

1. - u slučaju br. 1-23

2. - regionalnom arhivu.

predsjednik Komisije Potpis G.V. Sidorov

članovi komisije: Potpis N.I. Grigorijeva

Potpis GG. Mihajlova

Potpis SI. Myshkin

Potpis M.V. Prokudin

Opcija 2

Dokumentirajte rezultat revizije rada poduzeća Sibtekhmash OJSC, koja je provedena od 02.01.2000. do 03.01.2000., kao rezultat revizije utvrđeni su sljedeći nedostaci: kadrovska evidencija nije pojednostavljena , neki osobni dosjei inženjerskog i tehničkog osoblja su u zapuštenom stanju; dopušten je nerazuman otpis ambalažnog papira, čavala i rezervnih dijelova za popravak opreme; u strojarnici je prekomjerno korišten lem u količini od 60 kg; voditelj skladišta P.I. Yakovlev je nepravodobno isporučio povratnu ambalažu dobavljačima, za što je tvornica platila kaznu u iznosu od 1,5 tisuća rubalja. Ostatak informacija je na vama.

Tajnica Potpis M.A. Antonova

16. Sastaviti zapisnik sjednice popisne komisije postrojenja plinske opreme koja je razmatrala pitanje rezultata popisa za skladište broj 2 pomoćnog materijala. Na sastanku je donesena odluka o odobravanju rezultata inventure i pripisivanju o trošku upravitelja skladišta manjka pomoćnog materijala u iznosu od 365 milijuna rubalja, kao i zbirnog lista za skladište br. 2 i obrazloženje upravitelja skladišta. Ostatak informacija je na vama.

17. Sastaviti potpuni protokol skupštine radnika proizvodne zadruge "Start" na kojoj se raspravljalo o pitanju stvaranja proizvodnje građevinskog materijala za gradnju stambenih zgrada. Na sastanku se čula informacija predsjedatelja o mogućnostima stvaranja ovakve radionice i perspektivama njezina rada. Nakon rasprave odlučeno je zadužiti predsjednika i njegovog zamjenika za izgradnju da razviju radove u roku od 6 mjeseci i za te namjene dodijele 315 milijuna rubalja.

18. Sastaviti sažetak proizvodnog sastanka djelatnika plansko-gospodarskog odjela tvornice medicinskih pripravaka na kojem se razmatralo pitanje rane izrade tehničko-industrijskog financijskog plana za 1998. godinu. Nakon rasprave, proizvodni sastanak je odlučio da se izraditi tehnički industrijski financijski plan tri dana prije roka. Ostatak podataka unesite sami.

Slične informacije.

Sastanci se održavaju u mnogim organizacijama, bez obzira koji oblik vlasništva imaju. Na njima zaposlenici i menadžeri razmjenjuju važne informacije, donose odluke. Kako bi događaj bio učinkovit, sastavlja se zapisnik sa sastanka. Uzorak ovog dokumenta u organizacijama je približno isti. Pravila su razmotrena u nastavku.

Vrste sastanaka

Ove aktivnosti mogu propasti ako se ne pripremite za njih. Ova funkcija pada na vođu. Mora odrediti prirodu događaja. Stručnjaci razlikuju nekoliko vrsta sastanaka:

1. Obuka (konferencija), čija je svrha zaposlenicima pružiti znanje, unaprijediti njihove vještine.
2. Informativno. Događaj je potreban kako bi se sažele informacije i istražila različita gledišta o novonastalim pitanjima.
3. Objašnjavajući. Na takvim sastancima menadžeri uvjeravaju radnike u ispravnost ekonomske politike koja se vodi.
4. Problematično. Događaj se održava kako bi se razvila metoda za rješavanje stvarnih problema.

Bez obzira na vrstu sastanka, on mora biti dokumentiran. To omogućuje da se provede kompetentno i na organiziran način.

Trening

Da bi sastanak bio učinkovit, voditelji moraju biti svjesni sljedećih pravila:

1. Potrebno je jasno definirati temu i željene ishode. To će pomoći da se događaj organizira.
2. Pažljivo razvijanje dnevnog reda. Potrebno je uspostaviti redoslijed razmatranja pitanja. Istodobno, bolje je početi s jednostavnim pitanjima, prijeći na složenija.
3. Sudionici trebaju biti upoznati s činjenicama o kojima će se raspravljati. To je najbolje učiniti prije sastanka.
4. Osobama koje moraju prisustvovati potrebno je unaprijed poslati pozivnicu. Ako neki ne mogu pomoći u rješavanju problema, ali moraju znati rezultate događaja, onda trebaju dati protokol.
5. Mjesto sastanka treba odabrati na temelju njegovih ciljeva. Za stvaranje poslovnog okruženja važni su uvjeti za smještaj ljudi.

Ove nijanse su glavne u pripremi za sastanak. Ako ih se poštuje, događaj će se održati učinkovito i organizirano.

Zašto je potreban zapisnik sa sastanka?

Svaka organizacija ima redovite sastanke. Ova vrsta događaja pomaže u rješavanju mnogih akutnih problema, donošenju pravovremenih odluka o složenim zadacima i stvaranju strategije razvoja tvrtke. Često se sastanci ne bilježe u zapisnik, što se smatra normom. Uprava može samostalno odrediti popis događaja tijekom kojih se vodi evidencija. Također utvrđuju gdje to nije potrebno činiti.

