Racionalna organizacija radnog mjesta sekretara. Uslovi za izgled sekretarice. Slika sekretarice, profesionalne poslovne žene

04.08.2020

Pročitajte također

Ocjena najpijanijih zemalja na svijetu: gdje je Rusija?

Radno mjesto - područje rada zaposlenog, opremljeno potrebnim sredstvima za obavljanje službenih dužnosti.

Organizacija radnog mjesta sekretara počinje njegovim opremanjem namještajem, specijalnom opremom, kancelarijskim materijalom.

Obavezni set namještaja trebao bi uključivati:

§ činovnički sto sa pokretnim postoljem;

§ stolica za podizanje i okretanje;

§ pomoćni sto ili stalak za kancelarijsku opremu;

§ ormar za čuvanje dokumenata;

§ sef za čuvanje važnih dokumenata, memoranduma, pečata i pečata;

§ stolice za posjetioce.

Među kancelarijskim materijalom i specijalnom opremom mogu se razlikovati predmeti koji se često koriste pri radu s dokumentima:

§ instrument za pisanje;

§ fascikla ili fioka za tekuće dokumente i papir;

§ referentne i azbučne sveske, dnevnik, nedeljnik;

§ bušilica, heftalica (heftalica);

§ nož za papir, makaze;

§ ispravna napomena (“stroke”), ljepilo;

§ magnetni uređaj za odlaganje spajalica, dugmadi i drugih metalnih sitnica;

§ Zidni sat;

§ fasciklu sa natpisima “U izvještaj”, “Na potpis”, “Dokumenti u toku” itd.

Da bi svaki zaposleni uspješno obavljao funkcije koje su mu dodijeljene, potrebni su određeni uslovi rada. Oni treba da obezbede maksimalnu udobnost za zaposlenog tokom rada uz minimalan trud i vreme. Uslove rada čine brojni faktori: tehnički, higijenski, socijalni, psihološki, psihofizički i estetski.

Uslovi rada - skup faktora u radnom okruženju koji utiču na zdravlje i performanse osobe u procesu njegove aktivnosti.

Tehnički faktori uslova rada uključuju opremanje njegovog radnog mesta savremenom kancelarijskom opremom i korišćenje najnovijih informacionih tehnologija u procesu rada. Prilikom organiziranja radnog mjesta sekretarice, trebali biste se pobrinuti za poseban namještaj i pribor za pisanje.

Higijenski faktori treba da obezbede sigurnost snage i zdravlja, minimalan zamor i dobro zdravlje zaposlenog u procesu rada. Ovi faktori uključuju osvijetljenost radnog mjesta, optimalne uslove temperature i vlažnosti u prostoriji, promišljenu shemu boja u dizajnu prostorija, udoban namještaj koji zadovoljava ergonomske zahtjeve itd.

Društveni faktori stvaraju osjećaj udobnosti i socijalne sigurnosti za zaposlenog. To uključuje ishranu zaposlenih, zdravstveno osiguranje, pristup sportu i teretani, brigu administracije o letnjem odmoru zaposlenih itd.

Psihološki faktori su determinisani odnosom zaposlenih u timu, stilom vođenja, odnosno psihološkom klimom u organizaciji. Zajednički praznici, "dani zdravlja", sportski dani, ohrabrenje zaposlenih koji su se pokazali u radu, čestitke praznicima - sve su to pokazatelji dobre psihološke klime u timu. Takvo psihološko okruženje doprinosi radnom raspoloženju, zaposleni to cijene i cijene svoje radno mjesto.

Psihofizički faktori treba da uzmu u obzir fluktuacije u fizičkom stanju zaposlenog u toku radnog dana. Opterećenje mora biti raspoređeno prema ovom stanju. Na primjer, prvi sat rada i odmah nakon pauze za ručak ne treba planirati vrhunac proizvodne aktivnosti, jer je tijelo u tom trenutku donekle opušteno i nije spremno za intenzivan rad. Do kraja radnog dana javlja se opći umor, pa za ovaj period treba ostaviti manje odgovoran posao koji ne zahtijeva koncentraciju i mentalni stres.

Vrhunac ljudskih performansi pada na vrijeme od 9 do 12 sati i od 14 do 17 sati. U ovom trenutku treba planirati glavni proizvodni teret.

Estetski faktori doprinose dobrom raspoloženju zaposlenog, formiraju u njemu poštovanje prema radu i ponos na preduzeće, povećavaju prestiž rada. Nameštaj, cveće, roletne, moderan enterijer, prijatna tiha muzika, boje u dizajnu i još mnogo toga mogu se pripisati estetskim faktorima koji utiču na uslove rada.

Radni uslovi uključuju usklađenost sa ergonomskim zahtjevima. Ove zahtjeve mora ispuniti set sekretarskog namještaja.

Ergometrijski zahtjevi za tajnički namještaj

Postavljanje namještaja i opreme treba biti u skladu sa sljedećim principima:

§ predmeti koji se često koriste treba da budu u radnom prostoru, „pri ruci“;

§ raspored predmeta na stolu mora biti u skladu sa pravilom “desna i lijeva ruka” (desno - šta se uzima i radi desnom rukom, lijevo - šta se uzima i radi lijevom rukom);

§ svaki predmet u prostoriji mora imati svoje mjesto i stalnu zonu kretanja.

SanPiN 2.2.55.542-96 "Higijenski zahtjevi za video displej terminale, lične elektronske računare i organizaciju rada" regulišu sanitarno-higijenske standarde za kancelarijske radnike opremljene računarima i kancelarijskom opremom.

Sanitarno-higijenski zahtjevi za uredske radnike

Opcije	Vrijednosti
Prirodno i veštačko osvetljenje	300-500 luksa
Nivo buke	ne više od 65 dB
Kvadrat po kom	ne manje od 6 m2
Volumen po računaru	ne manje od 20 m3
	podizanje i okretanje sa podesivom visinom i nagibom unazad
Razmjena zraka	normalno (ventilacija, ventilacija, klimatizacija)
Mikroklima (optimalni parametri)	vlažnost 40-60% zračiti zimi od +18 do +21o provjetravati ljeti od +23 do +25o
Udaljenost do ekrana monitora (tokom rada)
Kontinuirano radno vrijeme na PC-u	ne duže od 2 sata, obavezne pauze
Posebne mjere	Kompleksne vježbe za mišiće tijela i očiju, psihičko olakšanje

Stoga je stvaranje racionalnog rasporeda radnog mjesta sekretara u preduzeću od velike važnosti, kako za olakšavanje rada, tako i za povećanje njegove atraktivnosti, što pozitivno utiče na produktivnost rada. Što se tiče racionalne organizacije rada pomoćnika sekretara, ona se sastoji od organizacije radnog mjesta, uslova rada i planiranja radnog dana.

Kijevski univerzitet ekonomije i transportne tehnologije

Katedra: “Ekonomija i finansije”

Kontrolni robot

predmet: "Ekonomija rada"

na temu: “Karakteristike radnog prostora”.

Revidirano: čl. vikladach

E.I. Panchenko

Rozrobiv: art. u odsustvu f. n.

D. O. Martinenko

Šifra: 99-MO-203

Plan
Uvod 3
Raspored radnog mesta 5
Opremanje i opremanje radnih mjesta 12
Uslovi rada 16
Osvetljenje 19
Utjecaji mikroklime i efekti buke. 23
Psihofiziološki uslovi rada 29
Zaključak 31

Uvod

Kancelarijska recepcija je centar rada kompanije, njeno srce. Najtalentovaniji i najinteligentniji vođa neće moći da se nosi sa poslom ako je rad recepcionera loše organizovan. Glavna osoba na recepciji je sekretar. Sve češće se pozicija sekretarice čak kombinuje sa pozicijom šefa kancelarije.

Kvalitet rada recepcije je u direktnoj vezi sa kompetentnom organizacijom unutrašnjeg prostora uopšte i prostora recepcije posebno.
Od toga gde se recepcija nalazi, kako je opremljena, kakav dizajn enterijera zavisi od brzine rešavanja problema i ukupnog utiska o kompaniji od strane njenih klijenata, kupaca, poslovnih partnera.

Moderna kancelarija mora zadovoljiti zahtjeve isplativosti, što je posebno važno s obzirom na visoke cijene poslovnog prostora, visoku tehničku opremljenost, organski dizajn i sigurnost kako u pogledu zaštite informacija tako i lične sigurnosti zaposlenih u kompaniji. Zato pitanja uređenja poslovnog prostora sada zabrinjavaju sve misleće lidere.

Tijesna, mračna, loše opremljena "svlačionica" ispred direktorske kancelarije odmah će kompaniju prikazati u nepovoljnom svjetlu pred mogućim vrijednim klijentima.

Pored toga, u recepciji treba da postoji mesto za postavljanje odgovarajuće opreme za radno mesto sekretara, za dokumentaciju o tekućem kancelarijskom radu, referentnu literaturu, reklamne publikacije, za potrebnu kancelarijsku opremu i naravno za posetioce preduzeća.

Od velike je važnosti racionalna organizacija radnog mjesta sekretara. Da biste to učinili, prvo morate razjasniti i identificirati glavne funkcije sekretara, informacijske komunikacije, radni dan, popis materijala koje bi trebao imati. Zatim odaberite namještaj, inventar, tehničku opremu, kancelarijsku opremu i kancelarijski materijal.

Raspored radnog mesta

Njegova racionalna varijanta podrazumijeva postavljanje 1STV i predmeta rada u zonama koje su najpogodnije za realizaciju radnih procesa. Zovu se radna područja.

Radni prostor - prostor na stacionarnom radnom mjestu u horizontalnoj ili vertikalnoj ravni, u kojem zaposleni, bez kretanja, može obavljati posao. Razlikujte normalno i maksimalno.

Normalno radno područje u horizontalnoj ravnini ograničeno je zamišljenim lukom ocrtanim krajevima prstiju desne i lijeve ruke, savijenih u zglobu lakta sa slobodno spuštenim ramenom. Takva zona zauzima oko 1000 mm duž prednje strane i 300 mm u dubinu. Ovdje se nalaze najčešće korišteni alati i predmeti rada i obavljaju se glavni poslovi.

Maksimalna radna površina u horizontalnoj ravni ograničena je zamišljenim lukom ocrtanim krajevima prstiju potpuno ispružene ljudske ruke. U ovoj zoni (radnik djeluje raširenih ruku) se rjeđe koriste sredstva rada. Područje preklapanja
(za dvije ruke) određuje se sa oko 1500 mm ispred i 500 mm u dubinu.
Obično se dimenzije stola uzimaju nešto veće od maksimalnog dosega.

U vertikalnoj ravni se razlikuje pet zona: donja neugodna zona (do
750 mm od poda); donji je manje udoban (od 751 do 925 mm); udoban (od 925 do 1675 mm); gornji udoban (od 1675 do 1925 mm); gornji neudoban (od
1925 mm i više).

