Struktura i osoblje. Sve što trebate znati o zapošljavanju

Šta menadžer i računovođa trebaju znati pri sastavljanju kadrovske tabele. Koji uslovi moraju biti ispunjeni prilikom popunjavanja obrasca T-3.

Protok dokumenata je neophodan kako bi se u dinamici pratili različiti pokazatelji performansi kompanije. Bez toga, organizacija procesa je prilično haotična. Kako je u savremenom svijetu kadrovi glavna imovina svake kompanije, dokumenti koji se odnose na upravljanje ljudskim resursima moraju se čuvati što je moguće tačnije i tačnije.

Osoblje - omogućava vam da postavite osoblje u odjelima organizacije, analizirate organizacionu strukturu i sistem nagrađivanja, a također olakšava proces regrutacije osoblja za slobodna radna mjesta u kompaniji.

Čemu služi ovaj dokument, da li je obavezan?

Kadrovska tabela je neophodna kako bi se mogle opravdati situacije otpuštanja zaposlenih zbog smanjenja broja zaposlenih u slučaju da se prijave sudu. Može poslužiti i kao opravdanje za odbijanje zapošljavanja (zbog nepostojanja određene pozicije). Dakle, kompetentna izrada ovog dokumenta predstavlja osnovu za pravnu odbranu interesa kompanije.

Osim toga, inspekcijske kompanije (posebno inspekcija rada) često zahtijevaju njegovo prisustvo tokom inspekcija. Nedostatak dokumenta spada u kršenje zakona Ruske Federacije o zaštiti rada. Shodno tome, prema Zakonu o upravnim prekršajima Ruske Federacije (član 5.27), organizaciji koja nije dostavila raspored prijeti kazna u rasponu od 30 do 50 hiljada rubalja. Osim toga, službenik će biti kažnjen (iznos varira od 1 do 5 hiljada rubalja).

Konačno, bez kadrovskog rasporeda nije moguće dokazati da kompanija u trenutku smanjenja nije imala mogućnost da zaposlenima obezbijedi alternativna radna mjesta.

Dakle, prisustvo ovog papira nije obavezno sa stanovišta zakonodavstva Ruske Federacije, te se u teoriji odluka porezne ili inspekcije rada o naplati novčane kazne može osporiti na sudu. Međutim, u praksi, dokument treba da održava svaka kompanija kako bi se spriječile moguće konfliktne situacije. Istovremeno, važno je shvatiti da je za budžetske organizacije njegovo prisustvo upisano u zakon.

Zahtjevi za to

Budući da je tabela osoblja takozvani lokalni propis, za njega nema toliko posebnih zahtjeva:

• Jedna od glavnih je činjenica da je kompanija dužna sastaviti ovaj dokument u skladu sa jedinstvenim obrascem T-3 utvrđenim saveznim zakonom. Ne možete ga skratiti (sve potrebne stavke moraju biti prisutne), ali možete unijeti dodatne podatke
• Raspored mora biti na snazi ​​od prvog dana u mjesecu.
• Veoma je važno da svaka stranica bude numerisana.
• Dokument mora biti zaheftan, imati pečat organizacije, potpis rukovodioca i osobe odgovorne za sastavljanje

Ko kompajlira?

U ovom trenutku, zakonodavstvo ne definiše jasno ko treba da bude uključen u izradu dokumenta.

U preduzećima sa razgranatom organizacionom strukturom, odgovornost za sastavljanje mogu biti na zaposlenima sledećih odeljenja:

• kadrovska služba
• računovodstvo
• pravna služba (najmanje uobičajena situacija)

U malim firmama to može učiniti direktor ili bilo koja druga osoba koju on ovlasti. U tom slučaju se izrađuje nalog na ime određenog zaposlenika koji će raditi s ovim dokumentom. Druga mogućnost da se utvrdi ko je odgovoran je da se ova činjenica navede u opisu posla ili ugovoru o radu.

Da biste pojednostavili postupak sastavljanja, potrebno je propisati njegove nijanse u uputama za kancelarijski rad:

• termini i osnovna pravila za izradu/uvođenje promjena
• obrazac naloga o davanju saglasnosti na raspored i izmjene
• odgovorna lica za formiranje dokumenta i potpisivanje naloga
• zaposlenike sa kojima trebate usaglasiti nacrt rasporeda ili njegove izmjene
• sastav normativnih akata koji regulišu sva pitanja u vezi sa tim

Kako se to tvrdi?

Nakon što je sastavljena tabela osoblja, ona mora biti odobrena. Prije nego što bude spreman konačni obrazac za potpisivanje, potrebno ga je usaglasiti sa zaposlenima navedenim u uputstvu.

Nakon toga, odobrenje se mora izvršiti posebnim nalogom ili nalogom, koji mora potpisati ili čelnik kompanije ili ovlašteno lice. U nalogu se moraju navesti datumi sastavljanja, odobrenja i stupanja na snagu - mogu se podudarati ili razlikovati jedan od drugog, ali datum stupanja na snagu ne može biti raniji od datuma pripreme ili odobrenja.

Struktura i redosled punjenja

Prije svega, jedinstveni obrazac mora sadržavati niz detalja (oni su potrebni za svaki računovodstveni dokument):

• naziv i broj dokumenta
• datum njegovog sastavljanja
• Ime kompanije
• potvrda činjenice o obavljanju djelatnosti i iskazivanje vrijednosti prirodnog ili monetarnog mjerenja
• ime i potpis osobe odgovorne za ispravnost sastavljanja

Tabela mora sadržavati sljedeće informacije (s lijeva na desno):

• strukturna podjela
• kod divizije
• pozicija, čin, kvalifikaciona klasa (npr. inženjer 1. kategorije)
• broj kadrovskih jedinica
• plata (navedena u rubljama, jedinice mjere su samo u zaglavlju tabele - na primjer, 20.000,00)
• naknade (u rubljama) - na primjer, za akademski stepen. Za njih postoje 3 kolone.
• ukupno, rub. - ova kolona pokazuje ukupan iznos zarada
• Bilješka

Nakon popunjavanja svih kolona u tabeli, morate popuniti red "Ukupno". Potrebno je sabrati sve vrijednosti u kolonama (iznos plata, koliko će kadrovskih jedinica biti itd.). Nakon toga se stavljaju potrebni potpisi i pečat.

