Pravila za izradu upravljačkih dokumenata. Davanje pravne snage dokumentima. Definicija pojma „pravna snaga dokumenta“. Detalji koji dokumentu daju pravnu snagu Pravna snaga elektronskog dokumenta
Pročitajte također
Upotreba pisanih informacija u poslovima upravljanja moguća je uz ovjeru njihove službenosti, pouzdanosti i autentičnosti. Da bi upravljački dokument bio nesporan i obavezujući, mora biti u skladu sa zakonskim normama, a službeno lice koje ga je izdalo mora postupati u granicama svojih ovlaštenja. Ova svojstva dokumenta definisana su konceptom „pravne snage dokumenta“.
Pravna snaga dokumenta- svojstvo službene isprave koja mu je dostavljena važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ju je izdao i utvrđenim postupkom za izvršenje.
Dakle, organ upravljanja ili službeno lice koje izdaje ispravu dužno je:
Prilikom izrade dokumenta pridržavajte se važećih propisa
zakonodavstvo;
- izdaje dokumenta samo u okviru svoje nadležnosti;
- pridržavati se važećih nacionalnih pravila za pripremu i izvršenje dokumenata.
Shodno tome, pravna snaga dokumenta je određena i sadržajem i formom dokumenta.
Razmotrimo detalje koji određuju pravnu snagu dokumenta.
Prethodno razmatrani detalji obrasca („naziv organizacije – autor dokumenta“ i „mesto pripreme ili objavljivanja dokumenta“) su takođe detalji koji dokumentu daju neophodan pravni status.
Detalj 11 “Datum dokumenta”. Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili odobrenja, za zapisnik - datum sastanka, za akt - datum događaja. Za dokumente ovjerene, datum dokumenta može biti datum ovjere. Dokumenti koje izdaju dvije ili više organizacija moraju imati isti (jedan) datum.
Datum dokumenta ispisuje se arapskim brojevima u sljedećem nizu: dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec ispisani su sa dva para arapskih brojeva razdvojenih tačkom, godina sa četiri arapska broja, na primjer 01.12.2007. Dozvoljena je verbalno-numerička metoda oblikovanja datuma, na primjer 12. januar 2007., kao i formatiranje datuma (obično za korespondenciju sa stranim partnerima) u sljedećem redoslijedu: godina, mjesec, dan u mjesecu, npr. : 2007.01.12.
Detalj 12 “Registarski broj dokumenta” sastoji se od njegovog serijskog broja u registrovanom nizu dokumenata (ugovora, naloga, odlaznih pisama, itd.), koji se prema nahođenju organizacije može dopuniti indeksom predmeta po nomenklaturi, podacima o izvođaču, dopisniku itd. detalj je jedinstveni identifikator dokumenta u nizu informacija preduzeća.
Registarski broj dokumenta koji zajednički sastavljaju dvije ili više organizacija sastoji se od registarskih brojeva dokumenata svake od ovih organizacija, odvojenih kosom crtom redoslijedom kojim su autori navedeni u dokumentu.
Registracija dokumenta, evidentiranje činjenice njegovog prolaska kroz dati sistem upravljanja, daje dokument službeni karakter. Istovremeno sa registracijom dokumenta, služba kancelarijskog menadžmenta provjerava ispravnost odabranog obrasca, autentičnost potpisa službenog lica navedenog u dokumentu, potpunost ovjere dokumenta itd.
Rekviziti 16 “Pečat o odobrenju dokumenta” sastavljene na dokumentima koje službena lica koja su ih potpisala ne mogu izvršiti. Takvi dokumenti dobijaju pravnu snagu nakon odobrenja od strane rukovodioca organizacije, kolegijalnog organa upravljanja ili višeg organa ili organa upravljanja.
Na primjer, opisi poslova za zaposlene u preduzeću sastavljaju se na zajedničkom obrascu, potpisuje ih rukovodilac strukturne jedinice i mora biti odobren od strane rukovodioca preduzeća.
Odobrenje se može izvršiti na dva načina koji imaju jednaku pravnu snagu: službeno lice ili posebno izdata isprava.
U prvom slučaju, pečat odobrenja dokumenta mora se sastojati od riječi ODOBRENO (bez navodnika), naziva radnog mjesta lica koje odobrava dokument, njegovog potpisa, inicijala, prezimena i datuma odobrenja.