Glavni zahtjev za racionalan raspored radnog mjesta je ušteda vremena za traženje sredstava i predmeta rada i smanjenje fizičkog napora zaposlenika. Za to se moraju poštovati sljedeća pravila:

na radnoj površini stola ne bi trebalo biti ništa suvišno;

svaki predmet i sredstvo rada moraju imati svoje mjesto, jer njihov neuredni raspored uzrokuje nepotrebne pokrete i gubljenje vremena. U stranoj praksi se koristi zakon „slobodnog stola“: na stolu može biti samo jedno djelo sa potrebnim dokumentima i alatima, sve ostalo treba biti unutar stola;

kancelarijski materijal (olovke, olovke, spajalice, itd.) treba čuvati u ladici stola sa posebnim pregradama;

sva sredstva komunikacione tehnologije (telefon i sl.) moraju biti postavljena na lijevoj strani ili na posebnom postolju tako da se mogu koristiti lijevom rukom, a desna ruka slobodna za rad;

dokumenti sa kojima sekretar radi nalaze se u prostoru koji im omogućava pregled, preporučljivo je da obrađena dokumenta imaju posebne fioke ili pregrade u kutiji;

dokumenti i alati su raspoređeni tako da osiguravaju najbolji redoslijed rada;

pokreti radnika moraju biti optimalni, tj. kraće i ekonomičnije u smislu vremena i truda.

Organizacija radnog mjesta sekretara, uzimajući u obzir zahtjeve naučne organizacije rada za njegovo planiranje i održavanje, kao i vodeći računa o zahtjevima i mogućnostima korištenja savremene kancelarijske opreme, njene opreme i opreme, neophodan je uslov za postizanje visoke efikasnosti, efikasnosti i kvaliteta rada, održavanje efikasnosti tokom cijelog radnog dana, pružanje zaista korisne sekretarske usluge.

Radno mjesto sekretara je važna ćelija u organizaciji procesa rada u ustanovi. Pošto je sekretar „lice ustanove“, onda bi njegovo radno mesto trebalo da bude uzor pravilne organizacije, pokazatelj visoke radne kulture. Zaista, rad cijele institucije se često ocjenjuje po tome kako izgleda radno mjesto sekretarice.

Raspored radnog mjesta sekretara treba da pruži maksimalnu pogodnost u obavljanju zadataka koji su mu dodijeljeni i da istovremeno ispuni zahtjeve za uštedu prostora:

radno mesto sekretarice u prostoriji za prijem obično se nalazi pored kancelarije direktora, u centru prostorije, nedaleko od vrata kancelarije i tako da se lako vidi da svi ulaze;

u prostoriji za prijem treba da budu samo stvari koje zahtevaju sekretar i drugi zaposleni neposredno u toku rada;

namještaj za posjetioce treba da se nalazi u prostoru koji je dobro vidljiv od strane sekretara, pogodan za njegovo postavljanje.

Većinu radnog vremena sekretar radi sjedeći, a to je zamorno, pa mora biti u mogućnosti da udobno protegne noge, slobodno ustane, promijeni držanje za pisanje, rad na pisaćoj mašini, čitanje.

Radno mjesto sekretarice je, prije svega, zgodan i prilično prostran desktop. Stručnjaci preporučuju korištenje univerzalnog stola za kojim možete raditi s dokumentima, kao i voditi razgovor s posjetiteljima. Za ove svrhe je najprikladniji sto koji je uži direktno ispred osobe koja sjedi nego sa strane. Ovaj dizajn vam omogućava da imate dovoljno prostora na stolu za smještaj dokumenata koji su u toku i da istovremeno vodite razgovor s posjetiteljima.

Njegova ravan je mentalno podijeljena na dva polja. Na lijevoj strani, pored tekućeg posla i prateće dokumentacije, nalazi se telefonska oprema, stolna lampa, dopisnica, poslužavnik sa ulaznom dokumentacijom. Na desnoj margini stola nalazi se poslužavnik sa popunjenim dokumentima i priborom za pisanje. Ovdje su stavili poslužavnik sa dokumentima koje treba uložiti u slučaj.

Svi alati su postavljeni na ravan stola unutar 160 x 160 cm, što vam omogućava da ih uzmete rukom bez ustajanja. Svakom predmetu je dodijeljeno određeno mjesto, određene stavke su raspoređene u kompleks
(na primjer, olovke i blokovi za snimanje telefonskih razgovora se postavljaju pored telefona). Potrebno je odvojiti kancelarijski materijal koji ima različite namene.

Pored radne površine, bolje je koristiti zaseban sto za lični računar. Ovi desktopi omogućavaju pogodan smještaj ekrana, tastature i procesora, kao i skenera, štampača, modema itd.

Istovremeno, bolje je postaviti PC sto na način da je ekran okrenut u suprotnom smjeru od posjetitelja. Ovo će zaštititi povjerljive informacije koje se mogu naći na ekranu u trenutku dolaska neočekivanog posjetitelja.

A sada nekoliko općih zahtjeva za organizaciju i opremanje radnih mjesta sa PC-om.

dizajn radne površine treba da obezbedi optimalan položaj na radnoj površini opreme koja se koristi, uzimajući u obzir njenu količinu i karakteristike dizajna (veličina računara, tastature itd.), prirodu obavljenog posla.

visina radne površine treba biti podešena unutar 680 - 800 mm; ako to nije moguće, visina radne površine stola treba biti 725 mm.

radna površina mora imati prostor za oslonac za noge, koji je: visina - najmanje 500 mm, dubina u nivou koljena - najmanje
450 mm i na nivou ispruženih nogu - najmanje 650 mm.

dizajn radne stolice (stolice) treba da održava racionalan radni položaj pri radu sa računarom, omogućava vam da promenite držanje kako biste smanjili statističku napetost mišića u predelu vrata i ramena i leđa kako biste sprečili umor.

radna stolica (stolica) mora biti okretna i podesiva po visini i uglu nagiba sedišta i naslona, kao i udaljenosti naslona od prednje ivice sedišta.

površina sjedala, naslona i ostalih elemenata stolice (stolice) treba biti polumekana s neklizajućim, neelektrizirajućim i prozračnim premazom koji omogućava lako čišćenje od prljavštine.

kompjutersku tastaturu je najbolje postaviti na udaljenosti od 10 - 15 mm od ivice stola, tada će zglob osloniti na sto. Preporučljivo je kupiti posebnu oblogu ispod zgloba, koja će, prema liječnicima, pomoći u izbjegavanju bolesti kostiju.

za efikasnu upotrebu manipulatora tipa "miš" potreban vam je poseban "ćilim" - tablet. Podloga-tablet mora ispunjavati glavne kriterije: prvo, treba dobro da se drži na površini stola, a drugo, materijal gornje površine tableta treba da omogući dobro prianjanje s loptom, ali ne i da ometa kretanje miša.

Centar ekrana monitora treba da bude približno u visini očiju, a rastojanje između očiju i ravni ekrana treba da bude najmanje 40 - 50 cm.Poželjno je da direktna sunčeva svetlost ne pada na ekran.

u odnosu na osobu koja sjedi za stolom, prozor treba biti lijevo ili ispred.

od jakog svjetla treba zaštititi debelim zavjesama na prozorima. Međutim, nije preporučljivo gledati u ekran monitora u potpunom mraku, potreban je dodatni izvor difuzne svjetlosti (možete upaliti luster, stolnu lampu).

Sekretarski sto i računarski sto bolje je postaviti bliže prirodnim izvorima svetlosti, jer. sekretar mora mnogo da radi sa dokumentima po prirodi svojih dužnosti.

Stolica za rad sekretara po veličini treba da odgovara radnoj površini. Najbolje je koristiti okretnu stolicu sa točkovima koji se mogu podesiti po visini. To će omogućiti sekretaru da brzo pređe sa rada sa tehnologijom na rad sa dokumentima ili sa posetiocima, tj. ispuniće praktične zadatke rada sekretara.

Ormari za stolove, uključujući i one na izvlačenje, imaju set izmjenjivih ladica. Sekretar mora vješto koristiti ladice svog stola, dajući svakoj od njih određene funkcije. Na primjer, dodijeljene su ladice za papir i kancelarijski materijal; radna dokumentacija - imenici, katalozi i sl.; fascikle sa aktuelnom dokumentacijom i završenim radovima; fascikle s kontroliranim materijalima; lične stvari.

Sva servisna dokumentacija u procesu rada treba da leži kako slijedi: primljena i neophodna stalno - na radnoj ravni stola; koristi se povremeno - u ladicama stola, na radnim ravnima dodataka iu ormarima. Svako kretanje dokumenta od ili do stola mora biti kontrolisano; svi obrađeni dokumenti moraju biti locirani na strogo određenom mjestu; mora se moći odrediti indeksiranjem u kojoj kutiji ili fascikli se nalazi željeni dokument; svi dokumenti smešteni u fascikle moraju se odmah indeksirati u skladu sa njihovim planom privremenog skladištenja.

Opremanje i opremanje radnih mjesta

Opremljenost radnih mjesta tehničkim sredstvima za obavljanje različitih poslova, sredstvima komunikacije i kancelarijskim namještajem, tzv. kancelarijskom opremom, presudno utiče na efikasnost rada.

Postoje sljedeće vrste (klase) sredstava rada:

sredstva za izradu dokumenata: pisaće mašine (ručne i električne), diktafoni, sredstva za kopiranje i umnožavanje dokumenata, automatske olovke, olovke;

sredstva za obradu i obradu dokumenata: oprema i materijali za sečenje, pričvršćivanje i lepljenje, uređaji za adresiranje i žigosanje, mašine za nanošenje zaštitnih premaza;

sredstva za skladištenje i grupisanje dokumenata: sredstva za pričvršćivanje dokumenata
(klamerice, specijalne fascikle sa kopčama), razne vrste kartoteka, specijalni ormari i police za odlaganje dokumenata, crteža, magnetnih traka, mašine za uništavanje nepotrebnih dokumenata;

sredstva za izvođenje računskih operacija: brojilačka i referentna ravnala, razne vrste mikrokalkulatora, mehanički računari, PC;

sredstva za obezbeđivanje operativne komunikacije: telefonska komunikacija, radio komunikacija, direktorski prekidači koji vam omogućavaju da razgovarate (održavate sastanke) sa više pretplatnika istovremeno, koncentratori, telefonske sekretarice, dvosmerni radiotelefonski pejdžing itd.;

specijalni servisni namještaj: namještaj i oprema za radna mjesta u kancelarijskim prostorijama.

Prilikom odabira potrebne kancelarijske opreme treba imati u vidu da nabavka i korišćenje kancelarijske opreme nije sama sebi svrha, već sredstvo za povećanje efikasnosti izvođenja i smanjenje radnog intenziteta menadžerskih poslova, kao i rešavanje problema. niz društvenih problema menadžerskog rada
(smanjenje udjela troškova za obavljanje rutinskih operacija, sredstvo motivacije za rad, prestiž rada itd.). Stoga je prije odabira i kupovine tehničke opreme potrebno analizirati stvarne potrebe za određenim alatom i procijeniti prednosti njegove upotrebe.

Prilikom odabira određene vrste opreme potrebno je voditi računa o prirodi operacija koje se obavljaju, obimu i složenosti posla, uslužnim odnosima između pojedinih radnika i različitih službi. Trebali biste odabrati opciju koja vam omogućava da posao obavljate ekonomičnije.