Osnovna namjena protokola je pismeno zabilježiti sva pitanja, zadaće i mišljenja iznesena na sastanku, kao i zajedničko odlučivanje. Detaljan protokol se smatra najboljim oblikom. Obično se takav dokument koristi na događajima koji će utjecati na budući razvoj tvrtke. Osim toga, potrebno je evidentirati sadržaj sastanaka s poduzećima i zaposlenicima državnih institucija. Primjeri zapisnika sastanaka za različite oblike događaja su slični, postoje samo male razlike.

Rade

Zapisnik sa sjednice vodi čelnik poduzeća. Ali ovu funkciju može obavljati drugi radnik. Prije ovog događaja tajniku se daje popis pozvanih i približan popis pitanja. Sudionicima se dostavljaju sažeci izvješća. To će vam omogućiti da pripremite predložak dokumenta kako biste ubrzali rad na izradi dokumenta. Primjeri zapisnika sa sastanaka na takvim događajima slični su u svim poduzećima.

Kada ima mnogo sudionika, bolje je imati upisni list, gdje će se upisivati ​​puna imena onih koji se pojavljuju. S početkom sjednice, popis nazočnih potvrđuje tajnik. Zapisnik informacija bilježi tajnik tijekom događaja. Za poboljšanje točnosti zapisivanja koriste se snimke diktafona. Sve riječi se snimaju na digitalni medij, a zatim se reproduciraju tijekom završne registracije protokola.

Ako je na sastanku mnogo sudionika, pozivaju se 2 tajnika da vode zapisnik. Takav rad ubrzava proces ako se događaj odgodi. Odgovori, primjedbe, komentari koji se ne odnose na temu sastanka nisu uključeni u sadržaj dokumenta. Protokol uključuje opće značenje izvješća, pitanja i prijedloga. Odluke i upute se točno bilježe, koje voditelj dostavlja pojedinim zaposlenicima.

Ako su upravitelju potrebni točni podaci, može zahtijevati izvješće koje potpisuje odgovorna osoba. Na sastancima se raspravlja općenito o stanju stvari, pa nema potrebe za detaljnim bilješkama. Kao rezultat toga, protokol uključuje tijek sastanka: teme o kojima se raspravlja, pitanja, odluke. Ponekad vođe zahtijevaju doslovno fiksiranje svih fraza. To se događa na sastancima modernih organizacija, na kojima se rješavaju mnoga operativna pitanja.

Registracija

Sastanci? Uzorak uključuje osnovne podatke koje treba uključiti u dokument. U državnim odjelima protokoli se vode na temelju posebnih obrazaca. Uobičajeni oblik uzorka zapisnika sa sastanka sastoji se od:

1. Obavezni podaci (datum, broj, naziv poduzeća, vrsta dokumenta s oznakom događaja, mjesto održavanja).
2. Popis nazočnih (ime i prezime, mjesto sudionika). Može se koristiti izlazni list u koji se potpisuju svi koji su došli.
3. Ako su događaju prisustvovale osobe iz drugih institucija, onda ih je potrebno unijeti u rubriku "Pozvani".
4. glavni dio. Označava 3 dijela: slušao (puno ime i mjesto govornika, teme govora, izlaganje suštine), govorio (puno ime i mjesto osobe koja je postavljala pitanja ili davala komentare), odlučila (voditelj daje upute ili rješenje nameće se, određuju se rokovi za izvršenje zadataka).
5. Na kraju potpisa stavlja se tajnik i pročelnik. Ispis nije potreban.

Prema ovom uzorku protokola bit će moguće sastaviti nadležni dokument. Mora biti numeriran kako bi se kontrolirao napredak sastanka. Završni rad se priprema neko vrijeme nakon sastanka. To može potrajati nekoliko sati ili čak dana, sve ovisi o količini informacija.

Uzorak zapisnika sastanka s ravnateljem potpuno je isti kao i onaj koji se održava bez njega. Zatim se dokument predaje na potpis voditelju događaja. Protokol se šalje zainteresiranim stranama ili se izrađuju službeni izvodi s uputama za izvođače.

Ako se sastavlja zapisnik tehničkog sastanka, njegov uzorak može uključivati ​​specifične nijanse ovog događaja. Ali općenito, trebao bi sadržavati glavnu bit, probleme i pitanja o kojima sudionici raspravljaju. Primjer zapisnika s radionice predstavljen u članku može poslužiti kao primjer u pripremi ovog dokumenta.

operativni sastanak

Ovaj događaj ima sljedeće značajke:

1. Specifična učestalost, na primjer, svaki tjedan.
2. Određeni sastav prisutnih.
3. Slične teme i pitanja.
4. Kratko trajanje.

Uzorak protokola za operativni sastanak isti je kao i za redoviti događaj. Samo se tajnik prvo upoznaje s algoritmom rada, pitanja za raspravu. Time se ubrzava rad na dokumentu, jer se većina formira unaprijed. Protokol se priprema brzo, dokument se odmah dostavlja na potpis upravi.

Skladištenje

Da bi riješio pitanje pohrane protokola, tajnik se mora upoznati s internim dokumentima organizacije. Ovisi o specifičnostima poduzeća. Dokumenti o sjednicama upravnih odbora ili dioničara dd čuvaju se trajno. Protokoli se ostavljaju na mjestu trenutnog tijela organizacije. Dokumenti sastanaka obično se čuvaju 3 ili 5 godina, a zatim se arhiviraju i uništavaju prema uputama.

Zaključak

Zapisnici sastanka omogućuju sudionicima da zapamte dnevni red i na vrijeme završe zadatke. Sada postoje elektronički resursi za operativnu pripremu i distribuciju ove dokumentacije. Stoga će biti zgodno da tajnik zainteresiranim stranama prezentira verziju protokola.