Sprovođenje tendera. Učešće na tenderima: uputstva korak po korak, potrebna dokumentacija, uslovi

19.02.2013 01:54

Svrha tendera je odabir dobavljača robe (usluga) koji može zadovoljiti sve Vaše zahtjeve (u pogledu cijene, roka isporuke, količine robe i sl.). Pri tome morate imati na umu sljedeće:

• Sprovođenje ozbiljnog tendera traje najmanje mjesec dana, a možda će kašnjenje odigrati važnu ulogu u vašem poslovanju. Dakle, ako ne kupite opremu ili se ne prijavite za uslugu na vrijeme, možete izgubiti klijenta za mjesec dana, a sa njim i prihod.
• Potrebno je organizovati tender samo za značajne kupovine. Po mom iskustvu, iznos bi trebao biti najmanje 10 hiljada američkih dolara. Ako mi pričamo o tome Za manje iznose, vaši podređeni bi trebali samostalno pronaći jeftinije opcije u komunikaciji sa budućim ili sadašnjim partnerima.

Procijenite situaciju i, ako imate vremena za održavanje tendera, koristite ovaj obrazac za odabir partnera. Da biste efikasno organizovali tender i postigli svoj cilj, potrebno je da preduzmete nekoliko koraka (pogledajte takođe: Kakav se tender može održati?).

Kakav se tender može održati?

Otvoren tender je javni događaj tokom kojeg vaša kompanija prilično široko objavljuje svoje neposredne tržišne namjere. Formulišete problem, opisujete situaciju na tržištu i uslove koje rešenje problema mora da ispuni. Nakon toga, informacije o tenderu se distribuiraju u otvorenim izvorima.

Preporučujem održavanje otvorenog tendera ako je iznos narudžbe jako velik (na primjer, govorimo o izgradnji zgrade). Otvoreni tender će osigurati maksimalnu transparentnost za dioničare prilikom izbora partnera i donošenja odluka, te će značajno smanjiti vjerovatnoću da će na rezultate uticati finansijski interesi vaših podređenih (drugim riječima, dobiće se povratni miting).

Zatvoren tender pretpostavlja da vi ili tenderska komisija izvršite preliminarnu selekciju učesnika (obično ne više od pet ili šest kompanija), upoznate se sa njihovim predstavnicima i razgovarate o vašim planovima.

Oglasi o zatvorenim tenderima se ne objavljuju, pozivi se šalju pojedinačno. Obično najveće firme ili njihovi konzorcijumi učestvuju u zatvorenim nadmetanjima.

Bolje je provesti ovakav tender ako ste vremenski ograničeni i poznajete tržište profesionalnih kompanija u datoj oblasti. U suprotnom (kod otvorenog tendera) moraćete da provedete vreme proučavajući iskustvo i nivo kompanija, procenite rizike interakcije sa potencijalnim partnerima koji žele da učestvuju u tenderu. Sve to dovodi do produžavanja rokova.

Tender se mora održati ako trošak kupovine (jednokratno ili godišnje) premašuje određeni fiksni iznos. Svaka kompanija ga postavlja na osnovu svojih interesa i rizika prilikom kupovine. Naše preduzeće vrši nabavku repromaterijala za proizvodnju, računarsku opremu, kancelarijsku opremu i nameštaj, vozila za vozni park na tenderskoj osnovi, a vrši i odabir kompanija koje pružaju usluge (u oblasti selekcije kadrova, PR-a i dr.).

Nismo odredili optimalni termin za tender. U zavisnosti od složenosti i visine kupovine, tender traje od dve nedelje do dva meseca. Što je tender složeniji, to velika količina dobavljači su uključeni u to, to je više vremena potrebno za analizu prijedloga i donošenje konačne odluke. Ali ako tender kasni, onda je to signal da je u procesu organizovanja nešto urađeno pogrešno.

Korak 1. Organizacija tenderske komisije

Tendersku komisiju možete formirati privremeno ili stalno (ako redovno održavate tendere). Trebalo bi da se sastoji od stručnjaka i predstavnika odjela kojem je ovaj proizvod potreban. Preporučljivo je da generalni direktor kompanije klijenta preuzme ulogu predsjednika komisije. Stručnjaci mogu biti ili stručnjaci iz vaše kompanije ili vaši poznanici ili konsultanti. Glavna stvar je da su dobro upućeni u područje aktivnosti u kojem održavate tender.

1. Pokušajte više komunicirati sa svojim direktorima. Prije početka tendera sa njima formulirajte jasne zahtjeve prema kojima će se vršiti odabir.
2. Stvaranje stalne komisije nije uvijek efikasno, jer pozvani stručnjaci ne mogu razumjeti sve oblasti. Sastav komisije je bolje prilagoditi u zavisnosti od ciljeva i oblasti u kojoj se tender održava.
3. Vaš zadatak je da obezbedite takve uslove rada za proviziju da budete sigurni da kupovina zadovoljava potrebe vašeg poslovanja. Pokušajte stvoriti zdrav sukob interesa između komisije i dobavljača koji učestvuju na tenderu.

Praktičar kaže

Elena Denisova | Finansijski direktor projekta Chateau le Grand Vostock, Krasnodarski kraj

Referenca

Projekt Chateau le Grand Vostock(Chateau le Grand Vostok) je jedinstveni rusko-francuski projekat proizvodnje vina evropskih standarda kvaliteta u Rusiji. Uključuje cijeli proizvodni ciklus: uzgoj grožđa, vino za polaganje, odležavanje vina u francuskim bačvama, flaširanje i distribuciju.

Preporučujem da generalni direktori malih preduzeća lično prate čitav proces (od formiranja tenderske komisije do donošenja odluke). Na primjer, naša kompanija je raspisala tender za odabir generalnog izvođača za izgradnju pogona u Krasnodar region. Učestvovao sam u pripremi tendera, odabiru partnera i donošenju konačne odluke.