Rješavanje problema odabira određenih sredstava uredske opreme, svrsishodnost njihovog uvođenja u radne procese, uzimaju u obzir ne samo koristi, već i troškove *.

Sastav radnog mjesta sekretara mora obavezno uključivati ormare za dokumente i referentnu literaturu. Kako bi se uštedio radni prostor, takvi ormarići se mogu postaviti na zid ili pregradu u blizini radne površine. Orman za dokumente kako bi se osigurala sigurnost potonjeg mora biti zaključan ključem. U slučaju da sekretar čuva i dokumentaciju koja predstavlja poslovnu tajnu, bolje je da njegovo radno mjesto opremi posebnim sefom za dokumente.

Police za kancelarijski materijal, telefon, a takođe je bolje pričvrstiti na zid ili pregradu, ostavljajući više prostora na stolu za rad.

Preporučljivo je opremiti sekretarsko radno mjesto posebnim interfonom koji će omogućiti sekretarici da, bez ponovnog ulaska u kancelariju direktora, brzo obavijesti potonjeg o potrebnim informacijama.

Radno mjesto sekretara treba da sadrži tri zone: glavnu - sto sa prilozima; pomoćni - kombinovani ormari; služba za posetioce.

Ukupna površina radnog mjesta trebala bi biti unutar 12 - 16 m2. Prema mišljenju stručnjaka, prostor za pružanje usluga posjetiocima je vizit karta ustanove po kojoj ljudi ocjenjuju kulturu rada i kvalitet rada. Ovo područje treba biti promišljeno i udobno. Ako posjetitelja iz ovog ili onog razloga ne može odmah primiti glava, tada bi posjetitelj trebao udobno sjediti, trebao bi biti okružen prekrasnim bojama i svijetlim umjetničkim ansamblom, uključujući bojenje prostorije, izvore svjetlosti i uređenje.
Pored glavnih i pomoćnih delova sekretaričinog radnog mesta treba da budu stočić i jedna ili dve udobne stolice. Na stolu treba staviti svježe novine i časopise, čist papir, olovke ili olovke.
Neprikladno je da namještaj za posjetioce zauzima previše prostora i da se razlikuje od opšteg stila namještaja koji se koristi u firmi.

Zbog toga stručnjak ne preporučuje stavljanje tapaciranog namještaja u sobu za prijem. Zauzima puno prostora, brzo se prlja i deformiše. Istovremeno, upotreba stolica i običnih stolova na točkovima omogućit će vam da brzo promijenite namjenu prijemne sobe, koristeći je kao sobu za sastanke itd.

U slučaju da preduzeće nema posebnu garderobu, prijemna prostorija treba da ima ili vešalicu ili orman u koji posetioci mogu da okače svoju gornju odeću.

Za vizuelni komfor i ukupan utisak prijemne sobe, njen estetski dizajn je od velike važnosti. Prije svega, trebali biste koristiti svježe cvijeće u interijerima. Dopunjuju rezerve kiseonika, delimično neutrališu štetne efekte računarske i organizacione opreme, a osim toga daju udobnost radnoj prostoriji.
Cvjetni aranžman trebao bi biti u skladu s općim stilom u kojem je interijer dizajniran.

Osim cvijeća, za uređenje ureda i prijemnog prostora koriste se slike, grafike, sitna plastika i drugi elementi dekorativnog dizajna.

Uslovi rada

Uslovi rada su skup elemenata (faktora) radne sredine i procesa rada koji utiču na funkcionalno stanje ljudskog organizma – zdravlje, radni učinak, zadovoljstvo poslom i njegovu efikasnost.

Mogu se razlikovati sljedeće grupe faktora uslova rada:

1. Sanitarno-higijenski, koji karakteriše mikroklimu (temperatura, vlažnost i brzina vazduha), osvetljenje, buka, vibracije i boja kancelarijskih prostorija i opreme povezane sa osvetljenjem;

2. Estetika, uključujući dekoraciju enterijera u boji, uređenje uslužnih prostorija, korišćenje slika i dela primenjene umetnosti u enterijerima prostorija;

3. Psihofiziološke, povezane sa sprovođenjem mera psihofiziološke prirode, obezbeđivanje uslova za visoko efikasnu aktivnost i očuvanje zdravlja zaposlenih (postepen ulazak na posao, ritmizacija rada, normalno smenjivanje rada i odmora, promena oblika aktivnosti, aktivni oblici rada i odmora i niz drugih faktora);

4. Socio-psihološki, povezan sa provođenjem mjera usmjerenih na oblikovanje psihološke spremnosti osobe za rad sa novom tehnologijom, na razne vrste inovacija (uklanjanje psiholoških barijera), uz stvaranje normalne psihološke klime u timu. , uspostavljanje normalnih odnosa između vođe i podređenih i, posebno, korištenje principa komunikacije između menadžera i podređenih razvijenih u nauci i praksi.

Uslovi rada regulisani su jedinstvenim zakonskim aktima, normama i standardima.

Rad na stvaranju povoljnih uslova za rad treba da bude sveobuhvatnog sistemskog karaktera. Početak njihovog formiranja položen je u projektovanju preduzeća i ustanova. To se prvenstveno odnosi na sanitarno-higijenske i estetske uslove rada koji se formiraju pod uticajem projektovane opreme i tehnologije, arhitektonsko-građevinskog projektovanja objekata, unutrašnjeg rasporeda uslužnih jedinica i opreme, radnog nameštaja i dr. U ovoj fazi se projektiraju ventilacija, klimatizacija, rasvjeta kancelarijskih prostorija u skladu sa sanitarnim i građevinskim propisima.

Ništa manje važan je razvoj mjera za formiranje i poboljšanje uslova rada u postojećim objektima. Ovde treba uvesti rad za čitav kompleks elemenata uslova rada, ali posebnu pažnju treba obratiti na psihofiziološke i socio-psihološke faktore koji se formiraju pod uticajem obavljenog posla, međuljudskih odnosa, tj. faktori koji se ne mogu uzeti u obzir u fazi projektovanja preduzeća.

Kako se u savremenim ekonomskim uslovima sve veći značaj pridaje aktiviranju ljudskog faktora, povećavaće se i uloga socio-psiholoških uslova rada, jer doprinose jačanju socijalne motivacije za rad, želji za većim kreativnim radom specijalista. .

Integrisani pristup obezbeđivanju povoljnih uslova za rad ogleda se u posebnim međusektorskim zahtevima i regulatornim materijalima koje treba uzeti u obzir pri projektovanju novih i rekonstrukciji postojećih preduzeća, tehnoloških procesa i opreme.

Osvetljenje

Najvažniji faktor u radnom okruženju je osvetljenje. Vrijednost racionalnog osvjetljenja tokom rada teško se može precijeniti.

Zahtjevi za racionalno osvjetljenje su: pravilan izbor izvora svjetlosti i sistema rasvjete, stvaranje potrebnog nivoa osvjetljenja radne površine, neutralizacija efekta odsjaja, eliminacija odsjaja i obezbjeđivanje ujednačenog osvjetljenja. osvjetljenje.

Najprikladnije je prirodno osvjetljenje. Utvrđeno je da izaziva najmanji umor. Nažalost, nije ga moguće koristiti cijeli radni dan, posebno u jesensko-zimskom periodu, kada je svjetlo dana kratko. Stoga se preporučuje korištenje umjetne rasvjete - i opće i lokalne.

Vještačko i prirodno svjetlo treba da imaju isti smjer.

Ako se preporučuje korištenje fluorescentnih i metal-halogenih sijalica kao vještačkog izvora svjetlosti opće namjene, tada se lokalni sistem rasvjete mora organizirati od sijalica sa žarnom niti ili sijalica bijele svjetlosti. Bijele sijalice emituju meku bijelu svjetlost koja je topla i umirujuća, poboljšavajući vizualnu percepciju. Sve vrste svjetiljki moraju nužno biti opremljene difuzorima i zaštitnim rešetkama; za zajedničko osvjetljenje dozvoljen je neprozirni reflektor sa uglom od najmanje 40 stepeni.

Najbolja opcija je rad na prirodnom svjetlu, kada svjetlo pada s lijeve strane ili kombinovano, kada je nedovoljno prirodno svjetlo dopunjeno lokalnim svjetlom ili kada rade opće i lokalne lampe.

Osvetljenost radnog mesta treba da bude prilagođena individualnim kvalitetima sekretara i da bude u granicama od 500 luksa.

Boja rasvjete ima psihološko značenje, stoga se pri slabom osvjetljenju daje prednost toplim tonovima, koje daju žarulje sa žarnom niti, naglašavajući žutu i crvenu boju. Svjetlo u kancelariji mora imati pravi smjer, instalacija i format “svjetlosne točke” važni su faktori za zdravlje, udobnost i povećanu produktivnost.

Kao što se ne preporučuje gledanje televizije u mračnoj prostoriji, tako je nemoguće raditi iza ekrana samo uz lokalno osvjetljenje. To je zbog takvog fenomena kao što je adaptacija vida. Periodično prilagođavanje oka s jedne svjetlosti na drugu dovodi do brzog zamora, gubitka vida i negativno utječe na psihu. Kako bi se izbjeglo naprezanje očiju, potrebno je ispoštovati zahtjev: razlika između svjetline monitora i svjetline okolnih objekata u vidnom polju operatera mora biti jednaka omjeru 1:3.

Svjetlina samog monitora, odnosno njegove katodne cijevi, treba biti takva da bi se mogao dobiti optimalan kontrast slike. Da biste postigli ovaj kontrast, možete koristiti zaštitni ekran, koji smanjuje ukupnu svjetlinu slike, eliminira odsjaj, povećava ukupni kontrast, a da pritom ne potiskuje tamne dijelove teksta.

Da biste smanjili naprezanje očiju, potrebno je uzeti u obzir da se tamni znakovi na svijetloj pozadini lakše percipiraju okom. Oko je manje umorno, održava se dobra brzina i tačnost čitanja pri čitanju žuto-zelenih znakova na bijeloj pozadini. Ustanovljene su optimalne kombinacije boje znakova sa bojom pozadine: plavo na bijelom, zeleno na bijelom, crno na žutom, crno na bijelom.

Izbjegavajte produženo izlaganje tekstu na monitoru koji je crveno na zelenom, narandžasto na bijelom, crno na magenta, narandžasto na crnom.

Pozitivno će uticati na rad oka ako se pridržavate zlatnog pravila - postavite monitor na udaljenost koja je jednaka dvije dijagonale vašeg ekrana. Ugao monitora treba da bude takav da gornja ivica ekrana bude u visini očiju.

Sa radnim računarom na radnoj površini, primamo elektronsko, elektrostatičko, rendgensko i ultraljubičasto zračenje u našoj kancelariji. Glavni izvor štetnog djelovanja na ljudski organizam su niskofrekventne elektromagnetne oscilacije povezane s radom kola za skeniranje elektronskih zraka, utiču na metabolizam u tijelu, te mogu dovesti do patoloških promjena u stanicama mekog tkiva.

Elektrostatički naboj koji se nakuplja na ekranu monitora izaziva deionizaciju atmosfere, što dovodi do štetnog dejstva na centralni nervni sistem. Rezultat takvog izlaganja može biti ne samo depresija ili depresija, već i hormonska neravnoteža.

