Должностная инструкция ветеринарного врача терапевта. Должностная инструкция ветеринарному врачу. II. Должностные обязанности

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ П.П. Умнейший

«___»___________ г.

Должностная инструкция
начальника отдела сбыта

1 Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция устанавливает должностные обязанности, права, служебные взаимоотношения и ответственность начальника отдела сбыта ОАО «Компания» (далее-предприятие).

1.2 На должность начальника отдела сбыта (далее начальник) назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области сбыта не менее 5 лет.

1.3 Начальник подчиняется коммерческому директору.

1.4 Начальник назначается и освобождается от должности приказом генерального директора предприятия по представлению коммерческого директора.

1.5 Начальнику подчиняются:
— ведущие экономисты по сбыту отдела сбыта;
— экономисты по сбыту отдела сбыта.

1.6 В случае временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь, пр.) обязанности начальника исполняет ведущий экономист, назначенный приказом генерального директора по представлению коммерческого директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.

1.7 Начальник в своей работе руководствуется:
— действующим в Российской Федерации трудовым законодательством;
— нормативными документами по вопросам производственной деятельности;
— настоящей должностной инструкцией;
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— Положением об отделе сбыта;
— приказами и распоряжениями вышестоящих руководителей;
— Политикой предприятия в области качества;
— Документами системы менеджмента качества предприятия.

1.8 Дополнительно к распоряжениям коммерческого директора начальник выполняет письменные и устные распоряжения генерального директора.

2 Должностные обязанности

Начальник обязан:

2.1 Осуществлять рациональную организацию сбыта продукции предприятия, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.

2.2 Организовать подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставки.

2.3 Разрабатывать документированные процедуры по организации сбыта готовой продукции в рамках системы менеджмента качества предприятия.

2.4 Разрабатывать мероприятия по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций.

2.5 Координировать деятельность участка отгрузки готовой продукции.

2.6 Обеспечивать контроль выполнения подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств, состояние запасов готовой продукции на складах.

2.7 Принимать меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию.

2.8 Контролировать выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту, и выполнении плана реализации.

2.9 Организовывать работу по составлению планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству.

2.10 Принимать меры по выполнению плана реализации продукции предприятия, своевременному получению спецификаций, заявок и других документов на поставку.

2.11 Обеспечивать понимание Политики в области качества персоналом отдела.

2.12 Определять обязанности и полномочия персонала отдела в соответствии с должностными инструкциями.

2.13 Определять меры, которые необходимо предпринять в отношении любых проблем, требующих проведения предупреждающих и корректирующих действий.

2.14 Принимать меры по сохранению качества готовой продукции.

2.15 Обеспечивать осведомленность персонала об актуальности и важности его деятельности и вкладе в достижение целей в области качества.

2.16 Анализировать деятельность своего подразделения и результаты анализа доводить до сведения вышестоящего руководителя.

2.17 Определять потребность в подготовке подчиненного персонала.

2.18 Оценивать результативность обучения персонала.

2.19 Знать соответствующую документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы и соблюдать ее требования.

2.20 Принимать участие в проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынка сбыта.

2.21 Постоянно улучшать результаты своей профессиональной деятельности.

3 Профессиональные требования

Начальник должен знать:

3.1 Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта и поставки готовой продукции.

3.2 Методы и порядок разработки прогнозов, перспективных и текущих планов производства и реализации продукции.

3.3 Перспективы развития предприятия.

3.4 Перспективы развития рынков сбыта.

3.5 Методы и порядок разработки нормативов запасов готовой продукции.

3.6 Цены на продукцию, выпускаемую предприятием.

3.7 Методы изучения спроса на продукцию предприятия.

3.8 Порядок заключения договоров на поставку продукции.

3.9 Правила оформления сбытовой документации.

3.10 Порядок подготовки претензий к потребителям и ответов на поступающие претензии.