Prilikom odobravanja dokumenta drugim dokumentom: rješenjem, odlukom, naredbom, protokolom - pečat odobrenja sastoji se od riječi ODOBRENO (ODOBRENO, ODOBRENO ili ODOBRENO), naziva dokumenta o odobrenju u instrumentalnom padežu, njegovog datuma, broja. Riječ ODOBRENO slaže se po polu i broju s nazivom vrste dokumenta koji se odobrava.
Primjeri dizajna rekvizita
Pečat odobrenja dokumenta nalazi se u gornjem desnom uglu dokumenta (Prilog 7).
Kada dokument odobri više službenika, njihovi potpisi se stavljaju na isti nivo.
Nakon odobrenja dokumenta nije dozvoljeno vršiti izmjene ili dopune u njemu bez dozvole lica koje je odobrilo dokument. Odgovornost za kvalitet izrade dokumenata i pouzdanost podataka sadržanih u njima snose lica koja su pripremila, overila i potpisala dokumente.
Rekviziti 22 “Potpis dokumenta”- najvažniji i drevni rekvizit upravljačkog dokumenta. Vjeruje se da je nastao istovremeno s pojavom pisanja.
Na primjer, reference na upotrebu potpisa nalaze se kod Babilonaca u doba kralja Hamurabija (oko 2300. pne), u Bibliji - u knjigama proroka Daniela i Nehemije (oko 500.-400. pne.). U Egiptu za vrijeme vladavine Kleopatre (69-30 pne) i u Rimskom carstvu pod Julijem Cezarom (102 ili 100-44 pne), potpis je već bio sastavni dio dokumenata.
Detalj „Potpis“ uključuje: naziv pozicije osobe koja je potpisala dokument (pun ako dokument nije sastavljen na memorandumu organizacije, i skraćeno za dokument sastavljen na memorandumu); lični potpis; dešifriranje potpisa (inicijal, prezime), na primjer:
Potpredsjednik Udruženja
regionalna preduzeća AL. Borisov A.A. Borisov
ili na obrascu
Potpredsjednik AL. Borisov A.A. Borisov
Detalji se postavljaju 2-3 reda nakon teksta dokumenta. Prilikom prepisivanja potpisa službenika, inicijali i prezime se štampaju sa razmakom iu nivou posljednjeg reda naziva radnog mjesta.
Prilikom potpisivanja dokumenta od strane više službenika, njihovi potpisi se stavljaju jedan ispod drugog u redoslijedu koji odgovara položaju na kojem se nalaze, na primjer:
Generalni direktor M.V. Larin M.V. Larin
Glavni računovođa Z.V. Maryash Z.V. Maryash
Prilikom potpisivanja dokumenta od strane više lica jednakih pozicija, njihovi potpisi se stavljaju na isti nivo.
U dokumentima koje sastavlja komisija ne navode se položaji osoba koje potpisuju dokument, već njihove odgovornosti u sastavu komisije, na primjer:
predsjedavajući Komisije V.D. Banasyukevich V.D. Banasyukevich
članovi komisije A.N. Sokova A.N. Sokova
O.I. Ryskov O.I. Ryskov
Dokument može potpisati v.d. U tom slučaju navedite njegovu stvarnu funkciju (na primjer, v.d. direktora) i transkript njegovog potpisa (inicijal i prezime). Nije dozvoljeno stavljati prijedlog „Za“, rukom pisani natpis „Zamjenik“. ili kosa crta ispred naziva radnog mjesta.
Potpis desno upravljački dokumenti, po pravilu, su u nadležnosti rukovodioca organizacije ili njegovih zamjenika u skladu sa raspodjelom njihovih odgovornosti. Ustanovljava se organizacionim (ustanova, pravilnik o organizaciji) i administrativnim (naredbe) aktima organizacije.
U statutu organizacije regulisano je koja prava imaju predstavnički i izvršni (jedini i kolegijalni) organi upravljanja, kao i čije je potpisivanje (odobravanje) dokumenata u nadležnosti nadležnog organa. Postupak rada i odlučivanja rukovodioca organizacije može se utvrditi sporazumom između njega i učesnika (osnivača) organizacije, kao i lokalnim regulatornim aktima pravnog lica.
Menadžer upravlja tekućim aktivnostima, ima bezuslovno pravo potpisivanja dokumenata(u okviru svoje nadležnosti u skladu sa konstitutivnim dokumentima).