Monitor plavog ekrana ima delimičnu emisiju u ultraljubičastom području spektra. Ovaj efekat je značajan pri dužem radu sa računarom ili bolestima mrežnjače.

Od ovih vrsta zračenja moguće je zaštititi se ako imate zaštitni ekran koji ima sertifikat o kvaliteti Istraživačkog instituta za ergonomiju ili Švedskog instituta za zaštitu od zračenja i koji zadovoljava standard TCO 95.

Nažalost, zaštitna svojstva ekrana će vam pomoći ako se nalazite ispred monitora. Lagani pomak udesno ili ulijevo, u stranu i nađete se u "prstenovima smrti" monitora.

Utjecaji mikroklime i efekti buke.

Radno mjesto sekretara treba da bude opremljeno sa dovoljnim skupom tehničke opreme, kancelarijskog materijala, organizacione opreme i ispunjava zahtjeve ergonomije.

Mikroklima utječe na funkcionalno stanje osobe tokom rada toliko široko da se može nazvati jednim od odlučujućih faktora radne sposobnosti. Poznato je da povećanje ili smanjenje temperature za 10 stepeni smanjuje produktivnost rada za skoro 15%. Uočeno je i drugo, snižavanje temperature za 3 - 4 stepena u odnosu na udobnu poboljšava kvalitet obavljanja zadataka vezanih za pažnju i praćenje.

Mikroklima karakterišu takve veličine kao što su temperatura, relativna vlažnost i brzina vazduha. Temperatura i vlažnost su veličine koje zavise od doba godine, dana i vremenskih uslova. Osim toga, različita oprema koja troši energiju, čiji se dio oslobađa u okolinu u obliku topline, i sama osoba, koja emituje do 1200 kJ na sat, mogu biti izvori topline u poslovnim prostorijama. Najprikladnija temperatura za osobu je 19 - 20 stepeni. Uzimajući u obzir sezonske i dnevne fluktuacije, temperatura u kancelarijskim prostorijama ne bi trebalo da prelazi 22 stepena - u toplim danima, a ne bi trebalo da bude niža od 18 stepeni u hladnim danima, bez obzira na broj ljudi u prostoriji.

Sanitarne norme za mikroklimu u kancelarijskim prostorijama definiraju zahtjeve za vlagu i brzinu zraka. Ove fizičke veličine, prema zakonima fizike, direktno utiču na prenos toplote ljudskog tela. Dakle, vlažnost hladnog vazduha doprinosi intenzivnom oslobađanju toplote iz tela, jer. Vazduh zasićen vlagom ima veću toplotnu provodljivost od suvog vazduha. Pri visokoj temperaturi i vlažnosti vazduha znoj je ograničen, a ova funkcija ljudskog tela obavlja 25% posla prilikom razmene toplote.

Sa stola. 3 podaci pokazuju da je nivo temperature povezan sa vlažnošću vazduha. Pri nižim temperaturama je dozvoljena veća vlažnost, a pri višim temperatura bi trebalo da bude niža. U fiziološkom smislu, visoka vlažnost na visokim temperaturama djeluje depresivno. Psihološki, na istoj temperaturi, vlažan vazduh deluje vreo, suv vazduh - hladan. Minimalna vlažnost ne bi trebala biti niža od 25 - 30%, normalna - unutar 40 - 60%.

Postoji još jedna karakteristika koju treba uzeti u obzir.
Ovo je čistoća vazduha.

Prilikom rada sa papirnim medijima, kao i u prostorijama u kojima se nalaze operativni alati za štampanje i visokofrekventni uređaji, vazduh je ispunjen raznim toksičnim materijama i biološkim agensima (bakterijama), koji prodiru u ljudski organizam i nadražuju sluzokožu. respiratorni trakt, oči, koža.
Posebno je opasno kada otrovne tvari kroz respiratorni trakt ili oštećenu kožu direktno dođu u krvotok, što uzrokuje poremećaj u radu cijelog organizma ili njegovih sistema.

Najčešći štetni faktor u vazdušnom okruženju u modernoj kancelariji je ozon. Ozon se oslobađa pomoću kancelarijske opreme, koja prema tehnološkom procesu formira električna naboja i ultraljubičasto.

Drugi najčešći tip zagađenja zraka je prašina, uključujući i papirnu prašinu.

Izloženost prašini ovisi o njenoj toksičnosti i koncentraciji u zraku. Na česticama prašine se nalaze spore, bakterije, gljivice sa strujom vazduha, prenose se u zatvorenom prostoru.

Nedavno su naučnici otkrili postojanje mikroskopske grinje. Takav krpelj živi u tapaciranom namještaju, stazama za tepihe. Dolazeći na sluznicu respiratornog trakta, izaziva kihanje, suzenje na membranama očiju, može izazvati, na primjer, curenje iz nosa i druge alergijske reakcije. Uz stalnu izloženost pluća nastaju specifične bolesti.

Protiv štetnih mikroskopskih supstanci možete se boriti općim mjerama higijene: mokro čišćenje, ventilacija, redovno usisavanje.

Potrebno je reći nekoliko riječi o pušenju. Pušenje ne utiče samo na pluća, već i na oči. Često se dešava da neki nepušači više vole da promene posao nego da izdrže trajne isparenja. Najsavršenija ventilacija je nemoćna protiv stalnog dima od pušenja. Stoga se pušenju u poslovnim prostorijama i općenito u radnoj zgradi mora reći odlučno „ne“.

Potrebno je postići klimatizaciju kancelarijskih prostorija, tj. istovremena regulacija njegove temperature, vlažnosti, čistoće i izmjene zraka. Klimatizacija je posebno opravdana u ljetnim mjesecima, tačnije u svim slučajevima kada temperatura u prostoriji dostiže 27 stepeni i više. Potpuna klimatizacija povećava produktivnost
15%, dok su prehlade značajno smanjene.

Drugo pravilo treba biti pažljiva pažnja na novonabavljene predmete (na primjer, namještaj) i alate kako ne bi postali izvor otrovnih tvari u uredu. Prilikom kupovine nove kancelarijske opreme obavezno pogledajte pasoš, pitajte prodavca od kojih materijala je oprema napravljena, da li postoje sertifikati kvaliteta za te materijale, za sam predmet, koje supstance se oslobađaju tokom tehnološkog procesa.

Poseban razgovor su predmeti enterijera. Nije tajna da namještaj, tapete, podovi mogu biti izvor otrovnih tvari. Prema članu 4.14 "Higijenskih zahtjeva...", materijali koji se koriste za unutrašnju dekoraciju unutrašnjosti prostorija,

mora biti odobren za upotrebu od strane Državne sanitarne inspekcije.

Treba poduzeti drastičnije mjere ako su prozori prostorija okrenuti prema autoputu ili se nalaze u blizini industrijskih objekata. Poznato je da automobil u atmosferu ispušta više od 280 vrsta otrovnih tvari.

Buka je takođe ergonomski faktor. Bila bi velika greška misliti da je to beznačajan faktor koji karakteriše radno mesto. Sa sigurnošću je utvrđeno štetno djelovanje buke na funkcionalno stanje čovjeka i prije svega na njegov nervni sistem.

Termin "šum" u ergonomiji se odnosi na nasumično miješanje zvukova različitih frekvencija i jačine. Ograničenja buke su dobro poznata. Konvencionalno se dijeli na pet nivoa prema prirodi reakcije ljudskog tijela. Prihvaćena jedinica mjerenja buke je decibel (dB). Do 10 dB je tipično za zvuke tihog mora, šume. Za urbanu osobu koja živi u uslovima stalne buke, takvi zvuci mogu izazvati stanje monotonije, nemogućnost koncentriranog rada, žudnju za snom. Treba mu period da se navikne na tišinu.

Poznato je da odsustvo uobičajenog zvučnog dizajna može postati izvor depresije.

Pozadinska buka, do 60 dB, ima aktivirajući efekat na ljudski organizam. Rad u takvim uslovima obavlja se efikasnije. Ali već pozadina jednaka 60 dB (što je otprilike buka kada 5 ljudi govori u isto vrijeme) dovodi do promjena u fiziološkim reakcijama (promjene pulsa, krvnog tlaka). Uz produženo izlaganje buci od 80 - 100 dB, efikasnost ponašanja se smanjuje, a izvođenje intelektualnih operacija postaje teže. Mogu se javiti patološke promjene u kardiovaskularnom sistemu. Buka od 140 dB uzrokuje prag boli, a na 160 dB - šok, konvulzije, paralizu.

Nivo buke za kancelarijski prostor, koji je postavila Evropska unija, iznosi 55 dB. Prema tački 6.2 Higijenskih zahtjeva, nivo buke ne bi trebao biti veći od 75 dB.

Međutim, buka koju emituju računar, štampač i faks mašina u prostoriji bez materijala koji apsorbuju zvuk prelazi 70 dB. Stoga se ne preporučuje stavljanje cijele kancelarijske opreme na jedno radno mjesto, već treba koristiti i materijale za izolaciju buke.

Oprema čiji nivoi buke premašuju maksimalno dozvoljeni moraju biti izmješteni izvan prostorija u kojima se nalaze radna mjesta.

Nivo buke se može smanjiti upotrebom materijala koji upijaju buku, tepiha, debelih platnenih zavjesa (njihova širina treba biti najmanje 2 puta veća od širine prozora), a prostirke za bučnu opremu mogu biti dodatni uvjet u borbi protiv buke.

Psihofiziološki uslovi rada

Psihofiziologija je razvila niz pravila i zahtjeva koji se moraju poštovati kako bi se osigurale visoko efikasne aktivnosti i održala efikasnost zaposlenih na duži period.

1. U posao se mora ulaziti postepeno. Vrijeme potrebno za ulazak u proces rada naziva se period obradivosti. To je vrijeme formiranja dominante koja obezbjeđuje specifičnu vrstu radne aktivnosti. Trajanje perioda obradivosti varira u zavisnosti od stanja ljudskog organizma, prekomernog rada, stanja sanitarno-higijenskih uslova rada i složenosti obavljenog posla. Obično traje 15-20 minuta, ali može doseći i do 45-60 minuta. Smanjenje trajanja obradivosti postiže se organizacionim mjerama: uvođenjem dnevne rutine koja usmjerava na vrijeme kontakte sa rukovodiocem i ostalim zaposlenima, promišljajući redoslijed rada za naredni dan.

2. Rad treba započeti implementacijom njegovih jednostavnijih elemenata sa postepenim prelaskom na složenije.

3. Potrebno je paziti na pravilnost i ritam u radu. Ritmički rad je produktivniji i manje zamoran od neritmičkog rada.
Shodno tome, organizacione mere koje obezbeđuju ritam rada zaposlenih tokom radnog dana, nedelje, meseca - unapređenje operativnog planiranja, racionalizacija informacionih usluga na vreme, razvoj i uvođenje dnevnih rutina - pomažu u otklanjanju smetnji, ometanja i racionalizaciji distribucije različitih radi po satima radnog dana (danima u sedmici), odvajajući posebno vrijeme za obavljanje najkreativnijeg posla.