Iz vlastitog iskustva mogu reći: ako je generalni direktor projektni menadžer i predsjednik tenderske komisije, on je taj koji mora svakodnevno pratiti vođenje tendera.

generalnog direktora, koji je podređen zamenicima za ekonomiju i finansije, marketing, strateški razvoj itd., vođenje tendera može se prenijeti na podređene. U tom slučaju vam je dodijeljena uloga glavnog stručnjaka, koji, nakon što dobije informacije o učesnicima, može donijeti konačnu odluku. Po potrebi možete se sastati sa kandidatima koji vam se sviđaju.

Tendersku komisiju čine šefovi odjeljenja ili rukovodioci - u zavisnosti od obima i prirode tendera, stepena uključenosti odjela u tenderski proces. Naš generalni direktor ne učestvuje u radu tenderskih komisija, već ga kontroliše. Ako se tender održava za iznose od milion američkih dolara, on se mora upoznati sa prijavama i rezultatom, a ako je riječ o manjim iznosima, po vlastitom nahođenju.

U našoj kompaniji tenderska komisija uvek uključuje najmanje tri zaposlena: kupca, njegovog menadžera i menadžera nabavke. Na tender se pozivaju najmanje tri osobe koje rade sa kompanijom i potencijalnim dobavljačima proizvoda (usluga).

Budući da je jedan od principa upravljanja našom kompanijom delegiranje ovlašćenja sa najvišeg menadžmenta na izvođača radova, generalni direktor učestvuje u radu tenderske komisije samo za nabavke veće od određenih iznosa ili pri izboru isporučioca najbitnijih usluga (proizvoda). ) za kompaniju. Učešće generalnog direktora je najčešće minimalno – na stručnom nivou.

Korak 2. Izrada tenderske specifikacije

U tenderskom zadatku članovi komisije moraju navesti sve uslove za kupljeni proizvod (uslugu). Ovaj dokument će omogućiti vašim partnerima da se više pripreme pune informacije, a možete uporediti performanse dobavljača.

Savet generalnom direktoru:

1. Ako vam strategija razvoja vaše kompanije omogućava da odredite obim transakcije koja se razmatra za dvije do tri godine unaprijed, obavezno to navedite u specifikaciji tendera.
2. Pokušajte da formulirate što je preciznije moguće tehnički zahtjevi na kupljeni proizvod (uslugu) i potrebne karakteristike. To će vam omogućiti da brzo uporedite primljene prijedloge, a samim tim i skratite vrijeme za provođenje tendera.
3. Ne unosite nepotrebne detalje u zadatak. Zapamtite: pretjerani detalji mogu odgoditi tender.

Praktičar kaže

Victor Marchenko | Šef nabavke, 3M Rusija, Moskva

Naš tenderski zadatak se sastoji od sledećih tačaka: pismo kojim se poziva na učešće na tenderu, specifikacija proizvoda ili usluge, kriterijumi za ocenjivanje i težina svakog kriterijuma, sastav komisije, termin održavanja tendera, zahtevi za tendersku dokumentaciju.

Anatolij Kuliš | komercijalni direktor Kompanija Komus, Moskva

U našoj kompaniji tenderski zadatak (brief) obuhvata sledeće parametre: vremensko trajanje, format prijava učesnika, uslove za određivanje pobednika, ciljeve projekta i očekivane rezultate, budžet projekta, druge uslove (mehanizmi finansiranja, merenje rezultata itd.)

Korak 3. Odabir partnera

Komisija mora poslati tenderski zadatak vašim potencijalnim partnerima. Tako će ih, prvo, pozvati da učestvuju na tenderu, a drugo, moći će pratiti cijene na tržištu: shvatit ćete ko naduvava maržu, a ko ne. Na primjer, pokušavam privući ne više od tri do šest kompanija. Štaviše, ova lista uključuje i velika i mala preduzeća. Paradoks je da ovi drugi ponekad imaju veći uticaj na proizvođača opreme i imaju najvažniji kvalitet – fleksibilnost (za razliku od velikih kompanija). Zbog toga lideri na tržištu često imaju više cijene.

Kada tenderska komisija ima prve rezultate, potrebno ih je analizirati i pokušati shvatiti ko želi da zaradi od vaše kompanije, a ko zaista želi da postane vaš partner. Slobodno postavite sva pitanja. Prilikom proučavanja prezentacija, pravite bilješke - one će vam biti od velike koristi prilikom kolektivne rasprave o tenderskoj dokumentaciji.

Savet generalnom direktoru:

1. Pokušajte da uspostavite lični kontakt sa dobavljačem. Sastanite se s njim i recite mu o svojim planovima kupovine. To će vam omogućiti da saznate koji je od partnera zaista spreman da se bori za vašu kompaniju i ponudi najbolje Bolji uslovi, koji od njih bliže komunicira sa proizvođačem. Kao rezultat toga, možete dobiti ne samo popust od prodavača, već i dodatni bonus od proizvođača.
2. Ako u Rusiji ne postoji predstavništvo kompanije dobavljača za koju ste zainteresovani, uputite svoje podređene da pošalju pisma sa predlogom saradnje evropskom predstavništvu kompanije ili centralnom uredu. To u pravilu dovodi do pozitivnog rezultata.

Generalni direktor govori

Sergej Mitrofanov

U procesu traženja potencijalnih učesnika na tenderu, vredi obratiti pažnju mala preduzeća koji su spremni preuzeti vaš projekat ili ponuditi potrebnu uslugu (proizvod). Nemojte odmah reći „ne“, prvo saznajte ko tačno tamo radi. Često, visokokvalitetni profesionalci napuštaju velike kompanije i organiziraju vlastite poslove; saradnja sa njima će doneti dobre rezultate i, što je najvažnije, biće jeftinija.