Kako napraviti promjenu?

U vrijeme 2017. postoje 2 glavna načina za unošenje promjena u tabelu osoblja:

1. Dakle, možete direktno promijeniti ovaj dokument kreiranjem novog, koji će imati sljedeći registarski broj. U tom slučaju, nova verzija mora biti odobrena nalogom za glavnu djelatnost.
2. Međutim, većinu vremena promjene su prilično male. U tom slučaju, dovoljno je izdati izmjene uz odgovarajući nalog. Naredba se može nazvati na sljedeći način: "O promjeni kadrovskog rasporeda" ili "O izmjeni osoblja".

Međutim, ovaj postupak mora biti opravdan. To mogu biti sljedeći razlozi:

• potreba za optimizacijom administrativnih aktivnosti
• unapređenje organizacione strukture preduzeća
• reorganizacija
• otklanjanje dupliranja funkcija i formiranje centara odgovornosti
• promjene u zakonodavstvu Ruske Federacije
• potreba za organizovanjem mera za unapređenje delatnosti jednog odeljenja u kompaniji
• smanjenje osnovnog poslovanja, njegovo proširenje ili diversifikacija

Ako se radno mjesto zaposlenog preimenuje, prije promjene morate dobiti njegovu pismenu saglasnost.

Rok trajanja i učestalost sastavljanja

U zakonodavstvu Ruske Federacije ne postoje norme koje bi regulirale učestalost zapošljavanja. Ako kompanija ima visok nivo fluktuacije osoblja, preporučljivo je da se sastavlja jednom mjesečno. Međutim, najčešće to rade svakih 6 ili 12 mjeseci, po potrebi samo mijenjaju. To je zbog činjenice da je takav raspored takozvani planski dokument.

Moguće je i sastavljanje T-3 obrasca na nekoliko godina – ali to mogu da urade samo one firme koje ne planiraju prilagođavanje kadrova, uvođenje novih radnih mesta ili uklanjanje nekih od postojećih.

Stoga se ova opcija ne može smatrati svrsishodnom u vrijeme 2017. godine – krizni uslovi primoravaju organizacije da konstantno mijenjaju različite aspekte svojih aktivnosti.

Što se tiče roka čuvanja, u ovom trenutku dokument mora biti pohranjen u kompaniji 3 godine. U ovom slučaju, ovaj period se računa od naredne godine nakon godine u kojoj je raspored prestao da važi. Kadrovski aranžmani (koji mogu poslužiti kao laka alternativa dotičnom papiru) moraju se čuvati 75 godina.

Da li su preduzetnici obavezni da imaju raspored zaposlenih?

Tabela osoblja je obavezan lokalni akt koji se koristi za formalizaciju strukture, osoblja i osoblja organizacije (član 8 Zakona o radu Ruske Federacije). Da li individualni preduzetnik treba da ima kadrovsku tabelu, kako da je sastavi, odobri i popuni.

Imati ili ne imati

Raspored osoblja se spominje samo u članku 57. Zakona o radu Ruske Federacije, prema kojem u ugovoru o radu se navodi pozicija, specijalnost, profesija (sa kvalifikacijama) u skladu sa kadrovskim rasporedom organizacije ili specifičnom radnom funkcijom zaposlenog.

Iz toga proizilazi da ako je ugovorom o radu definisano radno mjesto, specijalnost ili zanimanje (kao što je obično slučaj), onda poslodavac koji je sa zaposlenim zaključio takav ugovor o radu mora imati kadrovski raspored.

Suprotno tome, ako svi ugovori o radu zaključeni sa zaposlenima opisuju radnu funkciju (tj. opisuju konkretan posao koji je zaposlenik dužan obavljati), onda nema potrebe za tabelom osoblja.

Osim toga, član 57. Zakona o radu Ruske Federacije nedvosmisleno govori o „osoblju organizacije“, a ne o osoblju poduzetnika. Međutim, službenici federalne inspekcije rada mogu smatrati nedostatak kadrovske liste za individualnog preduzetnika kršenjem zakona o radu i kazniti ih novčano prema članu 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

• broj vaših zaposlenih prelazi 3-4 osobe
• dužnosti zaposlenih su u korelaciji sa standardnim funkcijama određene pozicije, specijalnosti ili profesije
• Morate jasno strukturirati svoje osoblje, podijelivši odgovornosti među zaposlenima

Ponekad se u ugovorima o radu sa zaposlenima navodi da su primljeni na određena radna mjesta, specijalnosti ili profesije, a ne postoji kadrovska lista koja bi fiksirala prisustvo ovih pozicija, specijalnosti i zanimanja.

U ovom slučaju, nedostatak kadrovskog rasporeda ne može spriječiti zaposlenog da ostvari svoja radna prava. A ugovor o radu se ne može smatrati nezaključenim samo na osnovu toga što poslodavac nema kadrovski raspored.

Ponekad se radnici angažuju na radna mjesta koja nisu predviđena postojećom kadrovskom tabelom. Kontradikcija između rasporeda osoblja i ugovora o radu mora se riješiti u korist potonjeg (član 8 Zakona o radu Ruske Federacije). Zaposleni se smatra primljenim u radni odnos prema radnom mjestu, specijalnosti ili zanimanju utvrđenom ugovorom o radu.

Nedostatak osoblja može dovesti do određenih problema. Poslodavac koji nema kadrovski raspored lišen je mogućnosti da smanji broj ili broj zaposlenih. Tačnije, poslodavac može izvršiti smanjenje broja ili broja zaposlenih, ali neće moći dokumentovati zakonitost svog postupanja u slučaju spora.

