Registre de réception des fiches de paie. Fiches de paie et journal d'inscription. Exemple de document. Pourquoi la fiche de paie est-elle importante pour une organisation ?
Lire aussi
14.12.2018
La législation du travail de la Fédération de Russie prévoit la tenue obligatoire des fiches de paie concernant les paiements au personnel.
Cette fiche est une explication écrite du montant qui compose le salaire du salarié ; des informations similaires sont fournies à chaque travailleur, quel que soit le mode de paiement.
Dois-je conserver des enregistrements de feuilles, les enregistrer dans un journal ou un autre document de synthèse ?
Comptabilité et enregistrement
Une fiche de paie est un formulaire qui affiche les informations suivantes :
- parties qui composent le salaire. Selon l'organisation, les salaires peuvent inclure un salaire, des primes d'ancienneté, des conditions de travail particulières, un rang de classe, etc.
- montants des déductions indiquer les motifs de leur travail ;
- montant total, à verser au salarié sur une carte bancaire ou délivré en personne.
Code du travail de la Fédération de Russie oblige tout employeur à délivrer ce formulaire de paiement afin que l'employé puisse suivre l'exactitude des régularisations et le respect par l'employeur des normes du droit du travail.
Code du travail de la Fédération de Russie n'oblige pas les employeurs à conserver une trace de leur délivrance, inscrivez-vous au journal consolidé.
Cependant, il existe des cas où des salariés affirment qu'ils n'ont pas reçu ce document de l'employeur. Fondamentalement, de tels moments sont associés à des conflits qui surviennent souvent dans les relations de travail.
Pour cette raison, de nombreux employeurs tiennent des journaux comptables spéciaux reflétant les informations sur la délivrance des fiches de paie aux salariés.
La réception d’un tel document est confirmée par la signature du salarié.
L'employeur a le droit d'approuver toute forme pour le contrôle comptable. Dans ce cas, peu importe la manière dont le salarié perçoit son salaire : en personne ou sur un compte bancaire.
La procédure de leur délivrance et de leur enregistrement est fixée par l'employeur dans un acte réglementaire local.
Le paiement des fonds est effectué sur la base de règlements en .
Est-ce nécessaire à l'utilisation ?
Tenir un journal de bord et émettre des bordereaux pour signature, enregistrer tous les formulaires de paiement émis est garantir que l’employeur respecte les normes nécessaires droit du travail.
En cas de violation de la délivrance de ces documents, l'employeur peut être tenu pour responsable par l'inspection du travail.
Par conséquent, le remplissage du journal, qui reflète le fait que le travailleur a reçu une fiche de paie, est effectué dans l’intérêt de l’employeur et constitue un garant nécessaire du respect des lois de l’entreprise.
La loi de la Fédération de Russie ne prévoit pas un tel document.
Il n'y a pas d'exigences spécifiques pour son enregistrement et sa tenue, à l'exception des règles standard adoptées pour la tenue d'une documentation de ce type.
Registre doit avoir:
- titre de page, indiquant la date de son entretien ;
- numérotation, indiquant le nombre de pages, le journal de bord doit être cousu et numéroté. La dernière page doit être apposée du sceau de l'organisation.
Tenir à jour toute la documentation relative à la paie et autres documents, le département des finances est en charge.
Le service comptable doit conserver les fiches de paie pendant au moins 5 ans ; leur destruction n'est possible qu'après un contrôle.
Comment le remplir ?
Législation de la Fédération de Russie Il n'existe pas de formulaire standard pour le journal comptable délivrance des fiches de salaire. Il existe cependant un exemple de formulaire que les employeurs doivent suivre. Son échantillon peut être téléchargé ci-dessous.
La page de titre de la revue doit contenir des informations:
- nom de l'organisation ou de l'entreprise ;
- date de début du journal ;
- date de fin de journalisation ;
- stockage;
- nombre de pages.