3.11 Стандарты и технические условия на выпускаемую предприятием продукцию.

3.12 Организацию учета сбытовых операций и составление отчетности о выполнении плана реализации.

3.13 Основы трудового законодательства.

3.14 Правила и нормы охраны труда.

3.15 Соответствующую документацию системы менеджмента качества продукции.

4 Права

Начальник имеет право:

4.1 Знакомиться с проектами решений генерального директора предприятия и коммерческого директора, касающиеся сбыта продукции.

4.2 Вносить на рассмотрение генерального директора предприятия предложения по улучшению деятельности отдела сбыта.

4.3 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.4 Вносить на рассмотрение коммерческого директора предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела сбыта; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

4.5 Обращаться к руководству предприятия за оказанием содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.6 Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.7 На обеспечение условий труда, необходимых для исполнения возложенных обязанностей.

4.8 Использовать льготы, установленные законодательством РФ, коллективным договором предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

Начальник отдела сбыта взаимодействует:

5.1. С отделом технического контроля по вопросам:

— получения: претензии к качеству продукции,документации СМК, необходимой для работы;
— представления: документов подтверждающих качество.

5.2. С отделом маркетинга по вопросам:

— получения: отзывов контрагентов на поставляемую продукцию;
— представления: информации о конкурентной среде на рынке.

5.3. С отделом отгрузки по вопросам:

— получения: распоряжений на отгрузку;
— представления: отчета о выполнении плана отгрузки.

5.4. С финансовым отделом по вопросам:

— получения: информация об оплате денежных средств;
— представления: справки о поступлении денежных средств.

5.4. С отделом кадров по вопросам:

— получения: резюме соискателей на должность;
— представления: заявок на персонал.

6 Ответственность

Начальник несет ответственность в установленном законами Российской Федерации порядке за:

6.1 неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;

6.2 нарушение правил техники безопасности, пожарной безопасности, внутреннего трудового распорядка;

6.3 несвоевременное и некачественное выполнение приказов, заданий, указаний и распоряжений вышестоящих руководителей предприятия;

6.4 несвоевременное и недостоверное предоставление информации вышестоящим руководителям, а также функционально связанным с ним работникам подразделений предприятия;

6.2 нарушение принятых на предприятии нормативных документов;

6.3 причинение материального ущерба;

6.4 нарушение финансовой дисциплины.

Коммерческий директор Я.Я. Мудрый

Начальник юридического отдела С.С. Сергеев

Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Руководитель отдела продаж – должность специфическая и крайне ответственная.

Практика показывает, что существуют менеджеры по продажам, способные самостоятельно планировать и осуществлять свои действия. Но также встречается иная ситуация. Поэтому за работой сотрудников необходим постоянный контроль.

В последнее время все чаще в офисах используется специальное программное обеспечение для управления контактами с клиентами, но, тем не менее, менеджеры с той или иной периодичностью делают индивидуальные отчеты о проделанной работе. На основании данных программы и отчетов руководитель отдела продаж принимает управленческие решения.

Права и обязанности

Если вам необходимо принять на работу хорошего сотрудника, то необходимо иметь представление о его компетенции. Можно выделить ключевые права и обязанности руководителя отдела продаж, по которым вы сможете провести собеседование и узнать о компетенции соискателей:

Мотивации руководителя

Руководитель отдела продаж должен иметь одного непосредственного начальника. Им может быть либо генеральный директор компании, либо коммерческий директор.

И мотивации начальника отдела продаж должны быть несколько иные, нежели у других сотрудников отдела, поскольку учитываться должен не только сбыт продукции как таковой, но и множество других функций, которые определяет должностная инструкция начальника отдела продаж.

В любом случае платить специалисту высокого класса необходимо много, иначе нужно будет искать другую кандидатуру, чаще менее компетентную.

Но и переплачивать так же не имеет смысла. На практике чаще всего дело находится на грани компромисса между «пряником» (премиями) и «кнутом» (штрафами). Помимо денежного стимула начальник отдела продаж может быть мотивирован и сопутствующими бонусами.