4. Potrebno je obezbediti normalno smenjivanje rada i odmora, kao i oblika aktivnosti. Ovaj zahtjev se temelji na uzimanju u obzir zakona mozga: mentalni proces se mora odvijati dugo vremena. Zbog preovlađujuće dominantnosti, proces razmišljanja se može nastaviti u pauzama i nakon završetka radnog dana. U tom smislu, razvoj racionalnog načina rada i odmora je od velikog značaja za prevenciju umora.

Način rada i odmora podrazumijeva utvrđivanje ukupnog iznosa međusmjenskih pauza za odmor, njihovu raspodjelu u toku radnog dana, kao i uspostavljanje oblika odmora - aktivnog ili pasivnog.

Njegova estetizacija u određenoj mjeri doprinosi stvaranju povoljnog ambijenta u kancelarijskim prostorijama. Razvoj praktičnih mjera za estetizaciju ne bi trebao biti usmjeren samo na stvaranje lijepog interijera, već bi trebao osigurati i psihološki utjecaj svjetlosne i kolorističke klime, oblika divljih životinja (pejzaž), kao i medija vizualnih informacija.
(razna vizuelna pomagala, eksponati, oglasne table) za podsticanje efikasnosti. S tim u vezi, estetski dizajn poslovnog prostora treba povjeriti stručnjacima odgovarajućeg profila.

Pomoć u realizaciji ovog posla može se pružiti metodološkim materijalima posebnih organizacija.

Bibliografija

1. Žukov L.I., Gorškov V.V. Referentni priručnik o radu
2. Guryanov S. Kh., Polyakov I. A., Remizov K. S. Priručnik ekonomiste o radu
3. Service NGS Management SWZD
* Troškovi su troškovi nabavke i rada tehničke opreme, privlačenja i obuke dodatnog osoblja.

Tutoring

Trebate pomoć u učenju teme?

Naši stručnjaci će savjetovati ili pružiti usluge podučavanja o temama koje vas zanimaju.
Pošaljite prijavu naznačivši temu odmah da saznate o mogućnosti dobijanja konsultacija.

Uvod ………………………………………………………………………………………………..3

1. Raspored radnog mjesta sekretara………………………………………..4

2. Oprema i oprema radnog mjesta………………………………..10

3. Uslovi rada sekretara……………………………………………………………..13

4. Osvetljenje radnog mesta……………………………………………………………...15

5. Utjecaj mikroklime i efekata buke na radnom mjestu………18

6. Poslovni kontakti sekretara…………………………………………………………...21

6.1. Korištenje telefona…………………………………………………………..22

6.2. Organizacija prijema posjetitelja……………………………………………….22

6.3. Rad sekretara sa informacijama za rukovodioca……………….23

Zaključak ……………………………………………………………………………….24

Bibliografija

Uvod

Kvalitet rada recepcije je u direktnoj vezi sa kompetentnom organizacijom unutrašnjeg prostora uopšte i prostora recepcije posebno. Od toga gde se recepcija nalazi, kako je opremljena, kakav dizajn enterijera zavisi od brzine rešavanja problema i ukupnog utiska o kompaniji od strane njenih klijenata, kupaca, poslovnih partnera.

Tijesna, mračna, loše opremljena "svlačionica" ispred direktorske kancelarije odmah će kompaniju prikazati u nepovoljnom svjetlu pred mogućim vrijednim klijentima.

1. Raspored radnog mjesta

Njegova racionalna varijanta podrazumijeva postavljanje 1STV i predmeta rada u zonama koje su najpogodnije za realizaciju radnih procesa. Zovu se radna područja.

Radna zona - prostor na stacionarnom radnom mestu u horizontalnoj ili vertikalnoj ravni, u kome zaposleni, bez kretanja, može obavljati posao. Razlikujte normalno i maksimalno.

Normalno radno područje u horizontalnoj ravnini ograničeno je zamišljenim lukom ocrtanim krajevima prstiju desne i lijeve ruke, savijenim u zglobu lakta sa slobodno spuštenim ramenom. Takva zona zauzima oko 1000 mm duž prednje strane i 300 mm u dubinu. Ovdje se nalaze najčešće korišteni alati i predmeti rada i obavljaju se glavni poslovi.

Maksimum radno područje u horizontalnoj ravni ograničeno je zamišljenim lukom ocrtanim krajevima prstiju potpuno ispružene ljudske ruke. U ovoj zoni (radnik djeluje raširenih ruku) se rjeđe koriste sredstva rada. U ovom slučaju, područje međusobnog preklapanja (za dvije ruke) određeno je sa oko 1500 mm duž prednje strane i 500 mm po dubini. Obično se dimenzije stola uzimaju nešto veće od maksimalnog dosega.

U vertikalnoj ravni se razlikuje pet zona: donja neudobna zona (do 750 mm od poda); donji je manje udoban (od 751 do 925 mm); udoban (od 925 do 1675 mm); gornji udoban (od 1675 do 1925 mm); gornji neudoban (od 1925 mm i više).

Glavni zahtjev za racionalan raspored radnog mjesta je ušteda vremena za traženje sredstava i predmeta rada i smanjenje fizičkog napora zaposlenika. Za to se moraju poštovati sljedeća pravila:

Na radnoj površini stola ne bi trebalo biti ništa suvišno;

Svaki predmet i sredstvo rada moraju imati svoje mjesto, jer njihov neuređeni raspored uzrokuje nepotrebne pokrete i gubljenje vremena. U stranoj praksi se koristi zakon „slobodnog stola“: na stolu može biti samo jedno djelo sa potrebnim dokumentima i alatima, sve ostalo treba biti unutar stola;

· kancelarijski materijal (olovke, olovke, spajalice, itd.) treba čuvati u ladici stola sa posebnim pregradama;

Sva sredstva komunikacione tehnologije (telefon i sl.) moraju biti postavljena na lijevoj strani ili na posebnom postolju tako da se mogu koristiti lijevom rukom, a desna ruka slobodna za rad;

Dokumenti sa kojima sekretar radi nalaze se u prostoru koji im omogućava pregled, preporučljivo je da obrađena dokumenta imaju posebne fioke ili pregrade u kutiji;

Dokumenti i sredstva za rad su raspoređeni na način da se obezbedi najbolji redosled rada;

Kretanja radnika moraju biti optimalna, tj. kraće i ekonomičnije u smislu vremena i truda.

Raspored radnog mjesta sekretara treba da pruži maksimalnu pogodnost u obavljanju zadataka koji su mu dodijeljeni i da istovremeno ispuni zahtjeve za uštedu prostora:

· radno mesto sekretarice u prostoriji za prijem obično se nalazi pored kancelarije direktora, u centru prostorije, nedaleko od vrata kancelarije i tako da se lako vide svi ljudi koji dolaze;

· u prostoriji za prijem treba da budu samo stvari koje zahtevaju sekretar i drugi zaposleni neposredno u toku rada;

nameštaj za posetioce treba da se nalazi na mestu koje je dobro vidljivo sekretaru, pogodnom za njegovo postavljanje.

Većinu radnog vremena sekretar radi sjedeći, a to je zamorno, pa mora biti u mogućnosti da udobno protegne noge, slobodno ustane, promijeni držanje za pisanje, rad na pisaćoj mašini, čitanje.

Svi alati su postavljeni na ravan stola unutar 160 x 160 cm, što vam omogućava da ih uzmete rukom bez ustajanja. Svakom predmetu je dodijeljeno određeno mjesto, određeni predmeti su raspoređeni u kompleks (na primjer, olovke i blokovi za snimanje telefonskih razgovora postavljeni su pored telefona). Potrebno je odvojiti kancelarijski materijal koji ima različite namene.

Pored radne površine, bolje je koristiti zaseban sto za lični računar. Ovi desktopi omogućavaju pogodan smještaj ekrana, tastature i procesora, kao i skenera, štampača, modema itd.

A sada nekoliko općih zahtjeva za organizaciju i opremanje radnih mjesta sa PC-om.

· Dizajn radne površine treba da obezbedi optimalan položaj na radnoj površini korišćene opreme, uzimajući u obzir njenu količinu i karakteristike dizajna (veličina računara, tastature itd.), prirodu posla koji se obavlja.

· visinu radne površine podesiti u granicama od 680 - 800 mm; ako to nije moguće, visina radne površine stola treba biti 725 mm.

· Radni sto mora imati prostor za oslonac za noge, koji iznosi: visina - ne manje od 500 mm, dubina u nivou koljena - najmanje 450 mm i u nivou ispruženih nogu - ne manja od 650 mm.

· dizajn radne stolice (stolice) treba da održava racionalno radno držanje pri radu sa računarom, omogućava vam da promenite držanje kako biste smanjili statističku napetost mišića u predelu vrat-ramena i leđa kako biste sprečili zamor.

· radna stolica (stolica) mora biti okretna i podesiva po visini i uglu nagiba sedišta i naslona, kao i udaljenosti naslona od prednje ivice sedišta.

· Površina sedišta, naslona i ostalih elemenata stolice (stolice) treba da bude polumekana sa neklizajućim, neelektrizirajućim i prozračnim premazom koji omogućava lako čišćenje od prljavštine.

· Kompjutersku tastaturu je najbolje postaviti na udaljenosti od 10 - 15 mm od ivice stola, tada će zglob osloniti na sto. Preporučljivo je kupiti posebnu oblogu ispod zgloba, koja će, prema liječnicima, pomoći u izbjegavanju bolesti kostiju.

· za efikasnu upotrebu manipulatora tipa "miš" potreban vam je poseban "ćilim" - tablet. Podloga-tablet mora ispunjavati glavne kriterije: prvo, treba dobro da se drži na površini stola, a drugo, materijal gornje površine tableta treba da omogući dobro prianjanje s loptom, ali ne i da ometa kretanje miša.

· Centar ekrana monitora treba da bude približno u visini očiju, a rastojanje između očiju i ravni ekrana treba da bude najmanje 40 - 50 cm.Poželjno je da direktna sunčeva svetlost ne pada na ekran.

· u odnosu na osobu koja sjedi za stolom, prozor treba biti lijevo ili ispred.

Zaštitite se od jakog svjetla debelim zavjesama na prozorima. Međutim, nije preporučljivo gledati u ekran monitora u potpunom mraku, potreban je dodatni izvor difuzne svjetlosti (možete upaliti luster, stolnu lampu).

Sekretarski sto i računarski sto bolje je postaviti bliže prirodnim izvorima svetlosti, jer. sekretar mora mnogo da radi sa dokumentima po prirodi svojih dužnosti.

Ormari za stolove, uključujući i one na izvlačenje, imaju set izmjenjivih ladica. Sekretar mora vješto koristiti ladice svog stola, dajući svakoj od njih određene funkcije. Na primjer, dodijeljene su ladice za papir i kancelarijski materijal; radna dokumentacija, priručnici, katalozi, itd.; fascikle sa aktuelnom dokumentacijom i završenim radovima; fascikle s kontroliranim materijalima; lične stvari.