Le contenu principal du document est présenté dans le tableau, qui contient des champs d'inscription :
Étant donné que la fiche contient des données personnelles dont la divulgation est interdite par la législation du travail de la Fédération de Russie, ses informations ne doivent pas être connues d'un large éventail de personnes.
Sont notamment considérées comme personnelles l’indication du nom, du prénom, du patronyme du salarié ainsi que le montant de son salaire.
Ainsi, lors de l'émission d'un tel formulaire, l'employeur doit s'assurer que ces informations, qui doivent être consignées au journal, restent inaccessibles à tous sauf au salarié.
Télécharger un échantillon
Voici à quoi ressemble l'échantillon :
Le journal d'émission des fiches de salaire est un registre consolidé dans lequel les employeurs peuvent conserver une trace des fiches de salaire émises et recueillir les signatures des salariés confirmant la réception des fiches de salaire. Nous vous indiquerons quelles informations ce document doit contenir et combien de temps il doit être conservé.
Selon Article 136 du Code du travail de la Fédération de Russie, les employeurs devraient transmettre par écrit des informations sur les salaires aux employés - délivrer les fiches de paie aux salariés. L'article du Code du travail réglemente également leur contenu.
Fiches de paie
Le document est un avis de salaire qui, selon le Code du travail, doit contenir les informations suivantes :
- la somme des composantes du salaire pour une période déterminée ;
- le montant des autres charges à payer dues au salarié, par exemple en raison de retards de salaire, d'indemnités de vacances ou d'indemnités de licenciement ;
- le montant et les motifs des retenues effectuées ;
- le montant total à payer.
Malgré le fait que la législation réglemente clairement le contenu de l'avis de salaire, conformément à l'article 136 du Code du travail de la Fédération de Russie, la forme de ce document est élaborée et approuvée par chaque employeur de manière indépendante. Il existe une forme de « calcul » développée par des experts dans la pratique.
Le fait de ne pas émettre de « règlements » peut entraîner l'imposition d'une amende à l'employeur et au comptable. De telles mesures sont prévues dans Article 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie. Par exemple, si le « règlement » n'a pas été remis à l'employé ou si toutes les informations nécessaires n'y sont pas indiquées, l'organisation s'expose à une amende de 30 000 à 50 000 roubles. Le gérant et le comptable s'exposent à un avertissement ou à une amende de 1 000 à 5 000 roubles. La même amende est prévue pour les entrepreneurs. Si une telle violation se répète, le montant de la sanction variera de 10 000 à 70 000 roubles, pouvant aller jusqu'à la disqualification du gérant pour une durée d'un à trois ans.
Carnet d'émission des fiches de paie : exemple
Du fait que le défaut de délivrance des fiches de salaire est strictement puni par la loi, les dirigeants et les comptables tentent de se protéger des éventuelles conséquences juridiques : ils tiennent un registre de l'émission des fiches de salaire, destiné à enregistrer le fait de transfert de ce document à l'administration. employé.
La loi n'oblige pas la délivrance d'avis de salaire contre la signature du salarié, il n'existe donc pas de formulaire unifié de journal ; Mais il existe des recommandations des praticiens : tenir un journal et y inclure des informations, organisées sous forme de tableau :
- numéro de série de l'employé ;
- NOM ET PRÉNOM;
- date d'émission du « règlement » ;
- le poste de l'employé ;
- signature.
Le titre du journal doit indiquer le nom de l'organisation ou de l'entrepreneur et la période pour laquelle les documents sont délivrés. En bas, le registre comptable est certifié par la signature du salarié chargé de leur délivrance.
Certains employeurs utilisent le formulaire de paie T-49 (OKUD) comme base pour le journal 0301009), dans lequel sont inscrites les colonnes manquantes - la date d'émission du « calcul » et la signature. Parfois, pour confirmer la réception du bordereau, les employeurs utilisent des formulaires à dos détachable. Sur celui-ci, les salariés indiquent la date de réception et signent. Ces racines sont ensuite classées et stockées dans l'entreprise.