Kako izdati

Obrazac osoblja je odobren Uredbom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 05.01.2004. br. 1. (UF T-3). Poslodavci obično koriste ovaj obrazac. Ali, u principu, mogu koristiti i drugu, samostalno razvijenu formu. Zašto?

Malo istorije. U skladu sa članom 9. Federalnog zakona od 21. novembra 1996. br. 129-FZ "O računovodstvu", navedeno je da se primarna računovodstvena dokumentacija prihvata za računovodstvo ako je sastavljena u obliku sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije. I samo dokumenti, čiji oblik nije predviđen u ovim albumima, mogu se sastaviti u bilo kojem obliku, ali moraju sadržavati sve detalje navedene u čl. 9 Zakona "O računovodstvu". A izradu i odobravanje albuma jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije Vlada je povjerila Državnom komitetu za statistiku Rusije. Stoga je zaključeno da ako Državni komitet za statistiku Rusije odobri bilo koji jedinstveni obrazac, onda on podliježe obaveznoj primjeni.

Ali kadrovska lista tada nije bila i nije sada primarni računovodstveni dokument. Na kraju krajeva, ne sastavlja nikakvu poslovnu transakciju koja bi se odrazila u računovodstvu. Na osnovu kadrovske tabele, ne vrše se knjigovodstveni knjiženja (čak se i plata vremenskih radnika obračunava ne na osnovu kadrovske tabele, već na osnovu radnog lista).

A od 2013. godine nevladine organizacije imaju mogućnost da koriste samostalno izrađene obrasce čak i za primarne računovodstvene dokumente. Ali primjena ovih obrazaca u skladu sa dijelom 4. čl. 9 Zakona N 402-FZ mora biti odobren ili naredbom šefa organizacije ili aneksom računovodstvene politike.

Dakle, poslodavci imaju pravo da ne primjenjuju jedinstveni oblik kadrovanja, već da razviju vlastiti.

Nazive radnih mjesta, zanimanja i specijalnosti koji se pojavljuju u spisku zaposlenih utvrđuje poslodavac samostalno.

Međutim, ako je pružanje bilo kakvih beneficija ili ograničenja povezano s obavljanjem poslova na određenim pozicijama, specijalnostima ili profesijama, tada te pozicije, specijalnosti i profesije i kvalifikacijski zahtjevi za njih moraju odgovarati nazivima i zahtjevima navedenim u referenci za kvalifikaciju knjige (član 57 Zakona o radu Ruske Federacije).

Trenutno postoje sljedeći vodiči:

• ETKS - Jedinstveni tarifno-kvalifikacijski imenik radova i zanimanja radnika
• CEN - Jedinstveni kvalifikacijski imenik pozicija menadžera, stručnjaka i zaposlenika
• OKPDTR - Sveruski klasifikator profesija radnika, pozicija zaposlenih i kategorija plaća

Ako u Ako takve profesije i radna mjesta ne postoje u referentnim knjigama, tada u spisku osoblja (i u ugovorima o radu) treba navesti nazive profesija i radnih mjesta u skladu sa regulatornim pravnim aktom koji daje pogodnosti ili nameće ograničenja. Radno zakonodavstvo Ruske Federacije sadrži prilično veliki broj regulatornih pravnih akata koji pružaju pogodnosti i ograničenja za različite kategorije radnika. Stoga je prilikom sastavljanja tabele osoblja bolje da se poslodavac pridržava relevantnih kvalifikacijskih imenika.

Razmotrimo kako ispravno popuniti SHR na primjeru popunjavanja jedinstvenog obrasca T-3.

Kolona 4 (broj jedinica osoblja)

U slučaju da se obezbjeđuje održavanje nekompletne kadrovske jedinice, broj nepopunjenih kadrovskih mjesta se navodi u odgovarajućim udjelima, na primjer 0,25 (vidi Uputstvo za upotrebu i popunjavanje obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, odobreno Uredbom od Državni komitet za statistiku Rusije od 05.01.2004. br. 1).

Kolone 6-8 (doplata)

Ako poslodavac nije u mogućnosti da popuni ove stupce u rubljama, na primjer, zbog činjenice da su naknade za zaposlenog određene u procentima ili koeficijentima, tada je dozvoljeno navesti procente ili koeficijente u odgovarajućim stupcima.

Ako se promijeni veličina kamata i koeficijenata, onda, po našem mišljenju, neće biti greška staviti crtice u odgovarajuće kolone, a u kolonu 10 napraviti link na dokument koji reguliše promjenu ovih postotaka i koeficijenata. Na primjer, postotak bonusa za radnike na krajnjem sjeveru varira u zavisnosti od trajanja "sjevernog" iskustva. Stoga, prilikom popunjavanja kolona 6 - 8, možete staviti crtice (u nedostatku drugih dodataka), au koloni 10 uputiti na relevantni regulatorni pravni akt koji reguliše utvrđivanje procentualnih bonusa na plate za radnike u Dalekom Sjever.

Ostale stimulativne isplate, osim naknada, nisu prikazane. Odnosno, nema potrebe da se bonusi i druge stimulativne isplate koje nisu dodaci odražavaju u jedinstvenom obliku osoblja. Kako su tačno naknade stekle pravo da budu prisutne u jedinstvenom obliku kadrovske liste, nejasno je. Štaviše, ne postoji zvanična definicija naknade u radnom zakonodavstvu.

Kolona 9. (ukupno)

Obračun ukupnih zarada je moguć samo kada su tarifni stavovi i dodaci utvrđeni u istim jedinicama za isti vremenski period. Ako se, pored rubalja, u odgovarajućim kolonama koriste procenti i koeficijenti, a organizacija koristi ne samo vremenski zasnovan sistem, već i sistem plata po komadu, tada nije moguće izvesti ukupan iznos za kolone 5-9 od jedinstveni kadrovski obrazac.

