Orden de recibo de efectivo: formulario y muestra. Orden de efectivo saliente (descargar formulario) Orden de efectivo entrante para 2

La orden de gastos en efectivo es un formulario cuyo formulario está aprobado oficialmente a nivel de la legislación federal. ¿Cuál es la estructura del documento correspondiente, cómo completar correctamente el formulario de pedido de recibo de efectivo y qué ha cambiado en su diseño en 2019? Descúbrelo en nuestro artículo.

¿Cuál es la mejor manera de descargar el formulario RKO, en Word u otro formato?

El formulario de recibo de caja se puede presentar en 2 formatos principales: Word y Excel. Cada uno de ellos tiene sus propias ventajas y desventajas.

Los documentos de Word se abren en una mayor cantidad de programas; en los sistemas operativos comunes (Windows, Linux, MacOS), por regla general, siempre hay un software preinstalado que puede trabajar con archivos del formato correspondiente.

Relativamente pocas soluciones funcionan correctamente con archivos de Excel: Microsoft Excel, Open Office Calc y sus análogos, incluido el software basado en la nube. Como regla general, no están instalados de forma predeterminada en los sistemas operativos modernos.

Si decides descargar el formulario de recibo de caja en formato Excel, tendrás a tu disposición un archivo más universal. Por ejemplo, cuando se crea en una versión de Microsoft Excel, se puede reconocer sin problemas en cualquier otra y, en la mayoría de los casos, también en programas de terceros. Mientras que los archivos de Word, debido a las peculiaridades de su estructura, no siempre son reconocidos correctamente en programas distintos a aquellos en los que fueron creados.

Otro argumento a favor de descargar el formulario RKO en Excel es la conveniencia de completarlo en una computadora. La estructura de archivos de este tipo es tal que es más difícil para un contador cometer un error al completar los datos necesarios en una PC, ya que las celdas para ingresar información están resaltadas. Al completar un documento de Word, existe la posibilidad de afectar por error otros elementos del formato del documento, como resultado de lo cual se puede alterar su estructura.

¿A qué forma unificada debería corresponder el formulario RKO?

De acuerdo con las disposiciones de la Directiva del Banco de Rusia No. 3210-U del 11 de marzo de 2014, las organizaciones rusas deben utilizar el formulario unificado KO-2 (correspondiente al número OKUD 0310002) como formulario RKO. Este formulario fue aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 18 de agosto de 1998 No. 88.

Lea más sobre los requisitos legales para documentos primarios en el artículo. “Documento primario: requisitos de forma y consecuencias de su violación” .

¡TENGA EN CUENTA! A partir del 19 de agosto de 2017, entran en vigor nuevas reglas para realizar transacciones en efectivo, con las que puede familiarizarse.

Cómo descargar el formulario RKO gratis

Puede descargar una orden de gastos en efectivo en el formulario KO-2, es decir, su estructura cumple plenamente con los requisitos de la ley, en nuestro sitio web:

¡TENGA EN CUENTA! Es importante no solo descargar la versión actual de RKO en uno de los formatos presentados, sino también asegurarse de que el archivo no tenga el atributo de "solo lectura" (de lo contrario, no será posible editarlo en una PC). ). Para hacer esto, debe encontrarlo en el disco, hacer clic derecho sobre él, seleccionar "Propiedades" y, si es necesario, desmarcar el atributo correspondiente.

Descargar orden de recibo de caja — Esta es todavía la mitad de la batalla; surgirá la siguiente tarea: completarla correctamente. Consideremos los puntos clave de este procedimiento.

¿Necesito imprimir el formulario de pedido en efectivo KO-2?

La cumplimentación del RKO se puede realizar en una computadora, seguida de impresión, o manualmente, utilizando un formulario ya impreso (cláusula 4.7 del Instructivo No. 3210-U). También se pueden utilizar soluciones automatizadas; en este caso, no es necesario imprimir las órdenes de liquidación en efectivo (los archivos de las órdenes se guardan en la memoria de los programas correspondientes y se firman mediante una firma digital electrónica). Es cierto que en este último caso la organización tendrá que comprar firmas electrónicas para todas las personas que deben firmar en estos documentos: el gerente, el jefe de contabilidad, el cajero y otros empleados (incluidos los contadores).

Una muestra de RKO completa puede verse así:

Este modelo de orden de recibo de efectivo completado se puede utilizar como muestra para el cajero de su organización.