Regulisanje prava na potpisivanje je posebno važno kada se dnevno potpisuje veliki broj dokumenata. U tom slučaju menadžer može (i sa pozicije efektivnog menadžmenta je obavezan) delegirajte svoja ovlaštenja, one. dio svojih prava i odgovornosti u donošenju odluka (potpisivanje dokumenata) iu izvršavanju svojih radnji prenesu na svoje podređene, koji takođe preuzimaju odgovornost za njih.
Takva raspodjela ovlasti formalizirana je naredbom menadžera, u kojoj on definira granice donošenja odluka i stepen odgovornosti podređenih. Određena ovlaštenja se mogu prenijeti i na osnovu punomoćja.
Elektronski dokumenti se mogu potpisivati korištenjem tehnologije elektronskog digitalnog potpisa, o nekim aspektima primjene koje će biti riječi u narednim poglavljima priručnika.
Rekviziti 23 “Pečat za odobrenje dokumenta.” Nacrti dokumenata koje priprema jedna organizacija i koji utiču na interese druge mogu se sa njom dogovoriti stavljanjem pečata odobrenja na dokument.
Sastavlja se na zadnjem listu dokumenta ispod i lijevo od svih potpisa.
Prilikom dogovaranja dokumenta sa organizacijom višeg nivoa može nastati situacija da će dokument odobriti službenik koji je viši u hijerarhiji upravljanja od menadžera koji potpisuje dokument. U ovom slučaju, savjetodavna priroda standarda omogućava promjenu položaja detalja, a pečat odobrenja može se staviti na vrh dokumenta.
Pečat odobrenja sadrži riječ DOGOVOREN, koja je štampana velikim slovima i bez navodnika.
Prilikom odobravanja dokumenta službeno lice naznačuje poziciju rukovodioca, uz naziv organizacije kojoj se dokument odobrava, njegov lični potpis, prezime, inicijale i datum.
Moguće je dogovoriti i drugi dokument: pismo, protokol itd. U tom slučaju navedite naziv dokumenta, njegov datum i broj.
Primjeri dizajna rekvizita
"Pečat odobrenja"
Rekviziti 25 “Otisak pečata”. Istorija nastanka pečata kao elementa dokumenta, kao i potpisa, datira hiljadama godina unazad. U antičko doba upotreba štampe bila je raširena i u poslovnim odnosima i u ličnoj komunikaciji. Pečat je vrlo često zamjenjivao svojeručni potpis svog vlasnika.
U modernom kancelarijskom radu, upotreba potpisa i pečata se jasno razlikuje. Potpis se može koristiti i za međuljudske i poslovne kontakte, tj. to je univerzalno sredstvo za potvrdu autentičnosti dokumenta i davanje mu pravnog statusa. Pečat, kao sredstvo potvrđivanja autentičnosti potpisa i potvrđivanja njegove pravne snage, koristi se samo u službenim dokumentima organizacije.
Pečat se stavlja na originale organizacionih dokumenata (povelje, pravilnike, pravila, uputstva), kao i isprave kojima se potvrđuju prava službenika, činjenice o utrošku sredstava i materijalnih sredstava i dr. Pečat se također koristi za ovjeru kopija službenih dokumenata organizacije.
Pečat treba staviti na način da otisak sadrži dio riječi imena službenog lica koje potpisuje dokument i početak ličnog potpisa. Na dokumentima finansijske prirode, pečat se stavlja na posebno određeno mjesto - simbol „MP“.
Pečati se dijele na službene pečate i pečate pravnih lica. Organizacija može koristiti i jednostavne pečate pojedinačnih strukturnih jedinica (HR odjel, arhiv) ili za pojedinačne operacije („za pakete“) itd.
Postupak proizvodnje i skladištenja pečata reguliran je zakonodavstvom Ruske Federacije. Mjesto pohranjivanja pečata i osoba odgovorna za njegovo skladištenje određuju se naredbom rukovodioca organizacije.
Dakle, službenost i autentičnost dokumenta potvrđena je prisustvom i ispravnim izvršenjem detalja: „naziv organizacije - autor dokumenta“, „datum registracije“, „matični broj“, „mesto izdavanja“, “potpis”, “otisak pečata”.
U skladu sa pravnim normama, uključujući i lokalne pravne akte koji definišu ovlašćenja službenika organizacije, za davanje dokumentima pravne snage, pored zahteva za „potpis“, mogu se staviti i pečati odobrenja i odobrenja.
