Comment envoyer une lettre de notification avec une liste de pièces jointes et un accusé de réception. Que signifie « Valeur déclarée » dans le courrier ? Colis postaux de valeur

21.10.2019

Règles pour remplir l'inventaire des pièces jointes

Le formulaire d'inventaire des investissements est rempli comme suit :

indication du type d'envoi (colis, colis, lettre de valeur) ;
les coordonnées du destinataire – nom complet et adresse postale (écrites dans la ligne « Où ») ;
remplir le tableau principal (indiquer le numéro d'article, le nom et la quantité des articles envoyés, leur coût) ;
indication nombre total articles envoyés et leur valeur déclarée (écrite en chiffres).

A la fin du formulaire, dans la ligne « Expéditeur », vous devez apposer une signature, après quoi le document pourra être certifié par un postier. Après avoir vérifié l'exactitude des informations d'inventaire, le postier doit signer le formulaire et indiquer sa position.

Dans le formulaire d'inventaire en pièce jointe, l'expéditeur doit indiquer la valeur déclarée du colis dont le montant lui sera restitué en cas de perte. envoi postal. Cependant, veuillez noter que plus la valeur du forfait est élevée, plus vous devrez payer cher. Si vous le souhaitez, la valeur de l'envoi peut ne pas être indiquée, mais l'expéditeur ne recevra alors aucune compensation s'il s'avère que le colis est perdu.

Selon les règles, la liste des pièces jointes est remplie en deux exemplaires, dont l'un est inclus dans l'envoi, et le second reste chez l'expéditeur avec le récépissé. Le document peut être rédigé à la main ou rempli sur ordinateur. Après certification par le cachet de la Poste, aucune correction ni ajout ne pourra être apporté à la liste des pièces jointes.

Malgré l'apparence E-mail, et toutes sortes de programmes permettant une communication gratuite, les services de messagerie continuent d'être utilisés. Correspondance officielle, correspondance entre consommateurs et services publics, envoi de documents au tribunal - tout cela s'effectue strictement par courrier. Outre les simples lettres, qui ne peuvent être envoyées qu'en les déposant dans une boîte aux lettres, la poste peut proposer d'envoyer des objets de valeur ou lettre commandée. Quelle est la différence entre ces deux envois postaux ?

Qu'est-ce qu'une lettre recommandée ?

Si l'expéditeur souhaite savoir si sa lettre est parvenue ou non au destinataire, il envoie une lettre recommandée, pour l'envoi de laquelle il un reçu est présenté. Y est joint un avis que l'expéditeur remplit et sur lequel le destinataire doit signer, ainsi qu'indiquer la date à laquelle la lettre est arrivée à son adresse. L'avis indique l'adresse à laquelle il doit être renvoyé. Si elle est renvoyée à l'expéditeur avec la signature du destinataire, celui-ci peut être sûr que la lettre est bien arrivée.

Ce type de courrier est souvent utilisé lors de la correspondance officielle lorsque vous avez un besoin urgent d'envoyer des documents et que vous devez être absolument sûr qu'ils parviendront au destinataire final, puisque la poste garantit la livraison d'une telle lettre. Les entreprises envoient également des lettres recommandées lorsqu'elles répondent aux demandes et plaintes des citoyens afin de joindre un récépissé de la lettre et une notification à la réponse reçue comme preuve de réception de la correspondance par le destinataire. Si la lettre recommandée n'est pas reçue, elle est renvoyée, accompagnée de la notification, à l'expéditeur avec la note appropriée.

Qu'est-ce qu'une lettre précieuse ?

Une lettre précieuse est envoyée dans les cas où les documents ou le contenu de la lettre ont certaine valeur et en cas de perte, l'expéditeur risque de subir des dommages matériels. Un inventaire doit être joint à la lettre, qui indique une liste des documents et leur coût, que l'expéditeur a le droit d'exiger en cas de perte de correspondance. Une lettre de valeur peut également être accompagnée d'un avis de réception par le destinataire.

Quel est le point commun entre les lettres recommandées et les lettres de valeur ?

Ces types d'envois postaux existent afin de expédition sécurisée correspondance. Les lettres de valeur et recommandées sont généralement accompagnées d'un reçu. Pour l'envoi de correspondance postale, l'expéditeur paie en outre les services postaux, pour confirmation desquels il reçoit un récépissé, qui indique un code unique permettant de suivre l'emplacement de la correspondance postale. Vous ne pouvez pas envoyer d’argent par courrier de valeur ou par courrier recommandé ; Transferts d'argent par mail.