A qué debes prestar especial atención al completar el formulario de recibo de efectivo:

• en la columna "Código OKPO" es necesario indicar los datos correspondientes a lo que está contenido en los registros estadísticos estatales;
• si la empresa no tiene divisiones estructurales, se debe colocar un guión en la columna correspondiente del formulario;
• en la columna "Número de documento", el número de liquidación en efectivo debe registrarse en orden, como regla general, el cálculo comienza el 1 de enero de cada año;
• la cantidad en la parte tabular del formulario se puede indicar en rublos y kopeks, separados por una coma o un guión (por ejemplo, 200,75 o 200-75);
• Los datos se ingresan en el elemento "Código de propósito" solo si la organización en la práctica utiliza un sistema de códigos que determina el gasto y la recepción de fondos;
• en el párrafo "Monto", que se encuentra debajo de la tabla, debe indicar la cantidad de dinero emitido bajo los servicios de liquidación en efectivo, en rublos, en palabras con una letra mayúscula de la primera palabra, en kopeks, en números;
• en la columna “Motivos” deberá indicar el contenido de la transacción comercial
• en la columna “Apéndice” se proporciona información sobre el documento que sirve de base para realizar una transacción en efectivo (por ejemplo, podría ser una nómina al emitir salarios en efectivo), indicando el número y fecha de su elaboración.

Lea más sobre cómo completar una nómina en el artículo. “Muestra de cumplimentación del extracto de nómina T 49” .

Si el RKO lo completa un empresario individual que no contrata cajeros, entonces la columna "Emitido" debe contener sus datos. Si un empresario individual no contrata a un contador, en el RKO solo debe figurar su firma como director de la organización.

Novedades en el procedimiento de registro de liquidaciones en efectivo en 2019

Afortunadamente, en 2019 no hubo cambios en el procedimiento de llenado de cajas registradoras. Estuvieron allí antes. Así, el 19 de agosto de 2017 entró en vigor la instrucción del Banco Central de la Federación de Rusia de 19 de junio de 2017 No. 4416-u, que introdujo una serie de cambios en el procedimiento para completar y emitir recibos de efectivo:

• El cajero tiene derecho a emitir una liquidación en efectivo al final de la jornada laboral por el monto total emitido durante el día desde la caja registradora, siempre que existan documentos fiscales de la caja registradora en línea para el dinero emitido.
• El cajero está obligado a verificar si hay firmas del jefe de contabilidad y del contador o director en la caja registradora, pero ahora las firmas se comparan con muestras solo si el documento se redactó en papel.
• Si la liquidación en efectivo se emite en formato electrónico, el destinatario del dinero tiene derecho a poner su firma electrónica en el documento.
• Puede emitir dinero a cuenta por orden del director; ahora no es necesario solicitar una solicitud al responsable. Sin embargo, el procedimiento elegido para la emisión de fondos (previa solicitud u orden) debe fijarse en el Reglamento sobre liquidaciones con personas responsables.
• La deuda de un empleado por un anticipo recibido anteriormente ya no es motivo para rechazar una nueva emisión de fondos contables.

Lea más sobre todos los cambios en el procedimiento de emisión de informes.

Resultados

Una orden de gastos en efectivo se completa cuando los fondos se emiten desde la caja registradora. Las reglas para su cumplimentación están estrictamente reguladas y están reguladas en su mayor parte por la instrucción No. 3210-U. En 2019, debe completar el RKO de acuerdo con reglas bien conocidas.

Nueva forma "Orden de gastos en efectivo" aprobado oficialmente por el documento Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 18 de agosto de 1998 N 88.

Más información sobre el uso del formulario "Orden de gasto en efectivo":

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Según una orden de caja de gastos, el efectivo se emite desde la caja registradora. Tiene un formulario de información - formulario No. KO 2. La emisión de fondos materiales a través de una orden de efectivo para gastos se realiza solo después de presentar todos los documentos de identificación necesarios. El destinatario debe redactar un recibo con tinta negra o azul al recibir el dinero e indicar la cantidad exacta (en letras). En caso de orden de gastos en efectivo Si no se realiza recibo, la cantidad de dinero emitida se considera como deficiencia.

Debido a la importancia del documento, le brindamos un ejemplo de cómo completar una orden de efectivo.

Ejemplo de cómo completar una orden en efectivo:

En la línea "Organización", debe indicar el nombre de la organización (en su forma completa) que se dedica a la emisión de recursos materiales de la caja registradora y bajo OKPO. Si los fondos se emiten en una unidad estructural, deberá completar el campo correspondiente. De lo contrario, se agrega un guión.

Tiene las líneas “Número de documento”, “Fecha de preparación” en las que es necesario indicar el número de orden de recibo de efectivo y la fecha de emisión de efectivo.