Korak 4. Pregovori sa dobavljačem, dobijanje popusta

Nakon analize predloga i odabira potencijalnih ponuđača, tenderska komisija treba da počne da aktivno radi sa njima na smanjenju troškova. Korisno je da generalni direktor zna sledeće tačke u radu komisije:

• Poluga za uticaj na podnosioce zahteva da dobiju popuste su tenderske ponude drugih dobavljača.
• Komisija treba da zauzme konstruktivan pristup komunikaciji sa prodavcem i proizvođačem. Potražite nedostatke u dobavljaču i njegovim odlukama, kao i rizike koji mogu uticati na dalju komunikaciju sa prodavcem i proizvođačem.
• Komisija treba da prouči standardne uslove ugovora prije završetka tendera. Zatim, apstrahujući od ugovora, članovi komisije moraju nesmetano da dovedu dobavljača do onih uslova koji će zadovoljiti obe strane.

Savjet generalnom direktoru. Morate lično kontrolirati napredak pregovora. Ako vidite da bez vaše pomoći dodatna runda veza neće uspjeti, uključite se u pregovore. Tako ćete naglasiti svoje interesovanje za svog partnera, koji će biti primoran na recipročan korak. Ali napominjem da je obično moguće samo jednom pogurati pregovore na ovaj način.

Generalni direktor govori

Sergej Mitrofanov| Generalni direktor za Rusiju i zemlje ZND međunarodnog konsultantskog biroa Brandflight, Stokholm - London - Moskva

Dešava se da rešenje vaših problema leži na preseku predloga dva učesnika na tenderu. To otežava zadatak. Ali svrha tendera je pronalaženje optimalnog rješenja. Ponekad je korištenje dva partnera u projektu mnogo efikasnije. Na primjer, u poslovima oglašavanja i komunikacija to se događa prilično često.

Korak 5. Potvrdite partnere

Prije konačnog izbora partnera, morate biti sigurni da će obećanja biti ispunjena. Postoji nekoliko načina za provjeru partnera: javno, zatvoreno i od usta do usta.

Javni metod. Provjera se sastoji od traženja informacija na internetu iu štampi. Nažalost, na ovaj način nećete uvijek dobiti korisne informacije, ali svakako možete nešto razumjeti. Da, svako samopoštovanje moderna kompanija brine o svom "licu" na internetu. Obratite pažnju na korporativnu web stranicu i kvalitetu njenog dizajna. Nivo stranice će pokazati kako se tačno kompanija pozicionira na tržištu. Međutim, više puta sam se susreo sa profesionalnim kompanijama koje se uopće ne bave samo-PR-om. Po njima, dobrom proizvodu nije potrebna reklama.

Zatvorena metoda. Pitajte svog potencijalnog partnera za informacije o njegovim završenim projektima, kao i listu klijenata (to možete učiniti bez kontakt podataka). Na primjer, samostalno tražim kontakt osobe u kompanijama koje zastupa partner i dobijam povratne informacije. Po mom mišljenju, ovo je najobjektivniji način provjere.

Od usta do usta. Pozovite svoje prijatelje i partnere, saznajte njihovo mišljenje o budućim dobavljačima. Po pravilu, to nisu ništa drugo do glasine. Međutim, ponekad čak i među glasinama postoje istinite, korisne informacije.

Anatolij Kuliš | Komercijalni direktor kompanije Komus, Moskva

Sumirajući rezultate tendera, proveravamo nove partnere, razmatramo njihovu kreditnu istoriju, mesto i reputaciju na tržištu i prikupljamo preporuke. Prezentacija rezultata vašeg rada za druge kupce, njihove koordinate i preporuke obično je uključena u uslove učešća na tenderu.

Korak 6: Donošenje odluke

Dakle, glavni koraci su preduzeti. Sada, na osnovu dobijenih informacija, tenderska komisija mora donijeti konačnu odluku.

Savet generalnom direktoru:

1. Obavezno prisustvujte završnom sastanku tenderske komisije.
2. Dajte svakom članu odbora priliku da govori.
3. Pokušajte da dovedete komisiju nezavisna odluka I jednoglasno mišljenje. U suprotnom, trebali biste biti spremni na činjenicu da ćete morati donijeti konačnu odluku.

Generalni direktor govori

Sergej Mitrofanov| Generalni direktor za Rusiju i zemlje ZND međunarodnog konsultantskog biroa Brandflight, Stokholm - London - Moskva

Budući da sam ne samo organizator, već i učesnik tendera, savjetujem vam da ne odgađate donošenje konačne odluke o izboru partnera. Priprema tendera, sastavljanje tenderske specifikacije i pozivanje učesnika može potrajati koliko god smatrate potrebnim. Međutim, nakon što ste izbacili nepodobne i ostavili dva-tri najbolja, pokušajte ih obavijestiti o svojoj odluci u što je brže moguće. Ako vaša razmišljanja traju mjesec, pa čak i dva, učesnici tendera mogu jednostavno odbiti saradnju s vama.

Dešava se da se tokom procesa pojašnjenja pojave novi uslovi koji su nam od izvođača neprihvatljivi. Zatim se obraćamo drugim kandidatima koji nam odgovaraju ili raspisujemo novi tender.

Dešava se da kompanija dobavljač postane nesposobna da nastavi snabdevanje. Kao rezultat toga, kompanija mora hitno tražiti nove dobavljače i uspostaviti odnose sa drugim preduzećima. Obim državnih nabavki se povećava, što učesnicima omogućava da budu konkurentni i pobjeđuju na tenderima. Svaka kompanija koja zavisi od eksternog snabdevanja mora da zna kako se sprovodi tender.