Glavni rekvizit upravljačkog dokumenta - "tekst dokumenta" - također mora biti u skladu sa normama važećeg zakonodavstva.
- Primeri registracije pojedinačnih detalja dati su korišćenjem GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju."
Slanje vašeg dobrog rada u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod
Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.
Slični dokumenti
Pojam elektronskog dokumenta i ocjena njegove pravne snage. Pravni režim toka dokumenata, principi i faze njegove automatizacije, oprema i tehnike koje se koriste. Elektronski digitalni potpis elektronskog dokumenta. Procedure za rješavanje sukoba.
test, dodano 14.03.2014
Definisanje pojmova elektronskog upravljanja dokumentima, dokumenta i digitalnog potpisa, problemi njihove bezbedne upotrebe. Principi rada, prednosti i nedostaci, prepoznavanje pravne snage elektronskih dokumenata u odnosu na papirne.
sažetak, dodan 05.02.2012
U radu se ispituje pravosudni sistem koji je funkcionisao na teritoriji Ukrajine - posebno zemski sudovi. Zemski sud je razmatrao građanske predmete, njegova kancelarija je imala takozvano pravo da daje pravnu snagu raznim dokumentima.
sažetak, dodan 13.12.2005
Pravna psihologija. Suština teorijskih pristupa u pravnoj psihologiji. Princip objektivnosti. Lični i aktivnosti pristupi u psihologiji. Sistematski pristup u pravnoj psihologiji. Drugi teorijski pristupi u pravnoj psihologiji.
kurs, dodan 02.10.2008
Pojmovi i suština pravne odgovornosti. Zaštitni pravni odnosi u sistemu javnih odnosa. Pristupi razumijevanju pravne odgovornosti. Znakovi, principi, funkcije pravne odgovornosti. Problem pozitivne odgovornosti.
kurs, dodan 12.11.2010
Procedura odobravanja plaćenog odsustva za vrijeme studentskog rada. Udovoljavanje zahtjevu za plaćanje naknade. Koncept forme (izvora) prava kao načina davanja službene pravne snage pravilu ponašanja, njegovog eksternog službenog izraza.
sažetak, dodan 12.12.2016
Pojam, znaci i suština pravne odgovornosti. Okolnosti koje isključuju pravnu odgovornost. Osnovi za oslobađanje od pravne odgovornosti. Pretpostavka nevinosti. Sprovođenje zakonske odgovornosti Uprave unutrašnjih poslova.
kurs, dodan 09.02.2007
1?. Koncept „pravne snage dokumenta“, njegova konsolidacija u državnom standardu.
GOST 51141-98 „Upravljanje kancelarijama i arhiviranje. Termini i definicije". Pravna snaga isprave je svojstvo službene isprave koja joj je data važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ju je izdao i utvrđenim postupkom za izvršenje.
2?. Podaci na obrascu dokumenta. Sadržaj dokumenta, njegova obavezna priroda. Sastav identifikacije dokumenta: odobrenje, potpis, otisak pečata.
Da bi dokument imao pravnu snagu, mora biti:
Pravilno formatirano;
Nemojte biti u suprotnosti sa sadržajem važećeg zakonodavstva;
Biti objavljen od strane organizacije koja to ima pravo.
Nedostatak potrebnih detalja ili njihovo pogrešno izvršenje može dovesti do činjenice da dokument neće imati pravnu snagu (na primjer, nema potpisa ili datuma). Ako ne sadrži naslov teksta ili napomenu o izvođaču, to će samo dovesti do određenih poteškoća u radu sa dokumentom, ali neće uticati na njegov pravni značaj.
Pravnu snagu dokumenta obezbeđuje skup detalja utvrđenih za svaku vrstu dokumenta – obavezni elementi za izradu službenog dokumenta. Glavni dokument kojim se utvrđuje sastav detalja i uslovi za njihovo izvršenje je GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata." Obavezni detalji koji osiguravaju pravnu valjanost dokumenata su:
Naziv organizacije (službenik) - autor dokumenta;
Naziv vrste dokumenta;
Datum dokumenta;
Registracijski broj;
Pečat za odobrenje dokumenta;
Potpis;
Prema nekim izvorima takođe: viza za odobrenje, kopija ovjerene oznake, referentni podaci o organizaciji.