En la columna de orden de efectivo del formulario "Código de unidad estructural", se ingresan divisiones separadas de la organización de acuerdo con los códigos que se les asignaron.

En la línea de la orden de salida de efectivo "Cuenta correspondiente", se ingresa una cuenta como débito a la que se atribuye dinero de la caja registradora.

En la línea "Código de contabilidad analítica" se ingresa el código del sistema de contabilidad analítica.

En la línea "crédito" de la orden en efectivo del formulario, debe indicar la cuenta de cincuenta (porque la cantidad de dinero se emite desde la caja registradora).

En la columna "monto" de la orden de recibo de efectivo, ingrese el monto total de dinero emitido (en números).

La columna "Código de destino objetivo" del formulario de orden en efectivo se completa solo si la cantidad de dinero se emite en forma de financiación específica.

En la columna "emisión" de la orden de recibo de efectivo, ingrese el nombre completo de la persona física o jurídica a quien se le emite el dinero desde la caja registradora.

En la línea de la orden de efectivo del formulario "motivos", se ingresa el contenido de la operación en curso para la emisión de activos materiales, por ejemplo: "emitido para informes", "ingresos entregados al banco", etc.

En la columna de la orden de recibo de efectivo "Monto" se indica la cantidad exacta de dinero emitido (indicada en palabras, con letra mayúscula, kopeks en números, el espacio vacío está tachado).

En el "anexo" del formulario de orden de efectivo, se ingresan todos los detalles de los documentos adjuntos (el nombre en sí, el número, así como la fecha de preparación), sobre cuya base se emite el dinero, para ejemplo: nómina, solicitud de empleado, etc.

En la columna “recibido”, el destinatario ingresa la cantidad recibida (en palabras, el espacio vacío está tachado).

En la línea “Por” se indican los detalles de los documentos que confirman la identidad.

El formulario en sí lo completa un empleado de contabilidad en una sola copia, firmado por el director de la empresa, el jefe. contador, así como una persona autorizada. El KO2 se registra en el registro de KO3.

Orden de efectivo de gastos (RKO). El formulario KO-2 es un documento contable con cuya ayuda se emiten fondos desde la caja de una empresa (organización). La forma del formulario está unificada, aprobada a nivel legislativo por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia de 18 de agosto de 1998 No. 88 (modificada el 3 de mayo de 2000), código OKUD 0310002. El documento está preparado dependiendo del procedimiento para realizar transacciones en efectivo en la empresa. El pedido lo completa en una sola copia un empleado de contabilidad u otra persona autorizada.

Una vez finalizado, el documento se registra (y también) en el diario de registro de acuerdo con el formulario No. KO-3. Como regla general, los documentos que sirven de base para la emisión de fondos se adjuntan a la orden de efectivo. Sin embargo, vale la pena señalar que si los documentos adjuntos al pedido llevan la firma del gerente, entonces ya no es necesario para RKO.

Varios empleados de la empresa involucrados en la emisión y recepción de fondos participan en el llenado de la orden de recibo de efectivo. Por lo tanto, al completar un pedido, debe seguir las siguientes instrucciones:

• el campo "Organización" debe contener el nombre de la entidad comercial y la columna "Unidad estructural", la unidad que emitió el pedido. Si no existe tal unidad estructural, se coloca un guión en la columna;
• en las líneas “Número de documento” y “Fecha de compilación” se ingresa el número de pedido según el diario de registro en el formulario KO-3, así como la fecha de su compilación en el formato DD.MM.AAAA;
• la columna "Débito" contiene el código de la unidad estructural en la que se emiten los fondos (si no hay ninguno, se coloca un guión), el número de la cuenta, subcuenta correspondiente, cuyo débito muestra el gasto de fondos del efectivo registrarse, así como el código de contabilidad analítica de la cuenta correspondiente (un guión, si dichos códigos no se utilizan en la organización);
• la línea "Crédito" muestra el número de la cuenta contable en cuyo crédito se emiten los fondos. Como regla general, se trata de una cuenta de 50 "efectivo";
• En el campo "Código de propósito", se ingresa un código que refleja el propósito de utilizar los fondos emitidos desde la caja registradora. Si dichos códigos no se utilizan en la empresa, se agrega un guión;
• la línea "Emisión" contiene el apellido, nombre y patronímico de la persona a quien se emite este dinero;
• la línea “Base” muestra el contenido de la transacción comercial. Por ejemplo, un anticipo para gastos de viaje, prestación de asistencia financiera, etc.
• la cantidad de fondos emitidos se muestra en la línea "Monto" y debe ingresarse en palabras. Si luego de ingresar aún queda espacio libre en la línea, deberás poner un guión;
• el campo "Apéndice" muestra los detalles de los documentos primarios que sirven como base para la emisión de fondos desde la caja registradora.