Quelle est la différence entre les lettres recommandées et les lettres de valeur ?

Les envois postaux présentent de nombreuses différences, que l'expéditeur doit étudier attentivement avant de choisir exactement comment il enverra la correspondance.

Prix

L'envoi d'une lettre recommandée coûte moins cher qu'une lettre de valeur, et la raison réside dans le fait que cette dernière est accompagnée d'un inventaire de la pièce jointe, qui indique le coût de la correspondance envoyée. En cas de perte d'une lettre ou de son vol, la Poste répond financièrement envers l'expéditeur et indemnise les dommages matériels causés. Généralement envoyé par courrier certifié Documents importants, tel que antécédents professionnels ou réclamer des matériaux qui ont une certaine valeur pour l'expéditeur, leur perte peut donc lui causer des dommages matériels.

Type d'élément

Par courrier recommandé, vous pouvez envoyer une lettre, un sac « M », un secogramme, une carte postale ou un colis ; une lettre de valeur a une gamme de correspondances plus étroite qui peut être envoyée - un conteneur, un colis, une lettre ou un colis.

Disponibilité de l'inventaire et avis

L'envoi d'une lettre de valeur implique la réalisation obligatoire d'un inventaire des pièces jointes, qui indique la liste complète des documents à envoyer avec une indication exacte de leur nom, de leur nombre de pages et de leur coût. Il existe un formulaire spécial approuvé à remplir. L'exactitude du remplissage de l'inventaire doit être vérifiée par les postiers ; ils vérifient si tous les documents spécifiés sont disponibles, le service postal étant responsable de la sécurité de la lettre envoyée.

Si tout est correctement rempli, le facteur appose un cachet sur l'inventaire des pièces jointes et met un exemplaire de l'inventaire dans l'enveloppe et remet l'autre à l'expéditeur. La notification ne doit pas nécessairement être jointe à une lettre de valeur ; l'expéditeur ne la remplit que s'il souhaite savoir quand la correspondance a été reçue par le destinataire. Un inventaire n'est pas joint à une lettre recommandée, mais un récépissé peut être joint.

Type de livraison

Le facteur remet une lettre recommandée au destinataire à l'adresse indiquée par l'expéditeur. La notification doit comporter la date de réception et la signature du destinataire. Une fois complétée, la notification est envoyée à l'expéditeur comme preuve que le destinataire a reçu la lettre. Si le destinataire n'est pas retrouvé à l'adresse indiquée, la Poste renvoie un courrier recommandé marqué « après l'expiration du délai de conservation » ou « le destinataire est parti ».

Vous pouvez recevoir une lettre précieuse au bureau de poste en utilisant votre passeport ou par procuration. Le destinataire reçoit une notification à l'adresse indiquée dans la lettre indiquant qu'une lettre de valeur est arrivée au bureau de poste et doit être récupérée. Malheureusement, c'est un inconvénient de l'envoi d'une lettre de valeur, car des destinataires peu scrupuleux peuvent ignorer le fait que la lettre a été envoyée à leur adresse et ne jamais la recevoir, puisqu'elle est renvoyée à l'expéditeur après la fin de sa période de stockage au bureau de poste. .

Malgré le développement haute technologie, Disponibilité méthodes modernes capacités de communication et d'échange de données via Internet, des situations peuvent survenir lorsqu'il est nécessaire de transférer des informations vers sur papier. En règle générale, les originaux des documents de valeur doivent être envoyés de cette manière.

En contact avec

But

Si, lors de l'envoi d'un message ordinaire, l'expéditeur n'a pas besoin de se rendre au bureau de poste, une lettre recommandée avec notification ne peut être envoyée qu'avec l'enregistrement approprié au bureau de poste. Les postiers vous aideront à suivre tous les détails de la procédure afin que l'envoi soit assuré d'atteindre le destinataire. C'est le plus manière fiable expéditeur.

Il suffit de prévenir l'opérateur de votre intention d'envoyer une lettre recommandée afin d'éviter des erreurs d'enregistrement. Combien coûte l'envoi d'une lettre recommandée et la réception d'une confirmation d'envoi, vous devez vous renseigner directement au bureau de poste.