Potpis je obavezan rekvizit svakog dokumenta; Službeno lice potpisivanjem dokumenta preuzima odgovornost za vjerodostojnost isprave i za sve moguće posljedice izvršenja isprave.
Datum dokumenta– jedan od najvažnijih detalja dokumenta. Odsustvo datuma na dokumentu čini ga nevažećim.
Pečat– pravno značajan rekvizit, koji se koristi za ovjeru potpisa službenog lica na najvažnijim (ili finansijskim) dokumentima.
Pečat odobrenja– neki dokumenti dobijaju pravnu snagu tek od trenutka kada ih odobri rukovodilac ili viši organ.
Registracijski broj je dodatna garancija autentičnosti dokumenta. To ukazuje da je dokument prošao sve faze obrade, da je registrovan i samim tim je službeni dokument preduzeća.
Zakonodavni i regulatorni okvir za vođenje kadrovskih evidencija
Struktura zakonodavnog i regulatornog okvira za vođenje kadrovskih evidencija:
1. Zakoni Ruske Federacije.
2. Uredbe predsjednika Ruske Federacije, rezolucije Vlade Ruske Federacije; Metodološka dokumenta organizacija, lokalnih organa izvršne vlasti o vođenju kadrovske evidencije.
3. Regulatorni akti Državnog standarda Ruske Federacije, ministarstava, odjela, federalnih organa izvršne vlasti.
Radno i penzijsko zakonodavstvo o obaveznoj dokumentaciji rada sa kadrovima.
· Zakon o radu Ruske Federacije. Ovo je osnovni zakon kojeg kadrovski stručnjak svake organizacije mora slijediti u svom radu. Normativi Zakona o radu regulišu postupak prijema i otpuštanja zaposlenih, organizaciju njihovog radnog vremena i odmora, uslove za isplatu zarada i obezbjeđivanje zaposlenima raznih beneficija i naknada.
· Imenik kvalifikacija za pozicije rukovodilaca, specijalista i drugih zaposlenih (Odobreno Rezolucijom Ministarstva rada Rusije od 21. avgusta 1998. br. 37 (sa izmenama i dopunama od 20. aprila 2001.): jedna od dužnosti šefa kadrovske službe je da obezbedi pripremu dokumenata o penziji osiguranje, kao i njihovo podnošenje organu socijalnog osiguranja. Pravila za podnošenje zahtjeva za penziju, dodjelu penzije i ponovni izračun iznosa penzije, prelazak s jedne penzije na drugu u skladu sa Federalnim zakonima „O penzijama za rad u Ruskoj Federaciji“ (od 17. decembra 2001. br. 173-FZ ) i Zakon o državnim penzijama u Ruskoj Federaciji( od 15. decembra 2001. br. 166-FZ) (odobren rezolucijom Ministarstva rada Rusije i Penzionog fonda Ruske Federacije od 27. februara 2002. br. 17/19pb; registrovan u Ministarstvu pravde Rusije 31. maja 2002. (registracijski broj 3491 objavljen u Rossiyskoj gazeti 5. juna 2002.);
Predstavljanje kadrovske dokumentacije prilikom obavljanja nadzorno-kontrolnih poslova od strane organa Federalne inspekcije rada, drugih saveznih i javnih nadzorno-kontrolnih organa; organi gonjenja.
· U skladu sa odredbama Zakon o radu Ruske Federacije, državna inspekcija rada je ovlaštena da nadzire i kontroliše poštovanje zakona o radu od strane poslodavaca. Državni inspektori rada imaju široka prava u vršenju nadzora i kontrole, imaju pravo da slobodno posećuju organizacije svih organizaciono-pravnih oblika i oblika svojine, kao i poslodavce - pojedince, u bilo koje doba dana, u prisustvu standardnih potvrda, za potrebe vršenja inspekcijskog nadzora, tražiti od poslodavaca i njihovih predstavnika dokumenta, objašnjenja, informacije potrebne za obavljanje nadzornih i kontrolnih funkcija.
· Federalni zakon Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“. Na osnovu ovog zakona zasniva se sav rad kadrovske službe sa ličnim podacima zaposlenih. Na primjer, pitanje kako će se obraditi i gdje će se pohranjivati informacije dobijene od zaposlenika kada počne raditi.