2. Opremljenost i opremanje radnih mjesta

Postoje sljedeće vrste (klase) sredstava rada:

Alati za pripremu dokumenata: pisaće mašine (ručne i električne), diktafoni, sredstva za kopiranje i umnožavanje dokumenata, automatske olovke, olovke;

· sredstva za obradu i obradu dokumenata: oprema i materijali za sečenje, pričvršćivanje i lepljenje, uređaji za adresiranje i žigosanje, mašine za nanošenje zaštitnih premaza;

sredstva za skladištenje i grupisanje dokumenata: sredstva za pričvršćivanje dokumenata (klamerice, specijalne fascikle sa štipaljkama), razne vrste kartoteka, specijalni ormari i regali za skladištenje dokumenata, crteža, magnetnih traka, mašine za uništavanje nepotrebnih dokumenata;

· sredstva za izvođenje računskih operacija: brojilačka i referentna ravnala, razne vrste mikrokalkulatora, mehanički računari, PC;

· sredstva za obezbeđivanje operativne komunikacije: telefonska komunikacija, radio komunikacija, direktorski prekidači koji vam omogućavaju da razgovarate (održavate sastanke) sa više pretplatnika istovremeno, koncentratori, telefonske sekretarice, dvosmerni radiotelefonski pejdžing itd.;

· specijalni servisni namještaj: namještaj i oprema za radna mjesta u kancelarijskim prostorijama.

Prilikom odabira potrebne kancelarijske opreme treba imati u vidu da nabavka i korišćenje kancelarijske opreme nije sama sebi svrha, već sredstvo za povećanje efikasnosti izvođenja i smanjenje radnog intenziteta menadžerskog posla, kao i rešavanje problema. niz društvenih problema menadžerskog rada (smanjenje udjela troškova za obavljanje rutinskih operacija, sredstvo motivacije rada, prestiž rada itd.). Stoga je prije odabira i kupovine tehničke opreme potrebno analizirati stvarne potrebe za određenim alatom i procijeniti prednosti njegove upotrebe.

Police za kancelarijski materijal, telefon, a takođe je bolje pričvrstiti na zid ili pregradu, ostavljajući više prostora na stolu za rad.

Radno mjesto sekretara treba da sadrži tri zone: glavnu - sto sa prilozima; pomoćni - kombinovani ormari; služba za posetioce.

Ukupna površina radnog mjesta trebala bi biti unutar 12 - 16 m2. Prema mišljenju stručnjaka, prostor za pružanje usluga posjetiocima je vizit karta ustanove, prema kojoj ljudi ocjenjuju kulturu rada i kvalitet rada. Ovo područje treba biti promišljeno i udobno. Ako posjetitelja iz ovog ili onog razloga ne može odmah primiti glava, tada bi posjetitelj trebao udobno sjediti, trebao bi biti okružen prekrasnim bojama i svijetlim umjetničkim ansamblom, uključujući bojenje prostorije, izvore svjetlosti i uređenje. Pored glavnih i pomoćnih delova sekretaričinog radnog mesta treba da budu stočić i jedna ili dve udobne stolice. Na stolu treba staviti svježe novine i časopise, čist papir, olovke ili olovke. Neprikladno je da namještaj za posjetioce zauzima previše prostora i da se razlikuje od opšteg stila namještaja koji se koristi u firmi.

U slučaju da preduzeće nema posebnu garderobu, prijemna prostorija treba da ima ili vešalicu ili orman u koji posetioci mogu da okače svoju gornju odeću.

Za vizuelni komfor i ukupan utisak prijemne sobe, njen estetski dizajn je od velike važnosti. Prije svega, trebali biste koristiti svježe cvijeće u interijerima. Dopunjuju rezerve kiseonika, delimično neutrališu štetne efekte računarske i organizacione opreme, a osim toga daju udobnost radnoj prostoriji. Cvjetni aranžman trebao bi biti u skladu s općim stilom u kojem je interijer dizajniran.

Osim cvijeća, za uređenje ureda i prijemnog prostora koriste se slike, grafike, sitna plastika i drugi elementi dekorativnog dizajna.

3. Uslovi rada

Uslovi rada su skup elemenata (faktora) radne sredine i procesa rada koji utiču na funkcionalno stanje ljudskog organizma – zdravlje, radni učinak, zadovoljstvo poslom i njegovu efikasnost.

Mogu se razlikovati sljedeće grupe faktora uslova rada:

1. Sanitarno-higijenski, koji karakteriše mikroklimu (temperatura, vlažnost i brzina vazduha), osvetljenje, buka, vibracije i boja kancelarijskih prostorija i opreme povezane sa osvetljenjem;

2. Estetika, uključujući dekoraciju enterijera u boji, uređenje uslužnih prostorija, korišćenje slika i dela primenjene umetnosti u enterijerima prostorija;

Uslovi rada regulisani su jedinstvenim zakonskim aktima, normama i standardima.

4. Osvetljenje radnog mesta

Najvažniji faktor u radnom okruženju je osvetljenje. Vrijednost racionalnog osvjetljenja tokom rada teško se može precijeniti.

Najbolja opcija je rad na prirodnom svjetlu, kada svjetlo pada s lijeve strane ili kombinovano, kada je nedovoljno prirodno svjetlo dopunjeno lokalnim svjetlom ili kada rade opće i lokalne lampe.

Osvetljenost radnog mesta treba da bude prilagođena individualnim kvalitetima sekretara i da bude u granicama od 500 luksa.

Izbjegavajte produženo izlaganje tekstu na monitoru koji je crveno na zelenom, narandžasto na bijelom, crno na magenta, narandžasto na crnom.

Monitor plavog ekrana ima delimičnu emisiju u ultraljubičastom području spektra. Ovaj efekat je značajan pri dužem radu sa računarom ili bolestima mrežnjače.

Nažalost, zaštitna svojstva ekrana će vam pomoći ako se nalazite ispred monitora. Lagani pomak udesno ili ulijevo, u stranu i nađete se u "prstenovima smrti" monitora.

5. Utjecaji mikroklime i efekti buke.

Radno mjesto sekretara treba da bude opremljeno sa dovoljnim skupom tehničke opreme, kancelarijskog materijala, organizacione opreme i ispunjava zahtjeve ergonomije.

Postoji još jedna karakteristika koju treba uzeti u obzir. Ovo je čistoća vazduha.

Prilikom rada sa papirnim medijima, kao i u prostorijama u kojima se nalaze operativni alati za štampanje i visokofrekventni uređaji, vazduh je ispunjen raznim toksičnim materijama i biološkim agensima (bakterijama), koji prodiru u ljudski organizam i nadražuju sluzokožu. respiratorni trakt, oči, koža. Posebno je opasno kada otrovne tvari kroz respiratorni trakt ili oštećenu kožu direktno dođu u krvotok, što uzrokuje poremećaj u radu cijelog organizma ili njegovih sistema.

Drugi najčešći tip zagađenja zraka je prašina, uključujući i papirnu prašinu. Izloženost prašini ovisi o njenoj toksičnosti i koncentraciji u zraku. Na česticama prašine se nalaze spore, bakterije, gljivice sa strujom vazduha, prenose se u zatvorenom prostoru.

Protiv štetnih mikroskopskih supstanci možete se boriti općim mjerama higijene: mokro čišćenje, ventilacija, redovno usisavanje.

Buka je takođe ergonomski faktor. Bila bi velika greška misliti da je to beznačajan faktor koji karakteriše radno mesto. Sa sigurnošću je utvrđeno štetno dejstvo buke na funkcionalno stanje čoveka i pre svega na njegov nervni sistem, a poznato je da odsustvo konvencionalnog zvučnog dizajna može postati izvor depresivnog stanja.

Nivo buke za kancelarijski prostor, koji je postavila Evropska unija, iznosi 55 dB. Prema tački 6.2 Higijenskih zahtjeva, nivo buke ne bi trebao biti veći od 75 dB.

Oprema čiji nivoi buke premašuju maksimalno dozvoljeni moraju biti izmješteni izvan prostorija u kojima se nalaze radna mjesta.

6. Poslovni kontakti sekretara.
Jedan od važnih poslovnih kontakata je veza
glavni sekretar. Pošto je sekretar prvi pomoćnik menadžera, on mora da radi u svom stilu. U stvari, sekretar je lični organizator rukovodioca, pomaže mu u planiranju radnog vremena, kao i u sprovođenju planiranih aktivnosti, oslobađajući ga od
obavlja pomoćne tehničke operacije, filtrira tokove
dopisivanje, telefonski pozivi i posjetioci.
Nažalost, u praksi se sekretar često susreće sa takvom poteškoćom kao što je neobavezivanje načelnika u pogledu informacija o tome gdje se nalazi, što stvara velike poteškoće. U takvim slučajevima sekretar ima pravo da direktno pita kuda vođa ide i kada će se vratiti.
Treba napomenuti da nisu svi menadžeri u stanju da racionalno planiraju svoje radno vrijeme. Da pomogne vođi u tome je zadatak sekretara. Potrebno je dosljedno, ali ne nametljivo, njegovati potrebu za planiranjem vremena. Preporučljivo je, zajedno sa menadžerom, svakodnevno pojašnjavati planirane zadatke.
aktivnosti narednog dana. To se može učiniti tokom jutarnjeg izvještaja o tekućim poslovima i prepisci ili tokom večernjeg izvještaja. Sekretar mora označiti i obavijestiti posjetioca u obrascima za registraciju vrijeme posjete. Vrijeme pauze za ručak za sekretaricu i šefa ne bi trebalo da se poklapa.
Jedan od glavnih zadataka sekretarice je da bude osjetljiv posrednik između
vođa i podređeni. Mora uložiti sve napore da stvori povoljno okruženje i poslovne odnose sa drugim zaposlenima.
Poznavajući način i prirodu rada rukovodioca, sekretar može, po potrebi, pomoći zaposlenima u organizaciji prijema šefa; pomoć u izradi dokumenta koji zadovoljava lični zahtjev itd. Za sekretara je važno da uspostavi poslovne kontakte sa zaposlenima u raznim odjeljenjima svog preduzeća. U nekim slučajevima, sekretar mora da govori u ime
ime vođe. Veoma je važno biti u stanju pristojno i jasno davati potrebna uputstva, kontrolisati njihovo sprovođenje.
6.1. Upotreba telefona.
Glavni zadatak sekretarice u radu sa telefonom je da oslobodi menadžera od poziva. Pomoć sekretarice u organizovanju kancelarijskih razgovora preko telefona doprinosi racionalnoj organizaciji rada rukovodilaca. Sekretar mora uvijek imati na umu potrebu čuvanja službene tajne.
6.2. Organizacija prijema posjetilaca.
Poslovi sekretara su različiti u zavisnosti od toga koju vrstu prijema rukovodilac vodi. Prijem posjetitelja se može podijeliti u tri vrste:
1) prijem zaposlenih u Vašoj ustanovi o tekućim poslovima
2) prijem predstavnika drugih organizacija
3) prijem o ličnim stvarima
Sekretar mora imati na umu da posjetitelj bilo kojeg ranga, bez izuzetka, može ući u kancelariju šefa samo nakon izvještaja sekretara.
Ukoliko je posjetilac došao bez prethodnog dogovora, sekretar može samostalno odlučiti da li će ga odmah prijaviti ili zakazati termin.
Sekretar treba da obrati posebnu pažnju na organizovanje prijema posetilaca po ličnim stvarima od strane rukovodioca.
6.3 Rad sekretara sa informacijama za rukovodioca
Sekretar bi trebao pomoći menadžeru da se snađe
protok informacija, pronalaženje, obrada potrebnih informacija, a ponekad i priprema sažetaka za pregled informacija.
Sekretar treba pažljivo pregledati objavljene članke
pitanja proizvodne djelatnosti koja su od interesa za menadžera, naučno-tehnički rezultati i dr. Najvažnija mjesta u člancima mogu biti označena oznakama ili podvučena.
Prilikom sastavljanja sažetka, sekretar ne treba da pravi nikakve dodatke od sebe. Ako je potrebno, u sažetak se mogu uključiti tabele, grafikoni, grafikoni.
U svakodnevnom radu sekretar mora svakodnevno prikupljati i zapisivati u dnevnik podatke koji mogu biti od interesa za rukovodioca i razjašnjavati ih sa stručnjacima. Menadžer treba da daje samo pouzdane informacije, provjerene.