Les pièces jointes à envoyer sont le plus souvent :

originaux papiers précieux;
documentation pour activité de travail organisations;
copie originale des factures et actes pour États financiers;
demandes, avis du gouvernement et institutions municipales: service des impôts, système judiciaire, commissariat militaire
certificats, copies de documents personnels, procurations, etc.

L'envoi d'une lettre recommandée par la poste russe ne demandera pas beaucoup de temps et d'argent. Le fait de placer la marque « Personnalisé » sur l'enveloppe indique l'attribution d'un code d'identification unique. Un tel cachet est apposé par un postier, après quoi l'expéditeur a la possibilité de suivre le mouvement de son envoi en saisissant le code reçu dans la ligne appropriée du service « Suivi » sur le site officiel de la poste russe : https : //www.pochta.ru.

Important! Le numéro d'identification figure sur le reçu délivré à l'expéditeur après le paiement.

Algorithme d'actions

Si l'envoi est enregistré, en plus de la possibilité de suivre son chemin jusqu'au destinataire, l'expéditeur peut recevoir non seulement un accusé de réception documentaire à l'adresse indiquée, mais également le fait de livraison, confirmé par la signature personnelle du destinataire (notification).

Seule la personne indiquée dans la ligne « Destinataire » a le droit de recevoir de tels messages. Les autres personnes ont le droit de recevoir, mais seulement si elles en ont un certifié.

Comment envoyer une lettre recommandée :

Préparer la documentation pour l'expédition.
Visitez n’importe quelle succursale de la poste russe.
Informez le postier de votre intention d'émettre ce type Envoi en cours.
Saisissez tous les détails de l'expéditeur et du destinataire.
Remplissez correctement le formulaire de notification de livraison.
Remettez l'enveloppe avec les papiers et le formulaire à l'employé des postes.

En fonction du volume de documentation envoyée, vous pouvez sélectionner la taille d'enveloppe la plus appropriée. Les tailles acceptables correspondent au : format C6 – minimum, format C4 – maximum. Le poids ne doit pas dépasser 100 grammes en cas d'envoi en Russie et 2 kg en cas d'envoi à l'étranger.

Le délai de livraison des lettres de valeur recommandées dépend de l'éloignement des régions de départ et de destination. Pour connaître la date approximative, vous devez utiliser une calculatrice spéciale disponible sur le site Web de la poste russe.

Vous devez remplir un formulaire spécial

Exemple de formulaire

La personne qui envoie n'a pas à rédiger le texte. Il existe des formulaires spéciaux pour cela : sur le territoire de la Fédération de Russie - f. 199, pour l'étranger - CN07. L'expéditeur sera informé de la remise en mains propres d'une lettre recommandée par le formulaire retourné signé. Avis imprimé sur papier épais Format A6 :

Les informations sont saisies ligne par ligne. Les formulaires sont délivrés gratuitement et se trouvent souvent dans des compartiments spéciaux. Si une erreur a été commise lors du remplissage, vous pouvez remplir nouvelle forme. Lorsque le message arrive à destination, le destinataire recevra une notification dont la présentation lui permettra de récupérer l'enveloppe. Le destinataire n'aura pas à réfléchir à la manière de remplir correctement un avis de réception d'une lettre recommandée, car l'expéditeur l'a fait pour lui. Il lui suffira d'apposer une signature prouvant le fait de la livraison.

La poste russe offre la possibilité d'utiliser des services supplémentaires, par exemple la notification de livraison par SMS, l'envoi de courrier de 1ère classe et la livraison de messages par les compagnies aériennes.

Exemple de formulaire pour la traite en Russie

Il semblerait qu’il soit impossible de se tromper. Cependant, il existe une certaine confusion lors du remplissage des lignes. Comment remplir correctement un avis de réception d'une lettre recommandée.

Précisez le type de notification : simple ou personnalisée.
Cochez la case correspondant au type de message envoyé. DANS dans ce cas« lettre », « recommandé ».
Dans la ligne « À », saisissez le nom complet de la personne qui envoie le message, ou le nom de l'organisation (lors de l'échange de documentation entre entités juridiques).
L'adresse de l'expéditeur est inscrite dans la ligne "Adresse".

Si vous avez des doutes sur l'exactitude du code postal, il est préférable de contacter le facteur et de déterminer le bon code postal à l'aide d'un annuaire.