Kako odobriti

Poslodavac samostalno odobrava kadar. Radno zakonodavstvo ne predviđa uzimanje u obzir mišljenja predstavničkog tijela zaposlenih prilikom odobravanja kadrovskog rasporeda.

Raspored osoblja odobrava se naredbom šefa organizacije ili individualnog preduzetnika. U ovoj narudžbi, za razliku od standardnog obrasca naloga za glavnu djelatnost, nema konstatacionog dijela, a nalog može početi odmah riječima „NARUČUJEM“, budući da za realizaciju SR nisu potrebna dodatna objašnjenja. Iako možete navesti razloge (ako ih ima) zbog kojih se vrši odobravanje novog osoblja.

Zakonodavac nije riješio pitanje stavljanja pečata na spisak osoblja. Jedinstveni oblik osoblja ne predviđa obavezno stavljanje pečata.

Poslodavac takođe samostalno odlučuje o pitanjima izmjene i dopune kadrovske službe. Poslodavac može izvršiti izmjene kadrovskog rasporeda onoliko često koliko želi. U slučaju spora oko otpuštanja radnika zbog smanjenja broja zaposlenih, sudovi se ne razmatraju preporučljivost promjene rasporeda.

Sample Fill

Kako komponovati?

Tabela osoblja mora sadržavati sljedeće podatke:

• Puni naziv organizacije, u skladu sa osnivačkim dokumentima
• OKPO organizacije
• Broj osoblja (možete koristiti bilo koju metodu numeriranja)
• Datum stvarne kompilacije
• Morate navesti period važenja rasporeda osoblja (obično je ovaj datum 1 godina)
• U gornjem desnom uglu stavlja se pečat „Odobreno“ i navode se detalji naloga za odobrenje i uvod u tabelu osoblja.
• Naziv radnog mjesta zaposlenog u skladu sa EKSD
• Broj zaposlenih za svaku poziciju
• Veličine tarifnih stavova (plata) zaposlenih
• Stalni dodaci i dodaci
• Ako kompanija promijeni listu pozicija, broj zaposlenih, plate i bonuse, tada se te promjene moraju unijeti u kadrovsku tabelu.

Ako se to ne učini, mogu nastati problemi sa inspekcijskim organima.

Nalog za odobrenje

Kadrovsku tabelu moraju odobriti rukovodioci svih strukturnih odjela ili pojedini zaposlenici na višim pozicijama. Nakon toga, lista osoblja se šalje na razmatranje glavnom računovođi i šefu kadrovske službe. Nakon što računovođa i rukovodilac kadrovske službe odobre kadrovsku tabelu, rukovodilac izdaje nalog za odobravanje novog rasporeda. Kada se naredba izda, datum i broj se stavljaju na tabelu osoblja.

Ko je odgovoran?

Obično tabelu osoblja sastavlja službenik za kadrove ili računovođa. Ali njegovo sastavljanje može se povjeriti bilo kojem zaposleniku preduzeća. Upoznavanje Kadrovski raspored nije lokalni normativni akt organizacije, stoga poslodavac nije u obavezi da upoznaje zaposlene sa njim.

Promijenite redoslijed

Nalog za izmjene se izdaje u slobodnoj formi i mora sadržavati sljedeće podatke:

• Naziv organizacije
• Vrsta dokumenta
• Datum i registracioni broj
• Lešinar sa natpisom "Odobreno"
• Executive Visas
• Nalog se usklađuje sa glavnim računovođom i šefom

Promjena zbog eliminacije postova

Moguće je isključiti poziciju sa liste osoblja samo uz smanjenje broja zaposlenih. Da bi se to postiglo, izdaje se naredba za izmjene, pozicija se uklanja i odobrava se nova personalna tabela.

Određenu poziciju možete isključiti samo pod određenim uslovima, kao što su:

• Kriza
• Promjena uslova rada i drugo

Prilikom smanjenja broja zaposlenih, otpušteni radnik se upozorava dva mjeseca prije smanjenja.

Procedura za smanjenje broja zaposlenih i promjenu kadrovskog rasporeda:

• Izrada naloga (navodi se razlog za njegovo izdavanje, propisuje se naziv radnog mjesta koje je isključeno)
• Dokument je ovjeren
• Promjene se vrše u trenutnoj kadrovskoj tabeli bez brisanja šifri pozicija i strukturnih podjela
• Izrađuje se naredba o mjerama za smanjenje osoblja. Nalog se ovjerava i smanjeni zaposleni se sa njim upoznaju

Da biste uveli novu poziciju na spisku osoblja, morate:

• Izdati nalog za izmjenu rasporeda
• Učinite promjene u zapošljavanju
• Pripremite opis posla za novog zaposlenog

Zakažite period zadržavanja

Raspored osoblja se mora čuvati u preduzeću tri godine, počevši od godine kada je odredba postala nevažeća.

Kazne za nepravilno sastavljene kadrove

Prema čl. 5.27. Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije, službenik može biti kažnjen novčanom kaznom od 2.000 do 5.000 rubalja; za osobe koje se bave preduzetničkim aktivnostima bez osnivanja pravnog lica - od 2.000 do 5.000 rubalja; za pravna lica - od 50.000 do 80.000 rubalja.

Na osnovu materijala: znaydelo.ru, slob-expert.ru

Tabela osoblja je zgodan oblik sistematizacije podataka o broju zaposlenih u organizaciji u kontekstu strukturnih podjela i uzimajući u obzir platni spisak. Održavanje rasporeda zaposlenih je obavezno za sva preduzeća. Ovo je jedan od glavnih dokumenata kompanije, prikazuje celokupnu strukturu preduzeća, kao i fond zarada.