Zaključak

U zaključku, želio bih govoriti o ličnim kvalitetima sekretara i njegovoj ulozi u radu sa vođom.
Važni faktori u uspešnosti rada ličnog sekretara su sposobnost ponašanja prema ljudima i sposobnost da se stvori utisak koji jača autoritet lidera. Sekretar treba da bude važna karika u sistemu kontakata svog menadžera, osiguravajući efikasnu komunikaciju i blagovremeno donošenje potrebnih radnji. Sekretar je lični predstavnik svog menadžera,
a ispunjavanje ove ključne uloge zahteva sposobnost da se ostavi povoljan utisak na zaposlene u organizaciji i predstavnike drugih firmi.
Uloga izvršnog sekretara, kako je definisana u brošuri Evropskog udruženja profesionalnih sekretara, jeste da poznaje suštinu aktivnosti svog menadžera i da bude u stanju da preuzme značajan deo ovog posla.
Dužnosti sekretara uključuju:
1. Prepisivanje, kucanje transkripata, pisanje pisama itd.
2. Prijem, obrada dolazne i odlazne pošte.
3. Vođenje telefonskih razgovora, organizovanje prijema.
4. Vođenje dnevnika menadžera; organizovanje njegovih sastanaka.
5.Organizacija službenih putovanja rukovodioca.
6. Registracija poslovne korespondencije, vođenje poslovanja.
7. Organizacija i učešće na sastancima.
8. Organizacija poslova u kancelariji upravnika.
9. Oslobađanje menadžera od rutinskih operacija.
10. Informaciona podrška.
11. Registracija bankovnih računa.
12. Rukovođenje aktivnostima kancelarijskih službi i osoblja podređenog sekretaru.
13. Usklađenost sa pozitivnim sigurnosnim propisima.
14. Organizacija i upravljanje poslom kako bi se osigurala tajnost
obrađene informacije.
15. Obezbjeđivanje sekretarijata i načelnika potrebnim dopisnim materijalom.
16. Organizacija opštih skupština i opštih događaja.
Kada gledate sastanke direktora kompanije na televiziji, nehotice obraćate pažnju na pratnju, uključujući i sekretaricu. Obično je to suzdržana, manirna osoba. Imamo i mi takvih, ali ih, nažalost, nema toliko. Štaviše, sada se organizuje mnogo akcionarskih društava, berzi, koje sklapaju ugovore sa zapadnim kompanijama. A sekretarice moraju biti "na nivou". Sekretar predstavlja svog vođu, a ponekad čak i društvo ocjenjuje on.
Prije svega, sekretarice treba da imaju kvalitet kao
dobra volja, sposobnost da se ponašate prema posetiocima, da ih osvojite.
Možete čak organizirati i takozvane kurseve za sekretarice, gdje se obučavaju o poslovnim i ličnim kvalitetima koji su svojstveni ovoj profesiji. Takvih ljudi već imamo u našoj zemlji, ali oni ne daju uvijek ono znanje koje je neophodno u radu sekretarice.
Sekretar je važna profesija, posebno u naše vrijeme, u eri stvaranja sve više novih firmi. Od toga će u većoj meri zavisiti i uspeh kompanije ili preduzeća. I neka profesija sekretara nikada ne izgubi svoj prestiž.

Bibliografija

1. Bondareva T. N. Sekretarski poslovi. M., Viša škola, 2002
2. www.rambler.ru

Najvažniji faktor u obezbjeđivanju produktivnog i kvalitetnog rada pomoćnika sekretara uz očuvanje zdravlja je odgovarajući sanitarno-higijenski standard radnih uslova.

Sanitarno-higijenske i estetske komponente radnog mesta obuhvataju: normalno osvetljenje, povoljnu obojenost radne prostorije, eliminaciju buke, ventilaciju i temperaturu vazduha, uređenje prostora, uspostavljanje pravilnog načina rada i odmora.

Važan uslov za povoljnu mikroklimu na radnom mestu je optimalno osvetljenje. Budući da većina dokumentarnih operacija uključuje korištenje vida, vizualno naprezanje izaziva napetost u svim mišićima ljudskog tijela i uzrokuje opći umor. Prijemni prostor treba imati prirodno svjetlo kad god je to moguće. Osvetljenje radnog mesta može biti opšte (lampe postavljene na plafonu) ili lokalno (stona lampa).

Mikroklima karakteriziraju takve vrijednosti kao što su temperatura, relativna vlažnost itd. Optimalna sobna temperatura je preduslov za dobre performanse. Visoka temperatura u prostoriji izaziva pospanost, umor, smanjuje performanse. U hladnoj prostoriji pažnja je raspršena, što je štetno za ljude koji se bave mentalnim radom. Najprijatnija temperatura za osobu je 19-20 °C. Uzimajući u obzir sezonska i dnevna kolebanja, temperatura u poslovnim prostorijama ne bi smjela prelaziti 22 °C u toplim danima, a ne smije biti niža od 18 °C u hladnim danima, bez obzira na broj ljudi u prostoriji.

Postoji još jedna karakteristika koju treba uzeti u obzir. Ovo je čistoća vazduha. Prilikom rada sa papirnim medijima, kao i u prostorijama u kojima se nalaze operativni alati za štampanje i visokofrekventni uređaji, vazduh je ispunjen raznim toksičnim materijama i biološkim agensima (bakterijama), koji prodiru u ljudski organizam i nadražuju sluzokožu. respiratorni trakt, oči, koža. Posebno je opasno kada otrovne tvari kroz respiratorni trakt ili oštećenu kožu direktno dođu u krvotok, što uzrokuje poremećaj u radu cijelog organizma ili njegovih sistema.

Drugi najčešći tip zagađenja zraka je prašina, uključujući i papirnu prašinu. Izloženost prašini ovisi o njenoj toksičnosti i koncentraciji u zraku. Čestice prašine sadrže spore, bakterije, gljivice, koje se protokom zraka prenose u zatvorenom prostoru.

Protiv štetnih mikroskopskih supstanci možete se boriti općim mjerama higijene: mokro čišćenje, ventilacija, redovno usisavanje.

Prijemni prostor treba redovno ventilirati ili klimatizirati. Svež vazduh za malu prostoriju, u kojoj se često gomila mnogo zaposlenih i posetilaca, veoma je važan faktor za normalan rad. Kratkotrajno otvaranje prozora (5-8 minuta) lakše se podnosi od stalnog laganog strujanja vazduha (promaja).

Borba protiv buke u prostoriji provodi se zvučnom izolacijom bučne opreme i radnih mjesta.

Vrijedno je raditi na vrtlarstvu recepcije, jer svježe cvijeće ne samo da boji sobu, već i značajno poboljšava mikroklimu u njoj. Biljke smanjuju buku, poboljšavaju sastav zraka, vlaže ga isparavanjem vode svojim listovima. Biljke za ured moraju biti odabrane vješto, uzimajući u obzir površinu prostorije, na koju stranu su okrenuti prozori i da li je cvijeće alergeni.

Što se tiče dizajna boja prijemne sobe, upotreba odgovarajuće boje ne samo da poboljšava izgled sobe, već i povećava produktivnost rada, smanjuje umor i pozitivno psihološki djeluje na osobu. Boja obavlja tri funkcije: fiziološku, psihološku i estetsku. Izbor boja za dekoraciju ureda određen je arhitektonskim karakteristikama prostorija, osvjetljenjem, klimatskim uslovima i, u velikoj mjeri, smjerom aktivnosti zaposlenih.

Dakle, racionalna organizacija rada pomoćnika sekretara sastoji se od organizacije radnog mjesta, uslova rada i planiranja radnog dana.

Organizacija radnog mjesta sekretara

Zadaci koje treba izvršiti:

2. Riješite testne zadatke.

Racionalna organizacija rada sekretara počinje organizacijom radnog mjesta.

Radno mjesto sekretara nalazi se u prostoriji za prijem, koja se obično nalazi uz kancelariju direktora. Treba ga postaviti tako da sekretarica može vidjeti sve koji ulaze u prijemni prostor. Prostor je podijeljen na radnu zonu i zonu za posjetioce.

Prilikom odabira veličine površine potrebno je uzeti u obzir sljedeće faktore:

1) prilazi namještaju i opremi;

2) uređenje i rad nameštaja i opreme;

3) u nekim slučajevima potreba za posebnim uslovima;

4) mogućnost ugradnje dodatne opreme.

Komplet kancelarijske opreme za sekretarsko radno mesto uključuje:

1) sto sa jednim postoljem;

2) prefiks sa ormarićem za računar, računar;

3) stolica za podizanje i okretanje;

4) pomoćni sto.

SAVJET. Radno mesto sekretara treba da ima potreban prostor za kancelarijsku opremu i takvu lokaciju da sekretarica može da vidi sve posetioce, a posetioci odmah vide sekretaricu po ulasku u kancelariju.

Organizacija radnog mjesta sekretara rukovodioca formira se na osnovu analize sadržaja njegovih aktivnosti, zahtjeva ergonomije, higijene i psihofiziologije i ima za cilj osmišljavanje optimalne organizacije radnog mjesta.

Okvirna lista kancelarijske opreme i kompjuterskih alata koji se koriste u radu sekretarice:

1) mala kancelarijska oprema (pribor za pisanje: olovke, papir, olovke, gumice i sl.);

2) sredstva za sastavljanje i izradu tekstualnih dokumenata (računar, diktafon, štampač, skener, na lageru - prenosiva pisaća mašina);

3) sredstva za obradu papirnih dokumenata (mašine za lepljenje i pričvršćivanje, oprema za otvaranje i sečenje koverata, oprema za adresiranje i žigosanje, mašina za uništavanje dokumenata);

4) sredstva za čuvanje i traženje dokumenata (kartoteke raznih vrsta, ormani i police, sefovi);

5) sredstva komunikacije (telefon, radiotelefon, radio, teletip, faks, mrežna kartica za lokalnu mrežu, sredstva operativne dispečerske komunikacije, elektronska pošta, modem);

6) kopir aparati i uređaji;

7) šreder za brzo uništavanje povjerljivih informacija;

8) kancelarijski nameštaj i oprema.