Финансовый побудитель должен базироваться на фиксированном окладе.

Сопутствующие бонусы складываются из следующих благ: комфорт рабочего места, четкие и прозрачные правила игры, должное техническое оснащение и другое.

В любом случае начальник отдела продаж должен точно знать, на что он имеет право, что может требовать от руководства, что от подчиненных. И лучше, если он будет иметь право влиять на свои мотивации.

Такой порядок будет залогом стремления специалиста к эффективной работе отдела продаж.

Алгоритм руководства менеджерами

Основные задачи руководителя отдела продаж – это управление процессом сбыта продукции предприятия. Это значит, что он должен обеспечить не только стабильные продажи, но и их увеличение.

Для того чтобы достичь этого результата, руководитель ОП должен понимать из каких факторов он складывается, и уметь влиять на них.

Непосредственно, управление отделом складывается из классических этапов: планирование, организация, мотивация и контроль. На их базе можно выработать оптимальный алгоритм руководства.

Планирование должно осуществляться на базе анализа пройденного пути, то есть каждый отчетный период руководитель ОП должен анализировать индивидуальную работу сотрудников и достижения всего отдела в целом.

Таким образом, перед сотрудниками обозначаются цели, но они должны быть многоуровневыми: на день, на неделю, не месяц, на квартал, на год.

Менеджеры отдела должны понимать не только личные задачи, но и цели, к которым движется компания в целом в настоящий момент и в долгосрочной перспективе.

Кроме этого персонал отдела обязаны поступать так, как это определено правилами, которые определил руководитель. Так же каждый сотрудник должен понимать, что он является структурной частью отдела и выполняет одну из функций общего дела.

Стоит отметить, что начальник отдела должен уметь найти подход к каждому менеджеру и постоянно поддерживать найденный контакт.

Мотивация персонала

Безусловно, мотивация персонала отдела продаж необходима. И состоит она, как и всякая мотивация, из поощрений и наказаний.

Правда с недавних пор специалисты признали более действенным методом – стимулирования поощрениями. Поэтому мотивация – это ожидание сотрудником вознаграждения за результаты, которые он показал в работе.

При получении вознаграждения работник должен быть удовлетворен его ценностью. Если сотрудник не чувствует пропорциональности между приложенными усилиями, достигнутым результатом и мерой поощрения, то мотивация будет низко эффективной.

Получив поощрение, человек на интуитивном уровне определяет его соответствие затраченным усилиям, а потом начинает сопоставлять своё вознаграждение с вознаграждением коллег. Поэтому однотипная мотивация – «для всех» здесь не будет уместна. Профессиональный рост, высокие результаты продаж и тому подобные критерии должные влиять на систему подхода к выплатам.

Кем должен быть сильный профессиональный руководитель отдела продаж? Каковы его ключевые функции?

1. Переговорщик

Отдел продаж - это боевое подразделение компании, которое захватывает рынок для вашего бизнеса, и защищает ваших клиентов от нападок конкурентов. И профессиональный руководитель обязательно должен быть сильным переговорщиком, который ежедневно и еженедельно проводит значительное количество переговоров с клиентами.

Он заключает сделки и зарабатывает компании своими сделками в десятки, в сотни раз больше, чем оклад, проценты, бонусы, заработная плата, которые ему платит компания. Хотя бы - в несколько раз больше. Это минимум, ниже которого ни о какой достойной работе говорить нельзя.

Таким образом, каждый профессиональный руководитель - это не затратная, а доходная часть вашего бюджета. Сотрудник должен приносить компании значительно больше, чем затраты, которые компания тратит на этого сотрудника. И это можно с точностью до рубля посчитать в финансовом анализе результатов продаж за каждый месяц.