Kadrovi: karakteristike upravljanja

Kadrovska lista prikazuje kadrovsku strukturu preduzeća, raščlanjena na odjele, radna mjesta, struke, a uzimajući u obzir fond zarada (tarifne plate i naknade za radna mjesta). Ovaj dokument uključuje sve strukturne jedinice, uključujući slobodna radna mjesta.

Popunjavanje ovog dokumenta je obavezno za svako preduzeće, za to možete koristiti jedinstveni obrazac T-3 ili kreirati vlastiti uzorak kadrovske tabele. Obrazac T-3 koji je izradio Državni komitet za statistiku je jasan za popunjavanje i jednostavan za korištenje, tako da ga većina preduzeća radije koristi.

Kadrovska tabela se sastavlja za cijelu kompaniju u cjelini, uzimajući u obzir sve divizije i grane. Za ogranak se može sastaviti poseban dokument, ali on mora biti uključen u raspored kadrovske strukture kompanije u cjelini.

Tabela osoblja se sastavlja na početku preduzeća, period njenog važenja određuje kompanija samostalno. Istovremeno, na dokumentu moraju biti naznačeni datum sastavljanja i datum isteka. Većina kompanija kadrovski popunjava godinu dana, ali ako nema značajnih promjena u kompaniji, onda se može sastavljati i na nekoliko godina.

U slučajevima preimenovanja radnih mjesta i odjeljenja, uvođenja novih strukturnih jedinica, restrukturiranja organizacione strukture preduzeća, smanjenja broja zaposlenih, neophodno je izvršiti izmjene u kadrovskom rasporedu.

Promjene se vrše po nalogu šefa. Redoslijed može biti:

• napraviti promjene (sa pojedinačnim promjenama, na primjer, dodavanjem nove pozicije);
• sastaviti novu tabelu osoblja (preporučuje se ne više od 6 puta godišnje).

Promjene u kadrovskom rasporedu moraju se pismeno obavijestiti zaposlenici koji su pogođeni ovim promjenama.

Stručnjaci kadrovskog odjela ili računovodstvenog odjela imenovani su odgovorni za sastavljanje tabele osoblja, ako je kompanija mala, to može učiniti šef.

Tabela osoblja sadrži elemente poslovne tajne (na primjer, iznos plaća), stoga se sastavlja u jednom primjerku i pohranjuje u računovodstvu, ako je potrebno, kopija se može sastaviti za menadžera. Rukovodiocima strukturnih odjela dostavlja se samo onaj dio dokumenta koji se odnosi na njihovu oblast odgovornosti. Informacije o slobodnim radnim mjestima dostavljaju se kadrovskoj službi.

Kadrovska lista ne sadrži podatke sa imenima ljudi koji obavljaju pojedinačne funkcije. Ovi podaci se unose u poseban neobavezni dokument za kompanije - Kadrovi ili zamjene, ovaj dokument može duplirati uzorak kadrovske tabele samo sa dodatnom kolonom sa punim imenom zaposlenog.

Primjer kadrovske strukture

Osoblje u preduzeću treba da sadrži sledeće delove:

1. Naziv kompanije i OKPO šifra.
2. Datum, broj i rok važenja dokumenta.
3. Popis strukturnih podjela preduzeća. Ako je preduzeće povezano sa javnom službom ili sa opasnim proizvodnim uslovima, onda nazivi odeljenja moraju tačno da odgovaraju državnim i industrijskim klasifikatorima, imenicima i propisima, kako ne bi izazivali probleme prilikom registracije povlašćenih penzija za zaposlene.
4. Šifre odjela. Za svaku diviziju u preduzeću određena je posebna šifra, koja prikazuje mesto divizije u ukupnoj strukturi preduzeća, što u velikoj meri pojednostavljuje radni tok kompanije.
5. Nazivi poslova. Sve pozicije kompanije moraju biti prikazane po odjelima. Naziv mora odgovarati Sveruskom klasifikatoru profesija.
6. Broj osoblja koji je predviđen za svaku poziciju. Ako bi trebalo da radi sa skraćenim ili skraćenim radnim vremenom, tada se u tabelu osoblja unose odgovarajući pokazatelji - 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 itd.
7. Tarifne stope po pozicijama, naznačene u rubljama, postotku prodaje ili drugim pokazateljima (u zavisnosti od toga koji je sistem plata izabran u preduzeću).
8. Naknade, bonusi za svaku poziciju. Takođe se mogu prikazati iu rubljama i u procentima.
9. Doplate za štetne uslove rada, koje se odobravaju prema posebnoj šemi.
10. Ukupna plata, uzimajući u obzir dodatke itd. Iz ove kolone menadžeru je lako i jednostavno da vidi platni spisak za mjesec.
11. Bilješka. Ako je obračun platnog spiska veoma složen, onda u ovu kolonu možete uneti broj dokumenta koji opisuje detaljan obračun.
12. Potpis rukovodioca, kao i glavnog računovođe i šefa kadrovske službe.
13. Naredba vođe.

Ako zaposlenik ne zauzima određeno radno mjesto, ali je uključen u obavljanje privremenih poslova, onda i to treba uključiti u tabelu osoblja.

Prilikom popunjavanja tarifnih plata i naknada često se javljaju greške koje se mogu ispraviti precrtavanjem i ispravljanjem potpisom izvođača.

Uloga osoblja u preduzeću

Prilikom sastavljanja kadrovske tablice morate pažljivo slijediti pravila, jer se često koristi kao dokaz u parnicama i prilikom podnošenja zahtjeva za penziju. Ovaj dokument ima trajni rok trajanja.

Iz dokumenta menadžer može analizirati strukturu preduzeća, broj radnih mjesta, fond zarada i dati komentare.

U pojedinim slučajevima, u toku radnog odnosa, zaposleni se mora upoznati sa evidencijom o svom radnom mjestu u kadrovskom rasporedu, ako je u njegovom ugovoru o radu naznačeno da se plata formira prema kadrovskoj tabeli.