Ko provodi tendere na državnom nivou

Da biste razumjeli tržišni sistem, morate odgovoriti na glavna pitanja:

1. Kako se provode tenderi?
2. ko ovo radi?

Na sve-ruskom nivou, tendere sprovodi opština, što obezbeđuje nadležni zakonodavni akti. Mogu ih obavljati i posebna tijela državna vlast. Glavni cilj ovakvog nacionalnog događaja je traženje odgovarajuće kompanije za izvršenje naloga. U ovom slučaju, tender pobjeđuje kompanija koja može ponuditi najefikasnije metode izvođenja, uključujući uslove isporuke itd.

Na državnom nivou, glavni metod javnih nabavki je tender. Državni tender je posebna opcija za izdavanje vladinog naloga za nabavku potrebne robe. Takođe, osnov ugovora može biti pružanje posebnih usluga ili niza radova na osnovu specifičnih uslova koje postavlja kompanija naručilac, u odgovarajućem roku. Ovaj postupak uključuje utvrđivanje ekonomskog blagostanja kompanije na konkurentskoj osnovi, što omogućava da pobijedi kompanija koja izvršava nalog čiji će uslovi biti najpovoljniji za kupca.

Kako funkcionira tender na državnom nivou?

Načela državnog tendera su ravnopravnost učesnika, njihova konkurentnost u uslovima konkursa i konkurentnost. Ako kompanije nisu voljne da se bore za potrebu da dobiju ugovor, onda im njihova pasivnost neće dati prednost. Ako kompanija izvršilac ne želi da učestvuje na tenderu, smatrajući da je ovaj nivo „pretežak” za nju, može se povući iz trke za ugovor u bilo kom trenutku.

Svaka kompanija učesnica, u procesu pripreme, snosi određene troškove za izvođenje niza radova na proračunima, statistici i razvoju ideja za takmičenje. Nažalost, kompanija naručilac neće moći da nadoknadi ove finansijske probleme, jer svaki učesnik na tenderu radi na dobrovoljnoj bazi i nije bitan samo dobitak. Činjenica je da predstavljanje vaše konkurentnosti na nacionalnom nivou već predstavlja uspjeh na putu da postanete lider u zalihama. To će privući investitore voljni da sarađuju. Dakle, svaka kompanija zna kako funkcioniše licitiranje i kakve koristi donosi kupcu i izvođačima.

Postoji nekoliko vrsta nacionalnih tendera.

Otvoreni događaji

Ova vrsta takmičenja se obično održava kada je potrebno organizovati nabavku opreme, dobara ili određenih usluga. Istovremeno, na ovakvim konkursima mogu učestvovati svi dobavljači koji smatraju da ispunjavaju uslove.

Kako se sprovode otvoreni tenderi? Ova verzija događaja mora biti izvedena pod standardnim uslovima, uzimajući u obzir naredbe i pravila predviđena zakonom. Istovremeno, otvorenost na nacionalnom nivou omogućava svima da učestvuju. Naravno, sa ovakvim stopama i na tako visokom nivou, neće svako preduzeće moći da podnese prijavu, jer su za to potrebni određeni kapaciteti, veštine i resursi. Osim toga, kompanija kupac uvijek zadržava pravo da uvede dodatne uslove konkursa kako bi izbacila neodgovarajuće kandidate.

Zatvoreno

Takva takmičenja su najprofitabilnija. Činjenica je da ne zna svaka kompanija-izvršitelj za postojanje takvog tendera, što omogućava njegovo sprovođenje u uskom krugu.

Kako provesti zatvoren tender? Ako govorimo o nacionalnom nivou, onda je, najvjerovatnije, važna potreba za neotkrivanjem. Državne tajne prisiljavaju kompaniju kupca da samostalno pažljivo bira kandidate kojima će biti poslana ponuda za učešće na konkursu. Nakon toga će učestvovati samo oni dobavljači koji su podnijeli prijave na vrijeme. Svaka izvođačka kompanija dužna je da čuva strogu povjerljivost kako tokom takmičenja tako i nakon potpisivanja ugovora. Curenje informacija smatrat će se kršenjem ugovora, što će koštati okrugli iznos u vidu kompenzacije.

Prednost učešća na zatvorenim tenderima je mogućnost primanja velike narudžbine i stalan rad sa kompanijom naručioca, što će omogućiti kompaniji koja izvrši visoki nivo ekonomiju i svjetsko tržište.

Kako se odvijaju na skrivenoj osnovi? Kompanije koje mogu da obezbede kompaktne isporuke proizvoda ili usluga posebne prirode pozivaju se da učestvuju na zatvorenom državnom takmičenju. Međutim, mogu učestvovati samo pozvani dobavljači, jer sam tender neće biti objavljen u medijima. Ovo garantuje povjerljivost konkursa, što će informacije čuvati u tajnosti.

Državne nabavke na ovakvim aukcijama moraju biti koordinirane sa državnim agencijama, jer su oni glavni akteri koji potvrđuju potrebu za. Kandidati moraju na vrijeme dostaviti kompletan set dokumenata u skladu sa zahtjevima konkursa. Prijave se registruju, nakon čega predloženi proizvod ili usluga svake kompanije podliježe provjeri usklađenosti sa svim uslovima. Koji god dobavljač ponudio najpogodnije uslove će odrediti državni ugovor.

Jednoetapna takmičenja

Odlikuju se svojom jednostavnošću i efikasnošću:

1. Brzo provođenje tendera u jednoj fazi moguće je ako se kupovina može obaviti od jednog dobavljača.
2. Takva konkurencija je poželjnija ako govorimo o malim količinama kupovine.
3. Provođenje u jednoj fazi je korisno na lokalnom nivou ako je potrebno izabrati jednog između dva ili tri moguća dobavljača.
4. Jednoetapni konkursi se mogu održavati ako je sam holding čisto simboličan, ali u stvari postoji samo jedan pravi predstavnik za poziciju izvršioca nabavke i ugovora.