Получить анкеты

2. Полевой командир

Мало того, чтобы руководитель продаж был сильным переговорщиком. Он также должен уметь вести за собой команду, управляя этой командой коммерсантов не по принципу «Делай как я сказал», а по принципу «Делай как я». Скажем прямо, не каждый успешный сильный коммерсант вообще способен быть руководителем. Но каждый профессиональный руководитель продаж должен быть одним из сильнейших переговорщиков в компании. Или - сильнейшим. И это должно быть видно в его результатах продаж. Однако, вместе с тем, он должен быть сильным лидером, тем самым полевым командиром. Передавать подчинённым свой опыт, знания и навыки. И обеспечивать должное руководство этими подчиненными в коммерческой работе.

3. Наставник и дожимщик

Как конкретно руководитель может передавать подчиненным свои знания и навыки?

I. Набирать сотрудников в отдел продаж.

Участвуя в конкурсах по набору кадров, руководителю необходимо приложить все усилия, чтобы изначально отобрать сотрудников с большим потенциалом, профессионализмом и талантом в области переговоров и продаж, желанием и умением работать. Такой набор невозможно сделать, не попробовав на конкурсе каждого интересующего нас соискателя в мини-тренингах, в «переговорных рубках». Проверяя на практике, как соискатели делают «холодные звонки» и ведут жесткие переговоры по цене.

II. Обучать сотрудников.

Как только проводится конкурс, с которого принимаются на работу новые сотрудники в отдел продаж, нужно проводить программу адаптационных тренингов для этих сотрудников. При этом учить новых сотрудников придется двум ключевым вещам:

Продажам и переговорам
Знанию специфики тех товаров, услуг и проектов, которые они будут продавать именно в вашей компании.

III. Проводить внутрикорпоративные тренинги.

Разумеется, обучение не должно заканчиваться адаптационным тренингом. После этого придется регулярно проводить внутрикорпоративные тренинги. Где продажам и переговорам сотрудников будет учить, в том числе, руководитель продаж. А знаниям технических нюансов и сложных вопросов, возможно, будут учить ключевые технические специалисты, эксперты или производственники ваших компаний - лучшие знатоки своего дела и руководители из смежных подразделений.

IV. Развивать продажи.

Хороший руководитель никогда не должен быть доволен теми результатами, которые можно обеспечить уже сегодня. Настоящие руководители - люди активные, инициативные. Они постоянно ищут возможности увеличения доходов компании. И, разумеется, своего личного дохода. У них должен быть серьезный личный интерес, в том числе финансовый, от роста продаж и прибыли, который они могут обеспечить для вашего бизнеса. Дополнительную ценную информацию руководители могут получать, проводя большое количество переговоров с клиентами. Как с собственными клиентами, так и помогая с ключевыми переговорами и дожимом сделок для своих подчиненных.

V. Быть наставником.

Кстати, наставничество, то есть обучение на практике личным примером, и дожим, сделанный для подчиненных, с клиентами подчиненных - настолько важная функция руководителя отдела, что он должен уделять половину или больше половины своего времени только этому блоку работ.

4. Управленец

Руководитель продаж должен не только постоянно искать возможности развития, выхода на новые рынки, предложения клиентам новых видов товаров и услуг. Он должен быть инициатором и движущей силой этих изменений в вашей компании, развития вашего бизнеса.

В конце концов, у него и у его команды есть кровный интерес. Если они смогут развить ваш бизнес, обеспечить развитие производства, выделение дополнительных средств на новые группы товаров, усиление охвата рынка с помощью новых вариантов маркетинга, рекламы и PR, то это позволит им значительно превысить запланированные ранее результаты по оборотам и доходам. И также весьма существенно повысятся их личные доходы и заработные платы.

Но для этого руководителю продаж нужно быть опытным управленцем, потому что вряд ли можно ожидать, что руководители и сотрудники смежных подразделений сразу же поддержат все планы по развитию бизнеса и организации новых направлений. Люди склонны бояться перемен и всячески сопротивляться им. Чтобы эффективно развивать ваш бизнес, коммерческому директору и начальнику отдела продаж придется очень серьезно повышать свои управленческие навыки, опыт и квалификацию.