Zaposleni može zatražiti i izvod iz spiska zaposlenih sa podacima o svom radnom mjestu i plati, važno je da ovaj dokument sadrži podatke koji se odnose samo na ovog zaposlenog.

Državni organi (Poreska inspekcija, Fond PIO, Fond socijalnog osiguranja, itd.) često zahtijevaju kadrove u procesu inspekcija.

• Automatsko popunjavanje standardnih obrazaca dokumenata
• Štampanje dokumenata sa slikom potpisa i pečata
• Zaglavlje sa vašim logom i detaljima
• Učitavanje dokumenata u Excel, PDF, CSV formatima
• Slanje dokumenata putem e-pošte direktno iz sistema

Class365 - brzo i praktično popunjavanje svih primarnih dokumenata

Povežite se besplatno na Klass365

Zapošljavanje radnika vrši se u skladu sa kadrovskim rasporedom. Odobrava se nalogom rukovodioca organizacije ili drugog ovlašćenog lica nalogom ili punomoćjem.

Pogledajte odjeljak o dodatku. Ovo može odražavati specifičnosti preduzeća. Naknade mogu biti za poslovnu tajnu, radni staž, štetnost, posebne zasluge za organizaciju, akademsko zvanje itd.

(Pišite dokumente bez grešaka i 2 puta brže zahvaljujući automatskom popunjavanju dokumenata u programu Klass365)

Kako s lakoćom i lakoćom pojednostaviti papirologiju i vođenje evidencije

Pogledajte kako Class365 radi
Prijavite se na demo

Kako popuniti kadrovsku tabelu u obrascu T-3

Tabela osoblja se koristi za formalizaciju strukture, sastava osoblja, njegove veličine u skladu sa važećim Statutom organizacije. Listu osoblja odobrava rukovodilac ili osoba koju on ovlasti (i sastavljaju je oni, budući da traženo radno mjesto ekonomiste rada koji je dužan da sastavlja raspored ne postoji u svim preduzećima) i sadrži sljedeće podatke:

Spisak postojećih pozicija u preduzeću;
- broj jedinica u državi;
- mjesečni fond zarada;
- iznos službenih plata i naknada;
- spisak strukturnih podjela.

Istovremeno, treba imati na umu da pozicija zaposlenika u ugovoru o radu mora u potpunosti odgovarati poziciji u spisku osoblja, a njegovo ime se ne smanjuje kada se unese u dokument. A tu se unose i same pozicije, na osnovu Klasifikatora zanimanja, jer svako neslaganje može dovesti do poteškoća u apliciranju za penziju. Poslovi su navedeni silaznim redoslijedom, počevši od najvažnijih.

Raspored se sastavlja za određeni datum, sa naznakom perioda važenja iu jednom primjerku, koji se nalazi u računovodstvu preduzeća. Osim toga, dokument je prošiven i zapečaćen potpisima rukovodioca, glavnog računovođe, a zatim i pečatom preduzeća. Greške u ovom dokumentu ne mogu se ispraviti lektorom. Većina njih se ostvaruje u platama. Situaciju možete ispraviti tako što ćete pažljivo precrtati ispravne brojeve i potpis osobe koja čini tabelu osoblja. Ostale promjene (na primjer, ulazak u poziciju ako su je zaboravili naznačiti ili ispravljanje ako su je pogrešno naveli) se dešavaju uz pomoć naredbi šefa.

Ako govorimo o direktnom imenovanju osoblja, onda se on sastoji u tome da u slučaju bilo kakvih sporova predočite podatke koji su tamo naznačeni na sudu. Stoga, uz pravilnu pripremu dokumenta, uvijek možete računati na pobjedu u parnici.

Započnite sa Class365 odmah! Koristite moderan pristup vođenju poslovanja i povećajte svoje prihode.

Povežite se besplatno na Klass365

Zapošljavanje je plan kadra. Pojedina preduzeća zanemaruju izradu kadrovske tablice, jer ona nije primarni dokument, a Obrazac broj T-3, koji se koristi za njegovu izradu, je savjetodavne prirode. Međutim, u praksi je kadrovsko popunjavanje neophodno i pomaže poslodavcu kako za internu kontrolu i upravljanje, tako i u komunikaciji sa inspekcijskim organima. Danas razumijemo sve aspekte njegove pripreme i održavanja.

Šta prijeti nedostatak osoblja?

Obično se traži da se spisak osoblja dostavi inspekcijama rada i poreza tokom inspekcija. Njegov nedostatak tumači se kao kršenje radnog zakonodavstva i zaštite rada. Za takav prekršaj službenik se kažnjava novčanom kaznom od 1-5 hiljada rubalja, organizacija - u iznosu od 30-50 hiljada rubalja (član 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Tabela osoblja pomaže da se opravda otpuštanje zaposlenih radi smanjenja broja zaposlenih u sudskom sporu. Bez kadrovskog rasporeda, poslodavcu je teško dokazati da je otkaz opravdan. Također će biti nemoguće dokazati da u trenutku otpuštanja u organizaciji nije bilo slobodnih radnih mjesta koja bi se mogla ponuditi otpuštenim zaposlenima (poslodavac je dužan ponuditi druge poslove nakon smanjenja prema članu 179. Zakona o radu Ruske Federacije). Federacija).

Ko i kako treba da sastavlja i održava tabelu osoblja?

Uopšteno govoreći, priprema kadrovske tablice je sveta dužnost ekonomiste rada iz Odjeljenja za organizaciju i nagrađivanje rada (Kvalifikacioni imenik za pozicije menadžera, specijalista i drugih zaposlenika, Uredba Ministarstva rada Rusije br. 37 od 21. avgusta 1998. godine). Međutim, u stvari, spisak osoblja pripremaju računovođe, kadrovski službenici i pravnici. Rukovodilac preduzeća i glavni računovođa službeno su odgovorni za tabelu osoblja, jer je potpisuju.