Kako provesti tender među dobavljačima u jednoj fazi? Stvarna konkurencija u ovom slučaju je neprikladna, ali se održava samo da bi se jasno pokazalo poštenje kompanije kupca i njena spremnost da sarađuje sa svima koji su u mogućnosti da osiguraju poštovanje svih uslova ugovora, uključujući i potrebne količine isporuke .

Dvostepeni

Ovakvi događaji se izvode kada je potrebno izaći na međunarodno tržište i osigurati nabavku od strane države prilično složenih, netipičnih proizvoda. U ovom slučaju naučni radovi mogu djelovati kao proizvod, istraživački radovi, tehnološki razvoj ili arhitektonski projektantski rad.

Kako provesti dvostepene tendere?

Kako se sprovode tenderi za nabavku

Sprovođenje takvog događaja zavisi od vrste nabavke i tražene robe. Kao rezultat toga, mogu se zatvoriti, otvoriti, održati u obliku aukcije itd. Ako je riječ o otvorenom državnom tenderu, onda učestvuju samo oni izvođači koji su uspjeli da se odazovu pozivu za učešće na vrijeme. U ovom slučaju, specifičnosti implementacije zavise samo od kupca.

Dokumentacija

U tenderskoj dokumentaciji je naznačen raspored konkursa, uslovi i potrebne kvalifikacije izvođača. Pored provizije, kompanija kupac može obezbediti nezavisne stručnjake koji mogu dati tačniju procenu robe i usluga. Pobjednik konkursa će se odrediti glasanjem. U budućnosti će kompanija sa njim potpisati državni standard.

Kako možete učestvovati na državnom tenderu?

Mnoge potencijalne učesnike zanima kako se provode državni tenderi i kako na njima učestvovati. Da biste učestvovali u takvom takmičenju, prvo morate podnijeti prijavu. Činjenica je da se takvi tenderi održavaju otvoreno, što omogućava učešće bilo koje kompanije izvršioca (izuzev državne tajne). Da kompanije koje ubuduće ne budu u mogućnosti da ispune ugovor ne učestvuju na konkursu, svaki učesnik je dužan da podnese prijavu, uz koju će biti priloženo odgovarajuće osiguranje u vidu bankarske garancije ili

Svaka kompanija koja kupuje robu i usluge na tržištu nastoji da minimizira rizike odabira nekvalitetnog proizvoda/usluge i da proizvod/uslugu dobije sa maksimalnom koristi, tj. najbolji odnos cene i kvaliteta. Danas su mnoge kompanije, posebno velike, što strože regulisale procedure nabavki, formalizujući nekoliko vrsta tenderskih procedura.

Evo tri od njih:

Skrećem pažnju da je posljednja vrsta tendera, u kojoj je odlučujući faktor isključivo cijena, po našem mišljenju primjenjiva na standardizovanu robu, tj. na robu čija su svojstva unaprijed određena DSTU (GOST). I nije baš korektno primjenjivati ​​proceduru takvog tendera, na primjer, na izradu web stranica.

Prvo, čak i sa istim početnim briefom, svi budući izvođači drugačije vide projekat, a vi zapravo birate one čije iskustvo ili vizija vam najviše prijaju.

Drugo, iako u konačnici kupujete gotov proizvod u obliku web stranice, kupujete i projekat/uslugu za njegov razvoj i implementaciju, što je slično konsultantskom projektu. U ovom slučaju prije svega birate kompaniju dobavljača, a ne specifikaciju i cijenu.

Posmatrajući brojne pristupe i procedure koje kompanije dolaze pri odabiru pružaoca usluga izrade web stranica, sastavili smo određene preporuke kako organizirati tendersku proceduru.

Sav softver i dizajnerska rješenja, koje kompanija kreira za postavljanje na Internet, dio su njene ukupne komunikacije s potrošačima, partnerima, investitorima i drugom publikom.

Stoga je u fazi odabira izvođača preporučljivo jasno razumjeti za koju specijalizaciju izvođača radova trebate u ovoj fazi razvoj komunikacije na Internetu.

Preliminarna faza

Odabir tipologije izvođača radova. Danas su na tržištu:

Preporučljivo je dodijeliti zadatke agencijama u skladu sa njihovom specijalizacijom. Naravno, dozvoljeno je dodijeliti složen zadatak jednom izvođaču. primjeri:

A) Provođenje nagradne igre za kupce zaštitni znak, uz aktivaciju promotivnih kodova iz paketa. U ovom slučaju, zadatak kreiranja mini promotivne stranice za takvo izvlačenje može se povjeriti digitalnoj agenciji.

B) Vođenje medijske kampanje na Internetu. U ovom slučaju izrada banera se može povjeriti online medijskoj agenciji.

U svakom slučaju, prilikom odabira izvođača i angažovanja podizvođača, preporučljivo je da znate cijeli lanac, s jedne strane, a s druge strane, složeni zadaci podijeliti projekat u dvije faze i uključiti specijaliziranu agenciju.

Ako u sklopu tendera angažujete agencije/kompanije za rješavanje nekoliko problema različite vrste, treba pažljivo osigurati da kriteriji po kojima ocjenjujete rad odgovaraju specijalizaciji agencije. Na primjer, izbor izvođača za izradu promotivne web stranice nije bio vezan za pokazatelje uspješnosti kampanje u cjelini.

U slučaju da ste utvrdili da vam je potrebna kompanija za digitalnu produkciju (web development) za obavljanje vaših zadataka, preporučujemo sljedeću tendersku proceduru.

Faza 1. Izbor učesnika na tenderu

Zadatak ove faze: -odaberite kompanije koje vam odgovaraju prema dva kriterijuma:

Khomenko Aleksandre Nikolajeviču,

komercijalni direktor

U ovom članku želimo da se zadržimo na glavnim karakteristikama tenderskih procedura prilikom odabira izvođača građevinskih i instalaterskih radova, sa kojima smo se susreli prilikom organizovanja više od 30 tendera za naše klijente, kao tehnički naručilac.