Émission et stockage des « règlements »
Pour optimiser l'émission de ce document, de nombreuses entreprises pratiquent la préparation d'une commande spéciale. Il peut y avoir une clause stipulant que le salarié doit se présenter de manière indépendante à un endroit précis (par exemple, au service comptable), et un délai de réception. Cet arrêté doit être porté à la connaissance de tous les salariés contre signature. Cette mesure aidera l'employeur à se protéger contre d'éventuelles réclamations de l'inspection du travail.
Fiches de paie, conformément au paragraphe 412 de l'article 4.1 Arrêté du ministère de la Culture du 25 août 2010 n°558, doivent être conservés pendant cinq ans, sous réserve d'un audit, ou 75 ans en l'absence de comptes personnels. Par conséquent, le journal de bord doit également être tenu conformément à ces exigences.
02.05.2018
Selon l'art. 136 du Code du travail de la Fédération de Russie, les organisations sont tenues d'informer mensuellement leurs employés des salaires accumulés et des retenues effectuées. Des amendes sont prévues en cas de non-respect de cette règle.
Pour prouver qu’un document a été délivré, de nombreux employeurs tiennent un « journal d’émission des fiches de paie ».
Dois-je conserver les fiches de paie pour les enregistrer ?
Comment le remplir ?
La législation n'oblige pas les organisations à tenir un journal spécial pour l'émission et l'enregistrement des fiches de paie. C'est pourquoi il n'existe pas de forme unifiée de ce document.
Il n’existe qu’une structure approximative développée dans la pratique.
Elle comprend un certain nombre de colonnes principales:
- date de délivrance du document;
- données sur les employés ;
- Signature de l'employé.
Le document doit également comporter un titre indiquant le mois pour lequel la fiche de paie est fournie. Assurez-vous d'indiquer le nom de l'organisation. Au bas du document se trouve le poste, le nom complet. et la signature de l'employé responsable de la tenue du journal.
Le journal d'inscription est renseigné au fur et à mesure de l'émission des fiches de paie et conservé en comptabilité puis aux archives.
Objectif du stockage— fournir la preuve de la délivrance du document requis au salarié.
Si l'organisation compte un grand nombre de personnes, il est recommandé de conserver ces journaux par divisions structurelles.
Il convient de rappeler que les informations figurant sur la fiche de paie est confidentiel et transmettre le document à quelqu'un est strictement interdit.
Télécharger un échantillon
Journal d'émission des fiches de paie de janvier 2018
SARL "Kiparis"Employé responsable de l'émission des fiches de paie :
Ch. signature du comptable Ivanova R.I.
Est-ce obligatoire dans une institution budgétaire ?
Les institutions budgétaires portent la même responsabilité en cas de non-respect du droit du travail que les organisations ordinaires.
C'est pourquoi eux aussi doit émettre des fiches de paie et en avoir la preuve lors des contrôles.
Dans la plupart des cas, ces institutions enregistrent le fait de délivrer des dépliants utiliser des magazines.
La forme peut être n'importe laquelle, élaboré en tenant compte des besoins d'une institution budgétaire.
conclusions
C'est rapide et gratuit !
Chaque employeur est tenu d'informer mensuellement ses salariés du montant des salaires accumulés, des retenues et des paiements effectués. L'exigence est inscrite à l'art. 136 Code du travail de la Fédération de Russie. Pour simplifier le processus d'information sur les caractéristiques et les subtilités, l'employeur a le droit d'en approuver un arbitraire (ci-après dénommé le calcul, le reçu) et de le délivrer mensuellement aux salariés.
Les récépissés doivent être délivrés quel que soit le mode de perception du salaire, dans le respect du délai établi - au plus tard le jour du paiement du salaire.
En cas de violation de la législation en vigueur, les autorités de régulation peuvent infliger une amende : pour un fonctionnaire de 1 000 à 5 000 roubles et pour une personne morale de 30 000 à 50 000 roubles (article 5.27 du Code administratif). Il est difficile de prouver la délivrance ponctuelle et régulière des reçus sans preuve documentaire. Par conséquent, élaborez et approuvez un exemple de journal de réception des fiches de salaire contre signature - cela vous permettra d'éviter les sanctions de l'inspection du travail.