Kadrovska tabela se može sastaviti za bilo koji period, ali se obično radi na godinu dana. Kako bi ovaj postupak svaki put išao kao sat, vrijedi ga opisati u Uputama za kancelarijski rad:

• naznačiti uslove i pravila za izradu i uvođenje izmjena;
• obrazac naredbe o odobravanju kadrovskog rasporeda;
• odgovorni za formiranje i potpisivanje kadrovske liste i naloga lica;
• sastav zakonskih i lokalnih propisa poslodavca, na osnovu kojih se kreira kadrovski raspored;
• zaposlenike sa kojima je potrebno usaglasiti nacrt kadrovskog rasporeda i njegove izmjene.

Koji je format za popunjavanje osoblja?

Tabela osoblja je lokalni normativni akt koji opisuje organizacionu strukturu kompanije i njenog osoblja. Raspored je sastavljen prema obrascu br. T-3 (Rezolucija br. 1 Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja“ od 5. januara 2004. ), što je savjetodavno. Može se prilagoditi potrebama kompanije. Međutim, po našem mišljenju, bolje je koristiti obrazac br. T-3, jer sadrži sve potrebne podatke.

Kako popuniti obrazac br. T-3?

Detalji obrasca su formatirani na sljedeći način:

Naziv kompanije mora u potpunosti biti u skladu sa onim što je sadržano u konstitutivnim dokumentima, uključujući skraćeni naziv i naziv na stranom jeziku. Ako postoji skraćeni naziv, on se navodi u zagradama, nakon punog naziva.

Šifra organizacije- osam znakova koda prema Sveruskom klasifikatoru preduzeća i organizacija (OKPO).

Datum pripreme format HH.MM.GGGG

Validnost. Naznačeno je koliko dugo će kadrovsko popunjavanje važiti i od kog datuma stupa na snagu.

Popunjavamo kolone, ima ih ukupno 10.

Naziv strukturne jedinice naznačeno bez skraćenica u skladu sa klasifikatorom jedinica odobrenim od strane poslodavca. Ako ne postoji klasifikator, onda po abecednom redu ili u opadajućem redosledu broja zaposlenih u jedinici.

Ako pružanje beneficija zaposlenima zavisi od naziva jedinice, naziv jedinice mora biti naznačen u skladu sa industrijskim klasifikatorima opasnih industrija i drugim relevantnim dokumentima.

Šifra strukturne podjele. Takođe je naznačeno u skladu sa klasifikatorom u kojem se nalaze po funkcionalnom značaju. Ako ne postoji klasifikator, šifre se mogu dodijeliti pododjeljcima po abecednom redu ili na drugi način.

Položaj (specijalnost, struka), kategorija, klasa (kategorija), kvalifikacija. Navedeno je bez skraćenica u sastavu strukturne jedinice, počevši od glave, završavajući sa tehničkim izvršiocem. Pažnja: za radnike - profesije, za zaposlene - pozicije (stav 7 člana 144 Zakona o radu Ruske Federacije).

Broj jedinica osoblja naznačeno za svaku poziciju ili profesiju. Ako je predviđen rad sa nepunim radnim vremenom, to je naznačeno u odgovarajućim udjelima (na primjer, 0,5; 2,75, itd.).

Plata, plata je naznačena u visini mesečne plate, u zavisnosti od sistema zarada (tarifa, plata, procenat dobiti, stopa učešća u radu, itd.). Plata mora biti naznačena u rubljama ili kao procenat, koeficijenti itd. Bolje je napustiti praksu navođenja plata u dolarima. Formalno, to nije zabranjeno, Zakon o radu Ruske Federacije samo govori o obavezi poslodavca da isplati plaću u rubljama. Odnosno, plata se jednostavno prevodi u rublje po trenutnoj stopi. Međutim, sudska praksa sugerira da ovdje postoji povreda.

Zakon o radu Ruske Federacije ne sadrži norme koje direktno zabranjuju poslodavcu da utvrđuje plate u stranoj valuti (konvencionalne jedinice), jer u dijelu 1. čl. 131 Zakona o radu Ruske Federacije odnosi se samo na isplatu plaća u gotovini u valuti Ruske Federacije (u rubljama). Ali prema dijelu 3 čl. 129 Zakona o radu Ruske Federacije, tarifna stopa i plata imaju fiksni iznos, koji mora biti nepromijenjen tokom trajanja ugovora. A budući da se visina plate uvijek obračunava po trenutnoj stopi, pad dolara, prema sudu, može dovesti do pogoršanja uslova nagrađivanja zaposlenika.

Naknade. U kolonama 6-8 iskazuju se isplate podsticaja i naknada utvrđene zakonom ili na inicijativu poslodavca.

U grafikonu Ukupno naveden je ukupan iznos kolona 5-8 (plata i naknade) pomnožen sa brojem jedinica osoblja.

Bilješka se popunjava ako su podaci u kolonama obrasca dvosmisleni i zahtijevaju pojašnjenje.

Potpise pod nacrtom kadrovske tabele stavljaju rukovodilac i glavni računovođa.

Ne zaboravite upisati broj dokumenta u odgovarajuću kolonu obrasca.

Kadrovski plan je spreman, šta dalje?

Kadrovski raspored se odobrava odgovarajućim nalogom za glavnu djelatnost. U tekstu naredbe ukazuje se na činjenicu usvajanja kadrovskog rasporeda, ukupan broj kadrovskih jedinica i datum stupanja dokumenta na snagu. Nalog potpisuje rukovodilac preduzeća ili drugo ovlašćeno lice, a zatim se upisuje u Registar naloga za osnovnu delatnost. Registarski broj je stavljen na nalog. Tada se nalog i kadrovska lista šalju na neodređeno vreme, po pravilu, zajedno sa ostalim nalozima za osnovnu delatnost.

Kako napraviti promjene?