Mora se imati na umu da je odabir izvođača za projekat možda najviše glavni zadatak, nakon što je odobren finansijski model projekta.

Što su vaše procedure i uslovi za odabir kandidata strožije i strože, veće su šanse za uspjeh projekta.

Postavljanjem visokih kriterijuma ocjenjivanja od samog početka uvelike smanjujete rizik od neuspjeha projekta zbog nepoštenja druge strane tokom njegove realizacije.

Velike kompanije, po pravilu, imaju svoja tenderska odeljenja koja organizuju tenderske procedure na osnovu prihvaćenih korporativnih standarda. Mala ili projektno-investiciona preduzeća mogu sprovoditi tendere u zavisnosti od potrebe projekta, ali i prva i druga moraju da se bave istim redosledom koraka.

Prvi korak je „Formiranje tenderske dokumentacije i tehničke specifikacije“.

Prva faza je najvažnija, ona u suštini određuje koliko će tender biti uspješan. Prilikom izrade tenderske dokumentacije i tehničkih specifikacija, bolje je voditi se principima maksimalne detaljnosti, nedvosmislenog tumačenja teksta i potpunosti zahtjeva za potencijalne učesnike tendera.

Odredbe projektnog zadatka ne bi trebale biti „međusobno isključive“ i „zajedno iscrpne“.

Trebalo bi da sadrži sve što potencijalni ponuđači treba da znaju da bi formulisali svoje predloge cena, a da pri tome uslovi tenderske dokumentacije ne budu dvosmisleni.

Za izradu tenderske dokumentacije potrebni su vam pravnik i ekonomista, a za izradu tehničkih specifikacija ne možete bez voditelja projekta i specijalizovanih tehničkih stručnjaka, u zavisnosti od karakteristika vrsta i vrsta posla. Veoma uobičajena greška je da je tehnički dio povjeren istim pravnicima i ekonomistima koji pripremaju tendersku dokumentaciju. Rezultat je dobra konkursna dokumentacija i vrlo površna tehnička specifikacija, po kojoj je izgradnja nemoguća bez stalnih promjena koje utiču na konačni trošak objekt, a to je najvažniji rizik u realizaciji svakog projekta.

Prvi dio tenderske dokumentacije obično je popis općih karakteristika objekta. Njegov naziv, namjena, lokacija, veličina, rokovi realizacije, podaci o naručiocu i investitoru izgradnje, sažetak objašnjenje o postojećem setu početne dokumentacije za izdavanje dozvole, u skladu sa kojom će se morati izvoditi izgradnja.

Zatim morate navesti vrijeme održavanja tendera, datum početka i završetka za podnošenje ponuda, tačnu adresu i vrijeme za podnošenje prijedloga, proceduru za prijem ponuda. dodatna objašnjenja u slučaju ovakvih problema među podnosiocima prijava, kao i postupak poništenja tendera.

Važan aspekt je pravno pozicioniranje tendera, da li će to biti javna ponuda u skladu sa normama građanskog zakonika, odnosno da li će biti obavezna za zaključivanje po navedenim uslovima od strane naručioca ili ne. .

Ponuda se obično daje u vezi sa kupovinom homogenog proizvoda, pri čemu su karakteristike kvaliteta strogo definisane, a jedini kriterijum je cena kupljenog proizvoda. Prilikom kupovine usluga, tender je informativnog karaktera, čiji se uslovi mogu menjati po nahođenju naručioca, a zaključivanje ugovora sa najmanje jednim podnosiocem zahteva po objavljenim uslovima nije obavezno.

Jedan od glavnih odjeljaka konkursne dokumentacije sadrži zahtjeve za kvalifikacije potencijalnih učesnika. Ovdje morate detaljno opisati zahtjeve za kandidata u smislu:

Iskustvo: koliko bi trebalo biti završenih ili u izgradnji objekata slične vrste i namjene; u kojim regionima iu kom vremenskom okviru treba da se implementiraju; veličina i cijena izgrađenih objekata;

Kadrovi: koliko zaposlenih i koje kvalifikacije moraju imati, profil njihove stručne spreme, diplome, radno iskustvo, dostupnost potrebnih dozvola, sertifikata, dozvola za obavljanje određenih vrsta poslova, usavršavanja i sl.;

Oprema i materijalno-tehnička baza: vrsta i količina potrebnu opremu, dostupnost proizvodnje i skladišnih objekata, ugovori o nabavci potrebni materijali, dostupnost ugovora o servisu za održavanje postojeće opreme;

Licence i odobrenja: Odobrenja SRO za projektovanje, građevinske i instalaterske radove, ako je potrebno, dozvole za izvođenje radova na kulturnim mestima ili posebno zaštićenim mestima gde je potrebna dozvola FSB.

Takođe je potrebno navesti kvantitativne i kvalitativne kriterijume za ocjenu prijave u konkursnoj dokumentaciji.

Takvi kriteriji u većini slučajeva su cijena, kvalitet, uvjeti usluge, kao i veličina i trajanje garancije.

Ovisno o preferencijama Klijenta, faktor troškova može iznositi od 30 do 70 posto ukupne ocjene svakog prijedloga. Preostali interes se može rasporediti između kriterijuma kvaliteta, uslova i garancije. Na primjer, 100% ukupne ocjene prijedloga može se podijeliti u sljedećem omjeru - 50%/20%/20%/10%.

Zatim se svaka prijava vrednuje u skladu sa navedenim kriterijumima. Recimo da će aplikacija sa najboljom, odnosno najnižom cijenom u gornjoj formuli dobiti maksimalan broj bodova po ovom kriteriju, tj. 100 bodova, što će joj, shodno tome, omogućiti da postigne maksimalnih 50% ukupne ocjene.