Después de completar la información anterior, se colocan las firmas del jefe de contabilidad y del jefe de la empresa junto con sus transcripciones. Luego siga las líneas completadas por la persona que recibe estos fondos. En la línea "Recibido", se indica en palabras la cantidad de fondos recibidos de la caja registradora, debajo se indica la fecha de recepción y la firma de esta persona.

Luego de emitir el dinero, el cajero de la empresa, en las líneas previstas para ello, indica el nombre, número, fecha y lugar de emisión del documento que identifica a la persona que recibió el dinero de la caja registradora. A continuación se muestra la firma del cajero con su transcripción. El cajero de la empresa está obligado a verificar la exactitud del documento y cancelar los anexos con el sello "Pagado" o el sello de la empresa con una fecha. Después del reembolso, la orden de caja de gastos permanece en la caja de la empresa. Al reembolsar gastos excesivos, la base para emitir la cantidad de dinero para liquidaciones en efectivo desde la caja es el informe de la persona responsable.

Es imposible imaginar nuestra sociedad sin transacciones relacionadas de una forma u otra con el dinero. Todos los días, innumerables organizaciones intercambian fondos con particulares. Y, naturalmente, se han creado documentos especiales para garantizar la legitimidad de este proceso. Uno de esos documentos es RKO.

• .Sobresalir

Una orden de efectivo es un documento, previa presentación del cual se reciben fondos de la caja registradora. Este documento tiene una forma unificada KO-2, confirmada por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 18 de agosto de 1998 No. 88.

De acuerdo con los artículos 14 a 21 del "Procedimiento para realizar operaciones en efectivo en la Federación de Rusia", aprobado por decisión de la Junta Directiva del Banco Central de Rusia el 22 de septiembre de 1993 No. 40, existen ciertas regulaciones para completar el formulario KO-2 y la emisión de efectivo desde las cajas de las organizaciones.

¿En qué casos se utiliza la forma KO-2?

Según el Reglamento No. 373-P del Banco de Rusia, el uso del formulario KO-2 está permitido en los siguientes casos:

• Si es necesario transferir los ingresos en efectivo de la organización a la cuenta corriente del banco.
• Cuando un empleado necesita utilizar efectivo para realizar actividades comerciales para los fines de esta organización. En este caso, el documento debe indicar la cantidad de fondos a emitir y el plazo para el cual se emite.
• Al emitir fondos a un empleado para gastos personales.
• Cuando se necesita efectivo para las necesidades de la empresa (por ejemplo, reparación de equipos), el documento indica un propósito específico para su emisión, lo que no contradice la Directiva del Banco Central de la Federación de Rusia No. 1843-U.
• Cuando un empresario privado retira dinero para las necesidades de su propia empresa privada, mientras que en su empresa no hay otros empleados excepto él.

Completar una orden de recibo de efectivo

Sólo un contador (o el responsable de este) tiene derecho a completar el documento. El documento se emite en una sola copia.

Si hay errores en el diseño, el documento se considera inválido.

Llenado de encabezado

El título del documento debe indicar el nombre de la organización y, si está disponible, el nombre de la unidad estructural. De lo contrario, se agrega un guión.

Llenando la columna

El código de formulario según OKUD (clasificación de documentación de gestión de toda Rusia) es 0320002. El código de empresa (organización) según OKPO (clasificación general de empresas y organizaciones) se puede encontrar en Rosstat (anteriormente Goskomstat).

El número del documento debe corresponder al número del diario para registrar los documentos de efectivo entrantes y salientes. La revista tiene el formulario KO-3.

La fecha de elaboración de la orden de recibo de efectivo debe corresponder a la fecha de desembolso de efectivo de la caja registradora. En la columna correspondiente se indica la fecha en números arábigos en el siguiente formato: DD.MM.AAAA.

La columna "Débito, código de unidad estructural" debe completarse si la operación de emisión de dinero se realiza en una unidad estructural de la organización (una unidad estructural es un departamento que trabaja en una dirección individual y no se cruza con las actividades principales de la organización excepto el departamento de personal, contabilidad y administración general. Un ejemplo de dicha unidad: departamento de tienda). De lo contrario, se agrega un guión.

La columna "Débito, cuenta correspondiente, subcuenta" debe indicar el número de cuenta y, si es necesario, el número de la subcuenta, cuyo débito refleja el retiro de fondos de la caja de la organización. Es decir, aquí se debe indicar el número de cuenta a la que se deben recibir los fondos.