I. Административное управление отделом продаж.

Еще один важный момент, где потребуется все это - непосредственно административное управление сотрудниками отдела. Активные продажи - работа тяжелая и нервная, местами откровенно мерзкая. Большинство сотрудников, даже занимающиеся этой работой много лет, неспособны с утра до вечера с высокой интенсивностью делать звонки, встречи с клиентами, проводить переговоры.

Предоставьте их самим себе, и они большую часть времени будут заниматься чем угодно, только не продажами. Поэтому руководители должны выстроить управленческую систему из 13 управленческих мероприятий, проводимых регулярно, еженедельно, ежемесячно и ежедневно, установить нормативы коммерческой работы и контролировать их исполнение.

Подробно об этом вы можете прочитать в книге Константина Бакшта «Построение отдела продаж. Ultimate Edition», которая фактически является детальной должностной инструкцией профессионального руководителя продаж. Эта книга может вместо должностной инструкции лежать на столе руководителя. И он должен исполнять «от и до» все те многочисленные функции, которые прописаны в книге.

Без должного управленческого воздействия большая часть рядовых сотрудников будут приносить в два, три, пять раз меньше результатов, чем они могли бы обеспечивать вам при должном руководстве. А объем управленческих функций, необходимых для эффективной работы отдела активных продаж, так велик, что в каждом отделе требуется минимум два руководителя. Например, коммерческий директор или начальник отдела продаж. Или начальник отдела продаж и заместитель начальника.

С одним руководителем или начальником ни о какой эффективной работе отдела активных корпоративных продаж не может идти и речи. А работа с частными лицами на входящем потоке, если и будет вестись эффективно при одном-единственном руководителе, то только благодаря огромному везению.

II. Обеспечение взаимодействия со смежными подразделениями.

Наконец, не следует забывать о том, что продать - это еще далеко не все. Не менее, или даже значительно более важно - исполнить те обязательства перед клиентом, за что клиент заплатил вам деньги.

И ждать, что коммерсанты во главе с начальником продадут все, что хотят, и как можно больше, а ваше производство, склад, закупки, доставка, или те, кто выполняет проекты для клиентов и оказывает им услуги, все это вовремя и качественно выполнят - это крайне наивно. Поэтому важнейшая задача руководителя отдела продаж, одна из его важнейших функций - строить и контролировать взаимодействие с теми подразделениями вашей компании, которые исполняют обязательства перед клиентами.

Если вы руководитель отдела продаж, и у вас есть желание максимально полно ознакомиться с тем, как вы должны выполнять свои обязанности, как исполняются ключевые функции начальника отдела продаж или коммерческого директора, я рекомендовал бы вам:

1. Изучить статью, посвященную выстраиванию 13 управленческих мероприятий «Административное управление боевой командой продаж»;
2. Прочитать книгу Константина Бакшта «Построение отдела продаж. Ultimate Edition», и в идеале держать ее прямо на рабочем столе или на книжной полке рядом, ибо в книге этой детально прописаны все основные функции руководителя отдела продаж, и то, как обеспечивать их реализацию на практике;
3. Самая эффективная профессиональная подготовка руководителя отдела продаж, какую можно купить за деньги в России и странах бывшего Советского Союза - это участие в двухдневном тренинге «Система продаж. Ultimate Edition». В наших ВУЗах в большинстве случаев управлению учат теоретики, которые имеют примерно такое же понимание менеджмента, как девственник - понимание практики тантрического секса. Но конкретно управлению продажами в российских ВУЗах не учат вообще.
   

   Кстати, а насколько Ваш отдел продаж эффективен? Предлагаю Вам проверить, для этого оставлю Вам анкеты самодиагностики отдела продаж. Пользуйтесь!