Sur quelle base le journal est-il rédigé ?
Il n'existe pas de formulaire unifié pour le livret de paie ; cela donne aux organisations une totale liberté dans la constitution du document. Le formulaire doit être élaboré en tenant compte des spécificités des activités de l'organisation du secteur public ou d'autres caractéristiques du secteur. Vous pouvez télécharger ci-dessous un exemple de journal de bord d’émission des fiches de paie.
Le document doit être approuvé par arrêté du chef de l'organisation. S'il existe plusieurs divisions avec un grand nombre de travailleurs, il est plus pratique de créer un document pour chaque division. N’oubliez pas les intérimaires et les indépendants ; les fiches de paie doivent être délivrées à tous les salariés sans exception.
Le magazine est relié et sur la dernière page il est nécessaire d'apposer un cachet et d'indiquer le nombre total de pages (en chiffres et en mots). La page de titre indique des informations de base sur l'organisation (division), les périodes de maintenance et de stockage. Assurez-vous d'inclure des informations sur le fonctionnaire responsable de la tenue du document.
N'oubliez pas d'inclure dans la description de poste de l'employé affecté la responsabilité de maintenir et de stocker le journal.
Exemple de journal d'émission des fiches de paie
Il est plus pratique de tenir un journal sous forme de tableau. Les noms des colonnes peuvent être n'importe quoi, mais les éléments suivants doivent être indiqués :
- numéro de série du dossier ;
- Nom complet de l'employé ;
- titre d'emploi;
- Numéro personnel ;
- date d'émission du récépissé ;
- signature.
Approuver les détails de la maintenance et la procédure à remplir avec le formulaire de document. Indiquez également que les modifications rétroactives ne sont pas autorisées. Développer et noter dans l'ordre les règles de correction des erreurs. Sous signature, familiariser le responsable avec les règles de conservation des documents.
Les informations contenues dans les reçus sont des données personnelles, la personne responsable doit donc être familiarisée avec les règles de traitement et de stockage des données personnelles (Loi fédérale « sur les données personnelles » du 27 juillet 2006 n° 152-FZ).
Nous vous proposons de télécharger un échantillon du journal d'émission des fiches de paie.
Comment remplir un carnet de paie
Voyons comment remplir un exemple de journal pour la délivrance des fiches de paie aux salariés, à l'aide d'un exemple.
Étape 1. Page de titre.
Indiquez le nom complet de l'organisme, l'année pour laquelle le livre comptable a été établi, la date de son ouverture et la personne qui en est responsable.
Étape 2. Partie tabulaire.
Remplir le tableau n'est pas difficile. Il est nécessaire de saisir les informations sur le salarié (nom complet, matricule, service dans lequel il travaille), d'indiquer la date de délivrance du récépissé. Le salarié signe dans la dernière colonne.
Reçus de salaire par email
Une méthode électronique de transmission des informations salariales à un employé est la suivante :
- économique : nous ne gaspillons ni papier ni consommables d’impression ;
- rapide : le téléchargement et l'envoi d'une lettre prennent quelques minutes ;
- simple : pas besoin de chercher un employé, il suffit de sélectionner le destinataire - et le tour est joué.
Mais est-ce si fiable, puisque les reçus contiennent des données personnelles ? Afin de protéger votre organisation des amendes des autorités de régulation, vous devez approuver la procédure de transmission des récépissés par courrier électronique (sur la base de la lettre du ministère du Travail du 21 février 2017 n°14-1/OOG-1560).
Disons que tous les employés de l'organisation n'ont pas la possibilité et les compétences nécessaires pour utiliser un ordinateur et le courrier électronique. Dans ce cas, il est nécessaire de prévoir deux options pour transférer les règlements. Approuvez les deux commandes avec une commande et familiarisez les employés avec la signature.