· Zakon Ruske Federacije od 29. jula 2004. br. 98-FZ „O poslovnim tajnama“. Utvrđuje se spisak podataka koji mogu činiti poslovnu tajnu organizacije, spisak zaposlenih koji im imaju pristup, postupak za upoznavanje sa tajnim podacima, kao i odgovornost za širenje povjerljivih informacija.
· Zakon Ruske Federacije od 17. jula 1999. br. 181-FZ „O osnovama zaštite rada u Ruskoj Federaciji“. Odredbe ovog dokumenta omogućavaju kompetentnu izgradnju sistema zaštite rada u organizaciji. Ukoliko se utvrdi kršenje pravila zaštite i sigurnosti na radu, inspektor rada privodi krive službene osobe administrativnoj odgovornosti.
· Zakon Ruske Federacije od 8. avgusta 2001. br. 134-FZ „O zaštiti prava pravnih lica i individualnih preduzetnika tokom državne kontrole (nadzora)”. Zakon daje predstavu o pravima i odgovornostima poslodavca prilikom obavljanja raznih inspekcija u organizaciji. Na primjer, zakon govori o dokumentima koje poslodavac ima pravo zahtijevati od inspektora kada se pojavi u organizaciji, o pravu predstavnika kompanije da lično prisustvuje inspekciji, te o tome kako se organizacija može žaliti na nezadovoljavajuću inspekciju. rezultate.
Pravna snaga- ovo je svojstvo službene isprave koja mu je dodijeljena važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ga je izdao i utvrđenim postupkom za izvršenje. Nedostatak potrebnih detalja ili njihovo netačno izvršenje može dovesti do toga da dokumentneće imati pravnu snagu(na primjer, bez potpisa ili datuma). Ako ne sadrži naslov teksta ili bilješku o izvođaču, to će samo dovesti do određenih poteškoća V raditi sa dokumentom, ali neće uticati na njegov pravni značaj.
Obavezni detaljiosiguranje pravne snage dokumenata, su:
naziv organizacije (službenik) - autor dokumenta; naziv vrste dokumenta; datum dokumenta; registarski broj; pečat odobrenja dokumenta; tekst; potpis; pečat.
Potpisje obavezan uslov za svaki dokument. Zvanično potpisivanje u dokumentu, pretpostavlja odgovornost: za autentičnost dokumenta; za sve moguće posledice izvršenja (provođenja) dokumenta.
Potpis desno se pruža određenim osobama i može biti popravljeno: u statutu preduzeća; u pravilniku o preduzeću (o strukturnoj jedinici); u uputstvu za kancelarijski rad; u opisu posla zaposlenog; u naredbi o raspodjeli odgovornosti.
Dokumente organizacije potpisuje direktor ili njegovi zamjenici. Dokumente strukturnih podjela potpisuju njihovi rukovodioci.
Po brojnim pitanjima, drugi zaposlenici, na primjer, vodeći stručnjaci preduzeća, mogu imati pravo potpisa. Potpis se stavlja na prvu kopiju dokumenta, a po potrebi i na druge kopije, na primjer, prilikom sklapanja ugovora.
Datum dokumenta- jedan od najvažnijih detalja dokumenta. Odsustvo datuma na dokumentu čini ga nevažećim.
Pečat- pravno značajan rekvizit I koristi se za ovjeru potpisa službenika na najvažnijim (ili finansijskim) dokumentima. Pečat označava: o autentičnosti dokumenta;
o pripadnosti dokumenta organizaciji naznačenoj na pečatu. Pečat je zalijepljen na dokumentima čije je objavljivanje podrazumijeva:
sve pravne posledice, na primer osnivanje ili reorganizacija preduzeća;
materijalne posledice, na primer, prenos materijalne imovine, overa prava organizacije ili pojedinca na nešto.
Pečat odobrenja- neki dokumenti dobijaju pravnu snagu tek od momenta odobrenja od strane rukovodioca ili višeg organa.
Pečat odobrenja je rekvizit službenog dokumenta koji njegovom sadržaju daje normativni ili pravni karakter. Sljedeće su predmet obaveznog odobrenja: povelje, propisi o preduzećima (ograncima); rasporedi osoblja; izvještaji o inspekciji, potvrde o prijemu; opisi poslova; procjene, poslovni planovi, izvještaji I itd.
Registracijski brojje dodatna garancija autentičnosti dokumenta. To ukazuje da je dokument prošao sve faze obrade, da je registrovan i samim tim je službeni dokument preduzeća.