Za bilo koji nivo automatizacije rada sekretara neophodna su sredstva male kancelarijske opreme. Dakle, sekretar treba da ima ispravne olovke i olovke, papir sa marginom, jer ih posjetioci, članovi skupova možda nemaju u pravo vrijeme, a tehnička podrška pregovorima i sastancima je njegova službena dužnost.

U načinu sastavljanja i izrade tekstualnih dokumenata računar sve više dolazi do izražaja, čak i uz vrlo mali tok posla. Dokumenti kreirani njime imaju estetski prihvatljiviji izgled zbog prisustva raznih fontova i boja, što ne može a da ne utiče na odnos prema dokumentu i pomaže da se stvori povoljan utisak o autoru dokumenta.

Diktafoni su nezamjenjivi kada je potreban bešuman i precizan prikaz audio informacija.

Skener je zgodan alat za unos velike količine tekstualnih i grafičkih informacija u računar, kao i dokumenata u automatizovani sistem za upravljanje dokumentima.

Sredstva komunikacije se mogu kombinovati u hardverskom prikazu, na primjer telefon - faks - modem, treba imati kompaktan izgled i mirno, uhu ugodno sredstvo obavještavanja o početku komunikacije. Kopirni aparati se biraju ovisno o količini posla, potrebnoj kvaliteti kopija i drugim parametrima.

Neophodan efikasan alat za planiranje radnog dana sekretara i rukovodioca je nedeljnik u kome se predmeti objavljuju po datumu.

Za ove svrhe možete koristiti softverski proizvod kao što je Lotus Organizer instaliran na ličnom računaru. Lotus Organizer se naziva lični informacioni sistem dizajniran za efikasnu organizaciju radnog vremena. Osim kalendara, uključuje telefonski imenik, adresar, notes, itd. Ali čak i sa Lotus Organizer-om, da biste duplicirali informacije, morate imati običan dnevnik ili povremeno ispisivati neke podatke sa računara.

Dokumenti zaprimljeni u arhivu odjeljenja čuvaju se u kabinetu u fasciklama-registratorima, fasciklama, referentnim i informativnim pomagalima - u posebnim ormarićima.

Prostor za posjetioce upotpunjen je stolicama, stolićem za kavu i cvjećaricom. U slučaju da zgrada nema garderobu, ormar za gornju odjeću treba postaviti u prostoriju za prijem. Nameštaj za posetioce treba da bude u prostoru koji je jasno vidljiv sekretaru. Ne preporučuje se postavljanje tapaciranog nameštaja u prostoriju za prijem, jer se uz pravilnu organizaciju posla ne očekuje dugotrajno prisustvo posetilaca.

Ponekad sekretarica treba da pripremi čaj ili kafu za menadžera i posetioce. Da biste to učinili, dobro je predvidjeti malu "čajnu kuhinju". Naravno, vizuelno ga treba izolovati od mesta za posetioce. Strogo se ne preporučuje pretvaranje sekretarinog radnog mjesta u ostavu.

Radno mjesto sekretara strukturne jedinice treba da bude opremljeno opremom za kolektivnu upotrebu (štampači, telefaks, fotokopir aparat i sl.) radi njene produktivnije upotrebe. Pravovremena zamena zamenljivih kertridža za štampanje, organizacija popravki treba da bude odgovornost ovog zaposlenog. Prisustvo sekretara odjeljenja omogućava korištenje telefonske centrale sa jednom izlaznom linijom van organizacije.

Radno mjesto sekretara jedinice mora biti opremljeno ručnim, mehaničkim ili elektronskim sistemima (kao što su kartoteke, personalni računar) za fiksiranje i kontrolu dokumenata koje primaju zaposleni u jedinici i koji se nalaze u njihovom izvršenju. Možda neće biti suvišno imati kompaktnu pisaću mašinu (električnu ili mehaničku) za kucanje popunjavanja formulara sa preciznim i finim graviranjem u slučaju kvara računarske opreme, na primjer, zbog napada virusa, ili posebne tajnosti dokumenta. pripremljeno.

Raspored radnog mjesta sekretara trebao bi pružiti maksimalnu pogodnost u obavljanju dužnosti i ne biti u suprotnosti sa zahtjevima za uštedu prostora.

Radno mjesto sekretara mora ispunjavati sve zahtjeve koji osiguravaju maksimalnu udobnost u radu, minimalan trud i vrijeme utrošeno na neproduktivne pokrete. Jedan od osnovnih uslova koje sekretar mora striktno da ispuni je izuzetan red i čistoća kako na radnom mestu tako iu prostoriji za prijem.

Zadatak sekretarice je da učini sve da se posjetitelj osjeća ugodno na recepciji. Sekretar ne bi trebao zatrpati prolaze u prijemnoj sobi ličnim stvarima, stavljati stvari na istaknuta mjesta. Ako postoji potreba za ukrašavanjem zida, onda je u tu svrhu bolje koristiti sliku ili print koji nadopunjuje unutrašnjost. Dozvoljeno je postavljanje informativnih štandova ili tablica na zidove sa naznakom vremena prijema posjetitelja, kalendara i sl.

SAVJET. I na stolu sekretarinog radnog mjesta i u fiokama radnog stola uvijek je potrebno održavati red i čistoću.

Informacije, dokumenti pohranjeni u ladicama stola trebaju biti sistematizovani, lako vidljivi i dostupni za rad.

Sekretar mora vršiti stalnu kontrolu sigurnosti namještaja, tehničke opreme i njihovog sanitarnog stanja.

Da rezimiramo: sekretarica treba da učini sve što je potrebno da se posjetitelj osjeća ugodno u recepciji, a samog sekretara ništa ne bi trebalo da nervira samog sekretara tokom napornog radnog dana.

Svaki zaposleni treba da se osjeća ugodno na radnom mjestu.

Zadaci koje treba izvršiti:

1. Napravite rezime u svojoj radnoj svesci.

2. Riješite testne zadatke.

Sažetak će biti provjeren nakon završetka karantina.

Odgovori na testne zadatke primaju se na adresu: *****@***ru

Test zadaci:

1. Radno mjesto zaposlenog je:

prostor u kome zaposleni, bez kretanja, obavlja poslove koji mu se zadaju;

zona radne aktivnosti zaposlenog, opremljena potrebnim sredstvima za rad;

opis karakteristika određene profesije, otkrivanje sadržaja stručnog rada;

dio prostorija u kojima se izvode radovi.

2. Organizacija radnog mesta podrazumeva:

sistem mjera za planiranje radnog mjesta;

sistem mjera za opremanje radnog mjesta sredstvima i predmetima rada i njihov funkcionalni smještaj;

sistem mjera za izbor i funkcionalni smještaj namještaja na radnom mjestu.

3. Praksa je pokazala da je bolje imati radno mjesto sekretarice:

u posebnoj prostoriji;

u prostoriji pored kabineta šefa;

u posebnoj prostoriji pored kabineta šefa.

4. Područje u kojem se nalaze ormari za spise je:

glavna zona;

područje za usluge posjetitelja;

pomoćni prostor.

5. Set namještaja za organizaciju glavnog radnog prostora sekretara obično uključuje:

Stol za pisanje, pomoćni stol ili postolje za tehničku opremu, stolica ili stolica za podizanje i okretanje na kotačima, stol za posjetitelje, stolica(e) za posjetitelje;

sto za pisanje, pomoćni sto ili stalak za tehničku opremu, stolica ili stolica za podizanje i okretanje na točkovima;

kancelarijski sto, pomoćni sto ili ormar za tehničku opremu, stolica ili stolica za podizanje i okretanje na točkovima, mekane fotelje (fotelje), stolić.

6. U pomoćnoj zoni sekretarske kancelarije obično se nalaze:

Ormari i police za odlaganje dokumenata i kofera;

metalni sef za čuvanje obrazaca, pečata, dokumenata;

sofa ili fotelje;

uredska oprema;

Desktop;

ormar za kartoteku.

8. Kako bi se uštedio fizički napor u procesu rada, preporučuje se:

odaberite više odgovora

ne držite ništa na radnom mjestu.

svaka stvar mora imati svoje mjesto i stalnu zonu kretanja u procesu rada.

stavite sve stvari u unutrašnje ladice stola tako da površina stola ostane prazna.

sve što se uzme desnom rukom treba staviti na desnu, sve što se uzme lijevom - na lijevu.

sve što se češće koristi (olovka, papir) stavlja se bliže, ono što se ređe koristi je dalje.

svu kancelarijsku opremu treba postaviti što bliže radnom mestu.

dokumente sa kojima sekretar radi preporuča se postaviti tako da se mogu lako uzeti, pročitati i zgodno koristiti.

9. Stolica za sekretara treba da bude:

podizanje i okretanje na kotačima;

podizanje i okretanje;

podizanje i okretanje na točkovima, okretno, sa podesivim naslonom.

10. Radno mjesto šefa sastoji se od zona:

glavna zona, pomoćna zona, zona usluga posjetitelja;

radni prostor, prostor za sastanke, prostor za rekreaciju;

radni prostor, pomoćni prostor, prostor za rekreaciju.

11. Odrediti redoslijed radnji prilikom opremanja radnog mjesta potrebnim alatima i predmetima rada: a. odabrati namještaj, inventar, tehničku opremu, kancelarijsku opremu i kancelarijski materijal; b. razjasniti i identificirati glavne funkcije sekretara, informatičke komunikacije, radno vrijeme, spisak materijala koji mora imati.

prvi korak - a; drugi korak b

prvi korak - b, drugi korak - a

12. Navedite tehnička sredstva koja sekretar najčešće koristi.

13. Najbolji kvalitet štampe obezbeđuje:

laserski štampač;

jet printer;

matrični pisač;

14. Uređaj za rezervnu kopiju dizajniran za spremanje informacija na tvrdi disk snimanjem na kasete trake naziva se:

15. Vrsta komunikacije koja se koristi za prenošenje informacija na daljinu u obliku tekstova, crteža, crteža naziva se:

telefonske komunikacije;

elektronička komunikacija;

faksimil.

16. Telefonske slušalice su:

uređaj za nanošenje plastičnog premaza na papir
u svrhu zaštite od vanjskih utjecaja;

uređaj za prijenos elektroničkih dokumenata pohranjenih u memoriji računala;

uređaj koji se sastoji od mehanički kombinovanih slušalica i mikrofona koji se koriste za komunikaciju.

17. Prema namjeni, mala kancelarijska oprema se može podijeliti u podgrupe:

odaberite više odgovora

Materijali za pisanje;

Setovi i instrumenti za pisanje;

servisni pribor;

pribor za uvezivanje papira;

kućne potrepštine;

proizvodi sa markicama;

uređaji za ubadanje;

korektivna sredstva;

proizvodi od papira.

18. Navedite tipove fascikli.

__________________________________________________________

19. Koja su sredstva male kancelarijske opreme uključena u podgrupu "Papir, proizvodi od papira":

__________________________________________________________

odaberite više odgovora

pribor za posluživanje i kućanstvo;

lijekovi (komplet prve pomoći);

toaletni stolić;

set hrane i pića;

Predmeti za ličnu higijenu;

specijalna literatura;

Mašina za suđe.