En la columna "Débito, código de contabilidad analítica" se indica el código contable correspondiente a la cuenta especificada en la columna "Débito, cuenta correspondiente, subcuenta". Esta columna se completa si la organización prevé el uso de dichos códigos. En caso contrario, la columna se tacha.

La columna "Crédito" debe contener el número de cuenta para cuyo crédito se retiran los fondos de la caja registradora. Es decir, el número de cuenta desde donde se transfiere el dinero.

En la columna “Cantidad, frote. policía." La cantidad de dinero emitida desde la caja de la organización se indica en números arábigos en rublos rusos.

En la columna "Código de propósito" se indica el código con el fin de utilizar los fondos recibidos. Esta columna no se completa si la organización no utiliza el sistema de codificación adecuado.

Líneas de llenado

Completar las líneas en el formulario KO-2 se realiza de la siguiente manera:

• En la línea “Emitir __” se escribe en caso dativo el nombre completo de la persona a quien se emiten los fondos.
• En la línea “Base __”, el contador debe indicar el contenido de la transacción financiera, es decir, el propósito, motivo o sobre qué base se transfieren los fondos a esta persona. Dependiendo de los propósitos descritos en el párrafo “En qué casos se utiliza el formulario KO-2”, en la línea se escribe lo siguiente: “Ingresos en efectivo para transferencia a una cuenta bancaria”, “Para pagar servicios”, etc.
• La línea “Monto __” indica la cantidad de dinero retirada de la caja registradora. Además, los rublos se indican con palabras desde el principio de la línea y con una letra mayúscula, y los kopeks, con números. El espacio restante después de la grabación está tachado. También cabe señalar que si en la columna “Cantidad, frote. policía." la cantidad emitida se indica en kopeks, independientemente del valor numérico (por ejemplo, 500-00), entonces la línea también debe indicar kopeks ("Quinientos rublos 00 kopeks"). Si no se indica el valor en kopeks (500-), entonces no se indica en la línea (“Quinientos rublos”).
• La línea "Apéndice __" indica los documentos adjuntos sobre cuya base se emiten los fondos de la caja registradora.

Si los fondos se emiten a una persona de una empresa de terceros, entre los documentos debe tener un poder de su organización para recibir fondos. .

Video: cómo completar un pedido de recibo de efectivo

Requisitos para la operación.

Una orden de gastos en efectivo emitida por un contador debe registrarse en el diario para registrar los documentos de efectivo entrantes y salientes. A continuación, lo firman el gerente y el jefe de contabilidad (o una persona con la autoridad correspondiente). Vale la pena señalar que no se requiere la firma del gerente si está presente en otros documentos adjuntos al consumible.

Se entrega un formulario correctamente cumplimentado al cajero, quien está obligado a comprobar la exactitud del documento y solicitar identificación. El cajero está obligado a emitir fondos únicamente a la persona cuyos datos se indican en el formulario. Si se cometió un error al completar el formulario, el cajero deberá devolver el formulario al departamento de contabilidad.

A continuación, en la línea "Recibido __", la persona a quien se le entrega el dinero de la caja registradora debe indicar el monto recibido, completando con su propia mano de acuerdo con las mismas reglas que para completar la línea "Monto __", firme y ponga la fecha en las líneas correspondientes.

Los fondos se pueden emitir tanto en moneda rusa como extranjera.

Después de realizar la operación de emisión de dinero mediante liquidación en efectivo, el cajero está obligado a registrar los datos del pasaporte del destinatario en la línea "Por __". Luego firme, proporcione una transcripción de la firma e ingrese la fecha de la operación en las líneas correspondientes. En los documentos adjuntos al consumible deberá poner un sello “Pagado” o sellarlos indicando la fecha de la operación.

¡Es importante recordar que el formulario de pedido permanece en la caja después de que se emite el dinero!

Mantenimiento de cajas registradoras en formato electrónico.

El mantenimiento de las cajas registradoras también es posible en formato electrónico. Es importante que el diseño corresponda a la forma unificada KO-2.

Puede mantener el formulario KO-2 en programas especiales, por ejemplo, "BukhSoft online", "1C: Contabilidad", etc. Al mismo tiempo, se conservan la secuencia y las reglas para completar el documento.

El documento ejecutado en el formulario KO-2 debe imprimirse en una impresora antes de que se emita el efectivo. Después de imprimirlo, lo firman personas autorizadas y el procedimiento posterior no difiere del descrito anteriormente.

Por lo tanto, retirar fondos mediante una orden de gastos en efectivo en el formulario KO-2 es completamente legal y no debería causar dificultades de uso.