Da daju pravno dejstvo elektronski dokument korišteno elektronski digitalni potpis.
Elektronski dokument se priznaje kao pravno značajan samo ako je provjera autentičnosti elektronskog digitalnog potpisa pozitivna.
Elektronski digitalni potpis(EDS) - rekvizit elektronskog dokumenta, namijenjen zaštiti ovog elektronskog dokumenta od krivotvorenja, dobivenog kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektronskog digitalnog potpisa i koji omogućava identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i da se utvrdi odsustvo izobličenja informacija u elektronskom dokumentu.
Digitalni potpis u elektronskom dokumentuekvivalentnosvojeručni potpis u papirnom dokumentu pod sljedećim uslovima:
sertifikat ključa potpisa izdat od centra za sertifikaciju važi u trenutku potpisivanja elektronskog dokumenta; potvrđuje se autentičnost elektronskog digitalnog potpisa u elektronskom dokumentu;
elektronski digitalni potpis se koristi u skladu sa njegovim informacijama navedenim u certifikatu ključa potpisa. Zahvaljujući ovoj tehnologiji rezultat je elektronski dokument: imaju pravnu snagu; potvrđivanje autorstva dokumenta; potvrđujući odsustvo izobličenja informacija u dokumentu.
Da bi kopija imao papirni dokument pravnu snagu originala, nju mora biti certificiran na propisan način.
U tu svrhu su dati detalji"znak ovjere kopije"koji sadrži: certifikat "Ispravan"; položaj osobe koja je ovjerila kopiju; njegov potpis; datum certifikacije;
štampanje (za najvažnije ili eksterne dokumente). Ovjeru vrši sama kompanija ili, po potrebi, notar.
U skladu sa podzakonskim aktima ili sporazumom stranaka, papirni dokument sa pečatom, kada se pretvori u elektronski dokument, može biti ovjeren elektronskim digitalnim potpisom službenog lica. Preduzećima je dozvoljeno da certificiraju:
kopije dokumenata koje građani dostavljaju prilikom prijavljivanja za rad ili studiranje;
kopije dokumenata za rješavanje socijalnih problema radnika. Kopije su ovjerene u preduzeću: šef organizacije; službenik (šef odjela za ljudske resurse).
Dokument na računarskom mediju dobija pravnu snagu pod uslovom da su ispunjeni uslovi za njegovo izvršenje, koji su navedeni u nastavku i u skladu sa GOST 6.10.4-84.
Dokument na računarskim medijima mora biti snimljen, proizveden i označen u skladu sa zahtjevima GOST 12065-74, GOST 20598-80, GOST 8303-76, GOST 25752-83, GOST 25764-83, GOST 6.10.1-80, GOST 6.10 2-83, GOST 6.10.3-83, GOST 2.003-77, GOST 2.301-77 - GOST 2.034-77, GOST 1977-74, GOST 1978-74, a podaci su kodirani prema svim klasama. tehničkih i ekonomskih informacija. U nedostatku potrebnih informacija u klasifikatorima u cijeloj Uniji, dozvoljeno je koristiti šifre registrovanih međuindustrijskih klasifikatora.
Mašinski dijagram mora biti kreiran uzimajući u obzir zahtjeve državnih standarda za jedinstvene dokumentacijske sisteme.
Snimanje dokumenta na kompjuterskom mediju i kreiranje tipograma mora se vršiti na osnovu podataka evidentiranih u originalnim (primarnim) dokumentima primljenim putem komunikacionih kanala od automatskih uređaja za snimanje ili u procesu automatizovanog rešavanja problema.
Dokument na kompjuterskom mediju ili tipografski dokument mora sadržavati sljedeće obavezne podatke:
Naziv organizacije - kreator dokumenta;
Lokacija organizacije koja je kreirala dokument ili poštansku adresu;
Naziv dokumenta;
Datum izrade dokumenta;
Šifra lica odgovornog za ispravnu izradu dokumenta na kompjuterskom mediju ili otkucanom dokumentu, ili, po pravilu, šifra lica koje je odobrilo dokument.
Obavezni detalji dokumenta na kompjuterskim medijima treba da budu postavljeni na način koji omogućava da se detalji jasno identifikuju.