Aplikacija će tada biti procijenjena prema svakom od ostalih kriterija, uključujući maksimalno iskustvo ( završeni projekti, osoblje, oprema), minimalni rokovi isporuke, maksimalne garancijske obaveze. Prijave se mogu ocjenjivati ​​jedna u odnosu na drugu ili u odnosu na maksimalne/minimalne zahtjeve koje je odredio Kupac. Zbrajanjem bodova za svaki kriterij utvrđuje se ukupna ocjena prijave.

Jedan od glavnih dijelova tenderske dokumentacije je nacrt ugovora o izvođenju građevinskih i instalaterskih radova, ali o tome ćemo detaljnije govoriti u sljedećem članku „Faza 3. Ugovor ili pravni štit naručioca“.

Odjeljak koji se odnosi na tehničke specifikacije mora sadržavati:

Direktno sam tehnički zadatak, što detaljniji i detaljniji. Studija izvodljivosti, projektnu dokumentaciju, koji je dobio pozitivno stručno mišljenje, građevinsku dozvolu, radna dokumentacija. Što je naručilac više napredovao u pripremi dokumentacije neophodne za izgradnju, to se preciznije mogu postaviti kriterijumi za odabir kandidata za građevinsko-montažne radove;

Detaljan raspored rada, podijeljen na pojedine vrste i faze rada;

Zbirni prikaz količina, definisanje vrsta i obima izgradnje.

Drugi korak je „obavještavanje potencijalnih učesnika o tenderu i početnoj evaluaciji prijedloga“.

Naručilac može održati otvoreni tender za najotvoreniji krug učesnika ili zatvoren tender za one kompanije koje su prethodno bile akreditovane ili su jednostavno odabrane od strane naručioca na osnovu preliminarne procene kandidata.

U svakom slučaju, važno je što šire obavijestiti sve o tenderskoj proceduri slanjem poziva ili objavljivanjem informacija o tenderu na nekom od otvorenih elektronske platforme(“B2B-centar”, “Fabrikant”, “GPB”).

Što više učesnika dođe, tender će biti konkurentniji, a samim tim i povoljnije uslove koji će kupac moći da dobije od dobavljača.

Nakon što se prikupe sve prijave aplikanata, moraju se prvo procijeniti kako bi se suzio krug potencijalnih aplikanata. Potrebno je „iskorijeniti“ one aplikacije koje očigledno ne zadovoljavaju kvantitativne i kvalitativne kriterijume i ostaviti 3-4 najadekvatnije aplikacije u odnosu cijena/kvalitet/vrijeme.

Takvim zahtjevima se treba ozbiljnije pozabaviti.

Na papiru možete nacrtati bilo šta. Čak ni dokumenti ovjereni kod notara ne daju nikakvu garanciju da su informacije koje su dale druge strane istinite.

Treći korak je “Prava procjena tenderskih prijedloga”. Formalna ocjena svakog od kriterija je neophodna, ali mnogo važnija analitički radšto je potrebno uraditi kako bi se izabrao najbolji izvođač radova.

Prilikom procjene iskustva važno je obratiti pažnju na sljedeće aspekte:

Da li podnosilac zahtjeva ima uspješno iskustvo u dovršavanju i isporuci projekata koji imaju slične karakteristike onima koje kupac planira izgraditi? Ne morate nikome dati priliku da uči od vas, to će vas mnogo koštati. Nekoliko ranije završenih projekata značajno povećavaju šanse izvođača da ispuni budžet izgradnje, održi kvalitet i završi radove na vrijeme;

Važno je da imate izgrađene objekte upravo u regiji u kojoj ćete graditi. Građevinski sektor visoko je reguliran, da bi brzo riješio nastajuće probleme, izvođač mora stalno komunicirati s lokalnim nadzornim organima i bolje je da je sve te veze on već ranije izgradio - nigdje ne vole Varjage;

Mora biti urađeno inspekcija na licu mesta na objekte koje je prethodno realizovao izvođač, vidjeti ih vlastitim očima, razgovarati s njegovim bivšim kupcima, čuti njihove recenzije o izvođaču;

Vrijedi se zapitati i kako se funkcionišu prethodno pušteni objekti, koliko je garancijskih slučajeva identifikovano tokom prve 1-2 godine rada i koliko je savjesno i pravovremeno izvođač ispunio svoje garantne obaveze;

Bilo bi dobro dobiti preporuke za određene projektne menadžere, inženjere i nadzornike izvođača radova. U svakoj kompaniji postoje odgovorni i neodgovorni zaposleni; Važno je da profesionalci izvođača rade s vama na strani izvođača.

Isto važi i za provjeru materijalno-tehničke baze. Svaka kompanija može „izvući“ dostupnost potrebnih ljudi, opreme, opreme i licenci. Morate biti sigurni da sve ovo zaista postoji.

Morate otići u ured izvođača, vidjeti njegovu proizvodnu bazu i posjetiti njegova skladišta.

Za mašine i opremu potrebno je provjeriti dokumente koji potvrđuju njihovu kupovinu, originalne pasoše tehnička sredstva i potvrde o registraciji. Ako su mašine i oprema kupljeni na kredit, potrebno je da razgovarate sa bankom ili lizing kompanijom kako biste saznali koliko su pravovremeno ispunjene obaveze po kreditu izvođača.

Za zaposlene je bolje vidjeti vlastitim očima kopije diploma, potrebnih dozvola, certifikata i dokumenata o usavršavanju.

U vezi sa licencama i dozvolama: potrebno je raspitati se kod organa i institucija koje su takve isprave izdale kako bi se dobila potvrda o njihovoj autentičnosti i valjanosti.