Attention! De nombreuses personnes font l’erreur de s’indiquer comme expéditeur. N'oubliez pas qu'une telle notification indique sa réception par le destinataire et est donc envoyée en son nom.

Dans la ligne « Expéditeur », vous devez indiquer la personne à qui l'envoi est envoyé, mais vous-même en tant que « Destinataire ».

Exemple de formulaire pour l'étranger - CN07

service additionnel

Pour envoyer des documents importants, vous pouvez utiliser un autre service : envoyer une lettre précieuse avec une description de la pièce jointe. Ce type de réexpédition permet de compenser partiellement ou totalement les dommages en cas de perte ou d'endommagement du message. Qu'est-ce qu'une lettre précieuse avec un inventaire des pièces jointes ? Une telle lettre (ou colis) avec une valeur déclarée est officiellement enregistrée par le système postal, après quoi son chemin est disponible pour le suivi à l'aide du code de suivi attribué.

Comment envoyer des documents de cette manière. Il existe des règles pour l'envoi de colis avec valeur déclarée. La procédure est similaire à l'envoi de messages de la catégorie « recommandé » et s'effectue uniquement depuis la poste.

Pour éviter de faire des erreurs, vous devez suivre instructions étape par étape:

Préparer les documents.
Venez au bureau de poste et sélectionnez la taille d'enveloppe optimale. Minimum et maximum taille autorisée– formater respectivement C6 et C4.
Informez le facteur de votre intention d’envoyer un objet de valeur.
Le montant indiqué comme « valeur déclarée » est établi par l'expéditeur et est inscrit sur la ligne du formulaire lors de l'enregistrement de l'envoi.

Vous pouvez savoir combien coûte l'envoi d'une lettre recommandée (de valeur) par la poste russe en utilisant calculateur en ligne ou d'un postier. Par exemple, l'expédition de Samara à Khabarovsk prendra environ 6 jours et le coût total, y compris la notification et l'inventaire, sera d'environ 170 roubles (environ 4 jours, coût - 220 roubles avec un mode de livraison accéléré).

Pour éviter toute perte ou confusion à la réception du message, un inventaire du contenu est en outre inclus dans l'enveloppe. Une lettre avec une valeur déclarée et un inventaire de la pièce jointe permet d'éviter des malentendus entre la poste, l'expéditeur et le destinataire.

L'inventaire est dressé en deux exemplaires dont l'un reste entre les mains de l'expéditeur et le second est placé à l'intérieur de l'enveloppe après vérification par le facteur. Lors du remplissage, en plus de la valeur totale, l'expéditeur indique la valeur de chacun des éléments envoyés. A l'arrivée de la lettre au bureau de poste du destinataire, celui-ci recevra un avis contenant la mention « de valeur », ainsi que le montant de l'expertise. Ainsi, le destinataire a la possibilité de vérifier la disponibilité réelle de la documentation auprès de l'inventaire.

Vidéo utile : comment envoyer une lettre avec accusé de réception ?

Souviens-toi! Veuillez vérifier tous les documents avant de les envoyer. Les pièces jointes doivent être répertoriées strictement ligne par ligne, en indiquant le numéro de série et le nom. L'écriture manuscrite doit être lisible et le texte ne doit pas contenir d'erreurs. Toute correction est inacceptable.

Une lettre est un courrier contenant du texte (message texte) ou une autre pièce jointe. Les lettres sont des types suivants :

simple;
avec valeur déclarée ;
coutume.

Regardons de plus près ce qu'est une lettre recommandée. Seuls les textes écrits (messages) sont envoyés par courrier recommandé, et ils sont remis personnellement au destinataire contre signature du facteur.

Le facteur remet la lettre à domicile, mais si le destinataire n'était pas chez lui, alors le postier dépose un avis de réception de la lettre recommandée dans la boîte aux lettres. Muni de cet avis, le destinataire doit se présenter personnellement au bureau de poste, présenter son passeport et recevoir la lettre. Toutes les lettres recommandées sont enregistrées dans système unifié et ils peuvent être suivis sur des sites Web spéciaux sur Internet.

Le coût de l'envoi d'une lettre recommandée pesant jusqu'à 20 g, hors TVA, est de 46,00 roubles. Pour les courriers recommandés en surpoids, vous devez payer 2,50 roubles supplémentaires. hors TVA pour 20 grammes.