S obzirom na to da se tabela osoblja odobrava naredbom, izmjene se i na njoj vrše naredbom. Datum objavljivanja naloga za promjenu i datum stupanja na snagu promjene obično nisu isti. Ako su promjene manje, izdaju se izmjene i dopune rasporeda, a ako su veće, sastavlja se novi kadrovski raspored sa novim nalogom za njegovo usvajanje.

Promjene u kadrovskom rasporedu obično utiču na zaposlene, pa nakon toga slijedi promjena ugovora o radu. U većini slučajeva za njihovu primjenu potrebna je saglasnost zaposlenih, poštovanje rokova za obavještavanje osoblja itd.

Pažnja: upoznavanje zaposlenika sa nalogom za izmjenu kadrovskog rasporeda nije potvrda njegovog pristanka na promjenu uslova ugovora o radu.

Hajde da vidimo kako da se odrazi promena u platama zaposlenih. Poslodavac je dužan da o tome obavijesti osoblje dva mjeseca unaprijed, a potom izda nalog za izmjenu kadrovskog rasporeda. U naredbi su naznačena radna mjesta, nove plate i datum stupanja na snagu izmjena. Zaposleni u kadrovskoj službi, koji će vršiti izmjene ugovora o radu, upoznaju se sa nalogom pod potpisom.

Zatim se sklapaju dodatni ugovori sa zaposlenima. U njima nije dovoljno ograničiti se na činjenicu povećanja ili smanjenja plaće - potrebno je navesti razloge (prema člancima 22. i 132. Zakona o radu Ruske Federacije, plata zaposlenika ovisi o kvalifikacije, složenost obavljenog posla, količina i kvalitet utrošenog rada). U suprotnom, zaposleni će, na primjer, moći tražiti doplatu za prethodne periode u kojima je isto radio, ali za manje novca.

Pažnja: jednostrano smanjiti iznos zarada prema čl. 74 Zakona o radu Ruske Federacije moguće je samo kada se promijene organizacijski ili tehnološki uvjeti rada. Na primjer, prilikom usvajanja nove politike upravljanja kadrovima, prilikom modernizacije proizvodnje, smanjenja obima proizvodnje, reorganizacije proizvodnje.

Međutim, za takav manevar položaj i kvalifikacije radnika ne bi trebalo da se menjaju, poslodavac mora dokazati da se uslovi navedeni u ugovoru o radu ne mogu održati, a nedonošenje odluke o smanjenju plata dovelo bi do masovnog smanjenja broja zaposlenih. . Argumenti u vidu smanjenja potražnje za uslugama ili proizvodima ili pada profita nisu dovoljni.

Pitanje

Da li je u kadrovskoj tabeli u redu „za period“ potrebno naznačiti datum od kada tabela stupa na snagu ili je dovoljno navesti samo mjesec?

(Zahtjev jedinstvenog obrasca SHR-a odražava da je tabela osoblja odobrena određenog dana u mjesecu i da je naznačen broj naloga. Nalog za odobrenje SHR-a označava datum od kojeg SHR stupa na snagu sila).

Odgovori

Za praktičnost sastavljanja kadrovske tabele za pravno lice ili fizičko lice koje je individualni preduzetnik, obezbeđen je jedinstveni obrazac N T-3 (odobren Uredbom Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije „O odobravanju jedinstvenog Obrasci primarne knjigovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja” od 05.01.2004. godine N 1) . Ovaj obrazac nije obavezan za korištenje, već je samo preporuka. Prema Rostrudu, nevladine organizacije imaju pravo da koriste obrasce primarnih računovodstvenih dokumenata koje su samostalno razvile (pisma od 09.01.2013. N 2-TZ, 23.01.2013. N PG / 409-6-1, 14.02.2013. N PG / 1487-6-one). Unatoč tome, preporučuje se u radu koristiti jedinstveni obrazac N T-3, jer sadrži sve potrebne detalje.

U jedinstveni obrazac N T-3 podaci se unose prema sljedećim pravilima:

red "Za period" označava period važenja kadrovske tabele, kao i datum njenog stupanja na snagu.

Ako nećete sastavljati kadrove za određeni period, potrebno je da navedete samo datum stupanja na snagu.

Često se postavljaju pitanja o tome koje datume treba navesti u redu „za period __________ od“ __ ”__________ 200_ godine“ i u koloni „Datum sastavljanja“. U prvom slučaju, potrebno je odraziti period za koji je kadrovski raspored odobren (obično godinu dana), i datum od kojeg počinje sa radom, au drugom, datum kada je tabela stvarno sastavljena. .

Spisak osoblja odobrava se nalogom (uputstvom) direktora organizacije ili osobe koju on ovlasti. Detalji ovog dokumenta moraju biti navedeni u redu "Odobreno naredbom organizacije od "__" __________ 200_ N __".

Povezana pitanja:

1. 
   Koji minimalni set dokumenata (uputstva, propisi, propisi itd.) treba da postoji u kompaniji u pogledu kadrovske dokumentacije i zaštite na radu? (Osoblje 14 ljudi)
   ✒ Organizacija mora izraditi ......
2. 
   Molimo pojasnite pitanje po pozicijama. Zaposleni (advokat) ide na roditeljsko odsustvo do navršene 3 godine. Uprava planira njenu poziciju zamijeniti drugom za period godišnjeg odmora (specijalist za ......
3. 
   Procedura kadrovske službe prilikom preimenovanja radnog mjesta bez promjene radne funkcije.
   ✒ Obavezni uslovi ugovora o radu uključuju naziv radnog mjesta zaposlenog (član 57. Zakona o radu Ruske Federacije). Međutim, pozicija mora...
4. 
   Kako prikazati u izvještaju 6NDFL plaćanje za iznajmljivanje automobila od pojedinca. lice koje nije zaposlenik organizacije.
   ✒ Obračun 6 poreza na dohodak fizičkih lica prikazan je za sva lica kojima je vaša organizacija isplatila prihod ......