Sljedeći važan korak je provođenje sveobuhvatne revizije pravnog i finansijskog integriteta dobavljača. Za ovo je važno:

Provjerite postojanje pravnih sporova na web stranici arbitražnog suda, kao i dostupnost izvršni postupak od strane druge strane na web stranici službe izvršitelja. Samo postojanje sudskog spora koji je u toku nije „crna oznaka“ za izvođača, već od njega pribavite pojašnjenje i procijenite potencijalne posljedice određenog ishoda suđenje neophodno za vaš projekat. Ista provjera se mora izvršiti u odnosu na generalni direktor i osnivači izvođača radova. To će vam pomoći da pronađete “kosture u ormaru” vaših budućih partnera, naravno, ako tamo postoje, i izbjegnete velike finansijske gubitke uzrokovane nepoštenjem vaših partnera. U našoj praksi bio je slučaj kada je projekat sa budžetom od 250 miliona rubalja. je poremećen, izvođač je jednostavno nestao, a onda se ispostavilo da su sudski izvršitelji već pokrenuli 8 izvršnih postupaka protiv generalnog direktora izvođača radova, u ukupnom iznosu od preko 15 miliona rubalja. za neplaćanje poreza i drugih davanja u budžet. Bolje je znati takve činjenice unaprijed.

Provjerite svoje finansijsko stanje i odnose s poreskim organima. Da li se računovodstveni i poreski izvještaji dostavljaju na vrijeme? Da li je druga strana u postupku reorganizacije ili likvidacije? Da li postoje kašnjenja u plaćanju poreza i naknada? Da li druga strana ima kredite, obaveze po lizingu, dospjela potraživanja ili obaveze? Sve ove informacije su sada otvorene i dostupne na web stranicama Federalne porezne službe, Državnog odbora za statistiku, Arbitražni sud, FSSP. Ako je potrebno, možete izvršiti dodatnu provjeru koristeći plaćene resurse, kao što su SKB-Kontur ili SPARKS.

Prepoznatljiva karakteristika građevinske kompanije u Rusiji je „pokrpati“ finansijske rupe prošlih projekata koristeći avanse primljene za nove projekte. Izvođač može živjeti ovako godinama, prebacujući sredstva iz jedne korpe u drugu, naravno pod uslovom da ima dovoljno prihoda od novih projekata da pokrije pogrešne proračune i greške prošlih. Ako nema dovoljno novih narudžbi, a prošli projekti donijeli su gubitke, tada će izvođač najvjerovatnije bankrotirati, potrošivši avanse primljene od vas. Takve situacije se trenutno dešavaju jedna za drugom čak i kod najviše velike kompanije(“Mirax”, NPO “Mostovik”, “Cosmos”, “SU-155” itd.) koji su imali pristup direktnom bankarskom finansiranju, šta je sa srednjim i malim preduzećima? Stoga je važno pažljivo analizirati trenutnu finansijsku poziciju druge ugovorne strane, procijeniti profitabilnost njenih prošlih projekata i dovoljnost radni kapital da ispunimo svoje obaveze prema vama. Jednako je važno mjesečno analizirati da li izvođač novac koji je dobio od vas troši samo na realizaciju vašeg projekta i da li o vašem trošku „čepi“ finansijske rupe u drugim projektima.

Posljednje, ali jedno od najvažnijih, je spremnost izvođača da radi i posveti dužnu pažnju vašem projektu. Pobjeda na tenderu i izgradnja objekta nisu ista stvar. Važno je procijeniti obim posla izvođača i udio vašeg projekta u njegovom portfelju narudžbi. Ako se radi o malom izvođaču i vaša će narudžba činiti više od polovice prihoda ili čak cijeli, onda postoji veliki rizik da se izvođač jednostavno ne može nositi ili će vas smatrati jedinom šansom da zaradite novac, uz sve tužne posledice po tebe. Ako je riječ o vrlo velikom izvođaču, čiji će udio u vašem projektu biti manji od 10% u njegovom portfelju narudžbi, tada ćete od njega morati očekivati ​​odgovarajuću pažnju, brz odgovor na vaša pitanja i komentare i reakciju na vaše zahtijeva zamjenu određenih ljudi na projektu.izuzetno teško. Još je gore ako se radi o velikom izvođaču čiji je portfelj narudžbi prazan, a u tom slučaju možete očekivati ​​samo nevolje. Mi vjerujemo optimalne performanse sa prosečnim izvođačem, onim za koga će vaš projekat biti jedan od 3-4 prioriteta za njega; tada ćete dobiti i profesionalizam i odgovarajuću pažnju prema sebi i svom novcu. S jedne strane, izvođač će vas cijeniti kao klijenta, a s druge strane imat će dovoljno iskustva i resursa da bez odlaganja realizuje vaš projekat, održavajući potreban nivo kvaliteta.

U zaključku, želimo napomenuti da je odabir izvođača uvijek potraga za najprikladnijom kombinacijom faktora kao što su cijena, kvaliteta i vrijeme. U građevinarstvu možete maksimizirati rezultat samo dva faktora u isto vrijeme. Moguće je graditi brzo i kvalitetno, ali će biti samo skupo, jeftinom i brzom gradnjom sigurno ćete izgubiti na kvalitetu.

Stoga, najjeftiniji izvođač nije uvijek i najviše najbolji izbor: problemi s njim mogu imati mnogo veći utjecaj na implementaciju projekta od početne uštede.

Greške pri odabiru izvođača mogu dovesti do toga da se projekat realizuje loše, sporo i skupo. Da se to ne bi dogodilo, važno je da kupci nauče kako da efikasno sprovode tendere i biraju izvođače. Jednako važno je i potpisivanje takvog ugovora sa izvođačem koji će štititi vaše interese tokom perioda izgradnje kao štit u borbi. O tome će biti riječi u završnom članku iz ove serije - “Faza 3. Ugovor, ili pravni štit kupca.”

Pridružite se preko 3 hiljade naših pretplatnika. Jednom mjesečno ćemo vam slati sažetak na vaš e-mail najbolji materijali objavljeno na našoj web stranici, LinkedIn i Facebook stranicama.