Comment calculer le coût d'une lettre recommandée

Par exemple, vous souhaitez envoyer une lettre recommandée de 60 g de Saint-Pétersbourg à Moscou ;
Pour ce faire, on additionne le coût de l'envoi d'une lettre recommandée et le supplément pour un excédent de 40 g ;

En réalité, cela ressemblera à ceci : 46,00 RUR + 2,50 RUR + 2,50 RUR = 51,00 RUR, hors TVA ;

En conséquence, nous obtenons le montant de 51,00 roubles, ce qui représente le coût total de l'envoi d'une lettre recommandée de l'exemple, hors TVA, hors coût de l'enveloppe et de l'apposition des timbres.

Il existe également des lettres de première classe et elles sont également simples, à valeur déclarée et recommandées.

Les lettres de première classe sont des lettres accélérées ; ces lettres sont livrées par les itinéraires les plus courts. De ce fait, le délai de livraison de ces lettres est nettement plus court que le délai de livraison des lettres standard. Les paramètres suivants pour les lettres de 1ère classe sont acceptables : la plus petite taille- 114x162 mm, le plus grand - 250x353 mm, poids maximum - pas plus de 0,5 kg.

Les prix d'envoi de lettres de 1ère classe dépendent du lieu de départ et du poids ; la distance de livraison n'affecte en rien le coût. Par conséquent, le coût d’une lettre recommandée 1ère classe dépendra uniquement de son poids et de son lieu de départ.

Les bureaux de poste ont des boîtes aux lettres pour recevoir des lettres de 1ère classe, les lettres leur sont confisquées beaucoup plus souvent que dans des boîtes ordinaires. Pour un tri plus rapide, les lettres de 1ère Classe sont toujours envoyées dans des enveloppes à liseré jaune portant le logo 1ère Classe.

Si vous devez envoyer quelque chose de très précieux, il existe un tel service additionnel, comme inventaire des pièces jointes aux lettres. Cet inventaire est rempli en deux exemplaires selon le formulaire 107 de la poste russe. Un exemplaire reste avec vous, le second, accompagné de la lettre, est envoyé au destinataire. Ces lettres sont acceptées par les employés des postes dans formulaire ouvert. Si tu veux savoir coût d'une lettre recommandée avec liste de pièces jointes, alors, malheureusement, un tel service n'est pas fourni pour les lettres recommandées. Le service d'inventaire des pièces jointes est fourni par la Poste russe uniquement lors de l'envoi de lettres de valeur.

Si vous souhaitez connaître le coût et envoyer une lettre recommandée par la Poste russe, il vous suffit de vous rendre dans l'un des bureaux de poste russes, où ses employés vous conseilleront, calculeront le coût et enverront votre lettre.

Inventaire des pièces jointes- il s'agit d'un document inclus dans l'envoi postal et contenant le nom, la quantité et le coût des envois envoyés. L'inventaire des pièces jointes est utilisé lors de l'envoi de lettres, colis et colis de valeur. Ce document doit être visé par un cachet de la poste avant de sceller l'envoi postal.

Le formulaire d'inventaire des pièces jointes a forme standard 107.

Comment remplir un inventaire d'investissement

Considérons la procédure à suivre pour remplir le formulaire de listage du contenu d'un envoi postal.

Indiquez tout d’abord le type d’envoi : lettre de valeur, colis postal ou colis.

Ensuite, dans la ligne « À », nous écrivons le nom complet, dans la ligne « Où » - l'adresse postale du destinataire.

Nous procédons au remplissage du tableau dans lequel nous indiquons le numéro d'article, le nom des articles envoyés, leur quantité et leur coût (en roubles). La valeur déclarée influe sur le montant de l'indemnisation en cas de perte du courrier. Mais il est important de prendre en compte que plus il est élevé, plus les frais d'assurance pour l'envoi d'un colis postal sont élevés. Si l'expéditeur le souhaite, il peut ne pas l'indiquer.

Nous mettons une signature dans la ligne « Expéditeur ».

Ci-dessous se trouvent la position et la signature du postier qui a vérifié toutes les informations complétées.

La liste des pièces jointes est établie en deux exemplaires : l'un d'eux est inclus dans l'envoi postal, le second est reçu par l'expéditeur avec le récépissé. Ce document est rédigé à la main ou rempli sur ordinateur. Les corrections ne sont pas autorisées. Avant de sceller l'envoi postal, un envoi postal est tamponné sur la fiche d'inventaire des pièces jointes.