Obavezni detalji mašinskog dijagrama trebaju biti odštampani i postavljeni u skladu sa zahtjevima državnih standarda za objedinjene sisteme dokumentacije.
Detalj "Naziv organizacije - kreator dokumenta" mora biti napisan u sljedećem obliku: identifikacijski kod prema Svesaveznom klasifikatoru preduzeća i organizacija (OKPO) i naziv organizacije. Dozvoljena je upotreba utvrđenih skraćenih naziva.
Za organizacije koje nemaju prava pravnog lica treba navesti OKPO šifru organizacije kojoj su podređene.
Detalj „Lokacija organizacije koja je kreirala dokument“ mora biti napisana u sljedećem obliku: identifikacijski kod prema Svesaveznom klasifikatoru „Sistem za označavanje objekata administrativno-teritorijalne podjele SSSR-a i saveznih republika, kao i naseljena područja” i naziv lokaliteta na kojem se nalazi organizacija.
Detalj „Naziv dokumenta“ mora biti napisan u sljedećem obliku: identifikacijska šifra i naziv obrasca dokumenta prema Svesaveznom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD) za svesavezna dokumenta ili industriju (resornu), republičku klasifikator upravljačke dokumentacije - za industriju (resorni), republički obrasci isprava.
Atribut „Datum izrade dokumenta“ mora biti zabeležen u skladu sa zahtevima GOST 6.38-72 i vreme snimanja dokumenta mora biti naznačeno, što omogućava da se identifikuje sa protokolom mašine.
Detalji “Šifra osobe odgovorne za ispravnu izradu dokumenta na kompjuterskom mediju i tipogram” ili “Šifra osobe koja je odobrila dokument” moraju biti napisana u sljedećem obliku: identifikacioni kod i pozicija, prezime osobe odgovoran za ispravnu izradu dokumenta na kompjuterskom mediju i mašinskog dijagrama, odnosno lice koje je odobrilo dokument. Vlasništvo koda od strane određene osobe mora biti registrovano kod organizacije koja je izradila dokument na kompjuterskom mediju ili koja je izradila mašinski dijagram, a moraju se stvoriti tehnički softverski alati i organizacioni uslovi koji isključuju mogućnost korišćenja tuđih kodova.
Originali, duplikati i kopije dokumenata na računarskim medijima i tipografa dobijenih standardnim softverom datog računarskog sistema imaju istu pravnu snagu ako su sastavljeni u skladu sa zahtevima ovog standarda.
Original dokumenta na kompjuterskom mediju je prvi zapis dokumenta na kompjuterskom mediju koji sadrži naznaku da je ovaj dokument original.
Original mašinograma je prva kopija dokumenta na papiru štampana kompjuterskom tehnologijom i koja sadrži naznaku da je ovaj dokument original.
Važno je zapamtiti da je, prema GOST R 6.30-97, identifikator elektronske kopije dokumenta oznaka (podnožje) postavljena u donjem lijevom uglu svake stranice dokumenta i koja sadrži naziv datoteke na računaru. medija, datuma i drugih podataka pretraživanja instaliranih u organizaciji.
Duplikati dokumenta na računarskom mediju su zapisi dokumenta na računarskim medijima koji su vremenski novijeg datuma, autentični po sadržaju i sadrže naznaku da su ti dokumenti duplikati.
Duplikati mašinograma su svi kasnije, autentični u sadržajnim ispisima na papiru koji sadrže indikaciju da su duplikati.
Kopije dokumenta na računarskom mediju ili mašinogramu su dokumenti kopirani sa originala ili duplikata na računarskom mediju ili mašinogramu na drugi medij za skladištenje, autentični po sadržaju i koji sadrže naznaku da su ti dokumenti kopije.
Duplikati i kopije moraju sačuvati obavezne detalje sadržane u originalnom dokumentu na kompjuterskom mediju ili otkucanom dokumentu.
Više o temi 33.. DAVANJE PRAVNE SNAGE DOKUMENTIMA O MAŠINSKOM VOŽENJU:
- Istraga slučajeva nezakonitog pristupa kompjuterskim informacijama
- 33.. DAVANJE PRAVNE SNAGE DOKUMENTIMA O MAŠINSKOM VOŽENJU
- Tema 17. Davanje izvršne snage na dug i platne isprave
- Prihvatanje dokumenata sačinjenih u inostranstvu od strane notara. Pojam i zahtjevi za oblik i sadržaj apostila